BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN

58

BAB 3

ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN 3.1. Latar Belakang 3.1.1.

Latar Belakang Perusahaan PT. SUCOFINDO (Persero) merupakan perusahaan inspeksi pertama dan tersebar di Indonesia yang didirikan pada 22 Oktober 1956 oleh Negara Republik Indonesia bersama dengan Generale de Surveillance Holding SA (“SGS”) yang merupakan perusahaan inspeksi tersebar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss. Hingga saat ini SGS memiliki 5% saham dari PT. Sucofindo dan 95% saham lainnya dimiliki oleh Negara Republik Indonesia. Bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) bermula dari kegiatan perdagangan terutama komoditas pertanian serta kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan eksporimpor. Seiring dengan perkembangan kebutuhan dunia usaha, PT. SUCOFINDO (Persero) melakukan langkah kreatif dan menawarkan inovasi jasa-jasa baru berbasis kompetensinya. Diverivikasi ini melahirkan jasa-jasa

baru

yang

mencakup warehousing dan

forwarding, analytical laboratories, industrial and marine engineering, dan fumigation and industrial hygiene. Keanekaragaman jenis jasa PT. SUCOFINDO (Persero) dikemas secara terpadu, didukung oleh tenaga kerja ahli yang profesional dalam bidangnya, kemitraan usaha strategis dengan beberapa institusi internasional serta jaringan kerja laboratorium, cabang dan titik layanan yang terbesar di berbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai tambah terhadap layanan yang diberikan perusahaan. Pengalaman di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian dan pengujian menjadi modal utama dalam mengembangkan usaha menjadi perusahaan inspeksi nasional terbesar di Indonesia. Melalui pendekatan menajemen terpadu, PT. SUCOFINDO (Persero) bertekad

59 untuk senantiasa meningkatkan kemampuan daya saingnya dalam menghadapi pasar global. 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1.

Visi Perusahaan Menjadi perusahaan jasa terpercaya dan menguntungkan dalam memberikan pemastian di Indonesia dan ASEAN.

3.1.2.2.

Misi Perusahaan Kami menyediakan layanan jasa yang inovatif, handal, dan berkualitas tinggi dalam bidang inspeksi, pengujian sertifikasi dan jasa terkait kepada pelanggan. Kami

mewujudkan

lingkungan

kerja

yang

menantang,

apresiatif, dan berlandaskan pengetahuan bagi karyawan. Kami menciptakan nilai bagi pemegang saham berkontribusi kepada perekonomian dan masyarakat di tempat kami beroperasi.

3.2.

Strategic Goals and Initiative Top level dari EA Framework mengidentifikasi strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang jelas dari kontribusi IT yang akan mencapai tujuan - tujuan perusahaan.

3.2.1. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal 3.2.1.1.

Analisis Lingkungan Eksternal

3.2.1.1.1 Analisis 5 Daya Saing Porter Analisa porter digunakan untuk mengetahui posisi persaingan bisnis pada perusahaan. Tujuan dari analisa ini adalah agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan bisnis yang melibatkan 5 (lima) kekuatan antara lain pesaing industri, ancaman pendatang baru, pemasok, kekuatan pembeli dan ancaman produk pengganti pada PT. Sucofindo.

60

Pendatang baru - Tuv_Nord

-

Pemasok Pemasok yang

Pesaing Industri - Biro Klasifikasi Indonesia

menyediakanke rtas sertifikasi

-

Surveior Indonesia

(PERURI)

-

Tuv-Nord

Produk pengganti - Sertifikasi ISO

Gambar 3.1 lima daya saing porter PT.Sucofindo

Pelanggan - Perusahaan eksportir &importer - Institusi Pemerintahan

61 Berikut adalah penjelasan analisa lima (5) daya porter pada PT. SUCOFINDO (Persero): Pesaing utama Pesaing utama PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta adalah perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT. SUCOFINDO (Persero) yaitu jasa sejenis. Salah satu pesaing utama PT. SUCOFINDO (Persero) adalah Biro Klasifikasi Indonesiam Surveyor Indonesia, Tuv-Nord dan perusahaan sejenis lainnya.Hal ini membuat PT. SUCOFINDO (Persero) terus dibayangi oleh pesaingnya yang terus mengejar dan berusaha memimpin persaingan sehingga PT. SUCOFINDO (Persero) selalu memantau kelemahan pesaingnya, dan menjadikan kelemahan pesaingnya sebagai sasaran untuk memenangkan persaingan. Pendatang baru Pendatang baru yang bergerak dibidang surveyor disaat ini makin banyak ditemui di Indonesia.Kehadiran pendatang baru menimbulkan ancaman bagi PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Dengan adanya para pesaing baru yang bergerak dibidang yang sama mengakibatkan para customer memiliki alternative yang banyak untuk mendapatkan jasa surveyor. Akan tetapi PT. SUCOFINDO (Persero) harus tetap konsisten terhadap pelayanan yang diberikan agar pelanggan tetap setia menggunakan PT. SUCOFINDO (Persero). Pelanggan Pelanggan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta adalah perusahaan yang bergerak dibidang ekspor-impor yang membutuhkan jasa surveyor terhadap barangbarang yang akan di ekspor-impor. Perusahaan menggunakan jasa PT. SUCOFINDO (Persero) sebagai pinjaman kepada pihak ketiga (perusahaan lain) atas barang yang akan di ekspor-impor, sebagai pembuat sertifikat dalam standarisasi nilai produk, pengujian kelayakan produk, serta melakukanpelatihan karyawan. Pemasok PT. SUCOFINDO (Persero) memiliki pemasok khusus yang merupakan perusahaan pemerintah yang bergerak didalam bidang percetakan uang yaitu PT. Peruri.PT. Peruri memasok kertas yang digunakan dalam pembuatan sertifikat, kertas tersebut merupakan kertas khusus yang memiliki nomor seri berbeda satu dengan lainnya sehingga tidak bisa digandakan dan dipalsukan.PT. SUCOFINDO (Persero) dan PT. Peruri memiliki

62 perjanjian bahwa stok kertas yang akan digunakan untuk pembuatan sertifikat harus selalu tersedia oleh PT. Peruri. Produk pengganti PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakartamemiliki produk berupa sertifikat yang merupakan hasil dari inspeksi yang dilakukan oleh petugas PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta sesuai dengan kontrak / order yang di inginkan oleh klien. Produk pengganti yang bisa menggantikan sertifikat hasil dari proses bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta tersebut adalah sertifikat / standarisasi yang di berikan oleh beberapa badan penetap standarisasi yang telah terdaftar di International Organization for Standardization(ISO). 3.2.1.1.2

Analisis PEST PEST merupakan salah satu metode lain yang dapat digunakan untuk analisis lingkungan eksternal bisnis dari perusahaan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. •

Politik Faktor yang berpengaruh terhadap proses bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta yaitu terdapat kebijakan baru yang dibuat pemerintah yang akan memberikan peluang bisnis bagi perusahaan. Faktor politik

yang

mempengaruhi

peluang

bagi

PT.

SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta adalah adanya aturan standarisasi nilai produk bagi perusahaan industri , tuntutan menjalankan kegiatan bisnis yang ramah lingkungan. •

Ekonomi Faktor ekonomi merupakan salah satu yang berpengaruh dalam

eksternal

meningkatnya

perusahaan.

perekonomian

Dengan

semakin

Indonesia,

prospek

perusahaan industri diperkirakan akan tumbuh semakin baik. Hal ini menyebabkan semakin dibutuhkannya jasa surveyor

untuk

menangani

industri-industri

baru

maupun yang telah ada. Selain itu nilai tukar mata uang

63 rupiah terhadap mata uang asing yang tidak stabil, tidak mempengaruhi PT. SUCOFINDO (Persero) dalam memberikan harga jasa kepada customer. •

Sosial Pengaruh social pada PT. SUCOFINDO (Persero) tidak terlalu berpengaruh karena target pasar merupakan organisasi dan perusahaan-perusahaan yang bergerak sesuai bidang jasa yang dimiliki oleh PT. SUCOFINDO (Persero). Namun PT. SUCOFINDO (Persero) tetap sering mengadakan kegiatan yang focus pada aspek social & lingkungan untuk meningkatkan pembangunan maupun

potensi

kemandirian

masyarakat

&

memberdayakan kondisi social masyarakat disekitar wilayah PT. SUCOFINDO (Persero). •

Teknologi Factor

teknologi

yang

berkembang

saat

ini

mempengaruhi terhadap setiap bidang unit yang bergerak pada PT. SUCOFINDO (Persero). Saat ini PT. SUCOFINDO

(Persero)

telah

memiliki

teknologi

aplikasi dalam menunjang proses bisnisnya. Salah satunya memilki web based dimana pelanggandapat melihat informasi yang disediakan PT. SUCOFINDO (Persero).

Dan

aplikasi

yang

digunakan

dalam

menjalankan proses bisnis pada setiap cabang tersebut telah terhubung langsung dengan server pusat. 3.2.1.2.

Analisis Lingkungan Internal

3.2.1.2.1 SWOT Metode analisis SWOT digunakan untuk mengetahui perbandingan antara kelemahan, kekuatan, ancaman dan kesempatan yang di miliki oleh perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan strategi – strategi penting untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar dapat memaksimalkan kekuatan dan

kesempatan

yang

di

miliki

oleh

perusahaan

dan

64 meminimalkan

kelemahan

maupun

ancaman

terhadap

perusahaan. Berdasarkan analisis pada lingkungan eksternal perusahaan yang ada pada sub bab sebelumnya maka untuk perbandingan ancaman dan peluang pada faktor internal dan kelemahan (SWOT) pada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 3.1 Analisis SWOT PT.Sucofindo Faktor Internal

Strength (Kekuatan)

(S1) Memiliki pengalaman

Weakness (Kelemahan) (W1) Kegiatan

selama 55 tahun

operasional yang

dibidang inspeksi,

belum efektif

supervisi, pengkajian

karena masih

dan pengujian.

adanya proses

Faktor Eksternal (S2) Jaringan kerja yang luas tersebar di berbagai kota di Indonesia. (S3) Sudah dikenal baik di pasar Indonesia. (S4) Memiliki fasilitas penunjang yang lengkap. (S5) Memiliki layanan jasa yang luas. (S6) Memiliki SDM yang

yang tidak terintegrasi. (W2) Biaya operasional yang tinggi karena masih ada proses yang manual. (W3) Tarif layanan jasa cukup tinggi di bandingkan kompetitornya (W4) Persebaran tenaga kerja ahli di

ahli dan

setiap cabang

berkompetensi

tidak merata.

dibidangnya. (S7) Memiliki kualitas

(W5)Proses pengiriman laporan dari

65 sesuai standard

bagian inspeksi

International.

membutuhkan

(S8) Memiliki relasi yang cukup baik terhadap pelanggan.

waktu lama karena masih manual. (W6) Penggunaan aplikasi

(S9) Memiliki jaringan

operasional

partner perusahaan

belum optimal

dalam skala

karena aplikasi

internasional.

sering terjadi

(S10) Sucofindo telah diakui oleh Asosiasi Lembaga Sertifikasi Indonesia

hang (W7) Range harga yang tidak transparan (W8) ketergantungan terhadap proyek pemerintah

Opportunity (Kesempatan) (O1) Masyarakat indonesia cenderung susah berpindah brand.

Strategi WO :

(O2)Adanya kebijakan standarisasi dari

Strategi SO :

W3-02

pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor

S1-01 S7-O2 S2-04

O3)Akan adanya merger dari pihak Surveyor Indonesia

W4-03

66 (O4)Banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa Surveyor (O5)Adanya perubahan orientasi pemasaran secara global (O6)Akan di adakannya pasar tunggal ASEAN

Threat (Ancaman) Strategi WT:

(T1) Harga yang di berikan

W3-T1

kompetitor lebih

W1-T2

murah. (T2) Adanya kompetitor baru yang semakin berkembang. (T3) Pemasaran dari kompetitor yang

trategi ST:

tidak bisa di

S3-T4

prediksi.

S8-T4 S6-T2

(T4) Persaingan yang semakin ketat dan tidak sehat dari kompetitor. (T5) Adanya keingin pelanggan

67 mencari harga yang lebih murah dengan kualitas yang sama.

Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan, dapat dilihat bahwa PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta saat ini berada pada posisi untuk menggunakan strategi SO, WO, ST, WT, antara lain: Strategi SO : • (S1-O1) : Dengan memiliki pengalaman selama 55 tahun di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian (surveyor) pengalaman tersebut menciptakan kepercayaan pelanggan dan image positif terhadap PT.Sucofindo sehingga membuat mereka tidak memilih perusahaan lain atau berpindah brand. • (S7-O2) : PT. Sucofindo dalam jasanya telah memiliki kualitas sesuai standar Internasional sehingga kebijakan standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor tidak terlalu mempengaruhi PT.Sucofindo karena kebijakan pemerintah juga mengacu pada standarisasi Internasional. • (S2-04) : PT.Sucofindo telah memiliki Jaringan kerja yang luas tersebar di berbagai kota di Indonesia memudahkan PT.Sucofindo dalam menerima Order dari perusahaan atau pelanngan di wilayah manapun terkait banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa Surveyor. Strategi WO : • (W4-O3) : Persebaran tenaga kerja ahli di setiap cabang tidak merata membuat PT.Sucofindo membutuhkan banyak tenaga ahli untuk membantu kegiatan bisnis mereka. Dengan Akan adanya merger dari pihak Surveyor Indonesia diharapkan karyawan surveyor indonesia dapat menutupi kekurangan tenaga ahli di PT.Sucofindo sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan efektif.

68 • (W3-O2) : Tarif layanan jasa cukup tinggi sedikit banyak membuat pelanggan

PT.sucofindo

mencari

perusahaan

sejenis

yang

menawarkan jasa yang lebih murah. Tidak adanya standarisasi menuntut pemerintah agar adanya kebijakan standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor sehingga terciptanya harga minumum atau terendah agar tarif layanan jasa tidak terlalu tinggi. Strategi ST : • (S3-T4) : PT. Sucofindo Sudah dikenal baik di pasar Indonesia karena memiliki pengalaman yang cukup lama hal ini membuat kepercayaan pelanggan sangat tinggi sehingga mereka tidak memperdulikan apabila ada persaingan ketat yang tidak sehat dari kompetitor yang menyebarkan informasi negatif tentang PT.Sucofindo. • (S8-T4) : PT.Sucofindo selalu menjalin hunbungan yang baik denagn pelanggannya sehingga memiliki relasi yang cukup baik terhadap pelanggan. Oleh karena itu PT.Sucofindo tidak memikirkan apabila ada perusahaan pesaing yang bersaing tidak sehat dangan memberikan informasi negatif kepada pasar. • (S2-T2) :PT.Sucofindo memiliki SDM yang ahli dan berkompetensi dibidangnya hal tersebut membuat mereka semakin berkembang dan berpengalaman menjadi perusahaan surveyor di Indonesia sehingga mendapat

kepercayaan

dari

pelanggan

hal

tersebut

dapat

mengimbangi mulai banyaknya perusahaan kompetitor yang semakin berkembang juga. Strategi WT : • (W3-T1) : PT.Sucofindo memiliki Tarif layanan jasa cukup tinggi hal ini sedikit banyak mengakibatkan para pelanggan mereka mencari perusahaan sejenis yang menawarkan harga yang lebih murah dengan kualitas yang tidak jauh berbeda. • (W1-T2) : kegiatan operasional pada PT.Sucofindo masih belum berjalan

dengan

perusahaan

efektif

sedangkan

sehingga perusahaan

menghambat perkembangan kompetitor

baru

semakin

berkembang hal tersebut ditakutkan PT.Sucofindo tertinggal dari perusahaan – perusahaan kompetitor lainnya.

69 3.2.1.2.2 External Factor Analysis Summary Dari hasil SWOT diatas dapat dibuat analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary ) yang akan digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan, seperti pada table berikut:

Tabel 3.2 EFAS PT.Sucofindo Opportunity (Peluang)

Bobot

Rating

Bobot x Rating

0.08

3

0.24

0.06

1

0.06

0.07

4

0.28

0.09

4

0.36

pemasaran secara global

0.05

3

0.15

Akan di adakannya pasar

0.10

4

0.40

Masyarakat

indonesia

cenderung susah berpindah brand. Adanya

kebijakan

standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor Akan adanya merger dari pihak Surveyor Indonesia Banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa Surveyor

Adanya perubahan orientasi

tunggal ASEAN TOTAL Peluang

0.45

Threats(Ancaman)

Bobot

Rating

Bobot x Rating

0.12

3

0.36

0.9

2

0.18

0.11

1

0.11

Harga

yang

di

berikan

1.49

kompetitor lebih murah. Adanya

kompetitor

baru

yang semakin berkembang. Pemasaran dari kompetitor yang tidak bisa di prediksi.

70 Persaingan yang semakin ketat dan tidak sehat dari

0.11

2

0.22

0.12

3

0.36

kompetitor. Adanya keingin pelanggan mencari harga yang lebih murah dengan kualitas yang sama. TOTAL Ancaman

0.55

1.22

TOTAL EFAS

1

0.27

3.2.1.2.3 Internal Factor Analysis Summary Tabel 3.3 IFAS PT.Sucofindo Strength (Kekuatan) Memiliki

Bobot

Rating

Bobot x Rating

pengalaman

selama 55 tahun dibidang

0.09

3

0.27

0.06

4

0.24

0.03

2

0.06

0.06

2

0.12

0.05

3

0.15

0.06

4

0.24

sesuai

0.07

2

0.14

Memiliki relasi yang cukup

0.03

1

0.03

0.09

2

0.18

inspeksi,

supervisi,

pengkajian dan pengujian. Jaringan kerja yang luas tersebar di berbagai kota di Indonesia Sudah dikenal baik di pasar Indonesia. Memiliki fasilitas penunjang yang lengkap Memiliki layanan jasa yang luas. Memiliki SDM yang ahli dan berkompetensi dibidangnya. Memiliki

kualitas

standard International.

baik terhadap pelanggan. Memiliki jaringan partner perusahaan internasional.

dalam

skala

71 Sucofindo telah diakui oleh Lembaga

Sertifikasi

0.07

3

0.21

Indonesia 0.61

TOTAL Kekuatan

1.64

Weakness (Kelemahan) Kegiatan operasional yang belum efektif karena masih

0.07

2

0.14

0.08

2

0.16

0.07

3

0.21

0.05

2

0.10

0.06

4

0.24

0.06

3

0.21

adanya proses yang tidak terintegrasi. Biaya

operasional

tinggi

karena

yang

masih

ada

proses yang manual. Tarif layanan jasa cukup tinggi

di

bandingkan

kompetitornya. Persebaran tenaga kerja ahli di

setiap

cabang

tidak

merata. Proses pengiriman laporan dari

bagian

inspeksi

membutuhkan waktu lama karena masih manual.

Akan di adakannya pasar tunggal ASEAN TOTAL Kelemahan

0.39

1.05

TOTAL IFAS

1

0.59

Dari analisis dankedua tabel diatas, maka diperoleh total nilai dari Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut langkah-langkah dalam menyusun diagram analisis SWOT PT. SUCOFINDO (Persero)Cabang Jakarta : a. Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y

72 Peluang : 1.49 Ancaman : 1.22 Titik Y = Peluang – Ancaman = 1.49 – 1.22 = 0.27 b. Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X Kekuatan : 1.64 Kelemahan : 1.05 Titik X = Kekuatan – Kelemahan = 1.64 – 1.05 = 0.59 c. Jadi posisi diagram analisis SWOT PT. SUCOFINDO (Persero)Cabang Jakarta terletak pada titik (0,59 : 0,27)Untuk melihat lebih jelas dapat dilihat di diagram analisis SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa PT. SUCOFINDO (Persero)Cabang Jakarta berada di dalam kuadran 1 yang berarti PT. Sucofindo memiliki peluang dan kekuatan yang baik yang dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan perusahaan dengan strategi yang agresif dan tentunya dengan juga memperhatikan ancaman dan kelemahan dari PT. Sucofindo Berikut merupakan diagram analisis SWOT PT. Sucofindo :

73

BERBAGAI PELUANG Mendukung Strategi

Mendukung Strategi

Turn-Around

KELEMAHAN

Agresif

KEKUATAN (0,59 : 0,27)

INTERNAL

INTERNAL

Mendukung Strategi Defensif

Mendukung Strategi Divesifikasi

BERBAGAI ANCAMAN

Gambar 3.2 diagram analisisSWOT PT. Sucofindo

74 3.2.1.3.

Value Shop

Gambar 3.3 Value ShopPT. Sucofindo

75 1. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang di miliki oleh PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta sudah memiliki jajaran pendidikan tinggi, karena PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta merupakan salah satu perusahaan milik BUMN dimana untuk penerimaan karyawan dilakukan penyeleksian agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Tangkap Peluang dan Tantangan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta sudah memiliki proses manajemen secara berkala yang berfungsi untuk menangkap peluang dan tantangan, di proses manajemen tersebut terdapat penetapan tujuan, sasaran, kebijakan & program dan rencana jangka panjang yang di gunakan untuk menangkap peluang dan tantangan pada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Dari analisa yang telah penulis lakukan terdapat beberapa peluang yang di miliki PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta dan beberapa tantangan. Peluang dan tantangan yang merupakan hasil analisa dari penulis terdapat pada hasil analisis SWOT. 3. Temukan Solusi Jitu Merupakan sebuah tindakan dari internalPT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta dalam menemukan maupun menentukan solusi dari permasalahan yang di hadapi. Dari hasil analisa yang dilakukan di ketahui bahwa PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta memiliki beberapa masalah dalam proses bisnisnya yang dapat menghambat kinerja dari aktivitas bisnis yang dimiliki PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta bagian administrasi operasional yaitu masih dilakukannya pengiriman Hasil Pengerjaan Lapangan (HPL) secara manual sehingga membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam memprosesnya. 4. Pengelolaan Pengetahuan atau Pencarian Knowledge Untuk penyebaran / pengelolaan pengetahuan internalpada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta mengandalkan para karyawannya semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan. Karena PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta memiliki proses pengendalian sistem yang di dalamnya terdapat riset & development produk / jasa, dan pengendalian data dan informasi yang berfungsi dalam pengelolaan pengetahuan.

76 5. Eksternal Pencarian Knowledge Proses pencarian pengetahuan yang dilakukan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta menggunakan referensi luar merupakan sebuah proses yang dilakukan apabila para karyawan yang di miliki PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta tidak mampu mencari solusi dari permasalahan yang di hadapi sehinggan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta menggunakan referensi pengetahuan dari luar 6. Penyediaan Sumber Dana Yang dimaksud dari penyediaan sumber dana yaituberupa penyediaan keuangan yang dimana dapat menggerakandari pemecahan masalah yang adaserta pemenuhan atas kebutuhan yang ada. Pada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta untuk pendukung pemecahan masalah yang berhubungan dengan dana di butuhkan proposal yang harus di berikan kepada pimpinan pusat untuk di setujui terlebih dahulu. 7. Pemasaran dan atau Sosialisasi Pemasaran terhadap jasa dari PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta dilakukan oleh divisi penjualan dan pemasaran yang terdapat di dalam struktur organisasi PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta dan di butuhkannya sosialisasi terhadap implementasi sistem yang baru di dalam PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta agar para user / karyawan yang menggunakan sistem baru tersebut dapat mengerti dengan baik dan jelas sehingga penyebaran informasi yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik. 8. Rancangan Implementasi Merupakan tahapan rancangan terhadap sistem yang akan di implementasi sesuai kebutuhan untuk meningkatkan atau mendukung proses bisnis yang ada agar dapat mencapai tujuan PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Rancangan yang di buat akan di dokumentasikan ke dalam EA Framework. 9. Implementasi Merupakan tahap terakhir pengoperasian sistem baru yang di kembangkan dalam PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta sehingga dapat di gunakan oleh para karyawan yang ada di PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Dalam penelitian ini hanya mencakup rencana dan rancangan strategis untuk 3 tahun ke depan.

77 3.2.1.4.

CONOPS

3.2.1.4.1 CONOPS Scenario 1. a) Client datang langsung ke PT. SUCOFINDO (Persero) kemudian langsung kebagian customer service untuk melakukan pendaftaran. b) Client juga bisa mendaftar melalui telepon / email apabila tidak bisa dating langsung ke PT. SUCOFINDO (Persero). c) Apabila client sudah terdaftar maka dapat langsung meminta form permohonan order ke customer service.

2. Bagian customer service menginput data client kedalam sistem dan memberikan form permohonan order ke client untuk diserahkan ke bagian administrasi operasional.

3. a) Bagian administrasi operasional menerima permohonan order kemudian menginput kedalam sistem. b) Setelah itu form permohonan order diserahkan kepada bagian bagian penjualan .

4. Berdasarkan permohonan order yang ada, bagian penjualan kemudian memberikan harga kepada client atas jasa yang diinginkan. a) Apabila client setuju dengan harga yang tersebut, maka client mengkonfirmasikan kepada customer service untuk dibuatkan order confirmation. b) Apabila client tidak setuju maka dapat melakukan negosiasi ulang atau membatalkan permohonan order.

5. Bagian

customer

service

membuat

order

confirmation

berdasarkan kesepakatan yang telah disetujui oleh kedua belah pihak sebelumnya dan order confirmation diberikan ke bagian administrasi operasional.

78 6.

Bagian administrasi operasional membuat draft invoice pembayaran DP (Down Payment) dan diserahkan kepada client.

7.

Client yang menerima draft invoice DP langsung melakukan pembayaran DP ke bagian keuangan.

8.

a) Bagian keuangan yang menerima pembayaran DP langsung menginput data pembayaran kedalam sistem. b) Setelah itu bagian keuangan memberikan konfirmasi kepada administrasi

operasional

bahwa

client

telah

melakukan

pembayaran DP.

9.

Bagian administrasi operasional yang menerima konfirmasi dari bagian keuangan langsung memproses ulang order confirmation kemudian dibuat surat rencana kerja operasional (RKO) yang berisi perintah penugasan dan diserahkan ke bagian Penugasan Tenaga Kerja (PTK).

10. a) Berdasarkan surat rencana kerja operasional yang telah diterima, bagian PTK membuat instruksi kerja kepada petugas yang dipilih sesuai dengan order yang diinginkan client. Selain itu bagian PTK juga memberikan alat-alat pendukung yang akan dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja nya. b) Berdasarkan kebutuhan biaya akomodasi yang diperlukan petugas dalam menjalankan operasional kerja, bagian PTK memberikan RKO kepada bagian keuangan agar biaya akomodasi yang diperlukan petugas segera di keluarkan.

11. Bagian keuangan segera memberikan sejumlah dana yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan yang tercatat pada RKO.

12. Setelah instruksi kerja dan alat pendukung dan biaya akomodasi didapatkan oleh petugas, selanjutnya dilakukan operasional kerja.

79 13. Sesuai dengan semua yang telah didapatkan saat operasional kerja atau kerja lapangan berlangsung, selanjutnya petugas membuat laporan hasil pekerjaan lapangan (HPL) untuk diserahkan kepada bagian administrasi operasional .

14. Bagian administrasi operasional memproses hasil perkerjaan lapangan (HPL) yang diterima, kemudian dibuat kedalam draft survey untuk diverifikasi ulang oleh PTK dan petugas yang terlibat.

15. a) Bagian PTK menerima draft survey ,kemudian membuat rincian invoice atas biaya yang dikeluarkan oleh petugas dalam menjalankan proses operasional kerja. b) Selain membuat rincian invoice, bagian PTK melakukan verifikasi draft survey yang diterima dan diserahkan kepada petugas yang terlibat.

16. Petugas yang terlibat melakukan verifikasi draft survey seperti yang dilakukan bagian PTK sebelumnya. Draft survey yang telah diverifikasi kemudian diserahkan ke bagian administrasi opersional untuk diproses lebih lanjut.

17. a) Dari bagian administrasi opersional, draft survey diserahkan kepada pejabat penerbitan sertifikat (PPS) untuk diinput kedalam sistem dan memproses penerbitan sertifikat resmi. Sertifikat yang telah diterbitkan langsung diserahkan kembali kebagian adminstrasi operasional. b) Bagian administrasi operasional juga menyerahkan rincian invoice kepada bagian PPS untuk diproses dan dimuat kedalam draft invoice. Draft invoice kemudian diserahkan kepada bagian keuangan.

18. a) Setelah

menerima

sertifikat

resmi,

bagian

administrasi

operasional membuat draft invoice pelunasan pembayaran yang akan diserahkan kepada client.

80 b) Bersamaan dengan penyerahan draft invoice pelunasan, bagian administrasi operasional memberikan sertifkat resmi kepada client.

19. Client yang menerima draft invoice pelunasan pembayaran langsung melakukan pelunasan pembayaran ke bagian keuangan.

20. Bagian keuangan yang menerima pelunasan pembayaran langsung menginput data pembayaran kedalam sistem. 3.2.1.4.2 CONOPS Diagram

Gambar 3.4 CONOPS Diagram PT. Sucofindo

81

3.3.

Product And Service

3.3.1. Rencana Bisnis 3.3.1.1.

Kegiatan Bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa inspeksi di Indonesia. Jasa yang mereka tawarkan yaitu jasa sertifikasi, konsultasi, pengujian dan analisa, inspeksi dan audit serta pelatihan. PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta bertempat di Jl. Cumi No. 33-35, Tanjung Priok. PT. SUCOFINDO (Persero) bekerja sama dengan Peruri (Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia) sebagai pemasok utama kertas untuk sertifikat, kertas yang digunakan merupakan bahan yang juga sama digunakan dalam pembuatan uang kertas Republik Indonesia sehingga kertas tersebut memiliki nomor seri yang tidak bisa digandakan dan dipalsukan. PT SUCOFINDO (Persero) memasarkan jasa mereka melalui website, brosur – brosur yang disebarkan ke perusahaan – perusahaan yang memerlukan jasa mereka, dan iklan dibeberapa media seperti majalah bisnis dan surat kabar.

3.3.1.2.

Profil Tim Eksekutif 1.

Kepala Cabang Tugas dan Tanggung Jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran cabang sesuai dengan rencana kerja Divisi Regional, mengaragkan kepala deputi operasi, kepala unit pelayanan dan kepala bidang di cabang untuk menerjemahkan rencana kerja cabang ke dalam program kerja bidang terkait, guna mendukung pencapaian tujuan cabang. Menetapkan kebijakan khusus untuk cabang, selaras dengan kebijakan

umum

Regional/Perusahaan,

sehingga

seluruh

kegiatan di cabang dapat berjalan dengan efektif, efisien dan tepat waktu.

82 Mengendalikan dan memastikan seluruh kegiatan di cabang dan memantau kegiiatan unit pelayanan yang menjadi tanggung jawabnya, berjalan dengan efektif dan efisien, mengidentifikasi adanya kekurangan/ketidaksesuaian /potensi timbulnya masalah dan mengambil tindakan, sehingga target dapat tercapai dan kegiatan operasi dapat berjalan lancar tanpa kendala berarti. Mengkoordinir kajian atas potensi bisnis yang ada diwilayah kerjanya, berkoordinasi denagan pihak – pihak terkait menindak lanjuti potensi tersebut sesuai kebutuhan dan dalam korodor yang telah ditetatapkan perusahaan, guna memastikan potensi yang layak telah ditindak lanjuti tapat waktu. Berkoordinasi dengan pihak – pihak terkait, memastikan kegiatan penjualan dan pelayanan pelanggan telah berjalan sesuai dengan rencana dan standar yang telah ditetapkan. Memastikan

efektivitas

penggunaan,

dan

memantau

ketersediaan sumberdaya di wilayah kerjanya. Mengelola dan mengendalikan anggaran cabang dan unit pelayanan, meriview tingkat biaya yang dikeluarkan dan menagambil tindakan sesuai kebutuhan, guna menjaga dan senantiasa meningkatkan efisiensi biaya cabang. Memastikan semua dokumen yang ada di cabang telah memenuhi ketentuan hukum/ketentuan lainnya yang berlaku. 2.

Deputi Operasi Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun dan memkompilasi rencana kerja dan anggaran jangka pendek dan panjang untuk kegiatan operasi yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan rencana kerja dan anggaran cabang. Mengkoordinir pelaksanaan kebijakan, sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh kepala cabang sesuai dengan lingkup tugasnya, mengevaluasi efektivitasnya dan mengajukan usulan kepada Kepala Cabang.

83 Mengkoordinir dan mengevaluasi seluruh kegiatan operasi dibawah kendalinya, mengidentifikasi ketidaksesuaian ataupun potensi masalah dan mengambil tindakan tepat waktu sehingga tujuan sub unit dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Mengientifikasi

potensi

bisnis

dan

peluang

serta

mengkoordinasi penjualan yang ada dilingkup tugasnya, berkoordinasi dengan pihak – pihak terkait menindak lanjuti potensi tersebut sesuai kebutuhan dan dalam koridor yang telah ditetapkan perusahaan. Memastikan kendala teknis dapat diatasi dan tercapainya tingkat layanan jasa yang baik sesuai standar yang telah ditetapkan, guna menjaga kepuasan pelanggan. Mengatur alokasi sumber daya yang bersifat lintas bagian operasi dan mengevaluasi efektivitas penggunaannya. Mereview kewajaran anggaran biaya proyek/operasi lainnya, memantau implemntasi dan dan memastikan dana telah digunakan secara efisien sesuai anggaran yang telah ditetapkan. 3.

Kabid Inspeksi Umum Tugas dan Tanggungb jawab : Melaksanakan program kerja yang mengarah pada pencapaian sasaran mutu yang di tetapkan oleh PMU untuk memastikan pelaksanaan proyek dilaksanakan sesuai permintaan pelanggan. Memastikan kecukupan staf pelaksana, alat, bahan dan sarana operasional sesuai dengan kondisi kegiatan di cabang. Mengkoordinasi dengan pihak pelanggan untuk memastikan jenis pekerjaan dan barang yang akan di inspeksi atau di ambil samplenya terutama yang terkait dengan order baru sehingga pengawasan pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan optimal. Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang inspeksi umum di cabang Jakarata, mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepada atasan untuk direview dan disetujui.

84 Membina hubungan baik antara pihak internak dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. 4.

Kabid Inspeksi Teknik Tugas dan Tanggungb jawab :

Menyusun, mengkoordinasikan dan memantau pencapaian rencana kerja dan anggaran Bidang Inspeksi Teknik di cabang Jakarta, mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepada atasan untuk direview dan disetujui. Memonitor, mengevaluasi dan melaporkan kepada atasan perkembangan dan hasil pencapaian realisasi rencana kerja dan memutuskan tindakan penyesuaian yang perlu di lakukan agar target usaha yang telah di tetapkan dapat tercapai dan program kerja dapat berjalan sesuai rencana. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk menganalisa dan mengembangkan usaha jasa sesuai tuntutan / potensi pasar dengan menerapkan inovasi teknologi yang terbaru dan “best practice” yang ada di pasar sehingga unit kerja yang di pimpinnya

dapat

mengakomodir

dan

memenuhi

semua

kebutuhan para pelanggan guna meningkatkan kinerja dan citra perusahaan.

85 Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnya dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. 5.

Kabid Solusi Perdagangan Tugas dan Tanggungb jawab :

Menyusun, mengkoordinasikan dan memantau pencapaian rencana kerja dan anggaran Bidang Solusi Perdagangan di cabang Jakarata, mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepada atasan untuk direview dan disetujui. Berkoordinasi dengan Operation Manager dan Business Support untuk menganalisa dan mengembangkan usaha jasa sesuai tuntutan / potensi pasar dengan menerapkan inovasi teknologi yang terbaru dan “best practice” yang ada di pasar sehingga unit kerja yang di pimpinnya dapat mengakomodir dan memenuhi semua kebutuhan para pelanggan guna meningkatkan kinerja dan citra perusahaan Menyusun, mengkoordinasikan, dan memantau penerapan strategi pemasaran dan kegiatan penjualan terutama yang bersifat “snapshot order” di wilayah kerjanya mulai dari tahap persiapan sampai dengan penerbitan dokumen, dan memastikan kegiatan pemasaran dan penjualan di wilayah kerjanya di laksanakan dengan efektif, efisien dan sesuai dengan prosedur, dan target yang telah di rencakanan.

86 Membina hubungan dengan pelanggan, mengelola keluhan pelanggan selama proses pelaksanaan kegiatan operasional serta memberikan saran / rekomendasi sesuai kebutuhan berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. Melakukan analisa ‘cost and benefit’ / analisa resiko dengan akurat atas setiap order yang berada dalam proses negosiasi / yang potensial dan memastikan order tersebut tidak memliki resiko terlalu tinggi yang dapat menyulitkan perusahaan di kemudian hari. Membina dan memelihara hubungan kerja yang baik dengan seluruh pihak inter di Sucofindo, pelanggan, mitra usaha, dan instansi terkait di dalam dan di luar negeri guna mendukung kelancaran pelaksaan kegiatan operasional perdagangan. 6.

Kabid Kajian, konsultasi dan Pelatiihan Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang kajian, konsultasi dan pelatihan di cabang Jakarta serta mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepda atasan untuk diriview dan disetujui, serta secara aktif memantau dan mengevaluasi pelaksanaan imlpementasi rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui.

87 Mempelajari dan meriview kontrak beserta lampiran – lampirannya dan menentukan hal krusial yang harus dicermati dan dipenuhi supaya hal – hal yang bersifat wanpestasi bisa dicegah dan diantisipasi sedini mungkin serta diupayakan untuk tidak terjadinya pinalty, denda atau pemutusan kontrak. Bekerja sama dengan Bidang Penjualan dan DukunganOperasi/ Bidang

Dsukungan

Bisnis/

Account

Partner

meriview

kelengkapan teknis dan keakuratan dokumen – dokumen tender, menyampaikan usulan nilai penawaran harga

yang akan

diajukan dalam tender kepada atasan untuk diriview dan disetujui, sehingga tender dapat berjalan lancar dan dapat dimenangi Menghiting kebutuhan biaya dan menyusun Rencana Anggran Biaya (RAB) proyek secara cermat dan mengajukan kepada atasan untuk diriview sampai mndapat persetujuan semua pihak. Mendapatkan sumberdaya (peralatan, bahan, SDM, dll) yang diperlukan untuk melaksanakan kontrak sesuai kebutuhan yang tertuang dalam kontrak guna memastikan kegiatan operasional dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Menyusun TOR pengadaan tenaga ahli, trainer dan/atau konsultan ekstenal sesuai format yang telah ditentukan untuk untuk pekerjaan jasa konsultasi. Menjalankan dan mematuhi RAB proyek dan menjaga biaya operasional seefisien mungkin supaya profit margin proyek yang telah ditetapkan dapat tercapai. Membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ke Sub Bidang Keuangan dan Akuntansi untuk pembayaran tenaga ahli, trainer dan/atau konsultan eksternal sesuai dengan tahapan yang telah disepakati dalam kontrak, disertai dengan dokumen – dokumen pendukuingnya dan memastikan realisasi pembayaran. Menjaga hubungan baik dan berkomunikasi dengan pelanggan meski pekerjaan telah diselesaikan sebagai implementasi dari Key Accountatau Reguler Key Accountdalam sistem pengelolaan pelanggan (Account Management System).

88 Melakukan pengadministrasian dan pengarsipan dokumen – dokumen proyek dan kontrak secara rapid dan lengkap untuk jangka waktu minimal 7 (tujuh) tahun serta selalu siap sedia menyajikan arsip dan dokumen tersebut kepada pihak – pihak tetentu yang membutuhkan. Mengusyulkan penyempurnaan dan pembaharuan SOP/instruksi kerja/prosedur safety guna memastikan dengan standar yang upto-datedan dapat diimplementasikan dengan efisien dan efektif. Meningkatkkan kompetensi teknis pegawai serta mengusulkan kebutuhan program – program pengembangan dan dalam kisaran

biaya

trainningserta

mengikuti

kegiatan

trainning/transfer of Knowledge berdasarka program yang telah ditetapkan, guna memastikan kompetensi teknis pegawai senan tiasa meningkat dan dapat memnuhi tuntutan pekerjaan. Menghitung dan mengajukan Harga perkiraan Sendiri /Owner Estimate

(HPS/OE) untuk tenaga ahli , trainer dan /atau

konjsultan eksternal dan mengajukannya ke Atasan langsung untuk diriview dan memperoleh persetujuan. Mangajukan draftpermintaan barang/jasa kepada atasan untuk pengadaan tenaga ahli, trainer, dan konsultan. Mendapatkan tenaga ahli, trainer dan/atau konsultan eksternal dari berbagai pihak seperti perguruan tinggi, lembaga penelitian, perusahaan konsultan atau konsultan perseorangan dengan klasifikasi dan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan kontrak. Mendapatkan

Laboratorium

komoditas/sampel

lingkungan

rujukan baik

untuk

pemeriksaan

laboratorium

internal

maupun eksternal melalui koordinasi dengan Sub Bidang Umum. Memantau proses pengadaan tenaga ahli, trainer dan/atau Konsultan eksternal oleh Sub Bidang Umum dan memastikan tenaga ahli bekerjaatas dasar kontrak yang telah ditanda tangani kedua belah pihak. Melakukan komunikasi secara intens dan rapat – rapat rutin dengan pelanggan untuk membahas kemajuan pekerjaan dan

89 kendala yang dihadapi serta minandaklanjuti hasil – hasil rapat sebagaimana yang tertuang dalam minutes of meeting (MOM). Melaksanakan proses pekerjaan sesuai dengan kontrak bersama dengan tenaga ahli, trainer dan/atau konsultan eksternal dalam satu tim. Melakukan pemantauan kemajuan tenaga ahli , trainer dan/atau konsultan eksternal antara lain dengan rapat dengan tenaga ahli dalam suatu konsinyiring atau bentuk rapat lainnya untuk menyusun laporan pekerjaan. Mebina hubungan baik antara pihak internal dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya Menyusun laporan secara periodikmengenai lingkup tugasnya, termasuk mengenai pencapaian/realisasi seluruh aktivitas proyek oprasional dilingkup tugasnya dibanding terhadap target pendapatan dan biaya yang telah ditetapkan, sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan program kerja yang sudah ditentukan pada awal tahun anggaran. Melaksanakan tugas – tugas lainnya dengan baik yang diberikan oleh atasan, guna mendukung kelancaran kegiatan dan pencapaian sasran kinerja dengan efektif dan efisien. 7.

Kabid Jasa Menejemen Properti Tugas dan Tanggungb jawab : Mengkoordinir dan mengevaluasi penyusuan rencana kerja dan anggaran bidang jasa manajemen properti yang merupakan kosulidasi dari tiap cabang, untuk kemudian didistribusikan kepada atasan untuk diriview dan disetujui, serta secara aktif mamantau

dan

mengevaluasi

pengimplementasiaannya,

90 sehingga proses kerja bidang jasa manejemen properti dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai abyektifitas cabang jakarta. menyusun dan mengembangkan SOP bagi internal departemen PMS, mensosialisasikan serta mengontrol implementasinya secara aktif, sebagai acuan kerja yang efektif dan terarah dalam melaksanakan rutinintas kegiatan operasional bidang jasa manejemen property Mengkoordinir pengkajian atas pengelolaan dan potensi bisnis properti sesuai kebutuhan (seperti identifikasi potensi dan kebutuhan pasar, harga pokok penjualan, dll) melalui berbagai sarana informasi yang tersedia, menyampaikan hasil kajian kepada manejemen sebagai masukan dalam pengambilan keputusan lebih lanjut. Menyusun

dan

mengontrol

pengimplemtasian

prosedur

operasional dan prosedur mutu dalam pengelolaan aset perusahaan. Mengarahkan, memonitor, dan mengontrol secara intensif proses manajemen aset properti perusahaan yang dikelolonya meliputi kegiatan pemasaran, pengoperasian dan pengembangan sehingga sasaran jasa manejemen properti dapat tercapai. Mengontrol

dan

mengoptimalkan

ketersediaan

dan

pendayagunaan sumber daya (tenaga kerja, sistem dan sarana pendukung lainnya) yang diperlukan dalam rangka pengelolaan aset properti. Berkoordinasi dengan pihak – pihak terkait dalam proses perijinan

aset

properti

perusahaan,

maupun

dalam

penyelengaraan analisa AMDAL secara periodik, terkait persyaratan dokumen UKL (Upaya Kelola Lingkungan)/UPL (Upaya

Pemantauan

Lingkungan)

sehingga

kegiatan

pengelolaan aset properti perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

91 8.

Kabid Penjualan dan Dukungan Operasi Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi di cabang Jakarata, mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepada atasan untuk direview dan disetujui, serta secara aktif memantau dan mengevaluasi pelaksanaan implementasi rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui guna memastikan target kinerja yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Secara periodik mengkaji sistem dan prosedur di Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi yang digunakan di cabang, mengusulkan perubahan prosedur kepada atasan untuk diriview dan dan disetujui. Berkoordinasi dengan seluruh Bidang Operasi yang digunakan di cabang mamantau penyusunan dokumen tender secara lengkap dan akurat. Berkoordinasi dengan Bidang Dukungan Bisnis, mengkoordinir prosese pengadaan sumber daya (seperti bahan, alat, dll) untuk keperluan pelaksanaan kegiatan Bidang Operasi sesuai dengan tata cara yang berlaku. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan Bidang Dukungan Bisnis dalam kegiatan penyediaan tenaga ahli/pegawai tidak tetap/outsource untuk kebutuhan bidang operasi. Berkoordinasi dengan Divisi Pemasaran terkait dengan kegiatan dan penyediaan materi promosi dan mengkoordinir kegiatan promosi penjualan dalam skala dan lingkup cabang. Memantau kegiatan administrasi penjualan (seperti penyusunan kontrak, pembuatan berita acara penyelesaian pekerjaan, penerbitan invoice, dll) dan dokumentasi data – data yang terkait penjualan (seperti proposal, nilai penjualan, klien, kondisi pasar, dll) di Cabang Jakarta, guna memastikan tertib administrasi

dan

untuk

menyediakan

mendukung pengambilan keputusan.

informasi

untuk

92 Memantau kegiatan administrasi operasi (seperti pembuatan surat

dinas,

pelaksanan

pengurusan pencetakan

akomodasi/transportasi

dan

pengiriman

tenaga

sertifikat,

dll)

penempatan tenaga kerja dan dan dokumtasi data – data kegiatan operasi di cabang Jakarta tersimpan dengan secara sistematis, shingga memudahkan pencarian data dikemudian hari. Membina hubungan baik antara pihak internal dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. Memantau kinerja bawahan, mengembangkan kompetensi mereka di area/bidang terkait guna meningkatkan kapabilitas mereka sehingga dapat mendukung kelancaran operasional bagian dengan efektif. 9.

Kasubid Administrasi Operasi Tugas dan Tanggungb jawab : Melaksanakan kegiatan re-verifikasi dokumen, kebenaran dokumen perizinan ekspor, konsolidasi data penerbitan sertifikat, penataan data untuk kepentingan pelaporan dan dokumen tagihan imbalan jasa di kantor pusat, melaksanakan kegiatan penerimaan PPBE, rekaman data, verifikasi laporan lapangan untuk penerbitan LS / LHP di kantor cabang. Melaksanakan

seluruh

kegiatan

administrasi

operasi,

berdasarkan prosedur operasional (PO) dalam rangka pemenuhan

93 pelayanan yang aktif dan efisien sesuai dengan jumlah aktifitas pelayanan pemeriksaan barang ekspor. Mendistribusikan sertifikat LS

dan LHP sesuai dengan

peruntukan dan waktu pengiriman untuk memastikan kelancaran pelayanan kepada eksportir. Membina hubungan baik antara pihak internal dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. 10. Kasubid PTK Tugas dan Tanggungb jawab : Pelaksanaan penempatan tenaga kerja sumberdaya bersama. Perencanaan, penerapan, pemantauan, evaluasi dan tindakan perbaikan terhadap penempatan tenaga kerja sumber daya bersama. Pelaporan kegiatan penempatan tenaga kerja sumber daya bersama. Memberikan masukan mengenai program pembinaan tenaga kerja sumber daya bersama. Memberi masukan mengenai penilaian kinerja tenaga sumber daya bersama.

94 Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya. 11. Kasubid Penjualan Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran Sub Penjualan di cabang Jakarta serta mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepda atasan untuk diriview dan disetujui, serta secara aktif memantau dan mengevaluasi pelaksanaan imlpementasi rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui. Mengkoordinir pencarian informasi terkini terkait peluang penjualan produk jasa dari berbagai sumber (media massa, internet dll), menyampaikan peluang tersebut kepada atasan untuk kemudian diteruskan kepada bidang operasi yang relevan, guna mencapai target penjualan di Cabang Jakarta. Mengkoordinir daokumen – dokumen yang dibutuhkan dalam proses tender atau dalam rangka penyampaian proposal kepada calon klien, memastikan seluruh persyaratan admiinistrasinya telah dipenuhi dengan baik, guna mendukung upaya dalam memperoleh order. Memonitor dan meriview draft kontrak/SPK/format perjanjian lainnya sesuai kebutuhan berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku, menyampaikan draft tersebut kepada atasan dan bagian legal untuk diriview dan disetujui, guna memastikan hak dan kewajiban semua pihak terakomodasi dengan baik.

95 Memonitor dan meriview draft berita acara serah terima pekerjaan/invoice/dokumen lain yang terkait penyelesaian dan proses pembayaran pekerjaan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, menyampaikan draft tersebut kepada atasan dan bagian Keuangan untuk diriview dan disetujui , guna mendukung proses pembayaran tepat waktu. Mengkoordinir dokumentasi data – data yang terkait dengan kegiatan penjualan di Cabang Jakarta seperti (proposal, nilai penjualan,

klien,

kondisi

pasar,

kontrak,

berita

acara

penyelesaian pekerjaan, invoice, dll) baik dalam bentuk soft copy maupun hard copy , secara aktif melakukan pembaharuan database untuk memastikan database di Cabang Jakarta lengkap dan up-to-date. Mengkoordinir dan pemantauan atas nilai penjualan yang telah diperoleh Cabang Jakarta dibandingkan target yang telah ditetapkan

untuk

masing

–

masing

Bidang

Operasi,

mengkompilasi hasil hasil pemantauan dan menyampaikannya kepada atasan untuk diteruskan kepada pihak – pihak yang yang berkepentingan, sehingga dapat disajikan informasi terkini pencapaian target penjualan untuk dapat diambil tindakan antisipasi tepat waktu. Mengkoordinir penyiapan bahan/peralatan yang diperlukan terkait dengan keikutsertaan dalam kegiatan pameran/promosi lainnya sesuai kebutuhan, memberikan penjelasan pada saat pameran (bila diperlukan) guna memastikan keikutsertaan dalam pameran tersebut berjalan lancar, efektif dan efisien. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnya dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai

96 bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Memantau kinerja bawahan, mengembangkan kompetensi mereka di area/bidang tekait guna meningkatkan kapabilitas mereka sehingga dapat mendukung kelancaraan operasional bagian dengan efektif. Mengevaluasi kinerja dalam batasan lingkup tuigasnya secara berkala, mengidentifikasi adanya kukurangan/ ketidaksesuaian/ potensi timbulnya masalah, sehingga tindakan antisipatif dan perbaikan dapat diambil dan dilaksanakan dengan akurat dan tepat waktu. Menyusun laporan semua kegiatan di lingkup tugasnya, sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan rencana kerja yang telah ditentukan pada awal tahun anggaran. 12. Kabid Dukungan Bisnis Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang Dukungan Bisnis di cabang Jakarta serta mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepda atasan untuk diriview dan disetujui, serta secara aktif memantau dan mengevaluasi pelaksanaan imlpementasi rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui. Memantau penyediaan data – data keungan dalam rangka penyusunan anggaran cabang, meriview draft anggran yang telah dibuat dan memfasilitasi diskusi dangan pihak – pihak terkait untuk menfinalisasi anggaran tersebut. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan (penerimaan dana atau penegeluaran dana) dengan melihat tingkat prioritas dan urgensi berdasarkan sistem dan prosedur yang berlakudan mengacu pada anggaran yang telah ditentukan. Bertanggung jawab dan meriview pencatatan akuntansi (transaksi keuangan) dan perpajakan (PPh 21, PPh 23, dll)di

97 cabang berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku dengan akurat, tepat waktu dan tepat jumlah, berkoordinasi dengan kantor pusat terkait perhitungan dan pemotongan PPn dicabang. Mengkoordinir pengadaan sumber daya diluar kebutuhan operasi (seperti ATK, fasilitas kantor, dll) dan bertanggung jawab atas seluruh kegiataan pengelolaan aset. Memantau dan memastikan layanan umum (seperti penggunaan kendaraan layanan dinas, layanan utilitas, pemeliharaan sarana prasarana, dll) telah dilaksanakan sesuai sistem dan prosedur yang berlaku. Bertanggung

jawab

atas

seluruh

kegiatan

administrasi/kesekretarian dan dokumtasi data terkait ke-SDMan, umum, dan pengadaan sesuai sistem dan prosedur yang berlaku sehingga tertib administrasi sehingga seluruh data data dokumen tersimpan dengan baik, lengkap dan mudah diakses setiap saat. Memastikan keakuratan dan kelengkapan pengelolaan database kepegawaian guna menyediakan dana yang up to date untuk mendukung pengelolaan secara optimal. Bertanggung

jawab

atas

penegelolaan,

perawatan,

dan

pelayanan dibidang teknologi informasi (hardware, software, jaringan, aplikasi, dll) di kantor cabang. Mebina hubungan baik antara pihak internal dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya. Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnya dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya.

98 13. Kasubid KAK Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang Keuangan dan Akuntansi cabang Jakarta serta mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut kepda atasan untuk diriview dan disetujui, serta secara aktif memantau dan mengevaluasi pelaksanaan imlpementasi rencana kerja dan anggaran yang telah disetujui. Memantau penerimaan dana, mengkoordinir penerbitan dan penagihan invoce serta menyusun laporon piutang secara berkala guna memastikan proses penagihan dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan target umur piutang. Memantau penegeluaran dana, mengkoordinir verifikasi nilai dan waktu pembayaran secara komprehensif (berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan, tingkat urgensi, ketersedian dana) guna menjaga cash flow cabang disamping memenuhi kewajiban perusahaan kepada pihak eksternal secara akurat dan tepat waktu. Memantau dan meriview secara periodik (harian, mingguan, bulanan) posisi keuangan terkini (utang, piutang, ketersedian dana) dicabang Jakarta baik dalam matang uang rupiah ataupun dolar berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku guna memastikan informasi keuangan di cabang Jakarta telah akurat dan

up-to-date

sehingga

memudahkan

dalam

proses

pengambilan keputusan. Memverifikasi pencatatan transaksi keuangan (tunai ataupun non tunai) berdasarkan sistem dan prosedur yang berlaku, menyusun laporan (laba rugi dan neraca ) bulanan , serta melakukan konsolidasi laporan keuangan (laba rugi dan neraca) secara periodik (3 bulanan tahunan) sesuai kebutuhanguna memastikan informasi keuangan di cabang Jakarta telah akurat dan

up-to-date

sehingga

memudahkan

dalam

proses

pengambilan keputusan. Mengkoordinir pelaksanaan aturan perpajakan (menghitung, memotong, memungut dan menyetor pajak) sesuai dengan

99 ketentuan yang berlaku (jenis, tarif, masa dan format isian) menyusun laporan perpajakan secara periodik dan berkoordinasi dengan

bagian

pajak

dikantor

pusat

guna

memenuhi

kewajibanpajak cabang dan perusahaan secara keseluruhan. Mereview dan menganalisa data – data terkini terkait hasil usaha di cabang Jakarta (realisasi pendapatan dan biaya) berdasarkan target yang telah ditetapkan, mengajukan hasil analisa untuk diriview sehingga informasi terkini dan akurat mengenai performa di cabang Jakarta dapat disajikan tepat waktu. Mebina hubungan baik antara pihak internalm dan eksternal terkait dengan lingkup tugasnya, guna mendukung kelancaran tugas dilingkup tugasnya Melaksanakan asesmen dan mitigasi resiko di lingkup tugasnyadengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. Mengkoordinir dan memantau penerapaan prinsip – prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate governance) di lingkup tugasnya 14. Kasubid SDM dan UMUM Tugas dan Tanggungb jawab : Menyusun dan mengembangkan program dan rencana kerja pengembangan dan pengelolaan SDM dan umum cabang jakarta yang dikelolanya agar selaras dengan tujuan cabang Jakarta sehingga memiliki sasaran dan tujuan yang tepat. Memonitor dan melaporkan kegiatan pekerjaan dan kendala yang dihadapi oleh atasan sehingga atasan memperoleh

100 gambaran yang jelas tentang keadaan pengelolaan dan pengembangan SDM dan umum. Berkoordinasi dengan divisi PSDM dan divisi Umum dalam hal pelaksanaan dan perkembangan kebijakan dan ketentuan ketenagakerjaan baik dari pemerintah maupun dari perusahaan sehingga berjalan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang terbaru. Mengarahkan, membina dan memantau penerapan undang – undang tenaga kerja dan kebijakan PSDM dan Umum di setiap fungsi yang ada didalam cabang Jakartauntuk memastikan pelaksanaan kegiatan kepegawaian sesuai dengan ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Melaporkan secara berkala jumlah kebutuhan pegawai di seluruh unit kerja cabang Jakarta. Merencanakan, mendukung dan memantau program diklat dan pengembangan SDM dan fungsi Umum untuk seluruh pegawai di cabang Jakarta. Berkoordinasi dengan PSDM tentang adanya beasiswa untuk anak pegawai yang berprestasi setiap tahunnya. Berkoordinasi dengan pihak asuransi dan rumah sakit untuk keperluan pendaftaran, pembayaran premi, pengajuan klaim dan pemutusan kontrak untuk kepentingan pegawai. Melaksanakan tugas – tugas lainnya dengan baik sesuai arahan atasan, guna mendukung tercapainya sasaran kerja dengan efektif dan efisien.

101

3.3.1.3.

Hubungan Kegiatan Usaha Dengan Tujuan Strategi PT. SUCOFINDO (Persero) memiliki visi untuk menjadi perusahaan jasa yang menguntungkan dan paling terpercaya dalam memberikan pemastian di Indonesia dan ASEAN PT. SUCOFINDO (Persero) terus melakukan pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia salah satunya dengan cara pelatihan yang dilakukan dari internal perusahaan ataupun pelatihan yang dilakukan oleh lembaga dari luar perusahaan. Salah satu upaya yang menjadi fokus Perusahaan dalam meningkatkan kompetensi SDM adalah dengan melalui Sistem Pengelolaan Pengetahuan yang diterapkan dengan intensif di segala jajaran Perusahaan. Upaya peningkatan kompetensi ini berangkat dari keyakinan bahwa sumber daya manusia yang berkualitas dapat mendorong pertumbuhan dan perkembangan perusahaan hingga mencapai tujuan utamanya

102 3.3.1.4.

Struktur Organisasi

Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. Sucofindo 3.3.1.5.

Prospek Pasar dan Strategi Kompetitif Dengan semakin berkembangnya dunia industri yang menuju kepasar tunggal ASEAN serta kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan ekspor – impor, PT. Sucofindo melakukan langkah – langkah kreatif dan menawarkan inovasi jasa – jasa baru berbasis kompetensinya. Diversifikasi ini menghasilkan jasa baru mencakup warehoushing dan forwarding, analytical laboratories, industrial and marine engineering, dan fumigation and industrial hygiene. Keanekaragaman jenis jasa tersebut dikemas secara terpadu, didukung oleh tenaga profesional yang ahli dibidangnya, kemitraan usaha strategis dengan beberapa institusi internasional serta jaringan kerja yang tersebar diberbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai terhadap layanan yang diberikan perusahaan. Strategi-strategi

yang

dilakukan

oleh

perusahaan

menghadapi persaingan dengan kompetitor : -

Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan

untuk

103 - Memberikan hasil yang lebih cepat dibanding pesaing - Memberikan harga yang lebih murah dari kompetitor - Mengutamakan kepuasan pelanggan 3.3.1.6.

Siklus Bisnis

Gambar 3.6 Siklus Bisnis PT. Sucofindo 3.3.1.7.

Bisnis Kemitraan dan Aliansi Daftar partner bisnis dan aliansi dari PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta : -

Bank Indonesia

-

Bank Mandiri

-

PT. Jamsostek (jaminan sosial tenaga kerja).

-

Peruri (Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia).

-

APTEK (Asoaiasi Perusahaan Teknik Mekanikal dan Elektrikal).

-

APITINDO (Asosiasi Perusahaan Teknik Indonesia).

-

KAN (Komite Akreditas Nasional).

-

FOSFA (Federation of Oil Seeds and Fats Association).

-

IEC (International Electrotechnical Commission).

104 3.3.2. Swim Line Process Diagram

Gambar 3.7 Swim Line Process Diagram PT. Sucofindo

105 3.3.3. Business Process Diagram

Gambar 3.8Business Process Diagram PT. Sucofindo

106



107 3.3.4. Use Case Narrative & Diagram Use-case diagram adalah sebuah model untuk interaksi antara sistem dan actor dalam application domain. Use-case diagram berisi actor eksternal dalam sebuah system context, use case dimana sistem mendukung dan hubungan strukturalnya yang saling timbal balik. Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam deskripsi, yang dapat dihubungkan satu sama lain, karena itu menunjukkan bahwa sebuah actor yang diberikan berpartisipasi dalam sebuah use case yang diberikan. Setiap use case menentukan beberapa urutan yang penting dalam interaksi antara actor dan system, yang diuraikan secara rinci menggunakan use case specification atau statechart diagram. Didalam PT. SUCOFINDO (Persero)

Actor adalah user yang terlibat di dalam aktivitas bisnis

perusahaan. Use-case Narrative adalah deskripsi narasi yang menjelaskan secara deskriptif tentang uses case diagram Berikut ini adalah diagram Use Case yang ada di PT. SUCOFINDO (Persero).

108

Gambar 3.11Use Case Diagram PT. Sucofindo

109 Melayani pendaftaran Use case ini dilakukan oleh customer service. Customer service akan melayani pendaftaran client baru dan data client akan di simpan kedalam sistem. Membuat form permohonan order Use case ini dilakukan oleh customer service. Seletah client terdaftar maka customer service akan menmberikan form permohonan order kepada client. Client dapat memilih bidang jasa yang diinginkan serta waktu yang ditentukan untuk menjalankan operasional kerja. Form permohonan order yang telah dibuat diserahkan kepada bagian administrasi operasional untuk diinput kedalam sistem. Melakukan negosiasi harga Use case ini dilakukan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan yang menerima permohonan order dari administrasi operasional langsung menghubungi client dan mengajukan harga. Apabila client tidak setuju dengan harga yang ditawarkan maka dilakukan negosiasi harga. Memberikan order confirmation (OC) Use case ini dilakukan oleh bagian customer service. Customer service yang menerima konfirmasi kesepakatan harga dari client langsung memberikan confirmation order (OC) dan diserahkan kebagian administrasi operasional. Membuat draft invoice Down Payment (DP) Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional menerima confirmation order langsung membuat draft invoice DP dan diserahkan kepada client. Menerima pembayaran Down Payment (DP) Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Client yang menerima draft invoice DP langsung melakukan pembayaran DP ke bagian keuangan. Bagian keuangan yang menerima pembayaran langsung memberikan konfirmasi kepada administrasi operasional bahwa client telah melakukan pembayaran DP. Memberikan konfirmasi pembayaran DP Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Setelah bagian keuangan menerima pembayaran DP dari client, bagian keuangan memberikan

110 konfirmasi kepada administrasi operasional bahwa client telah melakukan pembayaran DP Membuat rencana kerja operasional (RKO) Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional membuat rencana kerja operasional setelah client melakukan pembayaran DP. Membuat instruksi kerja dan alat pendukung Use case ini dilakukan oleh bagian penugasan tenaga kerja (PTK). Setelah menerima RKO dari bagian administrasi operasional, bagian PTK membuat instruksi kerja kepada petugas yang dipilih sesuai dengan order yang diinginkan client. Selain itu bagian PTK juga memberikan alat-alat pendukung yang akan dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja nya. Memberikan biaya akomodasi Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Berdasarkan kebutuhan biaya akomodasi yang diperlukan petugas dalam menjalankan operasional kerja, bagian PTK memberikan RKO kepada bagian keuangan agar biaya akomodasi yang diperlukan petugas segera di keluarkan. Bagian keuangan segera memberikan biaya akomodasi yang dibutuhkan sesuai kepada petugas yang akan menjalankan operasional kerja. Melakukan operasioal kerja Use case ini dilakukan oleh petugas. Setelah instruksi kerja dan alat pendukung dan biaya akomodasi didapatkan oleh petugas, selanjutnya dilakukan operasional kerja . Membuat hasil pekerjaan lapangan (HPL) Use case ini dilakukan oleh petugas. Seletah melakukan operasional kerja, inspektor yang terlibat langsung membuat hasil pekerjaan lapangan (HPL) mengenai apa saja data yang didapat saat dilakukan operasional kerja dan kemudian diserahkan ke bagian administrasi operasional. Membuat draft survey Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional mengolah HPL yang terlah diterima kemudian dibuat draft survey untuk diverifikasi ulang oleh bagian PTK dan petugas yang terlibat.

111 Membuat rincian invoice Use case ini dilakukan oleh bagian PTK. Bagian PTK membuat rincian invoice berdasarkan jumlah biaya yang diperlukan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja. Melakukan verifikasi draft survey Use case ini dilakukan oleh PTK dan Petugas. PTK yang menunjuk petugas bertanggung jawab atas kinerja yang dilakukan petugas, sehingga draft sertifikat yang diterima haru s diverifikasi. petugas yang langsung melakukan operasional kerja pun melakukan verifikasi atas kerja yang telah dikerjakan dan dimasukan dalam draft survey. Melakukan penerbitan sertifikat Use case ini dilakukan oleh pejabat penerbitan sertifikat (PPS). Bagian administrasi operasional menerima draft survey yang telah diverifikasi oleh PTK dan inspektor kemudian menyerahkan kepada bagian PPS untuk diterbitkan kedalam sertifikat resmi. Mencetak draft invoice Use case ini dilakukan oleh bagian PPS. Selain menerima draft survey, bagian PPS juga menerima rincian invoice yang akan diproses dan dicetak kedalam draft invoice. Membuat draft invoice pelunasan. Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional yang menerima sertifikat resmi langsung membuat draft invoice pelunasan pembayaran dan diberikan kepada client. Memberikan sertifikat Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Setelah sertifikat resmi sudah selesai dicetak, bersamaan dengan penyerahan draft invoice pelunasan, bagian administrasi operasional memberikan sertifkat resmi kepada client. Menerima pelunasan pembayaran Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Client yang menerima draft invoice pelunasan langsung melakukan pembayaran pelunasan ke bagian keuangan.

112

3.4.

Data & Information

3.4.1. Object State Transition Diagram

Gambar 3.12 Object State Transition Diagram PT. Sucofindo

113

3.4.2. Data Dictionary Tabal 3.4 Data Dictionary PT.Sucofindo

Nama Field Kode_client Nama_perusahaan Nama_client Jabatan_client NPWP Alamat Bidang_usaha Ijin_usaha No_telp Email

Client Tipe Ukuran/size Key Keterangan Data data 11 Varchar PK 0103CBI2012 25 Varchar PT.CITRA BAHRI 30 String Reki 50 Varchar Assitant 14 Varchar 02-2012/15-con 50 String Jalan Sudirman 30 Construction String 25 String SIUP 14 2123456789 Integer 30 String [email protected]

Permohonan Order Tipe Ukuran/size Nama Field Key Data data 10 Kode_PO Varchar PK 11 Kode_Client Varchar FK 6 Kode_Jasa Varchar Tanggal_Permintaan_Order Date 14 Status String 30 Kontak_person String 10 Jenis_kontrak String Tanggal_Order Date 11 Total_Harga Double 8 Total_DP Double Tanggal_Selesai_Order Date Tanggal_Jatuh_tempo Date 10 Tipe_Penagihan String

Nama Field Kode_RKO Kode_PO Tanggal_RKO Dukungan_Alat Instruksi_Operasional

Rencana Kerja Operasional Tipe Ukuran/size Key Data data 11 Varchar PK 10 Varchar FK Date 50 String 50 String

Keterangan PO12052103 0103CBI2012 con123 20-12-2009 Approved Reki tahunan 20-12-2009 30000000 3500000 12/12/2010 12/12/2010 triwulan

Keterangan RKO12052013 PO12052103 25-01-2010 menggunakan crane lakukan inpeksi

114

Biaya_Akomodasi Uraian_Barang

8 50

Double String

Hasil Pemeriksaan Lapangan Tipe Ukuran/size Nama Field Key Data data 11 Kode_HPL Varchar PK 11 Kode_RKO Varchar FK Tanggal_HPL Date Tanggal_Mulai_Pekerjaan Date 18 Lama_Pengerjaan String 35 Lokasi_Pengerjaan String 50 Deskripsi_Operasional String

Nama Field Kode_Draft_Survey Kode_HPL Tanggal_Draft_Survey Jumlah_Draft_Survey

Nama Field Kode_Sertifikat Kode_Draft_Survey Jenis_Sertifikat Bahasa_Sertifikat Tanggal_Terbit Status Jumlah_Cetak

Nama Field Kode_Pengiriman Kode_Sertifikat Tanggal_Pengiriman Jenis_Pengiriman Nama_Ekspedisi

Draft Survey Tipe Ukuran/size Key Data data 10 Varchar PK 11 Varchar FK Date 4 Integer Sertifikat Tipe Ukuran/size Key Data data 10 Varchar PK 10 Varchar FK 10 String 10 String Date 14 String 4 Integer Pengiriman Tipe Ukuran/size Key Data data 14 Varchar PK 10 Varchar FK Date 14 String 10 String Invoice

batubara 10000000 kontainer, kapal, truk

Keterangan HPL12062013 RKO12052013 12/6/2010 10/3/2010 90 hari jakarta barat melakukan inspeksi

Keterangan DS12082013 HPL12062013 12/7/2010 1

Keterangan Cer1321654 DS12082013 sertifikat Indonesia 12/12/2010 terbit 2

Keterangan ONSCer1321654 Cer1321654 12/12/2010 Ekspedisi xxxxxxxx

115

Nama Field Kode_Invoice Kode_PO Kode_RKO Tanggal_Invoice Tipe_Invoice Jenis_Tagihan Total_Invoice Status

Tipe Ukuran/size Key Keterangan Data data 14 Varchar PK INVDP12052010 10 Varchar FK PO12052103 11 Varchar FK RKO12052013 Date 5/5/2010 25 Biaya akomodasi String 15 String DownPayment 10 Double 500000 10 Terbayar String Jasa

Nama Field Kode_Jasa Nama_Jasa Jenis_jasa Bidang_Jasa Harga

Nama Field Kode_Pembayaran Kode_Invoice Tanggal_Pembayaran Jenis_Pembayaran Total_Pembayaran PPN Status

Tipe Ukuran/size Key Keterangan Data data 6 Varchar PK JS2135 FK 10 String Inspeksi Alat 14 String Sertifikasi 12 String Komoditi 10 Double 1500000 Pembayaran Tipe Ukuran/size Key Data data 10 Varchar PK 14 Varchar FK Date 14 String 10 Double 10 Integer 10 String

Keterangan DP12354879 INVDP12052010 13-12-2010 Transfer 200000000 2000000 Terbayar

116 3.4.3. Logical Data Model Permohonan_Order Client -Kode_Client -Nama_Perusahaan -Nama_Client -Jabatan_Client -NPWP -Alamat -Bidang_Usaha -No_telp -Email +mendaftar() +memesan() +membayar()

1..1

-Kode_PO -Kode_Client -Kode_Jasa -Tanggal_Permintaan_Order -Status -Kontak_person -No_Telp_Kontak_person -Jenis_kontrak -Tanggal_Order -Total_Harga -Total_DP -Tanggal_Selesai_Order -Tanggal_Jatuh_Tempo -Tipe_Penagihan +membuat() +negosiasi() +melaksanakan()

1..*

1..1

1

1..*

Detail_Permohonan_Order -Kode_PO -Kode_Jasa

Hasil_Pemeriksaan_Lapangan

1..1

Rencana_Kerja_Operasional -Kode_RKO -Kode_PO -Tanggal_RKO -Dukungan_Alat -Instruksi_Operasional -Biaya_Akomodasi -Uraian_Barang +membuat() +melaksanakan()

1..1

1..1 1..*

1..* 1..1

1..1

1..1

1..1

-Kode_HPL -Kode_RKO -Tanggal_HPL -Tanggal_Mulai_Pelaksanaan -Lama_Pengerjaan -Lokasi_Pengerjaan -Deskripsi_Operasional +membuat() +mencatat()

1..*

Draft_Survey -Kode_Draft_Survey -Kode_HPL -Tanggal_Draft_Survey -Jumlah_Draft_Survey +membuat() +memverifikasi()

1

Draft Invoice Jasa

-Kode_Jasa -Nama_Jasa -Jenis_Jasa -Bidang_Jasa -Harga +melaksanakan()

1..*

1..1

1..*

-Kode_Invoice -Kode_PO -Kode_RKO -Kode_Faktur_Pajak -Tanggal_Invoice -Tipe_Invoice -Jenis_Tagihan -Total_Invoice -Status +membuat()

1..1

Pengiriman

1..* 1

Detail_Draft_Invoice -Kode_Invoice -Kode_RKO -Kode_PO

1..*

-Kode_Pengiriman -Kode_Sertifikat -Tanggal_Pengiriman -Jenis_Pengiriman -Nama_Ekspedisi +mengirim()

Pembayaran -Kode_Pembayaran -Kode_Invoice -Tanggal_Pembayaran -Jenis_Pembayaran -Total_Pembayaran -PPN -Status +membayar() +membuat_bukti_lunas()

Gambar 3.13 Logical Data Model PT. Sucofindo

1..1

Sertifikat

1..*

-Kode_Sertifikat -Kode_Draft_Survey -Jenis_Sertifikat -Bahasa_Sertifikat -Tanggal_Terbit -status -Jumlah_Cetak +membuat() +mengirim()

1..1

117 3.4.4. Activity/entity Matrix Tabel 3.5 Activity/entity Matrix PT. Sucofindo No

Keuangan

PPS

Petugas

PTK

Penjualan

Administrasi operasional

Customer Service

Entity

Fungsi Bisnis 1.

Melayani pendaftaran

C

2.

Membuat form permohonan order

C

3.

Melakukan negosiasi harga

4.

Memberikan order confirmation (OC)

5.

Membuat draft invoice DP

6.

Menerima pembayaran DP

7.

Memberikan konfirmasi pembayaran DP

R

8.

Membuat rencana kerja operasional

C

9.

Memberikan instruksi kerja dan alat

R C

C

RU C C C R C

R

pendukung 10.

Memberikan biaya akomodasi

R

C

11

Melakukan operasional kerja

C

12.

Membuat hasil pekerjaan lapangan (HPL)

R

13.

Membuat draft survey

C

R

14.

Membuat rincian invoice

R

C

15.

Melakukan verifikasi draft survey

R

C

16.

Melakukan penerbitan sertifikat

R

C

17.

Mencetak draft rincian invoice

R

C

18.

Membuat draft invoice pelunasan

C

19.

Memberikan sertifikat

C

20.

Menerima pembayaran pelunasan

C

21.

Membuat laporan keuangan

C

22.

Membuat laporan penggunaan kertas

C R

C

C

118

3.5.

System & Appications

3.5.1. System Communication Description

Gambar 3.14System Communication DescriptionPT. Sucofindo

119 3.5.2. System Data Flow Diagram

Gambar 3.15 System Data Flow Diagram PT. Sucofindo

120 3.5.3. Network Conectivity Diagram

Gambar 3.16 Network Conectivity Diagram PT. Sucofindo

3.6.

Security / Standards / Workforce

3.6.1. Security Plan 3.6.1.1.

Kebijakan kesehatan dan keselamatan kerja •

Melakukan perbaikan dan peningkatan kinerja SMK3 (Sistem Manajemen

Kesehatan

Keselamatan

Kerja)

secarfa

berkesinambungan •

Menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi karyawan, rekanan, pelanggan

dan

pengunjung

dengan

memperhatikan

aspek

keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan berusaha mencegah terjadinya kecelakaan kerja dan pencemaran terhadap lingkungan kerja maupun lingkungan sekitarnya •

Menjamin bahwa kegiatan operasionalnya tidak mengakibatkan resiko cedera, penyakit akibat kerja, kerugian atau berdampak negatif bagi karyawan, lingkungan dan masyarakat sekitar

121 •

Mematuhi semua peraturan yang berlaku baik untuk aspek keselamatan dan kesehatan kerja maupun lingkungan dan menempatkan SMK3 pada posisi sejajar, seiring dan setara dengan sistem manajemen lainnya.

•

Memastikan bahwa kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja ini telah di komunikasikan, dimengerti dan dipatuhi oleh seluruh karyawan dan pihak terkait lainnya.

3.6.1.2.

Prosedur keselamatan Keadaan darurat kebakaran : •

Bagi yang mengetahui adanya kebakaran pertama kali, teriakkan “kebakaran” tapi jangan panik

•

Segera laporkan ke petugas di lantai masing – masing

•

Pada lantai yang terbakar, anda dapat segera meninggalkan tempat dengan memperhatikan dan mengikuti petunjuk petugas

•

Manfaatkan waktu untuk menyelamatkan dokumen dan barang berharga. Tetapi utamakan keselamatan nyawa / jiwa

•

Segera menuju assembly point (tempat berkumpul / evakuasi) yang sudah ditentukan dengan tenang melalui jalur evakuasi

•

Jangan kembali ke tempat kerja sebelum ada instruksi dari petugas Keadaan darurat gempa (jika berada di dalam gedung / ruangan) :

•

Lindungi kepala dan badan anda dari reruntuhan bangunan (dengan bersembunyi di bawah meja, dll)

•

Mencari tempat yang paling aman dari reruntuhan dan goncangan

•

Berlari keluar apabila masih dapat dilakukan Keadaan darurat gempa (jika berada di luar gedung / ruangan) :

•

Menjauh dari bangunan yang ada di sekitar anda (seperti gedung, tiang listrik, pohon, dll)

•

Perhatikan tempat anda berpijak dan hindari bila terjadi rekahan tanah

•

Periksa segala hal yang dapat membahayakan, jangan sentuh benda yang terpapar aliran listrik dan jangan menyalakan api

122 Prosedur setelah terjadi gempa (jika berada di dalam ruangan / gedung) : •

Keluar dari bangunan tersebut tertib menuju tempat evakuasi (assembly point)

•

Periksa apakah ada yang terluka, lakukan P3K

•

Telephone / minta pertolongan apabila terjadi luka parah pada diri anda atau orang sekitar anda ke posko SPKD

•

Jangan menunggalkan tempat evakuasi (assembly point) sampai ada pengumuman keadaan aman dari pengelola gedung (SPKD)

3.6.2. Technology Forecast Technology Forecast adalah teknologi yang dipakai untuk mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai strategi perusahaan. Berikut ini adalah spesifikasi teknologi yang dipakai dalam perusahaan PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta.

Tabel 3.6Technology ForecastPT. Sucofindo Tipe

Dekstop PC

Jenis

Keterangan

Operating Systems

Windows XP SP3

Office Automation Suite

SIMOS Windows versi 2.0

Desktop PC

Pentium 4 2.8 Ghz

speksification

RAM 1GB DDR2 HDD 4 GB

Desktop Monitors

LCD LG 18.5”W1953S Wide

Printer

Device

Switch Server FAX

Epson LQ300 TP LINK

Operating Systems

Windows 2000 Server DELL Panasonic

123 3.6.3.

Workforce Plan Work force plan adalah sebuah gambaran bagaimana strategi perusahaan untuk memastikan bahwa tenaga kerja telah memiliki kemampuan yang profesional sesuai dengan bidang pekerjaannya. Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai berikut 1. Mengikuti training inhouse yang diberikan perusahaan kepada karyawan terpilih dari tiap bidang yang berbeda 2. Mengikuti training diklat rutin setiap dua kali dalam setahun. 3. Mengkuti latihan SMK3 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja) yang diambil secara acak dari masing - masing bidang. Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu sebagai berikut: 1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. 3. Menyadari pentingnya pemahaman lingkungan sekitar untuk menunjang kelangsungan kegiatan operasional.

124

3.6.4. Organizational Chart Berikut ini merupakan tanggung jawab dan tugas divisi yang terlibat

di

dalam

proses

bisnis

yang

sedang

berjalan

pada

PT.SUCOFINDO (Persero) yaitu :

Gambar 3.17Organizational Chart Diagram PT. Sucofindo

-

administrasi operasional bertanggung jawab menerima permintaan order yang dilakukan client, menerima order confirmation dari client setelah harga telah disepakati, membuat rencana kerja operasional

(RKO)

setelah

adanya

order

dan

konfirmasi

pembayaran uang muka yang dibayar client dari bagian keuangan, membuat draft invoice down payment setelah client menerima orderconfirmation, mengelolah HPL (hasil pemeriksaan lapangan) yang diserahkan oleh pekerja lapangan menjadi draftsurvey, memberikan draft survey

kepada bagian PPS (pejabat penerbit

sertifikat) yang merupakan bagian dari administrasi operasional untuk diproses penerbitan sertifikat, mencetak draft invoice yang

125 telah dibuat dari bagian PTK yang berisi keperluan petugas, membuat draft invoice pelunasan yang diberikan kepada client setelah sertifikat selesai diterbitkan, meberikan sertifikat kepada client setelah sertifikat selesai bersamaan dengan invoice pelunasan. -

Bagian PTK (Penugasan Tenaga Kerja)

bertanggungb jawab

membuat instruksi kerja kepada petugas yang dipilih sesuai dengan order yang diinginkan client, memberikan alat-alat pendukung yang akan dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja nya,

membuat rincian invoice berdasarkan jumlah biaya yang

diperlukan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja, memverifikasi draft survey yang merupakan hasil kerja petugas, -

Bagian Penjualan bertanggung jawab bernegoisasi harga kepada client atas jasa layanan yang dibutuhkan client, dan menyetujui atau menolak permintaan order dari client.

-

Bagian Keuangan dan Akuntansi bertanggung jawab menerima pembayaran Down Payment (DP) dari pelanggan setelah adanya order confirmation, memberikan konfirmasi bahwa client telah melakukan

pembayaran

Down

Payment

(DP)

ke

bagian

administrasi operasional dan menerima pelunasan pembayaran dari client setelah sertifikat selesai dicetak.

BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN

Recommend Documents