BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1

Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan PT Graha Star Auto Center (GSAC) berdiri pada bulan Oktober 2004. Kantornya terletak di Ruko Mega Grosir Cempaka Mas blok M1 no.31-32, Jakarta Pusat 10660, Indonesia. PT GSAC merupakan perusahaan yang menyediakan garansi bagi mobil-mobil CBU (Completely Built Up), serta melayani jasa perawatan dan perbaikan untuk mobil umum (CBU dan non CBU). PT GSAC ingin memperluas jaringan jasa perawatan dan perbaikan untuk mobil umum (CBU dan non CBU) di seluruh Jakarta. Oleh karena itu, PT GSAC mendirikan beberapa bengkel Auto Service di wilayah Jakarta dan Bekasi. PT GSAC telah memiliki lima bengkel Auto Service yang termasuk dalam “Auto Service Workshop Chain”, yang telah memiliki manajemen masing-masing berada di bawah pengawasan PT GSAC. Salah satunya adalah bengkel GAC Auto Service cabang Kelapa Gading yang berdiri pada bulan Oktober 2004, terletak di lantai 4 gedung Gading Auto Center (GAC) yang sebelumnya bernama gedung Graha Auto Center, Jalan Boulevard Bukit Gading Raya, Jakarta Utara 14240. Bengkel GAC Auto Service melayani jasa perawatan dan perbaikan untuk mobil umum (CBU dan non CBU).

49

50

Struktur organisasi PT GSAC tampak dalam gambar berikut :

Gambar 3.1 Struktur PT Graha Star Auto Center Sumber : Direktur PT Graha Star Auto Center

3.2

Visi dan Misi Bengkel GAC Auto Service Visi : Pelanggan harus merasa puas dengan Pelayanan dan Pekerjaan yang dilakukan di bengkel, sehingga pelanggan mau kembali lagi ke bengkel. Misi : Memenuhi Keinginan dan Kebutuhan pelanggan akan garansi, servis dan suku cadang kendaraannya sehingga dapat mencapai kepuasan pelanggan..

3.3

Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service adalah sebagai berikut :

51

Kepala Bengkel

Service Advisor

Akuntansi

Kasir

Foreman

Staff Spare Parts

Mekanik

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service

Bengkel GAC Auto Service memiliki 23 orang karyawan yang terdiri dari : -

Kepala bengkel

-

Foreman

-

Akuntansi

-

Kasir

-

Service advisor

-

Mekanik

-

Staff spare parts

3.4 Deskripsi Tugas (Jobs Descriptions) Bengkel GAC Auto Service Setiap jabatan dan kedudukan dalam bengkel GAC Auto Service memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang nantinya akan dipertanggungjawabkan kepada pimpinan tertinggi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari

52

masing-masing jabatan diuraikan berdasarkan user manual dan standar operasional bengkel, adalah sebagai berikut : Kepala Bengkel 1. Mengusulkan Proyeksi Bisnis Usaha Bengkel dan kebijakan-kebijakan jangka menengah. 2. Menjamin bahwa Sistem Kerja Bengkel berjalan dengan baik sesuai dengan Struktur Organisasi, Job Descriptions dan Standar Operasional Bengkel. 3. Melakukan usaha-usaha untuk mencapai Target Servis Tahunan dan Target Servis Bulanan Bengkel. 4. Memimpin Rapat Karyawan Servis, baik Rapat Rutin Bulanan maupun Rapat Tidak Rutin. 5. Menganalisa hasil follow up service advisor. 6. Membantu service advisor dalam menangani komplain dari pelanggan (bila diperlukan). 7. Menentukan kerjasama dengan bengkel lain, perusahaan lain dan supplier. 8. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan tokoh masyarakat, pejabat pemerintah, aparat dan lainnya. 9. Merencanakan dan merealisasikan pengembangan Sumber Daya Manusia karyawan servis. 10. Menyusun dan mengevaluasi Man Power Service. 11. Membuat penyelesaian masalah dan mengambil keputusan atas masalah yang tidak teratasi oleh bawahan, dengan berkonsultasi terlebih dahulu pada Direktur (bila diperlukan).

53

12. Menjamin kebersihan, kerapihan dan keamanan semua aset dari investasi perusahaan di bengkel dan aset pihak lain (kendaraan inap, dsb). 13. Menerapkan standar kesehatan dan keselamatan kerja di bengkel. 14. Merencanakan dan merealisasikan sistem kesejahteraan karyawan. 15. Menjaga

kerahasiaan

semua

informasi

bengkel

dari

pihak

yang

tidak

berkepentingan.

Akuntansi 1. Membantu melakukan pengaturan dan kontrol cash flow perusahaan. 2. Menilai penggunaan uang dalam kegiatan bengkel. 3. Membantu melakukan kontrol kas dan bank. 4. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan laporan keuangan, piutang, gaji, tunjangan, lembur dan hutang karyawan. 5. Membantu kepala bengkel dalam pembayaran pajak, telepon, listrik dan lainnya. 6. Mengusulkan perbaikan sistem dan prosedur kerja di bagian administrasi. 7. Mendistribusikan gaji karyawan. 8. Mengolah data-data dan laporan yang terkait dengan keuangan maupun yang non keuangan untuk kepentingan perusahaan. 9. Melakukan pekerjaan terkait surat menyurat perusahaan, pengarsipan dan keperluan perusahaan yang lain.

Service Advisor 1. Membantu kepala bengkel dalam mengontrol jalannya Sistem Kerja Bengkel.

54

2. Memastikan Standar Operasional Bengkel berjalan secara konsisten sehingga menjamin pelanggan terlayani dengan baik. 3. Mendengarkan keluhan dan menganalisa kerusakan kendaraan pelanggan. 4. Menuliskan pekerjaan servis yang akan dilakukan (Work Order) dan menawarkan pekerjaan servis tambahan. 5. Mengelola database Pelanggan dan Repair History (History Card). 6. Membuat Estimasi Biaya Servis dan Estimasi Waktu Penyelesaian Pekerjaan Servis. 7. Memonitor perkembangan status penyelesaian pekerjaan dan menginformasikan kepada pelanggan (bila diminta). 8. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk setiap tambahan pekerjaan dan spare parts. 9. Memeriksa hasil pekerjaan servis dan memeriksa kebersihan kendaraan pelanggan sebelum diserahkan. 10. Memberitahu pelanggan bila pekerjaan servis telah selesai dan menjelaskan mengenai pekerjaan servis yang telah dilakukan, penggantian spare parts dan biaya servis. 11. Melakukan test drive bersama pelanggan bila diminta. 12. Mengusulkan perbaikan tambahan yang dibutuhkan dan menjelaskan mengenai garansi servis. 13. Melakukan tindak lanjut (follow up) servis dengan cara menghubungi pelanggan dua atau tiga hari setelah servis. 14. Menerima janji servis (service appointment) dengan pelanggan.

55

15. Memimpin Rapat Evaluasi bersama bawahan untuk membahas beberapa permasalahan yang terjadi dan solusi penyelesaiannya (minimal seminggu sekali). 16. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan staf servis lainnya. 17. Membuat laporan bulanan kepada kepala bengkel mengenai divisi kerjanya. 18. Membuat perhitungan insentif karyawan.

Staff Spare Parts 1. Membuat perencanaan sehubungan dengan pengadaan atau stok dan penjualan spare parts. 2. Merencanakan dan melaksanakan sistem administrasi spare parts. 3. Menjalin kerjasama dengan supplier dengan pelayanan baik dan tetap mencari supplier lain untuk mendapatkan alternatif terbaik. 4. Membuat laporan rutin spare parts(harian, bulanan dan tahunan) serta laporan spare parts lainnya. 5. Melakukan Stock Opname Spare Parts secara berkala. 6. Berkoordinasi dengan bagian lainnya untuk kecepatan pelayanan spare parts. 7. Bertanggung jawab atas kelancaran dan ketepatan order dan supply spare parts. 8. Melakukan kontrol terhadap keaslian dan kualitas spare parts. 9. Membantu service advisor dalam membuat Estimasi Biaya Spare Parts. 10. Membuat Faktur Spare Parts dan menyerahkannya kepada kasir.

Foreman 1. Membantu service advisor mendiagnosa kerusakan kendaraan pelanggan.

56

2. Memastikan kembali diagnosa dari service advisor sebelum pekerjaan servis dilakukan. 3. Memimpin / memantau pekerjaan mekanik di stall dan menginformasikannya ke Counter Room / service advisor. 4. Melakukan konfirmasi ke Counter Room / service advisor untuk tiap tambahan pekerjaan dan spare parts. 5. Mengambil spare parts dari Part Warehouse. 6. Melakukan pemeriksaan akhir dan Test Drive (Final Check) terhadap kendaraan pelanggan dan menginformasikannya ke Counter Room / service advisor. 7. Menjamin kualitas pekerjaan servis yang memuaskan. 8. Melakukan usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja mekanik. 9. Membantu kesulitan yang dihadapi mekanik. 10. Membantu service advisor untuk menjelaskan pekerjaan servis kepada pelanggan. 11. Menerapkan sistem kontrol terhadap peralatan kerja secara rutin. 12. Melakukan kontrol kebersihan terhadap tempat kerja (stall), peralatan kerja serta kendaraan pelanggan.

Kasir 1. Membuat kuitansi pembayaran (Invoice) 2. Menerima dan melayani pembayaran dari pelanggan. 3. Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran uang (membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan keluar) serta membuat laporan kas. 4. Memonitor tagihan yang sudah jatuh tempo dan membuat jadwal tagihan piutang.

57

5. Melakukan setoran ke bank berikut pembuatan dokumen yang diperlukan. 6. Bertanggung jawab atas keamanan uang kas, kerahasiaan dokumen-dokumen serta kejelasan bukti dan tujuan pengeluaran uang. 7. Membantu service advisor dalam membuat Work Order. 8. Menginput data-data ke Work Shop Computer System. 9. Membuat jadwal dan daftar pelanggan untuk di follow up.

Mekanik 1. Melakukan pekerjaan sesuai dengan Work Order dan memenuhi Flate Rate Time (FRT). 2. Melakukan pemeriksaan bagian / komponen kendaraan yang seharusnya diperbaiki atau diganti untuk memastikan kendaraan pelanggan layak jalan dan aman. 3. Melakukan konfirmasi kepada foreman untuk tiap tambahan pekerjaan dan spare parts. 4. Menjaga keamanan barang-barang yang ada di dalam kendaraan (termasuk tidak merubah memori radio) dan keamanan kendaraan itu sendiri. 5. Tidak memberikan jawaban dan pernyataan yang berbeda dengan foreman / service advisor dalam satu permasalahan tertentu terkait pekerjaan servis kepada pelanggan. 6. Melaksanakan standar Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja. 7. Menjaga kebersihan peralatan kerja, tempat kerja dan kendaraan pelanggan. 8. Memastikan pekerjaan servis yang dilakukannya sudah selesai dengan baik dan menginformasikannya kepada foreman. 9. Mengatur spare parts bekas untuk dikembalikan ke pelanggan.

58

10. Menerima tugas lain yang diberikan oleh foreman.

3.5 Tinjauan Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service Sistem pelayanan yang berjalan di bengkel GAC Auto Service menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Mulai dari membuat Work Order Service, Pengeluaran Spare Parts Service, dan Faktur Service dengan menggunakan Flex Accounting Software. Sistem dimulai ketika seorang pelanggan datang ke bengkel GAC Auto Service untuk memperbaiki mobilnya. Service advisor akan melayani dan menanyakan keluhan pelanggan. Service advisor bersama dengan pelanggan akan mengecek keadaan mobil. Jika pelanggan setuju untuk memperbaiki mobilnya, maka keluhan dan data pelanggan akan diinput ke dalam Work Order Service. Jika pelanggan sudah pernah datang sebelumnya, maka ketika menginput nomor polisi mobil, data pemilik kendaraan akan muncul dengan sendirinya. Jika pelanggan baru datang untuk pertama kalinya, maka service advisor akan menginput dan menyimpan data pelanggan baru. Pelanggan akan mendapatkan tanda terima berupa form Work Order yang akan dicetak menjadi tiga rangkap dan ditandatangani oleh pelanggan sebagai persetujuan pengerjaan mobil. Rangkap pertama diserahkan kepada foreman, rangkap kedua diserahkan kepada kasir, dan rangkap ketiga diserahkan kepada pelanggan. Service Adivsor akan mengisi form Order Kerja Bengkel untuk menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan oleh mekanik secara detail, dan menginput ke dalam Faktur Service mengenai jenis servis yang dilakukan.

59

Setelah menerima form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts, foreman akan memeriksa kembali diagnosa dari service advisor dan menyerahkannya kepada mekanik untuk pengerjaan servis. Selama proses pengerjaan, spare parts (suku cadang) yang rusak atau perlu diganti maka mekanik akan memberitahukan spare parts yang diperlukan kepada foreman serta menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel dan form Pengambilan Spare Parts. Foreman akan meminta spare parts ke Part Warehouse dengan menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts ke staff spare parts. Kemudian staff spare parts akan menginput nomor polisi mobil dan nomor Work Order yang melakukan penggantian spare parts ke dalam Pengeluaran Spare Parts Service dan memberikan barang (spare parts atau oli) yang dibutuhkan. Staff spare parts juga mengisi form Pengambilan Spare Parts dan mengembalikannya kepada foreman beserta form Work Order dan form Order Kerja Bengkel. Jika diperlukan spare parts tambahan, maka foreman akan melapor kepada service advisor untuk meminta persetujuan pelanggan. Setelah mobil selesai dikerjakan, mekanik melapor kepada foreman dan menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts untuk dilakukan final check dan mengetes mobil. Foreman akan melapor dan menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts kepada service advisor untuk dilakukan final check kembali, serta memberitahukan staff spare parts bahwa pengerjaan mobil telah selesai. Staff spare parts akan menutup Pengeluaran Spare Parts Service dan service advisor akan

60

memberitahu pelanggan bahwa mobilnya telah selesai dan meminta pelanggan untuk melakukan pembayaran di kasir. Kasir akan menerima form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts dari service advisor. Kasir akan mencocokan antara data Pengeluaran Spare Parts Service yang diterima dari staff spare parts dengan form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts yang diterima dari service advisor. Jika ditemukan adanya perbedaan, maka kasir akan melakukan konfirmasi kepada staff spare parts. Staff spare parts akan memperbaiki data yang terdapat pada Pengeluaran Spare Parts Service. Jika terdapat penambahan jasa servis, kasir akan menginput jasa servis tambahan ke dalam Faktur Service. Flex Accounting Software secara otomatis akan melakukan kalkulasi seluruh biaya servis dan pemakaian spare parts. Setelah pengecekan selesai, kasir akan menutup Work Order agar dapat mencetak Invoice dan Pemakaian Suku Cadang. Pada saat melakukan pembayaran, pelanggan akan menyerahkan form Work Order dan menerima Invoice dan Pemakian Suku Cadang rangkap pertama yang sudah ditandatangani dan dicap lunas oleh kasir sebagai bukti pembayaran. Kasir akan mengarsip Invoice dan Pemakaian Suku Cadang rangkap kedua dan rangkap ketiga berserta form Work Order tiga rangkap. Service advisor akan menghubungi pelanggan dalam waktu 2x24 jam untuk menanyakan hasil pekerjaan yang dilakukan di bengkel dan kepuasan terhadap pelayanan di bengkel. Setelah beberapa bulan, service advisor akan mengingatkan kembali pelanggan untuk melakukan perawatan berkala yang berikutnya.

61

3.6 Rich Picture Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service

62

3.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service

Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan

63

Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan (Lanjutan)

64

Gambar 3.6 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan (Lanjutan)

65

Gambar 3.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan (Lanjutan)

66

Gambar 3.8 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan (Lanjutan)

67

Gambar 3.9 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan (Lanjutan)

68

3.8 Uraian Aplikasi Sistem Flex Accounting Software (FAS) yang digunakan oleh bengkel GAC Auto Service dikembangkan dengan menggunakan Virtual Data Flex. Pemakaian sistem Flex Accounting Software (FAS) dimulai dengan tampilan layar User Login, dimana sistem akan meminta user ID dan password sebanyak empat digit dari user. User dapat masuk ke dalam sistem apabila user ID dan password dapat diidentifikasikan oleh sistem. Jika tidak teridentifikasi, sistem akan mengeluarkan peringatan atau pesan “error” kepada user dan user harus mengulang pengisian user ID dan password dengan benar agar dapat masuk ke dalam sistem.

Gambar 3.10 Tampilan layar untuk login ke dalam sistem Flex Accounting Software

Pada saat masuk ke dalam sistem, user dapat menentukan pilihan akses yang ingin dilakukan. Pilihan akses sesuai dengan tugas dan wewenangnya masingmasing. Untuk pilihan akses diluar tugas dan wewenangnya, karyawan hanya dapat melihat data yang ada tetapi tidak dapat melakukan perubahan atau penginputan data.

69

Gambar 3.11 Tampilan layar ketika masuk ke dalam sistem Flex Accounting Software

Adapun penjelasan pengaksesan pada setiap karyawan sesuai dengan tugas dan wewenangnya : o Jika service advisor ingin membuat form Work Order, masuk ke menu Transaksi – Work Order. Akan muncul tampilan layar Work Order Service, dimana tersedia pilihan : ¾ Work Order digunakan untuk mengisi keluhan-keluhan pelanggan. Dengan menginput No.Polisi mobil, maka secara otomatis akan tampil data pemilik kendaraan. Untuk mencetak form Work Order, klik Print WO.

70 ¾ Data Kendaraan digunakan untuk menginput data kendaraan pelanggan, yang diisi berdasarkan STNK pelanggan. ¾ Data Customer digunakan untuk menginput data pelanggan. Pelanggan akan diidentifikasikan dengan Kode Customer. o Untuk menginput jasa service yang dilakukan, user masuk ke menu Transaksi – Faktur. Akan muncul tampilan layar Faktur Service, dimana tersedia pilihan : ¾ Work Order berisi keterangan mengenai keluhan-keluhan pelanggan, data kendaraan dan data pelanggan. ¾ Service berisi keterangan mengenai jasa service yang akan atau telah dilakukan. User hanya perlu menginput No.WO, maka No.Polisi dan nama pelanggan akan muncul secara otomatis. ¾ Spare parts berisi keterangan mengenai pemakaian suku cadang. Data spare parts akan terisi secara otomatis apabila staff spare parts telah melakukan Tutup WO pada sistem komputernya dan diterima oleh kasir. ¾ Faktur berisi keterangan mengenai total harga jasa service, total harga pemakaian suku cadang, dan total harga keseluruhan yang harus dibayar oleh pelanggan. Terdapat pilihan saran yang dapat diisi jika diperlukan. o Jika staff spare parts ingin menginput pengeluaran barang, maka masuk ke menu Transaksi – Pengambilan Gudang. Akan muncul tampilan layar Pengeluaran Spare Parts Service. Staff spare parts menginput No.WO dan No.Polisi mobil berdasarkan form Work Order yang diperoleh dari foreman. Jika pengerjaan mobil telah selesai, maka staff spare parts akan meng-klik Tutup WO dan secara otomatis kasir akan menerima data pengeluaran spare parts (pemakaian suku cadang).

71

º

Jika kasir ingin membuat invoice, maka masuk ke menu Transaksi – Faktur. Kasir akan melakukan pengecekan ulang terhadap pengeluaran spare parts pada pilihan akses Spare Parts dan jasa service pada pilihan akses Service. Pencocokan dilakukan berdasarkan form Order Kerja Bengkel dan Pengeluaran Spare Parts yang diperoleh dari service advisor (dibuat secara manual). Jika terdapat perbedaan, kasir akan melakukan konfirmasi kepada staff spare parts dan dilakukan perubahan. Jika terdapat penambahan jasa service, kasir akan menambahkan data jasa service pada pilihan akses Service. Setelah pengecekan selesai, kasir akan mencetak Faktur. Print out yang dihasilkan berupa : ¾ Invoice berisi keterangan mengenai total jasa service, total harga pemakaian suku cadang dan total harga yang harus dibayar oleh pelanggan. ¾ Pemakaian suku cadang berisi mengenai keterangan pemakaian suku cadang.

3.9 Pengendalian pada Sistem Informasi Pelayanan Bengkel GAC Auto Service sebagai berikut : 3.9.1

Pengendalian Umum

3.9.1.1 Pengendalian Manajemen Operasional Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian manajemen operasional yang berjalan adalah sebagai berikut : -

Bengkel GAC Auto Service telah memiliki pembagian dan pemisahan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Dapat dilihat dari adanya Job Descriptions dan Standar Operasional Bengkel yang jelas.

72

Karyawan juga telah memahami dan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Job Descriptions dan standar operasional bengkel yang ada. -

Terdapat pelatihan (training) bagi karyawan sesuai dengan tugasnya. Pada saat pertama kali karyawan masuk kerja akan diberikan pelatihan terlebih dahulu mengenai penggunaan Flex Accounting Software, dan diberikan pemahaman mengenai kebijakan dan prosedur kerja yang ada di bengkel. Pelatihan tambahan akan diberikan jika atasan merasa perlu memberikan informasi tambahan bagi karyawannya. Pelatihan tersebut dapat berupa seminar dan pelatihan tambahan untuk para mekanik.

-

Terdapat evaluasi terhadap kinerja para karyawan yang dilakukan setiap akhir bulan, jika kinerja karyawan tidak sesuai dengan target yang diharapkan maka akan dilakukan tindak lanjut untuk mengatasi masalah tersebut.

-

Terdapat kebijakan secara tertetulis mengenai kebijakan keamanan dan prosedur untuk penggunaan hardware dan software.

-

Tidak terdapat pengawasan khusus dalam ruangan komputer. Semua karyawan dapat masuk ke dalam ruangan.

-

Tidak terdapat maintenance terhadap hardware secara berkala, maintenance akan dilakukan jika ada keluhan dari karyawan bahwa hardware bermasalah atau rusak.

73

-

Tidak terdapat pemeriksaan secara berkala terhadap server dan jaringan. Pemeriksaan terhadap server dan jaringan akan dilakukan pada saat sistem mengalami gangguan/ error.

-

Terdapat penggunaan LAN (Local Area Network) untuk menghubungkan setiap komputer.

-

Terdapat satu buah komputer sebagai server yang dapat memonitor koneksi LAN (Local Area Network).

3.9.1.2 Pengendalian Manajemen Keamanan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian manajemen keamanan yang berjalan adalah sebagai berikut : -

Tidak terdapat penggunaan antivirus dan update antivirus secara berkala.

-

Terdapat pencegahan untuk memastikan unauthorized software di install atau digunakan pada komputer bengkel. User tidak dapat install software pada komputer bengkel, karena komputer bengkel tidak dapat menggunakan CD-R, USB, hanya dapat menggunakan floppy disk.

-

Terdapat

pemahaman

karyawan

mengenai

pentingnya

penggunaan

komputer dan kerahasiaan data. Setiap karyawan telah memahami tanggung jawab masing-masing, dan memahami kerahasiaan data yang harus dijaga. -

Terdapat pengamanan terhadap aset bengkel secara fisik dan logic dari pencurian dan kerusakan. Penggunaan password untuk mencegah pihak yang tidak berwenang masuk ke dalam sistem, adanya kamera dan security

74

pada setiap pintu masuk gedung, dan penguncian pintu pada setiap ruang penyimpanan aset. -

Terdapat back up terhadap data secara rutin, disimpan pada server yang ada di bengkel dan juga terdapat back up yang berupa data yang telah di print out (hardcopy), dan di arsip menurut tanggal transaksi.

-

Tidak terdapat alat pemadam kebakaran otomatis dan alat pendekteksi asap pada setiap ruangan untuk melindungi aset bengkel. Alat pemadam kebakaran yang tersedia di bengkel hanya berupa alat pemadam kebakaran manual (hand-held fire extinguisher).

-

Terdapat jaminan gedung bengkel bebas dari ancaman kebakaran, banjir, dan bencana alam lainnya, karena gedung bengkel terletak di lantai 4 (atap) gedung Gading Auto Center (GAC).

-

Terdapat alarm atau peringatan yang telah disediakan oleh pihak gedung Gading Auto Center (GAC) jika terjadi kebakaran, pencurian, penyusupan ke dalam bengkel.

-

Terdapat pintu dan tangga darurat yang telah disediakan oleh pihak gedung Gading Auto Center (GAC) untuk menyelamatkan diri ketika terjadinya gempa bumi, kebakaran, atau bencana lainnya.

-

Terdapat penggunaan UPS (Uninteruptable Power Supply) untuk mengatasi listrik yang tiba-tiba padam.

-

Terdapat penggunaan stabilizer untuk setiap komputer bengkel.

75

-

Terdapat diesel (Genset) untuk menjaga kelangsungan operasional bengkel. Bengkel GAC Auto Service tidak memiliki diesel (Genset) sendiri, fasilitas tersebut telah disediakan oleh pihak gedung Gading Auto Center (GAC).

-

3.9.2

Tidak terdapat asuransi terhadap semua aset bengkel.

Pengendalian Aplikasi

3.9.2.1 Pengendalian Input Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian input yang berjalan adalah sebagai berikut : -

Terdapat desain tampilan layar input yang mudah digunakan (user friendly) dan dimengerti oleh karyawan untuk menginput data.

-

Terdapat dokumen sumber dalam penginputan data. Untuk input data tertentu diperlukan dokumen sumber. Misalnya, STNK mobil pelanggan diperlukan untuk menginput data pelanggan.

-

Terdapat peringatan (pesan error) jika terdapat field-field yang belum terisi. Jika ada field-field yang belum terisi maka akan muncul pesan error. Dan user harus mengisi field-field yang kosong sehingga dapat melanjutkan proses berikutnya.

-

Terdapat peringatan (pesan error) jika karakter yang di input tidak sesuai pola (alphabet atau numeric). Jika karakter yang di input tidak sesuai pola, maka user tidak bisa mengetik pada field tersebut dan tidak dapat

76

melanjutkan proses berikutnya, tetapi hal tersebut hanya terjadi pada fieldfield tertentu, misalnya field untuk pengisian tanggal. -

Terdapat kode data telah mengidentifikasikan sebuah entity secara unik. Misalnya, kode untuk pelanggan, kode untuk ID karyawan, kode barang, kode jenis servis.

-

Terdapat pengecekan ulang pada data yang telah di input.

-

Terdapat penginputan data yang dilakukan segera setelah transaksi terjadi. Input data selalu dilakukan setiap hari, setiap ada transaksi yang terjadi (pelanggan yang datang untuk service).

-

Tidak terdapat update database bengkel secara periodik, data-data yang sudah tidak digunakan tetap disimpan dalam database bengkel.

-

Tidak terdapat help facility untuk membantu user dalam menginput data. User telah diberikan pelatihan pada saat pertama kali menggunakan sistem dan tersedianya buku user manual untuk karyawan sesuai dengan job descriptionnya.

3.9.2.2 Pengendalian Output Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian output yang berjalan adalah sebagai berikut : -

Terdapat pendistribusian output kepada pihak yang berhak. Hasil output dalam bentuk laporan akan diberikan kepada kepala bengkel dan diserahkan ke direktur PT GSAC.

77

-

Terdapat pencantuman tanggal, bulan, tahun, dan waktu pencetakan pada setiap output yang dihasilkan.

-

Terdapat Lay Out output cukup sederhana yang mudah dimengerti dan mudah dibaca oleh pihak yang menerima output tersebut.

-

Terdapat pencantuman report tittle (judul laporan) di bagian atas laporan setiap output yang dihasilkan.

-

Terdapat pencantuman identitas bengkel (nama bengkel, alamat dan nomor telepon bengkel) pada setiap output yang dihasilkan.

-

Terdapat pencantuman page numbers pada setiap output yang dihasilkan. Terdapat pada laporan pendapatan dan laporan bulanan bengkel.

-

Terdapat otorisasi dari pihak yang berwenang apabila terjadi pembatalan transaksi. Kasir akan meminta otorisasi dari pihak yang berwenang untuk membuat Invoice yang baru.

-

Terdapat pencantuman jumlah dokumen yang tercetak secara tertulis pada setiap

output yang dihasilkan. Pencantuman jumlah dokumen tercetak

terdapat pada laporan pendapatan bengkel dan laporan bulanan bengkel. -

Terdapat pendistribusian output yang secara rutin. Laporan akan diberikan kepada direktur PT GSAC secara rutin satu bulan sekali.

-

Tidak terdapat informasi yang akurat pada setiap output yang dihasilkan. Terdapat perbedaan antara hasil perhitungan output dari sistem dengan perhitungan manual yaitu pada laporan bulanan bengkel.

78

-

Terdapat pengecekan ulang terhadap hasil output sebelum didistribusikan. Bagian kasir akan melakukan pengecekan ulang. Jika terjadi perbedaan, maka akan dilakukan konfirmasi pada pihak bersangkutan dan dilakukan perbaikan.

-

Terdapat pengarsipan output yang dihasilkan. Setiap transaksi akan di arsip sesuai dengan tanggal transaksi.

-

Terdapat pencantuman validasi pihak yang bertanggung jawab. Setiap output yang tercetak terdapat kolom validasi untuk tanda tangan pihak yang bertanggung jawab.

-

Terdapat pencantuman grand total pada output yang mengandung informasi angka.

-

Terdapat pencantuman Contact Person pada setiap output yang tercetak, terdapat nama orang yang bertanggung jawab terhadap output tersebut.

-

Terdapat pembatasan wewenang bagi karyawan untuk mencetak output. Hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mencetak dan menerima output.

3.9.2.3 Pengendalian Boundary Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian boundary yang berjalan adalah sebagai berikut : -

Terdapat kebijakan mengenai pemberian hak akses, pemeliharaan akses dan penghapusan hak akses. Setiap karyawan akan diberikan hak akses sesuai

79

dengan tugas dan wewenangnya, dan hak akses tersebut akan dihapus jika karyawan resign. -

Terdapat pembatasan terhadap akses data atau informasi untuk setiap karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Misalnya bagian gudang tidak dapat mengakses data atau informasi pada bagian kasir, begitu pula sebaliknya.

-

Terdapat proses identifikasi dan autentifikasi pada saat masuk ke dalam sistem. Setiap user akan diminta user ID dan password untuk masuk ke dalam sistem.

-

Terdapat proses identifikasi atau autentifikasi sistem sudah bekerja secara baik mencegah pihak tidak berwenang masuk ke dalam sistem. Karyawan dapat masuk ke dalam sistem jika user ID dan password dapat diidentifikasi oleh sistem.

-

Tidak terdapat peringatan secara otomatis jika ada seorang pengguna yang sah tetapi mencoba mendapatkan sumber daya sistem yang berada di luar ruang lingkup kerjanya.

-

Tidak terdapat batasan maksimal kesalahan dalam pengisian password. Sistem akan terus meminta user untuk mengisi password sampai benar.

-

Terdapat tampilan layar field pengisian password pada saat password sudah terisi berupa **** (password invisible).

-

Terdapat batas maksimal dan minimum dari digit PIN yang harus dibuat oleh user. Password yang dibuat oleh user berjumlah empat digit.

80

-

Terdapat tanda peringatan (error message) bila user salah mengisi password. Sistem akan meminta user mengulang pengisian password sampai password yang terisi benar.

-

Tidak terdapat sistem yang mengingatkan user untuk sering-sering mengubah password secara berkala. Sistem tidak mengingatkan user untuk melakukan perubahan password secara berkala, tetapi user dapat mengubah password sesuai keinginan kapan saja, dan perubahan tersebut akan diketahui oleh staff IT.

-

Terdapat share password antar karyawan. Password staff spare parts diketahui oleh kasir dan dapat digunakan oleh kasir untuk menutup transaksi dan mengubah data pengeluaran spare parts service.

-

Terdapat kebijakan penghapusan user ID berikut password bila user resign. Kebijakan dari staff IT, setiap karyawan resign maka user ID dan password akan dihapus atau diganti apabila ada karyawan baru.

-

Terdapat transaction log (file yang berisi nama pemakai komputer, tanggal, jam,dll). Transaction log terdapat pada server di bengkel, dan akan digunakan jika terdapat suatu masalah.

-

Tidak terdapat log out secara otomatis (session) jika sistem tidak digunakan selama beberapa waktu, sistem akan terus stand by jika user tidak me-log out sistem.