BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3.1
Tentang Sekolah
3.1.1 Sejarah Sekolah Sekolah Menengah Kejuruan Malaka berdiri sejak Tahun 1985 yang berada
di
bawah
naungan
Yayasan
Budi
Utomo.
Sekolah
ini
menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP). Letak SMK Malaka di Jalan Raya Mawar Merah No. 23, Pondok Kopi, Jakarta Timur. Sekolah SMK Malaka mempunyai 5 Program Keahlian, yaitu Teknik Mekanik Otomotif, Teknik Pemesinan, Teknik Pemanfaaatan Tenaga Listrik, Teknik Komputer Jaringan, dan Multimedia. SMK Malaka mempunyai sebuah Perpustakaan yang terdiri dari 7206 buku dengan 741 judul. Dari 4 jurusan dan 10 mata pelajaran setiap kelasnya. Setiap harinya ada 15 proses peminjaman buku. 3.1.2 Tujuan Sekolah Visi SMK Malaka Mewujudkan SMK Malaka menjadi SMK kelompok Teknologi Industri yang terbaik di wilayah DKI Jakarta berdasarkan Iman dan Taqwa. Misi SMK Malaka •
Meningkatkan Iman dan Taqwa serta akhlak yang mulia dan berbudi pekerti luhur.
•
Meningkatkan Mutu dan Relevansi pendidikan sesuai dengan kurikulum terbaru.
•
Meningkatkan Mutu dan Relevansi pendidikan sesuai dengan kurikulum terbaru.
•
Meningkatkan Mutu dan Relevansi pendidikan sesuai dengan kurikulum terbaru.
43
44
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.4 Tugas dan Wewenang •
Kepala Sekolah 1. Memberikan contoh dan tauladan kepada warga sekolah ( menjadi uswah hasanah). 2. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya semua komponen dalam sistem sekolah. 3. Harus memiliki kemampuan yang tinggi dan bekerja secara penuh waktu (full time) dalam posisinya. 4. Mampu menggerakkan seluruh tenaga kependidikan dan siswa sesuai peran dan fungsinya secara efektif dan efisien. • Wakil Kepala Sekolah Kasi Kurikulum 1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah (menjadi uswah hasanah). 2. Memberdayakan tenaga kependidikan sekolah agar mampu menyediakan dokumen dokumen kurikulum.
45
3. Memfasilitasi guru untuk mengembangkan standar kompentensi setiap mata pelajaran. 4. Memfasilitasi guru untuk menyusun silabus setiap mata pelajaran. 5. Memfasilitasi guru untuk memilih buku sumber yang sesuai untuk setiap mata pelajaran. 6. Mengarahkan tenaga kependidikan untuk menyusun rencana dan program pelaksanaan kurikulum. 7. Membimbing guru dalam mengembangkan dan memperbaiki proses pembelajaran. 8. Menggali dan memobilisasi sumber daya pendidikan. 9. Mengidentifikasi kebutuhan bagi pengembangan kurikulum lokal. 10. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum. 11. Membantu kepala sekolah dalam pembagian tugas mengajar guru. 12. Menyusun kalender pendidikan. 13. Membuat jadwal pembelajaran. • Wakil Kepala Sekolah Kasi Kesiswaan 1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah (menjadi uswah hasanah). 2. Mengelolah penerimaan siswa baru. 3. Mengelolah
pengembangan
bakat,
minat,
kreatifitas
dan
kemampuan siswa. 4. Mengelolah sistem bimbingan dan konseling secara sistematis. 5. Memelihara disiplin siswa. 6. Menyusun tata tertib siswa. 7. Mengupayakan kesiapan belajar siswa (fisik, mental). 8. Mengelolah
sistem
pelaporan
perkembangan
siswa
dan
mengkoordinasikan studi lanjut. 9. Membina kegiatan kesiswaan. 10. Mengelolah kegiatan ekstra kurikuler. 11. Bersama pembina OSIS dan OSIS menyusun program kegiatan kesiswaan.
46
• Wakil Kepala Sekolah Kasi Sarana Prasarana 1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah ( menjadi uswah hasanah). 2. Mengidentifikasi spesifikasi sarana dan prasarana sekolah. 3. Merencanakan kebutuhan sarana prasarana sekolah. 4. Mengelolah program perawatan preventif, pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana sekolah. 5. Mengupayakan ketersediaan dan kesiapan sarana dan prasarana. 6. Mengelolah pembelian atau pengadaan sarana prasarana sekolah. 7. Mengelolah administrasi sarana dan prasarana sekolah. 8. Memonitor dan mengevaluasi pendayagunaan sarana dan prasarana sekolah. 9. Mengkoordinir pembuatan daftar penambahan atau pengurangan sarana dan prasarana sekolah. • Kepala Humas 1.
Memfasilitasi dan memberdayakan komite Sekolah sebagai Perwujudan pelibatan masyarakat terhadap perkembangan sekolah.
2.
Mengelolah dukungan masyarakat (dana, pemikiran, moral dan tenaga).
3.
Menyusun rencana dan program pelibatan orang tua siswa dan masyarakat dalam kegiatan pengembangan sekolah.
4.
Mempromosikan sekolah kepada masyarakat.
5.
Membina kerjasama dengan pemerintah setempat dan lembaga terkait.
6. Membina hubungan yang harmonis dengan orang tua siswa. 7.
Menyelesaikan masalah-masalah administrasi sekolah yang ada hubungannya dengan pemerintah setempat.
47
• Bendahara Sekolah 1. Menyiapkan,
mengelola
anggaran pendapatan dan
dan
mempertanggungjawabkan
belanja sekolah yang berorientasi
pada program pengembangan sekolah secara transparan. 2. Menggali sumber dana dari pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan sumbangan lain yang sah. 3. Mengembangkan kegiatan sekolah yang berorientasi pada income generating activities. 4. Mengelolah akuntasi keuangan sekolah. 5. Membuat aplikasi dan proposal untuk mendapatkan dana dari penyandang dana. 6. Melaksanakan pelaporan pertanggungjawaban penggunaan keuangan sekolah secara terhitung. • Tata Usaha 1. Melaksanakan administrasi sekolah secara teratur dan tertib. 2. Mencatat surat masuk dan keluar secara teratur. 3. Membuat surat-surat yang diperlukan sekolah. 4. Menyimpan arsip surat dan dokumen sekolah. 5. Mengerjakan buku induk siswa maupun pegawai sekolah. 6. Membantu kasi sarana prasarana dalam pembelian peralatan dan perlengkapan sekolah. 7. Membantu Kasi Sarana Prasarana dalam pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah • Guru 1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah (menjadi uswah hasanah). 2. Hadir di Sekolah 15 menit sebelum pelajaran di mulai. 3. Mendatangani daftar hadir. 4. Hadir dan meninggalkan kelas tepat waktu. 5. Melaksanakan semua tugasnya secara tertib dan teratur. 6. Menguasai kurikulum dan materi pelajaran. 7. Membuat program tahunan pada setiap awal tahun pelajaran.
48
8. Membuat persiapan mengajar. 9. Melaksanakan praktik untuk mata pelajaran yang memerlukan praktik. 10. Melaksanakan ulangan harian dan ulangan blok. 11. Melaksanakan remedial. 12. Memeriksa
setiap
pekerjaan
atau
latihan
siswa
serta
mengembalikan secepatnya. 13. Membantu pelaksanakan kegiatan ekstrakurikuler. 14. Melaksanakan bimbingan dan konseling kepada siswa siswinya. 15. Mengelolah adminstrasi kelas secara baik dan teratur. 16. Mengisi dan mendatangani jurnal kelas. 17. Mengisi rapor setiap akhir semester. 18. Mengawasi siswa selama jam istirahat dan waktu sholat dzuhur. 19. Berpakaian rapih sesuai ketentuan yang berlaku. 20. Mencatat kehadiran dan ketidakhadiran siswa setiap kelas. 21. Melaksanakan 5K. 22. Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelakuan anak saat berada di lingkungan sekolah. 23. Mengikuti upacara setiap hari sabtu dan hari besar nasional. 24. Mengikuti rapat dinas. 25. Tidak meninggalkan kelas atau sekolah sebelum menyelesaikan tugas belajar mengajar. 26. Menciptakan suasana yang kondusif dan harmonis dalam mendukung proses belajar mengajar. • Petugas Perpustakaan 1. Menata ruangan perpustakaan dengan rapi. 2. Mendata jumlah buku perpustakaan. 3. Merencanakan program kegiatan perpustakaan. 4. Mendistribusikan buku perpustakaan kepada para siswa. 5. Mencatat keluar masuknya buku perpustakaan. 6. Memelihara keutuhan dan kelengkapan buku perpustakaan.
49
3.2 Tata Laksana Sistem Berjalan Adapun langkah-langkah sistem yang sudah berjalan pada Perpustakaan SMK Malaka sebagai berikut: 3.2.1 Pendaftaran yang Sedang Berjalan Siswa atau guru baru di wajibkan mendaftarkan diri ke perpustakaan untuk menjadi anggota perpustakaan. Dengan membawa foto siswa atau guru datang ke perpustakaan untuk meminta form pendaftaran ke staff perpustakaan, staff perpustakaan mengecek daftar member. Jika pengunjung belum menjadi member maka staff perpustakaan memberikan form pendaftaran. Setelah siswa atau guru menerima form pendaftaran, siswa atau guru mengisi form pendaftaran tersebut, jika sudah selesai mengisi form tersebut, maka form itu berserta foto di berikan kepada staff perpustakaan. Setelah form di terima oleh staff, maka staff mencatat pendaftaran tersebut dan memberikan kartu perpustakaan kepada siswa atau guru tersebut untuk diisi Nama, Alamat, No Telphone, dan NIK.
50
Gambar 3.2 Activity Pendaftaran
51
3.2.2 Peminjaman yang Sedang Berjalan Siswa yang ingin meminjam buku bisa datang ke Perpustakaan untuk mengetahui Stok Buku. Jika buku ada, Maka Member bisa langsung menyerahkan Buku dan Kartu Perpustakaan ke Staff Perpustakaan untuk mencatat Peminjaman Tersebut dan menahan kartu perpustakaan milik member tersebut.
Gambar 3.3 Activity Peminjaman
52
3.2.3 Pengembalian yang Sedang Berjalan Member
yang
ingin
mengembalikan
perpustakaan, dan menyerahkan
buku ke
buku staff
bisa
datang
perpustakaan,
ke staff
perpustakaan mengecek batas waktu pengembalian. Jika terlambat maka siswa diwajibkan membayar Rp. 1.000 perharinya di kasir. Jika tidak, maka staff langsung mengecek kondisi buku, jika ada kerusakan, member diwajibkan membayar uang pengganti atau mengganti buku yang hilang atau rusak dengan buku baru. Jika sudah di cek, maka staff perpustaakan mencatat pengembalian.
Gambar 3.4 Activity Pengembalian
53
3.2.4 Pengadaan yang Sedang Berjalan Member meminta formulir pengadaan kepada staff, lalu staff menyerahkan formulir pengadaan dan diterima oleh member. Kemudian member mengisi form pengadaan buku dan menyerahkan kembali ke staff. Kemudian staff menerima dan menyerahkan formulir pengadaan buku ke kepala perpustakaan untuk diterima. Jika iya, kepala perpustakaan langsung menandatangani formulir pengadaan buku dan menyerahkan kembali ke staff untuk diterima. Kemudian staff menyerahkan formulir pengadaan buku ke bagian sarana dan prasarana.
54
Gambar 3.5 Activity Pengadaan Buku
55
3.2.5 Penerimaan yang Sedang Berjalan Bagian sarana dan prasarana menyerahkan buku baru, lalu bagian staff menerima dan mengecek buku baru tersebut. Kemudian bagian staff mencatat buku baru di buku besar penerimaan buku baru.
Gambar 3.6 Activity Penerimaan Buku
3.3 Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan analisis dari prosedur pemeriksaan sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan SMK Malaka, maka ditemukan beberapa masalah, yaitu : 1. Data atau dokumen yang terdapat di perpustakaan SMK Malaka tidak memiliki penyimpanan data secara besar, sedangkan data atau dokumen yang masuk selalu bertambah dan membutuhkan penyimpanan dalam skala besar.
56
2. Sistem penyewaan buku di perpustakaan ini masih secara file based yang mengakibatkan sulitnya mencari dokumen yang diperlukan dalam pembuatan laporan peminjaman dan pengembalian buku. 3. Siswa sulit menemukan buku yang diinginkan karena perpustakaan belum mempunyai data penyimpanan buku yang terintegrasi dengan user interface pencarian buku.
3.4 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapai saat ini pada pepustakaan SMK Malaka, maka diusulkan
beberapa
solusi
pemecahan masalah, yaitu : 1. Perancangan basis data ini dapat menampung data dengan skala besar dan dapat mengurangi redudansi data. 2. Perancangan basis data ini dapat menunjang efektifitas dan efisiensi kinerja staff dalam laporan peminjaman buku dan pengembaliannya. Dengan dibuatkannya tampilan berupa web secara user friendly untuk mempermudah dalam penggunannya. 3. Perancangan basis data yang terintegrasi pada user interface pencarian diharapkan diinginkan.
.
mempermudah siswa
untuk menemukan buku yang
