40
BAB 3 ANALIS IS STRATEGI DAN S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan Gambaran umum perusahaan menjelaskan mengenai latar belakang, visi dan misi perusahaan, strategi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi.
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Setiakawan M enara M otor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan dan pelayanan service reparasi dengan spesialisasi kendaraan bermerek M itsubishi. PT. Setiakawan M enara M otor ini merupakan salah satu dealer M itsubishi yang terdapat di Serang - Banten. PT. Setiakawan M enara M otor pertama kali didirikan pada tahun 1976 oleh Bapak Puniman. Dealer ini memberikan standardisasi jaminan kualitas produk kendaraan, standardisasi pelayanan, dan standardisasi service reparasi kendaraan. Saat ini PT. Setikawan M enara M otor cabang Serang telah memiliki banyak customer yang menjalin kerja sama secara berkelanjutan, baik perorangan maupun korporasi. Dibawah ini merupakan alamat-alamat dealer PT. Setiakawan M enara M otor : •
Setiakawan M enara M otor – Serang , alamat : Jl. Jend Sudirman No. 36, Serang – Banten
40
41
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi PT. Setiakawan Menara Motor Visi PT. Setiakawan M enara M otor mengembangkan area pemasaran mitsubishi kedaerah-daerah lain baik kab. pandeglang maupun kab. lebak (Rangkasbitung).
3.1.2.2 Misi PT. Setiakawan Menara Motor M isi PT. Setiakawan M enara M otor merekrut salesforce baru untuk memenuhi pemasaran
mitsubishi dipropinsi Banten
diluar
tanggerang,
mengembangkan sistem menejemen perusahaan dengan cara perbaikan dibagian administrasi, membuat database customer untuk followup yang akan datang, diadakannya pelatihan-pelatihan untuk bagian admin, salesforce, service, sparpart untuk melaksanakan pelayanan terpadu sebagai wujud memberikan kepuasan customer.
3.1.3 S trategi Perusahaan Suatu perencanaan yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan guna meningkatkan penjualan dan terjaminnya pencapaian tujuan perusahaan berdasarkan misi perusahaan yang telah ditentukan, maka PT. Setiakawan M enara M otor perlu untuk menerapkan kebijakan dan strategi, antara lain:
42
1. Strategi Pemasaran Strategi pemasaran adalah strategi untuk memperkenalkan produk yang bertujuan untuk mendapatkan pangsa pasar yang ada, dengan menggunakan metode – metode untuk menarik minat calon pelanggan agar memakai produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Strategi pemasaran tersebut antara lain: a. Kerjasama kemitraan Untuk mendukung usaha yang dilakukan oleh PT Setiakawan M enara M otor, maka PT. Setiakawan M enara M otor mengadakan hubungan kerja sama dengan organisasi lain misalnya kerja sama dengan berbagai Bank, perusahaan asuransi, dan sebagainya. b. Promosi Promosi adalah salah satu cara yang penting dalam memperkenalkan perusahaan beserta produknya. Upaya-upaya yang dilakukan PT. Setiakawan M enara M otor dalam mempromosikan perusahaan dan produknya adalah melalui media cetak (Koran), Radio, Gathring yang diadakan 2/3 bulan sekali, dan Campen yang diadakan 1 thn sekali. c. Kualitas produk M enghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dimana para pengguna jasa menginginkan produk yang berkualitas dengan harga yang terjangkau. M aka perusahaan berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan, keamanaa, fasilitas yang terbaik, dll
43
2. Strategi Pengembangan Sumber Daya M anusia (SDM ) Peningkatan sumber daya manusia berkaitan erat dengan penyiapan tenaga kerja yang terampil dan profesional yang akan menjalankan semua aktifitas dan kegiatan perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap proses bisnis di perusahaan. Faktor – factor yang dilakukan mengenai pengembangan SDM adalah sebagai berikut : a.
Perekrutan pegawai, dimana melaukan perekrutan terhadap para calon pegawai yang dipilih dan dianggap memiliki skill, pengetahuan, dan ketranpilan yang baik
b.
Pelatihan (Training), untuk menghasilkan pekerja atau tenaga kerja yang terampil, maka diperlukan suatu pelatihan. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan skill para tenaga kerja untuk mewujudkan visi dan misi dari perusahaan. Pelatihan ini juga bertujuan meningkatkan kemampuan para pekerja dalam mengimplementasikan program/aplikasi, maka secara khusus para karyawan akan dilatih secara intensif untuk bisa menggunakan program/aplikasi yang dijalankan.
c.
Seminar,
mengadakan
seminar–seminar
yang
bertujuan
untuk
meningkatkan knowledge dan memberikan motivasi kepada para karyawan PT. Setiakawan M enara M otor.
3.1.4
S truktur Organisasi Perusahaan 3.1.4.1 S truktur Organisasi Pada saat ini struktur organisasi perusahaan pada PT. Setiakawan M enara
44
M otor Serang terdiri dari beberapa divisi dalam pengelolaan perusahaan, ini disebabkan kegiatan kerja yang banyak sehingga dimaksudkan agar tiap bagian menangani pekerjaannya masing-masing. Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan PT. Setiakawan M enara M otor pada saat ini :
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Setiakawan Menara Motor
45
3.1.4.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Perusahaan 1. Bisnis M anager : Bertanggung jawab penuh terhadap semua kinerja yang ada diperusahaan, mulai dari disiplin kerja, kualitas manpower, penataan perusahaan maupun margin. Serta perhitungan profit, sompan santun tenaga kerja yang ada, penilaian perstasi masingmasing manpower, target yang ingin dicapai, hingga pembuatan penegakan peraturan perusahaan. 2. Bagian IT
: M emberikan solusi SI/TI dalam mendukung rencana strategis bisnis
perusahaan,
melakukan
perencanaan
pengembangan
termasuk analisa SI/TI pada perusahaan, dan maintainance dalam bidang SI/TI pada perusahaan. 3. Sales M anager
: Bertangung jawab atas pemasaran kendaraan diluar perusahaan yang sudah disesuaikan dengan klasifikasi dari masing-masing sales.
4. Admin Sales
: Bertanggung jawab terhadap registrasi seluruh unit yang ada baik masuk atau keluar perusahaan, serta dapat melengkapi syaratsyarat yang akan diajukan pada bank atau financial untuk memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan oleh bank atau financial tersebut. Dan mengagendakan-meregistrasi surat yang masuk/keluar untuk departemantnya.
5. Delevery Order
: Bertanggung jawab dalam penerimaan dan pengeluaran unit kendaran, serta dapat menyiapkan kendaraan dalam hal kebersihan dan kelengkapan unit kendaraannya.
6. BBNKB
: M engurus semua surat-surat kendaraan yang dijual kepada instansi terkait, seperti halnya kepolisan, dispenda, dan bagian jasa raharja.
7. Sales Force
: Bertanggung jawab atas pemasaran unit kendaraan yang disesuaikan dengan target yang telah diatur sesuai dengan klasifikasi.
46
8. Sales Counter
: Bertanggung jawab atas kedatangan konsumen, telepon konsumen dalam hal pemasaran dilingkungan perusahaan.
9. SPV
: M elakukan bimbingan atau pembinaan terhadap masing-masing sales dalam menghadapi masalah-masalah yang terjadi dilapangan sehingga dapat memberikan solusi atas apa yang dihadapi oleh masing-masing sales tersebut, serta dapat melakukan pengawasan dalam pelaksanaan pekerjaan yang diberikan terhadap masingmasing sales.
10. Sales
: Orang yang memasarkan produk-produk yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai target yang diinginkan oleh perusahaan.
11. Service Hard
: Bertanggung jawab terhadap unit-unit kendaraan yang mengalami gangguan ataupun kerusakan sesuai dengan permintaan customer maupun dalam interen perusahaan.
12. Admin Service : M embukukan dan membuat laporan-laporan unit kendaraan yang masuk dan memeriksa invoice yang dibuat oleh front man serta dapat mengarsipkan masing-masing invoice sesuai dengan kondisi pembayaran dari masing-masing konsumen. 13. Front M an
: M enerima keluhan-keluhan konsumen yang datang ke bengkel mulai dari kerusakan kendaraan ataupun perawatan kendaraan untuk
dilakukan
pekerjaannya
didalam
bengkel,
serta
memasarkan/mencari consumen baru untuk menggunakan jasa bengkel perusahaan. 14. Leader
: M enerima work order dari front man serta memeriksa kebenaran atas kerusakan yang ada pada kendaraan untuk dikerjakan oleh mekanik serta melakukan pengawasan dan pelaksanan atas kinerja mekanik. .
15. M ekanik
: M elaksanakan pekerjan sesuai dengan work order yang diterima oleh leader.
47
16. Tools room
: M elayani kebutuhan atas kunci-kuci khusus dari masing-masing mekanik, serta dapat merawat dan membersihkan kunci-kunci yang keluar dan masuk ruangan setelah dipakai oleh mekanik.
17. Kasir
: M enerima semua pembayaran yang terjadi pada semua transaksi perusahaan dan mengeluarkan pengeluaran rutin sehari-sehari perusahaan serta dapat mencatat atau menyimpan semua bukti-bukti pembayaran/pengeluaran uang.
18. Spareparts Head : Bertanggung jawab atas kebutuhan spareparts yang dibutuhkan oleh kebutuhan bengkel maupun permintaan dari toko-toko. 19. Sales Part
: M encari dan memasarkan spareparts ke toko-toko untuk memperluas jaringan spareparts.
20. Part Runer
: M encari spareparts yang dibutuhkan bengkel, dikarenakan persediaan yang ada tidak tersedia.
21. Counter
: M elayani konsumen yang membutuhkan spareparts yang datang ke perusahaan.
22. Gudang
: Bertangung jawab atas kebersihan gudang dan keutuhan stok spareparts yang ada sesuai dengan daftar stok yang tersedia.
23. Cardex
: M emasukan dan memotong barang-barang yang keluar dan masuk, serta memeriksa kebenaran atas barang yang tersedia sesuai dengan stok card yang diisi.
24. Admin Part
: M embukukan invoice spareparts yang masuk dan keluar serta memasukan dan memotong stok yang ada dalam gudang, sehingga dapat membuat laporan-laporan harian serta mengarsipkan invoice yang keluar dan masuk perusahaan.
25. Accounting Hard : M endata asset perusahaan yang masuk dan keluar dan juga yang menyeselsaikan hutang pituang customer dengan perusahaan, maupun perusahaan dengan toko, serta mengeluarkan uang sesuai dengan permintaan bisnis manajer.
48
26. Account pajak : M eregistrasi dan membuat faktur-faktur pajak yang dikeluarkan atas barang dan jasa, serta dapat membuat laporan kekantor pajak. 27. Kas besar
: Yang mengatur aliran keuangan perusahaan sesuai dengan perintah bisnis manager yang disampaikan melalui accounting dan dapat bertanggung jawab penuh atas keutuhan keuangan perusahaan sesuai dengan laporan dari masing-masing departemen.
28. Personal (HRD) :. Bertanggung jawab atas penerimaan karyawan baru, karyawan yang keluar, kerusakan bangunan, kebersihan bangunan, keamanan perusahaan serta kedisiplinan karyawan, dan menyimpan data-data karyawan. penyusunan
Sehingga dan
mengkoordinasikan pelaksanaan
program
dan
mengontrol
pelatihan
dan
pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan dan evaluasi, untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan. 29. Security
: Bertanggung jawab atas keamanan dalam lingkungan perusahaan.
30. Office boy
: Bertanggung jawab dalam semua tugas yang diberikan oleh semua divisi dalam menjaga kebersihan dealer.
3.2 Analisis Kondisi lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan Analisis kondisi lingkungan internal dan eksternal pada PT. Setiakawan M enara M otor didasarkan pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang telah dijabarkan dan dijelaskan pada sub bab 2.2. Diperlukan input yang merupakan hasil analisa beberapa faktor lingkungan bisnis dan SI/TI pada PT. Setiakawan M enara M otor, baik internal maupun eksternal, untuk diproses hingga menghasilkan output dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi tersebut yaitu strategi SI/TI dan
49
strategi manajemen SI/TI. Dalam melakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi
3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan M elakukan Analisis lingkungan eksternal bisnis pada PT. Setiakawan M enara M otor dilakukan dengan menganalisa berbagai faktor eksternal yang ada dan dapat berpengaruh dalam aktivitas bisnis perusahaan tersebut. Analisis ini merupakan analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis lima faktor persaingan Porter dan analisis PEST. 3.2.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter Perusahaan Persaingan adalah faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam sebuah perusahaan. Dengan persaingan
perusahaan dapat
mengevalusi kinerja dan aktifitas bisnis dalam perusahaan termasuk SI/TI yang dimanfaatkan. Dengan persaingan dapat memicu perusahaan untuk selalu berusaha melakukan dan menemukan inovasi dan kreasi dalam persaingan. Terdapat lima faktor yang dipertimbangkan dalam persaingan, Berikut adalah
analisis lima (5) faktor
persaingan Porter. Melalui analisis lima kekuatan Porter kita dapat mengetahui seberapa besar pengaruh tekanan kompetitif yang berasal dari Pesaing (Intraindustry Rivaly), kekuatan tawar – menawar supplier (Bargaining Power of Supplier), Bargaining Power of Buyers (Kekuatan tawar – menawar pembeli), Pendatang Baru yang Potential (Potential New Entrants), dan Produk Pengganti (Subsitute Product). Berdasarkan hasil analisis maka lima (5) kekuatan Porter yang ada pada PT . Setiakawan Menara Motor :
50
Pendatang Baru Perusahaan baru yang bergerak dalam bidang penjualan dan service mobil. Perusahaan Isuzu dan perusahaan Hyundai
Pesaing Industri : .
Pemasok -
KTB (Kramayuda Tiga Berlian)
Perusahaan yang bergerak di bidang jasa Penjualan dan Service yang berada di sekitar PT. Setiakawan M enara M otor serta yang mempunyai kedudukan kompetitif.Perusahan Honda dan toyota
Pembeli - Perorangan - Organisasi - Perusahaan
Produk Pengganti Perusahaan dealer mobil yang memperluas bidang bisnisnya yang mencakup Penjualan dan sevice. Perusahaan mobil – mobil second seperti mobil88
Gambar 3.2 Analisis Lima Kekuatan Porte r PT. Se takawan Menara Motor
51
1. Pendatang Baru Saat ini semakin banyak perusahaan baru yang bergerak dalam bidang penjualan dan service mobil. Salah satu Pendatang baru seperti perusahaan mobil Toyota, perusahaan mobil Isuzu, dan perusahaan mobil Hyundai yang baru-baru ini memasuki pasar bisnis otomotif diserang. Para pendatang baru ini dapat menjadi sedikit ancaman bagi perusahaan. Namun, ancaman tersebut tidak terlalu mengkhawatirkan PT. Setiakawan M enara M otor karena PT. Setiakawan M enara M otor telah memiliki jaringan bisnis yang luas, lebih berpengalaman, dan memiliki merk dagang yang telah dikenal baik oleh masyarakat terutama para pelanggannya.
2. Pesaing Industri Pesaing Industri adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri yang sama, seperti Perusahaan mobil Toyota dan Honda. Untuk saat ini jumlah perusahaan yang ada dalam persaingan bisnis penjualan dan service mobil sudah semakin banyak. Namun setiap perusahaan memiliki keunggulan dan kemampuan masing – masing yang tidak menutup kemungkinan untuk dapat menguasai pangsa pasar. Tingginya permintaan pelanggan terhadap penyediaan mobil yang aman, berkualitas, dan dengan harga yang terjangkau. Selain itu, perusahaan-perusahaan otomotif
yang telah menempati
kedudukan kompetitif dalam persaingan di bidang ini karena telah sangat dikenal oleh masyarakat dan memiliki jaringan bisnis yang luas. Oleh sebab itu, persaingan menjadi semakin ketat, sehingga perusahaan-perusahaan tersebut, termasuk PT. Setiakawan
52
M enara M otor semakin meningkatkan kinerjanya dan menentukan strategi bisnis yang tepat sehingga dapat unggul dalam persaingan tersebut.
3. Kekuatan Penawaran Pemasok Pemasok adalah perusahaan yang dapat mendukung proses bisnis PT. Setiakawan M enara M otor dalam hal pengadaan barang, proses pembayaran , Bank, dan Asuransi. Para pemasok tersebut adalah rekanan kerja PT. Setiakawan M enara M otor. Perusahaan
atau para pemasok sangat berpengaruh besar dalam proses bisnis PT.
Setiakwan M enara M otor, seperti dalam menentukan harga produk yang dijual.
4. Kekuatan Penawaran Pembeli Pembeli yang dimaksud disini adalah para pembeli baik perorangan, perusahaan maupun organisasi yang membeli dalam jumlah besar dan kecil. Para pembeli dan pelanggan selalu menginginkan barang yang berkualitas dan harga yang terjangkau. Kekuatan penawaran pembeli dalam penentuan harga biasanya berbanding terbalik dengan kekuatan penawaran pemasok, sehingga pembeli tidak dapat menentukan harga sesuai dengan keinginannya.
5. Ancaman Produk Pengganti. Ancaman Produk pengganti pada PT. Setiakawan M enara M otor yaitu munculnya perusahaan mobil mobil88 atau perusahaan lain yang menjual mobil bekas (second), sehingga perusahaan tersebut merupakan ancaman bagi PT. Setaiakawan M enara M otor. Karena semakin mahalnya harga mobil–mobil baru, maka tidak sedikit
53
yang mulai melirik untuk membeli mobil–mobil bekas (second).
Namun, ancaman
tersebut masih memiliki kekuatan yang rendah karena pembelian mobil–mobil bekas (second) tidak memberikan fasilitas garansi. Hasil analisis : Dengan model persaingan Porter ini dapat diketahui berbagai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh PT. Setiakawan M enara M otort dalam menghadapi persaingan, yaitu : kekuatan pendatang baru masih rendah, kekuatan bersaing dengan para pesaing industri seimbang, kekuatan penawaran pemasok, kekuatan penawaran pembeli, ancaman produk pengganti masih rendah.
3.2.1.2 Analisis PES T Perusahaan 1. Politik : Keadaan politik di Indonesia yang tidak stabil sehingga dapat menghambat aktivitas bisnis yang dijalankan oleh PT. Setiakawan M enara M otor. Beberapa penyebabnya antara lain: a. Adanya kenaikan pajak kendaraan b. Kebijakan pemerintah untuk menetapkan gaji atau pendapatan pekerja sesuai dengan UM R c. Dalam hal legalitas perusahaan menggunakan Sales Order, Purchese Order 2. Ekonomi : a. Inflasi yang masih tinggi mempengaruhi nilai tukar mata uang Rupiah b. Pertumbuhan ekonomi yang tidak stabil, sehingga mempengaruhi penjualan mobil c. Kenaikan suku bunga yang tinggi, membuat penjualaan mobil berkurang
54
3. Sosial : Negara kita mempunyai kebiasaan tahunan yang cukup banyak, mulai dari mudik lebaran, libur natal dan tahun baru, dan liburan sekolah anak-anak, serta gaya hidup masyarakat Indonesia yang masih sangat tinggi, dimana mereka lebih mementingkan prestise. Dengan demikian PT. Setiakawan M enara M otorter memiliki peluang yang semakin besar. 4. Teknologi : Perkembangan
teknologi mobil yang terus meningkat pada sekarang ini
menyebabkan semakin tingginya kwalitas mobil, dan meningkatnya harga mobil.
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan adalah analisis terhadap faktor-faktor internal atau dari dalam perusahaan yang berpengaruh terhadap aktivitas bisnis perusahaan, baik yang berupa berupa kelemahan yang harus diperbaiki atau diminimalisir oleh perusahaan agar tidak menjadi ancaman bagi perusahaan. Atau kekuatan internal pada perusahaan yang harus dikembangkan dan dimanfaatkan sehingga dapat menciptakan dan memenuhi peluang oleh perusahaan. Analisis yang dilakukan meliputi analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF (Critical Success Factors) dan analisis area, fungsi dan proses bisnis.
55
3.2.2.1 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan Analisis rantai nilai atau value chain dapat membantu mengidentifikasi aktivitas bisnis pada perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari PT. Setiakawan M enara M otor.
Gambar 3.3 Rantai Nilai PT. Setiakawan Menara Motor
1. Aktivitas Primer : a. Logistik ke dalam Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan penyebaran masukan ke produk. Aktivitas logistik ke dalam yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas penerimaan data–data pelanggan, perusahaan dan persediaan produk yang ada.
56
b. Operasi Aktivitas yang menyangkut pengubahan atau proses masukan menjadi produk akhir. Aktivitas operasi yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas service mobil, yaitu memperbaiki mobil. c. Logistik ke luar Aktivitas yang berhubungan
dengan
pengumpulan,
penyimpanan,
dan
pendistribusian fisik produk kepada pembeli. Aktivitas logistik keluar yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas pengumpulan data pelanggan untuk mengetahui keinginan–keinginan pelanggan yang berkaitan dengan otomotif, melakuakn salesforce unutk melayani pelanggan–pelanggan Pemasaran dan Penjualan. d. Pemasaran dan penjualan Aktivitas pemasaran dan penjualan yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas periklanan dan promosi melalui media cetak, elektronik, serta melalui website dan penetapan harga.
e. Pelayanan Aktivitas yang menyangkut penyediaan layanan untuk meningkatkan nilai dari kepuasan pelanggan terhadap layanan atau jasa yang diberikan. Aktivitas pelayanan yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas service gratis pada setiap pembelian mobil, mengingatkan pelanggan untuk melakukan service
57
mobil setiap
jatuh tempo waktu service, serta para karyawan yang
berpengalaman, ramah, dan memberikan pelayanan yang memuaskan para pelanggan. 2. Aktivitas Pendukung a. Pembelian Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup aktivitas pembelian mobil, pelayanan service, dan pembelian sparpart. b. Pengembangan Teknologi Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini ada, switch, UPS, dan mail server untuk mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan situs perusahaan untuk kepentingan pemasaran. c. M anajemen Sumber Daya M anusia Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahan meliputi aktivitas perekrutan karyawan, pelatihan, seminar serta penggajian karyawan. d. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur
perusahaan
meliputi
aktivitas-aktivitas
manajemen
umum
perusahaan, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, hubungan dengan pemerintah, serta manajemen mutu.
58
Hasil Analisis : M elalui analisis rantai nilai ini, dapat ditarik kesimpulan bahwa aktivitas primer dan pendukung cukup efisien dalam pemanfaatan teknologi dan infrastruktur pada perusahaan. Aktivitas tersebut akan lebih efisien jika menggunakan CRM (Customer Relationship Management) dalam mengetahui apa saja yang menjadi keinginan, kebutuhan, dan keluhan para pelanggan, sehingga dapat meningkatkan hubungan customer dengan perusahaan. 3.2.2.2 Analisis S WOT Perusahaan Keberlangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai macam faktor strategis internal dan eksternal. Oleh sebab itu, perlu adanya identifikasi faktor-faktor strategis internal atau dari dalam perusahaan yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal atau dari luar perusahaanyang berasal dari peluang dan ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) bagi perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman.
Analisa SWOT pada PT. Setiakawan M enara M otor dijabarkan sebagai berikut : 1. Kekuatan (Strengths) •
Lokasi perusahaan berada dikawasan industri berat yang bertaraf Nasional dan Internasional.
59
•
Penggunaan media elektronik untuk memperkenalkan produk dan jasa yang menarik minat pelanggan
•
Perkembangan SI/TI yang mendukung kinerja perusahaan
•
Adanya inovasi produk
2. Kelemahan (Weakness) •
Kurangnya
minat
perusahaan
lising
untuk
membuka
kantor
cabang
perwakilannya khususnya di daerah Serang dan Cilegon •
Lokasi bangunan Dealer sudah cukup tua sehingga perlu adanya perbaikan
•
Sumber daya manusia yang dimilikinya masih terbatas.
•
Pemanfaatan website masih kurang mendukung kegiatan bisnisnya
3. Peluang (Opportunities) •
Banyaknya kebutuhan angkutan karyawan, sedangkan perusahaan autobis masih terbatas
•
Perlunya transportasi angkutan berat dari hasil pabrik–pabrik yang ada
•
Didaerah Serang dan Cilegon merupakan kota lintasan untuk pulau Jawa dan Sumatera
•
Fanatiknya warga atau penduduk Banten khususnya Serang–Cilegon untuk kendaraan M itsubishi, contohnya : Truk atau cold diesel
•
Banyaknya proyek – proyek pemerintah yang baru dilaksakan pembangunannya, contohnya : Pelabuhan
4. Ancaman (Threats) •
Konsumen atau pemakai membeli produk M itsubishi di luar cabang PT. Setiakawan M enara M otor
60
•
Konsumen atau pemakai M itsubishi pindah ke merk lain
•
Pesaing bisnis yang semakin banyak
•
Adanya kenaikan nilai tukar mata uang Dollar dan kenaikan harga minyak bumi.
•
Kemungkinan masuknya dealer-dealer mobil merk lain di daerah Banten.
Setelah faktor-faktor strategis internal dan eksternal tersebut terindentifikasi, maka faktor-faktor tersebut perlu dirumuskan dalam kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS). Tabel IFAS dan EFAS PT. Setiakawan M enara M otor digambarkan sebagai berikut :
61
IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) : FAKT OR – FAKT OR ST RATEGI INT ERNAL
BOBOT
RAT ING BOBOT × RAT ING
KEKUATAN : •
Lokasi perusahaan berada dikawasan
0.12
3
0.36
0.15
4
0.60
0.05
2
0.25
0.12
3
0.36
industri berat yang bertaraf nasional •
Didukung dari kondisi perusahaan yang kuat.
•
Perkembangan
SI/TI
yang
mendukung kinerja perusahaan. •
Adanya inovasi produk
TOTAL KEKUATAN
0.44
1.57
KELEM AHAN : •
0.10
1
0.10
yang
0.15
2
0.30
Pemanfaatan website masih kurang
0.10
2
0.20
Lokasi bangunan dealer sudah cukup tua sehingga perlu adanya perbaikan
•
Sumber
daya
manusia
dimilikinya masih terbatas. •
mendukung kegiatan bisnisnya.
TOTAL KELEMAHAN
0.35
0.60
TOTAL IFAS
0.79
2.17
Tabel 3.1 IFAS PT. Setiakawan Menara Motor
62
EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) : FAKT OR – FAKT OR
BOBOT
RAT ING
BOBOT × RAT ING
0.15
3
0.45
0.05
2
0.10
0.10
4
0.40
ST RAT EGI EKST ERNAL
KEKUATAN : •
Banyaknya proyek-proyek pemerintahan yang baru dilaksanakan pembangunannya
•
Semakin
maraknya tayangan
melalui
media elektronik yang menarik minat pelanggan. •
Tingkat kemakmuran penduduk
. TOTAL PELUANG
0.30
0.95
KELEM AHAN : •
Kurangnya minat perusahaan lising untuk
0.12
2
0.24
membuka kantor cabang perwakilannya khususnya di daerah Serang dan Cilegon. •
Pesaing bisnis yang semakin banyak
0.15
2
0.30
•
Adanya kenaikan nilai tukar mata uang
0.13
2
0.26
Dollar dan kenaikan harga minyak bumi. TOTAL KELEMAHAN
0.40
0.80
TOTAL EFAS
0.70
1.75
Tabel 3.2 EFAS PT. Setiakawan Menara Motor
63 KEKUATAN (S)
KELEMAHAN (W)
- Lokasi perusahaan berada dikawasan
- Kurangnya minat perusahaan lising untuk
industri berat y ang bertaraf nasional dan
membuka kantor cabang perwakilannya
IFAS
khususny a di daerah Serang dan Cilegon.
- Banyakny a proy ek-proyek pemerintahan Tabel 3.2 EFAS PT. Setiakawan Menara Motor
EFAS
y ang baru dilaksanakan pembangunannya,
- Lokasi bangunan Dealer sudah cukup tua
cthnya : Pelabuhan.
sehingga perlu adany a perbaikan
- Semakin maraknya tay angan melalui
- Sumber day a manusia y ang dimilikiny a
media elektronik y ang menarik minat
masih terbatas.
pelanggan.
- Pemanfaatan website masih kurang
- Didukung dari kond isi perusahaan yang
mendukung kegiatan bisnisny a.
kuat.
- Pesaing bisnis y ang semakin bany ak
- Perkembangan SI/TI y ang mendukung
kinerja perusahaan.
Matrik S WOT PT.
-Adany a inovasi produk
PELUANG (O) -
Bany aknya
STRATEGI SO
kebutuhan
angkutan
9
kary awan, sedangkan perusahaan autobis
Memperbesar market share
9
- Didaerah Serang dan Cilegon merupakan
9
P engembangan system yang
Memberikan Inovasi P roduk
me mbantu dalam pengambilan
pada saat yang bertepatan denagn
keputusan
hari libur yang sudah ditentukan
kota lintasan untu k pulau Jawa dan
P engembangan e-commerce yang mendukung B2C dan B2B
9
potensial
hasil pabrik – pabrik y ang ada.
9
dengan membuka rute-rute yang
masih terbatas. - Perluny a transportasi angkutan berat dari
STRATEGI WO
9
P erekrutan karyawan yang
Meningkatkan pelayanan kepada
handal dan berkualitas sesuai
- Fanatikny a warga atau penduduk Banten
melalui pengembangan system
kebutuhan perusahaan
khususny a
dan teknologi informasi yang
Sumatera.
Serang
–
Cilegon
untuk
9
Membuat Website yang lebih
kendaraan Mitsubishi, misal : Cold disel.
berorientasi kepada kebutuhan
bisa inovatif dalam
pelanggan
mengembangkan system
STRATEGI ST
ANCAMAN (T)
STRATEGI WT
- Bany akny a warga maupun penduduk perusahaan mmebeli unit Mitsubishi keluar daerah, misalnya: Jabotabek.
9
berkualitas disesuaikan dengan
- Konsumen atau pemakai Mitsubishi
kebutuhan pelanggan
pindah ke merk lain. -
Para
pesaing
P engembangan produk yang
akan
lebih
leluasa
9
Kebijakan penetapan harga yang
- Kemungkinan masukny a dealer 0 dealer mobil merk lain di daerah Banten.
9
manusia yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian
9 P engembangan system website
kompetitif
memasarkan produkny a.
9 Mengoptimalkan sumber daya
P eningkatan kualitas teknologi
yang lebih mendukung kinerja
untuk mendukung strategi bisnis
perusahaan
9 P embaharuan Sumber daya
Manusia yang lebih berpotensi
Gambar 3.4 Matrik S WOT PT. Setiakawan Menara Motor
64
Berdasarkan matrik SWOT tersebut, kemudian dapat disusun empat set kemungkinan alternatif strategis, yakni: SO, WO, ST, WT (lihat Gambar 3.4). Kemudian langkah selanjutnya adalah untuk menentukan posisi perusahaan dalam persaingan bisnis. Dengan diketahuinya posisi perusahaan dalam persaingan bisnis maka dapat diketahui kondisi persaingan yang dihadapi oleh perusahaan saat ini, serta dapat ditentukannya strategi yang paling sesuai dan tepat untuk di terapkan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Posisi perusahaan akan ditentukan dengan menggunakan diagram analisis SWOT (lihat Gambar 3.5), dengan menentukan kordinat titik X dan Y pada diagram tersebut, yang mana perhitungannya akan menggunakan nilai yang dihasilkan dari IFAS dan EFAS (lihat Tabel 3.1 dan 3.2).. Berikut ini adalah diagramm analisis SWOT PT.Setiakawan M enara M otor : Koordinat Titik X (IFAS) : Total Kekuatan = 1.57
Total Kelemahan = - (0.60)
Letak Titik X = 1.57 – 0.60 = 0.97 Koordinat Titik Y (EFAS) : Total Peluang = 0.95 Total Ancaman = - (0.80) Letak Titik Y = 0.95 – 0.80 = 0.15 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 0.97 , 0.15) Berdasarkan analisis faktor strategi internal dan eksternal seperti yang terlihat pada diagram analisis SWOT, diketahui bahwa PT. Setiakawan M enara M otor berada pada posisi kuadran 1, ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Jadi, strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan
65
pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy), seperti peningkatan startegi TI/SI yang lebih mendukung proses bisnis.
Gambar 3.5 Diagram Analisis S WOT PT. S etiakawan Menara Motor
66
3.2.2.3 Analisis CS F Perusahaan dan Analisis KPI Perusahaan CSF (Critical Success Factor) adalah berbagai
faktor penting yang dapat
menentukan kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya dimana berbagai hal terlaksana dengan tepat sehingga bisnisnya dapat berkembang dengan baik. Untuk mengetahui sudah sejauh mana perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya, maka diperlukan suatu ukuran atau indikator yang biasa disebut dengan KPI (Key Performance Indicator) yang dapat membantu memberikan penilaian kinerja pada perusahaan tersebut. KPI merupakan hal-hal yang mungkin dipilih untuk menilai, memberitahu bagaimana kinerja seorang dalam mencapai sebuah tujuan maupun mengatur CSF (Ward dan Peppard, 2002, p212). Berikut ini adalah CSF (critical success factor) beserta KPI (key performance indicator) yang dimiliki PT. Setiakawan M enara M otor Critical Success Factor •
Penyediaan
jasa
Key Performance Indicator yang
•
M eningkatnya penjualan dan mencapai
berkualitas
•
Sumber daya M anusia yang
target yang telah ditentukan •
M eningkatnya laba perusahaan
•
M enerima berbagai penghargaan
•
Pelatihan-pelatihan yang diberikan pada
berkualitas
karyawan •
Peningkatan jumlah kehadiran (absensi).
•
Peningkatan
dalam penilaian
SDM (sumber daya manusia)
kinerja
67
•
LTO
(Labour
Turnover,
merupakan
keluar-masuknya karyawan). •
Pengadaan
fasilitas
yang
•
Bertambahnya
jumlah
sarana
yang
dibutuhkan karyawan oleh
mendukung kinerja perusahaan, seperti
perusahaan
komputer, printer, dan lain-lain.
Tabel 3.3 CS F dan KPI pada PT. S etiakawan Menara Motor
Dengan demikian, PT. Setiakawan M enara M otor memiliki beberapa faktor kesuksesan (CSF) dan indikatornya (KPI) sehingga dapat membantu dalam membuat strategi untuk mencapai tujuannya.
3.2.3 Analisis Lingkungan Eksternal S I/TI Perusahaan PT.
Setiakawan
M enara M otor
sadar
bahwa SI/TI
telah
mengalami
perkembangan yang semakin pesat. Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan service pun berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik dan berkualitasdengan memanfaatkan dan mengembangkan SI/TI pada perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya guna mencapai visi dan misi bisnis. Kini
perusahaan
penjulan
mobil
dan
service
semakin
meningkatkan
pelayanannya melalui selesforce, sehingga memudahkan customer dalam
mencari
informasi tentang mobil–mobil yang diinginkan. Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) diperlukan agar hubungan dengan para pelanggan dapat terjalin dengan baik, sehingga dapat mendukung proses
68
bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Selain itu, pemanfaatan DSS (Decision Support System)
dan
KM
(Knowledge Management) dapat
meningkatkan kinerja perusahaan bagi para karyawan dan para kepala divis dalam menganalisa pasar dan dalam proses pengambilan keputusan yang strategis. Dengan demikian, perkembangan SI/TI tersebut dapat memberikan peluang untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan mobil, termasuk PT. Setiakawan M enara M otor guna mencapai visi dan misi perusahaan.
3.2.4 Analisis Lingkungan Internal S I/TI Perusahaan Pada saat ini PT. Setiakawan M enara M otor baru mempunyai aplikasi sistem yang digunakan dalam proses bisnis dan aplikasi penjualan. Sedangkan untuk kegiatan seperti perhitungan gaji, pembuatan laporan masih menggunakan spread sheet berbasis windows. Adapun asset teknologi yang dimiliki oleh PT. Setiakawan M enara M otor adalah sebagai berikut :
69
3.2.4.1 S pesifikasi Hardware dan S oftware Jenis Hardware
Keterangan Pc Desktop Bisnis M anager : - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15”
Jumlah 1
Personil 1
Pc Desktop Admin - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15”
3
3
Pc Desktop Acconting : - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15’’
4
4
Pc Desktop Service : - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15’’
4
4
Pc Desktop admin service : - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15”
1
1
Pc Desktop Kasir : - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15’’
2
2
70
Software
Pc Desktop Sparepart: - Processors dualcore - M emory 512 M b DDR - Harddisk 80 GB - M onitor LCD 15’’
2
2
Database Server : - Processors Unix - M emory 1 GB DDR - Harddisk 80 GB
2
2
M ail Server : - Processors Unix - M emory 1 GB DDR - Harddisk 80 GB
2
2
Printer Router UPS Switch/hub (8 – 24 port) - M icrosoft windows XP - M icrosft Office - OpenOffice - Aplikasi Keuangan
16 2 16 10
16
Tabel 3.4 S pesifikasi Hardware dan S oftware PT. Setiakawan Menara Motor
71
3.2.4.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan Infrastruktur jaringan pada PT. Setiakawan M enara M otor dapat ditunjukkan sebagai berikut ini :
Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan pada PT. S etiakawan Menara Motor
72
3.2.4.3 Portfolio Aplikasi saat ini Portfolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan atau diterapkan perusahaan pada saat sekarang, Dimana kita dapat menilai apahkah aplikasi yang digunakan perusahaan tersebut termasuk kategori high potensial, strategis, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi dalam menunjang proses kinerja atau bisnis perusahaan. Portfolio aplikasi pada PT Setiakawan M enara M otor adalah sebagai berikut:
Tinggi STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
Penting untuk bisnis mendatang ( * ) Aplikasi Keuangan
( * ) M S Office 2000, XP
( * ) Aplikasi Penjualan
( * ) Visual Basic 6.0
( * ) Aplikasi Karyawan
( * ) Finger Print (
) Website
KEY OPERATIONAL
Tinggi
SUPPORT
Penting untuk masa lalu dan masa sekarang Rendah
Gambar 3.7 Portfolio aplikasi saat ini pada PT Setiakawan Menara Motor
73
Keterangan : (*)
= Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan
( )
= Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengemabangan lanjut
Berdasarkan hasil analisis portfolio aplikasi pada perusahaan PT Setiakawan M enara M otor saat ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memilki aplikasi yang bersifat strategic maupun high potential. Selama ini SI/TI
diterapkan hanya untuk
melakukan atau mendukung proses kegiatan operasional sehari-hari. Perusahaan belum memamfaatkan peluang adanya SI/TI secara maksimal untuk menjalankan proses bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan seperti penggunaan website yang ada belum digunakan secara maksimal dalam proses bisnis perusahaan. Untuk lebih memaksimalkan peranan SI/TI dalam perusahaan, maka perusahaan sebaiknya mempunyai aplikasi yang bersifat strategic. Walaupun aplikasi tersebut beresiko besar, setidaknya aplikasi tersebut bisa dikategorikan kedalam kuadran High potensial terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan kedalam kuadran Strategic dan kemudian barulah aplikasi tersebut diimpelentasikan di dalam perusahaan agar dapat meningkatkan keunggulan bagi perusahaan. PT. Setiakawan M enara M otor sudah memiliki website tetapi dalam penggunaanya masih sangat jarang dan tidak terupdate dengan baik, sebab pada PT. Setiakawan M enara M otor belum memiliki bagian IT yang khusus menangani permasalahan IT di PT. Setiakawan M enara M otor, untuk mengupdate dan me-maintain website serta me-maintain database.
74
3.3 Masalah yang dihadapi oleh PT S etiakawan Menara Motor Berdasarkan hasil analisis-analisis yang berkaitan dengan proses bisnis internal dan eksternal perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Setiakawan M enara M otor baik dimasa sekarang maupun masalah yang mungkin timbul di masa yang akan datang, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Belum terintegrasinya database antar cabang pada PT Setiakawan M enara M otor, contohnya : pada kasus pembelian mobil pada cabang serang, ternyata dicabang serang tidak tersedia stock mobil yang diinginkan customer, sehingga cabang Serang harus menghubungi satu persatu cabang – cabang lainnya dengan cara by phone. 2. Pembatasan otoritas yang dilakukan oleh bisnis manager, karena setiap surat dan keputusan yang masuk dan keluar perusahaan harus melalui persetujuan dari binis manager. 3. Kesulitan dalam menganalisa pangsa pasar untuk mengetahui produk mana yang paling banyak diminati. 4. Kurangnya sarana pelatihan yang terlalu minim, sehingga menyebabkan para karyawan kurang mengerti dalam menjalankan website yang sudah ada, sehingga website PT. Setiakawan M enara M otor kurang terupdate. 5. Kesulitan dalam menentukan atau pemilihan lokasi untuk membangun cabang perusahaan
