BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Analisa Perusahaan
3.1.1
Latar Belakang Perusahaan
04 Oktober 1975
: PT. Arpeni Pratama Ocean Line (APOL) didirikan.
Mei 1976
: ARPENI membuka kantor cabang domestik yang pertama di Banjarmasin, Kalimantan Selatan.
Maret 1977
: ARPENI mulai mengoperasikan kapal muatan pertamanya, MV.APOLLO 1 (4.800 DWT*).
1979
: ARPENI membeli MV. BANOWATI (7.077 DWT) dan MV. CHANDRA KIRANA (6.665 DWT).
1980
: ARPENI membeli MV. DRUPADI (6.589 DWT) dan MV. CARLINA (6.665 DWT).
September 1983
: ARPENI membeli MV. EMBO (7.012 DWT), yang memberikan pelayanan pengangkutan kayu gelondongan.
Mei 1985
: Kapal dengan dek terbuka milik ARPENI, yakni MV. ALAS (7.774 DWT), MV. GAYATRI (7.793 DWT), MV. HANJANI (7.760 DWT) mulai beroperasi.
November 1987
: ARPENI membeli MV. INDRIANI (6.539 DWT).
1989
: ARPENI mulai mengoperasikan sebuah tanker LPG berdasarkan perjanjian penyewaan berkala dengan perusahaan minyak negara, PERTAMINA.
44
45
September 1991
: ARPENI mendapat kepercayaan dari PERTAMINA dengan disepakatinya
suatu
kontrak
untuk
menyuplai
dan
mengoperasikan tanker minyak mentah, MV. DURGANDINI (35.831 DWT). September 1996
: -
ARPENI membuat kontrak dalam jangka waktu 6,5 tahun dengan PT. Bukit Asam, untuk mengangkut dan mengirimkan 36 juta ton batu bara.
-
ARPENI menerima penghargaan ISM Code dan Sertifikat ISO 9002 dari American Bureau of Shipping (ABS).
September 1997
: ARPENI membeli kapal pembongkar muatan otomatis, MV. SARASWATI (27.547 DWT).
1997 – 1999
: ARPENI menjadi pemilik empat buah tanker minyak dan sebuah tanker LPG berdasarkan perjanjian berkala jangka panjang dengan PERTAMINA.
April 2000
: ARPENI memenangkan kontrak dalam jangka waktu 3,5 tahun dengan PT. Adaro Indonesia dan PT. Kideco Jaya Agung untuk transportasi sebesar 8,3 juta ton.
September 2000
: ARPENI membeli Kapal Panamax pertama, MV. DEWI UMAYI (61.000 DWT).
Agustus 2001
: ARPENI membeli kapal serba guna berbentuk box, MV. DEWI LAKSMI (8.930 DWT).
2002
: ARPENI membuat kontrak kedua dengan PT. Adaro Indonesia dan PT. Kideco Jaya Agung untuk 3 juta
ton batubara dalam
jangka waktu 3 tahun, dan untuk 6,5 juta ton dalam jangka waktu
46
4 tahun; juga membuat kontrak dengan PT. Berau Coal untuk 3,5 juta ton dalam jangka waktu 3 tahun. Juni 2002
: ARPENI membeli kapal serba guna berbentuk box, MV. DEWI PARWATI (8.930 DWT).
Oktober 2003
: - Obligasi Arpeni Pratama Ocean Line I Tahun 2003 tercatat pada Surabaya Stock Exchange. -
ARPENI membeli sebuah kapal Panamax pengangkut barang, MV. URMILA (63.635 DWT).
November 2003
: Sertifikat ISO 9002 milik ARPENI ditransisikan ke Sertifikat ISO 9001 yang diakreditasi oleh ABS.
Desember 2003
: ARPENI membeli kapal Panamax pengangkut barang, MV. BANOWATI (62.633 DWT).
Maret 2004
: ARPENI membuka kantor cabang baru di Semarang, Jawa Tengah.
Oktober 2004
: ARPENI membeli dua tanker, MT. SRIKANDI (3.852 DWT) dan MT. SHINTA (3.580 DWT) dan sebuah kapal pengangkut LPG, MT. GAS JAYA (3.003 DWT).
Januari 2005
: ARPENI membeli sebuah tanker, MT. ADITI (29.998 DWT).
*DWT = Denarius WeighT, yakni sebuah unit berat yang setara dengan 1,55 gram.
47
3.1.2
Fokus Bisnis Pada mulanya, ARPENI berspesialisasi dalam bidang pelayanan pengangkutan kayu gelondongan dan muatan umum. Namun sekarang telah mencakup pelayanan yang bervariasi, baik muatan bahan tambang maupun muatan minyak. ARPENI juga menjalankan bisnis agensi untuk mendukung dan memfasilitasi kegiatan bisnis utamanya. Seperti pemesanan kargo, pengisian bahan bakar kapal, penyediaan kapal pengangkut, dan pengaturan manajemen perkapalan.
Muatan Umum ARPENI telah mengangkut berbagai hasil hutan, muatan proyek, hasil pertanian dan muatan-muatan lainnya ke luar negeri ataupun sebaliknya. ARPENI telah menguasai sekitar 20 persen dari pemasaran ekspor kayu di Indonesia. ARPENI mengoperasikan kapal miliknya sendiri ataupun kapal hasil perjanjian untuk mengangkut produk – produk di atas.
Muatan Bahan Tambang ARPENI memiliki kapal pembongkar muatan otomatis, kapal-kapal Handymax dan Panamax, dan kapal pengangkut sebagai alat transportasi untuk kapasitas berat lebih dari satu juta ton muatan hasil tambang. ARPENI menempatkan mesin-mesin raksasa pengangkut barang (Lotus Satu, Lotus Dua, Lotus 118 dan Lotus 328) di daerah Kalimantan Selatan dan Timur untuk memudahkan pengangkutan batu bara ke kapal pengangkut.
48
Muatan Minyak ARPENI mengoperasikan tanker MT. DURGANDINI berdasarkan kontrak perjanjian dengan Pertamina. ARPENI juga mengoperasikan tanker minyak mentah dan minyak olahan untuk kapasitas berat lebih dari dua ratus ribu ton.
Agensi ARPENI membuat jaringan perkantoran dan agensi dalam negeri, dalam rangka
melayani
permintaan
nasional
maupun
internasional.
Beberapa
perusahaan bergengsi yang menggunakan jasa ARPENI:
Asan Merchant Marine Co. Ltd.
Pan Ocean Shipping
Kawasaki Kisen Kaisha
Daebo Shipping Co. Ltd.
Bulk
T-Klaveness
Australia
Daiichi Chuo Kisen Kaisha
Louis Dreyfus Armateurs
Tsangaris Bros
Bulk Trading AS; Cetragpa
Eukor Car Carriers Inc.
Mitsui OSK Kinkai
Wallenius Wilhelmsen Lines
CSL Asia Shipping
Ho Feng
Nippon Yusen Kaisha
PT. Adaro Indonesia
Chios Navigation
Hyundai Merchant Marine
Chartering
Armada
3.1.1
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. APOL
50
3.1.4
Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Direktur Utama – bertanggung jawab pada Dewan Direksi untuk :
Terselenggaranya manajemen kualitas dan sistem keselamatan perusahaan.
Menentukan kebijakan dan strategi perusahaan dalam pencapaian target keuangan dan operasional perusahaan serta mencari peluang pertumbuhan yang menguntungkan di masa depan.
Mengawasi arus bisnis secara umum maupun khusus sehubungan dengan pembaharuan kontrak / perpanjangan, dengan memonitor keadaan politik, ekonomi, keuangan, dan lingkungan operasional.
Mengawasi penyewaan dan kontrak kapal - kapal.
Meningkatkan hubungan dengan para relasi bisnis serta mengembangkan bisnis baru.
Mengendalikan budget anggaran, perkiraan dan rencana belanja serta pengelolaan asuransi aset perusahaan.
Melaporkan keadaan keuangan dan operasional bulanan terhadap rencana yang telah disetujui dan memberikan proposal untuk diperiksa bila ada defisit.
Secara terus menerus mencari dan mempelajari peluang - peluang pertumbuhan bisnis yang potential dan menawarkan proposal yang perlu dipertimbangkan untuk penanaman modal dalam bisnis baru.
Memonitor ship management dan operasional komersial.
Menangani masalah - masalah legal yang berhubungan dengan penasehat hukum yang resmi.
Mencari tonnage baru bersama – sama dengan para Direksi.
51
Direktur Bisnis – bertanggung jawab pada Direktur Utama untuk :
Mengawasi perkembangan aktifitas bisnis dan operasi dari semua departemen antara lain : marketing dan kemajuannya, operasi kapal – kapal dan percharteran kapal – kapal bisnis agensi.
Mencapai revenue sesuai dengan yang ditargetkan.
Menjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan pengirim barang, pemilik dan semua konsumen - konsumen termasuk dengan pejabat – pejabat pemerintah.
Membantu dan memberi saran - saran ke pemimpin departemen dalam mengemban tugas -tugas mereka pada saat mereka membutuhkan.
Melaksanakan dan mempertahankan sistem manajemen keamanan (ISM code) perusahaan dengan memberikan kepuasan kepada semua pelangan.
Membantu mencari prospek – prospek / proyek – proyek baru dalam rangka pengembangan usaha.
Direktur Armada – bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk :
Pimpinan teknik dari semua armada.
Mengawasi Departemen nautika, personalia laut, safety, untuk meyakinkan bahwa kapal sesuai dengan peraturan dan ketetapan local, nasional, internasional, bersama - sama dengan persyaratan klasifikasi.
Melaksanakan dan memelihara sistem manajemen keselamatan dari perusahaan.
52
Memonitor persiapan kapal untuk meyakinkan bahwa kapal diservis, dirawat dan semua catatan – catatan yang berhubungan dengan hull dan bagian teknik yang lain selalu diperbaharui.
Memberikan persetujuan terhadap order - order dan memastikan bahwa kapal disuplai dengan spare parts, bahan – bahan lain dan pemakaian yang sesuai.
Mengecek dan memberikan persetujuan terhadap disbursement yang ada hubungannya dengan suplai barang – barang kebutuhan teknik, kru, nautika sesuai dengan peraturan yang diatur perusahaan.
Menentukan kumpulan spesifikasi dry dock dan merencanakan dry dock, perbaikannya, dsb. Menganalisa dan bertindak sesuai dengan laporan dari nahkoda , chief engineer, surveyors, inspectors, dan sebagainya.
Memberi nasehat teknis dan membantu Direktur Utama dan Manajer Claims dalam menangani klaim asuransi.
Melakukan penilaian terhadap personil – personil laut dan darat sebagaimana perlu.
Memberi nasehat untuk semua permasalahan ABK, meningkatkan motivasi dan karier para pegawai serta disiplin dari para ABK.
Merencanakan dan mengontrol biaya pengeluaran dan pemasukan.
Membuat manajemen kontrak dengan prinsipal dan mengawasi proyek – proyek yang khusus.
Memimpin manajemen review meeting sekurang – kurangnya 6 bulan sekali.
53
Direktur Keuangan – bertanggung jawab pada Direktur Utama untuk :
Memanfaatkan sumber dana secara efisien guna mendukung kegiatan perusahaan dan memaksimalkan keuntungan perusahaan.
Mengevaluasi rencana – rencana proyek yang sedang berjalan maupun yang akan datang terutama dalam investasi dan aspek keuangan lainnya.
Mengevaluasi struktur keuangan perusahaan guna mengoptimalkannya.
Mengevaluasi posisi keuangan perusahaan dari waktu ke waktu guna mengantisipasi kelancaran arus kas.
Berpartisipasi dengan divisi lainnya dalam proses penentuan proyek – proyek baru seperti penambahan investasi, mengikuti tender – tender.
Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan, bank, perusahaan sekuritas, perusahaan asuransi, broker, dan P&I Club.
Memonitor dan mengamankan asset perusahaan termasuk kapal, kru, kantor kendaraan, alat berat, dll.
Merencanakan
dan
menyusun
sistem
keuangan
guna
menunjang
pengoptimalan pengelolaan sumber dana perusahaan baik pusat maupun seluruh cabang.
Mengoptimalkan dan mengembangkan SDM yang ada serta memotivasi guna mengantisipasi perkembangan perusahan.
Direktur Akuntasi dan Administrasi – bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk :
Membantu pimpinan unit dengan gambaran lengkap kondisi perusahaan sebagai dasar penentuan kebijakan dan strategi perusahaan.
54
Mengembangkan
sistem,
kebijakan
dan
prosedur
dan
memonitor
implemenatasinya.
Mengkoordinir penyusunan anggaran, pendapatan dan belanja perusahaan.
Mempersiapkan laporan untuk B.O.D. meeting.
Mengkoordinir kegiatan – kegiatan peizinan dan legal perusahaan.
Mengembangkan dan membina jenjang karir dalam struktur organisasi perusahaan.
Melakukan pengawasan atas kegiatan – kegiatan departemen akuntansi, legal, HRD & GA, serta IT.
Manager HRD & GA – bertanggung jawab kepada Direktur Akuntansi dan Administrasi untuk :
Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan HRD & GA sesuai kebijakan perusahaan.
Merencanakan Man Power Planning sesuai objektivitas perusahaan.
Mengkoordinir dan melaksanakan program recruitment dan selection MPP.
Mengkoordinir dan melaksanakan evaluasi karyawan.
Meningkatkan kemampuan personel HRD & GA, memberikan bimbingan dan memotivasi bawahannya.
Koordinasi dengan pimpinan departemen dalam melaksanakan perencanaan karir.
Melaksanakan koordinasi dengan pimpinan divisi / departemen / koordinasi cabang dalam pelaksanaan kebijakan HRD di perusahaan.
55
3.1.5
Kantor Pusat dan Cabang - Cabangnya
Kantor Pusat Jakarta Jl. Abdul Muis No 40, Wisma BSG Lt.7, Jakarta 10160 Phones
: (62-21) 350 5350, 350 5355
Fax
: (62-21) 384 7683, 380 3615
e-mail
:
[email protected]
website
: www.apol.co.id
Telex
: 44626 APOL IA, 46171 LAYAR IA
Cable
: ARPRALINE JAKARTA
Tanjung Priok Jl. Yos Sudarso No. 47A, Tanjung Priok, Jakarta 14320 Phones
: (62-21) 435 3941-43, 435 8390, 430 9717
Fax
: (62-21) 435 8425, 435 3944
e-mail
:
[email protected]
Telex
: 64169 APOL TP IA
Cabadd
: ARPRALINE JAKARTA
PIC
: Dedi Hernandang, Husen Saari
Bandung Komp. Puteraco Gading Regency Blok B II / 21 Jl. Soekarno-Hatta, Bandung 40292 Phone
: (62-22) 730 9716
56
Fax
: (62-22) 730 9717
e-mail
:
[email protected]
PIC
: Selamet
Surabaya Jl. Perak Timur No. 138, Surabaya 60165 Phone
: (62-31) 356 7313
Fax
: (62-21) 356 8049, 356 8046, 356 4967
e-mail
:
[email protected]
Cabadd
: ARPRALINE SURABAYA
PIC
: Dominicus Diter Diung, Hariyono, David Gondo
Probolinggo Jl. K.H. Mansyur No. 19, Probolinggo 67219 Phone
: (62-335) 426 635
Fax
: (62-335) 434 796
Cabadd
: ARPRALINE SURABAYA
PIC
: Yudi Sumbogo, Achmad
Medan Komp. Multatuli Indah Blok F No. 8, Medan 20151 Phone
: (62-61) 451 8518
Fax
: (62-61) 451 5459
e-mail
:
[email protected]
57
Cabadd
: APRALINE MEDAN
PIC
: Hartono Narto
Lampung `Jl. Jend. Sudirman No. 92, Tanjung Karang Timur, Bandar Lampung 35127 Phones
: (62-721) 253 373, 269 389
Fax
: (62-721) 269 415
e-mail
:
[email protected]
PIC
: Heryanto YD, Hans Mantiri
Banjarmasin Jl. Kapten Pierre Tendean No. 78, Banjarmasin 70231 Phones
: (62-511) 251 744 - 5, 252 075
Fax
: (62-511) 256 757, 274 215
e-mail
:
[email protected]
Telex
: 39345 APOLBM IA
Cabadd
: ARPRALINE BANJARMASIN
PIC
: Paulus Yono, Hotman Manurung
Samarinda Jl. Gajah Mada No. 102, Samarinda 75122 Phones
: (62-541) 742 131, 731 310, 731 284, 731 280
Fax
: (62-541) 731 306
e-mail
:
[email protected]
58
Telex
: 38193 APOLSM IA
Cabadd
: ARPRALINE SAMARINDA
PIC
: Ham Fuk Gwan, Ahmad Chudori
Sampit Jl. H.M. Arsyad No. 118, Sampit Phone
: (62-531) 24826
Fax
: (62-531) 30432
Telex
: 39465 AUS PT
Cabadd
: ARPRALINE BANJARMASIN
PIC
: Kateni
Pontianak Jl. Gajah Mada No. 20, Pontianak 78121 Phones
: (62-561) 734 572, 735 883
Fax
: (62-561) 739 661
e-mail
:
[email protected]
Telex
: 29362 APOLPK IA
Cabadd
: ARPRALINE PONTIANAK
PIC
: Hasanuddin Tay, M. Rosyidi Usman
Kota Baru Jl. Brig. Jend. H. Hasan Basri No. 117, Semayap – Pulau Laut Utara, Kota Baru 72117
59
Phone
: (62-518) 23393
Fax
: (62-518) 23393
e-mail
:
[email protected]
PIC
: Sulthoni
Semarang Wisma HSBC 4th Fl. Suite 405 Jl. Gajah Mada No. 135, Semarang 50134 Phones
: (62-24) 845 4326 – 28
Fax
: (62-24) 845 4329
e-mail
:
[email protected]
PIC
: F.X. Sentosa, Budi Kristanto
Cabang Luar Negeri Singapore 80 Robinson Road # 10 – 01A, Singapore 068898 Phone
: (65) 222 9210
Fax
: (65) 222 1663
e-mail
:
[email protected]
Telex
: RS 33418 APOLSB
Cabadd
: APOLSPORE
PIC
: Darrel Chia
60
3.2
Analisis Fungsi Area, Fungsi Bisnis dan Proses Fungsi area merupakan fungsi bisnis yang dikelompokkan ke dalam suatu fungsi yang lebih besar. Fungsi bisnis merupakan sekelompok kegiatan yang dilakukan bersama untuk mendukung organisasi. Fungsi bisnis menentukan piramida perencaan strategi informasi tingkat tinggi. Proses adalah fungsi dari organisasi yang dipecah – pecah menjadi lebih kecil lagi. Proses merupakan analisis di piramida perencanaan strategi informasi tingkat kedua yang menghubungkan secara spesifik bagaimana proses itu dilaksanakan. Fungsi – fungsi bisnis PT. ARPENI beserta area bisnis dan prosesnya, yang berhubungan dengan divisi HRD, dapat dilihat dalam susunan sebagai berikut :
Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Personalia Perekrutan Karyawan Merencanakan penerimaan karyawan baru Menyeleksi karyawan baru Mengadakan test dan wawancara Menerima karyawan baru
61
Pemeliharaan Karyawan Memberikan reward kepada karyawan Menyediakan fasilitas penunjang Memberikan sanksi Merencanakan jenjang prestasi karyawan
3.3
Subjek Data Subjek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber atau masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang telah dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Adapun subjek data yang telah dianalisis dari PT. ARPENI, yang terkait dengan subdivisi HRD adalah sebagai berikut :
3.4
Karyawan
Mutasi
Analisis SWOT Analisa SWOT merupakan bagian dari perencanaan strategis yang dilakukan untuk mengetahui faktor internal (kekuatan dan kelemahan) perusahaan dan faktor eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan. Dibawah ini adalah hasil analisis SWOT yang berhubungan dengan PT. ARPENI Opportunities (peluang)
Penambahan armada baru
Hubungan baik dengan BUMN untuk proyek – proyek baru
Terjadinya peningkatan kargo karena adanya AFTA – 2003
62
Pencarian sumber dana melalui surat berharga
Besarnya jumlah calon tenaga kerja potential
Threats (ancaman)
Masuknya perusahaan asing
Kerusakan pada mesin kapal
Keamanan dalam negeri yang labil
Perubahan peraturan pemerintah
Persaingan dalam proses perekrutan tenaga kerja dengan perusahaan pesaing
Mental kerja manusia Indonesia yang masih rendah
Strength (kekuatan)
Merupakan perusahaan senior
Berpengalaman dan diakui dalam pelayaran Indonesia
Pelayanan yang bagus dalam pelayaran
SDM yang berkualitas
Pemberian pelatihan untuk mengembangkan kemampuan karyawan
Tersedianya fasilitas dan tunjangan bagi karyawan
Weakness (kelemahan)
Anggaran yang ketat
Pengaruh fluktuasi mata uang
Banyaknya kapal – kapal yang sudah tua
“Human Error” akibat sistem manual
63
Strength
Weakness
Strength – Opportunities
Weakness – Opportunities
Strategic
Strategic
Strength – Threats
Weakness – Threats
Strategic
Strategic
Opportunities
Threats
Tabel 3.1 Analisis SWOT
Strength – Opportunities Strategic Melakukan proses perekrutan dan seleksi dengan ketat untuk memperoleh tenaga kerja yang paling potential, sehingga penempatan tenaga kerja dilakukan dengan tepat sesuai kriteria yang dibutuhkan.
Weakness – Opportunities Strategic Menggunakan aplikasi yang dapat membantu proses analisa data sehingga mengurangi kesalahan yang rentan terjadi akibat aktifitas secara manual.
Strength – Threats Strategic Menganalisis arus keluar masuk karyawan dari sudut pandang (dimensi) yang berbeda – beda untuk mengetahui derajat tingkat kepuasan karyawan selama bekerja di perusahaan.
64
Weakness – Threats Strategic Menetapkan sistem kontrak kerja yang jelas sehingga mencegah tingginya arus keluar masuk. Juga memberikan pelatihan untuk mengurangi tingginya tingkat “human error”.
3.5
Analisis CSF (Critical Success Factor) Critical Success Factor adalah faktor – faktor yang menjadi pendukung aktifitas sebuah perusahaan dalam pencapaian sasarannya. Dengan adanya CSF, maka eksekutif dapat memfokuskan dirinya ke aktifitas yang lebih penting, sehingga titik kritis dalam perusahaan pun dapat diminimalkan. Selain itu, dapat membantu menentukan informasi yang diperlukan. Di dalam Critical Success Factor, ukuran yang ada merupakan nilai yang menjadikan faktor tersebut merupakan faktor keberhasilan. CSF yang ada pada PT. ARPENI subdivisi HRD adalah sebagai berikut :
Persentase turn over karyawan Tingkat persentase turn over (keluar masuknya karyawan) <= 2 % per tahun di setiap cabang.
Distribusi karyawan Distribusi karyawan yang merata di setiap cabang dilihat dari segi usia dan pendidikan. Juga dilihat kesesuaian jumlah karyawan dengan piramida kepemimpinan.
65
3.6
Analisis Matriks
3.6.1
Matriks Subjek Data vs Unit Organisasi
Mutasi
Unit Organisasi
Karyawan
Subjek Data
Direktur Utama Direktur Akuntansi dan Administrasi Direktur Keuangan Direktur Armada Direktur Bisnis HRD & GA
X X X X X X
X X X X X X
Tabel 3.2 Matriks Subjek Data vs Unit Organisasi
Direktur Bisnis
HRD & GA
Perekrutan Karyawan Pemeliharaan Karyawan
Direktur Armada
Fungsi Bisnis
Direktur Keuangan
Unit Organisasi
Direktur Akuntansi dan Administrasi
Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Direktur Utama
3.6.2
A A
RA RA
RA RA
RA RA
RA RA
EWI EWI
Tabel 3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Keterangan : R : responsibility, eksekutif bertanggung jawab langsung dalam fungsi bisnisnya A : authority, eksekutif memberikan otoritas membuat kebijaksanaan. E : expertise, eksekutif bertindak sebagai tenaga ahli / pakar. W : work, eksekutif bertindak sebagai tenaga pelaksana. I
: involved, eksekutif ikut serta dalam fungsi bisnisnya.
66
Matriks Subjek Data vs Fungsi Bisnis
Karyawan
Subjek Data
Fungsi Bisnis Perekrutan Karyawan Pemeliharaan Karyawan
Mutasi
3.6.3
CRUD RU R CRUD
Tabel 3.4 Matriks Subjek Data vs Fungsi Bisnis Keterangan : C :
create, menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan
fungsi bisnis. R :
read, menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan
fungsi bisnis. U :
update, menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan
fungsi bisnis. D :
delete, menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan
fungsi bisnis.
Fungsi Bisnis
Critical Success Factor Persentase Turn Over Karyawan Distribusi Karyawan Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs CSF
Pemeliharaan Karyawan
Matriks Fungsi Bisnis vs CSF
Perekrutan Karyawan
3.6.4
x x
67
3.7
Teknologi Informasi PT. APOL Teknologi informasi pada PT. APOL merupakan suatu bidang yang penggunaannya mendukung proses kerja perusahaan agar dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. APOL terdiri dari perangkat keras (hardware) dan piranti lunak (software).
3.7.1
Hardware Hardware yang digunakan pada PT. APOL adalah sebagai berikut :
Gambar 3.2 Skema Jaringan PT. APOL
Wide Area Network (WAN) yang menghubungkan kantor pusat (Jakarta) dengan cabang – cabang lain yang ada diluar kota. WAN pada PT. APOL menggunakan jaringan Nfuse (CITRIX) dan servernya terdapat di kantor pusat.
Local Area Network (LAN) digunakan untuk menghubungkan masing – masing departemen pada kantor pusat.
68
Fasilitas internet menggunakan VPN, Dial Up Internet atau Frame Relay.
± 10 unit Server HP DL 380.
PC Intel Pentium IV sebagai client, tersebar ± 100 workstation di pusat, ± 10 workstation di cabang I (Bandung, Semarang, Kota Baru), ± 5 workstation di cabang II (Panjang, Medan, Pontianak) dan ± 20 workstation di cabang III (Banjarmasin, Samarinda, Surabayaa, Tanjung Priuk).
3.7.2
Software Software yang terdapat pada PT. APOL antara lain : 1. Operating system yang digunakan pada PT. ARPENI untuk mendukung kegiatan bisnis sehari – hari yang telah digunakan saat ini adalah :
Server : Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 , Microsoft Visual Fox Pro, Microsoft SQL Server 7
Client : Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 , Microsoft Visual Fox Pro, Microsoft SQL Server 2000
2. Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. ARPENI saat ini, khususnya pada subdivisi HRD & GA yaitu :
Sistem aplikasi Penggajian
Sistem aplikasi Asuransi Kesehatan (Klaim)
Sistem aplikasi Biaya Operasional (Uang Makan, Transport)
Sistem aplikasi Absensi
Sistem aplikasi HRD (kepegawaian)
69
3.8
Metode Analisis dan Perancangan Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan sistem data warehouse ini adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna proses pengambilan keputusan.
3.9
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Data yang ada akan diproses sedemikian rupa menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan. Dari informasi yang didapat ini, eksekutif dapat melakukan analisis lebih lanjut berkaitan dengan strategi pengambilan keputusan bagi kebijakan perusahaan. Penggunaan data warehouse pada topik yang akan dibahas, dapat membantu dalam hal sebagai berikut : -
Untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan, dilihat berdasarkan tingkat in dan out karyawan pada jangka waktu tertentu di tiap – tiap cabang. Apabila didapati bahwa lebih banyak karyawan yang keluar dari perusahaan daripada yang masuk ke perusahaan, maka perlu ditelaah lebih lanjut tentang faktor – faktor yang menjadi penyebabnya.
-
Untuk mengecek apakah piramida kepemimpinan perusahaan di tiap – tiap cabang sudah benar, dilihat dari jumlah pekerja yang bekerja digolongkan berdasarkan jabatannya. Golongan eksekutif harus lebih sedikit daripada golongan menengah dan golongan menengah harus lebih sedikit daripada
70
golongan bawah. Hal lain yang ingin diketahui adalah melihat keseimbangan piramida kepemimpinan berdasarkan umur, dimana rata – rata umur pada piramida yang lebih tinggi lebih besar daripada piramida dibawahnya. -
Untuk mengetahui kategori jabatan karyawan, dilihat dari data karyawan yang digolongkan berdasarkan tingkat pendidikannya. Dengan tingkat pendidikan yang tinggi, apakah seharusnya seorang karyawan selalu memiliki tingkat jabatan yang lebih baik pula dalam perusahaan ?
3.10
Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah
3.10.1 Identifikasi Masalah Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka permasalahan yang diperoleh antara lain : 1. Data yang cukup banyak dan belum terintegrasi dengan baik PT. ARPENI memiliki ± 8000 karyawan, meliputi karyawan darat dan laut, yang tersebar di 13 cabang, dengan 1 kantor pusat, dimana masing –masing database memiliki tipe data yang mungkin berbeda. 2. Pembuatan laporan dikerjakan secara manual Proses pembuatannya menjadi lebih lama dan memiliki resiko kesalahan lebih besar yang disebabkan oleh “human error”.
Hal tersebut di atas menyebabkan pihak eksekutif HRD kesulitan dalam memperoleh informasi secara cepat, sehingga berdampak terhadap proses pengambilan keputusan sehubungan dengan perencanaan sumber daya manusia.
71
3.10.2 Pemecahan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka diperlukan penggunaan data
warehouse
sebagai
penyedia
informasi.
Data
warehouse
dapat
menggabungkan data dan menghasilkan informasi berupa grafik sehingga memudahkan pengguna (eksekutif) melakukan analisis. Data warehouse mendukung pengguna untuk memperoleh data yang diinginkan dan membantu proses analisa menjadi lebih cepat, sehingga memudahkan proses pengambilan keputusan.
