65
BAB 3 ANALISA SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum
3.1.1 Gambaran Umum PT. BAYU BUANA,Tbk PT. BAYU BUANA,Tbk berdiri pada tahun 1972 yang telah tumbuh dan berkembang menjadi salah satu perusahaan di Indonesia sebagai agen perjalanan yang menawarkan suatu solusi perjalanan yang lengkap dan menarik untuk kebutuhan akan bisnis dan liburan. Seiring dengan perkembangan perusahaan PT. BAYU BUANA,Tbk telah mempekerjakan lebih dari 450 karyawan yang terdiri dari 22 cabang yang tersebar di Indonesia.
Pada November 2002
PT. BAYU BUANA,Tbk telah menerima penghargaan ISO 9001:2000 sebagai sistem manajemen berkwalitas serta penghargaan OHSAS 18001 sebagai rangkaian penilaian keselamatan dan pengelolaan yang sehat, PT. BAYU BUANA,Tbk merupakan agen perjalanan pertama yang menerima penghargaan tersebut. PT. BAYU BUANA,Tbk telah bekerja sama dengan perusahaan penerbangan terkemuka untuk menjadi perusahaan yang lebih berkembang, sebab sejak 12 tahun yang lalu PT. BAYU BUANA, Tbk telah diakui sebagai agen tertinggi. PT. BAYU BUANA, Tbk juga menerima Abacus (sistem reservasi yang terkomputerisasi) sebagai penghargaan untuk agen terbaik. Secara internasional PT. BAYU BUANA, Tbk telah berkerja sama dengan TQ3 Travel Solution, suatu manajemen perjalanan global yang dimiliki oleh dua perusahaan
66
manajemen perjalanan yang mendominasi – yaitu AS Maritz Corporate dan TUI Jerman Business Travel. Kerjasama ini mengijinkan pelanggannya untuk mempunyai akses ke TQ3 diseluruh dunia. PT. BAYU BUANA,Tbk adalah salah satu anggota IATA, ASITA& PATA dan publik pertama yang mendaftar sebagai agen perjalanan dalam pasar bursa Jakarta & Surabaya. PT. BAYU BUANA,Tbk hanya percaya kepada proaktif, pelanggan yang berorientasi bahwa perusahaan akan mendukung dan mencapai hasil yang baik pada saat lingkungan berkembang secara global, oleh karena itu perusahaan secara terus menerus membuat investasi konsisten di dalam personal dan teknologi. PT. BAYU BUANA,Tbk merupakan agen perjalanan pertama yang menyediakan CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan) dan BBTC (Bayu Buana Travel Club). PT. BAYU BUANA,Tbk juga mempunyai website yang diluncurkan pada pertengahan tahun 2000 yang menyediakan pelayanan 24-jam ke pelanggannya untuk memberikan informasi yang cepat dan dapat dipercaya, serta akurat. Prinsip kegiatan PT. BAYU BUANA,Tbk beserta cabang-cabangnya meliputi layanan tiket domestik dan internasional, juga mengatur paket liburan domestik dan internasional yang meliputi pengaturan tempat-tempat yang akan dikunjungi, transportasi yang dipakai, pemesanan hotel, serta program menarik yang secara khusus dirancang untuk perusahaan individu atau sekelompok orang yang mempunyai minat khusus terhadap kebutuhan akan liburan. PT. BAYU BUANA,Tbk juga mengadakan pertemuan, promosi, konvensi dan pameran.
67
seperti halnya GSA (Agen Penjualan Umum) untuk Srilangka Airlines dan Delta Airlines sampai cabang-cabangnya.
3.1.2
Visi dan Misi PT. BAYU BUANA,Tbk
3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi Perusahaan adalah menjadi travel yang terbesar dan terbaik dan dikenal dengan produk yang lengkap serta didukung pelayanan yang ramah dan cepat dengan sistem teknologi informasi yang terpadu.
3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi Perusahaan : 1) Kebijakan Mutu Kami sanggup menyediakan produk wisata terlengkap dengan pelayanan yang profesional, ramah dan cepat, untuk itu kami didukung oleh SDM yang sudah
mendapatkan
pelatihan
quality
service
sehingga
sanggup
menindaklanjuti semua keluhan pelanggan dalam tempo 2 hari kerja. 2) Sasaran Mutu a. Setiap karyawan mendapatkan pelatihan quality service sebelum 3 bulan bekerja b. Jumlah keluhan pelanggan maksimal 20 % dari pembeli produk per 3 bulan.
68
3.1.3
Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk Organisasi merupakan suatu kelompok sosial yang bersifat teratur karena ada perjanjian untuk bekerjasama dimana ada pihak yang memimpin dan ada pula yang dipimpin. Dengan pola skematis hubungan kerja untuk mencapai tujuan tertentu, maka pendelegasian wewenang dan pembagian tugas dari pimpinan harus jelas agar bawahan dapat melaksanakan tugas dengan sebaikbaiknya. Hal lain yang penting dalam suatu organisasi adalah terjalinnya saluran komunikasi yang tegas dan jelas, dalam arti setiap individu mengetahui dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya. Dengan diciptakan dan diterapkannya struktur organisasi secara jelas didalam perusahaan maka akan mencapai tingkat pengendalian internal yang memadai. Masing-masing struktur organisasi suatu perusahaan berbeda dengan struktur organisasi perusahaan lain karena dipengaruhi beberapa faktor antara lain: pimpinan perusahaan, sifat perusahaan, ukuran penyebaran daerah operasi dan jumlah cabang Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah organisasi garis. Tugas-tugas perencanaan dipegang oleh pemimpin, sedangkan pelaksanannya dipegang oleh manajemen dibawahnya. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pimpinan tertinggi kepada unit bawahannya. Untuk membantu kelancaran kerja, direktur dibantu oleh manajemen-manajemen yang membawahi unit bagian yang berdiri sendiri dan menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
69
Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk digambarkan dalam gambar berikut
70
KOMISARIS DIREKTUR UTAMA
CORP.SECR
MR
WAKIL DIREKTUR UTAMA CnC
QAD
DIREKTUR KEUANGAN
DIREKTUR UMUM
DIREKTUR OPERASI
DIREKTUR PENGEMBANGAN
GM FIN. / ACC.
FIN & ACC
IT
OBT
OPR HRD
GA
BGP
SKR
AGC
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
SLS
TIX
CAB
D O M
WEB
EDP MIS
C R M
M K T
71
3.1.4
Uraian Fungsi Adapun jabatan dan tanggung jawab dari masing-masing departemen pada struktur organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut : 1) Komisaris a. Terdiri dari para pemegang saham dari PT. BAYU BUANA,Tbk. b. Memberikan dana bagi perusahaan dan mengangkat direksi yang baru. c. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja direksi selama masa jabatannya dalam perusahaan. d. Berwenang dalam memberikan persetujuan dalam hal keuangan. e. Menetapkan arah dan strategi perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. f. Mengadakan tinjauan terhadap sistem manajemen secara keseluruhan. g. Mengambil keputusan atas masalah-masalah khusus serta membuat rencana kerja yang diperlukan oleh perusahaan. h. Membawahi direktur utama.
2) Direktur Utama a. Memimpin dan menentukan kebijaksanaan perusahaan. b. Mengawasi
pekerjaan
para
bawahannya
agar
sesuai
dengan
kebijaksanaan yang telah ditetapkan perusahaan. c. Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak ketiga. d. Menerima
laporan
keuangan
dan
laporan
kegiatan
perusahaan,
mempelajarinya dan memberikan pengarahan kepada staf bilamana
72
diperlukan, meninjau kembali kebijaksanaan itu secara berkala untuk disesuaikan dengan perkembangan perusahaan serta mengevaluasi hasilhasil pelaksanaannya. e. Membawahi Wakil Direktur Utama, MR (Management Representatif), QAD (Quality Assurance Department), Corp Secr (Corporation Secretary) dan CnC (Compliance and Controlling)
3) Wakil Direktur Utama a. Membantu direktur utama dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya b. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pengoperasian kegiatan pada PT. BAYU BUANA,Tbk. c. Bertanggung jawab dalam meningkatkan indeks kepuasan pelanggan. d. Membawahi direktur keuangan, direktur umum, direktur operasi, direktur pengembangan, CRM (Customer Relationship Management) dan MKT (Marketing).
4) MR (Management Representatif) a. Mewakili
direksi
dalam
memonitor
penerapan
dan
pemenuhan
persyaratan sistem manajemen mutu diseluruh jajaran perusahaan. b. Mewakili direksi dan perusahaan sebagai penghubung dengan badan sertifikasi. c. Memberikan pengarahan kepada QAM (Quality Assurance Manager).
73
5) QAD (Quality Assurance Department) a. Memastikan persyaratan sistem manajemen mutu telah dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh karyawan. b. Mengarahkan, memberi petunjuk pada staf QAD lain untuk membuat prosedur induk untuk pengendalian sistem manajemen mutu. c. Memonitor implementasi sistem manajemen mutu. d. Melapor kepada direksi tentang pelaksanaan sistem manajemen mutu. e. Mengusulkan kepada direksi untuk diadakannya tinjauan manajemen mutu sesuai prosedur tinjauan manajemen. f. Membuat risalah tinjauan manajemen dan mengedarkan risalah tersebut selambat-lambatnya 7x24 jam. g. Meminta dilakukannya prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan kepada seluruh departemen yang melakukan penyimpangan. h. Mencari penyebab, penyimpangan dalam hal mutu pekerjaan yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu. i. Merencanakan dan mengendalikan audit mutu internal yang hasilnya dilaporkan ke direksi. j. Memastikan adanya pencatatan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan memonitor tindak lanjut penyelesaiannya. k. Memverifikasi agar seluruh prosedur ditinjau secara berkala.
6) Corp Secr (Corporation Secretary) a. Bertanggung jawab dalam mengatur pengiriman tiket ke konsumen.
74
7) CnC (Compliance and Controling) a. Bertanggung jawab dalam pengauditan dari manajemen yang diterapkan oleh perusahaan b. Memastikan masing-masing prosedur dijalankan tiap bulan. c. Memberikan laporan audit tiap bulan ke kantor pusat. d. Berhak melakukan pengecekan di setiap departemen.
8) Direktur Keuangan a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan masalah keuangan perusahaan. b. Mengawasi jalannya keuangan atau keluar masuknya sumber dan penggunaan dana untuk segala kegiatan perusahaan. c. Hanya
membawahi
GM
FIN./ACC
(General
Manager
Financial/Accounting)
9) Direktur Umum a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan masalah-masalah umum
perusahaan,
seperti
masalah
kesejahteraan
pegawai
dan
penempatan pegawai. b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. c. Membawahi HRD (Human Resources Department), GA (General Affairs), BGP (Buana Gelar Pariwicara) dan SKR (Secretary).
75
10) Direktur Operasi a. Membuat
kebijakan-kebijakan
yang
berkaitan
dengan
kegiatan
operasional perusahaan. b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan yang dibantu oleh departemen OPR (Operation). c. Membawahi departemen SLS (Sales), TIX (Ticketing), CAB (Cabang) dan DOM (Domestic).
11) Direktur Pengembangan a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pembaharuanpembaharuan sistem serta prosedur yang ada. b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan c. Membawahi departemen IT (Information Technology) dan OBT (Outbone).
12) GM FIN./ACC (General Manager Financial/Accounting) a. Bekerjasama dengan direktur keuangan dalam memperoleh pencairan dan penggunaan dana. b. Bertanggung jawab atas pengolahan dana secara efisien sehingga dapat mencerminkan posisi keuangan yang sehat. c. Memeriksa laporan keuangan tiap bulan dan menyerahkannya kepada direktur keuangan. d. Melaksanakan kebijakan-kebijakan direktorat keuangan.
76
e. Membawahi FIN&ACC (Financial & Accounting).
13) FIN&ACC (Financial & Accounting) a. Bertanggung jawab atas pengolahan transaksi dan proses laporan keuangan perusahaan termasuk kebenaran dan kewajarannya. b. Membuat
revisi
laporan
rugi
laba
untuk
pelanggan
dengan
membandingkan biaya-biaya aktual dengan anggarannya. c. Menyusun dan menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu.
14) HRD (Human Resource Department) a. Membuat laporan kehadiran karyawan tiap bulan. b. Merekrut karyawan baru dan memberikan induksi. c. Mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga mampu menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk meningkatkan produktifitas yang ada. d. Memberikan slip gaji pada karyawan. e. Memberikan pelatihan terhadap karyawan baru.
15) GA (General Affairs) a. Betanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan-kebijakan dari direktorat umum. b. Bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat umum seperti kebersihan kantor, sarana gedung, listrik, telepon, transportasi dan lain sebagainya.
77
16) BGP (Buana Gelar Pariwicara) a. Merupakan anak perusahaan dari PT. BAYU BUANA,Tbk. b. Bertanggung jawab dalam mengadakan pertemuan, promosi, konvensi dan pameran
17) SKR (Secretary) a. Bertanggung jawab atas surat masuk atau keluar serta dokumen-dokumen penting sebelum diserahkan ke direktur umum. b. Merupakan pendamping direktorat umum dalam menjalankan tugas serta berfungsi sebagai personalia yang bertugas mengatur dan mencatat administrasi kepegawaian.
18) OPR (Operation) a. Bertanggung jawab mengurus pemesanan tiket oleh pelanggan. b. Meninjau kembali dan meningkatkan proses yang sedang berjalan, menerapkan proses yang baru, mengatur kualitas pelayanan dan pelatihan. c. Mengatur dan mengendalikan aktifitas dan produktifitas yang ada. d. Membangun hubungan dengan pemasok.
78
19) AGC (Agency Control) a. Bertanggung jawab dalam menangani cabang-cabang luar kota yang berhubungan dengan kantor pusat mengenai surat-surat, pengiriman dokumen, permintaan tiket dan lain sebagainya.
20) SLS (Sales) a. Bertanggung jawab dalam mencari pelanggan baru, memberi konsultasi dan solusi kepada pelanggannya serta menjaga pelanggan yang lama. b. Menampung semua permintaan-permintaan pelanggan untuk diserahkan ke bagian penjualan cabang terdekat. c. Menyediakan manajemen data klien yang dibutuhkan. d. Memonitor dan mengukur tingkat kualitas pelayanan dan menyampaikan perencanaan bisnis dalam menemukan sasaran pelanggan. e. Memberikan jasa / layanan kepada pelanggan.
21) TIX (Ticketing) a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tiket kepada pelanggan baik domestik maupun internasional. b. Mengeluarkan invoice untuk pelanggan.
22) CAB (Cabang) a. Bertanggung jawab dalam menangani permintaan atas tiket, pemesanan hotel, tur domestik dan luar negri dan lain sebagainya kepada pelanggan.
79
b. Menjalankan usaha pemasaran dan penjualan yang ada di cabang, agar dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor cabang sesuai dengan rencana yang ditetapkan. c. Terdiri dari cabang luar kota dan dalam kota.
23) DOM (Domestic) a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur dalam negri kepada pelanggan.
24) IBT (Inbone) a. Bertanggung jawab khusus dalam mendatangkan turis ke Indonesia.
25) IT (Information Technology) a. Bertugas mengkoordinasi dan mengawasi pekerjaan anggota divisinya dalam memelihara dan mengembangkan software / aplikasi perusahaan dan hardware. b. Menjamin keandalan sistem informasi dalam menyajikan data dan informasi dengan tepat dan benar.
26) WEB (Website) a. Dapat melakukan transaksi dan pemesanan tiket secara online tanpa terbatas. b. Memudahkan pelanggan untuk melihat paket tur yang ditawarkan.
80
27) EDP MIS (Electronic Data Processing Management Information System) a. Memastikan bahwa sistem dan peralatan IT yang digunakan akan selalu dalam kondisi baik dan layak pakai, sehingga akan menjamin tingkat kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon perbaikan yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan. b. Mendesain program aplikasi yang dapat memberikan informasi ke semua pihak yang membutuhkan sesuai dengan otoritasnya. c. Mengatur pengelolaan data dan informasi, sehingga dapat digunakan dalam operasional. d. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan kelancaran proses pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.
28) OBT (Outbone) a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur luar negri kepada pelanggan.
29) CRM (Customer Relation Management) a. Bertanggung jawab dalam menangani keluhan-keluhan pelanggan. b. Bertanggung jawab dalam melakukan hubungan kerjasama dengan perusahaan lain. c. Bertugas dalam pemberian informasi kepada masyarakat. d. Memberi konsultasi untuk pelanggan yang ingin berpergian. e. Memberi pilihan penerbangan yang lebih baik dan murah.
81
30) MKT (Marketing) a. Bertanggung jawab dalam pemasaran tiket penerbangan kepada pelanggan.
3.2
Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. BAYU BUANA,Tbk
3.2.1
Dokumen dan File Input Dokumen dan file input yang digunakan dalam prosedur sistem informasi penjualan pada PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut : 1) Formulir Member Formulir member adalah formulir yang diisi oleh pelanggan, yang kemudian oleh bagian CRM (Customer Relationship Management) disimpan sebagai data pelanggan member. 2) Kartu Reservasi Kartu Reservasi digunakan untuk mencatat permintaan pelanggan mengenai informasi keberangkatan serta pemesanan tempat di pesawat, yang dibuat oleh bagian ticketing yang nantinya akan diproses lebih lanjut. 3) Itenary Itenary merupakan lembaran yang berisi ringkasan perjalanan yang disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Itenary dikeluarkan berdasarkan konfirmasi pesanan kepada airline yang bersangkutan apakah terdapat sisa bangku untuk pelanggan.
82
4) Tiket Bila data pemesanan tiket telah valid, maka oleh bagian ticketing dapat mengerluarkan tiket sebagai bukti bahwa pelanggan telah menyetujui pemesanan tiket. 5) Invoice Invoice merupakan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan setelah pelanggan melakukan konfirmasi reservasi.
3.2.2
Prosedur Yang Berjalan Secara umum, prosedur sistem informasi penjualan pada PT. BAYU BUANA,Tbk terbagi kedalam 2 proses utama yaitu proses reservasi dan pembayaran. Berikut pelaksanaan transaksi penjualan yang sedang berjalan saat ini : 1) Proses reservasi adalah suatu proses dimana pelanggan / calon penumpang melakukan pemesanan tiket kepada bagian ticketing untuk memesan tempat di pesawat pada hari keberangkatan yang diinginkan. Pelanggan dapat datang langsung ke kantor pusat atau cabang terdekat atau dapat pula melalui telepon 2) Kemudian bagian ticketing akan melihat apakah pelanggan tersebut pelanggan member atau non member pada ms_pelanggan , apabila non member maka bagian ticketing akan memberikan formulir member untuk diisi oleh pelanggan mengenai identitas pelanggan yang kemudian oleh
83
bagian ticketing akan mengubah status menjadi member di dalam ms_pelanggan. 3) Setelah itu bagian ticketing akan menanyakan informasi-informasi kepada pelanggan seperti waktu, hari keberangkatan dan jumlah calon penumpang, kemudian berdasarkan informasi tersebut bagian ticketing akan membaca data dari ms_travel untuk mengetahui apakah ada sisa kursi pada hari dan waktu yang diinginkan, jika tidak tersisa kursi di pesawat maka tolakan pesanan pelanggan akan dilakukan. 4) Apabila berhasil melakukan konfirmasi pesanan maka bagian ticketing akan memasukkan data pelanggan dan pesanan kedalam file tr_tiket kemudian pelanggan akan diberikan itenary sebagai bukti bahwa calon penumpang tersebut telah berhasil melakukan proses reservasi. 5) Hasil dari proses tersebut harus segera ditindaklanjuti oleh pelanggan tersebut, yaitu dengan melakukan konfirmasi reservasi apakah pelanggan ingin menunda keberangkatannya atau tidak. 6) Kemudian setelah itu pelanggan juga harus segera menindaklanjutinya dengan melakukan proses pembayaran. Apabila sampai batas waktu 24 jam sebelum hari keberangkatannya calon penumpang belum melakukan pembayaran, hasil proses reservasinya tersebut akan dinyatakan batal oleh perusahaan. 7) Pada proses pembayaran, pelanggan akan meneruskan hasil reservasi yang telah dilakukannya dengan cara datang langsung ke kantor pusat atau cabang terdekat PT. BAYU BUANA,Tbk
84
8) Setelah berhasil melakukan pembayaran maka berdasarkan informasi dari ms_pelanggan dan tr_tiket, pencetakan invoice dilakukan dan kemudian diserahkan kepada pelanggan. Pelanggan akan menerima invoice berwarna putih yang sudah dicap lunas. 9) Apabila pelanggan telah melakukan pembayaran maka bagian ticketing akan mencetak tiket berdasarkan ms_pelanggan, tr_tiket dan ms_travel. 10) Berdasarkan tr_penerimaan kas maka dibuat rekap penjualan per airline yang nantinya akan diberikan kepada airline yang bersangkutan 11) Pengeluaran tiket kepada penumpang akan meng-update tabel tr_tiket, untuk menandai bahwa tiket dengan nomor tersebut telah dijual. Hal ini bertujuan untuk mencegah pemalsuan tiket, sehingga tidak ada nomor tiket yang sama. 12) Sedangkan hasil dari pembayaran tiket tersebut, akan dimasukkan ke dalam file tr_penerimaan_kas dan tr_invoice 13) Dari file ms_pelanggan, tr_penerimaan kas dan tr_invoice akan dibuat laporan hasil penjualan tiket dan laporan pembayaran untuk diberikan kepada manajemen.
3.2.3
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mempresentasikan ruang lingkup sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Tingkatan dalan DFD yang dibuat adalah diagram kontek dan diagram nol, akan dibahas khususnya sistem informasi penjualan yang ada diperusahaan ini
85
3.2.3.1 Diagram Kontek
Invoice
Tiket Itenary Tolakan_Pesanan Form_Member
PELANGGAN
Bayar Pesan_Tiket Form_Member_Terisi
Sistem Informasi Penjualan Tiket Pada PT.BAYU BUANA,Tbk
Rekap_Penjualan_Per_Airline
AIRLINES
MANAJEMEN
Laporan_Penjualan Laporan_Pembayaran
Gambar 3.2 Diagram Kontek Hubungan Sistem Informasi Penjualan Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
86
3.2.3.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Dari Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
87
3.2.4
Laporan Yang Dihasilkan Laporan yang dihasilkan dari kegiatan penjualan tunai pada PT. BAYU BUANA,Tbk terdiri dari : 1) Laporan Penjualan (Sales Report) Laporan ini berisi tentang kegiatan transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan selama kurun waktu periode tertentu. 2) Laporan Pembayaran (Payment Report) Laporan ini berisi tentang catatan transaksi akuntansi penerimaan kas yang diterima selama kegiatan penjualan berlangsung dalam perusahaan tersebut.
3.2.5
Resiko dan Pengendalian
3.2.5.1 Resiko dan Pengendalian Umum (General Control) pada Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa resiko dan pengendalian manajemen keamanan yang ada pada sistem informasi penjualan, antara lain : 1) Jika tabung pemadam kebakaran tidak dilengkapi dengan pemutus arus listrik yang bekerja secara otomatis, maka air yang disemprot untuk memadamkan api dapat menyebabkan kerusakan pada peralatan komputer 2) Jika tidak ada kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk mengganti password secara berkala, maka dapat menyebabkan kemungkinan akses dilakukan oleh karyawan yang tidak berwenang
88
3) Jika tidak terdapat kamera pengawas disetiap ruangan tempat aset perusahaan disimpan khususnya ruang server, apabila terjadi kehilangan barang maka sulit untuk dibuktikan 4) Jika karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di dekat peralatan komputer, maka minuman yang tumpah dapat menyebabkan arus pendek pada peralatan komputer dan makanan yang jatuh pada peralatan komputer dapat mengakibatkan datangnya serangga atau yang menyebabkan kerusakan pada peralatan / hardware 5) Jika tidak dibuat rencana pemulihan bencana maka jika suatu saat terjadi bencana, kegiatan operasional perusahaan sehari-hari akan berhenti dan terjadi kehilangan data akibat bencana tersebut
3.2.5.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls) pada Sistem Informasi Penjualan Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal sistem adalah sebagai berikut : 1) Resiko dan pengendalian batasan yang ada, antara lain : a. Dengan tidak adanya penggantian
password secara rutin, dapat
menyebabkan kurang terjaminnya kerahasiaan akan password tersebut sehingga dapat diketahui dan dapat disalahgunakan b. Jika password dapat kurang dari 6 digit, bisa berakibat password yang dimasukkan menjadi tidak valid
89
c. Jika tampilan menu susunannya tidak sistematis, dapat menyebabkan kekeliruan dan ketidakpahaman user dalam menggunakan aplikasi penjualan d. Jika tampilan menu pada aplikasi penjualan tidak mudah dipahami oleh user yang masih baru, maka mengakibatkan pekerjaan tidak dapat diatasi dengan baik dan benar serta waktu yang digunakan menjadi tidak efisien e. Apabila tidak terdapat program yang merekam semua kegiatan dalam aplikasi penjualan, mengakibatkan kesewenang-wenangan user dalam menggunakan sistem f. Jika tidak ada tampilan yang berisi peringatan bahwa waktu operasional sistem
PT.
BAYU
BUANA,Tbk
telah
selesai,
mengakibatkan
penyalahgunaan tindakan oleh user selain melakukan tindakan otorisasi 2) Resiko dan pengendalian masukan yang ada, antara lain : a. Dengan tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan input data dengan yang mengeluarkan output laporannya maka akan menimbulkan kemungkinan tindakan kecurangan b. Jika kesalahan dalam meng-input data transaksi penjualan yang disebabkan oleh human error, dapat mengakibatkan ketidaksesuaian dengan dokumen sumber sehingga user harus melakukan pengecekan ulang yang dapat memperlambat kerja user, dan juga dapat menyebabkan hasil output yang salah
90
c. Jika tampilan layar tidak dirancang dengan format khusus, kemungkinan dapat mengakibatkan kesalahan penginputan serta
aplikasi penjualan
menjadi tidak efektif dalam penggunaanya d. Kesalahan otoritas dalam menggunakan aplikasi penjualan, dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya manipulasi data e. Jika tidak memiliki fungsi peringatan dari aplikasi penjualan atas data yang belum di back up, menyebabkan user tidak dapat mengambil tindakan apabila terjadi kehilangan data f. Tidak adanya petugas yang melakukan pengawasan terhadap keakuratan input data dengan data pada dokumen sumber, dapat menimbulkan kesalahan penginputan data yang tidak sesuai dengan dokumen sumber. 3) Resiko dan pengendalian keluaran yang ada, antara lain : a. Jika tidak adanya batasan otorisasi dalam pencetakan ulang laporan, akan mengakibatkan kemungkinan adanya kecurangan untuk disalahgunakan dengan maksud dan tujuan tertentu b. Dengan tidak adanya security classification pada setiap laporan, dapat mengakibatkan kemungkinkan kesalahan pendistribusian laporan c. Jika laporan yang dihasilkan tidak didistribusikan tepat pada awal periode dapat menyebabkan kekeliruan atau kebingungan tentang kondisi dan keberadaan laporan tersebut
