BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan Industri Bahan Bakar Minyak (BBM) merupakan sektor penting di dalam pembangunan nasional baik dalam hal pemenuhan kebutuhan energi dan bahan baku industri di dalam negeri maupun sebagai penghasil devisa Negara, sehingga pengelolaannya perlu dilakukan seoptimal mungkin. Dalam upaya menciptakan kegiatan usaha niaga umum BBM yang mandiri, handal, transparan, berdaya saing, efisien serta berwawasan pelestarian fungsi lingkungan, Perusahaan perlu mempersiapkan pedoman tetap (Blueprint) untuk jangka lima tahun kedepan yang didalamnya mencakup perencanaan strategi - strategi, efektifitas dan efisiensi proses bisnis, serta dukungan SI/TI guna mencapai visi dan misi Perusahaan. Kebutuhan
saat
ini
akan
informasi
dan
teknologi
yang
sudah
terkomputerisasi menjadi kebutuhan utama bagi suatu Perusahaan. Untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat, diperlukan sistem yang terintegrasi dengan baik, yaitu dengan menggunakan Perencanaan Strategi SI dan TI. Perencanaan Strategi SI dan TI merupakan suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran bisnis, serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan mendukung teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan Perusahaan suatu keunggulan jangka 79
80 panjang dalam bersaing, sehingga kedepannya Perusahaan menjadi lebih terarah dalam mencapai tujuan. Oleh sebab itu dalam menghadapi persaingan global, setiap Perusahaan perlu menerapkan sistem yang terkomputerisasi dengan database terintegrasi guna mendukung kegiatan proses bisnis agar lebih optimal, efektif, dan efisien sehingga strategi strategi Perusahaan yang dicanangkan bersama dapat dicapai. PT. Pumas Petro Lampung adalah Perusahaan yang bergerak dibidang Niaga Umum bahan bakar minyak. PT. Pumas Petro Lampung didirikan pada tahun 2007, pada awalnya di tunjuk oleh PT. Petronas Niaga Indonesia sebagai Authorized Distributor untuk memasarkan produk High Speed Diesel (HSD) dan Marine Fuel Oil (MFO) untuk sebagian wilayah Indonesia melingkupi Sumatera Selatan, Lampung, Sumatera Utara, P. Kalimantan, dan seluruh P. Jawa. Sebagai Authorized Distributor dari PT. Petronas Niaga Indonesia. PT. Pumas Petro Lampung berusaha untuk mengantisipasi
kebutuhan
konsumen
guna
mencapai
persaingan
perdagangan yang sehat melalui harga yang kompetitif dan sistem pengadaan alternatif untuk kepuasan pelanggan. Berdasarkan pengalaman tersebut di atas, pemegang saham terbesar PT. Pumas Petro Lampung, menyampaikan kebijakan Perusahaan untuk mengembangkan sayap bisnisnya guna memiliki Izin Usaha Niaga Umum Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, Direktorat Jendral Minyak dan Gas Bumi. Seiring berjalannya waktu, PT. Pumas Petro Lampung yang semakin berkembang yang didukung dengan pasokan bahan bakar,
81 infrastuktur dan kelengkapan data administratif serta data teknis kini telah menjadi sebuah niaga umun bahan bakar minyak yang didukung Surat Keputusan Direktur Jendral Minyak dan Gas Bumi Nomor : 10589.K/10.01/DJM.O/2008 tanggal 18 Juni 2008, tentang izin usaha Niaga Umum Bahan Bakar Minyak, dalam jangka waktu 10 tahun. 3.1.2
Spesifikasi Produk High Speed Diesel (HSD) HSD biasanya digunakan sebagai bahan bakar untuk mesin diesel berkecepatan tinggi yang beroperasi diatas 750 rpm seperti pembangkit tenaga listrik, turbin diesel, dan mesin – mesin produksi berkapasitas besar.
82
Gambar 3.1 Spesifikasi High Speed Diesel (HSD) pada PT. Pumas Petro Lampung
83 Marine Fuel Oil (MFO) MFO merupakan minyak bakar yang lebih tebal dari minyak diesel, penggunaan MFO pada umumnya adalah untuk bahan bakar pada pembakaran langsung di dalam dapur industri.
Gambar 3.2 Spesifikasi Marine Fuel Oil (MFO) pada PT. Pumas Petro Lampung
84 3.2 Analisis Enterprise Architecture Analisis Enterprise Architecture pada sistem berjalan PT. Pumas Petro Lampung mengacu kepada artifact – artifact yang terdapat di dalam EA. Berikut ini adalah penjabaran – penjabaran dari analisa EA artifact pada PT. Pumas Petro Lampung : 3.2.1 Strategic Goals & Initiatives 3.2.1.1 Strategic Plan Perencanaan Strategis menjadi kebijakan Perusahaan yang digunakan untuk mengarahkan dan sebagai strategi kompetitif untuk mendukung proses bisnis Perusahaan.Adapun visi dan misi di PT.Pumas Petro Lampung adalah : 3.2.1.1.1
Visi dan Misi -
Visi : Sebagai perusahan Niaga Bahan Bakar dengan kelengkapan fasilitas dan pelayanan supply yang berkesinambungan bagi para pelanggan
-
Misi : Memberikan Pelayanan pasokan Bahan Bakar Minyak kepada para pelanggan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas industri dengan memberikan produk yang berkualitas tinggi, jaminan supply dan tepat waktu
3.2.1.1.2
Goal dan Target Perusahaan Setiap perusahaan harus memiliki target – target untuk memotivasi kinerja perusahaan. PT. Pumas Petro Lampung memiliki target penjualan ± 2.000 kl atau nominal perputaran uangnya ± 12 M setiap bulannya.
85 3.2.1.1.3
Strategi Bisnis Perusahaan Dalam upaya mencapai visi dan misinya, Perusahaan menerapkan strategi bisnisnya dengan cara : •
Meningkatkan dan menjaga kerja sama dengan para pemasok. -
Meningkatkan dan menjaga kerja sama dengan pemasok sangat penting dilakukan, pemasok menjadi sebuah
kunci
penting
bagi
Perusahaan
menjalankan proses bisnisnya.
dalam
Salah satu cara
menjaga dan meningkatkan kerja sama dengan para pemasok adalah menjadi partner bisnis seperti halnya Shell, Medco, British Petroleum, Chevron, etc. •
Menjalin hubungan baik dengan para pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas layanan dan produk. -
Kualitas pelayan menjadi kunci penting untuk menjaga hubungan baik dengan para pelanggan, maka dari itu PT. Pumas Petro Lampung menerapkan strategi sistem kontrak dengan para pelanggannya dan memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan pasar.
•
Menyeimbangkan sistem penjualan antara Bulk dan Retail -
PT. Pumas Petro Lampung menerapkan strategi penjualan dengan menyeimbangkan sistem penjualan bulk (skala besar) dan retail (skala kecil).
•
Mengadakan pelatihan – pelatihan kepada para karyawannya.
86 -
Perusahaan mengadakan pelatihan – pelatihan kepada para karyawanya yang bertujuan untuk meningkankan kualitas
kerja
dan
pemahaman
produk
para
karyawannya. •
Perusahaan menekan pada penjagaan kualitas produknya agar dapat bersaing dengan pendatang baru. -
Perusahaan selalu mengadakan inovasi – inovasi baru guna menjaga mutu dan kualitas produknya agar dapat selalu bersaing dengan para pesaingnya.
3.2.1.2 SWOT Perusahaan perlu melakukan analisis SWOT. Analisis SWOT dapat membantu Perusahaan dalam menganalisis strategi yang tepat serta memaksimalkan
kekuatan
dan
peluang
secara
bersamaan
dapat
meminimalkan kelemahan dan ancaman. Proses perancangan SWOT dilakukan melalui beberapa tahap diantaranya : 3.2.1.2.1
Lima (5) Faktor Persaingan Porter Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat mengetahui lima faktor eksternal yang dapat mempengaruhi Perusahaan yang berasal dari, Potential New Entrants (Pendatang baru yang potensial), Intraindustry Rivalry (Pesaing), Substitute Product (Produk pengganti), Bargaining Power of Buyers (kekuatan tawar-menawar pembeli), dan Bargaining Power of Supplier
87 (kekuatan tawar-menawar supplier). Berdasarkan hasil analisis maka lima kekuatan Porter yang ada pada PT.Pumas Petro Lampung : 1) Potential New Entrants (Pendatang baru yang potensial) Semakin banyaknya perusahaan baru yang bergerak di bidang pengadaan bahan bakar minyak muncul dengan keunggulannya masing - masing. Hal ini dapat mengancam keberadaan PT. Pumas Petro Lampung dengan banyaknya
Perusahaan baru
tersebut, karena pelanggan dapat menentukan dan memilih sendiri Perusahaan mana yang memiliki fasilitas dan produk yang terbaik seperti PT. Petro Niaga yang baru di perindustrian minyak. Akan tetapi dengan adanya pengalaman yang cukup lama dalam perindustrian bahan bakar minyak (sebelumnya Authorized Distributor PT Petronas Niaga Indonesia) Perusahaan memiliki pelanggan yang berloyalitas tinggi dan fasilitas yang cukup baik. PT. Pumas Petro Lampung bisa mengatasinya, akan tetapi Perusahaan tetap harus waspada terhadap Perusahaan baru dengan menyiasati peningkatan kualitas produk dan peningkatan kualitas pelayanan kepada para pelanggan. 2) Intraindustry Rivalry (Pesaing) PT. Pumas Petro Lampung memiliki beberapa pesaing seperti PT. AKR Corporindo tbk dan Pertamina. Para pesaing ini merupakan ancaman bagi PT. Pumas Petro Lampung karena sama – sama Niaga Umum bahan bakar minyak dan sebagai pemasok ke pabrik
88 atau institusi lainnya. Akan tetapi PT. Pumas Petro Lampung tetap berada didalam persaingan yang kuat dengan para pesaingnya, karena mempunyai keunggulan – keunggulan seperti hubungan yang baik dengan supplier dan selalu memperhatikan kualitas layanan terhadap pelanggan sehingga PT. Pumas Petro Lampung tetap memiliki hubungan baik dengan para supplier dan pelanggannya. 3) Substitute Product (Produk pengganti) Semakin
berkembangnya
zaman
pada
dewasa
ini
juga
mempengaruhi perindustrian minyak dengan banyaknya produk – produk baru yang lahir dengan kualitas yang semakin bagus, diantaranya pengalihan bahan bakar pabrik dari minyak diesel menjadi gas atau batu bara. Hal ini menjagi ancaman serius bagi PT. Pumas Petro Lampung dan harus memaksimalkan kinerja dan kualitas produk untuk tetap menjaga persaingan. 4) Bargaining Power of Buyers (kekuatan tawar - menawar pembeli) Bagi PT. Pumas Petro Lampung kepuasan pelanggan menjadi sangat penting untuk memajukan Perusahaan. Maka dari itu harga merupakan faktor penting untuk memasarkan produk Perusahaan. Dengan harga yang sesuai dan kualitas yang baik pelanggan akan senang bekerja sama dengan Perusahaan. PT. Pumas Petro Lampung menganggap bahwa kebutuhan pelanggan harus dapat terpenuhi dengan baik, hal ini untuk menjaga pelanggan lama dan
89 mencari pelanggan baru. Untuk pemenuhan kepuasan pelanggan, selain meningkatkan kualitas layanannya, Perusahaan juga senantiasa mendengar saran dan kritik sebagai acuan untuk meningkatkan kualiatas pelayanan bagi pelanggan. Saat
ini,
kekuatan tawar-menawar PT. Pumas Petro Lampung lemah karena terancam oleh tuntutan pelanggan akan kepuasan dalam memperoleh produk dan jasa yang semakin berkembang. Selain itu para pelanggan juga mengharapkan tarif jasa dan harga produk yang
kompetitif,
para
pelanggan
dapat
dengan
mudah
membandingkan harga dengan para pesaing PT. Pumas Petro Lampung. Untuk mengatasi ancaman ini, PT. Pumas Petro Lampung terus belajar dengan cara mengembangkan kemampuan dalam penguasaan produk dengan cara mengadakan training product knowledge untuk karyawannya dan kemampuan teknik dari karyawan Perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan memahami kebutuhan pelanggan agar dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan dan menumbuhkan kepercayaan pelanggan agar terus membeli produk pada PT. Pumas Petro Lampung. Hal ini dapat dicapai dengan pemanfaatan SI/TI dalam menjaga hubungan Perusahaan dengan pelanggan. 5) Bargaining Power of Supplier (kekuatan tawar - menawar supplier)
90 Bagi PT. Pumas Petro Lampung supplier merupakan kunci penting untuk menjalankan proses bisnis Perusahaan. Jika tidak ada supplier maka tidak akan terjadi proses bisnis perusahaan. Perusahaan – Perusahaan yang menjadi supplier untuk PT. Pumas Petro Lampung diantaranya adalah British Petroleum (BP), Medco, Chevron, Petronas, dan Shell. PT. Pumas Petro Lampung dapat bekerja sama dengan beberapa Perusahaan pemasok sekaligus, baik berdasarkan kontrak maupun tidak, untuk dapat memasarkan produk ke berbagai Perusahaan sesuai dengan permintaan
pelanggan.
Hubungan
bisnis
yang
paling
menguntungkan, karena PT. Pumas Petro Lampung membutuhkan produk dari pemasok demi mendukung kelancaran bisnisnya, disamping itu pihak pemasok memperoleh keuntungan dari PT. Pumas Petro Lampung. Meskipun begitu, kekuatan tawar menawar PT. Pumas Petro Lampung dengan pihak distributor cukup kuat karena saat ini terdapat banyak distributor penyedia produk minyak diesel, sehingga PT. Pumas Petro Lampung dapat memilih distributor maupun pemasok yang paling efisien dari segi biaya dan mampu menunjang kegiatan operasional Perusahaan. Pemasok juga berperan untuk mejaga kestabilan harga serta membuat peraturan mengenai produknya agar dapat tercipta pesaingan bisnis yang sehat diantara Perusahaan niaga umum minyak lainnya. Untuk itu, PT. Pumas Petro Lampung
91 membutuhkan suatu sarana yang dapat mengolah data seperti harga data produk, spesifikasi produk, peraturan, serta data - data lain dari para pemasok dan mendistribusikan informasi tersebut untuk kepentingan Perusahaan serta para pelanggan. Berikut adalah gambar analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT.Pumas Petro Lampung :
Gambar 3.3 Analisis Lima Daya Porter PT. Pumas Petro Lampung
92 3.2.1.2.2 •
Analisis PEST (Politic, Economic, Social, Technology) Politik -
Kondisi politik Indonesia tidak mempengaruhi bisnis PT. Pumas Petro lampung secara langsung, walaupun terjadi transisi pemerintahan, perubahan undang - undang, pajak dan peraturan daerah tidak akan memberikan dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari para pelanggan dikarenakan pasokan BBM yang menjadi produk utama PT.Pumas Petro Lampung menggunakan BBM non subsidi pemerintah, jadi harga minyak dunia yang dapat sangat mempengaruhi proses bisnis Perusahaan, akan tetapi Perusahaan harus tetap dapat mengikuti peraturan mengenai undang - undang dan perpajakan yang ada di Indonesia.
-
Dengan diberlakukannya UU No. 22 Tahun 2001, Usaha penyediaan dan pendistribusian BBM dapat dilakukan oleh setiap Badan Usaha yang telah mendapat izin Usaha dari pemerintah, dan harga BBM akan diserahkan pada mekanisme persaingan usaha yang sehat dan wajar.
•
Ekonomi -
Harga BBM diserahkan pada mekanisme persaingan usaha yang sehat dan wajar (Pasal 28 ayat 2).
-
Tidak stabilnya harga minyak pada MOPS (Mid Oil Platt Singapore) dan naiknya harga minyak mentah dunia akibat
93 bergejolaknya politik di Timur Tengah. Hal ini berpengaruh bagi PT. Pumas Petro Lampung dalam menentukan harga jual dan strategi penjualan selanjutnya. -
Terjadinya
krisis ekonomi global akan berdampak buruk
secara tidak langsung terhadap perusahaan. Dimana laju inflasi meningkat, negara - negara pengimpor menurunkan pesanannya dan nilai ekspor ikut menurun. Beberapa perusahaan melaksanakan program - program penurunan jumlah karyawan dan cuti tanpa gaji. Seluruh faktor tersebut mengakibatkan penurunan tingkat pembelanjaan konsumen, yang telah berdampak negatif terhadap pendapatan PT Pumas Petro Lampung. •
Sosial -
Konsumsi
BBM
domestik
dalam
10
tahun
terakhir
menunjukkan kenaikan rata - rata sebesar 4,8% pertahun. Dengan semakin meningkatnya jumlah penduduk dan membaiknya
pertumbuhan
ekonomi
domestik
maka
pertumbuhan konsumsi di masa mendatang diperkirakan terus mengalami kenaikan. -
Berdasarkan hal di atas, maka karyawan - karyawan Perusahaan diwajibkan untuk bisa memberikan pelayanan yang terbaik dan menjaga hubungan yang baik dengan konsumen, karena pelayanan merupakan kunci utama
94 keberhasilan bagi Perusahaan. Selain itu, Perusahaan menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan supplier. Perusahaan juga menjalin hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar dengan mengadakan kegiatan - kegiatan sosial. Selain itu, Perusahaan selalu menjaga agar produk dan jasa yang diberikan untuk pelanggan tidak memberi dampak negatif terhadap hubungan masyarakat. Dengan adanya lingkungan kerja sama yang baik, aman dan nyaman dapat memberikan kesejahteraan baik bagi Perusahaan maupun lingkungan di sekitarnya •
Teknologi -
Dibutuhkannya
proses
adaptasi
bagi
karyawan
dalam
menghadapi teknologi yang baru. Lahirnya teknologi baru tertentu mungkin dibutuhkan dalam mendukung kinerja Perusahaan, dibutuhkannya training dan adaptasi bagi karyawan dalam mengoperasikannya sebagai penunjang kemajuan Perusahaan. -
Perkembangan
teknologi
yang
begitu
cepat
dapat
mempengaruhi kinerja suatu Perusahaan, saat ini banyak Perusahaan yang berhasil untuk menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis Perusahaan, bahkan banyak Perusahaan lain yang telah menerapakan perkembangan teknologi sebagai strategi untuk menciptakan
95 suatu keunggulan kompetitif . PT.Pumas Petro Lampung harus bisa mengikuti perkembangan teknologi tersebut agar Perusahaan tetap berada di jalur aman di dalam pesaingan dengan Perusahaan pesaingnya.
3.2.1.2.3
Analisis SWOT Analisis SWOT adalah analisis yang berdasarkan pada anggapan bahwa suatu strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal suatu Perusahaan (Strength and Weakness) dan sumber daya eksternal suatu Perusahaan (Opportunity and Threats). Hasil analisis SWOT digunakan sebagai acuan untuk menentukan langkah-langkah selanjutnya dalam upaya memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunity) serta meminimalkan kelemahan (Weakness) dan mengatasi ancaman (Threat).
3.2.1.2.3.1 Analisis Faktor Internal
Strength (Kekuatan) -
Telah dimiliknya legalitas izin Niaga Umum BBM yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi pada tanggal 19 Januri 2008 dengan jangka waktu 10 tahun, saat ini izin usaha Niaga Umum BBM yang dikeluarkan oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi hanya berlaku untuk jangka waktu 2 tahun.
96 -
Harga jual yang kompetitif, PT. Pumas Petro Lampung dapat melakukan transaksi penjualan BBM secara langsung dari sumber HSD (High Speed Diesel), baik dari dalam dan luar negeri,
-
Memiliki kontrak jual beli HSD yang jelas, baik dari sumber dalam negeri ataupun luar negeri.
-
Pencapaian harga beli yang lebih baik dan dapat menentukan kualitas HSD dengan standar Sulphur 0,3 pct yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pengguna akhir pada sektor industri.
-
Kelengkapan armada transportasi baik darat maupun laut, dengan tujuan agar pengiriman tepat waktu sesuai dengan jadwal / kontrak yang telah disepakati sebelumnya dengan pelanggan.
Weakness (Kelemahan) -
Kecenderungan naik - turun (Fluktuasi) harga minyak pada MOPS (Mid Oil Platt Singapore) menjadikan PT. Pumas Petro Lampung harus mampu untuk membuat kontrak pasokan dengan standar harga yang telah disepakati sebelumnya dan kepastian pengiriman.
-
Modal kerja PT. Pumas Petro Lampung tidak terlalu besar, hal ini menyulitkan Perusahaan dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar (100.000 kl ke atas)
97 -
Perusahaan belum berani mengambil resiko (gambling) dalam mengefisiensi proses bisnisnya, ini mengakibatkan kurangnya inovasi – inovasi baru bagi Perusahaan.
-
Proses pembayaran telat (lebih dari waktu jatuh tempo) dari konsumen menjadikan perputaran uang kas menjadi lambat.
3.2.1.2.3.1.1
IFAS (Internal Factor Analysis Summary) Tabel 3.1 IFAS
Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot * Komentar Rating
Strength (Kekuatan) Legalitas Niaga Umum BBM
0,15
4
0,60
Kelengkapan armada transportasi (darat dan laut)
0,20
3
0,60
Kontrak jual beli HSD (High speed diesel) yang jelas dan Harga jual yang kompetitif
0,05
3
0.15
Kualitas HSD yang memiliki kandungan sulphur 0.3 pct
0,10
3
0,30
Total Kekuatan
0.50
13
1,65
0,20
3
0,60
Memiliki izin Niaga Umum BBM yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi pada tanggal 19 Januri 2008 dengan jangka waktu 10 tahun. Lengkapnya armada transportasi memungkinkan pengiriman BBM ke konsumen berjalan baik dan tepat waktu. Memiliki kontrak penjualan HSD yang jelas dari sumber dalam maupun luar negeri dan Harga jual yang kompetitif mengikuti perkembangan pasar. Kualitas HSD yang memiliki kandungan sulphur 0.3 pct sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi bagi para pelanggan.
Weakness (kelemahan) Harga MOPS yang flukluatif
Kecendurungan naik turunnya harga MOPS
98 Modal kerja
0,10
3
0,30
Kurangnya inovasi karena tidak berani dalam mengambil resiko
0,05
2
0,1
Proses pembayaran telat (lebih dari waktu jatuh tempo) dari pelanggan menjadikan perputaran uang kas lambat.
0,15
2
0,30
Total Kelemahan
0,50
10
1,3
Total IFAS
1,00
23
2,95
Modal kerja yang belum terlalu besar Perusahaan belum berani mengambil resiko (gambling) dalam mengefesiensi proses bisnisnya, ini mengakibatkan kurangnya inovasi – inovasi baru bagi Perusahaan. Proses pembayaran harus tepat waktu karena Perusahaan memiliki kewajiban pembayaran piutang ke bank, dan persediaan suplai BBM selanjtnya.
3.2.1.2.3.2 Analisis Faktor Eksternal Opportunities (Peluang) -
Hubungan baik dengan para supplier memungkinkan Perusahaan mendapatkan pasokan dengan baik.
-
Terjadi hubungan emosional yang kuat antara Perusahaan dan para pelanggan dangan lengkapnya sarana dan prasarana strategis PT. Pumas Petro Lampung membuka peluang yang sangat baik untuk diterimanya produk PT. Pumas Petro Lampung pada pembeli akhir BBM sektor industri.
-
Kuantitas kebutuhan BBM yang sangat besar
99 -
Lengkapnya
sarana
transportasi
darat
dan
laut
memungkinkan pengiriman BBM kepada pelanggan dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu. Threats (Ancaman) -
Perusahaan sejenis yang ada dilokasi (Pertamina dan AKR), ancaman terhadap Perusahaan sejenis yang berada dilokasi pembeli akhir dapat diantisipasi dengan menciptakan iklim yang kondusif antara pemasok dan pembeli akhir dengan mengutamakan
pelayanan
yang
memuaskan
dengan
ketepatan waktu pengiriman dan menjaga mutu / kualitas BBM yang dimaksud. -
Potensi Bahan Bakar Alternative, merupakan ancaman yang sangat besar bagi Perusahaan. Berdasarkan kecenderungan naiknya harga minyak mentah dunia menimbulkan efek atau dampak pada harga jual BBM yang mengimbangi kenaikan pada tingkat konsumen, pengguna akhir dan pabrikan. Faktor kenaikan harga jual BBM pada level konsumen, pengguna akhir dan pabrikan mengakibatkan banyak konsumen BBM berusaha untuk mencari alternative sumber energy selain BBM, misalnya seperti gas dan batubara.
-
Kemungkinan adanya human error harus diminimalisasi oleh Perusahaan.
100 3.2.1.2.3.2.1
EFAS ((External Factor Analysis Summary)) Tabel 3.2 EFAS
Faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
Bobot * Komentar Rating
Opportunities (Peluang) Memiliki jalinan rekan bisnis yang baik pada Supplier
0,10
3
0,3
Hubungan Emosional yang kuat dengan para konsumen
0,10
3
0,3
Kuantitas kebutuhan BBM yang semakin besar Akses pengangkutan darat dan laut
0,30
4
0,12
0,15
3
0,45
Total Peluang
0,65
13
1,17
Perusahaan sejenis yang ada di lokasi yang berdekatan
0,15
2
0,3
Munculnya potensi bahan bakar alternatif
0,05
3
0,15
Sumber daya manusia yang kurang terlatih
0,10
4
0,4
Tuntutan konsumen semakin tinggi
0,05
3
0,15
Total Ancaman
0,35
12
1,0
Total EFAS
1.00
25
2,17
Hubungan baik dengan para supplier memungkinkan Perusahaan mendapatkan pasakon dengan baik. Menjalin hubungan yang baik dengan para konsumen memungkinkan Perusahaan memiliki reputasi baik di pasar. Peningkatan kebutuhan BBM dari tahun ke tahun Lengkapnya akses transportasi memungkinkan prose pengiriman BBM ke konsumen berjalan baik dan tepat waktu.
Threats (Ancaman)
yang
Dekatnya letak strategis Perusahaan pesaing seperti permina dan AKR memungkinkan persaingan yang lebih kompetitif. Munculnya potensi bahan bakar alternative seperti gas dan batu bara seiring ramainya gerakan Global Warming dan Penghijauan. Human error pasti ada, tetapi harus diminimalisasir oleh Perusahaan. Permintaan konsumen makin bervariasi, seperti banyaknya kuantitas dan waktu pengiriman yang tepat waktu.
101
3.2.1.2.3.3 Diagram Analisis SWOT Dari tabel diatas, maka diperoleh total Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) dan External Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) yang digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini cara menyusun diagram tersebut, sebagai berikut : 1.
Jumlah dari hasil perkalian bobot x rating pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X (IFAS) Kekuatan
: 1,65
Kelemahan
: 1,3
Titik X (IFAS)
: kekuatan – kelemahan : 1,65 – 1,3 : 0,35
2.
Jumlah dari hasil perkalian bobot
x rating pada peluang dan
ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y (EFAS) Peluang
: 1,17
Ancaman
: 1,0
Titik Y (EFAS)
: peluang – ancaman : 1,17 – 1,0 : 0,17
3.
Nilai total dari perhitungan tabel diatas didapatkan yang menjadi posisi Perusahaan yaitu 0,35 (IFAS) dan 0,17 (EFAS), dapat disimpulkan bahwa Perusahaan menghadapi berbagai ancaman dalam menjalankan proses bisnis, Berikut ini gambar posisi Perusahaan PT. Pumas petro lampung :
102
Gambar 3.4 Diagram SWOT Penjelasan gambar : “ x ” menunjukkan bahwa PT. Pumas Petro Lampung berada di kuadran 1, dimana Perusahaan dapat menggunakan strategi SO (Strength - Opportunity) yang maksudnya adalah Perusahaan menggunakan strength untuk menjawab semua opportunity yang ada, situasi yang menguntungkan dimana Perusahaan memiliki peluang dan kekuatan. Strategi yang harus diterapkan pada kondisi ini adalah strategi yang mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.
3.2.1.2.3.4 Matriks SWOT Tabel 3.3 Matriks SWOT
103 Strength (S)
Weaknesses (W)
• Telah dimilikinya legalitas izin Usaha
• Harga MOPS yang cenderung naik-
Niaga Umum oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi dengan jangka waktu 10
IFAS
• Modal kerja yang belum terlalu
tahun, karena saat ini untuk izin Usaha
besar.
tersebut hanya diberi jangka waktu
• Kesulitan
selama 2 tahun. • Kelengkapan pengiriman
armada BBM
baik
transportasi jalur
darat
kebutuhan
BBM
dalam dari
pelanggan dalam pasar besar.. • Proses pembayaran yang melebihi waktu jatuh tempo dari pelanggan
• Memiliki kontrak penjualan HSD yang jelas dari sumber dalam maupun luar negeri dan Harga jual yang kompetitif mengikuti perkembangan pasar. • Kualitas
Perusahaan
memenuhi
maupun laut.
EFAS
turun (flukluatif).
produk
yang
menjadikan perputaran uang menjadi lambat. • Sumber daya manusia yang kurang terlatih.
memiliki
kandungan sulphur 0.3 pct Strategi SO
Strategi WO
• Dengan lengkapnya armada transportasi
• Melakukan strategi bisnis dengan
baik darat maupun laut, Perusahaan
kompetitor yang berorientasi win-win
dapat memperluas pangsa pasar.
solution dalam memenuhi kebutuhan
Opportunities (O) • Memiliki jalinan rekan bisnis yang baik pada Supplier dan kompetitor. • Hubungan Emosional yang kuat dengan para pelanggan. • Kuantitas kebutuhan BBM yang semakin besar. • Akses pengangkutan darat dan laut.
• Dengan dimilikinya izin Usaha Niaga Umum dalam jangka waktu 10 tahun, Perusahaan dapat mengikat pelanggan dengan
kontrak
jangka
panjang
(longterm).
pelanggan dalam jumlah besar (pasar besar). • Mempriotaskan
pelanggan
melakukan sistem pembayaran CBD (Cash Before Delivery) dan COD
• Menjalin hubungan yang baik dengan
(Cash On Delivery).
supplier agar kepentingan Perusahaan dalam hal pemesanan supplai produk selalu diutamakan dan pengiriman yang selalu tepat waktu (ontime). • Meningkatkan sumber daya SI/TI secara maksimal dalam proses bisnis yang berjalan Threats (T)
yang
Strategi ST
Strategi WT
104 • Perusahaan sejenis yang ada di lokasi yang berdekatan. • Munculnya bakar
potensi
alternatif
• Memberikan informasi yang baik dan
bahan
rinci
kepada
seperti
kualitas produk.
pelanggan
Batubara dan Bahan Bakar
mengenai efektifitas dan efisiensi dari produk dibanding pemakaian bahan bakar lain. • Menerapkan SOP (Standar
Gas. • Tuntutan
mengenai
• Mensosialisasikan kepada pelanggan
pelanggan
yang
Operasional Prosedur) untuk
semakin tinggi akan kuantitas
meminimalisir Human Error dalam
dan pengiriman yang tepat
proses pengiriman baik jalur darat
waktu (ontime).
dan laut
3.2.1.3 Concept of Operation Scenario PT. Pumas Petro Lampung mempunyai dua proses bisnis utama yaitu proses penjualan dan proses pembelian, berikut penjelasan kedua proses bisnis tersebut : Proses Penjualan Bagian Marketing Perusahaan memasarkan dan menawarkan produk ke pelanggan yang berupa Perusahaan atau instansi yang membutuhkan bahan bakar industri. Pelanggan yang akan memesan membuat PO (Purchase Order), Pemesanan yang berisi jumlah pesanan dan jenis minyak yang akan dipesan dan memberikannya kepada bagian marketing. Bagian Marketing akan mencatat PO tersebut dan menyerahkannya ke bagian Sales & Admin untuk di proses lebih lanjut. Bagian Sales & Admin akan mengkonfirmasi pesanan sesuai dengan PO, negoisasi harga dan sistem pembayaran, dari negoisasi tersebut akan tercapai kesepakatan harga dan sistem pembayaran yang akan dipakai oleh pelanggan. Setelah itu bagian Sales & Admin akan membuat SO (Sales Order) rangkap 2 yang berisi jumlah pesanan, jenis
105 barang dan harga. Setelah bagian Sales & Admin akan mengkonfirmasi ke bagian Finance agar dibuatkan Surat Invoice sesai dengan barang yang di pesan. Selain itu bagian Sales & Admin juga akan mengkonfirmasi ke bagian Operasi agar mempersiapkan barang untuk di kirim ke pelanggan. Selanjutnya bagian Sales & Admin akan membuat surat jalan rangkap 2 sesuai dengan PO sebagai dokumen perjalanan pengiriman ke pelanggan. Bagian Operasi akan melakukan pengiriman sesuai dengan pesanan dalam Surat Jalan dan membuat Surat Pengeluaran Barang untuk setiap barang yang keluar dari Depo Penyimpanan (storage). Setelah barang sampai perwakilan pelanggan akan menandatangani surat jalan rangkap 1 sebagai bukti bahwa barang yang di pesan telah sampai ke pelanggan sedangkan Surat Jalan rangkap 2 disimpan oleh pelanggan. Bagian Operasi akan memberikan Surat Jalan rangkap 1 dan Surat Pengeluaran Barang kepada bagian Sales & Admin sebagai bukti bahwa pesanan telah di antar. Bagian Sales & Admin akan mengirimkan Invoice kepada pelanggan yang berisi tagihan pembayaran. Pelanggan akan melakukan pembayaran ke bagian Finance sesuai dengan sistem pembayaran yang disepakati. Bagian Sales & Admin akan memberikan Nota Pembayaran sebagai bukti bahwa barang telah dibayar.
Proses Pembelian
106 Bagian Sales & Admin melakukan konfirmasi kepada supplier untuk menanyakan suplai barang dan pengiriman, dan memberitahukan pengiriman PO (Purchase Order) secepatnya kepada supplier tersebut. Bagian Sales & Admin melakukan pemesanan dengan membuat PO sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 dikirimkan ke supplier, rangkap 2 ke Bagian Finance, dan rangkap 3 ke Bagian Operasi. Supplier mengirimkan barang ke Depo Penyimpanan (storage) dengan membawa Surat Jalan dari Perusahaan supplier tersebut. Setelah Surat Jalan dicek dan sesuai, barang disimpan di Depo Penyimpanan (storage). Setelah barang disimpan, Bagian Operasi membuat Surat Penerimaan Barang sebanyak 2 rangkap dan diberikan ke Bagian Sales & Admin. Supplier mengirim tagihan (invoice) ke Bagian Finance. Bagian Finance melakukan pembayaran sesuai dengan invoice dari supplier. 3.2.1.4 Concept of Operations Diagram Menganalisis Proses Bisnis yang berjalan adalah mutlak untuk dilakukan agar alur proses serta peran tanggung jawab terlihat jelas. Struktur dari Proses Bisnis berjalan yang dijalankan oleh PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
107
Gambar 3.5 CONOPS Diagram PT. Pumas Petro Lampung Keterangan : 1.
Bagian Marketing menawarkan produk ke Pelanggan dengan memberikan brosur HSD (High Speed Diesel). dan MFO (Marine Fuel Oil)
2.
Pelanggan melakukan pemesanan dengan mengirimkan PO (Purchase Order) ke Bagian Marketing.
3.
Bagian Marketing mencatat PO Pemesanan Pelanggan ke dalam sistem, dan mengkonfirmasikan PO yang asli ke Bagian Sales & Admin.
108 4.
Bagian Sales & Admin melakukan konfirmasi pemesanan ke pelangga sesuai PO yang diterima untuk melakukan penawaran (negosiasi dan sistem pembayaran).
5.
Dari hasil negosiasi akan tercapai kesepakatan harga dan sistem pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan.
6.
Bagian Sales & Admin membuat SO (Sales Order) berdasarkan PO yang telah dikonfirmasi. SO dibuat 2 rangkap, rangkap 1 untuk Bagian Finance dan rankap terakhir diarsip oleh Bagian Sales & Admin sebagai arsip dokumen.
7.
Bagian Finance membuat Invoice berdasarkan SO dan diberikan ke Bagian Sales & Admin untuk diberikan ke Pelanggan.
8.
Bagian Sales & Admin menginstruksikan pengiriman dengan membuat Surat Jalan 3 rangkap ke Bagian Operasi.
9.
Bagian Operasi melakukan pengiriman sesuai dengan pesanan dalam Surat Jalan dan membuat Surat Pengeluaran Barang untuk setiap barang yang keluar dari Depo Penyimpanan (storage).
10. Setelah
barang
sampai
dan
disimpan
dalam
Depo
Penyimpanan pelanggan, Surat Jalan ditanda tangani oleh Divisi
penanggung
jawab
bersangkutan.
Setelah
ditandatangani rangkap 1 diberikan ke pelanggan dan 2 rangkap sisanya dibawa kembali oleh Bagian Operasi.
109 11. Bagian Operasi mengirimkan Surat Pengeluaran Barang dan Surat Jalan rangkap 2 ke Bagian Sales & Admin sebagai bukti bahwa pemesanan telah dikirim. 12. Bagian Sales & Admin mengirimkan Invoice setelah barang telah dikirim. 13. Pelanggan melakukan pembayaran (sistem pembayaran after delivery), pembayaran dilakukan secara tunai ke Bagian Finance atau melalui bank lewat pembayaran giro, dll. 14. Bagian Sales & Admin mengirimkan Nota Pembayaran kepada pelanggan. 15. Bagian Sales & Admin melakukan konfirmasi kepada supplier untuk menanyakan suplai barang dan pengiriman, dan memberitahukan pengiriman PO secepatnya kepada supplier tersebut. 16. Bagian Sales & Admin melakukan pemesanan dengan membuat PO (Purchase Order) sebanyak 3 rangkap, dimana rangkap 1 dikirimkan ke supplier, rangkap 2 ke Bagian Finance, dan rangkap 3 ke Bagian Operasi. 17. Supplier
mengirimkan
barang
ke
Depo
Penyimpanan
(storage) dengan membawa Surat Jalan dari Perusahaan supplier tersebut.
110 18. Bagian Operasi akan mengecek Surat Jalan dan PO, jika sesuai barang langsung disimpan di Depo Penyimpanan (storage). 19. Setelah barang disimpan, Bagian Operasi membuat Surat Penerimaan Barang sebanyak 2 rangkap dan diberikan ke Bagian Sales & Admin. 20. Supplier mengirim tagihan (invoice) ke Bagian Finance. 21. Bagian Finance melakukan pembayaran sesuai dengan invoice dari supplier. 3.2.1.5 Balance ScoreCard Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini
dikarenakan
pengukuran
kinerja
dapat
digunakan
untuk
menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering
digunakan
hanya mengukur
kinerja
keuangan,
tidak
dapat
menggambarkan kinerja. PT. Pumas Petro Lampung saat ini belum memiliki Balance Score Card. 3.2.2
Products and Services Pentingnya penjabaran mengenai Businesss Product dan Service pada sebuah Perusahaan untuk menyediakan penjelasan tingkat tinggi untuk strategi finansial yang akan dicapai tujuan - tujuan strategi.
111 3.2.2.1 Business Plan 3.2.2.1.1 Business Overview Industri Bahan Bakar Minyak (BBM) merupakan sektor penting didalam pembangunan nasional baik dalam hal pemenuhan kebutuhan energi dan bahan baku industri didalam negeri maupun sebagai penghasil devisa Negara, sehingga pengelolaannya perlu dilakukan seoptimal mungkin. Dalam upaya menciptakan kegiatan usaha Niaga umum BBM yang mandiri, handal, berwawasan
pelestarian
transparan, berdaya saing, efisien serta fungsi
lingkungan,
Perusahaan
perlu
mempersiapkan pedoman tetap (Blueprint) untuk jangka lima tahun kedepan yang didalamnya mencakup perencanaan strategi - strategi, efektifitas dan efisiensi proses bisnis, serta dukungan SI/TI guna mencapai visi dan misi Perusahaan. Kebutuhan saat ini akan informasi dan teknologi yang sudah terkomputerisasi menjadi kebutuhan utama bagi suatu Perusahaan. PT. Pumas Petro Lampung adalah Perusahaan yang bergerak dibidang Niaga Umum bahan bakar minyak. PT. Pumas Petro Lampung didirikan pada tahun 2007, pada awalnya di tunjuk oleh PT. Petronas Niaga Indonesia sebagai Authorized Distributor untuk memasarkan produk High Speed Diesel (HSD) dan Marine Fuel Oil (MFO) untuk sebagian wilayah Indonesia melingkupi Sumatera Selatan, Lampung, Sumatera Utara, P. Kalimantan, dan seluruh P. Jawa. Sebagai Authorized Distributor dari PT. Petronas Niaga Indonesia. PT. Pumas Petro
112 Lampung berusaha untuk mengantisipasi kebutuhan konsumen guna mencapai persaingan perdagangan yang sehat melalui harga yang kompetitif dan sistem pengadaan alternatif untuk kepuasan pelanggan. Berdasarkan pengalaman tersebut diatas, pemegang saham terbesar PT. Pumas Petro Lampung, menyampaikan kebijakan Perusahaan untuk mengembangkan sayap bisnisnya guna memiliki Izin Usaha Niaga Umum Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, Direktorat Jendral Minyak dan Gas Bumi. Segmen pasar yang dipilih dalam usaha ini adalah masyarakat menengah ke atas dan Perusahaan yang mempunyai mesin diesel untuk menjalankan usahanya, seperti mesin pabrik, genset listik dan lain sebagainya. Perusahaan ini didirikan didirikan pada tahun 2007 oleh bapak H.A.Nizar Puncak Sampurna Jaya dengan maksud untuk menangani usaha Niaga Bahan Bakar Minyak guna keperluan industri dan sudah berjalan selama ±5 tahun. PT. Pumas Petro Lampung terletak di Mega Plaza Buiding 2nd Floor, Jl. HR. Rasuna Said Kav-C3 Jakarta 12920, INDONESIA. 3.2.2.1.2 Executive Profile Perusahaan PT. Pumas Petro Lampung dimiliki oleh satu orang sebagai pemilik usaha yang yang bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan bisnis dan pengambilan keputusan bisnis pemimpin Perusahaan ini disebut CEO (Chief Executive Organization).
113 CEO memiliki bawahan dibeberapa bagian, yaitu Direktur yang berfungsi untuk memimpin dan menjalankan perusahan, membuat rencana jangka panjang serta jangka pendek, mengontrol setiap bagian, menerima laporan per periode, Mengevaluasi laporan keuangan dari hasil operasi Perusahaan, dan bertanggung jawab dalam pembagian tugas, di bawah direktur terdapat Manager tiap - tiap bagian yang bertugas memimpin divisinya. Bagian Keuangan yang menangani pembayaran dan menerima hasil penjualan, bagian Operasi bertugas sebagai sarana pemberian tugas kepada pengawas pengiriman dan messenger, bagian Sales & Admin bertugas mengatur segala hal yang berkaitan dengan masalah penjualan dan administratif Perusahaan dan bagian Marketing bertugas untuk menawarkan dan memasarkan produk perusahaan kepada para pelanggan baru. 3.2.2.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals Aktivitas bisnis dengan tujuan strategi pada PT. Pumas Petro Lampung memilki hubungan yang sangat erat, karena aktivitas - aktivitas bisnis dilakukan untuk dapat mencapai tujuan dari misi perusahaan yaitu Memberikan Pelayanan pasokan Bahan Bakar Minyak kepada para pelanggan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas industri dengan memberikan produk yang berkualitas tinggi, jaminan supply dan tepat waktu.
Sebagai
Perusahaan
yang
bertujuan
untuk
memajukan
perkembangan bisnisnya, PT. Pumas Petro Lampung memiliki strategi
114 bisnis dalam mencapai tujuan tersebut, strategi bisnis PT. Pumas Petro Lampung yaitu : •
Menjalin hubungan baik dengan para pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas layanan dan produk.
•
Meningkatkan dan menjaga kerja sama dengan para pemasok.
•
Menerapkan strategi pemasaran dengan sistem agent yang di tempatkan di berbagai daerah.
•
Mengadakan pelatihan – pelatihan kepada para karyawannya agar para karyawan kompeten dalam menjalankan tugasnya.
•
Perusahaan menekan pada penjagaan kualitas produknya dapat bersaing dengan pendatang baru.
3.2.2.1.4 Organizational Structure Sebuah hal yang mutlak bagi setiap Perusahaan untuk memiliki struktur organisasi agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat terlihat dengan jelas. Struktur organisasi pada sebuah Perusahaan yang terbagi menjadi berbagai fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing, akan membuat proses bisnis berjalan baik PT. Pumas Petro Lampung memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
115
Gambar 3.6 Organization Chart pada PT. Pumas Petro Lampung 3.2.2.1.5 Market Outlook and Competitive Strategy Target utama dari PT. Pumas Petro Lampung adalah berbagai Perusahaan industri, industri plastik, konveksi, hotel, atau laundry, gedung bertingkat / kantor, Rumah Sakit, dan pabrik - pabrik besar yang proses industrinya menggunakan tenaga mesin diesel yang membutuhkan bahan bakar High Speed Diesel (HSD) dan Marine Fuel Oil (MFO) dalam menjalankan pabrik – pabriknya. Competitive advantage dalam usaha ini adalah dengan melakukan pelayanan yang baik dan ramah, melakukan pengiriman yang tepat waktu dengan harga yang kompetitif serta bekerjasama dengan pemasok - pemasok besar, agar ketersediaan barang selalu terjaga dan juga memiliki jaringan terhadap perusahaan - perusahaan besar.
116 3.2.2.1.6 Business Cycle PT. Pumas Petro Lampung adalah Perusahaan yang bergerak dibidang Niaga Umum bahan bakar minyak khusus industry. PT. Pumas Petro Lampung memasarkan produk High Speed Diesel (HSD) dan Marine Fuel Oil (MFO) untuk sebagian wilayah Indonesia melingkupi
Sumatera
Selatan,
Lampung,
Sumatera
Utara,
P.
Kalimantan, dan seluruh P. Jawa. Proses bisnis utamanya adalah mendistribusikan bahan bakar minyak industri kepada dan instansi – instansi yang memerlukan. Perusahaan memberikan penawaran produk dan harga yang kompetitif dengan para pelanggannya, setelah itu pelanggan dapat memesan dan Perusahaan akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan melalui media transportasi darat maupun laut. 3.2.2.1.7 Financial Strategy Untuk mendapatkan dan meningkatkan profit Perusahaan, ada beberapa strategi yang dilakukan oleh PT.Pumas Petro Lampung,yaitu :
Meminimalisasikan biaya - biaya produksi. Contohnya : pemakaian listrik, pemakaian transport sesuai dengan yang dibutuhkan.
Pembatasan pembeliaan asset yang tidak perlu. Contohnya : pengadaan komputer yang lebih modern.
Memaksimalkan pendapatan.
Menyelaraskan antara penjualan retail dan bulk (penjualan porsi besar).
117 3.2.2.1.8 Current Financial Status Summary Pada saat ini kondisi keuangan pada PT.Pumas Petro Lampung semakin meningkat dibanding tahun – tahun sebelumnya. Hal ini disebabkan karena meningkatnya permintaan pelanggan, karena adanya loyalitas dari pelanggan, Perusahaan yang memberikan layanan yang memuaskan pelanggan, dan menyediakan produk yang berkualitas tinggi dan sesuai dengan keinginan pelanggan. 3.2.2.1.9 Business Partnership and Alliances PT. Pumas Petro Lampung memiliki rekan bisnis yang mendukung pemasokan bahan bakar minyak diesel yang di beli oleh Supplier di dalam negeri maupun luar negeri dan penjualan bahan bakar diesel pada Perusahaan – Perusahaan yang membutuhkan di dalam negeri. Rekan bisnis PT.Pumas Petro Lampung yaitu :
Pemasok : •
PT. Petronas
•
British Petroleum
•
Chevron
•
Shell
•
Total Oil
Pelanggan : •
Crown Hotel
•
Aston Hotel
•
PT. Gajah Tunggal
•
PT. Indocement
118 3.2.2.2 Swimlane Process Diagram Activity Diagram menunjukkan para pemilik (yang melakukan investasi) yang terlibat didalam Process Line of Business, dan waktu interaksi. Diagram ini mengunakkan format ‘SwimLanes’ untuk mengatur para pemilik dengan menggunakan baris, dan kerangka waktu dengan kolom, kemudian meliputi aktivitas dengan simbol flowchart. Berikut adalah SwimLane Process Diagram berjalan dari PT. Pumas Petro Lampung :
Gambar 3.7 Swinlane Diagram PT. Pumas Petro Lampung Dari gambar dapat diberikan penjelasan sebagai berikut : 1. Bagian Marketing menerima pemesanan BBM dari pelanggan dan mengkonfirmasikan secara langsung kepada Bagian Sales & Admin.
119 2. Bagian Sales & Admin melakukan negosiasi dengan pelanggan serta menanyakan sistem pembayaran yang akan dilaksanakan. 3. Bagian Finance akan mereview hasil negosiasi beserta sistem pembayarannya dan mencatatnya dalam sistem. 4. Kemudian Bagian Operasi akan mengecek persediaan BBM di Depo Penyimpanan (storage), jika persediaan masih ada Bagian Operasi akan menyiapkan BBM sesuai pemesanan ke pelanggan, dan jika stok persediaan tidak mencukupi pesanan pelanggan, maka Bagian Logistik akan mengkonfimasikannya ke Bagian Sales & Admin untuk melakukan pembelian BBM. 5. Bagian Finance akan melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan jumlah BBM yang dibeli. Bagian Finance juga akan menerima pembayaran dari hasil penjualan BBM ke pelanggan. 6. Bagian Finance akan mereview history pembayaran pelanggannya dan membuat daftar list pelanggan yang melakukan pembayaran dengan tepat waktu, prioritas pertama yaitu yang melakukan pembayaran dengan sistem Cash Before Delivery (CBD), Cash On Delivery (COD). Selain itu juga pembayaran harus tepat waktu sesuai dengan jatuh tempo yang diberikan Perusahaan. Dari hasil review tersebut Bagian Finance merekomendasikan ke Direktur untuk dibuatkan kontrak penjualan ke para pelanggan yang sudah dipilih. 7. Direktur mereview kembali rekomendasi dari Bagian Finance, dan membuat memo bahwa rekomendasi pengajuan kontrak disetujui.
120 3.2.2.3 Business Process Diagram / Service Model Business Process Diagram menunjukan rincian secara detail dari suatu aktivitas atau kegiatan, bagaimana setiap langkah dalam aktivitas tersebut saling berhubungan satu sama lain. Berikut Business Process Diagram dari PT. Pumas Petro Lampung yang penulis kelompokan perbagiannya masing masing : 3.2.2.3.1 Business Process Diagram Penjualan Business Process Diagram Penjualan dari sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
Gambar 3.8 Business Process Diagram Penjualan 3.2.2.3.2 Business Process Diagram Pembelian Business Process Diagram Pembelian dari sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
121
Gambar 3.9 Business Process Diagram Pembelian 3.2.2.3.3 Business Process Diagram Pengiriman Business Process Diagram Pengiriman dari sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
Gambar 3.10 Business Process Diagram Pengiriman
122 3.2.2.3.4 Business Process Diagram Pembayaran Business Process Diagram After Sales dari sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
Gambar 3.11 Business Process Diagram Pembayaran 3.2.2.3.5 Business Process Diagram After Sales Business Process Diagram After Sales dari sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung adalah sebagai berikut :
Gambar 3.12 Business Process Diagram After Sales
123 3.2.2.4 Business Process / Product Matrix Business Process / Product Matrix menjelaskan bagaimana perubahan hubungan antara bagian didalam proses bisnis yang diusulkan dengan produk yang dijalankan perusahaan, seperti dijelaskan pada tabel berikut ini :
Bagian Finannce
Bagian Logistik
Bagian Marketing
Bagian Sales &Aadmin
Tabel 3.4 Activity / Product Matrix pada PT. Pumas Petro Lampung
Remarks
Business Product MFO (Marine Fuel Oil)
S
D
L
D
W
F
HSD (High Speed Diesel)
S
D
L
D
W
F
R = Research & develop M = Manufacture
W = Warehouse D = Distribute
S = Service
L = Legal
F = Financials
3.2.2.5 Use Case Narative & Diagram. Use Case Narative dan Diagram berbentuk format UML untuk mengidentifikasi bisnis, kebutuhan, aktor, dan peraturan bisnis itu sendiri untuk mereka berinteraksi dengan sistem, service dan aplikasi - aplikasi yang diidentifikasikan sebagai solusi teknologi pada sistem yang berjalan. 3.2.2.5.1
Use Case Diagram Untuk mengidentifikasikan peranan aktor yang terhubung langsung
dengan sistem akan digambarkan dengan UseCase Diagram berikut :
124
Gambar 3.13 Use Case Diagram 3.2.2.5.2
Use Case Narrative Penjelasan Aktor serta aktivitas – aktivitas dan karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat, akan di jabarkan selanjutnya.
3.2.2.5.2.1 Actor •
Bagian Marketing
125 o Purpose
Mencetak PO Pemesanan Pelanggan
o Characterization Bagian Marketing akan mencatat PO Pemesanan pelanggan yang berisi detil pemesanan barang. •
Bagian Sales & Admin o Purpose
Mencetak Purchase Order (PO)
Mencetak Sales Order (SO)
Mencetak Surat Jalan
Mencetak Laporan Penjualan
Mencetak Laporan Pembelian
o Characterization Bagian Admin mencetak Purchase Order yang ditujukan kepada supplier sebagai bukti pemesanan bahan baku, Bagian Admin mencetak Sales Order yang ditujukan kepada pelanggan sesuai dengan isi pesanan pelanggan, Bagian Admin mencetak Surat Jalan yang berisi spesifikasi barang yang dikirim dan tujuan pengiriman, dan membuat laporan penjualan dan pembelian pada setiap bulan dan tahun. •
Bagian Operasi o Purpose
Mencetak Surat Penerimaan Barang
126
Mencetak Surat Pengeluaran Barang
o Characterization Bagian Operasi mencetak surat penerimaan barang sebagai tanda bukti barang telah diterima oleh Perusahaan, Bagian Operasi mencetak surat pengeluaran barang sebagai bukti bahwa barang telah keluar dari storage dan dikirimkan ke pelanggan. •
Bagian Finance o Purpose
Mencetak Invoice
Mencetak Nota Pembayaran
o Characterization Bagian
Finance
bertugas
untuk
mengatur
keuangan
Perusahaan, melayani pembayaran, mencetak invoice yang berisi rincian tagihan dan mencetak nota pembayaran sebagai tanda pembayaran yang ditujukan kepada pelanggan, selain itu bagian finance membuat laporan keuangan pada setiap bulan dan tahun. 3.2.2.5.2.2 Use Cases Penjelasan aktivitas – aktivitas beserta fungsinya dari sistem Use Case yang berjalan adalah sebagai berikut :
127 1. Mencatat PO Pemesanan •
Use Case : Bagian Marketing akan mencatat PO pemesanan pelanggan sesuai dengan apa yang dipesan.
•
Object : PO Pemesanan
•
Function : Get_Id_PO_Pemesanan Get_Id_Pelanggan Get_Nama Get_Alamat Get_no_Tlp Add new PO Pemesanan
2. Mencetak Purchase Order (PO) •
Use Case : Bagian Sales & Admin mencetak PO yang ditujukan kepada supplier.
•
Object : PO, Supplier
•
Function : Get_Id_PO Get_Id_Supplier Get_No_Tlp Get_Jumlah_Pemesanan Get_Tanggal
Add new PO 3. Mencetak Sales Order (SO) •
Use Case : Bagian Sales & Admin mencetak Sales Order berdasarkan PO Pemesanan pelanggan, selanjutnya akan di
128 konfirmasi ke bagian logistic atas tersedia atau tidaknya barang. •
Object : SO, PO Pemesanan
•
Function : Get_Id_SO Get_Id_PO_Pemesanan Get_Barang Get_Tanggal Get_Jumlah
Add new SO 4. Mencetak Surat Jalan •
Use Case : Bagian Admin akan mencetak surat jalan berdasarkan SO dan selanjutnya diberikan kepada bagian Operasi sebagai dokumen perjalanan dalam mengantarkan barang ke pelanggan.
•
Object : Surat_Jalan, SO
•
Function : Get_Id_Surat_Jalan Get_Id_SO Get_Tanggal Get_Tujuan Get_Isi_Muatan
Add new Surat jalan
129 5. Mencetak Surat Penerimaan Barang •
Use Case : Bagian Operasi memcetak surat penerimaan barang ketika barang yang di pesan ke supplier sudah di terima oleh diterima oleh bagian Operasi.
•
Object : Surat_Penerimaan_Barang
•
Function : Get_Id_Surat_Penerimaan_Barang Get_Id_Barang Get_Jumlah Get_tanggal
Add new Surat Penerimaan Barang 6. Mencetak Surat Pengeluaran Barang •
Use Case : Bagian Operasi mencetak Surat Pengeluaran Barang berdasarkan SO ketika barang di storage akan di kirimkan kepada pelanggan
•
Object : Surat_Pengeluaran_Barang, SO
•
Function : Get_Id_Surat_Pengeluaran_Barang Get_Id_barang Get_Id_SO Get_Jumlah Get_Tanggal
Add new Surat pengeluaran Barang
130 7. Mencetak Invoice •
Use Case : Bagian Sales & Admin akan membuat invoice yang berisikan jenis barang dan total harga yang akan dikirimkan kepada pelanggan sebagai tagihan.
•
Object : Invoice, Nota_Pembayaran
•
Function : Get_Id_Invoice Get_Id_Pembayaran Get_Tanggal Get_Jumlah_Harga
Add new Invoice 8. Mencetak Nota Pembayaran •
Use Case : Bagian Finance akan mencetak nota pembayaran sesuai dengan SO
•
Object : Nota_Pembayaran, SO
•
Function : Get_Id_Pembayaran Get_Id_SO Get_Tanggal Get_Total_Harga
Add new Nota pembayaran 9. Mencetak Laporan Penjualan •
Use Case : Bagian Sales & Admin akan membuat laporan penjualan pada setiap bulan dan setiap akhir tahun sebagai evaluasi kinerja Perusahaan.
131 •
Object : Laporan_Penjualan, SO
•
Function : Get_Id_Laporan_Penjualan Get_Id_Sales_Order Get_Id_Barang Get_Jumlah_Penjualan Get_Tanggal
10. Mencetak Laporan Pembelian •
Use Case : Bagian Sales & Admin akan membuat laporan Pembelian pada setiap bulan dan setiap akhir tahun
•
Object : Laporan_Pembelian, PO
•
Function : Get_Id_Laporan_Pembelian Get_Id_Purchase_Order Get_Id_Barang Get_Jumlah_Pembelian Get_Tanggal
Add new laporan Pembelian 11. Mencetak Laporan Keuangan •
Use Case : Bagian finance akan membuat laporan keuangan pada setiap bulan dan akhir tahun sebagai acuan untuk melihat neraca keuangan Perusahaan.
•
Object : Laporan_Keuangan
•
Function : Get_Id_Laporan_Keuangan Get_Id_SO
132 Get_Id_Barang Get_Total_Penjualan Get_Total_Keuntungan Get_Tanggal Add new laporan keuangan 3.2.3
Data and Information
3.2.3.1 Object State Transition Diagram State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik. Berikut adalah Object State Transition Diagram dari PT. Pumas Petro Lampung :
Gambar 3.14 Object Transition Diagram 3.2.3.2 Logical Data Model Semantik data model dapat dikembangkan
menggunakan
metode
terstruktur tradisional dan simbologi (ERD) atau satu dapat menggunakan
133 metode berorientasi
objek
dan
simbologi
dari
UML,
yang menghasilkan Diagram kelas / Diagram objek. Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari PT. Pumas Petro lampung :
Gambar 3.15 Logical Data Model PT.Pumas Petro Lampung
134 3.2.3.3 Activity / Entity (CRUD) Matrix 3.2.3.3.1
Business Function Untuk memperjelas susunan serta pembagian kerja pada PT. Pumas Petro Lampung, berikut ditampilkan tabel Fungsi Bisnis dari Perusahaan PT. Pumas Petro Lampung : Tabel 3.5 Business Function PT. Pumas Petro Lampung
Fungsi Area Direktur
Fungsi Bisnis - Evaluasi
- Perjanjian Kontrak
Bagian Sales & Admin
- Mengarahkan Program Kerja
Proses Bisnis - Direktur akan melakukan evaluasi setiap bulannya. Evaluasi mencakup laporan-laporan dari manajer divisi masingmasing, laporan yang dievaluasi yaitu : Laporan Penjualan, Laporan Pembelian, Laporan Keuangan. - Dari laporan yang diterima harus dipertanggung jawabkan kepada CEO (Owner). - Direktur mengevaluasi proses bisnis yang berjalan harus sesuai dengan Standard Operating Procedure. - Direktur membuat Surat Perjanjian Kontrak sesuai dengan rekomendasi dari Bagian Finance. - Mengarahkan program kerja yang berkaitan dengan penjualan dan penanganan masalahnya. - Mengkonsidalisasikan hasil program kerja dan
Subject Data - Pelanggan - BBM - Laporan Penjualan - Laporan Pembelian - Laporan Keuangan
- Surat Perjanjian Kontrak - Pelanggan
Dukungan SI/TI - Ms.word - Ms.Power point - Ms.Excel
- Ms.word - Ms.Power point - Ms.Excel
135
Bagian Finance
Bagian Operasi
- Perencanaan Keuangan
-
- Memutuskan Order Pemesanan
-
- Mengelola Keuangan
-
target Perusahaan. Bagian Finance merencanakan keuangan Perusahaan kedepannya sesuai dengan arus kas masuk keluar serta melihat laporan keuangan. Bagian Finance memutuskan diterima atau tidaknya order dari pelanggan sesuai history penjualannya. Bagian Finance mengawasi biaya kas yang masuk dan keluar, juga mengusulkan penetapan harga jual BBM serta menganalisis penetapan harga yang akan dating yang disesuaikan biaya modal kerja. Bagian Finance menerima pembayaran dari pelanggan.
- Pembayaran
-
- Menjalin Hubungan Dengan Pelanggan
- Bagian Finance menjalin relasi yang baik dan ramah dengan konsumen, pelayanan pembayaran merupakan prioritas utama yang diperhatikan dalam Perusahaan. - Bagian Operasi mengawasi seluruh kegiatan pengiriman mulai dari hulu hingga
- Pengawasan Pengiriman BBM
- Laporan Keuangan - Laporan Pembelian - Laporan Penjualan - Laporan Penjualan - Pembayaran - Pelanggan - Laporan Pembelian - Laporan Penjualan - Laporan Keuangan
- Ms.word - MYOB
- Ms.word - Ms.Power point - Ms.Excel - Ms.word - MYOB
- Ms.word
-
Pembayaran Sales Order Pelanggan Karyawan BBM Surat Perjanjian Kontrak Pembayaran Karyawan Pelanggan Surat Perjanjian Kontrak BBM
-
Sales Order Surat Jalan Pelanggan Karyawan
- Ms.word
-
-
-
136 hilir, sesuai dengan SOP.
- Merancang - Bagian Operasi Jadwal Tim merencanakan jadwal Logistik tim Logistik Pengiriman, berorientasi siap sedia setiap saat 1X24 jam. - Mengecek Kelayakan Transportasi
- Mengecek Persediaan BBM
Bagian Marketing
- Menawarkan Produk
- Mencari Agent
- Bagian Operasi mengecek kelayakan transportasi darat dan laut dengan tujuan agar pengiriman tepat waktu sebagai komitmen dalam memuaskan para pelanggan. - Bagian Operasi mengecek persediaan BBM ketika BBM masuk/keluar dari storage. Persediaan BBM di storage sudah terdapat sistem yang mengawasinya (komputerisasi). - Menawarkan produk BBM ke para pelanggan dengan memberikan brosur HSD (High Speed Diesel). Didalam brosur HSD tercakup profil Perusahaan, spesifikasi produk, dan proses pengiriman secara umum. - Mencari agent baru sebagai strategi dalam
- Surat Pengeluaran Barang - Surat Penerimaan Barang - Buku Panduan SOP - Sales Order - Surat Jalan - Pelanggan - Karyawan - Buku Panduan SOP - Sales Order - Surat Jalan - Pelanggan - Karyawan - Buku Panduan SOP
- Ms.word - Ms.Power point - Ms.Excel -
- Surat Pengeluaran Barang - Surat Penerimaan Barang - Karyawan
-
- PO Pemesanan - Pelanggan - Karyawan - Brosur HSD
- Ms.word - Ms.Power point
- Brosur HSD - Karyawan
-
137 memperluas pangsa pasar ke pelosok daerah. - Offering Antar - Menawarkan partai Bulk Niaga Umum (transaksi partai besar) (Bulk/Transaksi ke sesama Niaga Umum Partai Besar) dengan ketentuan yang telah ditentukan Bagian Finance dan Direktur.
3.2.3.3.2
- PO Pemesanan - PO - Karyawan - Supplier
- Ms.word - Ms.Power point
Clustering Matrix Activity / Entity Matrix digunakan untuk pemetaan dari entitas
data terhadap aktifitas bisnis yang berjalan pada PT. Global Jaya Medika dan dipengaruhi oleh tipe dasar perubahan data yaitu create, read, update, delete . Tabel 3.6 Clustering Matrix 1
Memasarkan Produk
R
Membuat PO Pelanggan
C
Membuat PO Pemesanan Membuat Sales Order (SO) Mengecek Persediaan Barang Memesan Stok Barang
R C
R C R R
Laporan Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Keuangan
Supplier
Nota Pembayaran
Invoice
Surat Jalan
Surat Pengeluaran Barang
Surat Peerimaan Barang
Barang
Sales Order
PO Pemesanan
PO Pelamggan
Activity
Pelanggan
Entity
138 Menyuplai Stok Barang
U
Membuat Surat Penerimaan Barang Membuat Surat Jalan
R
C C
Membuat Surat Pengeluaran Barang Mengirim Barang
U
C R
Menerima Barang
R
Membuat Invoice
R
Membayar Barang
C
Membuat Nota Pembayaran Membuat Laporan Keuangan Membuat Laporan Penjualan Membuat Laporan Pembelian
C
U C U
R
R
C C C C
Tabel 3.7 Clustering Matrix 2
Memasarkan Produk
R
Membuat PO Pelanggan
C
Membuat PO Pemesanan Membuat Sales Order (SO) Mengecek Persediaan Barang
Marketing
R C
R C R
Sales & Admin
Laporan Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Keuangan
Supplier
Nota Pembayaran
Invoice
Surat Jalan
Surat Pengeluaran Barang
Surat Peerimaan Barang
Barang
Sales Order
PO Pemesanan
PO Pelamggan
Activity
Pelanggan
Entity
139 Memesan Stok Barang
R
Menyuplai Stok Barang
U
Membuat Surat Penerimaan Barang Membuat Surat Jalan
R
3.2.4
C C
Membuat Surat Pengeluaran Barang Mengirim Barang
U
Logistik
C R
Menerima Barang
R
Membuat Invoice
R
Membayar Barang
C
Membuat Nota Pembayaran Membuat Laporan Keuangan Membuat Laporan Penjualan Membuat Laporan Pembelian
C
U C U
R
R
Finance
C C Report
C
System and Application
3.2.4.1 System Communication Description System Comunication Description penjelasan dari bagaimana data dihubungkan yang dikomunikasikan antara sistem seluruh Perusahaan dan termasuk spesifik tentang hubungan, jalan, jaringan dan media. Berikut System Communication Description sistem berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung :
C
140
Gambar 3.16 System Communication Description PT. Pumas Petro Lampung
3.2.4.2 System Data Flow Diagram Penggambaran arus data sistem yang berjalan pada PT. Pumas Petro Lampung akan digambarkan dengan System Data Flow Diagram. Berikut adalah Gambar dari System Data Flow Diagram PT. Pumas Petro Lampung :
141
Gambar 3.17 Data Flow Diagram pada PT. Pumas Petro Lampung
142 3.2.5
Network and Infrastructure Jaringan dan infrastruktur dimaksudkan untuk mengorganisasi dan dokumentasi dari pandangan sekarang dan masa depan dari suara , data, dan video jaringan yang Perusahaan gunakan untuk sistem host, aplikasi, website serta database.
3.2.5.1 Web Application Diagram Web application diagram pada PT. Pumas Petro Lampung dibuat berdasarkan website perusahaan yaitu http://pumaspetro.co.id/. Pada gambar dibawah ini terdapat alur data yang terjadi di dalam website tersebut dan menjelaskan content yang dapat dimanfaatkan oleh user.
Gambar 3.18 Web Application Diagram PT. Pumas Petro Lampung
143 3.2.5.2 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di PT. Pumas Petro Lampung berguna untuk mendukung karyawan Perusahaan dalam berkomunikasi dan mengakses informasi, yang diharapkan dapat mendukung kinerjanya menjadi lebih efektif, mudah, dan cepat. Berikut dibawah ini adalah Network Connectivity Diagram pada PT. Pumas Petro Lampung :
Gambar 3.19 Network Connectivity Diagram PT. Pumas Petro Lampung Di setiap bagian dalam Perusahaan memiliki komputer masing - masing sebagai media untuk bertukar data dan melakukan proses bisnis. Media pertama yang digunakan adalah modem, yang dimana berfungsi sebagai penyambung komputer ke internet dan sebagai pembawa data atau informasi. Lalu modem disambungkan ke router yang berfungsi mendistribusikan data ke bagian - bagian yang membutuhkan data tertentu dengan menggunakan sistem local area network (LAN).
144 3.2.6
Security
3.2.6.1 Security and Privacy Plan Security and Privacy Descriptions pada PT. Pumas Petro Lampung, yaitu : 1. Operational Security Operasional
Security
meliputi
pengamanan
kegiatan
operasional
Perusahaan dalam menghindari resiko kerugian. PT. Pumas Petro Lampung menggunakan
asuransi
barang
menjaga
keamanan
operasional
perusahaannya. 2. Personal Security PT. Pumas Petro Lampung hanya memiliki personal security bagi CEO dan petinggi Perusahaan. Perusahaan belum memaksimalkan personal security, Perusahaan ini tidak memiliki akses privasi bagi setiap lingkup pekerjaannya. 3. Data Security Dalam Perusahaan, penggunaan data security dilakukan dengan : • Security jaringan menggunakan FIREWALL • Security file atau data menggunakan SMADAV dan KASPERSKY 4. Physical Security Physical security pada PT. Pumas Petro Lampung meliputi pengamanan aset Perusahaan seperti fasilitas yang digunakan (komputer, mobil, printer, dll) dan inventory barang dalam storage. -
Pengamanannya dengan mempekerjakan satpam (2 orang) untuk menjaga aset Perusahaan.
145 -
Aset - aset Perusahaan diasuransikan.
-
Pengamanan pintu masuk gudang dengan menggunakan kunci pengaman.
3.2.6.2 Disaster Recovery Plan 1. Disaster Recovery Activation Bencana dapat terjadi dalam berbagai bentuk, secara garis besar disebabkan oleh alam dan kesalahan oleh manusia, seperti kebakaran, banjir, infeksi virus, kehilangan data dan kehilangan jaringan komunikasi (telepon). Untuk mencegah hal - hal seperti ini terjadi maka harus ada back-up Plan yang bertujuan agar Perusahaan dapat beroperasi meskipun terkena bencana alam. 2. Recovery Roles and Responsibility Recovery Roles and Responsibility bertujuan untuk dapat melakukan proteksi terhadap aset - aset Perusahaan. Dalam hal ini PT. Pumas Petro Lampung mengadakan manajemen pada proteksi fasilitas : •
Manajemen resiko kebakaran, bangunan yang tahan api, menggunakan automatic shutdown apabila terjadi arus pendek, dan melakukan latihan evakuasi kebakaran.
•
Pengendalian akses fisik Perusahaan Pengendalian akses fisik terhadap aset yang rawan terkena bencana baik oleh bencana alam ataupun karyawan sendiri, diantaranya adalah penggunaan aset yang keliru, ceroboh, ataupun sabotase oleh karyawan sendiri.
146
3. Disaster Impact and Recovery Assessment Perusahaan perlu mengidentifikasikan skala dan dampak dari bencana yang terjadi agar dapat menemukan dan menentukan titik kritikal (hal - hal apa yang terkena dampak paling serius akibat bencana) yang menyebabkan terjadinya gangguan pada operasi bisnis Perusahaan, dan melakukan antisipasi / back-up pada titik masalah tersebut : -
Building status Untuk mengantisipasi kerusakan yang telah terjadi akibat kerusakan Gedung yang disebabkan oleh kebakaran, gempa atau banjir adalah dengan mengidentifikasikan bagian mana yang rusak dan menggabungkan beberapa bagian dalam satu tempat agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.
-
Employee status Beberapa karyawan juga mungkin terluka akibat hal ini, sehingga mereka tidak
dapat
bekerja.
Antisipasi
untuk
hal
ini
adalah
dengan
mengidentifikasikan karyawan yang dapat menggantikan pekerjaan karyawan yang terluka. -
Status dari data Perusahaan Apabila sebagian atau seluruh data Perusahaan hilang akibat bencana alam, maka dilakukan back-up data agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.
-
Status dari komunikasi
147 Apabila
jaringan
komunikasi
terputus,
Perusahaan
tidak
dapat
menghubungi pelanggan dan supllier, untuk mengantisipasi hal seperti ini maka penulis mengusulkan agar melakukan back-up nomor telepon pelanggan dan Supplier ke dalam hp / cellphone. 2) Recovery Procedures Dalam fase pemulihan semua fungsi bisnis dan kinerja kerja Perusahaan tidak dapat berjalan secara optimal. Untuk itu antisipasi PT. Pumas Petro Lampung adalah dengan mengindentifikasikan masalah-masalah serius yang paling mengganggu proses bisnisnya. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya kehilangan data menggunakan hp apabila jaringan telepon putus. 1. Tim aktivitas gawat darurat : tim aktivitas gawat darurat dibentuk untuk tugas evakuasi manusia dan peralatan-peralatan, membaca tanda-tanda bahaya dan mengevakuasi diri sendiri serta menyalakan sarana pencegah bahaya (alarm) Tim penilai kerusakan : tim penilai
2.
kerusakan bertugas mengidentifikasi kerusakan yang terjadi akibat bencana dan menaksir biaya pemulihan fisik Tim Manajemen Gawat Darurat : tim
3.
Manajemen Gawat Darurat bertugas mengkoordinasi berbagai tim Disaster Recovery Plan. Tim ini bertugas mengatur pendanaan / pembiayaan pemulihan pasca bencana. Tim ini mengambil keputusan yang bersifat strategik
148 Tim penyimpan data back-up : tim
4.
penyimpan data back-up berguna untuk mengirim data kembali ke daerah pasca bencana. Sehingga wilayah yang terkena bencana menerima data pengganti data yang hilang. 3.2.7
Standard
3.2.7.1 Technology Forecast Technology Standards Profile menunjukkan teknologi perangkat keras dan lunak yang saat ini digunakan oleh PT. Pumas Petro Lampung : Tabel 3.8 Technology Forecast pada PT. Pumas Petro Lampung Perangkat Perangkat Keras
Jenis CPU + Monitor
Keterangan
Jumlah
Monitor CRT 17” Proscessor Intel petium 4 LGA Dual Cpu 2.80 Ghz - Memory 1 GB DDR - Vga GeForce 256 MB - Hard disk 80 GB - MoUse + Keyboard standard HP LaserJet Pro CP1025
14
1
Modem : LINKSYS BEFCMU10
1
2
Switch : D-LINK DES-1024A
2
Spesifikasi : -
Printer
Network
Perangkat Lunak
Sistem Aplikasi
Operating System : Windows XP Profesional
Aplikasi Software
6
14
Microsoft Office Antivirus AVG internet security
14
149
3.2.8
Workforces Wokforces merupakan sebuah rencana kerja
yang menyediakan
gambaran level untuk bagaimana manusia memanage modal di setiap Perusahaan.
Rencana
kerja
termasuk
strategi
untuk
memperkerjakan,
menyimpan, dan pengembangan pelaksanan yang profesional, management, dan staf di level setiap Perusahaan. 3.2.8.1 Workforces Plan •
Summary of Human Capital Management Strategy PT.
Pumas Petro lampung mempersiapkan sumber daya manusia yang
berkualitas dan juga memberikan pelatihan bagi karyawan baru. •
Line of Business Requirements PT. Pumas Petro lampung membeli barang dari supplier lalu menjualnya kembali ke pelanggan.
•
Executive Level Competencies and Profesional Development Plans Belum ada pengembangan tingkat eksekutif profesional dan kompeten di PT. Pumas Petro lampung.
•
Management Level Competencies and Profesional Development Plans Belum ada pengembangan tingkat eksekutif profesional dan kompeten di PT. Pumas Petro lampung.
•
Staff Level Competencies and Profesional Development Plans PT.
Pumas Petro lampung memberikan pelatihan - pelatihan untuk
meningkatkan kompetensi pada sumber daya manusia. Para karyawan pun
150 dihimbau untuk mengikuti seminar - seminar yang diselenggarakan oleh pihak lain agar meningkatkan kemampuan kompetensi pada masing - masing karyawan. •
Performance Review Process PT. Pumas Petro lampung akan melakukan diskusi setiap hari di pagi hari sebelum melakukan aktivitas pekerjaan dan melaksanakan rapat bulanan guna mengetahui kinerja karyawannya.
•
Benefit Program Keuntungan PT. Pumas Petro lampung yang didapat dari program - program yang dijalankan untuk meningkatkan kinerja Perusahaan , harga yang jual yang kompetitif dan kelengkapan armada.
•
Training and Tuition Assistance Program PT. Pumas Petro lampung akan melakukan pelatihan terhadap karyawan baru dan menyesuaikan teknologi yang dipakai di Perusahaan.
3.2.8.2 Organization Chart Struktur organisasi menunjukkan bagaimana posisi dan personal organisasi di diagram hirarkis dan format matriks. Struktur organisasi membantu untuk menujukkan lini otoritas, hubungan kerja, serta kepemilikan sumber daya, produk dan proses. Berikut adalah struktur organisasi saat ini pada PT. Pumas Petro Lampung.
151
Gambar 3.20 Struktur Organisasi PT. Pumas Petro Lampung Peran dan Tanggung jawab : 1. CEO (Chief Executive Organization) -
Mempunyai wewenang penuh dalam Perusahaan dan berlaku sebagai pengambil keputusan yang menyangkut perkembangan Perusahaan secara keseluruhan.
2. Komisaris -
Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan Perusahaan yang dilakukan Direktur serta memberi nasihat kepada Direktur termasuk rencana pengembangan Perusahaan, Rencana Jangka Panjang, Rencana Kerja, dan Anggaran Perusahaan, pelaksanaan
152 ketentuan - ketentuan Anggaran Dasar dan keputusan CEO dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. -
Melaksanakan kepentingan Perusahaan dengan memperhatikan kepentingan para Pemegang Saham dan bertanggung jawab kepada CEO.
-
Menyusun rencana kerja komisaris untuk periode tahun berikutnya dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada CEO.
3. Direktur -
Bertugas dalam memberikan kebijakan – kebijakan untuk perusahan, dan mengawasi hasil kebijakan yang sudah berlaku dan menilai hasilnya.
-
Bertanggung jawab terhadap proses bisnis di dalam Perusahaan.
-
Memastikan proses bisnis berjalan sesuai dengan prosedur.
-
Bertanggung jawab atas kebutuhan untuk setiap divisi.
-
Memberikan arahan kepada setiap manajer divisi.
-
Bertanggung jawab terhadap laporan yang diberikan ke Owner.
4. Manager Operasi -
Bertugas sebagai sarana pemberian tugas
kepada pengawas
pengiriman. -
Mengawasi tindakan yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang untuk memberi sangsi kepada pihak yang melakukan kesalahan.
153 -
Mempunyai tugas untuk mengawasi segala sistem yang berjalan di dalam Perusahaan.
-
Mempunyai wewenang dalam melakukan maintenance terhadap storage.
-
Memegang tanggung jawab dalam perawatan storage dan mengetahui secara pasti jumlah stok BBM yang terdapat di dalam storage.
5. Pengawas Pengiriman -
Bertugas dalam mengawasi dan menangani pengiriman barang (minyak) dari storage kepada para pelanggan.
6. Manager & Sales Admin -
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan masalah penjualan dan administratif Perusahaan.
-
Memiliki
kemampuan
pengetahuan
tentang
Perusahaan
dan
membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai tujuan Perusahaan dan beranggung jawab dalam mengatur penjualan di dalam Perusahaan. 7. Bagian Marketing -
Bagian Marketing bertugas untuk menawarkan dan memasarkan produk Perusahaan kepada para pelanggan baru.
-
Bagian Marketing melakukan penawaran kerja sama ke sesama Niaga Umum yang terkait proyek partai besar (Pasar Bulk).
154 -
Bagian Marketing bertugas mencari Agent baru penjualan produk Perusahaan sebagai strategi dalam memperluas pangsa pasar Perusahaan.
8. Bagian Finance -
Bagian Finance memutuskan diterimanya atau tidak order dari pelanggan dengan memperhitungkan pembayaran dari pelanggan dan history pembayaran dari pelanggan tersebut.
-
Finance bertugas dalam mengatur keuangan yang ada dalam perusahan.
-
Finance dapat mengatur berapa pengeluaran dan pemasukan yang diterima oleh Perusahaan.
-
Juga bertanggung jawab dalam memberikan izin kepada bagian Operasi untuk melakukan restock barang.
9. Kasir -
Bertugas dalam melayani pembayaran dari pelanggan kepada perusahaan
3.2.8.3 Knowledge and Skill Profile Setiap karyawan PT. Pumas Petro Lampung mempunyai skill dan keahlian di bidangnya masing – masing. Perusahaan terus meningkatkan SDM nya dengan cara mengadakan seminar – seminar tentang produk untuk meningkatkan pengetahuan para karyawan selain itu di bidang pemasaran, perusahaan juga terus meningkatkan ilmu pemasaran para
155 karyawannya. Perusahaan menargetkan setiap karyawan harus memiliki skill dan keahlian di setiap bidang yang ditempatinya. 3.2.9 EA Management Plan 3.2.9.1
EA Program Management
3.2.9.1.1
EA Governance and Principles EA Program yang dilakukan pada PT. Pumas Petro Lampung bertujuan untuk memperbaiki proses bisnis perusahaan dengan menambah beberapa kegiatan yang sebelumnya menjadi kelemahan dalam persaingan. Dan juga mencoba mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat membantu kegiatan di setiap divisi perusahaan. Dalam tim EA Program, manajemen setuju untuk melakukan perekrutan beberapa SDM untuk mengisi beberapa posisi dalam EA Program seperti IT staff dan HRD officer, dsb . Untuk waktu yang kerja tim EA program yang akan memakan waktu dari tahun pertama hingga tahun ketiga.
Gambar 3.21 EA Governance and Principles
156 3.2.9.1.2
Support for Strategy and Business EA program mendukung Strategi dan bisnis pada PT. Pumas Petro Lampung dalam membantu strategi bisnis agar lebih menuju kepada visi dan misi yang dimiliki perusahaan, dan dengan menggunakan teknologi informasi yang diharapkan untuk membantu dari proses aktivitas bisnis perusahaan seperti pada bagian Sales & Marketing, Logistik, Finance, Admin, IT dan HRD.
3.2.9.1.3
EA Roles and Responsibility Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. Pumas Petro Lampung telah menunjuk manajer sebagai pengambil keputusan dalam EA program. Dalam rangka perubahan proses bisnis yang akan dibuat, diperlukan penyesuaian bagi karyawan, maka dari itu dibutuhkan hal - hal yang mendukung sistem adalah tugas dari para manager tiap bagian. Dalam merancang EA Program Plan perusahaan membutuhkan SDM yang ahli dalam merancang sistem, maka dari
itu
perusahaan
membutuhkan
system
analyst
dan
programmer. Untuk posisi system analyst dan programmer perusahaan memutuskan untuk merekrut SDM yang berasal dari pihak luar (outsourcing) yang nantinya akan bertugas untuk menyediakan analisis yang dibutuhkan dalam perencanaan sistem informasi dan management serta IT yang dibutuhkan. Untuk
157 Programmer dipercayakan oleh bagian IT perusahaan hal ini untuk membangun sistem yang telah dianalisis dan di design. Juga EA program ini juga melibatkan para pengguna dari sistem tersebut ialah para karyawan. Tabel EA 3.9 Roles and Responsibility EA Team Position
Manager
Division Manager
System analyst
EA Team Role
EA Responsibility
Sebagai pimpinan program EA
Memberikan sponsor dalam
dan pengambil keputusan
pensuksesan program EA.
Mengidentifikasi hal-hal yang menjadi kebutuhan sistem.
Analysis dan design
Website support
Untuk mengidentifikasi dan memutuskan kebutuhan IS di masingmasing bagian. Menganalisis dan design sistem yang dibutuhkan perusahaan. Dapat melakukan pengembangan website perusahaan
IT Staff Programmer
End-User Representative
3.2.9.1.4
Membuat source code sistem aplikasi perusahaan.
Memberikkan feedback dari
Memberikkan feedback dari sistem,
sistem yang akan
dengan kritik dan saran dari sistem
diimplementasi
yang diimplemetasi
EA Program Budget Dalam 3 tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan
158 mengembangkan sebagian teknologinya yang diperlukan untuk kemajuan bisnis perusahaan, seperti : •
Tahun pertama : o Mengembangkan sistem yang terintegrasi (sistem informasi terintegrasi antar seluruh bagian ) o Mengembangkan sistem customer relationship management untuk meningkatkan nilai pelanggan o Mengembangkan website perusahaan o Meningkatkan nilai karyawan yang kompetitif dengan mengembangkan knowledge management yang berfungsi untuk membagi pengetahuan antar seluruh bagian yang terkait.
Perkiraan biaya yang digunakan program EA di tahun pertama : Tabel 3.10 Tahun ke -1
Project
Lama waktu (year)
Total Harga (dlm 1jt)
System Integration
2 tahun
50
EIS
1 tahun 4 bulan
15
1 tahun 4 bulan
30
TPS
1 tahun
25
KMS
1 tahun
10
CRM Website
Total tahun pertama :
2012 (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 15
10
10
10
10
5
5 65
Timeline 2013 (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 5
5
2014 (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3
5 5
5
5
5
5 10
5
2,5
2,5
2,5
2,5
159 •
Tahun kedua o
Mengembangkan transaction processing system untuk membantu meningkatkan proses bisnis perusahaan
Perkiraan biaya yang digunakan program EA di tahun kedua : Tabel 3.11 Tahun ke -2 Lama waktu (year)
Project
Total Harga (dlm 1jt)
System Integration
2 tahun
50
EIS
1 tahun 4 bulan
15
1 tahun 4 bulan
30
TPS
1 tahun
25
KMS
1 tahun
10
CRM Website
Timeline 2012 2013 2014 (dlm 1jt) (dlm 1jt) (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 15
10
10
10
10
5
5
5
5 5
5
5
5
5
10
5
2,5
2,5
Total tahun kedua :
•
5
50
Tahun ketiga o Mengembangkan membantu
para
executive pemegang
information
system
kepentingan
untuk
mengambil
keputusan – keputusan yang penting bagi kebaikan perusahaan. Perkiraan biaya yang digunakan program EA di tahun pertama :
2,5
2,5
160 Tabel 3.12 Tahun ke -3 Lama waktu (year)
Project
Total Harga (dlm 1jt)
System Integration
2 tahun
50
EIS
1 tahun 4 bulan
15
1 tahun 4 bulan
30
TPS
1 tahun
25
KMS
1 tahun
10
CRM Website
Timeline 2012 2013 2014 (dlm 1jt) (dlm 1jt) (dlm 1jt) Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 15
10
10
10
10
5
5
5
5
5 5
5
5
5
5 10
5
2,5
2,5
Total tahun ketiga :
Perkiraan biaya untuk mengimplementasikan progam EA pada PT. Pumas Petro Lampung yang akan dilaksanakan ± 3 tahun adalah sebesar Rp. 130.000.000,3.2.9.1.5
2,5
EA Program Performance Measures Pengukuran peforma dari EA program dapat dilakukan dengan cara melihat dan mengukur apakah hasil dari program EA tersebut telah efektif dan efisien ketika diimplementasikan, selain itu pengukuran juga dapat dilakukan dengan konsistensi EA program dengan tujuan yang akan dicapai. Penggunaan sistem integration akan membuat seluruh sistem di tiap – tiap bagian terintegrasi sehingga dapat memudahkan proses bisnis perusahaan. CRM sebagai aplikasi yang akan mendukung
15
2,5
161 meningkatkan hubungan baik antara peusahaan dengan para pelanggan. TPS berguna untuk mempercepat dan mempermudah setiap transaksi. KMS digunakan untuk meningkatkan nilai pengetahuan karyawan sehingga setiap karyawan dapat saling bertukar pengetahuan yang mereka miliki dan EIS berguna untuk memudahkan para eksekutif untuk mendapatkan informasi dan mengolah informasi tersebut, sehingga para eksekutif dapat memutuskan dengan baik setiap keputusan yang perlu diambil demi kebaikan karyawan. Pengusulan pengukuran balance scorecard juga sangat diperlukan untuk mengetahui sejauh mana perkembangan perusahaan dari tahun ke tahun. 3.2.9.2
EA Current Architecture Summary
3.2.9.2.1
Strategic Goals and Initiatives Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah ada dan sudah berjalan, dalam penerapannya telah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan yang baik sesuai dengan visi dan misi perusahaan, untuk mencapai strategi dan tujuan peusahaan setiap karyawan harus mengikuti peraturan dan prosedur perusahaan. Berdasarkan proses bisnis yang berjalan sekarang dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai visi dan misi serta tujuan perusahaan. Hal ini perlu ditingkatkan, terutama pelayanan terhadap pelanggan seperti memperbanyak pelanggan melalui
162 pengembangan website serta meningkatkan kualitas pelayanan agar kepercayaan pelanggan dapat meningkat. 3.2.9.2.2
Business Services and Information Flows Proses bisnis yang sedang berjalan dan proses bisnis yang diusulkan tidak banyak terdapat perbedaan, akan tetapi diperlukan beberapa perubahan dan penambahan untuk meningkatkan proses bisnis sehingga keuntungan perusahaan dapat dimaksimalkan, seperti mengintegrasikan seluruh sistem perusahaan dan aplikasi yang terhubung dengan fasilitas internet dengan begitu setiap proses bisnis dapat dimonitor dengan baik agar perusahaan mendapat hasil yang maksimal.
3.2.9.2.3
Systems and Applications Sistem yang ada dalam PT. Pumas Petro Lampung masih bersifat sendiri - sendiri walaupun sudah terdapat jaringan LAN dan internet, tetapi belum maksimal pengintegrasian antar komputer tersebut.
3.2.9.2.4
Technology Infrastructure Jaringan yang berada di perusahaan terbagi 4 divisi yaitu operasi, sales & admin, finance dan marketing.
3.2.9.2.5
IT Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik seperti satpam dan hanya pencegahan terhadap
163 bencana yang dinilai masih belum maksimal dalam hal perbaikan dengan mengunakkan sistem / teknologi. 3.2.9.2.6
EA Standards Standar perusahaan
Teknologi
cukup
yang
menunjang
sedang kinerja
digunakan perusahaan
oleh dalam
menjalankan bisnis perusahaan yang sesuai dengan tujuan / strategi perusahaan. Untuk menunjang kinerja perusahaan kedepan, maka dibutuhkan persiapan yang diperlukan yaitu kecocokan spesifikasi hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam 3 tahun kedepan untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan / strategi perusahaan yang baru. 3.2.9.2.7
Workforce Requirement Dalam perekrutan karyawan di PT. Pumas Petro Lampung, telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai keahlian, dimulai dari pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tepat, diterapkannya budaya perusahaan untuk seluruh karyawan, dan penerapan visi, misi, dan strategi perusahaan keseluruh karyawan, agar bisa terus bekerja sama untuk mencapai strategi perusahaan.
3.2.9.3
EA Future Architecture Summary
3.2.9.3.1
Future Operation Scenario
164 Operation Scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan merubah sebagian komponen dari operasi binis sesuai dengan tujuan dari perusahaan, hal ini didasarkan dari analisa - analisa yang muncul untuk menjalani bisnis hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operasional bisnis perusahaan yang digunakan dapat membantu organisasi untuk mempercepat proses transaksi, mengurangi human error dan mendisplinkan kinerja para karyawan. 3.2.9.3.2
Planning Assumtion Planning assumtion untuk mengusulkan penanggulangan masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan PT. Pumas Petro lampung
untuk menjadi peluang dana kekuatan dalam
menghadapi tantangan yang ada dimasa PT. Pumas Petro Lampung harus melakukan perekrutan pekerja
yang
berpengalaman
sesuai
dengan
kebutuhan
perusahaan. Dan pada perencanaan jangka panjang yang berhubungan dengan solusi yang diusulkan diatas ialah penerapan knowledge management system agar ada panduan pekerjaan yang bertujuan agar kualitas yang dihasilkan tidak akan berubah - ubah. Tentu saja hal itu sejalan dengan strategi perusahaan yang telah ditetapkan sebagai arah perusahaan satu sampai lima tahun kedepan. Penambahan sumber daya manusia juga harus dilakukan
165 oleh perusahaan agar pekerja yang ada disatu posisi tidak terjadi penumpukan pekerjaan, jadi karyawan dapat lebih fokus dengan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di masing masing posisi. 3.2.9.3.3 •
Update Current dan Future View Goals and Initiatives Terdapat strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan pada satu sampai tiga tahun kedepan, hal tersebut muncul dari analisa SWOT, dan analisa Balanced Scorecard yang telah dilakukan pada PT. Pumas Petro Lampung, agar perusahaan terus melakukan peningkatan – peningkatan strategi di setiap tahunnya, perusahaan dapat memanfaatkan peluang dan ancaman yang muncul pada industri pesaingnya.
•
Products and Services Terdapat
beberapa perubahan dari proses bisnis
perusahaan dikarenakan dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu operasional perusahaan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien •
Data and Information Dalam bagian data dan informasi juga terdapat perubahaan yang terjadi untuk arsitektur di masa depan, hal itu karena ada beberapa penyimpanan data dan informasi pada PT. Pumas Petro Lampung yang masih berbentuk fisik seperti kertas / form yang
166 dapat mnghambat dalam pencarian data tersebut, untuk itu kedepannya akan dirubah menjadi data digital sehingga data dapat di akses dengan mudah. •
Systems and Applications Dalam sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan. Sistem yang telah digunakan pada saat perusahaan berjalan, belum maksimal dalam tehubung dari satu bagian ke bagian lainnya. Jadi penambahan yang diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk mengintegrasikan seluruh sistem yang ada pada PT. Pumas Petro Lampung, tanpa harus mengurangi fungsi - fungsi dari sistem yang sebelumnya.
•
Technology and Infrastucture Pada bagian networks & infrastuctures terjadi beberapa penambahaan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan. Seperti membeli server untuk penyimpanan data yang diperlukan. selain itu juga pembaruan jaringan dan hardware pada bagian yang telah tertinggal dan untuk bagian yang baru / diusulkan.
•
Security Bagian keamanan telah diusulkan penambahan baik secara fisik maupun secara digital dari setiap proses transaksi.
3.2.9.3.4
Sequencing Plan
167
Gambar 3.22 Sequencing Plan Usulan Ini merupakan skema rencana kelanjutan yang penulis usulkan pada PT. Pumas Petro Lampung, pada Q1 sampai Q2 adalah sistem yang telah digunakan oleh perusahaan,selanjutnya Q2 sampai Q5 adalah usulan sistem yang penulis usulkan untuk digunakan PT. Pumas Petro Lampung dalam menghadapi persaingan. Penjelasan sequencing plan diagram : •
Q2 – Q3 : tahun 1 (2013) o Mengembangkan sistem yang terintegrasi (sistem informasi terintegrasi antar seluruh bagian ) o Mengembangkan sistem customer relationship management untuk meningkatkan nilai pelanggan o Mengembangkan website perusahaan o Meningkatkan
nilai
karyawan
yang
kompetitif
dengan
mengembangkan knowledge management yang berfungsi untuk membagi pengetahuan antar seluruh bagian yang terkait. •
Q3 – Q4 : tahun 2 (2014)
168 o
Mengembangkan transaction processing system untuk membantu meningkatkan proses bisnis perusahaan
•
Q4 – Q5 : tahun 3 (2015) o Mengembangkan executive support system untuk membantu para pemegang kepentingan mengambil keputusan – keputusan yang penting bagi kebaikan perusahaan.
3.2.9.3.5
Configuration Management Penggambaran arus konfigurasi di rencana perubahan EA akan digambarkan dengan Configuration Management Diagram :
Gambar 3.23 Configuration Management 3.2.9.4
EA Glosarry and References EA Management Plan
169 EA sebagai program pengembangan manajemen mendukung kebijakan, pengambilan keputusan, dan penggunaan efektif / efisien sumber daya. Program EA bagian manajemen dokumen kegiatan yang terkait dengan pemberian EA sebagai program yang sedang berlangsung. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Enterprise Enterprise adalah sebuah area dari aktivitas umum dan tujuan dengan organisasi atau diantara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya tergantikan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Enterprise Architecture Enterprise architecture adalah informasi strategis aset dasar yang mendefinisikan misi, informasi yang diperlukan untuk melakukan misi dan proses transisi untuk menerapkan teknologi baru dalam menanggapi kebutuhan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Current Architecture Current architecture berisi komponen EA yang saat ini terdapat di dalam perusahaan pada setiap level pada framework. Current Architecture menggambarkan dasar – dasar sumber daya saat ini dan aktifitas yang didokumentasikan dengan cara yang konsisten. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Future Architecture
170 Future architectute menggambarkan bagaimana modifikasi komponen – komponen EA yang dibutuhkan perusahaan untuk meningkatkan performance dan mendukung solusi strategi initiative, operational, requirement, dan technology. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Data Data adalah suatu fakta mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal - hal penting lainnya yang berhubungan dengan organisasi. Memiliki suatu makna namun tidak dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Informasi Data yang telah diproses atau diolah kembali menjadi bentuk yang lebih berarti bagi seseorang. Informasi terbentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Teknologi Informasi Perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses, dan menghasilkan data digital. Sumber : Introduction To Information Systems
3.3
Permasalahan
171 Berdasarkan analisis yang penulis lakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT.Pumas Petro Lampung, dapat penulis simpulkan permasalahan yang terjadi pada Perusahaan antara lain : 1.
PT. Pumas Petro Lampung belum memaksimalkan sumber daya manusia yang ada pada Perusahaan dengan baik dan belum adanya sistem bagi para karyawan dalam berbagi pengetahuan satu sama lain. Oleh Karena itu, Perusahaan dapat menggunakan Knowledge Management System agar informasi pengetahuan yang dimiliki para karyawan dapat disimpan, diolah, dan disalurkan satu sama lain dengan tujuan agar setiap bagian lebih kompetitif yang nantinya tercipta inovasi - inovasi yang memajukan kinerja Perusahaan.
2.
Masih terjadi perangkapan tugas didalam struktur organisasi dan proses bisnis yang berjalan pada perusahaan saat ini, mengakibatkan kurang efektifnya tugas kerja dari bagian-bagian yang saling berhubungan.
3.
PT. Pumas Petro Lampung belum memaksimalkan dukungan informasi Perusahaan baik secara internal maupun eksternal dalam rangka untuk dijadikan sebagai bahan pengambil keputusan yang bersifat jangka panjang. Oleh karena itu, Perusahaan dapat mengembangkan Executive Information System, dimana EIS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.
172 4.
PT.
Pumas
Petro
Lampung
sudah
memiliki
situs
web
(http://pumaspetro.co.id), akan tetapi belum dimanfaatkan secara maksimal, selain itu PT. Pumas Petro Lampung kurang menonjolkan kelebihan kelebihan yang dimiliki Perusahaan sehingga kurang menarik perhatian pelanggan.
