Opdracht Organisatie en bedrijfsvoering 3D 1. Doel Per 1 januari 2015 zijn de 3 decentralisaties sociaal domein zodanig ingericht dat inwoners de dienst- en hulpverlening als toegankelijk en effectief ervaren. Voor inwoners die eerder klant zijn geweest bij Jeugdzorg, AWBZ of het UWV is de overgang van het oude naar het nieuwe regime soepel geregeld, de verandering van uitvoering verloopt voor hen zoveel mogelijk ongemerkt.
2. Opdracht De opdracht Organisatie en bedrijfsvoering 3D is bedoeld om voor de periode tot 1-1-2015 richting te geven aan de implementatie van het proces Toegang en regie en de ondersteunende processen Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop en financiën; de facilitering van de 3 decentralisaties vanuit de ondersteunende processen te optimaliseren; effectiviteit en efficiëntie bij de implementatie van de 3 decentralisaties te bevorderen door samenhang te scheppen de acht gemeenten te ondersteunen door helderheid te scheppen over de regionale inzet en output. 2.1. Kaders Uitgangspunten uit het Plan van Aanpak “Regie op decentralisaties Regio Alkmaar” Voor de uitvoering van de nieuwe taken laten we ons leiden door vier uitgangspunten: 1. Lokaal wat kan, regionaal daar waar het meerwaarde heeft. 2. Uitvoering in samenhang; Dit betekent dat inwoners voor niet-medische ondersteuning op een herkenbaar punt bij de gemeente terecht kunnen en niet van het kastje naar de muur worden gestuurd. 3. Maatwerk staat centraal; Wij willen vertrouwen geven aan de professionals in het veld om de zorg te kunnen verlenen die nodig is en dit niet „dichttimmeren‟ met indicaties, verordeningen en bureaucratische processen. 4. Zoveel mogelijk middelen naar de uitvoering; Juist vanwege de scherpe budgetkortingen van het Rijk, zien wij het als onze verantwoordelijkheid om de organisatie zo klein, slim en plat mogelijk neer te zetten en zodoende zo veel mogelijk budget over te houden voor de directe zorg en hulp. Deze uitgangspunten geven richting aan de implementatie van Toegang en regie maar bijvoorbeeld ook aan Inkoop, op te stellen begrotingen etc. Bij de vormgeving en implementatie van het stelsel worden deze uitgangspunten vertaald in concrete werkwijzen en een passende inrichting van de uitvoeringsorganisaties. Randvoorwaarden Om de opdracht succesvol uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat er een regionaal kernteam wordt gevormd bestaande uit de 3 projectleiders transitie Jeugdzorg, AWBZ en Participatie, de 4 deelprojectleiders Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en financiën, Toegang en regie, een programmasecretaris en de programmamanager; dat de regiogemeenten de inzet van de deelprojectleiders en de programmasecretaris gezamenlijk bekostigen; dat de regiogemeenten de inschakeling van externe inhuur gemeenschappelijk bekostigen als specifieke kennis noodzakelijk is maar niet binnen de regio beschikbaar, of als tempoversnelling noodzakelijk is maar niet met de bestaande capaciteit kan worden gerealiseerd; De regiogemeenten op verzoek, in onderling overleg en in afstemming met de regionale (deel-) projectleiders capaciteit beschikbaar stellen voor de uitwerking van deelopdrachten of voor feedback en overleg over de uitwerkingen; daarbij kan ook een beroep worden gedaan op collega‟s buiten de regionale werkgroep, altijd op basis van concrete opdrachten en verwachte output; dat deze capaciteitsinzet niet wordt verrekend maar met gesloten beurzen plaatsvindt; een voldoende op concrete actie gerichte houding wordt aangetroffen; er een goede ontsluiting van benodigde informatie is. 1
Deze randvoorwaarden zijn hard voor het slagen van de opdracht. Relatie met andere projecten/ omgeving 3D kernprojecten: Het project Organisatie en bedrijfsvoering is ingericht om de decentralisaties te faciliteren. Tot nu waren de inspanningen binnen de regio voornamelijk gericht op de inhoudelijke discussie, visie en beleidsuitgangspunten voor de decentralisatie Jeugdzorg, AWBZ en Participatiewet, en eerste afspraken met partners over de hoofdlijnen van de samenwerking. Het grootste, en dikwijls meer onzichtbare, deel van de decentralisaties betreft de inrichting van nieuwe en de aansluiting met bestaande werkprocessen, het toezicht op de uitvoering, zaken als contractbeheer, integratie van de 3D in de begrotingscycli, het vastleggen en toegankelijk maken van informatie en de wijze waarop inwoners geïnformeerd worden over de veranderingen en wat dat voor hen betekent. Het project is er ook op gericht bij te dragen aan de effectieve en efficiënte uitvoering van de nieuwe taken door verbindingen te leggen tussen de 3 afzonderlijke decentralisaties, bijvoorbeeld bij de inrichting van Toegang en regie, inkoop van voorzieningen en het opstellen van de begrotingen.
3. Organisatie Schema in de bijlage
4. Planning In de bestuurlijke kalender en bij de deelprojecten
5. Middelen 5.1. Begroting t/m december 2014 Begroting Organisatie en bedrijfsvoering 3D regio Alkmaar Uitgaven Inzet project uren project team Inhuur bureau inkoop Ondersteuning informatievoorziening Training Informatievoorziening (doelgroep I&A en sociaal domein) 2 of 3 externe conferenties en bureaukosten Onvoorzien totale uitgaven Inkomsten Voor invoeringskosten 3D is/wordt door de regiogemeenten in de jaren 2012 t/m 2014 een bedrag van ruim € 2,5 mln. ontvangen. Deze middelen zijn bestemd voor zowel lokale als regionale uitgaven.
Gemeenten Alkmaar Bergen (NH.) Castricum Graft-De Rijp Heerhugowaard Heiloo Langedijk Schermer Totaal
€ 256.320 € 65.000 € 15.000 € 15.000 € 35.000 € 10.000 € 396.320 € 2.500.000
Inwoneraantallen per gemeente in 2013 en kostenverdeling Inwoners €396.320 94505 €136.916 30333 €43.946 34402 €49.841 6429 €9.314 52893 €76.630 22594 €32.734 26899 €38.970 5501 €7.970 273556 €396.320 2
5.2. Overig (bijv. faciliteiten) Om de werkgroep te faciliteren bij digitale samenwerking toegang tot een digitaal online platform voor samenwerking.
6. Communicatie en participatie Zie deelproject Communicatie
7. Risico’s De volgende risico’s kunnen optreden: 1. Geen instemming met de begroting voor het kernteam 2. Onvoldoende capaciteit “met gesloten beurzen” beschikbaar 3. Gemeenten zetten onvoldoende mensen en middelen in om hun eigen organisatie en bedrijfsvoering 3Dproof te maken. Beheersing: 1. Kernteamleden “met gesloten beurzen” vrijstellen in de gevraagde omvang en duur; opdracht daartoe verstrekken aan leidinggevenden van de afzonderlijke kernteamleden; desnoods opdrachten terugleggen bij afzonderlijke gemeenten. 2. Knelpunt in SORA adresseren; bij voortduring opdracht op het desbetreffende terrein aanpassen of terugleggen voor uitwerking bij afzonderlijke gemeenten. 3. Knelpunt agenderen bij SORA of BT als daarmee risico‟s voor de regionale samenwerking en resultaten ontstaan.
3
Opdracht deelproject Toegang en regie 3D1 1. Doel van het project Per 1 januari 2015 is de toegang tot dienst- en hulpverlening voor de 3D zodanig ingericht dat het voor inwoners duidelijk is waar zij terecht kunnen met vragen rond hulp en ondersteuning en dat de continuïteit van zorg is gewaarborgd. We werken toe naar de inrichting van een integrale toegang tot hulp en ondersteuning in het sociale domein. Deze dient uiterlijk 1 juli 2016 operationeel te zijn in elke gemeente.
2. Opdracht 2.1. Te leveren producten (om doel en of uitvoering van het project te bereiken) A. Analyse van de huidige organisaties van toeleiding tot maatschappelijke ondersteuning (sociale diensten, SRA, UWV, WMO-loketten, CJG, Bureau Jeugdzorg en CIZ voor indicatiestelling langdurige zorg) op de volgende aspecten Doelgerichtheid (is voor alle betrokkenen duidelijk wat de gewenste output is) Doelmatigheid (hoe zien de werkprocessen eruit, hoe loopt het nu (huidige situatie) en hoe kan dit efficiënter worden ingericht, loopt de behandeling van klantvragen, toekenning van voorzieningen / uitkeringen langs de zo optimaal mogelijke route; zijn er “omwegen” of “herhalingen” in het proces?) Kansen en knelpunten bij de realisatie van integrale toegang vanuit de bestaande toegangsvormen in relatie tot de beheersing van maatschappelijke en financiële risico‟s Mogelijkheden voor vereenvoudiging van de bestaande toegangsvormen Risico‟s vroegtijdige stopzetting van de huidige toegang (bijv. Bureau Jeugdzorg) en ontwikkeling van nieuwe toegangsvormen (bijv. AMHK Noord Holland Noord) Relatie tussen bestuurlijke ambitie en budgetten huidige situatie, doorkijk naar bezuinigingsmogelijkheden B. Overzicht van alle experimenten rondom toegang en behandeling van vragen in de regio met daarbij Toelichting op doel en type experiment Al dan niet bestaande relatie met de huidige beleidskaders, ook bovenregionaal en landelijk C. Analyse van de experimenten met als doel de toekomstige toegang zo klantgericht mogelijk in te richt en tegelijkertijd je werkprocessen zo doelmatig als nodig. Daartoe gebruik van een aantal standaardvragen voor ieder experiment: 1. Het antwoord op welke inrichtingsvragen moet dit specifieke experiment leveren? 2. Is de klant / cliënt eigenaar van het traject, en eigenaar van alle informatie die over hem/haar wordt uitgewisseld? Zo ja, hoe is dat geregeld? Zo nee, waarom niet? 3. Hoe is de “doorzettingsmacht” geregeld bij de organisaties die in het experiment deelnemen / samenwerken, met andere woorden: komen de aangesloten organisaties de afspraken na die de deelnemers aan het experiment maken? 4. Welke “perverse prikkels” worden in het experiment duidelijk (denk aan “iedereen praat mee, wie zorgt ervoor dat er wat gebeurt?”, verantwoordingseisen die zo geformuleerd zijn dat het financieel loont een klant in de eigen organisatie vast te houden of juist binnen te krijgen etc.) 5. Wat voor afspraken hebben jullie gemaakt over indicatiestelling en doorverwijzing? 6. Werk je aan de voorkant vooral met specialisten of juist generalisten? Wat zijn daar de redenen voor en waar loop je tegen aan? Wanneer gaat iets de pet van de generalist te boven en hoe komt dit tot dat inzicht en tot de conclusie welke specialisme nodig is? D. Advies over de inrichting van de toegang tot dienst- en hulpverlening voor de 3D conform doelstelling 1 (operationeel vanaf 1 januari 2015). Het advies behandelt de volgende onderwerpen en vragen:
1
Toegang: het hele proces vanaf melding/vraag tot verzilvering van de indicatie. Regie: de wijze waarop de gemeente het proces bestuurt om haar verantwoordelijkheid te nemen.
4
Hoe maken we optimaal gebruik en/of sluiten we aan op de bestaande organisatie voor toeleiding tot maatschappelijke ondersteuning, zodat we werkende weg groeien tot het gewenste toekomstbeeld voor integrale toegang? Aandacht voor verschillen en overeenkomsten in toegang voor bestaande en nieuwe cliënten? Aandacht voor het vermijden van besluiten die de ontwikkelrichting blokkeren. Welke afspraken nodig zijn om de toegang tot regionaal/bovenregionaal ingekochte voorzieningen “fair” in te regelen? Een werkwijze om kwaliteit, tijdigheid en juistheid van de indicatiestelling en hulp-/ dienstverlening te monitoren. Op welke termijn kunnen we inverdieneffecten realiseren door vereenvoudiging van de bestaande werkwijzen, en daarna bij de realisatie van een integrale toegang. Antwoord op de vraag wie eigenaar is van het klantdossier, en welke uitzonderingen er moeten worden gemaakt op het eigenaarschap. Wat verandert aan de bestaande competentieprofielen in relatie tot de nieuwe taken en doelgroepen? Implementatiedraaiboek voor gemeenten (indien nodig) E. Advies over de inrichting van een integrale toegang tot hulp en ondersteuning in het sociale domein conform doelstelling 2 (operationeel vanaf 1 juli 2016). In het Plan van Aanpak Regie op de decentralisaties (vastgesteld in de acht colleges op 2 juli 2013) wordt er een integrale toegang voor het sociaal domein als toekomstbeeld geschetst. In dit plan zijn de twee uitgangspunten geformuleerd: o herkenbaar en laagdrempelig o eenvoud voor de klant (één gezin, één plan, één regisseur voor het sociale domein). De vormgeving vergt tijd, analyse en beheersing van risico‟s, en ervaring in de praktijk. Daarvoor starten gemeenten nu experimenten. Op basis van verkregen inzichten, opgedane ervaringen en bestuurlijke besluiten over regievoering groeien we naar het gewenste toekomstbeeld. Het advies over de inrichting behandelt de volgende onderdelen. Hoe strak of los wordt de gemeentelijke regie op Toegang (dat vergt een duidelijke visie op de eigen regievoering bij iedere afzonderlijke gemeente!), en hoeveel diversiteit is daarbij mogelijk in relatie tot regionale samenwerking en delen van financiële risico‟s? Wat betekent de lokale regievoering voor de relatie met de regionale, en mogelijk bovenregionale ketenpartners? Welke mate van integraliteit is wenselijk in de breedte (één integrale toegang voor het sociaal domein versus deeltoegangen) én in de diepte (front/back = waar ligt de knip in de toegang, generalisten en specialisten; lokaal “nabij” / regionaal “efficiënt”) om de uitgangspunten uit het Plan van Aanpak en wellicht later nog toe te voegen uitgangspunten te realiseren? 2 Hoe is evenwicht te vinden tussen klantgerichtheid en kostenbeheersing bij de dienst- en hulpverle3 ning ? Hoeveel uniformiteit in de werkwijzen is noodzakelijk en hoeveel diversiteit is mogelijk om de uitgangspunten te realiseren? Hoe veranderen de competentieprofielen naarmate we de gewenste vorm van Toegang naderen en de veranderingen in de maatschappelijke omgeving ook concreter worden? Implementatiedraaiboek voor gemeenten (indien nog nodig). 2.2. Relatie met andere projecten/ omgeving 3D kernprojecten:
2
Klantgerichtheid: kwaliteit, tijdigheid en juistheid in het perspectief van de klanten zelf, vastgelegd in een dienstverleningsmodel. Onderdeel van de opdracht Financiën en Inkoop is een analyse van maatschappelijke en financiële risico’s die we lopen bij de uitvoering. Deze analyse zal vergezeld gaan van maatregelen om die risico’s te beheersen, en de onderlinge weging. Dit is een essentiële voorwaarde voor de inrichting van Toegang en regie.
3
5
1. Toegang en regie is het primaire werkproces. Hier worden de nieuwe taken feitelijk uitgevoerd. Dit gegeven vereist continu nauwe samenwerking met de 3D kernprojecten. Financiën en Inkoop: 1. Gaan we publiekrechtelijk of privaatrechtelijk inkopen; welke gevolgen heeft dit voor de onderlinge relatie van de gemeenten; waar beleg je het inkoopproces in toekomst? 2. Hoe meet en volg je het inkoopproces voor het geheel; hoe vertaal je nieuwe inzichten bij de Toegang naar innovatie van de inkoopcontracten? 3. Hoe organiseer je de regeling van geschillen bij inkoop en contractbeheer (juristen nodig)? 4. Hoe lopen de financiële stromen en wie is waarvoor verantwoordelijk 5. Hoe regelen we de mandatering van medewerkers voor het doen van uitgaven? 6. Maatschappelijke en financiële risicoanalyse als voorwaarde van inrichting Toegang? Informatievoorziening: 1. Informatievoorziening (vastleggen en raadplegen van gegevens) is de smeerolie van de samenwerking. Voor alle betrokkenen (in de uitvoering, het financieel beheer en toezicht en de regiefunctie) is het beschikken over de juiste informatie op het juiste moment wezenlijke voorwaarde om het werk te verrichten. Informatievoorziening en de daarvoor benodigde hard- en software volgen daarom bijna parallel de ontwikkeling van Toegang en regie. 2. Informatievoorziening volgt de fasering van Toegang en regie. Dat vergt en open structuur bij de in te kopen software (vooral cliëntdossier) Communicatie 1. Vanaf maart 2014 regelmatig communicatievoorziening naar de burger over Toegang en regie in te zetten 2. Middelen voor publiekscampagnes 3. Werkwijze voor interne communicatie: meeste belangrijk is hoe informeer je elkaar over de ontwikkelingen binnen de 3D‟s en blijf je samen optrekken.
3. Planning Analyse huidige organisatie van toeleiding eind februari 2014 Overzicht experimenten eind januari 2014 Analyse lopende en op te starten experimenten Relatie met beleidskaders (vastgesteld en in voorbereiding) eind februari 2014 o 1e tussenevaluatie eind juni 2014 o 2e tussenevaluatie december 2014 o 3e tussenevaluatie eind juni 2015 Eindevaluatie afhankelijk looptijd o Besluitvorming toegang dienst- en hulpverlening 3D vanaf 1-1-2015 september 2014 o Besluitvorming integrale toegang hulp en ondersteuning sociaal domein vanaf 1-7-2016 maart 2016
o o o o
4. Risico’s De volgende risico’s kunnen optreden: 1. Stagnatie in de voortgang van besluitvorming bij het rijk 2. Onzekerheid over de beschikbare financiële middelen 3. Verkiezingen, waardoor besluitvorming vertraagd wordt 4. Verkiezingsdata in maart en november waardoor de perspectieven bij de betrokken bestuurders verschillen of wisselen (oude en nieuwe collegeperiode) 5. Samenwerking tussen gemeenten laat te wensen over 6. Te hoge ambitie qua doelstellingen t.o.v. het gegeven tijdpad Beheersing: 1. Binnen de bandbreedte van de te verwachten besluitvorming bij het rijk voorbereidingen treffen 2. Binnen de bandbreedte van de te verwachten financiële middelen voorbereidingen treffen 6
3. Aan de voorkant in de planning voor de meest relevante onderwerpen expliciet de bestuurlijke wens ophalen in BT of PORA‟s (voorkeur vóór of ná verkiezingen) 4. In BT of PORA‟s agenderen als er knelpunten ontstaan 5. In SORA of BT agenderen als er knelpunten ontstaan die niet in samenwerking tussen kernteam 3D en lokale 3D verantwoordelijken kunnen worden opgelost. 6. Risico‟s en gevolgen benoemen en in BT en/of PORA‟s agenderen.
7
Opdracht deelproject Communicatie 3D 1. Doel van het project Inwoners van de acht gemeenten in de regio zijn tijdig en op een manier die aansluit bij hun eigen belevingswereld geïnformeerd over de veranderingen in jeugdzorg, begeleiding en participatie. Raadsleden en bestuurders zijn zodanig aangehaakt op de informatievoorziening dat zij in hun besluitvorming geïnformeerde keuzes kunnen maken. Uitvoerders (zorgverzekeraars, instellingen en organisaties) zijn geïnformeerd en betrokken en zijn zich bewust van de eigen verantwoordelijkheid om te participeren in het veranderingsproces.
2. Opdracht 2.1. Te leveren producten (om doel en of uitvoering van het project te bereiken) A. Externe communicatie en informatievoorziening Uitrol campagne de Kanteling in 2014 en aanhaken van de 3 decentralisaties hierbij. Continuering van de campagne voor inwoners van de acht regiogemeenten tot eind 2015 (= incl. communicatietoolkit). Vier digitale nieuwsbrieven per jaar voor alle in en externe betrokkenen. Digitale kwartaal informatiebulletins voor in- en externe betrokkenen (apart voor Jeugdzorg, AWBZ en Participatiewet). Digitale brochure over alle veranderingen voor de gebruikers en belangstellenden. Advies over inrichting – look and feel en standaardteksten - lokale websites over sociaal domein. Advies en begeleiding voor organiseren van twee regionale kennisbijeenkomsten voor organisaties in 2014/2015 (over preventie). Dit geldt voor alle decentralisaties. Adviseren en begeleiden van regionale adviesgroepen, groep deskundigen die de gemeente kan adviseren. Dit geldt voor Jeugdzorg en de AWBZ. B. Communicatieproducten voor raadsleden en bestuurders Maandelijkse regionale digitale nieuwsbrief voor de raden en colleges over de 3Ds. Bestuurderstoolkit met interviewmateriaal, teksten, ervaringsverhalen, beelden, etc. Advies en begeleiding van informatiebijeenkomsten voor de raden op regionaal niveau, twee of drie keer per jaar, waarschijnlijk gecombineerd met de maandelijkse regionale raadsinfoavonden. C. Ambtelijke samenwerking (Interne) digitale communicatie toolkit met teksten, ervaringsverhalen, beelden, etc. Hier kan elke gemeente uit putten voor lokaal gebruik. Een digitaal platform voor informatie-uitwisseling en samenwerking dat de doorlooptijden voor ambtelijke voorbereiding helpt te verkorten. Communicatieadvies aan de regionale projectgroepen AWBZ, Participatiewet, Jeugdzorg door deelname voorzitter/projectleider in regionaal kernteam 3D. Regionaal Communicatieplan 3 decentralisaties met daarin aparte communicatietrajecten voor elke decentralisatie. Dit in overleg met de projectleiders. Themabijeenkomsten voor medewerkers die werken voor de 3 decentralisaties. D. Media-aandacht Persberichten bij belangrijke gebeurtenissen. Interviews 2.2. Relatie met andere projecten/ omgeving Informatievoorziening: 1. Functioneel ontwerp digitale informatievoorziening en digitale toegang 2. Projecten in het sociaal domein in de verschillende gemeenten. Financiën: 1. Budgettering capaciteits- en uitvoeringskosten
8
3. Planning Januari 2014: Kick-off van campagne met outdoor campagne, rubrieken in regionale en lokale kranten, gemeentekranten en –pagina‟s. Januari 2014: aansluiting van de 3Ds bij de campagne met concrete uitwerking hiervoor. Januari 2014 – januari 2016: campagne via social media: conversatie, filmpjes, verhalen. Januari 2014: digitale bestuurders toolkit beschikbaar. Januari – februari 2014: mailing naar cliënten met informatie over AWBZ, Participatiewet en Jeugdzorg. Februari 2014: themabijeenkomst 3Ds voor alle betrokkenen. Februari 2014: regionaal communicatieplan met communicatietrajecten 3Ds klaar. Februari 2014: thema in regionale raadsbijeenkomst. Februari 2014 en daarna elk kwartaal: digitaal informatiebulletin, apart voor AWBZ, Jeugdzorg en Participatiewet, voor in- en extern betrokkenen. Maart – april 2014: digitale brochure over de 3Ds. Maart 2014: regionale bijeenkomsten voor organisaties, apart voor AWBZ, Jeugdzorg en Participatiewet. Maart 2014: op de gemeentelijke websites is een onderdeel sociaal domein ingericht. Maart 2014: regionale Wmo-krant met alle informatie rondom de 3 D‟s verschijnt September 2014: thema in regionale raadsbijeenkomst. Oktober 2014: regionale bijeenkomsten voor organisaties. Oktober 2014: themabijeenkomst 3Ds voor alle betrokkenen. Hele jaar door genereren van media aandacht door o.a. persberichten. Per kwartaal worden de campagnemiddelen bepaald en er wordt aangehaakt op bestaande evenementen.
4. Risico’s De volgende risico‟s kunnen optreden: 1. Onvoldoende inzet/capaciteit bij de werkgroepleden. 2. Onvoldoende vertaling van de regionale communicatiemiddelen naar de lokale situatie door de werkgroepleden. 3. Onvoldoende geld beschikbaar voor inzet van de geschikte communicatiemiddelen. Beheersing: 1. Overleg met de leidinggevenden van de werkgroepleden voor meer inzet/capaciteit en knelpunt agenderen bij SORA of BT als daarmee risico‟s voor de regionale samenwerking en resultaten ontstaan. 2. Aanvraag van provinciale subsidie.
9
Opdracht deelproject Informatievoorziening 3D 1. Doel van het project Per 1 januari 2015 is de organisatie van de informatievoorziening 3D zodanig ingericht dat: inwoners ondersteund worden om het heft in handen te houden bij de beantwoording van hun zorg- en ondersteuningsvragen, inclusief onderwerpen van privacy en transparantie in informatiedeling het behandelen van en het beslissen op vragen voor zorg- en dienstverlening doelmatig zijn ondersteund de toegang tot verschillende informatiebronnen is gerealiseerd de informatiebehoefte van verschillende afnemers voor tenminste 80% is ingevuld
2. Opdracht 2.1. Te leveren producten (om doel en of uitvoering van het project te bereiken) Programma van Eisen Informatievoorziening (PvE) 3D met de onderdelen o Informatieanalyse 1:1 aansluit op de analyse van de huidige organisaties van toeleiding tot maatschappelijke ondersteuning en de aspecten zoals benoemd in de deelopdracht 3.2 A Toegang en regie 3D. o Informatiearchitectuur o Aansluiting op deliverables van VNG Advies over de inrichting van de informatievoorziening voor de toegang tot dienst- en hulpverlening voor de 3D conform doelstelling 1 (operationeel vanaf 1 januari 2015). Het advies sluit aan op de aspecten zoals benoemd in de deelopdracht 3.2 D van Toegang en regie 3D Advies over de inpassing van de Informatievoorziening 3D op de bestaande ICT-architectuur en – infrastructuur Impactanalyse + (globaal) voorstel tot fasering (plateauplanning) voor invoering van (delen van) de informatievoorziening Beheersmodel informatievoorziening (taken rollen en verantwoordelijkheden) Kosteninventarisatie als opmaat voor de begroting van incidentele en structurele kosten van informatievoorziening 2.2. Relatie met andere projecten/ omgeving Toegang en regie: Toegang en regie is het primaire werkproces voor de uitvoering van de 3 decentralisaties. De input uit dit project is essentieel voor de inrichting van de informatievoorziening. Vanuit het deelproject informatievoorziening zijn de wezenlijke aandachtsgebieden waarop met Toegang en regie continu moet worden samengewerkt Werkprocessen en sturingsmodel (informatievraag inwoners, raden, bestuurders, medewerkers; verantwoordingsinformatie) Zaakafhandeling: ondersteuning van behandelen van en beslissen over de enkelvoudige producten en diensten Regievoering Informatievoorziening ten behoeve van de individuele aanvrager Financiën en inkoop: Financiële informatiestromen: eisen aan rapportage en verantwoording van geldstromen, zowel voor de gemeente als leverancier (richting rijksoverheid) als voor de gemeente als regievoerder. Regionale werkgroep ICT Er wordt in diverse verbanden gesproken over samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering, waaronder ook informatievoorziening. Parallel daaraan functioneert een regionale werkgroep ICT. Het Bestuurlijk Team heeft nadrukkelijk aangegeven dat het deelproject Informatievoorziening de samenwerking met deze werkgroep moet zoeken om parallelle sporen te vermijden, en het risico op desinvesteringen te verminderen.
10
Planning De tijdsplanning van het informatiedeel loopt door de gekozen aanpak parallel met de werkgroep Toegang en regie. Analyse Informatievoorziening huidige organisatie eind februari 2014 Overzicht Informatievoorziening experimenten eind januari 2014 Analyse lopende en op te starten experimenten m.b.t. Informatievoorziening o Relatie met beleidskaders (vastgesteld en in voorbereiding) eind februari 2014 e o 1 tussenevaluatie m.b.t. de gestelde vragen eind juni 2014 e o 2 tussenevaluatie december 2014 e o 3 tussenevaluatie eind juni 2015 o Eindevaluatie afhankelijk looptijd Besluitvorming over de Informatievoorziening voor toegang tot dienst- en hulpverlening voorde 3D vanaf 1-1-2015 eind september 2014 Besluitvorming over benodigde Informatievoorziening voor een integrale toegang tot hulp en ondersteuning in het sociale domein vanaf 1-7-201 maart 2016 Advies over de inpassing van de Informatievoorziening 3D op de bestaande ICT-architectuur en – infrastructuur juni 2014 Impactanalyse + (globaal) voorstel tot fasering (plateauplanning) voor invoering van (delen van) de informatievoorziening juni 2014 Beheersmodel informatievoorziening (taken rollen en verantwoordelijkheden) juni 2014 Kosteninventarisatie als opmaat voor de begroting van incidentele en structurele kosten van informatievoorziening juni 2014
3. Risico’s De volgende risico’s kunnen optreden: 1. stagnatie deliverables van de VNG 2. geen overeenstemming over regionale aanpak Beheersing: 1. vooruitlopend op VNG starten met benodigde acties (niet wachten) 2. heldere uitgangspunten formuleren zodat op elk niveau en bij alle betrokkenen duidelijk is welke informatiebehoefte er ligt. 3. het PvE zodanig opstellen dat soepel kan worden gekoppeld met wat de VNG oplevert 4. Vóór 1-2-2014 dient heldere keus gemaakt zijn voor hoofdlijnen regionale aanpak/samenwerking.
11
Opdracht deelproject Inkoop en financiën 3D 1. Doel van het project De inkoop van begeleiding en jeugdzorg wordt per 1-1-2015 zo georganiseerd dat zowel de zorgcontinuïteit voor de cliënt in 2015 geborgd is en er tegelijkertijd wordt ingezet op innovatie van de zorg De financiële risico‟s bij de implementatie en uitvoering van 3D zijn zodanig beheerst dat afwijkingen van de budgettaire kaders geen verrassingen vormen. Planning en control van de 3D is geborgd.
2. Opdracht 2.1. Te leveren producten (om doel en of uitvoering van het project te bereiken) A. Maatschappelijke en financiële risicoanalyse 3D breed plus maatregelen voor beheer risico‟s B. Advisering op randvoorwaarden tariefstelling zorgaanbieders en selectiecriteria benoemen (bijvoorbeeld solvabiliteit van instellingen) C. Opstellen begroting per Decentralisatie (financieel en formatief) Overzicht ontwikkeling aantallen doelgroep versus omvang budgettair kader vóór en na 1-1-2015 Doorrekeningen van tariefstelling in relatie tot aangeboden producten en omvang doelgroep Frequente rapportage over ontwikkeling budgettaire kaders Rijk In beeld brengen benodigde formatie om taken 3D uit te voeren, afhankelijk van wat je als gemeente zelf uitvoert en wat wordt uitbesteed inzicht te verschaffen in de variabele (beïnvloedbare) factoren (heeft een gemeente nog keuzes, aan welke knoppen kan een gemeente nog draaien, wat kost het dan en wat levert het op?) D. Advies over structurele inbedding 3D in begroting en P&C cyclus inrichting administratie inbedden IV3 eisen in administratie stroomlijnen administratieve processen opstellen AO beschrijving per financieel administratief proces voorstel over wijze van opnemen 3D in programmabegrotingen t.b.v. verantwoording aan gemeenteraden ontwikkelen KPI‟s E. Advies over BTW vraagstukken inzake 3D F. Checklist taken die lokaal opgepakt moeten worden 2.2. Relatie met andere projecten/ omgeving Informatievoorziening: 1. Inrichten administratie; 2. Koppelingen gegevensbestanden (o.a. KPI)
3. Planning Financiën: November 2013 - februari 2014: Analyse van maatschappelijke en financiële risico‟s 3D November 2013 – december 2013: Overzicht ontwikkeling aantallen doelgroep December 2013 – april 2014: Doorrekenen tariefstelling in relatie tot aangeboden producten en omvang doelgroep December 2013 – januari 2014: In beeld brengen budgettair kader; December 2013 – doorlopend: Maandelijkse rapportage over ontwikkeling budgettaire kaders Rijk December 2013 – januari 2014: Advies over BTW vraagstukken Januari – april 2014: Voorstel over wijze van opnemen 3D in programmabegrotingen (ter bespreking bij voorjaarsnota‟s gemeenten) 12
Maart - juli 2014: Ontwikkelen KPI‟s t.b.v. sturingsinformatie raad (ter behandeling bij voorjaarsnota) en KPI‟s t.b.v. organisatie April – augustus 2014: Inrichten gemeentelijke administraties 3D inclusief vereiste IV3 verantwoording Augustus 2014– oktober 2014: Beschrijven AO‟s Inkoop: Medio november 2013: Besluitvorming over inkoop en bekostiging Direct na besluitvorming (zie hierboven): Onderhandelen met instellingen over relationeel contract Medio december 2013: Tekenen relationeel contract Januari 2014: Relationeel contract treedt in werking Januari 2014 – juni 2014: Onderhandelen met instellingen over contracten voor producten: randvoorwaarden (toegang, wijkgerichtheid, etc.), producten (prestaties, functies), monitor (hoe administreren en verantwoorden), experimenten Juli 2014 – september 2014: Onderhandelen met instellingen over bekostiging, splitsen in deeltrajecten voor ouderen- en gehandicaptenzorg en voor overige zorg 1 oktober 2014: Nieuwe contracten worden getekend Oktober 2014 – december 2014: Implementatie 1 januari 2015: Nieuwe contracten treden in werking
4.
Risico’s
De volgende risico’s kunnen optreden: stagnatie in de voortgang van besluitvorming bij het rijk stagnatie in het beschikbaar komen van budgettaire kaders vanuit het rijk; Beheersing: maandelijkse rapportage ontwikkeling budgettaire kaders rijk vooruitlopend op besluitvorming starten met benodigde acties (niet wachten) heldere uitgangspunten formuleren zodat duidelijk is op welke manier de begroting is opgesteld de begroting zodanig inrichten dat nieuwe informatie vanuit het rijk eenvoudig te verwerken is
13
