BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan Pembahasan pada sub-bab ini adalah gambaran umum mengenai perusahaan Madani secara global, seperti profil perusahaan, visi misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab, serta gambaran mengenai sistem yang sedang berjalan. 3.1.1
Profil Perusahaan Madani merupakan salah satau perusahaan broker asuransi terkemuka di Jakarta, yang dipimpin oleh seorang direktur dan didirikan pada tanggal 13 Januari 2006, yang terletak di Gedung Artha Graha, Jalan Jendral Sudirman Kav. 2, Jakarta Pusat.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Pembahasan pada sub bab ini adalah mengenai visi dan misi perusahaan Madani sebagai berikut: •
Visi Madani antara lain : Menjadi sebuah perusahaan konsultan asuransi broker yang berbasis pengetahuan manajemen informasi komunikasi dan teknologi.
•
Misi dari Madani antara lain : Berjuang menjadi yang terpercaya, perusahaan sehat dan berkualitas yang berguna bagi para stakeholders dan untuk
menciptakan masyarakat yang sadar akan pentingnya perencanaan keuangan bagi keluarga, melalui: 1.
Program sosialisasi tentang perencanaan keuangan.
2.
Pengembangan professional, jujur, dapat dipercaya serta kemampuan orang bijak dan cerdas.
3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Pada umumnya, struktur organisasi digambarkan sebagai suatu bagan berbentuk hirarki. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi, sehingga tugas dan tanggung jawab masing- masing bagian atau divisi akan terselesaikan secara efektif dan efisien. Berikut adalah susunan organisasi atau perusahaan Madani dimana kekuasaan tertinggi dipegang oleh seorang director.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.4 Tugas & Tanggung Jawab Berikut akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab dari susunan struktur organisasi Madani, antara lain : A. Direktur • Memimpin perusahaan secara keseluruhan, memiliki kekuasaan
tertinggi
dalam
perusahaan
dan
berhak
mengambil keputusan atau membuat suatu kebijakan • Menandatangani dokumen atau surat yang berkaitan dengan perusahaan • Memantau langsung dan mengevaluasi kinerja karyawan yang ada dalam perusahaan • Memantau kinerja perusahaan B. Divisi Human Resources Department • Bertanggung
jawab
langsung
ke
mengenai
kinerja
karyawan keseluruhan pada perusahaan • Mengatur
dan
mengelola
promosi
jabatan
dan
kesejahteraan karyawan • Bertanggung jawab terhadap perekrutan karyawan baru yang dibutuhkan pada masing-masing divisi • Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan C. Divisi IT • Bertanggung jawab langsung mengenai sistem informasi yang digunakan perusahaan • Memantau kebutuhan karyawan akan sistem software maupun hardware • Bertanggung jawab terhadap kelangsungan sistem yang digunakan oleh karyawan • Mengkoordinasikan
karyawan
divisinya
untuk
menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem
D. Divisi Teknik Dalam divisi ini bertugas membantu direktur dalam pengelolaan perusahaan dan menggantikan tugas direktur jika direktur berhalangan hadir. Di dalam divisi teknik terdapat dua bagian: •
Life Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims, reinsurance dan refund pada life insurance.
• Non-Life Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims, reinsurance dan refund pada non-life insurance E. Divisi Keuangan dan Umum Bertanggung jawab langsung mengenai semua transaksi yang terjadi, seperti pembelian inventori, pembayaran gaji, bonus, dan lain-lain •
Merencanakan,
membuat,
dan
mengendalikan
anggaran belanja perusahaan •
Melakukan
kewajiban
perusahaan
terhadap
kesejahteraan karyawan, seperti tunjangan, asuransi, dan lain-lain •
Melakukan perhitungan dan pembayaran atas pajak perusahaan
•
F. Divisi Klaim •
Mengembalikan sisa premi berjalan pada setiap minggunya.
•
Memastikan
mendapatkan
laporan
peserta
yang
retur/refund
3.2
•
Mengisi kelengkapan data klaim
•
Melakukan akseptasi proses klaim yang diajukan
Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem berjalan merupakan suatu langkah untuk mendapatkan temuan – temuan sistem informasi yang sedang dipakai pada Madani. 3.2.1
Tata Laksana Sistem Berjalan Madani sudah menggunakan sistem yang bernama Madani Integrated Assistance yang memiliki semua data nasabah, asuransi dan madani. Sistem madani ini merupakan sistem yang berbasis web dan terintegrasi ke bank dan asuransi. Sehingga seluruh pihak dapat mengakses dan memudahkan madani dalam menjalankan proses bisnis nya. Untuk mengetahui lebih lanjut web yang sudah dirancang oleh madani dapat dilihat pada lampiran Salah satu bentuk input awal dari proses bisnis Madani Karsa Mandiri adalah Permohonan Pengajuan Asuransi yang pengisian Form Permohonan Pengajuan Asuransinya oleh nasabah dibantu bagian Marketing. Berikut setelah kelengkapan dokumen dan form dipenuhi,
Marketing
Technical
Administration
Customer Service
Klaim
Kasir
Finance
Akuntan
Costumer Menerbitkan Invoice Periodik
Costumer Analisis Resiko Form Pengajuan Permohonan
Pengajuan
Mengisi Form Pengajuan Klaim
Memeriksa Nasabah Jatuh Tempo
Mengisi Form Pengajuan Permohonan Melengkapi Dokumen Klaim
Form Pengajuan Permohonan
Tidak
Invoice
Dokumen Lengkap?
Renewal
Menerima Pengajuan Klaim
Dokumen Klaim Mengisi Form Pengajuan Renewal
Ya
Simple Risk?
Menerima Konfirmasi Pembayaran Nasabah
Tidak Match-up?
No
Memproses Pengajuan Klaim
Yes Dokumen Medis
Medical Check-up
Broker Approval
Menerima Pengajuan Permohonan / Renewal Asuransi
Yes
Dokumen Mendukung?
Update Status Pembayaran Nasabah
Ya
Mencetak Bukti Pembayaran Polis
Form Pengajuan Klaim
Analisa Kelayakan Pengajuan Klaim
Melakukan Pembayaran kepada Asuransi
Bukti Pembayaran Polis
Cetak Sertifikat Polis No
Bukti Pembayaran Asuransi
No Approved?
Finish
Ya
Update Status Klaim
Melakukan Pembayaran Klaim Nasabah
Bukti Pembayaran Klaim Asuransi
Menerima Konfirmasi Klaim Approval
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan 63
akan dikirimkan ke bagian Teknik untuk segera diproses underwriting (analisis resiko) dan administrasinya. Kemudian pada umumnya juga, proses Permohonan Perpanjangan Asuransi akan melewati tahap awal yang serupa, dengan mengisi Form Permohonan Perpanjangan Asuransi. Bagian Teknik akan melakukan analisa awal terhadap dokumen calon nasabah, dengan syarat-syarat kondisi tertentu seperti umur dan kondisi finansial, dengan tujuan agar nantinya setelah premi asuransi akan menekan tingkat kemungkinan klaim asuransi yang diajukan oleh nasabah. Apabila dirasa informasinya belum cukup untuk menyatakan bahwa pengajuan tersebut simple risk, maka bagian CustomerService akan meminta calon nasabah untuk dapat melengkapi dokumen tambahan berupa Surat Medis yang menyatakan kondisi kesehatan daripada calon nasabah tersebut. Setelah dokumen medikal dilengkapi, akan dilakukan analisis kembali terhadap dokumen tersebut untuk memastikan resiko rendah atas pengajuan tersebut. Jika mencukupi, bagian Teknik akan menyatakan bahwa Pengajuan tersebut diapprovedan status nasabah tesebut akan di update oleh broker dan sudah dapat diajukan segera kepada pihak Asuransi. Kemudian bagian Administrasi dapat segera menyiapkan kelengkapan dokumen Permohonan untuk dapat segera disampaikan kepada bagian Asuransi.
Apabila dokumen pengajuan nasabah telah dikonfirmasi oleh Asuransi, pihak asuransi akan mengupdate status nabasah tersebut dan akan dicetak sertifikat polis bagi calon nasabah sebagai tanda bahwa pengajuan asuransi telah ditutup dan kemudian nasabah dapat mengajukan klaim melalui broker asuransi. Dalam polis ini juga tercantum jumlah premi yang harus dibayarkan oleh nasabah setiap bulannya. Proses pembayaran premi ini akan diawasi oleh pihak finance dengan mengecek status pembayaran premi nasabahpada sistem dalam suatu periode tertanggung maka akan diterbitkan surat Penagihan atau Invoice kepada nasabah tersebut. Kemudian nasabah dapat melakukan pembayaran secara langsung melalui rekening bank Madani kemudian melakukan
konfirmasi
pembayaran
dengan
mencantumkan
bukti
pembayaran. Pembayaran premi nasabah tersebut akan diperiksa kecocokannya dengan catatan rekening perusahaan, yang apabila telah terbayar maka bagian Kasir akan mencetak Bukti Pembayaran Premi sebagai bukti pembayaran yang akan dicatatkan, kemudian dikirimkan rangkapnya kepada nasabah. Apabila terjadi musibah kepada pemegang polis, yang bersangkutan dapat segera melaporkan klaim asuransi langsung kepada bagian Klaim, yang dituangkan detailnya dalam Form Pengajuan Klaim Asuransi. Pengisian Form ini juga berikut menyertakan dokumen pelengkap sebagai
bukti terjadinya musibah tersebut. Bagian Administrasi akan membantu melakukan pencatatan ke dalam sistem terhadap setiap Dokumen Klaim yang masuk. Setelah Dokumen Klaim dinyatakan lengkap, bagian klaim juga berfungsi sebagai underwriting dapat segera menganalisa kelayakan klaim berdasarkan dokumen-dokumen pendukung tersebut. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah pemegang polis maupun pihak Asuransi untuk dapat segera memproses Klaim yang sedang diajukan. Sewaktu-waktu apabila dirasa dokumen kurang mendukung, perusahaan berhak untuk meminta dokumen pendukung tambahan untuk meningkatkan kelayakan klaim tersebut. Klaim beserta dokumennya akan diteruskan kepada Pihak Asuransi, untuk dapat segera diproses pencairan klaim tertangguh. Pencairan dana tersebut akan segera dibayarkan langsung kepada pengaju klaim, dan setelahnya akuntan juga akan mencetak bukti bayar klaim sebagai catatan perusahaan.
3.2.2 Entity Relationship Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram di atas menggambarkan keterkaitan antar entitas yang terdapat dalam proses bisnis Madani Karsa Mandiri. Dapat dilihat bahwa Pengajuan menjadi titik awal proses bisnis dimulai, dengan mendaftarkan nasabah dari setiap lembaga perbankan yang menjadi klien dengan tujuan untuk dapat memperoleh hak Pemegang Polis Asuransi. Berdasarkan Polis tersebut, akan dilakukan Penagihan dan
dilunasi dengan menyertakan Bukti Pembayaran Premi untuk setiap pelunasan tagihan premi yang terbit kepada nasabah tertanggung. Polis tersebut juga memberikan hak Klaim Asuransi bagi pemegangnya untuk dapat mencairkan dana yang tertuang dalam Bukti Pembayaran Klaim yang dilakukan oleh pihak Asuransi. 3.2.3
Candidate class Pada proses bisinis madani terdapat beberapa objek data yang dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi terdapat objek – objek yang dibutuhkan yaitu bank, nomor rekening, asuransi, rumah sakit,. Pada proses claim terdapat objek – objek yaitu klaim, dokumen claim, bukti pembayaran claim, nasabah, surat keterangan polisi. Sedangkan
pada
proses invoice terdapat beberapa objek seperti invoice, pembayaran premi, kasir, bukti setoran. Tabel 3.1 Candidate Class Nasabah
Asuransi
Dokumen Klaim
Pengajuan Asuransi
Dokumen Medis
Invoice
Produk
Polis
Pembayaran Premi
Klaim
Bukti Pembayaran Klaim
Bank
Rekening
Kasir
Life Insurance
Non – Life Insurance
Rumah Sakit
Bukti Setoran
3.2.4 Candidate Event Pada proses bisnis Madani terdapat beberapa behavior yang dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi mengajukan asuransi,mendaftar nasabah, mendaftar produk, mendata bank, mendaftar asuransi, mendata dokumen. Pada proses klaim behavior yaitu mengajukan klaim, mendata dokumen, membayar klaim, menerbitkan polis, mendaftarkan nomor rekening. Sedangkan pada proses invoice terdapat beberapa behavior yaitu mendata bukti setoran. Tabel 3.2 Candidate Event Mendaftar Nasabah Mendaftar Produk Menerbitkan Polis Menerima Pembayaran Mendaftar No Rekening Mendata Non Life Insurance
3.3
Mendaftar Asuransi Mengajukan Asuransi Mengjukan Klaim Membayar Klaim Mencatat Pembayaran Mendata Bukti Setoran
Mendata Dokumen Medis Mendata Dokumen Klaim Menagih Premi Mendata Bank Mendata Life Insurance Mendata Rumah Sakit
Analisis Strategi Analisis strategi yang digunakan pada penelitian ini antara lain adalah analisis 5 (lima) kekuatan persaingan Porter, analisa CSF (critical success factor) dan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threat). 3.3.1 Analisa PEST Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, antara lain: •
Faktor Politik
Kondisi politik bisa dikatakan cukup berpengaruh pada Madani Terutama pada kebijakan dari Departemen Keuangan yang mengatur pajak, kebijakan broker agensi asuransi. Peraturan pemerintah yang mengatur ini tertuang pada UUD No.2 tahun 1992. Dengan perijinan usaha ini, menjadi kesempatan untuk dapat bergerak di industri perasuransian. Namun dengan keadaan politik nasional yang dapat dikatakan berfluktuatif, belum pada jenjang yang stabil, rawan KKN, sehingga pada kenyataanya di lapangan dapat menyebabkan kesulitan bagi perusahaan untuk melakukan proses
operasional
yang
dikarenakan birokrasi yang berbelit-belit. •
Faktor Ekonomi Kondisi ekonomi berdampak cukup besar bagi Madani Kasra Mandiri. Dengan melemahnya perekonomian berarti melemahnya juga daya beli konsumen pada produk asuransi. Di Indonesia sendiri, dengan meningkatnya tingkat ekonomi didukung sistemnya yang semakin stabil serta tingkat inflasi yang tidak begitu tinggi, menyebabkan tingkat perkembangan kelas menengah yang begitu tajam dan berpotensi menghasilkan usahausaha berkembang, membutuh suntikan modal dari kredit perbankan, kemudian tentunya menjadi potensi asuransi.
•
Faktor Sosial Ironisnya, asuransi bukanlah kebutuhan primer bagi sebagian orang. Bagi sebagian orang, asuransi merupakan kebutuhan yang
boleh ada boleh tidak. Dapat kita kaitkan dari faktor ekonomi yang semakin menanjak khususnya di domestik, peningkatan jumlah kelas menengah tentunya menimbulkan kesadaran tinggi dan kemampuan daya beli yang lebih tinggi bagi masyarakat untuk dapat mengalokasikan pendapatan untuk dapat berasuransi jiwa untuk jaminan hari depan. Asuransi pada umumnya adalah investasi yang hasilnya akan diperoleh di kemudian hari, sehingga faktor penghalang yang dihadapi industri asuransi adalah kesadaran sosial yang belum bertumbuh, terutama pada masyarakat di luar daerah perkotaan. •
Faktor Teknologi Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat serta beragam manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan dalam
menjalankan
fungsi
bisnis.
Madani
Kasra
Mandiri
menggunakan fasilitas teknologi seperti komputer, jaringan LAN, dan sistem informasi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Ketersediaan jaringan teknologi, dengan fasilitas yang semakin beragam di Jakarta akhirnya dapat mempermudah faktor komunikasi dengan partner dan rekanan usaha untuk dapat menyampaikan informasi, integrasi dengan sistem yang telah ada pada unit usaha lainnya pun menjadi faktor penting bagi kelangsungan usaha, untuk meningkatkan produktifitas dan efektifitas komunikasi usaha.
Namun perlu disadari bahwa teknologi merupakan investasi jangka panjang yang akan terlihat hasilnya pada saat perusahaan akan menangani transaksi dalam jumlah data yang lebih besar lagi, perlu komitmen dari setiap stakeholder untuk mendukung proses implementasinya untuk dapat menemukan solusi IT, kemauan belajar yang tinggi dari setiap karyawan untuk dapat siap menggunakan teknologi yang baru bagi kepentingan di masa yang akan datang. 3.3.2 Analisis 5 (Lima) Daya Persaingan M. Porter
Gambar 3.4 Lima Daya Persaingan Porter •
Kekuatan Penawaran Pembeli Yang menjadi pembeli atau klien utama produk-produk dari Madani adalah PT. Bank Muamalat Indonesia dan PT. Kawasan Berikat Nusantara Kekuatan tawar menawar pembeli atau klien bisa
dikatakan tinggi. Karena klien mengharapkan mendapatkan rate harga semurah-murahnya, dengan mendapatkan fasilitas asuransi yang setinggi-tingginya. Serta klien menginginkan apabila terjadi klaim, perusahaan asuransi dapat membayar dengan full. Sering juga klien “mengancam” untuk tidak memperpanjang asuransinya melalui Madani atau bahkan tidak membeli produk asuransi yang ditawarkan Madani. Karena klienmendapatkan harga yang lebih murah dari perusahaan lain, atau mungkin juga klien memiliki kerabat pada perusahaan asuransi yang lain. Jadi klien mengasuransikan melalui kerabatnya. •
Pesaing Industri Yang menjadi pesaing utama dari Madani adalah PT. INSCO, PT. Manggala Sejahtera dan PT. Estika Jasa Pratama. Perusahaanperusahaan tersebut dikatakan menjadi pesaing karena sudah sejak lama perusahaan tersebut berdiri dan sama-sama bergerak di bidang Insurance Consultant. Dampak dari persaingan itu membuat Madani Karsa Mandiri mengalami penurunan Permintaan pelayanan jasa konsultan asuransi, serta penurunan permintaan pengorderan polis asuransi. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan strategi agar dapat tetap bersaing pada industri pelayanan jasa asuransi. Strategi tersebut diantaranya adalah dengan meningkatkan kualitas layanan terhadap pelanggan sehingga para pelanggan mendapatkan kepuasan dan perusahaan dapat tetap bersaing dengan para kompetitor lainnya.
Lalu ketepatan dan kecepatan dalam penerbitan polis asuransi menjadi
salah
satu
strategi
yang
memungkinkan
dapat
mempertahankan pelanggan . Indikasi penilaian dalam persaingan industri adalah sebagai berikut; mengkategorikan perusahaan lain dalam inftra structur persaingan di bidang yang sama dan mempunyai pangsa pasar serta kekuatan daya tawar pembeli di tingkat yang sama. •
Kekuatan tawar menawar dengan pemasok Para rekan bisnis perusahaan asuransi yang telah menjadi rekan kerja Madani dalam hal kesepakatan perjanjian klausula dan kesepakatan perjanjian rate harga.Madani cukup memiliki banyak pemasok. Untuk itulah, kekuatan tawar menawar dengan pemasok dilakukan dengan cara melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan klausula dan kesepakatan harga. Indicator dalam penilaian analisa daya tawar menawar pemasok; Madani dalam aktifitas bisnis untuk saat sekarang, jumlah klienyang di dapatkan dalam jumlah banyak. Sehingga pemasok tertarik melakukan tawar menawar dengan Madani.
•
Ancaman Pendatang Baru Para
pendatang
baru
dapat
mengancam
pangsa
pasar
perusahaan pada saat ini. Untuk menghadapi ancaman yang ada karena munculnya pendatang baru, maka perusahaan harus
mempertahankan nama baik perusahaan yang sudah lama berdiri dengan cara mempertahankan dan mengembangkan kekuatan atau kelebihan yang dimiliki perusahaan agar pelanggan mendapatkan kepuasan sehingga tetap memilih Madani sebagai pilihan utamanya. Dalam menentukan analisa ancaman pendatang baru, mempunyai indikasi penilaian adalah sebagai berikut: -
Perusahaan yang dapat memenuhi criteria: Persyaratan modal, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Sehingga berhasil mendirikan perusahaan baru maka di kategorikan sebagai perusahaan pendatang baru.
-
Perusahaan yang bergerak sama dalam lingkup: pangsa pasar, modal, dll.
•
Produk Subtitusi Hingga saat ini produk subtitusi pada Madani Karsa Madani adalah dengan tidak menggunakan jasa Madani. Sehingga pelanggan memakai jasa asuransi tanpa menggunakan perantara atau jasa broker.
3.3.3 Analisa Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai dari Madani.
Infrastruktur Perusahaan : Perencanaan strategi, kegiatan keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi, administrasi perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia : Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan Pengembangan Teknologi : Mengembangkan teknologi informasi dari segi Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan internet Pembelian :Aktivitas pembelian peralatan dan perlengkapan untuk mendukung aktivitas Perkantoran Service Pemasaran dan Pelayanan MARGIN - Memberikan Positioning / Penjualan - Penawaran pelayanan terbaik Operational -Kegiatan langsung kepada dengan Operasional klien memberikan -Penutupan - Menjual produk pilihan-pilihan Asuransi asuransi kepada asuransi yang klien terbaik. -Perpanjangan - Mempelajai - Membantu klien Asuransi -Klaim Asuransi teknik pemasaran apabila terjadi -Pembayaran / yang baru klaim Penagihan Gambar 3.5 Value Chain Aktifitas Utama 1.
Service Positioning / Operational Aktifitas
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
penempatan layanan sehingga proses bisnis Madani menjadi lebih padat dan profit akan meningkat . Aktivitas yang dilakukan
adalah
Melayani
Penutupan
Asuransi,
Perpanjangan asuransi, Klaim asuransi dan Pembayaran.
Kegiatan operasional tersebut akan meningkatkan pendapatan Madani. Tetapi dengan kegiatan operasional seperti ini tentunya akan dibutuhkan pula tenaga karyawan yang memadai, oleh karena itu harus pula di perhatikan faktor faktor kecil seperti tersebut untuk menghindari pengeluaran yg berlebihan. 2.
Pemasaran dan Penjualan Aktivitas yang berhubungan dengan menawarkan serta mempresentasikan produk asuransi ke klien secara langsung serta memberitahukan kemungkinan harga premi yang diharuskan
dibayarkan
oleh
klien.
Dan
setiap
staff
mempelajari teknik pemasaran baru agar dapat menjadi lebih baik
untuk
mencapai
keunggulan
kompetensi
bagi
perusahaannya. Dengan semakin banyak nya pesaing di bidang broker asuransi, maka semakin sulit untuk mendapat klien – klien baru oleh karena itu penjualan akan tersendat dan untuk menhindari hal tersebut dibutuh kan teknik pemasaran yang baru. 3.
Pelayanan Aktivitas yang menyangkut penyediaan pelayanan untuk memperkuat dan menjaga nilai produk. Aktivitas pelayanan
yang
dilakukan
perusahaan
adalah
dengan
menciptakan
produk
yang
sesuai
dengan
kebutuhan
pelanggan dengan memilihkan perusahaan asuransi yang cocok bagi pelanggan. Serta penanganan claim yang proffesional apabila klien mengalami claim. Dengan banyak perusahaan asuransi yang tersedia dan keinginan para pelangganan yang banyak, maka pihak Madanisemakin sulit dalam memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Aktivitas Pendukung 1.
Infrastruktur Perusahaan Aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan stategi yang akan dilakukan perusahaan untuk bersaing di bidang broker dan administrasi
kegiatan keuangan serta mengatur
perusahaan
agar
tidak
terjadi
kesalahan
penghitungan biaya dan laba yang diterima oleh pihak Madani. Aktifitas ini akan memakan waktu dan biaya karena melakukan perencanaan strategi untuk jangka panjang Madani harus memkirikan strategi yang tepat untuk bersaing dengan perusahaan broker asuransi yang lainnya. 2.
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aktifitas
yang
berhubungan
dengan
perekrutan,
pelatihan serta pengembangan keahlian karyawan agar proses
bisnis yang dikerjakan oleh karyawan menjadi lebih baik dan memuaskan para pelanggan. Aktifitas manajemen SDM akan memakan waktu yang tersedia
untuk
melakukan
perekrutan
pelatihan
serta
pengembangan keahlian. 3.
Pengembangan Teknologi Aktifitas yang berhubungan dalam mengembangkan teknologi informasi dari perangkat lunak, perangkat keras dan internet agar meningkatkan keunggulan Madani dari para pesaing yang belum meningkatkan teknologi informasi pada perusahaan nya. Pengembangan ini dilakukan juga agar para pelanggan lebih mudah dalam memakai jasa Madani. Aktifitas pengembangan teknologi dibutuhkan biaya yang lumayan besar untuk meningkatkan kemampuan dan perawatan teknologi informasi yang telah di implementasikan pada Madani
4.
Pembelian Aktifitas ini berhubungan dengan pembelian peralatan dan perlengkapan untuk mendukung seluruh kegiatan aktifitas perkantoran yang dilakukan oleh Madani. Untuk melakukan kegiatan pembelian tersebut tentu akan membuat Madani akan mengeluarkan biaya ekstra.
3.3.4 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Analisa SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Berikut ini merupakan analisa SWOT dari Madani. 3.3.4.1 Opportunities (peluang) 1.
Makin banyaknya kepemilikan kendaraan bermotor
2.
Makin tinggi kesadaran masyarakat akan asuransi
3.
Semakin meningkatnya biaya kesehatan
4.
Semakin tingginya tingkat kriminalitas
5.
Bencana alam yang semakin sering terjadi
6.
Kurangnya kesadaran orang dalam menjaga harta pribadinya
7.
Meningkatnya
kesadaran
perusahaan
besar
menggunakan asuransi untuk melindungi asetnya. 8.
Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan sistem dalam menjalankan proses bisnisnya.
9.
Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang asuransi sehingga memudahkan Madani untuk menjalin kerja sama.
3.3.4.2 Threats (ancaman) 1.
Adanya
kenaikan
harga
bahan
baku
yang
menyebabkan meningkatnya biaya produksi. 2.
Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan asuransi
3.
Para pesaing utama yg merupakan perusahaan broker asuransi sudah menggunakan sistem
3.3.4.3 Strength (kekuatan) 1.
Madani sudah berdiri lumayan lama, yakni telah berdiri dari tahun 2006, sehingga sudah memiliki cukup pengalaman
2.
dibidangnya.
Madani memiliki infrastruktur yang sangat memadai sehingga
dapat
menunjang
pengerjaan
setiap
karyawan menjadi semakin cepat. 3.
Madani cukup menguasai pasar lokal.
4.
Madani selalu mengadakan pelatihan secaraperiodik sehingga dapat meningkatkan keahlian masingmasing personilnya.
5.
Adanya dukungan dari pihak Top Management kepada setiap staff di Madani
6.
Setiap Staff memiliki sikap memiliki (sense of belonging), sehingga melakukan yang terbaik untuk perusahaan
3.3.4.4 Weakness (kelemahan) 1.
Kurang menguasai pasar internasional yang ada.
2.
Kekurangan tenaga ahli yang mahir dalam bidang asuransi besar seperti pesawat atau kapal
Tabel 3.3 SWOT Madani Strengths 1. Memiliki cukup pengalaman di bidangnya 2. Memiliki infrastruktur yang memadai 3. Menguasai pasar lokal 4. Selalu mengadakan pelatihan secara periodik 5. Dukungan dari pihak OPT manejemen terhadap pihak staff 6. Setiap staff memiliki sikap (sense of belonging) Opportunities - Strategi yang dilakukan 1. Banyaknya kepimilikan adalah mengembangkan kendaraan bermotor Madani Integrated 2. Kesadaran masyarakat Assistanceagar tetap jadi akan asuransi perusahaan broker yang 3. Biaya kesehatan terdepan. meningkat 4. Tingginya tingkat kriminalitas 5. Bencana alam sering terjadi 6. Kurangnya kesadaran dalam menjaga harta 7. Kesadaran perusahaan besar menggunakan asuransi 8. Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan sistem 9. Banyak nya perusahaan dibidang asuransi Threats Strategi yang dilakukan adalah 1. Kenaikan harga baku dengan 2. Undang – undang melakukanHeadhunting, yaitu yang mengatur merekrut seorang profesional kebijakan revisi staff yang telah bekerja di 3. Perusahaan broker perusahaan tertentu untuk
Weaknesses 1. Kurang nya menguasai pasar international 2. Kekurangan tenaga ahli dalam bidang asuransi besar
- Strategi yang dilakukan adalah memberikan pelatihan ke setiap karyawan.Sehingga setiap karyawan memiliki kemampuan yang kompeten dibidangnya masing-masing.
- Strategi yang dilakukan adalah mulai mencari klien di daerahdaerah lain. Strategi yang dilakukannya adalah mengumpulkan data calon klien sebanyak- banyaknya yang
asuransi lain yang menjadi staff di Madani tinggal di suatu daerah tertentu. sudah menggunakan Lalu langsung memprospeknya. system 3.3.5 Analisis CSF (Critical Success Factor) Critical Success Factor (CSF) adalah suatu factor ataukarakteristik yang digunakan untuk melakukan pengukuran kesuksesan suatu proyek. Dengan CSF kebutuhan informasi dapat ditentukan. CSF menghasilkan sekumpulan data yang lebih kecil untuk dianalisa, daripada melakukan analisa perusahaan secara keseluruhan. Untuk menentukan CSF dari suatu perusahaan diadakan survei dan wawancara langsung dengan pihak eksekutif dari perusahaan. Berdasarkan hasil survei dan wawancara di Madani Karsa Mandiri, maka CSF yang ditentukan antara lain : 1.
Meningkatkan jumlah pelanggan Dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka akan berbaik dengan perkembangan perusahaan. Semakin banyak pelanggan maka perusahaan akan semakin maju dan berkembang.
2.
Meningkatkan jumlah premi Seiring dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka jumlah premi akan semakin beragam sesuai dengan kebutuhan. Sehingga keuntungan perusahaan diharapkan dapat bertambah.
3.
Meningkat kepuasan pelanggan
Kepuasan
pelanggan
juga
harus
diperhatikan.
Kepuasan pelanggan merupakan kekuatan perusahaan untuk menjaga pelanggan tetap dan dalam meraih pelanggan baru. Layanan harus terus dikembangkan sehingga dapat cepat tanggap dengan kebutuhan pelanggan maupun calon pelanggan. 3.3.6 Balance Scorecard Dengan mengimplementasikan Balance Scorecard
pada
perusahaan broker, maka eksekutif dapat melihat kinerja perusahaan dan mencapai visi dan misi dari perusahaan tersebut. Balanced Scorecard mempunyai empat perspektif yang terkait, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, internal bisnis, dan learning and growth.Sehubungan dengan tujuan perusahaan, yaitu untuk memuaskan pelanggan maka tujuan ini tidak lepas dari perspektif pelanggan yang secara langsung akan menerima pelayanan secara baik. Selanjutnya dengan perspektif internal bisnis, karena untuk mencapai hasil yang optimal maka perlu diperhatikan proses bisnis internal yang ada. Serta dengan memenangkan tender – tender besar untuk meningkatkan citra perusahaan. Perspektif learning and growth mempunyai posisi yang tidak kalah penting, dimana kinerja dari karyawan harus
mempunyai kemampuan serta retensi karyawan harus diperhatikan agar perusahaan tidak kehilangan karyawan berkualitas. Sedangkan pada perspektif keuangan seharusnya akan menunjukan profit dari perusahaan yang sangat baik jika ketiga prespektif sebelumnya telah memenuhi standarKPI yang telah diberikan. Tabel 3.4 Tujuan Strategis Madani
Perspektif
Keuangan
Pelanggan
Tujuan Strategis Meningkatkan jumlah pembayaran terhadap pihak asuransi Meningkatkan Pendapatan Premi Meningkatkan penjualan produk asuransi Memperbanyak pengajuan asuransi
Meningkatkan loyalitas pelanggan Menurunkan tingkat klaim asuransi tertunda Bisnis Internal Menurunkan jumlah tagihan premi tertunggak Mempercepat Permrosesan Pembelajaran Pengajuan Asuransi and Mempercepat Pertumbuhan Permrosesan Pengajuan Klaim
1.
Perspektif Keuangan
Key Performance Indicators Persentase premi asuransi terbayar Total Premi Tertagih Peningkatan Sales by Product Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi Kenaikan Sales by Klien Persentase klaim terproses Jumlah Invoice terbayar
Target
90% 100 Milyar 25%
40%
25% 80%
90%
Proceeded PA Document
40%
Proceeded Claim Document
80%
Pada perspektif keuangan, yang menjadi tolak ukur adalah profit yang pada konteks brokage adalah pendapatan premi yang diperoleh oleh Madani Karsa Mandiri dalam kurun periode waktu tertentu. • Pendapatan Premi Bulan Januari 2012 Rp. 1.150.022.118.100 • Pendapatan Premi Bulan Febuari 2012 Rp. 1.367.288.347.054 Pendapatan diperoleh dari
Premi
Bulan
Januari
sendiri
total penjualan premi pada divisi
produk Life Insurance sebesar Rp. 367.729.089.000 dan Non-Life Insurance sebesar Rp. 782.293.029.100, serta pada bulan Februari divisi Life memperoleh sebesar Rp. 484.349.872.042 dan Non-Life sebesar Rp. 882.938.475.012. Dari total pendapatan premi tersebut dapat kita perhitungkan persentase pendapatan premi sebagai berikut: % Peningkatan Pendapatan Premi Januari – Febuari = Pendapatan Premi Januari 2012 x 100% - 100% Pendapatan Premi Febuari 2012 Rp. 1.367.288.347.054
x 100% - 100%
Rp. 1.150.022.118.100
= 18,89 % Dengan target 10% peningkatan pendapatan premi, perusahaan telah mencapai target penjualan yang ditentukan. Kemudian persentase premi asuransi terbayar dapat dilihat dari faktor total yang harus dibayarkan kepada masing-masing asuransi terhadap total yang telah dibayarkan. Dengan semakin tingginya tingkat persentase premi yang sudah dibayarkan kepada pihak asuransi, selain meningkatkan kepercayaan partner (yang dalam konteks ini adalah pihak asuransi) juga menurunkan tingkat hutang premi kepada asuransi sehingga
perusahaan
dapat
segera
menghitung
pendapatan premi bersih yang diperolehnya. 2.
Perspektif Pelanggan Perspektif ini merupakan komponen utama dalam menghasilkan tujuan perusahaan. Tolak ukur dari perspektif ini adalah Peningkatan Sales by
Product, Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi, serta Kenaikan Sales by Klien. a. Peningkatan Sales by Product b. Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi
c. Kenaikan Sales by Client 3.
Perspektif Internal Bisnis Pada perspektif ini membantu perusahaan untuk meningkatkan internal bisnis untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tujuan strategis dalam perspektif ini adalah untuk menurunkan tingkat klaim asuransi tertunda serta secara optimal menurunkan jumlah tagihan premi tertunggak.
4.
Perspektif Learning and Growth Retensi dan produktifitas karyawan merupakan tolak ukur dalam perspektif ini. Untuk menghitung produktifitas karyawan dilihat dari waktu yang dibutuhkan karyawan untuk memproses pengajuan asuransi maupun klaim asuransi.
Gambar 3.6 Strategy Map 3.3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif 3.2.7.1 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan analisa-analisa yang berkaitan dengan lingkungan internal dan lingkungan eksternal bisnis perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah
yang dihadapi oleh Madani, di antaranya sebagai berikut : 1.
Laporan yang disajikan kepada eksekutif masih dalam bentuk print-out sehingga menghabiskan waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalis dan mengevaluasi laporan tersebut.
2.
Belum tersedianya sistem informasi yang mendukung dalam
penyelesaian
masalah
dan
pengambilan
keputusan manajerial. 3.
Eksekutif
mengalami
kesulitan
dalam
melihat
penjualan yang tertinggi dan terendah pada setiap periode penjualan. 3.3.7.2 Usulan Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah terhadap sistem yang sedang berjalan pada Madani saat ini, maka diusulkan untuk dibangunnya suatu SIE yang dapat memenuhi kebutuhan para Eksekutif dalam mengambil keputusan. Adapun kriteria SIE yang akan dirancang sebagai berikut : 1.
Menyajikan
informasi
atau
laporan
yang
dibutuhkan eksekutif yang dilengkapi dengan tabel dan grafik menggunakan fasilitas drill down sehingga dapat memudahkan eksekutif dalam
menganalisa. 2.
Sistem
yang
dirancang
dapat
menyediakan
informasi internal dan eksternal tentang pesaing dan analisa pangsa pasar sehingga membantu eksekutif dalam menganalisa situasi persaingan dan peluang. 3.3.7.3 Informasi yang Dibutuhkan Eksekutif Informasi yang dibutuhkan oleh Eksekutif pada Madani terdiri dari dua, kebutuhan informasi internal dan eksternal.
Kebutuhan
informasi internal
mencakup
informasi tentang penjualan, evaluasi penjualan, analisa promosi, analisa retur penjualan, informasi tentang pelanggan yang paling sering dan yang jarang melakukan pemesanan barang, serta informasi kategori produk yang paling diminati dan kurang diminati oleh pelanggan. Sedangkan
kebutuhan
informasi
eksternal
yang
dibutuhkan oleh Eksekutif pada Madani adalah informasi pangsa pasar dan informasi kompetitor.
