BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan perusahaan yang menangani penjualan langsung sepeda motor Honda kepada konsumen yang berdomisili di wilayah Jakarta dan Tangerang. Selain melakukan penjualan, PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, juga melakukan perawatan yang dilengkapi dengan bengkel resmi AHASS (Astra Honda Authorized Service Station). PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan salah satu cabang perusahaan PT. Wahana Artha Harsaka. PT. Wahana Artha Harsaka memiliki 16 cabang di seluruh Indonesia, dan merupakan anak perusahaan dari PT. Wahana Makmur Sejati yang ditunjuk oleh PT. Astra Internasional Honda Sales Operation sejak tahun 1972 sebagai penyalur utama sepeda motor Honda untuk wilayah Jakarta dan Tangerang. PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya yang beralamat di JL.Raden Saleh No.41 Karang Mulya, Ciledug-Tangerang. Didirikan pada tahun 1997 dengan Surat Izin Usaha Perdagangan dari Departemen Perindustrian yang bernomor: 4212/P/09-01/PB/X/97.
44
45 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
: Menjadi distributor sepeda motor terbaik di Indonesia, dengan jaringan penjualan dan pelayanan purna jual terbaik.
Misi
: Menyediakan produk dan layanan dengan standar kelas dunia kepada pelanggan dengan tingkat kepuasan pelanggan tertinggi
3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian dan posisi dalam perusahaan. Hal ini penting sekali dalam mencapai tingkat pengendalian intern yang memadai karena struktur organisasi dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Dilihat dari struktur organisasi, maka dapat diketahui bahwa PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, menggunakan struktur organisasi garis, dimana didalamnya terdapat garis wewenang langsung antara atasan dan bawahan.
Direktur Area Head Branch Head
Sales Counter
Sales Representative
Administrasi
PDI
Delivery
Accounting
Kasir
Mechanic
Workshop
Front Desk
Spare Part
Cashier WS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Wahana Artha Harsaka Cabang Karang Mulya, Ciledug
46
47 3.1.4 Uraian Tugas Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug:
1. Direktur a. Tugas-tugas: •
Menetapkan visi dan misi perusahaan
•
Menetapkan strategi manajemen untuk pengembangan perusahaan
•
Merumuskan kebijakan mutu
•
Menentukan kebijakan harga, kuantitas, dan kualitas produk
•
Mengotorisasi laporan-laporan yang ada di seluruh cabang perusahaan
2. Area Head a. Bertanggung jawab langsung kepada direktur b. Tugas-tugas: •
Mengkoordinasi seluruh cabang perusahaan yang ada
•
Mengotorisasi laporan kas besar dan kas kecil
•
Mengotorisasi giro
3. Branch Head a. Bertanggung jawab langsung kepada area head b. Tugas-tugas: •
Mengawasi dan bertanggung jawab atas laporan keuangan cabang yang dikepalai
48 •
Membuat laporan penjualan dicabangnya untuk dipertanggung jawabkan kepada area head
•
Memberikan penilaian kepada karyawan dicabang yang dipimpinnya
•
Mempelajari surat pesanan yang ada
•
Melakukan pengecekan atas pembayaran
•
Memberikan persetujuan untuk surat jalan dan faktur penjualan
•
Memberikan persetujuan dalam proses pengajuan kredit
4. Bagian Penjualan (sales) Sales Representative a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: •
Mempromosikan produk kepada calon konsumen
•
Menjual sesuai target
•
Menyebarkan brosur
Sales Counter a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: •
Menerima telepon dari konsumen
•
Menjual produk kepada konsumen yang datang ke dealer
•
Menginput data ke surat pesanan
49 •
Meminta persyaratan penjualan, baik tunai maupun kredit kepada konsumen
•
Menghubungi pihak leasing agar dapat melakukan survey ke calon konsumen
•
Menghubungi konsumen jika STNK dan BPKB sudah selesai
5. Administrasi a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: •
Membuat bukti pengeluaran barang didealer
•
Memeriksa barang yang telah keluar dari dealer
•
Membuat laporan STNK dan BPKB yang ditujukan kepada SAMSAT
•
Menerima dan menyimpan berkas konsumen
•
Mengelola administrasi pergudangan
•
Membuat surat jalan dan faktur penjualan
6. Accounting a. Bertanggung jawab kepada Branch Head b. Tugas-tugas: •
Menyusun laporan keuangan dealer
•
Memberi laporan pertanggungjawaban atas penerimaan, pengeluaran, dan semua sirkulasi keuangan kepada dealer
•
Membuat pembukuan atas aktivitas keuangan
50
7.
Kasir a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas : •
Menerima penjualan tunai di cabang
•
Membuka cek untuk membayar kepada pusat
•
Membuat voucher terhadap bukti penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengeluaran bank
•
Melakukan penagihan ke leasing atas penjualan kredit
8. PDI (Pre Delivery Inspection) a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: •
Memeriksa kondisi motor pada saat motor datang dari main dealer dan sebelum dikirim ke konsumen
•
Menyiapkan motor untuk dapat dikirim
•
Membuat laporan barang masuk dan keluar
•
Mengisi bahan bakar, oli mesin dan air aki
•
Membuat Laporan Kualitas Honda (LKH)
9. Delivery a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas :
51 •
Mengirim barang ke konsumen sesuai tujuan yang ditentukan pada surat jalan
•
Mengecek kelengkapan tambahan seperti helm, jaket dan buku servis
•
Meminta tandatangan konsumen untuk Surat Jalan yang dikirim
10. Workshop a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas : •
Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan bengkel / perbaikan dan sparepart
•
Mengelola administrasi bengkel dan sparepart
11. Mechanic a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : •
Memperbaiki motor konsumen yang dibawa ke bengkel
•
Memasang sparepart jika motor mengalami kerusakan
12. Front Desk a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : •
Menerima konsumen yang datang ke bengkel
•
Menanyakan kerusakan motor atau perbaikan yang perlu dilakukan
52
13. Sparepart a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : •
Memeriksa keadaan dan kelengkapan sparepart yang dikirim
•
Memesan sparepart jika sudah habis
14. Cashier WS a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas :
3.2
•
Menerima pembayaran atas perbaikan yang dilakukan
•
Mengurus kas yang terdapat di bengkel
Sistem yang Berjalan 3.2.1
Prosedur yang sedang Berjalan •
Prosedur Penjualan Tunai Pelanggan mendatangi dealer dan menemui Sales Counter. Pelanggan memilih tipe dan warna sepeda motor, lalu Sales Counter dan pelanggan melakukan negosiasi harga. Setelah sepakat, Sales Counter mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut:
53 a). Perusahaan: copy SIUP, domisili, surat pengurusan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, Form Permohonan BPKB (stempel + tanda tangan). b). Perorangan: copy KTP. Setelah pelanggan melengkapi persyaratan, Sales Counter membuat Surat Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Kemudian pelanggan menandatangani SP serta mengisi nama dan alamat pada Faktur STNK/BPKB yang telah disediakan AHM (Astra Honda Motor) yang terdiri dari 4 rangkap : Rangkap 1 : Biro Jasa –untuk STNKRangkap 2 : Biro Jasa –untuk BPKBRangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Pelanggan Setelah ditandatangani, Sales Counter akan memberikan SP rangkap 2 yang sudah ditandatangani dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan pembayaran tunai ke Kasir atau transfer ke rekening dealer. Dan Administrasi akan menyerahkan Faktur STNK/BPKB kepada Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi membuat Surat Jalan Penjualan (FP). SJ sebanyak 4 rangkap:
(SJ) dan Faktur
54 Rangkap 1 : Delivery Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Kasir FP sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Sales Counter Rangkap 4 : Kasir PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan. Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery mendistribusikan SJ yang ditandatangani ke bagian masing-masing. Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke dealer. Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, Kasir akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan
55 penerimaan kas. Kemudian Voucher akan diberikan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada.
•
Prosedur Penjualan Kredit Pelanggan datang ke dealer dan menemui Sales Counter. Lalu pelanggan memilih tipe dan warna sepeda motor. Kemudian Sales Counter mengajukan persyaratan kredit yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut: a). Perusahaan: copy KTP pengurus, anggaran dasar, SIUP, NPWP, TDP, rekening selama 3 bulan terakhir b). Perorangan: copy KTP suami / istri / penjamin, KK, rekening listrik, PBB, slip gaji / rekening tabungan. Setelah pelanggan melengkapi persyaratan kemudian pelanggan memilih leasing yang akan digunakan. Kemudian Sales Counter akan menghubungi pihak leasing dengan memberikan data pelanggan untuk dilakukan survey terhadap pelanggan. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan pembayaran DP (uang muka) ke Kasir dan Kasir akan membuat 2 buah kwitansi, yang pertama adalah kwitansi (untuk DP) sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Pihak Leasing Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap :
56 Rangkap 1 : Pihak leasing Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Kasir Setelah pihak leasing survey maka akan diberi konfirmasi kepada Sales Counter. a. Jika permohonan disetujui maka Sales Counter akan menerima PO (Purchase Order) dari pihak leasing melalui fax sebagai tanda permohonan kredit disetujui. Kemudian Sales Counter membuat Surat Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Dan mengisi nama dan alamat pelanggan pada Faktur STNK/BPKB yang sudah disediakan oleh AHM (Astra Honda Motor) sesuai kesepakatan pelanggan yang terdiri dari 4 rangkap : Rangkap 1 : Biro Jasa –untuk STNKRangkap 2 : Biro Jasa –untuk BPKBRangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Pelanggan b. Jika permohonan ditolak maka Sales Counter akan memberitahu pelanggan dan meminta untuk datang ke dealer agar dapat mengambil uang DP yang sudah disetor.
57 Lalu Sales Counter akan memberikan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi. Administrasi akan menyerahkan Faktur STNK/BPKB kepada Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur Penjualan (FP). SJ sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Delivery Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Kasir FP sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Sales Counter Rangkap 4 : Kasir PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan. Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery mendistribusikan SJ yang ditandatangan ke bagian masing-masing. Setelah barang terkirim Kasir akan langsung menagih sisa pelunasan kepada pihak leasing dan disertakan juga kwitansi (untuk pelunasan), PO dan SJ.
58 Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke dealer. Berdasarkan kwitansi (untuk pelunasan), SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan dan pihak leasing, Kasir akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan penerimaan kas. Kemudian voucher akan diberikan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada.
•
Prosedur Penerimaan Kas Setelah pelanggan menandatangani SP dan mengisi Faktur STNK/BPKB lalu menyerahkannya kepada Sales Counter. Kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran tunai ke Kasir. Jika penjualan kredit pelanggan akan melakukan pembayaran DP dan Kasir akan membuat kwitansi (untuk DP) sebanyak 4 rangkap. Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Pihak Leasing Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pihak leasing Rangkap 2 : Accounting
59 Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Kasir Lalu Kasir akan menerima SJ dan FP yang diterima setelah barang dikirim. Jika penjualan kredit, setelah menerima SJ dan FP maka Kasir akan menagih pihak leasing dengan menggunakan PO, SJ dan kwitansi (untuk pelunasan). Maka setelah itu Kasir akan membuat Voucher. Dan kemudian akan memberikan Voucher tersebut kepada Accounting yang akan membuat jurnal.
60 3.2.2
Overview Activity Diagram •
Penjualan Tunai
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
61 •
Penjualan Kredit
• Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
62 •
Penerimaan Kas
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Penerimaan Kas
63 3.2.3
Identifikasi Events •
Penjualan Tunai Event
Menanggapi
Internal Agent Sales Counter
Start When Pelanggan
permintaan
mendatangi
pelanggan
dealer
dan meminta
Activities - Menerima kedatangan pelanggan - Melayani pelanggan - Melakukan negosiasi
persyaratan
harga - Meminta persyaratan
Membuat SP
Sales Counter
Pelanggan
- Menerima persyaratan
melengkapi
- Membuat SP
persyaratan
- Menyerahkan SP ke pelanggan untuk ditandatangani - Menyerahkan Faktur STNK/BPKB untuk diisi nama dan alamat oleh pelanggan
Menerima SP
Sales Counter
Pelanggan
- Menerima SP yang
dan Faktur
menyerahkan SP
ditandatangani dan
STNK/BPKB
yang
Faktur STNK/BPKB
ditandatangani
yang diisi oleh
dan Faktur
pelanggan
64 STNK/BPKB yang diisi
- Menyerahkan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi
Menerima
Kasir
pembayaran
Pelanggan
- Menerima
melakukan
pembayaran secara
pembayaran
langsung atau transfer rekening
Menyerahkan
Administrasi
Menerima SP dan - Menyerahkan Faktur
Faktur
Faktur
STNK/BPKB ke Biro
STNK/BPKB
STNK/BPKB
Jasa
dari Sales Counter Membuat SJ
Administrasi
dan FP
Menerima SP dan - Membuat SJ dan FP Faktur STNK/BPKB dari Sales Counter
Menyiapkan barang
PDI
Menerima SJ
- Menyiapkan barang - Memeriksa kelengkapan sepeda motor - Menyerahkan sepeda motor dan SJ ke
65 Delivery
Mengirim
Delivery
Menerima sepeda
barang, SJ
motor, SJ dari
dan FP
PDI
- Mengirim barang, SJ dan FP ke pelanggan - Meminta tandatangan pelanggan pada SJ
Menerima SJ
Delivery
Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah ditandatangani
- Menerima SJ yang sudah ditandatangan - Mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian
Menghubungi Sales Counter
Biro Jasa
pelanggan
menyerahkan
untuk
STNK dan BPKB - Menghubungi
mengambil
yang sudah jadi
STNK dan
- Menerima STNK dan BPKB dari Biro Jasa
pelanggan - Menyerahkan STNK
BPKB
dan BPKB ke pelanggan
Membuat Voucher dan laporan
Kasir
Menerima SJ dan FP
- Mengecek SJ dan FP dengan pembayaran yang dilakukan pelanggan
66 - Membuat Voucher dan laporan penerimaan kas - Menyerahkan Voucher ke Accounting Membuat
Accounting
Jurnal
Menerima
- Membuat Jurnal
Voucher dari Kasir
Membuat
Administrasi
Pada akhir bulan
laporan
- Membuat laporan penjualan
Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai
•
Penjualan Kredit Event
Internal
Start When
Activities
Agent Menanggapi
Sales Counter
Pelanggan
- Menerima
permintaan
mendatangi
kedatangan
pelanggan
dealer
pelanggan
dan meminta persyaratan
- Melayani pelanggan
67 - Meminta persyaratan
Menghubungi Sales Counter
Pelanggan
Pihak
memilih
Leasing
Leasing
Membuat
Kasir
Kwitansi
- Menghubungi Pihak Leasing
Pelanggan
- Membuat kwitansi
melakukan
(untuk DP) dan
pembayaran DP
kwitansi (untuk pelunasan)
Membuat SP
Sales Counter
Pihak Leasing
- Menerima PO dari
dan mengisi
menyetujui
Pihak Leasing
Faktur
kredit dan
- Membuat SP dan
STNK/BPKB
mengirimkan
mengisi nama dan
PO
alamat pada Faktur STNK/BPKB sesuai kesepakatan pelanggan - Menyerahkan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi
68 Menyerahkan
Administrasi
Menerima SP
- Menyerahkan
Faktur
dan Faktur
Faktur
STNK/BPKB
STNK/BPKB
STNK/BPKB ke
dari Sales
Biro Jasa
Counter Membuat SJ
Administrasi
dan FP
Menerima SP dan Faktur
- Membuat SJ dan FP
STNK/BPKB dari Sales Counter Menyiapkan
PDI
Menerima SJ
barang
- Menyiapkan barang - Memeriksa kelengkapan sepeda motor - Menyerahkan sepeda motor dan SJ ke Delivery
Mengirim
Delivery
Menerima
- Mengirim barang,
barang, SJ
sepeda motor
SJ dan FP ke
dan FP
dan SJ dari PDI
pelanggan - Meminta tandatangan
69 pelanggan pada SJ
Menerima SJ
Delivery
Pelanggan
- Menerima SJ yang
menyerahkan
sudah
SJ yang sudah
ditandatangan
ditandatangani
- Mendistribusikan SJ ke masingmasing bagian
Melakukan
Kasir
Menerima SJ
penagihan
- Melakukan penagihan untuk sisa pelunasan ke Pihak Leasing
Menerima
Kasir
pembayaran
Pihak Leasing
- Menerima
melakukan
pembayaran sisa
pembayaran
pelunasan dari
sisa pelunasan
Pihak Leasing
Menghubungi Sales Counter
Biro Jasa
pelanggan
menyerahkan
dan BPKB dari
untuk
STNK dan
Biro Jasa
mengambil
BPKB yang
STNK dan
sudah jadi
BPKB
- Menerima STNK
- Menghubungi pelanggan - Menyerahkan STNK dan BPKB
70 ke pelanggan Membuat
Kasir
Menerima sisa
- Mengecek
Voucher dan
pembayaran
Kwitansi, SJ dan
laporan
dari Pihak
FP dengan
Leasing
pembayaran yang dilakukan pelanggan dan Leasing - Membuat Voucher dan laporan penerimaan kas - Menyerahkan Voucher ke Accounting
Membuat
Accounting
Jurnal
Menerima
- Membuat Jurnal
Voucher dari Kasir
Membuat
Administrasi
laporan
Pada akhir bulan
-
Membuat laporan penjualan
Tabel 3.2 Event Table Penjualan Kredit
•
Penerimaan Kas
71 Event Menerima
Internal Agent Kasir
pembayaran
Start When Pelanggan
Activities - Menerima
melakukan
pembayaran
pembayaran
secara langsung atau transfer rekening
Menerima
Kasir
SJ dan FP Menerima
Delivery menyerahkan SJ
Kasir
Pihak leasing
pembayaran
melakukan
(Kredit)
pembayaran
Membuat
- Menerima SJ dan
Kasir
Voucher
Menerima SJ dan FP
dan laporan
FP -
Menerima pembayaran
- Mengecek SJ dan FP dengan pembayaran yang dilakukan pelanggan - Membuat Voucher dan laporan - Menyerahkan Voucher ke Accounting
Membuat Jurnal
Accounting
Menerima Voucher dari
- Membuat Jurnal
72 Kasir
Tabel 3.3 Event Table Penerimaan Kas
3.2.4
Dokumen Pada Sistem yang Berjalan Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan pada PT.Wahana Artha Harsaka,
cabang Karang Mulya, Ciledug, penulis menemukan dokumen-
dokumen yang digunakan dalam sistem tersebut, antara lain : 1.
Faktur Penjualan Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan sebagai bukti penjualan. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu : •
Rangkap 1 (asli) warna putih Faktur penjualan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan.
•
Rangkap 2 ( copy ) warna merah Faktur penjualan rangkap 2 akan diberikan ke administrasi.
•
Rangkap 3 warna biru Faktur penjualan rangkap 3 akan diberikan ke sales counter.
•
Rangkap 4 warna hijau Faktur penjualan rangkap 4 akan diberikan ke kasir.
73 PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN NPWP :
FAKTUR PENJUALAN Pembeli : Alamat :
No. Faktur : Tanggal : No. SP/Leas :
No
URAIAN
Unit Harga Satuan Harga Jual
Jumlah harga jual Potongan harga Dasar Pengenaan Pajak Pajak Pertambahan Nilai Biaya Balik Nama Jumlah harus dibayar **Faktur Penjualan ini berlaku sebagai Hormat Kami, Faktur Pajak Sederhana
Gambar 3.5 Faktur Penjualan
2.
Surat Jalan Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang di tempat pelanggan. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu: •
Rangkap 1 (asli) warna putih Surat Jalan rangkap 1 akan diberikan ke Delivery.
•
Rangkap 2 ( copy ) warna merah Surat Jalan rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan.
74 •
Rangkap 3 warna biru Surat Jalan rangkap 3 akan diberikan ke administrasi.
•
Rangkap 4 warna hijau Surat Jalan rangkap 4 akan diberikan ke kasir.
PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN
SURAT JALAN Harap diterima Sepeda Motor Honda tsb. dibawah ini, dalam keadaan 100% baru tanpa cacat : Pembeli : Nomor : Tanggal : SP / Faktur : Unit
Type Warna Tahun Nomor Rangka
PERLENGKAPAN : * Toolkit * Buku Manual * Buku Service * Jaket
Nomor Mesin
Ket.
* Helm * Kunci Pengaman
Diterima oleh,
Hormat kami, Gambar 3.6 Surat Jalan
3.
Bukti Penerimaan Kas (Voucher) Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagai tanda kas masuk ke perusahaan. Ditujukan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal.
75 PT. WAHANA ARTHA HARSAKA
BUKTI PENERIMAAN KAS (VOUCHER) Type Transaksi : Diterima dari : Jumlah Uang :
Nomor : Tanggal :
Keterangan
Pimpinan
DEPT
Nomor Account
Accounting
Nilai
Kasir
Gambar 3.7 Bukti Penerimaan Kas (Voucher)
4.
Kwitansi Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagi tanda bukti penerimaan kas sementara. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu: •
Rangkap 1 (asli) warna putih Kwitansi rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan/Leasing.
•
Rangkap 2 ( copy ) warna merah Kwitansi rangkap 2 akan diberikan ke accounting.
•
Rangkap 3 warna biru Kwitansi rangkap 3 akan diberikan ke kasir.
•
Rangkap 4 warna hijau Kwitansi rangkap 4 akan diberikan ke leasing/kasir.
76
PT WAHANA ARTHA HARSAKA
Dealer Resmi Motor Honda Jl. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN No. : Tanggal :
KWITANSI Sudah terima dari : Alamat
:
Untuk Pembayaran : Terbilang
:
Rp.
Ditagih :
Mengetahui :
Gambar 3.8 Kwitansi
5.
Surat Pesanan (SP) Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh sales counter, digunakan sebagai tanda bukti pesanan. Terdiri dari 3 rangkap, yaitu:
77 •
Rangkap 1 (asli) warna putih Surat Pesanan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan.
•
Rangkap 2 ( copy ) warna merah Surat Pesanan rangkap 2 akan diberikan ke Administrasi.
•
Rangkap 3 warna kuning Surat Pesanan rangkap 3 akan diberikan ke accounting PT WAHANA ARTHA HARSAKA
Dealer Resmi Motor Honda
SURAT PESANAN No.
Nama Pemesan : Alamat : Telepon :(R) Faktur atas nama : Alamat : No.
(K)
Tanggal SP : Tgl Penyerahan : Cara Bayar/Leasing : Tgl. Lahir Pemesan :
Type Warna Tahun Unit Harga OTR
Catatan Uang Muka : Angsuran/Bulan : Discount :
Pemesan (Tanda Tangan & Nama Jelas)
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Gambar 3.9 Surat Pesanan (SP)
78
6.
Laporan Penjualan Per Bulan Laporan dibuat oleh administrasi pada tiap akhir bulan sebagai laporan yang berisi jumlah penjualan, harga satuan, dan lain-lain. Laporan ini dibuat sebagai dasar yang akan digunakan kasir untuk membuat laporan penerimaan kas.
7.
Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh kasir sebagai laporan penerimaan uang yang diterima perusahaan. Laporan ini dibuat setiap hari selama proses penjualan berjalan dalam perusahaan tersebut.
8.
Laporan Penjualan Per Unit Laporan Penjualan Per Unit dibuat oleh administrasi sebagai laporan jumlah barang yang terjual untuk masing-masing unitnya.
PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda
LAPORAN PENJUALAN PER BULAN No.
Nomor Faktur
Tanggal
Nomor SP
Nama Pemesan
Sales
Leasing/ Cash
Type
Nomor Mesin
Nomor Rangka
Warna
Tahun
Harga Jual
Discount
Harga Setelah Discount
Penjualan
PPN
Biaya SuratSurat
TOTAL
Gambar 3.10 Laporan Penjualan Per Bulan
82
PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda
LAPORAN PENERIMAAN KAS No.
Tanggal
Nomor Faktur
Nama Konsumen
Jumlah
Tunai/Kredit
Sales
Nama Bank
Tanggal Setor
Total Setor
TOTAL Gambar 3.11 Laporan Penerimaan Kas
83
84
PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda
LAPORAN PENJUALAN PER UNIT Type Motor
Total Unit Terjual
Gambar 3.12 Laporan Penjualan Per Unit
Nilai
85
3.2.5
Workflow Table •
Penjualan Tunai ACTOR
ACTIVITIES Menanggapi Permintaan Pelanggan Dan Meminta Persyaratan
Pelanggan
1. Mendatangi dealer 2. Menemui sales counter 3. Memilih tipe dan warna yang diinginkan
Sales Counter
4. Melakukan negosiasi harga 5. Meminta persyaratan
Pelanggan
6. Memenuhi persyaratan Membuat SP
Sales Counter
7. Menerima persyaratan 8. Membuat SP sebanyak 3 rangkap 9. Menyerahkan ditandatangani
SP
untuk
dan
Faktur
STNK/BPKB untuk diisi Pelanggan
10. Menandatangani mengisikan nama
SP
dan
serta alamat
pada Faktur STNK/BPKB yang disediakan oleh AHM
86 Menerima SP dan Faktur STNK dan BPKB Pelanggan
11. Menyerahkan
SP
dan
Faktur
STNK/BPKB yang telah diisi Sales Counter
12. Menerima
SP
dan
Faktur
STNK/BPKB 13. Memberikan SP rangkap 1 dan Faktur STNK/BPKB rangkap 4 ke pelanggan Pelanggan
14. Menerima SP rangkap ke 1 dan Faktur STNK/BPKB rangkap ke 4
Sales Counter
15. Memberikan SP rangkap 3 ke accounting
Accounting
16. Menerima SP rangkap ke 3 17. Mengarsip SP rangkap ke 3
Sales Counter
18. Memberikan Faktur STNK/BPKB rangkap 1,2 dan 3, serta SP rangkap 2 ke administrasi Menerima Pembayaran
Pelanggan
19. Melakukan pembayaran baik secara langsung ke loket ataupun transfer ke rekening
Kasir
20. Menerima pembayaran
87 Menyerahkan Faktur STNK/BPKB Administrasi
21. Menerima
Faktur
STNK/BPKB
rangkap ke 1, 2 dan 3 serta SP rangkap ke 2 22. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa Biro Jasa
23. Menerima
Faktur
STNK/BPKB
rangkap ke 1 dan 2 24. Mengurus pembuatan STNK dan BPKB Administrasi
25. Mengarsip
Faktur
STNK/BPKB
rangkap ke 3 Membuat SJ dan FP Administrasi
26. Membuat SJ sebanyak 4 rangkap dan FP sebanyak 4 rangkap 27. Menyerahkan SJ dan FP ke branch head
Branch Head
28. Menerima SJ dan FP 29. Mengotorisasi SJ dan FP 30. Memberikan FP rangkap 2 ke administrasi
Administrasi
31. Menerima FP rangkap ke 2 32. Mengarsip FP rangkap ke 2
88 Branch Head
33. Memberikan FP rangkap 3 ke sales counter
Sales Counter
34. Menerima FP rangkap ke 3 35. Mengarsip FP rangkap ke 3
Branch Head
36. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir
Kasir
37. Menerima FP rangkap ke 4 38. Mengarsip FP rangkap ke 4
Branch Head
39. Memberikan
SJ
sebanyak
4
rangkap dan FP rangkap 1 ke PDI Menyiapkan Barang PDI
40. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap ke 1 41. Menyiapkan barang 42. Memeriksa
kelengkapan
sepeda
motor 43. Menyerahkan sepeda motor, SJ sebanyak
4
rangkap,
dan
FP
motor,
SJ
rangkap 1 ke delivery Mengirim Barang, SJ dan FP Delivery
44. Menerima sebanyak
sepeda 4
rangkap,
dan
FP
motor,
SJ
rangkap ke 1 45. Mengirim
sepeda
89 sebanyak
4
rangkap,
dan
FP
motor,
SJ
rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan
46. Menerima sebanyak
sepeda 4
rangkap,
dan
FP
rangkap ke 1 Delivery
47. Meminta
pelanggan
untuk
menandatangani SJ Pelanggan
48. Menandatangani SJ 49. Menerima SJ rangkap ke 2 dan FP rangkap ke 1 50. Memberikan SJ rangkap 1,3 dan 4 ke delivery Menerima SJ
Delivery
51. Menerima SJ rangkap 1, 3, dan 4 52. Mengarsip SJ rangkap ke 1 53. Memberikan SJ rangkap 3 ke administrasi
Administrasi
54. Menerima SJ rangkap ke 3 55. Mengarsip SJ rangkap ke 3 56. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir
Kasir
57. Menerima SJ rangkap ke 4 58. Mengarsip SJ rangkap ke 4
90 Menghubungi
Pelanggan
Untuk
Mengambil STNK dan BPKB Biro Jasa
59. Memberikan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke sales counter
Sales Counter
60. Menerima STNK dan BPKB 61. Menghubungi
pelanggan
untuk
STNK dan BPKB ke dealer Pelanggan
62. Mendatangi dealer 63. Mengambil STNK dan BPKB Membuat Voucher dan Laporan
Kasir
64. Mengecek SJ rangkap ke 4 dan FP rangkap ke 4 dengan pembayaran 65. Membuat voucher 66. Membuat laporan penerimaan kas 67. Mengarsip FP rangkap ke 4 68. Menyerahkan
voucher
accounting Membuat Jurnal Accounting
69. Menerima voucher 70. Membuat jurnal Membuat Laporan
Administrasi
71. Membuat laporan penjualan
ke
91 per bulan dan per unit
Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Tunai •
Penjualan Kredit ACTOR
ACTIVITIES Menanggapi Permintaan Pelanggan dan Meminta Persyaratan
Pelanggan
1. Mendatangi dealer 2. Menemui sales counter 3. Memilih tipe warna sepeda motor yang diinginkan
Sales Counter
4. Mengajukan persyaratan kredit
Pelanggan
5. Melengkapi persyaratan 6. Memilih
leasing
yang
akan
digunakan Menghubungi Leasing Sales Counter
7. Menelepon pihak leasing 8. Memberikan data pelanggan
Pihak Leasing
9. Mensurvey pelanggan Membuat Kwitansi
Pelanggan
10. Melakukan pembayaran DP
Kasir
11. Menerima DP 12. Membuat kwitansi DP sebanyak 4
92 rangkap 13. Membuat kwitansi pelunasan 4 rangkap 14. Memberikan kwitansi DP rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan
15. Menerima kwitansi DP rangkap 1
Kasir
16. Memberikan kwitansi DP rangkap 2 ke accounting
Accounting
17. Menerima kwitansi DP rangkap 2 Membuat
SP
dan
Mengisi
Faktur
STNK/BPKB Pihak Leasing
18. Memberikan
konfirmasi
permohonan kredit disetujui Sales Counter
19. Menerima konfirmasi dari leasing
Pihak Leasing
20. Membuat PO 21. Mengirimkan PO
Sales Counter
22. Menerima PO melalui fax 23. Membuat SP sebanyak 3 rangkap 24. Mengisikan pelanggan STNK/BPKB
nama
dan
pada yang
alamat Faktur telah
disediakan oleh AHM sebanyak 4 rangkap
93 25. Memberikan SP rangkap ke 3 ke accounting Accounting
26. Menerima SP rangkap 3 27. Mengarsip SP rangkap 3
Sales Counter
28. Memberikan Faktur STNK/BPKB yang
sudah
diisi
sebanyak
4
rangkap serta SP rangkap 1 dan 2 ke adminstrasi Menyerahkan Faktur STNK/BPKB Administrasi
29. Menerima
Faktur
STNK/BPKB
sebanyak 4 rangkap serta SP rangkap ke 1 dan 2 30. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa Biro Jasa
31. Menerima
Faktur
STNK/BPKB
rangkap 1 dan 2 32. Mengurus pembuatan STNK dan BPKB Administrasi
33. Menyerahkan Faktur STNK/BKPB rangkap 4 ke delivery 34. Mengarsip
Faktur
rangkap ke 3 Membuat SJ dan FP
STNK/BPKB
94 Administrasi
35. Membuat SJ dan FP sebanyak 4 rangkap berdasarkan SP 36. Mengarsip SP rangkap ke 2 37. Memberikan
SJ,
FP
dan
SP
rangkap 1 ke branch head Branch Head
38. Menerima SJ,FP dan SP rangkap 1 39. Mengotorisasi SJ, FP, dan SP rangkap 1 40. Memberikan FP rangkap 2 ke administrasi
Administrasi
41. Menerima FP rangkap ke 2 42. Mengarsip FP rangkap ke 2
Branch Head
43. Memberikan FP rangkap 3 ke sales counter
Sales Counter
44. Menerima FP rangkap ke 3 45. Mengarsip FP rangkap ke 3
Branch Head
46. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir
Kasir
47. Menerima FP rangkap ke 4 48. Mengarsip FP rangkap ke 4
Branch Head
49. Memberikan
SJ
sebanyak
4
rangkap, FP dan SP rangkap 1 ke PDI Menyiapkan Barang
95 PDI
50. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap ke 1 51. Menyiapkan barang 52. Memeriksa
kelengkapan
sepeda
motor 53. Menyerahkan sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap 1 ke delivery Mengirim barang, SJ dan FP Delivery
54. Menerima
Faktur
STNK/BPKB
rangkap ke 4 dari Administrasi 55. Menerima
sepeda
motor,
SJ
sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap ke 1 56. Mengirim
sepeda
motor,
SJ
sebanyak 4 rangkap, Faktur STNK dan BPKB rangkap 4, FP serta SP rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan
57. Menerima sebanyak
sepeda 4
motor,
rangkap,
SJ
faktur
STNK/BPKB rangkap 4, FP serta SP rangkap ke 1 Delivery
58. Meminta
pelanggan
untuk
96 menandatangani SJ Pelanggan
59. Menandatangani SJ 60. Menerima SJ rangkap 2 , FP rangkap 1, SP rangkap 1, serta Faktur STNK/BPKB rangkap 4 61. Memberikan SJ rangkap 1, 3, dan 4 ke delivery Menerima SJ
Delivery
62. Menerima SJ rangkap 1, 3 dan 4 63. Mengarsip SJ rangkap ke 1 64. Memberikan SJ rangkap 3 ke administrasi
Administrasi
65. Menerima SJ rangkap ke 3 66. Mengarsip SJ rangkap ke 3
Delivery
67. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir
Kasir
68. Menerima SJ rangkap ke 4 69. Mengarsip SJ rangkap ke 4 Melakukan Penagihan
Kasir
70. Melakukan
penagihan
dengan
menggunakan kwitansi DP rangkap 4, kwitansi pelunasan rangkap 1, PO dan SJ rangkap 4 ke leasing Pihak Leasing
71. Menerima penagihan
97 72. Membayar sisa pelunasan Menerima Pembayaran Kasir
73. Menerima
pembayaran
sisa
pelunasan 74. Memberikan kwitansi DP rangkap 4 dan kwitansi pelunasan rangkap 1 ke pihak leasing Pihak Leasing
75. Menerima kwitansi DP rangkap ke 4 dan kwitansi pelunasan rangkap ke 1
Kasir
76. Mengarsip PO Membuat Voucher dan Laporan
Kasir
77. Mengecek kwitansi pelunasan, SJ dan FP dengan pembayaran 78. Membuat voucher 79. Membuat laporan penerimaan kas 80. Mengarsip FP rangkap ke 4 81. Mengarsip kwitansi DP rangkap ke 3 82. Mengarsip
kwitansi
pelunasan
rangkap ke 3 dan 4 83. Menyerahkan voucher dan kwitansi pelunasan rangkap 2 ke accounting
98 Membuat Jurnal 84. Menerima voucher dan kwitansi
Accounting
pelunasan rangkap ke 2 85. Mengarsip
kwitansi
pelunasan
rangkap ke 2 86. Membuat jurnal Membuat Laporan Administrasi
87. Membuat laporan penjualan per bulan dan per unit
Tabel 3.5 Workflow Table Penjualan Kredit •
Penerimaan Kas ACTOR
ACTIVITIES Menerima Pembayaran
Pelanggan
1. Melakukan pembayaran baik tunai ataupun DP jika kredit
Kasir
2. Menerima pembayaran (Penjualan Tunai) 3. Membuat Kwitansi –DP- dan – Pelunasan- (Penjualan Kredit) 4. Menyerahkan
Kwitansi
–DP-
rangkap 1 (Penjualan Kredit) Pelanggan
5. Menerima
Kwitansi
–DP-
99 rangkap 1 (Penjualan Kredit) Menerima SJ dan FP Branch Head
6. Memberikan FP rangkap ke 4 ke kasir
Delivery
7. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir
Kasir
8. Menerima SJ dan FP Menerima
Pembayaran
(Penjualan
Kredit) Pihak Leasing
9. Membayar sisa pelunasan
Kasir
10. Menerima pembayaran 11. Memberikan kwitansi –Pelunasanrangkap 4
Pihak Leasing
12. Menerima
kwitansi
–pelunasan-
rangkap 4 Membuat Voucher dan Laporan Kasir
13. Mengecek SJ dan FP dengan pembayaran 14. Membuat voucher 15. Membuat Laporan Penerimaan Kas 16. Mengarsip FP rangkap 4 17. Menyerahkan accounting Membuat Jurnal
voucher
ke
100 Accounting
18. Menerima voucher 19. Membuat jurnal
Tabel 3.6 Workflow Table Penerimaan Kas
3.3
Analisis Temuan Hasil Survey Setelah penulis melakukan survei terhadap PT. Wahana Artha Harsaka, cabang Karang Mulya, Ciledug. Penulis menemukan beberapa permasalahan, antara lain: 1. Temuan
: Laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sering mengalami keterlambatan dan sering terjadi kesalahan perhitungan dalam laporan tersebut.
Kriteria
: Penyajian laporan yang kepada pihak manajemen harus tepat waktu dan bebas dari kesalahan.
Sebab
: Keterlambatan dan kesalahan dalam pembuatan laporan terjadi karena penyusunan laporan masih belum terkomputerisasi dan terintegrasi
Akibat
: Hal ini mengakibatkan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen menjadi terlambat atau tidak dapat akurat.
Rekomendasi
: Proses penyusunan laporan sebaiknya dilakukan secara terkomputerisasi dan terintegrasi.
2. Temuan
: Tidak terdapat perincian harga yang harus dibayar oleh pelanggan pada surat pesanan.
101 Kriteria
: Pembuatan surat pesanan harus mencakup data pesanan pelanggan secara rinci.
Sebab
: Rincian harga hanya terdapat pada faktur penjualan sementara itu faktur penjualan diterima pelanggan bersamaan dengan barang.
Akibat
: Pelanggan tidak mengetahui perincian harga yang harus dibayar pada saat proses pemesanan.
Rekomendasi
3. Temuan
: Dibuat perincian harga pada surat pesanan.
: Pada penjualan tunai, tidak terdapat bukti pembayaran untuk pelanggan.
Kriteria
: Perusahaan harus memberikan bukti pembayaran kepada pelanggan.
Sebab
: Pada penjualan tunai perusahaan hanya membuat surat pesanan sebagai bukti pembayaran sekaligus bukti pemesanan.
Akibat
: Hal ini dapat mengakibatkan adanya kesempatan bagi pihak perusahaan untuk mengklaim bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran.
Rekomendasi
: Dibuatkan bukti pembayaran atas pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan pada penjualan tunai.
102 3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Dari masalah-masalah yang penulis temui, dapat diberikan beberapa solusi sebagai berikut: 1. Membangun sistem yang terintegrasi diantara bagian-bagian yang terkait dengan sales counter. 2. Dibuatnya laporan-laporan untuk menyediakan informasi bagi bagian-bagian yang membutuhkannya, yaitu: a. Laporan Penjualan per 5 Hari Laporan yang menunjukkan penjualan total dalam 5 hari. Dibuat untuk meminimalisasi kesalahan pada pembuatan laporan penjualan per bulan. Laporan ini berisi nomor FP, tanggal penjualan , kode barang, tipe, unit, harga satuan, potongan harga, PPN, BBN, penjualan, dan grand total. b. Laporan Penjualan per Pelanggan. Laporan yang menunjukkan transaksi yang dilakukan setiap pelanggan. Laporan ini berisi kode pelanggan, nama pelanggan, nomor FP, tanggal penjualan , kode barang, tipe, unit, harga satuan, potongan harga, PPN, BBN, penjualan, dan subtotal. c. Laporan Order Pending Laporan yang menunjukkan informasi sepeda motor yang belum dikirim ke pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan surat pesanan yang belum memiliki faktur penjualan. Laporan ini berisi nomor SP, tanggal SP, kode pelanggan, kode barang, tipe, unit, harga satuan, harga OTR, subtotal.
