64
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3. 1
Riwayat Perusahaan 3.1. 1 Sejarah Perusahaan Kementerian BUMN merupakan kementerian yang terhitung masih belia namun fungsi dan peranannya sangat besar. Badan Usaha Milik Negara (BUMN) merupakan badan usaha yang dimiliki oleh pemerintah sebagai amanat UUD 1945 pasal 33. Sebagai badan usaha BUMN menjadi salah satu andalan pemerintah mengisi pundi-pundi kas Negara. Kementerian BUMN beralamat di Jalan Medan Merdeka Selatan No. 13, Jakarta Pusat, 10110. Kementerian Negara BUMN merupakan transformasi dari unit kerja Eselon II Depkeu (1973 1993) yang kemudian menjadi unit kerja Eselon I (1993 - 1998 dan 2000-2001). Tahun 1998 - 2000 dan tahun 2001 sampai sekarang, unit kerja tersebut menjadi Kementerian BUMN. Selanjutnya, organisasi tersebut mengalami beberapa kali perubahan dan perkembangan. Dalam periode 1973 sampai dengan 1993, unit yang menangani pembinaan BUMN berada pada unit setingkat Eselon II. Awalnya, unit organisasi itu disebut Direktorat Persero dan PKPN (Pengelolaan Keuangan Perusahaan Negara).
65 Selanjutnya terjadi perubahan nama menjadi Direktorat Persero dan BUN (Badan Usaha Negara). Terakhir kalinya pada unit organisasi setingkat eselon II, organisasi ini berubah menjadi Direktorat Pembinaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) sampai dengan tahun 1993. Selanjutnya, seiring dengan meningkatnya kebutuhan untuk mengoptimalkan pengawasan dan pembinaan terhadap Badan Usaha Milik Negara, dalam periode 1993 sampai dengan 1998, organisasi yang awalnya hanya setingkat Direktorat/Eselon II, ditingkatkan menjadi setaraf Direktorat Jenderal/Eselon I, dengan nama Direktorat Jenderal Pembinaan Badan Usaha Negara (DJ-PBUN). Mengingat peran, fungsi dan kontribusi BUMN terhadap keuangan negara sangat signifikan, pada tahun 1998 sampai dengan 2000, pemerintah Republik Indonesia mengubah bentuk organisasi pembina dan pengelola BUMN menjadi setingkat Kementerian. Awal dari perubahan bentuk organisasi menjadi Kementerian terjadi di masa pemerintahan Kabinet Pembangunan VI, dengan nama Kementerian Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN/Kepala Badan Pembinaan BUMN. Pada tahun 2000 sampai dengan tahun 2001, struktur organisasi Kementerian ini dihapuskan dan dikembalikan lagi menjadi setingkat eselon I di lingkungan Departemen Keuangan. Namun, di tahun 2001, ketika terjadi suksesi kepemimpinan di Republik Indonesia, organisasi tersebut dikembalikan lagi fungsinya menjadi
66 setingkat Kementerian sampai dengan periode Kabinet Indonesia Bersatu ini. Berdasarkan sumber RENSTRA KEMENTERIAN BUMN, Sampai dengan Januari 2012, terdapat 141 BUMN yang terdiri dari 14 BUMN berbentuk Perum, 109 BUMN berbentuk Persero, dan 18 BUMN yang merupakan Persero Terbuka. Selain itu, Negara juga mempunyai kepemilikan saham minoritas pada 15 badan usaha. 3.1. 2 Visi dan Misi Kementerian BUMN Sebagai institusi pemerintah yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam rangka mengelola aset negara, Kementerian BUMN memiliki visi dan misi sebagai berikut: Visi Kementerian BUMN Sejalan dengan Visi dan Misi Presiden dalam masa pemerintahan Kabinet Indonesia Bersatu II, posisi keberadaan BUMN sesuai dengan amanat pasal 33 ayat 2 UUD 1945, serta maksud dan tujuan pendirian BUMN berdasarkan UU Nomor 19 tahun 2003, maka Kementerian BUMN menetapkan visi sebagai berikut : “Menjadi Pembina BUMN yang Profesional untuk meningkatkan
nilai
BUMN”.
KEMENTERIAN BUMN 2012-2014)
(SUMBER
RENSTRA
67 Misi Kementerian BUMN Untuk mewujudkan visi tersebut di atas, Kementerian BUMN menetapkan misi sebagai berikut: 1. Mewujudkan organisasi modern sesuai dengan tata kelola pemerintahan yang baik 2. Meningkatkan daya saing BUMN di tingkat nasional, regional, dan internasional 3. Meningkatkan Kontribusi BUMN kepada ekonomi nasional
3. 2
Struktur Organisasi Kementerian BUMN Berikut merupakan struktur organisasi Kementerian BUMN secara keseluruhan :
68
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Keseluruhan Kementerian BUMN (sumber : website Kementerian BUMN diakses pada tanggal 3 September 2012) Adapun struktur organisasi Kementerian BUMN yang terkait dalam penulisan skripsi ini sebagai berikut :
69
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER – 05/MBU/2010, adapun tugas dan fungsi pada struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Menteri Negara BUMN Pasal 1 (2) Kementerian BUMN dipimpin oleh Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya dalam Peraturan ini disebut Menteri
Negara
BUMN
yang
bertanggungjawab kepada Presiden.
berada
di
bawah
dan
70
2. Sekretariat Kementerian Pasal 6 Sekretaris
Kementerian
koordinasi
pelaksanaan
mempunyai tugas,
tugas
pembinaan
melaksanakan dan
pemberian
dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian BUMN. Pasal 7 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, Seketariat Kementerian menyelenggarakan fungsi : a. koordinasi kegiatan Kementerian BUMN; b. koordinasi
dan
penyusunan
rencana
dan
program
Kementerian BUMN; c. pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi,
ketatausahaan
kepegawaian,
keuangan,
kerumahtanggan, asrip dan dokumentasi Kementerian BUMN; d. penyelenggaraan
pengelolaan
barang
milik/kekayaan
negara; 3. Biro Umum dan Humas Pasal 39 Biro
Umum
dan
Hubungan
Masyarakat
mempunyai
tugas
melaksanakan urusan ketatausahaan, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat, dan protokol.
71
Pasal 40 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39, Biro Umum dan Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi : 1. pelaksanaan urusan ketatausahaan; 2. pelaksanaan urusan kelengkapan dan rumah tangga; dan 3. pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokol
4. Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga Pasal 46 Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga mempunyai tugas dan melaksanakan urusan perlengkapan dan rumah tangga. Pasal 47 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46, Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan pengelolaan barang milik/kekayaan negara; dan b. pelaksanaan urusan dalam dan keamanan.
5. Subbagian Perlengkapan Pasal 49 (1) Subbagian Perlengkapan mempunyai tugas melakukan urusan pengelolaan barang milik/kekayaan negara.
72
6. Biro Perencanaan dan Sumber Daya Manusia Pasal 9 Biro Perencanaan dan Sumber Daya Manusia mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana, dan anggaran, evaluasi organisasi dan ketatalaksanaan, pengelolaan administrasi sumber daya manusia aparatur, pengelolaan keuangan, dan pelaporan Kementrian BUMN. Pasal 10 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, Biro Perencanaan dan Sumber Daya Manusia menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran; b. penyusunan dan evaluasi organisasi dan tata laksana; c. pengelolaan administrasi sumber daya manusia aparatur; d. penyiapan koordinasi dan penyusunan laporan. 7. Bagian Keuangan Pasal 20 Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan keuangan Kementerian BUMN.
73
Pasal 21 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20, Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan bahan pembinaan perbendaharaan, tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi serta pengelolaan gaji; b. pelaksanaan urusan verifikasi; dan c. pelaksanaan akuntansi keuangan. 8. Subbagian Akuntansi Pasal 23 (3) Subbagian Akuntansi mempunyai tugas melakukan sistem akuntansi dan penyusunan laporan keuangan. 9. Subbagian Verifikasi Pasal 23 (2)
Subbagian Verifikasi mempunyai tugas melakukan verifikasi tagihan dan penerimaan.
10. Bagian Perencanaan Pasal 12 Bagian Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran,
74
penyusunan laporan, serta penyusunan dan evaluasi organisasi dan tata laksana. Pasal 13 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, Bagian Perencanaan menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran; b. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran; c. penyiapan koordinasi, monitoring, dan evaluasi organisasi, tata laksana, analisis jabatan, dan peningkatan kinerja organisasi, serta sistem dan prosedur kerja; dan d. penyiapan koordinasi dan penyusunan laporan. 11. Subbagian Perencanaan Pasal 15 (1) Subbagian Perencanaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran serta pemantauan dan evaluasi pelaksanaannya.
75
12.
Subbagian Pelaporan Pasal 15 (3)
Subbagian Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan laporan.
3.3
Prosedur Penyusunan Anggaran yang Sedang Berjalan Penyusunan anggaran yang terdapat pada Kementerian BUMN, pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang penyusunan anggaran pada Kementerian Negara/Lembaga yang lain. Sebab, penyusunan anggaran telah memiliki peraturan yang tercantum pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 90 Tahun 2010 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran Kementerian/Lembaga. Proses penyusunan anggaran memakan waktu satu (1) tahun hingga diperoleh DIPA untuk Kementerian BUMN. Adapun proses penyusunan anggaran pada Kementerian BUMN sebagai berikut. Setiap bulan Januari, Presiden RI menetapkan Arah Kebijakan dan prioritas pembangunan nasional. Setelah Arah Kebijakan ditetapkan, kemudian akan dievaluasi oleh Kementerian/Lembaga pelaksana program. Dalam evaluasi, Kementerian BUMN menyusun rencana inisiatif baru dan indikasi kebutuhan anggaran. Setelah adanya evaluasi dari Kementerian BUMN, inisiatif baru dan indikasi kebutuhan anggaran akan diberikan kepada Kementerian Perencanaan dan Kementerian Keuangan untuk dikaji lebih lanjut. Kementerian Keuangan akan menyusun Pagu Indikatif, yang akan
76
disusun oleh Menteri Keuangan dan Menteri Perencanaan. Pagu Indikatif merupakan ancar – ancar pagu Anggaran untuk Kementerian/Lembaga untuk pedoman dalam pembuatan Renja – K/L. Pagu Indikatif disusun berdasarkan unit organisasi, program, kegiatan, dan indikasi pendanaan. Ketika Pagu Indikatif telah ditetapkan, Pagu Indikatif menjadi rancangan awal RKP dan kemudian diserahkan kepada Kementerian BUMN disertai dengan Surat Edaran Bersama yang ditandatangani oleh Menteri Keuangan dan Menteri Perencanaan. Setelah Pagu Indikatif diterima oleh Menteri BUMN, Menteri BUMN menyusun Rencana Kerja Kementerian/Lembaga atau Renja K/L. Renja K/L merupakan dokumen perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 1 tahun. Kemudian pada akhir bulan Juni, selama Menteri BUMN menyusun Renja K/L,
Kementerian Keuangan mengirimkan Pagu Anggaran K/L.
Setelah Pagu Anggaran K/L diterima oleh Menteri BUMN dan Renja K/L selesai dibuat, Kementerian BUMN menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga atau disebut RKA – K/L berdasarkan : 1. Pagu Anggaran K/L 2. Renja K/L 3. RKP 4. Standar Biaya
77
RKA – K/L merupakan dokumen rencana keuangan tahunan Kementerian/Lembaga yang disusun oleh Bagian Anggaran Kementerian BUMN. Setelah RKA – K/L telah selesai disusun, Bagian Anggaran Kementerian BUMN menyerahkan RKA – K/L kepada Menteri BUMN untuk dievaluasi dan kemudian diserahkan kepada DPR untuk diadakan pembahasan. Setelah RKA – K/L selesai dibahas oleh DPR, Menteri Keuangan menetapkan Pagu RKA – K/L. Penelahaan RKA – K/L selesai paling lambat akhir bulan Juli. RKA – K/L digunakan untuk : 1. Nota Keuangan 2. RAPBN 3. RUU APBN 4. Dokumen RAPBN Dalam pengalokasian anggaran, RAPBN dan RUU APBN dibahas antara pemerintah dan DPR paling lambat bulan Oktober. Hasil dari pembahasan tersebut berupa Pagu Anggaran. Kemudian, Presiden menetapkan alokasi anggaran Kementerian/Lembaga, paling lambat tanggal 30 November. Setelah itu, Menteri BUMN menyusun dokumen pelaksanaan anggaran dengan berpedoman pada alokasi anggaran yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden. Dan dokumen pelaksanaan anggaran milik KBUMN akhirnya disahkan oleh Menteri Keuangan paling lambat 31 Desember. Apabila dalam tahun berjalan terdapat perubahan RKA – K./L, maka Menteri BUMN dapat mengajukan perubahan RKA – K/L kepada Menteri
78 Keuangan
untuk
dievaluasi.
Kemudian,
Menteri
Keuangan
akan
menyampaikan usulan tersebut kepada DPR untuk dianalisis lebih lanjut. Untuk pengukuran dan evaluasi kinerja anggaran, Menteri BUMN melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja atas pelaksanaan RKA – K/L tahun sebelumnya dan tahun anggaran berjalan. Hasil pengukuran dan evaluasi sebagai bahan pertimbangan penerapan ganjaran dan sanksi dalam penetapan Pagu Anggaran untuk Kementerian BUMN. 3.3. 1 Rich Picture
Gambar 3. 3 Rich Picture Prosedur Penyusunan Anggaran Berjalan
79
3.3. 2 Event Table Tabel 3. 1 Event Table Prosedur Penyusunan Anggaran Berjalan
Event 1. Mengevaluasi
Internal Agents
Starts When
Activities
Ketika presiden RI
Membuat
pelaksanaan
telah menetapkan arah
Inisiatif Baru
program dan
kebijakan & prioritas
dan Indikasi
kegiatan berjalan
pembangunan nasional
Kebutuhan
Menteri BUMN
Anggaran 2. Menyusun Pagu
Menteri
Setelah adanya hasil
Membuat
Indikatif &
Perencanaan dan evaluasi dari Menteri
Rancangan
rancangan awal
Menteri
BUMN tentang
awal RKP,
RKP
Keuangan
Inisiatif Baru &
Surat Edaran
Indikasi Kebutuhan
Bersama
Anggaran 3. Menyusun Renja
Menteri BUMN
K/L
Ketika Pagu Indikatif
Membuat
diterima oleh Menteri
Renja K/L
BUMN 4. Menyusun Pagu Anggaran K/L
5. Menyusun RKA K/L
Menteri
Setelah Menteri
Membuat
Keuangan
BUMN menyusun
Pagu
Renja K/L
Anggaran K/L
Bagian
Setelah Pagu Anggaran
Membuat
Anggaran
K/L diterima Menteri
RKA K/L
80 Event
Internal Agents
Starts When
Activities
BUMN dan Renja K/L selesai dibuat 6. Menyusun DIPA
Menteri BUMN
Ketika presiden RI
Membuat
menetapkan Alokasi
Alokasi
Anggaran K/L
Anggaran K/L dan DIPA
81
3.3. 3 Overview Activity Diagram
Gambar 3. 4 Overview Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Berjalan
82
3.3. 4 Dokumen yang digunakan Dalam penyusunan anggaran Kementerian BUMN, terdapat beberapa dokumen yang diperlukan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 90 Tahun 2010 sebagai berikut : 1. Arah Kebijakan Arah Kebijakan ditetapkan oleh Presiden RI seputar kebijakan yang akan dilakukan pada tahun yang direncanakan setiap awal tahun. Selain itu, sejalan dengan penetapan Arah Kebijakan, juga terdapat prioritas pembangunan nasional yang akan dilakukan pada tahun yang akan direncanakan. Selain itu Presiden juga menetapkan prioritas pengalokasian dari anggaran yang dimiliki pemerintah. Arah Kebijakan dan prioritas anggaran ini akan dijadikan dasar pertimbangan dalam penyusunan RKP. 2. Inisiatif Baru dan Indikasi Kebutuhan Anggaran Rencana
Inisiatif
Baru
disusun
oleh
tiap
Kementerian/Lembaga (Kementerian yang dimaksud adalah Kementerian
BUMN).
Inisiatif
baru
merupakan
Program/Kegiatan yang diajukan oleh Kementerian BUMN yang belum dilaksanakan pada tahun sebelumnya. Selain mengusulkan
Program/Kegiatan
tersebut, juga terdapat budget
Kementerian
BUMN
yang diperlukan untuk
pendanaan Program/ Kegiatan pada Inisiatif Baru.
83
3. Pagu Indikatif Pagu Indikatif adalah ancar-ancar pagu anggaran yang diberikan kepada Kementerian/Lembaga sebagai pedoman dalam penyusunan Renja-K/L. Pagu Indikatif dirinci menurut unit organisasi, program, kegiatan, dan indikasi pendanaan untuk mendukung Arah Kebijakan yang telah ditetapkan oleh Presiden. Pagu Indikatif yang sudah ditetapkan beserta prioritas pembangunan nasional yang dituangkan dalam rancangan
awal
Rencana
Kerja
Pemerintah
(RKP)
disampaikan kepada K/L dengan Surat Edaran Bersama yang ditandatangani Menteri Keuangan. 4. RKP (Rencana Kerja Pemerintah) Dalam penyusunan RKP mempertimbangkan Arah Kebijakan dan prioritas anggaran. Dokumen RKP akan disampaikan kepada Kementerian/Lembaga (Kementerian BUMN). RKP berisi pencapaian sasaran prioritas pembangunan nasional yang akan dituangkan dalam RKP. 5. Renja K/L (Rencana Kerja Kementerian/Lembaga) Dalam menyusun Renja-K/L, K/L berpedoman pada surat mengenai Pagu Indikatif dan hasil kesepakatan trilateral meeting. Trilateral meeting merupakan pertemuan 3 (tiga) pihak antara Kementerian/Lembaga (Kementerian BUMN), Kementerian Perencanaan, dan Kementerian Keuangan.
84
Renja-K/L disusun dengan pendekatan berbasis Kinerja, kerangka pengeluaran jangka menengah, dan penganggaran terpadu yang memuat: a. kebijakan; b. program; dan c. kegiatan. 6. Pagu Anggaran K/L atau Pagu Sementara Dalam rangka penyusunan RKA-K/L, Menteri Keuangan menetapkan Pagu Anggaran K/L dengan berpedoman pada kapasitas fiskal, besaran Pagu Indikatif, Renja-K/L, dan memperhatikan hasil evaluasi Kinerja Kementerian/Lembaga. Pagu Anggaran K/L menggambarkan Arah Kebijakan yang telah ditetapkan oleh Presiden yang dirinci menurut unit organisasi dan program. Angka yang tercantum dalam pagu anggaran adalah angka di pagu indikatif, penyesuaian angka dasar (jika diperlukan lagi) ditambah dengan inisiatif baru pada kesempatan ke-2 yang diakomodir/disetujui. Pagu Anggaran
K/L
disampaikan
kepada
Kementerian/Lembaga (Kementerian BUMN).
setiap
85
7. RKA
-
K/L
(Rencana
Kerja
dan
Anggaran
Kementerian/Lembaga) RKA – K/L adalah dokumen rencana keuangan tahunan Kementerian/Lembaga Anggaran
yang
disusun
Kementerian/Lembaga.
menurut
Bagian
RKA-K/L
disusun
berdasarkan: a. Pagu Anggaran K/L; b. Renja-K/L; c. RKP hasil kesepakatan Pemerintah dan DPR; d. Standar biaya. Penyusunan RKA-K/L termasuk menampung usulan Inisiatif Baru. 8. Alokasi
Anggaran
K/L
(
Alokasi
Anggaran
Kementerian/Lembaga) atau Pagu Definitif Alokasi Anggaran K/L adalah batas tertinggi anggaran pengeluaran
yang
Kementerian/Lembaga
dialokasikan berdasarkan
hasil
kepada pembahasan
Rancangan APBN yang dituangkan dalam berita acara hasil kesepakatan
Pembahasan
Pemerintah dan DPR.
Rancangan
APBN
antara
86
9. DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah dokumen pemerintah yang merupakan instrument pencairan dana APBN mempunyai peran sangat penting selain sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran, DIPA juga berfungsi
sebagai
alat
pengendali,
pengawasan,
dan
perangkat akuntansi pemerintah. 3.3. 5 Workflow Table Tabel 3. 2 Workflow Table Prosedur Penyusunan Anggaran Berjalan Actor
Activity Mengevaluasi Arah Kebijakan
Presiden RI
1. Membuat Arah Kebijakan
Kementerian BUMN
2. Menerima Arah Kebijakan 3. Mengevaluasi Arah Kebijakan 4. Menyusun rencana Inisiatif Baru dan Indikasi Kebutuhan Anggaran 5. Mengirim rencana Inisiatif Baru Menyusun
Pagu
Indikatif
&
rancangan awal RKP Menteri Perancanaan dan Menteri
6. Menerima rencana Inisiatif Baru dan
87 Actor
Activity 7. Indikasi
Keuangan
Kebutuhan
Anggaran
KBUMN 8. Mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan berjalan KBUMN 9. Mengkaji
usulan
Inisiatif
Baru
KBUMN 10. Mengoordinasikan
Menteri Perencanaan
pelaksanaan
evaluasi dan pengintegrasian hasil evaluasi Menteri
Keuangan
Perencanaan
dan
Menteri
11. Menetapkan rancangan awal RKP 12. Menandatangani
rancangan
awal
RKP dan Surat Edaran Bersama 13. Mengirim rancangan awal RKP dan Surat Edaran Bersama Menyusun Renja K/L Kementerian BUMN
14. Menerima rancangan awal RKP dan Surat Edaran Bersama 15. Menyusun Renja K/L 16. Mengirim Renja K/L
88 Actor
Activity Menyusun Pagu Anggaran K/L
Menteri Perencanaan dan Menteri
17. Menerima Renja K/L
Keuangan Menteri Keuangan
18. Menetapkan Pagu Anggaran K/L 19. Mengirim Pagu Anggaran K/L Menyusun RKA K/L
Menteri BUMN
20. Menerima Pagu Anggaran K/L 21. Menetapkan RKA K/L
Menteri BUMN dan DPR
22. Membahas RKA K/L 23. Melakukan penyesuaian usulan Inisiatif Baru
Menteri Keuangan
24. Mengoordinasikan penelaahan RKA K/L Menyusun DIPA
Presiden
25. Menetapkan alokasi anggaran K/L 26. Mengirim alokasi anggaran K/L
Menteri BUMN
27. Menerima alokasi anggaran K/L
89 Actor
Activity 28. Menyusun dokumen pelaksanaan anggaran 29. Mengirim dokumen pelaksanaan anggaran 30. Menerima dokumen pelaksanaan
Menteri Keuangan
anggaran 31. Mengesahkan dokumen pelaksanaan anggaran (DIPA)
3. 4
Sistem Berjalan 3.4. 1 Prosedur Pengadaan Barang (Belanja) Kementerian BUMN Belanja Kementerian BUMN terdiri dari belanja pegawai, belanja modal, belanja barang, belanja perjalanan, dan belanja jasa. Adapun yang akan dibahas
pada penulisan ini hanya mengenai
belanja barang melalui Penyedia Barang (Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010). Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Penetapan kebutuhan riil barang dilakukan oleh Kementerian BUMN berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang terhadap Renja K/L dan hasil identifikasi ketersediaan barang melalui database Barang Milik Negara (BMN) dan/atau riwayat kebutuhan barang/jasa
90
Kementerian BUMN. Selanjutnya, kebutuhan riil barang hasil identifikasi ini dituangkan dalam RKA-K/L untuk pembahasan di DPR. Penetapan Rencana penganggaran biaya pengadaan pada proses penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang, berpedoman pada pagu indikatif. Pengguna
Anggaran
(PA)
kemudian
menyusun
dan
menetapkan Rencana Penganggaran Pengadaan Barang yang terdiri atas biaya untuk barang yang akan diadakan, biaya pendukung dan biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan. Sumber dana untuk penganggaran dapat berasal dari sebagian atau seluruh APBN atau Pinjaman atau hibah luar negeri dan atau dalam negeri. Kementerian BUMN kemudian mempertimbangkan untuk pengadaan barang secara swakelola atau melalui Penyedia Barang. Pengadaan barang secara swakelola dapat diartikan bahwa pengadaan barang yang dilakukan dan dikerjakan sendiri oleh Kementerian BUMN. Setelah
menentukan
cara
pengadaan
barang
(melalui
Penyedia Barang), PA membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). KAK merupakan dokumen yang berisi uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan seperti latar belakang, waktu pelaksanaan, spesifikasi jenis barang yang akan diadakan, dan perkiraan total biaya. PA juga membuat Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan. Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan yang menggunakan Penyedia barang disusun dengan memperhatikan alokasi waktu perencanaan dan pelaksanaan
91 pemilihan barang, pelaksanaan kontrak sampai serah terima, dan alokasi waktu pemeliharaan pekerjaan. Kemudian, PA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan setelah dilakukan penyesuaian terhadap RKA-K/L hasil kesepakatan dalam pembahasan RAPBN dan RUU-APBN oleh DPR pada website Kementerian BUMN. Dokumen Rencana Umum Pengadaan berisi kebijakan umum pengadaan, rencana penganggaran biaya pengadaan, dan KAK. Prosedur Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Barang Melalui Penyedia Barang Persiapan pelaksanaan pengadaan barang merupakan proses perumusan kegiatan yang dimulai dari penyerahan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang oleh PA kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Unit Layanan Pengadaan (ULP) / Pejabat Pengadaan (PP) sampai dengan ditetapkannya Dokumen Pengadaan Barang. Adapun prosedur persiapan pelaksanaan pengadaan barang melalui Penyedia Barang berbeda dengan prosedur untuk Swakelola. Berikut merupakan prosedur persiapan pengadaan barang melalui Penyedia Barang : Perencanaan pemilihan Penyedia Barang, dilakukan oleh PPK dan atau ULP/PP setelah PA menyerahkan dokumen Rencana Umum Pengadaan. ULP/PP kemudian menetapkan metode pemilihan Penyedia Barang yang umumnya dilakukan melalui pelelangan umum dengan pasca kualifikasi. Setelah penetapan metode pemilihan
92
Penyedia Barang, ULP menetapkan metode penyampaian dokumen Rencana Penawaran yang umumnya menggunakan metode satu sampul. Sebelum penyampaian Dokumen Rencana Penawaran, PPK menyusun HPS (Harga Perkiraan Sendiri) yang akan ditetapkan oleh ULP/PP. Penawaran yang diterima akan dievaluasi oleh ULP dengan menggunakan penilaian sistem gugur. Penilaian sistem gugur yaitu dengan cara memeriksa dan membandingkan Dokumen Penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan penyedia barang dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga. Penyedia Barang yang lolos kualifikasi, akan dibuatkan Kontrak Pengadaan Barang oleh ULP. Barang yang diterima oleh Kementerian BUMN dari Penyedia Barang akan diterima oleh Panitia Penerima Barang. Kemudian, akan diserahkan ke Bagian Perlengkapan Kementerian BUMN berikut dengan dokumen – dokumen yang ada. Barang tersebut akan diupdate pada Sistem Akuntansi Persediaan dan akan disalurkan pada tiap divisi yang telah ditentukan. Pembayaran atas Belanja Barang Ketika Penyedia Barang telah melakukan kewajibannya sesuai dengan Kontrak Pengadaan Barang, Penyedia Barang atau Penerima Hak memberikan Tagihan dilengkapi dengan dokumen pendukung Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP – LS) yang lengkap dan benar kepada PPK paling lambat 5 hari kerja setelah timbulnya
93 hak tagih. PPK menguji tagihan dan dokumen pendukung SPP-LS, apabila tidak lengkap dan benar, maka PPK mengembalikannya kepada Penyedia Barang secara tertulis paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya surat tagihan tersebut. Apabila dokumen pendukung SPP – LS telah lengkap, PPK menerbitkan SPP-LS dan mengembalikan Tagihan ke Penyedia Barang kemudian SPP – LS disampaikan kepada Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar (PP - SPM) paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung diterima lengkap dan benar dari Penyedia Barang. PPK menyampaikan SPP-LS beserta dokumen pendukungnya kepada PP-SPM. Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan benar, maka PP-SPM mengembalikannya kepada PPK secara tertulis paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya SPP-LS tersebut. PP-SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM-LS) paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah SPP-LS beserta dokumen pendukung diterima lengkap dan benar dari PPK. SPM – LS beserta dokumen pendukung dan ADK yang telah lengkap akan diberikan kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk pencairan dana dan mengembalikan SPP – LS kepada PPK untuk diarsip.
94
Evaluasi dan Pelaporan Pelaksanaan tugas pemantauan dan evaluasi Perencanaan Pengadaan Barang dilakukan oleh internal Kementerian BUMN melalui unit kerjanya, yang ditunjuk oleh PA (Bagian Perlengkapan Kementerian BUMN), untuk melaksanakan pemantauan dan evaluasi terhadap perencanaan Pengadaan Barang Kementerian BUMN dan menyampaikan Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi kepada PA guna mendapatkan penanganan lebih lanjut.
95
3.4.1. 1
Rich Picture
Gambar 3. 5 Rich Picture Prosedur Pengadaan Barang
96
3.4.1. 2
Event Table
Tabel 3. 3 Event Table Prosedur Pengadaan Barang Event
Internal Agents
Starts When
Activities
Menetapkan
Pengguna
Ketika pagu
Mengidentifikasi
kebutuhan riil
Anggaran (PA)
anggaran telah
kebutuhan barang,
ditentukan
menetapkan hasil
barang
identifikasi pada RKA – K/L Menetapkan
Pengguna
Setelah
Menentukan biaya
Rencana
Anggaran (PA)
pembahasan
barang yang akan
Penganggaran
kebutuhan riil
diadakan, biaya
Pengadaan Barang
barang dengan
pendukung, dan
DPR
biaya administrasi
Menentukan cara
Pengguna
Setelah Rencana
Membuat Kerangka
pengadaan barang
Anggaran (PA)
Penganggaran
Acuan Kerja
Pengadaan Barang
(KAK), membuat
ditetapkan
Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan
Mengumumkan
Pengguna
Setelah dilakukan
Mengumumkan
Rencana Umum
Anggaran (PA)
penyesuaian pada
Rencana Umum
RKA – K/L
Pengadaan pada
Pengadaan
97 Event
Internal Agents
Starts When bersama DPR
Activities website Kementerian BUMN
Menyiapkan
Pejabat Pembuat
Ketika Pengguna
Menetapkan
pelaksanaan
Komitmen (PPK)
Anggaran (PA)
metode pemilihan
pengadaan barang
dan Unit Layanan
telah menyerahkan
Penyedia Barang,
Pengadaan (ULP)
dokumen Rencana
menyusun Harga
Umum Pengadaan
Perkiraan Sendiri (HPS), menyusun dokumen Rencana Penawaran
Menetapkan
Unit Layanan
Ketika dokumen
Menerima dokumen
Penyedia Barang
Pengadaan (ULP)
Penawaran dari
Penawaran,
Penyedia Barang
mengevaluasi
telah diterima
dokumen Penawaran, menentukan cara penilaian evaluasi penawaran, membuat Kontrak Pengadaan Barang
Menerima barang
Panitia Penerima
Ketika barang
Mengecek barang
Barang
telah tiba di
yang diterima,
98 Event
Internal Agents
Starts When
Activities
Kementerian
Menyerahkan
BUMN
barang ke Bagian Perlengkapan, melakukan update barang pada Sistem Akuntansi Persediaan, menyalurkan barang pada divisi tertentu
Membayar
Pejabat Pembuat
Saat Penyedia
Menerbitkan Surat
penerimaan barang
Komitmen (PPK),
Barang
Permintaan
Pejabat Penanda
memberikan
Pembayaran
Tangan Surat
Tagihan
Langsung (SPP –
Perintah
LS), menguji SPP-
Membayar (PP –
LS, menerbitkan
SPM)
Surat Perintah Membayar (SPM – LS), menyerahkan SPM – LS ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
99 Event
Internal Agents
Starts When
Activities
Mengevaluasi
Unit Kerja PA
Setiap 3 (tiga)
Melakukan
pengadaan barang
(Bagian
bulan dan akhir
pemantauan dan
Perlengkapan
tahun
evaluasi
Kementerian
perencanaan
BUMN)
pengadaan barang Kementerian BUMN, membuat Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi kepada Pengguna Anggaran (PA)
100
3.4.1. 3
Overview Activity Diagram
Gambar 3. 6 Overview Activity Diagram Prosedur Pengadaan Barang
101
3.4.1. 4 Dokumen yang digunakan Dalam prosedur belanja barang Kementerian BUMN melalui Penyedia Barang, terdapat beberapa dokumen yang diperlukan berdasarkan Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 sebagai berikut : 1. Daftar Pertanyaan Identifikasi Kebutuhan Barang Kementerian Dokumen yang berisi daftar pertanyaan berikut jawaban serta keterangan terkait dengan kebutuhan barang Kementerian BUMN. Daftar pertanyaan yang tercantum juga dapat ditambah atau dikembangan sesuai kebutuhan. 2. Rencana Penganggaran Pengadaan Barang Dokumen yang menjelaskan rincian biaya yang dibutuhkan dalam pengadaan barang, seperti biaya pengadaan material atau bahan, jumlah barang yang dibutuhkan, harga satuan, dan total harga. 3. Kerangka Acuan Kerja Dokumen yang berbentuk seperti proposal yang menjelaskan nama pekerjaan pengadaan barang yang akan dilakukan, latar belakang, target, perkiraan biaya, spesifikasi teknis.
102
4. Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Jadwal kegiatan yang berisi tentang pengadaan barang pada tahun anggaran berjalan dan tahun anggaran berikut. Kegiatan utama yang ditentukan meliputi kapan penyusunan Rencana Umum Pengadaan dan kapan
rencana
pengadaan
dengan
menggunakan
penyedia barang. 5. Rencana Umum Pengadaan Dokumen yang berisi rencana umum pengadaan barang yang berisi : penjelasan kegiatan yang dilakukan, volume (jumlah barang yang dibutuhkan), lokasi pekerjaan, rencana penganggaran, cara pengadaan barang, perkiraan waktu mulai, lama pelaksanaan, dan keterangan. 6. Dokumen Rencana Penawaran Dokumen yang menjelaskan tentang penawaran yang akan diajukan kepada Penyedia Barang. 7. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pengadaan Barang Dokumen
yang
menjelaskan
total
harga
yang
diperkirakan cukup untuk membiayai pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengadaan barang/jasa. 8. Kontrak Pengadaan Barang Dokumen yang diserahkan kepada Penyedia Barang setelah pemilihan Penyedia Barang ditetapkan. Kontrak
103
Pengadaan
Barang
berisi
penjelasan
kegiatan
pengadaan barang dan kapan waktu pelaksanaan. 9. Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP – LS) Dokumen
permintaan
pembayaran
yang
dibuat/diterbitkan oleh PPK yang dibayarkan langsung kepada Bendahara Pengeluaran/ Penerima Hak atas dasar kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja lainnya.
10. Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS) SPM
langsung
kepada
Bendahara
Pengeluaran/Penerima Hak yang diterbitkan oleh PA/KPA atau pejabat lain yang ditunjuk atas dasar kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja lainnya.
11. Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi Dokumen yang berisi daftar simak pemantauan dan evaluasi penyusunan rencana pengadaan barang. Dalam dokumen tersebut terdapat daftar kegiatan dalam pengadaan
barang
apakah
prosedur yang berlaku.
telah
sesuai
dengan
104
3.4.1. 5 Workflow Table Tabel 3. 4 Workflow Table Prosedur Pengadaan Barang Actor
Activity Menetapkan kebutuhan riil barang
Pengguna Anggaran (PA)
1. Mengidentifikasi kebutuhan barang berdasarkan Renja K/L 2. Melakukan penelahaan barang yang telah ada (telah dimilki) 3. Menetapkan kebutuhan riil barang pada RKA K/L Menetapkan Rencana Penganggaran Pengadaan Barang
Pengguna Anggaran
4. Menyusun Rencana Penganggaran Pengadaan Barang 5. Menentukan biaya untuk barang yang akan diadakan, biaya pendukung, dan biaya administrasi 6. Menetapkan Rencana Penganggaran Pengadaan Barang
105 Actor
Activity Menentukan cara pengadaan barang
Pengguna Anggaran
7. Membentuk organisasi pengadaan barang 8. Menyusun jadwal kegiatan pengadaan barang 9. Menetapkan Kerangka Acuan Kerja Mengumumkan
Rencana
Umum
Pengadaan Pengguna Anggaran
10. Menyampaikan
pengumuman
Rencana Umum Pengadaan pada website pengumuman
KBUMN, resmi,
papan dan
Portal
Pengadaan Nasional 11. Mengirim dokumen Rencana Umum Pengadaan Menyiapkan pelaksanaan pengadaan barang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
12. Menerima dokumen Rencana Umum Pengadaan 13. Mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan
106 Activity
Actor 14. Menyusun
metode
pemilihan
Penyedia Barang 15. Menetapkan
metode
pemilihan
Penyedia Barang 16. Menyusun metode penyampaian dokumen penawaran 17. Menetapkan metode penyampaian dokumen penawaran 18. Menyusun jadwal pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang 19. Menyusun Dokumen Pengadaan Barang Pengguna Anggaran
20. Menetapkan spesifikasi teknis barang
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
21. Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 22. Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 23. Menyusun Penawaran
dokumen
Rencana
107 Activity
Actor
Menetapkan Penyedia Barang Unit Layanan Pengadaan
24. Menerima dokumen Penawaran dari Penyedia Barang 25. Mengevaluasi dokumen Penawaran 26. Menentukan cara penilaian evaluasi penawaran 27. Membuat Kontrak Pengadaan Barang 28. Mengirim Kontrak Pengadaan Barang ke Penyedia Barang Menerima barang
Panitia Penerima Barang
29. Mengecek barang yang diterima 30. Menyerahkan barang ke Bagian Perlengkapan
Bagian Perlengkapan
31. Melakukan update barang pada Sistem Akuntansi Persediaan 32. Menyalurkan barang kepada divisi tertentu Membayar penerimaan barang
Pejabat Pembuat Komitmen
33. Menerima tagihan dari Penyedia Barang
108 Actor
Activity 34. Menguji tagihan dan dokumen pendukung Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) 35. Menerbitkan SPP-LS 36. Mengirim SPP – LS
Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah
37. Menerima SPP – LS
Membayar 38. Menguji SPP-LS 39. Menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM – LS) 40. Mengirim SPM – LS ke KPPN untuk pencairan dana Mengevaluasi pengadaan barang Unit Kerja Pengguna Anggaran (Bagian Perlengkapan)
41. Memantau dan mengevaluasi perencanaan Pengadaan Barang Kementerian BUMN 42. Membuat Laporan Hasil Pantauan dan Evaluasi 43. Mengirim Laporan Hasil Pantauan dan Evaluasi
Pengguna Anggaran
44. Menerima Laporan Hasil Pantauan
109
3.4. 2 Prosedur Pendapatan Kementerian BUMN Pendapatan Kementerian BUMN terdiri dari Pendapatan Aset Lainnya yang Berlebih/Rusak/Dihapuskan, Pendapatan Sewa Gedung, Bangunan,
dan
Gudang,
Pendapatan
Denda
Keterlambatan
Penyelesaian Pekerjaan Pemerintah, Penerimaan Kembali Belanja Pegawai Pusat TAYL, Penerimaan Kembali Belanja
Lainnya
RM
TAYL, serta Penerimaan Kembali Belanja Lainnya TAYL. Adapun yang akan dibahas pada penulisan ini hanya mengenai pendapatan sewa gedung, bangunan, dan gudang (Sewa BMN). (Berdasarkan PMK No.33 Tahun 2012) Proses dimulai ketika calon penyewa ingin melakukan penyewaan gedung milik Kementerian BUMN. Calon penyewa menemui pejabat Pengguna Barang (Menteri BUMN atau pejabat unit organisasi eselon I) untuk mengajukan penyewaan. Pengguna Barang akan mengajukan usulan kepada Pengelola Barang (Menteri Keuangan atau Direktorat Jendral atau pejabat yang ditunjuk oleh Direktorat Jendral) disertai data usulan sewa, data Barang Milik Negara (BMN), data calon penyewa, data transaksi sewa yang diusulkan, dan surat pernyataan dari Pengguna Barang. Pengelola Barang kemudian melakukan penelitian atas kelayakan penyewaan terkait permohonan dari Pengguna Barang. Apabila disetujui,
Pengelola
Barang
menerbitkan
Surat
Persetujuan Penyewaan BMN. Surat Persetujuan berisi data BMN yang akan disewakan, data penyewa, data sewa (besaran tarif, jangka
110 waktu sewa). Surat Persetujuan Penyewaan BMN kemudian diserahkan kepada Pengguna Barang. Pengguna Barang akan menyampaikan keputusan dari Pengelola Barang. Pengguna Barang akan membuat Surat Perjanjian untuk Penyewa. Surat Perjanjian berisi dasar perjanjian, para pihak yang terkait dengan perjanjian, jenis, luas, dan jumlah barang yang disewakan, jangka waktu sewa serta hal lain yang diatur dalam persetujuan Pengelola Barang dan keputusan Pengguna Barang. Pengguna Barang menandatangani Surat Perjanjian tersebut. Salinan Surat Perjanjian akan diserahkan kepada Pengelola Barang paling lambat 7 (tujuh) hari kerja terhitung sejak ditandatanganinya Surat Perjanjian. Penyewa akan langsung melunasi uang sewa paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum penandatanganan Perjanjian. Penyewa akan melakukan transfer ke No. Rekening Kas Umum Negara. Setelah melakukan
transfer,
Penyewa
wajib
memperlihatkan
bukti
setor/kuitansi, sebagai salah satu dokumen pada lampiran yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Perjanjian Sewa. Bukti setor akan diserahkan kepada Bagian Akuntansi untuk direkonsiliasi. Masa sewa akan berakhir ketika sudah memasuki jangka waktu sewa. Penyewa wajib menyerahkan BMN kepada Pengguna Barang. Pengguna Barang kemudian melakukan pengecekan BMN yang disewakan. Penyerahan BMN oleh Penyewa kepada Pengguna Barang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima. Jika BMN yang
111 disewa dalam kondisi baik dan layak, Pengguna Barang akan menandatangani Berita Acara Serah Terima. Dalam hal pelaporan, Pengguna Barang
menyampaikan
Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa BMN kepada Pengelola Barang. Laporan tersebut disampaikan setiap tahun paling lambat 1 (satu) bulan sebelum perhitungan 1 (satu) tahun sejak diterbitkannya persetujuan Sewa oleh Pengelola Barang. Pengguna Barang juga menyampaikan Laporan Barang Pengguna yang berisi informasi BMN yang disewakan kepada Pengelola Barang.
3.4.2. 1
Rich Picture
Gambar 3. 7 Rich Picture Prosedur Pendapatan (sewa gedung)
112
3.4.2. 2
Event Table
Tabel 3. 5 Event Table Prosedur Pendapatan Event
Internal Agents
Starts When
Activities
Pengguna Barang
Ketika Penyewa
Menerima data
permohonan sewa
ingin melakukan
identitas Penyewa,
gedung
sewa gedung milik
mengajukan usulan
KBUMN
sewa ke Pengelola
Menerima
Barang Menerima
Pengguna Barang
persetujuan sewa
Setelah Pengelola
Pengelola Barang
barang
menerbitkan Surat
memberikan izin
Persetujuan
sewa
Penyewaan BMN, menyerahkan Surat Persetujuan Penyewaan BMN ke Pengguna Barang
Memberikan izin sewa gedung
Pengguna Barang
Setelah mendapat
Membuat Surat
Surat Persetujuan
Perjanjian,
Penyewaan BMN
menyerahkan Surat Perjanjian ke Penyewa, menyerahkan salinan Surat
113 Event
Internal Agents
Starts When
Activities Perjanjian ke Pengelola Barang
Menerima
Bagian Akuntansi
Setelah Surat
Menerima Bukti
pembayaran atas
Perjanjian
Setor,
sewa gedung
diberikan ke
Merekonsiliasi
Penyewa
Bukti Setor dari Penyewa
Menerima kembali
Pengguna Barang
Ketika masa sewa
Mengecek BMN
gedung sewa
Penyewa telah
atau gedung yang
(BMN)
habis
disewa, Membuat Berita Acara Serah Terima
Menyusun Laporan
Pengguna Barang
Akhir tahun
Membuat Laporan
Perkembangan
Perkembangan
Pelaksanaan Sewa
Pelaksanaan Sewa
BMN
BMN, Menyerahkan Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa BMN ke Pengelola Barang
114 Event
Internal Agents
Menyusun Laporan
Pengguna Barang
Barang Pengguna
Starts When Akhir tahun
Activities Membuat Laporan Barang Pengguna, Menyerahkan Laporan Barang Pengguna ke Pengelola Barang
115
3.4.2. 3
Overview Activity Diagram
Gambar 3. 8 Overview Activity Diagram Prosedur Pendapatan
116
3.4.2. 4 Dokumen yang digunakan Dalam prosedur pendapatan sewa BMN Kementerian BUMN, terdapat beberapa dokumen yang diperlukan berdasarkan PMK No. 33 Tahun 2012 sebagai berikut : 1. Data usulan sewa Dokumen yang berisi dasar pertimbangan dilakukan sewa, usulan jangka waktu penyewaan (termasuk periodesitas sewa), dan surat usulan sewa dari calon Penyewa kepada Pengguna Barang. 2. Data Barang Milik Negara (BMN) Data yang berisi foto atau gambar BMN, kuantitas BMN (luas bangunan atau kapasitas BMN selain bangunannya), dan nilai BMN yang akan disewakan. 3. Data calon penyewa Data yang menjelaskan identitas peenyewa, seperti nama, alamat, bentuk kelembagaan, jenis kegiatan usaha, NPWP, dan fotokopi Surat Izin Usaha (untuk yang berbentuk badan usaha). 4. Data transaksi sewa yang diusulkan Data yang menjelaskan tentang data barang yang ditransaksikan dan nilai transaksi. 5. Surat Pernyataan Dokumen yang menjelaskan adanya pernyataan dari Pengguna Barang mengenai ketentuan tertentu dan
117 pernyataan kesediaan dari calon Penyewa untuk memelihara gedung yang disewa. 6. Surat Persetujuan Penyewaan BMN Dokumen yang merupakan himpunan data atas data BMN yang disewakan, data Penyewa, dan data usulan sewa. 7. Surat Perjanjian Dokumen yang berisi dasar perjanjian, para pihak yang terkait dengan perjanjian, jenis, luas, dan jumlah barang yang disewakan, jangka waktu sewa serta hal lain yang diatur dalam persetujuan Pengelola Barang dan keputusan Pengguna Barang. 8. Bukti Setor Bukti atas pembayaran yang dilakukan oleh Penyewa atas gedung yang telah disewa untuk direkonsiliasi oleh Kementerian BUMN. 9. Berita Acara Serah Terima Dokumen
yang
mengembalikan
disertakan
sewa
gedung
ketika
Penyewa
kepada
Pengguna
Barang. 10. Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa BMN Laporan
yang
sewa
BMN
tahun
paling
berisi (gedung) lambat
perkembangan yang 1
pelaksanaan
disampaikan
(satu)
bulan
setiap sebelum
118 perhitungan 1 (satu)
tahun
sejak
diterbitkannya
persetujuan Sewa oleh Pengelola Barang 11. Laporan Barang Pengguna Laporan yang berisi informasi mengenai BMN (gedung) yang disewakan kepada Pengelola Barang.
3.4.2. 5 Workflow Table Tabel 3. 6 Workflow Table Prosedur Pendapatan Actor
Activity Menerima permohonan sewa gedung
Penyewa
1. Mengajukan permintaan untuk sewa gedung
Pengguna Barang
2. Menerima pengajuan sewa 3. Mengajukan usulan sewa
Pengelola Barang
4. Menerima usulan sewa Menerima persetujuan sewa
Pengelola Barang
5. Melakukan penelitian atas kelayakan 6.
Menerbitkan Surat Persetujuan Penyewaan BMN
7. Menyerahkan Surat Persetujuan
119 Actor
Activity Penyewaan BMN Memberikan izin sewa gedung
Pengguna Barang
8. Menerima Surat Persetujuan Penyewaan BMN 9. Membuat Surat Perjanjian 10. Menyerahkan Surat Perjanjian
Penyewa
11. Menerima Surat Perjanjian
Pengguna Barang
12. Menyerahkan salinan Surat
Pengelola Barang
Perjanjian 13. Menerima salinan Surat Perjanjian Menerima pembayaran atas sewa gedung
Penyewa
14. Menyerahkan Bukti Setor
Bagian Akuntansi
15. Menerima Bukti Setor 16. Merekonsiliasi Bukti Setor Menerima kembali gedung sewa (BMN)
Penyewa
17. Mengembalikan gedung sewa
120 Actor Pengguna Barang
Activity 18. Menerima kembali gedung yang disewa 19. Mengecek BMN atau gedung yang disewa 20. Membuat Berita Acara Serah Terima 21. Menandatangani Berita Acara Serah Terima Menyusun
Laporan
Perkembangan
Pelaksanaan Sewa BMN Pengguna Barang
22. Membuat Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa BMN 23. Menyerahkan Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa
Pengelola Barang
BMN 24. Menerima Laporan Perkembangan Pelaksanaan Sewa BMN Menyusun Laporan Barang Pengguna
Pengguna Barang
25. Membuat Laporan Barang Pengguna 26. Menyerahkan Laporan Barang Pengguna
Pengelola Barang
27. Menerima Laporan Barang Pengguna
121
3. 5
Analisis Temuan Hasil Survey Tabel 3. 7 Analisis Temuan Hasil Survey
Temuan 1 :
Belum ada prosedur resmi khusus untuk anggaran belanja barang Kementerian BUMN
(berbeda
dengan
prosedur
pengadaan barang) Kriteria :
Menurut Label (2010, p150) :“Budgets in accounting can be used for a variety of reasons”. Dari kutipan diatas berarti anggaran
dalam
akuntansi
dapat
digunakan dalam berbagai hal, contohnya :
anggaran
dapat
digunakan
untuk
mengontrol masa depan. Sebab :
Setiap Kementerian harus mengikuti peraturan yang telah ada dan sesuai dengan aturan dari Pemerintah. Anggaran belanja barang hanya ditetapkan diawal hingga DIPA.
Akibat :
Anggaran belanja barang dapat menjadi tidak
transparan
pada
Kementerian
BUMN. Pengadaan belanja juga dapat menjadi tidak terkontrol dengan baik.
122 Rekomendasi :
Sebaiknya Kementerian BUMN segera menciptakan mengatur
produk
anggaran
Kementerian
hukum belanja
BUMN
secara
yang barang jelas.
Kementerian BUMN memilki sistem terkomputerisasi untuk anggaran belanja.
Temuan 2 :
Belum
ada
anggaran
prosedur pendapatan
resmi
untuk
Kementerian
BUMN, bahkan tidak terdapat target untuk pendapatan. Kriteria :
Menurut Label (2010, p150) :“Budgets in accounting can be used for a variety of reasons”. Dari kutipan diatas berarti anggaran
dalam
akuntansi
dapat
digunakan dalam berbagai hal, contohnya :
anggaran
dapat
digunakan
untuk
merencanakan masa depan. Sebab :
Setiap Kementerian harus mengikuti peraturan yang telah ada dan sesuai dengan
aturan
dari
Pemerintah.
Kementerian BUMN dikatakan berbeda dengan perusahaan swasta lain yang
123 tidak melakukan jual beli. Akibat :
Anggaran
pendapatan
Kementerian
BUMN tidak memiliki target pendapatan yang jelas. Sulit untuk menentukan pendapatan yang ingin dicapai. Rekomendasi :
Sebaiknya Kementerian BUMN segera menciptakan mengatur Kementerian
produk
hukum
anggaran BUMN
yang
pendapatan secara
jelas.
Kementerian BUMN memilki sistem terkomputerisasi
untuk
anggaran
pendapatan.
Temuan 3:
Aplikasi RKA – K/L untuk penyusunan anggaran DIPA setiap tahun mengalami perubahan.
Kriteria :
Menurut Galitz (2007, p64) kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu program yang user friendly yaitu dapat dipelajari, seberapa mudah pengguna pertama kali mengerjakan tugas – tugas dasar.
Sebab :
Adanya perubahan setiap tahun yang
124 mungkin
direvisi
atau
berdasarkan
peraturan yang baru dari pemerintah sehingga aplikasi yang digunakan juga harus diubah. Akibat :
Pengguna menghadapi kesulitan setiap kali adanya aplikasi RKA – K/L yang baru
karena
perubahan
–
harus
mempelajari
perubahan
yang
ada
sehingga membutuhkan waktu dan biaya untuk pelatihan setiap tahunnya. Rekomendasi :
Sebaiknya
apapun
aplikasi
yang
dihasilkan harus dijaga agar selalu konsisten dan user friendly sehingga akan mudah dioperasikan oleh Pengguna. Menyediakan
buku
panduan
khusus
aplikasi dalam bentuk hardcopy sehingga dapat
membantu
pemahaman
penggunaan aplikasi.
Temuan 4:
Kurangnya laporan – laporan yang tersedia dalam penyusunan anggaran.
Kriteria :
Menurut Rama dan Jones (2006, p238),
125 “Report is a formatted and organized presentation of data”. Sebab :
Kementerian BUMN memiliki laporan – laporan yang terbatas untuk mendukung penyusunan anggaran belanja barang maupun pendapatan untuk sewa gedung.
Akibat :
Hal ini mengakibatkan pihak Eselon I atau deputi tingkat atas sulit mengambil keputusan maupun target pendapatan karena
kurangnya
informasi
yang
dibutuhkan . Rekomendasi :
Membuat laporan – laporan secara terperinci untuk mempermudah proses evaluasi dan pengambilan keputusan.
Temuan 5:
Belum terdapat dokumen atau formulir resmi untuk memudahkan pegawai dari deputi lain dalam meminta pengajuan barang hasil pengadaan barang pada kebutuhan mendesak.
Kriteria :
Menurut Rama dan Jones (2006, p315), “Form is a formatted document
126 containing blank fields that users can fill in with data”, yang berarti formulir adalah suatu dokumen yang terancang yang berisi field kosong yang dapat diisi data oleh pemakai. Kementerian BUMN hanya menyediakan
Sebab :
update pesedian barang secara langsung pada
sistem
akuntansi
berdasarkan
barang yang sudah dialokasikan bagi deputi tertentu . Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya
Akibat :
bukti yang akurat atas alasan pengajuan permintaan barang dari persediaan. Rekomendasi :
Membuat formulir berformat resmi surat pengajuan barang bagi setiap pegawai dari
deputi
yang
ingin
meminta
pengajuan barang saat dibutuhkan.
3. 6
Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam prosedur anggaran pendapatan dan belanja yang seharusnya diterapkan pada Kementerian BUMN harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Identifikasi kebutuhan dokumen atau formulir tersebut, antara lain :
127
1. Surat Pengajuan Barang Merupakan dokumen yang dapat dipergunakan oleh pegawai dari deputi lain untuk meminta kebutuhan barang yang bersifat mendesak dan diserahkan kepada Subbagian Perencanaan selain rincian belanja barang yang telah ditetapkan pada DIPA. 2. Pengesahan Anggaran Belanja Merupakan dokumen atau surat awal yang dapat dipergunakan oleh Kuasa Pengguna Anggaran dan disahkan oleh Penguna Anggaran (Menteri
BUMN)
terkait
dengan
anggaran
belanja
barang
Kementerian BUMN. 3. Pengesahan Anggaran Belanja Khusus Merupakan dokumen atau surat awal yang dapat dipergunakan oleh Kuasa Pengguna Anggaran dan disahkan oleh Penguna Anggaran (Menteri BUMN) terkait dengan anggaran belanja barang untuk kebutuhan lain selain yang telah tercantum pada anggaran belanja barang utama Kementerian BUMN. Sedangkan untuk kebutuhan Laporan, kami mengusulkan adanya tambahan sebagai berikut : 1. Laporan Kinerja Anggaran Belanja Laporan kinerja anggaran belanja adalah laporan yang berisi informasi anggaran belanja barang dan realisasi belanja sehingga dapat diukur kinerja dalam penganggaran belanja barang. Laporan
128
kinerja anggaran belanja dapat dihasilkan berdasarkan bulanan atau setiap tahun. Laporan kinerja anggaran belanja diberikan kepada Pengguna Anggaran (Menteri BUMN) dan Kuasa Pengguna Anggaran. 2. Laporan Kinerja Anggaran Belanja Khusus Laporan kinerja anggaran belanja khusus adalah laporan yang berisi informasi anggaran belanja barang khusus dan realisasi belanja sehingga dapat diukur kinerja dalam penganggaran belanja barang. Laporan
kinerja
anggaran
belanja
khusus
dapat
dihasilkan
berdasarkan bulanan atau setiap tahun. Laporan kinerja anggaran belanja khusus diberikan kepada Pengguna Anggaran (Menteri BUMN) dan Kuasa Pengguna Anggaran. 3. Laporan Kinerja Anggaran Pendapatan Laporan kinerja anggaran pendapatan adalah laporan yang berisi informasi anggaran pendapatan dan realisasi pendapatan sehingga dapat diukur kinerja dalam penganggaran pendapatan dan untuk mengetahui pendapatan yang diterima dalam Kementerian BUMN. Laporan kinerja anggaran pendapatan dapat dihasilkan berdasarkan bulanan dan setiap tahun. Laporan kinerja anggaran pendapatan diberikan kepada Pengguna Barang (Menteri BUMN).
129
4. Laporan Anggaran Belanja Khusus Laporan anggaran belanja khusus merupakan laporan yang berisi anggaran belanja khusus, anggaran belanja khusus yaitu anggaran apabila
terdapat
kekurangan
barang
yang
dibutuhkan
untuk
kelangsungan kegiatan atau diperlukan biaya perbaikan barang ketika barang mengalami kerusakan yang tak terkira selain dari anggaran belanja yang telah ada. Laporan anggaran belanja khusus ini dapat dicetak berdasarkan bulanan atau tahunan dan akan diserahkan kepada Kuasa Pengguna Anggaran dan Pengguna Anggaran (Menteri BUMN). 5. Laporan Anggaran Pendapatan Laporan anggaran pendapatan merupakan laporan yang berisi anggaran pendapatan yang diterima oleh Kementerian BUMN. Laporan anggaran pendapatan dapat dihasilkan setiap bulannya dan dapat dihasilkan setiap tahun serta dicetak dan diberikan kepada Pengguna Barang (Menteri BUMN). Selain usulan perancangan laporan tersebut, kami juga mengusulkan pengembangan pada laporan : 1. Laporan Anggaran Belanja (untuk pengadaan barang) Laporan anggaran belanja merupakan laporan yang berisi anggaran belanja yang dapat membantu Subbagian Perencanaan sebelum nantinya akan disusun kedalam Laporan RKA – K/L. Laporan
130
anggaran belanja ini dapat dicetak berdasarkan bulanan atau tahunan dan akan diserahkan kepada Kuasa Pengguna Anggaran dan Pengguna Anggaran (Menteri BUMN). 2. Laporan Realisasi Belanja (untuk pengadaan barang) Laporan realisasi belanja merupakan laporan yang berisi realisasi atau kenyataan belanja barang yang telah dilakukan. Laporan realisasi belanja barang dapat dihasilkan bulanan atau tahunan. Laporan realisasi belanja diberikan kepada Pengguna Anggaran (Menteri BUMN) dan Kuasa Pengguna Anggaran.