BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum PT Multi Terminal Indonesia 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Multi Terminal Indonesia (MTI) dari aspek legalitas dikukuhkan
oleh Notaris Herdimansyah Chaidirsyah Sarjana Hukum di Jakarta pada tanggal 15 Pebruari 2002 namun secara operasional baru beroperasi pada tanggal 15 April 2002. PT MTI adalah anak perusahaan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II yang merupakan spin off dari salah satu Divisi Cabang Pelabuhan Tanjung Priok yaitu Divisi Usaha Terminal (DUT). Visi PT Multi Terminal Indonesia adalah “Menjadi Perusahaan Jasa Terminal dan Logistik yang terkemuka”. Misi PT Multi Terminal Indonesia adalah “Menjalankan Usaha Pelayanan Jasa Terminal Container, Terminal Multipurpose dan Logistik secara professional”. Komposisi kepemilikan saham PT MTI adalah 99% milik PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II dan 1% milik Koperasi Pegawai Maritim (KOPEGMAR) Tanjung Priok. Sejarah berdirinya PT MTI tidak terlepas dari sejarah pelabuhan di Indonesia yang telah mengalami beberapa kali perubahan (transformasi). Transformasi perusahaan pelabuhan secara singkat sebagai berikut: 1. Periode 1984-1992 Pengelolaan pelabuhan umum dibedakan antara pelabuhan umum yang diusahakan dan pelabuhan umum yang tidak diusahakan. Pengelolaan pelabuhan umum yang diusahakan dilakukan 30
31 oleh Perusahaan Umum (PERUM) Pelabuhan, sedangkan pengelolaan pelabuhan umum yang tidak diusahakan dilakukan oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT) dibawah Direktorat Jenderal Perhubungan Laut sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah nomor 11 tahun 1983. PERUM Pelabuhan dibagi menurut wilayah menjadi PERUM Pelabuhan I s.d IV. 2. Periode 1992-2002 Status PERUM Pelabuhan II berubah menjadi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 57 tanggal 19 Oktober 1991, dalam periode ini kegiatan bongkar muat dilaksanakan oleh Divisi Usaha Terminal Cabang Pelabuhan Tanjung Priok. 3. Periode 2002-sampai sekarang Divisi Usaha Terminal (DUT) dipisahkan (spin off) dari Cabang Pelabuhan Tanjung Priok menjadi PT Multi Terminal Indonesia yang dikukuhkan dengan Akta Pendirian Perusahaan nomor 15 oleh Notaris Herdimansyah Chaidirsyah Sarjana Hukum di Jakarta tanggal 15 Februari 2002, didasarkan pada pertimbangan mengoptimalkan potensi bisnis dan memperkuat competitive advantage sebagai service provider. Saat ini PT MTI memiliki tiga kegiatan usaha yaitu Logistik, Terminal Petikemas, dan Terminal Multipurpose. PT MTI melayani pengiriman barang dalam negeri maupun luar negeri dan juga melalui Laut dan Udara. Dalam perjalanan kegiatan usaha ini, PT MTI selalu meningkatkan kinerja agar dapat mencapai hasil kerja yang optimal demi menjaga kepuasan terhadap pelanggan.
32 3.1.2 Lokasi Perusahaan Lokasi Kantor Utama dari PT Multi Terminal Indonesia terletak di Jalan Pulau Payung No.1 Tanjung Priok, Jakarta Utara 14310, Indonesia.
Gambar 3.1 Lokasi PT Multi Terminal Indonesia
3.1.3 Ruang Lingkup Usaha dan Fasilitas Perusahaan Logistik merupakan usaha untuk mengatur arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar. Sebagai Terminal Operator dan service provider PT Multi Terminal Indonesia berupaya untuk mengembangkan cakupan pelayanan dan penetrasi pasar tidak saja penyediaan fasilitas Terminal Petikemas, dan Terminal Multi Purpose tetapi juga penyediaan fasilitas untuk kegiatan Logistik untuk menangani kegiatan impor, custom clearance, konsolidasi dan distribusi barang, storaging dan project cargo.
33 Saat ini kegiatan usaha logistik PT Multi Terminal Indonesia dikelompokkan ke dalam 7 kegiatan usaha yaitu: a. Overbrengen Pemindahan lokasi penimbunan barang impor yang belum diselesaikan kewajiban kepabeanannya dari suatu gudang atau lapangan penumpukan Tempat Penimbunan Sementara (TPS) tertentu ke suatu gudang atau lapangan penumpukan tertentu atau TPS lainnya yang berada dalam satu wilayah pengawasan Kantor Pabean. b. Custom Clearance and Brokerage Penyusunan dokumen dan/atau pengiriman elektronik, perhitungan (dan biasanya pembayaran) atas nama klien dari pajak, bea dan cukai, dan komunikasi memfasilitasi antara importir dan pejabat-pejabat pemerintah. c. Lift On/ Lift Off Menaikkan dan menurunkan container dari atau ke atas kapal. d. Receiving/Delivery Penerimaan dan pengiriman barang melalui gudang penyimpanan dan lapangan penumpukan. e. Stripping Proses pengeluaran barang dari dalam container. f. Storage Penyimpanan barang di gudang tertutup. g. Open Storage Penyimpanan container di lapangan terbuka.
34 a)
Fasilitas Divisi Logistik
Tabel 3.1 Fasilitas Divisi Logistik PT Multi Terminal Indonesia
No
b)
Fasilitas
Luas (M2)
Kapasitas (cbm)
1
Gudang CDC Banda
10,796,61
26,000
2
Lapangan 215X
20,484,64
2,900
Peralatan Divisi Logistik
Tabel 3.2 Peralatan Divisi Logistik PT Multi Terminal Indonesia
No
Nama Alat
Kapasitas (Ton)
Jumlah
1.
Forklift Diesel Kapasitas
2
1
2.
Forklift Diesel Kapasitas
2,5
17
3.
Forklift Diesel Kapasitas
3,5
2
4.
Forklift Diesel Kapasitas
5
1
5.
Forklift Diesel Kapasitas
10
2
6.
Forklift Battery
2,5
4
7.
Reach Truck
2
7
8.
Head Truck
40
25
9.
Reach Stacker
45
6
35 3.2
Organisasi Perusahaan 3.2.1
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Multi Terminal Indonesia
36 Organisasi merupakan wadah atau suatu tempat dimana kegiatan organisasi dan manajemen dilakukan, organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai suatu yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi, dalam organisasi adalah suatu pembagian tugas dan pelimpahan, wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Struktur organisasi PT Multi Terminal Indonesia terlihat pada gambar 3.2.
3.2.2
Tugas dan Tanggung Jawab a. Direktur Utama Merupakan pimpinan tertinggi dari perusahaan yang memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh aktivitas baik operasional maupun manajemen dan berusaha untuk memajukan bisnis ke arah pencapaian tujuan perusahaan. Dalam pelaksanaan organisasi ini PT MTI untuk melakukan koordinasi setiap pekan untuk menyelaraskan setiap unit kerja dalam rangka pencapaian kerja sesuai dengan rencana kerja perusahaan. Koordinasi ini dipimpin oleh direktur untuk memfokuskan kerja setiap unit kerja, serta memberikan pertimbangan terhadap usulan serta
menetapkan
aturan-aturan
dalam
organisasi
dan
mengarahkan organisasi menuju visi, misi dan strategi-strategi baik jangka panjang maupun jangka pendek.
b. Direktur Operasi Merupakan direktur dalam bagian operasi yang memberikan kebijakan-kebijakan dan keputusan yang terkait dengan operasi
37 perusahaan. Memastikan semua program berjalan dengan efisien, memastikan dan memonitor operasional berjalan secara efektif, mengontrol operasi sehari-hari dari departemen operation, serta mengadakan
pelatihan
atau
konseling
untuk
karyawan
perusahaan.
c. Direktur Administrasi dan Keuangan Merupakan direktur dalam bagian administrasi dan keuangan, yang memberikan kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan yang terkait dengan administrasi dan keuangan baik yang bersifat jangka panjang ataupun jangka pendek serta mengatur segala aktivitas keuangan yang terjadi di dalam perusahaan dan bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.
d. Kepala Satuan Pengawasan Intern Tugas: 1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan pengendalian pelaksanaan: i. penyusunan program kerja pemeriksaan rutin pada semua aspek pengelolaan perusahaan diseluruh jajaran organisasi, ii. penyusunan program kerja pemeriksaan khusus pada aspek tertentu pada pengelola perusahaan, iii. pemeriksaan rutin dan pemeriksaan khusus secara berkala/periodic,
38 iv. bertindak sebagai counter part dengan pemeriksa eksternal, v. penyusunan program kerja manajemen mutu. 2. Laporan hasil pemeriksaan: i. mengendalikan pelaksanaan penyusunan laporan hasil rutin dan lapran hasil pemeriksaan khusus, ii. bertanggung jawab terhadap materi laporan hasil pemeriksaan rutin maupun khusus, iii. mengendalikan pelaksanaan penyusunan laporan hasil pemeriksaan mutu. 3. Tindakan lanjut hasil pemeriksaan: i. mengendalikan penyusunan arahan tindak lanjut hasil pemeriksaan, ii. bersama-sama
dengan
fungsional
melakukan
monitoring pelaksanaan tindak lanjut. Tanggung Jawab 1. Menetapkan program kerja bidang satuan pengawasa intern. 2. Menetapkan Program kerja bidang manajemen mutu. 3. Menetapkan metode kerja yang sesuai pada unit kerjanya guna melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. 4. Mendapatkan data/informasi dan melaksanakan opname terhadap asset perusahaan dari semua level manajemen dalam rangka tugas pengawasan.
39 e. Corporate Secretary Tugas: 1. Hubungan masyarakat: Merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang hubungan masyarakat. 2. Hubungan
antar
mengkoordinasikan
lembaga: dan
Merencanakan,
mengendalikan
pelaksanaan
program kerja bidang hubungan antar lembaga. 3. Tata usaha direksi: Merencanakan, mengkoordinaskan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang tata usaha direksi. 4. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan: i. pengelolaan promosi dan publikasi untuk pembentukan, menjaga dan meningkatkan citra perusahaan, ii. pelaksanaan pengelolahan good corporate governance, iii. pengelolaan website dan media internal perusahaan. Tanggung Jawab: 1.
Menyusun program kerja bidang corporate secretary.
2.
Melaksanakan metode kerja yang sesuai pada unit kerjanya guna melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien
40 f. Manager Terminal Petikemas Tugasnya: 1.
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan: i. Perencanaan dan penerimaan kapal masuk di dermaga petikemas melalui kegiatan: -
penjadwalan dan lama sandar kapal,
-
pelaksanaan identifikasi kapal,
-
pengklasifikasi berat kapal, tujuan kapal, isi kapal, dan no. dermaga kapal,
-
perencanaan bongkar muat petikemas.
ii. Melakukan koordinasi bersandarnya kapal, kesiapan lapangan, dan pelayanan gate dengan kegiatan utama meliputi: -
penjadwalan closing time 6 jam
-
pelaksanaan bongkar muat petikemas dari dan ke kapal
-
pelaksanaan bongkar muat petikemas dari kapal
iii. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap dokumen impor barang yang ada pada petikemas iv. Mengkoordinasikan
dan
mengawasi
penerbitan
dokumen/kartu mengenai barang dan petikemas yang keluar dan masuk.
41 Tanggung jawab: 1. Mengembangkan, menerapkan, dan menilai efektifitas serta memberikan usulan perbaikan system dan prosedur pelayanan terminal peti kemas 2. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan bidang pelayanan bongkar muat petikemas dilingkungan terminal petikemas 3. Menetapkan dan menandatangani hal – hal sebagai berikut: a. Pemberitahuan pindah lokasi barang impor dalam pengawasan bea dan cukai (form A.11). b. Permohonan pemberitahuan OVBX. c. Laporan
bulanan
TPS
(Tempat
Penimbunan
Sementara) d. Permohonan tenaga kerja bongkar muat (TKBM) e. Pelaksanaan korespondensi dengan pihak pelayaran, meliputi: -
pengaturan,
penerapan
serta
dispensasi
perpanjangan closing time -
persetujuan early stacking petikemas
-
pemberitahuan rencana pengerukan alur dan kolom dermaga
-
stevedore protest note
4. Mengatur dan menerapkan windows kapal di terminal petikemas regional harbour 5. Menerapkan sanksi kepada pekerja yang berada di bawah divisi terminal petikemas
42 g. Manager Logistik Tugas: 1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan pergudangan dan lapangan penumpukan ekpor/impor dan antar pulau, yang meliputi: a. Pelayanan trucking b. Pelayanan stripping (mengeluarkan barang dari dalam container) c. Pelayanan penumpukan barang di dalam gudang atau lapangan penumpukan d. Pelayanan receiving (penerimaan barang di gudang) e. Pelayanan delivery (penyerahan barang dari gudang dan lapangan lapangan penumpukan) f. Pelayanan overbrengen (pemindahan petikemas impor dari terminal petikemas ke lapangan penumpukan) Tanggung jawab 1. Mengembangkan,
menerapkan,
memantau,
menilai
efektifitas serta merumuskan usulan perubahan sistem dan prosedur bidang logistik 2. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan bidang logistik 3. Memberikan
tugas
kepada
para
asisten
supervisor, dan staff dibawah koordinasinya 4. Menandatangani surat penawaran jasa logistik
manager,
43 5. Memberi sanksi kepada petugas yang berada dibawah divisi logistik apabila melakukan perbuatan melanggar ketentuan dan peraturan perusahaan 6. Membuat laporan bulanan kepada direksi dan instansi terkait 7. Mengajukan persetujuan tarif yang telah dinegosiasikan kepada direksi 8. Mengajukan permintaan uang muka 9. Mengajukan permintaan kas kecil 10. Mengajukan quotation (surat penawaran harga) yang ada di lingkungan logistik 11. Mengajukan permohonan lembur 12. Mengajukan penggunaan tenaga kerja harian lepas 13. Mengajukan perbaikan fasilitas 14. Memberikan penilaian kinerja bawahannya
h. Manager Keuangan Tugas: 1. Anggaran:
Merencanakan,
mengendalikan
pelaksanaan
mengkoordinasi program
kerja
dan bidang
anggaran 2. Akutansi biaya dan analisis keuangan: Merencanakan, mengkoordinasikan
dan
mengendalikan
pelaksanaan
program kerja bidang akutansi biaya, analisis keuangan dan investasi
44 3. Analisis
dan
evaluasi
SBU:
Mengkoordinasi
dan
mengendalikan SBU 4. Akutansi umum: Merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan akutansi keuangan dan pelaporan keuangan 5. Perpajakan:
Merencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang akutansi perpajakan 6. Pengelolaan kas: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
pelaksanaan
program
kerja
bidang
pengelolaan kas perusahaan, surat berharga dan tata usaha keuangan 7. Hutang piutang: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan hutang piutang 8. Pengelolaan aset: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
pelaksanaan
program
kerja
bidang
pengelolaan asset perusahaan dan asuransi Tanggung jawab 1. Menyusun program kerja bidang anggaran, akuntansi dan perpajakan serta perbendaharaan 2. Melaksanakan metode kerja yang sesuai pada unit kerjanya guna melaksanakan tugas secara efektif dan efisien 3. Menandatangani jurnal kas keluar (JKK), jurnal kas masuk (JJM) dan bukti jurnal lainnya 4. Menyetujui pengeluaran uang makan dan jumlah tertentu
45 5. Menyetujui transfer (pemindah bukuan) dana melalui kas online (cash management system) 6. Menetapkan surat keputusan penghentian pembayaran (SKPP) penghasilan/gaji 7. Menyetujui pengeluaran dana melalui kas kecil
i. Manager Personalia dan Umum Tugas: 1. Menetapkan strategi, kebijakan bidang personalia dan umum secara coorporate yang secara berkala dipantau dan diukur efektifitas pelaksanaannya 2. Merencanakan kebutuhan dan memproses pengadaan pekerjaan sesuai prosedur yang berlaku agar diperoleh pekerja yang sesuai dengan persyaratan 3. Mengevaluasi usulan mutasi, rotasi dan promosi pekerja dalam rangka pembinaan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Mengelola sistem manajemen kinerja pekerja agar prosesnya terlaksana sesuai jadwal waktu yang ditentukan. 5. Menyusun kebutuhan dan menyelenggarakan pelatihan bagi pekerja untuk meningkatkan kemampuan pekerja. 6. Menganalisa
dan
mengevaluasi
kegiatan
yang
berhubungan dengan hubungan industrial. 7. Melaksanakan kegiatan perawatan pekerja dan keluarga untuk meningkatkan kesejahteraan.
46 8. Memproses kasus-kasus pekerja yang terjadi untuk penyesuaian. 9. Memproses penyediaan sarana dan prasarana perkantoran yang sesuai dengan kebutuhan. 10. Membina hubungan baik dengan instansi pemerintahan dan aparat keamanan setempat agar tercipta kerjasama yang baik dalam pelaksanaan tugas. 11. Memantau dan memutahirkan struktur organisasi beserta kelengkapannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tanggung Jawab: 1. Menerbitkan surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala pekerja kelas jabatan 7 (tujuh) sampai dengan kelas jabatan 10 (sepuluh). 2. Memberitahukan kutipan surat keputusan tentang mutasi pekerja kelas jabatan 7 (tujuh) sampai dengan kelas jabatan 10 (sepuluh). 3. Memberitahukan cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar karena alasan penting untuk pekerja kelas jabatan 7 (tujuh) sampai dengan kelas jabatan 10 (sepuluh). 4. Memberitahukan
pemberian/pencabutan
tunjangan
keluarga bagi pekerja. 5. Menandatangani surat pemberian sanksi kepada pekerja yang berada di bawah divisi personalia dan umum. 6. Memberitahukan kepada pekerja yang telah mencapai batas usia pensiun.
47 7. Memberitahukan kenaikan/penurunan penghasilan periode pekerja. 8. Menganalisis dan mengusulkan pemutahiran struktur organisasi dan pemutahirannya.
j. Manager Pemasaran dan Pengembangan Usaha Tugas: 1. Menetapkan strategi, kebijakan bidang pemasaran dan pengembangan usaha secara coorporate. 2. Menganalisis dan merencanakan pemasaran core business dan mencari peluang serta menetapkan strategi pemasaran. 3. Menyusun
dan
merencanakan
tarif
jasa
terminal,
pergudangan, lapangan, properti perusahaan dan sharing dengan mitra usaha. 4. Menjalin hubungan yang baik antara perusahaan dan mitra usaha atau pelangggan untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan sehingga perusahaan akan tumbuh dan berkembang. 5. Merencanakan dan mengusulkan konsep sistem informasi pemasaran pengembangan usaha sesuai kebutuhan yang akan
menunjang
program
kerja
pemasaran
dan
pengembangan usaha. 6. Mengawasi pelaksanaan program evaluasi kinerja maupun performasi perusahaan.
48 7. Menyusun rencana jangka panjang perusahaan (RJPP), rencana strategis perusahaan, action plan, optimalisasi perusahaan dan revitalisasi. 8. Membuat kajian bisnis/studi kelayakan atas rencana usaha dan investasi. 9. Membuat konsep manajemen resiko atas rencana usaha dan investasi. 10. Membuat analisis portfolio atas segmen-segmen usaha. 11. Membangun brand image perusahaan. 12. Melaksanakan perikatan kerja sama dengan pihak lain dengan prinsip menguntungkan perusahaan. 13. Membuat dan menyusun key performance indicators (KPI). Tanggung Jawab: 1. Membuat dan menandatangani surat pemberitahuan/surat penawaran kepada mitra usaha. 2. Membuat dan menandatangani undangan rapat/pertemuan dengan mitra usaha. 3. Membuat dan menandatangani surat penolakan kerjasama penggunaan fasilitas dan peralatan. 4. Membuat dan menadatangani surat evaliasi dan analisa produksi dan pendapatan masing-masing SBU secara berkala (triwulan). 5. Membuat dan menadatangani kajian bisnis/studi kelayakan atas rencana usaha dan investasi.
49 6. Membuat dan menadatangani manajemen resiko atas rencana usaha dan investasi. 7. Membuat dan menandatangani key performance indicators (KPI).
k. Manager Teknik Tugas: 1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang perancangan dan pengembangan fasilitas pelabuhan. 2. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang pengendalian proyek fasilitas pelabuhan. 3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang pemeliharaan fasilitas dan pengerukan. 4. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang survey dan teknik lingkungan pengerukan. 5. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penyusunan dan peninjauan ulang master plan perusahaan. 6. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan
pengkajian
fasilitas perusahaan.
usulan
kebutuhan
investasi
50 7. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja alat bongkar muat. 8. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan program kerja bidang teknik mesin dan logistik. Tanggung Jawab: 1. Menyusun program kerja teknik. 2. Melaksanakan metode kerja yang sesuai pada unit kerjanya guna melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
l. Manager Sistem Informasi dan Pengadaan Tugas: 1. Membuat rencana sistem informasi dan pengadaan. 2. Mendesign, mengembangkan dan menggunakan sistem informasi dan pengadaan perusahaan secara optimal. 3. Mengelola infrastruktur yang mendukung sistem informasi dan pengadaan. 4. Menerapkan keamanan pada jaringan data pada sistem informasi dan pengadaan perusahaan. 5. Mengelola
perawatan
perangkat
sistem
informasi
(hardware, software dan jaringan). 6. Mwngimplementasikan teknologi baru secara selektif sesuai kebutuhan. 7. Melakukan program kerja bidang pengadaan barang dan jasa baik teknik maupun non teknik.
51 8. Melaksanakan program kerja bidang administrasi sistem informasi dan pengadaan barang dan jasa. Tanggung Jawab: 1. Menyusun anggaran biaya, spesifikasi teknik, jadwal dan pelaksanaan pekerjaan sistem informasi dan pengadaan serta mendukung kegiatan operasional perusahaan. 2. Mengusulkan kontrak
dan
penambahan/pengurangan harian
bidang
sistem
tenaga
kerja
informasi
dan
pengadaan. 3. Mengembangkan, menerapkan, menilai efektifitas serta membuat usulan perbaikan sispro sistem informasi dan pengadaan. 4. Mengembalikan pelaksanaan kegiatan pengembangan pemeliharaan dan pengoperasian sistem informasi dan pelaksanaan pengadaan. 5. Mengajukan usulan pengadaan barang/jasa yang terkait dengan sistem informasi dan pengadaan.
3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan di Divisi Logistik Berdasarkan survey dan wawancara yang telah dilakukan ke PT Multi
Terminal Indonesia, penulis memperoleh temuan rangkaian kegiatan proses bisnis yang ada di perusahaan. Sebelum melakukan kegiatan Pemindahan Lokasi Penimbunan (PLP), ada beberapa syarat yaitu Container yang akan dipindahkan belum mempunyai Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) dari Bea Cukai,
52 Yard Occupacy Rate (YOR) dari TPS Asal sudah di atas 85% dan juga container yang berada di TPS asal sudah di atas 7 hari. Prosedur dan bisnis proses yang sedang berjalan terdapat pada lampiran 1 (L1-L18).
3.4
Identifikasi Masalah PT Multi Terminal Indonesia Melalui studi dokumen perusahaan serta wawancara dengan pihak
executive yang terdapat pada lampiran 2 (L19-L22) maka diperoleh masalah yang perlu diperbaiki terhadap sistem yang telah berjalan di PT Multi Terminal Indonesia yang terkait dengan laporan bagi pihak executive. Permasalahan tersebut antara lain: 1. Eksekutif tidak dapat mengetahui perkiraan
pemakaian ruang
penumpukan di masa yang akan datang dan juga tidak bisa mengoptimalkan pemakaian lapangan dan gudang. 2. Anggaran peremajaan kendaraan tidak sesuai dengan jumlah kendaraan yang perlu diremajakan. 3. Meningkatnya potensi customer untuk pindah ke kompetitor lain yang lebih agresif.
3.5
Analisis di PT Multi Terminal Indonesia 3.5.1 Analisis Pemodelan REA Model REA terdiri dari 3 entitas yaitu resources, events dan agents. Dengan adanya model REA ini berfungsi untuk menjelaskan model dari proses bisnis yang terjadi di kegiatan logistik PT Multi Terminal Indonesia. Sebelum membuat diagram REA, langkah yang
53 dilakukan adalah membuat identifikasi resources, events dan agents yang bisa dilihat di tabel di bawah ini: Tabel 3.3 Identifikasi Events, Resources dan Agents
Resources Container
Events
Agents
Menerima permohonan PLP
Bagian administrasi Customer
Container
Mengambil container di TPS asal
Sopir
Meletakkan container di lapangan
Petugas lapangan
Truck Container Reach Stacker Lapangan Container
Mengeluarkan
barang
Barang
container
Barang
Meletakkan barang di gudang
Gudang
dari TKBM
TKBM Petugas gudang
Forklift Uang
Menerima pembayaran
Kasir Customer
Barang
Mengeluarkan barang dari gudang TKBM
Forklift
atau container dari lapangan
Container
Petugas gudang Petugas lapangan
Reach Stacker
Setelah mengetahui resources, events dan agentsnya, dilanjutkan dengan menentukan hubungan dan kardinalitas antar entitas sehingga dapat digambarkan dalam diagram REA berikut ini:
54
Gambar 3.3 Diagram REA Kegiatan Overbreengen PT Multi Terminal Indonesia
55 Kegiatan Pemindahan Lokasi Penumpukan (PLP) dimulai dari customer yang mengajukan permohonan PLP untuk container mereka yang berada di Tempat Penimbunan Sementara (TPS). Bagian administrasi akan menginputkan permohonan PLP customer. Setelah pengecekan YOR yang masih mencukupi, dilanjutkan ke proses
selanjutnya
yaitu
pengambilan
container
dengan
menggunakan truck. Sopir menuju TPS asal dengan membawa Delivery Order (DO) atas PLP yang diajukan. Truck tiba di Lapangan untuk meletakkan container dengan menggunakan reach staker oleh petugas lapangan. Untuk LCL (Less Than Container Loaded), barang dikeluarkan terlebih dahulu dari container oleh TKBM kemudian meletakkan barang tersebut ke dalam gudang dengan menggunakan forklift dipandu oleh petugas gudang. Customer yang akan melakukan pengambilan container maupun barang mereka harus melakukan pembayaran terlebih dahulu, kasir akan menerima pembayaran mereka dan membuatkan invoice. Selanjutnya, berbekal invoice di tangan, customer menuju gudang atau lapangan dimana barang atau container mereka disimpan, menyerahkan bukti ke petugas, tkbm akan membantu mengeluarkan barang di
gudang
dan
petugas
lapangan
akan
membantu
mengeluarkan container di lapangan menggunakan reach stacker. Penjelasan ini bisa dilihat menggunakan rich picture yang terdapat di gambar 3.4 sebagai berikut:
56
Gambar 3.4 Rich Picture Kegiatan Overbreengen PT Multi Terminal Indonesia
3.5.2 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Analisis SWOT, yaitu teknik analisis perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi Strengths atau kekuatan, Weaknesses atau kelemahan, Opportunities atau peluang, dan Threats atau ancaman yang ada dalam suatu proyek atau bisnis. Didalamnya termasuk menspesifikasi objektif dari bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor-faktor internal (strength, weakness) dan eksternal (opportunity, threat) yang menguntungkan dan tidak menguntungkan untuk mencapai objektif PT Multi Terminal Indonesia. Analisis SWOT PT Multi Terminal Indonesia adalah sebagai berikut:
57 1.
Strength: a.
Memiliki
lapangan
penumpukan
dan
gudang
dan
gudang
penyimpanan yang luas. b.
Lokasi
lapangan
penumpukan
penyimpanan yang sangat strategis dengan sistem cluster 1 pintu yang terintegrai dengan terminal sendiri. c.
Memiliki fasilitas dan peralatan untuk kegiatan pemindahan ke lokasi penumpukan dan penyimpanan yang memadai.
d.
2.
Mempunyai pelanggan yang loyal.
Weakness: a.
Sistem keamanan di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan belum teroptimalisasi.
b.
Penentuan peletakkan barang di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan masih dilakukan secara manual.
c.
Banyak kendaraan yang telah melewati umur ekonomis pemakaian.
3.
Opportunity: a.
Permintaan jasa penyimpanan dan penumpukan barang yang terus meningkat.
b.
Keterbatasan container yard di lokasi TPS asal.
58 c.
Peraturan
baru
dari
Pelindo
II
terkait
waktu
penumpukkan container di TPS asal berubah dari 10 hari menjadi 7 hari. 4.
Threat a.
Banyaknya pesaing yang sangat agresif dalam industri logistik.
b.
Pengawasan TKBM yang tidak berada dibawah kendali MTI secara langsung.
c.
Proyek
pembangunan
pemerintah
daerah
yaitu
perluasan wilayah JICT untuk kegiatan penumpukan
3.5.2.1 Matrik SWOT Dari hasil analisis diatas, dapat dirumuskan strategi bisnis PT Multi Terminal Indonesia. Strategi-strategi tersebut merupakan kombinasi dari faktor internal dengan faktor eksternal PT Multi Terminal Indonesia, yaitu: 1.
SO (Strength – Opportunity): -
Mengoptimalkan
lapangan
penumpukan
dan
gudang penyimpanan dengan memanfaatkan lahan yang ada. -
Mengefisiensikan penggunaan peralatan dalam kegiatan pemindahan lokasi penumpukan.
2.
WO (Weakness-Opportunity): -
Mengendalikan
pelaksanaan
kegiatan
terkait keamanan di gudang penyimpanan.
logistik
59 -
Merencanakan container yard dan penyimpanan barang di gudang secara komputerisasi.
3.
ST (Strength-Threat): -
Mengendalikan
pelaksanaan
dan
produktifitas
kegiatan pemindahan lokasi penumpukan oleh TKBM di gudang. -
Memelihara dan menjaga baik hubungan dengan pelanggan yang sudah ada.
4.
WT (Weakness-Threat): -
Merencanakan penambahan fasilitas keamanan gudang penyimpanan dan lapangan penumpukan.
-
Merencanakan pembagian lokasi untuk peletakan barang di gudang penyimpanan berdasarkan jenis dan sifat barang.
-
Merencanakan perbaikan dan peremajaan fasilitas serta peralatan (kendaraan, alat mekanik) yang mendukung kegiatan logistik.
60 Analisis Lingkungan Internal
Analisis Lingkungan Eksternal
STRENGTH: S.1 Memiliki lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan yang luas S.2 Lokasi lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan yang sangat strategis dengan sistem cluster 1 pintu yang terintegrai dengan terminal sendiri S.3 Memiliki fasilitas dan peralatan untuk kegiatan pemindahan ke lokasi penumpukan dan penyimpanan yang memadai S.4 Mempunyai pelanggan yang loyal
WEAKNESS: W.1 Sistem keamanan di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan belum teroptimalisasi W.2 Penentuan peletakkan barang di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan masih dilakukan secara manual W.3 Banyak kendaraan yang telah melewati umur ekonomis pemakaian
OPPORTUNITY: SO WO O.1 Permintaan jasa - Mengoptimalkan lapangan - Mengendalikan pelaksanaan penyimpanan dan penumpukan dan gudang kegiatan logistik terkait penumpukan barang yang penyimpanan dengan keamanan di gudang terus meningkat memanfaatkan lahan yang ada penyimpanan (W1, O1) O.2 Keterbatasan container (S1, S2, O1, O2, O3) - Merencanakan container yard di lokasi TPS asal - Mengefisiensikan penggunaan yard dan penyimpanan O.3 Peraturan baru dari peralatan dalam kegiatan barang di gudang secara Pelindo II terkait waktu pemindahan lokasi penumpukan komputerisasi (W2, O2, penumpukkan container di (S3, O1) O3) TPS asal berubah dari 10 - Menetapkan tarif yang kompetitif hari menjadi 7 hari (S4, O1) THREAT: ST WT T.1 Banyaknya pesaing - Mengendalikan pelaksanaan dan - Merencanakan penambahan produktifitas kegiatan fasilitas keamanan gudang yang sangat agresif dalam industri logistik pemindahan lokasi penumpukan penyimpanan dan lapangan oleh TKBM di gudang (S1, T2) penumpukan (W1, T2) T.2 Pengawasan TKBM pelanggan yang - Merencanakan pembagian yang tidak berada dibawah - Memelihara kendali MTI secara langsung sudah ada (S4, T3) lokasi untuk peletakan T.3 Proyek pembangunan barang di gudang pemerintah daerah yaitu penyimpanan berdasarkan perluasan wilayah JICT jenis dan sifat barang (W2, untuk kegiatan penumpukan T1, T3) - Merencanakan perbaikan dan peremajaan fasilitas serta peralatan (kendaraan, alat mekanik) yang mendukung kegiatan logistik (W3, T1) Gambar 3.5 Matrik SWOT Logistik PT Multi Terminal Indonesia
61 3.5.2.2 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) dan Eksternal (EFAS) Analisis
ini
memaksimalkan
didasarkan
kekuatan
dan
pada peluang,
usaha
untuk
namun
dapat
meminimalkan kelemahan dan ancaman secara bersamaan. Berdasarkan dari data faktor internal dan eksternal, dilakukan pembobotan dari setiap faktor internal dan eksternal untuk mendapatkan
skor
pembobotan.
Penghitungan
skor
pembobotan ini dilakukan untuk mengetahui fokus strategi dari PT Multi Terminal Indonesia melalui penempatan perusahaan pada kuadran SWOT. Tabel 3.4 Pembobotan Lingkungan Internal PT Multi Terminal Indonesia
Faktor-faktor lingkungan
Bobot
internal
Rating
Skor
(1–4)
(Bobot x Peringkat)
Strength Memiliki lapangan dan gudang
0,20
3
0,60
0,10
4
0,40
0,20
4
0,80
Memiliki pelanggan yang loyal
0,10
4
0,40
Sub Total Strength
0,60
yang luas Lokasi lapangan dan gudang yang sangat strategis dengan sistem cluster (1 pintu) Memiliki fasilitas peralatan untuk kegiatan
pemindahan
lokasi
penumpukan yang memadai
2.20
Weakness Sistem keamanan di lapangan dan
0,15
2
0,30
62 Faktor-faktor lingkungan
Bobot
internal
Rating
Skor
(1–4)
(Bobot x Peringkat)
gudang belum optimal Penentuan
peletakkan
barang
0,10
3
0,30
0,15
2
0,30
masih dilakukan secara manual Banyak
kendaraan
melewati
yang
umur
telah
ekonomis
pemakaian Sub Total Weaknesses
40
0,90
Total
1
1.10
Tabel 3.5 Pembobotan Lingkungan Eksternal PT Multi Terminal Indonesia
Faktor-faktor lingkungan
Bobot
eksternal
Peringkat
Skor
(0–4)
(Bobot x Peringkat)
Opportunity Permintaan jasa penyimpanan dan penumpukan
barang
0.30
4
1.20
0.20
3
0.60
0.10
3
0.30
yang
meningkat Keterbatasan container yard di lokasi TPS asal Peraturan baru dari Pelindo II terkait
waktu
penumpukan
container di TPS asal berubah dari 10 hari menjadi 7 hari Sub Total Opportunity
0.6
2.10
Threat Pesaing
yang
agresif
dalam
0.10
2
0.20
Pengawasan TKBM yang tida
0.20
3
0.60
industri logistic
63 Faktor-faktor lingkungan
Bobot
eksternal
Peringkat
Skor
(0–4)
(Bobot x Peringkat)
berada dibawah kendali MTI Proyek pembangunan pemerintah
0.10
4
0.40
daerah yaitu perluasan wilayah JICT untuk kegiatan penumpukan Sub Total Threats Total
0.4
1.20
1
0.90
3.5.2.3 Diagram Analisis SWOT Dari hasil pembobotan lingkungan internal dan eksternal PT Multi Terminal Indonesia, didapatkan skor pembobotan sebagai berikut : a. Faktor Strength (Kekuatan)
= 2.20;
b. Faktor Weaknesses (Kelemahan) = 0.90; c. Faktor Opportunity (Peluang)
= 2.10;
d. Faktor Threat (Ancaman)
= 1.20;
Skor pembobotan ini akan digambarkan dalam diagram SWOT yang terdiri dari empat kuadran, dimana letak PT Multi Terminal perpotongan
Indonesia antara
didapat faktor
perusahaan, yaitu : a. Internal
= (2.20 –0.90) = 1.10
b. Eksternal = (2.10 – 1,20) = 0.90
berdasarkan
internal
dengan
koordinat eksternal
64 Didapat koordinat PT Multi Terminal Indonesia di (1.10; 0.90). Berdasarkan pemetaan diagram SWOT, PT Multi Terminal Indonesia berada di kuadran I. Hal ini berarti, fokus pengembangan strategi PT Multi Terminal Indonesia adalah strategi SO (Strength – Opportunity). Strategi ini akan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus ditetapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.
Gambar 3.6 Diagram Analisis SWOT
65 3.5.3 Kebutuhan Informasi Strategis Berdasarkan Subyek Data Subjek data merupakan sekumpulan data yang dapat digunakan untuk menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Subyek data pada PT Multi Terminal Indonesia dapat dilihat dari tabel berikut:
Tabel 3.6 Kebutuhan Informasi Strategis Berdasarkan Subyek Data
Informasi Strategis
Strategi
Subyek Data Sarana
Gudang Lapangan
Mengoptimalkan lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan dengan memanfaatkan lahan yang ada
Mengefisiensikan
penggunaan
peralatan
Barang
Barang
Container
Container
Kendaraan
Truck
dalam
Forklift
kegiatan pemindahan lokasi penumpukan
Menetapkan tarif yang kompetitif
3.6
Variabel
Staff
TKBM
Customer
Customer
Kompetitor
Kompetitor
Solusi Pemecahan Masalah PT Multi Terminal Indonesia Setelah
mengidentifikasikan
permasalahan-permasalahan
yang
didapat, maka solusi pemecahan masalah dari PT MTI yaitu: 1. Menyediakan informasi shed occupancy ratio (sor) dan yard occupancy ratio (yor) di batas aman, warning dan maksimum dari lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan berbanding dengan
pemakaian
lapangan
penumpukan
dan
gudang
penyimpanan berdasarkan kapasitas, sifat container, dan jenis
66 barang. Menyediakan informasi perkiraan pemakaian ruang penumpukan di masa yang akan datang. 2. Menyediakan informasi umur kendaraan berbanding dengan standar umur ekonomis kendaraan sehingga dapat merencanakan proses peremajaan peralatan. 3. Memberikan rewards kepada customer agar hubungan baik dengan customer tetap terjaga. 4. Menyediakan informasi tentang fasilitas yang dimiliki oleh kompetitor, sehingga dapat membuat strategi terkait dengan penambahan fasilitas dan peralatan.
3.7
Usulan Informasi Eksekutif dan Tampilan Layar 1. Informasi Pemakaian Ruang Penumpukan Menampilkan data pemakaian ruang penumpukan di lapangan penumpukan maupun gudang penyimpanan. Laporan ini berguna untuk: a. Membandingkan antara kapasitas dan pemakaian lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan dengan status shed occupancy ratio (sor) dan yard occupancy ratio (yor) aman, warning dan maksimum. b. Menampilkan perkiraan pemakaian gudang dan lapangan penumpukan di masa yang akan datang. c. Membandingkan barang yang berbahaya dengan yang tidak berbahaya di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan
67 d. Membandingkan jenis barang yang ada di gudang penyimpanan 2. Informasi Aging Aset Menampilkan informasi tentang umur kendaraan berbanding dengan standar umur ekonomis kendaraan. 3. Informasi Top Customer Menampilkan data customer yang mempunyai loyalitas tinggi berdasarkan penyimpanan
pemakaian dan
ruang
lapangan
penumpukan penumpukan.
di
gudang
Selain
itu,
menampilkan informasi 5 (lima) negara pengekspor barang terbesar. 4. Informasi Kompetitor Menampilkan data tentang kompetitor terkait fasilitas yang dimiliki oleh kompetitor.
3.8
Matriks Masalah, Solusi dan Usulan Informasi Eksekutif Setelah mengetahui masalah yang dihadapi oleh eksekutif di PT Multi Terminal Indonesia, kemudian membuat solusi pemecahan masalah serta usulan informasi bagi eksekutif, gambar 3.5 menampilkan hubungan antara masalah, solusi serta usulan informasi yang bisa dilihat di bawah ini.
68 No 1
Masalah
Solusi
Usulan Informasi
Eksekutif tidak dapat mengetahui Menyediakan informasi shed occupancy Informasi Pemakaian Ruang Penumpukan. perkiraan
ruang ratio (sor) dan yard occupancy ratio Menampilkan data pemakaian ruang penumpukan di
pemakaian
penumpukan di masa yang akan (yor) di batas aman, warning dan lapangan penumpukan maupun gudang penyimpanan. datang
dan
juga
tidak
bisa maksimum dari lapangan penumpukan Laporan ini berguna untuk:
pemakaian dan gudang penyimpanan berbanding a. Membandingkan antara kapasitas dan pemakaian
mengoptimalkan lapangan dan gudang.
dengan pemakaian lapangan penumpukan
lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan
dan gudang penyimpanan berdasarkan
dengan status shed occupancy ratio (sor) dan yard
kapasitas, sifat container, dan jenis
occupancy
barang. Menyediakan informasi perkiraan
maksimum.
ratio
(yor)
aman,
warning
dan
pemakaian ruang penumpukan di masa b. Menampilkan perkiraan pemakaian gudang dan yang akan datang.
lapangan penumpukan di masa yang akan datang. c. Membandingkan barang yang berbahaya dengan yang tidak berbahaya di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan. d. Membandingkan jenis barang yang ada di gudang penyimpanan.
2
Anggaran tidak
peremajaan
sesuai
dengan
kendaraan Perlu
merencanakan
anggaran Informasi Aging Aset.
jumlah peremajaan dan perbaikan kendaraan Menampilkan
informasi
tentang
umur
kendaraan
69 No
Masalah
Solusi
kendaraan yang perlu diremajakan.
yang
didukung
dengan
Usulan Informasi perkiraan berbanding dengan standar umur ekonomis kendaraan.
kebutuhan biaya. 3
Meningkatnya
potensi
customer Memberikan rewards kepada customer Informasi Top Customer
untuk pindah ke kompetitor lain agar hubungan baik dengan customer Menampilkan data customer yang mempunyai loyalitas yang lebih agresif.
tetap terjaga.
tinggi berdasarkan pemakaian ruang penumpukan.
Menyediakan informasi tentang fasilitas
Informasi Kompetitor.
yang dimiliki oleh kompetitor, sehingga
Menampilkan data tentang kompetitor terkait fasilitas
dapat membuat strategi terkait dengan
yang dimiliki oleh kompetitor.
penambahan fasilitas dan peralatan
Gambar 3.7 Matriks Masalah, Solusi, Usulan Informasi Eksekutif
