41
BAB III
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Perusahaan Gambaran PT. Awani Lintas Benua secara umum menjelaskan mengenai Latar Belakang Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Tugas dan Wewenang Jabatan, Strategi perusahaan. 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman Dokumen dan Paket ke seluruh wilayah indonesia dan juga meliputi ke beberapa negara di dunia melalui sistem transportasi darat, laut, maupun udara. PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) yang merupakan nama dari kata Awan Indonesia yang terbentang luas melintasi garis khatulistiwa sampai keseluruh benua,didirikan karena sesuai dengan tuntutan kemajuan bisnis di Indonesia dengan dukungan SDM yang profesional dan memiliki beberapa cabang atau agent yang tersebar diseluruh Indonesia dan luar negeri. PT. Awani Lintas Benua bertempat di Jl. H. Ewah No. 60 Jakarta 11610, dengan No.Telp (021) 68891033, 70889960. Didalam setiap pengirimannya PT. Awani Lintas Benua selalu mengutamakan : 1. Kerahasiaan Dengan menjamin kerahasiaan data dari customer atau pelanggan. 2. Ketepatan waktu Dengan mengutamakan ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan jenis pengiriman yang dikehendaki. 41
42
3.
Keakuratan Selalu melapotkan data pengiriman baik keberhasilan maupun retur secara akurat
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi pada PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah menjadi perusahaan Jasa Courier Intracity yang solid dan dapat dipercaya. Misi pada PT. Awani Lintas Benua yaitu memberikan pelayanan Jasa Courier Intracity yang handal dan lebih baik dengan cara berusaha memperhatikan mutu, kualitas layanan serta penampilan staff kami lewat pelatihan yang di lakukan oleh para divisi training dalam lingkungan PT. Awani Lintas Benua, hal tersebut di lakukan agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan memuaskan kepada customer, 3.1.3
Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Mitra Bisnis
Wakil Direktur
Customer Service
Courier
Operational
Finance
Quality Control
Accounting
Personalia
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
43
3.1.4 Tugas dan Wewenang Jabatan Berikut ini adalah tugas dan wewenang dari masing - masing jabatan dalam struktur organisasi 1. Direktur •
Sebagai pemimpin dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN).
•
Berperan sebagai pengambil keputusan utama didalam perusahaaan.
•
Menentukan strategi harga jasa pengiriman paket atau dokumen.
2. Wakil Direktur •
Bertindak
sebagai
perwakilan
perusahaan
dalam hubungannya
dengan
lingkungan luar perusahaan. •
Menjaga dan mengembangkan budaya, nilai, dan reputasi perusahaan dimata pasar (market).
•
Menentukan strategi harga jasa pengiriman paket atau dokumen
3. Operational Bertanggung jawab dalam proses pengambilan barang yang akan dikirimkan sampai dengan pengiriman barang ke tempat tujuan. a. Courier •
Mengambil dokumen atau paket dari pelanggan untuk dikirimkan ke alamat yang dituju
•
Melakukan pengiriman dokumen atau paket ke tempat tujuan secara tepat dan akurat
b.Quality Control •
Mengecek apakah pengemasan yang dilakukan sudah sesuai standar apa belum
•
Memastikan kerahasiaan data dari pelanggan
•
Memastikan ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan jenis pengiriman yang dikehendaki
•
Menjaga keakuratan dengan selalu melaporkan data pengiriman baik keberhasilan maupun retur secara akurat
•
Memperkenalkan perusahaan ke masyarakat luas
44
•
Menarik minat pelanggan untuk menggunakan jasa dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
3. Finance Bertanggung jawab terhadap proses keluar masuknya arus keuangan serta kepegawaian. a. Accounting •
Membuat pembukuan akuntansi perusahaan, seperti general ledger, dan sebagainya.
•
Mengurus pembayaran gaji karyawan
•
Mengatur uang yang keluar atau masuk di dalam perusahaan
•
Membuat laporan keuangan perusahaan
b. Personalia •
Membuat strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan.
•
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan
•
Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan dari perusahaan
•
Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
•
Mengurus bonus yang akan diberikan kepada para karyawan misalnya THR,dll
•
Memberikan surat peringatan jika ada karyawan yang bekerja tidak sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan
•
Melakukan pemecatan jika karyawan tidak memberi respon yang baik dengan surat peringatan yang diberikan sebelumnya
•
Mengurus jadwal pelatihan yang akan diberikan ke para karyawannya
4.Customer service •
Menerima komplain dari para pelanggan PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
•
Melakukan verifikasi kelapangan
45
•
Membuat berita acara yang menjelaskan kronologis dari dokumen atau paket tersebut
•
Membuat surat jalan untuk pengambilan barang
•
Membuat surat pengiriman barang
•
Melakukan
proses
dokumentasi
terhadap
semua
laporan
perusahaan
(Pengarsipan)
5. Mitra Bisnis •
Bekerja sama dengan PT Awani Lintas Benua(ALBEN) dalam mendistribusikan dokumen atau paket yang akan dikirim keseluruh Indonesia dan Luar negeri.
3.1.5. Tahapan Proses Bisnis Perusahaan Tahapan Proses Bisnis yang di lakukan oleh PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) dalam hal pengiriman Dokumen dan paket adalah sebagai berikut : a) Pick Up (Pengambilan) PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) menyediakan waktu pengambilan dokumen/paket yang fleksibel yaitu : ¾ Setiap hari PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) bisa melakukan pengambilan dokumen dan paket yang telah disepakati. ¾ Sewaktu-waktu dengan terlebih dahulu memberitahukan kami jika ada pengambilan dokumen/paket. b) Processing Pemindahan dan pengolahan data untuk mempercepat proses pembuatan tanda terima PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) dapat memindahkan data melalui : ¾ Pemindahan data dapat dilakukan dengan melalui removable harddisk, disket, dengan data text file, excel, dan DBP.
46
¾ Data yang sudah diterima oleh PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) akan diolah dengan klasifikasi wilayah maupun kode pos, hal ini untuk mempercepat proses pengiriman. Wilayah terjauh akan dibuatkan tanda terima terlebih dahulu agar mempercepat proses pengiriman. ¾ Pemindahan data juga dapat dilakukan dengan media komunikasi seperti : modem atau internet. ¾ Untuk selanjutnya tanda terima akan disortir sesuai dengan wilayah dan kode pos. c) Sending Setelah dokumen disortir PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) akan melakukan pengiriman sampai ke alamat penerima, adapun kriterianya sebagai berikut : ¾ Pengantaran alamat ke kantor Dapat diserahkan, satpam kantor, sekretaris dan mailing room. ¾ Pengantaran alamat rumah Dapat diserahkan kepada adik, orang tua, istri atau suami, anak yang sudah dewasa atau anggota keluarga lain atau pembantu rumah tangga. d) Reporting dan quality control Setelah pengiriman dilakukan, PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) akan melaporkan status pengiriman dengan beberapa metode : ¾ Dengan menggunakan manifest pengiriman ¾ Sistem laporan dapat dilakukan dengan on line sistem atau off line (soft copy)
47
¾ Laporan prestasi pengiriman akan dikirimkan pada h+7 ( sesuai dengan jenis pengiriman ) 3.1.6. Strategi Umum Perusahaan Untuk tercapainya tujuan dari perusahaan, maka PT Awani Lintas Benua (ALBEN) harus menentukan beberapa strategi untuk menunjang kegiatan operasional dari perusahaan, strategi tersebut antara lain :
1. Strategi Pemasaran Strategi pemasaran merupakan salah satu senjata bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan pasar untuk merebut pasar yang ada dengan cara menarik minat calon pelanggan agar memakai jasa PT Awani Lintas Benua (ALBEN). Strategi pemasaran tersebut antara lain: a. Kerjasama kemitraan Untuk mendukung usaha yang dilakukan oleh PT Awani Lintas Benua (ALBEN) menjalin kerja sama dengan organisasi lain, misalnya kerja sama dengan Channel of distribution yang berada diluar daerah untuk membantu mendistribusikan dokumen dan paket yang dipercayakan pelanggan ke pada PT Awani Lintas Benua (ALBEN) dengan cepat sesuai dengan waktu yang diberikan. b. Promosi Dengan adanya promosi maka PT Awani Lintas Benua (ALBEN) berkesempatan untuk memperkenalkan perusahaannya ke masyarakat luas. Untuk meningkatkan jumlah pelanggan,maka perusahaan melakukan kegiatan promosi adapun kegiatan yang dilakukan
dengan mengirimkan profile perusahaan dan layanan yang
ditawarkan kepada perusahaan-perusahaan lain disertai dengan proposal kerjasama. c. Kualitas pelayanan Pelayanan merupakan hal yang paling penting yang harus diberikan ke para pelanggan,dengan kualitas pelayanan yang baik, maka pelanggan akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan dan diharapkan akan menggunakan jasanya kembali serta merekomendasikannya ke para kerabat-kerabatnya.
48
2. Strategi Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Untuk memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan kepada customer , maka PT Awani Lintas Benua (ALBEN) memperhatikan mutu,kualitas,serta layanan.Untuk itu sangat diperlukan tenaga kerja yang profesional yang akan menjalankan proses bisnis didalam perusahaan. PT Awani Lintas Benua (ALBEN) melakukan pengembangan Sumber Daya Manusia dengan cara berikut : a. Perekrutan pegawai. Para calon pegawai akan diseleksi sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang dapat membantu untuk mengerjakan seluruh pekerjaan dan tanggung jawabnya sebagai pegawai. b. Pelatihan (Training). Untuk dapat menciptakan tenaga kerja yang profesional sesuai dengan kebutuhan, maka PT Awani Lintas Benua (ALBEN) memberikan pelatihan kepada para karyawannya yang akan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan.
3.2 Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan Analisis terhadap kondisi lingkungan internal dan external perusahaan akan mengacu dan berdasarkan pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang telah dijabarkan pada landasan teori, dimana dari model tersebut dapat dipahami bahwa di dalam sebuah proses perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu input yang akan di proses untuk menghasilkan sebuah output perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Adapun input yang digunakan dalam proses perencanaan tersebut didapat melalui analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan eksternal perusahaan, baik dari lingkungan bisnis maupun lingkungan SI / TI perusahaan. Analisis ini dilakukan dengan maksud mendapatkan pemahaman dan pengetahuan yang mendasar dan menyeluruh tentang kondisi lingkungan perusahaan saat ini. Berikut adalah metode-metode yang digunakan untuk menganalisis kondisi lingkungan internal dan eksternal pada PT Awani Lintas Benua (ALBEN).
49
3.2.1
Analisis Kondisi Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan adalah analisis terhadap faktor-faktor internal yang berpengaruh terhadap aktivitas bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal pada perusahaan yang harus dikembangkan dan dimanfaatkan sehingga dapat menciptakan dan memenuhi peluang oleh perusahaan, atau juga berupa kelemahan yang harus diperbaiki atau diminimalisir oleh perusahaan agar tidak menjadi suatu ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan meliputi analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF (Critical Success Factors) dan KPI (Key Performance Indicator) 3.2.1.1 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
Support Activities Teknologi, Manajemen SDM, Infrastruktur Perusahaan, dll.
Konsultan
Knowledge Managemen
Masalah ‐ masalah
Peluang & Ancaman ‐ Perorangan
‐ Organisasi ‐Organisasi
Marketing
‐Perorangan ‐ Perusahaan
‐Perusahaan
Bank
Keuangan Resource Value Management
Solusi
Implementasi
Relationship Value Management
Client Value Chain
Primary Activity
50
1. Aktivitas Primer : •
Knowledge management Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan apa kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan. Dari kegiatan ini dapat diketahui apakah setiap kebutuhan dan keinginan pelanggan sudah dicakupi oleh perusahaan. Misalnya :
•
-
Selera setiap daerah yang berbeda-beda
-
Menginginkan jasa yang berkualitas dengan harga yang terjangkau
Masalah – masalah Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan melihat apakah masalah-masalah tersebut dapat diatasi atau tidak. Misalnya :
•
-
Kondisi jalan yang rusak
-
Kemacetan dijalan
-
Jadwal pengiriman yang tidak sesuai
Peluang dan ancaman Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi dan yang belum dapat terselesaikan ,kemudian mencari solusinya dan menciptakan suatu Knowledge Application yang baru. Jika
51
perusahaan tersebut tidak bisa membuat suatu Knowledge Application , maka perusahaan tersebut dapat meminta bantuan dari pihak luar.
Misalnya : -
konsultan yang dapat membuat suatu strategi baru yang dapat memecahkan masalah yang ada
•
Keuangan Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis terlebih dahulu, Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan strategi baru. Jika perusahaan tersebut ternyata kekurangan dana maka perusahaan akan mencari sumber dana lain. Misalnya: -
•
Bank
Marketing Dalam kegiatan ini , perusahaan memperkenalkan suatu program atau sistem baru kepada pelanggan atau kepada masyarakat luas. Misalnya : -
Mengirimkan Profile perusahaan dan layanan yang ditawarkan keperusahaan.
•
Memberikan proposal kerjasama
Solusi Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan solusi yang akan dilakukan dan membuat perencanaan dalam pengerjaan solusi tersebut.
52
•
Implementasi Dalam kegiatan ini perusahaan mulai melaksanakan atau menerapkan solusi bisnis yang baru sesuai dengan jadwal implementasi yang telah dibuat sebelumnya.
2. Aktivitas pendukung
• Teknologi Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah penggunaan OS Microsoft Windows XP, OS Microsoft Windows 2003 ,Internet , UPS
untuk
mendukung
proses
kinerja
dan
pendukung
sistem
pada
perusahaan.Aktivitas pengembangan teknologi yang akan dilakukan perusahaan antara lain adalah arsitektur jaringan, dan pembuatan website untuk mendukung kolaborasi kerja dan mengontrol proses yang terjadi di bagian aktivitas primer serta pemanfaatan internet .
• Manajemen Sumber Daya Manusia Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahan meliputi aktivitas perekrutan, pelatihan. Pengembangan kemampuan karyawan.Sumber Daya Manusia merupakan asset paling penting didalam perusahaan , sehingga masalah perekrutan karyawan merupakan hal penting yang harus sangat diperhatikan dengan baik. • Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur
perusahaan
meliputi
aktivitas-aktivitas
manajemen
umum
perusahaan, perencanaan, keuangan, akuntansi, administrasi perusahaan.
53
Kegiatan
Masalah
Solusi
Informasi bisnis / Suport sistem
•
Knowledge
9 Sulit mensesuaikan
managemen
selera pelanggan
¾ Membangun
suatu CRM
sistem
untuk
pelanggan
dalam
menyampaikan keluhan
langsung
keperusahaan •
9 Jadwal pengiriman
Masalahmasalah
¾ Adanya
aktivitas
yang tidak sesuai
untuk
pengaturan
dengan pelanggan
jadwal
pengiriman
Scheduling information system
dokumen atau paket •
Peluang Ancaman
&
9 Sulitnya mendapatkan solusi terhadap
masalah
yang
dihadapi
perusahaan
•
Keuangan
9 Perusahaan kekurangan dana
¾ Perusahaan membuat
DSS
knowledge Application meminta
atau bantuan
pihak luar ¾ Mencari
sumber
DSS
dana Misalnya dari Bank
54
9 Sulit
•
Marketing
untuk
memperkenalkan perusahaan
ke
masyarakat luas
Website ¾ Menggunakan suatu sistem
baru
dan
E-
marketing
untuk
memperkenalkan perusahaan
ke
masyarakat 9 Sulit
•
Solusi
DSS
untuk ¾ Membuat
perusahaan merumuskan
perencanaan
dalam
solusi yang akan
pengerjaan solusi.
dilakukan 9 Sulit
•
Implementa si
untuk
membuat
jadwal
implementasi agar
MIS ¾ Membuat
sebuah
perencanaan Implementasi
tepat waktu Website •
Teknologi
9 Teknologi
yang
¾ Melakukan
ada saat ini masih
pengembangan
sangat sederhana
teknologi yang ada
untuk
itu
dan
Arsitektur Jaringan
perlu
adanya pengembangan sistem yang lebih baik
untuk
menunjang proses bisnis perusahaan.
•
55
Manajemen
9 Sulit
untuk
membentuk
SDM
karyawan
¾ Memilih
secara
selektif saat merekrut yang
berkualitas
karyawan
dan
memberikan pelatihan
kepada
para karyawan MIS •
Infrastruktu
9 Masih
belum
terkomputerisasi
r perusahaan
dan
mempunyai
sistem khusus
¾ Mengusulkan
untuk
menggunakan sistem untuk
memaksimalkan infrastruktur
dari
perusahaan
Tabel 3.1 Ringkasan Value Chain
3.2.2
Analisis Kondisi Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisis lingkungan eksternal bisnis pada PT. Awani Lintas Benua
(ALBEN). dilakukan dengan menganalisa berbagai faktor eksternal yang dapat berpengaruh dalam aktivitas bisnis perusahaan tersebut. Analisis ini merupakan analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis PEST dan analisis lima faktor persaingan Porter.
3.2.2.2 Analisis PEST Perusahaan
56
1.
Politik : Keadaan politik dan hankam di lokasi tujuan pengiriman barang pada saat ini
menghadapi keadaan yang kurang stabil sehingga dapat menghambat aktivitas bisnis yang dijalankan oleh PT. Awani Lintas Benua (ALBEN). Beberapa penyebabnya antara lain:
a. Adanya gejolak politik di masing – masing tempat tujuan pengiriman barang yang dapat mengancam sampainya barang ke tempat tujuan karena disebabkan adanya perbedaan kebijakan di masing-masing kota atau negara tujuan. b. Adanya gejolak sosial politik, baik di dalam negeri maupun di luar negeri, seperti adanya demonstrasi akibat kebijakan pemerintah Indonesia mengenai kenaikan harga, dan sebagainya yang dapat menghambat pengiriman barang ke tempat tujuan.
2. Ekonomi : a. Inflasi yang masih tinggi mempengaruhi nilai tukar mata uang Rupiah terhadap Dollar Amerika yang dapat berdampak pada meningkatnya biaya operasi perusahaan karena sebagian
biaya operasi menggunakan mata uang asing
apabila pengiriman ke luar negeri, terutama Dollar Amerika untuk pengiriman ke luar negeri. Dengan demikian, PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) cukup mengalami kesulitan dalam penetapan harga akibat perubahan nilai tukar mata uang Dollar Amerika tersebut.
b. Perubahan harga minyak dunia yang mempengaruhi biaya operasional perusahaan yang diantaranya akibat pemanfaatan transportasi untuk pengiriman barang yang membutuhkan biaya untuk pembelian bahan bakar minyak.
3. Sosial :
57
Negara kita punya suatu tradisi yang selalu memberikan cendramata atau oleholeh kepada para saudara yang berada di luar kota apabila ia tidak sempat pulang ke luar kota mulai dari lebaran, natal dan tahun baru. Dengan demikian, perusahaan pengiriman barang, termasuk PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) memiliki peluang yang semakin besar.
4. Teknologi : a. Penyebaran informasi mengenai jasa pengiriman barang melalui berbagai media seperti televisi, internet, majalah, dan sebagainya yang meningkatkan daya tarik masyarakat untuk menggunakan layanan pengiriman barang yang dimilki PT. Awani Lintas Benua (ALBEN). Dengan demikian, hal tersebut dapat meningkatkan kemungkinan masyarakat tersebut untuk menggunakan jasa PT. Awani Lintas Benua (ALBEN).
58
Jenis Ancaman
•
Politik
Ancaman
•
Adanya
Ekonomi
harus Diantisipasi
Sistem Support
Memonitoring pengiriman
di
dokumen atau
dalam
negeri,
•
Business Information &
sosial politik, baik
maupun
•
gejolak •
Tindakan Yang
negeri di
paket
luar seperti •
•
Memiliki
adanya demonstrasi
channel of
Asdanya perbedaan
distribution
kebijakan
untuk
di
•
masing-masing kota
mendistribusika
atau negara tujuan.
n
Fleet tracker
Arsitektur jaringan (internet)
paket/dokumen •
keluar kota
Inflasi yang masih tinggi
•
Menaikkan
mempengaruhi nilai
harga
tukar mata uang
pengiriman
Rupiah terhadap
paket/dokumen
•
Dollar Amerika
Scheduling information system
yang dapat berdampak pada meningkatnya biaya operasi perusahaan • • •
Sosial
Membuat daftar
Perubahan harga
pengiriman dan
minyak dunia yang
mengirim
mempengaruhi
sekaligus
biaya operasional
tempat-tempat
perusahaan
yang berdekatan
•
E-Marketing
•
Website
59
sehingga tidak jalan 2 kali • •
Negara kita punya suatu tradisi yang
Teknologi
•
Meningkatkan
selalu memberikan
promosi
cendramata atau
sehingga
oleh-oleh kepada
masyarakat
para saudara yang
tertarik
berada di luar kota
menggunakan jasa perusahaan
•
Teknologi yang
•
Menggunakan
semakin
teknologi
berkembang yang
seperti internet
digunakan untuk
untuk
media promosi
penyebaran informasi yang dibutuhkan
Tabel 3.3 Ringkasan PEST
3.2.2.1 Lima Faktor Persaingan Porter Di dalam dunia bisnis pasti setiap perusahaan memiliki persaingan baik dari ruang lingkup eksternal maupun dari ruang lingkup intenal. Dengan adanya persaingan tersebut membuat kita menjadi termotivasi untuk menjadi yang terbaik dari segi kinerja maupun kualitas. Selain itu persaingan juga bisa sebagai tolak ukur kita dalam keberhasilan sebuah perusahaan, sehingga memacu kita untuk selalu menciptakan inovasi terbaru untuk lebih unggul di dalam dunia persaingan antar perusahaan jasa pengiriman paket dan dokumen.
60
Berdasarkan model persaingan porter, ada lima faktor di dalam dunia persaingan antara lain : banyaknya muncul perusahaan pendatang baru di bidang bisnis yang sama, sehingga menimbulkan ancaman produk substitusi, daya tawar menawar dari pembeli (costumer), daya tawar menawar dari pemasok (supplier), dan persaingan diantara perusahaan di bidang yang sejenis. Berikut ini adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Awani Lintas Benua (ALBEN)
Pendatang Baru - PT Andalas Cargo - Sahabat Cargo Express - PT Deka Mega Anugerah
Pesaing Industri Pemasok -
Transportasi Perusahaan Kayu Percetakan Perusahaan Kardus Perusahaan Tali Perusahaan Perekat dll
Pembeli Perusahaan yang bergerak di bidang jasa jasa Courier Intracity, Domestik & International seperti :
-
-
-
DHL Tiki dll
Binus University Siloam Hospital Kebon Jeruk Rumah Sakit Ongkomulyo Rumah Sakit Perta Medika Ikatan Dokter Indonesia Ikatan Akutansi Indonesia dll
Produk Substitusi Perusahaan seperti PT. POS Indonesia, PT. KAI, dan perusahaan armada Bus yang memperluas cakupan bisnisnya di bidang jasa pengiriman barang.
Gambar 3.3 Analisis Porter pada PT. Awani Lintas Benua(ALBEN)
61
1. Pendatang baru Pendatang baru yang dimaksud disini adalah semua perusahaan yang baru mulai berdiri dan akan bergerak pada bidang usaha yang sama seperti PT Awani Lintas Benua (ALBEN) seperti PT Andalas Cargo , Sahabat Cargo Express, PT Deka Mega Anugerah , dll.Untuk mengatasi ancaman dari pendatang baru PT Awani Lintas Benua (ALBEN) telah mempersiapkan langkah dalam menjaga pangsa pasar, salah satunya yaitu dengan mempekerjakan sumber daya manusia yang terlatih dan selalu mengutamakan kerahasiaan dan ketepatan waktu.
2. Pesaing Industri Yang menjadi pesaing industri utama dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah Perusahaan yang bergerak di bidang jasa Courier Intracity, Domestik & International yang berada disekitar PT.ALBEN(Jakarta) serta mempunyai kedudukan yang kompetitif. Pada saat ini jumlah perusahaan yang ada didalam persaingan jasa pengiriman dokumen
atau paket sudah mulai
banyak yang bermunculan, hal ini dikarenakan perusahaan tersebut sangat menjanjikan,namun kondisi tersebut tidak begitu mengkhawatirkan bagi PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
dimana perusahaan telah menjalin kontrak
dengan beberapa pembeli tetap untuk mengunakan jasanya dalam mengirimkan dokumen atau paket ke tempat tujuan.Namun akan menjadi ancaman yang serius jika perusahaan pesaing menawarkan jasa pengiriman dengan harga yang relatif lebih murah dan pelayanan yang berkualitas.Tetapi hal ini telah diantisipasi oleh pihak perusahaan dengan menawarkan harga yang bersaing dan pelayanan yang berkualitas serta menjamin ketepatan waktu pengiriman, dengan tujuan membina hubungan dan kerjasama yang lebih baik dengan para pembeli. 3. Kekuatan Penawaran Pemasok PT Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah perusahaan jasa pengiriman dokumen atau paket mandiri,akan
yang melakukan semua proses bisnisnya secara
tetapi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya pihak
62
perusahaan melakukan kerja sama dengan beberapa pihak lain seperti perusahaan Transportasi , kayu , percetakan , kardus , tali , perekat dan perlengkapan logistik lainnya. Dalam mendapatkan kontrak kerjasama dengan pihak pemasok, perusahaan harus bersaing dengan sejumlah perusahaan yang berbeda. 4. Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli
Yang menjadi pihak pembeli atau pengguna jasa dari PT Awani Lintas
Benua (ALBEN) adalah beberapa perusahaan seperti Binus University , Siloam Hospital Kebon Jeruk , Rumah Sakit Ongkomulyo , Rumah Sakit Perta Medika , Ikatan Dokter Indonesia , Ikatan Akutansi Indonesia , Dll. Dalam hal ini pembeli atau pengguna jasa dari kalangan organisasi atau perusahaan
mempunyai kekuatan tawar-menawar yang lebih besar,karena
mengingat perusahaan-perusahaan yang menggunakan jasa PT Awani Lintas Benua (ALBEN) dalam jumlah yang cukup besar. Untuk memenangkan persaingan antar perusahaan dalam mendapatkan kontrak kerjasama serta meningkatkan kekuatan tawar-menawar terhadap pihak pembeli, perusahaan menawarkan harga khusus yang lebih murah sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan pembeli. 5. Ancaman Produk Pengganti Produk pengganti bagi PT Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah Perusahaan seperti PT. POS Indonesia, PT. KAI, dan perusahaan armada Bus yang memperluas cakupan bisnisnya di bidang jasa pengiriman barang , tetapi kekuatan ancaman tersebut tidak terlalu besar karena tujuan utama dari perusahaan tersebut adalah bukan bergerak di bidang jasa pengiriman barang, dan pastinya jangkauan wilayah pengirimannya juga masih terbatas.
63
Jenis ancaman
•
Pendatang
Tingkat ancaman
•
Tinggi
Tindakan yang harus
Business Information &
dianalisis
Sistem Support
•
baru
Mempekerjakan SDM yang terlatih
•
Mengutamakan
•
Fleet tracker
kualitas dan ketepatan waktu •
Pesaing
•
Tinggi
•
Industri
Melakukan
• E-Marketing&Website
promosi •
Menawarkan
• Website
harga yang bersaing dan pelayanan yang berkualitas serta menjamin ketepatan waktu pengiriman •
Kekuatan
•
Rendah
•
Menetapkan
Penawaran
pembelian sesuai
pemasok
dengan waktu
•
Management information system
yang disepakati secara rutin sehingga saling menguntungkan
•
Kekuatan
•
Tinggi
•
Menawarkan
tawar –
harga khusus
menawar
yang lebih murah
pembeli
64
sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan pembeli •
Produk Pengganti
•
Rendah
•
Memperluas jangkauan wilayah pengiriman
Tabel 3.2 Ringkasan Porter
65
3.3 Analisis SWOT Perusahaan Kelangsungan hidup setiap perusahaan pastinya akan dapat dipengaruhi oleh berbagai macam faktor strategis dari segi eksternal dan juga internal, dan memiliki hasil yang berbeda-beda juga untuk setiap perusahaan dari segi faktor-faktor tersebut. Oleh sebab itu setiap perusahaan harus mengidentifikasi faktor-faktor strategis dari segi internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dan faktor-faktor strategis dari segi eksternal yang berasal dari peluang dan ancaman yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Untuk itu perusahaan dapat menggunakan metode dengan analisis SWOT agar dapat mengidentifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) bagi perusahaan tersebut. Sehingga dapat membantu perusahaan untuk dapat meningkatkan kekuatan dan peluang sekaligus meminimalisir kelemahan dan ancaman yang ada. Berikut ini adalah penjabaran analisis SWOT pada PT. Awani Lintas Benua : 1. Kekuatan (Strengths) •
Memiliki harga yang bersaing dan terjangkau,sehingga para pelanggan tetap menggunakan jasa dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN).
•
Memiliki mitra kerja atau perusahaan pengguna jasa yang sudah terkemuka, sehingga PT Awani Lintas Benua (ALBEN) mempunyai reputasi yang baik di bidang jasa pengiriman dokumen & paket.
•
Memiliki cabang (agent) yang sudah tersebar di seluruh Indonesia untuk mempermudah mendistribusikan dokumen atau paket tersebut.
•
Pelayanan kepada customer yang lebih baik dengan kerahasiaan,ketepatan waktu,dan keakuratan.
66
2. Kelemahan (Weakness) •
Sumber daya manusia yang masih terbatas dan kurangnya pengawasan dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
•
Tidak memiliki website untuk meningkatkan bisnis dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
•
Nama perusahaan yang belum dikenal baik dikalangan masyarakat luas
•
Tidak semua area fungsional terkomputerisasi
3. Peluang (Opportunities) •
Tahun ini merupakan tahun PEMILU 2009, maka akan banyak organisasi yang membutuhkan jasa pengiriman dokumen / paket.
•
Semakin maraknya sistem perdagangan E-Commerce membuat kita untuk melakukan pengiriman barang antar kota maupun negara.
•
Banyaknya perusahaan yang melakukan expansi di beberapa tempat, sehingga memungkinkan terjadinya proses pengiriman barang.
•
Tradisi Bangsa kita untuk mengirimkan cenderamata kepada para kerabat dan sanak saudara pada hari raya Lebaran,Natal dan Tahun Baru.
4. Ancaman (Threats) •
Karena semakin tidak menentunya keadaan ekonomi di dunia khususnya di dalam negeri, membuat kita harus bisa mengatur cash flow perusahaan sebaik mungkin.
•
Semakin banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, salah satunya bermain dengan segi harga yang lebih murah.
•
Situasi politik dan keamanan di beberapa Negara yang masih kurang stabil.
67
•
Teknologi yang semakin canggih , sehingga jika tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada maka perusahaan akan terbelakang.
Setelah faktor-faktor strategis internal dan eksternal tersebut terindentifikasi, maka faktor-faktor tersebut perlu dirumuskan dalam kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS). Tabel IFAS dan EFAS PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) dapat digambarkan sebagai berikut:
68
IFAS(Internal Strategic Factors Analysis Summary : FAKTOR – FAKTOR
BOBOT
STRATEGI INTERNAL
RATIN
BOBOT ×
G
RATING
KEKUATAN : •
Memiliki harga yang bersaing
0.20
3
0.60
•
Memiliki mitra kerja atau pengguna jasa yang
0.10
2
0.20
0.15
3
0.45
0.15
3
0.45
terkemuka •
Memiliki cabang (agent) yang sudah tersebar diseluruh Indonesia
•
Pelayanan customer yang lebih baik
TOTAL KEKUATAN
0.60
1,70
KELEMAHAN : •
Sumber daya manusia yang masih terbatas dan kurangnya pengawasan
•
-0.30
0.10
-2
-0.20
0.10
-2
-0.20
0.10
-1
-0.10
Nama perusahaan yang belum dikenal baik dikalangan masyarakat luas
•
-3
Tidak memiliki website untuk meningkatkan bisnis perusahaan
•
0.10
Tidak semua area fungsional terkomputerisasi
TOTAL KELEMAHAN
0.40
-(0.80)
TOTAL IFAS
1,00
0,90
Tabel 3.4 IFAS PT. Awani Lintas Benua (ALBEN)
69
EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) : FAKTOR – FAKTOR
RATIN
BOBOT ×
G
RATING
0.10
2
0.20
0.10
2
0,20
0.10
3
0.30
0.20
3
0.60
BOBOT
STRATEGI EKSTERNAL PELUANG : •
Pada tahun ini diadakan pemilu oleh karena itu banyak organisasi yang mau menggunakan jasa ini.
•
Semakin maraknya pada saat ini perdagangan e-commerce.
•
Banyaknya
perusahaan yang melakukan
expansi
beberapa
di
tempat
sehingga
membuka peluang bisnis ini. •
Tradisi bangsa kita untuk mengirimkan cinderamata untuk para kerabat dan saudara pada hari raya Lebaran , Natal dan Tahun Baru
TOTAL PELUANG
0.50
1,3
ANCAMAN : •
Karena adanya keadaan ekonomi saat ini yang
0.15
-2
-0.30
0.15
-3
-0.45
0.10
-2
-0.20
0,10
-1
-0,10
tidak menentu. •
Munculnya pesaing baru dari perusahaan sejenis.
•
Situasi politik dan keamanan di beberapa Negara yang masih kurang stabil.
•
Teknologi yang semakin canggih.
TOTAL KELEMAHAN
0.50
-(1,05)
TOTAL EFAS
1,00
0.25
Tabel 3.5 EFAS PT. Awani Lintas Benua (ALBEN)
70
3.3.1
Tahap Analisis SWOT
Nilai total dari table IFAS dan EFAS di atas, yaitu : IFAS 0,90 dan EFAS 0,25. tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relative PT Awani Lintas Benua (ALBEN) terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT Awani Lintas Benua (ALBEN). IFAS dan EFAS yang digunakan untuk pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisis SWOT: 1. Jumlah dari hasil perkalian (BOBOT) x (RATING) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X Kekuatan
: 1,70
Kelemahan
: -0,80
Titik X (internal) = kekuatan – kelemahan = 1,70 – 0,80 = 0,90 2. jumlah dari hasil perkalian (BOBOT) x (RATING) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y Peluang
: 1,30
Ancaman : -1,05 TitikY (Eksternal) = peluang – ancaman = 1,30 -1,05 = 0,25
71
Dengan perhitungan ini, maka dapat disimpulkan kondisi perusahaan pada titik koordinat perhitungan SWOT seperti pada gambar di bawah ini.
Peluang
I
III
0,90 ; 0,25 0,25 Kekuatan
Kelemahan 0,90
IV
II Ancaman
Gambar 3.4 Diagram Analisis SWOT
Keterangan Kuadran : I
: Strategi Agresif
II
: Strategi Diversifikasi Produk
III
: Strategi Turn Around
IV
: Strategi Defensif
3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik (0,90-0.25) Berdasarkan diagram analisis SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada pada kuadran I, dalam kuadran ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan dimana perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresi
72
3.3.2
Matrik SWOT
Matrik SWOT PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) IFAS
• • • •
EFAS
PELUANG (O) • • •
•
Pada tahun ini diadakan pemilu oleh karena itu banyak organisasi yang mau menggunakan jasa ini. Semakin maraknya pada saat ini perdagangan e-commerce. Banyaknya perusahaan yang melakukan expansi di beberapa tempat sehingga membuka peluang bisnis ini. Tradisi mengirimkan cenderamata pada saat hari raya Lebaran ,Natal dan Tahun Baru.
KELEMAHAN (W)
KEKUATAN (S) Memiliki harga yang bersaing Memiliki mitra kerja yang terkemuka Memiliki cabang yang sudah tersebar Pelayanan customer yang lebih baik
•
• • •
STRATEGI SO 9 9 9
Memperbesar market share dengan membuka rute-rute yang potensial Menciptakan berbagai jenis penawaran yang dapat menarik pelanggan Meningkatkan pelayanan kepada melalui pengembangan system dan teknologi informasi yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan
Sumber daya manusia yang masih terbatas Sumber daya manusia yang dimilikinya masih terbatas. Nama perusahaan belum dikenal Tidak memiliki website Semua area fungsional belum terkomputerisasi dengan baik
STRATEGI WO 9 9 9 9
Pengembangan e-commerce yang mendukung B2C dan B2B Pengembangan system yang membantu dalam pengambilan keputusan Perekrutan karyawan yang handal dan berkualitas sesuai kebutuhan perusahaan Membuat Website yang lebih bisa inovatif dalam mengembangkan system
ANCAMAN (T) • • •
Karena adanya keadaan ekonomi saat ini yang tidak menentu. Semakin banyaknya perusahaan jasa pengiriman pada saat ini. Situasi politik dan keamanan di beberapa Negara yang masih kurang stabil.
STRATEGI ST 9 Kebijakan penetapan harga yang kompetitif 9 Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis 9 Mengembangkan hubungan kerjasama kepada perusahaan Pt Kai & perusahaan bus
STRATEGI WT 9 Mengoptimalkan sumber daya
9 9
manusia yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian Pengembangan system website yang lebih mendukung kinerja perusahaan Pembaharuan Sumber daya Manusia yang lebih berpotensi
Tabel 3.6 Matrik SWOT PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
73
3.4 Analisis CSF dan KPI Perusahaan CSF (Critical Success Factor) adalah beberapa faktor penting yang menentukan kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya dimana berbagai hal tean tepat sehingga bisnisnya dapat berkembang dengan baik. Untuk mengetahui sudah sejauh mana perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya, maka diperlukan suatu ukuran atau indikator yang biasa disebut dengan ”Key Performance Indicator” (KPI) yang dapat membantu memberikan penilaian kinerja pada perusahaan tersebut. Berikut ini adalah critical success factor beserta key performance indicator yang dimiliki PT. Awani Lintas Benua (ALBEN): 1) Sumber daya manusia yang berkualitas Key Performance Indicator: •
Nilai IPK yang baik
•
Jumlah Absensi
•
Sering mengikuti pelatihan
•
Menguasai beberapa bahasa
2) Penyediaan jasa yang berkualitas Key Performance Indicator: •
Memastikan ketepatan waktu pengiriman
•
Kesesuaian jadwal pengiriman
•
Merahasiakan data pelanggan
•
Selalu melaporkan data pengiriman baik keberhasilan maupun retur secara akurat.
74
3) Pelayanan yang memuaskan Key Performance Indicator: •
Pelanggan menggunakan jasa perusahaan kembali
•
Meminimalisasi komplain dari para pelanggan
•
Jumlah pelanggan bertambah
Tujuan
CSF
KPI
Business Information & Sistem Support
• Untuk pelayanan
• SDM yang
yang profesional
berkualitas
•
Nilai IPK yang baik
dan
•
Jumlah absensi
Memuaskan
•
Sering mengikuti
Aplikasi karyawan
pelatihan •
Menguasai beberapa bahasa
• Untuk masyarakat
• Penyedia
menggunakan jasa
jasa yang
dari PT. Awani
berkualitas
Lintas Benua
•
Memastikan ketepatan waktu pengiriman
•
Kesesuaian jadwal pengiriman
•
Scheduling information system Scheduling information system
Merahasiakan data pelanggan
•
Selalu melaporkan data Management pengiriman baik information system keberhasilan maupun retur secara akurat.
75
• Untuk memberikan •
Pelayanan
•
Pelanggan
kepuasan
yang
menggunakan jasa
pelanggan dan
memuaskan
perusahaan kembali
menarik minat pelanggan untuk
•
Website
CRM
pelanggan
PT. Awani Lintas •
Jumlah pelanggan bertambah
Management information system
Tabel 3.7 Ringkasan CSF&KPI
3.5
Analisis Lingkungan Internal SI / TI Perusahaan Untuk saat ini PT. Awani Lintas Benua baru mempunyai aplikasi keuangan.sedangkan untuk kegiatan seperti perhitungan gaji, pembuatan laporan masih menggunakan spread sheet berbasis Windows seperti Microsoft Excel, Word, dan Access.untuk absensi karyawan masih mengunakan cara absen manual ,sedangkan untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran informasi menggunakan media komunikasi standart seperti mesin fax,telepon,dan E-mail. Adapun aset teknologi yang dimiliki oleh PT Awani Lintas Benua (ALBEN) pada saat ini adalah sebagai berikut :
&
komplain dari para
menggunakan jasa
Benua
Meminimalisasi
E-marketing
76
3.5.1
Spesifikasi Hardware PT Awani Lintas Benua (ALBEN) Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki oleh PT
Awani Lintas Benua (ALBEN), berdasarkan hasil observasi langsung Jenis Hardware
Keterangan Pc Desktop Direktur&Wakil Direktur : -
Intel Core 2 Duo
-
Memory 2 DDR2
-
Harddisk 160 GB
-
Vga Onboard
-
Monitor LCD 15”
Pc Desktop Operational : -
Intel Pentium IV
-
Memory 512 DDR2
-
Harddisk 80 GB
-
Vga Onboard
-
Monitor 15”
Pc Desktop Finance : -
Intel Pentium IV
-
Memory 512 Mb DDR
-
Harddisk 80 GB
-
Monitor 15”
-
Vga Onboard
Pc Desktop Customer service: -
Intel Pentium IV
-
Memory 512 Mb DDR2
-
Harddisk 80 GB
-
Monitor 15’’
Jumlah 2
1
2
1
Printer
3
UPS
2
Tabel 3.8 Spesifikasi Hardware
77
3.5.2 Spesifikasi Software PT Awani Lintas Benua (ALBEN) Berikut ini adalah daftar spesifikasi software yang dimiliki oleh PT Awani Lintas Benua (ALBEN), berdasarkan hasil observasi langsung Aplikasi
Pemanfaatan
Lingkungan Hardware dan software
•
•
Karyawan
Pelanggan
•
Data karyawan
¾ PC / Excel
•
Jumlah absensi
¾ PC / Excel
•
Jumlah lembur
¾ PC / Excel
•
Data pelanggan
•
¾ PC / Excel
Data penggunaan jasa
¾ PC / Excel
•
Data pembayaran
¾ PC / Excel
•
Data Complain
¾ PC / Excel
•
Pengiriman
• •
Hari,tanggal,jam
¾ PC / Excel
pengiriman
¾ PC / Excel
Penerima
dokumen
atau
paket yang dikirim •
Keuangan
•
Penggajian karyawan
¾ PC / Excel
•
Pembelianbahan
¾ PC / Excel
perlengkapan logistik •
Pembayaran dari pengguna
¾ PC / Excel
jasa perusahaan
•
Ms Office 2003
•
Menyimpan
data-data
aplikasi perusahaan
¾ PC/ Excel,word,powerpoint
•
Windows xp
•
Software untuk pc
¾ PC / XP profesional
Tabel 3.9 Spesifikasi software
78
3.6 Portofolio Aplikasi Saat ini Portfolio aplikasi saat ini merupakan suatu analisis dari keseluruhan aplikasi dari perusahaan, baik yang ada saat ini,yang potensial ataupun yang masih akan direncanakan.didalam portfolio aplikasi kita dapat menilai sebuah aplikasi yang dapat dikategorikan sebagai strategic,high potensial, key operational atau support, sesuai dengan peranannya dalam mendukung setiap strategi bisnis dari perusahaan baik saat ini maupun dimasa yang akan datang. Portfolio aplikasi saat ini pada PT Awani Lintas Benua (ALBEN) adalah sebagai berikut : Tinggi STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
Penting untuk bisnis mendatang ¾ ¾ ¾ ¾
Aplikasi Karyawan Aplikasi Pelanggan Aplikasi Pengiriman Aplikasi Keuangan
KEY OPERATIONAL Tinggi
¾ MS Office 2003 ¾ Windows XP
SUPPORT
Penting untuk masa lalu dan masa sekarang
Rendah
Gambar 3.5 Portfolio aplikasi saat ini pada PT Awani Lintas Benua(ALBEN)
Dari analisis portfolio aplikasi pada perusahaan PT Awani Lintas Benua (ALBEN) saat ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memilki aplikasi yang bersifat strategic maupun high potential. Selama ini SI/TI hanya terbatas untuk melakukan atau mendukung proses kegiatan operasional sehari-hari saja. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memamfaatkan peluang adanya SI/TI secara maksimal untuk menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan seperti penggunaan
79
website yang ada belum digunakan secara maksimal dalam proses bisnis perusahaan. Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan, Sebaiknya perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat strategic. Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal aplikasi tersebut bisa dikategorikan kedalam kuadran High potensial terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan kedalam kuadran Strategic dan kemudian barulah aplikasi tersebut diimpelentasikan didalam perusahaan agar dapat meningkatkan keunggulan bagi perusahaan.
3.7 Analisis Lingkungan Eksternal SI / TI Perusahaan PT Awani Lintas Benua (ALBEN) menyadari akan pentingnya dukungan dari penerapan sistem informasi yang muktahir selain pengembangan sumber daya manusia serta pengelolahan rantai suplai sampai penyediaan berbagai jasa layanan bagi informasi, terlebih lagi dengan kondisi persaingan saat ini dimana para pesaing yang ada telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang cukup memadai didalam mendukung kinerja proses bisnis mereka. Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi suatu industri usaha, terutama pada bidang usaha yang memerlukan kinerja yang cepat dalam pengelolahan data dan informasi. Tetapi hal ini juga menjadi ancaman yang serius bagi perusahaan, mengingat kurangnya SDM dan modal yang cukup dalam mengimplementasi teknologi yang dibutuhkan. Salah satu teknologi yang sedang trend adalah aplikasi DSS, dimana penggunaan DSS juga dapat mendukung perusahaan dalam meraih peluang yang ada, dimana DSS dapat membantu Direktur dan wakilnya dalam menentukan keputusan secara cepat dan tepat.
80
3.8 Audit grid Nilai Bisnis
1. Apakah aplikasi yang ada sudah membantu
3
2
1
Responden
Rerata
Ya
Ragu
Tidak
2
3
0
5
2.4
3
2
0
5
2.6
4
1
0
5
2.8
4
1
0
5
2.8
2
3
0
5
2.4
2
3
0
5
2.4
Rerata
15.4
Rata - rata
2.57
anda dalam bekerja? 2. Apakah aplikasi ini mendukung dalam pencapaian target perusahaan? 3. Apakah aplikasi ini perlu dikembangkan untuk menambah keuntungan perusahaan? 4. Apakah prosedur yang ada saat ini perlu dikembangkan untuk membantu mendukung kinerja? 5. Apakah
aplikasi
yang
ada
saat
ini
menyediakan informasi yang akurat? 6. Apakah penggunaan aplikasi ini sudah efektif dan efisien dari segi waktu dan biaya?
Tabel 3.10 Tabel Kuesioner Nilai Bisnis pada Sistem Informasi Awani Lintas Benua (ALBEN)
81
Kualitas Teknis
1. Apakah computer yang ada saat ini sudah
3
2
1
Responden
Rerata
Ya
Ragu
Tidak
2
2
1
5
2.2
4
1
0
5
2.8
5
0
0
2
3
0
5
2.4
2
3
0
5
2.4
Rerata
12.8
Rata – rata
2.56
mendukung pengginaan aplikasi ini? 2. Apakah perlu diadakan pelatihan lebih lanjut perihal penggunaan aplikasi ini? 3. Apakah
perlu
diadakan
peningkatan
3.0
kapasitas hardware amupun software yang ada saat ini? 4. Apakah jika terjadi crash atas hardware maupun software akan mudah dan cepat untuk diatasi? 5. Apakah karyawan sudah familiar dengan aplikasi yang ada saat ini?
Tabel 3.11 Tabel Kuesioner Kualitas Teknis pada Sistem Informasi Awani Lintas Benua (ALBEN)
Aplikasi
Sistem Informasi ALBEN
Nilai Teknis
Nilai Bisnis
(X)
(Y)
2.57
2.56
Keterangan
Pelihara dan kembangkan
Tabel 3.12 Matriks Audit Grid
82
Dari hasil analisis yang didapat dari tabel Matriks Audit Grid diatas maka dibuatlah diagram audit grid yang dimiliki oleh PT AWANI LINTAS BENUA (ALBEN) yang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.6 Diagram Audit Grid pada PT Awani Lintas benua (ALBEN)
83
3.9 Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan Fungsi bisnis yaitu sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung tujuan pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, antara lain area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan-tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat juga diartikan memiliki input dan selanjutnya akan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram-diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas, dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek-aspek informasi dalam perusahaan.
84
Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis pada PT. Awani Lintas Benua : Fungsi
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
Area Operational
•
Pelayanan pelanggan
•
9 Mengambil dokumen / paket yang akan dikirim.
Pengiriman barang
9 Melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan. 9 Memastikan
ketepatan
waktu
dalam
pengiriman •
Melakukan pengecekan
9 Menjaga kualitas pengiriman 9 Memastikan kerahasiaan data pelanggan 9 Memastikan ketepatan waktu pengiriman 9 Selalu melaporkan data pengiriman
•
Promosi 9 Memperkenalkan perusahaan ke masyarakat luas 9 Menarik minat pelanggan untuk menggunakan jasa dari PT Awani Lintas Benua (ALBEN)
•
Strategi pemasaran
9 Menentukan stategi pemasaran 9 Meningkatkan pengguna jasa dari PT Awani Lintas Benua(ALBEN)
85
Finance
•
Melakukan
9 Mengecek kehadiran karyawan
penggajian
9 Menghitung dan membuat laporan gaji
karyawan •
karyawan
Penanganan
9 Menangani pembayaran transaksi
arus kas
9 Mengelola
keluar-masuknya
dana
perusahaan, seperti dana dari penjualan atau untuk pembelian •
Perekrutan
9 Menyeleksi calon karyawan
SDM •
Pelatihan SDM
9 Membuat jadwal pelatihan untuk para karyawan 9 Memberikan pelatihan untuk para karyawan
Customer service
•
Pelayanan pelanggan
9 Menerima komplain dari para pelanggan PT Awani Lintas Benua (ALBEN) 9 Melakukan verifikasi kelapangan 9 Membuat berita acara yang menjelaskan kronologis
dari
dokumen
atau
paket
tersebut 9 Membuat surat jalan untuk pengambilan barang 9 Membuat surat pengiriman barang 9 Melakukan proses dokumentasi terhadap semua laporan perusahaan (Pengarsipan)
Tabel 3.13 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT. Awani Lintas Benua
86
Tabel Subjek Data No 1
Departemen Operational
Subjek Data 9 Pelanggan 9 Pengiriman 9 Penjualan 9 Pemasok 9 Promosi
2
Customer Service
9 Pelanggan 9 Komplain
3
Finance
9 Karyawan 9 Pelatihan 9 Kinerja 9 Keuangan 9 Absensi 9 Gaji
Tabel 3.14 Subjek Data pada PT. Awani Lintas Benua
3.10 Masalah yang dihadapi oleh PT. Awani Lintas Benua (ALBEN) Berdasarkan hasil analisis-analisis yang berkaitan dengan proses bisnis internal dan eksternal perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Awani Lintas Benua baik dimasa sekarang maupun masalah yang mungkin timbul di masa yang akan datang, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sumber daya manusia yang masih terbatas dan kurangnya pengawasan 2. Tidak memiliki website untuk meningkatkan bisnis perusahaan 3. Nama perusahaan yang belum dikenal baik dikalangan masyarakat luas 4. Tidak semua area fungsional terkomputerisasi
