BAB 3 ANALIS IS S IS TEM BERJALAN
3.1 3.1.1
Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan PT. Nakami Kinema Cemerlang didirikan pada awal tahun 2003 oleh Dr. Ir.
Agus M ulyanto, M .Sc., profesional dalam bisnis broadcasting, telekomunikasi dan multimedia serta memiliki pengalaman bekerja lebih dari 36 tahun dalam bidang telekomunikasi dan broadcasting. PT. Nakami Kinema Cemerlang didirikan dengan akte pendirian No. 129 tertanggal 20 Januari 2006 dengan notaris Dradjat Darmadji, SH. dengan Dr. Ir. A gus M ulyanto sebagai founder dan group president dan M ichael M ulyanto, M BA. sebagai vice president. PT. Nakami Kinema Cemerlang telah mendapat surat pengesahan dari menteri kehakiman dengan keputusan M enteri Kehakiman dan Hak Asasi M anusia nomor C-10109 HT.01.01.TH.2004. PT. Nakami Kinema Cemerlang telah terdaftar sebagai Perseroan Terbatas (PT) dalam Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dengan nomor 09.03.1.51.50449. PT. Nakami Kinema Cemerlang bergerak di bidang jasa kontraktor dengan Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) No. 2.603494.09.3171.2.00201. Dalam hal untuk memenuhi kewajiban pajak kepada negara, PT. Nakami Kinema Cemerlang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dalam Surat Pengukuhan Kena Pajak dengan nomor PEM -42/WPJ.04/KP.0103/2006 dan memiliki NPWP dengan nomor 02.355.627.7-011.000. Kantor PT. Nakami Kinema Cemerlang
56 berlokasi di M al Ambasador Lt. 5, No. 9F Jl. Prof. Dr. Satrio Kuningan, Karet Kuningan Setiabudi, Jakarta Selatan. Dari tahun 2003-2005, PT. Nakami Kinema Cemerlang telah berkecimpung dalam berbagai proyek, diantaranya: pemasangan dan pembongkaran perlengkapan telekomunikasi, penyediaan dan pemasangan peralatan M /E dan perlengkapan penyiaran untuk stasiun TV, penyediaan dan pemasangan fiber optic sebagai pemasangan satelit sistem telepon untuk proyek USO. Sejak tahun 2006, perusahaan telah mengembangkan bisnisnya dalam proyek pembangunan infrastruktur BTS, yang berkaitan dengan pembuatan dan pendirian menara telekomunikasi, pengerjaan BTS CM E dan proyek SITAC. Pertumbuhan yang menjanjikan dalam perusahaan juga diharapkan untuk ke depannya. 3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Nakami Kinema Cemerlang: To be the leader in providing the most comprehensive services in the telecommunication industry. (M enjadi yang terdepan dalam hal penyediaan servis yang paling komprehensif di bidang industri telekomunikasi.) M isi PT. Nakami Kinema Cemerlang: 1) To provide superior product and services based on the principle of responsibility and professionalism. (M enyediakan produk yang superior dan jasa secara bertanggung jawab dan profesional.) 2) To fulfill and satisfy our client’s needs based on the principle of good corporate governance.
57 (M emenuhi dan mencukupi kebutuhan para klien berdasarkan asas penguasaan corporate yang baik.) 3) To provide the best service values for our clients. (M enyediakan jasa paling baik bagi para klien.) 4) To develop Nakami into a leading company through strategic alliances with our business partners. (M engembangkan Nakami menjadi perusahaan yang terdepan dengan strategi aliansi bersama para mitra bisnis kami.) 3.1.3
Bidang Usaha Perusahaan PT. Nakami Kinema Cemerlang merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang usaha penyediaan jasa pembangunan dan pendirian proyek menara BTS (Base Transceiver Station). Berikut ini merupakan jenis layanan yang diberikan oleh perusahaan: 1.
Analisis dan survei engineering dalam bidang jaringan transmisi telekomunikasi dan perambatan gelombang elektromagnetik.
2.
Perancangan dan konstruksi pada berbagai bidang industri seperti Civil, Mechanical/Electrical, dan telekomunikasi.
3.
Site survey and Acquisition (SITAC)
4.
Outs Site Plan (O SP) dari sistem transmisi fiber optic.
5.
Instalasi dan pembongkaran BTS
6.
Konsultan proyek, managemen proyek, pengawasan dan implementasi dalam bidang Civil, Mechanical/Electrical, dan telekomunikasi.
Adapun syarat dalam pelaksanaan dan pendirian menara BTS adalah sebagai berikut:
58 1.
Berita Acara Negosiasi / Kesepakatan yang meruapakan kesepakatan dengan Land Lord dari lokasi dimana menara akan didirikan
2.
Surat Kepemilikan Tanah (Sertifikat dan Akta Jual Beli) / Keterangan Sewa (Akta Perubahan Hak) yang ditandatangani Notaris
3.
Rekomendasi Ketinggian
Tower
(RKT)
merupakan
rekomendasi batas
ketinggian sebuah menara telekomunikasi bersama pada lokasi yang sudah ditentukan koordinatnya, geografisnya yang di terbitkan oleh Dinas Perhubungan atau Otoritas Bandar Udara. Biasanya, ketinggian menara BTS meliputi 30, 48, dan 72 meter. 4.
Surat IM B (Ijin M endirikan Bangunan)
5.
Hinder Ordonantie (HO) atau Undang-undang Gangguan
6.
Surat Ijin Pemanfaatan Jalan Akses
7.
Surat Ijin M emulai Pekerjaan / M embangun
8.
Izin Warga / Surat Persetujuan Warga
9.
Rekomendasi Camat / Lurah / Kepala Desa
10.
Surat Dinas Perhubungan (Dishub)
11.
Ijin Prinsip (IP)
12.
UKL-UPL (Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup)
13.
SEM DAL yaitu Studi Evaluasi M engenai Dampak Lingkungan Hidup
14.
Jauh dari Keramaian
15.
Bukti Kompensasi kepada Warga Sekitar
16.
Dokumen-dokumen pelengkap lainnya.
59 3.1.4
S truktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan salah satu bagian yang penting dalam perusahaan
karena dengan struktur organisasi tersebut dapat menunjukkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian. Selain itu, struktur organisasi juga menggambarkan aliran informasi dari low level management sampai pada top level management. Struktur organisasi yang baik berguna untuk mempermudah koordinasi, komunikasi, serta pengendalian dari aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi PT. Nakami Kinema Cemerlang dapat dilihat pada gambar berikut ini:
60
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
61 3.1.5
Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang
diperoleh dari hasil wawancara dengan divisi-divisi di PT. Nakami Kinema Cemerlang: 1) General Shareholder Meeting Wewenang: •
M engangkat dan memberhentikan Board of Commisioner dan Board of Director
•
M eminta pertanggung jawaban Board of Commisioner tentang kegiatan perusahaan
•
M engesahkan laporan keuangan perusahaan
•
M enentukan besar dividen bila perusahaan memperoleh laba.
2) Board of Commisioner Tugas: •
M engawasi segala tindakan dan keputusan yang diambil oleh Board of Director
•
M engatur terlaksananya setiap kebijakan yang ditetapkan dalam General Shareholders Meeting
•
M enentukan arah kebijaksanaan perusahaan secara luas untuk kedepannya.
3) President Director Tugas: •
M engambil keputusan yang dapat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan
•
M engawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan
•
M enentukan kebijakan perusahaan dalam kaitannya dengan operasi perusahaan
62 •
M engawasi dan mengendalikan pelaksanaan proses bisnis perusahaan.
Wewenang: •
M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan
•
M engangkat dan memberhentikan setiap karyawan.
4) Cashier Tugas: •
M engawasi pemasukan dan pengeluaran kas.
•
M emeriksa kelengkapan dokumen yang berkaitan dengan proyek sebelum diserahkan ke bagian proyek admin untuk didokumentasi.
•
Bertanggung jawab kepada Board of Director atas kas perusahaan
Wewenang: M engotorisasi
permohonan
pengeluaran
kas
sehubungan
dengan
pembayaran ke pihak lain. 5) Project and Sales Director Tugas: •
M engambil keputusan sehubungan dengan kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan penjualan proyek dengan persetujuan Board of Director
•
M engawasi pelaksanaaan fungsi pemasaran dan penjualan seperti melakukan presentasi untuk mendapatkan proyek baru, menghadiri pertemuan dengan klien, dan kegiatan promosi lainnya
63 •
M embina hubungan baik dengan pelanggan dan klien-klien yang berkaitan dengan proyek
•
Bertanggung jawab kepada Board of Director.
Wewenang: •
M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan penjualan proyek
•
M eninjau ulang dan menilai performa setiap personel dalam bagian pemasaran dan penjualan proyek.
6) Project Administration Tugas: •
M engumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek
•
M enyusun binder yang merupakan kumpulan dokumentasi atas proyek sebagai pertanggungjawaban dan persyaratan dalam melakukan penagihan kepada pelanggan
•
Bertanggung jawab kepada Project and Sales Director atas kelengkapan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek.
7) Project Manager Tugas: •
M engelola perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan proyek sesuai dengan yang telah disepakati dengan pelanggan
•
Bertanggung jawab kepada Project and Sales Director atas pelaksanaan proyek dan koordinasi-koordinasi tugas yang berkaitan dengan proyek.
64 •
M engkoordinasi bagian-bagian yang terlibat dalam proyek seperti engineer, SITAC coordinator, dan CM E coordinator. Setiap bagian memiliki tanggung jawab sebagai berikut: a)
Engineer i.
Drafter Bertugas untuk mendesain gambar dari layout proyek yang akan
dikerjakan sesuai dengan ketentuan atau kesepakatan yang telah ditentukan bersama dengan pelanggan. Drafter juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil rancangan gambar yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek. ii.
Estimator Bertugas untuk melakukan estimasi atas jenis, kuantitas, dan
perencanaan pemakaian atas material yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek. Estimator juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil estimasi rancangan gambar yang telah dibuat oleh drafter. b) Site Coordinator i.
SITAC Coordinator SITAC Coordinator membawahi langsung para pekerja di lapangan
yang disebut SITAC Supervisor. SITAC Coordinator bertugas untuk melakukan koordinasi atas pelaksanaan proyek dengan tipe pekerjaan SITAC (Site Acquisition) sesuai dengan informasi yang diberikan oleh Project Manager. SITAC Coordinator juga bertanggung jawab kepada
65 Project Manager atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh SITAC Supervisor. ii.
CM E Coordinator CM E Coordinator membawahi langsung para pekerja di lapangan
yang disebut CM E Supervisor. CM E Coordinator bertugas untuk melakukan koordinasi atas pelaksanaan proyek dengan tipe pekerjaan CM E (Civil, Mechanical, & Electrical) sesuai dengan informasi yang diberikan oleh Project Manager. CM E Coordinator juga bertanggung jawab kepada Project Manager atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan oleh CM E Supervisor. 8) Human Resource Development (HRD) & General Support (GS) Tugas: •
M enentukan kebijakan HRD perusahaan dan kegiatan lain sehubungan dengan peningkatan fungsi sumber daya dan aktivitas pendukung bagi perusahaan
•
M elakukan perekrutan karyawan baru dan menempatkan pegawai sesuai dengan kemampuannya
•
M emberikan laporan kepada Board of Director mengenai kinerja karyawan, jumlah jam tenaga kerja dan bonus
•
Bertanggung jawab kepada Board of Director
Wewenang: •
M emberi penilaian terhadap kinerja setiap karyawan dan hubungannya dengan pemberian bonus maupun penilaian standar gaji untuk setiap karyawan
66 •
M emberikan masukan kepada Board of Director atas peningkatan suatu jenjang bagi karyawan maupun memberikan usulan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi
9) Finance and Accounting Director Tugas: •
M engambil keputusan sehubungan dengan kebijakan yang berkaitan dengan pos-pos biaya perusahaan mulai dari bagian pengadaan material sampai dengan pengendalian anggaran
•
M engawasi pelaksanaaan
fungsi akuntansi,
pengadaan material,
serta
pengendalian anggaran •
M engawasi pencatatan akuntansi sehubungan
dengan
transaksi dalam
perusahaan •
Bertanggung jawab kepada Board of Director atas laporan keuangan yang dihasilkan Wewenang: M engotorisasi persetujuan atas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan
keuangan perusahaan. M embawahi langsung bagian-bagian sebagai berikut: a)
Finance & Accounting Tugas: •
M encatat setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan sesuai dengan nilai ekonomis, prinsip-prinsip
akuntansi dan kebijakan
perusahaan •
M elaporkan dan menyetorkan pajak ke kas negara
67 •
M embuat laporan keuangan secara periodik dan laporan lain atas informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh Board of Director
•
Bertanggung jawab kepada Finance and Accounting Director atas pencatatan dan pelaporan keuangan perusahaan
b)
Budget Control Tugas: •
M elakukan pengendalian terhadap perencanaan dan realisasi cash flow agar seimbang antara penerimaan dan pengeluaran
•
M embuat perencanaan anggaran biaya-biaya dan pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan pengerjaan proyek
•
M engelola penggunaan dana secara efisien dan efektif melalui rencana pengganggaran biaya yang baik
•
M engawasi pos-pos pengeluaran dan biaya sehubungan dengan proyek
•
Bertanggung jawab kepada Finance and Accounting Director atas anggaran dan pengendalian keuangan perusahaan khususnya dalam mengontrol biaya proyek
Wewenang: M engotorisasi pembelian atas material dan jasa yang berkaitan dengan rencana anggaran biaya proyek. c)
Purchasing Tugas: •
M elakukan pemesanan pembelian atas material dan jasa
68 •
M emeriksa harga material dari beberapa vendor dan penawaran harga dari beberapa subcontractor
•
Bertanggung jawab kepada Finance & Accounting Director atas pembelian yang dilakukan
d)
Logistics Tugas: •
M encatat keluar masuk material dari gudang ke lokasi proyek serta pengembalian sisa material dari lokasi proyek ke gudang
•
M emeriksa kesesuaian jumlah, spesifikasi dan keutuhan material yang diterima dari supplier
•
Bertanggung jawab kepada Finance & Accounting Director atas keluar masuk material dari gudang ke lokasi proyek dan sebaliknya
3.1.6
Logo Perusahaan dan Rekan Bisnis
Gambar 3.2 Logo PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
69
Gambar 3.3 Rekan Bisnis PT. Nakami Kinema Cemerlang (Sumber: PT. Nakami Kinema Cemerlang)
3.2
Gambaran S istem Berjalan pada PT. Nakami Kinema Cemerlang Gambaran menyeluruh berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian,
Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas yang sedang berjalan di PT. Nakami Kinema Cemerlang dijabarkan dalam prosedur-prosedur berikut ini: 1) Prosedur Pembelian 2) Prosedur Keluar M asuk Material 3) Prosedur Pengeluaran Kas 3.2.1
Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dengan proses pembelian, penerimaan material, sampai pada
pembayaran utang terdiri dari: 1) Purchasing
70 2) Logistic 3) Budget Control 4) Finance & Accounting 3.2.2
Dokumen yang Terkait Dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian, utang usaha, dan
persediaan adalah sebagai berikut: 1) Purchase Requisition (PR) 2) Purchase Order (PO) 3) Surat Kesepakatan Harga (SKH) 4) Rencana Anggaran Biaya (RAB) 5) Surat Jalan (SJ) 6) M emo sisa material 7) Invoice 8) Faktur Pajak Standar 9) Bukti Potong PPh 23 10) Request for Payment (RFP) 11) Bank Payment Voucher (BPV) 3.2.3
Prosedur Sistem Berjalan
3.2.3.1 Prosedur Pembelian Prosedur pembelian PT. Nakami Kinema Cemerlang dimulai dari bagian purchasing menerima RAB dari budget control dan PR dari engineer. •
Bagian Purchasing 1) Pembelian material
71 Bagian purchasing akan memeriksa ketersediaan material di kartu stok (dalam file di komputer). Jika material tersedia, maka bagian purchasing akan membuat Surat Jalan (SJ) berdasarkan kebutuhan material dan material yang tersedia di gudang. Surat Jalan akan dibuat tiga rangkap. Ketiga rangkap itu akan diberikan ke bagian logistic. Jika tidak tersedia di gudang, maka bagian purchasing akan memeriksa list harga material supplier di data center yang bisa diakses oleh bagian-bagian yang membutuhkan data tersebut. List harga tersebut diupdate setiap enam bulan sekali. Kemudian akan dibuat Purchase Order (PO) berdasarkan PR berikut dengan kesepakatan pembayarannya melalui negosias i lewat telepon. PO(material) dibuat tiga rangkap, yang diperiksa oleh bagian budget control, bagian finance & accounting, dan president director. Jika sudah disetujui, maka rangkap satu akan dikirim ke supplier melalui fax. Rangkap dua akan diberikan ke bagian finance & accounting. PO(material) rangkap tiga beserta PR dan RAB akan diarsip oleh bagian purchasing. 2) Pembelian jasa mandor/subcontractor Pembelian
jasa mandor/subcontractor
dimulai
dari
bagian purchasing
menghubungi mandor/subcontractor lewat telepon yang terdapat di list mandor/subcontractor. Bagian purchasing akan membuat Form Penawaran Harga
(FPH)
dan
dikirim
ke
mandor/subcontractor.
Kemudian
mandor/subcontractor akan mengembalikan FPH ke bagian purchasing. Bagian purchasing akan membandingkan FPH dari beberapa mandor/subcontractor dan memilih FPH dengan penawaran terendah. Kemudian bagian purchasing akan membuat Surat Kesepakatan Harga (SKH) yang berisi kesepakatan antara perusahaan dengan mandor/subcontractor mengenai jenis pekerjaan dan nilai
72 nominalnya. Selain SKH, bagian purchasing juga membuat PO(jasa). SKH ada dua rangkap, dan PO(jasa) ada tiga rangkap. SKH dan PO(jasa) akan diperiksa dan diotorisasi oleh bagian budget control, bagian finance & accounting, dan president director. SKH rangkap satu dan PO(jasa) rangkap satu akan diberikan kepada mandor/subcontractor. SKH rangkap dua dan PO(jasa) rangkap dua akan diberikan ke bagian finance & accounting. PO rangkap tiga dan FPH akan diarsip oleh bagian purchasing. •
Bagian Logistic Bagian logistic akan menerima material beserta Surat Jalan dan copy PO(material)
dari supplier (pada kondisi lain juga memungkinkan bagi pihak perusahaan yang mengambil material ke supplier). Bagian logistic akan membandingkan Surat Jalan dengan copy PO(material) dan kesesuaiaan jumlah material dan jenis material yang diterima. Kemudian bagian logistic akan mencatat penerimaan material ke kartu stok dan memberikan konfirmasi secara lisan ke bagian purchasing bahwa material telah diterima. Surat Jalan dari supplier tersebut akan diberikan ke bagian finance & accounting. Sedangkan copy PO(material) akan diarsip oleh bagian logistic. •
Bagian finance & accounting Bagian finance & accounting menerima SKH rangkap dua, PO(jasa) rangkap dua,
PO(material) rangkap dua dan Surat Jalan dari supplier. SKH dan PO(jasa) dibandingkan kesesuaiannya. Jika tidak sesuai, maka akan dikonfirmasi ulang ke bagian purchasing. Jika sesuai, maka SKH dan PO(jasa) akan disimpan oleh bagian finance & accounting. Surat Jalan dan PO(material) juga dibandingkan kesesuaiannya. dan Surat Jalan dibandingkan kesesuaiannya. Jika tidak sesuai, maka akan dikonfirmasi ulang ke
73 bagian purchasing. Jika sesuai, maka Surat Jalan dan PO(material) akan disimpan oleh bagian finance & accounting. 3.2.3.2 Prosedur Keluar Masuk Material •
Bagian Logistic Bagian logistic menerima SJ tiga rangkap dari bagian purchasing, kemudian akan
menyiapkan material, mencatat dan mengotorisasi pengeluaran barang. Bagian logistic juga akan mengupdate ke kartu stok. SJ tiga rangkap bersama material akan dikirim ke lokasi proyek (ke sistem penjualan). Kemudian SJ akan dikembalikan lagi ke bagian logistic setelah diotorisasi. SJ yang dikembalikan, yaitu SJ rangkap dua dan tiga akan akan diarsip oleh bagian logistic. Pada saat proyek akan berakhir atau pengerjaan untuk suatu pekerjaan tertentu selesai, bagian logistic akan menerima material sisa proyek dan memo sisa material sebanyak dua rangkap. Berdasarkan memo sisa material ini, bagian logistic akan mengupdate sisa material ke kartu stok. Rangkap satu akan diarsip oleh bagian logistic, rangkap dua akan diberikan ke bagian budget control. •
Bagian Budget Control Bagian budget control akan menerima memo sisa material rangkap dua, kemudian
akan mengupdate pemakaian aktual material ke RAB dan mengarsip memo sisa material. 3.2.3.3 Prosedur Pembayaran •
Bagian Purchasing Setelah material diterima oleh bagian logistic, maka bagian purchasing akan
menerima invoice beserta faktur pajak dari supplier. Untuk memeriksa kesesuaian invoice, maka bagian purchasing membandingkan antara invoice dengan PO(material)
74 rangkap tiga yang ada di arsip. Disamping itu, bagian purchasing juga meminta konfirmasi secara lisan dari bagian logistic mengenai material yang telah diterima. Apabila tidak sesuai, maka invoice dan faktur pajak akan dikonfirmasi ulang ke pihak supplier. Apabila sesuai, maka invoice dan faktur pajak akan diberikan ke bagian finance & accounting, serta PO(material) rangkap tiga akan diarsip. •
Bagian Finance & Accounting Bagian finance & accounting akan mencatat jurnal pembelian material berdasarkan
PO(material), Surat Jalan, invoice dan faktur pajak atau mencatat jurnal pembelian jasa berdasarkan PO(jasa), SKH, dan invoice. Selain itu, juga mencatat adanya utang di kartu utang. Pada saat jatuh tempo, bagian finance & accounting akan membuat Request for Payment(RfP) berdasarkan faktur pajak, invoice, PO(material) rangkap dua atau PO(jasa) rangkap dua dan bukti transfer dari client. RfP diperiksa dan diotorisasi oleh president director. Jika pembayaran jasa telah dilakukan oleh pihak client, maka bagian finance & accounting akan membuat permintaan pembayaran atau RfP untuk proyek yang bersangkutan yang berkaitan dengan pembelian jasa. RfP akan diajukan ke President Director. RfP yang diterima akan diperiksa dan diotorisasi oleh President Director dan RfP tersebut akan dikembalikan ke bagian finance & accounting untuk melakukan pembayaran. Untuk pembayaran atas material, maka akan dibuat BPV sebanyak tiga rangkap. BPV akan diotorisasi oleh bagian finance & accounting, bagian project, dan president director. BPV rangkap pertama akan diberikan kepada cashier, rangkap dua akan diberikan ke bagian budget control, sedangkan rangkap tiga akan dibuat jurnal pengeluaran kas, serta mengurangi utang di kartu utang.
75 Sedangkan untuk pembayaran atas jasa, maka akan dibuat BPV sebanyak tiga rangkap beserta Bukti Potong PPh23 sebanyak dua rangkap. BPV rangkap satu dan Bukti Potong PPh23 rangkap satu akan diberikan ke cashier. BPV rangkap tiga akan dibuat jurnal pengeluaran kas, serta mengurangi utang di kartu utang. Sedangkan Bukti Potong PPh23 akan diarsip oleh bagian finance & accounting. •
Cashier Cashier menerima BPV material atau BPV jasa serta Bukti Potong PPh23.
Kemudian bagian cashier akan melakukan pembayaran kepada supplier atau subcontractor. Cashier dapat melakukan pembayaran melalui cek/giro/transfer. BPV rangkap satu akan diarsip oleh cashier. Sedangkan cek/giro atau bukti transfer akan diberikan kepada supplier atau subcontractor. Untuk subcontractor juga akan diberikan Bukti Potong PPh23. •
Budget Control BPV material atau BPV jasa rangkap dua akan digunakan oleh bagian budget
control untuk mencatat biaya aktual ke dalam RAB. 3.2.4
Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan Diagram alir atau yang sering dikenal sebagai flowchart menggambarkan aliran
dokumen dari masing-masing bagian dalam perusahaan yang berkaitan dengan suatu proses bisnis. Berikut adalah gambaran flowchart untuk sistem berjalan pada PT. Nakami Kinema Cemerlang yang terdiri dari: 1) Flowchart prosedur pembelian 2) Flowchart prosedur keluar masuk material 3) Flowchart prosedur pengeluaran kas
76
Pr ose du r P em be lia n P urch a sing S ta ff M ula i Dit eri ma d ari S ist em P enj uala n PR RA B
Ma te rial / Jasa? ma te rial
j asa
RA B
RA B
PR
M en gecek ket ersed ia a n baran g
M e nghu bung i m a ndor/ subcon
K a rtu S t ok
M em bu at F PH
Te rsedia ?
ya
Li st M and or/ S ubcon
ti dak RA B
PR
F PH
Di kirim ke m ando r/ sub con
F PH
Di te rim a dari m an dor/ subcon
PR
Me m buat SJ
M en gecek h arga suppl ier
Li st Harg a S uppl ier M em bandi ngkan F P H dari m and or/ subcon
PR 3 2
Me m buat P O M a teri al
1 SJ
M em bu at S K H da n P O Jasa
PR T
RA B 3
1 2
F PH
1
3
P O (m at erial ) 2 P O (jasa)
1 2
K e tera n g an
1 S KH
2 T
Di kirim ke Sup pli er
T
3
5 Diki rim ke M a ndor / S ub con
4
R AB PR SJ FPH PO SK H
: R e nc an a An g ga ra n B ia ya : P u rch as e R e q ui si tio n : Su ra t Ja la n : For m P en a w ar an H ar ga : Pu rch a se Ord e r : S ur at Ke se p a ka ta n H ar ga
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Pembelian PT. Nakami Kinema Cemerlang
77
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pembelian(lanjutan) PT. Nakami Kinema Cemerlang
78
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Keluar M asuk Material PT. Nakami Kinema Cemerlang
79
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang
80
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Pengeluaran Kas (lanjutan) PT. Nakami Kinema Cemerlang
81
Gambar 3.9 Rich Picture Sistem Berjalan PT. Nakami Kinema Cemerlang
82 Keterangan gambar: 1) A : Prosedur pembelian, yang terdiri dari: A1: Bagian budget control memberikan RAB kepada bagian purchasing A2: Bagian engineer memberikan PR kepada bagian purchasing A3: Berdasarkan PR yang diterima, bagian purchasing akan memisahkan antara pembelian material atau pembelian jasa. A3a: Untuk pembelian material, maka bagian purchasing akan memeriksa ketersediaan material di gudang di komputer. A4a: Jika material tidak ada di gudang, maka bagian purchasing akan memeriks a harga material di supplier dari list harga supplier di komputer. A5a: Bagian purchasing membuat PO dan dikirim ke supplier A6a: Bagian purchasing memberikan PO bagian finance & accounting. A7a: Supplier mengirimkan pesanan material beserta Surat Jalan dan copy PO ke bagian logistic. A8a: Setelah menerima material di gudang, bagian logistic memberikan konfirmas i kepada bagian purchasing mengenai material yang telah diterima. A9a: Bagian logistic memberikan copy Surat Jalan kepada bagian finance & accounting. A3b: Untuk pembelian jasa, maka bagian purchasing akan menghubungi subcontractor dan memberikan FPH. A4b: Setelah menerima FPH dari subcontractor, maka bagian purchasing akan menentukan subcontractor yang akan dipilih dan memberikan PO serta SKH kepada subcontractor sebagai kontrak kerja.
83 A5b: Kemudian bagian purchasing akan memberikan PO kepada bagian finance & accounting. 2) B: Prosedur keluar masuk material, yang terdiri dari: B1: Berkaitan dengan keluar masuk material dan jasa B1a: Untuk material, jika material tersedia di gudang, maka bagian purchasing akan memberikan SJ kepada bagian logistic untuk mengeluarkan barang dari gudang ke lokasi proyek. B2a: Kemudian bagian logistic akan mengirimkan kebutuhan material ke lokas i proyek beserta SJ. Pada kondisi lain, jika material dibeli dari supplier, maka bagian logistic yang akan membuat SJ untuk pengeluaran material ke lokasi proyek. B3a: Bagian logistic akan mengupdate pengeluaran material ke kartu stok melalui komputer. B4a: Pada akhir proyek, bagian logistic akan menerima memo sisa material beserta material sisa, jika terdapat material sisa yang masih tergolong dapat digunakan kembali. B5a: M emo sisa material tersebut akan diberikan ke bagian budget control untuk mencatat pemakaian material yang aktual. B1b: Untuk jasa, pada jadwal yang ditentukan untuk pengerjaan suatu proyek, maka subcontractor akan mengirimkan mandornya ke lokasi proyek. 3) C: Prosedur pengeluaran kas, yang terdiri dari: C1: M enerima Invoice C1a: Bagian purchasing menerima invoice dan faktur pajak dari supplier C1b: Bagian purchasing menerima invoice dari subcontractor.
84 C2: Invoice beserta faktur pajak yang diterima diberikan kepada bagian finance & accounting. C3: Pada saat jatuh tempo, bagian finance & accounting akan membuat RfP dan diajukan kepada President Director. C4: President Director akan memeriksa dan mengotorisasi pembayaran yang akan dilakukan serta mengembalikan RfP kepada bagian finance & accounting. C5: Bagian finance & accounting membuat BPV dan diberikan kepada cashier untuk melakukan pembayaran kepada supplier maupun subcontractor. C6: Pembayaran dilakukan melalui transfer bank, cek atau giro. C7: Bank akan memberikan bukti transfer ataupun rekening koran sebagai bukti transaksi yang dilakukan. C8: Bukti transfer tersebut akan diberikan kepada supplier maupun subcontractor. C9: Cashier memberikan bukti transfer kepada bagian finance & accounting untuk diarsip.
3.3
Analisis Hasil Temuan Berdasarkan hasil survei dan wawancara yang dilakukan, serta evaluasi dari
prosedur sistem yang berjalan, maka dapat disimpulkan beberapa hasil temuan yang memiliki kecenderungan merugikan perusahaan serta melemahkan pengendalian. Berikut adalah hasil temuan dan permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini: 1) Sehubungan dengan penerimaan material dari supplier, bagian logistic hanya melakukan konfirmasi secara lisan ke bagian purchasing bahwa material telah diterima.
85 Kondisi perusahaan saat ini menempatkan bagian purchasing sebagai fungsi yang melakukan pemeriksaan ketersediaan material di gudang, pemesanan material, dan pengecekan penerimaan material dari supplier, dan memverifikasi invoice. Sedangkan bagian logistic menjalankan fungsi penerimaan material dari supplier dan mengatur keluar masuk material dari lokasi proyek ke gudang. Jadi, bagian logistic akan sulit untuk mencocokkan material yang diterima dengan material yang dipesan oleh bagian purchasing jika supplier tidak melampirkan copy PO bersamaan dengan surat jalan. Umumnya bagian logistic yang menerima material dari supplier akan mencocokkan Surat Jalan dengan copy PO dari supplier. Setelah itu, bagian logistic akan mencatat penerimaan material ke Kartu Stok dan konfirms i lisan ke bagian Purchasing. M enurut Wilkinson et. al., salah satu dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian adalah Receiving Report yang berguna untuk mencatat penerimaan material. Untuk mengantisipasi PO yang tidak dilampirkan oleh supplier, sebaiknya bagian purchasing memberikan PO ke bagian logistic. Dengan demikian, bagian logistic akan memeriksa material yang diterima tanpa perlu mengkonfirmasi ke bagian purchasing serta aliran informasi penerimaan material antara bagian logistic dan bagian purchasing akan menjadi lebih jelas dan terdokumentasi. Penyebabnya adalah selama ini perusahaan menganggap antara bagian purchasing dan bagian logistic saling berhubungan satu sama lain sehingga akan dapat berkomunikasi dan berbagi informasi mengenai material yang telah diterima. Namun, pada kenyataannya konfirmasi secara lisan mengenai penerimaan material ke bagian purchasing akan memiliki kecenderungan human error. Apalagi jika pada kondisi penerimaan material untuk lebih dari satu PO. Bagian logistic
86 maupun bagian purchasing dapat melakukan kesalahan dalam hal identifikas i material dengan PO. Hal ini dapat berakibat sampai pada pembayarannya dan tentunya akan merugikan perusahaan. Bagian finance & accounting dapat melakukan kesalahan pembayaran jika hanya mengandalkan verifikasi invoice dari bagian purchasing. Rekomendasi yang diusulkan adalah bagian purchasing juga memberikan PO kepada bagian logistic. Sehingga jika ada kondisi supplier tidak melampirkan copy PO bersama dengan Surat Jalan, bagian logistic tetap dapat melakukan pengecekan material. Setelah menerima material, bagian logistic akan memasukkan data material yang diterima ke Kartu Stok, kemudian membuat Good Receipt ke bagian purchasing dan bagian finance & accounting. 2) Bagian logistic sulit untuk memisahkan dan membedakan material-material yang diterima dari supplier harus dikirim ke lokasi proyek (site) yang mana. (tidak ada dokumen yang lengkap sehubungan dengan keluar masuk material dari gudang ke lokasi proyek maupun sebaliknya. Kondisi perusahaan saat ini mengandalkan kemampuan dari sumber dayanya untuk melakukan penerimaan material atas kebutuhan material dari beberapa proyek serta mengelompokkan material tersebut untuk dikirim ke lokasi proyek. Terkadang hal ini menyulitkan bagian logistic untuk membedakan material yang dibutuhkan oleh masing-masing site serta waktu pengirimannya ke lokasi proyek. Sebaiknya dibuat daftar kebutuhan material untuk masing-masing site, sehingga ketika bagian Logistic menerima material dari supplier, bagian logistic dapat segera mengelompokkan material berdasarkan kebutuhan site dengan
87 mencocokkan antara kebutuhan material, permintaan pembelian, dan surat jalan dari supplier. Penyebabnya adalah kondisi perusahaan yang melakukan pembelian secara borongan, tanpa memisahkan kebutuhan dari masing-masing lokasi proyek. Akibatnya rentan terjadi kesalahan pengiriman material ke lokasi proyek serta keterlambatan pengiriman material yang mengakibatkan keterlambatan pengerjaan proyek itu sendiri. Rekomendasi yang diusulkan, bagian Logistic sebaiknya mengetahui kebutuhan material secara keseluruhan dari masing-masing proyek sehingga ketika menerima kiriman material dari supplier,
bagian Logistic sudah
dapat
mengelompokkan kebutuhan material serta mengetahui jadwal pengiriman material secara tepat. Disamping itu sistem yang diusulkan juga memungkinkan untuk memberikan reminder kepada bagian Logistic untuk menyiapkan material saat mendekati jadwal pengiriman ke lokasi proyek. 3) Penentuan supplier atau subcontractor kurang objektif Perusahaan saat ini menempatkan bagian Purchasing untuk mengambil keputusan dalam pemilihan supplier atau subcontractor. Sebaiknya bagian Purchasing dalam memilih supplier maupun subcontractor didasarkan pada beberapa kriteria. Dikhawatirkan jika bagian Purchasing menentukan secara subjektif, supplier atau subcontractor maka dapat memicu kecurangan yang terjadi antara purchasing dengan pihak supplier dan subcontractor yang berkaitan dengan negosiasi harga. Akibatnya, harga yang didapatkan tidak semaksimal yang diharapkan.
88 Rekomendasi
yang
diusulkan
adalah
merancang
sistem
yang
memungkinkan untuk mendukung bagian purchasing untuk mengambil keputusan dalam hal pemilihan supplier atau subcontractor secara lebih objektif dimana sistem akan membandingkan penawaran harga yang diberikan dari masing-masing supplier atau subcontractor. 4) Sulit melakukan penelusuran utang sehingga pemanfaatan diskon kurang maksimal serta keterlambatan dalam pelunasan utang M anajemen keuangan perusahaan kurang baik dalam hal mengatur pembayaran atas utang usaha. Pembayaran Utang sering dilakukan pada saat jatuh tempo, atau bahkan melebihi waktu jatuh tempo. Hal ini menyebabkan perusahaan harus melepaskan beberapa kesempatan dalam hal memperoleh diskon pembelian, dimana di sisi lain perusahaan memiliki cadangan kas yang mencukupi. Akibatnya, margin yang didapat berkurang. Rekomendasi yang diusulkan, bagian Finance & Accounting membuat daftar utang beserta keterangan jatuh tempo dan besar diskonnya. Sistem memungkinkan untuk memberikan reminder kepada bagian Finance & Accounting untuk segera melakukan permintaan pembayaran atas utang yang telah mendekati jatuh tempo. Dengan demikian, bagian Finance & Accounting dapat menentukan waktu pembayaran yang tepat dengan mempertimbangkan diskon dan cash flow perusahaan.
