BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat dan Riwayat Perusahaan PT. Graha Indotek Security merupakan suatu perusahaan swasta yang bergerak di bidang usaha penjualan, penyewaan, dan jasa layanan monitoring 24 jam GPS tracking yang dimana kegiatan usaha tersebut yang berlokasi di Yayasan Pendidikan Jakarta International Hotels Lantai 3 Kawasan Niaga Terpadu Sudirman Lot21 Jl. Jend. Sudirman Kav.52-53 Jakarta 12190. PT Graha Indotek Security berdiri pada tahun 2009. Perusahaan ini dapat di kategorikan sebagai perusahaan baru yang masih berusia muda. Pada awal mula perusahaan ini memulai kegiatan usaha di Gedung Artha Graha Lt. 19 Jl. Jend Sudirman Kav.52-53 Jakarta Selatan 12190. Hal tersebut dikarenakan ketidakcocokan dengan manajemen operasional Gedung Artha Graha yang dimana PT. Graha Indotek Security menggunakan logo 24 jam sebagai bentuk layanan yang diberikan dan biaya yang tidak balance dengan pendapatan perusahaan dikarenakan biaya sewa gedung Artha Graha kala itu cukup tinggi mengingat perusahaan ini masih tergolong baru. Produk-produk yang di tawarkan oleh PT. Graha Indotek Security merupakan produk layananan monitoring yang memiliki keunggulan tersendiri di masing-masing tiap produknya tergantung kebutuhan klien dalam memonitoring armada miliknya. PT. Graha Indotek Security ini didirikan melalui pengesahan yang dibantu Notaris atas nama Ny. Wasiati Basuki SH. dengan SK. MENKEH. RI. NO. C-06. HT. 03. 02. Th.2001. Tgl 12 Oktober 2001 diterbitkan pada tanggal 26 November 2009 Nomor 18. 56
57
Perusahaan ini memiliki 16 orang karyawan tetap dan 35 karyawan kontrak yang kontrak kerjanya disesuaikan dengan pekerjaan masing-masing. Perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang tracking vehicle security selama 24 jam memberikan layanan mengenai posisi armada klien secara real time. Dari tahun ke tahun perusahaan terus berkembang dan meningkat sehingga perusahaan mengalami perubahan terutama pada Struktur Organisasinya, hal ini dikarenakan seiring dengan perkembangannya, perusahaan memulai dengan penambahan SDM untuk sub bagian perusahaan yang dapat memperlancar hubungan antara perusahaan, customer dan supplier.
3.2 Sistem Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan atau organisasi didirikan dikarenakan beberapa tujuan yang dapat dicapai melalui tindakan yang dilakukan secara bersama-sama. Oleh sebab itu perlu adanya suatu pendelegasian tugas dan tanggung jawab yang seimbang dan sesuai dengan masing-masing anggota.
3.2.1
Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan. Struktur organisasi pada suatu perusahaan belum tentu sesuai untuk diterapkan pada perusahaan lain, bahkan pada perusahaan yang sama pada waktu yang berlainan. Wewenang dan tanggung jawab pada PT. Graha Indotek Security ini digambarkan pada skema struktur organisasi yang dicantumkan pada gambar 3.1. Dalam skema
58
tersebut terlihat pembagian wewenang dan tanggung jawab setiap bagian atau jabatan dalam perusahaan tersebut.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Graha Indotek Security Sumber : Dokumen PT. Graha Indotek Security Tahun 2012
59
3.2.2 Uraian Tugas Adapun Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut : a.
Direktur 1. Memimpin dan membuat kebijakan yang berlaku pada perusahaan 2. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan 3. Mengangkat dan memberhentikan karyawan 4. Menerima laporan kinerja karyawan dari General Manager 5. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
b.
General Manager 1. Bertanggung jawab kepada Direktur 2. Mengontrol segala kegiatan yang berjalan di perusahaan 3. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan 4. Mengangkat dan memberhentikan karyawan 5. Mempunyai kewenangan penuh terhadap bawahan 6. Menerima laporan aktivitas dari semua kepala bagian 7. Membuat laporan kinerja karyawan dari semua kepala bagian
c.
HRD/ Personalia Manager 1. Bertanggung jawab kepada General Manager 2. Mengeluarkan surat PHK 3. Mengeluarkan surat peringatan (SP)
60
4. Membuat rekapitulasi data karyawan 5. Membuat rekapitulasi absensi 6. Membuat laporan data karyawan 7. Membuat laporan absensi karyawan 8. Membuat laporan lembur karyawan
d.
HRD Staff 1. Bertanggung jawab kepada HRD Manager 2. Mengawasi kinerja karyawan 3. Mencatat data lembur karyawan 4. Bertanggung jawab atas pencatatan data karyawan 5. Mencatat absensi karyawan
e. Accounting Manager 1. Bertanggung jawab kepada General Manager 2. Menetapkan rencana dan kebijakan yang berhubungan dengan masalah pendanaan, penggunakan modal perusahaan dan kebijakan lainnya. 3. Mengkoordinasikan, membimbing dan mengawasi pelaksanaan tugas bagianbagian yang dipimpinnya. 4. Mengatur aktivitas keuangan perusahaan secara keseluruhan serat menganalisa, merencanakan dan mengawasi arus kas yang terjadi dalam perusahaan. 5. Melakukan perusahaan.
perencanaan
dan
penganalisaan
seluruh
kegiatan
akuntansi
61
f.
Finance Staff 1. Bertanggung jawab kepada Accounting Manager 2. Bertanggung jawab atas pembayaran gaji kepada karyawan 3. Menghitung jumlah pajak penghasilan 4. Membuat laporan pajak penghasilan 5. Membuat laporan gaji 6. Mengeluarkan SPT tahunan 7. Bertanggung jawab atas perolehan dana dan pemeliharaan dana perusahaan 8. Mengatur pengeluaran dana perusahaan 9. Collection kepada costumer yang belum melakukan pembayaran
g. Head of Techinician 1. Bertanggung jawab kepada General Manager 2. Bertanggung jawab masalah teknikal device 3. Membuat laporan Berita Acara Lapangan 4. Membuat laporan Unit Device yang malfunction 5. Menganalisa kerusakan teknikal device melalui data-data yang dikirim berdasarkan report yang dikirim melalui device
h. Technician Staff 1. Bertanggung jawab kepada Head of Techinician / Kepala Teknisi 2. Mengkonfirmasi Berita Acara Lapangan yang di tandatangani staff operator 3. Menganalisa masalah Teknikal
62
i.
Operational Manager 1. Bertanggung jawab kepada General Manager. 2. Membuat laporan pengaduan customer. 3. Bertanggung
jawab
terhadap
pelaksanaan
layanan
operasional
layanan
Monitoring. 4. Membina dan membimbing team Monitoring Centre. 5. Membina hubungan baik dengan Customer. 6. Membuat laporan device yang harus di maintenance dikarenakan sudah tidak termonitor dalam periode yang sudah ditetapkan.
j.
IT Support 1. Bertanggung Jawab kepada Operational Manager. 2. Mengatasi dan membuat Laporan troubleshooting jaringan. 3. Mapping GPS Device.
k. Operator Staff 1. Bertanggung jawab kepada Operational Manager. 2. Mengisi Form Berita Acara Lapangan. 3. Melakukan Cut Off Engine. 4. Customer Guidance. 5. Membuat Laporan Device aktif dan non-aktif pershift. 6. Menganalisa Teknikal Device.
63
l.
Marketing Manager 1. Bertanggung jawab kepada General Manager atas semua kegiatan atau transaksi pembelian maupun penjualan . 2. Mengkoordinasi pelaksanaan penjualan agar mencapai target yang telah ditetapkan. 3. Menetapkan pedoman harga jual dengan persetujuan Direktur dan General Manager. 4. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam bidang penjualan dan pembelian. 5. Menjaga hubungan baik dangan para pelanggan dan supplier. 6. Mencatat data customer dan mengarsipkannya. 7. Melakukan negosiasi dengan customer mengenai order yang dibutuhkan. 8. Menerima dan mengecek stok barang. 9. Menerima order dari customer dan mengeluarkan surat pesanan barang. 10. Menjual barang dengan suatu target yang telah ditetapkan dan melayani para customer. 11. Membuat faktur dan surat jalan pengiriman barang kepada customer. 12. Menerima surat jalan dan faktur yang telah ditandatangani oleh customer. 13. Menerima dan mengecek stok yang diberikan kepada Bagian Gudang.
m. Administrasion
64
1. Bertanggung jawab kepada Marketing Manager. 2. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian atau penjualan. 3. Menghubungi langganan dan memberi pelayanan kepada para langganan. 4. Bersama dengan Kepala Marketing membuat program pemasaran produk tahunan. 5. Secara berkala membuat laporan yang ditujukan kepada Kepala Marketing. 6. Membuat order pesanan pembelian sesuai dengan yang diminta Customer. 7. Menjaga hubungan baik dengan Supplier.
3.2.3 Dokumen Yang Digunakan 3.2.3.1 Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah bentuk data yang diperlukan dalam proses sistem penggajian karyawan. Dokumen masukkan akan diolah sesuai dengan maksud dan tujuan sistem.
1. Nama Masukan : Data Karyawan Fungsi
: Mengetahui data karyawan secara detil
Sumber
: Bagian personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Bentuk
: (Lampiran 5 Halaman 180)
2. Nama Masukan : Rekap Absensi
65
Fungsi
: Mengetahui data absensi karyawan selama sebulan
Sumber
: Bagian Personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap Bulan
Bentuk
: (Lampiran 6 halaman 181)
3. Nama Masukan : Data Lembur Karyawan Fungsi
: Mengetahui jumlah lembur karyawan selama sebulan
3.2.3.2
Sumber
: Bagian personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Bentuk
: (Lampiran 7 halaman 182)
Dokumen Keluaran
66
Dokumen keluaran adalah hasil akhir dari proses pengolahan dokumen masukkan
1. Nama Keluaran : Laporan Gaji Fungsi
: Mengetahui laporan gaji karyawan selama sebulan
Distribusi
: Direktur
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
2. Nama Keluaran : Slip Gaji
3.2.3.3
Fungsi
: Bukti pembayaran gaji
Distribusi
: Karyawan
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Bentuk
: (Lampiran 8 halaman 183)
Dokumen Simpanan
67
Bentuk dokumen simpanan dari Sistem Penggajian Karyawan PT. Graha Indotek Security adalah sebagai berikut :
1. Nama Simpanan
: Buku Karyawan
Fungsi
: Menyimpan data karyawan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
2. Nama Simpanan
: Buku Absensi
Fungsi
: Menyimpan data absensi karyawan beserta lembur
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
3. Nama Simpanan
: Buku Gaji Karyawan
Fungsi
: Menyimpan data penggajian karyawan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
4. Nama Simpanan : Buku Tunjangan Karyawan
68
Fungsi
: Menyimpan tunjangan yang diterima karyawan setiap bulannya.
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
5. Nama Simpanan : Buku PPh 21 Karyawan Fungsi
: Menyimpan rekapitulasi pajak penghasilan yang sudah dibayarkan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
6. Nama Simpanan Fungsi
: Buku Lembur : Menyimpan data
uang lembur yang diterima
karyawan per bulan Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
7. Nama Simpanan
: Buku Potongan
Fungsi
: Menyimpan data potongan yang diterima karyawan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Matrix Kegiatan Kebutuhan Informasi
69
Tabel 3.1 Matrix Kegiatan & Kebutuhan Informasi
Bagian Direktur
Kegiatan
Informasi yang Dibutuhkan
Mengawasi
Laporan Gaji Karyawan
proses
Laporan Lembur Karyawan
Penggajian karyawannya Finance/Keuangan Mengentry data,
Data karyawan, Data Absensi, Daftar
Menghitung
Tunjangan, Data Lembur, Buku Potongan
tunjangan,
Buku Lembur, Buku Gaji Karyawan,
Menghitung uang
Buku Karyawan, Buku absensi
lembur, Pembayaran gaji, Membuat laporan. Personalia
Membuat Rekap Data absensi Absensi
Karyawan
3.3
Menerima gaji,
Prosedur Yang Sedang Berjalan
Slip gaji
70
3.3.1 Ketentuan Umum Perusahaan 1.
Penetapan Gaji a. Direksi menetapkan system dan peraturan penggajian yang berlaku di perusahaan dan diatur dalam ketentuan tersendiri b. Kenaikan gaji karyawan ditetapkan oleh Direksi dan dilakukan satu kali setiap awal tahun. c. Penetapan gaji terendah tidak kurang dari upah minimal yang ditetapkan oleh Pemerintah d. Pajak atas gaji menjadi tanggungan perusahaan
2. Komponen Gaji a. Komponen gaji karyawan terdiri atas Gaji Pokok ; Tunjangan Tetap ; Tunjangan Jabatan ; Tunjangan Tidak Tetap ; Tunjangan Makan ; Tunjangan Transport b. Tunjangan jabatan diberikan kepada karyawan yang menempati jabatan struktural dalam perusahaan c. Tunjangan makan diberikan kepada karyawan untuk satu kali makan dalam satu hari d. Untuk karyawan yang melakukan kerja lembur minimal 3 jam (diluar istirahat 1 jam) diberikan 2 kali uang makan e. Tunjangan transport diberikan kepada karyawan untuk perjalanan berangkat dan pulang kerja
71
f. Untuk tunjangan makan dan tunjangan transport berlaku ketentuan sebagai berikut : i.
Dibayarkan kepada karyawan secara bulanan dan dihitung berdasarkan jumlah kehadiran per bulan
ii.
Karyawan yang tidak masuk kerja tidak mendapatkan tunjangan makan dan transport
iii.
Penghitungan besarnya tunjangan makan dan transpirt untuk satu bulan adalah tunjangan per hari dikalikan jumlah kehadiran sebulan
iv.
Besar Tunjangan makan dan tunjangan transport ditetapkan dalam ketentuan sendiri
3.
Pembayaran Gaji Gaji karyawan dibayarkan selambatnya pada hari kerja terakhir pada bulan yang bersangkutan
4. Gaji Selama Sakit Berkepanjangan a. Karyawan yang mengalami sakit yang lama dan terus menerus yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter b. Besarnya pembayaran gaji tersebut berpedoman pada Undang-Undang No.13 tahun 2003 Pasal 93 yang besarnya sebagai berikut : i.
Untuk 4 (empat) bulan pertama, dibayar 100% (seratus perseratus) dari gaji.
72
ii.
Untuk 4 (empat) bulan kedua , dibayar 75% (tujuh puluh lima perseratus) dari gaji.
iii.
Untuk 4 (empat) bulan kedua, dibayar 50% (lima puluh perseratus) dari gaji.
iv.
Untuk bulan selanjutnya dibayar 25% (dua puluh lima perseratus) dari gaji sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pengusaha.
5.
Tunjangan Hari Raya Keagamaan a. Yang berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) adalah Karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut : i.
Bagi Karyawan yang pada saat tanggal Hari Raya telah bekerja sebagai karyawan tetap selama satu tahun diberikan satu kali THR.
ii.
Bagi Karyawan yang pada saat tanggal Hari Raya telah bekerja sebagai karyawan tetap di bawah satu tahun, jumlah THR yang diberikan dihitung proporsional, yaitu 1/12 dari THR untuk tiap bulan masa kerja yang genap.
iii.
Karyawan yang dua bulan atau lebih sebelum saat tanggal Hari Raya telah berhenti bekerja dari Perusahaan tidak berhak atas THR.
iv.
6.
Besaran 1 (satu) kali THR adalah: 1 (satu) kali gaji pokok.
Tunjangan Perawatan Kesehatan a. Perusahaan menjamin terpeliharanya kesehatan karyawan dengan cara memberi penggantian biaya perawatan kesehatan.
73
b. Yang dimaksudkan dengan perawatan kesehatan ialah usaha penyembuhan terhadap suatu penyakit atau gangguan kesehatan yang secara nyata dapat menghambat karyawan dalam melaksanakan tugasnya dan bukan usaha untuk menambah kekuatan kecantikan dan sebagainya. c. Perusahaan tidak memberikan penggantian biaya bagi pemeriksaan, perawatan dan pembelian obat-obatan, alat-alat dan lain sebagainya untuk : i.
Perawatan kecantikan dan atau untuk keindahan tubuh
ii.
Perawatan penyakit menular seksual
d. Batasan biaya dan prosedur pelaksanaan tunjangan kesehatan diatur dalam khusus dan tersendiri
7.
Tunjangan Kematian dan Uang Duka a. Bila Karyawan meninggal dunia bukan karena kecelakaan kerja, di samping mendapatkan uang pesangon dan uang jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku, kepada keluarganya atau ahli warisnya diberikan : i. Gaji/Upah dalam bulan yang sedang berjalan. ii. Uang Duka. iii. Santunan kematian yang dilaksanakan melalui program jamsostek sesuai ketentuan perundangan yang berlaku (UU No. 03 tahun 1992 jo PP No. 79 tahun 1998). b.
Bila karyawan meninggal dunia karena kecelakaan kerja, disamping mendapatkan uang pesangon dan uang jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku, kepadanya atau ahli warisnya diberikan :
74
i. Gaji/Upah dalam bulan yang sedang berjalan. ii. Uang Duka. iii. Santunan kematian yang dilaksanakan melalui program jamsostek sesuai ketentuan perundangan yang berlaku (UU No. 03 tahun 1992 jo PP No. 79 tahun 1998). c. Bila yang meninggal adalah istri/suami karyawan, anak karyawan, orang tua (bukan mertua) karyawan maka akan diberikan uang duka. d.
8.
Besarnya uang duka ditetapkan tersendiri berdasarkan keputusan Direksi.
Pinjaman a. Untuk meringankan beban karyawan, perusahaan memberikan bantuan keuangan berupa pinjaman tanpa bunga bagi karyawan untuk keperluan yang dianggap penting dan mendesak. b. Pinjaman diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal 1 tahun berturut-turut. c. Besarnya pinjaman adalah 3 kali gaji total dan harus lunas paling lambat dalam jangka waktu 12 bulan. d. Pinjaman dapat diberikan atau ditolak oleh Direksi tergantung kondisi keuangan perusahaan. e. Permintaan pinjaman berikutnya akan diproses apabila pinjaman sebelumnya telah dibayar lunas 1 bulan sebelum permohonan baru diajukan.
75
9. Hari dan Jam Kerja a. Jam Operasional hari kerja selain staff monitoring 08.30 - `17.30. b. Staff Monitoring terbagi menjadi 3 shift yakni pagi jam 07.30 – 15.30, siang 14.30 – 23.30, malam 22.30 – 07.30. c. Hari kerja selain staff monitoring 5 hari (Senin – Jumat) d. Shift diberlakukan bagi karyawan untuk departemen operasional staff monitoring
10. Kerja Lembur a. Kompensasi lembur diberlakukan bagi karyawan dengan jabatan Manajer, dan Staff b. Jam lembur pada hari biasa (Senin – Jumat) minimal 1 jam, maksimal 3 jam (17.30 – 20.30). c. Jam lembur pada hari Minggu atau libur nasional selain hari raya keagamaan (Lebaran, Natal), untuk shift pagi adalah 08.30 – 17.30, jika masih diperlukan bisa dilanjutkan dari jam 17.30 – 20.30 (maksimal 11 jam) d. Untuk Staff Monitoring dikarenakan bertugas di divisi operasional maka diberikan upah lembur di luar gaji pada saat libur nasional hari raya keagamaan.
11. Upah Lembur a. Dasar yang dipakai dalam perhitungan upah lembur adalah Keputusan Meteri Nomer 102 Tahun 2004 tentang waktu kerja lembur dan upah lembur. Waktu kerja yang telah ditentukan yakni melebihi 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu
76
atau 8 (delapan) jam sehari, dan 40 (empat puluh) jam 1(satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1(satu) minggu atau upah yang diterima pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan Pemerintah.
b. Yang dimaksud gaji sebulan untuk perhitungan upah lembur sesuai dengan Kepmen No.102 Tahun 2004, Pasal 10 adalah : Gaji Pokok + Tunjangan Tetap
c. Untuk menghitung tarif lembur per jam adalah : Gaji Pokok/173 = tarif lembur/jam Angka 1/173 didasarkan pada perhitungan : Dalam satu tahun ada 52 minggu. Jadi dalam 1 bulan = 52/12 = 4,333333 minggu. Total jam kerja/minggu = 40 jam. Jadi Total jam kerja dalam 1 bulan = 40 x 4,33 = 173,33 dibulatkan menjadi 173 jam. Maka untuk menghitung upah per jam yaitu upah per bulan / 173
d. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari kerja biasa (Senin – Jumat) : i. Untuk jam pertama dibayar sebesar 1,5 x Tarif Lembur/Jam ii. Untuk jam kedua dan seterusnya dibayar sebesar 2 x Tarif Lembur/Jam e. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari Minggu atau libur nasional untuk 8 jam pertama dibayar 2 x Tarif Lembur Per Jam, untuk jam ke 9 dibayar 3 x
77
Tarif Lembur Per Jam, untuk jam ke 10 dan ke 11 dibayar 4 x Tarif Lembur Per Jam.
12. Ijin Meninggalkan Pekerjaan Dengan Mendapatkan Upah Penuh a. Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 93, dalam hal-hal penting, karyawan dapat diberi ijin untuk tidak hadir pada hari kerjanya tanpa dipotong cuti, dengan mendapat upah penuh yaitu untuk keperluan sebagai berikut : i. Kematian suami/istri, orang tua/mertua atau anak/menantu : 2 hari kerja ii. Kematian anggota keluarga dalam 1 rumah : 1 hari kerja iii. Pernikahan karyawan : 3 Hari Kerja iv. Pernikahan anak karyawan : 2 hari kerja v. Khitanan anak : 2 hari kerja vi. Pembaptisan anak : 2 hari kerja vii. Istri melahirkan atau keguguran kandungan : 2 hari kerja b. Bila keperluan-keperluan seperti tersebut di atas berlangsung di luar kota, maka ijin tidak hadir dapat ditambah dengan perjalanan waktu tercepat.
13. Menghitung Tunjangan Perhitungan jumlah tunjangan yang diterima per bulan adalah sebagai berikut : Tunjangan Jabatan + Tunjangan Makan + Tunjangan Transport = Jumlah Tunjangan/Bulan. 14. Menghitung Uang Lembur Perhitungan jumlah uang lembur perbulan adalah sebagai berikut :
78
(Jumlah Indeks Lembur Hari Kerja/Bulan x Tarif Lembur/Jam) + (Jumlah Indeks) Lembur Hari Libur/Bulan x Tarif Lembur/Jam) = Jumlah Uang Lembur/Bulan
15. Menghitung Potongan Perhitungan jumlah potongan per bulan adalah sebagaii berikut : Potongan Asuransi + Potongan Pinjaman + Potongan PPh 21 = Jumlah Potongan/Bulan
3.3.2
Uraian Proses 1.
Pencatatan Data Bagian personalia akan memberikan data karyawan, data absensi karyawan, dan data lembur karyawan untuk di catat oleh bagian keuangan ke dalam buku karyawan, buku absensi karyawan, dan buku lembur. Fungsinya adalah sebagai sumber data dalam penghitungan tunjangan dan uang lembur karyawan
2. Hitung Tunjangan Bagian keuangan akan menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima oleh karyawan tersebut dengan mengambil data dari buku karyawan dan daftar tunjangan karyawan lalu hasilnya akan disimpan ke dalam buku tunjangan karyawan.
3.
Hitung Lembur
79
Dari data lembur yang telah di catat ke dalam buku indeks lembur, bagian keuangan akan menghitung jumlah uang lembur yang akan diterima karyawan dalam sebulan berdasarkan jumlah jam lembur, indeks lembur dan tarif lembur, hasilnya disimpan di dalam buku lembur.
4.
Pembayaran Gaji Sistem akan mengambil data jumlah tunjangan dari buku tunjangan, jumlah uang lembur diterima dari buku lembur, jumlah potongan dari buku potongan, hasilnya akan disimpan ke dalam buku gaji. Untuk menghitung PPh diambil data gaji bruto dari buku gaji, lalu mencocokkan dengan daftar ptkp dan pkp, setelah dilakukan perhitungan hasil akan disimpan ke dalam buku pph dan buku potongan.
5.
Laporan Ada 2 jenis laporan yang akan dibuat, yaitu laporan gaji dan laporan lembur. Untuk membuat laporan gaji diambil datanya dari buku gaji karyawan, laporan tersebut akan diserahkan kepada Direktur. Untuk membuat laporan lembur diambil datanya dari buku lembur karyawan dan akan diserahkan kepada Direktur dan Karyawan.
3.4
Data Flow Diagram Sistem Berjalan
80
Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem yang berjalan secara keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan secara logic dengan diagram tersebut.
3.4.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
81
3.4.2
Diagram Nol (0) atau Overview Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Diagram Nol (0)/Overview Sistem Berjalan Sumber : HRD PT. Graha Indotek Security
82
3.5 Analisis Permasalahan a. Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan maka dapat didentifikasikan beberapa masalah dengan menggunakan kaedah pemecahan PIECES. 1.
Performance / Kinerja Minimnya pekerja pada bagian keuangan dan personalia menunjukan ketidak seimbangan antara pekerjaan dan pekerjanya. Beban bekerja yang begitu banyak dan tidak adanya suatu sistem terkomputerisasi yang membantu proses tersebut membuat para karyawan terbebani dan kinerjanya menjadi lambat. Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi juga mengurangi rasa kebetahan bekerja karyawan sehingga sering terjadi pergantian karyawan.
2. Information / Informasi Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan seringkali terlambat dan banyak kesalahan. Proses untuk membuat informasi tersebut sudah sangat melelahkan sehingga dilakukan cek dan ricek terhadap informasi yang dihasilkan. Hal tersebut membuat nilai informasi yang dihasilkan oleh sistem manual ini rendah.
3. Economic / Ekonomi Tidak adanya media penyimpanan eletronik atau database menyebabkan kebutuhan akan kertas dan alat tulis lainnya tinggi, dan perusahaan juga harus mengeluarkan dana ekstra untuk pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Belum lagi
83
jika ada karyawan yang berhenti bekerja karena tidak sanggup atau tidak betah bekerja di perusahaan ini, pihak perusahaan harus memberikan pesangon serta waktu dan tenaga lagi untuk mencari karyawan baru.
4. Control / Kendali Karena media penyimpanan arsip-arsip perusahaan adalah kertas makan rentan dengan resiko tersebut dikarenakan oleh kondisi alam (banjir) dam hewan (tikus). Laporan yang dihasilkan juga terbatas, sehingga Direktur tidak mempunyai
bahan
yang
cukup
untuk
mengontrol
dan
mengevaluasi
perusahaannya sehingga kemajuan perusahaan terhambat.
5. Efficiency / Efisiensi Sistem berjalan tidak efisien dalam hal penyimpanan, pemeliharaan, dan pencarian data. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan tidak sepadan dengan hasilnya.
6. Services / Pelayanan Sering terjadi keterlambatan dan kesalahan memperlihatkan pelayanan yang buruk baik untuk karyawan, Direktur maupun pelanggan.
84
b. Masalah Pokok 1. Masalah Sistem Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan seringkali terlambat dan banyak kesalahan, informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan kurang dapat memberikan informasi yang akurat dan detail. Tidak akurat dan tidak detailnya informasi yang dihasilkan dapat terlihat dari laporan yang dihasilkan. Sulitnya proses pencarian data juga menjadi penghambat. Data belum teroganisir dengan baik, yang berarti adalah pada sistem yang berjalan ini tidak adanya suatu pengolahan data yang baik dalam arti tidak di buatnya suatu media penyimpanan database yang dapat menyimpan data–data penting yang ada. Media penyimpanan file tersebut sangat penting dalam pengolahan data nanti yang akan dibutuhkan dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh para pelaksana.
2. Masalah Teknologi Pengolah Data Belum digunakan aplikasi khusus yang membantu dan mendukung kinerja Sistem Penggajian Karyawan pada PT. Graha Indotek Security. Metode penyimpanan datanya memiliki resiko keamanan yang tinggi karena data–data penting tidak tersimpan dalam media penyimpanan berupa database.
85
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dan melihat permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui Sistem Informasi Penggajian Karyawan, yaitu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta mempermudah proses penghitungan gaji karyawan sehingga mempercepat kerja bagian keuangan PT. Graha Indotek Security. Berikut ini merupakan pemecahan masalah yang diusulkan dengan melalui metode analisa pokok permasalahan yang berkaitan dengan sistem informasi penggajian yang sedang berjalan : a. Analisa Data Sistem penggajian karyawan kepada PT. Graha Indotek Security digunakan adalah Microsoft Office Word 2003 dan Microsoft Office Excel 2003. Pada sistem berjalan, jika ingin mengetahui informasi yang berkaitan dengan gaji karyawan masih mengalami kesulitan dan memerlukan waktu yang relatif lama, karena harus mencari dan memilih ke dalam arsip dan kertas–kertas file yang menyimpan data – data penggajian karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka diperlukan suatu perancangan sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah dan cepat melalui suatu media dialog dalam bentuk tampilan layar. Analisa secara detail terhadap sistem perlu dilakukan, baik bentuk masukan data maupun keluaran data sehingga akan didapatkan kebutuhan informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Berdasarkan analisa diatas maka perlu adanya penyimpanan data yang dapat menyimpan data yang besar dan dapat diakses secara cepat, diperlukan output selain daftar dalam bentuk hardcopy maupun tampilannya dilayar monitor serta data yang dihasilkan dapat langsung dicek.
86
b.
Analisa Penyimpanan Data Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan, data yang ada tidak langsung disimpan ke media komputer tapi disimpan dalam arsip berupa kertas-kertas file. Setelah itu untuk membuat laporan – laporan baru di buat dengan Microsoft Excel atau Microsoft Word. Penyimpanan data tersebut mengakibatkan lama waktunya di dalam pencarian data yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang bersifat segera. Dalam segi keamanan, data yang disimpan masih perlu diperhatikan karena belum tersimpan dalam database yaitu masih berupa arsip-arsip. Maka dari itu sebagai langkah pemecahan masalahnya ialah dengan merancang sistem database yang dapat disimpan dalam media komputer.
c. Analisa Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan memakan waktu lama dan hasilnya tidak sepadan (adanya kesalahan) sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat. Laporan yang dapat dihasilkan dari sistem berjalan pun hanya 2 yaitu laporan gaji dan laporan lembur, semestinya sistem juga dapat menghasilkan rekapitulasi absensi dan laporan kinerja karyawan, karena data-data tersebut dibutuhkan khususnya Direktur agar mempunyai bahan yang cukup untuk mengontrol dan mengevaluasi kinerja serta kemajuan perusahaan.
87
d. Analisa Kebutuhan Sistem Dari permasalahan yang timbul diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akutansi penggajian karyawan yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu kinerja pada bagian keuangan dan personalia kearah yang lebih baik dan dapat menghemat tenaga dan waktu dibandingkan dengan sistem berjalan. Sistem informasi yang disebut diatas meliputi hal-hal dibawah ini, antara lain sebagai beribut: 1.
Sistem informasi penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan (login dan password) bagi user yang berhak saja seperti administrator, bagian personalia, dan khususnya bagian keuangan.
2.
Sistem dapat memudahkan proses entry atau input data
3.
Sistem dapat mengorganisasikan data-data dengan baik
4.
Sistem informasi penggajian karyawan dapat menghitung gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan beserta pajak penghasilannya yang dihitung secara bulanan secara terotomatisasi.
5.
Sistem dapat menghasilkan slip gaji
6.
Sistem dapat membuat berbagai laporan yang dibutuhkan oleh Direktur, yaitu: laporan lembur, rekapitulasi absensi, lembur, kinerja karyawan dan gaji.
