COMMISSIE BESTUUR, ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING Delft, 7 mei 2013 AAN DE VERENIGDE VERGADERING VAN DELFLAND Advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering, tevens conceptverslag van de vergadering op 7 mei 2013 over de aan haar voorgelegde voorstellen van het college van dijkgraaf en hoogheemraden, ter behandeling in de Verenigde Vergadering van 23 mei 2013. Aanwezig: dhr. mr. M.A.P. van Haersma Buma dhr. A.G. Wiegman dhr. drs. M. Smits dhr. mr. P. van den Berg dhr. drs. A.P. Ranner dhr. dr.ir. G.P.J. Dijkema dhr. ir. J.A.A.M. van Rossum dhr. B.E. van der Velde mevr. drs. A.C.J. Jans RC mevr. dr.ir. M.P.M. Ruijgh-van der Ploeg mevr. mr. M.H. Bosker
dijkgraaf, voorzitter hoogheemraad, plv. voorzitter CDA Bedrijfsgebouwd PvdA PvdA VVD Water Natuurlijk AWP Delfland Natuurterreinen secretaris
Afwezig: mevr. M.D.M. Ammerlaan-Romeyn dhr. drs. B. Canton
Ongebouwd PvdD
Voorts is aanwezig: dhr. ir. G.J. Gelling dhr. B. van Egmond
bij agendapunt 04.B.01 en 04.H.01 bij agendapunt 05.01
1.
Opening, vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering om 9.00 uur en heet de aanwezigen welkom. De heer Van der Velde heeft een vraag bij agendapunt 5, toezicht- en handhavingsstrategie. Mevrouw Jans wil van agendapunt 04, Aanpassing van de GR Het Waterschapshuis, een bespreekstuk maken. De agenda wordt met deze wijzigingen vastgesteld. 2.
Vaststelling notulen van de vergadering van 9 april 2013
De notulen De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. Toezeggingenlijst Geen opmerkingen.
2
3.
Mededelingen
De voorzitter doet de volgende mededelingen. - De uitrol van de iPads gaat binnenkort van start en is naar verwachting in juni gereed. Voor de VV-leden zijn in de komende weken informatiesessies georganiseerd. In verband met de overgang zullen de VV-leden op 20 juni naast de digitale stukken ook nog papieren stukken ontvangen. - Het tappunt dat in het kader van het project ‘Join the pipe’ wordt geplaatst, zal naar verwachting eind juni officieel geplaatst worden. De VV krijgt een uitnodiging. - De gemeenteraad van Delft heeft zijn college opdracht gegeven om voor 1 mei een aantal huisvestingsinitiatieven binnen te halen en deze in mei te beoordelen. Delfland heeft een voorstel ingediend en verwacht eind juni een uitspraak van de gemeenteraad. - Vorig jaar is in de VV gesproken over de vraag hoe het verder moet met de waterschappen. Een aantal ZH-waterschappen spreekt periodiek met elkaar, maar dit is nog informeel. Momenteel wordt gewerkt aan een overzicht van terreinen waarop wordt samengewerkt. - Mevrouw Ammerlaan is afwezig, de heer Van Rossum komt later. a. Terugkoppeling gemeenschappelijke regelingen Er is geen informatie uit de gemeenschappelijke regelingen. b. Terugkoppeling uit Uniecommissies Er zijn geen vergaderingen van Uniecommissies geweest. 4.
Bespreekstukken 01.
Zienswijze Ontwerp-begroting 2014 Het Waterschapshuis
De voorzitter merkt op dat de zienswijze Ontwerpbegroting 2014 bedoeld is voor de meivergadering van de VV, en gezien moet worden als een tussenfase richting HWH 2.0. Momenteel wordt al volop gesproken over HWH 2.0. De algemene tendens komt sterk overeen met het commentaar dat Delfland naar HWH heeft gestuurd. Dit commentaar zal voor de volgende commissievergadering aan de leden worden toegestuurd. De heer Dijkema is verbaasd over de opgenomen tijdlijn. Waarom zit er zoveel tijd tussen de oplevering van de conceptbegroting op 26 maart en de reactie die er nu ligt? In de kernboodschap op pagina 3 staat dat de activiteiten van HWH geconcentreerd zijn en dat voor nieuwe activiteiten eerst een businesscase moet worden opgesteld. Dit zou jaarlijks om 5,6 miljoen euro aan nieuwe ontwikkelingen gaan. Klopt het dat dit voor Delfland op 200.000 euro zou neerkomen voor nieuwe activiteiten en hoe worden deze kosten in de begroting van Delfland opgenomen? Op pagina 4 wordt gesproken over het Informatiehuis Water (IHW). Dit schijnt te gaan over HWH en de verhuur van tijdelijke kantoorlocaties, wat de heer Dijkema als een branchevreemde activiteit voor het Waterschapshuis voorkomt. De heer Smits sluit zich aan bij het betoog van de heer Dijkema over het proces. De begroting lag tot eind april ter inzage, maar hij heeft pas op 26 april de stukken ontvangen. Daardoor is de interne procedure erg krap. Hij verwacht een verbetering na de introductie van de iPads. Als Delfland instemt met het concept dat voor nieuwe activiteiten een businesscase moet worden opgesteld, betekent dit een additionele financiële bijdrage van Delfland. Hoe kunnen de VV-leden met het college meedenken over mogelijkheden om gelijk op te lopen met de gemeenschappelijke regeling? Op de verhuur van zalen heeft Delfland al meerdere malen kritiek geuit. Partijen in een gemeenschappelijke regeling hebben de neiging zoveel mogelijk taken in zo’n regeling onder te brengen, zonder dat ze de garantie hebben dat het dan beter of voordeliger wordt. Hoe houdt Delfland zichzelf scherp hierin: wat heeft de markt nog te bieden? Dat moet de organisatie eerst uitzoeken, om vervolgens te beoordelen of de activiteit het beste gezamenlijk of individueel wordt opgepakt. Spreker is het eens met de zienswijze van het college.
3
Mevrouw Ruijgh sluit zich aan bij de vorige sprekers wat betreft de zeer late reactie. Het verstoort de relatie met het Waterschapshuis en ze ziet er geen reden voor. Hoe zit Delfland eigenlijk in de samenwerking? Uit het stuk blijkt dat er veel winst geboekt is door de deelname van Delfland. Toch komt er in dit stuk vooral een houding van ‘gemopper’ naar voren. Wordt het geen tijd voor een nieuwe start en een positievere houding? Hoe staat Delfland tegenover de gemeenschappelijke regeling en ziet het college het belang van de regeling voor het waterschap? Het belang wordt zelfs door HWH zeer smal geformuleerd. Ze sluit zich verder aan bij opmerkingen van eerdere sprekers. De heer Van der Velde sluit zich ook aan bij de vorige sprekers over de tijdlijn. De trage procedure heeft hem verbaasd. Hij vindt het ook een herhaling van zetten van eerdere discussies. Twee jaar geleden heeft hij al een aanvaring gehad over de wijze waarop het dagelijks bestuur van het Waterschapshuis met zienswijzen omgaat en hoe de informatie aan de leden wordt teruggekoppeld. Waarom kan de VV de zienswijze niet op al op 23 mei vaststellen als de commissie BOB het eens is met de zienswijze? Mevrouw Jans is blij te zien dat het een uitgeklede begroting is geworden. Voor nieuwe ontwikkelingen moet eerst een businesscase worden opgesteld. Dat geeft de mogelijkheid om zo veel mogelijk lucht uit de begroting te halen. Het stuk loopt parallel met het ontwikkelingstraject HWH 2.0, waarvoor al een zienswijze is ingediend. Ze neemt aan dat de geplande afslanking leidt tot frictiekosten en vraagt of hiervoor nieuwe begrotingswijzigingen worden aangeboden. Over het algemeen zijn de kosten verlaagd, maar bij afvalwaterketen en IHW (Infohuis Water) is juist een forse stijging te zien. Hoe komt dat? De ervaring met project Tax-i is al een aantal keren besproken. Daarbij is gevraagd of randvoorwaarden kunnen worden ingebouwd die voorkomen dat de problemen opnieuw voorkomen. Worden deze randvoorwaarden met het traject HWH 2.0 ingevuld? De heer Van den Berg sluit zich vanuit een andere invalshoek aan bij de opmerkingen over het tijdpad. Het onderliggende probleem is namelijk dat de ontwerpbegroting eind maart door HWH naar de leden is gestuurd en dat al op 10 mei een reactie werd verwacht. Dat is een vrij korte periode. Hoe doen andere waterschappen dat? Als er geen structurele oplossing komt, zal dit probleem zich volgend jaar opnieuw voordoen. HWH gaat naar een model toe waarin de deelnemers op individueel niveau kunnen kiezen of zij wel of niet aan nieuwe activiteiten meedoen. De kosten worden echter niet in de begroting opgenomen. Hoe gaat de besluitvorming straks plaatsvinden over het al dan niet meedoen? Als het niet in de begroting van HWH is opgenomen, staat het immers ook niet in de begroting van Delfland. Overigens is spreker het eens met de zienswijze. Beantwoording college De heer Van Haersma Buma stelt dat de afspraak is gemaakt om tijd te nemen voor het bouwen van HWH 2.0 en in de tussenfase niet met grote nieuwe voorstellen te komen. HWH slaagt er nog niet in om zijn begroting tijdig te leveren. De ontwerpbegroting is al in het portefeuillehoudersoverleg besproken, is nu voor de commissie BOB geagendeerd en komt op 14 mei a.s. in het college. Eventuele opmerkingen van de commissie kunnen dan nog worden besproken. Vervolgens kan de VV op 23 mei a.s. de zienswijze behandelen, waarmee Delfland een maand eerder is dan andere waterschappen. Mevrouw Ruijgh vraagt nogmaals hoe het proces versneld kan worden en hoe andere waterschappen hiermee omgaan. Het zal voor de ambtelijke organisatie toch geen verrassing zijn geweest dat de begroting ingediend ging worden? Volgens de heer Van Haersma Buma verloopt de besluitvorming bij veel waterschappen niet via de VV. Zij hebben de bevoegdheid bij het college neergelegd. Bij HWH 2.0 zal gekeken worden of dit bij Delfland misschien ook anders geregeld moet worden. Het Informatiehuis Water (IHW) gaat in HWH 2.0 terug naar RWS. Het is onvoldoende duidelijk waarom het Waterschapshuis dit zou moeten doen. Dat geldt ook voor de kasfunctie van de Unie. Het Waterschapshuis moet geen branchevreemde activiteiten uitvoeren. Naar
4
verwachting is HWH 2.0 rond juli gereed. Dan gaat de tekst van de regeling naar alle deelnemers, die er voor eind 2013 over moeten besluiten. Een voorbeeld van een nieuw product is de handhavingsmodule tussen RWS en de waterschappen. Hiertoe is een voorstel gedaan, waarbij de vraag was hoe dit financieel geregeld kon worden. Een andere vraag was of de waterschappen wel behoefte hadden aan een dergelijke module. Een aantal waterschappen heeft, samen met RWS, een module opgesteld, maar deze voldeed niet aan de eisen die onder andere Delfland gesteld had. In de begroting HWH is een post opgenomen voor dit product voor de deelnemende waterschappen. Hier hoort Delfland dus niet bij. De Unie heeft ooit op verzoek van een aantal waterschappen besloten om op een centrale locatie te vergaderen. Het Waterschapshuis ging kantoor houden in Amersfoort, waarna de verhuurder aanbood dat men van de kantoorruimte gebruik kon maken. De Unie ging dit doen, maar heeft zelf nooit een begrotingspost voor vergaderkosten opgevoerd. Het Waterschapshuis heeft het in zijn eigen begroting opgenomen. Delfland heeft hiertegen een en andermaal geageerd. Mevrouw Ruijgh waardeert het dat Delfland kritisch is over de kantoorfaciliteit, maar ze vindt het belangrijker om de vraag te stellen wat het belang van het Waterschapshuis is en hoe Delfland ervoor kan zorgen dat de samenwerking positief wordt opgepakt. Met zijn kritische houding heeft Delfland veel bereikt, maar om van de gemeenschappelijke regeling een succes te maken, is vanaf nu wellicht een andere houding nodig. De heer Van Haersma Buma zal de reactie van Delfland over HWH 2.0 nog aan de commissie toesturen. In het kader van HWH 2.0 kan de discussie die mevrouw Ruijgh aanroert, worden gevoerd. Delfland staat positief in de samenwerking. De heer Gelling [senior adviseur Informatisering en GIS] beantwoordt de vraag over de kostenstijging bij afvalwaterketens en IHW. De verhoging voor afvalwaterketens heeft te maken met de opname van Z-info, een informatiesysteem voor waterzuivering, waarin Delfland met de regio Zuid participeert. De kosten voor Informatiehuis Water (IHW) zijn opgevoerd omdat de begroting het afgelopen jaar aan de lage kant was en men niet uitkwam met het budget. Delfland heeft hierover al kritische vragen gesteld. Informatiehuis Water is een samenwerking tussen RWS, de provincie en de waterschappen om internationale wet- en regelgeving te vertalen naar datamodellen waaraan de Nederlandse wateroverheden zich moeten houden. Tweede termijn De heer Van den Berg noemt het deelnemen aan nieuwe ontwikkelingen een belangrijk aspect voor de VV in haar meningsvorming. Hoe wordt de VV hierbij betrokken? De heer Van Haersma Buma legt uit dat bijvoorbeeld voor zuivering een benchmark is uitgevoerd. Soms komt het voor, bijvoorbeeld bij de handhavingsmodule, dat het college een voorstel zelf al afkeurt. In zo’n geval wordt het niet eens aan de VV voorgelegd. Was die module wel goed bevonden, dan was het met een budgetvoorstel aan de VV voorgelegd. De heer Dijkema vraagt of samenwerking met andere overheden ook in het Waterschapshuis past of dat dit anders moet worden geregeld. De heer Van Haersma Buma antwoordt dat de ledenvergadering tegen het bestuur van de Unie heeft gezegd dat de leden eerst moeten instemmen voordat het bestuur landelijke afspraken maakt. Er zijn maar twee punten waarop Delfland zich heeft gebonden aan de regeling: de cao en de begroting. Het Informatiehuis Water bleek een afspraak, zonder overleg en goedkeuring. Dat kan niet meer. De leden moeten eerst akkoord geven aan een nieuwe activiteit. Tot slot merkt de heer Van Haersma Buma op dat hij het eens is met de opmerking dat Delfland ook naar de positieve kant van samenwerking en de gemeenschappelijke regeling moet kijken. Besloten wordt om het stuk als hamerstuk aan te bieden aan de VV ten behoeve van de vergadering op 23 mei 2013.
5
5.
Hamerstukken 01. Aanpassing van de GR Het Waterschapshuis
De heer Van den Berg vindt de keuze voor een verkorting van de termijn van vijf naar drie jaar niet verrassend. Daarnaast worden regels gegeven voor uittreding. Hij vraagt of er waterschappen zijn die op dit punt de afweging maken om te stoppen met de gemeenschappelijke regeling. Denkt Delfland erover na om uit te treden? Als nu een voorsortering plaatsvindt waarbij een aantal waterschappen gaat uittreden, wat is dan de toekomst voor de regeling? Mevrouw Jans constateert een tegenstrijdigheid tussen de gemeenschappelijke regeling en de toelichting erop. In de tekst van de regeling staat dat HWH als ondersteunende organisatie en aankoopcentrale moet fungeren. In de toelichting wordt gesproken over het ‘ondersteunen van ICT-processen’. De eerste formulering is veel ruimer dan de tweede. Mevrouw Ruijgh vraagt naar het belang van de gemeenschappelijke regeling. Wat is de samenbindende factor tussen de waterschappen? Het ene voordeel is dat de ICT goedkoper ingekocht kan worden en dat de ontwikkelingskosten wellicht gedeeld kunnen worden. Het andere aspect is dat overheden gezamenlijk willen optrekken om de digitalisering van de overheid en de informatieverstrekking uniform te maken. Dat komt echter nergens terug in de stukken. Ze had verwacht dat Delfland hier een sterkere rol in zou spelen. In de financieringsparagraaf ziet ze ook niets over de kostenverdeelsleutel. Waarom worden hier geen afspraken over gemaakt? De heer Ranner sluit zich aan bij de woorden van mevrouw Ruijgh. Artikel 41 gaat over de garantstelling. Hij vraagt of deze gelimiteerd is voor Delfland. Ook merkt hij op dat de ervaring is dat een gemeenschappelijke regeling alle kanten op kan gaan. Een evaluatie is daarom nodig en zou in een artikel moeten worden opgenomen. De heer Van Rossum informeert naar de controle op de geldstromen. Beantwoording college De heer Van Haersma Buma legt uit dat de tekst van de gemeenschappelijke regeling nu niet ter discussie staat. Deze is vorig jaar vastgesteld, met daarbij de voorwaarde dat er een wijziging opgenomen zou worden over de termijn van uittreding. Eén partij, waterschap Hunze en Aa’s, overwoog toen om uit te treden, maar men is overeengekomen dat zij op basis van HWH 2.0 bepaalt hoe ze verder gaat. Geen enkel waterschap heeft zich al uitgesproken over eventueel uittreden. De wijziging die nu voorligt, betreft een technische wijziging van de regeling. Controle op de geldstromen vindt plaats onder regie van de Unie. In HWH 2.0 wordt voorgesteld om de kassiersfunctie bij de Unie onder te brengen. De samenwerking heeft grote positieve effecten. Naar aanleiding van de behandeling van HWH 2.0 in de loop van dit jaar kan de discussie verder worden gevoerd, waarbij de punten die door de leden van de commissie naar voren zijn gebracht aan de orde kunnen komen. De commissie kan zich vinden in dit voorstel. 6.
Informatie 01. Toezicht- en Handhavingstrategie
De heer Van der Velde noemt het een prima en goed leesbaar stuk. Op pagina 23 staat dat Delfland een melding of verzoek tot handhaving altijd in behandeling neemt. Hij vraagt of dit ook geldt voor de openbare orde, zoals het betreden van duingebied. In de duinen bij ’sGravenzande lopen regelmatig mensen met loslopende honden. Dit wordt gemeld, maar het lijkt niet onder de handhaving van Delfland te vallen. De heer Ranner uit zijn waardering voor het stuk. Handhaven dient zorgvuldig te gebeuren, omdat een integriteitsbreuk kan ontstaan. Een van de problemen die uit deregulering
6
voortvloeien, is dat de handhaver onvoldoende instrumenten heeft of niet weet wanneer hij geacht wordt op te treden. Er is over het algemeen te weinig aandacht voor corruptie. Hoe kan in de organisatie worden geborgd dat ambtenaren juist handhaven en niet allerlei overtredingen in der minne schikken? Verder merkt hij op dat het systeem er goed uitziet, maar dat niet duidelijk is hoe de VV wordt geïnformeerd over de geboekte resultaten. Mevrouw Ruijgh vraagt hoe vaak een gedoogbeschikking wordt afgegeven, hoe dit wordt geëvalueerd, en hoe de VV hierover geïnformeerd wordt. Dezelfde vragen heeft zij voor het afzien van strafrechtelijk optreden. In het stuk staat dat de schouw twee weken van tevoren wordt aangekondigd. Er worden echter ook schouwen op vaste tijdstippen uitgevoerd. Het is verstandig om van deze schouwen duidelijk aan te geven wanneer zij plaatsvinden. Mevrouw Jans noemt het een gedegen en overzichtelijk stuk, maar ze mist de kernboodschap. Ze heeft behoefte aan een beslisboom die laat zien welk instrument op welk moment het beste ingezet kan worden. Ook is niet duidelijk wat de effecten van de instrumenten zijn op de waterkwaliteit. Tot slot zou ze graag voorbeelden krijgen van gedoogsituaties. De heer Van Rossum vraagt ook nadere cijfers over gedoogsituaties en redenen waarom wordt gekozen voor gedogen. Er wordt een aantal invalshoeken genoemd. Wat zijn de meest essentiële? Beantwoording college De heer Van Haersma Buma geeft aan dat de organisatie alle mogelijkheden voor handhaving bijeen heeft willen brengen in de notitie. Het waterschap moet het hele spectrum in de gaten houden en instrumenten zo efficiënt mogelijk inzetten. Binnen de diverse sectoren worden prioriteiten gesteld. Het gewenste resultaat is per programma geformuleerd. Waterkwaliteit is daar een onderdeel van. Het integriteitsvraagstuk is op diverse plaatsen en manieren in de organisatie geborgd. Handhaving blijft echter mensenwerk. Er zijn geen afzonderlijke afspraken gemaakt ten aanzien van informatie naar de VV, maar de algemene regel geldt: de middelen worden gebruikt om de doelen te behalen. Als doelen niet behaald worden, moet het college dit aan de VV verantwoorden. De heer Van Egmond [Teamleider Toezicht en Handhaving] dankt de commissie voor de complimenten. Bij activiteiten in de duinen en op het water speelt altijd de vraag waar de grens ligt tussen openbare orde en de taak van het waterschap. Hierbij wordt vooral gekeken of de betreffende persoon overlast veroorzaakt of schade toebrengt aan het eigendom van het waterschap. Er wordt regelmatig surveillerend opgetreden. Als het waterschap een melding krijgt over een situatie, ten aanzien waarvan het zelf geen bevoegdheden heeft, bijvoorbeeld als vogelnesten worden leeggehaald, sluist het de melding door naar de bevoegde instantie. Als er bij de commissieleden signalen zijn dat dit niet of onvoldoende gebeurt, dan hoort hij dat graag na de vergadering. De handhavingstaken zijn veranderd van het controleren van vergunningen naar meer aanwezigheid in het veld. Hierdoor en door de deregulering is een andere werkwijze van de ambtenaren nodig. Het risico van corruptie is kleiner geworden doordat de vergunningverlener korter contact heeft met de klant. De hercontrole gebeurt door een andere medewerker. Tevens is er een gedragscode vastgesteld. Het onderwerp vormt ook een terugkomend punt in de gesprekken van de leidinggevende met de medewerkers. Een gedoogsituatie is in principe ongewenst, maar als bijvoorbeeld de procedure om een vergunning te verlenen zes weken duurt, en werkzaamheden moeten tijdens deze periode stil liggen, is het soms netter om tijdelijk te gedogen zodat het werk kan doorgaan. Dat gebeurt alleen onder strikte voorwaarden: zicht op legalisatie, volledige overeenstemming en een tijdelijk karakter van de situatie. Delfland handelt hierin open en actief. Het komt circa dertig keer per jaar voor, waaronder ook hele marginale situaties. Mevrouw Ruijgh verlaat de vergadering om 10.30 uur.
7
Tweede termijn De heer Van Rossum merkt op dat in het jaarverslag 487 meldingen worden genoemd. Zitten daar de meldingen bij die het waterschap doorsluist naar andere partijen of zijn dit alleen de afgehandelde klachten? De heer Van Egmond antwoordt dat dit de meldingen zijn op grond van algemene regels, die in de plaats komen van de vergunningplicht. Meldingen van incidenten ontvangt Delfland circa 2400 keer per jaar. 7.
Rondvraag en sluiting
De heer Smits vraagt aandacht voor een onlangs verspreide nepmail, waarbij de suggestie wordt gewekt dat Hefpunt (=belastingkantoor voor o.a. de drie noordelijke waterschappen) de afzender is en waarin de ontvanger gemaand wordt te betalen. De heer Wiegman heeft nog geen signalen gekregen dat in het gebied van Delfland nepmails zijn verstuurd. Overigens stuurt Delfland met de rekening altijd een folder mee, waarover de oplichters waarschijnlijk niet beschikken. De RBG zal op de betreffende mail worden gewezen. De heer Van der Velde is blij dat het aantal betalingstermijnen voor de heffingen weer is opgerekt van zes naar tien. De voorzitter sluit de vergadering om 10.32 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering d.d. 4 juni 2013. De voorzitter,
De secretaris,
dhr. mr. M.A.P. van Haersma Buma
mw. mr. M.H. Bosker
