BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Indopoly Swakarsa Industry (ISI) didirikan pada tahun 1996, adalah sebuah perusahaan yang memproduksi film BOPP (Biaxially Oriented Polypropylene), yang berarti saat proses produksi, plastik film mengalami dua kali proses penarikan. PT. ISI sendiri merupakan perintis industri film BOPP di dalam negeri yang bermutu tinggi dengan merk dagang Ilene. Pabrik nya terletak di dekat jalan tol Jakarta-Cikampek, di kawasan industri Kota Bukit Indah, sekitar 75 kilometer sebelah timur kota Jakarta, dan memiliki kantor pusat di Wisma Indocement, Jakarta. PT. ISI tergabung dalam Group Salim di Indonesia. Group Salim adalah organisasi usaha yang bergerak dalam berbagai bidang dan sedang berkembang pesat, baik di dalam negeri maupun internasional. Dewasa ini, Group Salim telah memiliki ratusan perusahaan, dan menjadi salah satu organisasi bisnis yang terkemuka di Indonesia, Asia dan dunia. PT. ISI sendiri merupakan cabang dari pabrik pusatnya yang terletak di propinsi Yunnan, Cina, yang berkantor pusat di Singapore. Dengan berdirinya Indopoly, maka dapat memenuhi permintaan pasar Australia dan Asia Tenggara. Para pemegang saham dan jajaran direksi PT. ISI memiliki pengalaman bertahun-tahun di bidang produksi film BOPP yang bermutu tinggi. Tim teknisi Indopoly yang berdedikasi tinggi dan menggunakan ilmu terapan yang mutakhir, dengan didukung oleh mesin Bruckner yang canggih dari Jerman, memungkinkan Indopoly
100 untuk berkembang dan mendiversifikasikan produknya dalam berbagai jenis tipe film BOPP yang bermutu tinggi, antara lain : untuk pengemasan makanan dan rokok, serta berbagai keperluan industri lainnya seiring dengan era modernisasi yang terus berkembang maju. Sertifikat ISO sejak pertengahan tahun 1998 menguatkan janji perusahaan untuk pelayanan dan produk terbaik. Para pelanggan menyadari sertifikasi ini dan dukungan teknis yang tak ada habisnya diberikan perusahaan. Sertifikasi ini juga meluruskan seluruh operasi perusahaan dalam mencapai visi dan misi nya.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Misi perusahaan adalah menjadi supplier film berbasis polypropylene terbaik
dalam industri pengemasan, dengan memproduksi film dengan high-performance yang sesuai dengan harapan dan kebutuhan pemakai akhir. Harapan dan kebutuhan ini dipenuhi melalui inovasi produk dan kepemimpinan teknologi perusahaan. Perusahaan berkomitmen untuk menciptakan nilai bagi para pelanggan, pemegang saham dan pekerja dengan bekerja dalam hubungan kerja dengan pelanggan strategis, memiliki pertumbuhan yang mendukung untuk para pemegang saham dan menyediakan lingkungan kerja yang kondusif bagi para pekerjanya. Untuk itu, perusahaan berjuang untuk menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri film berbasis polypropylene.
3.1.3
Filosofi Perusahaan Pencapaian yang didapat PT. Indopoly Swakarsa Industry dikarenakan oleh tim
manajemen yang kuat dan filosofi perusahaan yang telah dimiliki sejak perusahaan
101 didirikan. Filosofi ini membentuk budaya perusahaan dan dijalankan pada seluruh perusahaan sebagai daya penggerak untuk menjadi pabrikan film kelas dunia yang fleksibel. Filosofi perusahaan terdiri dari 3, yaitu: •
Market-Oriented “Kami berjanji untuk memberikan produk kualitas terbaik dengan pelayanan yang baik sekali dalam memuaskan kebutuhan pelanggan.” Kebutuhan pasar BOPP yang berubah cepat mengharuskan perusahaan menjadi perusahaan yang berorientasi pasar (market-oriented). Keharusan ini membuat keberadaan para pelanggan sebagai jantung perusahaan yang berkontribusi dalam pencapaian perusahaan. Perusahaan berdedikasi penuh dalam memaksimalkan kepuasan pelanggan dan keberhasilan dengan fokus pada aktivitas sehari-hari perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Dan perusahaan dapat menghasilkan film BOPP yang lebih tepat dengan spesifikasi pelanggan. Ketelitian ini merupakan dasar dalam persaingan sekarang.
•
Professionalism “Kami berkomitmen untuk meningkatkan kemampuan ahli, efisiensi manajemen, dan tanggungjawab pekerjaan.” Sebagai supplier yang baik, dapat dipahami bahwa para pelanggan menaruh harapan kepada perusahaan untuk melakukan bisnis dengan integritas dan profesionalisme. Dengan pengalaman yang cukup luas di bidang pengemasan, perusahaan dilengkapi dengan tim manajemen perusahaan yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk memenuhi harapan para pelanggan. Para pekera Indopoly dituntun dengan manajemen tim yang berpengalaman, mengerti hal-hal penting seperti etiket bisnis. Dengan kepemimpinan dan professional
102 kerja seperti hal tersebut, maka para pelanggan akan melanjutkan bisnisnya dengan perusahaan. •
Constructive Teamwork “Kami percaya pada kerja sama tim yang dibangun dengan rasa persatuan yang kuat adalah kunci keberhasilan.” Untuk mencapai satu misi bersama, para pekerja dibutuhkan untuk dapat bekerja secara membangun sebagai suatu tim. Kelompok kerja yang saling membangun ini adalah para pekerja yang mengumpulkan usaha, yang dapat membawa perusahaan pada kemenangan. Tim kerja ini, terlihat pada seluruh operasi seharihari, memungkinkan perusahaan untuk menanggapi kebutuhan pelanggan tepat pada waktunya. Dan para pelanggan pastinya mendapatkan keuntungan dari ketepatan waktu ini. Untuk memastikan filosofi ini diabadikan diantara pekerjanya, perusahaan secara
konsisten mengadakan pelatihan peningkatan kemampuan sumber daya dan program pembangunan tim.
3.1.4
Aplikasi Produk Indopoly memproduksi dua macam BOPP film, yaitu heatsealable dan non-
heatsealable. Heatsealable film berarti film dapat merekat (seal) dengan dipanaskan, sedangkan non-heatsealable film berarti film tidak dapat menempel (perlu media lain). Untuk
memenuhi
kebutuhan
pelanggan
yang
bermacam-macam,
perusahaan
menawarkan bermacam-macam film dengan high-performance yang berbeda. Aplikasi produk terdiri dari pengemas rokok, pelapis (converting/laminating), pengemas
103 makanan, pita perekat (adhesive tapes), pelapis kertas (paper lamination), dan pembungkus umum yang lainnya. Salah satu contoh dari heatsealable film yairu film untuk pengemas rokok. Produk yang dihasilkan ini sesuai untuk mesin rokok berkecepatan tinggi, disediakan untuk para pabrikan rokok, baik pasar domestik maupun internasional. Film ini digunakan utnuk membungkus rokok ukuran pak (single pack) dan dus karton. Sedangkan yang termasuk dalam nonheatsealable film seperti pita perekat (adhesive tapes) dan pelapis kertas (paper lamination). Kedua jenis film BOPP ini diproduksi dalam spesifikasi teknis yang bervariasi. Converter digunakan pada kedua jenis film ini untuk pelapis dan/atau percetakan. Demikian pula, industri pengemas makanan seperti makanan ringan (snack) dan dalam industri mie untuk membungkus produknya.
3.1.5
Jenis Produk Tabel 3.1 Heatsealable film
Film SC SCR SCL SH SHS SHT SHE SHR
Deskripsi Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable untuk percetakan dan overwrapping Coextruded BOPP film, dua sisi lapisan heatsealable dengan temperatur awal perekatan yang sangat rendah untuk percetakan dan pelapisan Coextruded BOPP film, dua sisi lapisan sealable dengan temperatur awal perekatan yang rendah untuk percetakan dan pelapisan Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable untuk rokok single pack dan karton Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable dan tight-wrap property untuk rokok single pack dan karton Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable untuk rokok single soft pack kecepatan tinggi Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable untuk pengemasan rokok yang ekonomis Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable agar tidak
104
SHL INV SMO SMS SW
mengerut yang disebabkan oleh tinta untuk membungkus rokok Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan sealable untuk temperature perekatan yang rendah, didesain khusus untuk membungkus karton rokok Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable dan tight-wrap property untuk rokok single pack dan karton Coextruded BOPP film, dengan satu sisi lapisan heatsealable dan sisi lain bersifat metallizable untuk vacuum metallizing Coextruded BOPP film, dengan satu sisi lapisan heatsealable dan sisi lain memiliki permukaan logam Coextruded BOPP film, dengan dua sisi lapisan heatsealable untuk pembungkus umum Sumber: dokumentasi PT. Indopoly Swakarsa Industry
Tabel 3.2 Non-heatsealable film Film SA SAT SB SF SFC SFP SFT SM SMM STT STS
Deskripsi Film BOPP struktur tunggal dirancang untuk aplikasi pita perekat (adhesive tape) Film BOPP struktur tunggal dirancang untuk Film BOPP struktur tunggal dirancang untuk pelapis album dan tas serbaguna Film BOPP struktur tunggal dirancang untuk percetakan dan pelapisan Film BOPP struktur tunggal dengan ikatan yang ekstra kuat dirancang untuk percetakan dan pelapisan, digunakan pada produk bubuk halus Film BOPP struktur tunggal dirancang khusus untuk pelapis kertas Separuh sifat khusus film BOPP struktur tunggal dengan performa percetakan terbaik pada mesin yang cepat untuk pengemasan makanan Coextruded BOPP film, dirancang khusus untuk metallizing vacuum Coextruded BOPP film, dengan satu sisi memiliki permukaan logam Coextruded matte BOPP film, dirancang untuk percetakan dan pelapisan Coextruded semi-matte BOPP film, dirancang untuk pelapis kertas Sumber: dokumentasi PT. Indopoly Swakarsa Industry
105 3.1.6
Proses Produksi
Gambar 3.1 Proses produksi
Raw material yang akan digunakan dalam produksi terdiri dari material utama seperti homopolymer dan copolymer, serta material tambahan (additive). Material tambahan ini berfungsi untuk anti static, anti blocking, anti oxidant, slip agent, dan stiffness improving. Raw material dari gudang ditampung dalam silo. Kemudian proses pencampuran material utama dan material tambahan, agar tercampur menjadi homogen. Setelah tercampur, material dilelehkan untuk memudahkan dalam pencetakkan menjadi film (film casting), dan kemudian didinginkan. Melalui MDO (Machine Direction Orienter), film dipanaskan dan ditarik secara memanjang hingga menjadi 4 kali lebih panjang. Kemudian film melalui proses penarikan lagi, kali ini film ditarik secara melebar hingga besarnya rasio 9-10 kali, melalui TDO (Transverse Direction Orienter). Film yang telah melalui proses penarikan, didinginkan kembali. Sisi film yang tidak ikut tertarik dipotong sesuian dengan lebar film. Pull roll merupakan mesin dimana film
106 diberi perlakuan khusus, misalnya seperti perlakuan pada permukaan film agar terjadi proses oksidasi. Hal ini dilakukan untuk film yang nantinya digunakan untuk kemasan dimana permukaan film yang dapat dicetak sesuai dengan keinginan konsumen. Terakhir adalah winder yang berfungsi untuk menggulung film yang telah di proses sebelumnya.
3.2
Plant Engineering Departemen engineering merupakan salah satu plant yang memberikan
kontribusi besar serta memegang peranan penting pada sistem maintenance di PT. Indopoly Swakarsa Industry. Peralatan seperti mesin sangat berperan penting dalam industri manufaktur, dan departemen engineering lah yang menjaga agar mesin-mesin dapat bekerja dengan baik agar tidak mengganggu proses produksi. Departemen ini mengatur semua proses perawatan mesin serta komponennya mulai dari pemeriksaan, perbaikan, dan penggantian suku cadang yang rusak.
3.2.1
Visi dan Misi Plant Engineering Visi dari plant engineering ini adalah usaha untuk memberikan pelayanan
sehingga pabrik secara fisik (bangunan, peralatan, mesin) dapat beroperasi dengan biaya yang optimum. Sedangkan misi dari plant engineering adalah memberikan dukungan teknik yang handal dan profesional untuk mengurangi dan akhirnya meng-eliminasi kerusakan peralatan atau mesin produksi.
107 Divisi ini juga memiliki Goals dan Performance Objective: 1. Keselamatan Pekerja •
Mengadopsi prinsip “Safety First” dan akan berusaha keras untuk memastikan lingkungan kerja yang aman untuk menghindari kecelakaan atau kematian.
•
Objective => zero incident
2. Mendukung operasi produksi dengan menjaga peralatan dan mesin produksi selalu dalam kondisi baik, sehingga target produksi dapat terpenuhi. •
Objective => Mencapai Non-Production Time < 27 jam di masing-masing mesin
3. Menjaga Plant Facilities (bagunan, utility) atau mesin penunjang berfungsi dengan baik. 4. Mempersiapkan perubahan yang akan terjadi di masa mendatang, baik secara hardware ataupun software.
3.2.2
Pedoman Keselamatan Kerja Adapun pedoman keselamatan dalam bekerja adalah:
•
PELAJARI cara yang aman sebelum bekerja sesuatu
•
PIKIRKAN selalu keselamatan dan LAKUKAN dengan cara aman
•
PATUHI aturan dan prosedur keselamatan
•
GUNAKAN alat keselamatan dengan benar
•
LAKUKAN setiap pekerjaan dengan penuh perhitungan, hindari tindakan yang tidak pasti
108 •
OPERASIKAN hanya peralatan yang diijinkan untuk digunakan
•
PERIKSA kondisi setiap peralatan sebelum digunakan
•
LAPORKAN pada atasan jika ditemukan kondisi yang membahayakan dan jika terjadi kecelakaan
•
DUKUNG program keselamatan secara aktif
109 3.2.3 3.2.3.1
Struktur Organisasi Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Indopoly Swakarsa Industry
110 Berikut ini merupakan penjelasan tanggung jawab secara garis besar dari departemen yang ada pada PT. Indopoly Swakarsa Industry: 1. Board of Director Para direksi selalu memantau perkembangan perusahaan tiap tahunnya. 2. Corporate Section Bagian ini mengelola aspek legal perusahaan dan dukungan sistem dari IT. 3. Finance Departemen finance memiliki tugas seperti: •
Memastikan tingkat akurasi laporan keuangan sebagai bahan pengambilan keputusan hal–hal strategis.
•
Mengelola sumber–sumber keuangan dan biaya-biaya yang mendukung operasional perusahaan.
•
Menjaga tingkat profitabilitas perusahaan pada tingkat maksimal.
4. Human Resources Pokok tugas dari depatemen human resource adalah: •
Memastikan sumber daya organisasi tersedia dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
•
Membangun
tingkat
motivasi
yang
optimum
untuk
meningkatkan
produktivitas. 5. Manufacturing (Produksi dan Engineering) Manufaktur sebagai kegiatan utama perusahaan, sehingga departemen terkait memiliki tanggung jawab seperti: •
Memastikan proses produksi berjalan secara optimal.
111 •
Mengelola sumber daya–sumber daya yang terkait untuk menjaga tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi.
•
Memenuhi volume output sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
6. Marketing Departemen ini bertanggung jawab untuk: •
Memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal volume dan kualitas
•
Menentukan strategi pemasaran
•
Memastikan penjualan sesuai target
7. Purchasing Bagian purchasing memiliki tanggung jawab seperti: •
Mengelola ketersediaan supplier dan pemilihan supplier terbaik
•
Menjaga hubungan baik dengan supplier
8. Quality Control, Research and Development Departemen QC dan R&D ini bertugas untuk meyakinkan kualitas produk sesuai dengan spesifikasi kebutuhan.
112 3.2.3.2
Struktur Organisasi Departemen Engineering
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Departemen Engineering PT. Indopoly Swakarsa Industry
Di dalam departemen engineering terdapat 3 divisi berbeda, yaitu mekanik, elektrik, dan elektronik. Setiap divisi mempunyai tugas nya masing-masing, dan sumber daya juga disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki. Divisi mekanik lebih fokus kepada hal-hal yang bersifat mekanik, seperti lebih memperhatikan keadaan mekanisme kerja mesin. Divisi elektrik lebih fokus pada utility atau pelengkap proses manufaktur, dan divisi elektronik fokus pada elektronik, seperti peralatan yang digunakan dalam mengoperasikan mesin.
113 Berikut ini penjelasan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada departemen engineering : 1. Engineering Manager Manager sebagai pengelola dalam departemen ini bertanggung jawab pada keseluruhan kinerja sumber daya yang ada. Tugas dan wewenangnya antara lain seperti: •
Menjaga keselamatan kerja seperti mengawasi pekerjaan
yang dapat
membahayakan keselamatan manusia, mesin, dan lingkungan, serta memeriksa Standard Operating Procedure untuk menjamin keselamatan manusia, mesin , dan lingkungan. •
Mempelajari perkembangan dan inovasi teknologi di bidang Engineering
•
Mencari metode baru untuk mengurangi breakdown
•
Mempelajari sistem elektrik/mekanik equipment baru dan maintenancenya
2. Section Head Tugas dan wewenang dari seorang section head antara lain seperti: •
Menganalisa dan evaluasi problem suatu equipment dan mencari pemecahan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin
•
Memeriksa spesifikasi seluruh equipment dan mengusulkan modifikasi bila diperlukan untuk mencapai optimasi dan mengurangi breakdown.
•
Melakukan setting dan tuning kontrol sistem agar dicapai kapasitas maksimum mesin.
•
Melakukan kontrol spare part.
•
Memberikan training pada bawahannya
114 •
Membuat, mengumpulkan, menyimpan, dan mengupdate seluruh technical documentation, specification dan drawing.
•
Membuat rencana pemasangan equipment baru.
3. Supervisor Tugas dari seorang supervisor pada departemen engineering adalah: •
Membuat recana maintenance tahunan dan recana perbaikan untuk mesin utama & penunjang
•
Bertanggung jawab atas peningkatan efisiensi, kualitas dan kuantitas kerja bawahannya dengan pengembangan sumber daya manusia
•
Mengontrol kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan area mesin utama dan mesin penunjang
•
Memberi instruksi kerja dan membagi tugas ke bawahan menurut program yang telah ditargetkan
•
Mengawasi perkembangan kondisi mesin-mesin utama & penunjang dengan memeriksa laporan dan memastikan proses produksi berjalan dengan lancar
•
Memeriksa laporan mengenai kondisi mesin untuk memastikan mesin-mesin tersebut bekerja secara normal.
•
Secara periodik mengontrol hasil kerja bawahannya, mengusulkan promosi, demosi atau kompensasi lainnya sesuai dengan hasil kerja
4. Teknisi Teknisi tentunya bertugas dalam menjalankan perintah untuk melakukan perbaikan. Melakukan inspeksi, mereparasi, melakukan trouble shooting, dan menjalankan pemeliharaan. Teknisi yang ada terbagi menjadi teknisi senior dan
115 junior. Teknisi senior tentunya sudah mempunyai pengalaman yang lebih dibandingkan dengan teknisi junior. Teknisi senior sebaiknya memberikan pengetahuannya kepada teknisi junior agar dapat melakukan perbaikan dengan lebih cepat. 5. Administration Admin bertugas dalam mengelola dokumen yang dibutuhkan departemen, seperti data breakdown dan downtime yang terjadi, laporan-laporan yang telah dibuat oleh supervisor dan head section, serta dokumen lainnya.
3.3
Gambaran Sistem Berjalan PT. Indopoly Swakarsa Industry (ISI) melakukan produksi berdasarkan waktu
pesanannya. Para pelanggan harus melakukan pesanan sekitar satu bulan sebelumnya, karena mesin-mesin harus disiapkan dahulu untuk beroperasi. Pada departemen engineering terdapat divisi terpisah yaitu, divisi elektrik, mekanik, dan divisi elektronik. Tetapi yang menangani mesin pada BOPP ini yang terlibat adalah divisi mekanik dan elektronik. Aktivitas maintenance yang sedang berjalan sekarang diterapkan dengan melakukan pemeriksaan rutin yang didasarkan pada rekomendasi dari produsen mesin (biasanya operating hour dari masing-masing mesin), dan jadwal maintenance tahunan. Penjadwalan maintenance ini juga disesuaikan dengan permintaan produksi dan jadwal produksi, agar tidak mengganggu proses produksi, sehingga tidak mempengaruhi pemenuhan pesanan. Cara perbaikan atau penanganan gangguan yang terjadi didasarkan pada sifat kerusakan itu sendiri apakah dari bidang elektronik atau bidang mekanik, dan tindakan yang diambil dapat berupa penggantian komponen, pembersihan, pengasahan, setting, dan sebagainya. Pembagian anggota tim
116 pelaksana perbaikan juga didasarkan pada pengalaman staff/teknisi dan kondisi operasional mesin. Para pekerja perusahaan terbagi ke dalam beberapa shift. Terdapat 3 shift dalam satu hari, dimana setiap shift terdiri dari 8 jam kerja. Para staff dan teknisi juga terbagi sesuai dengan divisinya masing-masing, berdasarkan kehalian yang dimiliki. Departemen engineering pada saat ini menggunakan alat bantu sistem informasi berupa software microsoft excel yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan seperti membuat jadwal pemeliharaan, pembuatan work order, pengecekan harian atas gangguan yang terjadi secara tiba-tiba sampai dengan pendokumentasian kejadian-kejadian yang terkait dengan proses perbaikan yang dilakukan oleh staff engineering.
117
Gambar 3.4 Rich picture aktivitas perawatan pada PT. ISI
Keterangan: Kegiatan perawatan yang dilakukan setiap harinya oleh staff departemen engineering dijelaskan dibawah ini: 1. Setiap harinya foreman melakukan tugasnya melakukan pengecekan dan memeriksa apakah mesin berjalan dengan baik.
118 2. Jika ada suatu gejala kerusakan, maka foreman mencatatnya pada kertas dan kejadian tersebut dilaporkan pada shift leader yang bersangkutan. Atau jika ada kerusakan tiba-tiba pada suatu mesin, operator juga dapat melaporkan kejadian tersebut pada shift leader untuk ditangani. 3. Kemudian shift leader mengecek mesin yang dimaksud, apakah mesin benarbenar akan rusak, dan kemudian dicatat. 4. Jika harus ada perbaikan atau penggantian komponen dilakukan, maka shift leader lapor pada supervisor. 5. Supervisor kemudian membuat daftar kerja (work order). 6. Shift leader mulai menugaskan para teknisi yang ditunjuk. 7. Para teknisi memperbaiki dan meminta spare part apa saja yang dibutuhkan kepada bagian inventory. 8. Bagian inventory memberikan spare part yang dibutuhkan untuk proses perawatan. 9. Teknisi memberikan hasil perawatan kepada supervisor.
Saat kegiatan maintenance yaang telah dijadwalkan sebelumnya akan dilakukan, dimana jadwal yang telah disesuaikan dengan jadwal produksi, maka prosedur yang berlaku sama seperti diatas. Ketika kegiatan maintenance akan dimulai, maka supervisor akan memberikan work order untuk mulai melakukan pekerjaan perawatan.
119 3.4
Analisa Masalah dan Kebutuhan Informasi Dari hasil pengamatan pada PT. Indopoly Swakarsa Industry, diketahui bahwa
ada beberapa kelemahan pada sistem perawatan yang sedang berjalan, antara lain seperti: 1. Pemeliharaan mengenai data karyawan yang berada pada departemen ini kurang baik, karena sering terjadi dimana teknisi yang dibutuhkan ternyata tidak masuk, dan sebagainya. 2. Masih ditemukannya komponen yang breakdown saat proses produksi berlangsung. Hal ini disebabkan karena kurangnya memperhatikan kondisi dari masing-masing komponen mesin yang terus menurun tingkat kehandalannya, sehingga akan menyebabkan terjadinya gangguan mesin secara tiba-tiba yang akan mengganggu jadwal produksi yang sedang berjalan. Terutama pada amesin dan komponen kritis. Perusahaan tidak melakukan identifikasi terhadap komponen kritis yang sering bermasalah dan dapat menganggu jalannya proses produksi. 3. Perusahaan melakukan perawatan berdasarkan jam pengoperasian yang telah diketahui dari produsen saja, dan tidak memperhatikan keadaan sebenarnya, terutama pada komponen yang bergerak selama proses produksi. 4. Karena seringnya dilakukan perbaikan atau pemeliharaan secara tiba-tiba, terutama jika dibutuhkan adanya penggantian komponen, menyebabkan informasi penyediaan komponen cadangan menjadi tidak akurat. Dimana tidak adanya pengontrolan terhadap pemakaian sprepart dari gudang, sehingga terjadinya kehabisan stok saat dibutuhkan.
120 5. Kegiatan perawatan yang dilakukan juga masih bersifat manual. Hal ini membuat kebutuhan akan banyak kertas untuk mencatat kejadian setiap harinya, selain itu kertas hasil catatan pengawasan staff engineering juga harus dijaga agar tidak hilang, karena akan menimbulkan kesalahan saat perawatan dan ada komponen yang terlewati untuk diperiksa kemudian atau dilakukan perbaikan. 6. Data historis yang dimiliki tentang kerusakan yang terjadi dapat dibilang lemah, karena pencatatan yang dilakukan hanya mencakup pencatatan tanggal kejadian saja, sedangkan waktu terjadinya kerusakan tidak terpelihara dengan baik. Pencatatan waktu kerusakan dilakukan, tetapi terpisah antar tanggal kejadian dan waktu kerusakan yang terjadi. Hal ini dapat membuat kebingungan dalam mencocokan data dan menganalisa tentang kerusakan yang terjadi pada suatu mesin dan komponennya. Gangguan mesin yang terjadi secara tiba-tiba ini menyebabkan kelancaran proses produksi yang sudah direncanakan akan terganggu dan menimbulkan kerugian baik bersifat materi maupun kepuasan dari pelanggan karena keterlambatan pemenuhan pesanan. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat menampung dan mengatur penjadwalan dengan metode yang tepat yang dapat diterapkan untuk perusahaan. Sistem informasi yang dibangun harus dapat memudahkan pekerjaan pencatatan kondisi mesin yang dilakukan oleh teknisi. Untuk mengatasi permasalahan yang berhubungan dengan penyediaan komponen dan cara perawatan, dalam sistem informasi penjadwalan yang dirancang harus dapat memberikan informasi mengenai jumlah persediaan komponen mesin yang ada sehingga jangan sampai terjadi kehabisan stok komponen dan memberikan informasi mengenai cara pemeliharaan yang tepat berdasarkan data perbaikan yang telah dilakukan pada masa sebelumnya.
121 3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan dapat memberikan dampak yang
merugikan, terutama dengan adanya keterhambatan dalam proses produksi. Oleh karena itu dalam sistem perawatan yang akan dibangun ini akan dapat menyediakan informasiinformasi yang dibutuhkan dalam mempermudah proses perawatan yang dilakukan dan pengontrolan data yang terkait. Dalam sistem yang dibangun ada beberapa fitur yang dapat dijadikan dasar dalam pemecahan masalah yang ada, seperti: 1. Master employee Disini dilakukan semua pengolahan terhadap data karyawan yang ada pada departemen engineering. Dari sini dapat diketahui karyawan yang terdapat pada suatu divisi, shift, dan jam kerja dari masing-masing karyawan. Sehingga dapat diketahui jadwal kerja tiap karyawan. 2. Master machine Disini menjelaskan tentang suatu mesin yang ada pada lantai produksi. Tercantum juga operating hours yaitu lamanya mesin dapat beroperasi (jam). Ada juga duration hours, dimana kita dapat mengetahui sudah berapa lama (jam) mesin tersebut beroperasi. Kegiatan pendataan mesin juga dapat dilakukan disini. Dan dari sini dapat juga melihat detil mesin, dimana kita dapat mengetahui mesin tertentu dengan part nya masing-masing. 3. Master part Dalam master part ini dapat diperoleh informasi mengenai data part seperti supplier dan harga dari part tersebut, sehingga perusahaan dapat mengetahui dan membandingkan harga part yang akan dibeli dari beberapa supplier yang
122 berbeda sesuai dengan keinginan perusahaan. Kita juga dapat mengetahui jumlah persediaan minimum, dan jumlah persediaan yang tersedia di gudang. Jika part tersebut digunakan (dikeluarkan dari gudang), maka jumlah persediaan akan terupdate mengurangi jumlah persediaan yang ada. 4. Work request dan pending WR Dengan adanya work request, maka shift leader dapat melaporkan kerusakan yang terjadi pada supervisor dengan up to date. Shift leader membuat work request yang menjelaskan waktu dan tempat terjadinya kerusakan, serta masalah yang dihadapi. Dan dari pending work request ini supervisor dapat mengetahui bahwa suatu kerusakan telah terjadi dan harus diambil tindakan selanjutnya. 5. Work order dan detail WO Work order yang dibuat ini berdasarkan work request yang ada. Dari pending work request, maka supervisor dapat mengetahui adanya kerusakan dan dapat langsung membuat work order yang merupakan surat perintah kerja atas work request yang telah diajukan. Dari detail work order ini dapat diketahui apakah suatu work order masih dikerjakan ataukah telah ditutup, yang berarti kegiatan perbaikan telah selesai dilakukan, dan mesin dapat beroperasi kembali. 6. Permintaan barang Permintaan barang ini berguna saat kegiatan perbaikan yang terjadi membutuhkan adanya penggantian komponen, dan adanya spare part yang dikeluarkan dari gudang. Dari permintaan yang terjadi ini maka akan dapat mengupdate jumlah persedian yang ada.
123 7. History History ini menampilkan kejadian yang telah dicatat sebelumnya. Antara lain seperti history downtime yang menjelaskan daftar breakdown yang terjadi, mulai dari tanggal kejadian dan waktu kejadian, serta history penggunaan sparepart. 8. Simulation Pada simulation, dapat melakukan kegiatan simulasi tentang tingkat kehandalan yang ingin dicapai dari suatu komponen mesin, dari sini akan didapatkan interval waktu perawatan yang harus dilakukan dengan preventive maintenance. Kemudian dapat juga melakukan simulasi pembuatan jadwal perawatan yang ingin diterapkan dari suatu komponen mesin. 9. Daily control Daily control merupakan fitur dimana shift leader mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukan setiap harinya bila dirasakan adanya suatu keanehan atau gangguan yang terjadi, tetepai bukan kerusakan dan tidak mempengaruhi proses yang berlangsung. Kejadian ini dicatat dan dapat dilihat oleh supervisor sebagai bahan pertimbangan tindakan apa yang perlu diambil terhadap kejadian tersebut. 10. Schedule Schedule ini berisi jadwal kegiatan maintenance, dimana dapat diketahui jadwal perawatan yang harus dilakukan. Jadwal ini terdiri dari jadwal hasil simulasi sebelumnya. Jadwal ini membuat kita dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan perawatan pada jadwal (hari dan jam) tertentu.
124 Pada master yang ada dapat melakukan pengolahan data dari master masingmasing, seperti pengolahan data karyawan pada master employee, pengolahan data mesin pada master machine, pengolahan data komponen pada master part. Laporan yang disajikan dapat menjadi pertimbangan bagi supervisor, section head, dan manager untuk mengambil keputusan yang dianggap terbaik bagi kegiatan perawatan dan kelancaran proses produksi. Contohnya seperti laporan kerusakan atau downtime yang terjadi, dimana kita dapat menganalisa komponen mana yang dianggap kritis, yaitu komponen mesin yang paling sering mangalami kerusakan (breakdown). Dan laporan pemakaian sparepart, sehingga kita juga mengetahui komponen apa yang paling sering digunakan.
