BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Analisa Sistem Berjalan 3.1.1
Riwayat Perusahaan PT. Xsis M itra Utama didirikan di Jakarta pada awal tahun 2005, sebagai sebuah tambahan / cabang usaha dari PT. Computrade Technology International – distributor sah dari IBM (pSeries & Storage) dan Oracle (Core Technology) juga Linux Redhat. Pendirian PT. Xsis M itra Utama diawali oleh tenaga teknik informatika profesional yang memiliki kompetensi tinggi dan berpengalaman. Seiring berjalannya waktu dan juga melalui daftar riwayat pekerjaannya, PT Xsis M itra Utama mampu membuktikan perusahaannya sebagai sebuah penyedia solusi IT dan outsourcing yang berhasil memperoleh kekayaan ilmu pengetahuan, dimana hal tersebut digunakan untuk membangun sebuah perencanaan berbagai keahlian untuk dunia industri IT. Struktur organisasi dirancang dalam sebuah hubungan yang relatif datar
daripada
secara
fungsional
dipisahkan
menjadi
beberapa
departemen, yaitu IT Expert, System Development, Education Centre, IT Domain Centre, Bussiness Support, Bussiness, and FinA. PT. Xsis M itra Utama mengadakan sebuah pelatihan manajerial yang dikembangkan
dengan
48
teliti untuk membangun
karyawan-
49 anggota yang “well-rounded”, yang secara teknis mampu dan dapat menunjukkan kematangan pada pekerjaan mereka. PT. Xsis M itra Utama telah mengembangkan layanan yang inovatif yang didukung oleh strategi IT yang meliputi berbagai bidang seperti perbankan, pendidikan, sektor umum, telekomunikasi dan pemerintahan. Etos kerja PT. Xsis M itra Utama adalah guna memungkinkan pelanggan untuk melanjutkan apa yang terbaik di dalam bisnis mereka sementara pada waktu yang bersamaan PT. Xsis M itra Utama terus menyediakan semua kebutuhan pelanggan untuk mendukung tujuan bisnis mereka. PT. Xsis M itra Utama mewujudkan komitmen dari organisas i belajar, PT. Xsis M itra Utama mempercayai bahwa pertumbuhan perusahaan dapat dipertahankan dan PT. Xsis M itra Utama dapat untuk terus menarik dan menggunakan orang - orang berbakat terbaik dalam industri. Dengan kepemimpinan yang kuat, jalur karir yang jelas, dan berpotensi untuk berkembang, karyawan PT. Xsis M itra Utama diharapkan untuk mempimpin perusahaan ke dalam masa depan yang menjanjikan.
3.1.2
Visi dan Misi PT. Xsis M itra Utama memiliki Visi dan M isi sebagai berikut :
50 a.
Visi “The Vision is to become a strong, perspective future and profitable company.” −
To become a strong PT. Xsis M itra Utama ingin menjadi sebuah perusahaan yang kuat. Kuat dari sisi keuangan, teknologi dan sumber daya manusia.
−
Perspective future PT. Xsis M itra Utama mempunyai arah yang jelas, arah yang tentunya sejalan dengan tumbuh kembangnya bisnis dan teknologi informasi.
−
Profitable company PT. Xsis M itra Utama menjadi perusahaan yang memiliki keuntungan dimana keuntungan tersebut akan dimanfaatkan untuk kesejahteraan perusahaan dan karyawan.
b.
M isi “The Mission are to satisfy Customer, to give prosperity to Employees and Society, to achieve best profit.” −
To satisfy Customer PT. Xsis M itra Utama berorientasi pada customer. Di dalam memberikan layanan, mencapai kepuasaan pelanggan menjadi prioritas PT. Xsis M itra Utama.
51 −
To give prosperity to Employees and Society Keuntungan
yang
didapatkan
perusahaan
akan
dimanfaatkan untuk kesejahteraan perusahaan, karyawan dan masyarakat umum. −
To achieve best profit PT. Xsis M itra Utama ingin mencapai keuntungan yang maksimal dengan meningkatkan mutu layanan dan produk.
52 3.2
S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1
Struktur O rganisasi Perusahaan
53 3.2.1
Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap departemen yang ada adalah sebagai berikut : 1.
Board of Director (BOD) −
Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas operasional perusahaan.
−
M erumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan.
−
M emeriksa dan memenuhi rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan.
2.
IT Expert M embawahi beberapa fungsi kerja yaitu Recruiment Officer (RO) dan Technical Recruitment Officer (TRO). a.
Tugas dan tanggung jawab RO : -
M encari calon staf outsource berdasarkan permintaan klien.
b.
-
M elaksanakan tes psikologi.
-
M ewawancarai calon staf outsource.
-
M embuat laporan hasil tes.
Tugas dan tanggung jawab TRO : -
M elakukan review CV agar sesuai dengan kebutuhan.
54 -
M elakukan
seleksi
secara
technical,
seperti
mempersiapkan alat tes. -
3.
M embuat laporan hasil tes kandidat.
System Development M emiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : -
M embuat dan atau mengembangkan sistem perusahaan sesuai permintaan dari klien.
-
M embuat dokumentasi dari sistem yang dibuat dan atau dikembangkan.
4.
Education Centre Bertanggung jawab untuk mengelola jasa training mengenai IT yang sedang berkembang maupun yang banyak dibutuhkan di dunia industri.
5.
IT Domain Centre Bagian
yang
mendukung
kebutuhan
divisi
System
Development dan Education Centre serta IT Expert, yang khusus menangani masalah - masalah yang mungkin terjadi dengan pihak klien.
55 6.
Bussiness Support Bussiness Support membawahi bagian Customer Relationship Officer (CRO), Human Resource Development (HRD), Legal, IT Suppport dan General Affair (GA). a.
Tugas dan tanggung jawab CRO : -
M engawasi dan me-maintain karyawan – karyawan khususnya dari departemen IT Expert, yaitu staf outsourcing.
-
M enangani perihal jam kerja maupun uang lembur staf outsourcing yang berada di perusahaan klien.
-
Berfungsi
sebagai
jembatan
penghubung
antara
perusahaan dengan staf outsourcing. -
Bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi – informasi perusahaan kepada seluruh karyawan IT Expert terutama yang bertugas di project / perusahaan klien.
-
Bertanggung jawab untuk mengumpulkan laporan dari setiap staf outsourcing yang berada di perusahaan klien sehingga dapat dipertanggung jawabkan kepada klien ataupun perusahaan.
-
M embantu sales
untuk
membina / me-maintain
hubungan dengan klien yang sudah ada dengan bantuan para IT Expert yang berada di project.
56 b.
Tugas dan tanggung jawab HRD : -
M emasang iklan untuk penerimaan karyawan baru.
-
M ensortir CV yang masuk.
-
M embuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, maupun surat keterangan gaji.
-
M erencanakan sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien.
-
M enyusun
Job
Evaluation bagi
Description, seluruh
Specification,
jabatan
dan
sesuai susunan
organisasi dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan. -
M emproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan.
-
M enerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan.
-
M emonitor dan mengevaluasi hasil kerja karyawan.
-
Aktif dalam memberikan informasi perkembangan maupun permasalahan HRD.
-
M embantu
memecahkan
masalah
karyawan
yang
dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya. -
M engeluarkan teguran lisan atau Surat Peringatan bila dipandang perlu dan dengan sepengetahuan BOD.
57 c.
Tugas dan tanggung jawab Legal : M embuat surat perjanjian kerja untuk keperluan perusahaan baik antara perusahaan dengan karyawan maupun perusahaan dengan klien.
d.
Tugas dan tanggung jawab IT Support : -
M engatur masalah jaringan di dalam perusahaan.
-
Pemeliharaan hardware komputer – komputer yang ada di perusahaan.
-
Pembuatan atau pemeliharaan sistem perusahaan itu sendiri.
e.
Tugas dan tanggung jawab GA : -
M engelola dan mengawasi karyawan yang masuk dalam kategori non-staf, seperti office boy, driver, messenger.
-
M erencanakan,
mengatur
pemenuhan
kebutuhan
inventarisasi kantor, rumah tangga perusahaan dan perawatan aset perusahaan (kendaraan, gedung, dll). -
M elengkapi administrasi untuk pembelian barang.
-
M embantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern perusahaan.
-
M enangani urusan dengan pengelola gedung (misal: negosiasi perjanjian sewa).
58 7.
Bussiness a.
Tugas dan tanggung jawab Marketing : -
M erencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran.
-
M enentukan harga jual produk.
-
M emonitor perolehan order.
-
M enganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan.
-
M elakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey
seluruh
sales
team
untuk
memastikan
tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan. b.
Tugas dan tanggung jawab Sales : -
M elakukan assessment kepada klien untuk mengetahui requirement yang dibutuhkan.
-
8.
M elakukan negosiasi dengan client.
Finance and Accounting a.
Tugas dan tanggung jawab Finance : -
Bertanggung jawab dalam pemrosesan semua penagihan kepada pihak klien.
-
M engatur perusahaan.
alokasi dana dalam penggunaan
dana
59 b.
Tugas dan tangggung jawab Accounting : -
Bertanggung jawab dalam
mencatat dan membuat
laporan laba-rugi sampai pada pembuatan neraca. -
M enyediakan laporan keuangan yang akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan.
-
M encatat dan memeriksa transaksi keuangan secara menyeluruh.
3.2.2
Prosedur Yang S edang Berjalan 1.
Proses Penawaran Jasa Proses penawaran jasa dilakukan sales kepada perusahaan – perusahaan. Sales akan membawa proposal mengenai profil PT. Xsis M itra Utama dan menawarkan jasa outsourcing PT. Xsis M itra Utama kepada perusahaan – perusahaan. Sales akan menjelaskan mengenai jasa yang ditawarkan oleh PT. Xsis M itra Utama, seperti spesifikasi berbagai posisi pekerjaan bidang IT yang tersedia untuk di-outsource, mengenai berbagai posisi level yang tersedia, menjelaskan keunggulan dari layanan yang ditawarkan, dll. Di sini sales sangat berperan besar untuk menarik calon klien untuk dapat menggunakan jasa PT. Xsis M itra Utama.
2.
Proses Permintaan Jasa Proses permintaan jasa dimulai setelah klien mendapatkan penawaran jasa dari sales. Klien akan menghubungi contact person
60 dari sales yang telah sebelumnya menawarkan jasa PT. Xsis M itra Utama via telepon. Dan untuk membicarakan kebutuhan klien, biasanya sales akan datang kembali ke perusahaan klien untuk melakukan assesment. Dengan ini sales dapat mengidentifikas i requirement dari kebutuhan calon klien, seperti posisi pekerjaan yang dibutuhkan, spesifikasi dari posisi level yang dibutuhkan, akan ditempatkan dimana dan juga memberikan prakiraan harga yang akan dikeluarkan oleh calon klien. Setelah jelas perihal kebutuhan dari klien dan rate harga telah disepakati, maka sales akan langsung membuat dan mengajukan Service Request Form (SRF) ke bagian Human Resource Development (HRD) yang secara struktural berada di bawah pengawasan Bussiness Support. Setelah proses ini, proses akan berlanjut ke proses pengecekan staf sesuai dengan requirement.
3.
Proses Pengecekkan Staf Outsource Setelah bagian HRD menerima SRF dari sales maka HRD akan melakukan pengecekan staf sesuai dengan posisi pekerjaan yang diajukan sales dalam SRF. Jika staf dengan posisi pekerjaan yang dibutuhkan tersedia, maka sales akan kembali ke perusahaan calon klien guna memberikan konfirmasi kepada calon klien mengenai staf dari posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh klien. Jika klien setuju maka proses akan berlanjut ke proses placement. Namun jika staf outsource tidak tersedia, maka HRD akan
61 melakukan seleksi karyawan baru dan jika sudah didapatkan kandidat untuk staf outsource, maka HRD meminta IT Expert untuk melakukan wawancara lebih lanjut.
4.
Proses Perekrutan S taf Outsource Proses perekrutan staf outsource baru dilakukan oleh bagian IT Expert khususnya bagian Recruitment Officer (RO), lalu ke bagian Technical Recuitment Officer (TRO). Jika staf outsource yang sesuai dengan kebutuhan telah didapatkan, maka RO akan berkoordinasi dengan Sales menjadwalkan proses selanjutnya dengan klien serta membicarakan kontrak kerja. Setelah semuanya sudah dilaksanakan, maka bagian CRO dapat melanjutkannya ke proses placement yang tentunya berkoordinasi kembali dengan pihak Sales.
5.
Proses Kontrak Kerjasama M engenai kontrak kerjasama, proses ini bisa dilakukan pada saat proses perekrutan staf outsource atau pada saat placement, yakni setelah adanya pembicaraan kembali dengan klien. Draft kontrak kerjasama bisa diajukan dari salah satu pihak, baik pihak klien maupun pihak perusahaan. Pembicaraan mengenai kontrak kerja, sales akan berkoordinasi dengan bagian legal untuk menyesuaikan apakah kontrak sesuai dengan peraturan kerjasama perusahaan.
62 6.
Proses Placement Proses penempatan staf atau placement adalah proses penjadwalan penempatan staf outsource ke perusahaan klien yang melakukan
permintaan.
Staf
Outsource
yang
ditempatkan
disesuaikan dengan permintaan pada kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Staf outsource yang ditempatkan di perusahaan klien tetap berstatus sebagai karyawan PT. Xsis M itra Utama, bukan sebagai karyawan dari perusahaan klien.
7.
Proses Pelaporan Kerja Proses pelaporan kerja dilakukan pada saat staf outsource telah berada di perusahaan klien. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa status staf outsource tersebut tetap sebagai karyawan dari PT. Xsis M itra Utama, maka staf outsource tersebut bertanggungjawab melaporkan pekerjaan mereka di perusahaan klien. Lewat
laporan tersebut, Bussiness
Support khususnya
Customer Relationship Officer (CRO) dapat memantau dan mengatur pekerjaan staf outsource yang sedang berada di perusahaan klien serta menerima keluhan dari para staf outsource yang berada di perusahaan klien, misalnya yang berkaitan dengan uang lembur. Dalam proses ini, CRO juga menangani segala keluhan dari pihak klien, misalkan jika klien merasa staf outsource yang dikirimkan tidak cukup qualified.
63 8.
Proses Pembayaran Proses pembayaran yang dilakukan oleh klien biasanya setelah kontrak kerjasama telah disepakati. Pembayaran dimulai sesuai dengan kesepakatan yang tertulis pada kontrak kerjasama. Bagian Finance akan membuat dan memberikan surat tagihan (invoice) kepada klien. Penagihan dilakukan sesuai dengan perjanjian term pembayaran yang telah disepakati. Jika sudah menerima invoice, klien harus melaksanakan kewajibannya untuk melakukan pembayaran ke pihak perusahaan. Di akhir kontrak dan akhir pembayaran klien, bagian finance akan membuat dan memberikan Berita Acara Serah Terima Kontrak (BAST) sebagai tanda bahwa kontrak telah berakhir dan pembayaran telah lunas dibayar.
64 3.2.3
Diagram Aliran Dokumen 1.
Proses Penawaran Jasa
Gambar 3.2 DAD Penawaran Jasa
65 2.
Proses Permintaan Jasa
Gambar 3.3
DAD Pe rmintaan Jasa
66
3.
Proses Pengecekkan Staf Outsource
Gambar 3.4
DAD Penge cekkan Staf Outsource
67 4.
Proses Perekrutan S taf Outsource
Gambar 3.5
DAD Pe rekrutan Staf Outsource
68 5.
Proses Kontrak Kerjasama
Gambar 3.6
DAD Kontrak Ke rjasama
69 6.
Proses Placement
Gambar 3.7
DAD Placement
70 7.
Proses Pelaporan Kerja
Gambar 3.8
DAD Pelaporan Ke rja
71 8.
Proses Pembayaran
Gambar 3.9
DAD Pembayaran
72 3.3
Permasalahan Yang Dihadapi M asalah yang dihadapi PT. Xsis M itra Utama adalah sebagai berikut : •
Tidak adanya sistem basis data yang menyimpan data – data mengenai kegiatan outosurcing sehingga data tidak terintegrasi dengan baik.
•
Penyampaian informasi mengenai pelaporan kerja staf outsource yang berada di tempat klien sering mengalami keterlambatan.
•
Kesulitan dalam mengakses data yang berhubungan dengan kegiatan outsourcing karena tidak adanya aplikasi yang mendukung.
3.4
S olusi Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka akan dirancang sebuah sistem basis data untuk kegiatan jasa outsourcing pada PT. Xsis M itra Utama dengan menggunakan basis data MySQL. Dengan usulan pemecahan masalah antara lain sebagai berikut : •
M embuat sebuah rancangan basis data yang mendukung dan yang mampu menjaga integritas data.
•
M emberikan suatu kemudahan bagi pengguna sistem basis data dalam melakukan kegiatan jasa outsourcing, mulai dari penerimaan permintaan jasa sampai dengan pelaporan kerja para staf outsource, dari yang sebelumnya belum terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi. Sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless) perusahaan dan dengan ini perusahaan dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk penggunaan
73 kertas dan memaksimalkan ruang kerja yang sebelumnya dipenuhi oleh laporan - laporan yang ada dalam bentuk fisik. •
M embuat aplikasi basis data berbasis web yang dapat memudahkan pengumpulan dan penyampaian informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Terutama bagi staf outsource yang berada di perusahaan klien agar lebih mudah melaporkan kerjanya kepada CRO yang berada di tempat yang berbeda, sehingga selain menghemat kertas juga dapat menghemat waktu.
