55 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Pancamitra Packindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan boks karton yang telah berdiri sejak tahun 1990 dan mulai melakukan pengerjaan secara komersial pada awal tahun 1991. Sejak saat itulah PT. Pancamitra Packindo secara terus menerus . melakukan pembenahan perusahaan disegala bidang, seperti penambahan mesin baru untuk produksi, penambahan karyawan produksi dan karyawan yang memiliki keterampilan khusus yang dibutuhkan perusahaan, pembenahan manajemen perusahaan, serta perluasan daerah pemasaran. Saat ini, PT. Pancamitra Packindo beroperasi pada aera pabrik yang memiliki luas 1.4 ha yang berlokasi di Jl. Kawasan Industri Palm Manis III,Tangerang dan area kantor yang berlokasi di Jl. Suryopranoto No.2, Komplek Perkantoran Harmoni Plaza Blok A22-23, Jakarta. Total karyawan PT Pancamitra Packindo saat ini berjumlah 295 orang , yang terdiri atas buruh tetap, buruh kontrak, dan buruh borongan. Dalam
proses
produksinya,
PT.
Pancamitra
Packindo
menggunakan sistem Job Order, dimana perusahaan akan membuat suatu produk berdasarkan pesanan pelanggan. Dengan sistem Job Order, maka perusahaan memproduksi produk dengan tingkat variasi yang tinggi
56 sesuai kebutuhan pelangggan, volume produksi yang rendah, dan beroperasi secara terus menerus, sehingga membutuhkan pembagian shift kerja operasional bagi buruh. Shift pertama bekerja dari jam 07.30 sampai 15.30, shift kedua bekerja dari jam 15.30 sampai 23.30, dan shift ketiga bekerja dari jam 23.30 sampai 07.30. Jumlah buruh saat ini berjumlah 295 orang, yang terdiri atas buruh tetap, buruh kontrak, dan buruh borongan. PT Pancamitra Packindo memiliki 73 karyawan yang terbagi atas bagian
keuangan,
pemasaran,
perencanaan
produksi,
produksi,
pembelian, HRD, dan pengendalian mutu. Jadwal kerja karyawan yang memiliki 6 hari kerja Senin-Jumat jam 08.00-16.00, Sabtu jam 08.0013.00 Produk utama yang diproduksi oleh PT. Pancamitra Packindo adalah boks karton tercetak (printed carton box) dengan berbagai variasi bentuk dan karton lembaran polos (plain sheet). Untuk mendukung proses produksi, PT. Pancamitra Packindo menggunakan mesin-mesin dan peralatan canggih antara lain : mesin corrugators, mesin down Stacker, Mesin Flexo Foleder Gluer berkecepatan tinggi, mesin Flexo Rotary Die Cutter, mesin Printer Rotary Die-Cutter, Mesin Cetak Slotter, peralatan untuk mendukung kegiatan percetakan seperti polymer rubber making. Untuk menangani proses pengiriman, PT. Pancamitra Packindo kini telah mengoperasikan 30 unit truk fuso dan colt diesel. Target pasar dari PT. Pancamitra Packindo adalah perusahaanperusahaan berskala besar. Berikut adalah beberapa pelanggan utama dari
57 PT. Pancamitra Packindo : PT. Frisian Flag, PT. Panasonic, PT. Toshiba, PT. Mulia Ceramics, PT. Rinnai Indonesia, PT. Miyako Indonesia, dan masih banyak lainnya. Supplier Bahan Baku dari PT. Pancamitra Packindo 95% dipasok dari dalam negeri sedangkan 5% lagi diimport dari luar negeri.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan a) Visi Organisasi Visi dari PT. Pancamitra Packindo adalah “Memproduksi produk yang memudahkan pelanggan ketika mereka menggunakannya, memberikan nilai dan pemenuhan terhadap karyawan dan pada akhirnya
memberikan
kontribusi
kepada
masyarakat
secara
keseluruhan.”
b) Misi Organisasi Misi PT. Pancamitra Packindo dalam menjalankan perusahaannya adalah : I.
Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten dan memiliki kemampuan
II.
Menggunakan teknologi yang ada saat ini untuk mendapatkan keuntungan
III.
Konsisten dalam memberikan produk yang berkualitas tinggi.
5 (lima) Tujuan utama PT. Pancamitra Packindo : 1) Harga yang bersaing
58 2) Kualitas produk yang terbaik 3) Meningkatkan efisiensi kerja 4) Pengiriman yang tepat waktu 5) Fleksibilitas untuk kepuasan pelanggan
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a) Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi dari PT. Pancamitra Packindo diuraikan sebagai pada Gambar 3.1:
59
Direktur
Level Manajer
Manajer Marketing
Manajer Keuangan
Manajer Personalia
Manajer Pabrik
Level Kepala Bagian
K. Bag Marketing
K. Bag Akuntansi
K. Bag Keuangan
K. Bag Purchasing
K. Bag Personalia
K. Bag Maintenance
K. Bag PPIC
K. Bag Produksi
K. Bag Pengiriman
Level Staff
Staff Pajak Staf Marketing
Staff Akuntansi
Staff Invoicig
Staff Pembelian
Staf personalia
Spv Material Control
SPV PPIC
SPV Material Wh
SPV Finsh Good Wh
Spv Maintenance
Staff Adm Pengiriman
Staf Desain
Adm Material Wh
Kasir
Staf Qc
Adm Finish Good
Staf Produksi
Level Pelaksana
Worker
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pancamitra Packindo
Worker
Worker
Worker
Mekanik
Worker
Driver
60 b) Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Tabel 3.1 Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab PT. Pancamitra Packindo 1. Merupakan pemegang keputusan tertinggi pada semua Director permasalahan yang terjadi pada perusahaan 2. Melakukan Koordinasi agar tercipta sinkronisasi dalam seluruh aktivitas perusahaan sehingga terbentuk suatu keharmonisan kerja 3. Mengambil
kebijaksanaan
dalam
menambah
atau
mengurangi produksi serta tenaga kerja bagi prusahaan 4. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk masingmasing bagian. 5. Menyusun program kerja tahunan yang sejalan dengan kebijaksanaan perusahaan 6. Meminta pertanggungjawaban langsung dari para manajer terhadap kinerja dalam departemen masing-masing. Manajer Personalia
1. Membicarakan permasalahan kepersonaliaan dengan atasan,
termasuk
masalah
perekrutan,
pensiun,
penempatan karyawan, masa percobaan, mutasi, demosi, PHK, pemberdayaan, dan lainnya. 2. Mengawasi karyawan secara langsung melalui atasan/kepala bagian 3. Mengembangkan
atau
memikirkan
kompensaasi
dan
manfaat bagi karyawan (Compensation and Benefit) termasuk reward system 4. Mengawasi
sistem
administrasi
(absensi,
prestasi,
dokumentasi) 5. Melakukan
pengembangan
karyawan,
pelatihan
dan
orientasi 6. Mewawancarai pelamar, mengevaluasi kualifikasi dan menggolong-golongkan pelamar 7. Merekrut dan menyaring pelamar untuk mengisi lowongan
61 pekerjaan dan memantau lowongan untuk orang-orang berkualifikasi 8. Melaksanakan aktivitas pelatihan dan mengkoordinasikan aktivitas pelatihan itu dengan petugas dan atasan 9. Memelihara data personalia 10. Bertanggung jawan atas pekerjaan administrasi penglolaan aktivitas personalia dari seluruh perusahaan 11. Bertanggung jawab atas perencanaan dan administrasi program manajemen SDM, termasuk perekrtutan, ujian seleksi, evaluasi kinerja, penempatan tenaga kerja, promosi, mutasi dan merekomendasikan perubahan status karyawan dan sistem komunikasi untuk menanamkan informasi kepada karyawan 12. Membuat laporan bulanan untuk direktur mengenai data kekaryawanan, absensi, mutasi, program kerja, dll 13. Memberi teguran/sanksi/peringatan dan menindak karyawan yang tidak mematuhi peraturan. 14. Menentukan jenis dan metode pelatihan yang dibutuhkan karyawan 15. Menentukan mutasi/perekrutan/penempatan yang diperlukan demi kelancaran dan kemajuan aktivitas perusahaan dan sesuai dengan kualifikasinya. Kepala Bagian Personalia
1. Berpartisipasi didalam perencanaan umum dan pembuatan kebijakan untuk menyediakan layanan yang sifatnya efektif 2. Membicarakan
permasalahan
personalia
dengan
atasan/supervisor, termasuk masalah penempatan, pensiun, penempatan karyawan masa percobaan, mutasi, demosi, PHK, dll
3. Mengawasi karyawan secara langsung melalui atasan/kepala bagian 4. Mewawancarai pelamar, mengevaluasi kualifikasi dan menggolongkan pelamar
62 5. Merekrut dan menyaring pelamar untuk mengisi lowongan pekerjaan dan memantau lamaran untuk orang-orang berkualifikasi
6. Memelihara data Personalia 7. Bertanggung jawab atas pekerjaan administrasi pengelolaan aktivitas personalia dari seluruh perusahaan 8. Bertanggung jawab atas perencanaan dan administrasi program manajemen SDM termasuk perekrutan, ujian seleksi, evaluasi kinerja, penempatan tenaga kerja, promosi, mutasi dan merekomendasikan perubahan status karyawan dan sistem komunikasi untuk menanamkan informasi kepada karyawan 9. Memberi teguran/ sanksi/ peringatan dan menindak karyawan yang tidak mematuhi peraturan 10. Menentukan teguran/ sanksi/ peringatan/ dan menindak karyawan yang tida mematuhi aturan
11. Menentukan mutasi/ perekrutan/ penempatan yang diperlukan demi kelancaran dan kemajuan aktivitas perusahaan dan sesuai dengan kualifikasinya.
Staf Personalia
1. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan karyawan yang meliputi waktu kerja, status karyawan, aset rumah tangga dan surat menyurat intern maupun ekstern. 2. Mencatat dan mengarsipkan data personil karyawan berdasar bagian Bertanggung jawab atas seluruh dana perusahaan dan transaksi yang terjadi pada perushaan 3. Mencacat dan mengarsipkan surat lamaran yang masuk serta dikelompokkan sesuai dengan pendidikan. Apabila diperlukan pada saat program perekrutan menyiapkan data pelamar sesuai dengan perencanaan permintaan 4. Mencatat dan mengarsipkan surat keterangan dari karyawan yang meliputi : a. Surat Ijin tidak masuk karena sakit, sakit dengan ijin dokter, cuti
63 b. Surat status karyawan c. Surat mutasi karyawan d. Surat PHK e. Pensiun f. Surat Peringatan,dll 5. Menyiapkan Kartu hadir Karyawan 6. Mencatat dan membuat rekapitulasi kehadiran karyawan setiap bulan untuk penggajian 7. Membuat laporan setiap bulan yaitu laporan jumlah karyawan, sisa cuti karyawan dan waktu kerja karyawan(jam kerja, keterlambatan, ketidakhadiran) Manajer Keuangan
1. Pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan 2. Mengoreksi gaji karyawan borongan dan karyawan harian. 3. Membukukkan mutasi kas harian (pembelian tunai oleh bagian purchasing, dll) 4. Setiap bulan membuat laporan Kas Giro untuk bagian accounting 5. Mengeluarkan uang harus sesuai data yang sudah disetujui direktur. 6. Bertanggung jawab terhadap uang masuk maupun keluar 7. Bertanggung jawab terhadap aliran kas saat ini 8. Bertugas melakukan pembelian dari permintaan pembelian perusahaan 9. Melakukan survey kepada supplier
Kepala bagian Keuangan
1. Mengatur tugas ke bank. Ambil tunai, transfer, clearing, pemindahan, dan ke pelanggan untuk penagihan (masukan nota) 2. Pengatur pengeluaran perusahaan yang tidak semestinya
64 Kepala Bagian Akuntansi
1. Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan, dan hutang piutang perusahaan serta biaya operasional 2. Bertanggung jawab terhadap pajak-pajak perusahaan 3. Memberikan laporan ke direktu tentang kondisi peusahaan yang berkaitan dengan keuangan 4. Mengecek laporan arus kas dan laporan bank 5. Menyusun laporan keuangan 6. Mengesahkan faktur pajak
Staf Akuntansi
1. Membuat jurnal atas transaksi yang terjadi berdasarkan bukti yang ada 2. Melakukan posting dari jurnal ke buku besar 3. Menyusun laporan keuangan bulanan, tahunan serta melaporkannya kepada kepala bagian keuangan. 4. Mendata tenaga kerja dan menangani absensi karyawan kantor serta membayar upah pekerja.
Kasir
1. Melakukan penerimaan uang dan pengeluaran uang kas perusahaan 2. Bertanggung jawab atas uang kas perusahaan
Invoicing
1. Bertangguung jawab kepada manajer keuangan. 2. Melakukan penagihan kepada debitur perusahaan.
Manajer Pabrik
1. Membantu persiapan dan pelaksanaan yang berhubungan dengan proses produksi. 2. Mengkoordinasikan jalannya proses produksi 3. Mengatur dan mengawasi pembagian pekerjaan bagian produksi 4. Member laporan kepada direktur atas hasil produksi
Kepala Bagian Produksi
1. Mengawasi operator dalam penggunaan mesin corrugating, flexo, dan converting. 2. Mengawasi jalannya proses produksi dan menghasilkan produk yang baik
65 Manajer Pemasaran
1. Melakukan penjualan terhadap hasil produksi perusahaan 2. Menentukan kebijakan-kebijakan dalam hal pemasaran dan mencari daerah pemasaran baru 3. Melakukan kegiatan promosi dalam usaha meningkatkan volume penjualan 4. Menjalin hubunga yang harmonis antara pihak perusahaan dengan pihak pelanggan baik pelanggan baru, pelanggan lama dan calon pelangggan baru.
Staf dan Worker
1. Bertugas melaksanakan pekerjaan yang telah ditetapkan pada masing-masing bagian 2. Berwewenang mengusulkan adanya perubahan kebijakan yang dianggap kurang sesuai dengan keadaan dan kondisi yang ada.
Sumber : PT. Pancamitra Packindo (diolah) 3.2.
Manajemen Sumber Daya Manusia yang sedang berjalan pada PT. Pancamitra Packindo 3.2.1. Proses Perekrutan Proses perekrutan dilakukan ketika terdapat kebutuhan tenaga kerja pada suatu Divisi. Proses yang dilakukan : a) Perekrutan
yang
dilakukan
dari
internal
perusahaan
(dalam
perusahaan). Perekrutan dari internal perusahaan adalah dengan melakukan mutasi atau pengangkatan karyawan. Proses yang dilakukan adalah : 1. Manajer memberitahukan kebutuhan tenaga kerja kepada bagian personalia secara lisan.
66 2. Manajer menganalisis job specification yang dibutuhkan, jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan alasan dibutuhkan 3. Bagian personalia akan memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan mengevaluasi form penilaian kinerja. 4. Bagian personalia akan melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga tes psikologi, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi. 5. Bagian personalia akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus.
b) Perekrutan
yang
dilakukan
dari
eksternal
perusahaan
(luar
perusahaan). Hal ini dilakukan bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi tersebut. Proses yang berjalan antara lain : 1. Kemudian bagian personalia akan membuat konsep iklan mengenai job specification apa yang dibutuhkan oleh Manajer untuk mengisi jabatan yang kosong. 2. setelah disetujui, bagian personalia kemudian akan melakukan pengiklanan mengenai lowongan kerja perusahaan.
67 3. Pelamar yang memenuhi kriteria untuk mengisi suatu lowongan dapat mengirimkan lamaran langsung kepada Bagian Personalia PT. Pancamitra Packindo dan mengisi Formulir Lamaran Kerja. Gambar 3.2 merupaka Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses perekrutan pada PT. Pancamitra Packindo. Manajer
Bagian Personalia
Pelamar
memberitahukan kebutuhan tenaga kerja
Merekrut tenaga kerja [sistem perekrutan]
[internal] Menilai kinerja karyawan
Melakukan wawancara internal dengan karyawan
[ karyawan layak]
Membuat Surat promosi/mutasi
[eksternal]
[karyawan tidak layak]
Membuat konsep iklan tentang spesifikasi pekerjaan
Mengiklankan lowongan kerja
Mengisi formulir lamaran
surat lamaran
Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Perekrutan
68 3.2.2. Proses Seleksi Kegiatan penyeleksian dilakukan langsung oleh bagian personalia. Proses yang berjalan adalah : 1. Surat lamaran dan Formulir lamaran yang telah diisi oleh pelamar akan diseleksi oleh bagian personalia sesuai dengan kriteria job specification seperti pendidikan pelamar. 2. Pelamar yang memenuhi kriteria akan di panggil untuk melakukan menjalani seleksi tahap II yaitu tes tertulis, tes psikologi dan tes keahlian
dalam
menggunakan
komputer
sesuai
dengan
job
specification yang dibutuhkan. 3. Pelamar yang lolos dalam seleksi tahap II selanjutnya akan menjalani tahap
wawancara
mengenai
latar
belakang
pelamar
seperti
pengalaman kerja, pendidikan dan lain-lain 4. Bagian personalia kemudian akan memberitahukan hasil seleksi kepada Manajer yang bersangkutan. 5. Apabila seluruh proses seleksi dapat dijalani, tahap selanjutnya pelamar dipanggil untuk penjelasan dan penandatanganan kontrak. 6. Selanjutnya bagian personalia akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan disimpan dalam bentuk fisik dan file Microsoft excel. Juga pencatatan surat kontrak dalam buku catatan karyawan kontrak. Gambar 3.3 merupaka Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses seleksi pada PT. Pancamitra Packindo.
69
Gambar 3.3 Activity Digram Proses Seleksi Karyawan Baru PT. Pancamitra Packindo
3.2.3. Prosedur penempatan, Orientasi dan Induksi Karyawan Penempatan karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi dan telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan diterima sebagai karyawan percobaan dan diberlakukan masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja. Bagian personalia akan membuatkan surat kontrak bagi karyawan baru yang berada dalam masa percobaan. Karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaan dengan baik dapat diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan
70 dari
bagian
personalia
atau
mendapatkan
kontrak
baru
untuk
memperpanjang kontrak sebelumnya. Aktivitas orientasi dilakukan oleh kepala bagian personalia dan Manajer yang bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Kepala bagian personalia memperkenalkan kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci, struktur organisasi perusahaan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Sedangkan Manajer yang bersangkutan akan menjelaskan
tentang
memperkenalkan
tugas-tugas
lingkungan
kerja
yang
harus
kepada
dilaksanakan
karyawan
baru
dan dan
memperkenalkan kepada karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan. Aktivitas induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik. Setiap karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk kerja dan buku peraturan perusahaan. Karyawan wajib mengisi kehadirannya sendiri dengan menaruh kartu absen pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja.
71 3.2.4. Prosedur Absensi, Lembur dan Penggajian Karyawan 3.2.4.1.
Prosedur Absensi Karyawan Dalam proses produksinya, PT. Pancamitra Packindo menggunakan sistem Job Order, dimana perusahaan akan membuat suatu produk berdasarkan pesanan pelanggan. Dengan sistem Job Order, maka perusahaan memproduksi produk dengan tingkat variasi yang tinggi sesuai kebutuhan pelangggan, volume produksi yang rendah, dan beroperasi secara terus menerus, sehingga membutuhkan pembagian shift kerja operasional bagi buruh. Pembagian shift bekerja adalah sebagai berikut : a) Shift pertama pukul 07.30 – 15.30 b) Shift kedua pukul 15.30 – 23.30 c) Shift ketiga pukul 23.30 – 07.30 Karyawan memiliki jadwal kerja 6 hari kerja Senin – Jumat pukul 07.30 – 15.30, dan Sabtu pukul 07.30 - 13.00. Semua karyawan yang bekerja pada perusahaan ini baik yang bekerja di kantor pusat dan di pabrik memiliki sistem absensi yang sama. Sistem absensi dilakukan menggunakan mesin check clock. Mesin check clock yang digunakan pada PT. Pancamitra Packindo adalah mesin check clock yang menggunakan media kartu absensi sebagai print outnya. Karyawan akan mendapatkan kartu absensi yang baru setiap bulannya. Setiap harinya karyawan diwajibkan untuk melakukan dua kali absensi dalam satu hari kerja. Pada waktu masuk kerja dan
72 pulang
kerja,
karyawan
melakukan
pencatatan
kehadiran
(clocking) pada mesin pencatat kehadiran (mesin check clock) kemudian meletakkan kartu absensi tersebut pada kotak kartu yang telah disiapkan di bagian satpam. Untuk proses absensi di Pabrik, Pihak satpam mendistribusikan kartu absensi ke bagian personalia setiap hari kerja. Bagian personalia menerima kartu absensi karyawan dari pihak satpam dan kemudian bagian personalia melakukan rekap absensi karyawan pada hari sebelumnya dalam catatan absensi karyawan. Setelah itu bagian personalia akan mengembalikan kartu absensi ke tempat kotak kartu. Untuk proses absensi yang dilakukan di kantor pusat, pencatatan atau rekap absensi dilakukan oleh bagian accounting. Dan hasilnya dikirimkan kepada bagian personalia pada akhir periode.
3.2.4.2.
Proses Lembur Karyawan Untuk prosedur pencatatan lembur di pabrik, bagian personalia menerima Surat Perintah Lembur (SPL) yang dibuat oleh Kepala Bagian Unit terkait yang telah disetujui oleh Manajer Terkait sebagai pemberitahuan jam atau hari lembur, nama-nama karyawan yang akan ditugaskan melakukan kegiatan lembur dan alasan dilakukannya kegiatan lembur. Setelah itu bagian personalia akan menyimpan Surat Perintah Lembur (SPL) sebagai
73 arsip. Karyawan yang akan mendapat tugas lembur akan mendapat pemberitahuan secara lisan dari Kepala Bagian Unit. Bukti pencatatan kehadiran (clocking) pada waktu kegiatan lembur adalah bedasarkan Surat Perintah Lembur (SPL) yang disimpan pihak personalia.
3.2.4.3.
Perhitungan Gaji Karyawan Sistem penggajian karyawan pada PT. Pancamitra Packindo ini dibedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu : a) Pengupahan mingguan, yaitu upah yang diberikan setiap hari sabtu pada setiap minggu. Pengupahan harian ini diberikan kepada karyawan yang memiliki status karyawan mingguan. Upah dan Tunjangan Tidak Tetap (T3) tidak dibayar oleh pihak perusahaan apabila karyawan tidak masuk kerja (mangkir) pada hari kerja yang telah ditentukan. b) Pengupahan bulanan, yaitu upah yang diberikan setiap bulan sekali pada akhir bulan. Pengupahan ini diberikan kepada karyawan yang memiliki status karyawan bulanan dan karyawan tetap. Bila karyawan tidak masuk kerja (mangkir) pada hari kerja yang telah ditentukan maka karyawan tidak akan mendapatkan Tunjangan Tidak Tetap (T3).
Perhitungan upah lembur yang berlaku pada PT. Pancamitra Packindo adalah sebagai berikut :
74 a) Untuk jam lembur pertama : diberikan upah sebesar 1,5 (satu setengah) kali upah perjam dikalikan dengan banyaknya jam lemburnya. b) Untuk jam lembur kedua dan seterusnya : diberikan upah sebesar 2 (dua) kali upah perjam dikalikan dengan banyaknya jam lemburnya. Komponen upah karyawan PT. Pancamitra packindo terdiri dari : a)
Gaji Pokok Gaji pokok diberikan secara tetap jumlahnya
kepada
karyawan. Besar gaji pokok bervariasi tergantung pada jabatan
karyawan
yang
bersangkutan.
Semakin
tinggi
jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya. b) Tunjangan Tidak Tetap Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan sebagai tunjangan untuk uang makan dan transport yang di gabungkan ke dalam tunjangan tidak tetap. Tunjangan tidak tetap akan dipotong apabila karyawan tidak masuk kerja. Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/ upah pokok setiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut : a) Ditanggung oleh karyawan : 2% x Gaji Pokok b) Ditanggung oleh perusahaan : 2,5% x Gaji Pokok
75 Proses pengajian karyawan pada PT. Pancamitra Packindo merupakan mekanisme perhitungan upah berdasarkan kehadiran dan lembur karyawan. Bagian personalia membuat perincian gaji karyawan yang memuat nama seluruh karyawan yang ada di pabrik beserta perincian upah yang di terima. Untuk karyawan bulanan, yang gajinya dibayarkan setiap bulan, Setelah dilakukan pengecekkan kesesuaian dengan benar, maka bagian personalia akan mengirimkannya kepada bagian akuntansi dan keuangan. Bagian akuntansi akan membuat slip gaji masing-masing karyawan yang berisikan perincian upah yang berupa pendapatan, potongan, dan lembur. Setelah itu bagian akuntansi akan memberikan slip gaji tersebut kepada kasir, dan kasir akan membuat bukti pengeluaran kas bank. Slip gaji kemudian diserahkan kepada bagian personalia untuk dibagikan kepada karyawan. Sedangkan untuk karyawan mingguan, gaji dibayarkan secara langsung dalam bentuk uang tunai kepada karyawan setiap minggunya. Kasir akan mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji dan membuat bukti pengeluaran kas bank. Uang tunai dan slip gaji karyawan kemudian diterima oleh bagian personalia untuk di hitung dan dipisahkan kedalam amplop masing-masing sesuai dengan slip gaji yang tertera. Bagian personalia akan membagikan uang gajian tersebut kepada karyawan pada hari sabtu setiap minggu.
76 Gambar 3.4 merupakan Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses pencatatan absensi, prosedur lembur dan penggajian pada Pabrik PT. Pancamitra Packindo dan Gambar 3.5 menjelaskan untuk menjelaskan proses pencatatan absensi, lembur dan penggajian pada Kantor PT. Pancamitra Packindo.
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Pencatatan Absensi, Lembur, dan Penggajian pada Pabrik PT. Pancamitra Packindo
77
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pencatatan Absensi, Lembur dan Penggajian Pada Kantor PT. Pancamitra Packindo
3.2.5. Prosedur Penilaian Prestasi Karyawan Penilaian prestasi karyawan dilakukan setiap akhir tahun, dimana prosedur yang berjalan adalah sebagai berikut :
78 a) kepala bagian setiap departemen yang akan menilai staff atau bawahannya masing-masing berdasarkan kriteria-kriteria penilaian yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam form penilaian kinerja. b) Setelah dinilai oleh kepala bagian, kemudian form penilaian diberikan kepada bagian personalia. Bagian personalia melakukan penilaian karyawan bedasarkan laporan absensi karyawan. Selanjutnya form penilaian dan laporan absensi karyawan akan diserahkan kepada Manajer. c) Manajer kemudian akan melakukan koreksi terhadap form-form penilaian kinerja yang telah dibuat oleh kepala bagian. Hal ini dilakukan agar penilaian yang dilakukan adalah benar-benar subjektif. Setelah
dilakukan
pengecekan
dan
persetujuan
dari
kepala
dapartemen form penilaian kemudian diserahkan kembali kepada bagian personalia. d) Hasil penilaian kinerja karyawan akan digunakan oleh bagian personalia sebagai landasan untuk menentukan keputusan kepada setiap karyawan yang dapat berupa kenaikan gaji, pengangkatan dari karyawan kontrak menjadi karyawan tetap, kenaikan pangkat (promosi). Bagian personalia akan membuat laporan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkannya kepada direktur. Gambar 3.6 merupakan Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses penilaian kinerja pada PT. Pancamitra Packindo.
79
Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penilaian Kinerja PT. Pancamitra Packindo
3.2.6. Prosedur Perpanjangan Kontrak karyawan PT. Pancamitra Packindo masih menerapkan sistem kontrak bagi sebagian karyawannya. Untuk itu, bagian personalia akan membuat surat kontrak baru untuk memperbaharui kontrak karyawan yang telah habis. Setiap bulannya, bagian personalia akan mengecek catatan karyawan kontrak untuk mengetahui nama-nama karyawan yang akan berakhir masa kontraknya pada akhir periode berjalan. Pengecekan masa berakhir kontrak ini dilakukan pada tanggal 15 (lima belas) setiap bulannya. Nama-nama karyawan yang akan berakhir masa kontraknya kemudian dicatat
dan
diserahkan
kepada
kepala
bagian
karyawan
yang
80 bersangkutan untuk mendapatkan rekomendasi apakah karyawan layak untuk diperbaharui kontrak kerjanya. Kepala bagian terkait kemudian meninjau karyawan untuk menentukan rekomendasi pembaharuan kontrak berdasarkan : a) Kebutuhan akan karyawan pada bagiannya b) Kinerja karyawan itu sendiri yang dilihat bedasarkan absensi dan hasil penilaian kinerja. Setelah itu Kepala bagian akan memberikan rekomendasi apakah karyawan yang bersangkutan berhak mendapatkan pembaharuan kontrak dan juga rekomendasi lama masa berlaku kontrak untuk surat kontrak baru karyawan. Hasil peninjauan kepala bagian kemudian diserahkan kembali kepada bagian personalia. Berdasarkan rekomendasi dari kepala bagian, bagia personalia kemudian
membuat
surat
kontrak
baru
untuk
karyawan
yang
direkomendasikan oleh kepala bagian. Surat kontrak baru yang telah ditandatangani oleh karyawan kemudian akan dicatat kembali pada catatan karyawan kontrak oleh bagian personalia. Sedangkan untuk karyawan yang direkomendasikan untuk tidak diperpanjang kontraknya, bagian personalia akan memberikan pemberitahuan secara lisan kepada karyawan yang bersangkutan. Bedasarkan proses yang dijabarkan mengenai perpanjangan kontrak, maka penulis melihat beberapa permasalahan yang terdapat di dalamnya yaitu buku pencatatan karyawan kontrak berbentuk masih berbentuk fisik. Dengan jumlah karyawan yang banyak, tentunya bagian
81 personalia
akan
memerlukan
banyak
waktu
dalam
melakukan
pengecekkan status kontrak karyawan dengan cara melihatnya satu per satu. Hal ini dapat menyebabkan adanya kemungkinan data karyawan terlewat sehingga karyawan yang seharusnya diperbaharui kontraknya harus tertunda. Gambar 3.7 merupakan Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses Perpanjangan kontrak karyawan PT. Pancamitra Packindo.
82
Gambar 3.7 Activity Diagram Prosedur Perpanjangan Kontrak PT. Pancamitra Packindo
83 3.2.7. Cuti dan Izin Khusus Permohonan cuti dilakukan jika karyawan ingin meninggalkan kantor dengan alasan tertentu. Jenis cuti ada 2 macam, yaitu izin khusus dan cuti tahunan. Izin khusus tidak mempengaruhi jatah cuti, karena alasannya dianggap mendesak dan tak terduga seperti kematian, keluarga sakit, pernikahan keluarga dan kehamilan. Sedangkan cuti tahunan adalah jatah cuti yang diberikan secara massal oleh PT. Pancamitra Packindo untuk masing-masing karyawan yang berjumlah 12 hari cuti dalam setahun. Yang pelaksanaannya diatur sebagai berikut : a) Cuti Massal yang biasanya dilakukan pada hari besar keagamaan, dimana pada cuti ini seluruh karyawan perusahaan diliburkan. b) Cuti Pribadi, yaitu cuti yang dapat diambil oleh karyawan diluar cuti massal. c) Untuk karyawan yang memiliki masa kerja lebih dari 1 tahun, 5 (lima) hari sisanya pelaksanaanya diatur sendiri oleh masing-masing karyawan. d) Untuk karyawan yang memiliki masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun maka akan diberlakukan utang cuti pada saat Hari raya Idul Fitri dan Natal, sehingga tidak memiliki jatah cuti lagi.
Untuk prosedur cuti karyawan, akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Ijin cuti khusus untuk keperluan yang bersifat tidak mendadak sepeti, pernikahan keluarga, kehamilan maka karyawan meminta Surat Permohonan Tidak Masuk Kerja kepada bagian personalia
84 2. Karyawan mengisi Surat Permohonan Tidak Masuk Kerja 3. Surat Permohonan Tidak Masuk Kerja diberikan ke kepala bagian yang bersangkutan dan diteruskan kepada Manajer untuk di tandatangani. 4. Surat Permohonan Tidak Masuk Kerja kemudian dilanjutkan kepada bagian personalia untuk disimpan dan disesuaikan dengan catatan kehadiran karyawan. Ijin cuti diluar cuti tahunan dan cuti khusus akan menyebabkan karyawan tidak mendapatkan Upah harian dan tunjangan tidak tetap untuk karyawan mingguan. untuk karyawan bulanan, ijin cuti tersebut akan menyebabkan potongan tunjangan tidak tetap. Gambar 3.8 merupakan Activity Diagram yang dibuat untuk menjelaskan proses Pengajuan Cuti karyawan PT. Pancamitra Packindo.
85
Gambar 3.8 Activity Diagram Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan PT. Pancamitra Packindo
3.2.8. Prosedur Promosi dan Mutasi 3.2.8.1.
Promosi Proses mutasi karyawan yang dilakukan pada PT Pancamitra Packindo dijelaskan sebagai berikut : a) Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh manajemen
86 b) Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang c) Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan d) Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. e) Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
3.2.8.2.
Mutasi Proses mutasi karyawan yang dilakukan pada PT Pancamitra Packindo dijelaskan sebagai berikut : a) Demi kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan dapat dan berhak menempatkan dan memutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau pekerjaan keseluruh bagian yang ada di PT. Pancamitra Packindo.Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan : i.
Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan pekerja
87 dan
mempertimbangkan
kariernya
di
dalam
perusahaan. ii.
Memberikan
pekerjaan
mempunyai
potensi
kepada
untuk
pekerjaan
maju,
agar
yang dapat
mengembangkan kariernya. iii.
Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter
tidak
memungkinkan
ia
bekerja
dalam
jabatan/pekerjaan yang didudukinya iv.
Karena kebutuhan operasional ditempat lain
v.
Karyawan memiliki masalah atau kinerja yang buruk pada bagian dimana ia dipekerjakkan.
Pelaksanaan mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan dengan pekerja yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan, kecuali dalam keadaan mendesak sesuai dengan kebutuhan operasional. Bagian personalia akan membuat form mutasi sesuai dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 3.2.8.3.
Demosi Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh manajemen. Demosi akan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
88 3.2.9. Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan Hubungan Kerja dengan karyawan dapat disebabkan oleh beberapa kondisi yaitu : a) Pengunduran diri Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan diri secara tertulis 1 (satu) bulan sebelumnya. Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan uang pisah yang besarnya sbb : i.
Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
ii.
Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
iii.
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih mendapat : 6 bulan Upah/gaji pokok
b) PHK dengan alasan mendesak Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak tidak berhak atas surat referensi, udang pesangon dan uang penghargaan masa kerja, tetapi berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarnya adalah sebagai berikut : i.
Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok
89 ii.
Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok
iii.
Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok
c) Berakhirnya masa kontrak Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak.
3.3.
Hasil Analisis Aktivitas Manajemen SDM yang berjalan Berdasarkan analisis aktivitas manajemen SDM yang saat ini sedang berjalan pada PT. Pancamitra Packindo, ditemukan beberapa kebutuhan perbaikan antara lain : a) Proses Permintaan karyawan dari manajer kepada bagian personalia yang tidak terdokumentasi, melainkan hanya memalui pernyataan lisan. Hal ini dapat
menyebabkan
ketidakakuratan
dalam
pemenuhan
kebutuhan
karyawan pada PT. Pancamitra Packindo. Berdasarkan hal ini, akan maka akan diusulkan prosedur permintaan karyawan melalui Surat Permintaan Karyawan yang akan dibuat oleh manajer kepada bagian personalia sehingga setiap kebutuhan karyawan dapat didokumentasikan dan dijadikan dasar oleh bagian personalia untuk dapat melakukan perekrutan karyawan.
90 b) Data pelamar yang hanya dikelola secara manual yang menyebabkan perusahaan kesulitan mencari kandidat dari data pelamar yang sesuai pada data pelamar yang sudah ada sehingga perusahaan harus mengulangi proses pembukaan lamaran lagi untuk setiap adanya kebutuhan karyawan hal ini tentunya menyebabkan tidak efisiennya proses perekrutan dikarenakan perusahaan akan membutuhkan biaya untuk membuat lowongan kerja baru setiap kali ada kebutuhan karyawan. Berdasarkan hal ini, maka akan diusulkan adanya suatu fitur yang memungkinkan penyimpanan data pelamar sesuai dengan kualifikasi pekerjaan sehingga akan memudahkan bagian personalia dan mengjemat biaya pemasangan iklan. c) Perekrutan internal yang belum berjalan dengan maksimal yang disebabkan sulitnya bagi manajer dan bagian personalia untuk dapat mencari kandidat dari karyawan yang ada. Hal ini dikarenakan belum adanya suatu pencatatan mengenai riwayat karyawan dengan baik, karena selama ini, proses pencatatan data karyawan hanya dilakukan secara sederhana melalui Microsoft excel yang mendokumentasikan data karyawan secara sederhana dan dokumen fisik yang disimpan sebagai berkas karyawan. belum ada pencatatan yang menyimpan data terbaru dari karyawan dan riwayat karyawan selama bekerja seperti penilaian kinerja. Sehingga kalaupun perusahaan melakukan perekrutan internal, hanya dilakukan berdasarkan penilaian subjektif dari manajer. Berdasarkan hal ini, maka dipertimbangkan adanya kebutuhan sistem administrasi personalia yang menangani pengelolaan data karyawan
91 dengan baik dan terintegrasi sehingga dapat memberikan informasi terbaru mengenai karyawan dan membantu manajer maupun bagian personalia untuk mempertimbangkan promosi dengan lebih objektif. d) Pencatatan data surat kontrak dan pemberian data rekomendasi perpanjangan surat kontrak oleh kepala bagian yang masih dilakukan secara manual yang masih berjalan kurang efisien. Berdasarkan hal ini, akan dipertimbangkan fitur untuk pengelolaan data surat kontrak karyawan yang terintegrasi antara bagian personalia dan kepala bagian, sehingga pengelolaan kontrak karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat. e) Alur dari proses penilaian kinerja yang dilakukan yang dirasa terlalu panjang dan tidak efisien karena manajer harus melakukan pengcekan kembali hasil penilaian kinerja karyawan yang telah dilakukan oleh kepala bagian untuk memastikan bahwa penilaian kinerja telah dilakukan dengan objektif. Selain tidak efisien, cara ini juga dirasa kurang efektif, karena adanya kemungkinan terbatasnya pengetahuan manajer terhadap kinerja seluruh karyawan yang ada didivisinya. Berdasarkan hal itu, maka diusulkan adanya suatu standar penilaian kinerja sebagai pedoman atau acuan bagi kepala bagian untuk menilai kinerja karyawan dengan lebih objektif. Sehingga tidak lagi diperlukan adanya verifikasi manajer terhadap penilaian kinerja. f) Proses pencatatan absensi karyawan yang masih dilakukan secara manual,. Proses ini dirasa kurang efisien, karena staff personalia membutuhkan banyak waktu untuk melakukan rekap absensi karyawan dari kartu absensi
92 ke dalam catatan absensi. Hal ini menimbulkan kemungkinkan human error dalam melakukan rekap absensi yang pada akhirnya dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Berdasarkan hal ini, maka diusulkan suatu sistem absensi dengan teknologi sidik jari yang terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia yang akan dibangun dimana berfungsi melakukan pencatatan waktu hadir karyawan dengan lebih efisien dan efektif. g) Prosedur pembayaran gaji karyawan yang masih dilakukan dengan pembayaran tunai dan dibayarkan pada periode mingguan yang dapat menimbulkan resiko kesalahan dalam memasukkan jumlah uang kedalam amplop gaji karyawan. Proses ini juga akan menjadi kendala sendiri apabila akhir pekan dan akhir bulan jatuh pada hari yang sama, karena bagian personalia harus melakukan perhitungan gaji bulanan untuk karyawan bulanan dan peritungan gaji mingguan dan uang tunai untuk pembayaran gaji/upah untuk karyawan yang gajinya dibayarkan secara mingguan. Berdasarkan kendala yang ada, maka diusulkan suatu prosedur pembayaran gaji yang baru, dimana proses pembayaran gaji dilakukan sekaligus psda akhir bulan untuk seluruh karyawan. Selain itu juga pertimbangan untuk melakukan perhitungan gaji/upah karyawan secara otomatis berdasarkan pencatatan absensi, lembur dan cuti pada sistem informasi sumber daya manusia yang akan dibangun yang akan dapat diakses langsung oleh bagian kasir untuk melakukan pembayaran gaji karyawan.
93 3.4.
Audit SDM Untuk mendukung analisis pada proses bisnis yang saat ini sedang berjalan, maka dilakukan Audit SDM untuk mengetahui efektifitas dari fungsifungsi manajemen sumber daya manusia. pada penulisan ini, metode audit SDM yang dilakukan adalah dengan daftar periksa untuk objek-objek atau permasalahan yang ingin diketahui dan survey melalui kuesioner. 3.4.1. Daftar Periksa Daftar periksa merupakan alat bantu untuk mengumpulkan informasi awal mengenai berbagai aspek manajemen sumber daya manusia yang ingin diketahui. Dengan daftar periksa ini mampu mengarahkan perhatian lebih mendalam pada aspek-aspek manajemen sumber daya manusia yang di pandang di perlukan bagi perusahaan yang diukur dalam 5 skala efektititas. Aspek – aspek manajemen sumber daya manusia yang diperiksa berdasarkan ruang lingkup sistem manajemen sumber daya manusia oleh Samsudin (2006, p49), terdapat beberapa aspek yang tidak diikutsertakan dengan mempertimbangkan adanya beberapa aspek yang serupa yang sudah terwakili oleh 1(satu) aspek. Hasil daftar periksa yang dilakukan seperti yang disajikan pada Table 3.2 berikut:
94
Tabel 3.2 Daftar Periksa Manajemen Sumber Daya Manusia PT. Pancamitra Packindo Tingkat efektivitas No
Aspek yang diperiksa
T/S 1
2
1
Perekrutan dan Seleksi
S
2
Administrasi Personalia
S
*
3
Kompensasi dan Benefit
S
*
4
Penilaian Kinerja
S
5
Pelatihan
S
3
4
5
*
* *
Keterangan : T = Tidak ada/ tidak dilaksanakan S = Sudah ada/sudah dilaksanakan Tabel 3.3 Kriteria Penilaian Harapan Karyawan ( Tingkat Kepentingan) Kriteria Efektivitas Aspek Manajemen SDM Keterangan Sangat Baik Baik Cukup Baik Kurang Baik Tidak Baik
Bobot 5 4 3 2 1
Daftar yang dibuat merupakan hasil wawancara dengan Manajer personalia PT. Pancamitra Packindo yang akan diuraikan sebagai berikut: a) Perekrutan dan Seleksi Proses perekrutan dan seleksi yang saat ini sedang berjalan pada dasarnya telah dilakukan dengan cukup baik dan efektif, karena kebutuhan tenaga kerja dalam perusahaan selama ini telah dapat
dipenuhi
oleh
bagian
personalia.
Namun
belum
terdokumentasikannya permintaan karyawan yang ada dan data pelamar yang masuk dan juga belum berjalannya prosedur
95 perekrutan internal sebagai prioritas kebutuhan tenaga kerja, menyebabkan proses perekrutan dan seleksi pada PT. Pancamitra Packindo belum dilakukan secara maksimal. Mempertimbangkan hal ini, maka diberikan nilai 3 (cukup baik) untuk aspek perekrutan dan seleksi. b) Administrasi Personalia Kegiatan pegelolaan data karyawan dirasa belum berjalan dengan baik karena data masih disimpan dengan cara yang sederhana dan tidak terintegrasi. Hal ini menyulitkan bagian personalia maupun manajemen untuk mendapatkan data yang akurat, terkini mengenai karyawan untuk dapat mendukung kebijakan-kebijakan personalia (seperti promosi, mutasi, dan demosi) . Mempertimbangkan hal inilah, diberikan nilai 2 (kurang baik) untuk aspek administrasi personalia c) Kompensasi dan Benefit Berdasarkan wawancara dengan Manajer Personalia, prosedur penginputan absensi yang seringkali menimbulkan human error dan menyebabkan kesalahan pada penginputan data absensi menyebabkan perhitungan gaji yang tidak akurat. Selain itu,
prosedur
pembayaran
gaji
karyawan
yang
masih
menggunakan sistem mingguan dan pembayaran dengan uang tunai menyebabkan sistem penggajian perusahaan berjalan dengan tidak efektif dan beresiko, bagian personalia harus dirumitkan dengan perhitungan gaji secara tunai, belum lagi, resiko uang
96 yang hilang atau kesalahan memasukkan uang ke dalam amplop. Berdasarkan pertimbangan ini, maka diberikan nila 2 (kurang baik) untuk proses sistem kompensasi dan benefit. d) Penilaian Kinerja Penilaian kinerja yang saat ini sedang berjalan pada PT. Pancamitra Packindo pada dasarnya telah berjalan dengan cukup baik, karena penilaian yang dilakukan telah dapat menilai kinerja karyawan dengan cukup baik. Namun dengan memertimbangkan hasil penilaian kinerja yang masih belum dapat didokumentasikan dengan
maksimal
untuk
dapat
dijadikan
pertimbangan-
pertimbangan lebih lanjut manajemen, dan masih adanya recent behavior bias yang mungkin terjadi pada proses penilaian kinerja, maka diberikan nilai 3 (cukup baik) untu aspek penilaian kinerja. e) Pelatihan Untuk aspek Pelatihan pada manajemen sumber daya manusia PT. Pancamitra Packindo, memang dirasa belum berjalan dengan baik. Karena minimnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan karena kurangnya dukungan dari manajemen, prosedur pelatihan yang tidak terencana, dan juga tidak adanya evaluasi pelatihan yang dilakukan untuk menilai efektivitas dari pelatihan tersebut. Mempertimbangkan hal tersebut, maka diberikan nilai 2 (kurang baik) pada aspek pelatihan. Dari hasil daftar periksa yang sudah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa perlu adanya perbaikan pada aspek administrasi personalia, kompensasi
97 dan benefit, dan pelatihan dan perbaikan ada aspek-aspek manajemen sumber daya manusia seperti perekrutan, dan penilaian kinerja untuk memperbaiki manajemen SDM perusahaan secara keseluruhan. 3.4.2. Survey Kuesioner Penilaian Aktivitas SDM dan Kepuasan Kerja Karyawan Untuk mendukung penelitian, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan kuesioner dari karyawan mengenai penilaian terhadap aktivitas SDM. Populasi yang digunakan adalah karyawan PT. Pancamitra Packindo pada akhir Oktober 2011 yang terdiri dari 368 orang. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah Simple Random Sampling yaitu teknik pengambilan sampel yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Jumlah sampel dihitung berdasarkan rumus Slovin, dimana tingkat presisi ditetapkan sebesar 10%. Melelui rumus tersebut, diperoleh perhitungan sebagai berikut : .
1
368 368. 0,1
1
368 4,68
78,63
80
98 Jumlah sampel diperoleh sampel miniman sebanyak 80 sampel, dan ditetapkan jumlah sampel yang diambil adalah 80 sampel. Kuesioner berisi pertanyaan umum mengenai profil responden, dan 14 pernyataan berhubungan dengan fungsi-fungsi sistem informasi sumber daya manusia yang berisi 5 fungsi sistem manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh Tunggal (1995,p189) pada Selamet (2008). Terdapat beberapa pernyataan yang tidak diikutsertakan dengan mempertimbangkan ruang lingkup skripsi dan beberapa pernyataan yang serupa yang mewakili 1 pernyataan. Instrumen pernyataan fungsi sistem sumber daya manusia dapat dilihat pada Table 3.4 berikut : Tabel 3.4 Instrumen Pernyataan Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia Dimensi
Pernyataan
Perekrutan dan Seleksi
Menurut saya proses perekrutan yang berjalan dalam perusahaan 1
saat ini berjalan dengan efektif baik, yaitu dapat memenuhi kekosongan posisi di perusahaan Menurut saya, perusahaan telah memberikan prioritas bagi
2
karyawan untuk dapat mengisi posisi yang kosong (penjelasan : seperti promosi dan mutasi untuk mengisi posisi kosong di perusahaan) Saya merasa seleksi karyawan baru telah dilakukan dengan adil
3
sesuai dengan spesifikasi pekerjaan yang ada. (penjelasan : bukan karena hubungan kekeluargaan, atau koneksi semata) Menurut saya tes yang diberikan dalam proses seleksi dapat
4
menggambarkan kemampuan pelamar sesuai dengan pekerjaan yang dilamarnya ( penjelasan : tes berkaitan dengan spesifikasi pekerjaan yang dilamar)
Pelatihan dan
5
Saya
merasa
pelatihan
yang
ada
diperusahaan
sudah
99 pengembangan
memberikan manfaat bagi saya dalam implementasi pekerjaan saya ( penjelasan : pelatihan meningkatkan produktivitas kerja saya) Saya merasa program pelatihan yang diberikan perusahaan telah 6
berjalan dengan efektif dalam meningkatkan produktivitas dan kinerja saya.
7
Menurut saya perusahaan senantiasa melakukan evaluasi terhadap pelatihan yang telah diberikan untuk menilai efektivitas Menurut saya, penilaian kinerja telah dilakukan berdasarkan
Penilaian Kinerja
8
standar penilaian yang objektif dan berdasarkan aspek yang berkaitan dengan pekerjaan yang saya lakukan Menurut saya, penilaian kinerja telah dilakukan berdasarkan
9
standar penilaian yang objektif dan berdasarkan aspek yang berkaitan dengan pekerjaan yang saya lakukan Saya merasa hasil penilaian kinerja yang dilakukan bagian
10 personalia didikumentasikan dengan baik dan dijadikan dasar untuk kenaikan gaji, promosi dan mutasi Saya merasa hasil penilaian kinerja yang dilakukan bagian 11 personalia didikumentasikan dengan baik dan dijadikan dasar untuk kenaikan gaji, promosi dan mutasi Kompensasi
Saya merasa sistem kompensasi yang diberikan perusahaan telah
dan benefit
12 memotivasi saya dalam bekerja ( ada rencana insentif tambahan bagi karyawan yang lembur, kehadiran penuh,dll) Saya merasa perushaan telah melakukan sistem pembayaran gaji dan pemberian insentif dengan sesuai (penjelasan : adil, sesuai 13
dengan usaha atau kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan, sesuai dengan rata-rata pendapatan pada jabatan yang
sama
diperusahaan
lain
dan
mematuhi
peraturan
pemerintah) 14 Menurut saya sistem perhitungan gaji yang dilakukan bagian
100 personalia sudah akurat dalam menghitung gaji karyawan Sumber : Tunggal (Slamet (2008)) Teknik pengukuran sampel yang digunakan adalah format skala Likert yang digunakan adalah skala Likert lima poin, yaitu seperti yang dijelaskan pada table 3.5 dan table 3.6 :
Tabel 3.5 Kriteria Penilaian Persepsi Karyawan ( Tingkat Kinerja) Kriteria Penilaian Persepsi Karyawan (Tingkat Kinerja) Keterangan Bobot Sangat Puas 5 Puas 4 Cukup Puas 3 Kurang Puas 2 Tidak Puas 1 Tabel 3.6 Kriteria Penilaian Harapan Karyawan ( Tingkat Kepentingan) Kriteria Penilaian Persepsi Karyawan (Tingkat Kinerja) Keterangan Bobot Sangat Penting 5 Penting 4 Cukup Penting 3 Kurang Penting 2 Tidak Penting 1
3.4.2.1.
Uji Validitas Uji validitas adalah ujia tentang kemampuan suatu kuesioner
dalam
mengukur
yang
ingin
diukur.
Dengan
menggunakan bantuan software SPSS, dari hasil perhitungan ttabel dengan tingkat kepercayaan 90% dan derajat kebebasan
101 sebesar 78, didapatkan hasil sebesar 1,29. Dari ttabel yang telah dihitung diperoleh hasil rtable, yaitu 0,145. Keputusan
dilakukan
dengan
melihat
hasil
output
Corrected Item-Total Correlation dimana jika koefisien r positif dan lebih besar dari nilai rtabel maka butir pernyataan dinyatakan telah valid (Santoso, 2001: 277) Pada tabel di bawah ini, semua butir pernyataan, adalah valid karena lebih besar dari 0,145 Tabel 3.7 Uji Validitas Pernyataan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Corrected ItemNo. r tabel status Pernyataan Total Correlation 1 0.354 0.145 valid 2 0.528 0.145 valid 3 0.412 0.145 valid 4 0.604 0.145 valid 5 0.493 0.145 valid 6 0.275 0.145 valid 7 0.336 0.145 valid 8 0.472 0.145 valid 9 0.717 0.145 valid 10 0.509 0.145 valid 11 0.391 0.145 valid 12 0.145 valid 0.498 13 0.394 0.145 valid 14 0.581 0.145 valid
3.4.2.2.
Uji Reliabilitas Reliabilitas alat ukur (instrument) diperlihatkan oleh koefisien alpha lebih besar atau sama dengan 0,6 maka instrumen dalam kuesioner cukup reliable (Setiaji,2004, p67). Uji reliabilitas
102 instrument dilakukan dengan membandingkan antara Cronbach’s Alpha seluruh item pada masing-masing variable dengan 0,6. Cronbach’s Alpha lebih besar atau sama dengan 0,6 menunjukkan instrument yang digunakan sebagai alat ukur variable adalah reliable. Sebaliknya, koefisien alpha lebih kecil dari 0,6 menunjukkan bahwa instrument yang digunakan sebagai alat ukur variable tidak reliable. Dengan menggunakan software SPSS, hasil Cronbach’s Alpha didapatkan 0.835 menunjukkan bahwa keseluruhan instrumen reliable sebagai alat ukur variabel.
3.4.2.3.
Hasil Perhitungan Hasil perhitungan kuesioner untuk nilai importance dijelaskan pada table 3.8, sedangkan hasil perhitungan kuesioner untuk nilai performance dijelaskan pada Tabel 3.9 Tabel 3.8 Nilai Rata-Rata Importance Skala No. Pernyataan 5 4 3 2 37 40 3 1 42 35 3 2 25 45 10 3 32 41 7 4 35 42 4 5 39 36 5 6 39 37 4 7 39 38 3 8 28 50 2 9 40 37 3 10 34 43 3 11 44 35 1 12 36 42 2 13
1
Total 80 80 80 80 81 80 80 80 80 80 80 80 80
Rata-rata Importance 4.425 4.488 4.188 4.313 4.438 4.425 4.438 4.450 4.325 4.463 4.425 4.538 4.425
103 14
44
34
2
Tabel 3.9 Nilai Rata-rata Performance Skala No. Pernyataan 5 4 3 2 5 31 41 3 1 2 30 43 5 2 4 31 39 6 3 6 30 40 4 4 14 54 12 5 15 47 18 6 20 40 20 7 9 17 51 3 8 6 20 37 17 9 4 24 37 15 10 25 47 8 11 3 20 47 10 12 5 21 49 5 13 4 21 42 13 14
80
1
Total 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80
4.525
Rata-rata Performance 3.475 3.363 3.413 3.475 3.025 2.963 3.000 3.400 3.188 3.213 3.213 3.200 3.325 3.200
Dari hasil kedua nilai tersebut akan dicari nilai kesenjangan masing-masing pernyataan, yang data dilihat pada table 3.10 dibawah ini.
104 Tabel 3.10 Nilai Kesenjangan Performance dan Importance Dimensi
Pernyataan
Perekrutan dan seleksi
Rata-Rata
Rata-rata
Nilai
Performance
Importance
Kesenjangan
3.48
4.43
-0.95
3.36
4.49
-1.13
3.41
4.19
-0.78
3.48
4.31
-0.84
3.03
4.44
-1.41
Menurut saya proses perekrutan yang berjalan dalam 1
perusahaan saat ini berjalan dengan efektif baik, yaitu dapat memenuhi kekosongan posisi di perusahaan Menurut saya, perusahaan telah memberikan prioritas bagi
2
karyawan untuk dapat mengisi posisi yang kosong (penjelasan : seperti promosi dan mutasi untuk mengisi posisi kosong di perusahaan) Saya merasa seleksi karyawan baru telah dilakukan dengan
3
adil sesuai dengan spesifikasi pekerjaan yang ada. (penjelasan : bukan karena hubungan kekeluargaan, atau koneksi semata) Menurut saya tes yang diberikan dalam proses seleksi dapat
4
menggambarkan kemampuan pelamar sesuai dengan pekerjaan yang dilamarnya ( penjelasan : tes berkaitan dengan spesifikasi pekerjaan yang dilamar)
Pelatihan dan pengembangan
Saya merasa pelatihan yang ada diperusahaan sudah 5
memberikan manfaat bagi saya dalam implementasi pekerjaan saya ( penjelasan : pelatihan meningkatkan produktivitas kerja saya)
105 Saya merasa program pelatihan yang diberikan perusahaan 6
telah
berjalan
dengan
efektif
dalam
meningkatkan
2.96
4.43
-1.46
3.00
4.44
-1.44
3.40
4.45
-1.05
3.19
4.33
-1.14
3.21
4.46
-1.25
3.21
4.43
-1.21
3.20
4.54
-1.34
produktivitas dan kinerja saya. Menurut saya perusahaan senantiasa melakukan evaluasi 7
terhadap pelatihan yang telah diberikan untuk menilai efektivitas
Penilaian Kinerja
Menurut saya, penilaian kinerja telah dilakukan berdasarkan 8
standar penilaian yang objektif dan berdasarkan aspek yang berkaitan dengan pekerjaan yang saya lakukan Menurut saya, Metode penilaian yang dilakukan lebih menekankan pada kinerja yang saya berikan dalam perusahaan
9
bukan berdasarkan karakteristik pribadi (sifat) (penjelasan : menilai kinerja bukan berdasarkan karena fisik, sifat pribadi, status sosial,dll) Saya merasa hasil penilaian kinerja yang dilakukan bagian
10 personalia didikumentasikan dengan baik dan dijadikan dasar untuk kenaikan gaji, promosi dan mutasi Hasil penilaian kinerja selalu di review dengan karyawan 11 (penjelasan : karyawan diberikan hak untuk melihat hasil penilaian kinerjanya dan memberikan feedback) Kompensasi dan benefit
12
Saya merasa sistem kompensasi yang diberikan perusahaan telah memotivasi saya dalam bekerja ( ada rencana insentif
106 tambahan bagi karyawan yang lembur, kehadiran penuh,dll)
Saya merasa perushaan telah melakukan sistem pembayaran gaji dan pemberian insentif dengan sesuai (penjelasan : adil, 13
sesuai dengan usaha atau kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan, sesuai dengan rata-rata pendapatan pada
3.33
4.43
-1.10
3.20
4.53
-1.33
jabatan yang sama diperusahaan lain dan mematuhi peraturan pemerintah) 14
Menurut saya sistem perhitungan gaji yang dilakukan bagian personalia sudah akurat dalam menghitung gaji karyawan
107 Kualitas pelayanan pada setiap faktor digambarkan oleh nilai kesenjangan (Gap), yaitu selisih nilai tingkat performance dan importance pada factor yang sama. Nilai kesenjangan antara tingkat performance dan importance secara ideal adalah nol, yang berarti bahwa harapan karyawan telah terpenuhi bersamaan dengan kinerja manajemen SDM yang saat ini sedang berjalan di perusahaan. Nilai rata-rata performance digambarkan sebagai sumbu X dan nilai rata-rata importance akan digambarkan sebagai sumbu Y pada matriks Importance dan Performance menjadi batas untuk menjadi batas untuk menentukan kuadran I, II, III, dan IV. Kuadran ini merupakan cara pemetaan area prioritas yang memerlukan perbaikan.
Importance
Kuadran I
6
4.42
12
Kuadran II
14 10 11
7 5
2 13
8
9
1
4
3
Kuadran III
4.10 2.90
Kuadran IV 3.25 Performance
Gambar 3.9 Matrix Importance dan Performance
108 Matriks Importance dan Performance pada Gambar 3.9 menggambarkan posisi untuk masing-masing faktor dalam kuadran. a) Kuadran I, Merupakan wilayah dengan tingkat performance rendah dan tingkat importance yang tinggi. Faktor pada kuadran ini harus ditingkatkan dengan melakukan perbaikan sehingga performance dari masing-masing faktor ini dapat meningkat. Faktor-faktor yang yang berada pada kuadran ini adalah pernyataan ke-5 (pelatihan yang bermanfaat bagi implementasi pekerjaan), butir ke-6 (Program pelatihan yang secara efektif meningkatkan produktivitas karyawan), butir ke-7 (evaluasi terhadap pelatihan yang diberikan), butir ke-10 (hasil penilaian kinerja yang didokumentasikan dan dijadikan dasar untuk kenaikan gaji, promosi, dan mutasi), butir ke-11 (hasil penilaian kinerja yang dikomunikasikan secara terbuka dengan karyawan), butir ke-12 (sistem kompensasi yang memotivasi karyawan), dan butir ke-14 (perhitungan gaji yang akurat). Faktor-faktor pada kuadran I ini menjadi prioritas utama untuk ditingkatkan sehubungan dengan tingkat kepentingan karyawan yang tinggi, tetapi tingkat kinerja manajemen SDM yang masih dirasakan kurang.
b) Kuadran II, Faktor yang terletak pada kuadran ini mempunyai tingkat Performance yang tinggi dan tingkat Importance yang
109 tinggi. Pada kuadran ini, karyawan menganggap faktor-faktor kinerja manajemen SDM telah dapat dijalankan dengan baik dan memberikan tingkat kepuasan yang relative lebih tinggi. Namun walaupun telah dijalankan dengan baik, faktor-faktor kinerja Manajemen SDM ini masih belum dapat dilakukan secara maksimal, hal ini dapat dilihat dari masih adanya nilai kesenjangan pada faktor-faktor tersebut yang belum dapat memenuhi harapan dari karyawan. Faktor yang berada pada kuadran ini adalah butir ke-1 (proses perekrutan yang efektif), butir ke-2 (Kesempatan perekrutan internal yang dilakukan perusahaan melalui promosi dan mutasi), butir ke-8 (penilaian kinerja dengan standar penilaian kinerja yang objektif), dan butir ke-13 (sistem pembayaran gaji dan pemberian insentif secara adil).
c) Kuadran III, Faktor yang terletak pada kuadran ini dianggap masih kurang memuaskan, namun juga dianggap memiliki tingkat kepentingan yang rendah oleh karyawan. Faktor yang berada pada kuadran ini adalah pernyataan ke-9 (kriteria penilaian kinerja yang lebih menekankan pada kinerja daripada sifat). Walaupun berada pada tingkat kepentingan yang rendah dimata karyawan, namun apabila dilihat dari hasil Gap analysis, masih terdapat nilai kesenjangan antara tingkat performance dengan tingkat importance, sehingga faktor
110 tersebut dipertimbangkan untuk ditingkatkan agar dapat memenuhi harapan dari karyawan.
d) Kuadran IV, Faktor yang terletak pada kuadran ini memiliki tingkat importance yang rendah, tetapi tingkat performance yang tinggi. Faktor-faktor pada kuadran ini adalah pernyataan ke-3 (proses seleksi karyawan yang telah dilakukan sesuai dengan spesifikas pekerjaan yang ada) dan pernyataan ke-4 (tes pada proses seleksi yang dapat menggambarkan kemampuan pelamar yang sebenarnya). Kedua faktor ini dirasa kurang penting oleh karyawan dan kinerjanya dirasakan terlalu berlebihan sehingga dapat dikurangi agar perusahaan dapat menghemat biaya. Namun karena kedua hal ini berkaitan dengan aktivitas seleksi, dimana aktvitas seleksi sangat penting dilakukan bagi perusahaan untuk bisa mendapatkan sumber daya yang berkualitas, maka kedua faktor ini dirasa tidak perlu dikurangi kinerjanya.
Berdasarkan hasil kuesioner yang diaplikasikan dalam analisis Gap kemudian matriks Importance Performance, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat ketidak sesuaian atau kesenjangan antara harapan karyawan dengan kinerja manajemen SDM yang saat ini sedang berjalan. Hal ini dapat dilihat dari nilai kesenjangan yang cukup besar pada aktivitas-aktivitas manajemen SDM. Kesenjangan yang paling besar
111 terdapat pada aktivitas pelatihan yang jika dilihat dari hasil wawancara dengan pihak personalia dalam pembuatan daftar periksa, aktivitas pelatihan memang belum berjalan dengan baik. Berdasarkan analisis hasil kuesioner menggunakan matriks Importance dan Performance ditemukan beberapa prioritas kebutuhan perbaikan dikarenakan tingkat importance atau harapan yang tinggi namun memiliki tingkat performance atau kinerja yang rendah. Aspekaspek manajemen SDM yang berada pada kuadran I ini, nantinya akan dijadikan prioritas dalam pengembangan sistem informasi sumber daya manusia.
3.4.3. Analisis Outcomes Human Resource Management Berdasarkan hasil daftar periksa, melalui wawancara, dan survey kuesioner terhadap fungsi manajemen sumber daya manusia, maka didapatkan analisis outcome HRM sebagai berikut : a) Perekrutan dan Seleksi Berdasarkan hasil kuesioner karyawan terhadap beberapa pernyataan untuk proses perekrutan dan seleksi dapat disimpulkan bahwa proses perekrutan dan seleksi masih belum memenuhi harapan dari karyawan, terutama dalam hal prioritasn perusahaan untuk melakukan perekrutan internal yang memiliki nilai kesenjangan paling tinggi dalam dimensi perekrutan dan seleksi ini yaitu sebesar -1,31. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dimana efektifitas perekrutan masih dianggap kurang baik, yaitu berada pada peringkat
112 3. Berdasarkan hasil pengamatan penulis terhadap proses perekrutan yang saat ini sedang berjalan di perusahaan, penulis menemukan bahwa sistem perekrutan dan penyeleksian dalam pemenuhan kebutuhan karyawan tidak terdokumentasi dengan baik. Data pelamar tidak dikelola dan disimpan dengan baik, dimana hanya diarsipkan secara manual oleh bagian personalia sehingga saat dibutuhkan karyawan baru, bagian personalia kesulitan dalam pencarian data, dan data pelamar yang telah ada menjadi tidak efisien. Adanya penyimpanan dan pengelolaan data pelamar dengan baik, dimana setiap data yang masuk akan di entri ke sistem, dan saat bagian tertentu membutuhkan karyawan baru, data yang lama masih dapat digunakan serta mudah untuk melakukan pencarian data tertentu. Pencocokan kriteria pelamar yang dibutuhkan dengan data pelamar dilakukan secara manual, hal ini dikarenakan permintaan karyawan yang masih dilakukan secara manual, yaitu secara lisan oleh manajer yang bersangkutan kepada bagian personalia. sehingga bagian personalia membutuhkan waktu yang lama dalam menentukan pelamar yang sesuai dengan kriteria, dan dalam perekrutan yang dilakukan, karyawan yang direkrut ada kalanya tidak sesuai dengan kriteria karena perekrutan yang dilakukan tidak secara objektif dan masih bersifat kekeluargaan Selain itu perekrutan internal yang sulit untuk untuk dilakukan dikarenakan tidak adanya dokumentasi yang lengkap mengenai data
113 karyawan, kinerja karyawan yang dapat dijadikan pertimbangan perusahaan untuk dapat melakukan perekrutan internal. b) Administrasi Personalia Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian personalia efektivitas dari proses administrasi personalia berada pada peringkat ke-2, hal ini dikarenakan data karyawan yang tidak karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen fisik selain itu, data mengenai karyawan yang jarang untuk diperbaharui juga menyebabkan pengolahan data karyawan tidak dilakukan dengan baik sehingga tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan dan informasi terkini mengenai karyawan. Pencatatan data karyawan yang masih sederhana juga menimbulkan kesulitan ketika melakukan pencarian data karyawan serta c) Pelatihan dan Pengembangan Berdasarkan hasil penilaian karyawan terhadap indikator pelatihan dan pengembangan, dapat dilihat nilai kesenjangan yang cukup besar pada ketiga indikator untuk mengukur pelatihan dan pengembangan sehingga
dapat
disimpulkan
bahwa
aktivitas
pelatihan
dan
pengembangan belum dirasakan manfaatnya dalam implementasi pekerjaan dan peningkatan produktivitas karyawan, serta belum didokumentasikan dengan baik. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dengan bagian personalia untuk daftar periksa dimana efektifitas pelatihan hanya berada pada peringkat kedua. Aktivitas pelatihan yang kurang digalakkan di
114 perusahaan dikarenakan kesulitan Bagian Personalia dan juga kurangnya
dukungan
dan
kesadaran
dari
peusahaan
untuk
memberikan pelatihan bagi karyawan menjadi penyebab dari kurang baiknya aktitvitas pelatihan dan pengembangan. d) Penilaian Kinerja Berdasarkan hasil penilaian karyawan pada indikator aktivitas penilaian kinerja, masih terdapat ketidaksesuaian nilai antara harapan karyawan dengan kinerja manajemen SDM yang ada saat ini yaitu standar penilaian yang dirasa masih kurang objektif, metode penilaian masih dianggap masih belum menekankan pada kinerja yang diberikan karyawan, masih kurang baiknya proses dokumentasi hasil penilaian
kinerja
dan
hasil
penilaian
yang
dirasa
belum
dikomunikasikan secara terbuka dengan karyawan untuk dapat memberikan feedback mengenai kinerja mereka. hasil wawancara dengan bagian personalia yang menunjukkan efektivitas penilaian kinerja masih dirasa kurang baik, yaitu berada pada peringkat 3. Hal ini dapat disebabkan karena aktivitas penilaian kinerja terkadang masih dilakukan secara subjektif, dikarenakan sulitnya memberikan penilaian secara objektif karena tidak adanya standar yang baku untuk memberikan nilai pada kriteria penilaian. e) Kompensasi dan Benefit Berdasarkan hasil penilaian karyawan pada indikator sistem kompensasi
dan
benefit
perusahaan
dimana
masih
terdapat
ketidaksesuaian antara nilai harapan karyawan dengan sistem
115 penggajian yang sedang berajalan saat ini yaitu, sistem kompensasi perusahaan yang dirasa belum mampu memotivasi karyawan dalam bekerja, sistem pembayaran gaji karyawan dan insentif yang belum sesuai, dan sistem perhitungan gaji yang dianggap belum akurat dalam menghitung gaji karyawan. Hal ini juga diakui oleh bagian personalia melalui wawancara yang menyatakan bahwa perhitungan gaji seringkali mengalami kesalahan dalam perhitungan hal ini disebabkan karena sistem pencatatan absensi dan lembur karyawan yang digunakan masih manual dan belum efisien dalam pembuatan rekap absensi karena bagian personalia harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer, hal ini dapat memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penginputan data absensi yang pada akhirnya menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. selain itu, masih adanya pembayaran gaji karyawan yang bersifat mingguan dan diberikan secara tunai yang ddapat menimbulkan resiko kesalahan dalam memasukan jumlah uang ke dalam amplop gaji. Bagian personalia harus melakukan perhitungan gaji karyawan setiap minggu, untuk karyawan mingguan dan juga setiap bulan untuk karyawan bulanan. Hal ini dirasa kurang efisien oleh bagian personalia karena harus menghitung uang gaji karyawan setiap minggu, terutama apabila akhir pekan dan akhir bulan jatuh pada hari yang sama.
116 3.5.
Hasil Akhir Analisis Berdasarkan hasil outcome HRM dapat disimpulkan bahwa perlu adanya perbaikan pada aktivitas perekrutan dan seleksi, administrasi personalia, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja dan juga perbaikan pada sistem kompensasi dan benefit pada manajemen SDM perusahaan. Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, maka diusulkan adanya : a) Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan aktivitas perekrutan dan seleksi seperti pencatatan permintaan tenaga kerja, pencatatan data palamar, pencatatan hasil seleksi, surat kontrak dan surat pengangkatan karyawan dan dapat menampilkan laporan yang dibutuhkan oleh manajer melalui pencetakan berbagai dokumen sebagai output dari sistem sumber daya manusia b) Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan data karyawan. sistem terintegrasi yang dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan personalia. Hal ini mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan sesuai dengan kondisi saat ini. dan dapat menampilkan report yang dibutuhkan oleh manajer secara cepat dan up to date melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya manusia c) Sistem informasi yang dapat mencatat permintaan kebutuhan pelatihan tiap-tiap divisi, pendataan pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan dan dokumentasi dari pelatihan yang telah dilakukan melalui evaluasi
117 pelatihan untuk mengukur efektivitas dan manfaat pelatihan yang telah dilakukan dalam implemantasi pekerjaan. d) Sistem informasi yang dapat menyajikan penilaian kinerja yang objektif mengenai kinerja karyawan, mendokumentasikan hasil penilaian kinerja karyawan dan dapat menghasilkan output berupa laporan yang dapat mendukung pengambilan keputusan pelatihan, kenaikan gaji, promosi dan mutasi. e) Sistem informasi yang dapat memudahkan bagian personalia untuk mencatat data absensi dan lembur karyawan dan melakukan perhitungan gaji, tunjangan dan insentif karyawan dengan lebih akurat berdasarkan kehadiran dan lembur karyawan.
Usulan perbaikan ini diharapkan dapat membantu perusahaan dan bagian personalia untuk dapatmeningkatkan kinerja manajemen SDM yang ada sehingga dapat memenuhi harapan dari karyawan, meningkatkan kepuasan karyawan dan pada akhirnya meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan.
