28
BAB III TINJAUAN TERHADAP SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera 1912 berdiri di magelang tanggal 12 Februari 1912 dan merupakan perusahaan asuransi jiwa yang pertama milik bangsa Indonesia. Ide untuk mendirikan perusahaan asuransi jiwa, sebenarnya sudah timbul dalam konggres Budi Utomo di Yogyakarta pada tahun 1910, atas saran seorang guru yang bernama R.W. Dwijosewojo, tetapi mengingat kesulitan yang sedang dihadapi Bangsa Indonesia pada waktu itu, ide tersebut tidak dapat segera terlaksana. Pada awal usahanya, badan ini dipimpin oleh M.R. Soebroto sebagai Ketua, R. Soehari sebagai Sekretaris, dan M. Amidjoyo sebagai Bendahara. Dengan semakin majunya perusahaan, maka makin terasa perlunya memiliki tenaga pimpinan yang cukap dan khusus mencurahkan perhatian, pikiran dan tenaganya untuk mengelola dan mengembangkan perusahaan. Oleh karena itu, pada tahun 1994 perusahaan Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumi Putera mendirikan cabang untuk pertama kalinya di daerah Bekasi. Karena selama satu tahun AJB Bumi Putera mengalami peningkatan yang cukup pesat, sehingga pada tahun 1995 AJB Bumi Putera mengalami perubahan nama menjadi Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumi Putera Cabang Kalimalang yang dipimpin oleh Bapak Kiman dan berlokasi di Jl. Kincan No. 36 Kalimalang, Bekasi. Karena perkembangnya perusahaan yang semakin pesat dan semakin banyaknya nasabah perusahaan, maka untuk meningkatkan pelayanan kepada para nasabah tersebut, AJB Bumiputera 1912 mulai mempergunakan computer untuk memproses berbagai informasi kegiatan dan administrasinya.
29
3.2
Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan baik pemerintahan maupun swasta struktur
organisasi sangat diperlukan gunanya untuk mengetahui pembagian tugas dari masing-masing unit dala organisasi tersebut, sebelum digambarkan dan dijelaskna struktur organisasi pada AJB Bumiputera terlebih dahulu akan diberikan pengertian tentang struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi dapat diartika sebagai susunan dan hubungan antar bagian-bagian
komponen
dan
posisi
didalam
suatu
perusahaan.
Struktur
menspesifikasikan pembagian kegiatan kerja dan menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan, struktur itu juga menunjukan tingkatan dan struktur wewenang organisasi.
30
Berikut ini adalah struktur organisasi AJB Bumiputera Cabang Kalimalang Bekasi :
Dewan Komisaris
Direktur Utama
General Manager
Manager Personalia
Manager Accounting
Manager Purchasing
Manager Administrasi
Staff
Staff
Staff
Staff
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
31
3.3 Tugas dan Wewenang 3.3.1 Dewan Komisaris Tugas dan wewenang komisaris meliputi : a. Mengawasi pekerjaan dan pengurusan kebijaksanaan perusahaan perseroan oleh direksi. b. Memberiksn usulan dan saran terhadap jalannya operasi perusahaan kepada pihak manajemen. c. Menyampaikan laporan pengawasan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
3.3.2 Direktur Utama Tugas dan wewenang Direktur Utama meliputi : a. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. b. Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan. c. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya. d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
3.3.3 General Manager Tugas dan wewenang General Manager meliputi : a. Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan. b. Merencanakan dan menyiapkan rapat tinjauan perusahaan. c. Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan.
3.3.4 Manager Personalia Tugas dan wewenang Manajer Personalia meliputi :
32
a. Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai b. Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian. c. Membina pengembangan staff administrasi.
3.3.5 Manager Accounting Tugas dan wewenang Manager Accounting meliputi : a. Mengajukan anggaran penerimaan dan pengeluaran secara periodic. b. Melakukan penelitian, penilaian, dan pengendalian pengadaan dana secara utuh, tepat pada waktunya. c. Bertanggung jawab atas penggajian karyawan.
3.3.6 Manager Purchasing Tugas dan wewenang Manager Purchasing meliputi : a. Menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian di AJB. Bumiputera. b. Mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok. c. Memilih dan mengevaluasi serta memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
3.3.7 Manager Administrasi Tugas dan wewenang Manager Administrasi meliputi : a. Memeriksa keseluruhan perincian petunjuk kerja non teknis dan memastikan kecukupan fungsi jabatan kebenaran dan keterkaitan satu dengan yang lainnya. b. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja secara keseluruhan.
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
33
Adapun Prosedur sistem yang berjalan selama ini adalah sebagai berikut : 1. Bagian yang meminta Alat Tulis Kantor (ATK), mengisi dan menyerahkan surat permintaan ke bagian Purchasing. 2. berdasarkan surat permintaan tersebut, bagian Purchasing akan memeriksa apakah stok barang yang diminta ada atau tidak. 3. Jika barang tidak ada : a. maka bagian purchasing akan menangguhkan surat permintaan lalu membuat surat pesanan atau Purchase Orser (PO) rangkap 2, rangkap ke- 1 dikirim ke supplier sedangkan rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. b. Pada saat barang diterima, bagian purchasing akan menerima faktur dari supplier, kemudian faktur akan diperiksa apakah sesuai dengan barang yang diterima. -
Jika terdapat barang yang tidak sesuai maka bagian purchasing akan mengirimkan kembali faktur tersebut ke supplier.
-
Jika barang telah sesuai maka faktur ditanda tangani dan faktur rangkap ke- 2 diberikan kembali ke supplier, kemudian bagian purchasing akan meng-input barang yang masuk, dan faktur rangkap ke- 1 diberikan kepada bagian Accounting.
4. Jika barang yang dituhkan ada : a. Bagian Purchasing akan mencatat barang keluar pada buku stok. b. Kemudian bagian Purchasing membuat laporan, laporan yang dibuat rangkap 2, rangkap ke- 1 kepada pimpinan yang berisi laporan pembelian dan laporan stok, dan rangkap ke- 2 diberikan kepada Accounting yang berisi laporan pembelian. c.
34
Flowmap Yang Sedang Berjalan Departemen
Purchasing
Accounting
Supplier
Pimpinan
Surat permintaan
Surat permintaan
Minta dari cek barang
Y
T Ada barang
Surat permintaan OK
Surat permintaan ditangguhkan
Buat PO catat barang keluar
1
2
PO
1 PO Buku stok C
Buat Laporan 2 1 Laporan Pembelian + Stok
Laporan Pembelian
2
1 Laporan Pembelian + stok 2
1 Faktur
A
1 Faktur
2
35
A
Cek faktur Buat PO
Y
1
Barang OK ?
2
T
1 faktur Ditolak
faktur OK
2 1 faktur Ditolak
Tanda tangani faktur
1 faktur bertanda tangan
2 faktur bertanda tangan
2
Input barang barang
1 faktur bertanda tangan
1 faktur bertanda tangan
Gambar 3.2 : Flowmap yang sedang berjalan
2
