BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan PT. XYZ, dahulu bernama PT. RC yang didirikan pada tahun 1947 di Jakarta dengan akta notaris no. 59, di mana modal awalnya secara keseluruhan dimiliki oleh satu orang yang sekaligus merangkap sebagai pimpinan perusahaan. Pada Oktober 2000, perusahaan melakukan merger dengan dua perusahaan yaitu PT. SK dan PT. CD dengan akta notaris no. 71 dan 72 oleh notaris Ratna Sintawati Tantudjodjo, SH untuk menghasilkan suatu sinergi berkesinambungan meliputi semua aspek terutama di bidang pemasaran dan distribusi. Perusahaan ini merupakan distributor pupuk dan pestisida dengan jenis pupuk CIRP (Christmas Island Rock Phospate). Perseroan ini merupakan perseroan dengan modal nasional (modal sendiri), yang tergabung dalam PT. SN yang merupakan induk dari beberapa perusahaan di mana PT. SN mengelompokkan perusahaan sesuai dengan jenis usahanya. Perusahaan memfokuskan diri pada bidang distribusi pupuk, pestisida dan kimia untuk kebutuhan sektor pertanian, perkebunan, kehutanan dan industri manufaktur yang semuanya merupakan sektor usaha andalan di indonesia. PT. XYZ berkantor pusat di Lantai 10 Gedung AAA yang beralamat di Jalan LS, 10460, Jakarta dan memiliki cabang di kota M edan, Palembang, dan Surabaya.
37
38 3.2 S truktur Organisasi
39 3.2.1 Tugas Tugas berdasarkan struktur organisasi pada gambar 3.1 diuraikan sebagai berikut: • Chief Executive Officer (CEO) Tugas dan tanggung jawab dari Chief Executive Officer (CEO) adalah, 1. M elakukan pengawasan atas jalannya perusahaan sehingga perusahaan berjalan baik dan sesuai dengan tujuan utama perusahaan 2. M elakukan tugas COO dan CFO apabila COO dan CFO berhalangan dan dalam kondisi – kondisi waktu tertentu 3. M emberikan persetujuan pada COO dan CFO untuk pembuatan hukum tertentu 4. M emberikan persetujuan pengalihan kekayaan perseroan atau menjadikan jaminan utang perseroan 5. M ewakili perusahaan secara langsung di dalam/ di luar pengadilan 6. M emimpin rapat pimpinan secara berkala maupun dalam jangka waktu tertentu
• Chief Operating Officer (COO) Tugas dan tanggung jawab dari Chief Operating Officer (COO) adalah, 1. M enyusun strategi jangka menengah dan panjang perusahaan terutama di bagian operasional 2. M emimpin dan mengawasi pencapaian strategi jangka panjang dan menengah yang telah disusun
40 3. M emimpin rapat pimpinan maupun staff secara berkala maupun dalam jangka waktu tertentu 4. M emberikan persetujuan atas segala surat dan dokumen yang berhubungan dengan operasional PT. XYZ 5. M emberikan teguran / sanksi untuk karyawan bidang operasional yang melanggar prosedur, ketentuan, dan peraturan yang berlaku di PT. XYZ 6. M emberikan promosi kenaikan pangkat untuk karyawan bidang operasional yang berprestasi
• Chief Financial Officer (CFO) Tugas dan tanggung jawab dari Chief Financial Officer (CFO) adalah, 1. M enyusun strategi jangka menengah dan panjang perusahaan terutama di bagian financial 2. M emimpin dan mengawasi pencapaian strategi jangka panjang dan menengah yang telah disusun 3. M emimpin rapat pimpinan maupun staff secara berkala maupun dalam jangka waktu tertentu 4. M emberikan persetujuan atas segala surat dan dokumen yang berhubungan dengan operasional PT. XYZ 5. M emberikan teguran / sanksi untuk karyawan bidang financial yang melanggar prosedur, ketentuan, dan peraturan yang berlaku di PT. XYZ 6. M emberikan promosi kenaikan pangkat untuk karyawan bidang finansial yang berprestasi
41 • Shareholder Representative Tugas dan tanggung jawab dari Shareholder Representative adalah, 1. M elakukan pengawasan terhadap perusahaan yang berjalan 2. M emberikan laporan kepada para investor seputar pekembangan perusahaan yang terjadi
• Special Assignment Tugas dan tanggung jawab dari Special Assignment adalah, 1. M emberikan persetujuan untuk kebijakan - kebijakan yang disusun oleh Purchasing and Supply Head 2. M elakukan konfirmasi kepada COO dan CFO untuk kebijakan yang disusun
• Controller Tugas dan tanggung jawab dari Controller adalah, 1. M engkaji, mengembangkan dan menjaga dan mengontrol sistem dan prosedur khususnya pada bagian finance, accounting, dan administrasi agar berjalan sesuai prosedur dan kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen 2. M embuat perencanaan pelaksanaan dan mengorganisir aktivitas proyek-proyek khusus yang diberikan oleh manajemen 3. M emeriksa dan mengkaji cash flow budget dan realisasinya dari masing-masing cabang
42 4. M elakukan koordinasi dengan masing-masing cabang terutama dalam hal finance dan accounting, produksi, gudang, dll agar berjalan sesuai dengan budget yang ditetapkan
• Operation Director Tugas dan tanggung jawab dari Operation Director adalah, 1. M engkoordinir dan memonitor dan mengevaluasi kegiatan operasional kantor pusat dan cabang, terutama pada bagian sales atau marketing dan cabang agar target perusahaan tercapai. 2. M emonitor pencapaian sales per bulan serta pengarahan kepada masing-masing unit untuk mencapai target yang ditetapkan. 3. M enentukan sistem dan kebijakan penjualan serta menentukan harga jual sesuai dengan ketentuan yang berlaku 4. M emberi persetujuan atas pengeluaran-pengeluaran operasional sesuai limit yang ditentukan. 5. M erevisi dan memonitor budget masing-masing unit sesuai kebijakan manajemen dan melakukan evaluasi kerja secara periodik. 6. M engkomunikasikan visi dan misi perusahaan agar apa yang ingin dicapai dapat terlaksana
• Business Development Head Tugas dan tanggung jawab dari Business Development Head adalah,
43 1. M engkaji peluang pemilikan dan pemasaran produk baru sesuai kebutuhan pasar di Indonesia. 2. M engembangkan produk lama agar tetap eksis dan mencari terobosan produk-produk baru yang potensial dan memberikan usulan kepada manajemen untuk pemasaran produk baru dan rencana pemasaran, peluncuran produk dan melakukan evaluasi peluncuran produk yang dilakukan untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang dilakukan dapat mendukung tujuan perusahaan. 3. Pengurusan ijin penggunaan dan peredaran pestisida ke KOMPES, termasuk uji lab dan uji lapangan dan perijinan lain yg terkait dengan produk pestisida. 4. M elakukan koordinasi dan kontrol terhadap percobaan-percobaan dan proses produksi produk baru untuk memastikan semua sesuai dengan perencanaan. 5. M elakukan evaluasi terhadap biaya keseluruhan yang dibutuhkan untuk peluncuran produk baru dan harga produk agar sesuai dengan margin yang ditetapkan. 6. Bersama dengan tim pestisida menyiapkan keperluan launching produk seperti label, disain kemasan, jenis kemasan, brosur, dll untuk mempercepat penyerapan produk di lapangan. 7. M elaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan jabatan atau tugas dinas lain yang diberikan oleh atasan.
44 • Product Dev./Licence Tugas dan tanggung jawab dari Product Dev./Licence adalah, 1. M engembangkan produk yang sudah ada agar sesuai dengan permintaan Business Development Head 2. M erevisi produk tidak sesuai dengan standard perusahaan 3. M enkoordinasi pengesahan lisensi pada produk yang telah disetujui dan ingin diluncurkan 4. M enarik produk yang sedang beredar jika tidak sesuai dengan standard perusahaan 5. M enemukan inovasi produk baru yang diminati oleh pasar 6. M emberikan laporan tertulis kepada Business Development Head seputar produk – produk dan perkembangannya
• Advisor Prod. Dev. Mar. Res. Pesticide Tugas dan tanggung jawab dari Advisor Prod. Dev. Mar. Res. Pesticide adalah, 1. M emberikan tanggapan untuk setiap jenis produk yang diproduksi terutama bagian pesticide 2. M elakukan research produk, bagaimana tanggapan konsumen, pengaruh terhadap lingkungan dan lain – lain 6. M emberikan laporan tertulis kepada Business Development Head seputar produk – produk dan perkembangannya
45 • Business Head – Pesticide Free Market Tugas dan tanggung jawab dari Business Head – Pesticide Free Market adalah, 1. M empersiapkan budget pertahun dan per tiga bulan untuk kegiatan operasional dan promosi produk dalam wilayah Indonesia 2. M emonitor seluruh aktivitas marketing dan sales dan untuk memastikan seluruh aktifitas sesuai dengan rencana kerja marketing, rencana bisnis perusahaan dan standar dan prosedur operasional 3. M engajukan dan meminta persetujuan kepada Direktur Operasional mengenai harga jual produk sesuai dengan range yang ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam penentuan harga jual 4. M elakukan analisa performance pertumbuhan produk yang eksis untuk disampaikan kepada Direktur Operasional, termasuk produk – produk baru yang akan diusulkan 5. M enyajikan laporan secara berkala kepada Direktur Operasional mengenai situasi pasar yang up to date serta memberikan saran, ide atau alternatif dalam situasi yang dihadapi 6. M engembangkan, mencari dan menentukan rencana pengembangan produk dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan budget yang ditetapkan 7. M engembangkan
dan
menjaga
hubungan
customer/supplier lama dan customer/supplier
bisnis
dengan
baru yang dianggap
potensial, termasuk institusi pemerintah yang berhubungan dengan tujuan mencapai rencana bisnis perusahaan
46 8. M elakukan koordinasi mengenai ketersediaan stok barang dan jadwal pendistribusian dengan bagian PSD 9. M elakukan koordinasi dengan Departemen Finance & Accounting untuk memastikan mengenai pembayaran sesuai waktu dan kondisi yang disepakati dan sesuai dengan standar prosedur perusahaan 10.
M elakukan koordinasi dan pengawasan terhadap performance
dari masing-masing bawahan dalam rangka pengembangan potensi bawahan dengan melakukan koordinasi dengan HRD
• Sales Manager Pesticide Tugas dan tanggung jawab dari Sales Manager Pesticide adalah, 1. M engontrol kinerja sales dan marketing staff 2. M emimpin rapat sales untuk divisi Pesticide 3. M emberikan laporan tertulis kepada Business Head – Pesticide Free Market seputar penjualan pada bagian pesticide 4. M emastikan penjualan mencapai target baik secara mingguan maupun bulanan
• Business Head – Pesticode Estate & Fertilizer Tugas dan tanggung jawab dari Business Head – Pesticode Estate & Fertilizer adalah, 1. M empersiapkan budget pertahun dan per tiga bulan untuk kegiatan operasional dan promosi produk dalam wilayah Indonesia
47 2. M emonitor seluruh aktivitas marketing dan sales, untuk memastikan seluruh aktivitas sesuai dengan rencana kerja marketing, rencana bisnis perusahaan dan standar prosedur operasional 3. M engajukan dan meminta persetujuan kepada Direktur Operasional mengenai harga jual produk sesuai dengan range yang ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam penentuan harga jual 4. M elakukan analisa performance pertumbuhan produk yang eksis untuk disampaikan kepada Direktur Operasional, termasuk produk – produk baru yang akan diusulkan 5. M enyajikan laporan secara berkala kepada Direktur Operasional mengenai situasi pasar yang up to date serta memberikan saran, ide atau alternatif dalam situasi yang dihadapi 6. M engembangkan, mencari dan menentukan rencana pengembangan produk dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan budget yang ditetapkan 7. M engembangkan
dan
menjaga
hubungan
customer/supplier lama dan customer/supplier
bisnis
dengan
baru yang dianggap
potensial, termasuk institusi pemerintah yang berhubungan agar dapat mencapai rencana bisnis perusahaan 8. M elakukan koordinasi mengenai ketersediaan stok barang dan jadwal pendistribusian dengan bagian PSD 9. M elakukan koordinasi dengan Departemen Finance & Accounting untuk memastikan mengenai pembayaran sesuai waktu dan kondisi yang disepakati serta sesuai dengan standar prosedur perusahaan
48 10.
M elakukan koordinasi dan pengawasan terhadap performance
dari masing-masing bawahan dalam rangka pengembangan potensi bawahan dengan melakukan koordinasi dengan bagian HRD
• Sr. Agronomist Tugas dan tanggung jawab dari Sr. Agronomist adalah, 1. Bertanggung jawab atas sales dan target yang telah ditetapkan 2. Bertanggung jawab atas penjualan produk fertilizer dan pestisida sesuai target yang ditetapkan. 3. M emonitor faktur penjualan dan pembayaran customer 4. M elakukan kunjungan rutin dan membina hubungan dengan customer 5. M emonitor proses pengiriman barang ke customer agar tepat waktu 6. M enganalisa perkembangan pasar dan pesaing agar dapat membuat suatu strategi dalam rangka meningkatkan penjualan serta peluang untuk pengembangan produk baru. 7. M engevaluasi target dan realisasi yang telah dibuat
• Business Manager, Genchem & Lubr. Tugas dan tanggung jawab dari Business Manager, Genchem & Lubr. adalah, 1. M empersiapkan budget pertahun dan per tiga bulan untuk kegiatan operasional dan promosi produk dalam wilayah Indonesia
49 2. M emonitor seluruh aktivitas marketing dan sales, untuk memastikan seluruh aktivitas sesuai dengan rencana kerja marketing, rencana bisnis perusahaan dan standar prosedur operasional 3. M engajukan dan meminta persetujuan kepada Direktur Operasional mengenai harga jual produk sesuai dengan range yang ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam penentuan harga jual 4. M elakukan analisa performance pertumbuhan produk yang eksis untuk disampaikan kepada Direktur Operasional, termasuk produk – produk baru yang akan diusulkan 5. M enyajikan laporan secara berkala kepada Direktur Operasional mengenai situasi pasar yang up to date serta memberikan saran, ide atau alternatif dalam situasi yang dihadapi 6. M engembangkan, mencari dan menentukan rencana pengembangan produk dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan budget yang ditetapkan 7.
M engembangkan
dan
menjaga
hubungan
customer/supplier lama dan customer/supplier
bisnis
dengan
baru yang dianggap
potensial, termasuk institusi pemerintah yang berhubungan agar dapat mencapai rencana bisnis perusahaan 8. M elakukan koordinasi mengenai ketersediaan stok barang dan jadwal pendistribusian dengan bagian PSD 9. M elakukan koordinasi dengan Departemen Finance & Accounting untuk memastikan mengenai pembayaran sesuai waktu dan kondisi yang disepakati serta sesuai dengan standar prosedur perusahaan
50 10. M elakukan koordinasi dan pengawasan terhadap performance dari masing-masing bawahan
dalam rangka pengembangan
potensi
bawahan dengan melakukan koordinasi dengan bagian HRD
• Business Manager, Paper & Ceramic Tugas dan tanggung jawab dari Business Manager, Paper & Ceramic adalah, 1. M empersiapkan budget pertahun dan per tiga bulan untuk kegiatan operasional dan promosi produk dalam wilayah Indonesia 2. M emonitor seluruh aktivitas marketing dan sales, untuk memastikan seluruh aktivitas sesuai dengan rencana kerja marketing, rencana bisnis perusahaan dan standar prosedur operasional 3. M engajukan dan meminta persetujuan kepada Direktur Operasional mengenai harga jual produk sesuai dengan range yang ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam penentuan harga jual 4. M elakukan analisa performance pertumbuhan produk yang eksis untuk disampaikan kepada Direktur Operasional, termasuk produk – produk baru yang akan diusulkan 5. M enyajikan laporan secara berkala kepada Direktur Operasional mengenai situasi pasar yang up to date serta memberikan saran, ide atau alternatif dalam situasi yang dihadapi 6. M engembangkan, mencari dan menentukan rencana pengembangan produk dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan budget yang ditetapkan
51 7.
M engembangkan
dan
menjaga
hubungan
customer/supplier lama dan customer/supplier
bisnis
dengan
baru yang dianggap
potensial, termasuk institusi pemerintah yang berhubungan agar dapat mencapai rencana bisnis perusahaan 8. M elakukan koordinasi mengenai ketersediaan stok barang dan jadwal pendistribusian dengan bagian PSD 9. M elakukan koordinasi dengan Departemen Finance & Accounting untuk memastikan mengenai pembayaran sesuai waktu dan kondisi yang disepakati serta sesuai dengan standar prosedur perusahaan 10. M elakukan koordinasi dan pengawasan terhadap performance dari masing-masing bawahan
dalam rangka pengembangan
potensi
bawahan dengan melakukan koordinasi dengan bagian HRD
• Business Manager, Specialities & Genchem Tugas dan tanggung jawab dari Business Manager, Specialities & Genchem adalah, 1. M empersiapkan budget pertahun dan per tiga bulan untuk kegiatan operasional dan promosi produk dalam wilayah Indonesia 2. M emonitor seluruh aktivitas marketing dan sales, untuk memastikan seluruh aktivitas sesuai dengan rencana kerja marketing, rencana bisnis perusahaan dan standar prosedur operasional 3. M engajukan dan meminta persetujuan kepada Direktur Operasional mengenai harga jual produk sesuai dengan range yang ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam penentuan harga jual
52 4. M elakukan analisa performance pertumbuhan produk yang eksis untuk disampaikan kepada Direktur Operasional, termasuk produk – produk baru yang akan diusulkan 5. M enyajikan laporan secara berkala kepada Direktur Operasional mengenai situasi pasar yang up to date serta memberikan saran, ide atau alternatif dalam situasi yang dihadapi 6. M engembangkan, mencari dan menentukan rencana pengembangan produk dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan budget yang ditetapkan 7.
M engembangkan
dan
menjaga
hubungan
customer/supplier lama dan customer/supplier
bisnis
dengan
baru yang dianggap
potensial, termasuk institusi pemerintah yang berhubungan agar dapat mencapai rencana bisnis perusahaan 8. M elakukan koordinasi mengenai ketersediaan stok barang dan jadwal pendistribusian dengan bagian PSD 9. M elakukan koordinasi dengan Departemen Finance & Accounting untuk memastikan mengenai pembayaran sesuai waktu dan kondisi yang disepakati serta sesuai dengan standar prosedur perusahaan 10. M elakukan koordinasi dan pengawasan terhadap performance dari masing-masing bawahan
dalam rangka pengembangan
bawahan dengan melakukan koordinasi dengan bagian HRD
potensi
53 • Branch Manager Medan, Palembang, dan Surabaya Tugas dan tanggung jawab dari Branch Manager Medan, Palembang, dan Surabaya adalah, 1. M emonitor
dan
mengarahkan
kegiatan
penjualan
sales
dan
bertanggung jawab terhadap pencapaian sales target cabang 2. M elakukan evaluasi terhadap hasil penjualan 3. M elaksanakan dan mendukung rencana kerja sales yang dibuat oleh Business Head 4. M emonitor dan mengarahkan kegiatan finance dan accounting cabang agar berjalan sesuai prosedur dan kebijakan manajemen 5. M emonitor kegiatan operasional cabang yang meliputi kegiatan di plant (gudang, produksi dan distribusi produk) dengan koordinasi dengan kepala plant 6. M elakukan koordinasi dan membuat laporan bulanan target sales yang telah dicapai kepada Business Head 7. M emonitor dan mengarahkan kegiatan produksi, yang mencakup rencana produksi dan realisasinya. 8. M emonitor dan mengarahkan sistim pergudangan dan sirkulasinya 9. M emonitor dan mengarahkan seluruh karyawan yang berada di cabang 10.
M engkomunikasikan kebijakan yang dibuat oleh pusat kepada
karyawan yang berada di cabang yang dipimpinnya 11.
M embuat laporan operasional secara berkala untuk disampaikan
ke kantor pusat (Direktur Operasional)
54 12.
M engadakan koordinasi dengan HRD kantor pusat mengenai
program
pengembangan
karyawan,
recruitment,
mutasi
serta
permasalahan yang dihadapi
• Risk Management Tugas dan tanggung jawab dari Risk Management adalah, 1. M elakukan supervisi atas hasil input master data (Customer, Supplier, dan Item) semua divisi, semua cabang ke dalam sistem SBO 2. M elakukan review atas master data yang telah diinput ke dalam sistem 3. M elakukan audit atas sistem dan prosedur perusahaan semua lini dan semua cabang 4. M embuat sistem dan prosedur berdasarkan hasil review dan kebutuhan perusahaan 5. M elakukan analisa dan mencarikan solusi atas problem operasional sistem SBO yang disebabkan oleh kesalahan manusia maupun bugs dari sistem (bersinergi dengan tim IT) 6. M enganalisa dan mencari penyebab kesalahan dalam penyajian data di report add-on untuk memfasilitasi team IT dalam melakukan perbaikan report 7. Sebagai SBO System dan Program Analyst 8. M emberi kuasa dalam proyek upgrade sistem SBO (non rutin)
55 • IT Manager Tugas dan tanggung jawab dari IT Manager adalah, 1. M e - review IT Support dan permasalahannya 2. M engkaji laporan bulanan kegiatan support di pusat. 3. Review permohonan pembelian hardware / software 4. Support cabang dan memeriksa laporan mingguan kegiatan support cabang. 5. M engusulkan proyek baru untuk CFO 6. M embantu technical dan software support
• Finance & Accounting Head Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Accounting Head adalah, 1. M engkoordinir dan memonitor seluruh aspek dan kegiatan di departemen
finance
&
accounting
yang
mencakup
finance,
accounting, pajak, pembayaran, penagihan dan kegiatan lainnya dalam ruang lingkup finance, accounting dan pajak 2. M engkomunikasikan
dan
mengimplementasikan
standard
dan
prosedur finance & accounting sesuai dengan standard dan prosedur finance & accounting yang ditetapkan oleh perusahaan. 3. M elakukan kontrol biaya, voucher, memonitor revenue, A/R, A/P untuk dilaporkan kepada CFO dalam rangka mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan.
56 4. M emonitor laporan keuangan bulanan untuk menajemen termasuk cash flow, aging schedule A/R, dan perpajakan 5. M emonitor, mengevaluasi dan mengembangkan sistim dan prosedur di departemen finance & accounting yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan agar dapat menghasilkan laporan keuangan secara tepat, objektif dan akurat 6. M endukung pelaksanaan audit yang dilakukan oleh audit internal maupun eksternal 7. M elakukan koordinasi dengan pihak bank dan customer agar pelaksanaan fungsi keuangan dapat berjalan dengan lancar. 8. M elakukan koordinasi dengan kepala departemen lain yang terkait, serta mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memastikan kegiatan operation dapat berjalan dengan efisien dan efektif khususnya pada bagian keuangan dan pajak 9. M elakukan koordinasi dengan kantor cabang untuk kelancaran operation cabang 10.
M elakukan supervisi, evaluasi dan pengembangan potensi
kemampuan bawahan secara teknis dan melakukan observasi terhadap pengembangan bawahan dalam rangka promosi, mutasi dengan melakukan koordinasi dengan bagian HRD.
57 • Finance Manager Tugas dan tanggung jawab dari Finance Manager adalah, 1. M engontrol pelaksanaan administrasi pada bagian finance dan departemen lain agar sesuai dengan prosedur yang ditetapkan 2. M elakukan review terhadap hasil kerja staff finance agar sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan 3. M elakukan koordinasi dengan kantor cabang atau departemen lainnya sehubungan dengan sistem finance yang dijalankan 4. M emeriksa voucher yang telah dibuat oleh bagian verifikasi 5. M elaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan jabatan atau tugas dinas lain yang diberikan oleh atasan
• Accounting Manager Tugas dan tanggung jawab dari Accounting Manager adalah, 1. M engontrol pelaksanaan administrasi pada bagian accounting dan departemen lain agar sesuai dengan prosedur yang ditetapkan 2. M emeriksa penghitungan HPP untuk barang impor 3. M embuat Analisa Laporan Keuangan 4. M enyiapkan data untuk audit internal dan pajak 5. M ereview laporan keuangan konsolidasi 6. M elakukan review terhadap hasil kerja staff accounting agar sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan
58 7. M elakukan koordinasi dengan kantor cabang atau departemen lainnya sehubungan dengan sistem accounting yang dijalankan 8. M emeriksa voucher yang telah dibuat oleh bagian verifikasi 9. M elaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan jabatan atau tugas dinas lain yang diberikan oleh atasan
• Finance Planning & Budgeting Manager Tugas dan tanggung jawab dari Finance Planning & Budgeting Manager adalah, 1. M erencanakan budget untuk seluruh bagian perusahaan selamat satu tahun 2. M emberikan Laporan ketepatan budgeting tahun sebelumnya kepada bagian Finance and accounting Head 3. M embandingkan budgeting yang diberikan oleh seluruh bagian perusahaan dengan standard perusahaan
• Tax Manager Tugas dan tanggung jawab dari Tax Manager adalah, 1. M enerima dan memeriksa Bukti Asli SSP PPh Pasal 22 Impor dan Bukti Asli UM Pemotongan PPh pasal 23 (untuk dicatat dan dibuatkan rekapnya), yang akan digunakan untuk Kredit Pajak akhir tahun pada SPT PPh Badan.
59 2. M emeriksa hasil pembuatan Bukti Pemotongan PPh Pasal 21, 23 dan Final yang akan digunakan untuk Pelaporan Pajak SPT M asa PPh dan membuat Pelaporan SPT Tahunan PPh badan bersama-sama dengan tim. 3. M emeriksa Faktur Pajak M asukan dan Keluaran yang akan digunakan untuk pelaporan Pajak SPT M asa PPN, memeriksa dan monitor Faktur Pajak yang batal. 4. M embuat Rekonsiliasi Pajak antara lain : - Rekonsiliasi biaya-biaya yang berhubungan dengan Pelaporan SPT PPh 21,23,F - Rekonsiliasi UM PPh Ps 22,23 antara dokumen asli dengan ledger - Rekonsiliasi HUT PPh Ps 21,23,F antara Pelaporan Pajak dengan Ledger - Rekonsiliasi Pendapatan dengan UM PPh 23 dan PPN 5. M enyiapkan data dalam rangka Pemeriksaan Pajak dan memberikan tanggapan atas hasil Pemeriksaan tersebut dan koordinasi dengan atasan.
• HR & GA Head Tugas dan tanggung jawab dari HR & GA Head adalah, 1. M engajukan dan mengkaji kebijakan yang ada dan yang akan diberlakukan di perusahaan 2. M emonitor dan memastikan kebijakan yang ada dijalankan
60 3. M elaksanakan program pengembangan karyawan dengan pemberian training, promosi, rotasi dan sharing meeting secara terus menerus 4. M elaksanakan recruitment karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, berdasarkan permintaan
masing – masing kepala
departemen 5. Review pengajuan biaya – biaya yang dikeluarkan dari departemen HR & GA dan memonitor biaya pengobatan bulanan karyawan 6. M engkoordinir program community development 7. M engkoordinir dan memonitor dijalankannya program 5 S dan SHE di kantor pusat dan cabang 8. M engajukan dan mengkoordinir proyek yang berkaitan dengan improvement sumber daya manusia 9. Koordinasi dengan kantor cabang mengenai program HR & GA 10.
M emonitor dan mengkoordinir pelaksanaan administrasi lainnya
yang berhubungan dengan HR & GA 11.
M embuat budget tahunan dan memonitor penggunaannya
12.
M embuat dan menghitung pembayaran gaji untuk spot worker
13.
M embuat agenda untuk appraisal, pendistribusian, collection dan
membuat rekapitulasi hasil appraisal untuk manajemen. 14.
M eeting koordinasi dengan staff HR & GA agar fungsi dan tugas
HR & GA dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
61 • HR Manager Tugas dan tanggung jawab dari HR Manager adalah, 1. M emberikan laporan seputar performa kerja para karyawan yang bekerja pada PT. XYZ 2. M embantu penanganan recruitment pada PT. XYZ 3. M enangani pembayaran gaji karyawan pada PT. XYZ 4. M elakukan staff checking dalam periode waktu tertentu
• GA Staff cum Purchasing Gen. Merchandise Tugas dan tanggung jawab dari GA Staff cum Purchasing Gen. Merchandise adalah, 1. M engatur pengadaan merchandise yang diperlukan oleh perusahaan 2. M emberikan laporan seputar merchandise yang diperlukan dan digunakan oleh perusahaan
3.3 Teknologi Informasi 3.3.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang ada pada sistem yang sedang berjalan pada PT. XYZ adalah sebagai berikut:
62
Gambar 3.2 Jaringan Server PT. XYZ • 7 buah server di pusat ¾ TS-SBO merupakan remote server untuk memasukkan data cabang ¾ SBO1 merupakan server untuk database cabang ¾ SBO2 merupakan server untuk database pusat ¾ GTW-Speedy merupakan server untuk internet ¾ GTW-CBN merupakan server e-mail ¾ M ailgrgl merupakan server untuk M icrosoft Exchange ¾ Compag merupakan server domain • 3 buah server masing-masing tiap cabang • 107 buah client di 4 lokasi berbeda (Jakarta, M edan, Palembang, dan Surabaya) Spesifikasi server adalah sebagai berikut: • Server : IBM X Series 346 type 8840 • Harddisk : 210GB + 150GB • Processor : Intel Xeon 3040 1.8Ghz
63 • M emory : 1GB DDR2 Spesifikasi client adalah sebagai berikut: : • Processor : Intel Pentium 4 2.8Ghz • M emory : 1GB • Harddisk : 80GB
3.3.2 Piranti Lunak Piranti lunak yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan pada PT. XYZ adalah sebagai berikut: Untuk server: • Windows Server 2003 Untuk client: • Windows XP Professional Service Pack 2 • SAP Business One 2004 • M icrosoft SQL Server 2000 • M icrosoft Office 2003
3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan 3.4.1 Sales Order Berikut adalah flowchart sistem penjualan yang terjadi pada PT. XYZ
64
Gambar 3.3 Flowchart Sales Order
65 Sales menerima order melalui telpon atau melalui purchase order (PO). Jika PO tidak ada maka dibuat form order penjualan, apabila ada maka dibuat persetujuan penjualan dengan membuat dokumen OP1 dan persetujuan penjualan (PP) menggunakan SAP Business One yang kemudian akan dikirimkan kepada Sales Admin. Sales Akan mengirimkan dokumen PP kepada Sales Head (SH) untuk diperiksa. Jika SH setuju maka akan disetujui menggunakan SAP Business One dan akan dilihat jika nilai lebih kecil dari kebijakan maka akan dibuat kontrak jual (jika tidak disetujui maka batal). Bagian finance memeriksa PP dan kontrak jual mengenai syarat pembayaran, limit kredit, account receivable overdue, margin (PO=PP) dan kelengkapan dan keabsahan dokumen. Jika credit limit memenuhi maka PP dan kontrak jual diperiksa oleh Head National Sales Marketing (HNSM ). Jika HNSM setuju maka akan disetujui lewat SAP Business One dan diperiksa apakah nilai tidak lebih besar dari limit HNSM , jika tidak, akan dipending atau diperbaiki dan proses berlanjut. Jika HNSM setuju maka akan diperiksa lagi oleh Operational Director (OD) dan diperiksa apakah melebihi limit operational director. Jika diterima PP dan kontrak jual (jika ada) diperiksa oleh Vice President Director (VPD). Jika tidak disetujui maka akan dipending atau diperbaiki. Jika VPD setuju dan dibuat Sales Order (SO) menggunakan SAP Business One yang akan ditangani oleh sales melalui SAP Business One yang kemudian diberikan ke customer dan dijalankan prosedur pengiriman barang.
3.4.2 Purchase Order Berikut adalah flowchart sistem pembelian yang terjadi pada PT. XYZ
66
Gambar 3.4 Flowchart Purchase Order
User memeriksa laporan stok lalu membuat purchase request melalui SAP Business One yang akan diperiksa oleh kepala Central Procurement Document (CPD) untuk didata. Jika diterima maka akan dibuat purchase request dan jika tidak diterima maka transaksi batal / pending.
67 Bagian Purchasing membuat daftar perbandingan supplier untuk jenis barang baru dan membuat permohonan pembelian lokal yang akan disetujui oleh Head of CPD. Jika tidak diterima maka transaksi batal / pending. Jika diterima maka harus disetujui lagi oleh OD melaui SAP Business One kemudian oleh VPD dengan SBO (SAP Business One). Jika VPD sudah menyetujui melalui SAP Business One maka dikumpulkan Purchase Request, Daftar Perbandingan Supplier,
Permohonan
Pembelian Lokal untuk CPD. CPD menyetujui dan memeriksa PO untuk ditanda tangan. Jika VPD menyetujui maka dibuat PO lalu diperiksa dan ditandatangani oleh Head of CPD. Dari Supplier diterima PO. Bagian warehouse membuat SPB melalui SAP Business One dan SJ lalu membuat invoice. Invoice diperiksa dan ditandatangani oleh Head of CPD.
3.4.3 Picking and Sales Delivery – Fertilizer Berikut adalah flowchart sistem penjualan dan pengantaran barang untuk pupuk:
68
Gambar 3.5 Flowchart Picking and Sales Delivery – Fertilizer
Bagian CPD membuat surat perintah pengiriman barang (SPPB) berdasarkan SO menggunakan SAP Business One. SBA akan mencatat sebagai stok transfer ke
69 gudang in transit, lalu membuat delivery order (DO) pengambilan barang. Dengan menggunakan SPPB, bagian gudang mengatur pengiriman berdasarkan SPPB yang disetujui lalu bagian gudang memeriksa DO bila sudah benar akan dibuatkan surat jalan. Setelah barang dimuat ke dalam truk/kendaraan kemudian dilakukan penimbangan di Jembatan Timbang. Jika jumlah barang tidak melewati toleransi 0.33% dan lengkap dengan surat jalan maka bagian timbang melengkapi BBM yang telah dimuat dan diisi sesuai dengan jumlah yang ditimbang atau dikoreksi. Supir kemudian menandatangani surat jalan dan melakukan pengiriman barang. Lalu pemeriksa barang memeriksa barang kemudian tanda tangan pada surat jalan. Bagian gudang melakukan konfirmasi pengiriman ke dalam sistem. SAP Business One akan memproses Goods Issue sesuai jumlah yang diterima.
3.4.4 Picking and Sales Delivery – Pesticide & Chemical Berikut adalah flowchart sistem penjualan dan pengantaran barang untuk pestisida dan bahan kimia:
70
Gambar 3.6 Flowchart Picking and Sales Delivery – Pesticide & Chemical
SO diberikan kepada bagian distribusi yang akan membuat SPPB. SPPB juga diberikan ke bagian gudang. Berdasarkan SPPB, SBO akan mencatat sebagai stok
71 transfer ke gudang in transit kemudian membuat Delivery Order (DO) pengambilan barang Dengan SPPB yang diterima sebelumnya, bagian gudang mengatur pengiriman berdasarkan SPPB yang telah disetujui. Bagian gudang memeriksa DO bila sudah benar akan dibuatkan surat jalan. Dengan BBM , surat jalan dan DO maka bagian muat barang akan membuat barang dalam truk dan mengirimkan barang. Pemeriksa barang akan memeriksa barang dan menandatangani pada surat jalan kemudian membuat berita acara terima untuk bagian gudang. Bagian gudang melakukan konfirmasi pengiriman ke dalam sistem. SBO akan memproses goods issue sesuai quantity yang diterima. SO dan SPPB diterima bagian finance dan dibuat invoice dan faktur pajak. Kemudian invoice dan faktur pajak diperiksa oleh Head of Finance Section dan ditandatangani.
3.4.5 A/R Invoice
72
Gambar 3.7 Flowchart A/R Invoice
73 Bagian finance mencatat PO, SO, persetujuan pembelian, kontrak jual untuk prosedur penerimaan order serta mencatat BBM , surat jalan, SPPB, DO pengambilan barang, berita acara terima kebun untuk prosedur pengiriman barang. Selanjutkan akan dilakukan pembuatan invoice dan faktur pajak melalui SAP Business One dan melalukan printout. Invoice dan faktur pajak diperiksa oleh Head of Finance dan ditandatangani oleh Head of FA/kuasa
3.4.6 Sistem yang Sedang Berjalan Berikut adalah flowchart sistem yang sedang berjalan di PT. XYZ terutama pada bagian eksekutif.
74
Gambar 3.8 Flowchart sistem yang sedang berjalan
1. Bagian Purchasing dan Sales memberikan laporan stok dan laporan penjualan kepada Business Head masing-masing divisi
75 2. Business Head akan memeriksa kedua laporan tersebut, apabila ditemukan
laporan yang tidak valid maka pihak IT akan mengecek kesalahan yang terjadi dalam laporan tersebut dalam SAP 3. Pihak IT akan mengecek kesalahan dari laporan tersebut apakah terjadi kesalahan dalam penginputan data dan kelalaian dari pihak purchasing ataupun sales 4. Laporan yang telah valid akan kembali diserahkan ke Business Head, apabila ditemukan data yang tidak valid akan masuk ke dalam pengawasan sistem 5. Business Head membuat laporan perencanaan strategis, sales performance, dan sales detail yang akan dipresentasikan kepada Operating Director dengan menggunakan M icrosoft Excel 6. Ketiga laporan tersebut dipresentasikan ke Operating Director 7. Operating Director akan memeriksa laporan tersebut, lalu hasilnya akan
dilaporkan ke COO
3.5 Diagram Aliran Data 3.5.1 Entity Relationship Diagram Di bawah ini merupakan ERD dari Data Mart penjualan, account receiveable, dan invoice pada PT. XYZ.
76
Gambar 3.9 Entity Relationship Diagram (ERD) PT. XYZ
3.5.2 Konfigurasi Basis Data Di bawah ini adalah tabel-tabel dari Data Mart penjualan, account receiveable, dan invoice pada PT. XYZ : 1. OITM Primary Key : ItemCode Foreign Keys(s): ItmsGrpCode Keterangan: Tabel ini berisi data mengenai jenis produk yang didistribusikan oleh PT. XYZ Tabel 3.1 Basis Data Barang
77 Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
ItemName
nvarchar
100
Deskripsi Barang
FrgnName
nvarchar
100
Deskripsi Barang dalam Bhs. Asing
ItmsGrpCode
int
6
Kode Grup Barang
2. ITM 1 Primary Key : ItemCode Foreign Keys(s): ItemCode Keterangan: Tabel ini berisi data mengenai harga produk yang didistribusikan oleh PT. XYZ
Tabel 3.2 Basis Data Harga Barang Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Price
num
19,6
Harga Barang
3. OITB Primary Key : ItmsGrpCode Foreign Keys(s): -
78 Keterangan: Tabel ini berisi data mengenai grup barang yang didistribusikan oleh PT. XYZ Tabel 3.3 Basis Data Grup Barang Nama Field ItmsGrpCode
Tipe Data int
Panjang Field 6
Keterangan Kode Grup Barang
ItmsGrpName
nvarchar
20
Nama Grup Barang
4. OCRD Primary Key : CardCode Foreign Keys(s): GroupCode Keterangan: Tabel ini berisi data mengenai mitra bisnis PT. XYZ Tabel 3.4 Basis Data M itra Bisnis Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
CardName
nvarchar
100
Nama BP
CardType
nvarchar
1
Tipe BP C untuk Customer V untuk vendor L untuk Lead
GroupCode
int
6
Kode Group
Address
nvarchar
100
Alamat
79 Phone1
nvarchar
20
Nomor Telepon
5. OCRG Primary Key : GroupCode Foreign Keys(s): Keterangan: Tabel ini berisi data mengenai grup mitra bisnis PT. XYZ Tabel 3.5 Basis Data Grup M itra Bisnis Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
GroupCode
int
6
Kode Grup
GroupName
nvarchar
20
Nama Grup
GroupType
varchar
1
Tipe Grup C untuk Customer Group S untuk Supplier Group
6. OPOR Primary Key: DocEntry Foreign Key(s): CardCode Keterangan: OPOR merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat header dari PO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.6 Basis Data Header PO
80 Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
DocNum
int
11
Kode Dokumen
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
DocTotal
num
19,6
Total Transaksi
7. POR1 Primary Key: DocEntry, ItemCode Foreign Key(s): DocEntry, ItemCode Keterangan: POR1 merupakan tabel yang berisikan data mengenai detil dari PO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.7 Basis Data Detil PO Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Quantity
num
19,6
Jumlah Barang yang dikirim
Price
num
19,6
Harga Barang
Rate
num
19,6
Kurs M ata Uang
LineTotal
num
19,6
Total Harga Barang
VatSum
num
19,6
Total Pajak
81 8. [@meb_ODLN] Primary Key: DocEntry Foreign Key(s): CardCode Keterangan: [@meb_ODLN] merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat header dari DO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.8 Basis Data Header DO Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
DocNum
int
11
Kode Dokumen
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
DocTotal
num
19,6
Total Transaksi
9. [@meb_DLN1] Primary Key: DocEntry, ItemCode Foreign Key(s): DocEntry, ItemCode Keterangan: [@meb_DLN1] merupakan tabel yang berisikan data mengenai detil dari DO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.9 Basis Data Detil DO Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Quantity
num
19,6
Jumlah Barang
82 yang dikirim Price
num
19,6
Harga Barang
Rate
num
19,6
Kurs M ata Uang
LineTotal
num
19,6
Total Harga Barang
VatSum
num
19,6
Total Pajak
10. ORDR (Order) Primary Key: DocEntry Foreign Key(s): CardCode Keterangan: ORDR merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat header dari SO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.10 Basis Data Header SO Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
DocNum
int
11
Kode Dokumen
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
DocTotal
num
19,6
Total Transaksi
11. RDR1 Primary Key: DocEntry, ItemCode Foreign Key(s): DocEntry, ItemCode
83 Keterangan: RDR1 merupakan tabel yang berisikan data mengenai detil dari SO yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.11 Basis Data Detil SO Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Quantity
num
19,6
Jumlah Barang yang dikirim
Price
num
19,6
Harga Barang
Rate
num
19,6
Kurs M ata Uang
LineTotal
num
19,6
Total Harga Barang
VatSum
num
19,6
Total Pajak
12. ORDN Primary Key: DocEntry Foreign Key(s): CardCode Keterangan: ORDN merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat header dari retur yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.12 Basis Data Header Retur Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
DocNum
int
11
Kode Dokumen
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
84 CardCode
nvarchar
15
Kode BP
DocTotal
num
19,6
Total Transaksi
13. RDN1 Primary Key: DocEntry, ItemCode Foreign Key(s): DocEntry, ItemCode Keterangan: RDN1 merupakan tabel yang berisikan data mengenai detil dari retur yang dilakukan oleh PT. XYZ Tabel 3.13 Basis Data Detil Retur Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Quantity
num
19,6
Jumlah Barang yang dikirim
Price
num
19,6
Harga Barang
Rate
num
19,6
Kurs M ata Uang
LineTotal
num
19,6
Total Harga Barang
VatSum
num
19,6
Total Pajak
14. OINV Primary Key: DocEntry Foreign Key(s): CardCode
85 Keterangan: OINV merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat header dari invoice yang dibuat oleh PT. XYZ Tabel 3.14 Basis Data Header Invoice Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
DocNum
int
11
Kode Dokumen
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
DocTotal
num
19,6
Total Transaksi
15. INV1 Primary Key: DocEntry, ItemCode Foreign Key(s): DocEntry, ItemCode Keterangan: INV1 merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat detil dari invoice yang dibuat oleh PT. XYZ Tabel 3.15 Basis Data Detil Invoice Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
DocEntry
int
11
Nomor Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Quantity
num
19,6
Jumlah Barang yang dikirim
Price
num
19,6
Harga Barang
Rate
num
19,6
Kurs M ata Uang
86 LineTotal
num
19,6
Total Harga Barang
VatSum
num
19,6
Total Pajak
16. OINM Primary Key: TransNum Foreign Key(s): CardCode, ItemCode Keterangan: OINM merupakan tabel yang yang digunakan untuk mencatat jurnal barang yang masuk dan keluar pada PT. XYZ Tabel 3.16 Basis Data Jurnal Barang Nama Field
Tipe Data
Panjang Field
Keterangan
TransNum
int
11
Nomor Transaksi
TransType
int
6
Tipe Transaksi
DocDate
date
8
Tanggal Dokumen
ItemCode
nvarchar
20
Kode Barang
Dscription
nvarchar
100
Nama Barang
CardCode
nvarchar
15
Kode BP
CardName
nvarchar
100
Nama BP
3.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah dilakukan survei dan wawancara, ditemukan adanya masalah yang dihadapi, antara lain: •
Kesulitan eksekutif untuk mendapatkan data dalam berbagai dimensi yang memadai dan diperlukan sebagai pendukung dalam mengambil keputusan.
87 •
Kesulitan eksekutif mendapatkan informasi seputar sektor penjualan yang mengalami masalah dan memerlukan penanganan khusus dalam waktu yang cepat.
•
Eksekutif masih mendapatkan laporan yang statis yang di print pada kertas.
•
Eksekutif mengalami kendala dalam membuat laporan karena pembuatannya masih bersifat konvensional dan membutuhkan waktu yang cukup lama
•
Kesulitan eksekutif untuk memprediksi harga barang yang akan dibeli perusahaan, dengan tujuan untuk mengoptimalisasi sistem stocking barang.
3.7 Analisa Kebutuhan Sistem Terhadap Sistem Berjalan Dengan melihat berbagai macam permasalahan yang dihadapi eksekutif PT XYZ, analisa kebutuhan sistem BI yang akan dibuat adalah: •
M enyajikan informasi yang tidak hanya berupa daftar tetapi juga dilengkapi dengan grafik dan gauge yang dapat digunakan untuk memonitor kinerja perusahaan yang berjalan.
•
M enyajikan informasi yang berisi tentang prediksi kenaikan dan penurunan harga barang yang akan dibeli.
•
M enyajikan informasi yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan dalam jangka waktu tertentu yang dapat di-drilldown dan diolah secara lebih mendetil dalam berbagai dimensi
•
M enyajikan informasi seputar analisis terhadap pola-pola khusus yang ada pada proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan, yang mudah dimengerti dan dianalisis oleh eksekutif untuk membantu proses pengambilan keputusan.
88 •
M empermudah monitoring terhadap sektor-sektor bisnis yang bermasalah dan memerlukan penanganan secara khusus dan cepat.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis kebutuhan user akan informasi dan permasalahan yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang kami usulkan adalah membangun suatu aplikasi BI dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2008 Enterprise Edition pada PT. XYZ. Aplikasi yang akan dibangun akan memberikan: •
Analisa penjualan yang dapat dilihat berdasarkan dimensi tertentu, yang dapat ditentukan sendiri oleh user.
•
Sistem pelaporan yang otomatis yang dapat menambah efisiensi waktu dalam pembuatannya
•
M enggunakan sistem pelaporan berbasis web yang interaktif yang memudahkan eksekutif dalam menerima informasi dalam laporan.
•
Analisa trend barang yang paling diminati oleh pasar pada masing-masing divisi dalam perusahaan, dan prediksi naik turunnya harga barang yang akan dibeli oleh perusahaan.
