37
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN SISWA YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Yayasan Santo Agustinus adalah sebuah wadah institusi yang berfokus pada pelayanan di bidang pendidikan dan kesehatan. Yayasan Santo Agustinus ini dibentuk atas dasar persetujuan para Bruder Budi Mulia, para Suster Bunda Hati Kudus, Paroki Santo Yoseph Matraman. Mereka mempersilahkan Budhaya menyelenggarakan sekolah-sekolahnya di tanah Paroki sejak tahun 1965. Hubungan kerja baik antara Paroki dan Budhaya dinyatakan dalam akte Notaris. Tjia Yen Hoei tanggal 12-2-1965 No. 14 dan surat keterangan R.P. Nooy SVD tanggal 28-4-1965. Di Matraman 119 ini Budhaya maju sungguh-sungguh dan berkembang pesat baik mengenai jumlah murid jumlah kelas dan jenis sekolah. Karena banyaknya peminat, seleksi penerimaan dapat diperketat memilih bibit-bibit yang lebih baik dari sebelumnya. Pada tahun 1968 di Matraman dibuka STM Budhaya dan SPG Budhaya di waktu siang/sore hari dan SD Budhaya di Cipinang pada waktu pagi hari. Pada tahun 1969 di Cipinang Kebembem di
38
samping SD dibuka TK Budhaya dan SMP Budhaya sebagai SMP Kelas jauh SMP Budhaya Matraman di waktu pagi hari. Mulai tahun 1975 Budhaya meng-upgrade dan menambah Gedung sekolahnya di Blok A (utara) 2 lantai, di blok C (selatan) 2 lantai, di blok B (timur) dan menerima penyerahan 6 kelas SMP Cornelius atau biasa disebut pula SMP Kanisius II dari pihak-pihak yang kompeten. Pada tahun 1976 di Matraman 119 Budhaya membuka SMEA Budhaya yang dalam waktu singkat lalu menerima status – akreditasi “Disamakan” seperti SMA Budhaya I, yang menerima lebih dahulu. Atas anjuran Mgr Leo Soekoto SJ., Uskup Agung Jakarta supaya ada Lembaga Pendidikan atau Yayasan membuka sekolah di pinggiran (di waktu itu tahun 1988 Buaran, Duren sawit itu masih tergolong pinggiran), dan atas persetujuan penuh Paroki Santa Anna di Pondok Bambu Budhaya pada bulan Juli 1988 membuka Sekolah-sekolah TK Budhaya II latihan (1 kelas), SD Budhaya II Latihan (2 kelas) dan SMP Budhaya III (1 kelas dan memindahkan SPG Budhaya Matraman 119 di waktu siang/sore hari ke Buaran Duren Sawit pagi hari satu lokasi dengan sekolah-sekolah TK, SD dan SMP Budhaya tadi. Sekolah-sekolah Budhaya di Buaran Duren Sawit ini setiap tahunnya menambah murid/jumlah kelas. SPG Budhaya dan SPG lain-lainnya, baik dari Pemerintah maupun swasta atas perintah Pemerintah supaya ditutup atau dialih – fungsikan ke sekolah lain. Budhaya dapat mengalih – fungsikan SPG-nya ke SMA Budhaya II Santo
39
Agustinus, yang dalam waktu sungkat mendapat Status – akreditasi “Disamakan”. Sebelum penulis, yang dalam hal ini kebetulan Ketua Badan Pengurus Yayasan
Perguruan
Budhaya,
sudah
sepantasnya
dan
sewajarnya
mempersembahkan rasa syukur dan terima kasih yang tidak terhingga kepada Tuhan Yang Maha Pemurah, Maha Pengasih dan Penyayang atas Rakhmatnya yang telah dilimpahkan kepada perguruan Budhaya dan kepada semua pihak yang telah membuat Budhaya ini hidup, maju, dan berkembang umpama kepada pemerintah atas pengakuan, bantuan dan dukungannya dalam beberapa bidang yang sangat berharga, kepada Paroki Santo Yoseph Matraman atas kerjasamanya yang baik tertuang dalam akte Notaris Tjia Yen Hoei dengan judul Persesuaian No. 14 tanggal 12 Februari 1965, dan surat R.P. Nooy SVD sebagai Pastor Kepala Paroki Santo Yoseph tanggal 28-4-1965.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari Sekolah SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah memberikan pendidikan terbaik, professional, berkualitas, serta terwujudnya peserta yang sehat, berbudi pekerti luhur, cerdas, mandiri, jujur, kreatif, bertanggung jawab, memiliki kepedulian sosial yang tinggi, mampu menghayati rasa estetika serta mampu mengenali dan mengembangkan talentanya secara optimal. Misi dari SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah: 1.
Menciptakan
suasana
dan
lingkungan
sekolah
yang
menjunjung
pengembangan dan penghayatan nilai-nilai personal, sosial, seni dan budaya didasarkan atas keimanan yang kuat.
40
2.
Melaksanakan kegiatan mengajar dan belajar yang baik dan bertanggung jawab
3.
Menyiapkan dan mengembangkan peserta didik untuk mampu berkarya secara mandiri
4.
Menyiapkan dan mengembangkan peserta didik agar bisa membaktian dirinya kepada sesama.
3.1.3 Motto SMA Budhaya II Santo Agustinus Motto dari SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah: 1.
Generasi muda adalah generasi penerus masa depan bangsa dan negara.
2.
Melalui pendidikan kita menyiapkan diri untuk melanjutkan estafet kepemimpinan bangsa.
3.
Hanya dengan usaha keras, ulet dan tekun, keberhasilan dapat kita raih.
4.
Kepribadian yang baik dan mantap adalah modal dasar yang perlu kita kembangkan melalui sikap hidup sehari-hari.
5.
Disiplin dan rasa kekeluargaan yang tinggi mendukung, keamanan, ketertiban, kebersihan, dan keindahan demi tercapainya cita-cita bangsa.
41
3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi dari SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI SMA BUDHAYA II SANTO AGUSTINUS
Kepala Sekolah
Bendahara
Administrasi
Wakil Kepala Sekolah
Wali Kelas
Guru
Siswa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Budhaya II Santo Agustinus Sumber: SMA Budhaya II Santo Agustinus Tahun 2009
42
3.1.5 Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab Berikut ini diuraikan secara garis besar tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian untuk memberikan gambaran tentang pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab pada SMA Budhaya II Santo Agustinus: 1. Kepala Sekolah: a. Membuat dan mengorganisasikan perencanaan sekolah. b. Mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan sekolah. c. Mengadakan rapat dan mengambil keputusan untuk menentukan kebijakan sekolah. d. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). e. Menyelenggarakan
administrasi
kurikulum,
kesiswaan,
kantor,
kepegawaian, perlengkapan, keuangan, dan penggunaan ruangan. f. Melakukan supervisi atas kegiatan belajar mengajar, bimbingan penyuluhan / bimbingan karir, ekstrakurikuler, ketatausahaan, dan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha. 2. Wakil Kepala Sekolah: a. Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas. b. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan, dan pelaksanaan program meliputi: i.
Pengorganisasian
ii.
Pengarahan
iii.
Ketenagaan
iv.
Pengkoordinasian
43
v.
Pengawasan
vi.
Penilaian
vii.
Identifikasi
viii.
Pengumpulan data
3. Administrasi: a. Menerima surat–surat masuk dan menyortirnya sesuai tujuan. b. Mengarsipkan surat–surat masuk dengan penomoran yang rapi dan mudah dicari. c. Mengisi buku mutasi setiap akhir bulan. d. Input data siswa dan orang tua murid ke dalam buku siswa aktif. e. Membantu input nilai guru, pencetakan rapor siswa, mid maupun semesteran. f. Merapikan dan menggandakan naskah soal–soal ujian yang akan digunakan. g. Mengarsipkan naskah–naskah soal yang telah digunakan. h. Membuat laporan bulanan setiap tanggal 10 bulan berjalan. 4. Bendahara: a. Menerima pembayaran uang sekolah atau SPP, uang pangkal atau DP, uang pendaftaran, dan uang perlengkapan (buku dan seragam siswa). b. Mengelola uang kas kecil sekolah. c. Membuat laporan keuangan. d. Melaporkan keuangan SPP dan DP ke Yayasan. e. Melaporkan keuangan penjualan perlengkapan ke Kepala Sekolah.
44
5. Wali Kelas: a. Pengelolaan kelas dan penyelenggaraan administrasi kelas. b. Pengisian dan pembagian buku laporan pendidikan (Rapor). c. Mendata memelihara dan bertanggung jawab atas semua inventaris kelas. d. Membuat identitas pribadi siswa, mencatat nomor telepon setiap siswa dan laporan hasil belajar semester siswa (buku rapor) dan buku daftar kelas. e. Mencatat hasil bejalar pribadi siswa di legger. f. Mengadakan hubungan dengan orang tua siswa dalam rangka pembinaan siswa, dengan sepengetahuan / seizin kepala sekolah. g. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan diluar sekolah (camping, karyawisata, studi ilmiah). h. Memonitor kehadiran siswa dan menandatangani surat–surat dari orang tua siswa. i. Mencatat absensi siswa di kelasnya setiap hari dan membuat rekapitulasi absensi bulanan dan menyerahkan kepada wakil kepala sekolah. 6. Guru: a. Membuat program pengajaran/rencana kegiatan belajar mengajar semester/tahunan dan silabus dan rencana pembelajaran. b. Melaksanakan kegiatan dan belajar mengajar serta penilaian belajar semester/tahunan. c. Mengisi daftar nilai siswa baik kognitif, efektif maupun psikomorik. d. Menbuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing–masing siswa.
45
e. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran dan Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum. f. Memeriksa semua kertas ulangan serta mengembalikan kepada siswa. g. Memeriksa tugas / pekerjaan rumah (PR) siswa.
3.2
Sistem yang Berjalan 3.2.1 Narasi Sistem yang Berjalan Sistem yang berjalan pada SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah menggunakan
komputer dengan Microsoft Excel yang dipakai untuk menyimpan template laporan, dan belum memiliki sistem yang terintegrasi. Prosedur dari sistem yang berjalan pada SMA Budhaya II Santo Agustinus dibagi menjadi tiga prosedur, yaitu pendaftaran calon siswa baru, pembayaran SPP dan DP, dan pembelajaran siswa.
3.2.1.1
Prosedur Pendaftaran Calon Siswa Baru Prosedur pendaftaran Calon Siswa di SMA Budhaya II Santo
Agustinus dimulai dari pihak Calon Siswa yang mendaftarkan diri dengan membeli Formulir Pendaftaran ke Administrasi. Setelah Calon Siswa membayar Formulir Pendaftaran, maka Administrasi mencatat transaksi pembelian tersebut pada Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran yang dibuat tiga rangkap. Administrasi akan menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 beserta Formulir Pendaftaran kepada Calon Siswa. Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 3 akan diarsipkan.
46
Calon Siswa akan mengisi data yang diperlukan sesuai dengan yang tertera pada Formulir Pendaftaran. Setelah Formulir Pendaftaran diisi, maka Calon Siswa akan menyerahkan Formulir Pendaftaran tersebut beserta berkas–berkas yang diperlukan, yaitu fotokopi Akte Kelahiran, foto memakai seragam sekolah asal ukuran 3x4 cm, dan fotokopi ijasah SMP yang sudah dilegalisir (beserta berkas-berkas asli dan akan dikembalikan setelah diperiksa) untuk pendaftaran ke Administrasi dan akan diarsipkan. Calon Siswa yang telah mengumpulkan Formulir Pendaftaran menerima Kartu Peserta Ujian dan dapat mengikuti ujian penerimaan siswa baru yang tanggal pelaksanaannya telah diberitahukan kepada Calon Siswa. Administrasi membuat Daftar Peserta Ujian yang akan mengikuti ujian penerimaan siswa dan menyerahkan nya kepada Bagian Penerimaan Siswa. Pada saat mengikuti ujian, Calon Siswa wajib menunjukkan Kartu Peserta Ujian kepada Bagian Penerimaan Siswa. Setelah ujian selesai, Bagian Penerimaan Siswa mengoreksi jawaban ujian Calon Siswa dan membuat pengumuman penerimaan siswa, dan membuat Surat Penerimaan Siswa yang diserahkan kepada Calon Siswa yang lulus ujian. Setelah itu Bagian Penerimaan Siswa membuat Daftar Penerimaan Siswa yang lulus ujian dan diserahkan kepada Administrasi. Administrasi membuat kembali Daftar Penerimaan Siswa tiga rangkap dan menyerahkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 kepada Bagian Wawancara, rangkap 1 kepada Bendahara termasuk Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Rangkap 2 dan Uang Kas atas penjualan Formulir Pendaftaran dan rangkap 3 diarsipkan. Bendahara akan menerima Uang Kas atas penjualan Formulir Pendaftaran beserta Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 dan BPFP rangkap 2 akan
47
diarsipkan. Bagian Wawancara menerima Daftar Penerimaan Siswa dan mewawancarai keuangan kepada Calon Siswa tentang pembayaran SPP dan Uang Pangkal. Setelah diwawancara, Calon Siswa membayar uang SPP dan Uang Pangkal yang disepakati. Setelah membayar, Bagian Wawancara membuat Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal dua rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada Calon Siswa. Setelah itu Bagian Wawancara menyerahkan Uang Kas dan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 ke Bendahara dan Bendahara mencatatnya pada Buku Pemabayaran SPP dan Buku Pembayaran Uang Pangkal. Setelah itu, Calon Siswa membeli perlengkapan sekolah berupa buku dan seragam ke Bagian Koperasi, dan setelah membayar Bagian Koperasi membuat BPP (Bukti Pembayaran Perlengkapan) tiga rangkap. BPP rangkap 1 diberikan kepada Calon Siswa, sedangkan BPP rangkap 2 dan uang kas diberikan kepada Bendahara dan BPP rangkap 3 diarsipkan. Setelah itu, Bendahara membuat laporan terhadap pembayaran BPFP, BPP, SPP dan Uang Pangkal setiap akhir bulan. Bendahara akan mengambil template Laporan Uang Pangkal, SPP, Laporan BPFP, dan Laporan BPP yang tersimpan dalam Microsoft Excel. Setelah membuat laporan, Bendahara membuat Daftar Siswa Baru yang dinyatakan aktif sebagai siswa SMA Budhaya II Santo Agustinus sebanyak dua rangkap dan menyerahkan rangkap 1 nya kepada Administrasi dan rangkap 2 diarsipkan. Administrasi menerima Daftar Siswa Baru rangkap 1 dan mencatat nya ke dalam Buku Siswa Aktif. Siswa yang telah melengkapi registrasi pendaftaran, dapat mengikuti KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) yang akan diumumkan pihak sekolah.
48
3.2.1.2 Prosedur Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal Prosedur pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal siswa di SMA Budhaya II Santo Agustinus dimulai dari siswa membayar SPP dan Cicilan Uang Pangkal melalui Bank. Setelah membayar, siswa menyerahkan Slip Setoran ke Bendahara. Pembayaran tersebut dilakukan oleh siswa setiap bulannya. Setelah itu, Bendahara akan mencatat transaksi pembayaran tersebut ke Buku Pembayaran Uang Pangkal dan Buku Pembayaran SPP. Pada setiap bulannya Bendahara akan menerima Rekening Koran yang dikirim oleh Bank. Rekening Koran tersebut berisi nominal total pembayaran SPP dan Uang Pangkal semua siswa SMA Budhaya II Santo Agustinus. Dari Slip Setoran yang diterima tersebut, Bendahara dapat mengetahui siswa-siswa yang belum membayar SPP dan Cicilan Uang Pangkal. Bendahara akan mencatat nama-nama siswa yang belum membayar SPP dan Uang Pangkal. Pada akhir bulan, Bendahara akan membuat laporan SPP bulanan dengan template yang tersimpan dalam Microsoft Excel dan begitu juga dengan Uang Pangkal, Bendahara akan mengambil template laporan Uang Pangkal yang tersimpan dalam Microsoft Excel. Laporan bulanan SPP dan Uang Pangkal akan dilaporkan kepada pihak Yayasan Santo Agustinus.
3.2.1.3 Prosedur Pembelajaran Siswa Prosedur pembelajaran siswa SMA Budhaya II Santo Agustinus adalah sebagai berikut: Setelah memasuki tahun ajaran baru, Administrasi akan membuat Daftar Siswa Baru dan Kartu Pelajar lalu menyerahkannya kepada setiap guru. Setelah guru
49
menerima daftar tersebut, guru yang menjadi Wali Kelas akan memulai hari pertama tahun ajaran baru. Wali Kelas akan memberikan Kartu Pelajar dan jadwal kepada siswa untuk dilakukan selama satu tahun kedepan. Selama KBM (Kegiatan Belajar Mengajar), guru atau Wali Kelas akan memberikan Tugas, Ulangan Harian, Ulangan Mid Semester, Ulangan Umum, UAS (Ujian Akhir Sekolah), UAP (Ujian Akhir Praktek) dan UAN (Ujian Akhir Nasional) kepada Siswa dan mengabsensi Siswa setiap akhir pertemuan. Dari hasil tugas-tugas yang diberikan kepada siswa tersebut, guru akan mengoreksi dan memberikan nilai pada tugas tersebut. Untuk Ujian Akhir Nasional (UAN), Departemen Pendidikan akan mngirimkan Data Peserta Ujian, Kartu Peserta Ujian Nasional serta Soal Ujian Nasional ke sekolah. Guru sebagai pengawas akan menerima Soal Ujian, Data Peserta Ujian dan Kartu Peserta Ujian Nasional tersebut. Kartu Peserta Ujian Nasional dibagikan kepada Siswa kelas XII yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional. Pada saat jadwal Ujian Nasional berlangsung, Guru akan membagikan Soal Ujian Nasional kepada Siswa dan akan mengecek Kartu Peserta Ujian Nasional yang dimiliki siswa. Setelah mengikuti UAN, Guru akan mengembalikan Soal Ujian Nasional yang telah diisi Siswa ke Departemen Pendidikan untuk dikoreksi, dan memberikan nilai terhadap ujian tersebut. Setelah dinilai, Departemen Pendidikan akan mengirim hasil tersebut ke Administrasi sekolah dan akan memberikan hasil tersebut kepada peserta ujian. Dari nilai yang diserahkan Guru dan Departemen Pendidikan tersebut, Administrasi akan mencatat data tersebut pada Buku Siswa Aktif dan akan membuat Laporan Evaluasi Siswa. Administrasi akan mengambil template Laporan Evaluasi Siswa yang tersimpan dalam Microsoft Excel.
50
3.2.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan Keterangan: 1. Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran ke Administrasi. 2. Administrasi
menerima
pembayaran
dan
menyerahkan
Formulir
Pendaftaran serta Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 kepada Calon Siswa.
51
3. Calon Siswa menyerahkan Formulir Pendaftaran yang telah diisi dan berkas-berkas ke Administrasi. 4. Administrasi menyerahkan Kartu Peserta Ujian kepada Calon Siswa. 5. Administrasi
menyerahkan
Daftar
Peserta
Ujian
kepada
Bagian
Penerimaan Siswa. 6. Calon Siswa mengikuti ujian penerimaan siswa dan menunjukkan Kartu Peserta Ujian kepada Bagian Penerimaan Siswa. 7. Bagian Penerimaan Siswa membuat Pengumuman Penerimaan Siswa untuk dilihat bagi Calon Siswa yang mengikuti ujian penerimaan siswa. 8. Bagian Penerimaan Siswa membuat Surat Tanda Penerimaan dan diberikan kepada Calon Siswa yang lulus ujian. 9. Bagian Penerimaan Siswa menyerahkan Daftar Penerimaan Siswa ke Administrasi. 10. Administrasi menyerahkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 beserta uang kas, dan BPFP rangkap 2 ke Bendahara. 11. Administrasi menyerahkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 ke Bagian Wawancara. 12. Calon Siswa melakukan wawancara dan membayar Uang Pangkal dan SPP. 13. Bagian Wawancara memberikan Bukti Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal rangkap 1 kepada Calon Siswa.
52
14. Bagian Wawancara menyerahkan Kas, Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 dan Daftar Penerimaan Siswa yang telah membayar SPP dan Uang Pangkal kepada Bendahara. 15. Calon Siswa membayar Biaya Perlengkapan (Buku dan Seragam) ke Bagian Koperasi. 16. Bagian Koperasi menyerahkan BPP (Bukti Pembayaran Perlengkapan) rangkap 1 kepada Calon Siswa. 17. Bagian Koperasi menyerahkan BPP rangkap 2 dan Kas kepada Bendahara. 18. Bendahara membuat Daftar Siswa Baru rangkap 1 dan diserahkan kepada Administrasi. 19. Administrasi menyerahkan Daftar Siswa dan Kartu Pelajar kepada Guru. 20. Guru memberikan Kartu Pelajar, Tugas dan Jadwal KBM kepada Siswa. 21. Siswa menyerahkan Tugas dan Absensi kepada Guru. 22. Guru menyerahkan Absensi dan Nilai Siswa kepada Administrasi.
53
3.2.3 Overview Activity Diagram 3.2.3.1 Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Pendaftaran Calon Siswa Baru
54
3.2.3.2
Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Cicilan
Uang Pangkal
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal
55
3.2.3.3 Overview Activity Diagram Pembelajaran Siswa
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pembelajaran Siswa
56
3.2.4 Event Table 3.2.4.1 Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pendaftaran calon siswa baru yang berjalan pada SMA Budhaya II Santo Agustinus: Event
Melayani pembelian Formulir Pendaftaran
Internal Agent Assuming Responsibility Administrasi
Start When
Calon Siswa membeli Formulir Pendaftaran
Activity
1. 2. 3.
Membuat Kartu Peserta Ujian
Administrasi
Calon siswa mengembalikan Formulir Pendaftaran
1. 2. 3. 4.
Membuat Daftar Peserta Ujian
Administrasi
Administrasi membuat Kartu Peserta Ujian
1. 2.
Mengawasi Ujian
Bagian Penerimaan Siswa
Administrasi membuat Daftar Peserta Ujian
1. 2. 3.
Membuat Pengumuman Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
Calon Siswa mengikuti ujian saringan masuk
1. 2. 3. 4.
Membuat Surat Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
Calon Siswa lulus ujian penerimaan siswa
1. 2.
Membuat Daftar Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa membuat Surat Penerimaan Siswa
1. 2.
Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran dari Calon Siswa Membuat Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran tiga rangkap Memberikan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran tiga rangkap, rangkap 1 kepada Calon Siswa dan rangkap 3 diarsipkan. Menerima Formulir Pendaftaran yang telah diisi Calon Siswa Menyimpan berkas-berkas Calon Siswa yang mendaftar Membuat Kartu Peserta Ujian Menyerahkan Kartu Peserta Ujian kepada Calon Siswa Membuat Daftar Peserta Ujian Calon Siswa Mengirimkan Daftar Peserta Ujian ke Bagian Penerimaan Siswa Menerima Daftar Peserta Ujian Mengecek Kartu Peserta Ujian Memberikan Soal Ujian kepada peserta ujian Mengumpulkan lembar Soal Ujian yang telah diisi Mengoreksi ujian calon siswa Menentukan kelulusan Calon Siswa Membuat Daftar Penerimaan Siswa Membuat Surat Penerimaan Siswa Memberikan Surat Penerimaan Siswa kepada Calon Siswa yang lulus ujian seleksi Membuat Daftar Penerimaan Siswa Memberikan Daftar Penerimaan Siswa kepada Administrasi
57
Event
Membuat Daftar Penerimaan Siswa tiga rangkap dan menyerahkan BPFP rangkap 2
Internal Agent Assuming Responsibility Administrasi
Start When
Bagian Penerimaan Siswa membuat Surat Penerimaan Siswa
Activity
1. 2. 3.
4. 5.
Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 dan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1
Bendahara
Administrasi menyerahkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 dan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1
1. 2. 3. 4. 5.
Mewawancarai Calon Siswa
Membuat Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal Dua rangkap
Bagian Wawancara
Bagian Wawancara
Administrasi menyerahkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 Bagian Wawancara mewawancarai Calon Siswa
1. 2. 3. 1. 2.
3.
4. Mengarsip Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2
Bendahara
Bagian Wawancara membuat Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal dua rangkap
1. 2. 3.
Menerima Daftar Penerimaan Siswa Membuat Daftar Penerimaan Siswa tiga rangkap Memberikan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 ke Bendahara dan rangkap 2 Bagian Wawancara Mengarsipkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 3 Memberikan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 kepada Bendahara Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 Menerima uang pendaftaran Mencatat Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 Menerima Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 Mengarsip Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 Menerima Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 Mewawancarai Calon Siswa Menerima pembayaran SPP dan Uang Pangkal Membuat Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal dua rangkap Memberikan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 1 kepada Calon Siswa Memberikan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 kepada Bendahara Memberikan uang pembayaran SPP dan Uang Pangkal Menerima Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 Mengarsip pembayaran SPP pada Buku Pembayaran SPP Mengarsip pembayaran Uang Pangkal pada Buku Pembayaran Uang Pangkal
58
Internal Agent Assuming Responsibility
Event
Start When
Activity
Membuat Laporan Keuangan
Bendahara
Bagian Koperasi menyerahkan BPP rangkap 2
1.
Membuat laporan BPFP, SPP, Uang Pangkal dan BPP
Membuat Daftar Siswa Baru
Bendahara
Bendahara membuat Laporan Keuangan
1.
Membuat Daftar Siswa Baru yang telah melengkapi registrasi pembayaran Menyerahkan Daftar Siswa Baru
2. Membuat data siswa baru
Administrasi
Bendahara membuat Daftar Siswa Baru
1. 2.
Menerima Daftar Siswa Baru Mencatat Daftar Siswa Baru ke dalam Buku Siswa Aktif
Tabel 3.1 Event Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
3.2.4.2 Event Table Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal yang Berjalan Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal yang berjalan pada SMA Budhaya II Santo Agustinus:
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Start When
Mencatat pembayaran SPP dan Uang Pangkal
Bendahara
Siswa membayar SPP dan Uang Pangkal melalui bank
Merekonsiliasi jumlah pembayaran
Bendahara
Setiap akhir bulan
Activity
1. 2.
3. 1.
2.
Membuat laporan
Bendahara
Setiap akhir bulan
1. 2.
Menerima slip setoran dari siswa Mencatat pembayaran SPP pada Buku Penerimaan SPP dan cicilan Uang Pangkal pada Buku Penerimaan Uang Pangkal Mengarsip slip setoran Menerima total pembayaran siswa kepada sekolah pada Rekening Koran Mengecek nominal Rekening Koran dengan total pembayaran pada Buku Pembayaran SPP dan Uang Pangkal Membuka template laporan Membuat Laporan Pembayaran SPP dan Laporan Pembayaran Uang Pangkal
Tabel 3.2 Event Table pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal yang Berjalan
59
3.2.4.3 Event Table Pembelajaran Siswa yang Berjalan Berikut ini adalah Event Table dari prosedur pembelajaran siswa yang berjalan pada SMA Budhaya II Santo Agustinus: Event
Membuat Data Siswa dan Kartu Pelajar
Memberikan jadwal KBM dan Kartu Pelajar
Membuat Tugas dan Ujian Menilai Tugas dan Ujian serta mengabsensi siswa
Mencatat Nilai Tugas dan Ujian serta Absensi pada Buku Siswa Aktif
Internal Agent Assuming Responsibility Administrasi
Guru
Guru
Guru
Administrasi
Start When
Memulai Tahun Ajaran Baru
Administrasi menyerahkan Data Siswa dan Kartu Pelajar
Guru memberikan jadwal KBM Guru memberikan Tugas dan Ujian kepada siswa
Guru memberikan Nilai Tugas dan Ujian
Activity
1.
Membuat Data Siswa setiap kelas
2.
Membuat Kartu Pelajar setiap siswa
3.
Menyerahkan Data Siswa dan Kartu Pelajar kepada Guru
4.
Menerima Data Siswa dan Kartu Pelajar
5.
Memberikan jadwal KBM dan Kartu Pelajar kepada siswa untuk satu tahun ajaran
1.
Membuat soal tugas dan ujian
2.
Memberikan tugas dan ujian
1.
Mengumpulkan soal jawaban yang dikerjakan siswa
2.
Menilai tugas dan ujian yang diberikan kepada siswa
3.
Mengabsensi kehadiran siswa
1.
Menerima Nilai Tugas dan Ujian serta Absensi Siswa
2.
Mencatat Nilai Tugas dan Ujian serta Absensi Siswa ke dalam Buku Siswa Aktif
60
Event
Internal Agent Assuming Responsibility
Mengumpulkan Data Peserta Ujian dan Soal Ujian Akhir Nasional
Mencatat hasil Ujian Akhir Nasional
Membuat Laporan Evaluasi Siswa
Administrasi
Administrasi
Administrasi
Start When
Guru mengawasi Ujian Nasional
Activity
3.
Menerima Soal Ujian Nasional yang telah diisi Siswa
4.
Mengembalikan soal Ujian Nasional yang telah diisi Siswa
Departemen Pendidikan mengoreksi jawaban UAN
1. Menerima Nilai UAN Siswa
Administrasi menerima hasil Ujian Akhir Nasional
1.
2. Mencatat hasil Ujian Akhir Nasional Siswa pada Buku Siswa Aktif Membuat Laporan Evaluasi Siswa dari Tugas, Ulangan Umum, UAS (Ujian Akhir Sekolah), UAP (Ujian Akhir Praktek) dan UAN (Ujian Akhir Nasional)
Tabel 3.3 Event Table Pembelajaran Siswa yang Berjalan
61
3.2.5 Workflow Table 3.2.5.1 Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Berikut ini adalah Workflow Table dari pendaftaran calon siswa baru yang berjalan di SMA Budhaya II Santo Agustinus: Actor
Activity Melayani Pembelian Formulir Pendaftaran
Calon Siswa
1. Membeli Formulir Pendaftaran
Administrasi
2. Menerima pembayaran Formulir Pendaftaran 3. Mencetak Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dua rangkap 4. Menyerahkan Formulir Pendaftaran dan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 kepada Calon Siswa
Calon Siswa
5. Menerima Formulir Pendaftaran dan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 1 Membuat Kartu Peserta Ujian
Calon Siswa
6. Mengumpulkan Berkas-berkas dan Formulir Pendaftaran yang telah diisi ke Administrasi
Administrasi
7. Menerima Berkas-berkas dan Formulir Pendaftaran yang telah diisi 8. Mencatat identitas Calon Siswa yang mendaftar. 9. Membuat Kartu Peserta Ujian. 10. Menyerahkan Kartu Peserta Ujian kepada Calon Siswa.
Calon Siswa
11. Menerima Kartu Peserta Ujian. Membuat Daftar Peserta Ujian
Administrasi
12. Mencatat Nama dan Nomor Kartu Peserta Ujian Siswa. 13. Mengirimkan Daftar Peserta Ujian ke Bagian Penerimaan Siswa.
62
Actor
Activity Mengawasi Ujian
Bagian Penerimaan Siswa
14. Menerima Daftar Peserta Ujian 15. Memeriksa Kartu Peserta Ujian Siswa 16. Memberikan Soal Ujian kepada Calon Siswa Membuat Pengumuman Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
17. Mengumpulkan lembar Soal Ujian yang telah diisi. 18. Mengoreksi Ujian Calon Siswa 19. Menentukan kelulusan Peserta Ujian 20. Membuat Pengumuman Penerimaan Siswa
Calon Siswa
21. Melihat Pengumuman Ujian Penerimaan Siswa Baru Membuat Surat Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
22. Membuat Surat Penerimaan Siswa 23. Memberikan Surat Penerimaan Siswa kepada Calon Siswa yang lulus ujian.
Calon Siswa
24. Menerima Surat Penerimaan Siswa Membuat Daftar Penerimaan Siswa
Bagian Penerimaan Siswa
25. Membuat Daftar Penerimaan Siswa 26. Memberikan Daftar Penerimaan Siswa kepada Administrasi
Administrasi
27. Menerima Daftar Penerimaan Siswa Membuat Daftar Penerimaan Siswa tiga rangkap dan Menyerahkan BPFP rangkap 2
Administrasi
28. Membuat Daftar Penerimaan Siswa tiga rangkap 29. Memberikan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 ke Bagian Wawancara dan rangkap 1 ke Bendahara 30. Mengarsipkan Daftar Penerimaan Siswa rangkap 3
63
Actor
Activity Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2
Bendahara
31. Menerima Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 32. Menerima Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 33. Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2 34. Mengarsip Daftar Penerimaan Siswa rangkap 1 Mewawancarai Calon Siswa
Bagian Wawancara
35. Menerima Daftar Penerimaan Siswa rangkap 2 36. Mewawancarai Calon Siswa
Calon Siswa
37. Membayar SPP dan Uang Pangkal
Bagian Wawancara
38. Menerima pembayaran SPP dan Uang Pangkal 39. Membuat Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal dua rangkap 40. Memberikan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 1 kepada siswa baru 41. Memberikan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 kepada Bendahara
Calon Siswa
42. Menerima Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 1 Mengarsip Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal Rangkap 2
Bendahara
43. Menerima Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal rangkap 2 44. Mengarsip Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran rangkap 2
64
Actor
Activity Melayani Pembelian Buku dan Seragam Siswa Baru dan Membuat BPP tiga rangkap
Calon Siswa
45. Membayar Buku dan Seragam
Bagian Koperasi
46. Menerima pembayaran buku dan seragam 47. Membuat Bukri Pembayaran Perlengkapan tiga rangkap 48. Memberikan Bukti Pembayaran Perlengkapan rangkap 1 kepada Calon Siswa 49. Memberikan Bukti Pembayaran Perlengkapan rangkap 2 kepada Bendahara
Calon Siswa
50. Menerima Bukti Pembayaran Perlengkapan rangkap 1 Membuat Laporan Keuangan
Bendahara
51. Menerima Bukti Pembayaran Perlengkapan rangkap 3 52. Mengarsipkan Bukti Pembayaran Perlengkapan rangkap 3 53. Membuat laporan BPFP, SPP, Uang Pangkal, dan BPP Membuat Daftar Siswa Baru
Bendahara
54. Membuat Daftar Siswa Baru yang telah melengkapi registrasi pembayaran dua rangkap 55. Menyerahkan Daftar Siswa Baru rangkap 1 Membuat Data Siswa Baru
Administrasi
56. Menerima Daftar Siswa Baru rangkap 1 57. Mencatat Data Siswa Baru ke dalam Buku Siswa Aktif
Tabel 3.4 Workflow Table Pendaftaran Calon Siswa Baru yang Berjalan
65
3.2.5.2 Workflow Table Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal Berikut ini adalah Workflow Table dari pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal yang berjalan di SMA Budhaya II Santo Agustinus: Actor
Activity Mencatat pembayaran SPP dan Uang Pangkal
Bendahara
1. Menerima Slip Setoran dari Siswa 2. Mencatat pembayaran SPP dan Uang Pangkal pada Buku Pembayaran SPP dan Buku Pembayaran Uang Pangkal 3. Mengarsip Slip Setoran Merekonsiliasi Jumlah Pembayaran
Bendahara
4. Menerima total pembayaran siswa kepada Sekolah pada Rekening Koran 5. Membandingkan nominal Rekening Koran dengan total pembayaran pada Buku Pembayaran SPP dan Buku Pembayaran Uang Pangkal Membuat Laporan
Bendahara
6. Membuka template laporan 7. Membuat Laporan Penerimaan SPP dan Laporan Penerimaan Uang Pangkal. Tabel 3.5 Workflow Table pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal
66
3.2.5.3 Workflow Table Pembelajaran Siswa Berikut ini adalah Workflow Table dari pembelajaran siswa yang berjalan di SMA Budhaya II Santo Agustinus: Actor
Activity Membuat Kartu Pelajar dan Data Siswa
Administrasi
1. Membuat Data Siswa 2. Membuat Kartu Pelajar 3. Memberikan Kartu Pelajar dan Data Siswa kepada Guru Membuat Jadwal KBM
Guru
4. Menerima Kartu Pelajar dan Data Siswa 5.
Membuat Jadwal KBM untuk satu tahun ajaran.
6.
Memberikan Jadwal KBM kepada Siswa
Siswa
7.
Mencatat jadwal KBM untuk satu tahun
Guru
8.
Memberikan Kartu Pelajar
Siswa
9.
Menerima Kartu Pelajar
Membuat Tugas dan Ujian Guru
10. Membuat Tugas dan Ujian 11. Memberikan Tugas dan Ujian kepada Siswa
Siswa
12. Mengerjakan Tugas beserta Ujian yang diberikan 13. Mengumpulkan Tugas dan Ujian yang diberikan Menilai Tugas dan Ujian serta Mengabsensi Siswa
Guru
14. Menerima Tugas dan Ujian yang telah diisi Siswa 15. Menilai tugas yang diberikan kepada Siswa 16. Mengabsensi kehadiran Siswa 17. Mengirim hasil Tugas, Ujian dan Absensi Siswa
67
Actor
Activity Mencatat Hasil Tugas, Ujian dan Absensi Siswa
Administrasi
18. Menerima hasil Tugas, Ujian dan Absensi Siswa 19. Mencatat hasil Tugas, Ujian dan Absensi Siswa pada Buku Siswa Aktif Mengawasi Ujian Akhir Nasional
Departemen Pendidikan
20. Membuat Data Peserta Ujian, Kartu Peserta Ujian Nasional dan Soal Ujian 21. Mengirim Data Peserta Ujian, Kartu Peserta Ujian Nasional dan Soal Ujian kepada sekolah.
Guru
22. Menerima Data Peserta, Kartu Peserta Ujian Nasional dan Soal Ujian Nasional 23. Menyerahkan Kartu Peserta Ujian Nasional kepada Siswa
Siswa
24. Menerima Kartu Peserta Ujian Nasional 25. Mengabsensi kehadiran Siswa 26. Menyerahkan Soal Ujian Nasional kepada Siswa
Siswa
27. Menerima Soal Ujian Nasional 28. Mengerjakan Soal Ujian Nasional
Guru
29. Mengawasi Siswa selama ujian berlangsung
Siswa
30. Menyerahkan Soal Ujian Nasional yang telah diisi Mengumpulkan Data Peserta Ujian dan Soal UAN
Guru
31. Menerima Soal Ujian Nasional yang telah diisi Siswa 32. Mengembalikan Data Peserta Ujian dan Soal UAN
Departemen Pendidikan
33. Menerima Soal Ujian Nasional yang telah diisi Siswa dan Data Peserta Ujian 34. Mengoreksi Soal Ujian Nasional 35. Memberikan hasil Soal Ujian Nasional Mencatat hasil Ujian Akhir Nasional Siswa
Administrasi
36. Menerima hasil Nilai UAN Siswa
68
Actor
Activity 37. Mencatat hasil UAN Siswa pada Buku Siswa Aktif Membuat Laporan Evaluasi Siswa
Administrasi
38. Membuat Laporan Evaluasi Siswa dari nilai Tugas, Ulangan Umum, Ujian Sekolah, dan Ujian Nasional Tabel 3.6 Workflow Table Pembelajaran Siswa
3.2.6 Analisis Temuan Hasil Survey Berdasarkan kasus yang kami teliti pada SMA Budhaya II Santo Agustinus, maka permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Temuan 1
Sering terjadi kehilangan data siswa yang diperlukan.
Kriteria
Menurut Marimin (2008, p120), Sistem manajemen basis data melakukan tiga fungsi dasar. Fungsi yang pertama sebagai penyimpanan data dalam basis data. Fungsi yang kedua adalah menerima data dari basis data. Fungsi yang ketiga adalah sebagai pengendali basis data.
Sebab
Data siswa yang disimpan masih dicatat dalam buku secara manual.
Akibat
Kemungkinan buku yang menyimpan data Siswa tersebut rusak, sehingga tidak dapat menemukan data siswa yang dimaksud.
Rekomendasi
Membuat database siswa (Ms_Siswa) dan juga membuat backup datanya.
Temuan 2
Belum adanya laporan tunggakan pembayaran SPP dan Uang Pangkal.
69
Kriteria
Menurut Romney & Steinbart (2009, p28), “Accounting Information System is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers.” Yang berarti Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Sebab
Penerimaan pembayaran SPP dan Uang Pangkal masih dicatat secara manual di dalam buku-buku yang terpisah.
Akibat
Bendahara Yayasan SMA Budhaya II Santo Agustinus kadang tidak tahu siswa mana yang belum melunasi pembayaran SPP dan Uang Pangkal.
Rekomendasi
Membuat Tr_SPP (Transaksi SPP) yang berisi tentang data pembayaran SPP dan Tr_UP (Transaksi Uang Pangkal) yang berisi tentang data pembayaran Uang Pangkal untuk menyimpan data siswa ke dalam table atau file dan membuat Surat Teguran.
Temuan 3
Belum adanya Laporan Mutasi Siswa
Kriteria
Menurut Mulyadi, salah satu tujuan umum pengembangan sistem adalah “untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya”(p19)
Sebab
Siswa yang naik kelas ataupun siswa yang tinggal kelas dan siswa yang pindah sekolah tidak dilakukan pencatatan.
Akibat
Pihak sekolah tidak mengetahui jumlah siswa yang melakukan perpindahan sekolah, ataupun naik kelas, ataupun tinggal kelas.
Rekomendasi
Membuat Laporan Mutasi Siswa yang melakukan perpindahan (masuk atau keluar) sekolah.
70
Temuan 4
Belum adanya database Buku dan Seragam
Kriteria
Menurut Jones dan Rama (2006, p156), “Database is a comprehensive collection of related data, is an important component of many emerging technologies”, yang artinya Database adalah kumpulan program yang digunakan untuk mencatat, mengorganisir dan memilih informasi dari database.
Sebab
Pencatatan pembayaran buku dan seragam masih dicatat secara manual di buku yang terpisah.
Akibat
Kemungkinan buku yang menyimpan transaksi penjualan buku dan seragam rusak atau hilang, sehingga tidak dapat menemukan data transaksi yang dimaksud.
Rekomendasi
Membuat database transaksi penjualan buku dan seragam (Tr_BPS dan Tr_BPB) dan database buku dan seragam (Ms_Buku dan Ms_Seragam).
3.2.7 Formulir dan Laporan Pada Sistem yang Berjalan Formulir dan Laporan yang digunakan SMA Budhaya II Santo Agustinus dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dapat dijabarkan sebagai berikut: 1.
Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran dibuat oleh Administrasi dan diisi oleh Calon Siswa yang akan mendaftar di SMA Budhaya II Santo Agustinus. Formulir Pendaftaran ini berisi data-data Calon Siswa yang diperlukan dalam proses pendaftaran.
71
2.
Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran dibuat oleh Administrasi sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membeli Formulir Pendaftaran dan telah melakukan pembayaran, dan dibuat dua rangkap yang terdiri dari: a. Rangkap 1 untuk Calon Siswa sebagai bukti bahwa Calon Siswa telah membeli Formulir Pendaftaran dan melunasi pendaftaran. b. Rangkap 2 diserahkan kepada Bendahara untuk diarsip. c. Rangkap 3 untuk diarsipkan oleh Administrasi.
3.
Daftar Peserta Ujian Daftar Peserta Ujian dibuat oleh Administrasi untuk diserahkan kepada Bagian Penerimaan Siswa sebagai absensi peserta ujian penerimaan siswa baru.
4.
Surat Tanda Penerimaan Surat Tanda Penerimaan dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa sebagai bukti bahwa peserta Ujian Penerimaan Siswa dinyatakan diterima sebagai siswa baru SMA Budhaya II Santo Agustinus dan diserahkan kepada Calon Siswa yang lulus ujian.
5.
Daftar Penerimaan Siswa Daftar Penerimaan Siswa dibuat oleh Bagian Penerimaan Siswa sebagai daftar nama-nama yang dinyatakan diterima untuk menjadi siswa SMA Budhaya II Santo Agustinus dan diserahkan kepada Administrasi. Administrasi membuat Daftar Penerimaan Siswa dibuat menjadi tiga rangkap yang terdiri dari:
72
a. Rangkap 1 diberikan kepada Bendahara sebagai catatan pembayaran bagi Calon Siswa yang telah membayar Formulir Pendaftaran, SPP dan Cicilan Uang Pangkal dan Pembayaran Perlengkapan (Buku dan Seragam). b. Rangkap 2 diberikan kepada Bagian Wawancara sebagai absensi pada saat Calon Siswa melakukan wawancara. c. Rangkap 3 diarsipkan oleh Administrasi. 6.
Bukti Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal Bukti Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal dibuat oleh Bagian Wawancara sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan Calon Siswa setelah disepakati oleh Bagian Wawancara. Bukti Pembayaran SPP dan Cicilan Uang Pangkal dibuat menjadi dua rangkap yang terdiri dari: a. Rangkap 1 diserahkan Calon Siswa yang telah membayar SPP dan Cicilan Uang Pangkal yang telah disepakati antara Bagian Wawancara dengan Calon Siswa. b. Rangkap 2 diserahkan kepada Bendahara untuk diarsip.
7.
Bukti Pembayaran Perlengkapan Bukti Pembayaran Perlengkapan dibuat oleh Bagian Koperasi sebagai bukti pembayaran yang diberikan kepada siswa yang telah membeli perlengkapan sekolah. Bukti Pembayaran Perlengkapan dibuat dalam bentuk tiga rangkap: a. Rangkap 1 diserahkan kepada Siswa yang membeli perlengkapan sekolah termasuk buku dan seragam sekolah. b. Rangkap 2 diserahkan kepada Bendahara sebagai Bukti Transaksi Penjualan buku dan seragam c. Rangkap 3 diarsipkan oleh Bagian Koperasi
73
8.
Daftar Siswa Baru Daftar Siswa Baru dibuat oleh Bendahara yang menunjukkan bahwa Calon Siswa telah memenuhi segala pembayaran untuk dapat mengikuti tahun ajaran baru di SMA Budhaya II Santo Agustinus. Daftar Siswa Baru dibuat dalam dua rangkap: a. Rangkap 1 diserahkan kepada Administrasi untuk dicatat dalam Buku Siswa Aktif. b. Rangkap 2 diarsipkan oleh Bendahara
3.2.8 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan identifikasi kebutuhan informasi pihak Yayasan Santo Agustinus dan Kepala Sekolah SMA Budhaya II Santo Agustinus pada SMA Budhaya II Santo Agustinus maka didapatkan kebutuhan-kebutuhan informasi sebagai berikut: 1. Database Master Siswa Database ini berisi mengenai keterangan siswa yang masih menjadi siswa aktif dan alumni pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_Siswa. 2. Database Master Guru Database ini berisi mengenai keterangan guru yang masih aktif mengajar dan alumni pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_Guru.
74
3. Database Master Karyawan Database ini berisi mengenai keterangan karyawan yang masih aktif melayani administrasi siswa pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_Karyawan. 4. Database Master Mata Pelajaran Database ini berisi mengenai keterangan mata pelajaran yang masih aktif dipelajari pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_MataPelajaran 5. Database Master Buku Database ini berisi mengenai keterangan buku yang diperjualkan pada koperasi sekolah SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_Buku. 6. Database Master Seragam Database ini berisi mengenai keterangan seragam yang diperjualkan pada koperasi sekolah SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Ms_Seragam. 7. Database Transaksi Wali Kelas Database ini berisi mengenai keterangan guru yang aktif menjadi wali kelas pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_WaliKelas. 8. Database Transaksi Pembayaran Formulir Pendaftaran Database ini berisi mengenai history transaksi terhadap penjualan formulir pendaftaran pada saat penerimaan siswa baru SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_BPFP.
75
9. Database Transaksi Ujian Penerimaan Siswa Database ini berisi mengenai history transaksi terhadap Siswa yang mengikuti ujian saringan masuk pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_UPS. 10. Database Transaksi Penerimaan Siswa Database ini berisi mengenai history transaksi terhadap Siswa yang lulus ujian saringan masuk pada SMA Budhaya II Santo Agustinus . Database ini dinamakan Tr_PS. 11. Database Transaksi SPP Database ini berisi mengenai history transaksi pembayaran SPP Siswa aktif setiap bulannya dan Calon Siswa pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_SPP. 12. Database Transaksi Pembayaran Uang Pangkal Database ini berisi mengenai history transaksi pembayaran Uang Pangkal Siswa aktif dan Calon Siswa pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_UP. 13. Database Transaksi Tunggakan SPP Database ini berisi mengenai history transaksi siswa yang belum melakukan pembayaran SPP pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_TSPP.
76
14. Database Transaksi Tunggakan Uang Pangkal Database ini berisi mengenai history transaksi siswa yang belum melakukan pembayaran Uang Pangkal pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_TUP. 15. Database Transaksi Penjualan Buku Database ini berisi mengenai history transaksi penjualan buku terhadap Calon Siswa dan Siswa aktif pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_BPB. 16. Database Transaksi Penjualan Seragam Database ini berisi mengenai history transaksi penjualan seragam terhadap Calon Siswa dan Siswa aktif pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_BPS. 17. Database Transaksi Mutasi Masuk Database ini berisi mengenai history transaksi siswa pindahan yang masuk sebagai siswa SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_Mutasi_Masuk. 18. Database Transaksi Mutasi Keluar Database ini berisi mengenai history transaksi siswa pindahan yang keluar dari SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_Mutasi_Keluar. 19. Database Transaksi Evaluasi Siswa Database ini berisi mengenai history nilai Siswa Aktif pada SMA Budhaya II Santo Agustinus. Database ini dinamakan Tr_ES.
77
20. Laporan Evaluasi Siswa Laporan ini berisi mengenai history hasil prestasi Siswa sejak masuk SMA Budhaya II Santo Agustinus hingga lulus. Laporan ini dibuat berdasarkan Evaluasi Siswa. 21. Laporan Penerimaan Formulir Pendaftaran Laporan ini berisi tentang informasi mengenai total penerimaan yang didapat dari penjualan formulir pendaftaran setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran. 22. Laporan Jumlah Calon Siswa yang Mendaftar Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang mendaftar ke SMA Budhaya II Santo Agustinus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Formulir Pendaftaran. 23. Laporan Jumlah Siswa yang Diterima Laporan ini berisi tentang informasi mengenai jumlah Calon Siswa yang lulus Ujian Penerimaan Siswa dan diterima menjadi Siswa-Siswi SMA Budhaya II Santo Agustinus setiap tahunnya. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Penerimaan Siswa. 24. Laporan Penerimaan SPP Laporan ini berisi tentang total penerimaan yang didapat dari pembayaran SPP Siswa setiap bulannnya, dan pembayaran Calon Siswa baru pada saat diwawancarai oleh Bagian Wawancara. Laporan ini dibuat berdasarkan Slip Setoran dan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal.
78
25. Laporan Tunggakan SPP Laporan ini berisi tentang siswa yang belum membayar SPP pada bulan berjalan beserta jumlah uang SPP yang terutang dan biaya yang dikenakan. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Tunggakan SPP. 26. Laporan Penerimaan Uang Pangkal Laporan ini berisi tentang total penerimaan yang didapat dari pembayaran Uang Pangkal Siswa setiap bulannnya, dan pembayaran Calon Siswa baru pada saat diwawancarai oleh Bagian Wawancara. Laporan ini dibuat berdasarkan Slip Setoran, dan Bukti Pembayaran SPP dan Uang Pangkal. 27. Laporan Tunggakan Uang Pangkal Laporan ini berisi tentang siswa yang belum melunasi Uang Pangkal berdasarkan kesepakatan antara sekolah dan siswa. Laporan ini dibuat berdasarkan Daftar Tunggakan Uang Pangkal. 28. Laporan Penerimaan Penjualan Perlengkapan Laporan ini berisi tentang penjualan buku dan seragam sekolah yang dibeli oleh Siswa. Laporan ini dibuat berdasarkan Bukti Pembayaran Perlengkapan. 29. Laporan Mutasi Laporan ini berisi tentang jumlah siswa pindahan yang masuk dan keluar dari SMA
Budhaya
II
Santo
Agustinus.
Tr_Mutasi_Masuk dan Tr_Mutasi_Keluar.
Laporan
ini
dibuat
berdasarkan
