BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan Perusahaan yang menjadi obyek penelitian ini adalah PT Tripar Multivision
Plus. Pada tahun 1990 perusahaan ini didirikan oleh Bapak Raam Punjabi. Perusahaan ini bertempat di Jakarta dengan kantor pusat yang terletak di jalan K.H. Hasyim Ashari Kav. 125 B blok C2 no. 30-34 Jakarta 10150. PT Tripar Multivision Plus bergerak di bidang production house, dimana perusahaan ini memproduksi berbagai macam sinetron. Setelah beberapa tahun berjalan, PT Tripar Multivision Plus mengalami kemajuan dan berkembang menjadi production house terbesar di Indonesia. Visi pada perusahaan ini adalah membuat PT. Tripar Multivision Plus menjadi pelopor perindustrian film dan sinetron. Sedangkan misi pada PT. Tripar Multivision Plus ini adalah : 1. Meningkatkan kepedulian masyarakat Indonesia akan dunia persinetronan Indonesia 2. Meningkatkan mutu persinetronan Indonesia 3. Membuat sinetron Indonesia menjadi terkenal pada taraf Internasional terutama Asia Tenggara.
29
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dari PT. Tripar Multivision Plus dapat digambarkan dengan
bagan sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tripar Multivision Plus
30
President Director Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Menentukan garis besar pengelolaan perusahaan
•
Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
•
Memantau semua kegiatan pada perusahaan
•
Bertanggung jawab atas kesejahteraan perusahaan dan seluruh karyawan.
Vice President Director Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Membantu tugas-tugas dari President Director
•
Mengawasi data keuangan perusahaan
Secretary Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mencatat segala agenda harian dari para director, segala acara yang akan dihadiri atau yang harus dilaksanakan.
•
Menyampaikan perintah dari president director dan vice president director kepada director setiap divisi.
Divisi Finance & Admin Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mengatur administrasi kepegawaian maupun administrasi keuangan perusahaan
31
•
Memeriksa penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan
•
Membuat dan menganalisa laporan keuangan seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan kontrak artis, kontrak stasiun tv dan sebagainya
Divisi Film Production Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Bertanggung jawab pada President Director
•
Bertugas dalam memproduksi film layar lebar
•
Membuat laporan semua kegiatan pada divisi film kepada President Director
Divisi Sinetron Production Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Terdiri dari beberapa divisi yaitu Director Production, Pimpinan Produksi, Manager Casting, Casting Coordinator dan Database Coordinator.
•
Bertugas dalam memproduksi sinetron
•
Merevisi skenario yang tidak sesuai
•
Mengatur persiapan sinetron
•
Menentukan dan mengkoordinir crew dalam penggarapan sinetron
Divisi Script & Post Production Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : • Membagikan skenario kepada crew dan staff sesuai dengan produksi sinetron yang dipegang masing masing.
32
• Mengedit dan menerjemahkan skenario dari pengarang
Divisi Marketing Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Membuat laporan bulanan dan memberikan laporan langsung kepada President Director
•
Mencari sponsor sebanyak mungkin untuk mendukung produksi sinetron
•
Membuat schedule untuk kegiatan promosi sinetron terbaru
Finance and Accounting Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Memeriksa dan menganalisis laporan keuangan dari dari staff-nya untuk diberikan kepada President Director
•
Mengontrol sistem keuangan perusahaan
•
Menyiapkan laporan pengeluaran bulanan dan tahunan
HRD Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mengatur administrasi kepegawaian
•
Merekrut dan menyaring tenaga kerja
•
Mengawasi kegiatan karyawan yang berhubungan dengan disiplin kerja
•
Memperhatikan kesejahteraan karyawan
33
Kontrak Adm Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Membuat persetujuan kontrak dengan artis
•
Memeriksa dan menganalisis kontrak yang akan dibuat
•
Bertanggung jawab memberikan laporan mengenai masalah kontrak kepada President Director
Studio Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mengawasi karyawan pada bagian gudang dan peralatan
•
Bertanggung jawab pada perlengkapan kostum
President Director Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Memantau semua kegiatan pada produksi sinetron yang ada
•
Memberikan keputusan final dalam pemilihan pemain pada suatu sinetron dan budgetnya.
Casting Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mengawasi kegiatan pada divisi casting
•
Memonitor kegiatan dalam mempersiapkan sinetron
•
Memberikan laporan kepada Director Production
34
Casting Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mencari pemain dalam produksi sinetron baru maupun sinetron yang sedang tayang
•
Melakukan negosiasi budget pemain
Pimpinan Produksi Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Memantau pelaksanaan pembuatan sinetron di lapangan
•
Mengkoordinir crew dan artis yang bekerja dalam pembuatan sebuah sinetron
Database Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Menciptakan sistem yang handal dalam basis data pemain
•
Memantau sistem basis data
•
Mengawasi semua orang yang berhubungan dengan basis data
•
Menyediakan semua data kepada casting coordinator
•
Meng-update data data artis
Script Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Menerima dan menyaring script dari penulis
•
Mengkoordinir para pembuat naskah
•
Menterjemahkan dan mengedit naskah
35
Marketing Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Mengawasi kegiatan pada divisi marketing
•
Memberikan laporan kepada Director Production
•
Bertanggung jawab atas pencapaian target pemasaran sinetron
PR Manager Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : •
Melakukan kerja sama dengan pihak stasiun TV
•
Menjaga nama baik perusahaan
•
Membangun kerja sama dengan beberapa event organizer dan infotainment dalam acara seperti Penganugrahan Penghargaan, Pemilihan Model, Clubbing, dan acara penting lainnya.
3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan Pertama-tama yang dilakukan oleh Database Coordinator pada sistem yang
sedang berjalan adalah menginput data artis untuk disimpan ke dalam database. Datadata artis tersebut digunakan sebagai data untuk melakukan proses penentuan kandidat tokoh dalam proses pembuatan sebuah sinetron. Pengolahan data dan laporan dalam proses persiapan dan pembuatan suatu sinetron, pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual hingga saat ini. Pada bagian persiapan, mula-mula bagian Script dan Post Production memberikan script kepada Database Coordinator. Kemudian Database Coordinator akan memberikan
36
script tersebut kepada Casting Manager. Casting Manager akan memberikan script tersebut kepada Casting Coordinator untuk diolah lebih lanjut. Casting Coordinator akan menentukan tokoh-tokoh apa saja yang sesuai dengan script yang didapat. Kemudian Casting Coordinator menentukan beberapa karyawan yang berperan dalam pembuatan sinetron tersebut. Setelah itu Casting Coordinator akan meminta persetujuan dari Director Production apakah pemilihan tokohnya sesuai atau tidak. Jika ya, Casting Coordinator akan mulai melakukan negosisasi budget dengan artis. Setelah melakukan negosiasi maka kontrak dengan artis dibuat oleh Kontrak Administration Manager. Setelah artis tersebut setuju dengan kontrak yang ada, bagian Finance and Accounting akan memberikan pembayaran yang bersangkutan. Setelah proses persiapan sinetron berhasil maka, tahap selanjutnya adalah pembuatan sebuah sinetron. Pada tahap pembuatan sinetron, Casting Coordinator dapat melakukan pemilihan artis yang perlu ditambahkan pada saat pembuatan sinetron sedang berjalan dan tahap tersebut hampir sama seperti pada tahap persiapan, yaitu: pemilihan artis, meminta persetujuan Director Production dan seterusnya. Selain casting coordinator karyawan lain juga dapat memberikan ide dalam hal pemilihan artis seperti misalnya manager, direktur, dsb. Selama pembuatan sinetron, Casting Coordinator juga mencatat semua pengeluaran yang dikeluarkan untu pembiayaan sebuah sinetron. Kemudian Casting coordinator membuat laporan yang ditujukan kepada Casting Manager yang berisi tentang keterangan pengeluaran-pengeluaran yang telah dikeluarkan. Setelah sebuah sinetron diproduksi, maka sinetron tersebut akan dipromosikan kepada beberapa stasiun TV yang dilakukan oleh Divisi Marketing. Setelah sinetron tersebut dibeli oleh salah satu stasiun TV, stasiun TV tersebut akan membuat perjanjian 37
kontrak dengan perusahaan yang ditangani oleh Kontrak Administration Manager. Kemudian bagian Finance and Accounting akan membuat tagihan kepada stasiun TV yang bersangkutan. Divisi Finance and Administration juga mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan untuk kontrak artis dan kontrak stasiun TV. Berikut ini contoh sinetron yang telah diproduksi PT.Tripar Multivision Plus yang dapat dilihat pada tabel 3.1.
38
Tabel 3.1 Tabel contoh sinetron produksi PT.Tripar Multivision Plus
Contoh Produksi Sinetron PT. Tripar Multivision Plus Judul
Casting Coordinator
Produser Pelaksana
Pimpinan Produksi
ABG
Ade Reza
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Adilkah
Sigit
Michel Katwani
Dyah Ayu S. Ekayanti
Ande-Ande Lumut
Indah Adit
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Belahan Jiwa
Firi
Wicky V. Olindo
Bidadari
Memet Slamet
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Bidadari II
Memet Slamet
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Bidadari III
Memet Slamet
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Bujangan
David Mandang
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Cecep
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Cecep II
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Cintaku di Rumah Susun
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Gengsi Gede-Gedean
Firmansyah
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Habibi dan Habibah
Firmansyah
Dedy Abdurachman
Taufik Husni
Hanya Tuhan yang Tahu
Arief Kurniawan
Dedy Abdurachman
Ayu Yuhana Dewi
Jalan Jaksa
Arief Kurniawan
Rajesh Punjabi
Zulki Zakaria
Jangan Berhenti Mencintaiku
Indah Adit
Dedy Abdurachman
Syarief Azis
KaruniaMu
Sigit
Michel Katwani
Dyah Ayu S. Ekayanti
Keluarga Yul dan Mbak Yul
Arief Kurniawan
Dedy Abdurachman
Syarief Azis
Kurindu Jiwaku Mukjizat Allah dan Titipan Illahi
Sharon Adeliana
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
PadaMu Ya Robi
Memet Slamet
Dedy Abdurachman
Ayu Yuhana Dewi
Pelacur
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Samson Betawi
Arief Kurniawan
Dedy Abdurachman
Syarief Azis
Semua Mimpi Indah
Sigit
Michel Katwani
Dyah Ayu S. Ekayanti
Senyuman Ananda
Sigit
Michel Katwani
Dyah Ayu S. Ekayanti
Sweet Seventeen
Firmansyah
Wicky V. Olindo
Bagus Setyo Nugroho
Tangisan Anak Tiri
Sigit
Michel Katwani
Dyah Ayu S. Ekayanti
Tersanjung
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Tersanjung II
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Tersanjung III
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Tersanjung IV
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Tersanjung V
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Tersanjung VI
Debby Debora Lantang
Rajesh Punjabi
Edward Chandra
Toyib Minta Kawin
Andry Guska
Sukhdev Singh
Marzuki Ibrahim
Udin Peak
Vandah
Dedy Abdurachman
Syarief Azis
39
-
3.4
Diagram Sistem yang Berjalan
3.4.1
Data Flow Diagram
3.4.1.1 Diagram Konteks Berdasarkan prosedur sistem yang berjalan maka dapat digambarkan diagram konteks seperti pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan 3.4.1.2 Diagram Nol Berdasarkan diagram konteks sistem yang berjalan maka dapat digambarkan diagram nol seperti pada gambar 3.3.
40
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan 3.4.2
Decomposition Diagram Berdasarkan prosedur sistem yang berjalan maka sistem dapat didekomposisi
seperti pada gambar 3.2.
41
Gambar 3.4 Decomposition Diagram 3.5
Analisis Hasil Observasi Sistem Berjalan dan Wawancara Masalah yang dihadapi oleh perusahaan pada sistem yang lama adalah : 1. Data dan informasi mengenai artis, karyawan dan stasiun TV belum dapat digunakan secara optimal dan masih dilakukan secara manual oleh casting coordinator. 2. Presentasi untuk artis yang terpilih sebagai kandidat dalam pembuatan suatu sinetron masih secara manual dengan melihat dari file yang ada. 3. Pengeluaran dalam pembuatan sinetron masih belum diolah secara terkomputerisasi. 4. Pembayaran artis dan penagihan ke stasiun TV yang membeli sebuah sinetron belum terkoordinasi dengan sistem. 5. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan dalam pembuatan sinetron. 6. Sulitnya mencari data dokumentasi yang telah lama dibuat.
3.6
Solusi yang Ditawarkan Solusi yang dapat diberikan antara lain :
42
1. Membuat sistem terkomputerisasi sehingga data mengenai artis, karyawan dan stasiun TV dapat digunakan secara maksimal. 2. Presentasi untuk artis yang terpilih dapat dilakukan secara langsung pada sistem yang akan dibuat. 3. Pengeluaran dalam pembuatan sinetron dapat diinput per episode pada sistem yang akan dibuat. 4. Pembayaran artis dan penagihan ke stasiun TV yang membeli sebuah sinetron dikoordinasi dengan sistem yang terkomputerisasi. 5. Penyajian laporan dalam pembuatan sinetron dapat disesuaikan dengan data yang telah tersimpan dalam basis data. 6. Data disimpan ke dalam basis data secara terkomputerisasi.
43
