agendapunt 04.B.06 1257445
Aan Commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering AANVRAAG IP EN KREDIET OFFICE365
Voorstel Commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering 21-06-2016 De verenigde vergadering te adviseren:
I.
Het investeringsplan ter hoogte van € 600.000 voor de migratie naar de Microsoft Officesuite en Exchange OnLine vast te stellen. II. Het ontwerp- en uitvoeringskrediet ter hoogte van € 600.000 voor de migratie naar de Microsoft Officesuite en Exchange OnLine beschikbaar te stellen
Advies Commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering 21-06-2016
Aanvraag IP en krediet Office365 1.
Probleemstelling - context
Bij de verlenging van de MicroSoft (MS)-licenties is gebleken dat het bestaande licentiemodel bij MS (op basis van devices) zeer onvoordelig is nu Delfland steeds meer mobiele devices introduceert in haar processen. Het is voordeliger om op een licentiemodel per gebruiker over te stappen, maar hieraan verbonden zit een migratie naar het meer uitgebreide Office365. De besparing aan licentiekosten is circa €90.000 per jaar. Het in het beleid van Delfland passende perspectief van deze cloud-oplossing is een schaalbare, moderne en onderhoudsarme Office-suite die professioneel wordt beveiligd, gehost en beheerd. 2.
Beoogd effect
Beschikbaar stellen van Microsoft Office365 en Exchange OnLine voor de gehele organisatie. Microsoft Office 365 is een verzameling van applicaties bedoeld voor bedrijven, thuisgebruik en het onderwijs. Deze applicaties worden deels aangeboden als online diensten, deels als applicaties op desktop PC, tablet en telefoon en als combinatie van beide. De applicaties op desktop / PC zijn vergelijkbaar met het huidige kantoorpakket Microsoft Office (Word, Excel, Outlook etc.), met als verschil dat bij gebruik van Office365 altijd de meest moderne en veilige versie beschikbaar is. Exchange OnLine is de cloudoplossing voor het server-gedeelte (de „back end’) van wat gebruikers kennen als Outlook (de „front end’, met de mailbox, agenda en persoonlijke mailmappen). 3.
Kernboodschap
De migratie van de huidige server-based infrastructuur voor kantoorapplicaties naar een virtuele oplossing voor de Microsoft Office-suite en voor Exchange OnLine, leidt tot een kostenefficiënte, beheersbare en veilige toepassing van het ICT-beleid. 4.
Historie - eerdere besluitvorming
De migratie naar Office365 maakt deel uit van de transitie naar een nieuwe doelarchitectuur zoals die op basis van het I&A-beleid sinds 2014 wordt uitgevoerd. In het verlengde hiervan is in de begroting 2015, zoals vastgesteld door de verenigde vergadering op 20 november 2014 met zaaknummer 34841 en DMS nummer 1166508, voor deze migratie een totaal investeringsbedrag van €850.000 geraamd, waarvan €425.000 in 2016 en €425.000 in 2017. Deze bedragen zijn tevens opgenomen in de begroting 2016, die is vastgesteld in de bijeenkomst van de verenigde vergadering van 19 november 2015, zaaknummer 40018, DMS 1228893, pagina 85 de tabel “Investeringen op projectniveau 2016” ,“Migratie MS-applicaties naar cloud”. 5.
Beleid
Sinds 2014 worden informatie- en systeemvraagstukken opgepakt vanuit een architectuurbenadering waarin kwaliteit, toekomstvastheid en kostenbewustzijn met elkaar in balans zijn gebracht. Naast de licentiekosten brengt de huidige server-based architectuur interne beheer- en beveiligingsinspanningen voor een klein groepje specialisten binnen I&A met zich mee. Dit maakt ons relatief kwetsbaar qua beheercapaciteit en de vele upgrades en (beveiligings-) patches vragen veel extra capaciteit die voornamelijk in de avonden en de weekenden georganiseerd moet worden om „bij‟ te blijven.
Uit oogpunt van vereenvoudiging van het ICT-landschap en het streven naar een robuuste en veilige architectuur past de migratie naar een gestandaardiseerde en moderne cloudoplossing in het architectuurbeleid. 6.
Financiën
Voor de overgang naar Office365 is in de Begroting 2015 en in de Begroting 2016 een investeringsraming opgenomen van € 850.000, waarvan € 425.000 in 2016 en € 425.000 in 2017. In de uitgewerkte investeringsplanning is het totaalbedrag bijgesteld tot € 600.000, volgens de volgende verdeling: Investeringsplan, inclusief nazorg en onvoorzien Op hoofdlijnen kent dit project de volgende fasen en de daarbij behorende investeringskosten: In 2016: 1. Vooronderzoek in 2016 naar de impact en de aanpak en 2. Aanbesteden van de projectuitvoering
€ 175.000
In 2017: 3. Inventariseren, aanpassen interfaces en voorbereiden migratie € 175.000 4. Opleiding, Implementatie en nazorg € 125.000 Project onvoorzien Gegeven de aard van een aantal verouderde applicaties, met name in het primaire proces en de procesautomatisering, wordt een PM-post van €125.000 voor eventuele extra aanpassingen aan deze software geraamd. Indien intern capaciteit met de juiste kennis beschikbaar kan komen dan reduceert dit de omvang van deze investering. De jaarlijkse licentiekosten van circa € 175.000 worden betaald uit de exploitatiebegroting. 7.
Duurzaamheid
n.v.t. 8.
Organisatorische en personele consequenties
n.v.t. 9.
OR/GO
n.v.t. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Uitstel van migratie betekent uitstel van het veranderen van licentiemodel en dat leidt tot hoge kosten en non-compliance met de contractvoorwaarden. Microsoft gedoogt de tijdelijke situatie zolang aantoonbaar is dat aan migratie wordt gewerkt. Feitelijk heeft Delfland gedurende de ontwikkel- en implementatiefase dubbele licenties, waarvan de kosten gedurende deze periode zouden kunnen oplopen tot boven de €250.000. Als beheersmaatregel maakt Delfland aantoonbaar dat aan de migratie naar Office365 wordt gewerkt. Dit is een majeure operatie aan een rijdende trein - zorgvuldigheid is belangrijker dan snelheid. De migratie naar een andere Office-suite raakt een groot aantal andere applicaties en bijbehorende interfaces die allen getest en mogelijk aangepast moeten worden. Mail en documenten behoren tot de bedrijfskritische infrastructuur.
Maatregelen om het projectrisico te mitigeren zijn: - De start met een onderzoek naar de geschiktheid van ons applicatielandschap om te integreren met Office365, gevolgd door de noodzakelijke aanpassingen aan deze applicaties en interfaces. - Zorgvuldig Implementatie en Testen, volgens voor dit soort migraties ontworpen en bewezen methodieken. - Uitgebreide introductie en begeleiding binnen Delfland. 11.
Communicatie (in- en extern)
De introductie binnen Delfland wordt zorgvuldig en uitgebreid begeleid. Over de migratie wordt zowel concernbreed als per onderscheiden gebruikersgroepen gecommuniceerd. 12.
Bevoegd orgaan
De verenigde vergadering is conform artikel 99 van de Waterschapswet het bevoegd orgaan voor het vaststellen van het investeringsplan en het beschikbaar stellen van het krediet. 13.
Bekendmaking en vervolgprocedure
N.v.t. 14.
Toelichting
De betrokken applicaties worden deels aangeboden als diensten, deels als applicaties op de virtuele desktop PC en mobiele devices en als combinatie van beide. De geproduceerde data wordt opgeslagen op de daarvoor bestaande systemen (zoals DMS, samenwerkingsportaal, bestaande netwerkschijven etc.).
Planning van de huidige en toekomstige situatie Applicaties
Huidig
Toekomst
versie
waar
versie
Waar
wanneer
Word
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
lokaal
voorjaar 2017
Excel
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
lokaal
voorjaar 2017
Outlook
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
lokaal
voorjaar 2017
PowerPoint
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
lokaal
voorjaar 2017
Lync
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
cloud
voorjaar 2017
Access
v.2010
lokaal
Office365-v.2016
lokaal
voorjaar 2017
Visio
v.2010
lokaal
Office365-v.2013
lokaal
Q2-2016 geïntroduceerd
Project
v.2010
lokaal
Office365-v.2013
lokaal
Q2-2016 geïntroduceerd
Exchange
v.2010
On-premise
Exchange Online
cloud
najaar 2016
15. Geen.
Bijlagen
Aanvraag ontwerp- en uitvoeringskrediet Office365
Kenmerk VV
:
1257445
Vergaderdatum
:
7 juli 2016
Beleidsveld
:
Ondersteuning organisatie
Agendapunt
:
04.B.06
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 7 juni 2016, kenmerk 50475; gelezen het positieve/negatieve advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering van 21 juni 2016; overwegende dat: het bestaande licentiemodel bij MS (op basis van devices) zeer onvoordelig is nu Delfland steeds meer mobiele devices introduceert in haar processen; de migratie van de huidige server-based infrastructuur voor kantoorapplicaties naar een virtuele oplossing voor de Microsoft Office-suite en voor Exchange OnLine, tot een kostenefficiënte, beheersbare en veilige toepassing van het ICT-beleid leidt,
Gelet op: Artikel 99 van de Waterschapswet; Besluit: 1. Het investeringsplan ter hoogte van € 600.000 voor de migratie naar de Microsoft Officesuite en Exchange OnLine vast te stellen. 2. Het ontwerp- en uitvoeringskrediet ter hoogte van € 600.000 voor de migratie naar de Microsoft Officesuite en Exchange OnLine beschikbaar te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 7 juli 2016, De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
4
