61
BAB 3 TINJAUAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1
Sekilas tentang PT FI
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT FI didirikan berdasarkan Akta Notaris A. Partomuan Pohan, SH, LLM No. 6,
tanggal 2 September 1993. Akta Perubahan Status Perseroan PMDN menjadi PMA, dan Perubahan Nama dari PT IM ke PT FI berdasarkan Notaris P. Sutrisno A. Tampubolon, SH No. 4, tanggal 1 September 1998. Akte Perubahan Anggaran Dasar terakhir yaitu Notaris Sutjipto, SH No. 146, tanggal 16 Agustus 2002. PT FI mulai mengembangkan usahanya pada bulan September 1993. Pada awal usahanya, perusahaan ini bergerak dalam bidang pemasaran produk-produk pelumas industri dan automotive serta chemical khusus untuk pewarna, dyes stuff, proses pembuatan tekstil dan kulit. Setelah pemasaran semakin berkembang, maka diputuskan untuk memperbesar usaha dengan mendirikan blending plant sendiri dengan nama PT IM. Kemudian pada bulan Oktober 1997 manajemen memutuskan untuk bergabung dalam FUCHS Group yang memiliki teknologi canggih dalam pengadaan produk-produk pelumasnya. PT FI merupakan perusahaan yang pusatnya ada di Jakarta, dan memiliki anak cabang yang tersebar di Indonesia, yaitu Surabaya, Makasar, dan Balikpapan. Masingmasing anak cabang dalam menjalankan kegiatannya selalu dipantau oleh perusahaan pusat, sehingga kegiatan apapun yang ada di perusahaan cabang, dapat diketahui oleh kantor pusat.
62 3.1.2
Misi dan Visi Serta Sasaran Strategis PT FI
PT FI memiliki visi : ‘ TO BE A LEADER IN LUBRICANT MANUFACTURING AND SERVICE ’. Visi ini merupakan tujuan jangka panjang yang digunakan sebagai pengarah dalam membangun perusahaan. PT FI memiliki keyakinan yang kuat bahwa suatu saat nanti akan dapat menjadi perusahaan yang mampu sejajar dan bersaing dengan perusahaan-perusahaan pelumas yang ada di seluruh dunia. Sehingga keberadaannya diakui dalam industri pelumas di Asia Pasifik ini. Selanjutnya dalam rangka mewujudkan visi yang ada, PT FI memiliki misi dan komitmen yaitu : Misi PT FI : 1. Menjaga hubungan yang erat dengan pelanggan secara logistik dan profesional. 2. Menyediakan produk dan jasa mutu yang berkualitas tinggi. 3. Menyediakan produk dan jasa yang ramah lingkungan. Misi ini akan mewarnai strategi jangka panjang yang ada di perusahaan. Manajemen PT FI sangat menyadari bahwa untuk melaksanakan misi dan mencapai visi perlu adanya kerja keras dan kerja sama semua pihak yang ada di PT FI. Oleh karena itu manajemen selalu mensosialisasikan visi dan misi yang ada kepada seluruh karyawannya. Komitmen PT FI: 1. Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi. 2. Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan. 3. Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik.
63 4. Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang berkualitas. 5. Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium terbaru. Kebijakan mutu tersebut dimaksudkan untuk memberikan gambaran dan arahan mengenai maksud PT FI dalam menerapkan manajemen mutu dan sasaran yang akan dicapai. PT FI mempunyai komitmen ”Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi”. Hal ini mengandung maksud bahwa perusahaan bertekad untuk meningkatkan pencapaian kepuasan terhadap pelanggan. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan bertekad selalu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Hal ini mengandung maksud bahwa pelayanan yang dilakukan kepada pelanggan akan selalu memperhatikan kebutuhan yang ada pada pelanggan. “Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI selalu berupaya agar pelanggan tetap setia menggunakan produk-produk yang telah dipakainya dan berusaha agar apabila ada kebutuhan pelumas lain, mereka akan menggunakan produk-produk FUCHS. “Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI selalu berusaha untuk mengadakan inovasi-inovasi dalam pengembangan produk-produk baik itu berupa keragaman jenis maupun peningkatan formulasinya dengan standar internasional dan melalui tes-tes yang diakui secara internasional pula. Hal ini dilakukan dengan cara: a. Melalui pemilihan yang ketat atas bahan-bahan baku dan cara pemrosesan yang diawasi secara ketat pula. b. Melakukan kontrol kualitas dan produksi
64 c. Packaging dan penyimpanan yang memenuhi standar internasional d. Pengiriman yang dilakukan oleh alat angkutan sendiri atau kontraktor angkutan tetap yang ditunjuk dalam rangka mengindari pemalsuan. “Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang berkualitas”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI selalu menyajikan dukungan yang maksimal terhadap para pelanggan dengan memberikan: a. Dukungan teknis, berupa training-training mengenai pengetahuan pelumasan, caracara penggunaan yang tepat, trouble shooting guide apabila terjadi permasalahan di lapangan. b. Pelatihan yang terus menerus terhadap staff marketing, accounting, sales administration, bagian produksi, dan pengiriman agar proses administrasi pengiriman dapat memuaskan pelanggan. “Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium terbaru”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI dapat menyediakan dan meningkatkan alat tes dan alat bantu produksi agar selalu sesuai dengan standar prosedur pengetesan internasional. Kebijakan mutu ini akan disosialisasikan kepada seluruh karyawan dengan berbagai cara yang ada. Kebijakan mutu ini juga akan selalu ditinjau pada periode tertentu dan direvisi jika diperlukan guna meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu yang ada.
65 3.1.3
Teknologi Produksi dan Informasi
3.1.3.1 Teknologi Produksi Dalam melaksanakan proses produksi pelumas, PT FI memilih teknologi produksi yang telah terbukti mampu menghasilkan pelumas yang memenuhi kualitas yang ditetapkan. Teknologi produksi yang dilakukan di PT FI juga mendapatkan pengawasan dari FUCHS Internasional. PT FI akan selalu menjaga agar teknologi produksi yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan lancar. PT FI juga berusaha untuk meningkatkan kinerja teknologi produksi yang dilakukan sesuai dengan sumber daya yang ada dan perkembangan teknologi. Saat ini teknologi produksi pelumas yang dilakukan PT FI adalah teknologi produksi blending yang mengolah base oil dan bahan additive menjadi pelumas. Sarana produksi yang digunakan telah dirancang sedemikian rupa sehingga akan mampu menghasilkan produk pelumas yang memiliki keunggulan kualitas dengan kinerja yang memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Selain itu PT FI akan selalu memantau dan memelihara agar sarana produksi yang digunakan selalu dalam kondisi yang baik, terutama mesin dan peralatan produksi yang sangat berpengaruh terhadap produktivitas dan kualitas produk pelumas. Selain itu semua alat ukur yang digunakan untuk memperagakan kesesuaian kualitas produk akan selalu dipelihara ketepatan dan ketelitiannya dengan melakukan kalibrasi secara berkala pada lembaga yang berwenang. Untuk mesin dan peralatan yang berpengaruh terhadap keselamatan kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku juga telah diperiksa untuk mendapatkan surat kelayakan penggunaan peralatan dari MIGAS. Untuk memberikan jaminan terhadap pencapaian kualitas produk pelumas, PT FI memiliki unit peralatan laboratorium pengetesan produk yang cukup lengkap. Metode-
66 metode pengujian yang dilakukan di laboratorium, semua mengacu pada standar metode pengujian yang diakui secara internasional, antara lain : 1. ASTM 2. SAE 3. DIN Peralatan pengukuran yang ada di laboratorium, terutama yang digunakan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap spesifikasi selalu dipelihara ketepatan dan ketelitiannya. Secara rutin peralatan pengukuran tersebut dikalibrasi pada lembaga yang berwenang.
3.1.3.2 Teknologi Informasi PT FI telah menerapkan sistem informasi SAP, sistem tersebut digunakan untuk mendukung kegiatan produksi yang ada. Selain itu sistem informasi yang ada juga digunakan PT FI sebagai media komunikasi internal dan eksternal. Dalam menjaga keamanan dan mengendalikan sistem informasi yang ada akan mengacu pada standar dan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. PT FI juga akan selalu berusaha memelihara agar sistem informasi yang digunakan selalu dalam keadaan yang baik.
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas
3.2.1
Struktur Organisasi Dalam mengembangkan dan membina sumber daya manusia yang ada untuk
mendukung tercapainya tujuan organisasi seringkali organisasi mengalami hambatan dalam menempatkan karyawannya sesuai dengan kemampuannya. Maka itu suatu organisasi membutuhkan struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang jelas.
67 Struktur organisasi yang digunakan dalam PT FI adalah struktur organisasi fungsional, dimana adanya pengelompokkan bagian-bagian tertentu yang menjalankan aktivitasnya menurut fungsi dan keahlian masing-masing di dalam mencapai tujuannya yaitu keuangan dan administrasi, produk, penjualan, produksi, riset & pengembangan (R&D) dan pengendalian mutu (QC), teknologi informasi dan General Account dan sumber daya manusia. Setiap bagian tersebut dipimpin oleh seorang manajer atau direktur yang membawahi beberapa manajer yang langsung bertanggungjawab kepadanya. Adapun struktur organisasi PT FI dapat digambarkan dalam bagan sebagai berikut:
68 Presiden Komisaris
Presiden Direktur
Direktur Keuangan Direktur Penjualan
Manajer Keuangan dan Administrasi
Manajer Produk
Supervisor Maintenance
Manajer Penjualan
Koordinator Produksi
Manajer Cabang
Supervisor Produksi
Manajer Produksi
Koordinator R&D dan Quality Assurance (QC)
Supervisor Warehouse
Administrasi Penjualan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. FI Sumber: PT. FI
Manajer IT
Manajer GA dan HRD
Document Control dan EHS
69 3.2.2
Uraian Tugas Perusahaan Adapun tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian pada struktur
organisasi PT FI adalah sebagai berikut: 1. Tugas dan tanggungjawab Presiden Komisaris: mengawasi jalannya semua perusahaan (Fuchs) yang ada di area asia-pasifik, baik dalam sisi keuangan, penjualan dan produksi. 2. Tugas dan tanggungjawab Presiden Direktur: mengawasi jalannya penjualan, produksi dan keuangan PT FI 3. Tugas dan tanggungjawab Direktur Keuangan dan Penjualan: mengawasi keuangan atau keluar masuknya sumber dan penggunaan dana serta mengawasi penjualan PT. FI diseluruh Indonesia. Direktur Keuangan membawahi: Manajer Keuangan dan Administrasi, Manajer Produksi, Manajer Teknologi Informasi, sedangkan Direktur Penjualan membawahi Manajer Produk, Manajer Penjualan, Manajer Cabang, Koordinator R&D dan QC. Manajer GA dan HRD diawasi langsung oleh Direktur Keuangan dan Direktur Penjualan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Tugas dan tanggungjawab Manajer Keuangan dan Administrasi: merencanakan, mengatur dan mengawasi sumber dan penggunaan dan penerimaan dana, mengawasi pelaksanaan semua aktivitas yang berhubungan dengan transaksi keuangan, menyetujui dan mengesahkan laporan keuangan, neraca rugilaba, dan operasi perusahaan secara langsung. 2. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produk: bertanggung jawab atas kualitas, implementasi produk dan pengembangan produk, serta penjualan secara benar.
70 3. Tugas dan tanggungjawab Manajer Penjualan: menawarkan produk dan mengelola pesanan pelanggan, sehingga mampu meningkatkan kinerja penjualan dan memastikan bahwa pelanggan akan mendapatkan produk pelumas sesuai dengan kebutuhan yang ia miliki yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan kepada pelanggan. 4. Tugas dan tanggungjawab Manajer Cabang: menjalankan usaha pemasaran dan penjualan yang ada di cabang, agar dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor cabang sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 5. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produksi: merencanakan kegiatan operasi yang akan dilakukan termasuk produk yang akan diproduksi, jumlah yang akan diproduksi, dan kebutuhan bahan dalam proses produksi, mengawasi jalannya produksi, memantau inventory raw material, memastikan bahwa proses produksi dan administrasi dilakukan dengan benar. 4. Tugas dan tanggungjawab Koordinator R&D dan QC: mengawasi pengembangan produk yang dilakukan untuk mendapatkan produk yang memenuhi permintaan pelanggan yang ada dengan selalu mengacu pada standar kualitas produk yang berlaku di PT FI. Sedangkan QC bertanggungjawab memastikan bahwa karakteristik barang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan meliputi inspeksi untuk produk, raw material dan barang lainnya, penanganan yang harus dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian produk. 5. Tugas dan tanggungjawab Manajer IT: memastikan bahwa sistem dan peralatan IT yang digunakan akan selalu dalam kondisi yang baik dan layak pakai, sehingga akan menjamin tingkat kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon perbaikan yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan.
71 6. Tugas dan tanggungjawab Manajer GA & HRD: mengelola sumber daya manusia yang ada di PT FI sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, sehingga mampu menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk meningkatkan produktivitas yang ada. Sedangkan struktur organisasi penanggung jawab sistem produksi dan uraian tugasnya adalah sebagai berikut: 1. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Maintenance: Fungsi: Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa alat-alat produksi, gedung dan alat transportasi layak untuk digunakan. Tugas-Tugas: a. Melakukan pemeliharaan dan pengecekan berkala terhadap alat-alat atau mesin yang dipergunakan dalam proses produksi. b. Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang terpasang dalam gedung. c. Melaksanakan perbaikan terhadap alat-alat atau mesin yang rusak. d. Melaporkan
kepada
Production
Manager
apabila
ada
hal–hal
yang
perlu diperbaiki. e. Bekerjasama dengan area terkait untuk menentukan waktu perbaikan. Wewenang: Menentukan penggunaan jasa perbaikan. 2. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Koordinator Produksi: Fungsi: Dibawah pengawasan Production Manager, memastikan bahwa proses produksi dan administrasi dilakukan dengan benar.
72 Tugas-tugas: a. Menyiapkan process order dan memastikan bahwa permintaan barang jadi dari bagian Sales diproduksi. b. Mengecek dan memastikan ketersediaan raw material untuk proses produksi. c. Mengajukan kebutuhan departemen produksi ke bagian purchasing. d. Memonitor jalannya proses produksi. e. Memecahkan masalah yang timbul selama proses produksi. f. Membuat laporan produksi dan melaporkannya ke Production Manager . Wewenang: a. Mengeluarkan Process Order. b. Mempunyai akses ke Modul Produksi SAP. c. Melaksanakan pembelian barang-barang untuk keperluan produksi. 3. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Produksi: Fungsi: Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa proses produksi dilaksanakan dengan benar. Tugas-tugas: a. Mengecek raw material dan memastikan bahwa material telah lulus uji sebelum dimasukkan ke gudang raw material. b. Memastikan bahwa alat dan mesin produksi layak digunakan untuk proses produksi. c. Mengontrol jalannya produksi mulai dari persiapan hingga pengiriman ke gudang barang jadi. d. Membuat laporan hasil produksi.
73 Wewenang: a. Menandatangani delivery order (DO) penerimaan raw material b. Menentukan over time kepada staf produksi dalam rangka melakukan semua pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan produksi. c. Melakukan koordinasi dengan area lain sehubungan dengan kegiatan produksi. 4. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Gudang dan Pengiriman: Fungsi: Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa pengiriman barang ke pelanggan dilaksanakan dengan benar. Tugas-tugas: a. Memastikan bahwa barang dalam keadaan baik, bersih, dan aman selama di gudang. b. Memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan pelanggan. c. Mengatur dan memonitor pengiriman barang. d. Memastikan pengiriman barang sesuai jadwal dan tepat waktu. e. Memastikan kesesuaian antara stock aktual terhadap stock di system SAP. Wewenang: a. Mengatur dan memerintahkan Warehouse & Delivery Staff untuk mengirimkan barang. b. Mengeluarkan barang dari gudang.
74 5. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Administrasi Penjualan: Fungsi: Menerima purchase order (PO) customer dan meneruskannya ke pembuatan delivery order (DO). Tugas-tugas: a. Membuat sales order (SO) b. Membuat delivery order (DO) c. Membuat invoicing dan billing serta Faktur pajak. Wewenang: a. Mengeluarkan sales order (SO) dan delivery order (DO) b. Mempunyai akses ke modul sales order dan delivery order c. Mengadakan finish product atau meminta ketersediaan barang jadi dari bagian produksi. 6. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Document Control & EHS: Fungsi: Di bawah supervisi Manager Representative, memastikan bahwa dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terkendali dan tersosialisasikan dengan baik, serta membuat dan menjalankan Program Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Tugas-Tugas: a. Melakukan
pemeliharaan,
sosialisasi
dan
audit
berkala
terhadap
pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. b. Melakukan pemantauan dan pemeliharaan terhadap semua peralatan dan perlengkapan yang berhubungan dengan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). c. Membuat dan melaksanakan program kebersihan di setiap tempat kerja.
75 d. Melaporkan kepada Production Manager mengenai semua hal yang berkaitan dengan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan sistem Manajemen K3. e. Bekerjasama dengan bagian terkait dalam melaksanakan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen K3.
3.3
Gambaran Sistem Informasi Produksi
3.3.1
Diagram Aliran Data Penggambaran diagram aliran data untuk sistem yang berjalan dimulai dengan
menggambarkan diagram konteks, yaitu suatu diagram yang menggambarkan sistem informasi produksi yang ada pada saat ini yang diterapkan oleh PT FI secara keseluruhan. Setelah itu dilanjutkan dengan diagram nol, yang menggambarkan subsistem dari sistem yang ada. Gambar diagram aliran data secara fisik dapat dilihat pada gambar berikut:
76 Raw_Material PRODUCTION COORDINATOR
LABORATORY STAFF
Internal_Purchase_Order_ yang-sudah_di_ACC
Laporan_Process_Order_Selesai_Produksi Confirmation_dan_Settlement
Process_Order SALES ADMIN
Internal_Purchase_Order
Laporan_Internal_Purchase_Order
Verifikasi
SISTEMINFORMASI PRODUKSI SISTEM INFORMASI Submodul CREATE PROCESS ORDER PT.FI PROCESS ORDER PT.FI
Hasil_Pemrosesan_Verifikasi
PRODUCTION MANAGER
Laporan_Proses_Order_ Selesai_Konfirmasi Process_Order_Selesai_Produksi
PRODUCTION SUPERVISOR
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan PT FI
77 SALES ADMIN
Internal Purchase Order
1.0 Terima Internal Purchase Order
Internal Purchase Order yang sudah di ACC
PRODUCTION MANAGER
Internal Purchase Order yang sudah di ACC
LABORATORY STAFF
PRODUCTION COORDINATOR
Raw Material Kurang Tersedia
Verifikasi
ms_Internal_ Purchase_Order
6.0 Process Konfirmasi dan Settlement
Confirmation dan Settlement
Raw Material
2.0 Cek Ketersediaan Raw Material
Nomor Process Order
ms_Raw_Material
Laporan Proses Order Selesai Produksi Print Process Order 4.0 Verifikasi Process Order
Hasil Pemrosesan Verifikasi
PRODUCTION SUPERVISOR
Raw Material Cukup Tersedia
Confirmation dan Settlement
3.0 Buat Process Order dan Print
Process Order Selesai Operasi Produksi
Laporan Process Order Selesai Konfirmasi
ms_Process Order
5.0 Buat Laporan Process Order Selesai Operasi Produksi
7.0 Buat Laporan Process Order Selesai Konfirmasi
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan PT. FI
78 3.3.2 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order Produksi yang Berjalan
Gambar 3.4 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order Produksi yang Berjalan
79 3.3.3
Prosedur Pelaksanaan Transaksi Uraian Prosedur dari tiap pelaksanaan transaksi yang dijalankan pada PT FI
adalah sebagai berikut: 1. Production Coordinator menerima Internal Purchase Order dari administrasi penjualan melalui internal e-mail. Informasi yang ada pada internal purchase order: a. Jenis produk b. Jumlah produk yang diminta c. Waktu pengiriman, jika diperlukan. Internal purchase order yang sudah diterima disimpan dalam folder Internal Purchase Order yang ada di e-mail Production Coordinator. 2. Production Coordinator memeriksa ketersediaan raw material secara sistem dengan
menggunakan program SAP. Apabila materialnya cukup maka dapat dilanjutkan ke proses 4, jika tidak maka proses dilanjutkan ke proses 3. 3. Production Coordinator mengajukan pembelian barang apabila tidak cukup tersedia
raw material untuk di produksi hingga dapat dilakukan ke proses berikutnya. 4. Production Coordinator membuat proses order dengan menggunakan program SAP hingga di simpan di dalam sistem dan di cetak. Di dalam proses order terdapat : a. Nomor process order diberikan oleh sistem SAP, b. Jumlah dan jenis produk yang akan dibuat berdasarkan internal PO yang ada, c. Jenis dan jumlah raw material yang akan digunakan diberikan oleh sistem SAP, d. Nomor batch diberikan oleh sistem SAP, e. Tanggal pembuatan di isi oleh sistem SAP, f. Tanggal selesai pembuatan ditentukan oleh sistem SAP. g. Serta jenis tangki yang akan digunakan ditentukan oleh sistem SAP.
80 Hasil proses order yang telah selesai dibuat, dicetak untuk dilanjutkan ke proses verifikasi process order oleh laboratorium (no 5). 5. Laboratory Staff melakukan verifikasi terhadap process order yang telah dibuat dalam hal jumlah dan jenis raw material. Hal-hal yang akan diverifikasi oleh Laboratory Staff adalah: a. Kebenaran jumlah raw material yang dinyatakan dalam process order, b. Jenis raw material yang digunakan. Hasil verifikasi yang telah dilakukan dinyatakan dengan memberikan catatan (note) pada process order serta paraf dan tanggal verifikasi dilakukan. 6. Production Supervisor menerima process order hasil verifikasi dari laboratorium. Hal yang perlu diperhatikan antara lain: a. Keterangan (note) tambahan dari laboratory staff. b. Tanda bahwa process order telah diverifikasi oleh Laboratory staff. 7. Production Supervisor melakukan operasi proses produksi hingga diperoleh produk jadi. Process order yang telah selesai dikerjakan dikembalikan ke Production Coordinator. Setelah process order selesai dikerjakan Production staff juga melaporkan kepada Production Supervisor yang dinyatakan dalam laporan Daily Production Control, yang antara lain berisi: a. Description yang menyatakan jenis produk yang dibuat. b. Nomer Process Order. c. No Batch. d. Jumlah produk yang dihasilkan. e. Waktu selesai produksi. f. Penambahan material (jika ada).
81 g. Keterangan. 8. Production Coordinator menerima process order yang telah dikerjakan. Setelah menerima process order yang sudah selesai Production akan melakukan konfirmasi dan settlement dengan cara memasukkan nomer process order ke dalam menu Confirmation dan Settlement yang ada di sistem SAP. 9. Production Manager memantau kegiatan produksi. Hal-hal yang perlu di pantau adalah : a. Semua internal purchase order sudah dikerjakan, sesuai dengan rencana yang ditetapkan. b. Proses produksi agar selalu berjalan lancar. Dalam hal pemantauan process order, hal-hal yang perlu dipantau adalah: a. Waktu internal process order masuk. b. Waktu process order selesai dikerjakan.
BAB 4
