BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Sejarah Perusahaan PT. Hamson didirikan di Jakarta, Indonesia pada tahun 1981 oleh pemilik: Bapak Hartono, Bapak Munawar Hadiwarsito, Mr Witjaksono Moektisangkoyo yang sebelumnya bernama "Hamson Pelita" sebagai produsen Cutter Suction Dredge dan Peralatan Hidrolik. Sebelum mendirikan Hamson Pelita, para pendiri masing-masing mengelola perusahaan mereka sendiri yang mewakili berbagai merek kapal pengeruk: Bapak Hartono mewakili Dixie Dredge, Amerika Serikat. Mr Witjaksono Hydroland dari Prancis. Dan Munawar mewakili Ellicot dari Amerika Serikat. Pemilik masih tetap sama, akan tetapi Munawar meninggal pada tahun 2002. Pada tahun 2005, Hamson Pelita mengubah namanya dengan "Hamson" sebagai produk yang tersebar di seluruh dunia. Hari ini, Hamson Indonesia telah menempatkan dirinya sebagai produsen terkenal dari kapal keruk, derek, Pompa dan sistem kemudi kapal. Saat ini, PT. Hamson merupakan Perusahaan produsen pembuat kapal keruk, pompa, hidrolik dan sistem kemudi kapal. Dredger pertama yang dibangun oleh Hamson masih bekerja secara efisien, yang merupakan bukti yang baik dari kualitas produk PT. Hamson. PT. Hamson telah melakukan diversifikasi ke manufaktur barang-barang lainnya serta kapal keruk yang lebih khusus seperti Suction Dredge Auger, Bucket Dredge, dan lain–lain.

Kapal keruk yang dibuat PT. Hamson

digunakan secara lokal maupun internasional untuk reklamasi lahan, perairan pengerukan, pertambangan, dan lain–lain. Kesederhanaan dan rendah biaya pemeliharaan adalah karakteristik utama dari semua produk Hamson.

31

32 3.2. Strategic Goals and Initiatives 3.2.1 Strategic Plan Visi dan Misi Visi perusahaan PT. Hamson Indonesia adalah menjadi perusahaan Kapal Keruk yang berkelas dan berskala nasional dan internasional. Misi perusahaan PT. Hamson Indonesia adalah; 1. Berperan aktif didalam menanamkan kesadaran karyawan akan pentingnya hasil produk yang bermutu dan kepedulian terhadap keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Membangun professional kerja bagi karyawan guna meningkatkan kesejahteraan. 3. Menjadi bagian yang penting dalam mendukung pembangunan Nasional. 4. Berkontribusi secara langsung terhadap pengembangan lingkungan sekitar.

3.2.2 SWOT Analisis Dari hasil analisa yang kami lakukan pada PT. Hamson dengan 5 Daya Saing PORTER. 5 daya saing PORTER digunakan untuk mengetahui posisi persaingan perusahaan. Berikut adalah

hasil dari analisa kami dari

internal dan eksternal perusahaan. A. External Identification Analisa 5 Daya Saing Porter 1. The Threat of a Subtitute Product Ancaman produk pengganti dari PT. Hamson terdapat pada perusahaan luar Negeri IHC (belanda) dimana perusahaan tersebut memiliki rancangan yang tidak bisa dibuat oleh PT. Hamson. 2. The Threat of the Entry new Entrants Dari segi pendatang baru, persaingan tidak terlalu kompetitif dalam skala dalam negeri, hanya beberapa perusahaan lokal yang dapat memproduksi alat – alat seperti kapal keruk, pompa, hidrolik dan sistem kemudi pada kapal.

33 3. The Bargaining Power of Suppliers Kekuatan terbesar dari PT. Hamson terletak pada mitra suppliernya seperti Caterpillar, Mitsubishi, Perkins, MAN yang merupakan Perusahaan terpercaya dan berkualitas Internasional. 4. The Bargaining Power of Pelanggan Pelanggan dari Dalam Negeri memiliki kepercayaan dan loyalitas terhadap PT. Hamson Indonesia sehingga daya tawar menawar dengan pelanggan lebih mudah pemrosesannya. 5. The Intensity of Competitive Rivalry Pada saat ini, Perusahaan yang paling kompetitif bagi PT. Hamson Indonesia adalah IHC (Belanda). Karena produk yang dihasilkan IHC memiliki spesialisasi pada komponen – komponen tertentu yang ada di Dredger (kapal keruk) dan tidak dapat dihasilkan oleh PT. Hamson sehingga PT. Hamson harus membeli produk tersebut dari IHC.

3.2.2.1 Analisis PEST Analisis PEST merupakan pengkajian operasi bisnis eksternal PT. Hamson dalam bidang Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Politic (Politik) Kebijakan Pemerintah terhadap Upah Minimum Regional sangat berpengaruh terhadap proses produksi sehingga PT. Hamson membuat strategi dengan meningkatkan kinerja pekerja agar target produksi tercapai. Economic (Ekonomi) Kurs Dollar sangat berpengaruh terhadap harga bahan baku, karena PT. Hamson Mengimpor bahan baku tersebut dari vendor – vendor asing dari Jepang, Eropa, Amerika Serikat. Contoh vendornya seperti Caterpillar, Mitsubishi, Perkins dan MAN. Social (Sosial) Trend pelanggan untuk menciptakan kualitas produksi barang yang terbaik dan maksimal untuk kebutuhan.

34 Technology (Teknologi) Semakin berkembangnya zaman, teknologi pun semakin maju dan canggih. Akan tetapi, PT. Hamson dalam pengelolaan data, informasi, knowledge seluruhnya masih dilakukan secara manual, seperti contoh Surat Perintah Kerja yang masih manual, hal ini sangat tidak efektif dan tidak efisien.

B. Internal Identification Setelah dilakukan analisis, maka akan dibentuk SWOT dalam bentuk rangkuman yang kami jabarkan, berikut penjabarannya : 3.2.2.2 Analisis SWOT Strengths (Kekuatan): 1. Penerapan standarisasi ISO yang baik. 2. Loyalitas

pelanggan

yang

mayoritasnya

merupakan

Perusahaan besar. 3. Selain produksi barang, PT. Hamson dapat melakukan jasa reklamasi. 4. Perencanaan produksi yang baik, mulai dari legalitas, Man Power hingga Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) 5. Memprioritaskan standar keselamatan kerja

Weakness (Kelemahan): 1. Masih dipekerjakannya umur tua/pensiunan karena faktor loyalitas terhadap pemilik sehingga produksi tidak maksimal. 2. Komunikasi antar unit kerja yang tidak baik dari divisi per divisi karena belum adanya sistem yang terintegrasi. 3. Daya tawar pembeli

Opportunities (Peluang): 1. PT.Hamson Indonesia merupakan satu-satunya Perusahaan pembuat Dredger (kapal keruk) di Indonesia, Nomor 7 di dunia. Hal ini merupakan peluang yang sangat besar untuk berkembang karena Indonesia merupakan Negara Maritim.

35 2. Kualitas barang yang dihasilkan sesuai standar internasional dengan harga murah dibandingkan kompetitor. 3. Peluang pasar yang tinggi. 4. Trend Free Trading kawasan ASEAN.

Threads (Ancaman): 1. PT. Hamson Indonesia dalam memproduksi Dredger (kapal keruk) tidak sepenuhnya komponen–komponen yang dibutuhkan produk dalam Negeri sehingga tidak efisien. 2. Sulitnya membuat komponen yang diimpor dari luar negeri karena dari pihak perusahaan luar negeri mencegah terjadinya transfer knowledge. 3. Kebijakan dalam UU No. 13 Pasal 90 Tahun 2003 yang mengharuskan perusahaan membayar gaji buruh/karyawan sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR). 4. Sulitnya mencari tenaga kerja yang berkualitas. 5. Memorandum

of Understanding

(MoU) dengan

perusahaan

luar

mengalami sedikit kendala karena perbedaan sistem hukum antar negara.

Berikut ini merupakan Table SWOT menjelaskan hasil strategi yang didapat berdasarkan hubungan antara faktor internal (Strength

dan

Weakness) dan eksternal (Opportunities dan Threads). Tabel 3.1 Tabel SWOT Matriks PT. Hamson Indonesia Faktor Internal

Strengths (kekuatan)

Weakness (kelemahan)

S1. Penerapan

W1. Masih

standarisasi ISO yang

dipekerjakannya umur

baik.

tua/pensiunan karena faktor loyalitas terhadap pemilik sehingga produksi tidak maksimal.

36 (lanjutan Tabel 3.1 SWOT Matriks) Faktor Internal

Strengths (kekuatan)

Weakness (kelemahan)

S2. Loyalitas pelanggan

W2. Komunikasi antar unit

yang mayoritasnya

kerja yang kurang baik

merupakan Perusahaan

dari divisi per divisi

besar.

karena belum adanya sistem yang terintegrasi.

S3. Selain produksi

W3. Daya tawar pembeli

barang, PT. Hamson dapat melakukan jasa reklamasi. S4. Perencanaan produksi yang baik, mulai dari legalitas, Man Power hingga Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)

S5. Memprioritaskan Standar keselamatan kerja

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

37 Eksternal Opportunities

SO

WO

(Peluang) O1. PT.Hamson Indonesia

Meningkatkan dan

merupakan satu-satunya

mengembangkan promosi,

Perusahaan pembuat

kualitas produksi hingga

Dredger (kapal keruk) di

proses bisnis, dimana

Indonesia, Nomor 7 di

proses bisnisnya

dunia. Hal ini merupakan

menggunakan sistem yang

peluang yang sangat besar

terintegrasi antar divisi.

untuk berkembang karena

(O1,S2,S4)

Indonesia merupakan Negara Maritim O2. Kualitas barang yang

Mengembangkan dan

dihasilkan sesuai standar

meningkatkan kinerja

internasional dengan

divisi yang berkaitan

harga murah

dengan standarisasi ISO

dibandingkan kompetitor

(O2,S1)

O3. Peluang pasar yang

Meningkatkan Mutu dan

tinggi

kualitas mulai dari prapenjualan hingga purna penjualan (O3,S3)

O4. Trend Free Trading kawasan ASEAN

38 (lanjutan tabel Eksternal) Threats (Ancaman)

ST

WT

T1. PT. Hamson Indonesia

Menerapkan Knowledge

Memberikan pelatihan

dalam memproduksi

Management dengan

kerja terhadap pekerja usia

Dredger (kapal keruk)

vendor (T1,S2)

produktif dengan perusahaan lain (T1,W2)

tidak sepenuhnya komponen – komponen yang dibutuhkan produk dalam Negeri sehingga tidak efisien

T2. Sulitnya membuat

Melakukan renegosiasi

komponen yang diimpor

dengan barter knowledge.

dari luar negeri karena dari

(T2,S1,S3)

pihak perusahaan luar negeri mencegah terjadinya transfer knowledge

T3. Kebijakan dalam UU No. 13 Pasal 90 Tahun 2003 yang mengharuskan perusahaan membayar gaji buruh/karyawan sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR)

39 (lanjutan tabel Eksternal) Threats (Ancaman)

ST

WT

T4. Sulitnya mencari

Melakukan kebijakan

tenaga kerja yang

nonaktifkan pekerja yang

berkualitas

sudah tidak produktif dan membuka lowongan kerja,training. (T4,W1)

T5. Memorandum of

Melakukan kebijakan

Understanding (MoU)

sesuai perundang-

dengan perusahaan luar

undangan ITO

yang sulit dicapai karena

(International Trade

perbedaan sistem hukum

Organization) tentang

antar negara

kerjasama dengan perusahaan luar (T5,W3) (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

Dari hasil analisis SWOT yang dibuat pada table 3.1 disimpulkan PT. Hamson Indonesia dapat memperoleh strategi dasar yaitu : 1. SO - Meningkatkan dan mengembangkan promosi, kualitas produksi hingga proses bisnis, dimana proses bisnisnya menggunakan sistem yang terintegrasi antar divisi. 2. SO- Mengembangkan dan meningkatkan kinerja divisi yang berkaitan dengan standarisasi ISO. 3. WO - Meningkatkan Mutu dan kualitas mulai dari pra-penjualan hingga purna penjualan 4. ST - Menerapkan Knowledge Management dengan vendor. 5. ST - Melakukan renegosiasi dengan barter knowledge. 6. WT - Memberikan pelatihan kerja terhadap pekerja usia produktif dengan perusahaan lain. 7.

WT - Melakukan kebijakan nonaktifkan pekerja yang sudah tidak produktif dan membuka lowongan kerja,training.

8. WT - Melakukan kebijakan sesuai perundang-undangan ITO (International Trade Organization) tentang kerjasama dengan perusahaan luar

40 Internal Factor Analysis Strategy (IFAS) Tabel 3.2 IFAS PT. Hamson Indonesia Faktor – Faktor Strategi Internal

BOBOT

RATING

BOBOT x RATING

Kekuatan (Strengths) Penerapan standarisasi ISO yang baik

0,10

2

0,20

Loyalitas

mayoritasnya

0,15

4

0,60

Selain produksi barang, PT. Hamson dapat

0,05

2

0,10

0,15

4

0,60

Memprioritaskan Standar keselamatan kerja

0,10

2

0,20

TOTAL KEKUATAN

0,55

14

1,70

0,15

2

0,30

0,20

2

0,40

Daya tawar pembeli

0,10

2

0,20

TOTAL KELEMAHAN

0,45

6

0,90

1

20

2,60

pelanggan

yang

merupakan Perusahaan besar

melakukan jasa reklamasi Perencanaan produksi yang baik, mulai dari legalitas, Man Power hingga Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)

Kelemahan (Weakness) Masih dipekerjakannya umur tua/pensiunan karena

faktor

loyalitas

terhadap

pemilik

sehingga produksi tidak maksimal. Komunikasi antar unit kerja yang tidak baik dari divisi per divisi karena belum adanya sistem yang terintegrasi.

TOTAL

41 Eksternal Factor Analysis Strategy (EFAS) Tabel 3.3 Tabel EFAS PT.Hamson Indonesia Faktor – Faktor Strategi Eksternal

BOBOT

RATING

BOBOT x RATING

Peluang (Opportunities) PT.Hamson Indonesia merupakan satu-satunya

0,20

4

0,80

0,10

4

0,40

Peluang pasar yang tinggi

0,10

2

0,20

Trend Free Trading kawasan ASEAN

0,15

2

0,30

Total Peluang

0,55

12

1,70

Perusahaan pembuat Dredger (kapal keruk) di Indonesia, Nomor 7 di dunia. Hal ini merupakan peluang yang sangat besar untuk berkembang

karena

Indonesia

merupakan

Negara Maritim. Kualitas barang yang dihasilkan sesuai standar internasional

dengan

harga

murah

dibandingkan kompetitor

42 (lanjutan Tabel 3.3 EFAS) Ancaman (Threats)

BOBOT

RATING

BOBOT x RATING

PT. Hamson Indonesia dalam memproduksi

0,15

4

0,40

0,10

1

0,40

0,05

1

0,20

yang

0,10

2

0,15

(MoU)

0,05

2

0,10

0,45

10

1,25

1

20

2,95

Dredger (kapal keruk) tidak sepenuhnya komponen – komponen yang dibutuhkan produk dalam Negeri sehingga tidak efisien Sulitnya membuat komponen yang diimpor dari luar negeri karena dari pihak perusahaan luar negeri mencegah terjadinya transfer knowledge Kebijakan dalam UU No. 13 Pasal 90 Tahun 2003

yang

membayar

mengharuskan gaji

perusahaan

buruh/karyawan

sesuai

dengan Upah Minimum Regional (UMR) Sulitnya

mencari

tenaga

kerja

berkualitas Memorandum

of

Understanding

dengan perusahaan luar yang sulit dicapai karena perbedaan sistem hukum antar negara Total Ancaman TOTAL

Dari hasil analisis yang telah kami lakukan, maka dapat disimpulkan dari External Factor Analysis Strategy (EFAS) dan Internal Factor Analysis Strategy (IFAS) dalam pembuatan diagram SWOT. Berikut ini adalah langkah – langkah dalam menyusun diagram Analisis SWOT PT. Hamson Indonesia.

43 a) Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : Kelemahan : Titik X = Kekuatan – Kelemahan = 1,70 – 0,90 = 0,80 b) Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang : Ancaman : Titik Y = Peluang – Ancaman = 1,70 – 1,25 = 0,45

Gambar 3.1 Diagram Analisis SWOT PT.Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

44 3.2.3 Concept of Operations Scenario 1. Customer baru yang ingin memesan produk PT. Hamson melihat melalui website perusahaan. 2. Lalu, customer membuat appointment dengan komisaris melalui telepon. 3. Setelah itu, customer mengunjungi perusahaan untuk melakukan survey produk yang akan dipesan. 4. Setelah customer melihat produknya, customer melakukan penawaran harga dengan staff marketing. 5. Staff marketing bernegosiasi dengan customer. 6. Jika terjadi kesepakatan, HRD membuat surat kontrak pemesanan. 6.1 Diberikan kepada staff marketing. 6.2 Diberikan kepada Customer. 7

Setelah itu, staff marketing membuat surat perintah kerja yang diberikan kepada PPEC.

8

PPEC membuat bill off quantity lalu diberikan ke bagian finance.

9

Bagian finance mengevaluasi bill of quantity.

10 Lalu, bagian finance membuat invoice. 11 Customer melakukan pembayaran DP sesuai invoice via bank. 12 Bagian finance membuat bukti pembayaran. 12.1 Bagian finance membuat bukti pembayaran lalu diberikan ke customer. 12.2 Bagian finance membuat bukti pembayaran dan diberikan ke bagian warehouse. 13 Bagian warehouse mengecek ketersediaan komponen-komponen yang dibutuhkan 13.1 Jika komponen tersedia, maka bagian warehouse membuat surat barang keluar. 13.2 Jika komponen tidak tersedia, maka bagian warehouse meminta surat permintaan komponen ke PPEC. 14 PPEC membuat Surat Permintaan Komponen.

45 15 Procurement menerima Surat Permintaan Komponen. Lalu melakukan pembelian dan membuat purchase order untuk komponen yang tidak tersedia kepada supplier. 16 Supplier memberikan list ketersediaan komponen. 17 Finance melakukan pembayaran sesuai purchase order 18 Supplier mengirim komponen yang sesuai dengan purchase order. 19 PPEC membuat surat standar kualitas komponen. 20 Jika komponen sesuai standard kualitas, PPEC memproduksi produk yang sesuai dengan kontrak.

46 3.2.4 Concept Of Operation Diagram (S-4)

Gambar 3.2 Concept of Operations Diagram PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

47 3.3 Business Product and Services 3.3.1 Business Plan Rencana Bisnis pada PT.Hamson memiliki beberapa produk untuk menghasilkan fungsi dan strategi bisnis sesuai dengan tujuan perusahaan. 1. Business Overview PT. Hamson adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi kapal keruk (dredger), kapal derek, pompa hidrolik dan sistem kemudi kapal. Saat ini, PT. Hamson merupakan Perusahaan produsen pembuat kapal keruk satu-satunya di Indonesia yang menjadi prioritas PT. Hamson. Dredger pertama yang dibangun oleh Hamson masih bekerja secara efisien, yang merupakan bukti dari kualitas

produk

PT.

Hamson.

PT.Hamson

telah

melakukan

diversifikasi ke manufaktur barang-barang lainnya serta kapal keruk yang lebih khusus seperti Suction Dredge Auger, Bucket Dredge, dan lain–lain. Kapal keruk yang dibuat PT. Hamson digunakan secara lokal

maupun

internasional

untuk

reklamasi

lahan,

perairan

pengerukan, pertambangan, dan lain–lain. Kesederhanaan dan rendah biaya pemeliharaan adalah karakteristik utama dari semua produk Hamson. 2. Relation of Business Activities to Strategic Goal PT. Hamson sebagai produsen kapal keruk, pompa, hidrolik dan sistem kemudi kapal yang aktifitas bisnisnya disinergikan dengan pelayanan dan kualitas terbaik untuk mendukung keberhasilan target – target kesuksesan yang dibuat melalui produk – produk unggulan dan inovatif.

48 3. Organization Structure

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai fungsi dari bagian – bagian yang ada dalam bagan struktur organisasi.

1. Board Commisioner Mengawasi kebijakkan dan pelaksanaan kebijakkan tersebut oleh direksi dalam menjalankan perusahaan serta memberi nasehat kepada direksi. Rincian tugas tersebut biasa ditemukan pada rincian anggaran perusahaan.

49 2. Director Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakkan – kebijakkan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

3. General Manager Selain mengarahkan, General Manager juga memimpin terhadap apa yang menjadi masa depan perusahaan.

4. Management Representative(MRI) Bertanggung jawab atas koordinasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan dalam kaitannya dengan sistem manajemen mutu perusahaan. Menjamin dan menjaga kesadaran segenap karyawan sehubungan dengan persyaratanpersyaratan pelanggan, termasuk peraturan yang berlaku.

5. Internal Auditor QHS(Team) membantu manajemen dalam menjaga efektifitas jalannya roda organisasi perusahaan. Internal Audit bisa melaporkan temuan-temuan di lapangan langsung kepada Direktur Utama dan memberikan rekomendasi solusi.

6. Marketing Manager Mengelola penyusunan strategi pemasaran dan program pemasaran produk dengan memperhatikan trend pasar dan sumber daya perusahaan, menyusun arah kebijakkan pemasaran. Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang pasar.

7. Marketing Supervisor Memastikan semua berjalan sesuai harapan perusahaan, melakukan coaching kepada tenaga-tenaga marketing dan juga sebagai sumber informasi terhadap kebijakan-kebijakan perusahaan.

50 8. PPEC Manager Menerima

order

dari

marketing,

memfollow-up

dokumen-dokumen,

memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang.

9. Mechanic Supervisor Mengendalikan pelaksanaan perkembangan kegiatan, menyiapkan orang yang akan melaksanaan kegiatan dibagian mesin dan pembuatan produk.

10. Machining Supervisor Mengendalikan berjalannya suatu barang yang akan diproduksi oleh perusahaan, dan mengatur pilihan mesin yang masih layak digunakan atau tidak.

11. Construction Supervisor Mengajukan beberapa alternatf desain dan rencana konstruksi termasuk didalamnya analisa dampak terhadap biaya serta waktu yang dibicarakan bersama tim Manajemen Project.

12. Design Supervisor Memberikan ide terbaru yang sesuai dengan perkembangan waktu & tekhnologi untuk dikembangkan lagi menjadi lebih inovatif dan lebih kreatif. . 13. Procurement Merancang

hubungan

yang

tepat

dengan

supplier,

memilih

dan

mengimplementasikan teknologi yang cocok, memelihara data item dan data supplier yang dibutuhkan. Mengevaluasi kinerja supplier.

14. Warehouse Supervisor Memastikan supply barang dari gudang ke produksi tepat waktu, memastikan keamanan barang di warehouse, membuat dan menetapkan prosedur dan instruksi kerja yang terkait dengan warehouse.

51 15. Quality Control dan Calibration Aktivitas memelihara dan memperbaiki produk dan service yang ditawarkan kepada perusahaan, quality control bukan hanya menjadi tanggung jawab begian quality control saja, tetapi seluruh karyawan atau pihak menjadi satu kesatuan memecahkan masalah.

16. ADM. Production Mendata kebutuhan produksi perusahaan, bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi mulai dari penerimaan bahan baku sampai proses produksi hingga menjadi produk akhir.

17. ADM. Delivery Mengurus kegiatan pengiriman barang dan mengurusi persediaan barang di gudang.

18. HSE Supervisor Meninjau keselamatan kerja dan pelatihan keselamatan, memastikan tenaga kerja telah bekerja sesuai dengan SOP, mampu melakukan penanggulangan kecelakaan kerja dan melakukan penyidikkan penyebabnya. Meninjau dan mengarahkan karyawan bekerja sesuai kewajiban dan sesuai dengan sistem operasi perusahaan.

19. HRD Manager Menyeleksi tenaga kerja, menyusun dan merencanakan serta mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan.

20. GA Supervisor Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier

termasuk

tindak

lanjut

atas

penanganan

pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

nota

52 21. Security Menyelenggarakan aktivitas keamanan dan ketertiban di lingkungan perusahaan terutama pengamanan fisik asset perusahaan.

22. Finance Manager Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansidi perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dantepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan

keputusanyang

mendukung

pencapaian

target

financial

perusahaan.

23. Finance Supervisor Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan keuangan perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan (cash flow) perusahaan dan melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

24. Accounting Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan, menyusun dan membuat laporan perpajakkan perusahaan, menyusun dan membuat suratsurat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan.

25. Finance Staff Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.

26. Cost Control Mengatur dan melaksanakan proses inventory setiap bulan, menerapkan semua kebijakkan dan prosedur cost control kepada semua department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti atau dokumen pendukungnya.

53 4. Market Outlook and Competitive Strategy Situasi persaingan saat ini dalan ruang lingkup global sangat kompetitif, dilihat dari sisi Indonesia yang merupakan Negara Kepulauan sebagai target market yang sangat potensial, PT.Hamson sebagai industri lokal berjuang untuk meningkatkan kualitas produknya dengan harga yang jauh lebih murah dibandingkan dengan produk – produk luar yang menargetkan Indonesia sebagai target pasar.

5. Business Cycle

Gambar 3.4 Business Cycle PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

Gambar diatas menunjukan Business Cycle PT. Hamson adalah dengan melakukan prospecting 1 yang dilakukan oleh General Affair HRD untuk melakukan identifikasi kebutuhan customer. Setelah itu, semua divisi bersinergi untuk membuat daftar kebutuhan pelanggan. Kemudian, Prospecting 2 yang dimana pihak Sales & Marketing melakukan Negosiasi dan di evaluasi oleh bagian Finance dan kemudian dibuatkan surat kontrak oleh HRD. Apabila disetujui, maka proses produksi akan dilakukan.

54 6. Business Partnership and Alliance Berikut ini adalah beberapa mitra bisnis atau rekan kerjasama dari PT. Hamson : 1. Caterpillar 2. Mitsubishi 3. Perkins 4. MAN

55 3.3.2 Swimlane Diagram Tabel 3.4 Swimlane Diagram PT. Hamson Indonesia

(Sumber: PT. Hamson Indonesia, 2013)

56 3.3.3 Use Case Narrative & Diagram

Gambar 3.5 Usecase Diagram PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

57 Usecase Narrative pada PT. Hamson Indonesia Tabel 3.5 Usecase Narrative PT. Hamson Indonesia No. 1

Usecase Narrative Current Melakukan Pemesanan Produk Usecase: Customer melakukan pemesanan harga kepada marketing untuk mendapatkan harga yang sesuai dengan budget yang dimiliki oleh pelanggan. Object: hasil penawaran(negosiasi), marketing.

2

Melakukan negosiasi. Usecase: Customer melakukan negosiasi dengan sales marketing untuk menentukan titik temu persetujuan harga yang sesuai dengan budget customer. Object: Budget customer.

3

Membuat surat kontrak. Usecase: Bagian HRD membuatkan surat kontrak yang akan disetujui oleh pihak pelanggan atas hasil negosiasi harga antara marketing dan pelanggan. Object: Surat kontrak, pelanggan.

4

Membuat surat perintah kerja(SPK) Usecase: Bagian marketing membuat surat perintah kerja yang ditujukan kepada PPEC untuk segera dilaksanakannya pencarian produk yang diminta/dibutuhkan pelanggan. Object: SPK, PPEC.

5

Membuat bill of quantity. Usecase: Bagian PPEC membuat bill of quantity untuk membuat list atau dokumen mengenai biaya, bahan dan komponen yang sudah terperinci. Object: Bill of quantity.

6

Membuat invoice. Usecase: Bagian finance membuat invoice sebagai bukti tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan. Object: invoice, pelanggan.

7

Melakukan pembayaran DP Usecase: Pelanggan melakukan pembayaran DP kepada finance untuk memberikan kepastian bahwa pelanggan serius membeli produk. Object: Bagian finance, total pembayaran DP.

58 (lanjutan tabel 3.5 Usecase Narrative) No. 8

Usecase Narrative Current Membuat bukti pembayaran. Usecase: Bagian finance membuat bukti pembayaran sebagai tanda bukti bahwa pelanggan sudah membayar setengah dari harga produk yang akan dibeli. Object: bukti pembayaran, bagian finance.

9

Mengecek ketersediaan komponen. Usecase: Bagian warehouse mengecek apakah komponen barang tersedia atau tidak, kemudian dilaporkan PPEC. Object: Komponen yang tersedia, PPEC.

10

Membuat list ketersediaan komponen. Usecase: Bagian warehouse membuat list apa saja komponen yang tersedia dan apa saja komponen yang masih harus dibuat atau dahulu. Object: List ketersediaan komponen.

11

Membuat surat permintaan barang. Usecase: Bagian PPEC membuat surat permintaan barang jika ada barang yang tidak tersedia. Object: Surat permintaan barang, procurement.

12

Membuat purchase order. Usecase: Bagian procurement membuat purchase order sebagai surat kesepakatan atas pemesanan barang berdasarkan quotationnya. Object: bukti PO, warehouse.

13

Melakukan Delivery Order Usecase : Bagian Supplier melakukan pengiriman komponen ke bagian warehouse sesui PO Object : Bukti DO,Supplier

14

Membuat Bukti Pembayaran DO Usecase : Bagian Supplier membuat Bukti pembayaran ketika Bagian Finance sudah membayara sesuai pesanan Object : Bukti Pembayaran DO,Supplier

59 (lanjutan tabel 3.5 Usecase Narrative) No 15

Usecase Narrative Current Mengecek standar kualitas komponen. Usecase: Bagian PPEC mengecek apakah barang yang dipesan sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan pelanggan atau tidak. Pengecekkan dilakukan agar tidak adanya kekecewaan dari pelanggan ketika menerima barang tersebut. Object: Kualitas komponen barang.

16

Membuat surat standar kualitas komponen. Usecase: Bagian PPEC membuat standar kualitas barang sebagai bukti bahwa barang yang dipesan berkualitas baik dan sesuai dengan keinginan pelanggan. Object: Surat standar kualitas komponen, customer.

17

Melakukan produksi. Usecase: Bagian PPEC melakukan produksi. Barang(komponen) yang dipesan diproduksi oleh bagian PPEC untuk kemudian diberikan kepada customer. Object: Barang(komponen), customer.

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

60 3.4 Data and Information 3.4.1 Logical Data Model

Gambar 3.6 Logical Data Model PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013) Keterangan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

SPK : Surat Perintah Kerja BOQ : Bill Of Quantity LKK : List Ketersediaan Komponen SPB : Surat Permintaan Barang/Komponen PO : Purchase Order SBK : Surat Barang/Komponen Keluar SSKK :Surat Standar Kualitas Komponen

61

Membuat Surat

C/U

R

C

Perintah Kerja Membuat Bill Of

R

C

Quantity Membuat Invoice

R

C

Membuat Bukti

R

R

C

Pembayaran DP Membuat Surat

C/U

Barang Keluar Membuat Surat

C/U

Permintaan Barang Membuat Purchase

R

C/ U

Order Membuat Surat

R/D

Permintaan Barang Membuat Purchase

C/ U

R

R

C

R

C/U

Order Membuat List Ketersediaan Komponen

Laporan Kegiatan

Surat Standar Kualitas Kmpn

C

Kontrak Pemesanan Membuat Surat

Bukti Pembayarn PO

List Ketersediaan Komponen

Purchase Order

Surat Permintaan Barang

Surat Barang Keluar

Bukti Pembayaran DP

Invoice

Surat Bill Of Quantity

Activity

Surat Perintah Kerja

Entity

Surat Kontrak Pemesanan

3.4.2 Activity/Entity Matrix (CRUD) Tabel 3.6 Activity/Entity Matrix(CRUD) PT. Hamson Indonesia

Entity

Activity

Membuat Surat Surat Permintaan Barang

Surat Barang Keluar

Bukti Pembayaran DP

Invoice

Surat Bill Of Quantity

Surat Perintah Kerja

R R R

R R R

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

Laporan Kegiatan

C/U

Surat Standar Kualitas Kmpn

Bukti Pembayarn PO

List Ketersediaan Komponen

Pembayaran PO Purchase Order

Membuat Bukti Surat Kontrak Pemesanan

62

(lanjutan tabel 3.6 Activity/Entity Matrix (CRUD))

C C

Standar Kualitas /

Komponen U

63 3.5 System and Application 3.5.1 Data Flow Diagram

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 0 PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

64 3.6 Networks and Infrastructure 3.6.1 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di perusahaan PT. Hamson Indonesia ini berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi antara jaringan komputer, agar setiap transaksi dan pekerjaan dapat selesai dengan mudah dan cepat dan terintegrasi satu sama lain. Pada gambar di bawah ini akan dijelaskan tentang keadaan jaringan didalam perusahaan:

Gambar 3.8 Network Connectivity Diagram PT. Hamson Indonesia (Sumber: hasil observasi penulis, 2013) 3.7 Security 3.7.1 Security and Privacy Plan Dalam menjaga keamanan proses bisnis perusahaan dari keamanan perusahaan (fisik) hingga keamanan data (komputer). Proses ini berfungsi untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data perusahaan dari pihak luar yang tidak bertanggung jawab. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan perusahaan, PT. Hamson menggunakan langkah sebagai berikut;

65 Tabel 3.7 Security and Privacy PT. Hamson Keamanan Perusahaan

Dalam menjaga keamanan, perusahaan memiliki sub divisi HRD yang berperan dibidang

keamanan

fisik

berupa security team yang bertugas

untuk

keamanan

menjaga

pabrik,

PT.

Hamson juga mempunyai CCTV

untuk

keamanan

perusahaan. Data perusahaan

Dalam

menjaga

perusahaan

data masih

menggunakan email untuk mem-back up data, antivirus gratis smadav

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

3.7.2 Disaster Recovery Procedures (SP-5) Untuk saat ini PT. Hamson Indonesia mempunyai fire extinguisher menanggulangi kebakaran. Dan dalam hilangnya data atau gangguan pada sistem komputer PT. Hamson Indonesia masih menggunakan email untuk mem-back up data dan gratis antivirus smadav. Perusahaan memiliki tempat yang cukup tinggi yang kemungkinan besar tidak dapat terjangkau banjir.

66 3.8 Standards 3.8.1 Technology Standards Profile Teknologi yang digunakan oleh perusahaan belum menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan atau strategi perusahaan. Jadi untuk menunjang kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan yaitu memperbaharui strategi bisnis serta pemeriksaan spesifikasi hardware dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan atau strategi perusahaan.

Tabel 3.8 Technology Standards Profile PT. Hamson Indonesia

Item Description

IS Hardware

International Standard

National Standart

Perangkat keras yang Perangkat keras yang minimal standar tahun minimal standar tahun 2010

IS Software

Operating

2002 System: Operating System :

Microsoft Windows 8

Microsoft Windows 7

Aplikasi : Aplikasi Mandatory dari Pemerintah pusat

67 (lanjutan tabel 3.8 Technology Standards) Item Description

Security

International Standard

National Standart

Data Security :

Data Security :

-Antivirus

-Backup otomatic

-Firewall

Building Security :

Building Security :

-Security Office

-Satpam

-CCTV

-CCTV

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

3.8.2 Technology Forecast Berikut adalah gambaran mengenai teknologi yang mendukung proses bisnis pada perusahaan PT. Hamson Indonesia. Pada tabel ini menjelaskan spesifikasi komputer yang digunakan oleh karyawan di PT. Hamson Indonesia: Tabel 3.9 Technology Forecast PT. Hamson Indonesia Technology Forecast Short Term

Mid Term

Long Term

(12 Months)

(12-24 Months)

(2-3 years away)

Operating

Microsoft

Microsoft

Microsoft

Systems

Windows XP

Windows 7

Windows 7

Microsoft Office

Microsoft Office

Microsoft Office

(word,excel)

(word,excel)

(word,excel)

Komputer

Laptop

Forecast area

Office Automation Suite

Menggunakan Desktop PCs XP 2000

68 (lanjutan tabel 3.9 Technology Forecast) Technology Forecast Short Term

Mid Term

Long Term

(12 Months)

(12-24 Months)

(2-3 years away)

LCD monitor

LED monitor

LED monitor

SAMSUNG

SAMSUNG

SAMSUNG

18”inch

18”inch

18”inch

30 GB

60 GB

90 GB

Forecast area

Desktop Monitors

Persistent Storage (Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

3.9 Workforce Plan PT. Hamson memiliki 9 divisi yaitu Board Conmissioner, Director, General Manager, Management Representative, Marketing and Sales, Production Plan and Engineering Control, Human Service, General Affair and HRD, Finance. yang memiliki total karyawan 77 orang. Untuk mencapai tujuan yang sama untuk memajukan dan mencapai misi perusahaan, kinerja karyawan di perusahaan memiliki kerjasama yang sangat baik. PT. Hamson terdiri dari 2 lantai. Seluruh Karyawan menggunakan lantai 2 untuk bekerjam sedangkan lantai 1 terbagi atas pabrik, 3 meeting room. Para karyawan menggunakan meja dan komputer masing-masing. Lokasi PT. Hamson terletak di kawasan pabrik terpadu bekasi barat.

69 3.10 EA Current Architecture 3.10.1 Strategis Goals and Initiative Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan serta penerapan sistem yang mengajarkan cara kerja yang baik dan semangat kerja. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh karyawan harus mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada. Tabel 3.10 Strategy Goals and Initiatives Summary Procurement Manager Mempercepat

Mempercepat proses

Max 3 kali dalam 6

pembelian

dibantu

pembelian komponen

bulan

dengan

system

dari supplier.

kesalahan

yang

berkaitan

dengan

informasi.

terjadi

human error. Mempersingkat waktu

Max 3 kali dalam 6

untuk

bulan

pembelian

barang ke supplier.

terjadi

keterlambatan pembelian

barang

ke supplier. Menggunakan system

Max 2 kali dalam 3

informasi pada

bulan

perusahaan agar

miskomunikasi

mendukung proses

antar lini yang ada

bisnis perusahaan.

di divisi lain.

terjadi

70 (lanjutan tabel 3.10 Strategy Goals and Initiatives Summary) Sales and Marketing Mempercepat proses

Mempunyai

target

Meningkatkan penjualan

penjualan barang ke

dalam

dibantu dengan system

customer.

produk.

informasi.

Mempercepat

Meminimalisir

pengarsipan dan

kesalahan

penyimpanan data

pengarsipan data serta

penjualan.

penyimpanan

penjualan

dalan

data

perusahaan. Penggunaan

teknologi

Mempercepat

proses

informasi pada kegiatan

penjualan dari tahap

penjualan.

pemesanan barang dari supplier

hingga

ke

customer.

Finance

Meningkatkan

Mempercepat proses

Max 3 kali dalam 3

keuangan setelah

bulan terjadi kesalahan

keuntungan

perusahaan

mendapat tanda terima

penginputan

dengan

mengurangi

dari divisi lain.

transaksi.

Meningkatkan

Minimal 5 pekerjaan

pendapatan pada setiap

yang selesai pada tiap

tahunnya.

bulannya.

Penggunaan system

Max 3 kali dalam 3

informasi keuangan untuk

bulan terjadi kesalahan

membantu kegiatan

dalam pencatatan dan

dalam bagian keuangan

perhitungan keuangan.

kerugian perusahaan.

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

data

71 Kesimpulan dari Strategi dan Goal yang berjalan sekarang dari proses bisnis dan prosedur yang ada, dibuat untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan dengan terus ditingkatkannya kompetensi dalam masalah penjualan, pembelian dan persediaan. Agar memperoleh hasil kinerja yang baik, dari bisnis prosesnya dalam menggunakan kerangka kerja EA. Konsistensi perusahaan berperan penting dalam penerapan sistem yang baru terhadap perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai visi dan misi yang ingin dicapai.

3.10.2 Bussiness Product and Services Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya tidak menggunakan sytem dan technology yang baik. Hanya saja dengan menggunakan sistem komunikasi melalui email dan LAN saja, dalam

mengintegrasikan data penjualan, pembelian, dan

persediaan barangnya tidak efisien jika dilakukan dengan cara seperti itu. Dengan proses binis seperti itu kami usulkan dengan kerangka kerja Enterprise Architecture. Dalam pengusulan yang diajukan di proses bisnis perusahaan semua bagian dapat terhubung langsung dengan database. Agar mencapai kinerja yang efektif dan lebih efisien. Untuk pembayaran agar lebih efisien sebaiknya dilakukan oleh bagian Finance untuk mempercepat proses transaksi.

3.10.3 System and Application Dalam sistem dan aplikasi banyak perubahan yang harus dilakukan untuk

membantu berjalannya fungsi-fungsi dalam perusahaan untuk

melakukan pekerjaannya karena sistem yang sedang digunakan pada saat ini hanya pada komunikasi antar pekerja saja bukan berhubungan dengan bagian atau proses bisnis pada perusahaan.

72 3.10.4 Technology Infrastructure Data dan informasi yang dimiliki pada PT. Hamson akan lebih terintegrasi dengan dibangunnya sistem dan dikembangkannya jaringan LAN (local area network) yang ada pada perusahaan. Perusahaan akan dilakukan suatu peningkatan agar pertukaran data antar divisi/bagian di dalam perusahaan dapat berjalan dengan lebih lancar. Pada bagian Tecnology & infrastucture terjadi penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan. Seperti menambah server untuk penyimpanan data yang diperlukan selain menyimpan di e-mail, selain itu juga pembaharuan infrastruktur komputer pada bagian yang telah tertinggal dalam spesifikasi komputer karena beberapa divisi masih memakai computer tahun 2007. 3.10.5 IT Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik yang dikelola oleh divisi HRD security team yang bertugas untuk menjaga keamanan perusahaan. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security seperti technical, detection system, access control, physical control, formal control, informal control, dan industry standard. Dengan cara perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenuhan IT security yang telah diusulkan demi keamanan data perusahaan sendiri.

73 3.10.6 EA Standars Tabel 3.11 EA Standards PT. Hamson Indonesia

Item

International

National

Description

Standard

Standart

IS Hardware

Perangkat keras yang

Perangkat

minimal

yang

standar

tahun 2010 IS Software

Operating

keras minimal

standar tahun 2002 System:

Operating System :

Microsoft Windows

Microsoft Windows

8

7 Aplikasi : Aplikasi Mandatory dari

Pemerintah

pusat Security

Data Security :

Data Security :

-Antivirus

-Backup otomatic

-Firewall

Building Security :

Building Security :

-Security Office

-Satpam

-CCTV

-CCTV

(Sumber: hasil observasi penulis, 2013)

74 3.10.7 Workforce Requirement Untuk mengatur dan memanajemen sumber daya manusia di dalam perusahaan, perlu diadakan pelatihan untuk para karyawan untuk lebih menguasai teknologi yang dipakai. Dengan pelatihan ini akan didapatkan karyawan yang mempunyai sumber daya manusia yang berkualitas. Lalu akan diadakan juga Knowledge Sharing antar divisi agar pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan yang ada pada PT. Hamson bertambah. Karyawan yang berkualitas akan membantu tercapainya strategi utama dan tujuan dari PT. Hamsons sehingga dapat dibuat divisi baru yang bergerak dibidang IT.

3.11 EA Future Architecture Summary 3.11.1 Future Operating Scenario Operating Scenario yang diusulkan untuk future architecture ialah dengan merubah sebagian komponen dari operasi binis sesuai dengan tujuan dari perusahaan, hal ini didasarkan dari peluang – peluang yang muncul untuk menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operasional bisnis perusahaan yang digunakan dapat membantu organisasi untuk mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para pekerja. Dan yang paling penting bisa memperlancar proses bisnis pada perusahaan PT. Hamson. 3.11.2 Planning Assumption Planning assumption untuk mengusulkan yang sebelumnya menjadi masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan PT. Hamson untuk menghadapi tantangan yang ada dimasa depan yaitu PT. Hamson harus melakukan pengembangan sistem informasi secara berkala karena perusahaan sendiri juga bekerja sama dengan manca negara menuntut perusahaan untuk terus mengembangkan sistem informasi yang ada agar dapat menyampaikan informasi secara efisien dan efektif.

75 Hal tersebut juga dilakukan agar perusahaan mampu bersaing dengan pesaing lainnya. Penambahan sumber daya manusia juga harus dilakukan oleh perusahaan agar pekerja yang ada disatu posisi tidak terjadi penumpukan pekerjaan sehingga karyawan dapat lebih fokus dengan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di masing-masing divisi. Yang paling utama adalah mengupdate system yang ada untuk kelancaran strategi bisnis, sistem dan teknologi pada PT. Hamson.

3.11.3 Updating current and future views 1. Goal & Initiative Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan serta penerapan sistem yang mengajarkan cara kerja yang baik dan semangat kerja. Terdapat strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan kedepan, hal itu muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT. Hamson. Dengan kata lain perusahaan harus melakukan perubahan strategi-strategi di setiap tahunnya agar dapat memanfaatkan peluang dan ancaman yang muncul pada industri yang serupa. Agar memperoleh hasil kinerja yang baik, dari bisnis prosesnya dalam menggunakan kerangka kerja EA. Konsistensi perusahaan berperan penting dalam penerapan sistem yang baru terhadap perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai visi dan misi yang ingin dicapai.

2. Product & Service Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya tidak menggunakan sistem dan technology yang baik. hanya saja dengan menggunakan sistem komunikasi melalui email dan LAN saja, dalam

mengintegrasikan data penjualan,

pembelian, dan persediaan barangnya tidak efisien jika dilakukan dengan cara seperti itu. Adanya beberapa perubahan dari proses aktivitas perusahaan karena dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif.

76 3. Data & Information Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahaan yang terjadi untuk future architecture, karena adanya penyimpanan data dan informasi pada PT. Hamson yang masih berbentuk hardcopy (kertas) serta memback-up pada email yang kadang menyebabkan lamanya dalam mencari data yang telah diback-up. Memang perusahaan merasa proses bisnis yang berjalan sekarang ini tidak memunculkan dampak yang serius tapi penulis ingin mengembangkan (memperbaharui) atau mengusulkan perubahan sistem yang lebih terstruktur.

4. System & Application Dalam sistem dan aplikasi banyak perubahan yang harus dilakukan untuk

membantu

fungsi-fungsi

dalam

perusahaan

dalam

melakukan

pekerjaannya karena sistem yang telah digunakan pada saat ini hanya terdapat pada komunikasi antar pekerja saja bukan berhubungan dengan bagian atau proses bisnis pada perusahaan. Dan perusahaan harus secara berkala mengembangkan sistem yang ada di perusahaan untuk mencapai hasil yang optimal.

5. Networks and Infrastructure Data dan informasi yang dimiliki pada PT. Hamson akan lebih terintegrasi dengan dibangunnya sistem dan dikembangkannya jaringan LAN (local area network) yang ada. Pada perusahaan akan dilakukan suatu peningkatan agar pertukaran data antar divisi/bagian di dalam perusahaan dapat berjalan dengan lebih lancar. Pada bagian Tecnology & infrastucture terjadi penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan. Seperti menambah server untuk penyimpanan data yang diperlukan selain menyimpan di e-mail, selain itu juga pembaharuan infrastruktur komputer pada bagian yang telah tertinggal dalam spesifikasi komputer karena beberapa divisi masih memakai computer tahun 2007.

77 6. Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik yang dikelola oleh divisi HRD security team yang bertugas untuk menjaga

keamanan

perusahaan.

Dalam

perencanaan

yang

diusulkan

pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security seperti technical, detection system, access control, physical control, formal control, informal control, dan industry standard. Dengan cara perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenuhan IT security yang telah diusulkan.

7. Standards Teknologi seperti hardware dan software yang digunakan PT. Hamson belum memadai untuk mendukung kegiatan proses bisnis. Oleh karena itu, diperlukan Teknologi sesuai standar minimal yang dapat mendukung kegiatan tersebut. Dan dibutuhkan perencanaan Teknologi jangka pendek agar dapat menunjang kebutuhan kelangsungan proses bisnis PT. Hamson.

8. Workforce Plan PT. Hamson memiliki beberapa karyawan yang sudah memasuki angka usia yang tidak produktif. Oleh karena itu, dibutuhkan pembaharuan karyawan agar siklus produksi dan proses bisnis dapat berjalan baik, dan dapat menggunakan teknologi informasi dengan baik. Rumusan Masalah Dari analisis yang dilakukan pada PT. Hamson Indonesia tentang situasi dan keadaan bisnis yang sedang berjalan dapat disimpulkan masalah sebagai berikut : 1. Knowledge sharing antar divisi dengan pihak manajemen maupun stakeholders yang membahas dinamika pasar dan tuntutan kebutuhan pelanggan, berorientasi pada Line of Business (LoB) tidak berjalan dengan berjalan dengan baik dan berdampak pada kinerja job desk masing-masing divisi yang dapat menghambat proses produksi. 2. Knowledge Management belum diterapkan dengan baik.

78 3. Pada bagian Production Plan and Engineering Control belum bisa melakukan

Transfer

Knowledge

dengan

perusahaan

supplier

yang

menghasilkan komponen yang tidak dapat dibuat oleh PT.Hamson. 4. Komputer yang digunakan untuk menunjang pekerjaan yang masih minim. Seperti penggunaan komputer Pentium 4 namun processor yang biasa. 5. Saat ini sistem antar bagian belum terintegrasi sehingga komunikasi antar bagian/divisi belum berjalan dengan baik, sehingga rentan terjadi komunikasi yang salah dan antar divisi rentan melakukan tugas yang tidak sesuai dengan job desk. 6. Susunan jaringan pengkabelan jaringan belum terarah dengan baik sehingga rentan terjadi kerusakan atau putus.