BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT. JALA ANUGERAH SEJATImerupakan perusahaan jasa angkutan yang
dibentuk sesuai dengan Akte Notaris Rohana Frieta, SH No. 5, di Jakarta. Manajemen PT. JALA ANUGERAH SEJATI telah berpengalaman lama di dalam menjalankan bisnis angkutan barang baik via darat, laut, maupun udara. Sebelumnya PT. JALA ANUGERAH SEJATI bernama PT. PUTERA PERDANA TRANSPORT (PP Trans), yang didirikan pada tahun 1999 di Jakarta. Perusahaan ini juga didukung oleh sumber daya manusia yang berpengalaman serta sarana dan prasarana yang cukup. Hal ini dilakukan demi menunjang keamanan dan kenyamanan dari para pelanggan PT. JALA ANUGERAH SEJATI. Dalam menunjang dan menjamin keamanan barang, perusahaan ini tidak hanya didukung oleh fasilitas gudang dan armada kendaraan sendiri tetapi juga dengan berbagai mitra yang telah dimiliki seperti : Garuda Indonesia, RPX Air Cargo, PT Kereta Api Persero, dll. PT. JALA ANUGERAH SEJATI juga telah membina kerja sama dengan beberapa perusahaan asuransi terkemuka seperti PT. ASURANSI INTRA ASIA, PT. ASURANSI MEGA PRATAMA yang mana memiliki hubungan afiliasi dengan PT. JALA ANUGERAH SEJATI.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan •
Visi dari PT. JALA ANUGERAH SEJATIadalah berkomitmen untuk menyediakan jasa logistik yangterbaik melalui pelayanan karyawan, prinsipal, kemitraan dan pemasok yang menggunakan teknologi tinggi dan
mahir
berbisnis.
Menjanjikan
hubungan
mutualisme
yang
menghasilkan keuntungan bagi pelanggan dan pemasok. •
Misi dari PT. JALA ANUGERAH SEJATIadalah berdedikasi untuk menjadi perusahaan logistik yang terbaik, dengan kemampuan untuk bersaing pada perekonomian global. Kesuksesan kami akan diwujudkan melalui pelayanan karyawan, prinsipal, kemitraan dan pemasok.
39
40 3.3
Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. JALA ANUGERAH SEJATI
Tugas dan wewenang : Direktur Tugas Mengarahkan perusahaan agar berjalan sesuai visi dan misi yang telah dibuat. Wewenang Mengepalai perusahaan. General Manager Tugas Mengontrol dan mengevaluasi kinerja para manager, Mengevaluasi laporan-laporan dari manager, Mengawasi kegiatan operasional sehari-hari. Wewenang Menetapkan kebijakan perusahaan.
41 • Akuntan Tugas Membuat buku besar dan laporan keuangan, Membuat laporan pendapatan dan pengeluaran. Wewenang Mengawasi pertumbuhan keuangan dalam perusahaan, Memantau surplus dan defisitnya perusahaan. Manager Operasional Tugas Memantau masuknya pegawai dan menerima pelanggan, Membuat form shipping slip. Wewenang Memastikan tugas supervisor dan supir berjalan dengan baik. Supervisor Operational Tugas Membuat form sales order, Menerima dokumen dari cabang. Wewenang Memantau kegiatan supir. • Staf Operational Tugas • Mengerjakan apa yang ditugaskan oleh supervisor operational, • Membuat laporan kegiatan operational untuk supervisor operational. Wewenang • Melakukan kegiatan operational yang ada di perusahaan. • Branch Manager Tugas • Merancang pemasaran untuk perusahaan, • Membuat brand perusahaan. Wewenang
42 Memonitor segmen pasar, Membuat sasaran pasar untuk perusahaan. • Adm Branch Tugas Membuat laporan yang dibutuhkan oleh branch manager, Membuat laporan tentang trend pasar. Wewenang Membawahi staf, Mengawasi kinerja staf dibawah adm branch.
Manager HRD,Purchasing, dan Finance Tugas Melakukan Pembelian dan keuangan yang ada di perusahaan, Menentukan besar voucher (uang jalan) pada sales order, Menentukan besar pengeluaran pada saat pembelian, Mengawasi para pegawai yang baru masuk. Wewenang Memantau tugas staf finance,staf penagihan,staf adm cabang dan supervisor bengkel.
Staf Finance Tugas Membuat laporan keuangan yang dimana akan diserahkan kepada bagian Manager Finance. Wewenang Memantau keuangan yang ada dalam perusahaan, Memantau arus masuk pengeluaran dan pemasukan.
43 Staff Penagihan Tugas Membuat laporan penagihan yang dimana akan diberikan kepada Manager Finance. Wewenang Melalukan penagihan ke beberapa distributor ataupun pemasok. Staff Adm Cabang Tugas Membuat laporan yang berisikan tentang data–data cabang, Membuat laporan tentang kegiatan yang ada pada cabang. Wewenang Menerima laporan yang dikirim oleh cabang, Mengawasi kinerja cabang. Supervisor Bengkel Tugas Membuat laporan yang akan diberikan kepada Manager Purchasing, Membuat surat perbaikan yang akan diserahkan ke montir. Wewenang Mengawasi kegiatan seputar bengkel, Memantausuku cadang yang ada pada gudang, Mengawasi kinerja montir. Staf Montir Tugas • Memperbaiki truk sesuai dengan surat perbaikan truk. Wewenang Mengecek semua truk yang ada.
44 3.4
Analisis Sistem Berjalan PT.
JALA
ANUGERAH
SEJATImerupakan
perusahaan
jasa
yang
menyediakan jasa penyewaan truk. Jika pelanggan ingin menggunakan jasa penyewaan truk, maka pelanggan akan melakukan perjanjian kontrak dengan General Manager PT. JALA ANUGERAH SEJATI. Setelah ada kesepakatan antara kedua belah pihak, maka akan dibuatkan Surat Perjanjian Kontrak (SPK) yang berisi, nama kedua belah pihak, tanggal kontrak, lama penyewaan dan total biaya penyewaan. Setelah surat perjanjian kontrak diterima pelanggan, pelanggan akan menemui staf keuangan untuk membayar harga sewa sebesar nominal yang tertera di surat perjanjian kontrak. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, maka supervisor operasional membuat Form Sales Order (FSO) yang akan diberikan kepada manager operasional untuk dibuatkan Voucher Order (VO) dan Surat Jalan (SJ). Berdasarkan VO dan SJ, staf keuangan membuat bukti pengeluaran uang jalan supir, dan kemudian supir akan mengisi Form Surat Tanda Terima Barang (FSTTB) dan menerima daftar barang dan alamat tujuan dari pelanggan untuk kemudian diantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.Setelah barang dikirim ke alamat yang dituju dan tidak mengalami kerusakan selama proses pengiriman barang, maka supir memberikan salinan surat tanda terima barang kepada manager operasional. Tetapi jika PT. JALA ANUGERAH SEJATI memiliki kantor cabang pada kota yang dituju maka supir memberikan Surat Tanda Terima Barang (STTB) kepada staf operasional cabang dan kemudian staf operasional cabang tersebut mengirimkan Surat Tanda Terima Barang kepada Manager Operasional. Dalam kondisi lain, jika truk mengalami kerusakan pada proses pengiriman barang, maka supir melaporkan kerusakan tersebut kepada staf operasional cabang dan akan diberitahukan kepada manager operasional untuk dibuatkan Surat Kerusakan Kendaraan (SKK).Setelah SKK dibuat maka montir akan melakukan perbaikan berdasarkan surat tersebut. Pada proses perbaikan jika suku cadang yang dibutuhkan tidak tersedia maka montir akan melaporkan kepada supervisor bengkel untuk dibuatkan Form Permintaan Pembelian Suku Cadang (FPPSC) dan kemudian manager keuangan membuat Surat Pembelian Suku Cadang (SPSC). Setelah pembelian dilakukan maka pemasok akan mengirimkan invoice atau tagihan yang ditujukan kepada manager keuangan dan membuatkan PurchaseOrder (PO) atas
45 invoice dari pemasok. Setelah barang diterima, maka manager keuangan membuat Surat Penerimaan Barang Masuk (SPBM) dan Membuat Laporan Pembelian Suku Cadang, serta Laporan Keuangan setiap bulannya yang akan diberikan kepada General Manager. Dalam kondisi lain jika suku cadang yang diperlukan tersedia, maka montir mengisi Form Pemakaian Suku Cadang (FPSC) dan kemudian supervisor bengkel membuatkan Surat Pemakaian Suku Cadang (SPSC) serta membuat Laporan Perbaikan setiap bulannya yang akan diberikan kepada General Manager.
46 3.4.1 Activity Diagram Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Bisnis PT.JALA ANUGERAH SEJATI
47 3.5 User Requirment Berdasarkan hasil dari analisis sistem berjalan pada PT. Jala Anugerah Sejati maka dapat disimpulkan beberapa hal yang menjadi kebutuhan dari user: 1. User menginginkan adanya sebuah sistem yang dapat menyimpan data-data perusahaan seperti surat perintah kerja, surat permintaan pembelian, surat barang keluar dan lain-lain yang dapat dicetak secara elektronik dan dapat disimpan dalam satu sistem yang sama sehingga integritas dokumen dapat di jaga. 2. User menginginkan sebuah sistem yang dilengkapi dengan fitur-fitur pencarian yang lengkap agar pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dari proses manual sebelumnya. 3. User mengingingkan adanya hak akses masing-masing disetiap level dalam perusahaan untuk menghindari manipulasi data pada proses pencatatan dokumen transaksional perusahaan. 4. User menginginkan adanya sebuah sistem aplikasi yang dapat mencetak laporan-laporan seperti laporan pencatatan penyewaan truk, perbaikan truk, pembelian suku cadang dan persediaan suku cadang. 5. User menginginkan adanya sebuah sistem aplikasi berbasis web agar user dapat dengan mudah mengakses sistem kapanpun dan di mana saja selama user memiliki akses internet. 3.6 Analisis Masalah Berikut merupakan masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. JALA ANUGERAH SEJATI: 1. Meskipun dokumen dokumen sudah menggunakan Ms. Office namun dokumen dokumen tersebut masih disimpan secara tidak teratur dalam pencatatan penyewaan, perbaikan truk, history pembelian suku cadang, dan persediaan jumlah suku cadang yang tersimpan di dalam gudang. 2. Semakin banyaknya data pencatatan penyewaan, perbaikan truk, history pembelian dan persediaan jumlah suku cadang yang dimiliki perusahaan tersebut membuat pencarian data–data lama juga semakin susah dan tidak fleksibel, serta pendataan suku cadang yang tidak akurat.
48 3. Adanya manipulasi data pada proses pencatatan pembelian dan perbaikan kendaraan yang dilakukan karyawan, karena sistem pencatatan data yang belum memiliki hak akses. 4. Belum ada sistem yang mempermudah pembuatan dokumen yang digunakan untuk melakukan transaksi informasi perusahaan, seperti surat perintah kerja, surat permintaan pembelian, surat barang keluar dan lain lain. 5. Pencatatan perbaikan truk yang masih menggunakan Ms. Office sehingga menyebabkan history pengeluaran barang tidak terintegrasi dengan baik, seperti banyak data hilang atau karyawan yang pindah sehingga lokasi penyimpanan data tidak diketahui dengan jelas. 6. Belum ada sistem yang menyediakan laporan perbaikan trukper bulannyaberupa data perbaikan, total biaya dan suku cadang mana saja yang sudah digunakan.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah Dengan munculnya permasalahan pada PT. JALA ANUGERAH SEJATI maka usulan pemecahan masalah yang ditawarkan yaitu sebagai berikut : 1. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan ataupun yang terdapat dalam operasional perusahaan seperti surat perintah kerja, surat permintaan pembelian, surat barang keluar dan lain lain dapat dibuat dan dicetak secara elektronik, dokumen-dokumen tersebut disimpan dalam satu sistem yang sama sehingga integritas dokumen dapat dijaga. 2. Sistem aplikasi akan menyimpan semua data-data atau dokumen yang telah dibuat serta dilengkapi dengan fitur pencarian yang lengkap agar proses pencarian data-data lama dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan proses manual sebelumnya. 3.Pembuatan hak akses untuk masing-masing pengguna pada sistem aplikasi yang dibuat. Dengan adanya fitur hak akses ini, karyawan tidak bisa mengubah atau melakukan manipulasi data pada dokumen-dokumen penting perusahaan seperti manipulasi data pada proses pencatatan pembelian dan perbaikan.
49 4.Sistem aplikasi dapat mencetak laporan-laporan seperti laporan pencatatan penyewaan truk, perbaikan truk, pembelian suku cadang dan persediaan suku cadang. Laporan-laporan tersebut dapat dicetak setiap waktu dan dibuat sesuai dengan kebutuhan para eksekutif. Selain itu, dikarenakan data-data atau informasi yang dimasukkan ke dalam sistem aplikasi juga bersifat transaksional,laporan-laporan tersebut dapat menunjukkan situasi yang paling aktual.
