BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. mengenai proses bisnis, rich picture dan flowchart dari workflow dari proses Order

56

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Bab ini akan memberikan gambaran umum perusahaan yang menjadi objek penelitian dan juga gambaran umum mengenai penelitian. Terdapat juga pembahasan mengenai proses bisnis, rich picture dan flowchart dari workflow dari proses Order Management di perusahaan. 3.1 Kerangka Pikir Berikut ini merupakan bagan yang dapat digunakan untuk membantu penggambaran kerangka pemikiran dalam penyusunan skripsi :

Gambar 3.1 Kerangka Pikir

57

Berikut merupakan langkah-langkah dalam penyusunan tulisan ini berdasarkan kerangka pikir diatas : • Input Hal yang pertama dilakukan yaitu mengumpulkan data-data yang diperlukan dari PT. JAR terkait dengan proses bisnis berjalan, sistem informasi berjalan serta hasil kuesioner kepuasan user. • Process Data-data yang diperoleh dijadikan dasar untuk melakukan analisis proses bisnis dan sistem informasi. Hasil analisis akan dievaluasi menggunakan metode Analisa Fit / Gap untuk mengukur seberapa jauh sistem Oracle EBS dapat memenuhi kebutuhan PT. JAR terutama untuk modul Order M anagement. • Output Hasil dari evaluasi tersebut dapat berupa fit, gap dan partial fit antara sistem oracle EBS dan kebutuhan PT. JAR. Proses yang selanjutnya dilakukan yaitu membuat rekomendasi dan usulan pengembangan sistem berupa membuat kustomisasi sistem Oracle EBS dan membuat usulan proses bisnis baru. 3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Profil Perusahaan PT. JAR merupakan anak perusahaan dari Grup STR yang bergerak dalam bidang manufaktur. PT. JAR berdiri sejak tanggal 26 Agustus 1991 sesuai akta notaris No. 49, dan memulai produksi pertamanya pada awal bulan

58

Juli 1994. Produk yang dihasilkan dari aktifitas produksi PT. JAR adalah ban sepeda motor baik berupa tire (ban luar) ataupun tube (ban dalam) untuk sepeda motor. Dalam produksinya, PT. JAR memiliki 2 jenis produk yang dipasarkan secara berbeda yaitu produk Original Equipment Manufacture (OEM ) yang akan disalurkan sebagai barang semi-finish good kepada PT. GDI selaku customer produk OEM dan Replacement Equipment Material (REM ) yang didistribusikan ke 14 main dealer resmi dari produk REM untuk dijual ke konsumen. PT. JAR berlokasi di Kawasan Industri M enara Permai, Jl. Raya Narogong KM . 23,8 Cileungsi- Bogor. Luas area dari PT. JAR adalah 91.375 m2, dimana bangunan menempati 48.758 m2 dari area dan menyisakan luas lahan sebesar 42.617 m2. Jumlah karyawan yang bernaung di bawah PT. JAR sampai dengan bulan M ei 2011 adalah sejumlah 1.992 orang.

Kapasitas

produksi yang dihasilkan PT. JAR dari ban tire (ban luar sepeda motor) mencapai sebesar 12.300.000 per tahun dan dari ban tube (ban dalam sepeda motor) adalah sebesar 12.600.000 per tahun. Kepemilikan saham PT. JAR ini dipegang oleh dua perusahaan yaitu PT. GDI sebesar 99,9% dan PT. AKR sebesar 0,1%. Produksi ban di PT. JAR ini menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman, dimana PT. JAR melakukan kerja sama dalam bidang teknis dengan Shinko Rubber, Yokohama Rubber Company, dan Continental AG. Setiap ban sepeda motor yang diproduksi PT. JAR ini sudah sesuai dengan Standar Nasional Indonesia

59

(SNI) serta sudah memperoleh sertifikasi pengakuan mutu internasional, yaitu ISO 9001 : 2008 dan ISO 14001 : 2004, yang menyangkut dengan standar dalam sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan. ISO (International Standart Organization) merupakan sertifikasi pengakuan bagi suatu lembaga/ organisasi/ perusahaan yang telah menjalankan suatu sistem dan standar prosedur yang sesuai dengan standar yang diakui secara internasional. Produk PT. JAR telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda motor di Indonesia. Ban M erek A yang merupakan produk OEM adalah ban resmi dari suatu merek motor yang telah dikenal luas di masyarakat, dan ban merek B merupakan ban berkualitas yang telah diakui kehandalannya sebagai ban sepeda motor balap, ban ini menjadi ban resmi balap motor Indonesia di tahun 2006 – 2007 (M otoprix, Indoprix).

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan M isi dari PT. JAR, yaitu : • Visi Perusahaan M enjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu di Indonesia. • M isi Perusahaan o M eningkatkan riset teknologi o Kontrol ketat atas kualitas hasil produksi o Peningkatan pelayanan kepada customer

60

o Budaya mutu dalam segala bidang ,serta o Peningkatan

benefit

bagi

segenap

stakeholders’

secara

berkesinambungan.

3.2.3 Falsafah Perusahaan PT. JAR selaku perusahaan dibawah STR grup mengadopsi falsafah yang di pegang oleh STR Group. STR grup memiliki sebuah falsafah yang berlaku bagi perusahaannya serta perusahaan-perusahaan yang terletak di bawah naungannya yaitu “Suatu kristalisasi dari nilai-nilai yang dimiliki sendiri yang diyakini kebenarannya dan menimbulkan tekad untuk mewujudkannya”. Adapun maksud dari falsafah STR grup yaitu: •

M enjadi milik yang berguna bagi bangsa dan negara.

•

M emberikan pelayanan yang terbaik kepada customer.

•

Saling menghargai dan membina kerjasama.

•

Berusaha mencapai yang terbaik.

3.3 S truktur Organisasi 3.3.1 S truktur Organisasi PT. JAR

Gam bar 3.2 Str uktur Or ganisasi PT. JAR

61

Gambar 3.3 Str uktur organisasi seksi Lo gistik

62

63

Gambar 3.4 Struktur organ isasi departemen sales & marketing

Gambar 3.5 Struktur Organisasi seksi Distribusi

3.3.2 Tanggung Jawab dan Wewenang Board of Director Tanggun g jawab : 1. M enjelaskan kep engurusan perusahaan untuk kep entingan perusahaan.

Wewenang :

64

1. M emimp in perusahaan dengan m enerbitkan kebijakan – kebijakan p erusahaan. 2. M emilih, menetapkan, men gawasi tugas dari kary awan dan kepala seksi (manajer). 3. M eny etujui anggaran tahunan p erusahaan. 4. M eny ampaikan

lap oran

kep ada p emegan g saham atas

kinerja

p erusahaan.

Divisi TI Tanggun g jawab : 1. Bertanggun g jawab terhadap Board of Directors. 2. M eny usun anggaran seksi TI dan men gontrol penggunaan dan realisasi dari anggar an tersebut untuk memastikan efektivitas dan efisiensiny a 3. M engemban gkan d an menyusun strategi dan rencana TI p erusahaan untuk jangka p endek, menen gah, dan panjang, untuk mem astikan kesesuaian den gan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.

Wewenang : 1. M engarahkan dan men gemban gkan strategi dan rencana TI p erusahaan. 2. M engkoordinasikan dann men gontrol implementasi lay anan TI baik secara korp orat maup un operasional untuk memastikan tersediannya dukungan teknologi infor masi yang h andal, efektif dan efisien bagi

65

kelancaran operasional p erusahaan dalam mencap ai sasaran sesuai dengan strategi p erusahaan.

Marketing & purchasing Tanggun g jawab : 1. M erencanakan strategi p emasaran. 2. M engadakan pembinaan dan p engembangan jalur pemasaran. 3. M eny elenggarakan riset pasar.

Wewenang : 1. M enetap kan partner kerjasama untuk p emasaran. 2. M enetap kan prospek / customer y ang akan dijadikan target p asar. 3. M enetap kan biaya yang diperlukan untuk kegiatan pemasaran sesuai p lafon y ang telah ditetap kan.

Divisi Sales dan Marketing A. Seksi Sales 1. Nama Jabatan : Sales analyst Bertanggun g jawab kep ada : Kepala seksi Sales Seksi : Sa les Dep artemen : Sales Directorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) :

66

1. M enganalisa kond isi pasar 2. M enganalisa h ar ga p roduk 3. M enganalisa service rate yang diberikan o leh PT. XYZ. 4. M enganalisa p enjualan dalam Purchase Order. 5. M enganalisa d elivery rate.

Tugas Berkala : 1. M embuat Sales Forecast bulanan.

2. Nama Jabatan : Sales Administration Bertanggun g jawab kep ada : Kepala seksi Sales Seksi : Sa les Dep artement : Sales Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M embuat format surat y ang dip erlukan oleh divisi Sales. 2. M embuat Sales Order berdasarkan Purchase Order dari customer. 3. M emp ublikasikan Sales Forecast y ang telah d ibuat oleh Sales Analyst. 4. M embantu dibutuhkan.

Sales

Analyst

dalam

membu at

dokumen

y ang

67

B. Seksi Distribusi 1. Nama Jabatan : Kep ala Seksi Distribusi Bertanggung jawab kep ada : KA Dept Distribusi Logistic Seksi : Distribu tion Dep artement : Distribution and Logistic Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engontrol ketersediaan stock barang (level stock) untuk memenuhi p ermintaan customer. 2. M engontrol p engelo laan dan p enan ganan stock FG baik dari segi kwalitas ataup un kwantitas secara baik dan ben ar. 3. M engontrol p engiriman baran g sesuai den gan jadwal y ang sudah dibuat. 4. M emastikan barang yang dip esan ke PPC sesuai den gan Sales Forecast dan p erkiraan kapasitas p roduksi serta memperhatikan buffer stock. 5. M emastikan barang y an g dip esan dapat terkirim sebelum lewat masa simp anny a.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Berkala : a. Bulanan : Evaluasi Lap oran Bulanan Sto ck dan Delivery

68

b. Tahunan : Activity Plan dan Budg et Seksi 2. Tugas Tambahan : a. Mengkonfirmasi seksi terkait bila menemuk an p eny imp angan penerimaan bar an g. b. Mengkonfirmasi ke seksi terkait bila kebutuhan stock untuk delivery kuran g m encukup i. c. Mengkonfirmasi stock Finish Good kritis dan overstock. d. Membantu dep artemen atau seksi lain dalam men gatasi masalah.

2. Nama Jabatan : Distribution Administration Bertanggun g jawab kep ada : Kasie Distribusi Seksi : Distribusi Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engatur jadwal pengir iman harian part R EM AHM dan FDR. 2. M elakukan split barang y an g akan d ikirim melalui aplikasi EB S. 3. Bersama den gan Foreman seksi Lo gistik men gatur antrian loading baran g berdasark an kedatan gan truk. 4. Bersama den gan Inventory seksi Logistik untuk memastikan ketersediaan bar ang y ang ak an dikir im sesuai r encana. 5. M embuat lap oran administrasi berd asarkan aktual pengiriman har ian baran g.

69

6. M elakukan docking dengan seksi Sales terkait jadwal kirim harian

Tugas Tambahan 1. Tugas Tambahan : a. Membantu kepala seksi. b. Melakukan filling dokumen terkait. c. melakukan improvement di seksinya.

3. Nama Jabatan : Inventory Analyst Bertanggun g jawab kep ada : Kasie Distribusi Seksi : Distribusi Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M elakukan anlaisa harian stock level finish good terkait dengan p engiriman baran g. 2. M elakukan docking harian dengan seksi PPC terkait p rogres p roduksi untuk menjamin k etersediaan b arang. 3. M elakuan entry ke EBS terkait den gan Marketing Order. 4. M elakukan docking den gan seksi Sa les untuk member ikan masukan terkait order barang ke PPC. 5. M embuat lap oran administrasi berdasark an ketersediaan barang harian.

70

Tugas Tambahan 1. Tugas Tambahan : a. Membantu kepala seksi b. Melakukan filling dokumen terkait. c. melakukan improvement di seksinya.

C. Seksi Lo gistik 1. Nama Jabatan : Kep ala Seksi Lo gistik Bertanggun g jawab kep ada : KA Dept Distribusi Logistik Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. Mengontrol p eny ediaan stock Finish Good / Stocklevel untuk memenuh i p ermintaan customer. 2. Mengontrol p engelolaan dan penan ganan sto ck Finish Good, baik dari segi kualitas ataupun kuantitas secara baik dan benar. 3. Kontrol rencana Delivery Sch edule k e customer. 4. Mengontrol p engaturan kendaraan eksp edisi untuk memenuhi p ermintaan customer. 5. Memeriksa dan menandatangani dokum en-dokumen y ang berkaitan dengan p engeluaran Finish Good.

71

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Berkala : a. Bulanan : Evaluasi Lap oran Bulanan Sto ck dan Delivery. b. Tahunan : Activity Plan dan Budg et Seksi. 2. Tugas Tambahan : a. Mengkonfirmasi seksi terkait bila menemuk an p eny imp angan p enerimaan baran g. b. Mengkonfirmasi ke seksi terkait bila kebutuhan stock untuk delivery kuran g m encukupi. c. Mengkonfirmasi stock Finish Good kritis dan overstock. d. Membantu dep artemen atau seksi lain dalam men gatasi masalah. e. Menjaga margin biay a transp ortasi dengan baik.

2. Nama Jabatan : Foreman Inventory Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi Lo gistik Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engontrol stock keeper menerima h asil p roses Mc tire, tube dan RIM Strip 2. Pengaturan p eny imp anan stock Mc tire, tube dan RS.

72

3. M enjamin

tersedianya

stock

Finish

Good

sesuai

schedule

p engiriman. 4. M enjaga kualitas dan kuantitas Finish Good selam a masa p eny imp anan. 5. Proses Overtime

Tugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu Kepala Seksi b. Menggantikan tu gas Stock Keep ing jika berhalangan h adir c. Melakukan p roses Full Fillment Acceptance (FA) Surat Jalan d. Mengatur pengiriman di shift 2 b erjalan den gan lan car

3. Nama Jabatan : Foreman Pre-Delivery Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi Lo gistik Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi and Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engatur urutan p enemp atan barang y ang akan dikir im sesuai rencana Loading dari Delivery.

73

2. M engidentifikasi d engan jelas baran g yang dipersiap kan agar efektifitas loading. 3. M engkonfirmasikan ke Inventory jika ditemukan stock tidak sesuai actual.

Tugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu Kepala Seksi. b. Melakukan analisa d an improvement seksi.

4. Nama Jabatan : Foreman Delivery Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi Lo gistik Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engatur Loading barang y ang akan dikirim sesuai Sch edule Delivery Order. 2. M engatur dan memp ersiapkan kendaraan untuk pengir iman agar cepat dan tep at waktu. 3. Mengatur muatan Finish Good sesuai dengan k apasitas truk.

74

Tugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu tugas kep ala seksi. b. Pengaturan kend araan ekspedisi

5. Nama Jabatan : Leader Inventory Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Inventory Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M engontrol dan memastikan Sto ck Keeper men erim a hasil dari p roses semi Finish Good den gan baik dan b enar. 2. M emastikan p eny imp anan Finish Good den gan baik dan benar. 3. M enjaga kualitas dan kuantitas stock Finish Good selama masa p eny imp anan. 4. M enjamin tersediany a stock Finish Good untuk kep erluan Delivery. 5. M engatur pembagian persiap an delivery per customer, serta memastikan kecukup an stock ny a. 6. Melakukan p roses stock harian. 7. Melakukan p engecek an stock secara berkala.

75

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Berkala : a. Minggu an : Kontrol p engecekan stock Fin ish Good. b. Bulanan : Membuat Laporan Bulanan Stock Finish Good. c. Tahunan : Membuat Laporan In Out Finish Good p er bulan. 2. Tugas Tambahan: a. Membantu Foreman Inventory. b. Menggantikan tugas Stock Keeping y ang berh alangan hadir. c. Saling koordin asi den gan Seksi Delivery untuk menjamin kep uasan customer. d. Mengatur kep erluan alat bantu kerja.

6. Nama Jabatan : Stock and Delivery Control Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi & KA Dep t Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribution and Logistic Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. Maintain dan analisa level stock. 2. Control dan analisa OFC by PPC. 3. Entry dan con trol DO khusus OEM. 4. Accrued dan main tain on gkos an gkut p engiriman.

76

5. M enganalisa dan melkakukan meeting, bila ada masalah dalam hal level stock, dan ketersediaan dan kemampuan delivery. 6. Entry on gkos an gkut pengiriman. ( non main dealer honda) Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu kep ala seksi b. Menggantikan staff admin bila berhalan gan h adir.

7. Nama Jabatan: Operator Stock Keep er Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Inventory Seksi : Logistic Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M enerima hasil p roses Finish Good : Wrapping, setting d an packing. 2. M emastikan Finish Good y ang masuk sesuai antara b arang d en gan data. (size dan quantity) 3. Penganturan penyimpanan dan p enanganan Fin ish Good sesuai layout yang tersedia. 4. Berkoordinasi dengan Operator Pre-Delivery untuk p ersiapan Delivery.

77

5. M enjaga ku alitas d an kuantitas Finish Good selama dalam p eny imp anan.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu Foreman. b. Melakukan 4R di area sto ck finish good. c. Membantu loading/muat p ada waktu pengiriman jika dip erlukan.

8. Nama Jabatan : Operator Pre-Delivery Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Pre-Delivery Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M enerima dan mengecek p ersiapan Finish Good dari op erator Stock Keeping. 2. M emastikan bahwa finish good y ang disiap kan sesuai planning. 3. Pengaturan p eny iap an finish good y ang akan dikirim. 4. M emastikan persiap an dilakukan sesuai urutan d elivery y an g sudah direncanakan.

78

5. M emastikan tidak ada p eny imp angan p ersiap an baik size dan quantity.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas tambahan : a. Membantu Foreman. b. Melakukan 4R di area pre-delivery. c. Membantu loading/muat p ada waktu pengiriman jika dip erlukan.

9. Nama Jabatan : Staff Admin istration Bertanggun g jawab kep ada : Kepala Seksi Lo gistik Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. Entry dan cetak dokumen : Sur at Jalan, Pas Pengeluaran Barang dan Pas Non Surat Jalan. 2. Entry uan g m akan driver. 3. Entry actual overtime. 4. Distribusi Surat Jalan ke akuntin g, BP, dan kwitansi uang obat. 5. Filling dokumen.

79

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Membantu Kasie / Foreman dalam p engolah an data b. Menjaga dan melakukan p erawatan komp uter. c. Membantu dalam menyelesaikan masalah data komp uter. d. Membantu administrasi Kwitansi obat. e. Membantu permintaan rutin alat – Alat kebersihan ke GS

10. Nama Jabatan : Driver Truck Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M elakukan p engecek an kendar aan sebelum ber angkat. 2. M elakukan p emeriksaan dan p erawatan agar kondisi truk selalu dalam keadaan siap p akai. 3. M emastikan dokumen p engirim an sesuai den gan barang yang akan dikirim. 4. M engemudikan truk sampai ketemp at tujuan. 5. M elakukan serah terim a bar ang serta dokumen terkait kep ada customer.

80

6. M embawa kembali truk dari tempat tujuan.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Melakukan 4R kendaraan. b. Membantu seksi lain y ang memerlukan jasa kend araan truk.

11. Nama Jabatan : Help er Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery dan Foreman Inventory Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M embantu tugas-tugas operator stock keeper dan pre-delivery. 2. M embantu merap ikan dan merawat stock finish good. 3. M embantu meny iap kan finish good untuk kep erluan delivery. 4. M elakukan loading ke truk atas finish good y ang akan dikirim b aik delivery OEM maup un REM, sesuai waktu serta kebutuhan delivery. 5. M emastikan p engisian loading semaksimal mun gkin. 6. M enerima dan mengecek persiap an Finish Good dari operator Stock Keeping.

81

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a.Menjaga, memb ersihkan dan merawat fin ish good. b.Melakukan 4R : area stock, area pre-delivery serta ruang administrasi. c. Membantu seksi lain y ang memerluk an bantuan den gan seijin d ari p imp inan kerja.

12. Nama Jabatan : Driver Forklift Bertanggun g jawab kep ada : Foreman Delivery dan Foreman Inventory Seksi : Lo gistik Dep artement : Distribusi dan Logistik Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M elakukan p emeriksaan dan p erawatan agar kondisi forklift selalu dalam keadaan siap p akai. 2. M elakukan p enarikanhasil setting OEM dari Semi Fin ish Good. 3. M embantu merap ikan stock finish good, maksimal susun 3 rak. 4. M embantu p ersiapan delivery FDR dan HGP. 5. M emastikan barang y ang akan di loading sesuai d en gan p ermintaan delivery.

82

6. M engemudikan forklift den gan tetap memperhatikan safety, serta lin gkungan kerja.

Tugas Berkala dan tambah an (Mingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) : 1. Tugas Tambahan : a. Melakukan 4R atas forklift da area kerjanya. b. Membantu seksi lain y ang memerlukan jasa kend araan forklift dengan seijin dari pimpinan kerja. c. Melap or ke Foreman atau man power yang ditunjuk untuk pengisian bah an bakar. (solar)

3.3.3 Profil Tim Industrial System Development ( ISD)

Gambar 3.6 Struktur Organisasi Tim Industria l System Development (ISD)

Tim ISD merup akan suatu seksi dalam perusahaan y ang bertanggun g jawab atas integrasi sistem yang digun akan dalam PT. JAR untuk mendukung berjalanny a aktifitas aktifitas op erasional p erusahaan.

83

Tim ISD m erup akan seksi yang baru terbentuk sehingga belu m m emiliki struktur organisasi dan p embagian tanggun g jawab y ang tertata dengan jelas. Tim ISD berp eran dalam menjembatani kebutuhan dan harap an dari p ekerja

di

lapangan

den gan

Divisi

Teknolo gi

Informasi

y ang

men gemban gkan ap likasi untuk memenuhi k ebutuhan teknologi. Dalam Tim ISD terdap at 4 pembagian utama yang terdiri dari p ara p rofessional y ang menan gani b idan gny a masing-masing y aitu bagian Information System, bagian Manufacturing, bagian Non-Manu facturing, dan bagian Master data. Information system bertanggun g jawab untuk mendukung p erbaikan d an p engembangan sistem inform asi y ang digunakan p ada perusahaan. Manufacturing akan menan gani segala proses transaksi y ang terhubung dengan bagian produksi perusahaan. NonManufacturing terlibat pada aktifitas perkantoran p erusahaan seperti seksi purchasing, accounting, finan ce, sales dan lainnya yang tidak termasuk dalam kegiatan produksi. Master data bertan ggun g jawab d alam m engatur dan men gelola master data y ang digunakan perusahaan dalam transaksi y ang dilakukan. Para professional tersebut menyumbangk an kem ahiran dan pengalaman d i bid an gny a masin g-masin g untuk b erkolabor asi dalam member ikan kontribusi p ada pengemban gan sistem y ang sesuai dengan kebutuhan bisnis p erusahaan serta memenuhi harapan dari p enggun a.

3.4 Proses Bisnis Berjalan

Gambar 3.7 Rich Picture Overview Proses Bisn is Order Managem ent

84

85

Customer y ang ingin melakukan pembelian bar an g dapat mengir imkan Purchase Order ke PT. JAR yang akan dilayani oleh divisi Sales . Berdasark an Purchase Order dari customer akan dibuatkan sebuah Sales Order. Pada Sa les Order tersebut akan dicetak untuk diperiksa kemb ali kesesuaian jum lah bar ang dan harga barang yang tertera oleh Kep ala Dep artemen Sales. Sales Order akan disetujui apabila informasi telah sesuai kemudian akan dilakukan Book Sales Order. Disamping Sales Order, seksi Sales juga akan melakukan p engecek an stok barang untuk memenuhi p esanan customer dan men catat jumlah p esanan yang dap at dip enuhi p ada Confirm Order. Kemudian

seksi Sales ak an

menghubungi customer k embali untuk men ginformasik an jum lah pesanan p ada Confirm Order kepada customer, lalu Confirm Order akan diarsip kan. PT. JAR memp roduksi 2 jenis produk, y aitu Original Equipmen t Manufacturing (OEM) yang saat ini mem ilik i satu customer, y aitu PT.GDI dan Replacement Equipment material (REM) y ang memiliki customer y ang terdiri d ari PT. GDI dan 14 Main dealer lain y ang tersebar d i seluruh Indonesia. Produk OEM dip eruntukkan khusus untuk customer PT. GDI dan tidak dap at dip erjualkan ke Main dealer lain. Lalu disivi Distribusi akan melakukan Scheduling ,y an g dilakukan secara manual, untuk m embuat dokumen Jadwal Pengir iman bulan an dan dokum en Jadwal Pengiriman harian untuk p engiriman barang ke customer serta melakukan Splitline atas Sales Order yang disetujui. Seksi Distribusi hanya bertanggun g jawab untuk mengatur p enjadwalan p engirim an produk REM sementara untuk Sales Order p roduk OEM tidak perlu dilakukan S cheduling karena jadwal pengiriman baran g akan diatur dan diberikan ke PT. JAR oleh

86

customer, yakni PT. GDI. Setiap hariny a Jadwal dokumen harian akan diberik an ke seksi Lo gistik untuk mengatur loading baran g. Sementara, Jadwal Pen girim an Bulanan akan diberikan ke seksi Produksi untuk menginfor masikan kebutuhan baran g dalam bulan tersebut. Untuk p roduk REM seksi Logistik akan men jalankan Release Sales Order yang akan menghasilkan nomor Surat Jalan dan melakukan load ing sesuai dengan Jadwal p engiriman harian y ang dibuatkan oleh seksi Distribusi. Barang yang di loading ke angkutan akan dicatatkan p ada Delivery Schedule (Tally Sheet manual) b eserta jumlah dan infor masi mengenai an gkutan y ang digun akan. Apabila jumlah baran g y ang di loading berbeda den gan y ang dijadwalk an m aka akan d ilakuk an r evisi splitline b erdasarkan Delivery S chedule tersebut dan akan diinformasikan ke seksi Distribusi sehingga seksi Distribusi dap at melakukan p eny esuaian. Untuk p roduk OEM, setiap hari sebelum hari p engiriman tersebut seksi Logistik akan mener ima kiriman barcode tag dari customer, y akni PT. GDI. Kemudian seksi Lo gistik akan menjalank an Release Sa les Order atas Sales Order yang telah disetujui dan melakukan loading sesuai dengan p ermintaan pada barcode tag dari customer. Jum lah baran g yang d i loading akan dicatatkan pada Delivery Schedule untuk acu an dalam melakuk an Splitlin e p ada sistem. Kemudian b aik untuk produk REM ataupun OEM . Seksi Lo gistik akan melakukan Transact Move Order (TMO) untuk mencatatkan bahwa baran g telah diterima d i staging area. Selanjutnya seksi Logistik ak an menentukan Trip pengiriman dan akan dilakukan konfirmasi Shipping (Ship Confirm). Setelah

87

seluruh p roses dijalankan m aka seksi Lo gistik akan melakukan Run Requ est untuk menghasilkan doku men p elen gkap y ang dibutuhkan yan g terdiri dari Tally sheet, 6 rangkap Surat Jalan, dan 3 ran gkap Pas Pengeluar an Barang yang ak an dibutuhkan untuk dilampirkan bersama d en gan barang yan g dikir imkan ke customer. Kemudian Surat Jalan dan Pas Pengeluar an Barang akan diber ikan kep ada Sup ir untuk melakukan pengir iman bar an g. Pas p engeluaran bar ang ran gkap 1 akan digunakan untuk p engecekan barang yang k eluar dar i perusahaan p ada bagian sekuriti. Setelah baran g dan Surat Jalan diterima oleh customer, customer akan m en gecek k esesuaian baran g den gan yang tercatat p ada Sur at Jalan y ang dikirimkan. Apabila barang tidak sesuai m aka customer akan men girimkan 1 rangk ap

Sur at Jalan kembali ke PT. JAR. Sur at Jalan y ang dikemb alik an

tersebut akan dip eriksa ulang oleh seksi Lo gistik. Jika kesalahan terletak p ada pihak PT. JAR maka PT. JAR akan mengirimk an kekuran gan b aran g p ada pengiriman selan jutny a. Jika barang telah sesuai den gan y ang tercatat pada Surat Jalan kemudian seksi Logistik akan menginformasikan customer bahwa barang telah sesuai dengan p esanan saat men in ggalk an perusahaan. Customer akan menyetujui Surat Jalan y ang telah sesuai dengan p esanan. Kemudian Pas Pengelu aran Bar an g dan Surat Jalan yang telah d ikonfirm asi diberikan k ep ada sup ir untuk dikembalikan k e PT. JAR. Pas Pengeluaran Bar ang akan didistribusikan sebagai ber ikut:

88

• Pas Pengelu aran Baran g rangkap 2 akan diambil oleh p erusahaan eksp edisi untuk digunakan d alam melakukan p enagihan biaya pengir iman terhad ap PT. JAR. • Pas Pengelu aran Baran g rangkap 3 akan disimp an sebagai arsip pada seksi Logistik setelah p engiriman dilakukan. Surat jalan terdiri dar i 6 rangkap y ang akan d idistribusikan sebagai berikut: • Surat Jalan ran gkap 1 dan rangkap 2 akan diamb il oleh p ihak customer. • Surat Jalan ran gkap 3 dan 4 diperuntukkan bagi seksi akunting. • Surat Jalan ran gkap 5 akan diamb il oleh bagian eksp edisi sebagai bukti untuk melakuk an penagihan ke PT. JAR. • Surat Jalan ran gkap 6 akan diberik an ke seksi lo gistik. Pas Pengelu aran baran g y ang diterim a dari sup ir akan disimp an sebagai arsip p ada seksi Logistik. Surat jalan yang telah dikonf irmasi akan diterim a oleh seksi logistik kemudian Surat Jalan ran gkap 3 dan 4 akan diberikan ke akunting untuk dibuatkan Invoice kep ada customer. Surat Jalan ran gkap 6 diterima seksi Logistik sebagai bukti untuk melakuk an Fulfillment Acceptance y ang meny atakan bahwa barang telah d iterima dan d ikonfirmasi oleh customer. Kemudian Surat Jalan ak an diarsip oleh seksi lo gistik. Proses menerima r etur baran g Proses RMA atau retur terbagi menjadi du a, y aitu ketika terjadi kesalahan pada surat jalan y ang dikir imkan kep ada customer dan p roses claim terhadap

89

baran g. Ap abila terjadi k esalahan pada surat jalan y ang dikirimkan, m aka bagian logistik akan men g-cancel p roses Fulfillmen t Acceptan ce, lalu ak an dibuat surat jalan y ang baru, y ang nantiny a surat jalan baru tersebut akan dikirimkan kepada customer. Proses claim terjad i ketika customer men girimkan baran g ke bagian Claim, lalu bagian Claim akan mengentri dokum en Return Material Acceptance. Dokumen RM A tersebut akan diberikan kep ada bagian Sales, untuk selanjutnya melakukan perubahan pada Sales Order yang bersan gkutan. Jika customer mengin ginkan pengembalian berupa uan g, m aka bagian sales akan merubah quantity sales order menjad i minus, dan memb erikan konf irmasi k ep ada bagian Finance terkait dengan p engembalian uang. Ap abila customer men gin ginkan pengembalian berupa barang, maka quantity sales order akan d irubah menjad i minus lalu akan d itambahkan kembali, setelah merubah quantity maka bagian sales akan member ikan konfir masi kepada bagian lo gistik, yang selanjutny a akan dilakukan p encetakkan surat jalan dan pas pengeluar an baran g y ang baru. Setelah pencetakkan surat jalan dan p as pengelu aran bar an g baru tersebut, maka baran g pengganti untuk claim ak an dikir imkan k embali ke customer.

3.4.1

Proses Bisnis Melayani Pemesanan

Gam bar 3.8 Rich Pictu re Melayani Pemesanan

90

91

Keterangan Rich Picture Melay ani Pemesanan: 1. Customer mengirimk an Purchase Order kep ada Seksi Sales. 2. Seksi Sales akan m elakuk an p engecekkan b aran g secara manual dari dokumen stok barang h arian y an g dikirimkan seksi warehouse. 3. Seksi Sales akan m embuat Sales Order sesuai dengan p esanan customer. 4. Seksi Sales akan m ember ikan konfir masi dar i Sales Order kep ada customer. 5. Sistem akan mencetak dokumen Sales Order. 6. Setelah dicetak, m aka seksi Sales akan m eminta konfir masi ke Kasie Sales. 7. Kasie Sales akan memberikan konfirmasi terhad ap Sales Order yang dibuat 8. a. Jika Sales Order tersebut disetujui maka seksi Sales akan melakukan Book Sales Order. b. Jika Sales Order tersebut ditolak maka seksi Sales akan melakukan revisi terhadap Sales Order, lalu proses akan berlanjut ke nomor emp at. 9. Seksi distribusi akan melakukan p enjadwalan.

3.4.2

Proses Bisnis Melakukan Penjadwalan

Gam bar 3.9 Rich Pictu re Melakukan Penjadwalan

92

93

Keterangan Rich Picture Melakukan Penjadwalan : 1. Seksi Distribusi akan melihat ke sistem EBS, Sales Order y ang sudah di book sebelumny a. 2. Seksi Distribusi akan melakuk an p enjadwalan bu lanan d an harian secar a manual menggunak an Ms.Excel. 3. Seksi Distribusi akan melakuk an split line d ari ju mlah p engiriman min gguan barang REM dan OEM, serta melakukan booking baran g. 4. Penjadwalan manual akan dikirimkan ke seksi p roduksi. 5. Jadwal pengiriman har ian ak an dikir imkan k e seksi logistik, dan ber lanjut ke proses p engiriman barang.

3.4.3 Proses Bisnis Melakukan Pengiriman Barang

Gambar 3.10 Rich Pictu re Melakukan Pen gir iman Baran g

94

95

Keterangan Rich Picture melakukan Pen giriman Baran g: 1.a. Seksi SFG akan m en girimkan baran g y ang nantiny a akan dikirim. b. Seksi Distribusi mengir imkan Delivery Schedule yang b erisi jadwal pengiriman barang. c. Customer AHM mengirimkan barcode tag untuk pengiriman baran g setiap hari. 2. Seksi Lo gistik akan melakukan Transact Move Order, y ang menand akan perp indahan baran g dar i Semi-Finish Good ke Finish Good . 3. a. Seksi logistik akan m elakuk an Release Sales Order y ang menandakan bahwa SO akan dip roses, serta berlanjut ke p roses Launch Pick Release (untuk barang REM). b. Seksi logistik akan melakukan Release Sales Order yang men andakan bahwa SO akan d ip roses, serta berlanjut ke proses Launch Pick Release (untuk baran g OEM ). 4. Barang yang ak an dikir im akan diloading ke truk ekspedisi, pada p roses ini akan baran g y ang dilo adin g ak an dicatat ke tally sheet secara m anual. 5.a. Jika baran g y ang dilo adin g terdapat perubahan dari jumlah split line, maka akan dilakukan rev isi dan konfir masi split lin e ke seksi

distribusi.

b. Jika tidak ada p erubahan, m aka ak an dilakukan Transact Move Order, y ang menandak an bahwa bar an g telah samp ai di staging area. 6. Seksi lo gistik akan men g-assign trip y an g berisi informasi d ata eksp edisi y ang melakuk an pengir iman, serta melakuk an ship confirm, bahwa baran g sudah siap dikirim ke customer.

96

7. Setelah itu seksi logistik akan melakukan penomoran tally sheet, d an melakuk an pencetakan pas p engeluaran b aran g rangk ap 3 dan surat jalan rangkap 6. 8. Surat Jalan dan pas pengelu aran baran g y ang dicetak akan d iberikan kep ada sup ir eksp edisi. 9. Sup ir eksp edisi akan men girimkan baran g ke customer, beserta surat jalan rangkap 6.

3.4.4 Proses Bisnis Melakukan Fulfillment Accep tance

Gam bar 3.11 Rich Pictu re Melak ukan Fu lfillment Acceptance

97

98

Keterangan Rich Picture Fulfillment Accep tance : 1. Truk ekspedisi akan mengirimkan Baran g kep ada customer, beserta surat jalan r angkap 6. 2.a. Customer akan memeriksa b aran g dengan surat jalan, jika sesuai mak a surat jalan tersebut akan ditandatan gan i dan dib erikan ke sup ir truk eksp edisi, dan surat jalan ran gkap ke 5 dan 6 ak an disimpan oleh customer. b. Jika baran g y ang dikirim tidak sesuai dengan surat jalan, maka customer akan mengirimkan 1 kopi surat jalan. 3.a. Setelah ditandatan gai, maka truk ekspedisi akan mengamb il surat jalan rangkap ke 4 untuk diarsip . b. Kopi surat jalan y ang tidak ditandatangai akan d iberik an ke lo gistik untuk dilakukan p en gecekkan. 4.a Sup ir truk ekspedisi akan member ikan surat jalan rangkap 1 -3 ke seksi logistik, 1 rangkap surat jalan akan diarsip oleh seksi lo gistik . b.Jika memang ada ketidaksesuaian, maka seksi lo gistik akan mengirimkan barang pada p engiriman selanjutnya, yang akan berlanjut

p ada proses

nomor 1. 5. Seksi lo gistik akan memberik an surat jalan sebanyak 2 rangk ap ke seksi accounting, yan g nantiny a akan berlanjut ke proses invoice. 6. Seksi lo gistik akan melakukan fulfillmen t acceptance pada sistem Oracle EBS, untuk menandakan status p engiriman “Accepted”.

3.4.5

Proses Bisnis Return Material Acceptance

Gam bar 3.12 Rich Picture Retu rn Materia l Acceptan ce

99

100

Keterangan Rich Picture Return Material Acceptance: 1.a Customer men girimkan surat jalan y ang salah ke seksi logistik. .b Customer akan mengir imkan barang yang salah/rusak k e seksi Claim. 2.a Seksi logistik akan m engcancel p roses Fulfillment Acceptance. .b Seksi Claim akan men gentri dokumen Return Material Acceptance. 3.a Seksi logistik akan m embuat surat jalan b aru. .b Sistem akan mencetak RMA yang dibuat. 4.a Seksi logistik akan m engirimkan Surat Jalan yang b aru. .b Seksi Cla im akan men girim RMA ke seksi Sales. 5.b Seksi Sales akan men gedit SO, jika customer m enginginkan p engembalian berupa uang, m aka quantity akan di minus, lalu seksi Finan ce ak an memprosesny a, jika customer men gin gink an pengembalian berupa barang, maka quantity akan diminus, lalu ditambah lagi. 6.b.1 Seksi Sales akan memberikan konfirmasi kep ada seksi Finance tentang p engembalian uang ke customer. b.2 Seksi Sales akan mengkonfirm asi tentang pengembalian b arang ke seksi Logistik. 7.b.2 Seksi lo gistik akan membuat surat jalan dan p as p engelu aran bar ang yang baru, lalu barang ak an dikir imkan k e customer yang m elakuk an claim.

101

3.5 Flo wchart Sistem Berjalan 3.5.1 Flowcha rt Membuat Sales Order

Gambar 3.13 Flow chart Membuat Sales Order

102

Keterangan Flowchart M embuat Sales Order : Tabel 3.1 Urutan Proses/Instruksi Proses M embuat Sales Order Menu / Tab dalam Fo rm

Proses / Instruksi

Menu

1. Klik Order Management

Sub Menu

2. Klik Sales Order p ada seksi Orders, Return

Sales Order

3. Salesperson, Currency terdefault

(Order Information tab Main)

dari awal 4. Pilih Customer 5. Menampilkan Customer Number, Customer Contact, Ship to Location, Bill to location 6. Masukkan Customer Purchase Order 7. Pilih Order Type 8. Pilih Price List 9. Klik Tab Others

Sales Order

10. Payment Term ter-default d ari

(Order Information tab Others)

Customer 11. Warehouse ter-default dar i Order Type 12. Tax Handling ter-default d ari awal 13. Klik Tab Line Items

103

Sales Order

14. Masukkan Ordered Item

(Lne Items tab main)

15. Masukkan Qty 16. UOM ter-default dari Item 17. Unit Selling Price ter-default dari Price List 18. Request Date ter-default 19. Masukkan Schedule Ship Date 20. Line Type ter-default dari Order Type 21. Menambah Item y ang dip esan 22. Klik tombol Availability

Availability

23. Menampilkan On Hand Qty & Qty Reservable 24. Klik Close

Menu Navigator

25. Klik Save

Sales Order

26. Order Number ter-generate

(Order Information tab Main) Sales Order (Line Items tab Main)

27. Klik Tab Other Information untuk melihat Order Number (No. Sales Order)

104

3.5.2 Flo wcha rt Mencetak Sales Ord er

Gambar 3.14 Flow chart Mencetak Sales Order

105

Keterangan Flowchart M encetak Sales Order: Tabel 3.3 Urutan Proses/Instruksi Proses M encetak Sales Order Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


Sub Menu

2. Klik Sales Order p ada bagian Orders, Return

Sales Order

3. Klik Close Form Sales Order

Navigator (Tab Function)

4. Klik Reports, Requ est p ada bagian Setup 5. Klik Run Reports 6. Klik tombol Open

Submit a New Requ est

7. Pilih Single Requ est 8. Klik Ok

Order Management Reports

9. Klik LOV p ada bagian Name

Reports

10. M asukkan ‘%” 11. Klik Find 12. Pilih Reports 13. Klik tombol Ok

Parameters

14. M asukkan Order Number (From) dan Order Number (To)

106

15. Klik tombol Ok Order Management Reports

16. Klik tombol Submit

Messages

17. Klik No

Menu Navigator

18. Klik View 19. Klik Request

Find Requ est

20. Klik Find

Request

21. Klik tombol Refresh Data samp ai “Phase : Completed, Status Normal” 22. Klik View Outpu t 23. Sales Order 24. Klik Print

107

3.5.3 Flowcha rt Melakukan Book Sales Order

Gambar 3.15 Flow chart Melakukan Book Sales Order

108

Keterangan Flowchart M elakukan Book Sales Order : Tabel 3.2 Urutan Proses/Instruksi Proses M elakukan Book Sales Order Menu / Tab dalam Fo rm

Proses / Instruksi

Menu


Submenu

2. Klik Order Organizer pada seksi Orders, Returns

Find Orders/ Quotes

3. Masukkan Order Number 4. Klik tombol Find

Order Organizer

5. Klik tombol Open

Sales Order

6. Cek status Sales Order yang akan


di-book : Entered 7. Klik tombol Book Order

Messages

8. Klik Ok

Sales Order

9. Cek status Sales Order : “Booked”


109

3.5.4

Flo wchart Melakukan Split Line

Gambar 3.16 Flow chart Melakukan Split Line

110

Keterangan Flowchart M elakukan Sp lit Lin e : Tabel 3.4 Urutan Proses/Instruksi Proses Split Line Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

M enu


SubM enu

2. Klik Order Organizer pada bagian Orders, Returns

Find Orders/Quotes

3. Masukkan Order Number 4. Klik Tombol Find

Order Organizer

5. Klik tombol Open

Sales Order

6. Cek status Sales Order : Booked


7. Klik tab Line Items

Sales Order

8. Pilih Line y ang akan di-split

(Line Items tab Main)

9. Klik tombol actions

Split Line

10. Masukkan Qty yang akan di-split 11. Masukkan sisa Qty item p ada line selanjutny a 12. Klik Split

Sales Order

13. Menampilkan Line y ang telah di-


split

111

3.5.5

Flo wchart Melakukan Scheduling & Reserva tion

Gambar 3.17 Flow chart M elakukan Schedu ling & Reservation

112

Keterangan Flowchart M elakukan S cheduling & Reservation : Tabel 3.5 Urutan Proses/Instruksi Proses Scheduling & Reservation Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Order Organizer p ada bagian Orders, Returns

Find Orders/Quotes

3. M asukkan Order Number 4. Klik Tombol Find

Order Organizer

5. Klik tombol Open

Sales Order

6. Cek status Sales Order :


“Booked” 7. Klik tab Line Items

Sales Order

8. Klik line y an g akan


dijadwalk an

Menu Navigator

9. Klik Tools 10. Klik Scheduling, pilih : Schedule

Sales Order

11. M enamp ilkan Schedule Ship


Date 12. Klik Line yang ak an direservasi

Menu Navigator

13. Klik Tools 14. Klik Scheduling, pilih :

113

Reservation Details Item Reservation Window

15. Klik Save

114

3.5.6

Flo wchart Melakukan Relea se Sales Order

Gambar 3.18 Flow chart Melakukan Release Sales Order

115

Keterangan Flowchart M elakukan Release Sales Order : Tabel 3.6 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Release Sales Order Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Shipping pada bagian Transactions

Query Manager (Lines)

3. Pilih Search for : Lin es 4. M asukkan From Schedule Date 5. M enamp ilkan To Schedule Date 6. M asukkan From Order Number 7. M enamp ilkan To Order Number 8. Klik tombol Find

Shipping Transactions

9. Pilih Line yang status Next Step : Pick Release 10. Klik Tombol Actions, pilih : Launch Pick Release 11. Klik Go

Messages

12. Klik Ok

116

Menu Navigator

13. Klik save 14. No Surat jalan ter-gen erate 15. Klik View 16. Klik Request

Find Requests

17. Klik Find

Request

18. Klik tombol Refresh Data samp ai Phase :” complete status : normal “

117

3.5.7

Flo wchart Melakukan Transact Move Order

Gambar 3.19 Flowchart Melakukan Transact Move Order

118

Keterangan Flowchart M elakukan Transact Move Order : Tabel 3.7 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Transact Move Order Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu

1. Klik Inventory

SubMenu

2. Klik Transact Move Orders pada bagian Move Orders

Organizations

3. Pilih MAT SRI Material 4. Klik OK

Find Move Order Lines (MAT)

5. Klik tab Pick Wave

Find Move Order Lines (MAT)

6. Pilih checkbox disamping Sa les

Tab Pick Wave

Order Number 7. M asukkan Sales Order Number diikuti “%” 8. Klik tombol Find

Transact Move Orders (MAT)

9. Pilih Checkbo x d i kiri p ada data y ang ingin di- transact 10. Klik View /Update Alloca tions untuk menentukan alokasi

Transact Move Order Line

11. Pilih Subinventory y ang tep at

Allocations (MAT)

12. Pilih Locator yang tepat 13. Klik tombol Lot/serial

Lot Entry (MAT)

14. Pilih Lot Number 15. Input Quantity

119

16. Klik Done Transact Move Order Line

17. Klik Transact

Allocations (MAT) Messages

18. Klik Ok

Menu Navigator


Find Requests

21. Klik Find

Request

22. Klik tombol Refresh Date samp ai Phase : “completed status : normal “

120

3.5.8

Flo wchart Melakukan Ship Confirm

M elakukan S hip Conf irm Menu

SubMenu

Query Manager

Shipping Transacti ons

Shipping Transact ions (Tab P ath by Trip)

Confirm Trip

Messages

Menu Navigat or

Find Requests

Request

Sta rt

1 Kl ki Ord er Ma n ag e me n t

2 Kl ki Tran s ac ti on s pa d a b a g a i n Sh i pp i ng

3 Pil i h Fro m Sc h ed u l e Da te

4 Inp u t Fro m O rd er Nu m be r

5 Kli k Fi n d

6 Kl i k ta b Pa th by Tri p

7 Kli k to m bo l Shi p C on fi rm

8 Un tic k “C rea te Ma s te r Bi l o f La d n i g ” da n “C rea te B li l o f La d n i g”

9 Kl ki Ok

10 Kl i k Ok

11 Kl i k Vi e w

12 Kl ki Re qu e st

13 K il k Fi n d

14 Kli k to m bo l Re fre sh Da ta sa mp a i Ph a se : c o mp l ete d S ta tu s : n o rma l

En d

Gambar 3.20 Flowchart M elakukan Ship Confirm

121

Keterangan Flowchart M elakukan Sh ip Confirm : Tabel 3.9 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Ship Confirm Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Transaction p ada bagian Shipping

Query Manager

3. Masukkan Form Schedule Date 4. Masukkan From Order Number 5. Klik Find

Shipping Transactions

6. Klik tab Path by Trip

Shipping Transactions (tab Path By

7. Klik tombol Ship Confirm

Trip) Confirm Trip

8. Untick “Create Master Bill Of Lading” dan “Create Bill Of Lading” 9. Klik Ok

Messages

10. Klik Ok

Menu Navigator


Find Requ ests

13. Klik Find

Requests

14. Klik tombol Refresh Data

122

sampai phase : “completed status : Normal”

123

3.5.9

Flo wchart Membuat Surat Jalan

Gambar 3.21 Flowchart Membuat Surat Jalan

124

Keterangan Flowchart M embuat Surat Jalan : Tabel 3.8 Urutan Proses/Instruksi Proses Membuat Surat Jalan Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Transaction p ada bagian Shipping

Query Manager

3. PilihForm Schedule Date 4. To Schedule Date ter-default 5. Input From Order Number 6. Klik Find

Ship ping Transactions

7. Pilih Sur at Jalan dengan Line status Staged/Pick Confirm 8. Klik tab Path by Trip

Ship ping Transactions (tab Path By

9. Ap akah Surat Jalan tidak

Trip )

digabun gkan dengan trip lain ? 10. Klik Tab Delivery

Ship ping Transactions (tab Delivery )

11. Catat No Surat jalan 12. Klik Actions p ilih Auto Create Trip 13. Klik tombol Go 14. No Trip ter-generate 15. Klik Tab Path By Trip

125


16. Catat No Trip

Trip )

17. Klik tombol Detail

Trip

18. Klik Tanda Flexfield

Additional Information Trip

19. Inp ut nomor Truk, Nama Pengemudi, Mode Ekspedisi, Biay a Eksp edisi

Menu Navigator

20. Klik Ok 21. Klik Tools 22. Klik Hitung Biaya Ekspedisi

Trip

23. Routing Instructions ter-default 24. Klik Done 25. Klik Yes 26. Klik Tab Delivery

Ship ping Transactions (tab Delivery )

27. Pilih Action Assing To Trip 28. Klik Go

Assign Deliver ies to Trip

29. Masukkan Trip 30. Klik Ok 31. Klik tab Path by Trip


32. Cek no Trip yang sudah di-

Trip )

assign

126

3.5.10 Flowchart Mencetak Surat Jalan

Mencetak Surat Jalan Menu

SubMenu

Query Manager

Submit a New Request

Shipping Report s and Documents (MAT)

Paramet ers

Messages

Menu Navigat or

Find Requests

Request

Sta rt

1 Kli k Ord e r M a n ag e m en t

2 Kli k Re po rts an d Do c u me n ts p a da b ag i a n Sh i p pi n g

3 Pl h i M AT SRI Ma te ri al

4 K il k O k

5 Pi l h i Si n gl e Re q u es t

6 Kl i k Ok

7 In p u t N am e

8 In p u t N o mo r Su ra t Ja l a n

9 K il k O k

10 Kl ki Su bm i t

11 Kli k N o

12 Kl ki Vi ew

13 Kl i k R eq u e st

14 K il k Fi n d

15 Kl i k to mb o l R e fre s h D ata sa m p ai Ph a se : co m pl e te d Sta tu s : n or ma l

16 Kl i k Vi e w Ou tp u t

17 Su rat J a a l n

18 Kli k Prin t

Sur at J al a n ran g ka p 6

En d

Gambar 3.22 Flowchart Mencetak Surat Jalan

127

Keterangan Flowchart M encetak Surat Jalan : Tabel 3.10 Urutan Proses/Instruksi Proses Mencetak Surat Jalan Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Reports and Documents p ada bagian Shipping

Query Manager

3. Pilih MAT SRI Ma terial 4. Klik Ok


5. Pilih Single Request 6. Klik Ok

Shipping Reports and Documents

7. Masukkan Name

(MAT) Parameters

8. Input Nomor Surat Jalan 9. Klik Ok

Shipping Reports and Documents

10. Klik Submit

(MAT) Messages

11. Klik No

Menu Navigator


Find Requ ests

14. Klik Find

Requests

15. Klik tombol Refresh Data sampai phase : “completed status : Normal”

128

16. Klik View Output 17. Surat Jalan 18. Klik Print

129

3.5.11 Flo wchart Mencetak Pas Pengeluaran Barang

Gambar 3.23 Flow chart Mencetak Pas Pengelu aran Bar ang

130

Keterangan Flowchart M encetak Pas Pengeluar an Barang : Tabel 3.11 Urutan Proses/Instruksi Proses Mencetak Pas Pengelu aran Baran g Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Run request pada Reports, Requests 3. Klik Open


4. Pilih Single Requ est 5. Klik Ok


6. Pilih Name SRI – Penomoran Tally Sheet

Parameters

7. M asukkan Cust_Code, No_Pol 8. Klik Ok

Messages

9. No Tally Sheet ter-generate 10. Klik Yes


11. Pilih SRI-OM-Tally Sheet

Parameters

12. M asukkan No. Tally Sheet 13. Klik Ok

Messages

14. Tally_Sheet ter-generate 15. Klik Yes


16. Pilih SRI – Peno moran PPB

Parameters

17. Input_Tally_Sheet 18. Klik Ok

131

Messages

19. No PPB ter-generate 20. Klik Yes


21. Pilih SRI-Pas Pen geluaran Baran g

Parameters

22. Input No PPB 23. Klik Ok

Messages

24. Klik Yes


25. Pilih SRI – Surat Jalan

Parameters

26. M asukkan Nomor Surat Jalan 27. Klik Ok

Menu Navigator

28. Klik View 29. Klik Request 30. Klik Shipping Reports and Documents 31. Klik Open

Find Requ est

32. Klik Find

Requests

33. Klik Tombol Refresh Data samp ai Phase : “completed status : normal” 34. Klik View Outpu t 35. Pas Pengeluaran Bar ang 36. Klik Print

132

3.5.12 Flo wchart Melakukan Fulfillm ent Accepta nce

Gambar 3.24 Flowchart Melakukan Fulfillment Accep tance

133

Keterangan Flowchart M elakukan Fulfillmen t Acceptan ce : Tabel 3.12 Urutan Proses/Instruksi Proses Melakukan Fulfillment Accep tance Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Order Organizer p ada bagian Orders, returns

Find Orders/ Quotes

3. M asukkan Order Number 4. Klik Find

Order Organizer (tab Lines)

5. Pilih Line yang statusny a Pending Pre – Billing 6. Klik tombol Actions

Actions

7. Pilih Fulfillment Acceptance 8. Klik Ok

Lines

9. Pilih cek Bos yang aktif den gan Accep tance Status, y aitu Pending


10. Pilih Action jika surat jalan valid, maka klik “Accept”, jik a tidak valid maka klik “Reject” 11.Klik Go 12.M asukkan Acceptance Comments jika action y ang dip ilih adalah “Accept” atau m asukkan Rejection Comments jika action y ang d ip ilih

134

adalah “Reject” 13.Klik Submit 14.Klik Ok

135

3.5.13 Flo wchart Melakukan Return Material Accep tance

Gambar 3.25 Flowchart M elakukan Return Material Acceptance

136

Keterangan Flowchart M elakukan Return Material Acceptance : Tabel 3.13 Urutan Proses/Instruksi Proses M elakukan Return Material Acceptance Menu / Tab dalam Form

Proses / Instruksi

Menu


SubMenu

2. Klik Sales Order p ada seksi Orders, Returns

Sales Order (Order Information tab Main)

3. Salesp erson, Currency terdefault dari awal 4. Pilih Customer 5. Menampilkan Customer Number, Customer Contact, Ship to Location, Bill to Location 6. Input Customer PO 7. Pilih Order Type 8. Klik Tab Others

Sales Order (Order Information tab

9. Payment Term terdefault dari

others)

Customer 10. Warehouse terdefault dari Order Type 11. Tax Handling terdefault dari awal 12. Klik Tab Line Items

137

Sales Order (Line Items tab Main)

13. Input Item yang dik embalikan pada Ordered Item 14. Input Qty Item yang dikembalikan d isertai tanda (-) 15. UOM terdefault dari Item 16. Unit Selling Price terdefault dari Price List 17. Request Date terdefault 18. Pilih Line Type : Return 19. Menambah item y ang dikembalikan? 20. Klik tab Return

Sales Order (Line Items tab Return)

21. Input Return Reason

Menu Navigator

22. Klik Save

Sales Order (Order Information tab Main)

23. Order Number Tergen erate

Sales Order (Line Items tab Return)

24. Klik Tab Order Information untuk melihat Order Number (No Sales Order) 25. Catat no RMA 26. Klik tombol Book

138

3.6 Analisa Kepuasan User Dalam p engukuran kep uasan user terhadap sistem Oracle E-Business Suite, diguun akan metode p enelitian untuk mendap atkan data mengenai kep uasan user. Metode kuesioner merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mendap atkan data yang aktual. Variabel-variab el y ang digun akan seb agai dasar penentuan kep uasan user berdasarkan p ada ISO 9126 yang memp uny ai standar terhadap kualitas sistem. Dalam I SO 9126 terdap at enam k arakteristik y ang dijadik an variabel dasar untuk men gukur kualitas sistem yang digunakan user. Enam karakteristik tersebut, y aitu : Tabel 3.14 Enam Kar akteristik ISO 9126 Characteristics

Subcharacteristics

Functiona lity

Suitability Accuracy Interoperability Security Functionality complian ce

Reliab ility

Maturity Fault to lerance Recoverability Reliab ility compliance

Usability

Understandability Learnability

139

Operability Attractiveness Usability compliance Efficien cy

Time behavior Resource utilization Efficien cy compliance

Maintainability

Analyzability Changeability Stability Testability Maintainability complian ce

Portability

Adaptability Installability Co-existen ce Replaceability Portability compliance

Dari 27 subcharacteristics yang dip etakan dalam 6 characteristics, subcharacteristics y ang kam i gunak an dalam kuesioner yang kami sebark an, yaitu : Tabel 3.15 Penurunan subcharacteristics kuesioner Characteristics

Subcharacteristics

140

Functiona lity

Suitability Accu racy Security Functiona lity com pliance

Reliab ility

Fault to lerance

Usab ility

Understandability Lea rnability

Efficiency

Time behaviour

Maintainability

Stability

Portability

Replaceability

Dalam kuesioner ini, 14 resp onden y ang terlibat, 2 oran g dari divisi Sales dan seksi Claim, 2 orang dari div isi Distribusi, dan 10 orang dari seksi Logistik. Terdap at 10 p ertanyaan y ang m embah as tentang kualitas sistem dalam modul Order Management. Pengukur an kuesioner k ep uasan user ini m en ggunakan skala Likert. Berikut adalah komposisi nilai yan g digunak an dalam kuesioner : •

San gat setuju mem ilik i skor 5

•

Setuju memiliki skor 4

•

Netral memiliki skor 3

•

Tidak setuju memiliki skor 2

• San gat tidak setuju memiliki skor 1

141

Untuk mengetahui kep uasan user terhadap sistem y ang digunakan p ada modul Order Management adalah : •

Ap abila semua responden menjawab sangat tidak setuju, maka jumlah skor terendah adalah 14 x 1 = 14 (nilai min imal).

•

Ap abila semua resp onden men jawab san gat setuju, maka ju mlah skor terendah adalah 14 x 5 = 70 (nilai maksimal).

Dari skor terendah dan tertinggi, terdap at selisih sebesar 56, sehingga pembagian dan p emisahan rank dap at terbagi menjad i low, medium, dan high. Dalam pemisahan range rank y ang dap at dipakai, mak a hasil keseluruhan p erlu dibagi 3 sehin gga setiap range antar rank adalah 18,6, yang dibulatkan menjadi 19. •

Jumlah skor antara 14 – 32 menandakan b ahwa user tidak p uas.

•

Jumlah skor antara 33 – 51 menandakan b ahwa user biasa saja.

•

Jumlah skor antara 52 – 70 menandakan b ahwa user puas.

3.6.1 Pengukuran Kepuasan User Sistem O racle E-Business Suite Mo dul Ord er Mana gement • Perny ataan 1, variabel usability-und erstandability Sistem Oracle E-Busin ess Suite y ang diimplementasikan mudah untuk digunakan.

142

Tabel 3.16 Hasil Kuesioner p ernyataan 1 Pilihan Jawaban

Jawaban Perny ataan 1

Bobot

Total

2

5

10

8

4

32

4

3

12

0

2

0

(>1 bulan)

0

1

0

Jumlah

14

Sangat setuju (<1 minggu) Setuju (1-2 min ggu) Netral (2-3 min ggu) Tidak setuju (3-4 min ggu) Sangat tidak setuju

54

Kesimpulan : Dari hasil analisa p ertany aan 1, maka didap atkan bahwa jumlah nilai 54, y ang membuktikan bahwa user puas.

• Perny ataan 2, variabel usability- learnability User mengerti cara untuk men ggunakan system Oracle E-Business Suite.

Tabel 3.17 Hasil Kuesioner p ernyataan 2

143

Pilihan Jawaban


Bobot

Total

Sangat setuju

0

5

0

Setuju

11

4

44

Netral

3

3

9

Tidak setuju

0

2

0

Sangat tidak setuju

0

1

0

Jumlah

14

53


• Perny ataan 3, variabel efficiency-time behaviour Respon system Oracle E-Business Suite cep at saat digunak an.

Tabel 3. 18 Hasil Kuesioner pernyataan 3 Pilihan Jawaban


Bobot

Total

0

5

0

5

4

20

2

3

6

5

2

10

Sangat setuju (>5 menit) Setuju (4-5 menit) Netral (3-4 menit) Tidak setuju (1-2 menit)

144

Sangat tidak setuju ( < 1 menit)

2

Jumlah

1

14

2 38

Kesimpulan : Dari hasil analisa p ertany aan 3, maka didap atkan bahwa jumlah nilai 38, y ang membuktikan bahwa user biasa saja.

• Perny ataan 4, variabel mainta inability-stab ility Frekuensi Sistem Oracle E-Business Suite mengalam i gangguan rendah.



Bobot

Total

p ernah)

0

5

0

Setuju (1-4 p er hari)

2

4

8

Netral (± 5 p er hari)

3

3

9

8

2

16

1

1

1

Sangat setuju (tidak

Tidak setuju ( 6-9 p er hari) Sangat tidak setuju (>10 p er hari) Jumlah

14

34

145

Kesimpulan : Dari hasil analisa p ertany aan 4, maka didap atkan bahwa jumlah nilai 34, y ang membuktikan bahwa p endap at user netral.

• Perny ataan 5, variabel realiability- fault tolerance Sistem Oracle E-Busin ess Suite dapat menguran gi r esiko kesalahan akibat input secara manual.



Bobot

Total

Sangat setuju

0

5

0

Setuju

12

4

48

Netral

1

3

3

Tidak setuju

1

2

2

Sangat tidak setuju

0

1

0

Jumlah

14

53


• Perny ataan 6, variabel fun ctiona lity-accuracy Sistem Oracle E-Busin ess Suite dapat menyediakan infor masi y ang len gkap dan dapat diandalkan sesuai d en gan kebutuhan bisnis.

146



Bobot

Total

Sangat Setuju

3

5

15

Setuju

5

4

20

Netral

5

3

15

Tidak Setuju

1

2

2

Sangat Tidak Setuju

0

1

0

Jumlah

14

52


• Perny ataan 7, variabel fun ctiona lity-suitability Sistem Oracle E-Busin ess Suite m endukung aktivitas p roses bisnis yang berjalan.



Bobot

Total

Sangat setuju

3

5

15

Setuju

8

4

32

Netral

3

3

9

Tidak setuju

0

2

0

Sangat tidak setuju

0

1

0

147

Jumlah

14

56


• Perny ataan 8, variabel functiona lity-functionality compliance Fitur y ang tersedia dalam system Oracle E-Busin ess Suite telah memudahk an kebutuhan p roses bisnis berjalan.



Bobot

Total

Sangat setuju

2

5

10

Setuju

6

4

24

Netral

5

3

15

Tidak Setuju

1

2

2

Sangat tidak setuju

0

1

0

Jumlah

14

51

Kesimpulan : Dari hasil analisa p ertany aan 8, maka didap atkan bahwa jumlah nilai 51, y ang membuktikan bahwa user biasa saja.

• Perny ataan 9, variabel portability-replaceability

148

Sistem Oracle E-Busin ess Suite dapat menan gan i proses yang dilakukan secara manual. Cth : Proses konfirmasi data dilakukan secara system sep erti Fulfillment Acceptance. Tabel 3.24 Hasil Kuesioner p ernyataan 9 Pilihan Jawaban


Bobot

Total

0

5

0

7

4

28

7

3

21

0

2

0

menan gan i p roses)

0

1

0

Jumlah

14

Sangat Setuju (100% dapat

menangani

p roses) Setuju (80 % dap at menan gan i p roses) Netral (60%

dap at

menan gan i p roses) Tidak setuju (40% dapat

menangani

p roses) Sangat tidak setuju (0 -

20%

dap at

49

Kesimpulan : Dari hasil analisa p ertany aan 9, maka didap atkan bahwa jumlah nilai 49, y ang membuktikan bahwa p endap at user netral.

149

• Perny ataan 10, variabel functiona lity-security Sistem Oracle E-Busin ess Suite m emp uny ai standar keamanan y ang baik. Cth : Username dan Password untuk setiap user. Tabel 3.25 Hasil Kuesioner p ernyataan 10 Pilihan Jawaban


Bobot

Total

3

5

15

10

4

40

1

3

3

0

2

0

data tanp a otorisasi)

0

1

0

Jumlah

14

Sangat

setuju

(tracking data serta otorisasi

user

terhadap transaksi) Setuju (otorisasi user untuk

mengakses

data) Netral

(verifikasi

username

dan

p assword) TIdak setuju (hany a warning saja) Sangat tidak setuju (dapat

mengakses

58


150

3.6.2 Kesimpulan Kepuasan User Sistem Oracle E-Business Suite Modul Ord er Mana gement. Berdasarkan hasil kuesion er kepuasan user terhadap 14 responden dari seksi Sales, Distribusi, Logistik, dan Cla im, dan dib agi den gan jumlah p ertany aan, maka didap at hasil rata-rata dari kep uasan user sebesar 51,4% , y ang setelah dibulatkan menjadi 51%. Dari hasil kuesioner in i dapat disimpulkan bahwa user merasa b iasa saja terhadap sistem y ang digunakan p ada modul Order Management. Tabel 3.26 Rata - Rata Hasil Kuesioner Kep uasan User Pertanyaan

Total Hasil

Pertanyaan 1

54 Puas

Pertanyaan 2

53 Puas

Pertanyaan 3

38 Netral

Pertanyaan 4

34 Netral

Pertanyaan 5

53 Puas

Pertanyaan 6

52 Puas

Pertanyaan 7

56 Puas

Pertanyaan 8

51 Netral

Pertanyaan 9

49 Netral

Pertanyaan 10

58 Puas

Total / Jumlah

51,4 Netral

Pertanyaan

Kesimp ulan

151

Beberap a p engemb angan y ang perlu dilakukan terhad ap sistem y ang perlu digunakan berd asarkan ISO 9126 y aitu p ada variabel : • efficiency – time behaviour • maintainability – stability • functiona lity – functionality compliance • portability - replaceability Berdasarkan variabel diatas, dapat dilihat bahwa sistem y ang digun akan

p ada

p erusahaan

dalam

modul

Order

Management

membutuhkan pengembangan p ada segi waktu, stabilitas, fungsionalitas, dan kemamp uan fasilitas dari aplikasi untuk men ggantikan tugas y ang dilakukan secara manual. Pengemb an gan yang dapat dilakukan antara lain ad alah : o Meng-upgrade sp esifikasi dari hardware Berdasarkan hasil kuesioner, variabel y ang menun jukkan masih memerlukan p engembangan yaitu didasari atas kurangnya sp esifikasi dari hardware dalam m emp roses suatu transaksi, oleh karena itu dip erlukan upgrade dar i spesifikasi hardware y ang digun akan agar waktu p emrosesan suatu transaksi menjadi leb ih cepat dan efisien. o Melakukan personalisasi dari sistem Oracle E-Business Suite

152

Berdasarkan hasil kuesioner, var iabel y ang menun jukkan masih mem erlukan p engemb angan y aitu didasari atas kemamp uan sistem dalam m emenuh i fungsi yang dibutuhkan, oleh karena itu p erlu dilakukan

pengemban gan

berupa

p ersonalisasi

sistem

agar

implementasi sistem Oracle EBS men jadi lebih maksimal dan efektif.

3.7 Kon disi dan Alternatif Pengembangan / Pemecahan Masalah Tabel 3.27 Tabel Kondisi dan Alternatif Pengembangan / Pemecahan Masalah

No

Aktivitas

Kondisi

Masalah

Keterangan

Entry Sales

Dalam

Order

diharuskan untuk memilih Order Type,

mendukung filtering pilihan Sales

saat meng-klik LOV(List of Value)

LOV

Temuan

. 1.

membuat

Sales

Order Sistem

maka akan keluar berbagai pilihan dengan Order Type namun, tidak semua bisa yang

Oracle EBS tidak

Order

Type

custom er dipilih

pada

membuat P

Dalam

Order

field

sesuai Order Type dipilih tertentu berdasarkan Sales custom er

yang

dipilih karena terdapat Order Type Order.

melakukan

tertentu yang berlaku unt uk custom er

pemesanan.

tertentu.

Ini merupakan salah

Akan muncul warning m essage dari

satu pengembangan

sistem apabila pilihan Order Type

untuk

efisiensi

153

yang

dipilih tidak

custom er

tetapi

sesuai dengan

tidak

terdapat

waktu

dalam

transaksi.

petunjuk yang menunjukkan Order Type

mana

yang

sesuai

dengan

custom er yang dimaksud. Dalam

membuat

Order Sistem Oracle EBS tidak

Sales

diharuskan untuk memilih Price List mendukung filtering pilihan

membuat P

Dalam Sales

yang menent ukan daftar harga yang LOV Price List sesuai dengan Price

Order List

akan dikenakan kepada custom er atas custom er tertentu yang dipilih

berdasarkan

produk yang dipesan, saat meng-klik dan produk yang berlaku

custom er

LOV(List of Value) maka akan keluar pada Sales Order.

melakukan

berbagai pilihan Price List

namun,

pemesanan

tidak

karena

berdasarkan

semua

bisa

terdapat Price List

dipilih

tertentu yang

berlaku untuk custom er tertentu.

field dipilih

yang

atau

perjanjian sebelumnya dengan

154

Akan muncul warning m essage dari

custom er disamping

sistem apabila pilihan Price List yang

itu, setiap Price List

dipilih tidak sesuai dengan custom er

memiliki

tetapi tidak

berlakunya masing-

terdapat petunjuk yang

masa

menunjukkan Price List mana yang

masing .

sesuai

Ini merupakan salah

dengan

custom er

yang

dimaksud.

satu pengembangan untuk

efisiensi

waktu

dalam

transaksi. 2

Melakukan

Dalam membuat Sales Order unt uk Modul

Availability

mencatat

check

pengecekan dilakukan

pemesanan

MRP(Material Pengecekan

custom er, Resource Planning)

stok

barang

secara

manual

masih terintegrasi dengan OM

(Order

dengan

belum tidak modul dilakukan

Managem ent) realtime

stok M dapat secara sehingga

melihat jumlah stok melalui form yang sehingga fungsi Availability terdapat keterbatasan

155

dibuat dengan open office calculate check yang

3.

dikirimkan

dari

belum

dapat dalam

bagian digunakan.

menerima

jumlah

transaksi

warehouse ke bagian Sales setiap hari.

dalam sat u harinya.

Konfirmasi

Selain membuat Sales Order unt uk Sistem Oracle EBS tidak

Confirm ation Order M

Sales Order

mencatat transaksi pemesanan bagian mendukung pembuatan dan

bert ujuan

kepada

Sales juga akan membuat sebuah pengiriman dokumen (e-m ail)

dokumentasi

unt uk

custom er

dokumen Confirm ation Order yang untuk menginformasikan

memastikan

bahwa

digunakan konfirmasi custom er.

melakukan kepada custom er perihal

untuk pemesanan Kemudian

kepada pemesanan yang dilakukan.

pesanan

yang

tercatat sudah sesuai dengan

bagian Sales

sebagai

permintaan

custom er.

akan menghubungi custom er unt uk melakukan konfirmasi dan dokumen Confirm ation Order akan diarsip. 4

Konfirmasi

Sales

Order

yang

telah

dibuat

Sistem Oracle EBS tidak

Tanpa konfirmasi

Sales Order

kemudian disimpan dan dicetak unt uk menyediakan fit ur untuk

Sales Order maka

M

156

oleh Head Of

diberikan kepada Head of Sales. Head konfirmasi Sales Order yang

proses tidak dapat

Sales

of Sales akan

dilanjutkan.

barang pesanan

memeriksa jumlah dapat digunakan Head of dan

harga yang Sales unt uk memeriksa Sales

diberikan apabila telah sesuai maka Order yang telah dibuat. Sales Order akan diset ujui dengan ditanda tangani oleh Head of Sales. 5

pengiriman M

Membuat

Dari transaksi-transaksi pemesanan Sistem Oracle EBS tidak

Jadwal

jadwal

yang dilakukan bagian distribusi akan menyediakan fit ur untuk

harian

pengiriman

membuat sebuah

(Delivery

pengiriman

harian

Schedule)

pengiriman

bulanan

bulanan serta

office calculate kemudian dokumen penjadwalan bulanan.

menentukan

harian.

jadwal

akan

pengiriman

dikirimkan ke bagian logistik dan

setiap hari.

dokumen jadwal pengiriman bulanan

Jadwal

akan

dokumen jadwal mengatur penjadwalan

digunakan

unt uk

jadwal pengiriman baik unt uk

melakukan

proses

pengiriman

dan

dengan open penjadwalan harian maupun

harian

Splitline

yang

barang

pengiriman

157

akan dikirimkan ke bagian produksi.

Bulanan

Pembuatan

jenis

dokumen

penjadwalan

mencatat

dan

jumlah

bulanan tersebut adalah secara batch

produk yang akan

setiap minggu dari beberapa transaksi

dikirimkan

yang dilakukan.

sebulan. jadwal

selama Dokumen

pengiriman

bulanan

akan

digunakan acuan

sebagai dalam

melakukan Forecast jenis

dan

jumlah

produk yang harus diproduksi

oleh

bagian produksi. 6

Melakukan

Pada saat melakukan proses Splitline,

Sistem Oracle EBS tidak

Kesalahan

input M

158

proses Splitline

user akan melakukan input jumlah mendukung penghit ungan

mungkin

produk yang di-split kemudian sisa otomatis dalam proses

akibat hum an error.

jumlah

produk

harus

terjadi

di-input splitline.

setelahnya. 7

Loading barang Jenis dan jumlah produk yang di-

Sistem Oracle EBS hanya

M

Pembuatan Tally

dan pencatatan

loading akan dicatat pada form tally digunakan sebatas formalitas

sheet dilakukan dua

Tally Sheet

sheet manual kemudian akan di-input untuk menyesuaikan dengan

kali secara manual

ke dalam sistem. Sementara data pada prosedur. Dokumentasi

dan sistem dengan

tally sheet manual mengacu pada pengiriman barang pada

nomor form yang

jumlah real yang di-loading, tally sistem tidak akurat.

berbeda.

sheet pada sistem mencatat sesuai dengan pesanan pada Sales Order apabila pada saat loading jumlah barang berlebih atau kurang maka hanya dicatat secara manual pada tally

159

sheet secara manual. Tidak terdapat dokumentasi secara sistem. 8

9

Assign to trip

Sistem akan meminta input informasi Sistem Oracle EBS tidak

Apabila input pada P

dan ship

ekspedisi; field ‘biaya ekspedisi’ yang men-default field ‘biaya

field

‘biaya

confirm

harus

ekspedisi’

bukan

diisi

dengan

‘0’. ekspedisi’ dengan nilai ‘0’.

angka

Pengisian dengan angka lain tidak

angka ‘0’ maka akan

memiliki

menyebabkan error

efek

terhadap

biaya

pengiriman. Sementara apabila tidak

pada

diisi proses tidak bisa dilanjutkan.

akunting.

Run Request

Fungsi dari Run Request pada proses Sistem Oracle tidak

User merasa proses M

untuk mencetak

mencetak

tally sheet dan

Pengeluaran

Pas Pengeluaran

menghasilkan nomor untuk No Tally

lama dalam

Barang

sheet,

Run

tally

sheet

dan

Barang adalah

Tally_Sheet,

Pengeluaran Barang.

dan

No

Pas mendukung efisiensi waktu unt uk untuk proses pengiriman.

Pas

terlalu

bagian

bertingkat

dan memakan wakt u proses

Request

Pas

Pengeluaran Barang.

160

10

Melakukan Ship

Saat melakukan proses Ship Confirm , Default Sistem Oracle EBS

Pilihan Master Bill P

Confirm

user harus memastikan bahwa pilihan tidak tepat seharusnya pilihan

Of

Master Bill Of Lading dan Create Bill Master Bill Of Lading dan

Create

Of Lading tidak tercentang. Secara Create Bill Of Lading

Lading

default

memiliki default tidak

otorisasi

bagian

tercentang.

finance

unt uk

kedua

tercentang.

pilihan

tersebut

Lading Bill

dan Of

merupakan

melakukan billing. Keterangan: Jenis Temuan: P : Pengem bangan M: Masalah

161

3.8 LO E (Length Of Effort) Masa Magang : 6 Juli 2010 sampai dengan 27 September 2010. Jadwal kerja : Senin-Jumat, 8 jam sehari. Total Hari / Jam kerja : 42 hari / 333 jam kerja. Berikut adalah daftar kegiatan yang dilakukan penulis selama masa magang: Tabel 3.27 LOE (Length Of Effort) Waktu Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

Hasil Kegiatan

6 /7/2011

07.00

Pengenalan proses produksi

-

Alur proses Tire &

Mengetahui proses pem buatan

Rabu

–

Tube-1

Ban dalam dan ban luar.

Tanggal / Hari

16.00

8

produk ban secara um um

Video How Tires are m ade

162

Flow process R4 Pengenalan proses bisnis

-

modul Order to Cash

Flowchart modul

Mengetahui proses bisnis

Order to Cash setelah

Order to Cash

menggunakan EBS 7/7/ 2011

07.00

Kamis

–

8

Pengenalan terhadap

Staff

Profil perusahaan

Mengenal lebih jauh tentang

organisasi

HRD

Aturan kerja

perusahaan, at uran kerja,

16.00

pencapaian perusahaan dan pengenalan produk. Keliling pabrik

Mentor

Proses Produksi tire

Melihat langsung proses

dan tube

bisnis berjalan (Fokus pada proses produksi) serta mengetahui denah pabrik.

Mempelajari Flowchart dari proses bisnis modul Order Managem ent

-

Order to cash PR-101-

Memahami ruang lingkup

12

untuk Modul Order Managem ent.

163

Sales Order Æ Book Æ RSO ÆTMO ÆSJ ÆShip Confirm Æ FA 8 /7/2011

07.00

Jumat

–

8

Diskusi terbuka dan Tanya

Mentor

Integrasi modul-modul

Memperoleh pemahaman

yang dijalankan pada

terhadap keterkaitan antar

Oracle EBS.

modul.

Video tutorial SO-

Memahami cara penggunaan

transaksi yang dijalankan

Book, Split line, Move

sistem EBS untuk Transaksi

pada modul Order

Order dan FA

standar pada Order

jawab dengan mentor

16.00

Melihat Video tutorial akan

-

Managem ent

Managem ent

Senin 11 Juli 2011 IJIN 12/7/201

07.00

1 Selasa

–

8

Merangkum narasi proses bisnis modul Order

-


Narasi proses bisnis Order

12

Managem ent

164

16.00

Managem ent berdasarkan Flowchart Order to cash PR-101-

Daftar Istilah pada Order

istilah pada proses bisnis

12

Managem ent

Order Managem ent

Video tutorial Order

Membuat rangkuman untuk

-

Managem ent Order to cash PR-101-

FAQ untuk modul Order

Question seputar modul

12

Managem ent.

Order Managem ent

Video tutorial Order

Menyusun Frequent Asked

-

Managem ent 13/7/201

07.00

8

Mendiskusikan dan

Mentor

FAQ

Melengkapi Dokumentasi

1 Rabu

–

menanyakan pertanyaan

FAQ modul Order

16.00

untuk menjawab FAQ

Managem ent dengan Jawaban.

Mempelajari dokumentasi

-

User Guide by Module

Mengenali komponen /

165

tutorial penggunaan sistem

– OTC

parameter yang digunakan

EBS untuk modul Order

dalam transaksi pada modul

Managem ent

Order Managem ent. Co: Dalam membuat Sales Order yang harus diperhatikan adalah custom er, Order Type, Price List, item , Kuantitas item serta line Type.

14/7/201

07.00

1 Kamis

– 16.00

8

Mendalami sistem Oracle modul Order Managem ent

-

E-Book Oracle E-

Pemahaman terhadap sistem

Business Suite R12

Oracle EBS secara umum.

Supply Chain

‐

Managem ent

Fungsi dari Sistem Oracle modul Order Managem ent

‐

Integrasi dengan modul lain

166

‐

Fitur yang perlu di set up

‐

Proses end to end

Survey lapangan ke Seksi

Seksi

Kegiatan di Seksi

Melihat proses pem buatan

Logistik untuk melihat

Logisti

logistik

Surat Jalan dan pengiriman.

proses Transaksi dilakukan

k

Menyusun dokumen

-


Dokumentasi flowchart proses

12

bisnis

Dokumentasi flowchart

Knowledge Sharing modul

Flowchart Proses bisnis beserta penjelasannya. 8

Melakukan upload

-

15/7/201

07.00

1 Jumat

–

Flowchart proses bisnis

proses bisnis

Order Managem ent melalui

16.00

Order Managem ent ke

Daftar istilah pada

SIAPPEDIA

SIAPPEDIA dan upload

Order Managem ent

istilah ke wikipage Melihat proses Move

Seksi

Proses Move Order

Memahami fungsi dari Move

167

transfer Order dijalankan di

SFG

Transfer

Transfer Order dan

lingkungan kerja dan

penggunaannya.

dilkakukan pada sistem

Move Transfer Order dijalankan apabila terdapat perpindahan yang dilakukan di antara bagian dalam perusahaan. Value masih berada dalam perusahaan.

18/7/201

07.00

1 Senin

–

8

Membaca materi database

-

16.00

Manga Guide to

Pemahaman terhadap konsep,

Database

fungsi serta penggunaan database.

Wawancara dengan Seksi

Seksi

logistik perihal laporan

logistik

delivery harian

Laporan delivery harian Mengetahui detil informasi yang dirangkum dalam delivrery harian serta

168

kekurangan pada Laporan tersebut. Merancang design laporan

-

Laporan delivery harian Design reporting : delivery

untuk delivery harian sesuai

harian serta deskripsinya

kebut uhan user 19/7/201

07.00

1 Selasa

– 16.00

8

Menunjukkan dan

Design reporting :

Menangkap kekurangan dari

menjelaskan design

delivery harian serta

design reporting yang dibuat

reporting yang dibuat

deskripsinya

Wawancara dengan user

20/7/201

07.00

1 Rabu

–

8

Mentor

Melakukan posting FAQ ke

Seksi

Design reporting :

Design reporting: revisi 1

Logisti

delivery harian serta

delivery harian

k

deskripsinya

-

FAQ modul Order


Managem ent


forum SIAPPEDIA

16.00

SIAPPEDIA Melakukan upload video

-

Video tutorial modul


169

tutorial yang telah

Order Managem ent:

dikonversi ke SIAPPEDIA 21/7/201

07.00

1 Kamis

8

SIAPPEDIA

Memantau aktifitas pada

Membe

–

forum serta melakukan

r forum

16.00

Tanya jawab melalui forum Mempelajari modul Costing


-

dan Cash Managem ent

FAQ pada Forum

Knowledge sharing

PR -101-06 Costing

Daftar Istilah serta FAQ pada

PR -101-14 Financial

modul Costing dan Cash Managem ent

22/7/201

07.00

1 Jumat

– 16.00

8

Melengkapi Istilah serta

Daftar Istilah serta

Revisi Daftar Istilah serta

menjawab FAQ pada modul

FAQ pada modul

FAQ pada modul Costing dan

Costing dan Cash

Costing dan Cash

Cash Managem ent

Managem ent

Managem ent

Melakukan upload

-

-

Flowchart proses bisnis Knowledge Sharing modul


untuk modul Costing

Costing dan Cash

modul Costing dan Cash


Managem ent melalui

170

Managem ent ke

SIAPPEDIA

SIAPPEDIA Revisi FAQ pada


istilah dan FAQ untuk

modul Costing dan

Costing dan Cash

modul Costing dan Cash

Cash Managem ent

Managem ent melalui

Managem ent pada wikipage

Revisi Daftar Istilah

SIAPPEDIA

Melakukan posting Istilah –

-

pada modul Costing dan Cash Managem ent

8

Mendiskusikan kendala

Mentor

Proses bisnis Order

Ditemukan permasalahan a.l :

25/7/201

07.00

1 Senin

–

yang dihadapi dalam proses

Managem ent sesuai

16.00

bisnis Order Managem ent

PR-101-12 Order To

hambatan pada

Cash

penetapan kredit

‐

Credit lim it. Terdapat

limit,yang mana menyebabkan

171

transaksi tidak bisa dijalankan.. ‐

RMA, banyak kegiatan dilakukan secara manual unt uk menghindari RMA. Akibatnya pencatatan / pelaporan tidak akurat.

‐

Scrap, pengembalian barang scrap ditangani oleh personel yang juga melayani penjualan scrap sehingga memungkinkan

172

terjadinya kecurangan. Revisi dan upload

-

Flowchart proses bisnis Revisi Flowchart proses


Order Managem ent

bisnis Order Managem ent dan

Order Managem ent dan


Cash Managem ent

Power point mengenai

Memahami modul Order to

Order to Cash

cash secara mendetil

Dokumen tutorial


Cash Managem ent 26/7/201

07.00

1Selasa

–

8

Mempelajari slide modul

-

Order to Cash

16.00 27/7/201

07.00

8

Melakukan posting User

-

1 Rabu

–

Manual unt uk modul Order

modul Order


16.00

Managem ent

Managem ent:

SIAPPEDIA

SO-RSO-TMO-SJ-FA 28/7/201

07.00

1 Kamis

– 16.00

8

Wawancara dengan Seksi

Kasie

Proses bisnis berjalan

Memahami keterlibatan dan

sales

Sales &

pada Seksi sales untuk

peran tiap seksi dalam proses

Mentor

modul Order

bisnis Order Managem ent.

173

Managem ent Wawancara dengan seksi

Seksi


Memahami alur proses pada

Logistik akan keterlibatan

Logisti

pada seksi Logistik

seksi logistic unt uk masing-

seksi logistik dalam proses

k

untuk modul Order

masing produk dan

Managem ent

mengetahui dokumen-

Order Managem ent

dokumen yang digunakan serta dihasilkan pada seksi logistik. 29/7/201

07.00

1 Jumat

– 16.00

8

Wawancara dengan seksi

Kasie


Memahami alur akan proses

Sales

Sales &

pada seksi Sales untuk

bisnis berjalan pada seksi

Mentor

Order Managem ent

Sales. Proses kredit limit ditiadakan dan diatasi dengan m ain dealer financing yang diatur oleh pihak bank permata.

174

Menyusun Flowchart

-

Proses bisnis seksi logistik



seksi logistik

berjalan seksi logistik

Proses bisnis sales

Pemahaman atas pembuatan

order to book

sales order sampai book.

Report

Memperoleh penjelasan

sesuai dengan proses bisnis berjalan.

8

Diskusi dengan Kasie Sales

1/8/2011

07.00

Senin

–

untuk pemahaman atas

16.00

transaksi sales order sampai

-

book Review Laporan dengan

-

seksi Logistik

mengenai laporan yang ditangani seksi logistik.

2/8/2011

07.00

8

Mengelompokkan laporan

-

Report

Daftar laporan yang

Selasa

–

pada modul Order

dihasilkan oleh masing

16.00

Managem ent pada masing –

masing seksi sales, distribusi

175

masing seksi terkait 3 /8/2011

07.00

Rabu

– 16.00

8

dan logistic. Order to cash

Memahami cara melakukan

m anual dari panduan Order

O2C01 (Setup Master)

setup m aster, setup m odifier,

Managem ent

-O2C08 (Claim dari

transaksi Sales Order,

custom er)

transaksi penjualan tanpa

Mempelajari dokumen user

-

Sales Order, claim ganti barang dari custom er, claim potong piutang, claim pengembalian uang dan claim dari custom er. 4/8/2011

07.00

Kamis

– 16.00

8

Order to cash :

Memahami cara melakukan

m anual dari panduan Order

O2C09 (Setup

setup ekspedisi, koreksi SJ-

Managem ent

ekspedisi)-O2C18

line / header, penjualan

(Credit lim it)

pameran, Kredit memo tanpa

Mempelajari dokumen user

-

RMA, cetak aging report,

176

adjustm ent invoice, penerimaan lain lain, dan credit lim it.

Note: Transaksi penjualan pameran serta credit lim it sudah tidak berlaku lagi di perusahaan. Penjualan pameran diserahkan seluruhnya kepada main dealer. Persoalan credit lim it ditangani pihak bank. 5/8/2011

07.00

Jumat

–

8

Diskusi dan Tanya jawab

Mentor

Progress

-

dengan mentor

16.00

177

Melengkapi panduan User

-

m anual Order to Cash ke

Panduan User Manual

Knowledge sharing modul

Order to Cash

Order to Cash

Daftar Laporan untuk

Daftar laporan yang telah dikonfirmasi

SIAPPEDIA

8/8/2011

07.00

8

Menerima konfirmasi daftar

Mentor

Senin

–

laporan laporan yang masih

modul Order

16.00

digunakan.

Managem ent


Kasie

Laporan modul Order

Laporan modul Order

logistic mengenai laporan

seksi

Managem ent terkait

Managem ent terkait seksi

modul Order Managem ent

logistik

seksi logistik

logistik

Wawancara proses bisnis

Kasie

Proses bisnis Order

Proses bisnis berjalan modul

seksi

Managem ent pada

Order Managem ent pada

seksi distribusi

seksi Distribusi

terkait seksi logistik 9/8/2011

07.00

8

Selasa

–

berjalan dan keterlibatan

16.00

seksi distribusi dalam modul distribu Order Managem ent

si

178

Memperoleh bahan moodle

Mentor

Moodle

Mengenali dan memahami moodle

10/8/201

07.00

1 Rabu

–

8

Menyusun soal untuk

-

moodle

Oracle E-Bussiness

Moodle Quiz 1

Suite R12 Supply Chain

16.00

Managem ent Upload moodle Quiz 1

-

Moodle Quiz 1

Quiz mengenai modul Order Managem ent untuk mengetahui pemahaman modul.

Wawancara untuk

Seksi

Proses bisnis asset &

Memahami fungsi dari proses

mengetahui proses bisnis

GSA

scrap selling

bisnis tersebut serta

asset & scrap selling

mengetahui proses berjalannya.

11/8/201

07.00

1 Kamis

–

8

Melakukan link pada daftar

-

SIAPPEDIA

isi ke proses bisnis dan user

179

16.00

m anual pada SIAPPEDIA Upload scenario modul

-

Skenario dari SRI-

Knowlegde sharing

Script

Order to Cash ke SIAPPEDIA Menyusun dan melakukan

-

Proses bisnis dan log

Quiz mengenai modul Order

upload moodle Quiz 2 untuk

modul Order

Managem ent untuk

modul Order Managem ent

Managem ent

mengetahui pemahaman tentang modul tersebut.

Menemui seksi logistik

Seksi

–

untuk menyesuaikan

logistik

16.00

pemahaman proses bisnis

berjalan yang melibatkan

yang dilakukan pada seksi

seksi logistik.

12/8/201

07.00

1 Jumat

8


Memperjelas gambaran untuk menyusun proses bisnis

logistik Mempersiapkan presentasi

-

Kemajuan yang

Menjelaskan kemajuan yang

diperoleh hingga saat

diperoleh hingga saat ini

180

ini

Melakukan presentasi dan

Mahasi

Proses bisnis modul

Menjelaskan pemahaman

–

Tanya jawab. Menampilkan

swa

Order Managem ent.

yang telah diperoleh terhadap

16.00

moodle yang telah dibuat.

magang Moodle. Permasalahan

15/8/201

07.00

1 Senin

8

modul yang dipelajari.

,

& solusi. Sim ilarity

Mendapat saran dan masukan

Mentor

SAP dengan Oracle

untuk moodle.

EBS. Membuat Flowchart untuk

-

proses berjalan modul

Proses berjalan modul


Order Managem ent

berjalan Order Managem ent

Order Managem ent 16/8/201

07.00

1 Selasa

8


Seksi

Persoalan yang

Mengenai otorisasi dalam

–

logistik mengenai

logistik

ditanyakan pada saat

pembuatan transaksi Sales

16.00

pertanyaan pada presentasi

presentasi

order dan historis kesalahan yang pernah terjadi. Fungsi

181

dari Barcode tag. Memperjelas perbedaan antara OEM dan REM. Merangkum permasalahan

Permasalahan dalam

PICA unt uk Order

yang dikemukakan pada

Order Managem ent

Managem ent

presentasi Rabu 17 Agustus 2011 LIBUR hari kemerdekaan Indonesia 18/8/201

07.00

1 Kamis

– 16.00

8

Pemahaman akan

Quiz mengenai modul Order

upload unt uk moodle Quiz

proses bisnis Order

Managem ent untuk

3. Menguji soal moodle

Managem ent pada PT.

mengetahui pemahaman

yang telah dibuat.

JAR

tentang modul tersebut.

Membuat dan melakukan

-

Jumat 19 Agustus 2011 IJIN

22/8/2011

07.00

Senin

–

8

Mempelajari scenario Order Managem ent untuk

-

Skenario Order

Memahami langkah langkah

Managem ent

yang dilakukan dalam

182

16.00

SIT 1 8

Mempelajari scenario

23/8/2011

07.00

Selasa

–

Order Managem ent untuk

16.00

SIT 1

24/8/2011

07.00

8


Rabu

–


16.00

SIT 1

transaksi. -

Skenario Order


Managem ent

yang dilakukan dalam transaksi.

-

Skenario Order


Managem ent


LIBUR Lebaran dari 25 Agust us 2011 sampai dengan 5 September 2011

6/9/2011

07.00

Selasa

– 16.00

8

Proses bisnis Order

Dokumentasi flowchart proses


Managem ent pada PT.

bisnis Order Managem ent :

untuk modul Order

JAR

Membuat penyesuaian

Managem ent

-

‐

Sales order to book

‐

Split line

‐

Surat jalan REM

183

/OEM ‐ 7/9/2011

07.00

8

Rabu

–


16.00

SIT 1 8


8/9/2011

07.00

Kamis

–


16.00

SIT 1 8


9/9/2011

07.00


Jumat

–


16.00

SIT 1

-

Fulfillm ent acceptance

Skenario Order


Managem ent


-

Skenario Order


Managem ent


-

Skenario Order


Managem ent


IJIN dari 12 September 2011 sampai dengan 16 September 2011

19/9/2011

07.00

8

SIT 1 – Tes scenario Order

Bu Ana,

Skenario Order

Membuat dokumentasi log

184

Senin

–

Managem ent

16.00

Pak Ardi,

Managem ent

Pak Willy,

dari bug yang ditemukan dari sistem.

Pak Alfian 20/9/2011

07.00

Selasa

–

8

SIT 1 – Tes scenario Order

Bu Ana,

Skenario Order

Membuat dokumentasi log

Managem ent

Pak Ardi,

Managem ent

dari bug yang ditemukan dari

16.00

Pak Willy,

sistem.

Pak Alfian Jadwal kuliah di hari Rabu -Kamis – Jumat

26/9/201

07.00

1 Senin

– 16.00

8

Diskusi akan temuan dari

Mentor

Proses bisnis modul

Membahas temuan dan

proses bisnis Order

Order Managem ent

mencari pemecahan untuk

Managem ent pada PT. JAR

pada PT. JAR

hambatan yang dialami selama transaksi dilakukan dalam perusahaan.

Konfirmasi flowchart proses Seksi

Flowchart proses

Memastikan flowchart proses

185

bisnis berjalan untuk seksi

sales

bisnis telah sesuai

sales

transaksi sales order


Flowchart proses



bisnis untuk

bisnis telah sesuai

distribusi

distribusi 8

bisnis untuk

Mendiskusikan

melakukan splitline Mentor

Usulan personalisasi

Membuat dokumen usulan

27/9/201

07.00

1 Selasa

–

personalisasi yang

personalisasi untuk

16.00

diusulkan

menjelaskan keadaan dan harapan


Flowchart proses



bisnis untuk surat

bisnis telah sesuai

logistik

logistik

jalan dan fulfillm ent acceptance


Flowchart proses



bisnis penujualan

bisnis telah sesuai

GSA

186

GSA

yang ditangani seksi GSA

28/9/201

07.00

1 Rabu

–

5

Personalisasi

Dokumentasi Langkah–

Personalisasi untuk biaya

Bu Astrid,

ekspedisi

Pak Ardi,

langkah untuk personalisasi

Pak Willy,

biaya ekspedisi.

12.00

Pak Alfian Hari terakhir magang.

Semua

Perpisahan dengan mentor.

mentor &

-

-

mahasisw a magang

187

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. mengenai proses bisnis, rich picture dan flowchart dari workflow dari proses Order

Recommend Documents