BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaaan Bumi Asih Jaya merupakan salah satu perusahaan asuransi jiwa lokal yang keberadaanya cukup diperhitungkan di industri asuransi di tanah air. Sebagai salah satu perusahaan yang telah berpengalaman selama puluhan tahun, Bumi Asih Jaya telah teruji dan terpercaya dimasyarakat sebagai asuransi yang memiliki komitmen dan reputasi yang baik, sehingga tetap bertahan hingga sekarang. PT. Asuransi Bumi Asih Jaya berdiri sejak tanggal 10 Juni 1967. Dimana pada awal berdirinya, kondisi perekonomian Indonesia tengah mengalami masa-masa sulit ditandai terjadinya inflasi yang sangat tinggi, sehingga menyebabkan hilangnya kepercayaan terhadap asuransi. Untuk mengatasi hal tersebut Bumi Asih Jaya mencoba menjual polis dalam mata uang Dollar Amerika. Ternyata strategi ini cukup berhasil, sehingga Bumi Asih Jaya dikenal sebagai perusahaan asuransi pertama yang menjual polis dalam mata uang Amerika. Diilhami oleh gagasan pendirinya, KM Sinaga, Bumi Asih Jaya memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dan sangat mulia bagi Tuhan dan bagi masyarakat.
Dengan
usaha
untuk
memasyarkatkan
asuransi
mengasuransikan masyarakat, Bumi Asih Jaya sudah menguasai pasar
34
dan
35
asuransi menengah bawah, dan mulai ikut berkompetisi meraih peluang pasar ekonomi kelas atas. Saat ini PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah memiliki pemasaran yang luas dan tersebar di seluruh Indonesia. Dengan dukungan 282 kantor pemasaran, bumi asih jaya memiliki lebih dari 6000 orang tenaga kerja yang professional. Untuk memenuhi cita-citanya, Bumi Asih Jaya kemudian mengembangkan usahanya dengan mendirikan beberapa anak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang. Kegiatan bisnis anak perusahaan Bumi Asih Jaya juga telah merambah keseluruh Indonesia. Bumi Asih Jaya juga menjalin kerja sama dengan beberapa asuransi dan reasuransi asing seperti Gibraltar Life (Jepang) dan Munich Re (Jerman). Selain itu Bumi Asih Jaya juga terdaftar sebagai anggota organisasi internasional seperti LIMRA, FALIA, MIA, dan IIS. 3.1.2
Produk Perusahaan Produk dari PT. Asuransi Bumi Asih Jaya terdiri dari 2 kategori yaitu : 1. Asuransi Perorangan a. ATB : Asih Tabungan Hari Tua Bertahap b. ABM : Asih Beasiswa Mandiri c. ATM : Asih Tabungan Mandiri d. AIR : Asih Ibadah Rohani e. ASH : Asih Seumur Hidup f. AGS : Asih Generasi Sejahtera g. APB : Asih Proteksi Berjangka
36
h. ASR : Asih Siharum i. AIL : Asih Investment Linked j. ABE : Asih Beasiswa Eksekutif k. AMP : Asih Multi Proteksi l. ADP : Asih Dana Bertahap Plus m. ADM : Asih Dana Multi Guna n. AIP : Asih Investasi Pendidikan o. ASP : Asih Siharum Prima
2. Asuransi Kolektif a. ATT : Asih Tabungan Triwarsa b. ATP : Asih Tabungan Pancawarsa c. ATD : Asih Tabungan Dasawarsa d. AM : Asih Tabungan Mandiri (AM55, AM60) e. APK : Asih Perlindungan Kecelakaan f. APP : Asih Perlindungan Pendidikan g. API : Asih Perlindungan Ideal h. AHA : Asih Hotel Assurance i. ATA : Asih Travel Assurance j. AJP : Asih Jangka Warsa Penduduk/KTP k. APG : Asih Perlindungan Keluarga l. APB : Asih Proteksi Berjangka m. ABA : Asih Bancassurance n. AJK : Asih Jiwa Kredit
37
o. JPK : Jaminan Perawatan Kesehatan 3.2 Strategic Goals and Initiatives 3.2.1 Strategic Plan 3.2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan : Agar semua orang memiliki asuransi jiwa untuk proteksi Misi Perusahaan : -
Mendidik orang untuk mampu melihat jauh ke depan
-
Mengajak orang untuk bergotong -royong
3.2.1.2 Strategi Perusahaan Strategi utama PT. Asuransi Bumi Asih Jaya adalah sebagai berikut ini : a. Mengajarkan masyarakat untuk berhemat. PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dalam memenuhi strateginya yaitu untuk mengajarkan masyarakat untuk berhemat dengan tujuan agar
setiap
masyarakat
dapat
menginvestasikan
sebagian
pendapatannya untuk mendapatkan jaminan asuransi jiwa. b. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada nasabah. PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memberikan pelayanan yang terbaik kepada nasabah dari mulai proses menerima polis sampai penyerahan polis, sehingga hubungan antara perusahaan dan nasabah dapat terjalin dengan baik.
38
3.2.2 SWOT Analysis (Strenght, Weakness, Opportunities, Threats) Dalam analisis SWOT dilakukan perbandingan antara berbagai faktorfaktor yang ada seperti peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan perusahaan. Hal ini digunakan untuk mengetahui strategistrategi penting yang harus dilakukan untuk dapat mendukung proses bisnis. Berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya : Strength (Kekuatan) -
Jaringan distribusi luas Jumlah kantor pemasaran sampai dengan Oktober 2008 sebanyak : 12 kantor cabang; 142 kantor distrik; 129 kantor Unit Sektor; dengan jumlah pemasar ± 6000 orang dan total nasabah lebih dari 1 juta orang.
-
Asuransi jiwa terbaik 2008 Menurut Majalah Media Asuransi tahun 2008 dalam kategori perusahaan dengan modal sendiri dari 50 miliar sampai 100 miliar. Perusahaan asuransi dengan predikat sangat bagus, berdasarkan hasil “Rating Asuransi” versi Majalah Info Bank tahun 2008.
-
Nilai budaya perusahaan Nilai budaya perusahaan yang asuransi senantiasa mengutamakan kejujuran dan pelayanan kepada para nasabahnya.
-
Mendapatkan ISO 9001:2000 Telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan memperoleh Sertifikat ISO 9001-2000 dari Bahan Sertifikat PT. SGS Indonesia Tahun 2008.
39
Weakness (Kelemahan) -
Pelayanan masih belum memuaskan Karena kurangnya pelatihan bagi SDM dan sistem informasi yang belum berjalan dengan baik. Reselling dan penjualan produk baru kurang berhasil.
-
Tingkat produktivitas tenaga pemasar rendah Tingkat produktivitas tenaga pemasar rendah sampai dengan September 2008 masih sekitar 2 polis/bulan untuk Asper, sementara standar Industri 5 polis/bulan (Portfolio/Agen). Banyaknya agen nihil : dalam 5 tahun terakhir rata-rata jumlah agen nihil masih diatas rata-rata jumlah agen produktif, mengindikasikan daya produksi agen lemah.
-
Rata-rata nasabah berasal dari kalangan menengah kebawah. Rata-rata UP masih sekitar Rp. 11 juta bahkan 2/3 atau 67% dari pemegang polis dengan UP dibawah Rp. 10 juta. Mengindikasikan stata pemegang polis masih berada di level menengah ke bawah.
-
Ratio penagihan rendah Ratio penagihan masih rendah sehingga berpengaruh pada menurunnya perolehan Premi Lanjutan dan hilangnya peluang investasi.
Opportunity (Peluang) -
Kondisi perekonomian (krisis global) Walaupun krisis ekonomi global cukup mempengaruhi pertumbuhan di sektor riil, namun di industry asuransi masih terlihat stabil. Untuk itu pemerintah menghimbau industri asuransi tetap bertahan pada inti bisnisnya yakni lebih menjual asuransi proteksi disbanding unit link.
40
-
Laju inflasi tinggi Laju inflasi tinggi akan berdampak buruk bagi industri asuransi, sedangkan apabila laju inflasi dapat inflasi dapat mencapai satu digit, maka kondisi ini akan menjadi harapann yang baik bagi masa depan industri Asuransi.
-
Masyarakat semakin edukatif Sosialisasi pengetahuan asuransi yang semakin memasyarakat dan informasi media yang memberitakan tentang bencana alam, wabah penyakit, kecelakaan dan lain-lain yang menyebabkan masyarakat menyadari pentingya memiliki asuransi sebagai proteksi.
-
Harga saham lemah Melemahnya harga saham menjadi peluang bagi perusahaan asuransi untuk menjual produk unit linked. Karena momentum membeli adalah pada posisi harga murah.
-
Jumlah pangsa pasar di Indonesia cukup besar Masyarakat di Indonesia yang memiliki polis asuransi 14% dari jumlah populasi penduduk. Dari data tersebut pasar asuransi jiwa masih sangat menjanjikan bagi industri asuransi.
Threats (Ancaman) -
Kenaikan suku bunga Dampak kenaikan suku bunga SBI menyebabkan sektor riil tidak menunjukkan perkembangan kearah yang lebih baik, sehingga kredit yang akan dikucurkan menurun dan transaksi kebutuhan asuransi akan menurun pula.
41
-
Harga kebutuhan pokok semakin mahal Sulit untuk menyisihkan dana untuk membeli asuransi. Kebanyakan masyarakat lebih mendahulukan kebutuhan primer, seperti transportasi kendaraan atau kebutuhan rumah tangga lainnya.
-
Persaingan industri yang semakin ketat Antara perusahaan asuransi jiwa joint venture dengan perusahaan asuransi jiwa nasional. Dari 46 perusahaan asuransi jiwa anggota AAJI, 15 diantaranya adalah perusahaan Joint Venture yang memiliki permodelan yang kuat dan SDM yang lebih cepat menguasai pasar.
-
Pengawasan intensif yang dilakukan regulator Membuat perusahaan harus ekstra hati-hati dalam pengelolaan dana masyarakat yang terkumpul. Perusahaan harus mengetahui dengan pasti sumber keuangan para nasabahnya, sehingga dana yang masuk tidak dicuragai sebagai pencucian uang.
42
3.2.2.1 Analisis matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis Summary)
dan
EFAS
(External
Strategy
Factor
Analysis
Summary) Berikut ini adalah matriks faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan faktor eksternal (peluang dan ancaman) sehingga hasil dari matriks akan dihitung koordinatnya yang kemudian akan dimasukkan ke dalam diagram SWOT. Tabel 3.1 IFAS pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Faktor-Faktor Strategi Internal BOBOT RATING BOBOT * RATING KEKUATAN : Jaringan distribusi luas Asuransi jiwa terbaik 2008 Nilai budaya perusahan Mendapatkan ISO 9001:2000 Total Kekuatan
Faktor-Faktor Strategi Internal
0,20
4
0,80
0,05 0,20 0,20
2 4 3
0,10 0,80 0,80 2,50
BOBOT
RATING
BOBOT * RATING
0,05
2
0,10
0,10
2
0,20
0,10
1
0,10
0,10
2
0,20 0,60 3,10
KELEMAHAN : Pelayanan masih belum memuaskan Tingkat produktivitas tenaga pemasar rendah Rata-rata nasabah berasal dari kalangan menengah kebawah. Ratio penagihan rendah Total Kelemahan Total IFAS
1,00
43
Koordinat Titik X (IFAS) : Kekuatan
: 2,50
Kelemahan
: 0,60
Titik X (Internal)
: 3,10
3.2.2.2 EFAS Tabel 3.2 EFAS pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Faktor-Faktor Strategi Eksternal BOBOT RATING BOBOT * RATING PELUANG : Kondisi perekonomian (krisis global) Laju inflasi tinggi Masyarakat semakin edukatif Harga saham lemah Jumlah pemilik polis asuransi di Indonesia cukup besar Total Peluang
Faktor-Faktor Strategi Eksternal
0,15
3
0,45
0,15 0,05 0,05
3 3 3
0,45 0,15 0,15
0,20
4
0,80 2,00
BOBOT
RATING
BOBOT * RATING
0,10
2
0,20
0,05 0,05 0,20
2 2 1
0,10 0,10 0,20 0,60 2,60
ANCAMAN : Kenaikan suku bunga Harga kebutuhan pokok semakin mahal Persaingan industri yang semakin ketat Pengawasan intensif yang dilakukan regulator Total Ancaman Total EFAS
1,00
Koordinat Titik Y (EFAS) : Peluang
: 2,00
Ancaman
: 0,60
Titik Y (Eksternal)
: 2,60
44
3.2.2.3 Analisis Matriks SWOT Sebagaimana telah dijabarkan dalam Tabel IFAS dan EFAS diatas, selanjutnya akan dibuatkan sebuah matriks SWOT yang akan menggambarkan secara jelas bagaimana pengaruh faktor-faktor peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Berdasarkan matrks SWOT tersebut, dapat disusun empat set kemungkinan alternatif strategis yaitu : SO, WO, ST, WT.
EFAS
Tabel 3.3 IFAS dan EFAS PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Weakness (W) Strength (S) (W1) Pelayanan masih (S1) Jaringan distribusi IFAS belum memuaskan luas (S2) Asuransi jiwa terbaik (W2) Tingkat produktivitas tenaga pada tahun 2008 pemasar rendah (S3) Nilai budaya (W3) Rata-rata nasabah perusahaan berasal dari kalangan (S4) Mendapatkan ISO menengah kebawah. 9001:2000 (W4) Ratio penagihan rendah
Opportunity (O) (O1) Kondisi perekonomian (krisis global) (O2) Laju inflasi tinggi (O3) Masyarakat semakin edukatif (O4) Harga saham lemah (O5) Jumlah pemilik polis asuransi di Indonesia cukup besar
Strategi SO (S4- O5) Mengusulkan Program Insurance Information System untuk agen dalam menentukan kelayakan dan produk yang tepat untuk calon nasabah. (S1-O3) Memanfaatkan teknologi agar lebih bisa menjangkau pangsa pasar dengan E-Catalog dalam proses pemasaran produk asuransi. (S1-O5) Mengusulkan sistem DSS (Decision Support System) dalam pengambilan keputusan.
Strategi WO (W2-O3) Melakukan pelatihan lebih intensif untuk karyawan dan agen dengan cara merancang Knowledge Management bagi karyawan dan agen (W1-O5) Meningkatkan kualitas dan kuantitas Marketing Support dengan merancang E-Marketing dalam melayani nasabah.
45
Threats (T) (T1) Kenaikan suku bunga (T2) Harga kebutuhan pokok semakin mahal (T3) Persaingan industri yang semakin ketat (T4) Pengawasan intensif yang dilakukan regulator
(S3-O3) Mengusulkan sistem HRIS (Human Resources Information System) dalam meningkatkan kualitas karyawan dan meningkatkan kepuasaan pelanggan. (S2-O3) Melakukan ReDesign Website Bumi Asih Jaya. Strategi ST (S1-T3) Meningkatkan hubungan kerja sama dengan perusahaan asing. (S2-T2) Merancang produk baru yang lebih terjangkau dan fleksibel dalam pembayaran premi awal.
Strategi WT (W1-T3) Menerapkan sistem CRM untuk menjalin hubungan dengan nasabah.
Setelah alternatif strategi pada matriks SWOT dapat ditentukan dan disusun, kemudian langkah selanjutnya adalah menentukan posisi perusahaan diddalam persaingan bisnis. Dengan diketahuinya posisi perusahaan dalam persaingan bisnis maka dapat diketahui pula strategi yang paling sesuai dan tepat untuk diterapkan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Posisi perusahaan dapat ditentukan dengan koordinat titik X dan Y yang sudah dihitung pada matriks IFAS dan EFAS sebelumnya. Titik X (Internal)
: 3.10
Titik Y (Eksternal)
: 2. 60
46
Berbagai Peluang
Kuadran 3 Kuadran 1 (3.10, 2.60)
Kelemahan Internal
Kekuatan Internal
Kuadran 4
Kuadran 2 Berbagai Ancaman
Gambar 3.1 Diagram Kuadran SWOT pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy). Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar).
47
Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak perusahaan menghadapi beberapa kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4 : Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
Sesuai dengan Gambar 3.1 dimana perusahaan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya berada pada kuadran pertama, yaitu Strategi Stregth Opportunity (SO). Hal ini sangat menguntungkan bagi perusahaan karena dengan kekuatan internal yang dimiliki dapat memanfaatkan peluang yang ada.Strategi yang cocok untuk PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain : a.
Mengusulkan Program Insurance Information System untuk agen dalam menentukan kelayakan dan produk yang tepat untuk calon nasabah.
b.
Memanfaatkan teknologi agar lebih bisa menjangkau pangsa pasar dengan E-Catalog dalam proses pemasaran produk asuransi.
c.
Menerapkan Human Resources Information System untuk membantu bagian SDM dalam mengelola data karyawan.
d.
Menerapkan Decision Support System untuk membantu bagian Aktuaris dan Litbang serta bagian pemasaran dalam mengambil keputusan untuk pengembangan produk.
e.
Melakukan Re-Design Website Bumi Asih Jaya.
48
3.2.3
CONOPS and CONOD
3.2.3.1 CONOPS SCENARIO PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Proses bisnis PT. Asuransi Bumi Asih Jaya adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran polis: PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memiliki proses bisnis yang mudah untuk mendaftarkan calon nasabah baru dan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya merekrut agen-agen potensial untuk menawarkan langsung produk-produk asuransi jiwa dari Bumi Asih Jaya, detail proses bisnis dari pendaftaran polis : 1. Agen menawarkan produk-produk asuransi jiwa kepada calon nasabah berdasarkan produk-produk. Yang didalamnya agen menjelaskan tentang manfaat-manfaat yang diterima oleh nasabah. Dengan bermacam-macam produk yang ditawarkan, akan memudahkan calon nasabah dalam memilih jenis asuransi apa yang diminati oleh calon nasabah. 2. Setelah calon nasabah berminat dan menyetujui segala prosedur yang ditawarkan, agen pun membawa form pendaftaran nasabah untuk kemudian diisi oleh nasabah. 3. Setelah form tersebut diisi dengan semua data-data dari nasabah, maka nasabah mengembalikan form yang telah terisi kepada agen untuk segera diproses di kantor distrik daerah setempat.
49
4. Setelah proses pengisian form selesai, maka agen asuransi ke bagian underwriting di kantor distrik untuk memproses form pendaftaran menjadi polis asuransi. 5. Polis asuransi tersebut kembali diberikan oleh agen untuk diterima oleh nasabah. b. Penagihan Premi: 1. Dalam proses penagihan iuran premi kepada nasabah, maka bag. Penagihan mencetak kwitansi penagihan untuk nasabah sesuai dengan master penagihan yang ada di sistem. Dan kwitansi penagihan diberikan kepada agen dengan 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diberikan kepada nasabah, rangkap 2 untuk bag. Penagihan dan rangkap 3 untuk file penyimpanan kasir. 2. Dalam melakukan pembayaran iuran premi, nasabah diberikan 3 pilihan pembayaran yaitu secara fisik : Agen memberikan kwitansi penagihan iuran premi kepada nasabah secara langsung. Secara transfer bank , dan secara giro melalui kantor pos. 3. Setelah agen menerima uang premi dari nasabah, maka agen kembali ke bag. Penagihan untuk memberikan uang premi beserta kwitansi rangkap 2. 4. Setelah proses tersebut lalu bagian penagihan memberikan setoran uang premi kepada kasir untuk dihitung beserta kwitansi rangkap 3.
50
5. Pada akhir bulan, bagian penagihan melakukan setoran uang premi disimpan kepada bank yang bekerja sama dengan perusahaan.
c. Pengajuan Klaim: 1. Dalam proses pengajuan klaim, nasabah hanya perlu membawa surat pengajuan klaim beserta polis asuransi nasabah dan kwitansi pembayaran premi terakhir. 2. Setelah di terima oleh bagian klaim, maka bagian klaim menyeleksi apakah nasabah layak atau tidak dalam pengajuan klaim. Apabila layak, maka bagian klaim akan memberikan surat persetujuan pembayaran klaim kepada nasabah. 3. Bagian klaim melakukan pencairan pembayaran klaim kepada kasir untuk menghitung berapa uang premi nasabah. 4. Lalu bagian kasir menyerahkan uang beserta kwitansi kepada nasabah.
51
3.2.3.2 CONOD 1. Pendaftaran Polis
Gambar 3.2 CONOD Pendaftaran Polis pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Pendaftaran Polis)
52
2. Penagihan Premi
Gambar 3.3 CONOD Penagihan Premi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Penagihan Premi)
53
3. Klaim
Gambar 3.4 CONOD Klaim pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (penjelesan dari Gambar tersebut telah dijelaskan pada CONOPS Klaim)
54
3.2.4
Balance Score Card Tabel 3.4 Balance Score Card pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
55
3.3 Business Products and Service 3.3.1 Business Plan 1. Business Overview a. Pendaftaran polis: PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memiliki proses bisnis yang mudah untuk mendaftar calon nasabah baru. Dan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya merekrut agen-agen potensial untuk menawarkan langsung produk-produk asuransi jiwa dari Bumi Asih Jaya, detail proses bisnis dari pendaftaran polis : 1. Agen menawarkan produk-produk asuransi jiwa kepada calon nasabah berdasarkan produk-produk. Yang didalamnya agen menjelaskan tentang manfaat-manfaat yang diterima oleh nasabah.
Dengan
bermacam-macam
produk
yang
kami
tawarkan, akan memudahkan calon nasabah dalam memilih jenis asuransi apa yang diminati oleh calon nasabah. 2. Setelah calon nasabah berminat dan menyetujui segala prosedur yang ditawarkan, agen pun membawa form pendaftaran nasabah untuk kemudian diisi oleh nasabah. 3. Setelah form tersebut diisi dengan semua data-data dari nasabah, maka nasabah mengembalikan form yang telah terisi kepada agen untuk segera diproses di kantor distrik daerah setempat.
56
4. Setelah proses pengisian form selesai, maka agen asuransi ke bagian underwriting di kantor distrik untuk memproses form pendaftaran menjadi polis asuransi. 5. Polis asuransi tersebut kembali diberikan oleh agen untuk diterima oleh nasabah. b. Penagihan Premi: 1. Dalam proses penagihan iuran premi kepada nasabah, maka bag. Penagihan mencetak kwitansi penagihan untuk nasabah sesuai dengan master penagihan yang ada di sistem. Dan kwitansi penagihan diberikan kepada agen dengan 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diberikan kepada nasabah, rangkap 2 untuk bag. Penagihan dan rangkap 3 untuk file penyimpanan kasir. 2. Dalam melakukan pembayaran iuran premi, nasabah diberikan 3 pilihan pembayaran yaitu : secara fisik : Agen memberikan kwitansi penagihan iuran premi kepada nasabah secara langsung. Secara transfer bank , dan secara giro melalui kantor pos. 3. Setelah agen menerima uang premi dari nasabah, maka agen kembali ke bag. Penagihan untuk memberikan uang premi beserta kwitansi rangkap 2. 4. Setelah proses tersebut lalu bagian penagihan memberikan setoran uang premi kepada kasir untuk dihitung beserta kwitansi rangkap 3.
57
5. Pada akhir bulan, bagian penagihan melakukan setoran uang premi disimpan kepada bank yang bekerja sama dengan perusahaan.
c. Pengajuan Klaim: 1. Dalam proses pengajuan klaim, nasabah hanya perlu membawa surat pengajuan klaim beserta polis asuransi nasabah dan kwitansi pembayaran premi terakhir. 2. Setelah di terima oleh bagian klaim, maka bagian klaim menyeleksi apakah nasabah layak atau tidak dalam pengajuan klaim. Apabila layak, maka bagian klaim akan memberikan surat persetujuan pembayaran klaim kepada nasabah. 3. Bagian klaim melakukan pencairan pembayaran klaim kepada kasir untuk menghitung berapa uang premi nasabah. 4. Lalu bagian kasir menyerahkan uang beserta kwitansi kepada nasabah.
2. Relationship of business activities to strategic goal Proses bisnis dari perusahaan Asuransi Jiwa ini adalah melayani nasabah secara baik yang dimulai dari proses pendaftaran polis dengan syarat yang mudah, proses pengajuan klaim yang mudah dan cepat diproses serta proses waktu penagihan premi yang fleksibel. Dengan proses bisnis yang ditawarkan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka
58
nasabah pun akan mudah mempercayai jaminan kepada asuransi jiwa ini.
3. Competitive strategy Dalam persaingan bisnis, tentu saja PT. Asuransi Bumi Asih Jaya mempunyai beberapa pesaing dan pendatang baru yang kompeten. Kekuatan pesaing-pesaing Bumi Asih Jaya adalah : -
PT.Asuransi Jiwasraya
-
PT. Asuransi Bumiputera
-
PT. Asuransi Prudential
-
PT. Asuransi sinar Mas
-
PT. Sun Life Financial Indonesia
-
Dsb.
Dalam strategi persaingan dengan para pesaing, maka strategi yang digunakan oleh Bumi Asih Jaya adalah perusahaan memperluas hubungannya dengan anak perusahaan sehingga meningkatkan investasi modal dalam negri serta melakukan optimalisasi asset property dan kerjasama dengan Notaris/BPN.
4. Financial strategy Dalam usaha mencapai sasaran penerimaan premi diperlukan strategi dalam beberapa bidang yakni: 1. Strategi Investasi-Umum -
Investasi
59
•
Optimalisasi Asset Properti.
•
Switching Portfolio dengan memperhatikan kondisi pasar.
•
Melakukan kerjasama dengan Notaris/BPN.
- Umum •
Pengadaan
sarana
dan
prasarana
diseluruh
Kantor
Pemasaran sesuai dengan anggaran. •
Pelayanan ke Kantor Pemasaran dalam hal alat produksi sesuai dengan SPN.
•
Pengendalian biaya terutama Capital Expense.
2. Strategi Keuangan-Akuntansi - Keuangan • Cash Management System (CMS), meliputi : 1) Cash Pooling/Sweeping (Receivable Account) Rekening tampungan dari rekening-rekening Kantor Pemasaran ke rekening Kantor Pusat (Master). 2) Interbanch Notion Pooling (Payable Account) Rekening operasional Kantor-kantor Pemasaran yang didahulikan oleh Bank Mandiri setempat (jam 24.00 WIB ditutup dari Cash Pooling). 3) Keuntungan CMS a. Tidak ada idle fund.
60
b. Pelayanan kepada Pemegang Polis cepat, dana selalu ada. c. Dengan pelayanan yang baik, diharapkan perusahaan semakin dikenal masyarakat dan memudahkan agen berproduksi. d. Memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan. •
Memberikan arahan ke Kantor Cabang dan Kantor Distrik agar Laporan Cash Flow tepat waktu dan akurat.
•
Menyusun Laporan Cash Flow Knator Pusat tepat waktu dan benar.
•
Mengelola keuangan perusahaan dengan baik agar mampu mengakomodasi seluruh kepentingan perusahaan.
•
Menyajikan Laporan Keuangan (LKH) Distrik, Cabang, dan Kantor Pusat secara tepat dan benar.
•
Pengiriman LKH dari Distrik ke Cabang setiap tiga hari sekali dan dari Cabang ke Kantor Pusat setiap satu minggu sekali.
5. Business partnership and alliances PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Partnership : a. PT. Asuransi Puri Asih b. PT. Puri Insan Asih c. PT. Nusantara Bona Pasogit
61
d. PT. Bina Asih e. PT. Santosa Asih Jaya f. PT. Arthadana Bumi Asih g. PT. Infomed Bumi Asih h. PT. Asih Inti Broker Dan business unit PT. Asuransi Bumi Asih Jaya a. Bakti Asih Sejahtera b. Kopkasi Jaya c. Bumi Asih Mulia d. PT. Karya Asih Sejahtera
62
6. Organization Structure Struktur Organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Gambar 3.5 Struktur Organisasi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Uraian Tugas dan Tanggung Jawab A. DIREKTUR UTAMA Fungsi : -
Membuat perencanaan strategi – strategi baru untuk jangka waktu 5 tahun ke depan.
-
Bertanggung jawab dalam mengawasi divisi-divisi dibawah ini :
63
1. Divisi
Sekretariat
Perusahaan
(Corporate
Secretary,
Corporate
Communication & Legal) Fungsi : Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stakeholders, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, pengelolaan kehumasan (relation officer), system manajemen informasi Perusahaan. Tugas-Tugas : Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi Mengkomunikasikan kebijakan Perusahaan dan atau Pemerintah kepada pihak internal dan eksternal. Mengelola dan mengembangkan system informasi Perusahaan Mengkoordinasi bahan-bahan laporan untuk Rapat Direksi, Rapat Komisaris dan RUPS Memberi keterangan pers (press release) mengenai kebijakan Perusahaan. Menyusun/membuat Annual Report, Company Profile. Mengusulkan penghargaan & menjatuhkan sanksi sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku. Tanggung Jawab :
64
Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas terselenggaranya kegiatan kesekretariatan Perusahaan. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas terselenggaranya pelaksanaan agenda Direksi. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas terkomunikasinya kepada pihak internal dan eksternal Perusahaan tentang kebijakankebijakan Perusahaan dan Pemerintah. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas terbina jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder. a. Bagian Hubungan Masyarakat Fungsi : ¾ Membantu pimpinan mencapai tujuan Perusahaan ¾ Menjaga semua unit kerja dalam suatu Perusahaan “well informed” atas informasi yang cepat dan actual tentang situasi terbaru di masyarakat (public opinion). ¾ Mengkomunikasikan kebijakan dan aktivitas Perusahaan melalui media massa yang ada misalkan : Surat Kabar, Website, Newsletters, dll Tugas-Tugas : ¾ Menginventarisasi
permasalahan-permasalahan
berhubungan dengan informasi dan dokumentasi. ¾ Melakukan kegiatan protokoler Perusahaan.
yang
65
¾ Menerima keluhan masyarakat/nasabah dan meneruskannya kepada pimpinan terkait serta menyusun dan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat/nasabah. ¾ Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan Perusahaan. ¾ Menyusun, menganalisa kliping pemberitaan sebagai bahan pengambilan kebijakan pimpinan. ¾ Menyiapkan
dan
mengedit
naskah-naskah/sambutan
pimpinan. ¾ Mendistribusikan penerbitan internal majalah Perusahaan : Fokus, Info Nasabah, Topik Hari ini. ¾ Menyelenggarakan dokumentasi Perusaaan, Perizinan reklame Lt.1 & 9 K. Pusat.
b. Bagian Hukum Fungsi : ¾ Melakukan inventarisasi, indentifikasi, evaluasi tentang peraturan per undang-undangan maupun keputusan Direksi yang berkaitan dengan hukum serta membuat kajiankajiannya. Tugas-Tugas : ¾ Menyusun dan memberi masukan tentang peraturan per undangundangan internal dan eksternal.
66
¾ Memantau dan mengupayakan pengesahan peraturan per undang-undangan internal dan eksternal. ¾ Membuat dan memantau keputusan bersama (MoU) dengan pihak lain. ¾ Menyiapkan materi pembinaan aspek hukum dan sosialisasi peraturan per undang-undangan serta melakukan pemantauan dan evaluasi hambatan-hambatan yang dihadapi dilapangan dan membantu memberikan saran pelaksanaan dan penerapan per undangan-undangan. ¾ Memonitor berita Perusahaan dan mengupayakan penyelesaiannya jika ada berkaitan dengan hukum. ¾ Menatausahakan dokumen Perusahaan seperti : Anggaran Dasar, SK-SK, meng-up date pengadaan buku-buku UU PT, UU Perasuransian, Akte Notaris, GCG, dll. ¾ Menindaklanjuti
semua
keputusan
–
keputusan
RUPS,
Komisaris, Direksi yang telah disepakati sebagai hasil keputusan rapat/ yang bermuatan hukum untuk dibuat SK, SE, Peraturan Perusahaan.
c. Bagian Tata Persuratan Fungsi : ¾ Bertanggung jawab atas semua lalu lintas surat-surat/dokumen masuk maupun keluar yang berkaitan dengan Perusahaan yang ada di Kantor Pusat.
67
Tugas-Tugas : ¾ Menerima, memeriksa dan mengirimkan semua surat-surat korporasi yang masuk maupun keluar. ¾ Bertanggung jawab atas semua pemakaian line telpon BAJ K.Pusat ¾ Bertanggung jawab atas semua pemakaian line telpon penyewa BAJ ¾ Bertanggung Jawab atas operasional dari operator K.Pusat di dalam melayani telpon masuk dan keluar. ¾ Membuat laporan atas biaya aiphone seluruh line telpon BAJKP. ¾ Membuat laporan atas biaya porto Kantor Pusat. ¾ Menatausahai surat-surat koporasi & menyimpan (mem-file).
2. Divisi Auditor Internal (Internal Audit) a. Bagian Auditor Asuransi Bertanggung jawab mengaudit : ¾ Produk yang dipasarkan
apakah menguntungkan bagi
perusahaan. ¾ Benefit yang dicantumkan dalam Polis apakah sesuai dengan Brosur.
b. Bagian Auditor Keuangan Bertanggung jawab mengaudit :
68
¾ Laporan Keuangan (Penerimaan & Pengeluaran) ¾ Pembelian/Penjualan/Penerimaan Sewa Property ¾ Penempatan Investasi ¾ Akurasi Laporan ke Regulator.
c. Bagian Auditor Umum Bertanggung jawab mengaudit : ¾ Pembelian Kebutuhan Kantor ¾ Pembelian & Pemeliharaan Inventaris Kantor
d. Bagian Auditor Kepatuhan Bertanggung jawab mengaudit : ¾ Surat Keputusan. ¾ Pelaksanaan & Perbaikan seluruh SOP yang ada. 3. Divisi Aktuaris Perusahaan & Litbang (Corporate Actuary & RD) a. Bagian Litbang Produk ¾ Bertanggung jawab untuk melakukan studi dan penelitian atas produk-produk Perusahaan competitor dan memberikan usulan dalam pengembangan produk. ¾ Meneliti dan melakukan survey atas karakterstik nasabahsasabah Perusahaan (internal) dan membandingkan dengan eksternal.
69
b. Bagian Valuasi Produk ¾ Bertanggung jawab untuk mendisain produk sesuai dengan usulan dari Divisi Pemasaran dan Hasil Survey Produk, mulai dari Perancangan produk, Penentuan asumsi, Penentuan benefit, premi, Nilai Tunai/ Cadangan,
hingga Produk siap untuk
dilaunching. ¾ Memberikan pendapat atas kelayakan setiap polis askol yang sudah berakhir masa pertanggungan
untuk diperpanjang
kembali.
c. Bagian Statistika ¾ Bertanggung jawab untuk penyajian data statistik atas keberadaan setiap polis, plan, premi, klaim, produksi dan lain sebagainnya. ¾ Mengumpulkan setiap data perusahaan yang dirasa perlu dan mendukung di dalam kemajuan Perusahaan dan menyajikannya di dalam Grafik, Tabel dan lain sebagainya.
d. Bagian Litbang Usaha ¾ Bertanggung jawab untuk malakukan survey dan penelitian untuk
mendapatkan
terobosan-terobosan
mengembangkan Perusahaan.
baru
di
dalam
70
¾ Melakukan penelitian untuk mendapatkan hasil maksimal atas opersional Perusahaan seperti hasil investasi, jenis investasi, kerjasama dalam pembayaran premi dan klaim. B. DIREKTORAT OPERASIONAL -
Membuat perencanaan strategi – strategi untuk kegiatan operasional perusahaan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan.
-
Bertanggung jawab dalam mengawasi divisi-divisi dibawah ini : 1. Divisi Pemasaran (Business Development) Fungsi : Bertanggung untuk pencapaian target rekrutment,diklat ,formasi dan produksi polis dan premi Tugas –Tugas ¾ Melakukan kordinasi dengan Recrutment Manager untuk mencapai target rekrutment ¾ Melakukan kordinasi dengan Bagian Training untuk mencapai target pendidikan dan latihan sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi perusahaan. ¾ Melakukan monitoring dan evaluasi pencapaian formasi agen setiap area ¾ Melakukan Kordinasi dengan Area Manager untuk mencapai target produksi polis dan UPP ¾ Melakukan kordinasi dengan Divisi Sales Support didalam pengadaan sarana, administrasi penjualan dan promosi produk .
71
¾ Monitoring pencapaian target agen berlisensi permanen dan program CPD ¾ Melakukan pengembangan struktur pemasaran yang baru sesuai dengan potensi dan ketersedian SDM ¾ Melakukan Penetrasi dan Segmentasi Pasar ¾ Melakukan kontes produksi (TAA internal perusahaan,TAA AAJI dan MDRT) ¾ Melakukan konvensi agen maupun manager keagenan ¾ Melakukan
kordinasi
pekerjaan
dengan
divisi
terkait
untuk
pencapaian target pemasaran. ¾ Melakukan Services pelanggan ( After sales services) dan temu nasabah
a. Area Manager I Bertanggung jawab atas pencapaian target produksi Area I (Sumatra)
b. Area Manager II Bertanggung jawab atas pencapaian target produksi Area II (Jawa)
c. Area Manager III Bertanggung jawab atas pencapaian target produksi Area III (Kalimantan & Indonesia Timur)
72
d. Recruitment Manager Bertanggung jawab menyusun rencana rekrutmen dan pencapaian target rekrutmen armada pemasaran
e. Bagian Training ¾ Bertanggung jawab atas peningkatan kompetensi armada pemasaran
melalui
rangkaian
aktivitas
training
yang
komprehensif ¾ Bertanggung jawab atas peningkatan profesionalisme armada pemasaran yang sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku
2. Divisi Sales Support a. Bagian Reporting ¾ Menyajikan dashboard hasil produksi kepada direksi ¾ Menyajikan weekly, monthly reporting untuk didistribusikan kepada Area Manager/Agency Leader ¾ Menyajikan data penghasilan armada pemasaran sebagai bahan
b. Bagian Sarana dan alat bantu penjualan ¾ Menyediakan brosur-brosur,poster ,banner,spanduk,sales kit,tas kerja ,laptop ¾ Membuat daftar dan sosialisasi pemenang bintang
73
¾ Updating
alamat
,email,telepon,mobile
phone/fax
kantor
pemasaran ¾ Melakukan marketing inteligent
3. Divisi Aktuaria & Underwriting a. Bagian Perhitungan Cadangan ¾ Menyajikan Cadangan Premi Perusahaan dengan valuasi sesuai aturan dan kaidah yang berlaku. ¾ Berkoordinasi dengan Aktuaris Perusahaan atas keseimbangan Cadangan kaitannya dengan Solvabilitas Perusahaan/ RBC. ¾ Mengevaluasi cadangan yang tersedia dengan premi dan hasil investasi atas masing-masing produk untuk semua portofolio polis yang ada.
b. Bagian Analisis Produk ¾ Melakukan evaluasi berkala tiap produk yang masih dipasarkan kaitannya dengan asumsi aktuaria (biaya, mortalita dan hasil investasi) dan memberikan rekomendasi apakah suatu produk masih layak untuk tetap dipasarkan. ¾ Merancang dan mendisain produk sesuai dengan usulan dari Divisi Pemasaran/ Kantor Pemasaran dan Hasil Survey Produk, mulai dari Perancangan produk, Penentuan asumsi, Penentuan benefit, premi, Nilai Tunai/ Cadangan, untuk dilaunching.
hingga Produk siap
74
¾ Melakukan evaluasi atas Tingkat bunga, mortalita/ morbidita dan biaya atas setiap poduk yang sudah dipasarkan setiap tahun/ secara berkala.
c. Bagian Underwriting ¾ Melakukan seleksi risiko atas setiap Surat Permohonan Asuransi (SPA) yang diterima baik Asuransi Perorangan, Unit Link maupun Asuransi Kolektip dan memutuskan Pertanggungan layak diterima atau tidak. ¾ Melakukan pengalihan risiko (reasuransi) bagi pertanggungan diluar retensi Perusahaan sesuai treaty. ¾ Meningkatkan kemampuan & integritas para underwriter sehingga ratio mortalita dan ratio morbiditas tidak melebihi asumsi aktuaria.
d. Bagian New Business Registration ¾ Melakukan pencetakan polis, mengadministrasi dan mengirim Dokumen Polis ke Pemegang Polis melalui Kantor Pemasaran. ¾ Memastikan data setiap New Business/ Polis baru maupun Old Business sudah berada/ masuk pada data base Perusahaan. ¾ Memelihara setiap polis yang ada pada data base agar selalu up to date, termasuk Polis Inforce, Polis lapse/ paid up, Polis bebas premi, Polis Habis Kontrak, Polis Meninggal, Polis Jual dan lain sebagainya.
75
4. Divisi Customer Service & Klaim a. Bagian Policy Owner Service (POS) Fungsi : ¾ Memastikan bahwa data base pada master polis sudah terupdate setiap hari ¾ Melayani semua permintaan addendum polis ¾ Melayani semua permintaan polis Paid Up. ¾ Melayani permintaan atas pemulihan/reinstatement polis ¾ Melayani semua permintaan klaim yang bersifat given dan sudah punya nilai kepastian.
b. Bagian Contact Center & Customer Relations Fungsi : ¾ Memberikan informasi yang akurat atas semua produk yang dijual oleh perusahaan :Tradisional, Non Tradisional (unit link) dan Health Insurance kepada pemegang polis maupun calon pemegang polis ¾ Memberikan jawaban atas semua pertanyaan, permintaan informasi seputar status dan benefit polis kepada nasabah ¾ Memberikan jawaban atas keluhan-keluhan yang diajukan oleh pemegang polis ¾ Meberikan solusi atas kesulitan dan masalah yang diajukan oleh pemegang polis.
76
c. Bagian Administrasi Klaim Fungsi : ¾ Menerima semua pengajuan klaim dan dokumen pengajuan klaim yang sifatnya non given. ¾ Memastikan dan bertanggung jawab atas keabsahan semua dokumen klaim sebelum diproses. ¾ Membuat surat petunjuk / arahan atas perubahan - peruhanan berkaitan dengan administrasi klaim ke kantor Cabang/ Distrik. ¾ Bertanggung jawab dalam menetapkan syarat-syarat pengajuan semua klaim, termasuk membuat form pengajuak klaim. ¾ Bertanggung
jawab
untuk
memilih,
memelihara
serta
memutuskan hubungan kepada provider. ¾ Bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua tagihan provider dengan berkoordinasi dengan keuangan. ¾ Bertanggung jawab atas semua laporan –laporan klaim baik untuk kepentingan internal dan external. ¾ Memastikan
semua
MoU
yang
berkaitan
dengan
JPK/AJK/Provider/ tersedia dan terupdate. ¾ Mengiformasikan kedisi Divisi KIA apabila ditemukan kasus klaim untuk ditindaklanjuti.
77
d. Bagian Penetapan Klaim Fungsi : ¾ Melakukan verifikasi klaim ¾ Melakukan Investigasi klaim jika dibutuhkan ¾ Bertanggung jawab menyelesaikan masalah klaim kepada pemegang Polis ¾ Melakukan mediasi dengan BMAI, atas klaim-klaim yang diadukan ke BMAI ¾ Bertanggung jawab atas menerbitkan persetujuan semua klaim ¾ Menolak pengajuan klaim yang tidak layak untuk disetujui. ¾ Menghitung rasio klaim untuk informasi renewal ¾ Menyelesaikan excess klaim ¾ Bertanggung jawab untuk mengajukan klaim-klaim yang direas kepada reasuransi.
C. DIREKTORAT KEUANGAN -
Membuat perencanaan strategi – strategi untuk kegiatan keuangan perusahaan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan.
-
Bertanggung jawab dalam mengawasi divisi-divisi dibawah ini : 1. Divisi Keuangan a. Bagian Kas & Bank ¾ Mempersiapkan dan menyediakan Cash Flow Harian Kantor Pusat
78
¾ Melayani pembayaran untuk kebutuhan internal Kantor Pusat maupun pembayaran kepada eksternal, tagihan vendor dan pembayaran klaim kepada nasabah. ¾ Menerima setoran premi Nasabah, Penerimaan Investasi lainnya seperti : Sewa Gedung Kantor Pusat. ¾ Melayani
permintaan over pagu Distrik/Cabang untuk
pembayaran Klaim ¾ Membuat laporan perkembangan saldo kas/bank harian Kantor Pusat
b. Bagian Pajak ¾ Menghitung pajak pasal 21 bulanan untuk karyawan kantor pusat ¾ Membuat setoran pajak bulanan atas pph pasal 21 dan pasal 23 ¾ Melaporkan pajak penghasilan pph psl 21 dan psl 23. ¾ Memberikan petunjuk, pelayanan dan sosialisasi atas peraturan perpajakan yang up to date (terbaru) ke kapem Distrik/Cabang yang kaitan dengan penerapan pajak di kapem Distrik/Cabang. ¾ Memberikan supervisi dan petunjuk teknis bagi Distrik/Cabang dalam hal
timbulnya permasalahan pajak dengan Kantor
Pelayanan Pajak di lingkungan Distrik/Cabang. ¾ Mengitung pajak penghasilan PPh. Pasal 21, PPh. pasal 23 tahunan dengan
mengadopsi perhitungan pajak oleh Kantor
79
Akuntan Publik yang melakukan audit laporan keuangan tahuan BAJ. ¾ Melayani dan membantu penyediaan data – data keuangan dengan Kantor Pajak apabila ada pemeriksaan maupun kasus/ sengketa pajak
c. Bagian Transaksi Keuangan ¾ Melakukan verifikasi dokumen transaksi keuangan yang berasal dari internal maupun eksternal seperti Vendor, Rumah Sakit provider. ¾ Mengakseptasi dan mengotorisasi/menerima maupun menolak dokumen transaksi keuangan harian. ¾ Membuat Voucher bukti penerimaan dan pengeluaran transaksi harian setiap hari, berkoordinasi dengan divisi Akuntansi untuk pemakaian kode akun. ¾ Membuat Rekonsiliasi Bank Kantor Pusat Setiap Minggu
d. Bagian Penagihan ¾ Memperbaharui data Billing master Polis atas mutasi transaksi penerimaan premi setiap bulan. ¾ Merekap dan melaporkan data realisasi penerimaan premi lanjutan secara nasional ¾ Melakukan up date data penagihan premi yang telah dibukukan namun tidak terproses oleh system.
80
¾ Memberikan supervisi dan
surat pembinaan ke Cabang
berkaitan dengan penagihan premi lanjutan. ¾ Melayani surat menyurat dari Distrik & Cabang berkaitan dengan permintaan kuitansi penagihan premi untuk dikirimkan sesuai dengan permintaan. ¾ Memperbaharui data penagihan premi kerja sama dengan bank mandiri dan melaporkan sesuai penerimaan per masing-masing Distrik untuk dikirimkan ke Distrik
sesuai dengan data
penerimaan polis. ¾ Melaporkan data polis-polis yang lapse untuk dikirimkan ke Cabang/Distrik untuk dilakukan pemulihan polis.
2. Divisi Akuntansi a. Bagian Akuntansi & Pelaporan ¾ Memberikan atau menolak otorisasi atas kelayakan setiap dokumen keuangan (penerimaan dan pengeluaran), sebelum diotorisasi bagian Keuangan. ¾ Menjurnal / entry dokumen keuangan penerimaan dan pegeluaran yang telah dotorisasi oleh bagian keuangan sesuai dengan kode akun ¾ Melakukan rekonsiliasi Bank Mingguan dan Bulanan antara Neraca pencatatan Akuntansi dan Rekening Koran ¾ Memposting seluruh data transaksi keuangan setiap bulan untuk menghasilkan Neraca lajur.
81
¾ Membuat jurnal adjustment / koreksi atas pembukuan yang salah bukukan yang terjadi di Kapem Distrik, Cabang dan Kantor Pusat. ¾ Membuat laporan keuangan bulanan : yaitu Neraca, Lapran Rugi Laba, Laporan Arus Kas ¾ Membuat laporan Perhitungan tingkat Solvabilitas untuk Bapepam – LK Bulanan, Triwulan, Semester dan Tahunan ( audited ). ¾ Berkoodrinasi
dengan
Divisi
terkait
(
investasi,
Penagihan/Keuangan untuk membuat laproran bulanan. ¾ Memonitor saldo Buku Besar atas mutasi transaksi Keuangan setiap bulan. ¾ Menghitung penyusutan inventaris dan
aktiva
dengan
berkoordinasi dengan Divisi Sistem Informasi. ¾ Membantu Pemeriksa Akuntan Publik setiap tahun dalam hal pemeriksaan data Keuangan Tahunan BAJ. ¾ Membantu dan melayani Pemeriksaan Biro Perasuransian Bapepam – LK, kementrian keuangan RI dalam hal kebutuah data Keuangan BAJ. ¾ Memberikan
supervisi
dan
surat
menyurat
Cabang/Distrik yang kaitannya dengan akuntansi.
ke
Kapem
82
b. Bagian Anggaran ¾ Memberikan ataupunm menolak transaksi keuangan dari divisi yang telah dan tidak memiliki Anggran. ¾ Membuat laporan realisasi Anggaran penerimaan, biaya dan klaim dan investible fund setiap bulan tanggal 15 ¾ Menganalisa dan membuat surat – surat pembinaan ke Distrik/Cabang agar Distrik/Cabang dan Kantor Pusat taat Anggaran yang telah ditetapkan. ¾ Memeriksa datatransaksi per amsing-masing anggran untuk memastikan penggunaan kode anggaran sudah benar/salah untuk dilakukan koreksi. ¾ Membuat evaluasi realisasi anggaran setiap bulan per Cabang dan kantor Pusat.
3. Divisi Investasi Fungsi : Membantu Direksi dalam pencapaian sasaran hasil investasi perusahaan
Tugas : Membantu Direksi dalam penyusunan sasaran hasil investasi, alokasi portofolio Membantu Direksi dalam mencari informasi investasi Mengelola portofolio untuk mengoptimalkan kinerja investasi Menata-usahakan asset investasi.
83
Menyajikan informasi asset investasi ke Direksi Mengevaluasi asset investasi. Tanggung jawab : Bertanggung jawab ke Direksi dalam penyusunan rencana kerja investasi untuk mencapai sasaran investasi. Bertanggung jawab dalam keabsahan/keberadaan asset investasi. Bertanggung jawab mengevaluasi investasi
a. Bagian Investasi Keuangan Anggaran ¾ Bertanggung jawab dalam proses penempatan dan pencairan investasi likuid (deposito, obligasi, reksadana dan saham, dll). ¾ Memonitor penerimaan hasil investasi likuid. ¾ Menyimpan dan atau mengadministrasikan surat-surat berharga likuid ¾ Mengevaluasi investasi likuid.
b. Bagian Investasi Kekayaan ¾ Bertanggung jawab dalam proses pembelian dan atau penjualan asset tanah dan atau bangunan. ¾ Menyewakan asset tanah dan atau bangunan ¾ Menatausahakan legalitas kepemilikan tanah dan atau bangunan ¾ Pembayaran pajak tanah dan atau bangunan ¾ Mengevaluasi investasi tidak likuid.
84
D. DIREKTORAT UMUM 1. Divisi SDM a. Bagian Penggajian & Administrasi Pegawai ¾ Bertanggung jawab terhadap penggajian untuk meningkatkan kesejahtraan pegawai ¾ Bertanggung jawab atas pengadaan pegawai yang kwalified sesuai dengan formasi yang dibutuhkan.
b. Bagian Pendidikan dan Latihan ¾ Bertanggung jawab atas peningkatan
kompetensi Pegawai
melalui aktifitas pendidikan dan latihan, Lokakarya, Out bound, Seminar, Kursus, dll. ¾ Bertanggung jawab atas peningkatan profesionalisme pegawai dengan mengikuti ujian gelar profesi.
c. Bagian Pengembangan Karir ¾ Bertanggung jawab atas peningkatan dan pengembangan karier Pegawai melalui Career Path yang telah ditetapkan
2. Divisi Sistem Informasi a. Bagian Pengembangan Sistem ¾ Melakukan analisa terhadap input/output dari setiap modul aplikasi yang akan dibangun. ¾ Melakukan Disain Sistem dan Database
85
¾ Melakukan validasi terhadap Disain Sitem dan Database. ¾ Melakukan pengujian bersama dengan user terhadap aplikasi yang sudah dibangun. ¾ Membuat buku manual secara detail dari system aplikasi yang sudah dibangun. ¾ Melakukan penelitian dan pengembangan terhadap sistem secara periodik.
b. Bagian Pemeliharaan ¾ Pemeliharaan Sistem Aplikasi 9 Mengawasi sistem Operasional secara keseluruhan. 9 Melakukan pemantauan atau pemeriksaan rutin sehingga system tetap beroperasi dengan baik. 9 Modifikasi atau Perbaikan system aplikasi. 9 Melakukan Modifikasi/perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan (bugs) atau perubahan dalam kebutuhan. ¾ Pemeliharaan Infrastruktur 9 Mengawasi Operating System (OS) dan hardware. 9 Membuat surat pengajuan pembelian ke Bagian Logistik apabila ada Penggantian Perangkat Sistem. 9 Menginstal Operating system yang mengalami kerusakan 9 Melakukan konfigurasi Operating System dan Hardware 9 Melakukan pengujian atas perbaikan sistem dikerjakan.
yang sudah
86
c. Bagian Administrator Database ¾ Mengelola system database ¾ Mengatur pemakaian data sesuai dengan kebutuhan user. ¾ Mengatur tingkat validasi data dari user dan megatur akses user dan kemanan data. ¾ Memonitor performance system dan mengatur parameter untuk menyediakan respon query yang cepat ke front end user ¾ Merencanakan conceptual design untuk database yang sudah direncanakan dalam bagan ¾ Memperhalus logical design sehingga dapat diterjemahkan ke dalam model data tertentu. ¾ Memasang dan menguji versi baru dari database management system (DBMS) ¾ Memeliara standart data, termasuk ketaatan pada Data Protection act ¾ Membuat dokumentasi database, termasuk standart data, prosedur dan definisi untuk kamus data ( metadata ) ¾ Mengembangkan, mengatur dan menguji perencanaan backup dan recovery ¾ Menjamin penyimpanan, pengarsipan, beackup dan prosedur recovery berfungsi dengan benar ¾ Berkomunikasi secara tetap dengan staff teknis, aplikasi dan operasional.
87
3. Divisi Logistik a. Bagian Pengadaan ¾ Bertanggung jawab atas pengadaan barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik
b. Bagian Pemeliharaan ¾ Bertanggung jawab atas perawatan/pemeliharaan peralatan kantor,
gedung-gedung
kantor,
mesin-mesin,
perbaikan
inventaris perusahaan sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik.
c. Bagian Analisis Kebutuhan ¾ Bertanggung jawab menganalisis barang-barang kebutuhan perusahaan agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik secara efektif dan efesien.
d. Bagian Pengendalian Inventory ¾ Bertanggung jawab mendalikan
inventaris perusahaan agar
sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan baik ditinjau dari pada jumlah dan jenis/kwalitas dan maupun posisinya
88
3.3.2 Swin Lane Process Diagram Pada proses ini memberikan Gambaran mengenai peran dari para stakeholder
pada setiap tahap perencanaan dan tahap seleksi. Pada
Gambar 3.6 ini menjelaskan bahwa setiap stakeholder akan melakukan perencanaan dan penyeleksian sebagai salah satu tugas mereka yaitu pengambil keputusan.
Gambar 3.6 Swin Lane Process Diagram PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
89
1. Agen Asuransi menawarkan produk-produk asuransi kepada calon nasabah potensial. 2. Kemudian agen meminta data-data nasabah untuk pengisian SPA (Surat Permohonan Asuransi) 3. Setelah pengisian selesai, maka agen akan memberikan SPA kepada bagian Aktuaria dan Underwriting untuk mengevaluasi SPA. 4. Dalam
mengevaluasi
SPA,
pihak
aktuaria
dan
underwriting
menentukan dua pilihan sebelum diterbitkan polis. Apabila SPA dinyatakan layak maka pihak Aktuaria dan Underwriting menerbitkan Polis. 5. Apabila tidak dinyatakan layak, maka calon nasabah telah dibatalkan untuk mennjadi nasabah di Bumi Asih Jaya. 6. Dari polis, calon nasabah dapat diidentifikasikan, maka bagian keuangan akan membuat surat penagihan premi. 7. Kemudian diserahkan oleh agen dan agen menyerahkan kepada nasabah. 8. Setelah itu agen menerima pembayaran premi dari nasabah dan kemudian agen asuransi memberikan uang penagihan premi ke bagian keuangan. 9. Polis nasabah juga dapat digunakan oleh nasabah jika ingin mengajukan klaim. Pengajuan klaim BAJ hanya memerlukan syarat Polis, Surat Pengajuan Klaim dan bukti kwitansi pembayaran premi terakhir lalu bagian klaim memproses dengan menerima seluruh dokumen dari nasabah.
90
10. Setelah proses tersebut, lalu bagian klaim menyeleksi klaim yang layak dan tidak untuk dicairkan. 11. Lalu bagian klaim memberikan keteranggan pencairan klaim kepada bagian keauangan, dan keuangan bertugas untuk mencairkan uang klaim bagi nasabah.
3.3.3 Business Process Diagram 3.3.3.1 Business Process Diagram Pendaftaran SPA dan Polis
Gambar 3.7 Business Process Diagram Pendaftaran SPA & Polis
91
Penjelasan Gambar 3.7 Business Process Diagram pada proses pendaftaran SPA dan Polis : 1. Pada aktivitas penawaran asuransi, didapatkan input berupa brosur-brosur dan form SPA yang belum terisi. Dan mechanism pada proses ini dilakukan oleh Agen, control dari aktivitas ini adalah untuk menawarkan asuransi jiwa kepada calon nasabah, sehingga akan menghasilkan output yaitu calon nasabah yang potensial. 2. Dari calon nasabah tersebut kemudia dilakukan aktivitas pengisian SPA dilakukan oleh agen berdasarkan data-data yang didapat dari calon nasabah, sehingga menghasilkan SPA terisi untuk kemudian diproses menjadi polis. 3. Aktivitas ketiga adalah penerbitan polis yang dilakukan oleh bagian Underwriting dengan menginput seluruh data nasabah berdasarkan SPA kedalam Ms. Polis pada sistem aplikasi perusahaan Bumi Asih Jaya, pada aktivitas ini dilakukan control berdasarkan
kelayakan SPA nasabah.
Setelah pengujian kelayakan yang didapatkan berdasarkan informasiinformasi seperti gaji, biaya kebutuhan dan data kesehatan maka polis diterbitkan untuk nasabah mendapatkan nomor polis. 4. Setelah nomor polis telah dibuat oleh bagian underwriting, kemudian polis dicetak sehingga aktivitas terakhir adalah menyerahkan polis kepada nasabah. Dengan menyerahkan polis kepada nasabah, maka nasabah telah resmi terdaftar di perusahaan asuransi. Aktivitas
92
penyerahan polis ini dilakukan oleh Agen yang memberikan langsung kepada nasabah.
3.3.3.2 Business Process Diagram Penagihan
Gambar 3.8 Business Process Penagihan Premi Penjelasan Gambar 3.8 IDEF-0 pada proses Penagihan Premi : 1. Aktivitas pertama yang dilakukan dalam proses penagihan premi adalah mengecek seluruh data penagihan dalam sistem aplikasi Ms.Penagihan, aktivitas ini dilakukan oleh bagian Penagihan. Setela data penagihan didapatkan maka bagian penagihan menyerahkan seluruh data penagihan yang akan ditagih oleh agen.
93
2. Aktivitas kedua penagihan iuran premi dilakukan langsung oleh agen kepada nasabah khususnya nasabah yang biasa membayar premi secara fisik/uang tunai. Dalam penagihan ini, agen mengeluarkan kwitansi penagihan dan kwitansi tersebut diberikan kepada nasabah. 3. Dalam kwitansi tersebut terdapat total iuran premi yang harus dibayar
oleh
nasabah,
kemudian
aktivitas
ketiga
adalah
melakukan pembayaran, yang didapatkan dari nasabah melakukan pembayaran kepada agen. 4. Penyerahan uang premi yang telah dibayarkan oleh nasabah kemudian diserahkan oleh agen ke bagian penagihan untuk direkap seluruh data penagihan dalam sistem aplikasi perusahaan. Sehingga memperoleh keterangan bahwa yang mulanya belum dibayar menjadi status sudah terbayar. 5. Setelah uang premi dan kwitansi yang diserahkan kemudian bagian penagihan melakukan penyetoran seluruh uang premi kepada kasir dan kasir menyetorkan uang premi ke bank. Setelah aktivitas tersebut akan masuk dalam data-data uang masuk di dalam kas.
94
3.3.3.3 Business Process Diagram Pengajuan Klaim
Gambar 3.9 Business Process Pengajuan Klaim Penjelasan Gambar 3.9 IDEF-0 pada proses Pengajuan Klaim : 1. Pada aktivitas pertama dalam pengajuan klaim, nasabah yang ingin mengajukan klaim membawa surat permohonan klaim (SPK), Polis nasabah serta kwitansi pembayaran premi terakhir. Dimana salah satu syarat dalam mengajukan klaim tidak boleh adanya penunggakan dalam pembayaran premi.
95
2. Dari seluruh data klaim yang diberikan nasabah kebagian klaim , kemudian bagian klaim menyeleksi apakah klaim layak untuk dicairkan. Kelayakan dinilai berdasarkan tidak adanya penunggakan dalam pembayaran premi dan kelengkapan data-data yang diberikan oleh nasabah. Setelah klaim selesai di seleksi maka bagian klaim mengeluarkan surat persetujuan pembayaran klaim kepada nasabah. 3. Aktivitas ketiga menunjukan pencairan klaim dimana didapatkan berdasarkan status bahwa klaim telah disetujui, pencairan klaim dilakukan oleh kasir untuk menghitung uang pencairan dan membayar klaim kepada nasabah beserta bukti pencairan klaim.
96
3.3.4 Activity/Product Matrix Activity / product matrix menggambarkan aktifitas bisnis dengan produk yang dihasilkan oleh PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan hubungan yang terjadi antara aktifitas bisnis yang berkaitan langsung.
Pengajuan klaim
Persetujuan klaim
Pembayaran klaim
Business Product Asuransi Perorangan (Asper) R M D Asuransi Kolektif (Askol) R M D R = Research & Develop M=Manufacture
Pembayaran premi
Penagihan premi
Penerbitan Polis
Line Business
Perancangan Produk
Tabel 3.5 Activity/Product Matrix PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
F
S
D
F
F
S D F W = Warehouse D= Distribute
Remarks
S=Service F = Finance
L=Legal
Keterangan Tabel 3.5 adalah produk yang dihasilkan oleh Bumi Asih Jaya adalah Asuransi Perseorangan dan Asuransi Kolektif. Masing-masing dari produk tersebut memiliki proses bisnis yang sama.
97
3.3.5 Use Case Diagram Usecase diagram menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada Gambar 3.10 ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek melakukan proses bisnisnya secara berurutan.
Gambar 3.10 Use case diagram pada PT. Asuransi Bumi Asih
98
Dari Gambar 3.10 Use case diagram pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dapat dijelaskan: 1. Bagian Aktuaris dan Litbang akan mengevaluasi dan melakukan penelitian atas produk pesaing bertujuan sebagai acuan dalam memperbaiki produk asurasi BAJ. 2. Bagian Pemasaran akan melakukan kegiatan promosi kepada nasabah melalui agen. 3. Bagian Pemasaran akan melakukan pelatihan agen. 4. Bagian Sales support akan menyediakan sarana dan alat promosi untuk menunjang kegiatan promosi yang akan dilakukan oleh Bagian Pemasaran. 5. Bagian Underwriting menganalisa suatu produk. 6. Bagian Underwriting merancang produk 7. Bagian Underwriting akan melakukan evaluasi produk 8. Bagian Underwriting akan menerbitkan SPA 9. Bagian Underwriting akan melakukan seleksi resiko atas SPA 10. Bagian Underwriting akan menerbitkan polis 11. Bagian CS & Klaim menerima pengajuan klaim 12. Bagian CS & Klaim akan menerbitkan surat persetujuan klaim 13. Bagian Keuangan bertugas untuk mengelola segala kas perusahaan yang masuk dan keluar 14. Bagian Keuangan juga membuat dan mencetak kwitansi penagihan untuk kemudian diberikan ke agen. 15. Bagian SDM mengelola dan mendata segala penggajian karyawan
99
16. Bagian SDM juga berperan terhadap pengembangan karir yang ada pada perusahaan. 17. Bagian Sistem Informasi bertugas untuk mengelola pengembangan sistem yang ada pada perusahaan 18. Bagian Sistem Informasi juga melakukan pemeliharaan terhadap sistem dan aplikasi perusahaan 19. Bagian Sistem Informasi juga bertugas untuk melakukan administrasi database. 20. Bagian Akuntansi mengatur segala pembuatan laporan keuangan perusahaan. 21. Bagian Akuntansi juga bertugas untuk membuat laporan rugi laba pada perusahaan 22. Bagian Akuntansi membuat laporan arus kas yang diterima dari bagian keuangan tentang arus kas yang terjadi di perusahaan.
100
3.4 Data and Informations 3.4.1
Object State Transition Diagram
3.4.1.1 Object State Transition Diagram Pendaftaran Polis
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram Pendaftaran Polis pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Dalam rekomendasi object state diagram, proses bisnis dalam pendaftaran polis diubah sesuai dengan adanya aplikasi baru yang diusulkan. Uraian dari object state diagram adalah :
101
1. Pembuatan SPA Baru Pembuatan SPA Baru dilakukan oleh agen dalam mendapatkan calon nasabah baru. Berdasarkan data-data yang didapat dari pelanggan seperti Data Nasabah, Data kesehatan, Family history, dan data calon tertanggung. Sekaligus agen juga menawarkan produk-produk yang ada terdapat di asuransi. 2. Penyerahan SPA Ketika jenis asuransi telah dipilih oleh nasabah dan produk juga sudah dipilih oleh nasabah maka agen akan menyerahkan SPA ke kantor kepada Bagian Aktuaris & Underwriting. Untuk di analisis terlebih dahulu oleh bagian Aktuaris & Underwriting. 3. Penyeleksian SPA Bagian Aktuaris dan Underwriting akan menyeleksi SPA yang telah diajukan agen untuk mengetahui apakah seseorang nasabah tersebut telah layak untuk mengikuti asuransi sesuai dengan syarat yang telah ada atau belum memenuhi syarat dalam mengikuti asuransi. 4. Pembatalan Pembatalan dalam mengikuti asuransi terjadi jika calon nasabah tidak layak dikarenakan tidak memenuhi ketentuan syarat dalam mengikuti asuransi maka ini menjadi resiko yang dihadapkan oleh agen dalam mendapatkan nasabah. 5. Pembuatan Polis Setelah nasabah setuju dalam pemilihan produk dan nasabah juga telah memberikan data-data yang jelas kemudian agen mengirimkan data
102
nasabah tersebut kepada bagian underwriting untuk segera dalam membuat polis. 6. Penerbitan Polis Penerbitan polis dilakukan oleh bagian underwriting untuk menginput segala data-data nasabah menjadi sebuah no_polis baru sebagai pengenal nasabah. Kemudian polis tersebut diberikan kepada nasabah sebagai Identitas pengenal dalam asuransi Bumi Asih Jaya.
3.4.1.2 Object State Transition Diagram Penagihan Premi
Gambar 3.12 Object State Transition Diagram Penagihan Premi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Penjelasan dari Gambar 3.12 Object State Transition Diagram Penagihan Premi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya adalah : 1. Pengecekan Data Penagihan
103
Mengecek seluruh data penagihan dalam sistem aplikasi Ms.Penagihan, aktivitas ini dilakukan oleh bagian Penagihan. Setela data penagihan didapatkan maka bagian penagihan menyerahkan seluruh data penagihan yang akan ditagih oleh agen. 2. Pembuatan Kwitansi Penagihan Dalam kwitansi penagihan yang akan dibuat tersebut terdapat total iuran premi yang harus dibayar oleh nasabah, kemudian Kwitansi penagihan berisi no_polis, nama nasabah dan data penagihan. 3. Penyerahan Kwitansi Penagihan Setelah kwitansi penagihan tercetak maka kwitansi penagihan diserahkan oleh agen kepada nasabah. Berisi no_kwitansi, no_polis, nama_nasabah dan total pembayaran premi. 4. Pembayaran Iuran Premi Pembayaran iuran premi dilakukan oleh nasabah , pembayaran bisa dilakukan dengan cara fisik yaitu disampaikan langsung ke agen atau bisa juga di transfer via rekening perusahaan. 5. Perekapan Data Penagihan Setelah nasabah telah melunasi pembayaran, maka agen akan memberikan kwitansi beserta uang premi yang dibayarkan oleh nasabah. Kemudian bagian penagihan merekap data penagihan dalam sistem aplikasi.
104
3.4.1.3 Object State Transition Diagram Pengajuan Klaim
Gambar 3.13 Object State Transition Diagram Pengajuan Klaim pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
105
Penjelasan dari Gambar 3.13 Object State Transition Diagram Pemgajuan Klaim pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya adalah : 1. Pengajuan Klaim Nasabah yang ingin mengajukan klaim membawa surat permohonan klaim (SPK), Polis nasabah serta kwitansi pembayaran premi terakhir. Dimana salah satu syarat dalam mengajukan klaim tidak boleh adanya penunggakan dalam pembayaran premi. 2. Penyeleksian Klaim Dari seluruh data klaim yang diberikan nasabah kebagian klaim , kemudian bagian klaim menyeleksi apakah klaim layak untuk dicairkan. Kelayakan dinilai berdasarkan tidak adanya penunggakan dalam pembayaran premi dan kelengkapan data-data yang diberikan oleh nasabah. Setelah klaim selesai di seleksi maka bagian klaim mengeluarkan surat persetujuan pembayaran klaim kepada nasabah. 3. Pencairan Klaim Pencairan klaim dimana didapatkan berdasarkan status bahwa klaim telah disetujui, pencairan klaim dilakukan oleh kasir untuk menghitung uang pencairan dan membayar klaim kepada nasabah beserta bukti pencairan klaim. 4. Perekapan Data Klaim Setelah klaim telah dicairkan maka nasabah tidak terdaftar lagi dalam proses polis, selanjutnya data klaim harus direkap dan di update oleh bagian klaim.
106
3.4.2
Activity / Entity Matrix
3.4.2.1 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan Analisis area, fungsi dan proses bisnis perusahaan adalah analisis yang bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek-aspek informasi dalam perusahaan. Analisis ini menggunakan berbagai diagram seperti diagram komposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas dan matriks untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang berlangsung di perusahaan. Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas perusahaan yang dapat mendukung dalam mencapai misi perusahaan. Biasanya fungsi bisnis dikelompokkan ke dalam area-area fungsional perusahaan, yaitu areaarea utama yang berisi sekumpulan aktivitas perusahaan yang sedang berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yaitu tindakan-tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan memiliki input dan menghasilkan output.
107
108
109
110
111
112
3.4.2.2 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Matriks ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat atau dihasilkan (create), diubah (update) dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis perusahaan. Subjek data pada divisi-divisi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya adalah : Tabel 3.7 Subjek Data PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Divisi Subjek Data Aktuaris&Litbang ‐ Produk competitor Pemasaran ‐ Promosi ‐ Agen ‐ Pelatihan agen Sales Support ‐ Sarana ‐ Alat Aktuaria &Underwitting ‐ Produk ‐ SPA ‐ Polis Customer Service & Klaim ‐ Saran&krtitik ‐ Pengajuan klaim ‐ Klaim Keuangan ‐ Penagihan ‐ Kas ‐ Pembayaran klaim Sumber Daya Manusia ‐ Penggajian ‐ Diklat karyawan
113
Berikut ini adalah Gambar matriks fungsi bisnis vs subjek data pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya :
Evaluasi produk
R
SPA baru
R
Evaluasi SPA
R
Perekrutan agen
C
Pelatihan agen
R
R
C
R
R
R
C
Kas
Penagihan Premi
Klaim
Pengajuan Klaim
Saran & Kritik
R
R
C
Penyedian alat Penerimaan saran&kritik
R C
R R
Pengajuan klaim
R
Persetujuan klaim Penagihan premi
R
C
C
Penyediaan sarana
C C R
Pengelolaan kas
R
R R
R
C
C
Penerbitan polis Kegiatan promosi
Polis
SPA
Alat
R
Diklat Karyawan
C
Penggajian
R
Perancangan produk
Pembayaran Klaim
Analisa produk
Sarana
R
Pelatihan Agen
C
Promosi
Produk
Fungsi Bisnis Penelitian produk pesaing
Agen
Subjek Data
Produk Kompetitor
Tabel 3.8 Activity/Entity Matrix pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (Tahap 1)
R R
R
C
R
R R
Pembayaran klaim
C R
Penggajian Pengadaan diklat karyawan
R
Pengembangan karir
R
C
Keterangan : C= Create
C
R=Read
R
R
114
R
Penerbitan polis
C
R
R
R
R
R C
Pelatihan agen
R
C
R
R
R
C
Kas
Penagihan Premi
Klaim
R
R
C
Penyediaan sarana
C
Penyedian alat Penerimaan saran&kritik
R
Pengajuan klaim
R
R C
R C C
Persetujuan klaim
R
Pengelolaan kas
R R
R
C
R
R
R
Pembayaran klaim
C R
Penggajian Pengadaan diklat karyawan Pengembangan karir
R
C C
R
Keterangan : C = Create
C
C
R
Perekrutan agen
Penagihan premi
Pengajuan Klaim
R
Saran & Kritik
Pelatihan Agen
R
R
Evaluasi SPA Kegiatan promosi
Diklat Karyawan
SPA baru
Penggajian
R
Pembayaran Klaim
Evaluasi produk
Alat
C
Sarana
Analisa produk Perancangan produk
Promosi
R
Agen
C
Polis
Produk
Fungsi Bisnis Penelitian produk pesaing
Produk Kompetitor
Subjek Data
SPA
Tabel 3.9 Activity/Entity Matrix pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (Tahap 2)
R = Read
R
R
115
R
R
Evaluasi SPA
R
R
Penerbitan polis
R R
R C
Pelatihan agen
R
C
R
R
R
C
Kas
Penagihan Premi
Klaim
R
R
C
Penyediaan sarana
C
Penyedian alat Penerimaan saran&kritik
R
Pengajuan klaim
R
R C
R C C
Persetujuan klaim
R
Pengelolaan kas
R R
R
C
R
R
R
Pembayaran klaim
C R
Penggajian Pengadaan diklat karyawan Pengembangan karir
R
C C
R
Keterangan : C = Create
C
C
Perekrutan agen
Penagihan premi
Pengajuan Klaim
R
Saran & Kritik
Pelatihan Agen
R
C C
Kegiatan promosi
Diklat Karyawan
SPA baru
Penggajian
R
Pembayaran Klaim
Evaluasi produk
Alat
R
Sarana
Analisa produk Perancangan produk
Promosi
R
Agen
C
Polis
Produk
Fungsi Bisnis Penelitian produk pesaing
Produk Kompetitor
Subjek Data
SPA
Tabel 3.10 Cluster Matrix pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (Tahap 3)
R = Read
R
R
116
Tabel 3.11 Activity/Entity Matrix pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya (Tahap 4)
R
Perancangan produk
C
Evaluasi produk
R
SPA baru
R
Evaluasi SPA Penerbitan polis Kegiatan promosi
Diklat Karyawan
Kas
Penagihan Premi
Klaim
Pengajuan Klaim
Saran & Kritik
Alat
Sarana
Pelatihan Agen
Promosi
R
Aktuaria & Underwriting C
R
R
R
R
C
R
R C
Pelatihan agen
R
C
R
R
R
Pemasaran C
Penyediaan sarana
Sales & Support
C
Penyedian alat Penerimaan saran&kritik
R
Pengajuan klaim
R
C
R
CS & Klaim
C R
Pengelolaan kas
R R
R
C
Persetujuan klaim
R
Pembayaran klaim
R
C
R
R
C
R
R
C R
Pengembangan karir
R
C
SDM
Keterangan : R = Read
R
C
Keuangan
Penggajian Pengadaan diklat karyawan
C = Create
R
Aktuaris & Litbang
Perekrutan agen
Penagihan premi
Penggajian
Analisa produk
Agen
R
Pembayaran Klaim
Penelitian produk pesaing
Polis
Produk
C
Fungsi Bisnis
SPA
Produk Kompetitor
Subjek Data
C R
R
117
3.4.3 Logical Data Model
Gambar 3.14 ERD pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Gambar 3.14 diatas menjelaskan bagaimana suatu hubungan data pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang saling terkait dengan satu sama lainnya.
118
3.5 System and Applications 3.5.1
System Communication Description
CABANG DISTRIK Sistem BAJ.net
Sistem BAJ.net
LAN
INTERNET
LINE TELEPON
LAN
Sistem BAJ.net
PUSAT Gambar 3.15 System Communication pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Penjelasan dari Gambar 3.15 diatas adalah bahwa perusahaan PT.Asuransi Bumi Asih Jaya memiliki 3 kantor pemasaran, yaitu Distrik, Cabang, dan Pusat. Dalam pengoperasian sistem komunikasi diatas dapat
119
dijelaskan bahwa untuk Distrik, komputer yang akan digunakan harus sudah terhubung dengan Line-Telepon, sedangkan untuk Cabang dan Pusat menggunakan Jaringan LAN. Sistem aplikasi BAJ.net yang digunakan berfungsi dalam mengatur semua prosedur kinerja proses bisnis dalam perusahaan. Dari mulai pendaftaran sampai pengajuan klaim. Untuk Kantor Distrik dapat melakukan pengoperasian yang dapat dilakukan oleh karyawan terhubung dengan Line-telepon dan mengakses BAJ.net dari service internet yang terhubung langsung ke Kantor Pusat, agar segala proses pengumpulan data dapat dilihat langsung dari kantor Pusat dan Cabang dengan koneksi Internet. Sementara untuk kantor Cabang dan Pusat dalam penggunaan sistem operasi yang digunakan oleh karyawan dapat tehubung dengan koneksi LAN.
120
3.5.2
System Data Flow Diagram Diagram alur data (DFD) pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang dibuat sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian sistem ke dalam alur kegiatan. Pada Gambar 3.16 ini menjelaskan bahwa pembagian sistem tersebut menghasilkan data store (masuk dan keluar) serta aktifitas yang dilakukan oleh eksternal agent.
Gambar 3.16 Data Flow Diagram pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
121
3.5.3
Web Application Diagram
Gambar 3.17 Web Application Diagram pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Keterangan Pada Gambar 3.17 adalah merupakan gambaran dari web PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, dengan yang dilakukan pertama kali oleh Web User adalah mengakses www.bajlife.co.id kemudian akan masuk kepada menu utama, produk kami, tentang kami, kontak kami dan lain sebagainya. Dalam website BAJ juga ada beberapa Interface yang terhubung dengan Database server diantaranya adalah Call Centre, Webmail Service dan FTP service. Yang dpaat langsung di Login oleh karyawan BAJ.
122
3.6 Network and Infrastructure 3.6.1
Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan Spesifikasi hardware dan software yang ada pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya masing-masing akan dijelaskan dibawah ini :
Tabel 3.12 Spesifikasi Hardware dan Software PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Perangkat Spesifikasi Jumlah Input Device 300 • Mouse 296 • Keyboard 100 • Scanner Output Device 150 • Printer Server • • • • • Hardware
Server aplikasi ‐ HP ProLiant ML 370G5 Server database Server website ‐ HP ProLiant ML 370G5 Server internet ‐ Linux Ubuntu v.9 Server FTP ‐ IBM
Workstation Router Cisco ‐ Cisco 1760 • Modem ‐ Telkom Tellabs 8110 • Switch hub ‐ D-Link 16 port •
1 1 1 1 1
12 12
2
Storage • • •
Flash memory CD-R/ CD-RW/DVD-R/DVD-RW External hardisk
•
Laptop
4
123
(hanya digunakan oleh direktur dan manager, spesifikasi sesuai dengan permintaan masing-masing) PC Desktop Samsung dan LG • • • • • •
Perangkat
• •
Spesifikasi Aplikasi Microsoft Office 2007 dan 2003 Microsoft Visual Studio 2005 Microsoft SQL Server 2000 Cristal Report XI Citrik Browser Internet Explorer Mozilla firefox
• • •
Operating System Microsoft Windows XP Windows Server 2003 Antivirus Mc Afee, Avast, Smadav
• • • • • Software
CPU : Pentium E5800 RAM : 1GB DDR3 HDD : 320GB HDD SATA Monitor : 17" LCD VGA Intel GMA X4500 256MB (shared), Audio, GbE NIC Telekomunikasi Pesawat Telpon
296
74
124
3.6.2
Network Connectivity Diagram Jaringan Komputer PT.Asuransi Bumi Asih Jaya menggunakan topologi star. Salah satu kelebihan dari topologi star adalah kerusakan pada satu saluran hanya akan mempengaruhi jaringan pada saluran tersebut dan station yang terpaut.dan di dalam jaringan tersebut masing-masing kantor cabang dan distrik terhubung satu sama lain ke kantor pusat melalui koneksi VPN yang terkoneksi dengan internet. Teknologi jaringan LAN(Local Area Network ) pada kantor pusat mengandalkan router sebagai perangkat keras untuk menghubungkanke jaringan internet. Beberapa server yang terdapat di jaringan LAN kantor pusat tersebut bertindak untuk melayani akses baik dari jaringan internet maupun jaringan VPN. Pada LAN yang terdapat di kantor pusat juga menggunakan switch dan hub untuk menghubungkan computer yang terdapat di beberapa divisi.
125
Gambar 3.18 Network Connectivity Diagram pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
3.7 Security / Standard / Workforce 3.7.1
Security Plan Pada Tabel 3.13 ini menjelaskan kebijakan keamanan yang digunakan oleh PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
126
Tabel 3.13 Security Plan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Component Policy PIC Technical Antivirus Antivirus Avira SI Instension Firewall Internet Firewall SI Detection System Acces Control Identification, SI ‐ Adanya login untuk autentication, mengkases sistem authorization BAJ.net ‐ Validasi sistem otorisasi per divisi Phsycal Control Saluran pengamanan SI ‐ Penggunaan deteksi sidik jari pada saat absensi ‐ Adanya petugas keamanan yang menjaga gedung perusahaan ‐ Adanya kamera pengaman untuk memantau aktivitas perusahaan dan mencegah adanya pencurian Formal Control Pemahaman budaya SDM ‐ Kedatangan absensi perusahaan yang tepat waktu ‐ Memakai pakaian formal Industry Standard Standard manajemen ISO 9001:2000 Sekretariat mutu Perusahaan Professional Sertifikasi keahlian SDM ‐ Gelar keahlian di Sertification bidang asuransi AAMAI (Asosiasi Ahli Manajemen Asuransi Indonesia) ‐ Licensi Agen Government Kebijakan pemerintah ‐ UU no.2 thn 1992 Sekretariat Registration tentang peransuransian Perusahaan ‐ Kebijakan BAPEPAM (Badan Pengawasan Pasar Modal)
127
3.7.2
Technology Forecast Berikut adalah Gambaran mengenai teknologi yang mendukung perusahaan. Pada 3.14 ini menjelaskan spesifikasi komputer yang digunakan oleh PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Tabel 3.14 Technology Forecast pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Technology Forecast
Forecast Area
Short Term (next-12 Months) •
Operating Systems
Long Term (2-3 Years Away)
Microsoft Windows XP Windows Server 2003 Antivirus Mc Afee, Avast, Smadav
-
-
Samsung dan LG
-
-
• •
Desktop PC
Mid Term (12-24 Months)
Processor
Pentium E5800
-
Memory
1GB DDR3
-
Storage
320GB
-
128
3.7.3
Knowledge and Skill Profile Tabel 3.15 menjelaskan Knowledge and Skill Profile yang disesuaikan dengan pengukuran berapa lama masa kerja yang telah dilakukan oleh suatu karyawan yang terdapat didalam PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
Tabel 3.15 Knowledge and Skill Profile pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Enterprise Architecture Education Junior Mid-Level Senior Standard Architect Architecture Architecture Knowledge and Skill Areas (KSAs)
(0-2 years) (3-5 years)
(5+ years)
1.
Perencanaan Strategi
*
2.
Pengambilan Keputusan
*
*
3.
Penelitian Produk Pesaing
*
*
4.
Analisa Produk
*
*
5.
Perancangan Produk
*
*
*
6.
Evaluasi Produk
*
*
*
7.
Perekrutan tenaga pemasar
*
*
8.
Kegiatan promosi
*
*
*
9.
Evaluasi SPA
*
*
*
10.
Penerbitan polis
*
*
*
11.
Pengelolaan klaim
*
*
12.
Pengelolaan kas
*
*
*
13.
Pengelolaan pembayaran
*
*
*
14.
Penggajian karyawan
*
*
15.
Pengadaan diklat karyawan
*
*
16.
Pengembangan karir
*
*
*
129
17.
Pengembangan sistem
*
*
*
18.
Pemeliharaan sistem
*
*
*
19.
Penentuan jadwal proyek/program
*
20.
Penentuan biaya proyek/program
*
21.
Pengelolaan resiko
*
22.
Penentuan alternatif analisis baru
*
23.
Pembangunan semangat kesatuan
*
3.8 Permasalahan Berdasarkan analisis yang kami lakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT Asuransi Bumi Asih Jaya, maka dapat kami simpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan antara lain : 1. PT. Asuransi Bumi Asih Jaya belum memanfaatkan fasiltias web ( www.bajlife.co.id ) yang tersedia secara maksimal. 2. PT. Asuransi Bumi Asih Jaya kesulitan untuk mengupadate data polis, apakah data polis sudah lapse atau sudah terjual, sehingga data yang tersimpan tidak aktual. 3. Proses penerbitan polis yang relatif lama, membutuhkan waktu 14 hari untuk evaluasi kelayakan SPA untuk menjadi polis. 4. Perusahaan kesulitan dalam mendokumentasikan dan mengelola data-data karyawan. 5. Perusahaan belum mengintegrasikan data produk internal dan eksternal untuk pengambilan keputusan mengenai pengembangan dan pembuatan produk baru.
