57
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Semesta Jaya Sentosa adalah perusahaan yang berlokasi di Taman Semanan Indah Blok C No. 30 Jakarta-Barat, yang merupakan sebuah perusahaan distributor yang menjual daging sapi (beef), hati sapi (liver), jantung sapi (hearts), dan paru sapi (lung). Barang yang dijual PT. Semesta Jaya Sentosa berasal dari beberapa negara seperti Australia, New Zealand, dan Amerika. Perusahaan ini didirikan pada 19 Desember 2008 oleh bapak Siauw Efendi Sarsono dan Junaidi Chandra Tjen dimana pada saat itu yang bertindak sebagai notaris adalah Harsono, SH dengan akte No.81, SIUP No.3784/1.824.221/0209, dan NPWP No.02.885.532.8-034.000. Bisnis ini sendiri sebenarnya sudah dijalankan sejak tahun 2000 dengan nama UD. Efendi dan memiliki Surat Ijin Usaha Distributor Daging No.2491/-1.823.58. Pada awal mulanya, perusahaan ini menyewa sebuah lokasi untuk dijadikan gudang penyimpanan. Namun, seiring dengan kemajuan usahanya sekarang PT. Semesta Jaya Sentosa telah memiliki gudang sendiri yang terletak di Kompleks Pergudangan Kosambi Permai-Tangerang. PT. Semesta Jaya Sentosa merupakan perusahaan yang cukup berpengalaman dibidangnya. Perusahaan ini tidak hanya melayani kebutuhan pabrik dan catering tetapi juga pelanggan perseorangan. Daerah distribusi perusahaan ini cukup luas, karena tidak hanya sebagai pemasok wilayah Jabodetabek tetapi juga wilayah luar Jawa. Untuk
58 pengiriman di wilayah luar Jawa, PT. Semesta Jaya Sentosa berkerjasama dengan PT. Intermoda Trans yang melayani jasa pengiriman barang.
3.2 S truktur Organisasi
Direktur
M anajer Keuangan
Staf Penagihan
Kasir
M anajer Penjualan
M anajer Pembelian
Staf Penjualan
Staf Pembelian
M anajer Persediaan
Kepala Bag. Gudang
Staf Pengiriman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Semesta Jaya Sentosa Sumber : PT. Semesta Jaya Sentosa, Tahun 2009 Tugas dan wewenang dari masing-mas ing bagian dalam struktur organisasi PT. Semesta Jaya Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab seorang pimpinan adalah : a. M emimpin dan mengelola perusahaan. b. M engontrol, mengawasi, dan mengambil keputusan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada PT. Semesta Jaya Sentosa. c. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Semesta Jaya Sentosa. d. M ewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan. Dan wewenangnya, sebagai berikut : a. M elakukan penerimaan dan pemberhentian pegawai.
59 b. M enandatangani giro ata cek c. M emberi keputusan terhadap hal-hal yang bersifat strategis. 2. M anajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab M anajer keuangan adalah : a. M erencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan dan mengarahkan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab staf keuangan dan staf penagihan b. M elakukan pembayaran atas pengeluaran dan utang perusahaan. c. M emimpin dan mengelola bagian keuangan secara efisien dan efektif berdasarkan sasaran dan tujuan perusahaan. d. M enyerahkan kepada pimpinan langsung laporan-laporan yang berkaitan dengan bagian keuangan. Dan wewenangnya sebagai berikut : a. M elakukan pembayaran utang dan kewajiban lainnya dengan persetujuan pimpinan. b. M elakukan verifikasi terhadap validitas setiap transaksi yang belum dibayar dan dibukukan. c. M emberikan gaji kepada karyawan. 3. Kasir Tugas dan tanggung jawab kasir adalah : a. M embuat faktur penjualan berdasar Sales Order dan Surat jalan yang diterima b. M embuat laporan mengenai saldo kas setiap harinya dan menyesuaikan dengan keadaan fisiknya. c. Bertanggung jawab atas penyimpanan uang yang ada di kas.
60 Dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. M eminta pertanggungjawaban bagian terkait atas keabsahan data transaksi. b. M engotorisasi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas. 4. Staf Penagihan Tugas dan tanggung jawab staf penagihan adalah : a. Bertanggung jawab untuk melakukan prosedur penagihan piutang kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo. b. M emberikan laporan atas hasil penagihan piutang kepada manajer keuangan Dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. M elaksanakan kegiatan penagihan piutang kepada pelanggan 5. M anajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab manajer penjualan adalah : a. M embuat laporan penjualan secara periodik yang disampaikan langsung kepada pimpinan. b. M enjaga hubungan baik dengan para pelanggan. c. M engkoordinir, mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab staf penjualan Dan wewenangnya adalah sebagai berikut : a. M elakukan otorisasi atas dokumen-dokumen yang terkait dengan proses penjualan. b. M emiliki wewenang dalam melakukan pemasaran perusahaan. 6. Staf Penjualan
61 Tugas dan tanggung jawab staf penjualan adalah : a. M enerima pesanan dari pelanggan. b. M embuat sales order berdasarkan pesanan pelanggan. c. M endata pelanggan baru dengan identitas pelanggan dan hal lainnya yang diperlukan. d. M emberikan laporan penjualan secara periodik kepada manajer penjualan. Dan wewenangnya adalah : a. M emiliki wewenang dalam melakukan pemasaran perusahaan. 7. M anajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab manajer pembelian adalah : a. M elakukan pembelian barang sesuai dengan kebutuhan. b. M emilih supplier dan memilih barang yang baik serta berkualitas dengan harga yang sesuai. c. Bertanggung jawab dalam proses pembelian, dari awal pemesanan sampai dengan tibanya barang di gudang. d. M enyerahkan laporan pembelian secara periodik kepada pimpinan. Dan wewenangnya adalah : a. M engotorisasi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembelian barang dari supplier. 8. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab staf pembelian adalah : a. M embuat PO (purchase order) berdasarkan permintaan barang dari bagian terkait.
62 b. M endata supplier baru dengan identitas supplier dan hal lain yang diperlukan. c. M engumpulkan dan mendokumentasikan informasi penawaran harga barang dari supplier. d. M emberikan laporan pembelian secara periodik kepada manajer pembelian. Dan wewenangnya adalah : a. M emiliki wewenang melakukan proses pembelian barang untuk kebutuhan perusahaan. 9. M anajer Persediaan Tugas dan tanggung jawab manajer persediaan adalah : a. M endata barang baru dengan atribut-atribut yang diperlukan, seperti negara, merek, berat, quantity dan harga. b. M enghitung persediaan barang berdasarkan data penjualan dan pembelian yang kemudian dicocokan dengan laporan yang diterima dari gudang. c. M engawasi dan melakukan pemeriksaan terhadap kualitas barang dagangan. d. M enyerahkan laporan persediaan secara periodik kepada pimpinan. Dan wewenangnya adalah : a. M emiliki wewenang terkait dengan persediaan barang dagangan di perusahaan. 10. Kepala Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab kepala bagian gudang adalah : a. M engendalikan, mengontrol dan mengawasi persediaan barang di gudang. b. M enerima, menghitung, dan memeriksa kembali barang-barang yang masuk dan keluar. c. M embuat surat jalan.
63 d. M eng-update persediaan barang yang ada di Gudang. e. M elakukan konfirmasi ke bagian pembelian untuk melakukan pembelian barang dagangan. f. M emberikan laporan persediaan secara periodik kepada manajer persediaan. Dan wewenangnya sebagai berikut : a. M engotorisasi hasil perhitungan stock opname barang di gudang. b. M engotorisasi keluar masuknya barang dari dan ke gudang. c. M elakukan permintaan pembelian barang. 11. Staf Pengiriman Tugas dan wewenang staf pengiriman adalah : a. M engirimkan barang pesanan kepada pelanggan sesuai dengan faktur penjualan. b. Bertanggung jawab atas penerimaan pembayaran tunai dari pelanggan, sampai diserahkan ke bagian keuangan. Dan wewenangnya sebagai berikut : a. M emiliki wewenang terkait dengan kegiatan pengiriman barang ke pelanggan.
64 3.3 Analisis Lima Kekuatan Persaingan Porter Pendatang Baru : Perusahaan yang memahami jalur pendistribusian produk dan dapat meramalkan perkembangan produk. Pemasok : - PT. Indoguna Utama - PT. Anzindo Internasional - PT. Bumi M aesroayu - PT. Berkat M itra Abadi - CV. Sido Raya Utama
Pesaing Sejenis : - CV. Cengkareng Karya M aju Bersama - PT. M elindo Tiara Abadi - PT. Karunia Segar
Customer : - CV. Cahaya Puji - Baso Sari M urni - PT. Samba Jaya - CV. Indojava - Andika Catering
Produk Pengganti : Daging ayam dan kambing
Gambar 3.2 Analisa lima Kekuatan Porter PT. Semesta Jaya Sentosa
Kondisi Persaingan yang dihadapi oleh PT. Semesta Jaya Sentosa akan dijelaskan melalui analisis lima Kekuatan Persaingan Porter berikut : 1. Potensi masuknya pesaing baru Pada dasarnya, bisnis di bidang distribusi ini dapat dimasuki dengan mudah oleh pesaing baru. M odal yang dibutuhkan tidak terlalu besar dan tidak dibutuhkan teknologi canggih ataupun pengetahuan khusus. Untuk pemasarannya pun dapat dikatakan mudah, karena produk yang ditawarkan relatif sama. Akan tetapi pesaing baru memerlukan pengalaman dalam bidang distribusi ini. Pesaing baru juga harus mampu meramalkan kemungkinan kondisi yang terjadi mengingat
65 produk yang dijual merupakan produk import dengan harga yang terus berubah sesuai dengan kondisi perekonomian negara. Sehingga dapat disimpulkan bahwa, industri ini cukup mudah untuk dimasuki akan tetapi resiko yang dihadapi cukup besar, terutama jika ingin bertahan dalm industri ini. 2. Perseteruan di antara perusahaan yang saling bersaing Banyak pemain baru yang berada di industri ini, sehingga persaingan dapat dikatakan ketat. Oleh karena itu para pesaing tersebut harus diperhatikan karena tidak ada perbedaan yang signifikan dalam aktivitas bisnisnya dan target pasar yang relatif sama. Untuk bertahan dalam industri ini perusahaan harus memiliki standar kualitas dan pelayanan yang tinggi sehingga perusahaan mendapatkan loyalitas dari pelanggannya. 3. Kekuatan tawar-menawar pemasok PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki kesulitan dalam memperoleh barang dagangan dari supplier, karena cukup banyak importir yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Keuntungan yang didapat yaitu, peusahaan dapat memilih supplier yang memberikan harga bersaing. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan memerlukan bahkan tergantung dengan supplier dalam hal pengadaan barang, oleh karena itu diperlukan hubungan baik dengan supplier. M aka dapat disimpulkan bahwa posisi tawar-menawar antara pemasok dengan PT. Semesta Jaya Sentosa adalah seimbang. 4. Kekuatan tawar-menawar pelanggan Dengan banyaknya pemain baru yang masuk dalam industri ini dan barang yang diperjualkan oleh setiap perusahaan relatif sama, pelanggan memiliki banyak
66 pilihan untuk menentukan kepada siapa mereka akan melakukan pembelian. Karena itu Penjualan PT. Semesta Jaya Sentosa tidak hanya mencakup wilayah Jabodetabek tetapi juga wilayah Jawa dan luar pulau Jawa. PT. Semesta Jaya Sentosa lebih memfokuskan pemasarannya ke Pabrik bakso dan catering. M aka dapat dikatakan bahwa pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar yang besar terhadap PT. Semesta Jaya Sentosa. 5. Potensi pengembangan produk pengganti Bagi distributor daging sapi, ancaman produk pengganti datang dari daging ayam dan daging kambing. M asyarakat terkadang lebih memilih daging ayam dengan pertimbangan harga yang lebih murah, selain itu adanya isu-isu sapi yang terinfeksi penyakit tertentu juga membuat masyarakat memilih daging kambing dan daging ayam. Walaupun demikian, karena PT. Semesta Jaya Sentosa lebih memfokuskan penjualan ke pabrik bakso dan catering, maka dapat dikatakan bahwa produk pengganti memiliki kekuatan atau pengaruh yang tidak besar dan bukanlah ancaman bagi perusahaan.
Dari analisis lima kekuatan persaingan Porter ini maka dapat disimpulkan bahwa industri ini memiliki peluang berkembang yang cukup tinggi dengan beberapa alasan, seperti produk substitusi/pengganti yang tidak menjadi ancaman dan kekuatan tawarmenawar pemasok yang seimbang. Namun besarnya peluang masuknya pesaing baru dan besarnya kekuatan tawar-menawar pelanggan menyebabkan perusahaan harus selalu berusaha untuk mempertahankan posisi yang telah dicapainya, bahkan untuk meraih posisi yang lebih baik lagi.
67 Selain itu, karena cukup besarnya peluang masuknya pesaing baru, perusahaan harus menjaga kualitas barang yang dimiliki dan meningkatkan layanan kepada pelanggan untuk menciptakan loyalitas pelanggan.
3.4 Value Chain Setiap perusahaan pastinya memiliki rantai nilai (value chain) yang berasal dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan, mulai dari bahan baku samapi ketangan konsumen, termasuk juga pelayanan purna jualnya. Tujuan dari analisis value-chain itu sendiri adalah untuk mengidentifikasi tahap-tahap value chain di mana perusahaan dapat meningkatkan value untuk pelanggan atau untuk menurunkan biaya. Penurunan biaya atau peningkatan nilai tambah (Value added) dapat membuat perusahaan lebih kompetitif. Berikut ini merupakan hasil analisis value chain pada PT. Semesta Jaya Sentosa Firm Infrastructure : Outsoursing konsultan, perencanaan Human Resource Management : Perekrutan karyawan dan sharing informasi antar karyawan Technology Development : Penggunaan sistem informasi. Procurement : melakukan kontrak kerjasama dengan supplier. • Proses • Perawatan • Pemrosesan • Penentuan • M enerima pembelian fasilitas pesanan target pasar dan • Pemberian barang gudang pelanggan melayani kredit • M etode • Pengaturan • Pengiriman keluhan FIFO dalam penyimpanan barang ke pelanggan persediaan barang pelanggan • keamanan barang • Proses penerimaan barang Inbound Operation Outbound Marketing Service Logistics Logistics and Sales Gambar 3.3. Analisis value chain PT. Semesta Jaya Sentosa
68 Berikut merupakan uraian dari kondisi lingkungan internal PT. Semesta Jaya Sentosa, seperti yang digambarkan dalam bagan value chain diatas : Aktivitas Utama Aktivitas-aktivitas utama terdiri dari lima kategori : •
Inbound Logistics Aktivitas yang termasuk inbound logistics dalam PT. Semesta Jaya Sentosa antara lain adalah : -
Proses pembelian barang Dalam sistem berjalan saat ini, pembelian barang ke supplier dilakukan oleh Direktur langsung tanpa adanya prosedur khusus. Hal ini mengakibatkan terjadinya kesalahan pembelian seperti, membeli barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu dalam manajemen persediaan PT. Semesta Jaya Sentosa diperlukan penentuan ROP (Reorder point) sebelum dilakukan pembelian barang. Dengan adanya ROP, setiap barang akan memiliki stok pengaman dan lead time yaitu lama waktu yang diperlukan dalam proses pembelian mulai dari pemesanan hingga penerimaan barangn sehingga bagian persediaan akan mengetahui kapan proses pembelian barang harus dilakukan. Dengan begitu kesalahan-kesalahan dalam pembelian dapat dihindari.
-
M etode FIFO dalam persediaan barang PT. Semesta Jaya Sentosa menggunakan metode FIFO (First In First Out) dalam manajemen persediaannya, yaitu dimana setiap barang yang pertama masuk akan menjadi barang yang pertama untuk dijual. Dengan penggunaan metode ini
69 perusahaan berharap dapat menghindari terjadinya barang rusak karena terlalu lamanya masa penyimpanan. -
Proses penerimaan barang Dalam sistem berjalan saat ini, proses penerimaan barang di PT. Semesta Jaya Sentosa diawali dengan konfirmasi dari supplier bahwa barang pesanan telah dikirim. Setelah barang datang, bagian gudang menerima barang dan mengecek kesesuaian barang dengan surat jalan supplier. Setelah barang diterima dan dicek, stok barang akan di-update oleh kepala bagian gudang. Proses penerimaan barang ini kurang efektif karena tidak adanya bukti penerimaan barang yang dibuat oleh pihak perusahaan sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan ataupun kesalahan atas jenis dan jumlah barang yang diterima. Untuk itu, diperlukan dokumen sebagai bukti penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang. Dokumen tersebut adalah TTB (Tanda Terima Barang), yaitu tanda bukti atas diterimanya barang dari supplier. Dalam TTB akan dilampirkan no PO sebagai dasar pesanan barang yang dikirim.
•
Operation Aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan operasional pergudangan antara lain : -
Perawatan fasilitas gudang Aktivitas yang termasuk perawatan fasilitas gudang yaitu perawatan mesin yang digunakan sebagai pendingin, kebersihan gudang, dan fasilitas lainnya seperti penerangan, listrik dan air. Aktivitas-aktivitas ini penting karena berhubungan langsung dengan proses bisnis PT. Semesta Jaya Sentosa. M isalnya tidak ada perawatan untuk mesin pendingin yang digunakan untuk menjaga barang tetap
70 beku sehingga terjadi kerusakan mesin, hal ini akan merugikan perusahaan karena barang yang disimpan akan rusak dan tidak dapat dijual lagi. -
Pengaturan penyimpanan barang Pengaturan penyimpanan barang PT. Semesta Jaya Sentosa dilakukan dengan mengelompokkan barang berdasarkan nama barang dan mereknya. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam pengambilan barang dan penghitungan stok opname setiap bulannya.
-
Keamanan Prosedur keamanan yang dilakukan PT. Semesta Jaya Sentosa adalah standar keamanan biasa yang digunakan setiap perusahaan pada umumnya, yaitu adanya kamera CCTV (Closed Circuit Television) dan petugas keamanan.
•
Outbound Logistics Aktivitas yang termasuk Outbound Logistics pada PT. Semesta Jaya Sentosa antara lain : -
Pemrosesan pesanan pelanggan Pemrosesan pesanan pelanggan dimulai dari penawaran yang dilakukan bagian penjualan ataupun permintaan barang dari pelanggan, negosiasi harga hingga kesepakatan jual-beli (pembuatan Sales Order).
-
Pengiriman barang ke pelanggan Aktivitas Outbound Logistics lainnya adalah proses pengiriman barang dari gudang hingga barang diterima oleh pelanggan. Dalam proses pengiriman ini, PT. Semesta Jaya Sentosa membuat Surat Jalan sebagai dokumen pengiriman
71 sekaligus bukti telah dikirim dan diterimanya barang sesuai dengan pesanan pelanggan. •
Marketing and Sales Aktivitas yang termasuk dalam Marketing and Sales antara lain : -
Penentuan target pasar Penentuan target pasar sangat penting karena perusahaan tidak dapat melayani seluruh konsumen atau pembeli yang ada di pasar. Pembeli yang ada terlalu banyak dengan kebutuhan dan keinginan yang beragam atau bervariasi, sehingga perusahaan harus mengidentifikasi bagian pasar mana yang akan dilayaninya sebagai target pasar. Selain itu penentuan target pasar bertujuan agar perusahaan mempunyai arah dalam melakukan usaha pemasarannya. Oleh karena itu, PT. Semesta Jaya Sentosa memfokuskan pemasarannya pada pabrik-pabrik bakso dan usaha catering sebagai target pasar nya.
-
Pemberian kredit Dalam sistem berjalan saat ini, PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki penetapan limit kredit dalam penjualannya, sehingga penentuan limit kredit setiap pelanggan hanya tergantung dari kebijakan direktur tanpa adanya prosedur khusus. Akibatnya banyak piutang dalam jumlah besar dan tidak dapat dibayar oleh pelanggan. Hal ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena adanya piutang tak tertagih. Untuk mengatasi masalah ini, sebaiknya perusahaan membuat batasan kredit bagi setiap pelanggannya dengan melakukan analisis kriteria pelanggan.
72 •
Service PT. Semesta Jaya Sentosa menerima dan melayani keluhan dari pelanggan sebagai masukkan dalam usahanya. Keluhan dari pelanggan penting agar perusahaan mengetahui keinginan dan kebutuhan dari pelanggan tersebut. Dengan begitu, nilai tambah yang didapat oleh perusahaan adalah kepercayaan dan loyalitas dari pelanggan.
Aktivitas Pendukung Sedangkan aktivitas-aktivitas pendukung terdiri dari : •
Procurement PT. Semesta Jaya Sentosa mempunyai beberapa cara dalam proses pembelian barang ke supplier, antara lain pembelian barang secara langsung yaitu diawali dengan proses pemesanan pembelian, penerimaan barang hingga pembayaran; dan melakukan kontrak kerjasama dengan supplier. Kontrak kerjasama dilakukan dengan penandatanganan surat perjanjian pembelian dan pembayaran DP (Down Payment). Hal ini dilakukan apabila barang yang dimaksud belum tersedia atau tertahan di pelabuhan, sedangkan untuk pengiriman dan pelunasan akan dilakukan setelah barang tersedia.
•
Technology Development
Aktivitas yang termasuk dalam technology development adalah penggunaan sistem informasi dalam proses bisnis PT. Semesta Jaya Sentosa. Penggunaan sistem informasi ini bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar kegiatan-kegiatan bisnisnya. Selain itu, sistem informasi juga bermanfaat sebagai sarana pendukung dalam pengelolaan data penjualan, pembelian dan persediaan sehingga pihak
73 manajemen dapat memperoleh informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhannya. •
Human Resource Management Aktivitas human resource management dalam PT. Semesta Jaya Sentosa terdiri dari perekrutan karyawan dan sharing informasi antar karyawan. Karena di PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki bagian khusus yang menangani masalah perekrutan karyawan, maka proses ini dilakukan langsung oleh Direktur. Karyawan yang melamar pekerjaan akan diwawancara oleh Direktur dan Direktur akan akan memutuskan untuk menerimanya atau menolaknya, serta menempatkannya diposisi apa bila diterima. Sharing antar karyawan dilakukan dengan berbagi informasi antar karyawan dan menciptakan suasana kekeluargaan.
•
Firm Infrastructure Untuk aktivitas Firm Infrastructure, PT. Semesta Jaya Sentosa melakukan outsoursing consultant untuk menangani urusan hukum dan perpajakannya. Aktivitas Firm Infrastructure lainnya adalah
melakukan
perencanaan strategi bisnis
perusahaan. Perencanaan ini berguna untuk mengetahui target perusahaan sehingga perusahaan dapat terus maju dan berkembang.
3.5 Analisa S WOT
Evaluasi Faktor Internal Dalam melakukan evaluasi faktor internal, data yang diperoleh berasal dari hasil
wawancara dengan pihak perusahaan dan studi pustaka dari berbagai sumber literatur. •
Evaluasi Kekuatan (Strength)
74 Adapun faktor-faktor internal yang teridentifikasi sebagai kekuatan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. M emiliki hubungan baik dengan pelanggan Dengan pelayanan yang bagus terhadap para pelanggan, akan menciptakan hubungan yang baik antara pelanggan dan perusahaan. Dengan adanya hubungan yang baik tersebut, perusahaan akan mendapat loyalitas dari pelanggan. PT. Semesta Jaya Sentosa memiliki sekitar 30 pelanggan tetap, baik dalam bentuk perusahaan maupun individual dan terus bertambah seiring dengan waktu. Berikut ini adalah beberapa pelanggan yang cukup memiliki loyalitas terhadap PT. Semesta Jaya Sentosa Tabel 3.1 Pelanggan PT. Semesta Jaya Sentosa Nama Pelanggan 1. Bakso Sari M urni 2. CV Indojava 3. Bakso Sari Rasa 4. Bakso Super Ball 5. CV. Duta mandiri 6. CV. Cahaya Puji 7. PT. Samba Jaya 8. Bp. Nanang 9. Bp. Irsan 10. Andika Catering
Alamat Cengkareng - Jakarta Barat Gudang Dharma Jaya Pantai Indah Kapuk – Cengkareng Tangerang Cengkareng - Jakarta Barat M akassar Cakung Tanjung Priok Kapuk - Cengkareng Jakarta Pusat Sumber : PT. Semesta Jaya Sentosa
Contact Person Bp. Iman Bp. Hermanto Bp. Siung-Siung Bp. Sin Siong Bu Bp. Sunardi Bu. H. Puji Nesong Ibu Ita Bp. Nanang Bp. Irsan Andika Catering
2. M emiliki kualitas barang yang terjamin PT. Semesta Jaya Sentosa sangat menjaga kualitas barang dagangannya, karena itu, semua barang yang di jual oleh PT. Semesta Jaya Sentosa memiliki sertifikat halal dan surat ijin masuk dari pemerintah Indonesia.
75 3. M emiliki hubungan yang baik dengan supplier Dengan hubungan baik yang terjalin antara perusahaan dan supplier, perusahaan akan mendapatkan beberapa keuntungan; antara lain jatuh tempo hutang yang lebih lama, diutamakan dalam pembelian barang, kemungkinan memperoleh penawaran dengan harga lebih rendah. PT. Semesta Jaya Sentosa memiliki sekitar 10 supplier yang mendukung proses bisnisnya. Berikut adalah supplier yang dimiliki PT.Semesta Jaya Sentosa Tabel 3.2 Supplier PT. Semesta Jaya Sentosa Nama S upplier Alamat Contact Person Pondok Bambu – Jakarta 1. PT Indoguna Utama Bp. Arif Efendi Timur 2. PT. Anzindo Int M enara Jamsostek Bp. Dedy Arifin 3. PT Bumi M aestroayu Jakarta Selatan Bp. Dani S 4. PT. Argo Boga Utama Jakarta Selatan Bp. Fahmi 5. PT. M elindo Tiara Kebun Jeruk – Jakarta Barat Ibu Poni Abadi 6. PT. Berkat M itra Karawaci - Tangerang Ibu Ika Abadi 7. CV. Sido Raya Utama Surabaya Bp. Yulianto 8. PT. Catur Caraka Sumber : PT. Semesta Jaya Sentosa 4. Kapasitas gudang yang memadai PT. Semesta Jaya Sentosa memiliki gudang dengan kapasitas yang cukup besar sehingga memungkinkan perusahaan menyimpan (men-stok) barang dalam jumlah besar 5. M emiliki pengalaman dalam bidangnya Walaupun PT. Semesta Jaya Sentosa baru berdiri sebagai perusahaan perseroan, tetapi sang pemilik sudah lama berkecimpung dalam bisnis ini sehingga memiliki pengalaman yang cukup dalam menangani permasalahan-permasalahan.
76 3.5.2.1 Evaluasi Kelemahan (Weakness) Faktor-faktor internal teridentifikasi sebagai kelemahan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Kurangnya cost control Tidak adanya pengendalian biaya yang baik di perusahaan sehingga mengakibatkan besarnya cost yang dikeluarkan. 2. Tidak adanya sistem yang mendukung pengolahan data Data serta laporan yang dihasilkan kurang akurat dan memakan waktu yang cukup lama dikarenakan elum adanya sistem yang mendukung 3. Kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan Seringnya karyawan lapangan atau buruh yang tidak masuk kerja tanpa keterangan, hal ini mengakibatkan terganggunya proses bisnis yang terjadi di PT. Semesta Jaya Sentosa, misalnya keterlambatan pengiriman barang, serta lamanya waktu pengisian barang karena kekurangan orang. 4. Kurangnya kontrol terhadap barang Jarangnya dilakukannya stok opname, sehingga laporan persediaan yang diberikan kepala gudang seringkali berbeda dengan stok opname yang dilakukan. 5. Lemahnya sistem penagihan yang ada PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki sistem khusus yang mengatur penagihan piutang ke pelanggan. Tidak adanya jatuh tempo dan limit kredit setiap pelanggannya mengakibatkan penagihan hanya berdasarkan ingatan dengan waktu yang tidak menentu. Hal ini dapat mengakibatkan piutang tak tertagih baik secara disengaja maupun tidak disengaja. Karena lemahnya sistem penagihan ini,
77 mengakibatkan menumpuknya piutang tak tertagih yang dimiliki PT. Semesta Jaya Sentosa
S1 S2 S3 S4 S5
W1 W2 W3 W4 W5
Tabel 3.3 M atriks EFI PT. Semesta Jaya Sentosa Bobot Nilai Strengths Peringkat IFE IFE M emiliki hubungan baik dengan 0.1045 3 0.3134 pelanggan. M emiliki kualitas barang yang terjamin. 0.1684 4 0.6738 M emiliki hubungan baik dengan supplier. 0.0769 3 0.2306 Kapasitas gudang yang memadai. 0.0307 3 0.0920 M emiliki pengalaman dalam bidangnya. 0.0718 4 0.2871 Weaknesses Kurangnya cost control. Tidak adanya sistem yang mendukung pengolahan data. Kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Kurangnya kontrol terhadap barang. Lemahnya sistem penagihan yang ada. Total
3.5.2
0.0341
1
0.0341
0.1116
2
0.2232
0.0497
1
0.0497
0.0920 0.2604
2 2
0.1841 0.5207
1,0000
2.6086
Evaluasi Faktor Eksternal Dalam melakukan evaluasi faktor eksternal, data yang diperoleh berasal dari hasil
wawancara dengan pihak perusahaan dan studi pustaka dari berbagai sumber literatur. •
Evaluasi Peluang (Oppurtunities) Faktor-faktor eksternal yang teridentifikasi sebagai peluang perusahaan adalah
sebagai berikut : 1. Jumlah daging sapi lokal tidak memenuhi kebutuhan konsumen Konsumsi daging sapi di Indonesia terus mengalami peningkatan, Namun peningkatan tersebut belum diimbangi dengan penambahan produksi yang memandai.
78 Selama periode 2005-2009, Indonesia masih mengimpor 40 persen total kebutuhan daging sapi yang pada tahun 2009 mencapai 322,1 ribu ton. M eskipun populasi sapi potong dari tahun 2005 hingga tahun 2009 meningkat sebanyak 4,4 persen per tahun, populasi sapi potong dalam negeri belum mampu memenuhi kebutuhan daging sapi. (Kompas.com – Senin, 9 November 2009). 2. Harga antara daging lokal dengan daging import yang bersaing di pasaran Salah satu peluang yang dimiliki oleh perusahaan ini adalah harga yang bersaing antara daging sapi lokal dengan daging sapi impor. Berdasarkan sumber kompas.com (Kamis, 6 Agustus 2009) dikatakan sejak sebulan lalu harga daging sapi jatuh di pasar Cikurubuk (Tasikmalaya) akibat mem-bludak-nya pasokan daging impor. Perbandingan harga daging itu sangat jauh. Daging sapi lokal Rp 57.000 hingga Rp 58.000 per kg, sedangkan daging impor dijual Rp 45.000 hingga Rp 46.000 per kg. 3. M asih luasnya pangsa pasar yang belum dijangkau Dengan minim nya perusahaan yang bergerak di bidang ini dapat dimanfaat kan oleh PT. Semesta Jaya Sentosa untuk memperluas area pemasaran produknya, misalnya ke pulau Sumatra dan Kalimantan. 4. Semakin banyaknya restoran Steak dan pabrik bakso Dengan semakin menjamurnya restoran-restoran yang menawarkan steak sebagai menu utamanya serta pabrik bakso dengan bahan baku utama daging sapi, merupakan suatu peluang bagi PT. Semesta Jaya Sentosa untuk memasarkan produknya.
79 5. M erupakan produk kebutuhan yang cukup diminati semua kalangan Konsumen daging sapi cukup besar, apalagi untuk restoran-restoran yang banyak menawarkan menu dengan berbahan dasar daging sapi. Selain itu, daging sapi juga merupakan bahan utama dalam pembuatan bakso yang merupakan salah satu makanan yang banyak peminatnya di Indonesia. Untuk itu permintaan akan daging sapi akan terus ada melihat dari kebutuhan para konsumennya.
3.5.2.1 Evaluasi Ancaman (Threats) Faktor-faktor eksternal yang teridentifikasi sebagai ancaman perusahaan adalah sebagai berikut : 1. M unculnya pesaing baru Jika melihat dari peluang-peluang yang ada, usaha ini cukup diminati, apalagi belum banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang ini sehingga munculnya pemain-pemain baru masih cukup terbuka. 2. Prinsip pelanggan yang tidak tergantung pada satu distributor saja Setiap pelanggan memiliki hak untuk memilih distributor atau pedagang yang sesuai dengan permintaan mereka. M ereka akan selalu membandingkan perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, perusahaan yang dapat memenuhi permintaan merekalah yang akan dipilih pelanggan. 3. Ketergantungan pada supplier dalam memperoleh barang dagangan Dalam perusahaan ini barang didapat dengan membeli dari supplier ataupun perusahaan lain. Kondisi ini menyebabkan perusahaan akan tergantung pada supplier. Akan tetapi perusahaan tidak hanya tergantung dari satu supplier saja
80 karena setiap supplier menawarkan kualitas dan harga barang yang berbeda. Perusahaan dapat memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu. 4. Harga tergantung kurs dollar Karena barang yang dijual merupakan barang impor, maka harga belinya mengikuti kurs dollar. Hal ini mengakibatkan seringnya terjadi perubahan harga dalam jangka waktu pendek. 5. Isu daging impor yang tercemar berbagai penyakit Ada banyaknya isu akan daging sapi impor yang tercemar oleh virus sapi gila dan penyakit mulut dan kuku (PM K) mengakibatkan penurunan penjualan. Untuk menjaga mutu dan kualitas barang dagangannya perusahaan selalu membeli dan menjual daging yang memiliki sertifikat halal dan surat ijin masuk. Daging sapi impor yang diduga dimasukkan secara ilegal berpotensi bahaya untuk menularkan PM K dan penyakit sapi gila. PM K merupakan jenis penyakit hewan yang penyebaran virusnya sangat cepat. M ortalitas yang diakibatkan penyakit itu memang tidak terlalu tinggi, namun amat menurunkan produktivitas yang merugikan peternak. M eski tak seganas penyakit sapi gila, PM K menimbulkan kerugian ekonomis luar biasa pada suatu negara sebab menurut Office International de Epizootie (OIE- Badan Kesehatan Hewan Dunia), PM K adalah salah satu penyakit hewan yang paling menular (most contagious) dengan kerugian ekonomi yang amat signifikan.
O1
Tabel 3.4 M atriks EFE PT. Semesta Jaya Sentosa Bobot Nilai Opportunities Peringkat EFE EFE Jumlah daging sapi lokal tidak memenuhi 0.0763 4 0.3050
81
O2 O3 O4 O5
T1 T2 T3 T4 T5
3.5.3
kebutuhan konsumen. Harga antara daging lokal dengan daging import yang bersaing di pasaran M asih luasnya pangsa pasar yang belum dijangkau Semakin banyaknya restoran Steak dan pabrik bakso M erupakan produk kebutuhan yang cukup diminati semua kalangan. Threats M unculnya pesaing baru. Prinsip pelanggan yang tidak tergantung pada satu distributor saja. Ketergantungan pada supplier dalam memperoleh barang dagangan Harga tergantung kurs Dollar. Isu daging import yang tercemar berbagai penyakit. Total
0.1286
4
0.5143
0.0323
3
0.0969
0.1017
4
0.4069
0.0340
3
0.1020
0.0417
3 3
0.1252
0.0817
0.2451
4
0.0861 0.1923
0.3443
4 3
0.2254
0.7691 0.6761
1,0000
3.5849
Matriks Internal – Eksternal Nilai IFE Kuat 3.0 - 4.0 4 Tinggi 3.0 - 4.0 Nilai EFE
2
1
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
2
Rendah 1.0 - 1.99
3
Lemah 1.0 - 1.99
3
Sedang 2.0 - 2.99
Rata-Rata 2.0 - 2. 99
1
Keterangan : sel I, II, IV = tumbuh dan kembangkan sel III, V, VII = pertahankan dan pelihara sel VI, VIII, IX = panen atau divestasi
Gambar 3.4 M atriks IE (Internal-Eksternal)
82 Berdasarkan dari hasil perhitungan diatas menunjukan bahwa PT. Semesta Jaya Sentosa berada di sel no 2 yang dapat diartikan sebagai perusahaan yang tumbuh dan berkembang dengan arahan strategi intensif (Pengembangan Pasar) dan strategi integratif (Integrasi ke Belakang). Pada PT. Semeta Jaya Sentosa, strategi yang mengarah pada arahan strategi penetrasi pasar dan strategi integrasi ke belakang, antara lain : 1. M emperluas area geografi baru, dengan memperluas pangsa pasar tidak hanya untuk wilayah pulau Jawa tetapi juga luar pulau Jawa 2. M enambah segmen baru seperti Supermarket untuk meningkatkan penjualan. 3. M eminimalkan biaya dengan meng-import langsung barang dagangan. 4. M elakukan kerjasama dengan supplier.
3.5.4
Matriks S WOT Faktor-faktor internal dan eksternal disusun untuk membuat matriks SWOT yang
akan menciptakan alternatif-alternatif strategi. Gambar matriks SWOT dapat dilihat pada tabel berikut Tabel 3.5 M atriks SWOT PT. Semesta Jaya Sentosa Weaknesses (W) Strength (S) 1. Memiliki hubungan baik 1. Kurangnya Cost control. dengan pelanggan. 2. T idak adanya sistem 2. Memiliki kualitas barang yang mendukung yang terjamin. pengolahan data. 3. Memiliki hubungan baik 3. Kurangnya loyalitas dengan supplier. karyawan terhadap 4. Kapasitas gudang yang perusahaan. memadai. 4. Kurangnya kontrol 5. Memiliki pengalaman terhadap barang. dalam bidangnya. 5. Lemahnya sistem penagihan yang ada. Opportunities (O ) Strategi SO Strategi WO 1. Jumlah daging sapi lokal 1. Memberikan harga dan 1. Membuat sistem tidak memenuhi kualitas mutu terbaik (S1, informasi persediaan kebutuhan konsumen. S2, S5, O2, O4) yang mendukung untuk
83 2. Harga antara daging lokal dengan daging import yang bersaing di pasaran 3. Masih luasnya pangsa pasar yang belum dijangkau 4. Semakin banyaknya restoran Steak dan pabrik bakso 5. Merupakan produk kebutuhan yang cukup diminati semua kalangan. Threats (T) 1. Munculnya pesaing baru. 2. Prinsip pelanggan yang tidak tergantung pada satu distributor saja. 3. Ketergantungan pada supplier dalam memperoleh barang dagangan. 4. Harga tergantung kurs Dollar. 5. Isu daging import yang tercemar berbagai penyakit.
2. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan agar selalu loyal terhadap perusahaan (S1, O5) 3. Memperlebar pangsa pasar ke area yang belum dijangkau (S3, S5, O1,O3)
menekan biaya W2, W4, O2, O5)
(W1,
Strategi ST Strategi WT 1. Menjaga hubungan baik 1. Memberikan limit kredit dengan pelanggan agar dan jatuh tempo piutang selalu loyal terhadap untuk meminimalkan perusahaan (S1, T1, T2) kemungkinan piutang tak 2. T etap menjaga hubungan tertagih (W5, T 2) baik dengan supplier untuk 2. Membuat sistem mendapatkan harga-harga informasi penjualan yang terbaik (S3, S5, T3, T4) mendukung proses bisnis 3. Pembelian barang disertai (W2, W5, T 2) dengan sertifikat halal dan bebas penyakit serta memberikan barang dengan mutu terbaik (S2, S5, T5)
Proses Pemilihan S trategi (Matriks QS PM) Berdasarkan matriks IE diatas, PT.Semesta Jaya Sentosa berada pada sel no. 2 yang berarti perusahaan harus terus tumbuh dan berkembang. Untuk itu ada beberapa alternatif strategi yang dapat dilakukan PT.Semesta Jaya Sentosa, antara lain : 1. M emperluas area geografi baru, dengan memperluas pangsa pasar tidak hanya untuk wilayah pulau Jawa tetapi juga luar pulau Jawa. 2. M enjaga hubungan baik dengan Supplier melalui hubungan kerjasama. 3. M enarik pelanggan baru dari segmen lama maupun segmen baru dengan memberikan harga dan kualitas mutu terbaik.
84 Berikut merupakan M atriks perencanaan strategis kuantitatif (QSPM ) berdasarkan alternatif strategi yang telah dijabarkan sebelumnya :
Tabel 3.6 QSPM PT. Semesta Jaya Sentosa Faktor-Faktor Kunci Ke kuatan Memiliki hubungan baik dengan pelanggan. Memiliki kualitas barang yang terjamin. Memiliki hubungan baik dengan supplier. Kapasitas gudang yang memadai. Memiliki pengalaman dalam bidangnya. Kele mahan Kurangnya cost control. T idak adanya sistem yang mendukung pengolahan data. Kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Kurangnya kontrol terhadap barang. Lemahnya sistem penagihan yang ada. Total Peluang
Jumlah daging sapi lokal tidak memenuhi kebutuhan konsumen. Harga antara daging lokal dengan daging import yang bersaing di pasaran M asih luasnya pangsa pasar yang belum dijangkau Semakin banyaknya restoran Steak dan pabrik bakso M erupakan produk kebutuhan yang cukup diminati semua kalangan. Ancaman Munculnya pesaing baru. Prinsip pelanggan yang tidak tergantung pada satu distributor saja. Ketergantungan pada supplier dalam memperoleh barang dagangan Harga tergantung kurs Dollar. Isu daging import yang tercemar berbagai penyakit. Total
Bobot
ST 1
Strategi Alternatif ST 2
ST 3
AS
TAS
AS
TAS
AS
TAS
0.1045
1
0.1045
0
0
3
0.3135
0.1684 0.0769 0.0307 0.0718
3 0 3 2
0.5052 0 0.0921 0.1436
1 3 0 2
0.1684 0.2307 0 0.1436
3 0 1 2
0.5052 0 0.0307 0.1436
0.0341
1
0.0341
1
0.0341
2
0.0682
0.1116
2
0.2232
1
0.1116
2
0.2232
0.0497
1
0.0497
1
0.0497
1
0.0497
0.0920 0.2604 1.0000
2 2
0.1840 0.5208
1 1
0.0920 0.2604
2 1
0.1840 0.2604
0.0763
3
0.2289
3
0.2289
3
0.2289
0.1286
3
0.3858
2
0.2572
3
0.3858
0.0323
4
0.1292
2
0.0646
2
0.0646
0.1017
3
0.3051
2
0.2034
1
0.1017
0.0340
3
0.102
1
0.0340
1
0.0340
0.0417
3
0.1251
3
0.1251
3
0.1251
0.0817
3
0.2451
0
0
2
0.1634
0.0861
2
0.1722
3
0.2583
0
0
0.1923
1
0.1923
1
0.1923
2
0.3846
0.2254
0
0
0
0
2
0.4508
1.0000
3.7429
2.4543
3.7174
85 Berdasarkan penjumlahan total nilai daya tarik, pada matriks perencanaan strategi kuantitatif, dapat disimpulkan bahwa strategi yang sebaiknya dijalankan oleh PT. Semesta Jaya Sentosa adalah strategi “M emperluas area geografi baru, dengan memperluas pangsa pasar tidak hanya untuk wilayah pulau Jawa tetapi juga luar pulau Jawa”.
3.6 Analisa Sistem Berjalan Prosedur Penjualan Bagian Penjualan akan melakukan penawaran kepada pelanggan berdasarkan permintaan dari pelanggan. Jika pelanggan setuju dengan harga yang ditawarkan, maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan dan Faktur masing-masing sebanyak tiga rangkap (putih, merah dan kuning). Berdasarkan surat jalan dan faktur tersebut, bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan dan mengupdate jumlah stok barang pada kartu stok kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang ke pelanggan. Untuk proses pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : -
Secara tunai, maka pelanggan langsung melakukan pembayaran kepada bagian pengiriman dan bagian pengiriman memberikan Surat Jalan dan Faktur asli (putih) sebagai bukti penerimaan dan pembayaran. Nantinya driver akan bertanggung jawab untuk memberikan uang pembayaran dan Faktur copy merah ke Bagian Gudang yang akan dilanjutkan ke Bagian Keuangan dan Faktur copy kuning ke Bagian Penjualan;
-
Secara kredit, maka bagian pengiriman akan memberikan Surat Jalan dan Faktur copy merah sebagai bukti penerimaan barang. Kemudian, Faktur asli (putih) dan Faktur
86 copy kuning akan diserahkan ke Bagian Gudang untuk dilanjutkan ke Bagian Keuangan (faktur asli) dan Bagian Penjualan (faktur copy kuning). Selanjutnya Bagian Penjualan akan memasukkan data penjualan berdasarkan Faktur copy kuning kedalam buku penjualan dan mengupdate stok persediaan pada buku persediaan sedangkan Bagian Keuangan akan mencatat piutang dagang berdasarkan Faktur asli yang didapat dan menyimpan Faktur asli tersebut. Bila telah jatuh tempo akan dilakukan penagihan ke pelanggan. Penagihan dilakukan dengan mengirimkan Faktur asli ke pelanggan.
Prosedur Pembelian Proses pembelian dilakukan secara kredit dan dimulai dengan adanya penawaran dari supplier maupun permintaan dari pihak perusahaan. Direktur akan melakukan negosiasi kepada supplier mengenai harga dan jumlah barang. Jika telah terjadi kesepakatan, maka supplier akan mengirimkan SO (Sales Order). Setelah direktur menandatangani SO tersebut sebagai konfirmasi pembelian, SO di fax kembali ke pihak supplier sebagai tanda persetujuan. Kemudian, pihak supplier akan mengirimkan barang ke gudang dengan melampirkan Surat Jalan. Bagian Gudang menerima barang dan surat jalan dan mengupdate stok barang masuk pada kartu stok. Bagian Gudang kemudian akan menyerahkan Surat Jalan ke Bagian Pembelian dan Bagian Pembelian akan memasukkan data pembelian kedalam buku pembelian serta mengupdate stok persediaan pada buku persediaan. Jika hutang telah jatuh tempo, pihak supplier akan melakukan penagihan, supplier akan mengirimkan Faktur asli ke Bagian Keuangan dan Bagian Keuangan akan mengecek kesesuaian Faktur dengan Surat Jalan dari supplier yang diterima. Jika benar,
87 bagian keuangan akan melaporkan jatuh tempo hutang kepada direktur yang kemudian akan melakukan pembayaran.
Prosedur Persediaan Untuk perhitungan stok persediaan, dikerjakan oleh dua bagian, yaitu Bagian Gudang dan Kasir. Bagian Gudang mengupdate stok persediaan berdasarkan surat jalan penjualan dan faktur penjualan untuk stok keluar serta surat jalan pembelian untuk stok masuk. Sedangkan Kasir mengupdate stok persediaan berdasarkan Faktur copy kuning untuk stok keluar serta Surat Jalan pembelian untuk stok masuk. Diakhir bulan Bagian Gudang akan membuat laporan persedian berdasarkan kartu stok yang kemudian akan dicocokan dengan laporan persedian yang dibuat Kasir dan stok opname di Gudang. Untuk lebih jelasnya, proses bisnis penjualan, pembelian, dan persediaan yang sedang berjalan pada PT. Semesta Jaya Sentosa dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut ini.
88
Gambar 3.5 Rich Picture proses bisnis berjalan
89 3.7 Analisa Kebutuhan Informasi Tabel 3.7 Analisis kebutuhan informasi S asaran
Masalah
Tersedianya barang Pembelian barang sesuai dengan tidak didasari oleh kebutuhan. dokumen apapun, sehingga mengakibatkan terjadinya kesalahan pembelian baik dari kuantitas maupun kebutuhan akan barang tersebut. M enyediakan Tidak adanya barang yang dokumen sebagai bermutu. bukti penerimaan barang.
Pengambilan 1. Pihak keputusan yang manajemen efektif. cenderung mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan yang diperlukan. 2. Sistem manual yang memerlukan lebih banyak waktu.
M eningkatkan pendapatan.
S olusi
Kebutuhan Informasi Stok barang ROP informasi penjualan Informasi supplier
Pembelian barang didasari oleh Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) yang dibuat oleh bagian gudang.
• • •
Dibuatnya Tanda Terima Barang (TTB) untuk setiap barang yang diterima bagian Gudang sebagai bukti penerimaan barang. 1. M enyediakan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan dalam waktu yang relatif singkat. 2. Dibuatnya suatu sistem yang terintegrasi guna mendukung proses bisnis perusahaan.
• Surat Jalan dari supplier • Purchase order (PO)
•
• Laporan Pembelian • Laporan Penjualan • Laporan Persediaan
• Informasi Pelanggan dan supplier • Informasi penjualan, pembelian dan persediaan • Informasi lain yang berhubungan Piutang tak tertagih M elakukan • Informasi yang menurunkan penagihan kepada pelanggan pendapatan pelanggan ketika • Informasi perusahaan. terjadi jatuh tempo. penjualan • Sales Order
90 M enurunkan piutang tertagih.
Adanya piutang tak tak tertagih dikarenakan tidak adanya batasan kredit untuk tiap pelanggan
Dilakukan analisis • Informasi pelanggan untuk pelanggan menentukan • Informasi besarnya limit penjualan kredit yang dapat diberikan ke setiap pelanggan dengan merancang sistem penilaian pelanggan.
3.8 Permasalahan dan Rekomendasi S olusi Ada beberapa masalah yang terjadi di setiap perusahaan, termasuk di PT. Semesta Jaya Sentosa. Berikut penulis berusaha menjabarkan masalah-masalah yang ada berikut solusinya. 1. Tidak adanya penetapan limit credit bagi setiap pelanggan. Saat ini, kondisi di PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki penetapan limit credit, sehingga penentuan jumlah kredit setiap pelanggan selalu berbeda tergantung dari kebijakan Direktur perusahaan. Seharusnya perusahaan memiliki standar limit kredit untuk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapat kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima, berapa jumlah kredit yang telah dipakai dan berapa sisa kredit. Penentuan limit kredit ini dapat dilakukan dengan memberikan kriteria penilaian untuk tiap pelanggan. Catatan yang jelas ataupun sistem yang dapat memberi informasi mengenai limit kredit pelanggan dapat mengefisienkan waktu kerja karyawan dalam melakukan pengecekan dan memudahkan dalam memonitor limit kredit pelanggan. Kondisi ini terjadi karena umur PT. Semesta Jaya Sentosa yang cenderung muda dan masih mengembangkan diri. Hal lainnya disebabkan tingkat kepercayaan yang
91 diberikan Direktur perusahaan kepada para pelanggannya dalam memberikan jumlah hutang. Akibatnya banyak piutang berjumlah besar dan tidak dapat dibayar oleh pelanggan. Hal ini juga mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena piutang tak tertagih. Dalam kondisi seperti ini, sebaiknya perusahaan membuat batasan kredit bagi setiap pelanggannya dengan melakukan analisa kriteria pelanggan. 2. Sulitnya bagian keuangan untuk mengetahui tanggal jatuh tempo piutang. PT. Semesta Jaya Sentosa saat ini tidak memiliki batas jatuh tempo piutang bagi para pelanggannya. Sehingga penagihan piutang dilakukan tanpa ketentuan yang jelas dan hanya berdasarkan kebijakan Direktur perusahaan. Untuk setiap penjualan secara kredit, perusahaan harus memiliki batas jatuh tempo piutang dari setiap pelanggan yang melakukan pembelian, Penentuan jatuh tempo biasanya dalam hitungan hari.
Hal ini dilakukan untuk meminimalisasi
kemungkinan adanya piutang yang tidak tertagih. Hal ini dikarenakan tidak adanya penetapan waktu jatuh tempo yang sistematis dari perusahaan, sehingga bagian keuangan PT. Semesta Jaya Sentosa kesulitan dalam menagih pelanggan dan harus menunggu instruksi dari Direktur Perusahaan. Ancaman berikut yang mungkin muncul adalah piutang yang tidak tertagih baik yang disengaja maupun yang tidak sengaja dan seperti pada masalah sebelumnya, kemungkinan meruginya perusahaan semakin besar. Solusi untuk masalah ini adalah penetapan tanggal jatuh tempo pada saat transaksi dilakukan. Selain itu, PT. Semesta Jaya Sentosa juga harus mengkonfirmasi tanggal penagihan ke pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo tersebut.
92 3. Tidak adanya dokumen permintaan pembelian barang sebagai dasar pembelian persediaan. Saat ini, proses pembelian barang masih dilakukan secara langsung oleh direktur baik berdasarkan tawaran dari supplier maupun catatan persediaan yang diterimanya. Sebaiknya proses pembelian barang dilakukan berdasarkan kebutuhan akan barang tersebut. Pembelian barang dilakukan berdasarkan dokumen permintaan pembelian barang yang dikeluarkan bagian Gudang, selanjutnya bagian pembelian akan membuat PO (Purchase Order) sebagai permintaan pembelian barang untuk supplier. Direktur
beranggapan
bahwa catatan
persediaan
yang diterimanya telah
memberikan informasi yang cukup untuk melakukan pembelian barang. Akan tetapi pada catatan tersebut tidak ada batas minimum persediaan maupun analisis kebutuhan akan barang tersebut. Hal ini mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pembelian barang ke supplier baik dari kuantitas barang maupun kebutuhan akan barang tersebut sehingga dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk itu, sebaiknya Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) sebagai dasar bagi Bagian Pembelian untuk melakukan pembelian barang. SPPB tersebut dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 SPPB tersebut diberikan ke Bagian Pembelian dan rangkap 2 sebagai arsip Bagian Gudang.
93 4. Tidak adanya batas minimum persediaan. Kondisi yang terjadi adalah PT. Semesta Jaya Sentosa tidak memiliki data mengenai batas minimum persediaan barang. Perusahaan seharusnya melakukan perhitungan ROP (reorder point) sehingga dapat mengetahui berapa batas minimun persediaan dan kapan perlu dilakukan pemesanan kembali kepada supplier. Hal ini diakibatkan kebijakan perusahaan yang memang tidak menyediakan data mengenai ketentuan pembelian barang dalam kondisi tertentu. Kebijakan ini kemudian berakibat pada kemungkinan kosongnya persediaan barang sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Dalam situasi seperti ini, PT. Semesta Jaya Sentosa harus menentukan ROP (Reorder Point) yang bertujuan untuk mengetahui kapan waktu pemesanan barang yang diperlukan. Penentuan ROP ini juga diharapkan dapat memastikan ketersediaan barang jika sudah mendekati batas safety stock. 5. Tidak adanya dokumen sebagai bukti penerimaan barang dari supplier. Selama ini perusahaan tidak memiliki dokumen yang mencatat penerimaan barang dari supplier. Setiap barang yang masuk diperiksa oleh Bagian Gudang hanya berdasarkan Surat Jalan yang dilampirkan pada saat barang dikirim. Surat penerimaan barang merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier. Surat ini berisi keterangan mengenai jumlah dan kondisi barang yang diterima. Dengan adanya surat ini dapat meminimalisasi kesalahan dalam penerimaan barang yang dapat merugikan perusahaan.
94 Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap Surat Jalan yang dilampirkan dalam pengiriman barang telah memadai untuk memberikan informasi mengenai barang yang diterima dari supplier. Akibatnya memungkinkan adanya kecurangan ataupun kesalahan atas jenis dan jumlah barang yang diterima oleh perusahaan. Sebaiknya Bagian Gudang membuat surat Tanda Terima Barang (TTB) yang digunakan sebagai bukti penerimaan barang. Dengan adanya TTB ini bagian Gudang memiliki tanggung jawab atas barang yang diterimanya dan meminimalkan kecurangan yang mungkin terjadi. 6. Pihak manajemen cenderung sulit untuk mendapatkan laporan yang berkaitan dengan pembelian barang. Kondisi yang terjadi saat ini adalah pihak manajemen kesulitan dalam mendapatkan laporan-laporan dari setiap transaksi bisnis yang dilakukan PT. Semesta Jaya Sentosa. Laporan dapat dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Untuk itu setiap perusahaan memerlukan laporan yang lengkap dan akurat guna menunjang proses bisnisnya. Setiap laporan yang dibuat harus dapat menyajikan data-data yang diperlukan oleh pihak manajemen. Hal ini diakibatkan PT. Semesta Jaya Sentosa masih menggunakan sistem manual dalam peng-input-an data, sehingga pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Selain itu tingkat keakuratan serta kelengkapan informasi yang dihasilkan juga cenderung rendah.
95 Untuk mengatasi hal ini, PT. Semesta Jaya Sentosa sebaiknya mempunyai sistem aplikasi data yang terintegrasi untuk memudahkan pengambilan data dalam pembuatan laporan yang akurat dan lengkap. 7. Tidak adanya database persediaan yang terintegrasi. Kondisi yang terjadi di PT. Semesta Jaya Sentosa adalah masih manual-nya pengelolaan data persediaan. Penyebab masalah ini adalah tidak adanya sistem yang mendukung pengolahan data persediaan secara sistematis. Setiap perusahaan idealnya memiliki suatu database yang digunakan untuk menyimpan data-data perusahaan. Data-data ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan strategi apa yang akan digunakan nantinya. Akibatnya, banyak kesalahan-kesalahan dalam pengelolaan data persediaan sehingga saat melakukan stock opname banyak ditemukan data-data yang tidak akurat. Dalam hal ini PT. Semesta Jaya Sentosa memerlukan suatu sistem yang dapat mendukung pengelolaan data persediaan, untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan seperti yang dijelaskan di atas.
