BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT. Saha Bhojana Paripurna
merupakan sebuah perusahaan yang
bergerak dalam bidang perdagangan, perindustrian, dan pertanian, misalnya ekspor, impor dan perdagangan barang-barang, industri pengolahan buah-buahan dan sayuran hingga perkebunan serta perternakan. Juga menjual barang-barang lainnya seperti buah-buahan, sayuran, dan pupuk organik. Perseroan
Terbatas ini bernama PT. Saha Bhojana Paripurna dan
berkedudukan di Jakarta yaitu di Komplek Perumahan Taman Alfa Indah Blok F1 No. 31 Jakarta Barat, dengan kantor-kantor, cabang-cabang, filial-filial atau agen-agen di tempat lain yang akan ditetapkan oleh Direksi. PT. Saha Bhojana Paripurna didirikan pada tanggal 28-Oktober-2009, yang dihadiri oleh Ibu Wiesye Yostanti Budi, S.H., Notaris di Kota Tangerang, dan juga dihadiri oleh : 1. Tuan Kartika Joswidjaya, Warga Negara Indonesia, bertempat tinggal di Jakarta, Taman Alfa Indah D7/13, Kelurahan Joglo. 2. Tuan Nanda Ekayana, Warga Negara Indonesia, bertempat tinggal di Jakarta, Taman Alfa Indah D7/13, Kelurahan Joglo.
43
44
3. Tuan Dhanajaya Wirya, Warga Negara Indonesia, bertempat tinggal di Jakarta, Taman Alfa Indah D8/5, Kelurahan Joglo. Perseroan ini akan didirikan untuk jangka waktu yang tidak terbatas lamanya dan dimulai pada tanggal disetujuinya Akta Pendirian Perseroan dan instansi yang berwenang. 3.2
S truktur Perusahaan Berikut ini adalah struktur jabatan perusahaan yang berlaku pada PT. Saha Bhojana Paripurna:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
45
3.3
Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing jabatan di PT. Saha Bhojana Paripurna: 1. Komisaris Tugas dan wewenang dari komisaris adalah: a) Merupakan pemilik dan pimpinan perusahaan b) Mengat ur kebijakan-kebijakan perusahaan c) Menentukan tujuan dan strategi perusahaan d) Menetapkan program jangka panjang dan pendek perusahaan e) Mengawasi kegiatan, arah dan tujuan perusahaan f) Mengawasi kegiatan yang dilakukan Direksi g) Bertanggung
jawab terhadap
kegiatan-kegiatan
perusahaan h) Mengetahui segala kegiatan yang terjadi di perusahaan 2. Direksi Tugas dan wewenang dari direksi adalah: a) Mengawasi segala kegiatan yang terjadi di perusahaan b) Memberikan kebijakan-kebijakan di dalam perusahaan c) Bertanggung jawab kepada komisaris secara langsung
yang terjadi
di
46
d) Bertanggung jawab atas maju m undurnya perusahaan 3. Departemen Penjualan dan Marketing Tugas dan wewenang dari departemen penjualan dan marketing: a) Membawahi bagian sales, promosi, agen, distributor, dan retail b) Bertanggung jawab pada direksi dan komisaris c) Agen: Mencari sales dan memasarkan barang-barang perusahaan d) Salesman: Memasarkan
barang-barang dan mencari order unt uk
perusahaan e) Distributor: Mengirimkan barang kepada agen-agen f) Promosi: Menentukan strategi promosi perusahaan dan mendorong penjualan perusahaan g) Retail: Menjual barang kepada pelanggan secara langsung 4. Departemen Keuangan dan Um um Tugas dan wewenang dari departemen keuangan dan umum: a) Membawahi
bagian
keuangan,
akuntansi,
kasir,
penagihan
personalia. b) Bertanggung jawab pada direksi dan komisaris c) Keuangan: Mengat ur keluar masuknya kas perusahaan d) Akuntansi: Membuat pembukuan-pembukuan perusahaan e) Penagihan: Menagih hutang-hutang konsumen
dan
47
f) Personalia: Menangani dan mencatat absensi karyawan 5. Departemen Produksi Tugas dan wewenang dari Departemen produksi adalah: a) Membawahi bagian pengawasan produksi, pengawasan mutu, desain, pembelian, gudang, penelitian dan pengembangan. b) Bertanggung jawab pada direksi dan komisaris c) Pengawasan produksi: Mengawasi proses produksi perusahaan d) Pengawasan m utu: Mengawasi mutu seluruh barang hasil produksi e) Desain: Merancang desain yang diberikan oleh konsumen f) Pembelian: Membeli bahan baku berdasarkan purchase order g) Gudang: Mencatat keluar masuk barang (bahan baku dan hasil produksi) h) HRD: Meneliti dan mengembangkan produk dan sumber daya manusia
3.4
Visi dan Misi Visi dan misi dari PT. Saha Bhojana Paripurna adalah: 1) Bidang perdagangan 2) Bidang perindustrian 3) Bidang pertanian Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT. Saha Bhojana Paripurna melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut:
48
a.
Bidang perdagangan -
Ekspor, impor dan perdagangan barang-barang hasil industri kimia (chemical).
-
Ekspor, impor dan perdagangan minyak kelapa sawit kemel (palm kemel oil).
b.
-
Ekspor, impor dan perdangan bahan pertanian dan perkebunan
-
Ekspor, impor dan perdangan buah-buahan dan sayuran
-
Ekspor, impor dan perdagangan hasil hutan dan bumi Bidang perindustrian
- Industri pengolahan buah-buahan dan sayuran - Industri pengolahan hasil hutan (non tanaman industri) - Industri pengolahan hasil hutan tanaman industri - Industri pengolahan hasil-hasil laut - Industri pengolahan kayu dan tripleks - Industri pengolahan pupuk organik/non-organik c.
Bidang pertanian - Agrobisnis (perdangan hasil-hasil pertanian) - Industri pertanian - Menjalankan usaha-usaha bidang pertanian - Perkebunan coklat - Perkebunan kelapa sawit - Perkebunan kopi - Perkebunan tanaman pangan
49
- Perternakan 3.5
Gambaran Umum Sistem Berjalan 3.5.1
Proses bisnis yang sedang berjalan Gambaran proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Saha Bhojana
Paripurna kami gambarkan melalui rich picture berikut:
Gambar 3.2 Rich Picture
50
3.5.2
Narasi Rich Picture Sistem Yang Berjalan Berikut ini adalah penjelasan dari proses bisnis yang digam barkan pada
Rich Picture pada bagian 3.5.1: 1. Bagian Marketing melakukan pemasaran produk-produk yang dimiliki perusahaan pada perusahaan-perusahaan milik pemerintah dan swasta. 2. Bagian Marketing melakukan pemasaran produk kepada agen dan sub-agen. 3. Bagian Marketing dan Agen melakukan pem buatan Purchase order, serta melakukan pembayaran yang diberikan kepada Bagian Penjualan. 4. Bagian Penjualan melakukan pengecekkan Puchase order, lalu diberikan kepada Bagian Pembelian. 5. Berdasarkan Purchase order, maka akan dilakukan pengecekkan barang yang berada didalam gudang. 6. Jika jumlah stok barang di dalam gudang tidak ada atau tidak mencukupi, maka akan dilakukan pemesanan bahan baku. 7. Berdasarkan Purchase order, maka akan dilakukan pemesanan bahan baku kepada supplier. 8. Lalu Bagian Keuangan melakukan pembayaran atas pembelian bahan baku ke supplier berdasarkan Purchase order. 9. Berdasarkan purchase order, supplier melakukan pengiriman bahan baku kepada perusahaan.
51
10. Bagian produksi menerima bahan baku yang dikirim oleh supplier dan dilakukan pengecekkan terhadap bahan baku. 11. Jika terdapat bahan baku yang rusak, maka akan dibuat Retur Pembelian dan bahan baku dikembalikan ke supplier. 12. Kemudian dilakukan produksi pembuatan bahan baku menjadi barang jadi. 13. Kemudian dilakukan pengecekkan dan pencatatan barang jadi. 14. Lalu Bagian gudang akan melakukan packing kedalam botol dan kardus. 15. Barang yang telah di packing sebelumnya dimasukkan ke dalam gudang dan kemudian dicatat kembali dalam inventory gudang. 16. Jika barang yang diterima sudah sesuai dengan barang yang dipesan maka Bagian “gudang“ akan membuat laporan barang masuk. 17. Barang yang diterima di gudang akan dikeluarkan sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh agen dan subagen. Nam un sebelumnya akan dilakukan pengecekkan terlebih dahulu dengan menyesuaikan demand order dengan barang yang dikeluarkan. 18. Barang yang telah diperiksa dan sesuai dengan demand order, akan segera dikirim kepada agen dan subagen yang memesan.
52
3.5.3
Manual Form dan Report Berikut ini adalah contoh manual form yang digunakan oleh PT. Saha Bhojana Paripurna:
Gambar 3.3Surat Jalan
53
Gambar 3.4 Formulir Hutang Piutang
54
Gambar 3.5 Surat Retur
55
Gambar 3.6 Surat Pemesanan
56
Gambar 3.7 Sales Order
57
Menurut data dari perusahaan PT. Saha Bhojana Paripurna, bent uk manual form surat tagihan adalah sebagai berikut: Tagihan Nomor Tagihan: xxx.xxx.xxx Nomor Nota: xxx xxx xxx
Kepada: Nama : Alamat: No . Telepon: No. Handphone:
Kode Barang
Nama Barang
Kategori Harga
Jumlah
Diskon Total
Grand Total: Sudah Dibayar: Besar Tagihan:
Gambar 3.8 Tagihan
58
Gambar 3.9 Bukti Bayar
59
3.6
Analisa Kebutuhan Informasi Hasil analisa kebutuhan informasi yang dibut uhkan oleh PT. Saha Bhojana Paripurna adalah sebagai berikut: 1. Informasi mengenai catalog produk (jenis produk, kategori, harga) 2. Informasi mengenai supplier, customer, distributor 3. Informasi mengenai proses bisnis dan transaksi (pemesanan, pengiriman, pembayaran) 4. Informasi mengenai laporan penjualan, pem belian, dan persediaan. Dengan mengetahui kebutuhan informasi yang diperlukan di dalam perusahaan, diharapkan dapat membantu dalam perancangan sistem pembelian dan persediaan yang baru.
3.7
Permasalahan yang Dihadapi Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Saha Bhojana Paripurna yang dapat kami analisa adalah sebagai berikut: a. Data bahan baku sering kali tidak lengkap atau tidak akurat. Dapat terjadi juga kekosongan bahan baku pada saat produksi akan dilaksanakan. b. Terjadi kesalahan komunikasi dengan retailer dan supplier karena tidak terintegrasinya data perusahaan dengan data yang dimiliki supplier dan retailer.
60
c. Pihak retailer yang ingin memesan sering tidak mengetahui
kapasitas
produk yang bisa disediakan perusahaan pada saat retailer membut uhkan. 3.8
S olusi Pemecahan Masalah Dari permasalahan-permasalahan yang kami analisis, berikut ini kami menyampaikan beberapa usulan pemecahan masalah, yaitu: 1. Merancang suatuaplikasiE-SCM dengan basisdata yang terintegrasi. 2. Menyediakan signalling yang terintegrasi dengan baik dalam mendukung sistem baru.
