BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Analisis Perusahaan 3.1.1
Riwayat Perusahaan PT HCN merupakan perusahaan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang sistem audio visual terintegrasi. Perusahaan didirikan pada tahun 2000 yang merupakan anak perusahaan dari PT Triyaso Telekomindo yang telah berdiri sejak tahun 1991. Saat ini PT HCN memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Graha OS, Jl. Tanah Abang II No 42, Jakarta Pusat 10160. PT HCN selalu berkeinginan memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggannya dengan menghadirkan produk-produk yang berkualitas tinggi. Produk andalan dari PT HCN
adalah Infocus Home
Theater Projector, Analog Way Scan Converter. Produk-produk audio yang ditawarkan oleh PT HCN berasal dari berbagai Negara seperti Amerika, Perancis, Jepang, Singapura, Jerman, Cina, Hong Kong, dan Inggris. Pada tahun 2006, PT HCN menjadi satu-satunya distributor tunggal untuk produk Projector Infocus dan Analogue Mixer. Selain mendistribusikan produkproduknya ke dealer-dealer, PT HCN juga berperan sebagai retailer yang menjual produknya langsung ke pelanggan. Penjualan secara retail dilakukan dengan menerima penjualan langsung di kantor, pameran dan melalui salesman yang menawarkan produk ke perusahaan atau rumah.
45
46
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT HCN adalah menjadi perusahaan korporat yang baik dan menjadi lebih kompetitif dan fleksible. Misi dari PT HCN antara lain: 1. Mengorganisasi distribusi produk sehingga menguntungkan bagi para dealer dan pemakai akhir secara bersama. 2. Memberikan
pelayanan
purna
jual
terbaik
setelah
barang
didistribusikan. 3. Penetrasi ke proyek visual lainnya di Indonesia.
3.1.3
Struktur Organisasi Melihat peranan dari perusahaan HCN sebagai distributor resmi untuk produk C4 di Indonesia, maka chart organisasi perusahaan HCN adalah seperti berikut :
47
Gambar 3.1 Struktur Organisai PT HCN (Sumber : PT HCN) Keterangan : Kotak yang berwarna abu-abu muda menunjukkan orang-orang yang menangani sumber daya untuk semua produk. Kotak yang berwarna putih menunjukkan orang-orang yang menangani semua produk namun tidak termasuk produk C4.
48
Kotak yang berwarna abu-abu tua menunjukkan orang-orang yang hanya menangani produk C4.
3.1.4
Pembagian Tugas dan Wewenang Tiap tim penjualan terdiri dari 3 orang. Tanggung jawab masing-masing bagian: Direktur: 1.
Bertugas untuk mempimpin semua bawahan pada rapat pertemuan perusahaan.
2.
Memimpin pertemuan tahunan dengan pemegang saham dan menetapkan tujuan perusahaan.
Manajer Penjualan: 1.
Menangani semua penjualan untuk produk C4 di Indonesia.
2.
Mengorganisasikan 5 tim penjualan untuk memasuki pasar.
3.
Mengumpulkan daftar proyek dari semua ketua tim penjualan untuk memastikan agar tidak ada satupun proyek yang mengalami konflik dengan para dealer.
4.
Memimpin pelatihan penjualan untuk produk C4.
5.
Menjelaskan produk C4 kepada pelanggan utama.
49
Ketua Tim Penjualan: 1.
Memimpin timnya agar produk C4 dapat dipublikasian ke pasar atau dealer.
2.
Mengumpulkan informasi mengenai adanya dealer baru yang mungkin tertarik terhadap produk C4 .
3.
Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam membuat proyek baru.
4.
Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam menentukan target proyek secara individual.
Manajer Teknisi (berperan juga sebagai Manajer Pelatihan): 1.
Mengkoordinasikan
tim
teknisi
untuk
dapat
melakukan
pemasangan untuk produk C4 di lokasi pelanggan. 2.
Menyerap informasi-informasi baru tentang ilmu teknisi untuk produk C4 dan mengarahkannya kepada para bawahan.
3.
Menyiapkan dan memimpin sesi pelatihan untuk produk C4 kepada teknisi internal dan eksternal.
4.
Memudahkan sesi pelatihan untuk produk C4 kepada karyawan bagian penjualan eksternal.
Manajer Gudang 1.
Memastikan bahwa barang yang keluar dan masuk sesuai dengan data gudang.
50
Manajer Pemasaran 1.
Menetapkan dan menjalankan rencana pemasaran se-efektif mungkin untuk meningkatkan pengenalan produk C4 di Indonesia; bekerjasama dengan perancang internal dan para agen eksternal.
2.
Membuat dan menjalankan rencana agar produk C4 mendapatkan sertifikat industri standar Indonesia.
Manajer Keuangan (berperan juga sebagai Manajer Pembelian) 1.
Mengatur dan mengawasi piutang dan hutang agar mereka tetap dalam kondisi seimbang.
2.
Mengatur
keseimbangan
persediaan,
mengeluarkan
dan
memproses nota pembelian. 3.
Mengatur pembayaran gaji karyawan.
4.
Mengatur pajak yang berhubungan dengan pengeluaran.
5.
Mengeluarkan jurnal pendapatan, neraca dan menjelaskannya kepada direktur.
3.1.5
Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Penjualan 1.
Proses penjualan pada PT HCN diawali dengan pemesanan dari pelanggan yang terdiri dari user, dealer, dan retailer. Pelanggan yang ingin membeli barang di PT HCN dapat menelepon bagian
51
penjualan atau mengirimkan surat pemesanan dan data lokasi tempat tinggal pelanggan ke bagian penjualan atau dapat juga datang langsung ke PT HCN dan bertemu dengan bagian penjualan. 2.
Bagian penjualan akan memberikan surat penawaran harga dari barang yang dicari oleh pelanggan tersebut.
3.
Jika pelanggan menyetujui harga yang ditawarkan maka bagian penjualan akan membuatkan nota penjualan. Nota penjualan akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip.
4.
Bagian gudang akan mengakses data nota penjualan yang kemudian data tersebut digunakan untuk membuat surat pengiriman. Data nota penjualan juga dapat digunakan untuk membuat nota pembelian bila barang yang dipesan tidak tersedia.
5.
Bagian keuangan akan membuat surat penagihan yang berisi rincian pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dalam beberapa tahap atau dapat dilakukan dalam sekali pembayaran. Jika status pembayaran sudah lunas maka barang akan segera dikirim. Untuk barang tertentu, jika pembayaran telah mencapai tahap 1, barang tersebut sudah dapat dikirim tetapi belum dapat diinstalasi sampai pelunasan.
6.
Bagian keuangan akan memberikan surat penagihan kepada bagian gudang sebagai tanda bukti untuk mengirimkan barang ke pelanggan.
7.
Bagian gudang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan yang diinginkan pelanggan beserta dengan surat pengiriman.
52
Pembelian 1. Bila persediaan sudah mencapai persediaan minimum maka karyawan bagian gudang akan membuat nota pembelian yang diserahkan kepada manajer. 2. Manajer
akan
menyetujui
nota
pembelian
tersebut
dan
menyerahkannya ke karyawan bagian keuangan. 3. Setelah menerima nota pembelian yang disetujui tersebut maka bagian keuangan akan mengirimkan nota pembelian tersebut ke supplier. 4. Kemudian perusahaan akan menerima penagihan dari supplier. Perusahaan akan melakukan pembayaran dan membuat surat pembayaran. 5. Untuk barang tertentu, setelah menerima pembayaran, supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang, tetapi ada pula barang-barang yang langsung dikirimkan ke bagian gudang tanpa proses pelunasan terlebih dahulu. 6. Setelah barang yang dipesan tiba, maka bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang. Bagian gudang akan mengecek kesesuaian antara nota pembelian yang dibuat dengan barang yang diterima.
53
Retur Pembelian 1. Jika terjadi kerusakan barang ketika barang diterima maka bagian gudang akan membuat surat retur pembelian barang. 2. Surat retur pembelian barang akan diberikan kepada manajer untuk disetujui. 3. Setelah disetujui, surat retur pembelian akan dikirim kepada supplier yang bersangkutan.
3.1.6
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Pihak manajemen membutuhkan informasi-informasi penting mengenai kegiatan operasional yang terjadi untuk digunakan sebagai bahan analisis dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: • Informasi mengenai persentase penjualan pada suatu periode tertentu secara historis. • Informasi mengenai persentase pembelian pada suatu periode tertentu secara historis. • Informasi mengenai persentase retur pembelian pada suatu periode tertentu secara historis. • Informasi tentang trend barang yang paling banyak terjual baik secara kategori maupun jenis pelanggan di periode waktu tertentu. • Informasi mengenai peningkatan persentase penjualan, pembelian dan retur pembelian yang dilihat berdarsarkan tahun, kuartal dan bulan.
54
3.1.7
Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil survei dan observasi yang telah dilakukan pada PT HCN, ditemukan beberapa masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan, yaitu antara lain : 1. Dengan bertambahnya data yang terkumpul dari waktu ke waktu maka data yang ditampung semakin besar, user memiliki kesulitan dalam menampilkan data historis yang dibutuhkan untuk keperluana analisis. 2. Kurangnya integritas dan konsistensi data antar divisi. 3. Adanya kesulitan dan dibutuhkan waktu yang lama dalam menyajikan laporan yang bersifat summarized dan multi dimensional yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dalam mengambil keputusan.
3.1.8
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi pada PT HCN maka diperlukan suatu sistem data warehouse yang dapat mendukung penyajian informasi secara ringkas. Aplikasi data warehouse yang dibuat akan menyimpan data, meringkas data, melakukan transformasi data dari sumber data, memuat data historis dan mengintegrasikannya ke dalam suatu sistem database yang berbasis data warehouse. Aplikasi data warehouse ini mampu menghasilkan laporan-laporan analitis mengenai penjualan, pembelian dan retur pembelian perusahaan secara summary dengan jangka waktu yang diinginkan secara cepat.
55
3.2 Basis Data yang Berjalan Berikut ERD dari PT HCN :
Gambar 3.2 ERD dari PT HCN (Sumber : PT HCN)
56
3.3 Metadata Metadata merupakan data tentang data. Berikut metadata dari tabel-tabel yang ada pada database PT HCN: 1. Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : KdPelanggan Foreign Key : Keterangan : Tabel master pelanggan Nama field
Tipe field
Ukuran field
Keterangan
KdPelanggan
Char
7
Kode pelanggan
JenisPelanggan
Varchar
8
Jenis pelanggan
NamaPelanggan
Varchar
25
Nama pelanggan
AlamatPelanggan
Varchar
50
Alamat pelanggan
KotaPelanggan
Varchar
20
Kota
tempat
tinggal
pelanggan TeleponPelanggan
Varchar
12
Nomor telpon pelanggan
Tabel 3.1 Master Pelanggan
2. Nama Tabel : NotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan Foreign Key : NoSuratPenawaranHarga Keterangan : Tabel nota penjualan atau sales order
Nama field
Tipe field
Ukuran field
Keterangan
NoPenjualan
Char
7
Nomor penjualan
KodePelanggan
Char
7
Kode Pelanggan
57
TanggalPenjualan
Datetime
8
Tanggal update penjualan
PotonganHarga
Integer
8
Potongan harga yang telah disepakati
Tabel 3.2 NotaPenjualan
3. Nama Tabel : DetilNotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan Foreign Key : NoPenjualan, KdBarang Keterangan : Tabel detil nota penjualan atau detil sales order Nama field
Tipe field
Ukuran field
Keterangan
NoPenjualan
Char
7
Nomor penjualan
KodeBarang
Char
7
Kode barang
JumlahBarang
Integer
3
Jumlah barang yang dibeli
HargaJual
Integer
10
Harga jual barang yang telah disepakati
Tabel 3.3 DetilNotaPenjualan
4. Nama Tabel : SuratPenagihan Primary Key : NoSuratPenagihan Foreign Key : NoPenjualan Keterangan : Tabel surat penagihan terhadap barang yang akan dibeli
Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPenagihan
Char
7
Nomor surat penagihan
58
NoPenjualan
Char
7
Nomor penjualan
TanggalSuratPenagihan
Datetime
8
Tanggal
update
surat
penagihan PembayaranTahap1
Integer
8
Jumlah
pembayaran
tahap 1 JatuhTempoTahap2
Datetime
8
Tanggal
jatuh
tempo
tahap 2 PembayaranTahap2
Integer
8
Jumlah
pembayaran
tahap 2 TanggalPelunasan
Datetime
8
Tanggal
pelunasan
tahap1 dan 2 Integer
Denda
8
Denda yang dikenakan karena
keterlambatan
pelunasan Tabel 3.4 SuratPenagihan
5. Nama Tabel : SuratPengiriman Primary Key : NoSuratPengiriman Foreign Key : NoPenagihan Keterangan : Tabel surat pengiriman barang ke pelanggan Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPengiriman
Char
7
Nomor surat pengiriman
NoSuratPenagihan
Char
7
Nomor surat penagihan
8
Tanggal barang dikeluarkan
TanggalPengeluaranBarang Datetime
untuk dikirim Tabel 3.5 SuratPengiriman
59
6. Nama Tabel : DetilSuratPengiriman Primary Key : Foreign Key : NoSuratPengiriman,KodeBarang Keterangan : Tabel detil surat pengiriman Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPengiriman
Char
7
Nomor surat pengiriman
KodeBarang
Char
7
Nomor surat penagihan
JumlahBarang
Integer
3
Tanggal dikeluarkan
barang untuk
dikirim Tabel 3.6 DetilSuratPengiriman
7. Nama Tabel : Barang Primary Key : KdBarang Foreign Key : Keterangan : Tabel yang berisi data barang Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field KodeBarang
Char
7
Nomor surat pengiriman
NamaBarang
Varchar
25
Nomor surat penagihan
HargaStandardJual
Integer
8
Harga
minimum
penjualan HargaBeliLama
Integer
8
Harga barang yang lama
HargaBeliBaru
Integer
8
Harga barang yang baru
60
JumlahBarangLama
Integer
3
Jumlah
barang
yang
barang
yang
lama JumlahBarangBaru
Int
3
Jumlah lama
JenisBarang
Varchar
10
Jenis barang
JumlahMinimum
Integer
3
Stok minimum barang
Tabel 3.7 Master Barang
8. Nama Tabel : NotaPembelian Primary Key : NoSuratPembelian Foreign Key : KdSupplier Keterangan : Tabel nota pembelian atau purchase order Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPembelian
Char
10
Nomor nota pembelian
KodeSupplier
Char
5
Kode supplier
TanggalPembelian
Datetime
8
Tanggal barang dibeli
Tabel 3.8 NotaPembelian
9. Nama Tabel : DetilNotaPembelian Primary Key : NoPembelian Foreign Key : NoPembelian, KdBarang Keterangan : Tabel detil nota pembelian atau detil purchase order
61
Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPembelian
Char
10
Nomor nota pembelian
KodeBarang
Char
7
Kode barang
JumlahBarang
Integer
3
Tanggal
barang
yang
dibeli Numeric
HargaBeli
15
Harga barang yang dibeli
Tabel 3.9 DetilNotaPembelian
10. Nama Tabel : SuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan Foreign Key : NoPembelian, NoPembayaran Keterangan : Tabel surat penerimaan barang Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPenerimaanBarang Char
10
Nomor
surat
penerimaan barang NoPembelian
Char
10
Nomor nota pembelian
TanggalPenerimaanBarang
Datetime
8
Tanggal diterima
Tabel 3.10 SuratPenerimaanBarang
11. Nama Tabel : DetilSuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan Foreign Key : NoPenerimaan, KdBarang Keterangan : Tabel detail surat penerimaan barang
barang
62
Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPenerimaanBarang Char
10
Nomor surat penerimaan barang
KodeBarang
Char
7
Kode barang
JumlahBarang
Integer
3
Jumlah
barang
yang
diterima Tabel 3.11 DetilSuratPenerimaanBarang
12. Nama Tabel : SuratPembayaran Primary Key : NoPembayaran Foreign Key : NoPembelian Keterangan : Tabel surat pembayaran Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoSuratPembayaran
Char
10
Nomor pembayaran
NoPembelian
Char
10
Nomor pembelian
TanggalPembayaran
Datetime
8
Tanggal
pembayaran
ke
supplier PembayaranTahap1
Numeric
15
Jumlah pembayaran tahap 1
JatuhTempoTahap2
Datetime
8
Tanggal jatuh tempo tahap 2
PembayaranTahap2
Numeric
15
Jumlah pembayaran tahap 2
TanggalPelunasan
Datetime
8
Tanggal pelunasan tahap1 dan 2
Denda
Integer
8
Denda karena pelunasan
Tabel 3.12 SuratPembayaran
yang
dikenakan
keterlambatan
63
13. Nama Tabel : Supplier Primary Key : KdSupplier Foreign Key : Keterangan : Tabel supplier Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field KodeSupplier
Char
5
Kode supplier
NamaSupplier
Varchar
50
Nama supplier
AlamatSupplier
Varchar
50
Alamat supplier
KotaSupplier
Varchar
20
Kota supplier
TeleponSupplier
Varchar
12
Nomor telepon supplier
Tabel 3.13 Master Supplier
14. Nama Tabel : ReturPembelian Primary Key : NoReturPembelian Foreign Key : Keterangan : Tabel ReturPembelian Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoReturPembelian
Char
NoSuratPenerimaanBarang Char
7
Kode supplier
10
Nomor
surat
penerimaan barang TanggalReturPembelian
Datetime
8
Tanggal pengembalian barang ke supplier
Tabel 3.14 ReturPembelian
64
15. Nama Tabel : DetilReturPembelian Primary Key : Foreign Key : NoReturPembelian,KodeBarang Keterangan : Tabel ReturPembelian Nama field
Tipe field
Ukuran
Keterangan
field NoReturPembelian
Char
7
Kode supplier
KodeBarang
Char
7
Kode barang
JumlahBarang
Integer
3
Jumlah
barang
yang
dikembalikan JenisBarang
Varchar
8
Jenis barang
Keterangan
Varchar
20
Ciri-ciri kerusakan
Tabel 3.15 DetilReturPembelian
3.4 Teknologi Informasi PT HCN telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Teknologi yang digunakan meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). 3.4.1 Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan pada PT HCN adalah sebagai berikut: 1.
Perangkat keras Server •
Intel Pentium Core 2 Duo Processor 2GHZ
•
Memory DDR2 2GB
•
Hardisk 640GB SATA
65
2.
•
Monitor Flat CRT 17”
•
Keyborad Logitech
•
Mouse Logitech
•
Lan Card
Perangkat keras Client •
Intel Pentium 4 2.40 GHZ
•
Memory 1 GB DDR2
•
Hardisk 40 GB SATA
•
DVD-ROM
•
Monitor LG CRT 15”
•
Keyboard Logitech
•
Mouse Logitech
•
LAN CARD
•
Printer Canon
3.4.2 Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak (software) merupakan aplikasi yang digunakan untuk menjalankan sistem operasional pada PT HCN. Sistem operasional yang digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional SP3. Software lainnya yang digunakan dalam operasi bisnisnya adalah VB.Net 2005, Peach Tree Professional 2003 dan SQL 2005 sebagai penyimpanan database.
