BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Megah Jaya Pratama didirikan pertama kali pada bulan Juli 2003, yang mengambil lokasi di Pergudangan Bandara Benda Permai Blok E6. PT Megah Jaya Pratama mengambil konsep 2 in 1, yaitu kantor dan gudangnya menempati satu gedung yang sama. Pada tahun pertama, PT Megah Jaya Pratama merupakan distributor partner dari Splash Indonesia, yang memproduksi Extraderm, Skin White, dan lain-lain. PT Megah Jaya Pratama merupakan distributor terbesar di wilayah Indonesia bagian barat yang mendistribusikan barang - barangnya ke distributor lain di masing – masing daerah. Sejak awal didirikan sampai sekarang, PT Megah Jaya Pratama merupakan perusahaan distributor barang-barang kosmetik ( Consumer Good dan Non-Consumer Good ). Consumer Good adalah barang – barang yang sudah jadi, misalnya snack dan kosmetik. Sedangkan yang dimaksud dengan Non-Consumer Good adalah barang yang harus diproses terlebih dahulu, misalnya botol kosong yang diisi dengan minuman. Pada bulan September 2004, PT Megah Jaya Pratama menempati kantor barunya yaitu di blok F7 di lokasi yang sama. Seiring berjalannya waktu, pada tahun 2005, PT Megah Jaya Pratama mulai memperluas jaringan customernya. Pendistribusian tidak lagi hanya di ke distributor – 45
46 distributor yang jumlahnya terbatas tapi langsung ke toko – toko yang ada. PT Megah Jaya Pratama tidak hanya memperluas jaringan customernya tapi juga menggandeng partner baru yang memproduksi barang - barang yang inovatif. Pada tahun 2005, PT Megah Jaya Pratama sudah tidak menjadi distributor partner dari Splash Indonesia. Pada tahun itu juga, PT Megah Jaya Pratama bekerja sama dengan produk keluaran“Barbie” yang skalanya sudah internasional dan banyak dikenal oleh masyarakat luas. Perusahaan ini tidak lagi hanya memfokuskan pendistribusian barangnya di Indonesia bagian barat tapi mulai menjangkau wilayah Indonesia secara keseluruhan. Jadi, bisa dikatakan sekarang PT Megah Jaya Pratama telah berskala nasional. PT Megah Jaya Pratama memutuskan untuk menjalin kerja sama dengan barang ini karena menganggap barang – barang keluaran “Barbie” sangatlah inovatif. Sebagai contoh lipbalm yang warnanya dapat disesuaikan dengan emosi orang yang memakainya tanpa harus menggantinya atau lotion yang bergliter sehingga dapat digunakan langsung ke pesta, dan lain-lain. Barang ini sekarang telah mulai dikenal oleh masyarakat luas. Penempatannya juga sangat mudah dijangkau, misalnya di mall, sehingga dapat didapatkan dengan mudah oleh siapa saja.
47 3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan PT Megah Jaya Pratama mempunyai visi dan misi “ Innovative Trading And Distribution Company ” yang mempunyai arti menjadi perusahaan distributor barang – barang yang inovatif.
3.1.3
Strategi Perusahaan PT Megah Jaya Pratama mempunyai strategi agar dapat tetap bertahan dalam persaingan di dunia bisnis kosmetik. Salah satu strategi yang digunakan yaitu bekerja sama dengan perusahaan – perusahaan yang memproduksi barang – barang yang inovatif. PT Megah Jaya Pratama juga selalu berusaha untuk menjadi perusahaan distributor kosmetik yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaannya sendiri maupun bagi customernya. Karena itu, PT Megah Jaya Pratama selalu memacu kinerja karyawan agar dapat bekerja dengan efisien dan dilakukan demi kepuasan bersama. Dalam hal pemesanan, PT Megah Jaya Pratama menerapkan strategi yang menguntungkan customer yaitu customer dapat memesan barang secara langsung melalui telepon atau melalui sales – sales yang datang. Barang yang dipesan akan dikirim tepat waktu baik secara langsung ataupun melalui paket. Tujuannya tak hanya untuk membantu customer yang berada dilokasi penjualan, tapi juga memastikan agar customernya mendapatkan barang tepat waktu dan puas dengannya. Pengalaman 10 tahun di dunia kosmetik menjadi salah satu keuntungan yang dipunyai sehingga dapat menguasai pasar dengan baik.
48 Untuk menjamin tersedianya barang dipasar, dibina kelangsungan jaringan distribusi secara nasional. Untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda, diterapkan dua sistem distribusi yaitu Consumer Good dan Non Consumer Good.
3.1.4
Struktur Organisasi Direktur
Consultan Operational Manager
Finance Manager
Warehouse and Logistic Manager
Administration Staff
Warehouse and Logistic Staff
Warehouse Operator
Driver
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Megah Jaya Pratama
3.1.5
Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing staf pada PT Megah Jaya Pratama : 1.
Direktur a.
Menerima laporan bawahan
49 b.
Bertanggung jawab atas sasaran yang ditetapkan di setiap divisi
c.
Melakukan survey terhadap divisi yang ada dan memberi penilaian.
d.
Mengadakan rapat secara berkala untuk mengkoordinasi ulang.
e.
Menetapkan standar minimum harga untuk barang yg dipesan customer
f.
Melakukan perundingan ulang dengan customer untuk menandatangani kontrak pesanan
g. 2.
Memantau jalan dan berkembangnya perusahaan.
Operational Manager a.
Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan dalam mencapai sasaran perusahaan.
b.
Bertanggung
jawab
atas
kegiatan
operasional
dan
perkembangan perusahaan. c.
Memonitor kegiatan dan hasil kerja setiap divisi.
d.
Menjamin kegiatan operasional dan memastikannya berjalan sesuai jadwal.
e.
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan operasional yang ada.
f.
Menyusun rencana operasional secara keseluruhan serta mengevaluasi pelaksanaannya agar sesuai dengan yang direncanakan.
50 3.
Consultant a.
Membantu direktur dalam memberikan solusi untuk memutuskan suatu kebijakan.
b.
Memberikan saran dalam hal hukum bagi kepentingan perusahaan.
4.
Finance Manager a.
Memantau jalannya kegiatan administasi perusahaan.
b.
Menyusun kebijakan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
c.
Melakukan kontrol terhadap penerimaan dan pengeluaran kas.
d.
Menganalisa laporan keuangan dan laba rugi perusahaan.
e.
Melakukan pembukuan terhadap transaksi yang terjadi di perusahaan.
f.
Membuat dan menyiapkan laporan keuangan secara berkala untuk diserahkan ke direktur
g.
Memeriksa
jumlah
piutang
dan
utang
serta
menyiapkannya jika sudah jatuh tempo. h.
Melakukan pembayaran ke supplier dan menerima pembayaran dari customer.
i.
Mengawasi
dan
bertanggung
jawab
atas
penagihan, penerimaan dan pengeluaran uang. j.
Membuat laporan gaji karyawan.
kegiatan
51 5.
Warehouse and Logistic Manager a.
Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pengeluaran barang.
6.
7.
b.
Mengkoordinasi penyimpanan dan pengamanan barang.
c.
Memonitor persediaan barang.
d.
Mengkoordinasi pengiriman barang.
e.
Memantau jalan keluar masuknya barang.
Administration Staff a.
Mengontrol administrasi penjualan
b.
Mengontrol stok barang
c.
Membuat laporan penjualan
d.
Membuat surat jalan
e.
Membuat faktur
Warehouse and Logistic Staff a.
Mengontrol persediaan barang
b.
Mengurus klaim ekspedisi atas barang yang rusak
c.
Mengatur
pengiriman
barang
ke
customer
dan
pengembalian dari customer d. 8.
Memastikan pengiriman barang tepat waktu dan tempat
Warehouse Operator and Driver a.
Menghubungkan kegiatan di gudang dan di kantor.
b.
Mengirimkan barang kepada customer.
52 3.2
Analisis Critical Success Factor (CSF) Critical Success Factor (CSF) adalah faktor-faktor yang mempengaruhi perkembangan perusahaan. Pada PT Megah Jaya Pratama, faktor-faktor tersebut adalah: •
Peningkatan volume penjualan atas barang-barang yang dimiliki perusahaan sebesar 42%
•
Peningkatan jumlah modal sebesar 25%.
•
Peningkatan posisi antara pesaing-pesaing yang sejenis untuk mencapai market leader sebesar 30%
•
3.3
Peningkatan kualitas karyawan sebesar 50%.
Subjek Data dan Fungsi Bisnis 3.3.1
Subjek Data Subjek data adalah sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subjek data yang terdapat pada PT Megah Jaya Pratama bisa dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 3.1 Subjek Data
Subjek Data
Keterangan
Customer
Pembeli barang yang dihasilkan perusahaan
Supplier
Penyedia bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan
53 Barang Jadi
Barang yang dibeli dari partner dan diteruskan ke customer.
Pembelian
Membeli barang jadi dari partner
Penjualan
Menjual barang kepada customer
Surat Jalan
Form berisi barang yang akan dikirimkan ke customer
Karyawan
3.3.2
Orang yang bekerja di perusahaan
Fungsi Bisnis Fungsi bisnis merupakan sekelompok aktivitas yang bersamasama mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan dan adakalanya dikelompokkan ke dalam area fungsi serta dilakukan terus menerus secara berkesinambungan. Fungsi bisnis yang didapatkan pada PT Megah Jaya Pratama dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 3.2 Fungsi Bisnis
Fungsi Bisnis
Keterangan
Penjualan •
Buat Order
•
Sales Proses pembuatan form yang berisi barang yang dibeli customer
Buat Delivery Proses pembuatan form berisi daftar barang Order
yang akan dikirimkan ke customer
54 •
Proses pembuatan form berisi daftar tagihan
Buat Invoice
barang. Pembelian •
•
Buat Purchase Proses pembuatan form berisi daftar pesanan Order
barang ke supplier
Buat TPB
Proses pembuatan form berisi penerimaan barang dari supplier
•
Proses pembuatan form yang berisi pembayaran
Pembayaran
atas pembelian barang
Analisis Matriks Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
and Driver
RAIE
Warehouse
RAIE
Logistic Staff
Warehouse
Operator
and
Administration Staff
Logistic Manager
Fungsi Bisnis
Warehouse
Organisasi
and
Tabel 3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
Finance Manager
3.4.1
Operational Manager
3.4
Buat
Penjualan •
Buat Sales
RAIE
Order •
Buat Delivery Order
RAIE
RAIE
55 Pembelian •
Buat
RAI
Purchase Order •
Buat TPB
RAIE
•
Buat
RAIE
Pembayar an
Keterangan matrik fungsi bisnis vs organisasi: •
Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan organisasi
•
R : Direct Management Responsibility, menunjukkan eksekutif yang bertanggung jawab langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis
•
A : Executive or Policy Making Authority, menunjukkan kewenangan eksekutif dalam membuat keputusan serta kebijakan perusahaan yang terkait dengan fungsi bisnis
•
I : Involve in the Function, menunjukkan keterlibatan eksekutif dengan fungsi bisnis
•
E : Technical Expertise, menunjukkan keahlian dalam bidang teknis yang dimiliki eksekutif dalam pelaksanaan fungsi bisnis.
56 •
W : Actual Execution of the work, menunjukkan kegiatan pekerjaan yang dilakukan langsung oleh eksekutif pada fungsi bisnis
Matriks Organisasi vs Subjek Data Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data
X
Operational
X
Karyawan
Surat Jalan
Penjualan
Pembelian
Barang Jadi
Organisasi
Supplier
Subjek Data
Customer
3.4.2
X
Manager X
Finance
X
X
X
X
X
Manager Warehouse and X
X
X
X
X
X
X
Logistic Manager Administration
X
Staff Warehouse and X Logistic Staff X
Warehouse Operator
and
X
X
57 Driver
Keterangan matriks organisasi vs subjek data: •
Baris menunjukkan organisasi dan kolom menunjukkan subjek data
•
Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom
Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Penjualan •
•
CR
CR
UD
UD
Delivery CR
CR
Buat Sales Order
Buat
UD
Order
U
Pembelian •
•
Buat
Purchase
CR
Order
UD
Buat TPB
CR
CR
CR
R
Karyawan
Surat Jalan
Penjualan
Pembelian
Barang Jadi
Fungsi Bisnis
Supplier
Subjek Data
Customer
3.4.3
58 UD •
Buat Pembayaran
CR
CR
UD
U
Keterangan matriks fungsi bisnis vs subjek data: •
Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan subjek data
•
C : Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
R : Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
U : Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
D : Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis
Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Manufacturing
Inventory
Account Payable
Fungsi Bisnis
Account Receivable
Aplikasi
General Ledger
3.4.4
59 Penjualan •
Buat Sales X
X
X
X
X
Order •
Buat
X
Delivery Order Pembelian •
Buat
X
X
X
Purchase Order •
Buat TPB
X
X
X
•
Buat
X
X
X
Pembayar an
Matriks Subjek Data vs Aplikasi Tabel 3.7 Matriks Subjek Data vs Aplikasi
Inventory
Account Payable
Subjek Data
Account Receivable
Aplikasi
General Ledger
3.4.5
60 X
Customer
X
Supplier Barang Jadi
X
Pembelian
X
Penjualan
X
Surat Jalan Karyawan
3.5
X X
X X
X X
Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yaitu : •
Jumlah penjualan berdasarkan area per periode waktu
•
Jumlah penjualan berdasarkan sales per periode waktu
•
Jumlah penjualan berdasarkan customer per periode waktu
•
Nilai penjualan berdasarkan customer
•
Nilai penjualan berdasarkan area
•
Nilai penjualan berdasarkan sales
•
Nilai diskon berdasar item
•
Jumlah pembelian per periode waktu
•
Nilai pembelian
61 3.6
Analisis Basis Data Dalam perancangan Data Warehouse bagi PT Megah Jaya Pratama maka sangat diperlukan adanya suatu basis data yang mendukung perancangan Data Warehouse tersebut. Berikut ini merupakan basis data yang digunakan oleh PT Megah Jaya Pratama : Tabel 3.8 Tabel CUSTOMER
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdCustomer
Varchar
8
Kode Customer
NmCustomer
Varchar
30
Nama Customer
AlamatCustomer
Varchar
30
Alamat Customer
KdArea
Varchar
8
Kode area Customer
KdposCustomer
Char
5
Kode pos Customer
TelpCustomer
Varchar
13
No telepon Customer
Tabel 3.9 Tabel SUPPLIER
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdSupplier
Varchar
8
Kode Supplier
NmSupplier
Varchar
30
Nama Supplier
AlamatSupplier
Varchar
30
Alamat Supplier
KdposSupplier
Char
5
Kode pos Supplier
TelpSupplier
Varchar
13
No telepon Supplier
62 Tabel 3.10 Tabel SALES
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdSales
Varchar
8
Kode sales
NmSales
Varchar
30
Nama sales
AlamatSales
Varchar
30
Alamat sales
KdposSales
Char
5
Kode pos sales
TelpSales
Varchar
13
No telepon sales
Tabel 3.11 Tabel AREA
Nama Field
Tipe Data
Panjang Data
Keterangan
KdArea
Varchar
8
Kode area Customer
NmArea
Varchar
30
Lokasi Customer
KdposArea
Varchar
5
Kode
pos
lokasi
tempat barang diantar
Tabel 3.12 Tabel BARANG
Nama Field
Tipe Data
Panjang Data
Keterangan
KdBarang
Varchar
8
Kode barang
NmBarang
Varchar
30
Nama barang
JnsBarang
Varchar
30
Jenis barang
63 Tabel 3.13 Tabel FAKTUR_PEMBELIAN
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdPembelian
Varchar
8
Kode
transaksi
pembelian KdSupplier
Varchar
8
Kode supplier
TipeTrans
Varchar
50
Tipe transaksi (debet/ kredit)
TglFaktur
smalldatetime
4
Tanggal faktur
TglJthTempo
smalldatetime
4
Tanggal
jatuh
tempo
pembayaran StatusFaktur
Varchar
50
Status
dari
transaksi
(Active/inactive) Discount
Float
8
Besar diskon
NilaiDiscount
Money
8
Nilai diskon
Pajak
Money
8
Besar pajak
NilaiFaktur
Money
8
Nilai bersih faktur
NilaiUtang
Money
8
Nilai pembayaran utang
Tabel 3.14 Tabel FAKTUR_PEMBELIAN_DETAIL
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdPembelian
Varchar
8
Kode pembelian
KdBarang
Varchar
8
Kode barang
transaksi
64 Qty
Float
8
Jumlah barang
Harga
Money
8
Harga barang
Total
Money
8
Total pembelian
Tabel 3.15 Tabel FAKTUR_PENJUALAN
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdPenjualan
Varchar
8
Kode transaksi penjualan
KdSales
Varchar
8
Kode sales
KdCustomer
Varchar
8
Kode
customer
yang
melakukan transaksi KdArea
Varchar
8
Kode area customer
TipeTrans
Varchar
50
Tipe transaksi (debet / kredit)
TglFaktur
smalldatetime
4
Tanggal faktur
TglJthTempo
smalldatetime
4
Tanggal
jatuh
tempo
pembayaran StatusFaktur
Varchar
50
Status
dari
transaksi
(active/inactive) Discount
Float
8
Besar diskon
NilaiDiscount
Money
8
Nilai diskon
Pajak
Money
8
Besar pajak
NilaiFaktur
Money
8
Nilai bersih faktur
NilaiPiutang
Money
8
Nilai
pembayaran
65 piutang
Tabel 3.16 Tabel FAKTUR_PENJUALAN_DETAIL
3.7
Nama Field
Tipe Data
Panjang data
Keterangan
KdPenjualan
Varchar
8
Kode transaksi penjualan
KdBarang
Varchar
8
Kode barang
Qty
Float
8
Jumlah barang
Harga
Money
8
Harga barang
Total
Money
8
Total penjualan
Teknologi Informasi Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT Megah Jaya Pratama telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang digunakan tersebut antara lain : 3.7.1
Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut : 1.
Satu PC (Personal Computer) dengan Intel Pentium IV 2,4 GHz, Memory 256 Mb, berfungsi sebagai Server.
2.
Delapan PC (Personal Computer) dengan Intel Pentium IV 1,4 GHz, Memory 256Mb, berfungsi sebagai workstation.
3.
Router, Switch, Modem
4.
Printer, Scanner, Fax Machine
66 5.
3.7.2
LAN
Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan pada PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut :
3.8
1.
Thread Manager digunakan sebagai database operasionalnya.
2.
Microsoft Window XP untuk sistem operasi do workstation
3.
Microsoft Window Server 2000 untuk sistem operasi di server
Permasalahan Dan Pemecahan Masalah 3.8.1
Permasalahan Masalah yang ada pada PT. Megah Jaya Pratama, yaitu : 1.
Waktu pencarian terhadap data mengenai informasi yang diinginkan
tidak
dapat
berlangsung
dengan
cepat
dikarenakan data berada di dalam database yang berbeda beda. 2.
Informasi mengenai data dalam jumlah besar tidak dapat diakses secara terstruktur sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam memahami informasi tersebut.
3.
Informasi mengenai data yang disajikan sebagai bahan pertimbangan
pengambilan
manajemen
masih
keputusan
bersifat
oleh
manual.
pihak Untuk
menyediakannya dibutuhkan waktu selama 3 sampai 4 hari.
67 3.8.2 Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada dalam perusahaan maka solusi masalah yang dianjurkan untuk mengurangi dampak permasalahan yang ditimbulkan, yaitu dengan pembuatan suatu rancangan Data Warehouse yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi yang terintegrasi secara keseluruhan dari bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Dengan penggunaan Data Warehouse maka informasi dalam jumlah besar dapat diatur secara terstruktur, pengurutan transaksi yang ada berdasarkan waktu dapat
menjadi keuntungan tersendiri bagi
perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kerja karyawannya karena pencarian data dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, penggunaan Data Warehouse dapat menunjang sistem berbasiskan DSS ( Decision Support System ) dan EIS ( Eksekutif Information System ) yang mana mendukung pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif perusahaan. Dengan adanya aplikasi berbasiskan Data Warehouse, dapat menunjang atau mencakup seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan sehingga memudahkan pimpinan perusahaan menganalisis suatu keadaan perusahaannya Selain itu aplikasi berbasiskan Data Warehouse menampilkan ketersediaan grafik siap pakai yang mana didapatkan dari sumber data yang ada membantu proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan mudah.
68 Data Warehouse diperlukan dalam pembuatan laporan dengan pertimbangan : •
Informasi yang ditampung bersifat strategis sehingga mudah digunakan untuk kegiatan analisis sehingga menghasilkan informasi
yang
strategis
yang
digunakan
sebagai
bahan
pengambilan keputusan. •
Informasi yang ada haruslah mudah ketika diakses pada saat pencarian sebagai sumber dari pembuatan informasi yang dibutuhkan
•
Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan sebaiknya berupa informasi yang relevan. Data Warehouse berisi informasi data yang relevan karena meliputi semua bagian yang ada sehingga siap dan dapat diolah sebagai database untuk aplikasi pengambilan keputusan maupun aplikasi pelaporan.
3.9
Perancangan Data Warehouse Perancangan Data Warehouse pada PT Megah Jaya Pratama dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu: •
Mempelajari latar belakang dan tujuan perusahaan Hal pertama yang dilakukan adalah mencari faktor-faktor yang menghambat tujuan perusahaan dan apa yang diharapkan oleh pihak eksekutif dengan adanya Data Warehouse.
69 •
Mengumpulkan dan menganalisa informasi Pada tahap kedua adalah mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan diantaranya adalah data apa yang diperlukan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Dalam proses tersebut dilakukan wawancara dengan orang-orang yang berkepentingan untuk pembuatan Data Warehouse. Disamping itu, juga dilakukan analisa terhadap masalah yang dihadapi oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan.
•
Menentukan kebutuhan data dan informasi Setelah diketahui apa saja yang diinginkan oleh pihak eksekutif maka dikumpulkanlah data-data yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan ke dalam Data Warehouse.
•
Merancang skema bintang Setelah mengetahui data-data apa saja yang akan dimasukkan maka dengan bantuan skema bintang, dirancang tabel fakta dan tabel dimensi.
•
Menentukan kebutuhan sistem Dalam tahap ini, dibutuhkan perangkat keras dan piranti lunak yang akan digunakan untuk mendukung Data Warehouse yang akan dirancang.
•
Transformasi data operasional ke dalam Data Warehouse Dalam tahap ini, data operasional dari berbagai sumber divalidasi dan selanjutnya ditransformasi ke dalam Data Warehouse.
70 •
Membuat prototipe aplikasi Untuk mengakses data dalam Data Warehouse maka dibuatlah prototipe aplikasi untuk memudahkan pihak eksekutif menggunakan data untuk proses pengambilan keputusan.
Transformasi Data Dalam perancangan Data Warehouse perlu dilakukan proses transformasi data. Proses transformasi data merupakan suatu proses pemindahan data operasional ke dalam suatu media pusat pengumpulan data yang kemudian digunakan sebagai sumber data dalam Data Warehouse yang dibangun. Adapun tahapan proses dalam melakukan transformasi data di PT Megah Jaya Pratama adalah sebagai berikut: 1.
Melakukan
pemindahan
data
dari
sumber
datanya
ke
tempat
penampungan sementara. 2.
Melakukan penyeragaman data dan jika diperlukan dapat mengubah data di tempat penampungan sementara sebelum data dimasukkan ke dalam Data Warehouse.
3.
Tahap terakhir, data yang ada di tempat penampungan sementara yang sudah di transformasi, dimasukkan ke dalam Data Warehouse. Database yang digunakan adalah Thread Manager, sedangkan proses
pentransformasian
data
dilakukan
dengan
menggunakan
fasilitas
Data
Transformation Services (DTS) yang terdapat pada aplikasi data warehouse tersebut.
71 Penggunaan fasilitas DTS menyediakan keunggulan-keunggulan, seperti menyediakan import dan export data dari berbagai sumber untuk membentuk Data Warehouse dengan cara mudah yakni dengan penggunaan wizard. Kita juga dapat menggunakan perintah sendiri (DTS Designer) dalam tampilan grafik yang juga memudahkan pemahaman user dalam melakukan pentransformasian data.
3.10
Arsitektur Data Warehouse Pelaksanaan rancangan Data Warehouse dimulai dengan menjalankan pencarian data yang berhubungan dengan pembuatan laporan bagi pimpinan perusahaan, kemudian data-data tersebut disaring dan hasilnya dimasukan ke suatu tempat media penyimpanan yang memiliki daya tampung besar. Namun sebelum data dikumpulkan pada tempat itu data terlebih dahulu di transformasikan sehingga menjadi bentuk yang konsisten dan terintegrasi. Pengumpulan data-data tersebut menjadi terpusat pada suatu tempat, dan pada tempat ini pula tersedia cadangan data yang dapat kita gunakan dalam pemakaian Data Warehouse untuk mengakses data yang berhubungan dengan pembuatan laporan yang akan dianalisis oleh pimpinan perusahaan. Arsitektur Data Warehouse yang diusulkan untuk dipakai di PT Megah Jaya Pratama adalah bentuk Data Warehouse terpusat (centralized Data Warehouse). Alasan–alasan untuk mempergunakan bentuk arsitektur ini adalah sebagai berikut : •
Arsitektur ini merupakan bentuk yang umumnya digunakan oleh perusahaan–perusahaan medium yang sedang berkembang, dimana database berfokus pada tempat yang terpusat.
72 •
Mempermudah dalam melakukan pengawasan dan pemeliharaan data yang dipergunakan untuk aplikasi Data Warehouse.
•
Pengembangan rancangan yang relatif mudah dan murah dibandingkan dengan bentuk arsitektur Data Warehouse terdistribusi Karena perhitungan–perhitungan tersebut, maka perusahaan memutuskan
untuk mempergunakan bentuk Data Warehouse terpusat. Gambaran arsitektur Data Warehouse yang diusulkan pada PT Megah Jaya Pratama dapat dilihat pada gambar berikut
Gambar 3.2 Arsitektur Data Warehouse pada PT Megah Jaya Pratama
73 Keterangan tentang komponen-komponen yang dibutuhkan dalam arsitektur diatas : •
Sumber Data Data-data yang ada berasal dari data operasional yang telah dimiliki oleh PT Megah Jaya Pratama. Data operasional tersebut diambil berdasarkan tabel-tabel transakasi serta tabel-tabel master yang ada.
•
Transformasi Data Sumber data yang berasal dari data operasional tersebut diekstrak dan ditransformasikan. Ekstrak dimaksudkan untuk menyaring atau memilih data-data apa saja yang perlu disimpan pada Data Warehouse. Sedangkan transformasi data dimaksudkan untuk mengubah data agar bentuknya menjadi terintegrasi sehingga data-data yang dihasilkan akurat dan tepat.
•
Data Warehouse Data Warehouse ini digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data-data yang telah tersaring dan dapat digunakan untuk membantu para manajer dalam melihat dan menganalisis semua data beserta transaksitransaksi yang telah terjadi dengan mudah sehingga para manajer dapat membuat keputusan dengan cepat.
•
Aplikasi Aplikasi ini digunakan sebagai komponen antar muka dengan pengguna, dimana dapat digunakan untuk mempermudah pengaksesan
74 data dalam Data Warehouse. Disamping itu dapat juga digunakan untuk mengelola pembuatan laporan yang dibutuhkan.
3.11
Perancangan Star Schema Dalam perancangan star schema digunakan model simple star schema, dimana pada setiap star schema hanya terdapat satu tabel fakta yang merupakan hasil rangkuman sebagai input dari Data Warehouse yang dirancang. Tabel 3.17 Tabel Perancangan Star Schema
Star schema
Kebutuhan informasi
Isi
Penjualan
•
Jumlah penjualan
Fakta_Penjualan,
berdasarkan area
Dim_Area,
per periode waktu
Dim_Sales,
Jumlah penjualan
Dim_Customer,
berdasarkan
Dim_Barang
•
customer per periode waktu •
Jumlah penjualan berdasarkan sales per periode waktu
•
Nilai penjualan berdasarkan customer
•
Nilai penjualan
Dim_Waktu,
75 berdasarkan area •
Nilai penjualan berdasarkan sales
•
Nilai diskon berdasarkan barang
Pembelian
•
•
Jumlah pembelian
Fakta_Pembelian,
per periode waktu
Dim_Waktu, Dim_Barang,
Nilai pembelian
Dim_Supplier
Star Schema Penjualan
Gambar 3.3 Star Schema Penjualan
76 Star Schema Pembelian
Gambar 3.4 Star Schema Pembelian
3.12
Meta data •
Data Warehouse Penjualan o
Fakta_Penjualan
Tabel 3.18 Tabel Fakta_Penjualan
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan data
WaktuId
Date
4
WaktuId
AreaId
Int
4
AreaId
CustomerId
Int
4
CustomerId
SalesId
Int
4
SalesId
BarangId
Int
4
BarangId
77 Qty
Float
8
Jumlah penjualan
Harga
Money
8
Harga jual satuan barang
Discount
Float
8
Besar discount
Total
Money
8
Nilai penjualan
o
Dim_Area
Tabel 3.19 Tabel Dim_Area
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
AreaId
Int
4
AreaId
KdArea
Varchar
50
Kode
area
Customer NmArea
o
Varchar
30
Lokasi Customer
Dim_Waktu
Tabel 3.20 Tabel Dim_Waktu
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
WaktuId
Int
4
WaktuId
Tahun
Int
4
Tahun
Kuarter
Int
4
Kuarter
Bulan
Int
4
Bulan
Hari
Int
4
Hari
78 o
Dim_Sales
Tabel 3.21 Tabel Dim_Sales
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
SalesId
Int
4
SalesId
KdSales
Varchar
8
Kode sales
NmSales
Varchar
30
Nama sales
o
Dim_Customer
Tabel 3.22 Tabel Dim_Customer
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
CustomerId
Int
4
CustomerId
KdCustomer
Varchar
8
Kode customer
NmCustomer
Varchar
30
Nama customers
o Dim_Barang Tabel 3.23 Tabel Dim_Barang
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
BarangId
Int
4
BarangId
KdBarang
Varchar
8
Kode barang
NmBarang
Varchar
30
Nama barang
79 •
Data Warehouse Pembelian o
Fakta_Pembelian
Tabel 3.24 Tabel Fakta_Pembelian
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
WaktuId
Int
4
Waktu Id
BarangId
Int
4
BarangId
SupplierId
Int
4
SupplierId
Qty
Float
8
Jumlah pembelian
Harga
Money
8
Harga
beli
satuan
barang Discount
Float
8
Besar discount
Total
Money
8
Nilai pembelian
o
Dim_Waktu
Tabel 3.25 Tabel Dim_Waktu
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
WaktuId
Int
4
WaktuId
Tahun
Int
4
Tahun
Kuartal
Int
4
Kuartal
Bulan
Int
4
Bulan
Hari
Int
4
Hari
80 o
Dim_Barang
Tabel 3.26 Tabel Dim_Barang
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
BarangId
Int
4
BarangId
KdBarang
Varchar
8
Kode barang
NmBarang
Varchar
30
Nama barang
o
Dim_Supplier
Tabel 3.27 Tabel Dim_Supplier
•
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
SupplierId
Int
4
SupplierId
KdSupplier
Varchar
8
Kode supplier
NmSupplier
Varchar
30
Nama supplier
Measure o
Penjualan
Tabel 3.28 Tabel Measure Penjualan
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan data
Total
Money
8
(Qty*harga)-discount
81 o
Pembelian
Tabel 3.29 Tabel Measure Pembelian
3.13
Nama field
Tipe data
Panjang data
Keterangan
Total
Money
8
(Qty*harga)-discount
Meta data Transformasi Data Berikut ini adalah metadata untuk semua tabel yang ada pada Data Warehouse yang menerangkan proses transformasi data dari tabel sumber basis data ke Data Warehouse. 3.13.1 Pseudocode untuk Tabel Fakta_Penjualan Buka file faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail Buka file fakta penjualan Terima parameter tanggal Lakukan selama tidak EOF (faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail) dan memenuhi parameter tanggal Kelompokan record-record berdasarkan key pada file fakta penjualan Lakukan operasi yang diperlukan pada record-record pada file faktur_penjualan,
faktur_penjualan_detail
yang
telah
dikelompokan tersebut Setelah terdapat kelompok-kelompok yang telah disummarize pindahkan record-record tersebut ke record fakta penjualan Tulis record fakta penjualan ke file fakta penjualan
82 Akhir program Tutup file faktur_penjualan, faktur_penjualan_detail Tutup file fakta penjualan
3.13.2 Pseudocode untuk Tabel Fakta_Pembelian Buka file faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail Buka file fakta pembelian Terima parameter tanggal Lakukan selama tidak EOF (faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail) dan memenuhi parameter tanggal Kelompokan record-record berdasarkan key pada file fakta pembelian Lakukan operasi yang diperlukan pada record-record pada file faktur_pembelian,
faktur_pembelian_detail
yang
telah
dikelompokan tersebut Setelah terdapat kelompok-kelompok yang telah disummarize pindahkan record-record tersebut ke record fakta pembelian Tulis record fakta penjualan ke file fakta pembelian Akhir program Tutup file faktur_pembelian, faktur_pembelian_detail Tutup file fakta pembelian
83 3.13.3 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Area Buka file area Buka file dim_ area Lakukan selama tidak EOF(area) Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record sales ke record dim_ area Tulis record dim_ sales ke file dim_ area Akhir program Tutup file area Tutup file dim_ area
3.13.4 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Sales Buka file sales Buka file dim_ sales Lakukan selama tidak EOF(sales) Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record sales ke record dim_ sales Tulis record dim_ sales ke file dim_ sales Akhir program Tutup file sales Tutup file dim_ sales
84 3.13.5 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Customer Buka file customer Buka file dim_ customer Lakukan selama tidak EOF(customer) Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record customer ke record dim_ customer Tulis record dim_ customer ke file dim_ customer Akhir program Tutup file customer Tutup file dim_ customer
3.13.6 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Barang Buka file barang Buka file dim_ barang Lakukan selama tidak EOF(barang) Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record barang ke record dim_ barang Tulis record dim_ barang ke file dim_ barang Akhir program Tutup file barang Tutup file dim_ barang
85 3.13.7 Pseudocode untuk Tabel Dimensi Dim_Supplier Buka file supplier Buka file dim_ supplier Lakukan selama tidak EOF(supplier) Pindahkan field-field yang dibutuhkan di record supplier ke record dim_ supplier Tulis record dim_ supplier ke file dim_ supplier Akhir program Tutup file supplier Tutup file dim_ supplier
