BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Organisasi PT Intellisys Tripratama didirikan pada tahun 1996, yang kemudian untuk seterusnya disebut dengan PT. Intellisys. PT. Intellisys kemudian menjadi semakin berkembang dengan cepat setelah bekerja sama atau berpartner dengan berbagai perusahaan tingkat tinggi di dalam mengembangkan sistem dan teknologi informasinya yang sedang berkembang saat ini, sehingga perusahaan tersebut dapat menjalankan proses bisnisnya dengan lebih efektif dan efisien. Berbagai
perusahaan
atau
organisasi
menginginkan
cara
untuk
mendapatkan keuntungan pada bisnisnya yang lebih besar. Teknologi dan sistem informasi dapat membuat berbagai keputusan secara lebih baik, lebih cepat, tingkat dalam meresponnya lebih cepat, komunikasi yang lebih baik, dan pengimplementasiannya baik. Namun kemajuan tersebut juga menimbulkan suatu tantangan yang baru. Tantangan tersebut terutama berupa tantangan teknis seperti integrasi, migrasi, perkembangan software, desain dan arsitektur, manajemen jaringan, open standards, serta usability. Tantangan lainnya antara lain
berupa isu manajemen seperti pelatihan, pelayanan dan dukungan,
outsourcing, serta software licensing. PT. Intellisys sebagai penyedia jasa teknologi informasi, menyediakan solusi teknologi informasi bagi perusahaan atau organisasi lainnya dalam bentuk produk, konsultasi, dan pelatihan.
69
70 3.2
Misi dan Sasaran Organisasi Misi Intellisys yang dibentuk pada tahun 1996, bertujuan untuk menjadi sebuah kunci aktif yang berhubungan dengan teknologi informasi kepada beberapa organisasi lainnya. Intellisys juga menyadari bahwa keuntungan bisnis mereka merupakan karena keefektivitasannya.
Sasaran Dalam dunia bisnis yang bergerak dengan cepat saat ini, banyak organisasi mencari cara untuk mendapatkan keuntungan dalam bisnisnya. Teknologi informasi dapat membantu untuk mengirimkan keputusan yang lebih baik, tanggapan yang lebih cepat, komunikasi yang ditingkatkan, dan investasi yang lebih pandai. Walau bagaimanapun, itu juga merupakan tantangan yang baru, yaitu seperti berikut : technical challenges-integration, migrasi, software development, arsitektur dan design, management jaringan, open standards, dan kemampuan yang lainnya. Sedangkan isu management nya adalah seperti pelatihan, pelayanan dan dukungan, outsourcing, dan software licensing. Intellisys sebagai IT Solution Provider mengalamatkan kebutuhan teknologi informasi organisasi dan tantangan-tantangannya dengan bidang produk, teknologi, jasa, dan partnership untuk bisnis komputer.
71 3.3
Pelayanan PT. Intellisys Adapun beberapa pelayanan yang disediakan oleh PT. Intellisys, yaitu sebagai berikut : 1. Quality Training and Consulting Salah satu misi PT. Intellisys adalah memberikan pendidikan atau pelatihan yang terbaik bagi klien-nya. Layanan ini telah memperoleh berbagai akreditasi, yaitu meliputi :
Microsoft Certified Technical Education Center (CTEC)
Microsoft Authorized Desktop Training Center (ADTP)
Certified Internet Webmaster (CIW) Authorized Training Provider
Authorized Certified Prometric Testing Center (APTC)
Nivo International Testing Center (NITC)
2. Enterprise Business Solution Menyediakan konsultasi bisnis profesional dan dukungan teknis dari sistem dan teknologi informasi kepada klien dalam bentuk solusi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis yang mereka jalankan. Layanan yang berupa konsultasi dan dukungan teknis ini telah mendapatkan berbagai akreditasi, yaitu seperti di bawah ini :
Microsoft Certified Solution Provider (MCSP)
Epicor Value – Added Reseller (VAR)
72 a. Network and System Integration Pelayanan integrasi, termasuk perancangan (planning), desain, dan implementasi tersedia dalam bentuk yang lengkap. System engineer PT. Intellisys menyediakan kontrak jangka panjang dan jangka pendek serta mempunyai pengalaman yang cukup lama untuk menghasilkan berbagai produk, jasa, dan solusi akan teknologi informasi yang saat ini ramai dibutuhkan. Tipe pelayanannya antara lain berupa : 1. Instalasi dan konfigurasi sistem. 2. Melakukan peninjauan kembali dan merancang ekspansi jaringan serta upgrade. 3. Merancang jaringan untuk strategi bisnis berbasis internet. 4. Memonitor serta meningkatkan kinerja jaringan. 5. Mengimplementasikan solusi keamanan jaringan yang dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan. 6. Menganalisa dan mengatur (manage) jaringan.
b. Development Service Melalui pelayanan ini, PT. Intellisys dapat mengembangkan suatu software
yang
spesifik
yang
sesuai
dengan
kebutuhan
klien.
Pengembangan software yang dimaksud dapat melibatkan seluruh pelayanan, yang dimulai dari konsultasi, desain, pengembangan, sampai kepada pemeliharaan.
73 c. ERP Consulting Services Konsultan yang ada dalam PT. Intellisys menyediakan berbagai pelayanan
yang
digunakan
untuk
membantu
klien
dalam
mengintegrasikan proses bisnis mereka. Melalui berbagai keahlian yang dimiliki oleh PT. Intellisys di bidang manajemen proyek, perencanaan implementasi, pelatihan karyawan dan manajemen, serta rekayasa ulang proses bisnis, konsultan yang dalam PT. Intellisys ini dapat membantu klien untuk mendapatkan return (hasil) atas investasi software mereka yang diserahkan kepada PT. Intellisys sebelumnya.
3.4
Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi dari PT. Intellisys, yaitu sebagai berikut :
75 3.5
Wewenang dan Tanggung Jawab Dari struktur diatas, adapun wewenang dan tanggung jawab mereka di bidangnya masing-masing yaitu : •
Managing Director Bertugas untuk menangani permasalahan yang berhubungan dengan management, prosedur kerja, serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban karyawan. Managing director membawahi : a. Marketing Manager Tugasnya adalah bertanggung jawab dalam hal promosi dan penjualan training serta menerima laporan bulanan dan tahunan. Marketing manager membawahi Training dan Consulting Group yang terdiri dari : 1. 6 orang Talesales Executive, yang bertugas untuk menjual training dengan target tertentu. 2. Training Coordinator, yang membantu menyiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan training, absent, registration form serta mengorder dan menyiapkan materi.
b. Trainer Manager Trainer Manager bertanggung jawab dalam operasi harian training dan mengawasi semua kegiatan para trainer-nya yang terdiri dari : 1. Trainer Lead, bertugas untuk mengajar dan mempunyai sertifikat resmi dari Microsoft yang disebut Microsoft Certified Trainer (MCT). 2. Software Development Trainer, biasa disebut programmer.
76 3. System Trainer, mengajar technicalnya. 4. Desktop Trainer, membuat tampilan desktop.
c. Finance & Accounting Manager Bertanggung jawab dalam hal perpajakan dengan dibantu oleh konsultan pajak, accounting dan hal financial lainnya.
d. Operational Manager Bertanggung jawab terhadap operasi harian kantor dan mencarikan staff yang dibutuhkan oleh kantor. Operational Manager membawahi : 1. Sekretaris : bertugas untuk menangani absensi karyawan, perekrutan karyawan, atau biasa disebut HRD (Human Resource Department). 2. Receptionist : menerima telepon dan menyampaikan pesan. 3. Messanger : bertugas untuk menagih atau mengantarkan surat ke tempat lain. 4. Office boy : bertanggung jawab atas kebersihan gedung dan isinya.
e. Associate Partner Manager Bertanggung jawab dalam Enterprise Business Solution (EBS) yang berhubungan dengan client. Associate Partner Manager membawahi : •
SDG (Software Development Group) yang terdiri dari :
77 1. 6 orang Software Development Manager, biasanya disebut programmer dan bertugas membagi project. 2. System Engineer : bertanggung jawab secara internal dengan server admin dan berhubungan langsung ke pemakai. Dibantu oleh Technical Support yang bertugas menyiapkan keperluan training.
•
EBS (Enterprise Business Solution) bertanggung jawab atas penjualan dan terdiri dari : 1. Business Development Manager, sebagai marketing produk, menawarkan out source dan software, dapat juga sebagai consultant IT diluar dari training. 2. Account Manager, sebagai accounting dalam hal penjualan produk. 3. Telesales Executive, bertugas untuk menjual produk dengan target tertentu.
78 3.6 •
Produk Training CIW (Certified Internet Webmaster) 1. CIW Foundations a) Internet Business Foundations b) Site Development Foundations c) Network Technology Foundations 2. CIW Server Administrator a) Internet System Management b) Advanced Internet System Management 3. CIW Internetworking Professional a) TCP/IP Internetworking b) Advanced TCP/IP Concepts and Practices 4. CIW Security Professional a) Network Security and Firewalls b) Operating System Security c) Security Auditing, Attacks, and Threat Analysis 5. CIW Web Languages a) JavaScript Fundamentals b) Perl Fundamentals 6. CIW Application Developer a) Fundamentals of CGI using Perl b) Dynamic Server Pages 7. CIW Java Programming a) Java Programming Fundamentals
79 b) Sun Certified Java Programmer Exam Preparation Guide 8. CIW Object Oriented Analysis and Design a) Object-Oriented Analysis and Design 9. CIW Database Specialist a) Database Design Methodology b) Building Database Client Applications Using JDBC 2.0 10. CIW Specialist a) Distributed Object Computing Using Java and CORBA b) Enterprise JavaBeans 11. CIW Site Designer a) Design Methodology and Technology 12. CIW E-Commerce Designer a) E-Commerce Strategies and Practices
•
Microsoft CPLS (Competency Learning Solution) 1. Microsoft Windows 2000 & Windows XP a) Updating Support Skills from MS Windows NT 4.0 to MS Windows 2000 b) Designing a MS Windows Directory Services Infrastructure c) Designing a MS Windows Networking Services Infrastructure d) Designing a Secure MS Windows 2000 Network e) MS Windows 2000 Network & Operating System Essentials f) Implementing MS Windows 2000 Professional and Server g) Implementing MS Windows 2000 Network Infrastructure h) Implementing & Administering MS Windows 2000 Directory Service
80 i) Managing a MS Windows 2000 Network Environment 2. Microsoft Windows 2003 a) Updating Systems Administrator and Systems Engineer Skills from MS Win 2000 to Win Server 2003 b) Updating Support Skills from Microsoft® Windows NT® 4.0 to Windows ServerTM 2003 c) Updating Systems Administrator skills from MS Windows 2000 to Windows Server 2003 d) Updating Systems Engineer Skills from Microsoft Windows 2000 to Windows Server 2003 e) Managing and Maintaining a MS Windows Server 2003 Environment f) Managing a Microsoft Windows Server 2003 Environment g) Maintaining a Microsoft Windows Server 2003 Environment h) Implementing a Microsoft Windows Server 2003 Network Infastructure : network Hosts i) Implementing, Managing, and Maintaining a Microsoft Windows Server 2003 Network j) Planning and Maintaining a MS Windows Server 2003 Network Infastructure k) Planning, Implementing, and Maintaining a Microsoft Windows Server 2003 Network Active Directory Infrastructure l) Designinng a Microsoft Windows Server 2003 Active Directory and Network Infrastructure m) Migrating from MS Windows NT 4.0 to MS Windows Server 2003 Directory Services
81 n) Implementing and Administering Security in a Microsoft Windows Server 2003 Network 3. Microsoft Exchange Server a) Implementing and Managing Microsoft Exchange Server 2000 b) Implementing and Managing Microsoft Exchange Server 2003 4. Microsoft Windows XP Professional & Others a) Implementing and Supporting Microsoft Windows XP Professional b) Designing, Deploying, and Managing a Network Solution for The Small and Medium-sized Business c) Designing Security for Microsoft Network 5. Microsoft Internet Products a) Deploying and Managing MS Internet Security and Acceleration Server 2000 b) Implementing Microsoft Internet Security and Acceleration Server 2004 c) Building XML-Based Web Applications 6. Microsoft SQL Server a) Microsoft® SQL ServerTM 2000 for Experienced Database Professionals b) Querying Microsoft SQL Server 2000 with Transact-SQL c) Administering a MS SQL Server 2000 Database d) Programming a MS SQL Server 2000 Database e) Designing and Implementing OLAP Solutions Using Microsoft SQL Server 2000 f) Designing and Populating a Data Warehouse MS SQL Server 2000 Data Transformation Services g) Implementing Replication Using Microsoft SQL Server 2000
82 h) Creating Reporting Solutions using MS SQL Server 2000 Reporting Services 7. Microsoft Visual Basic & .NET a) Introduction to Visual Basic .Net Programming with Microsoft .Net b) Developing Microsoft .Net Applications for Windows (Visual Basic .Net) c) Programming with Microsoft Visual Basic .Net d) Introduction to Microsoft .NET Development e) Introduction to XML and the Microsoft .Net Platform f) Upgrading Web Development Skills from ASP to Microsoft ASP.Net g) Programming with XML in the Microsoft .NET Framework h) Programming with Microsoft ADO .Net i) Developing Microsoft Web Applications Using Visual Studio .NET j) Developing XML Web Services using Microsoft ASP .NET k) Developing and Deploying Secure Microsoft .NET Framework Applications l) Implementing Security for Applications
•
ADTP (Authorized Desktop Training Provider) 1. Microsoft Office a) Microsoft Office 97 Introduction to Intermediate b) Microsoft Office 97 Advanced User c) Microsoft Office 2000 d) Microsoft Office XP (2002) e) Microsoft Office 2003 2. Microsoft Word a) Microsoft Word 97 Introduction to Intermediate
83 b) Microsoft Word 97 Advanced User c) Mastering Microsoft Word 97 d) Microsoft Word 2000 e) Microsoft Word XP (2002) f) Microsoft Word 2003 3. Microsoft Excel a) Microsoft Excel 97 Introduction to Intermediate b) Microsoft Excel 97 Advanced User c) Mastering Microsoft Excel 97 d) Microsoft Excel 2000 e) Microsoft Excel VBA 2000 Programming f) Microsoft Excel XP (2002) g) Microsoft Excel 2003 4. Microsoft Outlook a) Microsoft Outlook 97 Introduction to Intermediate b) Microsoft Outlook 97 Advanced User c) Mastering Microsoft Outlook 97 d) Microsoft Outlook 2000 e) Microsoft Outlook XP (2002) f) Microsoft Outlook 2003 5. Microsoft Powerpoint a) Mastering Microsoft Powerpoint 97 b) Microsoft Powerpoint 2000 c) Microsoft Powerpoint XP (2002)
84 d) Microsoft Powerpoint 2003 6. Microsoft Access a) Microsoft Access 97 Introduction b) Microsoft Access 97 Advanced c) Microsoft Access 2000 Introduction d) Microsoft Access 2000 Intermediate e) Microsoft Access 2000 Advanced 7. Microsoft Project a) Microsoft Project 98 b) Microsoft Project 2000 c) Microsoft Project 2002 8. Microsoft Front Page a) Microsoft Front Page 98 b) Microsoft Front Page 2000 9. Others a) Microsoft Infopath 2003
•
Produk Lainnya 1. LINUX a) RedHat Linux v7.0 – Introduction to Advanced b) RedHat Linux Fedora – Introduction to Advanced c) Linux Introduction d) Linux OpenOffice Introduction e) Linux Fundamentals
85 f) Linux Network Administration g) Linux System Administration 2. Crystal Report a) Crystal Report – version 9.0 Basic to Advanced 3. ORACLE a) ORACLE 9i – New Features b) ORACLE 9i – Beginner Guide c) ORACLE 9i – Database Administrator 4. Workshop a) Programming with PHP b) Understanding with Visual Basic for Application Microsoft Excel c) Developing Web Application using Microsoft ASP .NET d) Introduction and Exploring Microsoft ASP . Net v2.0 (Whicbey) e) Administering Microsoft SQL Server 2005 f) Programming Microsoft SQL Server 2005 5. Gathering a) Understanding Data Warehousing and OnLine Analytical Processing (OLAP) using MS SQL Server 2000 Database b) Securing Your Network and Network Security Concept c) Exploring from in Microsoft Word and Microsoft Excel d) Exploring New Feature in Microsoft Office 2003
3.7
Sistem Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 Aktivitas Registrasi Dan Training Siswa
Aktivitas registrasi dilakukan oleh calon siswa atau siswa yang sudah pernah mengambil training di PT. Intellisys. Biasanya calon siswa atau siswa berasal dari suatu perusahaan tertentu untuk mempelajari salah satu dari produk training yang disediakan oleh PT. Intellisys. Siswa yang ingin mengikuti training pada PT. Intellisys harus mengisikan form pendaftaran yang dilengkapi dengan data diri atau data perusahaan, kemudian form tersebut dikembalikan ke PT. Intellisys bisa melalui kurir, pos, atau fax. Tetapi kebanyakan adalah melalui fax. Setelah itu membayar sejumlah uang bagi produk training yang diambilnya. Cara pembayarannya bisa melalui transfer ataupun cash. Setelah siswa tersebut terdaftar sebagai siswa training di PT. Intellisys, maka administrator akan membuat laporan siswa baru untuk diserahkan kepada managing director yang
87 kemudian oleh managing director diberikan berkas rincian kelas agar kelas dapat dibuka. Setelah kelas dibuka, administrator memberikan daftar nama-nama siswa yang akan training kepada trainer lead agar dapat memulai proses belajar mengajar. Dalam pembelajarannya, materi yang digunakan adalah Material Official Curriculum (MOC) dari Microsoft, termasuk semua CD dan DVD. Selain itu juga memakai materi dari ADTP dan materi dari CIW.
3.8
Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi pada PT. Intellisys yang diterjemahkan ke dalam bentuk entiti beserta dengan deskripsinya, antara lain : Nama Entiti Siswa
Deskripsi Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang konsumen yang telah mendaftar dan membayar training pada PT. Intellisys.
Program Training
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang program-program training yang sedang berlangsung.
Trainer Lead
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang staff PT. Intellisys yang mengajar training.
Jadwal
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang jadwal training yang telah ditetapkan PT. Intellisys.
Staff
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang semua staff yang bekerja pada PT. Intellisys.
88 Nama Entiti Kelas
Deskripsi Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang ruang kelas yang dipakai untuk training.
Registrasi
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang proses pendaftaran siswa.
Materi
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang materi-materi apa saja yang diajarkan selama mengikuti program training.
Soal
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang soal-soal latihan, soal ujian, maupun tugas-tugas yang diberikan kepada siswa.
Nilai
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang nilai yang diperoleh siswa dalam mengikuti program training.
Peminatan
Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang daftar siswa yang berminat untuk mengikuti program training yang disediakan.
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi Pada PT. Intellisys
89 3.9
Permasalahan Yang Dihadapi Adapun beberapa masalah yang sedang dihadapai oleh PT. Intellisys, yaitu sebagai berikut : 1. perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan diatas dokumen dan buku sebagai cara untuk melakukan pencatatan terhadap pendaftaran calon siswanya, sehingga mudah hilang dan rusak, juga seringnya terjasi kesalahan entry data. 2. datanya banyak yang berulang karena masih disimpan secara manual. Oleh karena itu membuat data-datanya menjadi tidak konsisten. 3. sulitnya pengaksesan data-data yang dibutuhkan karena masih tersimpan dalam dokumen-dokumen yang terpisah. 4. datanya belum terintegrasi secara baik sehingga dalam pembuatan laporan bulanan atau tahunan menjadi sulit dan memakan waktu yang lama. 5. tidak adanya proteksi keamanan atau hak akses untuk masing-masing karyawan dalam mengakses data perusahaan, sehingga data-data perusahaan menjadi tidak aman.
3.10
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi PT. Intellisys tersebut, maka usulan solusi yang baik dan bermanfaat bagi pihak perusahaan untuk masa yang akan datang adalah antara lain : •
Dalam setiap kegiatan, baik registrasi, belajar dan mengajar, maupun ujian, diusahakan menggunakan komputerisasi, sehingga keefisiensian dan keefektifan dalam bekerja bisa dilaksanakan dengan baik.
90 •
Untuk registrasi atau pendaftaran, gunakan sistem basis data yang terintegrasi dengan baik, sehingga proses registrasi atau pendaftaran dapat dilakukan dengan cepat dan proses kegiatan yang ada berjalan optimal.
•
Hilangkan budaya untuk pencatatan transaksi dengan manual.
•
Adanya pelatihan dengan sistem yang baru, sehingga pegawai-pegawai yang ada benar-benar familiar dengan sistem tersebut, dan produktivitas dalam bekerja menjadi lebih baik.
3.11
Sistem Yang Diusulkan
3.11.1
Usulan Prosedur Baru Prosedur yang baru ini mengalami perubahan pada sistemnya, yaitu dari sistem manual berubah menjadi sistem yang terkomputerisasi. Hal ini menjadikan pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, akurat, efisien, dan hemat waktu. Prosedur yang dirancang sekarang ini menggunakan otorisasi dari pemakai, sehingga integrity data dapat terjamin. Agar prosedur atau aplikasi yang baru terhadap DBMS (Database Management System) dapat dimengerti oleh para pegawai baik dari tingkat manajer sampai staff, maka diadakan beberapa training atau pelatihan terhadap prosedur atau aplikasi yang baru tersebut. Sedangkan sebagai penunjang aplikasi atau sistem basis data untuk prosedur ini digunakan aplikasi pelindung seperti : antivirus, firewall. Dan untuk otorisasi pemakai digunakan password.
91 Sistem basis data disimpan dalam komputer server yang terkoneksi ke dalam jaringan dan internet. Oleh karena itu, ruangan server dibatasi untuk orang yang berkepentingan saja.
3.11.2
Diagram Aliran Data
3.11.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.11.2.2 Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram Nol
3.11.3 Rancangan Entity Relationship Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.5 Rancangan ERD Yang Diusulkan
