COMMISSIE BESTUUR, ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING Delft, 17 april 2014 AAN DE VERENIGDE VERGADERING VAN DELFLAND Advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering, tevens conceptverslag van de vergadering op 17 april 2014. Aanwezig: dhr. mr. M.A.P. van Haersma Buma dhr. A.G. Wiegman mevr. mr. M.H. Bosker dhr. drs. M. Smits dhr. drs. A.P. Ranner dhr. B.E. van der Velde mevr. drs. A.C.J. Jans dhr. mr. P. van den Berg dhr. ir. J.A.A.M. van Rossum dhr. dr. ir. G.P.J. Dijkema mevr. N.J. Dijkshoorn-van Dijk
dijkgraaf, voorzitter hoogheemraad, plv. voorzitter secretaris CDA PvdA Water Natuurlijk AWP Delfland Bedrijfsgebouwd VVD PvdA Ongebouwd
Afwezig: mevr. dr. ir. M.P.M. Ruijgh-van der Ploeg mevr. M.D.M. Ammerlaan-Romeyn dhr. drs. B. Canton
Natuurterreinen Ongebouwd PvdD
Voorts is aanwezig: dhr. R. Kint dhr. D. Konings dhr. M. Brandt mw. A. Hupkes 1.
Opening, vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering om 9.00 uur en heet de aanwezigen welkom. 3.
Mededelingen
De voorzitter deelt mede dat mevrouw Ruijgh en de heer Canton zich hebben afgemeld. Mevrouw Dijkshoorn vervangt mevrouw Ammerlaan. 4.
B. Bespreekstuk 01. Stand van zaken inrichting en besturing van het I&A-domein
De heren Konings en Kint geven een presentatie over het nieuwe I&A-proces. Ter ondersteuning van hun verhaal overhandigen ze de aanwezigen een hand-out (opgenomen als bijlage bij het agendapunt in iBabs). De heer Kint licht toe op welke manier de I&A-functie binnen Delfland tegen het licht is gehouden door Ernst en Young en BoerCroon. Inmiddels ligt er een blauwdruk voor een nieuw I&A-model, waarin hijzelf als CIO (Chief Information Officer) een schakelrol speelt tussen
2
DMT, de verschillende teams en de afdeling I&A. Hij beweegt zich als het ware tussen vraag en aanbod, waar de vraagkant bestaat uit de ICT-ondersteuningsvragen vanuit de organisatie en de aanbodkant wordt gevormd door het team I&A en externe I&A-aanbieders waarmee wordt samengewerkt. Centraal in het nieuwe I&A-proces staat een efficiënte omgang met de waardeketen van informatie door het hele bedrijf heen. Drie pijlers daarvan zijn: centraliseren van de vraag, directe betrokkenheid aan de voorkant van de organisatie en voortdurende terugkoppeling van het resultaat van geboden oplossingen in relatie tot het oorspronkelijke probleem. Om de kwaliteit van IT-oplossingen te verbeteren, is het streven dat de I&A-afdeling direct bij de vraagstelling betrokken wordt. Dit door representanten te laten aanschuiven bij het overleg van de diverse afdelingen. Zo kan proactief worden meegedacht bij ontwikkelingen, in plaats van te wachten op de jaarplannen. Alle I&A-vragen vanuit de organisatie komen centraal binnen, en worden vanuit deze centrale servicedesk (waar inmiddels een speciaal emailadres voor is aangemaakt) naar de juiste plek doorgeleid. De kaders van het governancemodel van Delfland zijn richtinggevend voor de toetsing van binnenkomende vragen. Alledaagse vragen die passen binnen de vastgestelde kaders, gaan rechtstreeks door naar het team I&A. Vragen van grotere omvang en impact worden besproken in de zogeheten Projecten- en Portfoliokamer, die de oplossingsmogelijkheden uitgebreid toetst op beschikbaarheid van mensen en middelen. Eventueel escaleert de CIO van hieruit naar het DMT. Het is de bedoeling dat de budgetten dit jaar nog worden geoormerkt. De heer Konings (teamleider a.i. I&A) vervolgt de presentatie. Hij benadrukt dat een goede kwaliteit van de afdeling vraagt om een goede kwaliteit van medewerkers. Daarom wordt er onder meer een opleidingsprogramma vormgegeven, op basis van inschattingen van wat er de komende jaren op de afdeling af zal komen en hoe ICT daarop zou kunnen inspelen. Voorbeelden van te ontwikkelen vaardigheden zijn adviesvaardigheden en vaardigheden in projectmanagement. Verder wordt er gewerkt aan standaardmethoden van rapporteren en beheren. Ook relatiebeheer krijgt hoge prioriteit, want hoe beter er aan de voorkant duidelijkheid wordt verkregen over wat er gedaan moet worden, hoe beter de organisatie kan reageren. Het zal waarschijnlijk een overgangsfase van ruim een jaar vragen voordat de organisatie zich aan het nieuwe model zal hebben aangepast en de voordelen zichtbaar worden. Het governancemodel staat in de steigers. Er zal de komende maanden flink aangepakt moeten worden: om te beginnen door I&A, maar het is evengoed van belang dat de rest van de organisatie zich aan de verandering committeert qua sturing en discipline. Vragen naar aanleiding van de presentatie van de heer Kint De heer Ranner merkt op hij veel hoort over planning en uitvoering en vraagt of er ook sprake zal zijn van besturing en beheersing. De heer Kint antwoordt dat er twee manieren zijn: projectbesturing in de Projecten- en Portfoliokamer (daar is een lijnorganisatie voor nodig en heeft het risico in zich dat projecten vrij snel breed kunnen worden) of sturing door elk project een eigen projectbesturing te geven. Voor dit laatste is gekozen. De heer Smits vraagt hoe de budgettering aansluit op de begroting van Delfland. De heer Kint antwoordt dat de budgettering voor IT naar verwachting vanaf volgend jaar helemaal synchroon zal lopen met de rest van het bedrijf, waar IT tot nu toe vooral volgend was. De heer Dijkema vraagt hoe er in de Projecten- en Portfoliokamer omgegaan zal worden met het spanningsveld tussen de inrichting van het dagelijkse IT-bedrijf van Delfland en het ontwikkelen van een zelfstandige IT-visie op welke projecten echt noodzakelijk zijn en in hoeverre gebruik gemaakt zal worden van externe ontwikkelingen. De heer Kint stelt dat het DMT zal werken binnen beleidskaders. Een van die kaders kan zijn dat men streeft naar een minimum aantal applicaties. De CIO is verantwoordelijk voor de visievorming. Hij volgt de ontwikkelingen op zijn vakgebied. Ook het Waterschapshuis kan een rol krijgen als het gaat om gezamenlijke ICT-oplossingen. De voorzitter vult aan dat een visie op onderwerpen bij de individuele waterschappen vandaan komt. Zij formuleren zelf hun behoeften en visie en het Waterschapshuis geeft daar wellicht uitvoering aan.
3
De heer Dijkema vraagt hoeveel tijd het vraagt om het nieuwe model goed draaiend te krijgen. De heer Kint geeft aan dat het model al voor een groot deel bemenst is met uitzondering van de Projecten- en Portfoliokamer. Over drie à vier maanden zou het moeten werken. De heer Van den Berg vraagt of dit model zich in de praktijk heeft bewezen en hoe de efficiëntie gemeten zal worden. De heer Kint bevestigt dat het model zich al heeft bewezen en licht toe dat de besluiten genomen worden door de teamleiders in de Portfoliokamer. Aan de besluiten zullen stukken ten grondslag liggen waarin risico, urgentie en belang van de vraag worden uitgewerkt. Na verloop van tijd zal te zien zijn welk type vragen er met name zijn uitgevoerd en welke kosten er per onderdeel gemaakt worden. Dankzij de centralisering komen de verschillende posten ook scherper in beeld. De heer Brandt legt uit dat dit model in de bestaande P&C-cyclus wordt ingepast. Er zullen specifieke rapportages van dit model gemaakt worden, die in de gebruikelijke P&C-rapportages worden ingebracht. De voorzitter vult aan dat de wijze van verbinding zichtbaar moet worden in de Kadernota 2015. De heer Dijkema benadrukt dat er ook een manier gevonden moet worden om in de P&Ccyclus te verantwoorden waar de IT-organisatie mee bezig is. De heer Brandt antwoordt dat er in de Portfoliokamer beslissingen worden genomen over generieke systemen. Langs die weg wordt er IT-verantwoordelijkheid gehouden. De heer Ranner verzoekt om aanduiding van de nulsituatie, zodat de ontwikkelingen door de VV goed te volgen zijn. De voorzitter merkt op dat dit niet zo eenvoudig is, omdat een deel van de projecten al op streek is. De heer Brandt geeft aan te bezien of en op welke manier de nulsituatie zichtbaar kan worden gemaakt. Vragen naar aanleiding van de presentatie van de heer Konings De heer Dijkema vraagt of het binnen de organisatie voldoende helder is welke voordelen er met het nieuwe model te behalen zijn. De heer Konings antwoordt dat er veel over is gecommuniceerd. Daarbij is aandacht besteed aan het belang van relatiebeheer, waardoor I&A vroegtijdig weet wat er speelt in de organisatie. Er worden scherpe voorwaarden geformuleerd waaronder een project mogelijk is. I&A kan zelf overigens ook vraagsteller zijn. Als leidend principe geldt: als iets niet in de begroting staat, is er in principe geen geld. Als er niettemin een wens bestaat ten aanzien van een bepaald project, zal er met dit spanningsveld omgegaan moeten worden. De heer Van den Berg vraagt naar de relatie tussen het I&A-model en de huisvesting. De heer Konings stelt voorop dat de toekomstige huisvesting zeker een drijfveer is geweest voor het I&A-project. Maar ongeacht het exacte vervolg in het dossier huisvesting staat als een paal boven water dat er binnen Delfland behoefte zal zijn aan een flexibeler manier van werken in termen van apparatuur en applicaties. Het streven is om dit najaar het locatie-onafhankelijkwerken te kunnen ondersteunen. Mevrouw Jans vraagt of de visie op huisvesting kaderstellend is voor I&A of omgekeerd. De voorzitter wijst op de reeds zichtbare tendens dat medewerkers op allerlei locaties aan het werk zijn. Ondersteuning van deze manier van werken is als vraag bij I&A terecht gekomen, los van het huisvestingsdossier. De heer Konings geeft aan dat het afschaffen van vaste werkplekken een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken is. De heer Dijkema is benieuwd hoe de facilitering van Het Nieuwe Werken eruit gaat zien. Uit zijn eigen werkpraktijk bij de TU Delft weet hij dat de werkgever daar de handen aftrekt van de voorzieningen thuis. Hoe zit dat in het model voor Delfland? De voorzitter verklaart dat I&A een randvoorwaarde is. Er is al veel nagedacht over de juiste ondersteuningsvormen en over bijvoorbeeld het proces van vervanging van systemen. Dit zal terugkomen in de stukken terzake. De heer Ranner vraagt naar de mate waarin er met opensource- en opendatasystemen gewerkt gaat worden. De heer Konings antwoordt dat de vraag of er met open data gewerkt gaat worden, thuishoort onder architectuur. Opensourcegebruik is meer een inkoopkwestie:
4
er zitten veel voordelen aan, maar ook een aantal nadelen. De vraag wat wijsheid is, zal per aankoop beoordeeld worden. Aan de kwestie privacy versus transparantie wordt aandacht besteed in de securitydocumentatie. De voorzitter meldt tenslotte dat in een later stadium teruggekomen zal worden op de samenwerking met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard. 5.
Informatie 01.
Zienswijze ten aanzien van de Ontwerpbegroting Het Waterschapshuis 2015
Mevrouw Hupkes legt uit dat de ontwerpbegroting 2015 veel lijkt op de begrotingswijziging 2014. Alle door Delfland ingebrachte zienswijzen zijn daar al in meegenomen. Daarom is er nu geen aanleiding om een zienswijze in te dienen. In het najaar wordt er een nieuwe versie van de begroting 2015 verwacht in verband met de oplevering van HWH 2.0. De heer Van der Velde stoort zich al jaren aan de onhandige planning voor het indienen van zienswijzen bij het Waterschapshuis ten opzichte van de vergadercyclus van Delfland. Hij vraagt of daar niet iets veranderd kan worden. De voorzitter verklaart dat het lastig zal zijn om een snelle verandering te realiseren waar alle 23 aangesloten waterschappen achterstaan. Voorlopig zal Delfland de koninklijke weg bewandelen en blijven vragen om een aanpassing van de planning omdat Delfland vindt dat de VV ook een rol heeft. Mogelijk dat er in de toekomst, als er wat meer stabiliteit rond HWH is, ook een andere procedure mogelijk is. De heer Ranner vindt het opmerkelijk dat er bij de vaste schil aan personeel wordt gesproken van een bezetting van tien à vijftien mensen. Een marge van vijf vindt hij wel groot en hij vraagt of dit niet scherper kan worden geformuleerd. De voorzitter antwoordt dat de verdeling collectief en niet-collectief nog niet is vastgelegd. Daar moet eerst nog een versleuteling voor komen. Buiten kijf staat dat men streeft naar zo min mogelijk overhead. 02.
Uitwerkingsvoorstel “Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers”
De heer Van den Berg leest dat het onderscheid tussen collectieve en facultatieve taken bij de nieuwe koers niet meer nodig zou zijn omdat er een dienstverleningsconstructie komt. Hij wil weten hoe dit precies zit: worden er collectief opdrachten verstrekt of komen opdrachten van individuele waterschappen? En hoe verhouden de zogenaamde „loden deuren‟ zich tot de versleuteling van de overheadkosten van het Waterschapshuis als er wordt versleuteld naar „collectief‟, „individueel‟ en „derden‟? De heer Dijkema vindt het schema op pagina 11 wel ingewikkeld voor een club met een begroting van 0,5 miljoen euro. De heer Ranner vraagt in het kader van de loden deuren wie er gaat betalen voor de noodzakelijke overcapaciteit vanwege onvermijdbare leegloop. Mevrouw Jans vraagt wat het college vindt van de formulering op pagina 11, waar staat dat de Unie van Waterschappen haar leden kan vragen om een opdracht te geven aan het Waterschapshuis, waar de individuele waterschappen vervolgens voor moeten betalen. Beantwoording De voorzitter geeft aan dat de zogenoemde loden deuren ervoor moeten zorgen dat verliezen van de één niet bij de ander worden neergelegd. Kosten of leegloop in projecten komen voor verantwoordelijkheid van de bij dat project betrokken deelnemers. Ook daarvoor dienen de loden deuren. Hoe er omgegaan wordt met de medewerkers in vaste dienst en in de flexibele schil, moet nog worden uitgedacht en moet in de begroting terugkomen. Ook spreker is zeer benieuwd naar het uiteindelijke verdeelmodel. Als het collectieve deel klein is, zal alles versleuteld worden in het niet-collectieve deel. Het besluitvormingsmodel is vrij ingewikkeld maar niettemin eenvoudiger dan het huidige governancemodel. De begroting op pagina 11 betreft enkel het Delflandse deel.
5
Het is mogelijk dat de Unie als contractpartij optreedt. Een en ander moet dan wel verankerd zijn in de begroting. 6.
Rondvraag en sluiting
Er zijn geen onderwerpen voor de rondvraag. De voorzitter sluit de vergadering om 10.35 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering d.d. 20 mei 2014. De voorzitter,
De secretaris,
dhr. mr. M.A.P. van Haersma Buma, dijkgraaf
mevr. mr. M.H. Bosker
