54
BAB 3 S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT Saputra adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri yang menghaslkan produk roti. Perusahaan ini berlokasi di Jl.Tomang Rawa Kepa 5 no 721 Jakarta Barat,didirikan oleh Bapak Kusuma Widjaya pada tahun 1975. Jenis produk roti yang dihasilkan oleh PT Saputra adalah roti dengan kemasan plastik seperti: roti manis dengan isi coklat, nanas, keju, pisang, moka, susu, kacang, kelapa, roti tawar dengan ukuran kecil, besar, kotak dan juga memproduksi donat,gambang dan sebagainya. Roti yang dihasilkan tersebut menggunakan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, mentega, susu, ragi serta bahan-bahan pendukung lainnya. Bahan bakunya tersebut diperoleh dari pasaran domestik. Perusahaan ini didukung oleh tenaga kerja yang berpengalaman dibidangnya masing-masing, sehingga PT Saputra dapat mengembangkan produknya yang dapat bersaing dipasaran.
55
3.2 S truktur organisasi Adapun struktur organisasi pada PT. Saputra adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur organisasi
56
3.3 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh masing-masing jabatan adalah sebagai berikut: a. Direktur Tugas direktur adalah: 1. M engkoordinir seluruh aktivitas perusahaan 2. M erencanakan strategi yang dipakai dalam perusahaan b. Supervisor Tugas Supervisor adalah : 1. M emberikan petunjuk dan pengarahan kepada para manager lainnya. 2. M enerima laporan dari manager c. M anager Produksi Tugas manager produksi adalah: 1. M erencanakan dan mengajukan kebutuhan sarana produksi dan mesin 2. M engadakan pemeriksaan dan pengawasan hasil produksi serta menjaga mutu hasil produksi 3. Bertanggung jawab atas perencanaan kerja karyawan, perencanaan bahan baku, perencanaan dan pengarahan tenaga kerja. 4. M emegang kas kecil untuk keperluan produksi
57
5. M embuat laporan bulanan mengenai jumlah produksi dan kondisi mesin. Dalam melaksanakan tugasnya manager produksi dibantu oleh bagian pabrik, bagian quality control yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Tugas bagian pabrik adalah memproduksi produk yang diperintahkan manager produksi dan juga pesanan pelanggan. 2. Tugas bagian quality control adalah mengawasi kualitas produk yang dihasilkan oleh pabrik dengan tujuan produk yang sampai ke tangan konsumen merupakan produk yang baik.
d. M anager keuangan Tugas dari manager keuangan adalah: 1. M enyelenggarakan kebutuhan dan penggunaan biaya anggaran serta membuat anggaran secara keseluruhan. 2. M engawasi pelaksanaan penggunaan anggaran dan mengadakan analisa jika terjadi perubahan penggunaannya. 3. M engendalikan biaya anggaran baik untuk penggunaan jangka pendek maupun jangka panjang. 4. M embuat laporan bulanan mengenai keuangan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya manager keuangan dibantu oleh bagian piutang dan bagian akuntansi, adapun tugas dari masing-masing bagian adalah:
58
1. Bagian keuangan bertugas untuk menerima uang yang masuk dan melakukan pencatatan sejumlah uang yang masuk. 2. Bagian akuntansi bertugas melakukan pencatatan untuk setiap transaksi di penyusutan perusahaan,membuat daftar aktiva tetap perusahaan beserta dengan perhitungan. 3. Bagian piutang bertugas mencatat piutang yang timbul dari penjual konsinyasi.
e. M anager Penjualan Tugas dari manager penjualan adalah: 1. M embuat laporan penjualan 2. M engadakan pemeriksaan dan pengawasan terhadap kegiatan pengiriman dan pengambilan barang Dalam tugasnya manager penjualan dibantu oleh bagian pengiriman dan bagian pengambilan barang yang mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Tugas bagian pengiriman adalah untuk mengirimkan barang ke pelanggan, menagih sisa pembayaran, dan mengambil barang yang kadarluasa. 2. Tugas bagian pengambilan barang adalah menyediakan barang yang akan diambil oleh pelanggan dan mencocokkan jumlah yang dipesan dengan yang diambil. f. M anager persediaan
59
Tugas dari manager persediaan adalah: 1. M erencanakan penggunaan kendaraan yang digunakan untuk pengiriman 2. M enentukan batas minimum dari persediaan bahan baku, barang jadi. 3. M enentukan standar kondisi barang sisa yang terjadi dari retur penjualan 4. M embuat laporan bulanan dari persediaan barang baku, barang jadi dan barang sisa. Dalam tugas manager persediaan dibantu oleh bagian bahan baku,bagian barang jadi, bagian barang sisa yang mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Bagian bahan baku adalah menjaga kualitas bahan baku agar selalu baik 2. Bagian barang jadi adalah menjaga kualitas barang jadi baik sampai dengan waktu pengiriman atau pengambilan. 3. Bagian barang sisa adalah memeriksa standar kondisi barang retur penjualan yang ditentukan oleh manager persediaan
60
3.4 Sistem yang Berjalan Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, bagian penjualan bertugas menerima order secara langsung dari pelanggan atau order melalui telepon. Kemudian mengecek pada M S_Pelanggan apakah pelanggan yang memesan barang adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, bagian penjualan akan menambah pelanggan tersebut dalam ms_pelanggan. Kemudian bagian penjualan mengecek ketersediaan barang pada Ms_Barang. Apabila barang tersedia, maka bagian penjualan akan mencetak faktur pemesanan 3 rangkap (FP). Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian gudang sedangkan rangkap 3 diarsipkan. Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan berdasarkan FP. Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian pengiriman. Lalu bagian gudang membuat surat jalan (SJ) 3 rangkap, dan menyerahkan barang beserta SJ ke Bagian Pengiriman. Bagian pengiriman bertugas mengirim barang dan menerima pembayaran dari pelanggan kemudian meminta otorisasi SJ dan FP dari pembeli. SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan dan pengiriman barang. SJ rangkap 1 dan FP rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan & akuntansi. Bagian keuangan & akuntansi bertugas untuk membuat laporan penerimaan kas (jurnal) atas penjualan barang.
61
Pada akhir bulan, bagian keuangan & akuntansi membuat laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manajer keuangan.
3.5 Overview Activity Diagram Berikut merupakan overview activity diagram pada sistem yang berjalan:
Gambar 3.2 overview activity diagram Sistem yang sedang berjalan
62
3.6 Detail Activity Diagram yang sedang Berjalan 1. DAD M enerima Pesanan Pelang gan
Bagian Penjua lan
Komputer
1.M emesan B arang 2.Menerima P esan
3. Mengecek Data Pelanggan
4.Menampilkan Dat a Pelanggan
Pelanggan baru
P elanggan lama
4.1. Menginput Dat a Pelanggan
4.2 . memilih tombol save
4. 3 .Menyimpan Dat a P elanggan
Ms. P elanggan
5.mengecek Persedi aan 6. Menampilkan data P ersediaan Ms. Barang Barang Tersedia
Tdk Tersedia 7.menginput data Pesanan
8.Memilih t om bol Save 9. menyimpan data Pesanan Tr. P enjualan 10. Mem ilih FP 11. menampilkan FP
12.Memilih t ombol Cetak 13.Mencetak FP 3r
14.Menyerahkan FP r 1&2 ke B. gudang
{}
{}
{1} Fakt ur P enjualan
Gambar 3.3 DAD M enerima Pesanan Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
63
2. M enyiapkan Barang
Gambar 3.4 DAD M enyiapkan Barang Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
64
3. M engirim Barang
Gambar 3.5 DAD M engirim Barang Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
65
4. M enerima Pembayaran
Gambar 3.6 DAD M enerima Pembayaran Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
66
5. M encatat Transaksi
Gambar 3.7 DAD M encatat Transaksi Pada Sistem Penjualan Tunai Yang Diusulkan
67
6. M embuat Laporan
Bagian akuntansi
Supervisor
Komputer
49. membuka tr penjualan
Tr. Penjualan 50. menampilkan data penjualan
51. memilih report penjualan
52. menampilkan report penjualan
53. memilih tombol cetak Tr_Laporan 54. mencetak report
55. menyerahkan report {} 56. menerima report
{} Laporan
Gambar 3.8 DAD M embuat Laporan Pada Sistem Penjualan yang sedang berjalan
Laporan
68
3.7 Analisa CS F (Critical Success Factor) Tujuan dari analisa critical success factor adalah agar tercapainya sasaran yang diinginkan oleh PT. Saputra dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Dengan adanya critical success factor diharapkan akan memberikan strategi-strategi bisnis yang kompetitif
dengan
melakukan
identifikasi
langsung terhadap
kunci
keberhasilan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, didapatkan faktor-faktor kritis keberhasilan antara lain : 1. Promosi PT. Saputra sebaiknya menentukan target pasar yang perusahaan inginkan. Dengan menentukan target pasar tersebut, maka web yang dibuat akan menjadi tepat sasaran seperti yang diinginkan oleh PT. Saputra. Sehingga memudahkan perusahaan untuk promosi. 2. Pelayanan M enjaga kepercayaan pelanggan dengan cara memberikan perhatian masingmasing konsumennya melalui situs PT Saputra akan sangat berpengaruh terhadap prilaku para pelanggan dan calon konsumen. Sehingga pelanggan memiliki pengalaman tersendiri terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT. Saputra. Data yang terorganisir dengan baikpun dapat membuat pelanggan menjadi percaya.
69
3. Dukungan infrastruktur M emberikan konsumen keleluasan sebesar-besarnya merupakan target yang harus dikejar oleh sebuah perusahaan e-Commerce. PT Saputra memberikan keleluasaan bagi konsumen dengan cara menyediakan fasilitas resep. Dimana resep tersebut dibuat dengan bahan baku roti dan sebagainya sehingga memudahkan konsumen untuk mengakses tanpa harus membuka web lain. 4. Pengolahan data Pengolahan data yang baik sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis sehingga penyajian informasi yang dibutuhkan akan lebih efektif dan efesien. Dengan
penyampaian yang lebih efektif dan
efesien,
maka akan
menghasilkan banyak value bagi perusahaan.
3.8 Analisa Web Perusahaan dan Pesaing Tampilan website PT. Saputra yang akan penulis buat tentunya masih sederhana dibandingkan dengan beberapa web dengan brand yang sudah ternama. Contohnya adalah sebagai berikut: 1. www.sariroti.com
70
Gambar 3.9 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Sari Roti
71
2. www.rotiboy.com
Gambar 3.10 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Roti boy
72
3. www.breadtalk.com
Gambar 3.11 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Bread Talk Ketiga web tersebut sudah cukup ternama dengan tampilan yang menarik juga dengan menawarkan produk yang mereka miliki. PT Saputra sudah cukup lama
73
menjalankan bisnis roti ini tetapi baru saat ini menjalankan bisnis melalui website. Sistem yang ditawarkan pun adanya pemesanan langsung melalui website. Berikut merupakan perbedaan dari ketiga web dengan web PT. Saputra 7 C’s
www.sariroti.com www.rotiboy.com www.breadtalk.
PT Saputra
com
Framework Context
putih
coklat
putih
putih
Content
gambar tidak
gambar
gambar
gambar tidak
menggunakan
menggunakan
menggunakan
menggunakan
flash
flash dalam
flash dalam
flash
menampilkan
menampilkan
gambar mereka
gambar mereka
tidak memiliki
memiliki group
Community
memiliki forum
komunitas
memiliki user yang login dan dapat membuat testimonial
Customization
menampilkan
memiliki
M emiliki
menjual roti
keunggulan dari
tampilan yang
tampilan yang
melalui
setiap produk roti
menarik
menarik
website dengan
74
shopping cart Communication
Connection
via website
via email
via mailing list
via sms, via
(forum), dan
email, via
polling
testimonial
Adanya hubungan Adanya hubungan
Adanya
Adanya
antara satu site ke
antara satu site ke
hubungan
hubungan
site lain
site lain
antara satu site
antara satu
ke site lain
site ke site lain
Commerce
tidak ada
tidak ada
tidak ada
M enggunakan
pemesanan via
pemesanan via
pemesanan via
shopping cart
website
website
website
Tabel 3.1 Tabel Analisis web perusahaan dan web pesaing
3.9 Analisis Kuisioner dan Wawancara S tudi Kasus 3.9.1 Analisis Kuisioner Berikut merupakan hasil kuisioner terhadap 15 orang konsumen.
75
1. Bagaimana cara anda melakukan pembelian barang yang biasa anda lakukan? Pilihan
Jumlah
Persentase
M elalui telepon
0
0
M elalui email
0
0
M elalui fax
0
0
Datang langsung
15
100%
Jumlah
15
100%
Tabel 3.2 analisis kuisioner PT Saputra
tlp email fax datang langsung
Gambar 3.12 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra
76
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, para konsumen ratarata melakukan pembelian barang dengan datang langsung. Dengan hasil 100% yang diambil dari 15 konsumen.
2. Apakah sistem yang sudah ada sudah cukup membantu proses pemesanan anda? Pilihan
Jumlah
Persentase
Cukup membantu
5
33%
Sangat membantu
2
13%
Tidak membantu
8
54%
Sangat tidak membantu
0
0
Jumlah
15
100%
Tabel 3.3 analisis kuisioner PT Saputra
77
cukup me mbantu sangat membantu tidak membantu sangat tidak membantu
Gambar 3.13 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15 orang (sekitar 33%) sistem yang ada sudah cukup membantu, 2 dari 15 (sekitar 13%) orang mengatakan sistem sangat membantu, sedangkan sisanya 8 orang (sekitar 54%), sistem yang ada tidak membantu.
78
3. Perlukah alternatif cara memesan barang, dan penyediaan informasi, misalnya internet? Pilihan
Jumlah
Persentase
Perlu
2
13%
Sangat Perlu
12
81%
Tidak perlu
1
6%
Sangat Tidak perlu
0
0
Jumlah
15
100%
Tabel 3.4 analisis kuisioner PT Saputra
perlu sangat perlu tidak perlu sangat tidak perlu
Gambar 3.14 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15 orang perlu adanya alternatif seperti internet, 12 dari 15 orang mengatakan
79
sangat perlu adanya alternatif, sedangkan sisanya 1 orang mengatakan tidak perlu adanya alternatif sistem. 4. Apakah anda mengerti penggunaan internet? Pilihan
Jumlah
Persentase
M engerti
11
73%
Sangat mengerti
3
21%
Tidak mengerti
1
6%
Sangat tidak mengerti
0
0
Jumlah
15
100%
Tabel 3.5 analisis kuisioner PT Saputra
mengerti s angat mengerti ftidak me ngerti s angat tidak mengerti
Gambar 3.15 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra
80
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 11 dari 15 orang (sekitar 73%) konsumen sudah mengerti penggunaan internet, 3 dari 15 (sekitar 21%) orang mengatakan sangat mengerti penggunaan internet, sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) tidak mengerti penggunaan internet. 5. Berapa lama penggunaan internet dalam satu minggu? Pilihan
Jumlah
Persentase
< 1 jam
2
13%
2 – 5 jam
7
45%
6 – 9 jam
3
21%
> 10 jam
3
21%
Jumlah
15
100%
Tabel 3.6 analisis kuisioner PT Saputra
81
< 1 jam 2 ‐ 5 jam 6 ‐ 9 jam > 10 jam
Gambar 3.16 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15 orang (sekitar 13%) kurang dari satu jam perminggu menggunakan internet, 7 dari 15 (sekitar 45%) orang mengatakan 2 jam sampai 5 jam dalam penggunaan internet perminggu, 3 orang (sekitar 21%) menggunakan internet 6 – 9 jam perminggu, sedangkan sisanya 3 orang (sekitar 21%) lebih dari 10 jam menggunakan internet perminggu.
82
6. Setujukah anda dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet? Pilihan
Jumlah
Persentase
Setuju
5
33%
Sangat Setuju
9
61%
Tidak Setuju
1
6%
Sangat tidak setuju
0
0
Jumlah
15
100%
Tabel 3.7 analisis kuisioner PT Saputra
setuju sangat setuju tidak setuju sangat tidak s etuju
Gambar 3.17 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra
83
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15 orang (sekitar 33%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet, 9 dari 15 (sekitar 61%) orang mengatakan sangat setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet, sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet. Dari kuisioner diatas dapat disimpulkan bahwa rata-rata pelanggan yang datang langsung untuk membeli barang. Hal tersebut kurang efesien bagi pelanggan sehingga pelanggan ingin meningkatkan sistem yang ada dan mempermudah mereka dalam melakukan transaksi dengan PT. Saputra. Bagi sebagian orang, sistem sedang berjalan kurang membantu mereka untuk melakukan transaksi.
3.9.2 Analisis Wawancara Berikut merupakan hasil wawancara kepada pemilik PT. Saputra. 1. Apakah tujuan didirikannya perusahaan? Tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk mencari penghasilan dengan menawarkan roti kemasan plastik. 2. Bagaimana
kegiatan
penjualan
keuangan diperusahaan ini?
dan
pembuatan
laporan
84
Kegiatan penjualan dan pembuatan laporan dalam perusahaan ini sudah terkomputerisasi dengan program M icrosoft Visual basic 5.0 3. Apakah
anda benar-benar
membutuhkan
website untuk
menunjang kebutuhan anda? Ya, karena saya butuh sesuatu yang berbeda dengan penjualan dan pemasaran sehingga perusahaan saya dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. 4. Sekiranya masalah apa saja yang terjadi pada pengaturan sistem anda? M asalah yang sering terjadi adalah pengguna dari sistem tersebut kurang dapat menangani sistem yang ada, misalnya salah memasukan data. 5. Seberapa perlukah website tersebut? Sangat perlu, karena saya ingin tampil berbeda dari perusahaanperusahaan lain. Saya sangat ingin teknologi yang sedang berkembang saat ini menjadi bagian dari proses bisnis saya. 6. Apakah fitur-fitur yang dibutuhkan? Fitur yang dibutuhkan adalah produk saya dan tentang perusahaan saya.
85
7. Apakah perusahaan ini sudah memiliki sumber daya manusia untuk menangani website tersebut? Sudah ada, tetapi mereka tidak mengerti cara penggunaan website tersebut sehingga perlu adanya training khusus bagi yang menangani website tersebut. 8. Bagaimana dengan pemesanan jarak jauh, apakah dapat dijalankan? Perusahaan
hanya
melayani
pembelian
untuk
daerah
JABODETABEK dimana kami sendiri sudah memiliki agen untuk mengantarkan roti kami tersebut.
3.10 Analisis Temuan dan Hasil S urvey Temuan hasil survey berdasarkan kuisioner dan wawancara serta pengamatan langsung terhadap proses bisnis dari sistem yang berjalan pada PT. Saputra adalah sebagai berikut: 1. Belum ada diferensiasi dalam sistem penjualan. Dalam wawancara dapat diketahui keinginan si pemilik akan diferensiasi pada sistem penjualan sehingga perusahaan dapat bersaing dengan keunggulan teknologi informasi yang ada.
86
2. Para pengguna sistem yang belum terlatih sehingga adanya kesalahan input data. Diperlukannya training khusus untuk penanganan sistem yang diusulkan sehingga tidak terjadi kesalahan input. 3. Kurangnya informasi yang disampaikan kepada pelanggan karena sumber daya yang memadai. 4. Tidak ada orang IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru.
3.11 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil survey yang dilakukan terdapat kebutuhan informasi, antara lain: 1. Di perlukannya sistem yang berbeda dengan pesaing-pesaing lain sehingga dapat meningkatkan penjualan. 2. Adanya training sebelum diimplementasikannya sistem yang baru. 3. Perlunya pengembangan website yang dilengkapi dengan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan. 4. Perlu adanya tambahan SDM dibagian IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru.
