BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan PT. Bangunan Jaya Perkasa adalah sebuah supermarket yang menyediakan berbagai macam bahan yang diperlukan untuk kebutuhan bangunan rumah / gedung. Terletak di jakarta pusat tepatnya di jalan salemba raya nomor 32, yang didirikan oleh Bapak John Susanto pada tahun1997 dan Bapak Candi selaku direktur utama PT. Bangunan Jaya Perkasa. PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah mempunyai konsep perusahaan yaitu One Stop Shopping, dimana pelanggan cukup datang ke gerai Bangunan Jaya Perkasa dan semua kebutuhan yang diperlukan untuk bahan bangunan dapat langsung terpenuhi, didukung dengan lokasi yang strategis, sales yang siap melayani tiap pelanggan. Perusahaan ini sendiri berpusat di Pinangsia jakarta barat dan memiliki cabang satu group yang tersebar di berbagai daerah di pulau jawa seperti Jakarta, Tangerang, Bandung, & Yogyakarta. Dengan penghasilan rata perbulan di Jakarta dapat mencapai Rp. 3.500.000.000,- sampai dengan Rp. 4.000.000.000,- perbulannya dengan dukungan 120 orang karyawan. Target konsumen adalah para kontraktor dan memiliki pelanggan tetap, yaitu PT. Ariko, PT. Mahatama, CV. Cahaya Kurnia Utama, PT. Andalas.
3.1.2 Kebijakan, Visi & Misi Perusahaan 3.1.2.1 Kebijakan PT. Bangunan Jaya Perkasa berkomitmen untuk selalu memberikan pelayanan dan kualitas produk yang terbaik melalui pembelajaran, dan pengenalan atas kepuasan pelanggan. 41
42
3.1.2.2 Visi & Misi Visi: 1. Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh masyarakat indonesia. Misi : 1. Menjaga kualitas dan pelayanan untuk memberikan yang terbaik. 2. Meningkatkan pendapatan pertahun.
3.1.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bangunan Jaya Perkasa
43
3.1.4 Tanggung Jawab Perdivisi 3.1.4.1 Manager Operational Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Operational adalah: 1. Memberikan ide tentang promosi yang akan diadakan dengan membandingkan ide promosi yang dibuat oleh pesaing. 2. Mengatur dan mengorganisir omset yang dimiliki perusahaan.
3.1.4.2 Manager Accounting Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Accounting adalah: 1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff accounting. 2. Membuat laporan akhir bulan & akhir tahun.
3.1.4.3 Manager Finance Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Finance adalah: 1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff keuangan. 2. Memberikan persetujuan dalam pembelian & pengeluaran biaya untuk kebutuhan perusahaan. 3. Memberikan upah berupa gaji kepada karyawan.
3.1.4.4 Manager Tax Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Manager Tax adalah: 1. Mengecek pekerjaan yang dibuat oleh staff pajak. 2. Mengurus pajak pembelian & pengeluaran.
3.1.4.5 Bagian MD Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian MD adalah: 1. Melakukan pembelian barang.
44
3.1.4.6 Supervisor & HRD Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Supervisor adalah: 1. Mengawasi para sales. 2. Mengontrol transaksi jual beli. 3. Mengontrol dan mempersiapkan aktivitas sumber daya manusia perusahaan.
3.1.4.7 Kepala Gudang Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Kepala Gudang adalah: 1. Melakukan pengecekan stock yang ada didalam sistem & stock secara fisiknya. 2. Membuat laporan untuk pembelian barang. 3. Mengecek barang yang di keluarkan sesuai dengan SO.
3.1.4.8 Bagian Pengiriman Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pengiriman adalah: 1. Melakukan pengiriman sesuai dengan SO. 2. Membuat surat jalan berdasarkan SO dan DO. 3. Proses pengiriman barang terjadi dengan adanya perjanjian dengan customer.
3.1.4.9 Bagian In/Out Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian In/Out adalah: 1. Mengecek barang masuk dan barang keluar. 2. Mengecek barang yang akan dikirim. 3. Menandatangani surat jalan. 4. Menandatangani DO.
45
3.1.4.10 Bagian Komisi Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Komisi adalah: 1. Menyatukan / merangkap bon SO merah dan biru. 2. Menghitung komisi para sales.
3.1.4.11 Bagian Surat Hutang Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Surat Hutang adalah: 1.
Membuat surat pengakuan hutang.
2.
Membuat surat hutang cabang.
3.1.4.12 Bagian Konsinyasi Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Konsinyasi adalah: 1. Membuat surat pengakuan hutang konsi.
3.1.4.13 Bagian Inventory Control Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Inventory Control adalah: 1. Mengontrol stok yang ada di gudang.
3.1.4.14 Kepala Kasir Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Kepala Kasir adalah: 1. Membuat laporan penjualan.
3.1.4.15 Bagian Pembayaran Putus Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Putus adalah: 1. Membuat kontra bon tagihan pembayaran. 2. Membuat surat uang keluar untuk kebutuhan perusahaan. 3. Meng-input giro pembayaran tagihan ke supplier ke dalam buku.
46
4. Mengecek transaksi keluar masuk perusahaan yang dilakukan melalui sistem transfer. 5. Meng-input data penjualan perusahaan. 6. Meng-input transaksi Bank.
3.1.4.16 Bagian Pembayaran Konsi Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Pembayaran Konsi adalah: 1. Menge-print laporan penjualan. 2. Mengecek faktur yang ada di laporan penjualan. 3. Membuat pengakuan barang untuk accounting.
3.1.4.17 Bagian Perbankan Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Perbankan adalah: 1. Melakukan penyetoran ke Bank. 2. Melakukan pembayaran pajak. 3. Mengurus jamsostek dan pajak reklame.
3.1.4.18 Bagian Faktur Pajak Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Faktur Pajak adalah: 1. Membuat faktur pajak keluaran untuk customer. 2. Mengecek PO sudah sesuai atau belum. 3. Mengecek faktur pajak masukan dari supplier.
3.1.4.19 Bagian Laporan Harian Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Laporan Harian adalah: 1. Membuat laporan penjualan harian 2. Mengecek stok barang ke sistem.
47
3.1.4.20 Bagian Barcode dan Promo Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Bagian Barcode dan Promo adalah: 1. Menge-print barcode baru untuk barang yang baru masuk. 2. Mencetak kertas diskon, spanduk, dan reklame. 3. Membuat kartu member customer.
3.2
Analisis Lingkungan Internal & Ekternal Perusahaan 3.2.1 Analisis PEST 1.
Politik Dampak positif: Kebijakan politik pemerintahan Indonesia tidak mempengaruhi secara langsung terhadap berjalannya proses bisnis pada PT. Bangunan Jaya Perkasa. Walaupun terjadinya perubahan undangundang pajak, dan peraturan daerah tentunya tidak akan memberi dampak secara langsung bagi para pelanggan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Meskipun begitu perusahaan harus tetap dapat mengikuti peraturan perpajakan yang sedang berkembang saat ini.
Dampak negatif: Kebijakan pemerintah yang menaikkan UMP pada wilayah Jakarta berdampak pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, karena kenaikan UMR ini membuat perusahaan harus lebih bekerja lebih keras agar peningkatan pendapatan dapat menutupi biaya operasional.
2.
Ekonomi Dampak positif: Ekonomi merupakan tulang punggung penjalanan sebuah bisnis didunia ini, dimana dampak pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan disuatu tempat atau daerah terdorong, dalam hal ini penjualan bahan baku sebuah bangunan.
Dampak negatif: Pertumbuhan ekonomi yang menyebabkan inflasi yang berkepanjangan, mempunyai dampak buruk dimana stok barang menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.
48
3.
Sosial Dampak positif: Pertumbuhan SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa. Serta dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat
pembangunan
di
Jakarta
semakin
pesat.
Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia. Dampak negatif: Adanya pengaruh lingkungan luar atau dalam perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian yang sangat merugikan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
4.
Teknologi Dampak
positif: PT. Bangunan Jaya Perkasa yang terlebih dahulu
sudah meng-implementasikan teknologi untuk membantu proses bisnis berjalan, tetapi sudah waktunya bagi perusahaan untuk melakukan upgrade ke spesifikasi yang mendukung proses bisnis yang baru, dikarenakan
proses
bisnis
baru
yang
akan
diusulkan
tidak
memungkinkan dijalankan menggunakan spesifikasi yang lama. Dampak negatif: Infestasi dibidang teknologi untuk setiap perusahaan merupakan suatu hal yang berat dimana untuk menjalankan proses yang diinginkan agar mendukung visi misi perusahaan harus mengeluarkan biaya yang tidak dibilang kecil. Dan ancaman dibidang teknologi seperti virus dan hacker merupakan dampak yang dapat merugikan perusahaan.
Jadi keterkaitan antara analisis PEST dengan perusahaan adalah memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar serta mengetahui keadaan yang perlu untuk dikembangkan oleh perusahaan dan untuk menilai situasi atau strategi serta arah perusahaan. Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa :
49
Tabel 3.2 Analisis PEST Faktor
Ancaman
Undangundang perdagangan yang baru.
-
Kebijakan pemerintah yang menaikkan UMP.
Politik
-
Ekonomi
-
Inflasi yang berkepanjang an, mempunyai berdampak pada stok barang menumpuk karena daya beli masyarakat menurun.
Peluang
-
-
Pergantian gubernur baru yang banyak penataan ulang tata letak kota dan bangunan.
Solusi
-
Perusahaan tetap mengikuti aturan walaupun pemerintah mengeluarkan undang-undang yang baru.
-
Mengikuti peraturan yang ditetapkan dan meningkatkan penjualan agar pengeluaran tidak lebih besar dari biaya operasional. Membuka cabang-cabang pada titik-titik perdagangan yang memiliki pangsa pasar penjualan yang tinggi.
Pertumbuhan ekonomi yang pesat disuatu daerah berdampak besar terhadap pembangunan . -
Menjual stok barang dengan jumlah besar yang ditentukan, tetapi dengan harga yang lebih miring, dengan tujuan mendapatkan Cash.
Peranan SI dan TI -
-
50
Social
-
Teknologi
-
Pengaruh lingkungan luar / dalam perusahaan yang kurang baik sehingga membentuk suatu sifat sosial yang kurang baik, seperti rasis dan pencurian
Dampak lain yang mengancam dengan hadirnya teknologi adalah hacker, virus, malware.
-
-
-
-
SDM Indonesia yang kreatif. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia. Urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat. Peran teknologi pada PT. Bangunan Jaya Perkasa sudah cukup membantu proses bisnis yang berjalan tetapi perlu ditingkatkan.
Melalukan training dan pendekatan persuasif ke para karyawan
-
Meningkatkan Keamanan dibidang sistem infomasi yang ada dan akses kontrol seperti Access Card dan CCTV
Membangun infrastruktur IT dengan sistem informasi yang baru, agar sejalan dengan proses bisnis yang diusulkan.
-
Menerapkan sistem informasi baru yang berbasis web, dengan bahasa pemograman .ASP
-
Meningkatkan sekuritas dari berbagai aspek seperti, antivirus, data encryption, menerapkan VPN.
Menyiapkan 1 Ruangan yang layak untuk server dengan pendingin udara.
51
3.2.2 Analisis 5 Daya Saing Porter Analisis 5 daya saing Porter digunakan untuk mengetahui para pesaing industri yang berada dilingkungan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Berdasarkan hasil wawancara kami terkait dengan Pesaing, Pendatang Baru, Pelanggan, Pemasok, serta produk pengganti maka dibentuklah 5 daya saing porter PT. Bangunan Jaya Perkasa, yaitu:
Gambar 3.2 Analisis 5 daya saing Porter
1.
Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan (Bargaining Power of Customer) Keberagaman model, kualitas dan harga menjadi tujuan utama pelanggan untuk dapat memilih dimana dia dapat berbelanja yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Namun kekuatan tawar menawar pelanggan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa terletak pada keberagaman produk yang tersedia serta kualitas pelayanan yang ramah, harga terjangkau terutama dibidang keramik & sanitasi. Berikut adalah beberapa perusahaan yang sudah menjadi pelanggan lama pada PT. Bangunan Jaya Perkasa : 1. PT. Mahatama Jaya 2. PT. Cahaya Karunia Utama
52
3. PT. Andalas Bangun Nusantara
2.
Persaingan Industri (Industry Rivalry) Perusahaan yang bergerak dibidang ritel bahan bangunan yang dapat mengancam atau menjadi kompetitor PT. Bangunan Jaya Perkasa adalah : 1. PT. Caturkarda Depo Bangunan Merupakan pesaing utama yang bergerak di bidang supermarket bahan bangunan. Dengan keunggulan utama yang terletak pada keberagaman jenis alat bangunan (Tools) dengan merek yang beregam, dan harga dipatok lebih miring dibandingkan dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
2. PT. Catur Mitra Sejati Sentosa(Mitra10) Salah satu supermarket bahan bangunan yang lebih dahulu berdiri dibandingkan dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Mitra 10 unggul dibidang keberagaman Cat dengan beragam kualitas, warna, merek, sehingga membuat mitra 10 dengan mudah menjangkau pasar menengah kebawah dibidang Cat karena keunggulan barang yang disediakan.
3.
Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (Bargaining Power of Supplier) Pemasok mempunyai daya tawar menawar yang kuat atau dengan kata lain dapat memonopoli pasar dan harga jika menjadi salah satu penyedia bahan baku satu-satunya. Tetapi antara PT. Banguan Jaya Perkasa dengan para pemasok, tawar menawar tidaklah begitu tinggi karena saling membutuhkan dan sangat banyaknya pemasok dengan berbagai merek yang ingin bergabung dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Selain itu PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress). Hal tersebut dapat dilihat dari PT. Bangunan Jaya Perksa sudah mempunyai nama dimana proyek-proyek skala menengah sudah
53
menjadi pelanggan tetap. Dan disisi lain PT. Bangunan Jaya Perkasa Membutuhkan asupan barang baku dari supplier lain untuk kemudian dijual. Sehingga dengan kesepakatan harga yang baik diantara keduanya tawar menawar tidak begitu besar. Dan berikut beberapa pemasok yang bekerjasama dengan PT. Bangunan Jaya Perkasa : 1. PT. Surya Toto Indonesia 2. PT. Roman Ceramics International
4.
Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) 1. PT. Dunia Bangunan 2. PT. Kemenangan Jaya Persaingan dalam hal supermarket ritel bahan bangunan diperlukan jam terbang yang tinggi dan daya jual tersendiri untuk dapat memastikan pelanggan dapat berpindah. Dikarenakan pemainpemain lama sudah menguasai sebagian besar
pasar yang ada.
Sehingga sulit untuk melihat pendatang baru yang memiliki kekuatan untuk bersaing.
5.
Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product) Saat ini belum ditemukan produk pengganti yang dapat merubah / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya Perkasa, tetapi tidak menutup kemungkinan jika suatu saat akan ada suatu produk baru yang dapat menggantikan / mengancam keberadaan PT. Bangunan Jaya Perkasa, dan pada saat itu perusahaan harus siap melakukan perubahan untuk menghadapi ancaman tersebut.
54
Tabel 3.1 Kesimpulan Analisis 5 daya saing Porter Faktor
Ancaman
Peluang
Solusi
Pengaruh SI dan TI
Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan
-Pelanggan yang baru mengenal PT. Bangunan Jaya Perkasa, ditarik oleh kompetitor.
-Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa.
-Memberikan daftar diskon yang sudah di tentukan oleh perusahaan.
-Promosi besarbesaran melalui media massa.
-Memberikan kuisioner Ya/Tidak dengan pertanyaan yang (ringan) seputar kualitas pelayanan, produk, dan harga.
-Pelanggan bosan karena tidak adanya inovasi mengadakan model atau tipe baru.
-Meng-adakan pameran produk baru setiap bulannya dengan didukung dengan potongan harga.
-Pelanggan memilih tempat yang lebih nyaman untuk berbelanja.
Persaingan Industri
-Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan. - Pesaing yang lebih dahulu berdiri sebelum PT. Bangunan Jaya Perkasa, lebih menguasai pasar yang ada. - Pesaing dapat
-Lokasi gerai PT. Bangunan Jaya Perkasa yang strategis.
-Memperluas areal perbelanjaan terutama ketersediaan lahan parkir, kerena mempermudah bongkar muat barang. - Memberikan promo -Promosi besarharga yang menarik besaran melalui atau dengan media massa. memberikan bonus produk lain. - Mensurvey ke pesaing untuk dapat mengetahui titik kelemahan perusahaan tersebut dan memanfaatkan celah seperti membuka shopping chat melalui online shop. -Melakukan pendekatan ke pelanggan sehingga
55
menjangkau pasar menengah kebawah.
mengenal apa yang mereka butuhkan -Menambahkan shopping cart pada website yang telah ada, agar memudahkan para pelanggan untuk berbelanja.
Kekuatan Tawar Menawar Pemasok
Ancaman Pendatang Baru
-Kenaikan harga jual dari pemasok. -Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa. -Dalam hal ini terjadinya perebutan atau penguasa pasar oleh para pendatang baru terbilang cukup kecil, tetapi tidak menutup kemungkinan hal tersebut dapat terjadi karena adanya strategi dan inovasi baru yang terus berkembang. -Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. -Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja
-Menaikan harga jual barang.
-
-Menjaga hubungan yang baik agar proses binis berjalan lancar dan tepat sesuai keinginan.
-Menambahkan keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) .
- Menjaga kualitas pelayanan dan after service PT. Bangunan Jaya Perkasa. -Menambah gerai baru ditempat yang belum terjamah oleh para kompetitor. -Mengajak distributor untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa, sebagai penyalur pertama produk mereka, secara tidak langsung harga barang yang didapatkan akan lebih murah. -Melakukan pendekatan persuasif ke setiap jenjang karyawan.
-
56
sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa
Ancaman Produk Pengganti
-Sampai saat ini belum ditemukan produk / ancaman penganti.
-Membangun sebuah sistem internal yang terintegrasi dari satu bagian ke bagian lain untuk meningkatkan proses bisnis yang ada, sehingga ketepatan informasi lebih baik. -Meningkatkan kemanan baik dari sistem informasi maupun kontrol fisik. -Mempertahankan kualitas pelayanan.
-
-Terus berinovasi untuk memikat pelanggan agar dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang ada sekarang. -Menjaga hubungan yang kondusif dengan pesaing (persaingan sehat).
Kesimpulan yang didapat dari analisis 5 daya saing porter adalah Peluang yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa cukup besar dimana pendatang baru masih belum dapat menguasai pasar yang ada, dan para pesaing lama memiliki kelemahan masing-masing, disisi ini PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat melalukan improvisasi dengan menambahkan jenis produk yang lebih beragam dan dimungkinkan produk yang belum ada dipara kompetitor sehingga dapat menarik pelanggan lain yang kemudian didukung dengan iklan melalui media elektonik serta penambahan modul cart pada website yang telah ada. Untuk menjaga perkembangan pesat para kompetitor baru, maka alangkah baiknya proses internal PT. Bangunan Jaya Perkasa didukung dengan sistem internal yang lebih baik dalam kata lain yang lebih terintegrasi dan dengan kontrol yang lebih baik.
57
3.2.3 Value Shop Tabel 3.3 Value Shop Infrastructure - Didukung oleh para karyawan yang handal pada bidang masing-masing. - Jaringan Telepon dan Faximile yang baik. - Jaringan komputer yang terhubung ke server cukup baik. Human Resource Development - Menyeleksi calon karyawan baru. - Melakukan training dan masa percobaan selama tiga bulan bagi karyawan baru apakah kemampuan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. - Menilai kinerja karyawan terhadap perusahaan. Technological Development - Pengembangan software BJ Professional. - Pengembangan hardware dengan mengganti spesifikasi hardware yang mendukung. Procurement - Memperoleh barang dari supplier. - Mengecek barang yang masuk dan keluar dari gudang. - Menginput barang yang masuk dan keluar ke dalam sistem. - Bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan barang digudang. Knowledge Application 1. Penambahan modul Cart pada website. 2. Pengembangan applikasi berbasis SCM dengan dukungan RFID. 3. Memperbaiki struktur jaringan.
Problem Specification 1. Infrastruktur Jaringan & IT kurang memadai. 2. Terjadinya ketidakcocokan antara stok fisik dengan sistem. 3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone. 4. Laporan persediaan tidak akurat.
Business Acquisition 1. Minat dan Kebutuhan Pelanggan. 2. Informasi kondisi pasar. 3. Informasi perkembangan pesaing.
C L
Marketing The Capability Mempromosikan tentang keunggulan yang dimiliki PT. Bangunan Jaya Perkasa baik dari sisi jasa, maupun sistem yang telah diusung untuk menambah pelayanan.
I E N T
Allocation Of Resources 1. Penggunaan kas perusahaan untuk pengembangan applikasi dan hardware. 2. Training karyawan. 3. Menambahkan Bagian IT.
Configure Solutions 1. Menghitung prioritas biaya. 2. Jangka waktu yang diperlukan. 3. Prioritas penanganan masalah.
Execute Solutions 1. Menerapkan arahan strategi dan solusi yang disarankan. 2. Melakukan pengukuran dengan, BSC, ROI, dan Customer Satisfaction.
58
Dari analisis Value Shop dapat diketahui kekuatan dan kelemahan perusahaan yang dijabarkan sebagai berikut : Kekuatan 1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari supplier. 2. Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO. 3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing. 4. Lokasi gudang dipantau oleh CCTV & Security 24 Jam. 5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang baik. 6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna (Indogress).
Kelemahan 1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang. 2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis. 3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone. 4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan. 5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur yang memutar. 6. Server yang digunakan sudah dibawah strandar untuk mendukung proses bisnis yang baru. 7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang. 8. Laporan persediaan tidak akurat.
3.3
Gambaran Strategi Bisnis Perusahaan 3.3.1 CONOPS dan CONOD 3.3.1.1 CONOPS (Concept of Operation) CONOPS SCENARIO proses bisnis adalah sebagai berikut :
59
1.
Pembelian Pembelian stok barang dukur cara fast moving yaitu dengan melihat barang manakah yang paling laku atau paling cepat habis dibeli oleh pelanggan, sehingga perusahaan secara konsisten akan terus menyediakan barang tersebut. Pemesanan barang dilakukan dengan membuat PO oleh bagian MD purchasing. PO akan dikirim ke supplier, setelah supplier mendapat PO dari perusahaan barang akan dikirim sesuai dengan perjanjian yang dibuat untuk jadwal pengiriman. Setelah barang sampai, pertama akan diterima dibagian In - Out. Bagian In - Out akan mengecek barang yang dikirim tersebut sesuai dengan SJ dan PO. Jika ada barang yang rusak barang tersebut langsung dikembalikan melalui pengirim barang dari supplier lalu, bagian In - Out membuat laporan barang reject ke bagian MD - purchasing. Barang yang diterima dari bagian In - Out diberikan ke bagian gudang beserta dengan SJ. Bagian gudang akan menginput kode barang dan nomor SJ kedalam BJProfessional. Setelah itu bagian gudang membuat laporan barang masuk ke bagian accounting, lalu bagian MD purchasing membuat laporan pembelian 2 rangkap. Setelah itu bagian finance akan menerima tagihan dari supplier dan membayarnya.
2.
Persediaan Proses persediaan dimulai dari bagian In-Out menerima barang masuk sesuai dengan surat jalan yang dikirimkan oleh supplier kemudian barang tersebut akan diberikan ke bagian gudang untuk dicek kembali kecocokan dengan SO, lalu bagian gudang akan menginput stok barang masuk kedalam BJ Profesional. Seletah menginput stok barang bagian gudang akan mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur didalam lokasi penyimpanan, kemudian setelah mendapatkan
60
lokasi barang yang ditetapkan, staff gudang akan menempatkan barang sesuai dengan jenis dan lokasinya. Jika barang memungkinkan ada barang untuk dipajang, bagian gudang akan menentukan atau mencari rak yang tepat sesuai dengan jenis, kondisi, dan ukuran barang, kemudian jika menemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang bagian gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang. Lalu proses untuk permintaan dari bagian In-Out, bagian gudang akan menerima berupa sales order, yang berdasarkan sales order tersebut bagian gudang mengecek kembali ketersediaan barang dan kemudian lokasi penyimpanannya. Lalu akan mengeluarkan barang, sebelum menyerahkan kebagian In-Out barang yang dikeluarkan harus dikurangi stoknya sesuai dengan sales order dan barang yang dikeluarkan, ke BJProfesional.
3.
Penjualan Proses
penjualan
dimulai
dari
pemesanan
oleh
pelanggan, setiap pemesanan dilakukan melalui sales. Sales akan mengecek barang terlebih dahulu ke BJProfessional apakah barang tersedia atau tidak. Barang yang tersedia akan dicatat oleh sales yang berupa SO sesuai dengan pemesanan yang diinginkan oleh pelanggan. SO akan dibuat menjadi 4 rangkap(bagian kasir, bagian In - Out, pelanggan, arsip). SO pertama ke bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan yang diberikan ke pelanggan karena pelanggan harus membayar terlebih dahulu sebelum menerima barang. Setelah membayar sales mengkonfirmasi pembayaran ke bagian kasir dan bagian kasir mengupdate bukti pembayaran ke BJProfessional. SO kedua diberikan ke bagian In - Out, bagian In - Out akan memberikan SO-nya ke bagian gudang, kemudian bagian gudang akan mengeluarkan barang ke bagian In - Out beserta SO. Sewaktu bagian gudang mengeluarkan barang admin gudang akan mengurangi stok di BJProfessional. Barang yang
61
dikeluarkan oleh bagian gudang akan di cek kembali oleh bagian In - Out, jika barang sudah sesuai barang akan di berikan ke bagian pengiriman beserta SO. Bagian pengiriman membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang beserta SJ dan DO yang dibuat ke pelanggan. Setelah mengirim barang bagian kasir membuat laporan penjualan ke bagian accounting, bagian accounting menginput laporan penjualan ke dalam BJProfessional, laporan penjualan akan dicek oleh bagian finance melalui BJProfessional. Bagian finance membuat laporan keuangan lalu diserahkan ke manager.
3.3.1.2 CONOD (Concept of Operations Diagram) Setelah dibuat CONOPS, berikut akan dilampirkan CONOD pembelian yang merupakan bagian dari keseluruhan proses bisnis : 1. Pembelian
Gambar 3.3 CONOD Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
62
Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT. Bangunan Jaya Perkasa: 1. Bagian MD - purchasing membuat PO 4 rangkap (arsip, bagian gudang, bagian finance, supplier). 2. Supplier mengirim barang beserta SJ ke bagian In / Out. 3. Bagian In - Out mengecek barang, apabila barang yang dikirim rusak, barang langsung dikembalikan dan bagian In - Out membuat laporan barang reject. 4. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta SJ dan PO. 5. Bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ dan PO. 6. Bagian gudang menginput barang dan nomor SJ ke dalam BJProfessional. 7. Bagian gudang membuat laporan barang masuk ke bagian accounting. 8. Bagian
accounting
menginput
laporan
pembelian
BJProfessional. 9. Bagian finance menerima tagihan dari supplier. 10. Bagian finance melakukan pembayaran sesuai dengan PO.
ke
63
2.
CONOD Persediaan
Gambar 3.4 CONOD Persediaan PT. Bangunan Jaya Perkasa
Berikut adalah penjelasan CONOD Pembelian pada PT. Bangunan Jaya Perkasa: 1. Bagian In-Out menerima barang masuk sesuai dengan surat jalan yang dikirimkan oleh supplier kemudian dicek apakah kualitasnya baik atau buruk. 2. Bagian gudang akan menginput stok barang masuk kedalam BJ Profesional.
64
3. Mengecek posisi peletakan barang masuk agar terstruktur. 4. Setelah mengetahui lokasi barang yang ditetapkan, staff gudang akan menempatkan barang sesuai dengan jenis dan lokasinya. 5. Jika barang memungkinkan untuk dipajang, bagian gudang akan menentukan atau mencari rak yang tepat. 6. Setelah ditemukan rak yang sesuai dengan kondisi barang bagian gudang akan mengeluarkan barang untuk dipajang. 7. Jika ada permintaan dari bagian In-Out bagian gudang akan menerima berupa sales order. 8. Berdasarkan sales order, bagian gudang akan mengecek kembali
ketersediaan
barang
dan
kemudian
lokasi
penyimpanannya. 9. Bagian gudang akan mengeluarkan barang. 10. Bagian gudang akan mengurangi stok sesuai dengan sales order dan barang yang dikeluarkan, ke BJProfesional. 11. Bagian gudang akan menyerahkan barang ke bagian In-Out untuk proses selanjutnya.
3.
CONOD Penjualan
65
Gambar 3.5 CONOD Penjualan PT. Bangunan Jaya Perkasa
Berikut adalah penjelasan CONOD Penjualan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa: 1. Pelanggan memesan kepada sales. 2. Sales mengecek ketersediaan barang ke BJProfessional. 3. Sales membuat SO 4 rangkap (pelanggan, bagian finance, arsip, bagian In - Out). 4. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat tagihan ke pelanggan. 5. Pelanggan membayar SO sesuai dengan pemesanan.
66
6. Sales mengkonfirmasi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. 7. Bagian kasir mengupdate bukti pembayaran ke dalam BJProfessional. 8. Bagian Kasir membuat bukti pembayaran dan diberikan ke bagian In - Out. 9. Bagian In - Out memberikan SO ke bagian gudang. 10. Bagian gudang mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out sesuai dengan SO. 11. Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di BJProfessional sesuai dengan barang yang baru dikeluarkan. 12. Bagian In - Out memberikan barang dan SO ke bagian pengiriman. 13. Bagian pengiriman membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang ke pelanggan. 14. Bagian kasir membuat laporan penjualan dan diberikan ke bagian accounting. 15. Bagian accounting meng-input laporan penjualan ke BJProfessional. 16. Bagian finance membuat laporan keuangan sesuai dengan laporan penjualan yang ada di BJProfessional lalu diberikan kepada manager.
3.3.2 Analisa SWOT Dalam analisa SWOT, hal yang dilakukan adalah membandingkan faktor - faktor seperti Kekuatan, Kelemahan, Ancaman, dan Kesempatan. Strategi ini penting untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan. Berikut
67
adalah identifikasi Analisa SWOT pada PT. Bangunan Jaya Perkasa berdasarkan 5 Analisa Porter, PEST, Value SHOP.
Strength (Kekuatan): S1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari supplier. S2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO. S3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing. S4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV 24Jam. S5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang baik. S6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress).
Weakness (Kelemahan) W1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang. W2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis. W3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone. W4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan. W5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur yang memutar. W6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses bisnis yang diusulkan. W7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang. W8. Laporan persediaan tidak akurat.
Opportunity (Peluang) O1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan Property disuatu tempat atau daerah terdorong. O2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat.
68
O3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa. O4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa. O5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel bangunan. O6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang sudah meng - implementasikan BJProfesional untuk membantu proses bisnis berjalan. O7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia. O8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring (Menjadi tangan pertama suatu produk) .
Threat (Ancaman) T1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan. T2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan, sehingga menyebabkan harga jual menjadi jatuh. T3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus, malware bertumbuh dengan cepat. T4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah. T5. UUD Perdagangan baru. T6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP. T7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan. T8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa. T9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. T10.Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
3.3.3 Analisa Matriks IFAS (Internal Stategy Factor Analysis Summary)
dan
EFAS (External Strategy Factor Analysis)
Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisa posisi perusahaan terhadap strategi – strategi internal dan eksternal perusahaan yang dimiliki.
69
3.3.3.1 Perhitungan EFAS Tabel 3.4 Perhitungan EFAS FAKTOR-FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
PELUANG (OPPORTUNITY) 1. Pertumbuhan ekonomi yang pesat membuat perkembangan pembangunan Property disuatu tempat atau daerah terdorong. 2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat. 3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa. 4. Pelanggan telah loyal terhadap PT. Bangunan Jaya Perkasa. 5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel bangunan. 6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang sudah mengimplementasikan BJProfesional untuk membantu proses bisnis berjalan. 7. Budaya kerja perusahaan yang sejalur dengan budaya Indonesia. 8. Banyaknya keberagaman produk baru yang berkualitas dengan harga yang miring(Menjadi tangan pertama suatu produk) . Total Peluang
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
0,08
2
0,16
0,04
1
0,04
0,02
2
0,04
0,08
3
0,24
0,10
3
0,30
0,10
3
0,30
0,03
2
0,06
0,07
2
0,14
0,52
-
1,28
0,08
2
0,16
0,03
3
0,09
ANCAMAN (THREAT) 1. Karyawan mencuri dan memberikan data internal perusahaan. 2. Ketidakstabilan ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan, sehingga menyebabkan harga jual menjadi
70
jatuh.. 3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan hacker, virus, malware bertumbuh dengan cepat. 4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah. 5. UUD Perdagangan baru. 6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP. 7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan yang dapat memberikan keuntungan terhadap perusahaan. 8. Pemasok mengancam untuk berhenti medistribusikan barang ke PT. Bangunan Jaya Perkasa. 9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. 10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa. Total Ancaman Total EFAS
0,03
2
0,06
0,05
3
0,15
0,04
4
0,16
0,01
3
0,03
0,01
4
0,04
0,05
3
0,15
0,08
2
0,16
0,10
1
0,10
0,48
-
1,10
1,00
-
2,38
Koodinat titik Y (EFAS) Peluang
: 1,28
Ancaman
: 1,10
Titik Y (Eksternal)
: 0,18
71
3.3.3.2 Perhitungan IFAS Tabel 3.5 Perhitungan IFAS FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL
KEKUATAN (STRENGTH) 1. Pengecekan barang rusak oleh bagian In/Out saat menerima barang dari supplier. 2. Kualitas dan ketepatan produk terjamin, Barang yang diterima oleh bagian In/Out kemudian dicek kembali oleh bagian gudang sesuai dengan SO. 3. Beberapa jenis barang harga lebih murah dibandingkan dengan pesaing. 4. Keamanan gerai toko dan gudang dipantau CCTV & Security 24Jam. 5. Pelayanan sales yang ramah dan friendly serta follow up ke pelanggan yang baik. 6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress). Total Kekuatan KELEMAHAN (WEAKNESS) 1. Barang keluar dan masuk di-input manual ke database oleh bagian gudang. 2. Proses pengecekan bertahap yang memperlambat proses bisnis. 3. Lambatnya proses penjualan secara by-phone. 4. Kurangnya pendekatan secara langsung ke pelanggan. 5. Jaringan internal yang digunakan masih menggunakan Hub, dan struktur yang memutar. 6. Server yang digunakan sudah tidak mampu untuk mendukung proses
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
0,04
2
0,08
0,05
2
0,10
0,08
3
0,24
0,05
2
0,10
0,08
3
0,24
0,07
3
0,21
0,37
-
0,97
0,11
2
0,22
0,08
2
0,16
0,07
2
0,14
0,05
3
0,15
0,08
2
0,16
0,04
3
0,12
72
bisnis yang diusulkan. 7. Pemanfaatan SI dan TI kurang optimal terutama bagian gudang. 8. Laporan persediaan tidak akurat. Total KELEMAHAN Total IFAS
0,10
2
0,20
0,10 0,63 1,00
1 -
0,10 1,25 2,22
Koodinat titik X (IFAS) Kekuatan
: 0,97
Kelemahan
: 1,25
Titik X (Internal)
: -0,28
Dari hasil perhitungan EFAS dan IFAS maka dapat diketahui posisi perusahaan sekarang yang sesuai agar dapat berkompetisi dalam bisnis. Posisi perusahaan sekarang dapat ditentukan dengan koordinat titik X (Internal) dan Y(Eksternal) yang telah dimasukkan pada matriks IFAS dan EFAS. Titik X (Internal)
: -0,28
Titik Y (Eksternal)
: 0,18
Gambar 3.6 Diagram Kuadran SWOT Peluang Kuadran 1
Kuadran 2 (-0,28, 0,18). Strategi Turn Around
Mendukung Strategi
Perusahaan
Kelemahan
Kekuatan Kuadran 4
Kuadran 3
Strategi Defensif
Strategi Disertifikasi
Ancaman
73
3.3.4 Analisa Matriks SWOT Setelah di deskripsikan dengan tabel IFAS dan EFAS, dibuatlah sebuah matriks SWOT yang digambarkan secara jelas bagamana faktor peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan kemudian dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Berdasarkan matriks SWOT di bawah ini, dapat dibuat kemungkinan alternatif strategi yang dijabarkan menjadi 4 yaitu SO (Strenght Opportunities), WO (Weakness Opportunities), ST (Strenght Threats), WT (Weakness Threats).
Tabel 3.6 Analisa Matriks SWOT Strenght (S)
Weakness (W)
S1. Pengecekan barang
W1. Barang keluar dan
rusak oleh bagian In/Out
masuk di-input manual ke
saat menerima barang dari
database oleh bagian gudang.
supplier.
W2. Proses pengecekan
S2. Kualitas dan ketepatan
bertahap yang memperlambat
produk terjamin, Barang
proses bisnis.
yang diterima oleh bagian
W3. Lambatnya proses
In/Out kemudian dicek
penjualan secara by-phone.
kembali oleh bagian gudang
W4. Kurangnya pendekatan
sesuai dengan SO.
secara langsung ke
S3. Beberapa jenis barang
pelanggan.
harga lebih murah
W5. Jaringan internal yang
dibandingkan dengan
digunakan masih
pesaing.
menggunakan Hub, dan
S4. Keamanan gerai toko
struktur yang memutar.
dan gudang dipantau CCTV
W6. Server yang digunakan
24Jam.
sudah tidak mampu untuk
S5. Pelayanan sales yang
mendukung proses bisnis
ramah dan friendly serta
yang diusulkan.
follow up ke pelanggan
W7. Pemanfaatan SI dan TI
yang baik.
kurang optimal terutama
74
S6. PT. Bangunan Jaya Perkasa mempunyai
bagian gudang. W8. Laporan persediaan tidak akurat.
pemasok tetap 1 grup yaitu PT. Asri Pancawarna(Indogress). Opportunity (O) O1. Pertumbuhan ekonomi yang
SO
WO
(S1-O6) Sebaiknya
(W1, W2-O1,O2)
ditambah dengan teknologi
Membangun sebuah SCM
yang mendukung proses
karena agar barang digudang
kontrol kualitas barang.
lebih terstruktur dan proses
(S3-O1, O2) Melakukan
flow barang lebih cepat.
promosi dengan jumlah atau
(W1, W2-O6) Membangun
jenis pembelian produk
sistem informasi baru
tertentu sehingga dapat
Bangunan Jaya Integrated
menarik minat para pembeli
System, sehingga
yang datang.
mempercepat proses
(S3-O8) Menyajikan lebih
pergudangan dan didukung
banyak jenis keberagaman
oleh RFID sehingga tidak
produk murah yang
diperlukan bagian In – Out
berkualitas dengan
untuk mengecek kondisi
merangkul lebih banyak
barang.
pemasok.
(W3-O4, O6) Lambat karena
(S5-O4) Membuat sejenis
pencatatan dilakukan oleh
kartu membership, sehingga
sales masih manual,
lebih mudah mendata
menerapkan Bangunan Jaya
pesat membuat perkembangan pembangunan Property disuatu tempat atau daerah terdorong. O2. Dampak urbanisasi (perpindahan penduduk dari desa ke kota) membuat pembangunan di Jakarta semakin pesat. O3. SDM yang kreatif di Indonesia membuat banyak pilihan untuk bergabung bersama PT. Bangunan Jaya Perkasa. O4. Pelanggan telah loyal
75
terhadap PT. Bangunan Jaya
pelanggan dan memberikan
Integrated System.
reward saat berbelanja atau
(W5-O6) Mendisain ulang
periode yang kemudian
struktur jaringan PT.
dapat ditukarkan saat poin
Bangunan Jaya Perkasa dan
sudah terkumpul.
mengganti Hub dengan
(S5-O5) Mengadakan
Switch 24Port.
pameran produk-produk
(W6-O1, O6) Mengganti
yang kurang laku dengan
server lama untuk mendukung
Perkasa. O5. Lokasi gerai yang strategis karena terletak pada daerah sentral bisnis ritel bangunan. O6. Karena adanya perkembangan teknologi PT. Bangunan Jaya Perkasa yang
harga lebih miring, sehingga sistem informasi baru, dan dapat memasukan stok yang
diletakan diruangan dengan
baru.
pendingin udara khusus.
sudah meng(W7-O4) Menambahkan
implementasikan
modul cart pada website
BJProfesional untuk membantu
perusahaan sehingga
proses bisnis mempermudah para
berjalan.
pelanggan untuk dapat
O7. Budaya kerja perusahaan yang
berbelanja.
sejalur dengan (W8-O6) Mengganti sistem
budaya Indonesia.
lama yang melakukan input
O8. Banyaknya keberagaman
persediaan secara manual,
produk baru yang dengan sistem baru dengan
berkualitas dengan
memanfaatkan TAG &
harga yang miring(Menjadi
Reader RFID.
tangan pertama suatu produk) . Threats (T) Karyawan
ST
WT
76
mencuri dan memberikan data
(S1, S2 – T1) Mengganti
(W1-T1) Meningkatkan
sistem yang lama dan
kontrol kemanan data, fisik
internal perusahaan. T2. Ketidakstabilan
meningkatkan kemanan data dan informasi sesuai jabatan internal, yang dimana
atau level, dengan data
dokumen barang masuk
encryption, sidik jari, cctv,
hanya dapat diakses melalui
dan akses card.
sistem oleh yang
(W3-T4) Menambahkan
bersangkutan.
modul cart pada website, agar
(S1, S2 – T10) Melakukan
dapat meng-cover pelanggan
training dan penilaian
daerah tetapi hal ini hanya
ekonomi yang berdampak Inflasi yang berkepanjangan, sehingga menyebabkan harga jual menjadi jatuh.
kinerja serta sikap karyawan untuk jangka pendek
T3. Perkembangan Teknologi yang menyebabkan perkembangan
setiap semesternya.
dikarenakan biaya pengiriman
(S3-T2) Melakukan
cukup mahal.
penanaman modal seperti
(W5-T3) Mengganti Hub
deposito berjangka atau
dengan Switch, dimana selain
reksadana.
proses pengiriman data lebih
(S3-T7) Melakukan survei
cepat Switch dan kemanan
ke pasar, pesaing dan
data lebih terjamin.
pemasok untuk mengetahui
(W7-T3) Mengganti antivirus
penyebab kejadian,
lama dengan, Kaspersky
menambah tipe atau jenis
Internet Security 2013.
hacker, virus, malware bertumbuh dengan cepat. T4. Kehilangan pelanggan di beberapa daerah. T5. UUD Perdagangan baru. T6. Kebijakan pemerintah untuk menaikan UMP.
produk sejenisnya. (S4-T1, T7, T10) Meng-
T7. Pesaing menjual salah satu produk menjadi produk andalan
asuransikan dokumen atau surat penting. Membatasi
77
akses karyawan yang tidak
yang dapat memberikan
berkepentingan dengan
keuntungan menambahkan akses card
terhadap
pada setiap ruangan yang
perusahaan. T8. Pemasok
beresiko.
mengancam untuk (S5-T4) Membuka gerai
berhenti
atau cabang baru dilokasi
medistribusikan barang ke PT.
yang memiliki pangsa pasar
Bangunan Jaya tinggi.
Perkasa. T9. Pendatang baru datang dengan cara atau metode berbelanja yang baru. T10. Pendatang baru mengajak orang dalam(staff), untuk bekerja sama membongkar kelemahan PT. Bangunan Jaya Perkasa.
Berdasarkan perhitung Efas-Ifas, PT. Bangunan Jaya Perkasa berada pada posisi kuadran 2 , dimana kondisi perusahaan memiliki peluang, tetapi kelemahan dibagian internal perusahaan membuat perusahaan menjadi lambat berkembang. Berikut strategi yang didapatkan untuk mendukung strategi berjalan perusahaan.
78
1. (W1, W2-O1,O2) Membangun sebuah SCM karena agar barang di gudang lebih terstruktur dan proses flow barang lebih cepat. 2. (W1, W2-O6) Membangun sistem informasi baru Bangunan Jaya Integrated System, sehingga mempercepat proses pergudangan dan didukung oleh RFID sehingga tidak diperlukan bagian In – Out untuk mengecek kondisi barang. 3. (W3-O4, O6) Lambat karena pencatatan dilakukan oleh sales masih manual, menerapkan Bangunan Jaya Integrated System. 4. (W5-O6) Mendisain ulang struktur jaringan PT. Bangunan Jaya Perkasa dan mengganti Hub dengan Switch 24Port. 5. (W6-O1, O6) Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi baru, dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus. 6. (W7-O4) Menambahkan modul cart pada website perusahaan sehingga mempermudah para pelanggan untuk dapat berbelanja. 7. (W8-O6) Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan secara manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan TAG & Reader RFID.
3.3.5 Business Product and Service 3.3.5.1 Business PT. Bangunan Jaya Perkasa yang biasa dikenal sebagai BJ HOME adalah salah satu supermarket bahan bangunan dari anak perusahaan PT. Bangunan Jaya yang didirikan oleh Bapak John Susanto. Berdiri sejak 1997 di percetakan negara raya, nomor 32. PT. Bangunan Jaya Perkasa menjual produk barang untuk bahan – bahan keperluan bangunan seperti obeng, palu, lampu-lampu, keramik, bath up, pintu, gembok, water heater, gypsum, cat tembok, dan sebagainya. Kegiatan dimulai dari penjualan produk, dimana pelanggan memesan kepada sales, kemudian sales mengecek ketersediaan barang ke database. Apabila barang tersedia, maka sales membuat SO 4 rangkap untuk pelanggan, bagian finance, arsip, dan bagian In Out. Sales memberikan SO bagian kasir, bagian kasir membuat
79
tagihan ke pelanggan. Pelanggan membayar SO sesuai dengan pemesanan. Setelah itu, sales mengkonfirmasi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan dan bagian kasir mengupdate bukti pembayaran ke dalam database. Bagian Kasir membuat bukti pembayaran dan diberikan ke bagian In - Out. Bagian In - Out memberikan SO ke bagian gudang, kemudian bagian gudang mengeluarkan barang dan SO ke bagian In - Out sesuai dengan SO. Bagian gudang mengurangi stok barang yang ada di database sesuai dengan barang yang baru dikeluarkan. Bagian In - Out memberikan barang dan SO ke bagian pengiriman, lalu bagian pengiriman membuat SJ dan DO sesuai dengan SO dan mengirim barang ke pelanggan. Bagian kasir membuat laporan penjualan harian dan diberikan ke bagian accounting. Bagian accounting meng-input laporan penjualan ke database. Bagian finance membuat laporan keuangan sesuai dengan laporan penjualan yang ada di database lalu diberikan kepada manager. Kegiatan berlanjut ke pembelian produk, dimana bagian MD purchasing membuat PO 4 rangkap untuk arsip, bagian gudang, bagian finance, dan supplier). Kemudian Supplier mengirim barang beserta SJ sesuai dengan PO ke bagian In - Out. Bagian In - Out mengecek barang, apabila barang yang dikirim rusak, barang langsung dikembalikan dan bagian In - Out membuat laporan barang reject. Jika barang diterima akan diberikan ke bagian gudang beserta SJ dan PO. Lalu bagian gudang mengecek kembali barang sesuai SJ dan PO dan meng-input kode barang dan nomor SJ ke dalam database. Setelah itu bagian gudang membuat laporan barang masuk ke bagian accounting. Bagian accounting menginput laporan pembelian
ke database. Bagian finance menerima tagihan dari
supplier dan kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan PO yang ada.
80
3.3.5.2 Swim Lane Process Diagram Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram
81
3.3.5.3 Business Process Diagram 1.
Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa
Gambar 3.8 Business Process Diagram PT. Bangunan Jaya Perkasa
82
2.
Pembelian
Gambar 3.9 Business Process Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
83
3.
Persediaan
Gambar 3.10 Business Process Diagram Persediaan PT. Bangunan Jaya Perkasa
84
4.
Penjualan
Gambar 3.11 Business Process Diagram Penjualan PT. Bangunan Jaya Perkasa
85
3.3.5.4 Activity/Product Matrix Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan hubungan antara aktivitas bisnis dengan bagian – bagian di dalam perusahaan.
Tabel 3.7 Activity / Product Matrix
Sales
Bagian Gudang
Bagian In / Out Bagian Pengiriman
Subject
Keramik
S
G
IO
P
Obeng
S
G
IO
P
Tang
S
G
IO
P
Kunci Inggris
S
G
IO
P
Keran Air
S
G
IO
P
Shower
S
G
IO
P
Business Product
Keterangan : S
: Sales
G
: Bagian Gudang
IO
: Bagian In / Out
P
: Bagian Pengiriman
86
3.3.5.5 Use Case Diagram Gambar 3.12 Use Case Diagram
87
3.3.5.6 Use Case Narrative Pertama kali saat ada pelanggan yang berbelanja di PT. Bangunan Jaya Perkasa pelanggan akan ditemani oleh salah satu sales yang ada untuk melayani pelanggan tersebut dan mencatat pemesanan pelanggan ke dalam sales order serta mendaftarkan pelanggan. Ketika sales order sudah dibuat sales akan mengecek stok barang yang ada sesuai dengan pemesanan pelaggan. Ketika barang ada, pelanggan akan diminta untuk membayar terlebih dahulu sebelum memberikan barang ditangan pelanggan. Pelanggan akan membayar jumlah nominal ke bagian kasir sesuai dengan pemesanan pelanggan di sales order. Pada saat pembayaran bagian kasir akan membuat tagihan dan diberikan ke pelanggan, setelah dibayar bagian kasir akan membuat bukti pembayaran, bukti pembayaran akan di-input kedalam database oleh bagian kasir. Setelah pelanggan membayar bukti pembayaran diberikan ke bagian In/Out bersamaan dengan sales order. Bagian In/Out memberikan sales srder ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang sesuai dengan sales order. Pada saat barang akan dikeluarkan, bagian gudang akan meng-update stok barang lalu mengeluarkan barang yang dipesan oleh pelanggan ke bagian In/Out. Pada saat barang yang dipesan dan telah lunas dibayar oleh pelanggan sampai di bagian In/Out, barang dicek kembali setelah dicek barang diberikan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan membuat surat jalan dan delivery order. Setelah itu barang akan dikirim ke pelanggan bersama dengan surat jalan dan delivery order. Pada akhir bulan bagian kasir akan membuat laporan penjualan dan diserahkan ke bagian accounting, bagian finance membuat laporan keuangan. Laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke Manager. Pada saat PT. Bangunan Jaya Perkasa ingin melakukan pembelian stok barang, yang pertama dilakukan adalah bagian MD/purchasing melakukan pemesanan barang ke supplier dengan membuat purchase order dan mengirimkannya melalui fax ke supplier.
88
Supplier akan mengirimkan barang, surat jalan, dan fotocopy purchase order yang sebelumnya dikirim oleh bagian MD/purchasing. Barang yang dikirimkan oleh supplier akan diterima oleh bagian In/Out. Bagian In/Out akan mengecek barang yang dikirim sesuai dengan surat jalan dan purchase order. Apabila ada barang yang rusak, barang tersebut langsung dikembalikan pada saat pengiriman itu juga dan bagian In/Out akan membuat laporan barang reject dan diserahkan kepada bagian MD/purchasing. Setelah barang dikonfirmasi lalu diberikan ke bagian gudang, bagian gudang akan meng-input kode barang dan nomor surat jalan ke dalam database dan mengalokasikan tempat penyimpanan barang. Bagian gudang akan membuat laporan barang masuk dan diserahkan ke bagian accounting. Bagian accounting akan membuat laporan pembelian dan di-input kedalam database
89
3.3.6 Data and Information 3.3.6.1 Object State Transition Diagram
Gambar 3.13 Object State Transition Diagram
90
91
3.3.6.2 Logical Data Model Gambar 3.14 Logical Data Model
92
3.3.6.3 Activity/Entity Matrix Berikut ini merupakan Matrix yang memperlihatkan aktivitas bisnis yang mempengaruhi entitas data di dalam perusahaan.
Tabel 3.8 Activity/Entity Matrix
Pelanggan
Supplier
Barang
Sales Order
Bukti Pembayaran
Purchase Order
Tagihan Pembelian
Surat Jalan
Delivery Order
Subject Data
Melayani Order
R
X
X
C
X
X
X
X
X
Mengeluarkan Barang
X
X
RU
R
X
X
X
X
X
Mengirim Barang
X
X
X
R
R
X
X
C
C
Melakukan Pemesanan
X
R
R
X
X
C
X
X
X
X
X
R
R
X
X
X
X
X
X
X
R
X
X
R
X
X
X
X
X
X
R
X
X
X
X
X
Mengupdate Stok Barang
X
X
CU
R
X
R
X
X
X
Melunasi Tagihan Pembelian
X
R
X
X
X
R
R
X
X
Menerima Pembayaran
X
X
X
R
C
X
X
X
X
Fungsi Bisnis
Barang Melakukan Pengecekan Stok Barang Melakukan Pengecekan Kesesuaian Barang Masuk Melakukan Pengecekan Kesesuaian Barang Keluar
Keterangan : C
: Create
R
: Read
U
: Update
X
: Tidak mempunyai wewenang untuk mengakses fungsi bisnis yang terkait diatas.
93
3.3.6.4 Data Dictionary Berikut ini adalah class / entity yang ada di dalam sistem PT Bangunan Jaya Perkasa, di sajikan dalam bentuk tabel sebagai berikut Tabel 3.9 Data Dictionary No Field Name Pelanggan 1. ID_Pelanggan 2. Nama 3. Alamat_Rumah 4. Telepon 5. Nomor_KTP 6. Nomor_NPWP 7. Jenis_Usaha Barang 1. ID_Barang 2. ID_Purchase_Order 3. Merk 4. Harga 5. Jumlah Detil Barang 1. ID_Barang 2. Warna 3. Tipe 4. Ukuran 5. Lokasi_Penyimpanan 6. Lokasi_Display Supplier 1. ID_Supplier 2. Nama 3. Telepon 4. Alamat 5. Jenis_Pasokan 6. NPWP Sales_Order 1. ID_Sales_Order 2. ID_Pelanggan 3. ID_Barang 4. Jumlah_Barang 5. Tanggal Surat Jalan 1. ID_Surat_Jalan 2. ID_Sales_Order
Data Type
Field Key Length PK
Description
Char Varchar Varchar
4 20 50
Kode Pelanggan Nama Lengkap Pelanggan Alamat Lengkap Rumah Pelanggan Nomor Telepon Pelanggan Nomor KTP Pelanggan Nomor NPWP Pelanggan Jenis Usaha Pelanggan
Char Char Char Varchar
15 16 16 15
Char Char Varchar Int Int
16 15 10 6 4
PK Kode Barang FK1 Kode_PO Merk Barang Harga Barang Jumlah Barang
Char Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
16 10 16 10 10 10
PK
Kode Kategori Warna Barang Tipe Barang Ukuran Barang Lokasi Penyimpanan Barang Lokasi Display Barang
Char Varchar Char Varchar Varchar Int
4 20 15 50 20 16
PK
Kode Supplier Nama Lengkap Supplier Nomor Telepon Supplier Alamat Lengkap Supplier Jenis Pasokan Barang Nomor NPWP Supplier
Char Char Char Int
15 4 16 4
Datetime
8
PK Kode Sales Order FK1 Kode Pelanggan FK2 Kode Barang Jumlah Barang yang Diminta Tanggal Permintaan Barang
Char Char
15 15
PK Kode Surat Jalan FK1 Kode Sales Order
94
3. Tanggal_Pengiriman 4. Nama_Supir 5. Nomor_Mobil Delivery Order 1. ID_Delivery_Order 2. ID_Sales Order 3. Tanggal 4. Status Barang Reject 1. ID_Barang_Reject 2. ID_Barang 3. ID_Purchase Order 4. Jumlah 5. Tipe Purchase Order 1. ID_Purchase_Order 2. ID_Supplier 3. ID_Barang 4. Tanggal_Pesan 5. Jumlah Detil Purchase Order 1. ID_Purchase_Order 2. Tipe 3. Merk 4. Ukuran Tagihan 1. ID_Tagihan 2. ID_Sales_Order 3. Jumlah_Tagihan 4. Tanggal Bukti Pembayaran 1. ID_Bukti_Pembayaran 2. ID_Tagihan 3. ID_Sales_Order 4. Status 5. Tanggal 6. Total_Harga
Datetime Varchar Varchar
8 20 8
Tanggal Pengiriman Barang Nama Supir Nomor Mobil Pengiriman
Char Char Datetime Varchar
15 15 8 10
PK Kode Delivery Order FK1 Kode Sales Order Tanggal Delivery Status Pengiriman
Char Char Char Int Varchar
16 16 15 4 16
PK Kode Barang Reject FK1 Kode Barang Kode Purchase Order Jumlah Barang Reject Tipe Barang Reject
Char Char Char Datetime Int
15 4 16 8 4
PK Kode Purchase Order FK1 Kode Supplier FK2 Kode Barang Tanggal Pemesanan Barang Jumlah barang yang dipesan
Char Varchar Varchar Varchar
15 16 16 10
PK
Kode purchase order Tipe Barang Merk Barang Ukuran Barang
Char Char Char Datetime
15 15 8 8
PK FK
Kode Tagihan Kode Sales Order Jumlah Tagihan Tanggal penagihan
Char Char Char Varchar Datetime Varchar
15 15 15 10 8 12
PK Kode Bukti Pembayaran FK1 Kode Tagihan FK2 Kode Sales Order Status Pembayaran Tanggal Pembayaran Total Harga Pembayaran
95
3.3.7 System and Application 3.3.7.1 System Communication Description
Gambar 3.15 System Communication Description
System PT. Bangunan Jaya Perkasa (BJ Profesional)
Jaringan Telepon
LAN
FIREWALL
Internet
Dari gambar diatas dapat menunjukan bahwa alur jaringan dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan, dimana jaringan terluas adalah jaringan telepon yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang ke supplier. Untuk didalam perusahaan sendiri yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lain dan ke database menggunakan jaringan LAN, sedangkan untuk jaringan internet terbatas hanya digunakan oleh top level management untuk mendukung pengambilan keputusan dan email.
96
3.3.7.2 System Data Flow Diagram 1.
Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
Gambar 3.16 Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
97
2.
Data Flow Diagram Persediaan
Gambar 3.17 Data Flow Diagram Persedian PT. Bangunan Jaya Perkasa
98
3.
Data Flow Diagram Penjualan
Gambar 3.18 Data Flow Diagram Pembelian PT. Bangunan Jaya Perkasa
99
3.3.8 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.19 Network Connectivity Diagram
Struktur jaringan pada PT. Bangunan Jaya Perkasa, dibagi menjadi 3 lantai. Seperti pada gambar 3.19 terdiri dari 3 bagian, dari paling bawah adalah lantai 1 dan paling atas adalah lantai 3 yang merupakan kantor dan terdapat komputer admin. Dihubungkan oleh 5 hub, 1 router, 1 modem, dan 1 server.
3.3.9 Security and Privacy Keamanan merupakan suatu hal yang sangat vital untuk menjaga kelangsungan perusahaan dalam hal pencurian atau hal lain yang berbau kriminal. PT. Bangunan Jaya Perkasa telah memiliki sistem keamanan 24 jam, dimana sistem keamanan tersebut membantu perusahaan menjaga kerahasiaan data / informasi maupun keamanan asset perusahaan dalam bentuk fisik. Sistem keamanan yang ada pada PT. Bangunan Jaya Perkasa dapat digambarkan sebagai berikut.
100
Tabel 3.10 Security and Privacy Keamanan Data / Informasi
Keamanan Aset-Aset Fisik
1. BJ Profesional hanya memberikan 1. CCTV online 24 Jam di setiap sudut hak akses pada setiap individu / bagian
yang
bersangkutan
ruangan.
dan 2. Sensor gerak dan Access Card ADT
dilengkapi dengan password.
pada
2. Setiap komputer individu dipasang
ruangan
terhubung
direktur
langsung
yang dengan
kepolisian.
password.
3. Setiap karyawan mendapatkan SP 3. Security 24 Jam. jika tidak mengunci komputer saat 4. Sebelum tutup hari seluruh sudut ditinggal.
ruangan akan dicek dan dikunci oleh
4. Backup data ke HDD eksternal setiap sore hari sebelum tutup hari. 5. Antivirus
terupdate
disetiap
komputer.
bagian security. 5. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengunci
meja,
laci,
ruangan,
sebelum ditinggalkan. 6. Setiap orang (terkecuali karyawan) yang ingin masuk kedalam area kantor
atau
menukarkan
gudang,
diwajibkan
KTP
dengan
VisitorCard pada bagian security.
3.3.10 Standard 3.3.10.1 Technology Forecast Saat ini teknologi adalah suatu hal yang utama pada suatu perusahaan, dimana dengan adanya teknologi dapat meringankan atau mempercepat proses bisnis yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjabaran teknologi saat ini yang digunakan oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa.
101
Tabel 3.11 Technology Forecast Technology Forecast Keterangan
Jenis
Jumlah
Hardware Processor - Intel Dual Core E2160 1.8Ghz Mboard - ASUS P5G41T-M LX3 Ram - 1GB VGA - OnBoard HDD - 80 GB LCD - Acer 163W Keyboard - Logitech Mouse - Logitech Epson LX300 Epson TM-U220PD
Komputer
Printer
19
5 4
Laptop
HP Probook 4331s
1
Koneksi
Hub Model D-link Router D-link 615
5 1 1
Server
HP ProLiant ML150 G2
1
Operating System
Software Windows XP Profesional sp2
19
Windows Essential 2012 BJProfesional Microsoft Office 2007
19 19 19
Pendukung
3.3.10.2 Knowledge & Skill Profile Dalam
perekrutan
karyawan
serta
penempatannya,
PT
Bangunan Jaya Perkasa menempatkan karyawannya berdasarkan kemampuan dan tanggung jawab yang diberikan telah disesuaikan dengan kompetensi yang mereka miliki.
102
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
7.0
8.0
9.0
Melayani Order Menerima Permintaan Barang X Mengecek Ketersediaan Barang ke X Database. Membuat SO X Mengkonfirmasi Pembayaran X X Mengeluarkan Barang Meng-update Stok Barang Melakukan Pembelian Barang Membuat Purchase Order Mengecek kesesusaian Barang yang Datang Mengupdate Stock Barang Membuat Laporan Barang Masuk Membuat Laporan Pembelian Melakukan Retur Pembelian Barang Mengecek Kondisi Barang yang ingin di Retur Mengembalikan Barang Retur Membuat Laporan Barang Reject Meng-update Stok Barang Pengiriman Barang Membuat SJ dan DO sesuai dengan SO Mengirim Barang Menerima Pembayaran Membuat Tagihan Penjualan X Membuat Laporan Penjualan X Menerima Pembayaran X Melakukan Pembayaran Tagihan Pembelian Mengecek Tagihan Pembelian dengan PO Membayar Tagihan Menyetujui Dokumen Menyetujui Dokumen Keuangan Menyetujui Dokumen Pembelian Pemahaman Terhadap Software BJ Proffesional X X
Bagian Finance
Bagian Pengiriman
Manager
Bagian Accounting
Bagian MD
Bagian Gudang
Bagian Kasir
Sales
Knowledge and Skills Profile
Bagian In / Out
Tabel 3.12 Knowledge & Skill Profile
X X X X X X X X X X X X X
X X X X X
X
X
X
X
103
3.3.11 Workforce Gambaran strategi pada setiap divisi dengan tugasnya masing-masing yang saling berkesinambungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan adanya perencanaan strategi pada tingkat managemen dan karyawan, diharapkan dapat meningkatkan produktifitas dan mendorong perusahaan untuk lebih mudah mencapai goal. Perencanaan strategi pada tingkat manajemen adalah sebagai berikut: 1. Mencari informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dikemudian hari. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. Perencanaan strategi pada bagian Staff adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan produktivitas karyawan. 2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam perusahaan. 3. Memberikan reward kepada karyawan apabila target tercapai.
3.4
EA Management Plan 3.4.1 EA Program Management 3.4.1.1 Governance and Principles
104
Gambar 3.20 Governance and Principles
Tujuan dari pengembangan EA di PT.Bangunan Jaya Perkasa untuk meningkatkan Strategi, Bisnis dan Teknologi yang ada sekarang untuk 3 tahun kedepan. Dimana pengawasan atas program EA ini akan dilakukan oleh Direktur Utama sendiri dan dibantu oleh bagian keuangan, dengan harapan adanya peningkatan EA dapat membantu perusahaan lebih cepat mencapai visinya.
3.4.1.2 Support for Strategy and Business Dengan adanya dukungan EA program dapat membantu menyeimbangkan antara strategi yang dimiliki perusahaan dengan proses bisnis yang berjalan sekarang dan kedepanya sehingga dapat dilihat pengukuran dimana letak kelemahan perusahaan. Sehingga dengan adanya EA dapat menghasilkan strategi yang baru dan dukungan teknologi yang terbaru, dan mendukung proses bisnis yang lebih cepat dan tepat.
105
3.4.1.3 EA Roles and Resposibility Dalam pelaksanaan EA pada PT. Bangunan Jaya Perkasa diperlukan Penanggung jawab dan Tim pelaksanaan.
Tabel 3.13 EA Roles and Resposibility EA Team Position Direktur utama
Bagian IT
EA Team Role
EA Responsibility
Pemimpin dan Pengambilan Menyetujui rancangan EA dan keputusan
menjaga konsistensinya.
Penanggung Jawab dan
Bertanggung
pelaksana
Melaksanakan dan mengerjakan
Program EA
segala
sesuatu
jawab,
yang
terjadi
selama program EA dijalankan dan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. Webmaster
Website support
Pemeliharaan dari situs EA, isi yang berhubungan, dan link ke situs lain yang diperlukan
3.4.1.4 EA Program Budget Untuk jangka waktu tiga tahun kedepan PT. Bangunan Jaya Perkasa memerlukan pengembangan pada teknologi atau IT yang digunakan saat ini, agar dapat mengembangkan bisnis perusahaan. Berikut adalah tahapan-tahapan yang diperlukan oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa : Tahun 2014 1. Memperbaiki struktur jaringan. 2. Memperbaiki proses bisnis yang ada. 3. Menambahkan bagian IT pada struktur organisasi. 4. Menganalisa dan meng-identifikasi proses bisnis yang ada. 5. Menambahkan modul cart pada website perusahaan.
106
Tabel 3.14 EA Program Budget Tahun 2014 Tahun 1
Rate
1. Enterprise Architecture 1.1 System Analyst Rp 8.000.000 1.2 Data Architect Rp 5.000.000 UTP Cable (Belden) 305 Meter 1.3 D-Link N Wireless Router 4 Port 300Mbps-DIR 615 1.4 D-Link Switch 24 port 10/100 Mbps, Auto sensing - DES1016A 1.5 Modul cart pada website PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan menggungakan outsource (zent cart) Total
Quantity
Biaya Pembelian
Total
1
Rp 8.000.000
1
Rp 5.000.000
2
Rp 925.000
Rp 1.850.000
1
Rp 355.000
Rp 355.000
1
Rp 360.000
Rp 360.000
Rp 3.500.000
Rp 3.500.000
Rp 19.065.000
107
Tahun 2015 1. Memberikan training kepada karyawan, agar dapat meningkatkan kemampuannya pada tiap divisi yang bersangkutan. 2. Membangun sistem informasi baru berbasis website “Bangunan Jaya Integrated System” yang terintegrasi pada setiap bagian dan mendukung SCM. 3. Meningkatkan keamanan sistem informasi perusahaan dengan nambahkan antivirus. 4. Mengganti server lama untuk mendukung sistem informasi baru, dan diletakan diruangan dengan pendingin udara khusus. 5. Menambahkan 1 unit PC pada bagian pengiriman.
Bangunan Jaya Integration System akan dibangun secara outsourching maka biaya yang diperlukan pada tahun kedua adalah :
Tabel 3.15 EA Program Budget Tahun 2015 Tahun 2
Rate
Quantity
Biaya
Total
Pembelian 1. Enterprise Architecture 1.1
System
Rp 8.000.000
Analyst 1.2
Data
Rp 8.000.000
1
Rp 5.000.000
2
Rp 10.000.000
Rp 5.000.000
Architect 1.3
1
Web Programmer
Rp 5.000.000
2. Infrastructure 2.1
Server IBM System X3500M4-
1
Rp 26.567.200
Rp 26.567.200
1
Rp 4.039.000
Rp 4.039.000
B2A 2.2
PC
108
2.3
Monitor
3
Rp 615.000
Rp 1.845.000
2
Rp 2.601.000
Rp 5.202.000
Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
AOC 15.6" E1620SWB LED 2.4
Kaspersky Small Office Security – 10 User
2.5
Maintenance Total
Rp 61.653.200
Tahun 2016 1. Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan secara manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan TAG & Reader RFID.Memperluas gedung PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan membeli lahan baru. 2. Me-review kinerja Bangunan Jaya Integrated System, dan menonaktifkan BJProfesional. 3. Menghapuskan Bagian In – Out dari struktur organisasi.
Berikut adalah biaya yang akan dikeluarkan pada tahun ke tiga :
Tabel 3.16 EA Program Budget Tahun 2016 Tahun 3
Rate
Satuan
Biaya
Total
Pembelian 1. Enterprise Architecture 1.1
System Analyst
1.2
1
Rp 8.000.000
Rp 5.000.000
1
Rp 5.000.000
Data Architect
2. Infrastructure 2.1
Rp 8.000.000
Tag Mifare
109
1K 2.2
2000
Rp 10.000.000
Rp 9.000.000
Rp 28.000.000
Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
Reader RFD510P
2.3
Rp 5.000
4
Maintenance Total
Rp 52.000.000
3.4.2 EA Current Architecture Summary 3.4.2.1 Strategic Goals and Initiatives Tabel 3.17 Strategic Goals and Initiatives Strategic Goal
Strategic Initiative
Menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nasional yang berkontribusi dalam pembangunan negara serta dipercaya oleh masyarakat Indonesia.
Perusahaan menciptakan ide-ide baru demi meningkatkan penjualan dalam persaingan ketat dengan pendatang baru dan lama dengan memanfaatkan teknologi yang tersedia.
Supporting EA Component(s) New website database, New hardware database server, New stok sistem hardware dan software.
3.4.2.2 Business Services and Information Flows Di dalam proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan akan sedikit berbeda dengan yang akan di usulkan, karena proses bisnis yang ada diperusahaan saat ini masih kurang efektif dalam penyampaian data dan informasi masih memakan waktu karena pengunaan teknologi yang masih kurang dan masih menggunakan kertas. Dalam pengusulan yang diajukan diproses bisnis perusahaan tersebut, perusahan dapat terhubung langsung dengan sistem baru yang berbasis WEB dan penggunaan RFID untuk bisa menjaga keamanan barang yang keluar dan masuk dari gudang, agar mencapai kinerja maksimal dalam bekerja.
110
3.4.2.3 IT Security Security yang dimiliki oleh PT. Bangunan Jaya Perkasa yaitu, secara fisiknya adalah menggunakan CCTV 24 jam disetiap sudut ruangan, penggunaan ADT pada ruangan direktur yang terhubung langsung dengan kepolisian, penukaran Visitors Card dengan KTP, pengamanan oleh satpam 24 jam, dan pengecekan ruangan dan laci lemari yang belum terkunci, serta penggunaan access card untuk setiap karyawan perusahaan. Untuk keamanan data dan informasi, akan di instal software anti-virus untuk setiap komputer di perusahaan dan ter-update, pemback up-an data ke dalam HDD eksternal, pemasangan password di setiap
komputer,
dan
pembedaan
hak
akses
untuk
setiap
penggunanya.
3.4.2.4 EA Standard Karena sebelumnya PT. Bangunan Jaya Perkasa belum menggunakan standart ISO maka, kami usulkan untuk menggunakan ISO yaitu : 1. ISO 14258 (1998) Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture mengenai konsep dan peraturan untuk model enterprise (concept and rules for enterprise architecture model).
2. ISO 15704 (2000) Merupakan standard internasional untuk Enterprise Architecture mengenai syarat untuk enterprise architecture dan metodologi yang diperlukan sebagai acuan (Requ irement for Enterprise Reference Architectures and Methodologies).
3.4.2.5 Workforce Requirement Dengan penambahan bagian IT dan penggunaan tekonologi baru, maka dibutuhkan requirements yaitu, penambahan karyawan
111
dibagian IT sekitar 2 sampai 3 orang untuk me-maintance sistem dan jaringan.
3.4.3 EA Architecture Summary 3.4.3.1 Future Operating Scenario Future Operating Scenario merupakan sebuah dokumen naratif yang menjelaskan operasi perusahaan akan dioperasikan untuk beberapa tahun kedepan. Hal yang diusulkan untuk masa depan perusahaan adalah dengan mengubah beberapa komponen dari business flow, hal ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah perusahaan, dan memberikan solusi terbaik dengan mengubah sistem input stok barang menggunakan RFID. Dengan penambahan sistem RFID ini, diharapkan kejadian seperti hilangnya stok barang dapat diminimalisir. Untuk
aplikasi,
di
PT
Bangunan
Jaya
Perkasa
akan
dikembangkan aplikasi yang real time, mengingat masalah yang dihadapi adalah seringnya hilang stok barang akibat sistem update stok masih manual, dan beberapa proses bisnis masih kurang up to date, sehingga perlu dibuat suatu aplikasi yang dapat memberikan informasi secara real time. Aplikasi yang diusulkan adalah dengan membuat aplikasi berbasis web yang nantinya akan dinamakan Bangunan Jaya Integrated System. Kemudian untuk struktur organisasi, bagian in / out akan digabungkan dengan bagian gudang. Kemudian akan diusulkan juga untuk menambahkan bagian IT untuk menangani masalah – masalah IT perusahaan seperti masalah jaringan komputer, hardware, software, dan lain sebagainya.
112
3.4.3.2 Planning Assumptions Planning assumption untuk mengusulkan business flow masa depan perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Menambahkan bagian IT pada Struktur organisasi. 2. Menggabungkan bagian gudang dengan bagian In/Out. 3. Membangun aplikasi berbasis website “Bangunan Jaya Integrated System” yang terintegrasi pada setiap bagian terutama bagian gudang,
agar mempermudah pengambilan keputusan dan
mempercepat proses bisnis yang ada. 4. Menerapkan sistem RFID pada bagian gudang. 5. Memperluas gedung PT. Bangunan Jaya Perkasa dengan membeli lahan baru. 6. Menambahkan fasilitas pendukung pergudangan seperti lift barang, sehingga mempermudah proses keluar masuk barang.
3.4.3.3 Sequencing Plan Berikut ini merupakan gambaran dari PT Bangunan Jaya Perkasa, dimana S1 - S2 adalah gambaran sistem yang telah digunakan perusahaan, S2 - S3 adalah usulan untuk tahun pertama, S3- S4 adalah usulan untuk tahun kedua, dan S4 - S5 adalah usulan untuk tahun ketiga.
113
Gambar 3.21 Sequencing Plan Usulan
*
Penginputan Stok Barang Manual
*
Integrated Real Tme Information System
* *
BJ Proffesional Sistem RFID Aplikasi Berbasis Website Bangunan Jaya Integrated System *
*
*
*
*
*
S1
*
*
S2
*
*
*
S3
S4
*
S5
Penjelasan sequencing diagram: -
S2 - S3 Tahun Pertama (2014) Usulan tahun pertama adalah dengan menerapkan sistem informasi yang berbasis real time yang diterapkan PT Bangunan Jaya Perkasa, karena sistem informasi ini akan memudahkan user untuk membuat, membaca, dan menerima laporan – laporan yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.
-
S3 - S4 Tahun Kedua (2015) Usulan tahun kedua adalah PT Bangunan Jaya Perkasa juga akan membuat sebuah aplikasi berbasis website, hal ini untuk mempermudah pertukaran informasi antar bagian yang ada di dalam perusahaan PT Bangunan Jaya Perkasa.
-
S4 - S5 Tahun Ketiga (2016) Usulan tahun ketiga adalah dengan menerapkan sistem RFID. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah atau setidaknya mengurangi
114
resiko hilangnya stok barang, dan juga untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu dalam meng-update stok barang.
3.4.3.4 Estimasi Waktu Dalam mengukur estimasi waktu berdasarkan sequencing plan, kami membuat sebuah gambaran estimasi waktu yang harus dilakukan oleh PT Bangunan Jaya Perkasa pada tahun pertama, kedua, dan ketiga.
Tabel 3.18 Estimasi Waktu
Timeline No
1
2.
Implementasi Kegiatan
Sistem
-Perancangan
Informasi
-Simulasi
Berbasis
-Training
Real Time
-Implementasi
Website
-Perancangan
2014
2015
2016
S
S
S
S
S
S
1
2
1
2
1
2
-Training -Implementasi 3.
RFID
-Perancangan -Training -Implementasi
Pada tahun pertama, PT Bangunan Jaya Perkasa akan membuat perancangan sistem informasi berbasis real time selama kurang lebih 6 bulan, setelah itu akan dilakukan simulasi selama 2 bulan, training 2 bulan bersamaan dengan implementasi, dan sistem ini dapat dikembangkan.
115
Tahun kedua, setelah dibuat sistem, maka akan dirancang website kurang lebih 2 bulan, dan membutuhkan training kurang lebih 2 bulan, dan akan di implementasi terus kedepannya. Untuk tahun ketiga, untuk menyiapkan visi dan misi PT. Bangunan Jaya Perkasa, akan dibangun sebuah sistem RFID untuk mencegah atau setidaknya mengurangi resiko hilangnya stok barang, dan juga untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu dalam meng-update stok barang.
EA Repository Gambar 3.22 EA Repository
(Sumber : Porter, 2005)
116
High Level View Untuk EA Repository bagian High Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti Strategic Plan, Business Plan, Knowledge Warehouse, Business Systems, Wide Area Network, dan Security Program. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk para eksekutif yang berisikan diagram-diagram yang menunjukkan proses pelaksanaan Enterprise Architecture di perusahaan. Namun untuk eksekutif dapat juga mengakses bagian Mid Level View dan Detailed View.
Mid Level View Untuk EA Repository bagian Mid Level View, menunjukkan komponen-komponen seperti Goals & Initiative, Business Processes, Information Flows, Support Systems, Local Area Network, dan System Certifications. Komponen-komponen tersebut digunakan hanya untuk manajer operasional yang berguna untuk mengukur goal-nya sudah tercapai atau belum serta mengukur kinerja dari proses bisnis perlu adanya peningkatan atau tidak, dan perlunya kebutuhan TI terhadap kinerja perusahaan. Hak akses untuk bagian manajer operasional atau manajer menengah dapat mengakses bagian Mid Level View dan Detailed View.
Detailed View Untuk EA Repository bagian Detailed View, menunjukkan komponen-komponen seperti Performance Measures, Investment Portfolio, Data Dictionary, Application Inventory, Buildings & Equipments, dan Data Privacy. Komponen-komponen tersebut digunakan oleh para staff perusahaan yang berguna untuk memberikan perincian dari pekerjaan dalam pelaksanaan Enterprise Architecture. Bagian Staff hanya dapat mengakses Detailed View.
