Griffie
Commissie Bestuur en Middelen Datum commissievergadering
: 18 februari 2011
Document nummer
: : : : : :
Behandelend ambtenaar Directie/bureau Nummer commissiestuk Datum Bijlagen
2401869 W. de Graaff Griffie BM-0955 25 januari 2011 -
Onderwerp:
Overdrachtsdossier commissie Bestuur en Middelen Voorstel van GS aan PS:
X
Ter bespreking in het kader van uw
Ter kennisneming
vertegenwoordigende rol X kaderstellende rol controlerende rol uitvoerende rol
Europa paragraaf
Nee _____________________________________________________________________________________ Opmerkingen van het Presidium/Griffie:
Griffier van Provinciale Staten, namens deze,
W. de Graaff
Bijlage:
Notitie ten behoeve van: Commissie Bestuur en Middelen
Ten behoeve van de overdacht van de commissie BM aan de nieuwe statencommissie, wordt in dit dossier informatie gegeven over de strategische documenten binnen het werkterrein van de commissie BM. Anders dan de andere functionele commissies, kenmerkt het werkterrein van de commissie zich door de integraliteit. De commissie houdt zich derhalve met veel meer bezig dan begroting en financiën, zoals ook uit dit overdrachtsdossier blijkt. Om de beschrijving op hoofdlijnen te houden, wordt in de notitie verwezen naar onderliggende documenten. Deze documenten zijn terug te vinden op het Stateninformatiesysteem (SIS).
P&C-cyclus Met de planning en control-cyclus wordt het complete proces van plannen en verantwoorden aangeduid. Voor de staten zijn hierbij de volgende, jaarlijks te verschijnen, documenten van belang: - Jaarplan/begroting - Voorjaarsnota - Najaarsbrief - Jaarrekening Hoewel de financiële component van de planning en control-cyclus belangrijk en sterk aanwezig is, hebben de documenten ook een inhoudelijke rol als het gaat om kaderstelling (jaarplan/begroting) en controle (jaarrekening). In dit kader hebben de PS ook een rol bij het aanstellen van de accountant, zie hiervoor het overdrachtsdossier rekeningcommissie. Relevante documenten: - Jaarplan/begroting 2011 (PS 60/10) – 22 oktober 2010 - Voorjaarsnota 2010 (PS 39/10) - 9 juli 2010 - Najaarsbrief 2010 (PS 60/10) – 22 oktober 2010 - Jaarrekening 2009 (PS 30/10) – 11 juni 2010
Algemeen juridische zaken De commissie BM heeft in de afgelopen periode een aantal dossiers behandeld, die onder de noemer algemeen juridische zaken kunnen worden geschaard. De eerste groep betreft zaken rondom bezwaar en beroep tegen provinciale besluiten. Zo wordt het jaarverslag van de hoor- en adviescommissie (HAC) aangeboden aan de commissie. In de afgelopen periode is, in relatie hiermee, aandacht geweest voor mediation. Door mediation toe te passen is het aantal behandelde bezwaren en beroepen sterk teruggelopen. De tweede groep zaken betreft zaken rondom verordeningen. Vermeldenswaard is de forse aanpassing van de legesverordening in de afgelopen periode. Vanuit het beginsel van kostendekkendheid zijn de legestarieven aangepast en waar mogelijk geüniformeerd. Relevante documenten: - Jaarverslag 2009 Hoor- en adviescommissie (BM-0926), 18 februari 2011 - Tweede wijzigingsverordening leges Noord-Brabant 2010 (PS 34/10), 9 juli 2010
2/5
Beleidsevaluatie In de provinciewet is vastgelegd dat het PS controle uitoefent op het door GS gevoerde beleid. In de wet zijn hiervoor verschillende instrumenten aangereikt. In de afgelopen statenperiode is op de volgende wijze het beleid geëvalueerd: - door GS in het kader van art 217a Provinciewet. Hierin is geregeld dat GS zelf onderzoek doet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door GS gevoerde bestuur. De commissie wordt door GS geconsulteerd over de planning van de onderzoeken; de resultaten van de onderzoeken worden aan de functionele commissie ter bespreking aangeboden, BM ontvangt een afschrift. Het onderzoeksplan 2011 is besproken in januari 2011. Daarin is ook een meerjarenplanning voor de jaren 2012-2015 opgenomen. - door de Zuidelijke Rekenkamer (art. 183-186 Provinciewet). De Zuidelijke Rekenkamer werkt onafhankelijk en doet onderzoek naar beleid ten behoeve van PS. Een programmaraad vanuit PS van Limburg en Noord-Brabant begeleiden de Zuidelijke Rekenkamer bij het opstellen van het jaarlijkse onderzoeksplan. De commissie BM ontvangt alle rapporten van de rekenkamer, de andere commissies alleen wanneer het onderwerp regardeert in de betreffende commissie. De Zuidelijke Rekenkamer bestaat uit 3 personen en wordt ondersteund door een bureau. In het eerste kwartaal van 2011 zijn de leden van de Zuidelijke Rekenkamer herbenoemd, en is de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. - de afgelopen bestuursperiode heeft de commissie Beleidsevaluatie als instrument van de staten onderzoek gedaan naar beleid en beleidsuitvoering. De commissie BE heeft tot doel om los van politieke visies onderzoek te doen naar beleid zoals dat door GS is uitgevoerd. Om de politieke onafhankelijkheid te borgen wordt de commissie voorgezeten door een onafhankelijk voorzitter. Tevens maken niet-statenleden deel uit van de commissie. Onderwerpen waar de commissie BE zich heeft beziggehouden zijn onder andere de reconstructie landelijk gebied en het arbeidsmarktbeleid. Relevante documenten: - Onderzoeksplan 2011 ex art. 217a Provinciewet (BM-0943), 14 januari 2011 - Zuidelijke Rekenkamer: Gemeenschappelijke regeling Zuidelijke Rekenkamer Noord-Brabant en Limburg en herbenoeming van de leden (PS 08/11), 4 februari 2011 - Zelfevaluatie commissie Beleidsevaluatie (BM-09), 18 februari 2011 Onder andere de volgende rapporten van de Zuidelijke Rekenkamer zijn door de commissie BM van een adviesvoorzien ten behoeve van de behandeling door Provinciale Staten: -
Rapport Zuidelijke Rekenkamer Reserves en Voorzieningen Provincie Noord-Brabant (PS 01/08), 1 februari 2008 Rapport Zuidelijke Rekenkamer ‘Communicatie met beleid - Beleidscommunicatie door de provincie Noord-Brabant’ (PS 12/09), 20 maart 2009 Rapport Zuidelijke Rekenkamer ‘Onderbesteding in de provincie Noord-Brabant; deelonderzoek bij de jaarstukken 2008’ (PS 40/09), 9 en 10 juli 2009 Rapport Zuidelijke Rekenkamer ‘Grondbeleid Provincie Noord-Brabant’ (PS 07/10), 5 februari 2010 Onderzoek Zuidelijke Rekenkamer, Vervolgonderzoek Ontslagregelingen provincie NoordBrabant (PS 03/11), 4 februari 2011
3/5
Bestuur De commissie BM houdt zich tevens bezig met kaderstelling ten behoeve van en controle op alles wat met het bestuur samenhangt. Meer concreet: - Advisering over de verordeningen waarin de werkwijze van bestuur is geregeld (reglement van orde, verordening commissies etc) - zaken met betrekking tot de ambtelijke organisatie. In de afgelopen periode is er diverse malen gesproken over het dossier ontslagvergoedingen, de verbouwing van het provinciehuis en de (visie op de) organisatie. o Met betrekking tot de organisatie; de commissie BM heeft eind 2010 en begin 2011 stilgestaan bij de plannen met betrekking tot de organisatie. In 2015 zal er een nieuwe organisatie staan, die kleiner (1000 fte) is, efficient en vorm geeft aan het hernieuwde profiel van de provincie. Tegelijkertijd wil de provincie een aantrekkelijke werkgever blijven. o Met betrekking tot de huisvesting; de commissie BM heeft op 14 januari 2011 gesproken over de huisvestingsplannen en op hoofdlijnen ingestemd. Bij de Voorjaarsnota 2011 zal een voorstel voor financiering worden gedaan. Daarnaast is de commissie BM ook betrokken bij het IPO. Twee statenleden hebben zitting in de Algemene LedenVergadering van het IPO en informeren de commissie BM over het besprokene. Relevante documenten: - Reglementen van orde PS en commissie - Organisatieontwikkeling (BM-0946), 14 januari 2011 - Huisvesting voor de veranderende organisatie (BM-0927), 14 januari 2011 - Terugkoppeling IPO AV 9 december 2010 (BM-0945), 18 februari 2011.
Verbonden partijen/deelnemingen De commissie BM heeft als aandachtsgebied ook verbonden partijen en deelnemingen. In de afgelopen bestuursperiode zijn ook veel zaken met betrekking tot de vervreemdingsdiscussie aandelen Essent in deze commissie besproken. Dit is overigens wel een unicum, in veel gevallen is vervreemding niet aan de orde en zijn de belangen ook beperkter. Tegelijkertijd ligt het in de aard van het dualisme dat de uitvoering (ook van vervreemding) primair bij GS ligt, PS stellen kaders en controleren op uitvoering. De laatste maanden van de bestuursperiode is om die reden stilgestaan bij de wijze waarop de provincie binnen samenwerkingsrelaties haar eigen positie borgt. Hieraan is ook verbonden de vraag wanneer er deelnemingen worden aangegaan, of worden beëindigd. In de commissievergadering van 14 januari 2011 is gesproken over de nota deelnemingen en de code ‘Sturing in samenwerkingsrelaties’. Daarbij is door de commissie geconstateerd dat de code ‘Sturing in samenwerkingsrelaties’ als koepelnota kan dienen voor een aantal deelnota’s, waaronder de nota deelnemingen. Tegelijkertijd is door de commissie geconstateerd dat beide nota’s nog verbeterd kunnen worden. De code kan sterker worden door ook nieuwe vormen van samenwerkingsrelaties er in op te nemen en duidelijk de nota als kaderstellende koepel voor andere nota’s (waaronder de nota deelnemingen) te laten functioneren. Ten aanzien van de nota deelnemingen is de commissie van oordeel dat er te weinig kader wordt gesteld en de nota daarmee te vrijblijvend is. Relevante documenten:
4/5
-
Code ‘Sturing in samenwerkingsrelaties’ (BM-0916), 14 januari 2011 Nota deelnemingen (PS 88/10), 4 februari 2011
Relatie met andere commissies Naast de bekende commissies (EMG, RM en ZWC) zijn in de afgelopen bestuursperiode nog enkele commissies/werkgroepen/platforms actief geweest. Een enkele daarvan lichten we hier uit, omdat zij een expliciete relatie met de commissie BM hebben: - Rekeningcommissie: deze commissie houdt zich expliciet bezig met financieel-technische aangelegenheden. Deze commissie is ook het eerste aanspreekpunt voor de accountant. - Werkgroep verbetering begroting; deze werkgeroep, waarin naast statenleden ook verschillende ambtenaren. Doel van de werkgroep is om handreikingen te doen de provinciale begroting te verbeteren, om zo de staten meer grip op het belangrijkste kaderstellende document te geven. In de afgelopen jaren is de begroting daadwerkelijk verbeterd. - Het platform Europa heeft in de afgelopen periode de functionele statencommissies diverse handreikingen en suggesties gedaan. Onder andere de ‘Europa paragraaf’, die in iedere commissienotitie terug te vinden is, is op voorstel van het platform tot stand gekomen. Relevante documenten: - Overdrachtsdossier rekeningcommissie - Overdrachtsdossier Werkgroep verbetering begroting - Platform Europa: terugblik, vooruitblik en aanbeveling richting volgende bestuursperiode (PE022), 31 januari 2011.
Tot slot De afgelopen bestuursperiode is er met enige regelmaat in beslotenheid vergaderd over vertrouwelijke zaken. Met name rondom Essent is frequent in beslotenheid gesproken. Wij adviseren om uit te (laten) zoeken hoe men met vertrouwelijke vergaderingen wil omgaan. In de afgelopen periode heeft de voorzitter van de commissie BM verzoeken om vertrouwelijkheid altijd gehonoreerd. Te veel in vertrouwelijkheid vergaderen heeft het risico in zich dat fractiegenoten niet op gelijke wijze geïnformeerd zijn, hetgeen de transparantie in besluitvorming hinderen kan. Beoogd effect: Bevorderen goede overdracht naar nieuwe bestuursperiode.
’s-Hertogenbosch, 25 januari 2011,
5/5
