43 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT. Nakami Kinema Cemerlang didirikan pada awal tahun 2003 oleh Dr. Ir.
Agus M ulyanto, M .Sc., profesional dalam bisnis broadcasting, telekomunikasi dan multimedia serta memiliki pengalaman bekerja lebih dari 36 tahun dalam bidang telekomunikasi dan broadcasting. PT. Nakami Kinema Cemerlang didirikan dengan akte pendirian No. 129 tertanggal 20 Januari 2006 dengan notaris Dradjat Darmadji, SH. dengan Dr. Ir. A gus M ulyanto sebagai founder dan group president dan M ichael M ulyanto, M BA. sebagai vice president. PT. Nakami Kinema Cemerlang telah mendapat surat pengesahan dari menteri kehakiman dengan keputusan M enteri Kehakiman dan Hak Asasi M anusia nomor C-10109 HT.01.01.TH.2004. Dalam hal untuk memenuhi kewajiban pajak kepada negara, PT. Nakami Kinema Cemerlang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dalam Surat Pengukuhan Kena Pajak dengan nomor PEM 42/WPJ.04/KP.0103/2006 dan memiliki NPWP dengan nomor 02.355.627.7-011.000. Kantor PT. Nakami Kinema Cemerlang berlokasi di M al Ambasador Lt. 5, No. 9F Jl. Prof. Dr. Satrio Kuningan, Karet Kuningan Setiabudi, Jakarta Selatan.
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP): 0501/1.824.51
Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK): 2.603494.09.3171.2.00201 Di tahun 2003-2005, PT. Nakami Kinema Cemerlang telah berkecimpung dalam berbagai proyek, diantaranya : pemasangan dan
pembongkaran perlengkapan
44 telekomunikasi,
penyediaan dan pemasangan peralatan M /E dan perlengkapan
penyiaran untuk stasiun TV, penyediaan dan pemasangan fiber optic sebagai pemasangan satelit sistem telepon untuk proyek USO. Sejak tahun 2006, perusahaan telah mengembangkan bisnisnya dalam proyek pembangunan infrastruktur BTS, yang berkaitan dengan pembuatan dan pendirian menara telekomunikasi, pengerjaan BTS CM E dan proyek SITAC. Pertumbuhan yang menjanjikan dalam perusahaan juga diharapkan untuk tahun selanjutnya.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Nakami Kinema Cemerlang: To be the leader in providing the most comprehensive services in the telecommunication, multimedia and broadcasting industry. (M enjadi yang terdepan dalam hal penyediaan servis yang paling komprehensif di bidang industri telekomunikasi, multimedia, dan penyiaran.) M isi PT. Nakami Kinema Cemerlang: 1) To provide superior product and services based on the principle of responsibility and professionalism. (M enyediakan produk yang superior dan servis secara bertanggungjawab dan profesional.) 2) To fulfil and satisfy our client’s needs based on the principle of good corporate governance. (M emenuhi dan mencukupi kebutuhan para klien berdasarkan asas penguasaan korporat yang baik.) 3) To provide the best service values for our clients.
45 (M enyediakan jasa paling baik bagi para klien.) 4) To develop Nakami into a leading company through strategic alliances with our business partners. (M engembangkan Nakami menjadi perusahaan yang terdepan dengan strategi aliansi bersama para partner bisnis kami.) 3.1.3
Bidang Usaha Perusahaan PT. Nakami Kinema Cemerlang merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang usaha penyediaan jasa pembangunan dan pendirian proyek menara BTS (Base Transceiver Station). Berikut ini merupakan jenis layanan yang diberikan oleh perusahaan: 1.
Analisis dan survei engineering dalam bidang jaringan transmisi telekomunikasi dan perambatan gelombang elektromagnetik.
2.
Perancangan dan konstruksi pada berbagai bidang industri seperti Civil, Mechanical/Electrical, dan telekomunikasi.
3.
Site survey and Acquisition (SITAC)
4.
Outs Site Plan (O SP) dari sistem transmisi fiber optic.
5.
Instalasi dan pembongkaran BTS
6.
Konsultan proyek, managemen proyek, pengawasan dan implementasi dalam bidang Civil, Mechanical/Electrical, dan telekomunikasi.
Adapun syarat dalam pelaksanaan dan pendirian menara BTS adalah sebagai berikut: 1.
Berita Acara Negosiasi / Kesepakatan yang meruapakan kesepakatan dengan Land Lord dari lokasi dimana menara akan didirikan
46 2.
Surat Kepemilikan Tanah (Sertifikat dan Akta Jual Beli) / Keterangan Sewa (Akta Perubahan Hak) yang ditandatangani Notaris
3.
Rekomendasi Ketinggian
Tower
(RKT)
merupakan
rekomendasi batas
ketinggian sebuah menara telekomunikasi bersama pada lokasi yang sudah ditentukan koordinatnya, geografisnya yang di terbitkan oleh Dinas Perhubungan atau Otoritas Bandar Udara. Biasanya, ketinggian menara BTS meliputi 30, 48, dan 72 meter. 4.
Surat IM B (Ijin M endirikan Bangunan)
5.
Hinder Ordonantie (HO) atau Undang-undang Gangguan
6.
Surat Ijin Pemanfaatan Jalan Akses
7.
Surat Ijin M emulai Pekerjaan / M embangun
8.
Izin Warga / Surat Persetujuan Warga
9.
Rekomendasi Camat / Lurah / Kepala Desa
10.
Surat Dinas Perhubungan (Dishub)
11.
Ijin Prinsip (IP)
12.
UKL-UPL (Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup)
13.
SEM DAL yaitu Studi Evaluasi M engenai Dampak Lingkungan Hidup
14.
Jauh dari Keramaian
15.
Bukti Kompensasi kepada Warga Sekitar
16.
Dokumen-dokumen pelengkap lainnya.
47 3.1.4
Logo Perusahaan dan Rekan Bisnis Perusahaan Berikut ini merupakan logo perusahaan dan rekan-rekan yang pernah bermitra
dengan perusahaan dalam menjalankan bisnis usaha saat ini yaitu:
Gambar 3.1 Logo PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
Gambar 3.2 Logo rekan-rekan PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
48 3.1.5
S truktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan salah satu bagian yang penting dalam perusahaan
karena dengan struktur organisasi tersebut dapat menunjukkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian. Selain itu, struktur organisasi juga menggambarkan aliran informasi dari low level management sampai pada top level management. Struktur organisasi yang baik berguna untuk mempermudah koordinasi, komunikasi, serta pengendalian dari aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi PT. Nakami Kinema Cemerlang dapat dilihat pada gambar berikut ini:
49
Gambar 3.3 Struktur organisasi PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
50 3.1.6
Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang
diperoleh dari hasil wawancara dengan divisi-divisi di PT. Nakami Kinema Cemerlang: 1) General Shareholders Meeting Wewenang: a) M engangkat dan memberhentikan Board of Committee dan Board of Director b) M eminta pertanggungjawaban Board of Committee tentang kegiatan perusahaan c) M engesahkan laporan keuangan perusahaan d) M enentukan besar dividen bila perusahaan memperoleh laba. 2) Board of Commisioner Tugas: a) M engawasi segala tindakan dan keputusan yang diambil oleh Board of Director b) M engatur terlaksananya setiap kebijakan yang ditetapkan dalam General Shareholders Meeting c) M enentukan arah kebijaksanaan perusahaan secara luas untuk kedepannya. 3) President Director Tugas: a) M engambil keputusan yang dapat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan b) M engawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan
51 c) M enentukan kebijakan perusahaan dalam kaitannya dengan operasi perusahaan d) M engawasi
dan
mengendalikan
pelaksanaan
proses
bisnis
perusahaan. Wewenang: a) M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan b) M engangkat dan memberhentikan setiap karyawan. 4) Cashier Tugas: a) M engawasi pemasukan dan pengeluaran kas. b) M engecek kelengkapan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek sebelum diserahkan ke bagian
proyek admin untuk
didokumentasi. c) Bertanggung jawab kepada Board of Director atas kas perusahaan Wewenang: M engotorisasi permohonan pengeluaran kas sehubungan dengan pembayaran ke pihak lain. 5) Project and Sales Director Tugas: a) M engambil keputusan sehubungan dengan kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan penjualan proyek dengan persetujuan Board of Director
52 b) M engawasi pelaksanaaan fungsi pemasaran dan penjualan seperti melakukan presentasi untuk mendapatkan proyek baru, menghadiri pertemuan dengan klien, dan kegiatan promosi lainnya c) M embina hubungan baik dengan Client serta pihak-pihak yang berkaitan dengan proyek d) Bertanggung jawab kepada Board of Director. Wewenang: a) M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan penjualan proyek b) M eninjau ulang dan menilai performa setiap personel dalam bagian pemasaran dan penjualan proyek. 6) Project Administration Tugas: a) M engumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek b) M enyusun binder yang merupakan kumpulan dokumentasi atas proyek
sebagai
pertanggungjawaban
dan
persyaratan
dalam
melakukan penagihan kepada Client c) Bertanggung jawab kepada Project and Sales Director atas kelengkapan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek. 7) Project Manager Tugas: a) M engelola perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan proyek sesuai dengan yang telah disepakati dengan Client
53 b) Bertanggung jawab kepada Project and Sales Director atas pelaksanaan proyek dan koordinasi-koordinasi tugas yang berkaitan dengan proyek. c) M engkoordinir bagian-bagian yang terlibat dalam proyek seperti engineer, SITAC coordinator, dan CM E coordinator. Setiap bagian memiliki tanggung jawab sebagai berikut: i. Engineer a. Drafter Bertugas untuk mendesain gambar dari layout proyek yang akan dikerjakan sesuai dengan ketentuan atau kesepakatan yang telah ditentukan bersama dengan Client. Drafter juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil rancangan gambar yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek. b. Estimator Bertugas untuk melakukan estimasi atas jenis, kuantitas, dan perencanaan pemakaian atas material yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek. Estimator juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil estimasi rancangan gambar yang telah dibuat oleh drafter. ii. Site Coordinator Site Coordinator membawahi langsung para pekerja di lapangan yang disebut SITAC Supervisor. Site Coordinator bertugas untuk melakukan koordinasi atas pelaksanaan proyek dengan tipe pekerjaan SITAC (Site Acquisition) sesuai dengan
54 informasi yang diberikan oleh Project Manager. SITAC Coordinator juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh SITAC Supervisor. Site Coordinator juga membawahi langsung para pekerja di lapangan yang disebut CM E Supervisor. CM E Coordinator bertugas untuk melakukan koordinasi atas pelaksanaan proyek dengan tipe pekerjaan CM E (Civil, Mechanical, & Electrical) sesuai dengan informasi yang diberikan oleh Project Manager. CM E Coordinator juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh CM E Supervisor. 8) Human Resource Development (HRD) & General Support (GS) Tugas: a) M enentukan
kebijakan
HRD
perusahaan
dan
kegiatan
lain
sehubungan dengan peningkatan fungsi sumber daya dan aktivitas pendukung bagi perusahaan b) M elakukan perekrutan karyawan baru dan menempatkan pegawai sesuai dengan kemampuannya c) M emberikan laporan kepada Board of Director mengenai kinerja karyawan, jumlah jam tenaga kerja dan bonus d) Bertanggung jawab kepada Board of Director. Wewenang:
55 a) M emberi
penilaian
terhadap
kinerja
setiap
karyawan
dan
hubungannya dengan pemberian bonus maupun penilaian standar gaji untuk setiap karyawan. b) M emberikan masukan kepada Board of Director atas peningkatan suatu jenjang bagi karyawan maupun memberikan usulan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi. 9) Finance and Accounting Director Tugas: a) M engambil keputusan sehubungan dengan kebijakan yang berkaitan dengan pos-pos biaya perusahaan mulai dari bagian pengadaan barang sampai dengan pengendalian anggaran. b) M engawasi pelaksanaaan fungsi akuntansi, pengadaan barang, serta pengendalian anggaran. c) M engawasi pencatatan akuntansi sehubungan dengan transaksi dalam perusahaan. d) Bertanggung jawab kepada Board of Director atas laporan keuangan yang dihasilkan. Wewenang: M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. M embawahi langsung bagian-bagian sebagai berikut: a) Finance & Accounting Tugas:
56 a) M encatat setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan sesuai dengan nilai ekonomis, prinsip-prinsip akuntansi dan kebijakan perusahaan. b) M elaporkan dan menyetorkan pajak ke kas negara. c) M embuat laporan keuangan secara periodik dan laporan lain atas informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh Board of Director. d) Bertanggung jawab kepada Finance and Accounting Director atas pencatatan dan pelaporan keuangan perusahaan.
b) Purchasing Staff Tugas: a) M elakukan pemesanan pembelian atas barang dan jasa mandor b) M engecek harga barang dari beberapa vendor dan penawaran harga dari beberapa mandor c) Bertanggung jawab kepada Head of Procurement atas pembelian yang dilakukan.
c) Logistics & Delivery Staff Tugas: a) M encatat keluar masuk barang dari gudang ke lokasi proyek serta pengembalian sisa barang dari lokasi proyek ke gudang. b) M engecek kesesuaian jumlah, spesifikasi dan keutuhan barang yang diterima dari supplier.
57 c) Bertanggung jawab kepada Head of Procurement atas keluar masuk barang dari gudang ke lokasi proyek dan sebaliknya.
d) Budget Control Tugas: a) M elakukan pengendalian terhadap perencanaan dan realisasi cash flow agar seimbang antara penerimaan dan pengeluaran. b) M embuat perencanaan anggaran biaya-biaya dan pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan pengerjaan proyek. c) M engelola penggunaan dana secara efisien dan efektif melalui rencana pengganggaran biaya yang baik. d) M engawasi pos-pos pengeluaran dan biaya sehubungan dengan proyek. e) Bertanggung jawab kepada Head of Finance and Accounting atas anggaran dan pengendalian keuangan perusahaan khususnya dalam mengontrol biaya proyek. Wewenang: M engotorisasi pembelian atas barang dan jasa mandor yang berkaitan dengan rencana anggaran biaya proyek.
3.2
Gambaran S istem yang Sedang Berjalan
3.2.1
Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1.1 Rich Picture Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client
58
Gambar 3.4 Gambar Rich Picture Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client
59 Rich Picture Definition: 1.
Bagian Project and Sales memberikan company profile dan melakukan presentasi kepada Client.
2.
Client akan mengumumkan melalui email apakah perusahaan terpilih sebagai salah satu penyedia jasa konstruksi proyek. Jika terpilih, Client akan
mengirimkan General Service Agreement (GSA) sebagai tanda
kesepakatan awal atau kontrak payung. 3.
Bagian Project and Sales meminta persetujuan kepada pimpinan perusahaan yaitu President Director atas kontrak atau kesepakatan awal untuk melakukan pekerjaan proyek.
4.
President Director memberikan persetujuan dengan menandatangani GSA yang telah dicetak.
5.
Bagian Project and Sales menyerahkan kembali GSA yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak kepada Client.
6.
Client melakukan kick-off meeting dengan bagian Project and Sales untuk mendiskusikan setiap detail proyek yang akan dilaksanakan yang tertuang dalam Sub Service Agreement (SSA) dan mengirimkannya kembali melalui email.
7.
Bagian Project and Sales meminta persetujuan kepada pimpinan perusahaan yaitu President Director atas kontrak atau kesepakatan kerja sama untuk setiap pekerjaan proyek yang akan dilaksanakan.
8.
President Director memberikan persetujuan dengan menandatangani SSA (Sub Service Agreement) yang telah dicetak.
60 9.
Bagian Project and Sales menyerahkan kembali SSA yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak kepada Client.
10.
Client mengirimkan email Purchase Order (PO) yang merupakan pesanan penjualan atas jasa konstruksi yang akan dilaksanakan dalam proyek kepada bagian Finance & Accounting.
11.
Bagian Finance & Accounting mencetak dan mengirimkan Invoice Down Payment beserta Faktur Pajak (FP) sebagai penagihan tahap awal dari proyek yang akan dikerjakan.
12.
Client mengirimkan sejumlah uang melalui transfer bank yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam Invoice Down Payment.
13.
Client mengirimkan email bukti transfer kepada perusahaan yang akan dicek oleh cashier.
14.
Cashier memeriksa saldo akun bank untuk menyesuaikan jumlah uang yang ditransfer oleh Client dengan bukti transfer yang dikirimkan.
15.
Bank akan mengirimkan rekening koran atau nota transaksi sesuai dengan periode yang telah ditetapkan oleh Client.
16.
Cashier menyerahkan bukti transfer yang telah dicetak dan rekening koran atau nota transaksi yang telah disesuaikan kepada bagian Finance & Accounting untuk dicatat ke dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas serta diarsipkan.
Analisis terhadap permasalahan dan kemungkinan terhadap akibat yang dapat terjadi adalah sebagai berikut: 1.
Dokumen GSA, SSA, dan PO yang telah diterima oleh bagian Project & Sales hanya diarsip tanpa dicatat secara lengkap. Hal ini dapat
61 menyebabkan perusahaan kehilangan informasi yang terdapat di dalam dokumen-dokumen tersebut secara permanen apabila dokumen-dokumen yang asli rusak atau hilang. 2.
Pembagian tugas dan tanggung jawab yang tidak jelas antara bagian Cashier dan bagian Finance & Accounting. Seperti ketika melakukan penagihan dan pencatatan penerimaan pembayaran, kedua bagian secara terpisah
menyimpan
data pada dokumen
yang sama sehingga
menyebabkan redudansi dan tidak ada sinkronisasi data. 3.
Bagian Finance & Accounting membuat invoice berdasarkan PO yang dikirim melalui email dari Client. Bagian Project & Sales hanya mengkonfirmasi secara lisan ataupun melalui email. Apabila Client lupa menyertakan tembusan kepada bagian Finance & Accounting atau bagian Project & Sales tidak mengkonfirmasi ulang PO mana saja yang telah diterima, maka akan sulit menentukan pesanan penjualan yang ada.
3.2.1.2 Rich Picture Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
62
Gambar 3.5 Gambar Rich Picture Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
63 Rich Picture Definition: 1.
Client mengirimkan Design Drawing Package (DDP) dan Bill of Quantity (BoQ) standard kepada Project Manager melalui email.
2.
Project Manager menyerahkan DDP kepada Drafter sebagai standar pembuatan Design Drawing (DD) yang merupakan gambar yang direncanakan dalam pengerjaan proyek.
3.
Project Manager menyerahkan BoQ standar kepada Estimator sebagai acuan pembuatan BoQ (Bill of Quantity) plan yang merupakan daftar jumlah dan volume atas material yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek.
4.
Drafter membuat dan menyerahkan DD yang telah dicetak kepada Estimator.
5.
Estimator menyerahkan DDP, DD, dan BoQ standar serta yang akan direncanakan kepada Project Manager.
6.
Project Manager menyerahkan BoQ yang telah dirancang oleh Estimator kepada bagian Budget Control.
7.
Bagian Budget Control membuat Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) berdasarkan
BoQ
yang
telah
dirancang
oleh
Estimator
dan
menyerahkannya kembali RAB beserta BoQ kepada Project Manager. 8.
Project Manager meminta persetujuan atas RAB dan BoQ kepada President Director yang ditelah diotorisasi oleh Project & Sales Director.
9.
President Director menyerahkan kembali RAB dan BoQ yang telah disetujui kepada Project Manager.
64 10.
Project Manager menyerahkan RAB yang telah disetujui kepada bagian Budget Control.
11.
Bagian Budget Control menyerahkan RAB yang telah disetujui kepada bagian Purchasing sebagai dasar perencanaan dan pengendalian anggaran proyek.
12.
Project Manager menyerahkan BoQ yang telah disetujui kepada Estimator.
13.
Estimator membuat Purchase Requisition (PR) yang berisi daftar material dan sumber daya yang dibutuhkan kepada bagian Purchasing.
14.
Estimator menyerahkan PR yang terdiri dari daftar material dan sumber daya yang dibutuhkan serta tanggal atau waktu yang ditetapkan untuk ketersediaan material dan sumber daya yang diajukan kepada Site Coordinator.
15.
Project Manager menyerahkan DD yang merupakan gambar rancangan proyek yang akan dikerjakan.
Analisis terhadap permasalahan dan kemungkinan terhadap akibat yang dapat terjadi adalah sebagai berikut: 1.
Perusahaan-perusahaan jasa selalu mementingkan kepuasan pelanggan, layaknya perusahaan ini yang melakukan proses bisnis penjualan jasa konstruksi proyek juga memerlukan citra yang baik. Untuk selalu mempertahankannya, PT. Nakami Kinema Cemerlang diharapkan untuk selalu menjaga workmanship-nya, salah satu cara yang diterapkan adalah dengan pengaturan jadwal. Namun, pada sistem yang sedang berjalan,
65 penjadwalan pekerjaan proyek belum dilakukan secara maksimal karena penugasan terhadap staff lapangan masih dilakukan secara lisan. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi miskomunikasi di antara para staf dan pelemparan tanggung jawab. Dampak terhadap persoalan ini adalah menurunnya kinerja dan produktivitas yang dapat menurunkan citra perusahaan di mata client. 2.
Proses permintaan terhadap material yang akan digunakan selama pekerjaan proyek selama ini masih dilakukan oleh Estimator dengan kondisi dimana keberadaan material yang masih ada di gudang tidak diketahui sama sekali oleh Estimator. Sehingga permintaan kebutuhan material dapat melebihi jumlah yang seharusnya dibutuhkan. Kondisi ini juga dapat menyebabkan perusahaan merugi.
3.2.1.3 Rich Picture Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
66
Gambar 3.6 Gambar Rich Picture Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
67 Rich Picture Definition: 1.
Site Coordinator menerima material dan Surat Jalan (SJ) dari bagian Logistics.
2.
Site Coordinator bertemu dengan mandor di lokasi site atas informasi dari bagian Purchasing.
3.
Selama proses konstruksi dilakukan, Site Coordinator mengumpulkan dokumentasi seperti bukti foto-foto pekerjaan
dan
kelengkapan
dokumentasi lain yang diperlukan kemudian menyerahkannya kepada bagian Project Administration. 4.
Bagian Project Administration melakukan pengecekan kelengkapan daftar dokumen dan melakukan update kepada Site Coordinator melalui konfirmasi lisan.
5.
Setelah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan jadwal, Client melakukan prosedur Acceptance Testing Procedure (ATP) untuk menguji proyek.
6.
A. Jika proyek tidak diterima, maka Site Coordinator menyerahkan Pending Item List yaitu daftar pekerjaan yang masih harus dilakukan kepada Estimator. B. Jika proyek diterima, maka Site Coordinator menyerahkan BoQ Actual dan Acceptance Check List kepada bagian Project Administration.
7.
A. Estimator merancang kembali Purchase Requisition (PR) yang berisi daftar material dan sumber daya yang dibutuhkan kepada bagian Purchasing.
68 B. Site Coordinator melakukan serah terima kunci site dengan Client yang menandakan proyek telah selesai. 8.
A.
Estimator menyerahkan PR yang terdiri dari daftar material dan
sumber daya yang dibutuhkan serta tanggal atau waktu yang ditetapkan untuk ketersediaan material dan sumber daya yang diajukan kepada Site Coordinator. B. Client menyerahkan Berita Acara Serah Terima kunci site proyek (BAST I) sebagai dokumen penanda kunci site yang telah diterima dan proyek telah ditutup. 9.
Site Coordinator menyerahkan BAST I kepada bagian Project Administration untuk diarsipkan.
10.
Site Coordinator mengembalikan sisa material dan menyerahkan memo sisa material kepada bagian Logistics.
11.
Site Coordinator menyerahkan memo BoQ (Actual) yang berisi informasi mengenai jumlah pemakaian aktual material di lapangan kepada bagian Budget Control.
12.
Bagian Budget Control menyerahkan BoQ (Actual) kepada bagian Finance & Accounting untuk dicatat.
13.
Bagian Finance & Accounting menyerahkan dokumen pendukung penagihan (Invoice Supporting Binder) kepada Client.
14.
Client menyerahkan BAST II sebagai dokumen penyerta penagihan piutang kepada bagian Project Administration dan PO Revisi bila terjadi perubahan nilai pada PO awal pertama dari proyek yang dikerjakan.
69 15.
Bagian Project Administration menyerahkan BAST II dan PO Revisi kepada bagian Finance & Accounting untuk mulai dapat melakukan penagihan.
16.
Bagian Finance & Accounting mencetak dan mengirimkan Invoice Full Payment beserta Faktur Pajak (FP) sebagai penagihan pembayaran penuh atas proyek yang telah diselesaikan.
Analisis terhadap permasalahan dan kemungkinan terhadap akibat yang dapat terjadi adalah sebagai berikut: 1.
Penggunaan material pada tiap pekerjaan dapat menjadi biaya tambahan yang dibebankan pada proyek ketika tidak ada kebijakan pengendalian atas perencanaan, permintaan, dan kenyataan penggunaan di lapangan. Kondisi ini dapat menjadi lebih buruk ketika penggunaan material disalahgunakan karena tidak ada pencataan atas realisasi dan penggunaan aktual di lapangan. Kondisi ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan.
2.
Lingkungan pekerjaan proyek di lapangan yang selalu dinamis membutuhkan data yang dapat dengan
cepat diperbaharui dan
menghasilkan output yang tepat. Kondisi inilah yang menyebabkan sering terjadinya kesalahan dan garis informasi yang asimetris dari bagianbagian yang seharusnya menyalurkannya secara benar. Seperti informasi mengenai kemajuan proyek yang tidak tercatat dengan baik. Hal ini dapat berakibat pada kealpaan perusahaan dalam melakukan penagihan atas pekerjaan yang seharusnya telah dapat di-invoice yang pada akhirnya menyebabkan kerugian pada perusahaan atas kekacauan perputaran kas.
70
3.2.1.4 Rich Picture Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
Gambar 3.7 Gambar Rich Picture Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
Rich Picture Definition: 1.
Bagian Finance & Accounting mencetak dan mengirimkan Invoice Full Payment beserta Faktur Pajak (FP) sebagai penagihan tahap akhir dari proyek yang telah dikerjakan.
2.
Client mengirimkan sejumlah uang melalui transfer bank yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam Invoice Full Payment.
71 3.
Client mengirimkan email bukti transfer kepada perusahaan yang akan dicek oleh cashier.
4.
Cashier memeriksa saldo akun bank untuk meyesuaikan jumlah uang yang ditransfer oleh Client dengan bukti transfer yang dikirimkan.
5.
Bank akan mengirimkan rekening koran atau nota transaksi sesuai dengan periode yang telah ditetapkan oleh Client.
6.
Cashier menyerahkan bukti transfer yang telah dicetak dan rekening koran atau nota transaksi yang telah disesuaikan kepada bagian Finance & Accounting untuk dicatat ke dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas serta diarsipkan.
7.
Bagian Finance & Accounting menyerahkan laporan Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas kepada President Director.
Analisis terhadap permasalahan dan kemungkinan terhadap akibat yang dapat terjadi adalah sebagai berikut: 1.
Pihak direksi dan managemen sulit mengambil keputusan yang tepat dan cepat karena informasi yang ada tidak lengkap dan informasi penting sering terlewatkan begitu saja tanpa sepengetahuan pihak-pihak yang seharusnya berperan penting dalam penentuan kebijakan dan keputusan akhir atas kegiatan operasional penjualan, piutang, dan penerimaaan kas perusahaan. Saat ini pihak perusahaan melalui bagian Project & Sales hanya menyampaikan laporan penjualan dan melalaui Finance & Accounting hanya menyampaikan laporan bulanan mengenai piutang dan penerimaan kas.
72 2.
Pada sistem yang sedang berjalan saat ini, penagihan kepada client masih sering mengalami kendala pada fase-fase penyelesaian mana yang telah dilakukan sebelumnya. Seperti pembayaran awal atau Down Payment (DP), tahap kedua atau Ready For Installation (RFI) hingga pada tahap penyelesaian atau Full Payment (FP) yang masing-masing memiliki persentase yang berbeda-beda untuk tiap proyek yang sedang dikerjakan. Kondisi ini menyebabkan bagian Finance & Accounting yang melakukan perencanaan penagihan dan bagian Cashier yang mengecek penerimaan pembayaran kewalahan ketika perusahaan sedang menangani pesanan pekerjaan proyek dalam jumlah yang sangat besar. Selain itu, tidak ada surat tagih yang dicetak dan dikirimkan kepada client secara resmi oleh perusahaan akan menyulitkan perusahaan dalam menagih piutang.
73 3.2.2
Flow Chart Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.2.1 Flow Chart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client Project & Sales Dari Client
Mulai
Melalui Email Dari Client Melalui Email
2 Purch ase 1 Req uisi ti on (PR) Pu rchase Re qui sition (PR )
1 GSA Gen eral Se rvice Agg remen t (GSA)
2
Me minta PR a ppro val kep ada Pre side nt D irector
Me minta GSA a ppro val kep ada Pre side nt D irector
2
2
GSA 1 GSA (a ppro ved) (ap prove d)
Client
PR 1 (aPR ppro ved) (ap prove d)
A/T
Client
Melalui Email
A/T
2 Su b-Servi ce1 Ag gremervintce (SSA) Sub-Se Ag greme nt (SSA)
Melalui Email
2 Purch ase Order 1 (PO) Pu rchase Orde r (PO)
Memin ta SSA a ppro val kep ada Pre side nt D irector
2
T
SSA 1 SSA (a ppro ved) (app roved )
1
Ke Client A/T
Gambar 3.8 Gambar Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client
74
Gambar 3.9 Gambar Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client
75 Finance & Accounting 1
2
3
Memo Selisih Saldo
2 PO
PO
2
Bukti Transfer Mel akuka n Ko nfirmasi ke pad a Cli ent Mela lui Ema il
List Project
Membuat Invoice DP dan Faktur Pajak
Rekening Koran
Memo Selisih Saldo Kartu Piutang
V
N
PO
2 3
Ju rnal Pe neri maan Ka s
FP 2 FPFP 1 2 1 Invoice Invoice DP
N
N
Client Kartu Penjualan
Kartu Piutang
T N
Gambar 3.10 Gambar Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client
76 3.2.2.2 Flow Chart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek Bagian Project & Sales
Mulai
9
7
11
Melalui Email Dari Pelanggan BoQ (app roved ) Bo Q sta nda rd)
DDP
4
2
BoQ (plan) BoQ (std) DDP DD (Design Drawing)
BoQ (plan) RAB RAB
1
R AB 1 (ap prove d) R AB (a ppro ved)
2
5
V
Membuat memo penugasan lapangan
12
V 10
13
BoQ (plan) BoQ (std) DDP DD Me mo Pe nug asan L apa nga n
Keterangan BoQ: Bill of Quantity DDP: Design Drawing Package RAB: Rencana Anggaran dan Biaya 8
15
T
Gambar 3.11 Gambar Flowchart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
77
V
Gambar 3.12 Gambar Flowchart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
78
Gambar 3.13 Gambar Flowchart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
79
Gambar 3.14 Gambar Flowchart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
80
Gambar 3.15 Gambar Flowchart Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek
81 3.2.2.3 Flow Chart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
Gambar 3.16 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
82
Gambar 3.17 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
83
Gambar 3.18 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
84 Bagian Budget Control
Cashier
Client
Bank
21
Melalui Email
Rekening Koran
Bukti Transfer
BoQ Actual Me ng ece k Sal do R eke ni ng B an k d an M emb an di ng ka n Ke sesu ai an S ald o
Bank Meng-update BoQ Actual
Bukti transfer Rekening Koran BoQ Actual
BoQ Actual Tidak
Memo Selisih Saldo 22
23
Sa ldo sud ah sesu ai / ti da k?
Ya
Bukti T ransfer Rekening Koran
24
Gambar 3.19 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
85
Gambar 3.20 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
86
Gambar 3.21 Gambar Flowchart Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek
87 3.2.3
Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.3.1 Prosedur Penerimaan Pesanan dari Client Prosedur penerimaan pesanan dari Client diawali dengan pembuatan company profile oleh bagian Project & Sales yang berisi informasi mengenai visi dan misi perusahaan, latar belakang perusahaan, pengalaman perusahaan dalam bidang infrastruktur telekomunikasi yang ditampilkan dalam foto-foto hasil pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya, serta hubungan kerja sama dengan klien-klien perusahaan. Bagian Project & Sales akan melakukan presentasi kepada calon Client untuk mendapatkan proyek baru. Dari hasil presentasi ini, Client mengirimkan email berupa informasi apakah perusahaan masuk sebagai salah satu penyedia jasa untuk proyekproyek yang akan datang. Client kemudian akan mengirimkan email dokumen General Service Agreement (GSA) sebagai tanda kesepakatan awal atas kerja sama dalam pelaksanaan proyek. Bagian Project & Sales mencetak dokumen G SA sebanyak dua rangkap dan meminta persetujuan President Director dengan menandatangani kedua rangkap dokumen tersebut yang salah satunya dibubuhi meterai. Kedua rangkap dokumen GSA tersebut juga akan ditandatangani oleh Client di atas meterai. Dokumen G SA dengan tanda tangan President Director di atas meterai diserahkan kembali kepada Client sebagai tanda persetujuan atas kontrak awal pelaksanaan proyek. Sedangkan dokumen GSA yang telah ditandangani dan dibubuhi meterai oleh pihak Client kemudian diarsipkan oleh bagian Project & Sales. Perusahaan diundang oleh Client untuk menghadiri kick-off meeting dan membahas masalah teknis proyek-proyek yang akan dikerjakan. Client kemudian akan mengirimkan
email dokumen Sub-Service Agreement (SSA)
sebagai kontrak
88 pelaksanaan proyek yang akan dikerjakan oleh pihak perusahaan. SSA berisi pasal-pasal yang mengatur hal-hal terkait dengan kesepakatan antara pihak Client dengan perusahaan. Seperti jumlah site proyek yang akan dikerjakan, lokasi dan kriteria yang harus dipenuhi sehingga proyek dianggap selesai. Bagian Project & Sales mencetak dokumen SSA sebanyak dua rangkap dan meminta persetujuan President Director dengan menandatangani kedua rangkap dokumen tersebut yang salah satunya dibubuhi meterai. Kedua rangkap dokumen SSA tersebut juga akan ditandatangani oleh Client di atas meterai. Dokumen SSA dengan tanda tangan President Director di atas meterai diserahkan kembali kepada Client sebagai tanda persetujuan atas kontrak awal pelaksanaan proyek. Sedangkan dokumen SSA yang telah ditandangani dan dibubuhi meterai oleh pihak Client kemudian diarsipkan oleh bagian Project & Sales. Client mengirimkan email dokumen PO (Purchase Order) sebagai pesanan penjualan jasa konstruksi proyek kepada bagian Project & Sales yang ditembuskan kepada bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting mencetak PO rangkap kedua, Invoice Down Payment dua rangkap, Faktur Pajak tiga rangkap. Data PO dientri ke dalam List Project dan kemudian diarsipkan. Invoice Down Payment dan Faktur Pajak rangkap pertama diserahkan kepada Client, Invoice Down Payment rangkap kedua dicatat ke dalam Kartu Penjualan dan Kartu Piutang serta diarsipkan, Faktur Pajak rangkap kedua dan ketiga diarsipkan permanen. Sebelum waktu jatuh tempo tiba, bagian Finance & Accounting mengirimkan email untuk melakukan penagihan atas piutang kepada Client. Saat jatuh tempo tiba, bagian Cashier menerima email bukti transfer penerimaan pembayaran dari Client. Di saat yang bersamaan, bagian Cashier menerima rekening koran untuk setiap mutasi yang terjadi sesuai dengan permintaan pihak perusahaan kepada Bank. Bagian Cashier
89 melakukan pengecekan saldo di bank dan membandingkan kesesuaian saldo dengan bukti transfer yang dikirimkan Client dan rekening koran dari bank. Apabila saldo tidak sesuai, bagian Cashier membuat memo selisih saldo dan diserahkan kepada bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting melakukan konfirmasi kepada Client atas selisih saldo untuk memproses kembali pembayaran dan mengarsipkan memo selisih saldo untuk pengecekan kembali ketika pembayaran dilakukan. Apabila saldo telah sesuai, bagian Cashier menyerahkan bukti transfer penerimaan pembayaran dari Client yang telah tercetak dan rekening koran dari bank kepada bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting menyesuaikan bukti transfer penerimaan kas dan rekening koran dengan nominal yang terdapat pada PO dan mencatat jurnal penerimaan kas serta melakukan update pada kartu piutang.
3.2.3.2 Prosedur Penyusunan Perencanaan Proyek Prosedur perencanaan proyek diawali dengan diterimanya email Design Drawing Package (DDP) dan Bill of Quantity (BoQ) standard oleh Project Manager. Email berupa lampiran DDP kemudian diteruskan kepada Drafter dan lampiran BoQ standard kepada Estimator. Berdasarkan DDP yang telah dicetak, Drafter membuat Design Drawing (DD) dan kemudian mencetaknya. DDP dan DD yang telah tercetak diserahkan kepada Estimator. Berdasarkan DD, DDP, dan BoQ standard yang telah dicetak, Estimator melakukan estimasi atas kuantitas dari material yang akan digunakan dalam pekerjaan proyek dengan membuat Bill of Quantity (BoQ) plan dan kemudian mencetaknya.
90 DDP, DD, BoQ standard dan BoQ plan diserahkan kepada Client untuk didapatkan persetujuan. DDP, DD, BoQ standard dan BoQ plan yang telah disetujui oleh Client diserahkan kembali kepada Project Manager. DDP dan BoQ standard kemudian diarsipkan oleh bagian Project Administration secara permanen. DD diserahkan oleh Project Manager kepada Site Coordinator sebagai acuan pelaksanaan proyek di lapangan dan BoQ plan selanjutnya diserahkan oleh Project Manager kepada bagian Budget Control. Berdasarkan BoQ plan, bagian Budget Control membuat rencana pembiayaan dan menghitung marjin kontribusi dengan membuat Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) dua rangkap serta mencatat ke dalam BoQ plan dan RAB. RAB rangkap pertama, kedua, dan BoQ plan diserahkan kembali kepada Project Manager. Project Manager kemudian meminta otorisasi kepada Project & Sales Director dan President Director. President Director mengecek perhitungan marjin kontribusi dan memberikan persetujuan dengan menandatangani RAB rangkap pertama, kedua, dan BoQ plan serta mengembalikannya kepada Project Manager. RAB rangkap pertama yang telah disetujui President Director, oleh Project Manager akan diserahkan kembali kepada bagian Budget Control untuk diarsipkan sementara sesuai dengan tanggal pembuatan RAB. Sedangkan RAB rangkap kedua akan diserahkan kepada bagian Purchasing (ke sistem pembelian). BoQ plan yang telah disetujui oleh President Director diserahkan oleh Project Manager kepada Estimator untuk dibuatkan Purchase Requisition (PR) tiga rangkap. PR rangkap pertama diserahkan kepada bagian Purchasing (ke sistem pembelian), rangkap kedua diserahkan kepada Site Coordinator sebagai referensi jadwal material dan mandor
91 harus berada di lokasi proyek. PR rangkap ketiga disimpan sebagai arsip sementara, sedangkan BoQ plan disimpan sebagai arsip permanen. Site Coordinator menerima PR rangkap kedua dari Estimator, memo penugasan lapangan dan DD dari Project Manager. Selanjutnya Site Coordinator membuat daftar supervisor lapangan dan mencatatnya ke daftar Project PIC. Site Coordinator dan staf yang bertugas untuk melakukan supervisi di lapangan menuju lokasi proyek beserta dokumen-dokumen yaitu PR rangkap kedua, memo penugasan lapangan dan DD.
3.2.3.3 Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Prosedur pelaksanaan pekerjaan proyek di lapangan diawali dengan menerima material dan Surat Jalan tiga rangkap dari bagian Logistics (dari sistem pembelian) serta menerima kedatangan mandor dari informasi bagian Purchasing melalui konfirmasi lisan. Dari dokumen yang disertakan ketika berada di lokasi proyek, yakni PR rangkap kedua selanjutnya disesuaikan dengan SJ dan material yang diterima, apabila telah sesuai maka Site Coordinator menandatangani tiga rangkap SJ. SJ rangkap pertama dan kedua dikembalikan kepada bagian Logistics (ke sistem pembelian). Sementara SJ rangkap ketiga bersama dengan DD dan PR rangkap kedua diarsipkan bersama dan memo penugasan lapangan diarsip permanen. Selama proses konstruksi proyek berlangsung, Site Coordinator mengumpulkan dokumentasi
atas
pelaksanaan
menyerahkannya kepada
proyek
dengan
bukti
foto-foto
digital
dan
Project Administration. Bagian Project Administration
membuat check-list dokumentasi dan mengecek kelengkapan dokumentasi yang disyaratkan oleh Client. Apabila dokumentasi belum lengkap, bagian Project Administration melakukan konfirmasi lisan kepada Site Coordinator untuk melengkapi
92 dokumentasi yang masih belum lengkap. Apabila dokumentasi sudah lengkap, maka dokumen-dokumen seperti DD, foto-foto, dan Check-List Dokumentasi disimpan dalam arsip berdasarkan nama proyek yang dikerjakan. Pada jadwal yang telah ditentukan oleh Client saat Pra-ATP, yaitu masa persiapan Acceptance Testing Procedure (ATP), bagian Project Administration menyerahkan DD, foto-foto, dan Check-List Dokumentasi kepada Site Coordinator. Pada saat ATP,
Site Coordinator hadir di lokasi proyek untuk mengikuti
prosedur yang dilakukan oleh Client untuk menentukan apakah proyek telah dianggap layak dan dapat diterima dengan menguji hasil pekerjaan dan mengecek kelengkapan daftar pekerjaan. Dokumen-dokumen DD, foto-foto, dan Check-List Dokumentasi akan dicek apakah sesuai dengan kenyataan pekerjaan di lapangan. Setelah itu, Client akan memberikan BoQ Actual yang menyatakan jumlah aktual dari penggunaan material sesuai dengan kenyataan di lapangan. Dari hasil proses ATP, Client akan menentukan apakah proyek dapat diterima atau tidak. Jika proyek tidak diterima, Site Coordinator mengirimkan Pending Item List yang telah diisi oleh Client kepada Estimator untuk dibuatkan kembali PR kepada bagian Purchasing dan mengulangi kembali prosedur pembelian hingga material kembali diterima di lokasi proyek. DD dan Pending Item List diserahkan kepada Estimator untuk dibuatkan kembali estimasi penggunaan material atau PR kepada bagian Purchasing (ke sistem pembelian). BoQ Actual, foto-foto dan Check List Dokumentasi diarsipkan secara permanen berdasarkan nama proyek. Sedangkan jika proyek diterima, maka Site Coordinator menerima Acceptance Check List yang berupa daftar jenis pekerjaan yang dianggap telah selesai dan diisi oleh Client saat proses ATP berlangsung. Selanjutnya Site Coordinator melakukan serah
93 terima kunci proyek dengan Client sebagai tanda bahwa proyek telah selesai dan ditutup. Client menyerahkan Berita Acara Serah Terima Kunci Proyek (BAST I) kepada Site Coordinator. Site Coordinator menyerahkan BAST I beserta Acceptance Check List, DD, Check List Dokumentasi, dan foto-foto kepada bagian Project Administration untuk diarsipkan sementara hingga semua dokumen pendukung Invoice lengkap dan disusun dalam binder. Kemudian Site Coordinator menyerahkan BoQ Actual kepada bagian Budget Control untuk dicatat ke dalam BoQ Actual dan menyerahkan BoQ Actual kepada bagian Finance & Accounting. Selanjutnya bagian Project Administration mengajukan persetujuan binder kepada Client, apabila telah disetujui, dokumen binder diarsipkan secara permanen sesuai dengan nama proyek. Bagian Finance & Accounting menerima BAST II dan PO Revisi dari Client dan membandingkan nilai yang tertera dalam BoQ Actual dengan PO Revisi. Apabila belum sesuai, bagian Finance & Accounting melakukan konfirmasi lisan kepada Client. Jika telah sesuai, bagian Finance & Accounting mencetak Invoice Full Payment dua rangkap, Faktur Pajak tiga rangkap. Invoice Full Payment dan Faktur Pajak rangkap pertama diserahkan kepada Client, Invoice Full Payment rangkap kedua dicatat ke dalam Kartu Penjualan dan Kartu Piutang serta diarsipkan, Faktur Pajak rangkap kedua dan ketiga diarsipkan permanen. Sebelum waktu jatuh tempo tiba, bagian Finance & Accounting mengirimkan email untuk melakukan penagihan atas piutang kepada Client. Saat jatuh tempo tiba, bagian Cashier menerima email bukti transfer penerimaan pembayaran dari Client. Di saat yang bersamaan, bagian Cashier menerima rekening koran untuk setiap mutasi yang terjadi sesuai dengan permintaan pihak perusahaan kepada Bank. Bagian Cashier
94 melakukan pengecekan saldo di bank dan membandingkan kesesuaian saldo dengan bukti transfer yang dikirimkan Client dan rekening koran dari bank. Apabila saldo tidak sesuai, bagian Cashier membuat memo selisih saldo dan diserahkan kepada bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting melakukan konfirmasi kepada Client atas selisih saldo untuk memproses kembali pembayaran dan mengarsipkan memo selisih saldo untuk pengecekan kembali ketika pembayaran dilakukan. Apabila saldo telah sesuai, bagian Cashier menyerahkan bukti transfer penerimaan pembayaran dari Client yang telah tercetak dan rekening koran dari bank kepada bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting menyesuaikan bukti transfer penerimaan kas dan rekening koran dengan nominal yang terdapat pada PO dan mencatat jurnal penerimaan kas serta melakukan update pada kartu piutang.
3.3
Rekomendasi
terhadap Permasalahan
yang Dihadapi
dalam
Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas Rekomendasi yang diusulkan adalah dengan membuat sistem yang dapat melalukan pencatatan secara lengkap
mulai dari proses penerimaan pesanan,
perencanaan proyek, pelaksanaan proyek sehingga seluruh proses bisnis perusahaan dapat tersimpan dengan baik. Selain itu, sistem juga diharapkan dapat menghasilkan informasi yang tepat guna bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan untuk pelaporan yang berkaitan dengan penjualan, piutang, dan penerimaan kas, diantaranya: 1.
Laporan General Sales
2.
Laporan Sales per Client
95 3.
Laporan Sales per Area
4.
Laporan Sales Order
5.
Laporan Account Receivable Aging Schedule
6.
Laporan Outstanding Invoice
7.
Laporan Paid Invoice
8.
Laporan Sales Journal
9.
Laporan Cash Receipt Journal
