43
BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat Berdirinya Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan adalah dirintis atau diprakarsai oleh sekelompok guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan yang beranggotakan sebanyak 46 orang, yang awal mulanya bagi yang bersangkutan merasa kesulitan mencari pinjaman uang. Bagi sekelompok Guru Agama yang mempunyai nasib sama sepakat, yakni membentuk Panitia Zakat Fitrah untuk menghimpun zakat fitrah dari pegawai dan guru agama dalam lingkungan Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan. Setelah terkumpul dan dibagikan kepada mustahiknya, dan hak yang merupakan bagian panitia dijual, dan hasilnya dijadikan modal pertama Badan Kesejahteraan Guru Agama kota Jakarta Selatan dan digunakan untuk simpan pinjam serta penyediaan barang kebutuhan bahan pokok. Rapat pembentukan diselenggarakan pada tanggal 15 April 1973 di Gedung Madrasah Tsanawiyah Roudhatul Muta’alimin Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Atas kuasa rapat anggota pada saat itu dinyatakan berdirilah “Perkumpulan Koperasi Pegawai Kantor Inspeksi Pendidikan Agama Kota Jakarta Selatan” Adapun personil yang diberi kuasa untuk menandatangani akte pendiriannya sebagai berikut : •
Mustadjab, BA.
•
M. Soetarmo
•
Drs. Syakur Fairus
•
Abdul Wahid Ritonga
•
Farid Wadjiji, BcHK Berkenaan dengan perkembangan struktur Departemen Agama, dimana pada tingkat
kota dibentuk perwakilan Departemen Agama, maka keanggotaannyapun diperluas pula bagi guru-guru agama, pegawai perwakilan Departemen Agama (Inspeksi Penerangan Agama, Inspeksi Urusan Agama) dan pegawai Kantor Urusan Agama Kecamatan. Adapun anggota koperasi pada saat tersebut hingga per 31 Desember 1974 tercatat sebanyak 703 orang. Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan pada saat itu
44
berkedudukan di Jalan Kapten Tendean Mampang Prapatan Jakarta Selatan. Di periode kepengurusan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahun 1981 – 1983 merealisasikan program kerjanya sebagai berikut : •
Memindahkan kegiatan dan usaha Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan dari Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ke Jalan Buncit Raya No. 2, Pejaten Pasar Minggu, Jakarta Selatan tertanggal 22 Agustus 1981.
•
Menyelesaikan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di tahun 1982.
•
Sumber pembiayaan pembangunan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan tahap I dengan ukuran 13 x 4 m2 dengan biaya Rp. 5.800.000,- di tahun 1982.
•
Bangunan toko milik Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan yang berada di Jalan Radio Dalam I/43 Kebayoran Baru Jakarta Selatan dihibahkan ke PEMDA Jakarta Selatan.
Untuk memenuhi kebutuhan perkembangan Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan Pengurus KOPDA Jakarta Selatan periode 1984 -1986 memandang perlu yakni memperluas gedung tahap II dan memakan biaya ± Rp. 10.000.000,-. Sedangkan perluasan gedung Koperasi Pegawai Kantor Depag Jakarta Selatan tahap ke III terjadi tanggal 5 September 1987 dengan biaya sebesar Rp. 29.914.000,- dengan jangka waktu 85 hari (delapan puluh lima) hari kerja dan selesai kerja 26 Maret 1988. Selanjutnya koperasi terus berkembang hingga periode sekarang. Adapun prestasi yang dicapai Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan pada tahun 2008 adalah : •
Koperasi teladan fungsional Pegawai Negeri dalam lingkungan Kota Jakarta Selatan
•
Koperasi teladan tingkat Propinsi DKI Jakarta
•
Penghargaan dari Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia sebagai koperasi berprestasi
•
Koperasi yang berstatus sehat di lingkungan pusat koperasi Pegawai Negeri DKI Jakarta
•
Sedang dalam proses penilaian seratus koperasi terbesar di Indonesia dalam lingkungan DEKOPIN (Dewan Koperasi Indonesia)
3.1.1 Visi dan Misi
45
Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama Kota Jakarta Selatan visi dan misi serta tujuan dalam melaksanakan dan mengembangkan Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan, yaitu : Visi ; Menuju KOPDA sebagai badan usaha bersama berazaskan kekeluargaan, kemandirian dan professional. Misi ; Tolong menolong dan mengembangkan potensi ekonomi dan sumber daya manusia anggota KOPDA menuju kesejahteraan bersama Tujuan ; Terwujudnya kesejahteraan anggota melalui peningkatan partisipasi belanja, penumpukan modal sendiri dan pendidikan anggota. 3.1.2 Sumber Daya Manusia KOPDA Jaksel merupakan salah satu dari beberapa koperasi yang berada dalam lingkup Kementerian Departmen agama, koperasi ini dikelola oleh petugas koperasi yang berasal dari dalam dan luar pegawai kementerian agama, yang berasal dari dalam sebagai pihak top dan midle management dan pihak luar yang notabene masih berstatus honorer. KOPDA hanya diurus oleh beberapa orang petugas yang memang sudah terampil dalam bidangnya masing-masing, yang terdiri dari 1 direktur,
2 manajer dan 13 karyawan
yang mengisi divisi masing-masing dan mereka bertanggung jawab kepada pengurus anggota koperasi. KOPDA memiliki jumlah karyawan/wati yang terbatas, mereka harus mengurusi kurang lebih 1100 orang anggota beserta segala kegiatan simpan pinjam anggota tersebut. Dalam pembagian tugasnya, ada yang bertindak sebagai pegawai administrasi, kasir, pegawai petugas bayar , manajer keuangan,pegawai bidang usaha keuangan dan pegawai yang mengurusi usaha koperasi, kepala madrasah dan guru. Unit kerja anggota pada Kopda jaksel meliputi; 1.
Sekretariat Jenderal
2.
Unit penyelenggaraan haji
3.
Unit pendidikan madrasah
4.
Bimbingan masyarakat
5.
Unit PK pontren
6.
Unit Syariah
46
7.
Unit Pais
3.1.2.1 Job Description
Rapat Anggota Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi pada koperasi. Rapat anggota terdiri dari seluruh anggota. Rapat anggota diselenggarakan satu tahun sekali atau selambat-lambatnya tiga bulan setelah tutup buku pada tahun yang bersangkutan. Dalam Rapat Anggota Tahunan menentukan hal-hal yang pokok, antara lain : •
Memilih dan memberhentikan jabatan Pengurus dan Badan Pengawas
•
Mendengarkan laporan Pengurus serta mengesahkan laporan pertanggung jawaban Pengurus
•
Mengeluarkan berbagai usul dan menerima pendapat dari para anggota secara adil sesuai haknya, yaitu satu anggota satu suara
•
Memutuskan rencana-rencana kerja koperasi untuk periode yang akan datang
•
Memintakan persetujuan dari para anggota untuk semua anggaran pendapatan dan biaya yang telah disusun.
Pengurus Pengurus Koperasi Pegawai Kantor Depag (KOPDA) Jakarta Selatan merupakan wakil para anggota yang memenuhi syarat dan kriteria tertentu serta dipilih dan disahkan oleh Rapat Anggota Pengurus berhak mewakili organisasi dalam dan di luar Pengadilan bila terjadi suatu masalah sebagai mandataris, pengurus pada setiap akhir pembukuan membacakan laporan pertanggungjawaban kepada Rapat Anggota atas tugas-tugas yang diembannya, dengan disaksikan oleh pejabat yang berwenang. Pengurus KOPDA Jakarta Selatan terdiri dari Ketua Umum, Ketua I, Ketua II, Sekretaris dan Bendahara. a) Ketua 1. Memeriksa laporan keuangan koperasi 2. Memberikan arahan kepada para pengelola 3. Bertanggung jawab atas kinerja koperasi kepada pengawas b) Ketua I dan II 1. Menyetujui dan menandatangani pinjaman anggota 2. Memeriksa berkas file pinjaman dan jasa anggota
47
c) Sekertaris 1. Mencatat informasi jalannya usaha koperasi 2. Memberikan informasi tentang pembagian SHU kepada anggota 3. Mencatat pinjaman yang sudah disetujui oleh wakil pengurus 4. Mencatat laporan keuangan dari bendahara d) Bendahara 1. Menerima setoran dari kegiatan usaha koperasi 2. Menerima setoran dari kasir 3. Memegang dana kas koperasi
Pengawas Pengawas merupakan badan yang dipilih dari dan oleh anggota dalam Rapat Anggota sesuai dengan bunyi pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992. Pengawas bertugas melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi, termasuk organisasi usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus. Dalam melakukan tugas-tugas tersebut, pengawas menyusun laporan tertulis tentang hasil pemeriksaannya yang akan disampaikan ke RAT.
Pembina dan Penasehat Pembina Koperasi Pegawai Kantor Departemen Agama (KOPDA) Jakarta Selatan adalah Kepala Kantor Departemen Agama Kodya Jakarta Selatan, Pembina tidak dipilih karena otomatis dibawah Departemen Agama yang segala sesuatunya harus mengikuti semua kebijakannya. Penasehat ditunjuk dari pegawai Departemen Agama yang loyal terhadap koperasi.
Manajer Tugas Manajer adalah memimpin, mengelola dan menjalankan usaha koperasi sebagai organisasi ekonomi. Sedangkan manajer bertanggung jawab kepada pengurus.
Kepala administrasi koperasi Keuangan •
Memimpin pelaksanaan tugas-tugas Administrasi Keuangan
•
Menetapkan sasaran setiap tahun kegiatan dengan membuat konsep RAPB KOPDA Jakarta Selatan
•
Menyusun dan menjadwalkan rencana kegiatan-kegiatan
•
Membagi tugas dan menentukan tanggung jawab kegiatan masing-masing staf
48
•
Menggerakkan dan mengerahkan pelaksanaan kegiatan masing-masing staf
•
Menyiapkan bahan konsep rumusan kebijaksanaan Pengurus Bidang Usaha Keuangan
•
Mengadakan konsultasi dengan manajer setiap saat diperlukan
•
Mengevaluasi prestasi kerja para staf
•
Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Pengurus
•
Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus
petugas unit •
Mencatat anggota baru
•
Mencatat pinjaman anggota sesuai unitnya masing-masing
•
Membuat tagihan ke juru bayar/ petugas bayar
•
Mengisi file simpan pinjam dan anggota sesuai unitnya masing-masing
petugas bayar / juru bayar •
Menyetujui formulir peminjaman, apakah masih bisa dilayani atau tidak
•
Mencatat pinjaman
•
Melakukan
pemotongan
gaji
perbulan
sesuai
dengan
kewajiban
masing-masing peminjam di koperasi 3.1.3.2
Susunan Kepengurusan Susunan Kepengurusan periode 2008 – 2010 berdasarkan Keputusan RAT ke
34 pada tanggal 15 Maret 2008 di Hotel Bukit Indah Ciloto Bogor, melalui SK Team Formatur Kopda Nomor 01/F/KOPDA/JS/III/2008 tanggal 15 Maret 2008; sampai dengan laporan ini disusun, mengalami perubahan, sehingga susunan Kepengurusan baku adalah sebagai berikut : 1.
Ketua;
2.
Ketua I ;
3.
Ketua II ;
4.
Sekretaris ;
5.
Wakil Sekretaris ;
6.
Bendahara ;
7.
Wakil Bendahara ;
Dalam pengurusa usaha koperasi, pengurus menetapkan pengelola untuk menjalankan roda per
49
koperasia, termasuk didalamnya bagaimana koperasi dapat dikembangkan. Adapun susunan pengelola berdasarkan keputusan pengurus Nomor 14/A/KEP/KOPDA/VI/2012 tanggal 18 Juli 2012 adalah sebagai berikut 1) Manajer; 2) Kepala TU; 3) Kepala Unit Usaha Pengadaan 4) Kepala Usaha Simpan Pinjam 5) Kepala Unit Usaha Kerjasama dan Pelayanan dan pelayanan jasa
3.1.4
Landasan Hukum Dasar hukum pendirian koperasi adalah: a. Badan hukum Nomor
: 1543/B.H/I
Tanggal : 12 April 1982 b. Landasan menurut Undang-Undang nomor 25 tahun 1992, sebagai berikut: 1. Landasan Idiil, yaitu landasan atau dasar yang digunakan dalam usahanya untuk mencapai cita-cita koperasi adalah Pancasila. 2. Landasan
Struktural,
yaitu
tepat
berpijak
koperasi
adalah
Undang-Undang Dasar 1945. 3.1.5
Bidang Usaha Kegiatan usaha Kopda jaksel meliputi: a. Unit Usaha Simpan Pinjam 1. Kegiatan Simpanan Simpanan terdiri dari: a) Simpanan Pokok Simpanan pokok adalah simpanan yang dibayar tunai pada waktu pertama kali masuk menjadi anggota sebesar Rp 25.000,b) Simpanan Wajib Simpanan wajib adalah simpanan yang dibayar tiap bulannya, dengan jumlah nominal sesuai dengan golongan kepegawaiannya: 1. Untuk golongan I dan II sebesar Rp 20.000,-/bulan, 2. Untuk golongan III dan IV sebesar Rp 25.000,-/bulan.
50
Simpanan wajib tersebut sudah secara “Otomatis “ tertarik dari gaji bulanan yang di dapat oleh para anggota.
c) Simpanan Sukarela Simpanan sukarela dihimpun dengan cara: 1. Atas kesepakatan anggota dipotong dari gaji oleh petugas bayar , besarnya sesuai dengan kesanggupan anggota yang bersangkutan, 2. Bagi para anggota dan pihak ketiga yang meminjam menyisihkan 3% secara sukarela dari pinjaman yang diterimanya, 3. Simpanan sukarela dapat diambil sebagian bilamana diperlukan, dengan syarat minimum telah disimpan di koperasi selama 6 bulan. d) Simpanan Khusus Simpanan khusus adalah simpanan yang diperoleh dari Sisa Hasil Usaha (SHU) yang tidak diambil oleh anggota.
No
Simpanan
Tahun 2008
Tahun 2009
Tahun 2010
(Rp)
(Rp)
(Rp)
1.
Simpanan Pokok
27,500,000
27,500,000
27,500,000
2.
Simpanan Wajib
27,000,000
27,000,000
27,000,000
3.
Simpanan Sukarela
56,080,000
70,900,000
66,000,900
4.
Simpanan Khusus
20,000,000
47,000,800
39,000,000
Jumlah
130,580,000
172,400,800
159,500,900
Tabel 3.1 Perkembangan Simpanan Anggota Dari Tahun 2008 s/d 2010
2. Kegiatan Pinjaman Pinjaman diberikan kepada anggota dengan jasa yang relatif rendah, sedangkan besarnya pinjaman disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan anggota. Pinjaman yang diberikan dapat membantu anggota, utamanya dalam hal: a) Modal untuk mengembangkan usaha,
51
b) Biaya-biaya yang mendesak, antara lain terkena musibah, biaya pengobatan, biaya sekolah, c) Untuk perbaikan rumah/konrak rumah. Ketentuan pemberian pinjaman diatur sebagai berikut: a)
Untuk anggota dari golongan I dan II besarnya pinjaman maksimum Rp. 10.000.000,- sampai Rp. 20.000.000,- dengan jasa per bulan 0,5% diangsur selama maksimal 3 tahun
b)
Untuk anggota golongan II/c dan II/d besarnya pinjaman maksimum Rp. 30.000.000,- sampai Rp. 40.000.000,- dengan jasa per bulan 0,5% diangsur maksimal 3 tahun
c)
Untuk anggota golongan III/a - III/b besarnya pinjaman maksimum Rp. 50.000.000,- sampai Rp. 70.000.000,- dengan jasa per bulan 1% diangsur selama maksimal 3 tahun
d)
Untuk anggota golongan
III/d besarnya pinjaman maksimum Rp.
80.000.000,- dengan jasa per bulan 1% diangsur selama maksimal 3 tahun Dalam wawancara singkat oleh kepala kantor dan manajer koperasi angka pinjaman diatas termasuk besar untuk Koperasi dan Angka tersebut memang mengalami peningkatan, adanya peningkatan batas pinjaman tersebut dilatar belakangi keinginan para pimpinan dan badan Kementrian Departemen Agama Jaksel untuk selalu mengayomi
para pegawai nya, dan
meningkatkan taraf ekonomi dan pendapatan dengan adanya pinjaman untuk modal usaha. Tabel 3.2 Posisi Pinjaman Koperasi Kopda Jaksel Dari Tahun 2008 s/d 2010 Penjelasan
Tahun 2008
Tahun 2009
Tahun 2010
50,500,000
80,000,100
120,890,000
606,000,000
960,001,200
1,450,680,00
Jumlah Peminjam Rata-rata
1
bulan Jumlah tahun
1
0
52
Jasa Pinjaman Jumlah
(Rp) 1
36,600,000
(Rp) 48,000,001
(Rp) 72,534,000
tahun
b. Unit Usaha 1. Unit usaha pengadaan 2. Unit usaha kerjasama dan pelayanan masyarakat 3. Pendirian biro perjalanan umroh 4. Pelayanan kantin dan waserba 5. Unit usaha simpan pinjam 3.2 Prosedur yang Berjalan 3.2.1
Pendaftaran Calon Anggota Baru
3.2.2
Deskripsi Pendaftaran Anggota
Prosedur ini merupakan tata cara yang digunakan oleh KOPDA jaksel dalam mencatat pendaftaran anggota baru. 3.2.3
Pihak yang Terkait Pendaftaran Anggota
1. Manajer Keuangan 2. petugas unit 3. Kasir 3.2.4
Formulir yang Digunakan Pendaftaran Anggota
1. Form Pendaftaran Anggota Baru 3.2.5
Proses Berjalan untuk Pendaftaran Anggota Baru Koperasi ini merupakan suatu kewajiban bagi setiap pegawai di bawah
kantor departmen agama jakarta selatan. Proses pendaftaran dimulai ketika ada pegawai Kementrian Jakarta Selatan baru yang mendatangi koperasi untuk
melakukan
pendaftaran.
Manajer
keuangan
koperasi
lalu
memberikan form pendaftaran yang kemudian diisi oleh calon anggota baru. Setelah form diisi kemudian manajer keuangan mencatat data anggota ke dalam file pendaftaran anggota, kemudian form tersebut diserahkan ke petugas unit sesuai tempat dimana anggota tersebut bekerja. Di petugas unit, form pendaftaran tersebut kemudian dimasukkan ke
53
dalam file unit dan disimpan di dalam arsip unit. Setelah menyelesaikan proses pendaftaran, anggota kemudian memberikan simpanan pokok kepada bagian kasir untuk dicatat dan dimasukkan kedalam kas koperasi. Secara lebih rinci, proses pendaftaran digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 3.2. act Daftar Anggota Manajer Keuangan
Menginput Pendaftaran Anggota
Bagian Unit
Kasir
Form Pendaftaran
Menginput Data Anggota & Mencatat Simpanan Pokok
Menyimpan Form Pendaftaran
Memberikan Simpanan Pokok Anggota
Menerima Pembayaran Simpanan Pokok
Mencatat Simpanan Pokok
Gambar 3.2 Activity Diagram Pendaftaran Anggota Baru
54
3.2.6
Analisa Masalah Proses Pendaftaran Anggota Baru
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pendaftaran di Kopda jaksel: a. Dokumen cenderung terselip ataupun hilang dikarenakan sistem penyimpanan data yang masih berbentuk fisik dan tidak memiliki cadangan, b. Apabila ada petugas unit yang berhalangan datang, form pendaftaran unit tidak dapat langsung diproses, c. File unit pada petugas unit masih berbentuk buku, dimana cenderung dapat hilang ataupun rusak. 3.2.7
Solusi Pemecahan Masalah Pendaftaran Anggota Baru a. Koperasi melakukan pergantian sistem yang semula dari manual dengan adanya penyimpanan berupa data fisik berubah menjadi penyimpanan data berupa data komputer yang tersusun rapih kedalam database koperasi dengan demikian data dapat diakses oleh petugas atau admin lain jika petugas yang memegang unit tersebut berhalangan hadir.
3.2.8 Transaksi Simpanan Anggota 3.2.8.1 Deskripsi Transaksi Simpanan Prosedur ini menguraikan tata cara pencatatan transaksi simpanan
di
dalam koperasi, terutama transaksi simpanan sukarela. 3.2.8.2 Pihak yang Terkait Transaksi Simpanan 1. petugas unit 2. Bag penagihan/ petugas bayar 3. Kasir 3.2.8.3 Formulir yang Digunakan Transaksi Simpanan Tidak Ada 3.2.8.4 Proses Berjalan untuk Transaksi Simpanan Proses simpan anggota yang berjalan pada koperasi ini hanya berupa pembicaraan dari anggota kepada petugas unit koperasi, dapat
55
melalui telepon maupun datang langsung ke koperasi untuk menyerahkan simpanan. Namun kebanyakan dari bentuk simpanan merupakan potongan gaji yang sudah disepakati sebelumnya. Proses ini dimulai ketika anggota memberitahukan petugas unit bahwa pada bulan depan anggota tersebut ingin menyimpan sejumlah uang di koperasi, yang kemudian permohonan itu akan dicatat di dalam data simpanan anggota dan diberitahukan kepada petugas bayar agar dilakukan potongan pada gajinya pada bulan berjalan. Sedangkan untuk prosedur simpanan dengan menyerahkan simpanan secara langsung dimulai ketika anggota mendatangi petugas unit untuk melakukan simpanan dan menyerahkan uang simpanan, setelah itu simpanan akan dicatat di dalam data transaksi anggota, lalu simpanan tersebut akan diberikan kepada kasir untuk selanjutnya dicatat ke dalam penerimaan kas koperasi. Secara lebih rinci, proses simpan anggota digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 3.3 dan Gambar 3.4.
56 act Transaksi Simpanan Bagian Unit
Juru Bayar
Menerima Permintaan Simpanan
Mencatat Pengaj uan Simpanan
Memberitahukan Pengaj uan Simpanan
Menerima Pemberitahuan Pengaj uan Simpanan
Mencatat Pengaj uan Simpanan
Gambar 3.3 Activity Diagram Transaksi Simpanan dengan Potong Gaji
57 act Transaksi Simpanan Bagian Unit
Kasir
Menerima Pengaj uan Simpanan
Mencatat Simpanan
Memberikan Simpanan
Menerima Simpanan
Mencatat Penerimaan Kas
Gambar 3.4 Activity Diagram Transaksi Simpanan dengan Bayar Langsung 3.2.8.5 Analisa Masalah Proses Transaksi Simpanan Analisa permasalahan yang terjadi pada proses simpan di Kopda jaksel: a. Proses simpan masih menggunakan asas kepercayaan dimana proses ini dapat dilakukan dengan via telepon ataupun hanya hasil perbincangan dari anggota kepada pegawai ataupun petugas bayar , b. Belum adanya suatu form resmi untuk melakukan transaksi simpanan,
58
c. Lemahnya pengawasan terhadap para petugas atas transaksi-transaksi yang dilakukan oleh para anggota, karena tidak ada bukti khusus bahwa anggota tersebut telah melakukan transaksi simpanan, sehingga sulit ditelusuri kebenarannya, d. Data simpanan anggota masih disimpan dalam bentuk buku simpanan, yang cenderung dapat hilang ataupun rusak, e. Anggota
tidak
dapat
langsung
mengetahui
bahwa
transaksi
simpanannya sudah dimasukkan ke dalam data simpanan. 3.2.8.6 Solusi Pemecahan Masalah Proses Transaksi Simpanan a. Koperasi memiliki sistem informasi yang terintegrasi antara petugas dan anggota koperasi sehingga terdapat bukti atas transaksi yang sudah dijalankan dan di proses oleh petugas, dan nantinya petugas ataupun anggota dapat mengecek kembali dengan mudah status simpanan anggota. b. Dengan adanya database simpanan anggota memudahkan bagi user ( anggota ataupun petugas ) untuk mencari informasi simpanan yang telah dilakukan anggota dengan mudah tanpa takut akan kerusakan data dan informasi. 3.2.9 Transaksi Pengambilan Simpanan 3.2.9.1 Deskripsi Pengambilan Simpanan Prosedur ini menguraikan tata cara pengambilansimpanan anggota di dalam koperasi. 3.2.9.2 Pihak yang Terkait Pengambilan Simpanan 1. petugas unit 2. Kasir 3.2.9.3 Formulir yang Digunakan Pengambilan Simpanan Tidak Ada 3.2.9.4 Proses Berjalan untuk Transaksi Pengambilan Simpanan Proses transaksi pengambilan simpanan dimulai ketika anggota mendatangi koperasi untuk mengambil simpanannya, simpanan yang dapat diambil hanya simpanan sukarela dan simpanan khusus, dimana simpanan pokok dan simpanan wajib hanya dapat diambil ketika anggota keluar dari
59
keanggotaan
koperasi.
Untuk
melakukan
transaksi
pengambilan simpanan, anggota mendatangi petugas unitnya masing-masing, petugas unit lalu mengecek data simpanan anggota, dan menanyakan berapa dana simpanan yang ingin diambil oleh anggota, untuk mendapatkan dana simpanan tersebut petugas unit harus meminta kasir, setelah dana simpanan keluar dari kasir, kasir lalu mencatat transaksi tersebut di dalam pengeluaran kas, setelah mendapatkan dana simpanan, petugas unit lalu mengupdate jumlah simpanan anggota, lalu setelah terupdate, anggota dapat menerima dana simpanannya. Secara lebih rinci, proses pengambilan simpanan anggota digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 3.5.
60 act Transaksi Simpanan Bagian Unit
Kasir
Menerima Pengaj uan Pengambilan Simpanan
Mengecek Data Simpanan Anggota
Meminta Dana Simpanan
Mencatat Pengeluaran Kas
Memberikan Dana Simpanan
Menerima Dana Simpanan
Mengupdate Data Simpanan Anggota
Memberikan Simpanan
Gambar 3.5 Activity Diagram Transaksi Pengambilan Simpanan 3.2.9.5 Analisa
Masalah
Proses
Simpanan pada Kopda Jaksel:
Transaksi
Pengambilan
61
a. Tidak adanya form transaksi pengambilan, yang menyebabkan transaksi sulit dilacak atau ditelusuri, b. petugas unit harus mengupdate data simpanan berkali-kali untuk melayani transaksi pengambilan simpanan, hal ini rentan adanya kesalahan dalam pengupdatean atau pencatatan. 3.2.9.6 Solusi Pemecahan Masalah Pada Transaksi Pengambilan Simpanan a. Petugas Unit cukup mengecek data pengambilan simpanan yang telah dimasukkan oleh anggota tanpa adanya pengubahan lagi ataupun pencatatan ulang yang dilakukan petugas unit atas pengambilan simpanan yang dilakukan anggota, perugas unit cukup memverivikasi pengambilan simpanan dan mengecek saldo anggota apakah cukup atau tidaknya dilakukan transaksi penarikan simpanan b. Dengan adanya database simpanan, akan memudahkan untuk melacak transaksi yang dilakukan oleh anggota. 3.2.10 Transaksi Pinjaman Anggota 3.2.10.1
Deskripsi Transaksi Pinjaman
Prosedur ini menguraikan tata cara melakukan transaksi pinjaman bagi setiap anggota. 3.2.10.2
Pihak yang Terkait Transaksi Pinjaman
1. Anggota 2. Bagian penagihan/ petugas bayar 3. Pengurus 4. Manajer Keuangan 5. Kasir 3.2.10.3
Formulir yang Digunakan Transaksi Pinjaman
1. Form Permohonan Pinjaman 3.2.10.4
Proses Berjalan untuk Transaksi Pinjaman Proses pinjam anggota dimulai ketika anggota mengisi form
permohonan pinjaman yang di dapatkan dari manajer keuangan koperasi, setelah form tersebut diisi, lalu anggota memberikan form tersebut kepada petugas bayar , petugas bayar
kemudian melakukan pengecekan
terhadap form permohonan peminjaman tersebut, mengecek apakah
62
anggota memiliki cukup gaji untuk membayar angsuran pinjamannya, petugas bayar
juga memeriksa apakah anggota memiliki tanggungan
hutang di tempat lain atau tidak, jika ternyata anggota memiliki gaji yang cukup untuk membayar angsuran pinjamannya barulah petugas bayar menyetujui pinjaman yang diminta oleh anggota dengan memberikan tanda tangan pada form tersebut. Setelah disetujui petugas bayar , lalu form tersebut dibawa anggota untuk diajukan kepada pengurus koperasi yang kemudian dilakukan pengecekan form permohonan pinjaman dengan dilakukannya validasi dengan keadaan kas koperasi, selain itu pengurus juga akan melihat track record peminjaman anggota tersebut, apabila memenuhi syarat maka form tersebut akan ditanda tangani untuk kemudian akan diproses oleh manajer keuangan untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran koperasi. Setelah selesai proses pencatatan oleh manajer, kemudian form yang telah disetujui oleh pengurus tersebut diberikan kepada anggota agar dapat dilakukan pencairan dana pinjaman di kasir,di kasir form kemudian akan dimasukkan kedalam pengeluaran kas dan setelah itu pinjaman baru dapat diserahkan. Secara lebih rinci, proses pinjam anggota digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 3.6.
63 act Transaksi Pinj aman Anggota
Juru Bayar
Pengurus
Manajer Keuangan
Kasir
Memberikan Form Permohonan Pinj aman
Meminta Form Permohonan Pinj aman
Form Permohonan Pinjaman
Mengisi Form Permohonan Pinj aman
Mengaj ukan Form Permohonan Pinj aman
Mengecek Form Permohonan Anggota
Ditolak Form Permohonan Pinjaman Ditolak
Form Permohonan Pinjaman Disetujui
Mengaj ukan Form Permohonan Pinj aman
Diterima
Mengecek Form Permohonan Anggota
Ditolak
Permohonan Pinjaman Ditolak
Form Permohonan Pinjaman Diterima
Diterima Mencatat Pengeluaran Pinj aman
Form Permohonan Pinjaman Diterima
Mencairkan Pinj aman
Memberikan Pinj aman
Mencatat Pengeluaran Kas
Gambar 3.6 Activity Diagram Transaksi Pinjaman 3.2.10.5
Analisa Masalah Proses Transaksi Pinjaman Analisa permasalahan yang terjadi pada proses pinjam di Kopda jaksel:
a. Pengecekan file unit masih dilakukan secara manual, dengan meneliti dokumen per dokumen sehingga memperlambar kerja dari petugas
64
bayar dalam mengecek anggota unit yang bersangkutan, b. Begitupula dalam proses pengecekan laporan keuangan, untuk keperluan pinjaman, pengurus harus membuka beberapa dokumen terlebih dahulu, dan mencari file-file yang bersangkutan, yang dapat memakan waktu cukup lama, c. Proses
pinjam
yang
berlangsung
cukup
lama
karena
harus
mendapatkan persetujuan dari beberapa pihak terlebih dahulu, pihak-pihak yang menyetujui belum tentu datang setiap waktu ke koperasi, jadi anggota harus menunggu sampai pihak yang menyetujui datang ke koperasi. 3.2.10.6
Solusi Pemecahan Masalah Pada Transaksi Pinjaman
a. Dengan adanya data dan informasi yang tersusun rapih pada database untuk membantu kinerja dalam proses pencarian data informasi yang berkaitan dengan prosedur peminjaman anggota, dipastikan waktu yang lama akan di pangkas oleh sistem koperasi ini. b. Proses approval tidak perlu menunggu waktu lama dikarenakan petugas yang berwenang memberikan informasi yang sudah matang kepada pengurus yang nantinya persetujuan approval dapat dilihat lewat website kementerian. 3.2.11 Proses Tagihan 3.2.11.1
Deskripsi Transaksi Tagihan Prosedur ini berisi uraian tentang kegiatan penagihan hasil transaksi simpanan, dan pembayaran angsuran pinjaman, yang dilakukan oleh petugas unit kepada petugas bayar atas transaksi simpan pinjam anggota di unit petugas bayar tersebut dikoperasi.
3.2.11.2
Pihak yang Terkait Transaksi Tagihan
1. petugas unit 2. Bagian penagihan/ petugas bayar 3. Bendahara 3.2.11.3
Dokumen yang Digunakan Transaksi Tagihan
1. Daftar Tagihan 3.2.11.4
Proses Berjalan untuk Tagihan
65
Proses pengiriman tagihan anggota dilakukan setiap 1 bulan sekali, tagihan yang dikirimkan berisi tagihan atas simpanan dan angsuran pinjaman anggota yang harus dilunasi selama bulan berjalan. petugas unit bertindak sebagai petugas pengirim tagihan yang
selanjutnya
akan
mengirimkan
masing-masing petugas bayar
tagihan
tersebut
ke
dari tiap-tiap bagian. Proses ini
dimulai dari petugas unit mengumpulkan data-data tagihan tiap anggota berdasarkan hasil transaksi yang sudah dilakukan anggota tersebut, mulai dari simpanan wajib, simpanan pokok, simpanan sukarela, dan pembayaran angsuran pinjaman. Data-data hasil transaksi tersebut didapat dari hasil transaksi anggota yang dicatat dan dibukukan di dalam suatu file anggota yang dibuat oleh petugas unit. Setelah data tagihan terkumpul, petugas unit akan memasukkan data tagihan anggota tersebut ke dalam daftar tagihan dimana nantinya setelah tagihan unit sudah tercatat dan terhitung semua, kemudian tagihan tersebut akan dikirimkan kepada petugas bayar , di petugas bayar
daftar tagihan tersebut kemudian akan di
cek dengan daftar tagihan yang dimilikinya, apabila sesuai dengan data yang dimiliki oleh petugas bayar , barulah petugas bayar akan membayarkan tagihan anggota tersebut dengan cara memotong gaji anggota tersebut, pembayaran tersebut nantinya akan diberikan oleh petugas bayar
kepada petugas unit. Lalu
setelah di catat oleh petugas unit, barulah dana tagihan tersebut diberikan kepada bendahara koperasi, namun apabila bendahara koperasi berhalangan hadir, petugas unit juga dapat memberikan pembayaran tagihan kepada kasir koperasi. Setelah menerima pembayaran, bendahara/kasir akan mencatat pembayaran tersebut di dalam penerimaan kas koperasi. Secara lebih rinci, proses penyetoran/penerimaan uang digambarkan dalam Activity Diagram pada Gambar 3.7.
66 act Tagihan Bagian Unit
Juru Bayar
Bendahara
Mengecek File Simpan dan Angsuran Anggota
Mengumpulkan Tagihan Anggota
Membuat Daftar Tagihan
Memberikan Daftar Tagihan
Menerima Daftar Tagihan
Mengecek Daftar Tagihan
T idak Sesuai Menghubungi Bagian Unit
Sesuai Memotong Gaj i Anggota
Menerima Pembayaran Tagihan
Membayar Tagihan
Mencatat Pembayaran Tagihan
Memberikan Pembayaran Tagihan
Menerima Pembayaran Tagihan
Mencatat Penerimaan Kas
Gambar 3.7 Activity Diagram Tagihan 3.2.11.5
Analisa Masalah Proses Tagihan
Analisa permasalahan yang terjadi pada proses tagihan anggota di Kopda
67
jaksel: a. Proses input dilakukan secara manual ke dalam file anggota yang berbentuk buku, yang cenderung dapat hilang atau rusak, b. Proses pengumpulan dan pencocokan data transaksi simpan dan pinjam anggota yang memakan waktu cukup lama, c. Kesalahan dalam jumlah penagihan yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan maupun human error, d. petugas unit dan petugas bayar
memiliki catatan file anggota
masing-masing, yang terkadang tidak sama antara satu dan lainnya yang dapat disebabkan oleh banyak faktor, e. File anggota seluruhnya menjadi tanggung jawab petugas unit, sehingga tidak ada pembanding apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh petugas unit. 3.2.11.6
Solusi Pemecahan Masalah Proses Tagihan
a. Proses input dilakukan kedalam sistem, sehingga data dan informasi dapat diakses oleh user lain (hanya petugas dan anggota bersangkutan) b. Jumlah penagihan secara otomatis dilakukan oleh sistem, sehingga human error dan kesalahan pencatatan dapat diminimalisir c. Petugas unit dan bayar sama-sama mengakses file data anggota yang sama pada sistem, sehingga adanya ketidaksamaan data tidak mungkin terjadi d. File anggota tidak sepenuhnya milik petugas unit, dikarenakan tersimpan pada database sistem dan dapat diakses oleh petugas yang lain. e. Notofikasi penagihan angsuran sangat membantu dalam proses penagihan dan pembayaran pinjaman anggota 3.3 Problem Statement Proses bisnis yang berjalan di Koperasi departemen agama (KOPDA) jakarta selatan terbilang memiliki permasalahan yang cukup banyak dan kompleks seperti dalam hal pendataan dan pencatatan, jumlah pegawai yang terbatas, dan ketidakdisiplinan petugas dalam kehadiran. Permasalahan ini akan mengganggu proses bisnis yang berjalan serta mengurangi tingkat pelayanan terhadap anggotanya.
68
Dalam
melakukan
analisa
terhadap
berbagai
masalah
tersebut,
dilakukanlah pengkategorian masalah berdasarkan rangkaian kerja Kerangka PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Berikut ini adalah masalah-masalah proses bisnis Koperasi departmen agama (KOPDA) jakarta selatan yang sudah dikategorikan ke dalam Kerangka PIECES: 3.3.1 Dokumen yang terselip ataupun hilang menyulitkan pencarian data dalam proses bisnis. Permasalahan seperti ini sering terjadi dikarenakan sistem yang digunakan masih manual sedangkan data yang disimpan cukup banyak, selain itu seringnya perpindahan tangan terhadap data juga menyebabkan data terselip ataupun hilang, seperti halnya pada proses pencarian data anggota, terkadang petugas unit harus membuka berkas lama untuk menemukan data-data yang dibutuhkan, dan terkadang data-data yang dicari sudah rusak maupun hilang. Selain itu biaya yang dikeluarkan koperasi untuk membeli tempat penyimpanan berkas-berkas cukup besar, karena untuk 1 orang anggota memiliki banyak berkas untuk disimpan selama anggota tersebut menjadi anggota koperasi yang rata-rata memiliki jenjang waktu selama 5 tahun keatas. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan control, efficiency, economic, dan service. 3.3.2
Kesalahan pencatatan data sehingga laporan yang kurang akurat dan tidak tepat waktu. Permasalahan ini terjadi dikarenakan banyaknya data yang harus diolah oleh para petugas koperasi, sedangkan minimnya jumlah petugas sangat mempengaruhi kinerja dari setiap petugas, sebagai contoh untuk setiap petugas unit harus mengurusi data sebanyak minimal 200 data anggota, dimana mereka harus menginput setiap transaksi yang dilakukan anggota tersebut, dan menghitung seluruh jumlah simpanan dan pinjamannya setiap ada pengambilan simpanan, pembayaran angsuran atau pengajuan pinjaman. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan information, control dan efficiency.
3.3.3 Waktu proses yang berjalan lama. Seorang anggota harus melalui beberapa tahap untuk melakukan transaksi pinjaman. Untuk menyelesaikan seluruh tahap transaksi tersebut terkadang para anggota sampai
69
berhari-hari untuk mendapatkan persetujuan dari pengurus. Hal ini dapat menyebabkan berkurangnya kepercayaan mereka terhadap koperasi yang seharusnya dapat melayani anggotanya secara lebih baik dan cepat. Selain itu di dalam proses internalnya juga berjalan lambat, seperti dalam penyajian laporan keuangan ataupun laporan-laporan transaksi lainnya, terkadang administrasi koperasi harus bekerja ekstra untuk dapat menyelesaikan suatu laporan yang dikarenakan data yang sulit dicari. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan performance, efficiency, dan service. 3.3.4 Sistem simpan yang berlandaskan asas kepercayaan Seorang anggota dalam melakukan transaksi simpanan sukarela dengan koperasi hanya berhubungan via telepon dengan petugas unitnya, tidak ada form resmi untuk transaksi simpanan sukarela. Hal ini menyebabkan proses transaksi tidak dapat ditelusuri kebenarannya. Sehingga ketika terdapat data transaksi yang bermasalah, hasil laporan menjadi tidak valid dan tidak dapat dipertanggungjawabkan secara bukti. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan information dan control. 3.3.5 Anggota sulit untuk mengetahui jumlah simpanan maupun status angsurannya. Koperasi tidak menyajikan data-data simpan dan status angsuran kepada para anggotanya, untuk mengetahui jumlah simpanan dan status angsuran anggota harus datang langsung ke koperasi, ataupun menghubungi koperasi secara langsung, petugas koperasi juga harus mengecek data simpanan dan angsuran untuk memastikan bahwa data tersebut valid. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan information, efficient dan performance. 3.3.6 Sistem yang berjalan masih lambat. Pada Koperasi ini, pembukuan masih dilakukan dalam bentuk kuitansi dan berkas-berkas. Oleh karena itu, pencarian dan pengumpulan data untuk pembuatan laporan transaksi masih lambat dikarenakan harus mencari berkas atau
file-file
yang terpisah. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan efficiency, dan service. Tabel 3.3 Klasifikasi masalah berdasarkan Kerangka PIECES
70
Klasifikasi masalah Performance
Penjelasan 1. Proses transaksi simpan pinjam anggota yang berjalan lambat, 2. Pembuatan laporan transaksi simpan dan pinjam yang memakan waktu cukup lama, 3. Laporan transaksi simpan pinjam yang hanya diketahui kalangan petugas saja, anggota tidak.
Information
1. Tidak tersampaikannya informasi terbaru mengenai koperasi kepada anggota, 2.
Tidak
tersampaikannya
informasi
mengenai laporan hasil transaksi simpan pinjam kepada anggota sehingga anggota harus mendatangi koperasi untuk melihat laporan tersebut, 3. Tidak adanya form transaksi simpanan anggota, 4. Seringnya kesalahan pencatatan data yang mengakibatkan
hasil
informasi
tidak
akurat. Economic
1. Tingginya
biaya
operasional
untuk
pencetakan berkas-berkas koperasi, 2. Tingginya biaya penyimpanan berkas anggota. Control
1. Koperasi Kopda jaksel belum memiliki Standard Operating Procedure yang baku, 2. Pengawasan terhadap pengelolaan data keuangan sangat minim, 3. Ketidakhadiran menyebabkan
petugas proses
terkadang pengambilan
keputusan berjalan lambat, 4. Tidak adanya proses konfirmasi dan
71
verifikasi untuk menjaga kebenaran data. Eficiency
1. Masih sering terjadi duplikasi data, 2. Banyaknya tahapan dalam suatu prosedur transaksi, 3. Pertukaran data dan informasi antar bagian yang masih belum efisien, 4. Proses pembuatan laporan yang berjalan lambat.
Service
1. Anggota belum mendapatkan laporan hasil transaksi simpan pinjam maupun data-data simpanannya secara rutin, 2. Koperasi
belum
mempunyai
sistem
pelaporan transaksi simpan pinjam yang jelas dan terpercaya, 3. Proses transaksi berjalan lambat.
3.4 Requirement Statement 3.4.1 Functional Requirement Berdasarkan beberapa masalah yang telah dijabarkan sebelumnya, Koperasi Departmen agama (KOPDA) jakarta selatan membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu kinerja petugas koperasi yang terbatas jumlahnya, dimana sistem informasi ini nantinya akan mengolah data transaksi Kopda jaksel sehari-hari, khususnya transaksi simpan dan pinjam para anggota. Sistem yang akan dibangun nantinya juga harus dapat mengakomodir kebutuhan-kebutuhan koperasi lainnya seperti pengolahan data anggota,
pengelolaan
data petugas dan petugas bayar , pengawasan kegiatan simpan dan pinjam, hingga dapat menyajikan laporan transaksi yang relevan dan akurat. Selain itu dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu koperasi dalam meminimalisir kekurangan yang dimiliki sebelumnya seperti kesalahan dalam pencatatan, kesulitan dalam pencarian data, data yang hilang dan rusak, waktu proses yang berjalan lama, dan lain sebagainya sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan koperasi terhadap anggotanya. Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini berdasarkan
72
analisa kebutuhan (requirement analysis) yang terdiri dari: a. Business Data Requirement Faktor pengelolaan data merupakan faktor penting yang harus diperbaiki oleh koperasi ini, karena sebagian besar dari kendala yang dialami koperasi ini adalah pengelolaan dan penyajian data bagi para pengambil keputusan. Selain itu dengan memakai sistem penyimpanan data yang dipakai koperasi sekarang ini, menyebabkan proses bisnisnya terhambat, seperti sulitnya mencari data, tidak akuratnya data hingga hilangnya suatu data. Hal ini dapat berdampak pada kerugian material yang didapat anggota serta kurangnya kepercayaan anggota terhadap koperasi. Berlandaskan atas kekurangan maupun hambatan yang dihadapi, koperasi membutuhkan sistem pengaturan data yang dapat mengakomodir seluruh data-datanya dan menyimpan secara terstruktur dan rapi sehingga memudahkan pencarian data ketika dibutuhkan kelak. Dengan sistem manajemen data yang teratur diharapkan dapat menjaga lalu lintas penggunaan data untuk para penggunanya dan dapat menyajikan data yang akurat, cepat dan terpercaya untuk menunjang proses kegiatan koperasi. b. Business Proses Requirement Alur proses kegiatan yang diterapkan oleh koperasi sudah cukup memadai dalam konsepnya, hanya saja dalam penerapan sehari-harinya masih ada beberapa proses kerja yang membutuhkan perhatian lebih. Seperti halnya dengan jumlah petugas yang terbatas dan sering tidak masuknya petugas yang secara tidak langsung menyebabkan beberapa proses terhambat. Setiap petugas dalam koperasi memiliki kuasa atas proses-proses tertentu, sebagai contoh untuk melakukan transaksi pinjaman anggota harus bertemu dengan pengurus dan petugas bayar
untuk mendapatkan persetujuan pinjaman,
namun terkadang anggota harus menunggu lama untuk mencari petugas yang bersangkutan untuk melakukan proses pinjaman. Hal ini dapat menjadi catatan pribadi bagi setiap anggota dalam menilai kinerja dari koperasi tersebut. Proses yang dibutuhkan untuk kedepan harus lebih efektif dan efisien mengingat jumlah pengelola dan pengurus koperasi yang sedikit apabila dibandingkan dengan banyaknya transaksi yang terjadi, dengan penghapusan beberapa proses yang tidak perlu dan meminimalisir keterlibatan banyak
73
petugas dalam suatu proses dapat mempercepat jalannya suatu proses kerja. Dengan proses yang lebih efektif dan efisien diharapkan dapat mempercepat kinerja para pengurus dan pengelola koperasi sehingga memberikan nilai lebih bagi koperasi di mata para anggotanya. c. System Interface Requirement Sebagian besar petugas koperasi merupakan pegawai honorer yang belum memiliki keahlian khusus dalam menggunakan suatu aplikasi sistem informasi, hal ini ditambah dengan kegiatan manual yang dilakukan selama ini dan minimnya penggunaan komputer dalam pekerjaannya menuntut perancang sistem harus jeli dalam menentukan sistem yang tepat bagi pengguna seperti itu. Rancangan antar muka yang dibuat harus dapat mengakomodir seluruh kebutuhan dari fitur-fitur koperasi yang ingin dibuat, interface antar pengguna dengan sistem harus dibuat secara user friendly sehingga memudahkan para penggunanya untuk mengakses sistem koperasi, belum lagi dalam penerapannya nanti sistem yang dibuat juga harus dapat mengakomodir kebutuhan dari anggota koperasi sehingga sistem dapat berjalan secara dua arah dan dapat memenuhi kebutuhan seluruh elemen koperasi. 3.4.2 Nonfunctional Requirement Kebutuhan nonfunctional ini dapat dikategorikan berdasarkan Kerangka PIECES, yang terdiri dari: a. Performance Berdasarkan
segi
performance-nya,
sistem
ini
diharapkan
dapat
mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan. Peningkatan kecepatan ini diharapkan dapat terjadi pada semua proses/pekerjaan di dalam koperasi. Selain itu, sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan akurasi terhadap pengelolaan data keuangan koperasi. b. Information Berdasarkan
segi
information-nya,
sistem
ini
diharapkan
dapat
mengintegrasikan data, terutama dalam penyampaian informasi untuk setiap kegiatan simpan dan pinjam yang telah dilakukan. Dengan adanya integrasi
74
data ini, pengelolaan data tersebut akan lebih mudah dan cepat, terutama pengelolaan data keuangan koperasi. Sistem ini juga diharapkan dapat mencegah terjadinya redudancy data dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. Akurasi dan konsistensi data sangat dibutuhkan untuk mencegah kesalahan pengaturan simpanan, pinjaman dan kas dalam koperasi. Akurasi data dapat dijaga dengan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pencatatan, sedangkan konsistensi dapat dijaga dengan perancangan dan implementasi database yang baik. c. Economic Berdasarkan segi economic-nya, sistem ini diharapkan dapat mencegah adanya kerugian materi yang berimbas pada anggota maupun bagian koperasi dikarenakan pencatatan ataupun pendataan data yang kurang akurat. Selain itu, penggunaan kertas berlebih untuk pencatatan serta pemborosan tempat pada media penyimpanan yang masih berupa fisik diharapkan dapat dikurangi atau tidak ditemui kembali dengan adanya sistem ini. d. Control Berdasarkan segi control-nya, sistem ini harus sesuai dengan yang diinginkan user dan pihak Koperasi antara lain adalah pengendalian dan pengawasan terhadap kinerja dan pengelolaan data kegiatan simpan pinjam koperasi. Belum adanya sistem yang saling terintegrasi mengakibatkan kurangnya pengawasan yang baik untuk koperasi ini. Hal ini juga berhubungan langsung dengan penyajian laporan keuangan nantinya. Kegiatan simpan dan pinjam yang masih menggunakan metode pencatatan sederhana sulit untuk dikendalikan, akibatnya sering terjadi kesalahan yang disebabkan oleh manusia (human error) seperti lupa mencatat, salah mencatat, duplikasi pencatatan, dan lain sebagainya. Dengan adanya sistem ini, diharapkan kontrol dan pengawasan terhadap data di Koperasi departmen agama ini dapat berjalan baik, terutama mencegah tindakan kriminalitas yang dapat merusak data, kecurangan-kecurangan dalam bertransaksi, serta menghindari kesalahan jumlah simpanan maupun pinjaman para anggotanya. e. Eficiency Berdasarkan segi efficiency-nya, sistem ini diharapkan dapat mengurangi adanya duplikasi data, meminimalisir tahapan dalam proses bisnis koperasi
75
termasuk pertukaran data dan informasi antar bagiannya. Melalui sistem yang dibuat, efisiensi dan akurasi terhadap data anggota akan terwujud dan mampu memperbaiki kinerja dari koperasi sebelumnya yang masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi. f. Service Berdasarkan segi service nya, sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan terhadap anggota koperasi dengan hasil transaksi
memberikan laporan
serta memberikan proses yang cepat dan tidak berbelit-belit
sehingga anggota tidak memerlukan waktu lama ketika bertransaksi dengan koperasi., kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam Tabel 3.4 dibawah ini, dengan klasifikasi Kerangka PIECES. Tabel 3.4 Klasifikasi kebutuhan nonfunctional berdasarkan Kerangka PIECES yang Dibutuhkan Sistem Jenis kebutuhan
Penjelasan
non-functional Performance
1. Proses transaksi simpan pinjam anggota yang diharapkan berjalan cepat, 2. Pembuatan laporan transaksi simpan pinjam yang lebih cepat, 3. Adanya transparansi terhadap laporan transaksi simpan pinjam.
Information
1. Tersampaikannya informasi terbaru mengenai koperasi serta laporan hasil transaksi simpan pinjam kepada anggota, 2. Adanya form transaksi anggota sehingga menghindari terjadinya kecurangan, 3. Meningkatnya keakuratan hasil informasi
Economic
1. Penghematan
biaya
operasional
penyimpanan
karena
sistem
dan sudah
terintegrasi, 2. Meminimalisir biaya pembangunan sistem.
76
Control
1. Sistem yang dapat meningkatkan kinerja sistem, 2. Pengawasan
terhadap
pengelolaan
data
keuangan dapat lebih maksimal, 3. Dapat membantu petugas dalam mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, 4. Adanya proses konfirmasi dan verifikasi untuk menjaga kebenaran data. Eficiency
1. Mengurangi duplikasi data, 2. Tidak membutuhkan tambahan pegawai, 3. Meminimalisir tahapan-tahapan dalam suatu prosedur transaksi, 4. Menghasilan laporan yang cepat dan akurat.
Service
1. Sistem pelaporan hasil transaksi yang jelas diharapkan akan sampai ke anggota, 2. Diharapkan menghasilkan
pelayanan informasi
transaksi yang
akurat,
terpercaya dan konsisten, 3. Proses transaksi diharapkan dapat berjalan cepat dan tepat.
