BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Hexindo Adiperkasa (Hexindo) didirikan di Jakarta berdasarkan Akta Notaris Mohamad Ali, S.H., No.37 tanggal 28 November 1988. Perusahaan memulai kegiatan komersialnya pada bulan Januari 1989. Sesuai Pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, kegiatan usaha Perusahaan adalah perdagangan dan persewaan alat berat serta pelayanan purna jual. Saat ini Perusahaan juga bertindak selaku distributor alat-alat berat dan suku cadang Hitachi. Perusahaan berkedudukan di Jakarta yang berlokasi di Kawasan Industri Pulo Gadung, tepatnya di Jl. Pulau Kambing II Kav.I-II.No.33, Jakarta. Pada bulan Februari tahun 1995, Hexindo mencatatkan namanya di Bursa Efek Jakarta dan berganti nama menjadi PT Hexindo Adiperkasa Tbk. Selama 20 tahun kiprah bisnisnya, Hexindo tumbuh agresif dengan terus melakukan berbagai langkah terobosan penting yang mengantarkan perusahaan sebagai salah satu pemain penting yang sangat diperhitungkan kompetitornya di bisnis pengadaan alat-alat berat di Indonesia. Kini melalui satu (1) kantor pusat yang berlokasi di Jakarta dan 30 kantor cabang yang tersebar di pulau Jawa, Sumatra, Kalimantan, dan Sulawesi, Hexindo siap melayani penyediaan alat berat secara menyeluruh (one stop services) dan memuaskan, termasuk pelayanan terbaik yang siaga melayani selama 24 jam.

3.1.2 Kegiatan Usaha Sebagai perusahaan pengadaan alat berat dan pemegang merek resmi untuk alatalat berat dan suku cadang bermerek Hitachi di Indonesia, Hexindo saat ini memiliki beberapa segmen kegiatan usaha yang sebagai berikut: •

Penjualan alat – alat berat Penyewaan alat – alat berat.

•

Dukungan suku cadang.

•

Dukungan pelayanan dan kontrak pemeliharaan penuh.

•

Remanufacturing.

65

66 Hexindo makin unggul dan diperhitungkan karena komitmen dan keseriusannya untuk terus mengembangkan keahlian, infrastruktur dan fasilitas berstandar internasional yang menjamin kualitas alat dan pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan pelanggannya.

3.2

Analisa Enterprise Architecture Analisis Enterprise Architecture pada sistem berjalan PT. Hexindo Adiperkasa divisi remanufacturing mengacu kepada artifact – artifact yang terdapat di dalam EA. Berikut ini adalah penjabaran – penjabaran dari analisa EA artifact pada PT. Hexindo Adiperkasa divisi remanufacturing:

3.2.1 Strategic Goal & Initiative 3.2.1.1 Strategic Plan Perencanaan Strategis menjadi kebijakan Perusahaan yang digunakan untuk mengarahakan dan sebagai strategi kompetitif untuk mendukung proses bisnis Perusahaan. Adapun visi dan misi di PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah:

3.2.1.2 Visi dan Misi Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang dijadikan acuan bagi perusahaan, berikut ini merupakan visi dan misi dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: •

Visi


Menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri alat-alat berat di Indonesia dengan kualitas pelayanan terbaik bagi kepuasan semua pihak yang berkepentingan.

•

Misi


Menjadi mitra pelanggan yang paling dapat diandalkan dalam pengadaan alat-alat berat sekaligus menjadi ahli yang paling dapat dipercaya dalam memberikan solusi terbaik mengenai produk dan jasa.




Meningkatkan

kualitas

kinerja

para

karyawan

secara

berkesinambungan dalam lingkungan kerja yang semakin kondusif, sekaligus membantu mereka mencapai kesejahteraan.

67




Menghadirkan kebanggaan di mata dunia melalui kontribusi nyata bagi kesejahteraan umum, masyarakat dan bangsa.

3.2.1.3 Goal dan Target Setiap perusahaan harus memiliki target – target untuk memotivasi kinerja perusahaan. Dalam proses bisnis Divisi Remanufacturing, PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memiliki target sebagai berikut: -

Warranty sama seperti spare part baru: 3000 jam / 6 bulan.

-

Availability 100 % komponen tertentu: contoh cylinder, hydraulic motor, hydraulic pump, final drive.

3.2.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan Strategi bisnis perusahaan merupakan penjabaran dari visi dan misi yang akan dicapai, berikut ini merupakan strategi bisnis yang diterapkan oleh PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: Customer: •

Penjualan unit -

Penjualan paket: untuk penjualan paket, penjualan unit dibagi menjadi paket tergantung lahan dan job site. Contoh: batubara, maka membutuhkan dump truck, excavator. Perkebunan membutuhkan bulldozer, wheel loader. Kelebihan penjualan paket adalah lebih murah, free service 1 tahun, fasilitas kredit.

•

Regular sales: penjualan normal perunit.

Service -

Free maintenance contract: contract service yang berisi contract bahwa barang dan tenaga service dari Hexindo sedangkan customer hanya perlu membayar saja sesuai contract yang ada.

-

Service support maintenance : agreement yang berisi bahwa barang dari customer dan Hexindo hanya menyediakan tenaga service saja

-

Service call basis: service yang dilakukan bila ada panggilan service dari pelanggan.

•

Spare part -

Vendor held stock (VHS): stock spare part di store di customer.

68 -

Availability guarantee: garansi spare part tersedia 100 %.

-

Warranty service: garansi spare part 3000 jam / 6 bulan, mana yang lebih dulu tercapai. Kecuali electric part, rubber, kecelakaan.

•

Remanufacturing -

Warranty sama seperti spare part baru: 3000 jam / 6 bulan.

-

Availability 100 % komponen tertentu: contoh cylinder, hydraulic motor, hydraulic pump, final drive.

Karyawan: •

Jenjang karir: regular kenaikan, terikat waktu.

•

Promosi: promosi kenaikan pangkat, tidak terikat waktu.

•

Balance score card: untuk menilai kinerja seluruh karyawan terhadap target yang telah ditetapkan oleh target department head maupun division head.

Pemegang Saham: •

Quick return investment: modal investasi yang ditanamkan tahun ini, dengan target 5 tahun kembali dengan tetap memberikan dividen setiap tahunnya.

3.2.1.5 Lima Daya Saing Porter Untuk menganalisis external factor di PT. Hexindo Adiperkasa Tbk, maka digunakanlah sebuah tools. Dalam hal ini tools yang kami gunakan untuk menganalisis hal tersebut adalah lima daya saing porter, berdasarkan hasil analisis maka lima kekuatan Porter yang ada pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah sebagai berikut:

1) Potential New Entrants (Pendatang baru yang potensial) Semakin banyaknya Perusahaan baru yang bergerak di bidang penjualan alat – alat berat muncul dengan keunggulannya masing-masing. Hal ini dapat mengancam keberadaan PT. Hexindo Adiperkasa dengan banyaknya perusahaan baru tersebut, karena pelanggan dapat menentukan dan memilih sendiri perusahaan mana yang memiliki fasilitas dan produk yang terbaik sesuiai kebutuhannya. Akan tetapi dengan adanya pengalaman yang cukup lama perusahaan PT. Hexindo Adiperkasa Tbk yang bergerak di bidang penjualan alat – alat berat, Perusahaan memiliki pelanggan yang berloyalitas tinggi dan fasilitas yang cukup baik untuk bisa

69

mengatasinya, akan tetapi Perusahaan tetap harus waspada terhadap perusahaan baru dengan menyiasati peningkatan kualiatas produk dan peningkatan kualitas pelayanan kepada para pelanggan.

2) Intraindustry Rivalry (Pesaing) PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memiliki beberapa pesaing seperti PT. United Tractors Tbk dan PT. Trakindo Utama (TRAKINDO). Para pesaing ini merupakan ancaman bagi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk karena sama – sama bergerak di bidang penjualan alat – alat berat dan pemasok ke pabrik atau instuisi lainnya. Akan tetapi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk tetap berada didalam persaingan yang kuat dengan para pesaingnya, karena mempunyai keunggulan – keunggulan seperti hubungan yang baik dengan Supplier dan selalu memperhatikan kualitas layanan terhadap pelanggan sehingga PT. Hexindo Adiperkasa tetap memiliki hubungan baik dengan para Supplier dan pelanggannya.

3) Substitute Product (Produk pengganti) Semakin berkembangnya zaman pada dewasa ini juga mempengaruhi penjualan alat – alat berat dengan banyaknya produk – produk baru yang lahir dengan kualitas yang semakin bagus. Hal ini menjadi ancaman yang cukup serius bagi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk, Perusahaan harus memaksimalkan kinerja dan kualitas produk untuk tetap menjaga persaingan. Unutk barang pengganti alat – alat berat, sejauh ini masih belum ada.

4) Bargaining Power of Buyers (kekuatan tawar-menawar pembeli) Bagi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk kepuasan pelanggan menjadi sangat penting untuk memajukan perusahaan. Maka dari itu harga merupakan faktor penting untuk memasarkan produk Perusahaan. Dengan harga yang sesuai dan kualitas yang baik pelanggan akan senang bekerja sama dengan perusahaan. PT. Hexindo Adiperkasa Tbk menganggap bahwa kebutuhan pelanggan harus dapat terpenuhi dengan baik, hal ini untuk menjaga pelanggan lama dan mencari konsumen baru. Untuk pemenuhan kepuasan pelanggan, selain meningkatkan kualitas layanannya Perusahaan juga senantiasa mendengar saran dan kritik sebagai acuan untuk meningkatkan

kualiatas

pelayanan

bagi

pelanggan.

Para

pelanggan

juga

70 mengharapkan tarif harga produk yang kompetitif, para pelanggan dapat dengan mudah membandingkan harga dengan para pesaing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Untuk mengatasi ancaman ini, PT. Hexindo Adiperkasa Tbk terus belajar dengan mengembangkan kemampuan dalam penguasaan produk dengan cara mengadakan training product knowledge untuk karyawannya dan kemampuan teknik dari karyawan Perusahaan untuk meningkatkan kualitas dalam memahami kebutuhan pelanggan agar dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan dan menumbuhkan kepercayaan pelanggan agar terus membeli produk pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Hal ini dapat dicapai dengan pemanfaatan SI/TI dalam menjaga hubungan Perusahaan dengan pelanggan. 5) Bargaining Power of Supplier (kekuatan tawar-menawar Supplier) Bagi PT. Hexindo Adiperkasa Tbk Supplier merupakan kunci penting untuk menjalankan proses bisnis Perusahaan. Jika tidak ada Supplier maka tidak akan terjadi proses bisnis perushaan. Perusahaan – Perusahaan yang menjadi Supplier untuk PT. Hexindo Adiperkasa Tbk diantaranya adalah Hitachi Construction Machinery, John Deere, Atlas Copco, Waratah Forestry Attachments, Rotobec, Donaldson.PT. Hexindo Adiperkasa Tbkdapat bekerja sama dengan beberapa Perusahaan pemasok sekaligus, untuk dapat memasarkan produk ke berbagai Perusahaan sesuai dengan permintaan pelanggan. Hubungan bisnis yang paling menguntungkan, karena PT. Hexindo Adiperkasa Tbk membutuhkan produk dari pemasok demi mendukung kelancaran bisnisnya, disamping itu pihak pemasok memperoleh keuntungan dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Meskipun begitu, kekuatan tawar menawar PT. Hexindo Adiperkasa Tbk dengan pihak distributor cukup kuat, sehinggaPT. Hexindo Adiperkasa Tbk dapat memilih distributor maupun pemasok yang paling efisien dari segi biaya dan mampu menunjang kegiatan operasional Perusahaan. Pemasokjuga berperan untuk mejaga kestabilan harga serta membuat peraturan mengenai produknya agar dapat tercipta pesaingan bisnis yang sehat diantara Perusahaan penjual alat – alat berat lainnya. Berikut adalah gambar analisis lima daya saing Porter pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

71

Gambar 3.1 Analisis Lima Daya Porter PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

3.2.1.6 Analisis PEST (Political, Economi, Social, Technology) Tools berikutnya yang kami gunakan unutk menganalisis external factor adalah PEST, berdasarkan hasil analisis maka PEST yang ada pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah sebagai berikut: •

Politik Faktor politik didalam negeri sangatlah berpegaruh dalam usaha penjualan alat

– alat berat PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Dalam hal ini, PT. Hexindo Adiperkasa Tbk mempunyai peluang yang sama dengan para pesangin, karena PT. Hexindo Adiperkasa Tbk merupakan perusahaan swasta yang mengikuti peraturan yang berlaku sama seperti perusahaan pesaing swasta lainnya, yaitu peraturan perundang – undangan UU no 8 Prp 1962 tentang perdagangan. •

Ekonomi Terjadinya krisis ekonomi global akan berdampak buruk secara tidak langsung

terhadap perusahaan. Dimana laju inflasi meningkat, negara-negara konsumen batubara menurunkan pesanannya sehingga perusahaan produsen batubara ikut mengurangi produksi batubara mereka, yang berakibat pada menurunnya penjualan alat – alat berat khususnya pada sektor batubara.

72 •

Sosial Berkaitan dengan masalah sosial adalah situasi keamananan dalam negeri yang

cenderung tidak stabil, tentunya hal ini mempengaruhi calon investor perusahaan yang ingin menanamkan modalnya. •

Teknologi Perkembangan teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu

perusahaan, saat ini banyak perusahaan yang berhasil untuk menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis perusahaan, bahkan banyak perusahaan lain yang telah menerapakan perkembangan teknologi sebagai strategi untuk menciptakan suatu keunggulan kompetitif. PT. Hexindo Adiperkasa Tbk harus bisa mengikuti perkembangan teknologi tersebut agar perusahaan tetap berada di jalur aman di dalam pesaingan dengan perusahaan pesaingnya.

3.2.1.7 Analisis Value Chain Untuk menganalisis internal factor pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk kami menggunakan tools value chain. Berikut adalah gambar Value Chain Divisi Remanufacturing pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

Gambar 3.2 Value Chain Divisi Remanufacturing PT Hexindo Adiperkasa Tbk

73

3.2.1.8 Analisis Factor Internal Dari hasil analisis ke perusahaan dan menggunakan tools dalam tahap sebelumnya, maka didapatkan hasil analisis factor internal, yaitu:


Strength (Kekuatan) -

Banyaknya customer yang sudah menggunakan produk PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

-

Sudah memiliki berbagai macam sertifikasi ISO, sehingga mempunyai jaminan kualitas produk.

-

Pemegang tunggal dealer resmi untuk Hitachi Construction Machinery.

-

Memiliki kelas produk yang tidak dimiliki oleh kelas produk pesaing. Contoh: Excavator kelas besar EX 5500.




Weakness (Kelemahan) -

Harga jual produk yang lebih mahal dari pesaing.

3.2.1.9 IFAS (internal factor analysis summary) Tabel 3.1 IFAS. Faktor Strategi Internal

Bobot

Rating

Bobot * Rating

Komentar

Strength (Kekuatan) Banyaknya customer yang sudah menggunakan produk PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

0.21

4

0.84

Sudah memiliki berbagai macam sertifikasi ISO.

0.16

3

0.48

Pemegang tunggal dealer resmi untuk Hitachi Construction Machinery. Memiliki kelas produk yang tidak dimiliki oleh kelas produk pesaing. Total Kekuatan

0.21

4

0.84

0.21

4

0.84

0.79

15

3

Harga jual produk yang lebih mahal dari pesaing.

0.21

4

0.84

Total Kelemahan

0.21

4

0.84

Total IFAS

1

18

3.84

Produk menjadi ujung tombak keberhasilan penjualan, dengan terjualnya produk maka otomatis jika customer ingin membeli spart part untuk produk tersebut, maka customer harus membeli ke PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Sudah memiliki berbagai macam sertifikasi ISO, sehingga mempunyai jaminan kualitas produk. Satu – satunya perusahaan di Indonesia yang memegang dealer resmi alat – alat berat Hitachi Construction Machinery. Contoh produk: excavator kelas besar EX 5500.

Weakness (kelemahan) Harga jual yang lebih mahal dari pelanggan mengakibatkan pelanggan kurang berminat membeli produk.

74 3.2.1.10

Analisis Factor External

Dari hasil analisis ke perusahaan dan menggunakan tools dalam tahap sebelumnya, maka didapatkan hasil analisis factor external, yaitu:


Opportunities (Peluang) -

Hubungan baik dengan para pelanggan memungkinan perusahaan mendapatkan kepercayaan dan kesetian dari para pelanggan.

-

Hubungan baik dengan para supplier memungkinkan perusahaan mendapatkan pasokan dengan baik.




Threats (Ancaman) -

Banyaknya perusahaan sejenis yang memiliki segmentasi pasar sendiri.

-

Para pesaing yang menggunakan teknologi yang lebih baik di banding PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

-

Krisis sektor batubara.

3.2.1.11

EFAS (external factor analysis summary)

Tabel 3.2 EFAS. Faktor Strategi Eksternal

Bobot

Rating

Bobot * Rating

Komentar

Opportunities (Peluang) Hubungan baik dengan para pelanggan.

0.27

4

1.08

Hubungan baik dengan para Supplier.

0.27

4

1.08

Total Peluang

0.54

8

2.16

Banyaknya perusahaan sejenis yang memiliki segmentasi pasar sendiri. Krisis Sektor Batubara.

0.19

3

0.57

0.27

4

1.08

Total Ancaman

0.46

7

1.65

Total EFAS

1

15

3.81

Hubungan baik dengan para pelanggan memungkinan perusahaan mendapatkan kepercayaan dan kesetian dari para pelanggan. Hubungan baik dengan para Supplier memungkinkan perusahaan mendapatkan pasakon barang dengan baik.

Threats (Ancaman) Telah Banyaknya perusahaan sejenis yang memiliki segmentasi pasar yang mereka kuasai. Terjadinya krisis pada sektor batubara.

75

3.2.1.12

Analisis SWOT

Dari tabel di atas, maka diperoleh total internal strategy factor analysis summary (IFAS) dan external strategy factor analysis summary (EFAS) yang digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini cara menyusun diagram tersebut, sebagai berikut:

1.

Jumlah dari hasil perkalian bobot x rating pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X Kekuatan

:3

Kelemahan

: 0.84

Titik X

: kekuatan – kelemahan : 3 – 0.84 : 2.16

2.

Jumlah Jumlah dari hasil perkalian bobot x rating pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y Peluang

: 2.16

Ancaman

: 1.65

Titik Y

: peluang – ancaman : 2.160 – 1.65 : 0.51

3.

Nilai total dari perhitungan tabel diatas didapatkan yang menjadi posisi perusahaan yaitu 2.16 (IFAS) dan 0.51 (EFAS), dapat disimpulkan bahwa perusahaan menghadapi berbagai ancaman dalam menjalankan proses bisnis, berikut ini gambar posisi Adiperkasa Tbk:

perusahaan PT. Hexindo

76

Gambar 3.3 Diagram SWOT PT Hexindo Adiperkasa Tbk.

Penjelasan gambar: “X” menunjukkan bahwa PT. Hexindo Adiperkasa Tbk berada di kuadran 1, dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO (Strength - Oppurtunity) yang maksudnya adalah perusahaan menggunakan strength untuk menjawab semua opportunity yang ada, situasi yang menguntungkan dimana perusahaan memiliki peluang dan kekuatan. Strategi yang harus diterapkapkan pada kondisi ini adalah strategi yang mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.

77

3.2.1.13

Matriks SWOT

Dari tabel EFAS dan IFAS yang didapat diatas, maka dibuatlah matriks swot. Berikut merupakan matriks swot PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: Tabel 3.3 Matriks SWOT. Strength (S)

IFAS

Weaknesses (W)

• Banyaknya

customer

menggunakan

sudah •

yang

produk

PT.

Hexindo

berbagai

macam

Harga jual produk yang lebih mahal dari pesaing.

Adiperkasa Tbk. • Sudah

memiliki

sertifikasi

ISO,

sehingga

mempunyai

jaminan kualitas produk. • Pemegang tunggal dealer resmi untuk

EFAS

Hitachi Construction Machinery. • Memiliki kelas produk yang tidak dimiliki oleh kelas produk pesaing.

•

•

Strategy WO

Strategy SO

Opportunities (O) Hubungan baik dengan para pelanggan

memungkinan

perusahaan

mendapatkan

• Adanya

rasa

kepercayaan

(loyalitas)

•

Membuat harga produk yang lebih

pelanggan terhadap perusahaan, sehingga

bersaing dengan harga jual yang

kepercayaan dan kesetian dari

perusahaaan

lebih

para pelanggan.

hubungan baik tersebut.

Hubungan baik dengan para Supplier

memungkinkan

Perusahaan

mendapatkan

pasakon dengan baik.

harus

terus

menjaga

suppier

agar

harga

jual

produk yang sama tetapi kualitas

• Harus terus menjaga hubungan baik dengan

murah atau

yang lebih ditingkatkan.

kepentingan

Perusahaan dalam hal pemesanan supplai produk selalu diutamakan dan pengiriman yang selalu tepat waktu (ontime). • Meningkatkan spare part remanufacturing untuk memberikan pelayanan dan qualitas remanuufacturing yang lebih baik kepada customer. • Menekan cost produksi remanufacturing.

Threats (T) •

Banyaknya sejenis

Strategy WT

• Menjaga kualitas Produk agar dapat

•

perusahaan yang

memiliki

segmentasi pasar sendiri. •

Strategy ST

Krisis Sektor Batubara.

Meningkatkan sumber daya SI/TI

bersaing dengan perusahaan lain.

secara maksimal dalam proses

• Mengembangkan segmentasi pasar.

bisnis yang berjalan agar dapat

• Mencari pasar baru untuk penjualan alat –

bersaing dengan perusahaan lain.

alat berat.

78 3.2.1.14

Concept of Operation Scenario

PT. Hexindo Adiperkasa Tbk mempunyai berbagai macam proses bisnis, salah satu adalah proses bisnis pada divisi remanufacturing, pada remanufacturing terdapat 3 proses bisnis yaitu pembelian, produksi, dan penjualan. Berikut penjelasan proses bisnis tersebut:

a. Sistem Informasi Pembelian Bagian inventory remanufacturing membuat purchase order (PO) kepada supplier, kemudian Supplier menerima purchase order (PO) dari bagian inventory remanufacturing, Lalu Supplier mengirim barang dan packing list sesuai purchase order. Orang gudang menerima barang dari supplier, kemudian Orang gudang membuat surat penerimaan barang. Setelah barang dikirim Supplier membuat invoice berdasarkan barang yang dikirim, invoice diterima oleh bagian administrasi remanufacturing kemudian mencocokan invoice dengan surat penerimaan barang. Jika invoice cocok dengan surat penerimaan barang, bagian administrasi akan memberikan invoice kepada bagian finance, lalu Bagian finance membayar tagihan sesuai invoice dan bagian finance membuat nota kuasa pembayaran.

b. Sistem Informasi Produksi Bagian product planning control (PPC) membuat perencanaan produksi dalam 1 bulan, dan rencana produksi tersebut menjadi acuan dalam produksi 1 bulan, kemudian PPC membuat jobs order berdasarkan perencanaan produksi tersebut. Jobs order diberikan kepada bagian engineering. Setelah menerima jobs order kemudian bagian engineering meminta kebutuhan produksi berdasarkan jobs order ke gudang. Orang gudang memberikan barang yang dimita dan membuat surat pengeluaran barang, setelah bagian engineering menerima barang yang diminta, kemudian bagian engineering memproduksi barang sesuai jobs order. Setelah barang diproduksi kemudian bagian engineering memberikan hasil produksi tersebut ke gudang. Lalu Orang gudang menerima hasil produksi dan membuat surat penerimaan barang.

c. Sistem Informasi Penjualan Customer memesan barang remanufacturing ke Branch / cabang Hexindo, kemudian Branch Hexindo membuat penawaran barang remanufacturing untuk customer, berdasarkan penawaran barang customer membuat purchase order ke

79

Branch Hexindo. Branch Hexindo membuat Purchase Order Penjualan ke system WH700 berdasarkan PO dari customer. Bagian administrasi remanufacturing menerima PO penjualan dari Branch Hexindo, lalu Bagian administrasi remanufacturing membuat order sheet ke system WH700 berdasarkan PO penjualan. Orang Gudang menerima order sheet dan Orang Gudang mengeluarkan barang sesuai order sheet dan membuat Surat Pengeluaran Barang serta delivery note ke dalam system WH700. Vendor pengiriman barang menerima barang dan delivery note untuk dikirim, lalu vendor pengiriman barang mengirim barang ke Branch Hexindo. Bagian Administrasi remanufacturing membuat invoice kedalam system WH700 berdasarkan order sheet kepada Branch Hexindo. Setelah Branch Hexindo menerima invoice, Branch Hexindo memberikan barang remanufacturing dan invoice kepada customer dan customer melakukan pembayaran atas tagihan tersebut. Lalu Customer memberikan barang bekasnya kepada bagian Administrasi Remanufacturing. Bagian Administrasi remanufacturing memberikan barang bekas kepada bagian engineering untuk dicek. Bagian Engneering mengecek barang bekas apakah bisa dibangun ulang atau tidak. Accept Bagian engineering konfirmasi accept ke bagian administrasi, lalu Bagian administrasi konfirmasi accept ke branch Hexindo, dan Branch Hexindo konfirmasi accept ke customer. Reject Bagian engineering konfirmasi reject ke bagian administrasi dan bagian administrasi membuat invoice surcharge berdasarkan konfirmasi reject. Branch Hexindo menerima invoice surcharge dan Branch Hexindo memberikan invoice surcharge kepada customer. Setelah customer menerima invoice surcharge lalu bagian administrasi remanufacturing mengembalikan barang bekas yang tidak bisa dibangun ulang kepada customer dan customer melakukan pembayaran atas tagihan surcharge.

3.2.1.15

Concept of Operation Diagram

Menganalisis proses bisnis yang berjalan adalah mutlak untuk dilakukan agar alur proses serta peran tanggung jawab terlihat jelas. Struktur dari proses bisnis berjalan yang dijalankan oleh PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah sebagai berikut:

80 a. Sistem Informasi Pembelian: 9. Membayar tagihan berdasarkan invoice

2. Menerima PO

1. Membuat PO

Bagian Inventori

Purchase Order

6. Membuat Invoice

Supplier

Invoice

3. Kirim Barang Dan packing list

7. mencocokan Invoice Dengan surat penerimaan barang 5. Membuat Surat Penerimaan Barang

4. Bagian gudang menerima barang

WH700

Gudang

Barang 8. Memberikan Invoice

Bagian Administrasi Surat Penerimaan Barang

Bagian Finance 10. Membuat Nota kuasa pembayaran

Nota Kuasa Pembayaran

Gambar 3.4 Proses Bisnis Pembelian Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Keterangan: 1. Bagian inventory membuat purchase order (PO) kepada supplier. 2. Supplier menerima purchase order (PO) dari bagian inventory. 3. Supplier mengirim barang dan packing list sesuai purchase order. 4. Orang gudang menerima barang dari supplier. 5. Orang gudang membuat surat penerimaan barang. 6. Supplier membuat invoice berdasarkan barang yang dikirim. 7. Bagian administrasi remanufacturing mencocokan invoice dengan surat penerimaan barang. 8. Jika invoice cocok dengan surat penerimaan barang, bagian administrasi akan memberikan invoice kepada bagian finance. 9. Bagian finance membayar tagihan sesuai invoice. 10. Bagian finance membuat nota kuasa pembayaran.

81

b. Sistem Informasi produksi: (Menjadi acuan)

Perencanaan produksi 1. membuat perencanaan produksi 2. membuat Jobs order berdasarkan perencanaan produksi

Bagian Product Planning Control WH700

3. bagian engineering menerima Jobs order Surat Pengeluaran Barang

9. menerima barang dan Membuat surat penerimaan barang

Jobs Order 7. memproduksi barang sesuai Jobs order

Hasil Produksi

4. meminta kebutuhan produksi berdasarkan Jobs order

Bagian Engineering 6. menerima barang yang diminta

5. memberikan barang yang diminta dan membuat surat pengeluaran barang

Gudang 8. bagian Engineering menyerahkan hasil produksi

Gambar 3.5 Proses Bisnis Produksi Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Keterangan: 1. Bagian product planning control (PPC) membuat perencanaan produksi dalam 1 bulan, dan rencana produksi tersebut menjadi acuan dalam produksi 1 bulan. 2. PPC membuat jobs order berdasarkan perencanaan produksi. 3. Bagian engineering menerima jobs order. 4. Bagian engineering meminta kebutuhan produksi berdasarkan jobs order ke gudang. 5. Orang gudang memberikan barang yang dimita dan membuat surat pengeluaran barang. 6. Bagian engineering menerima barang yang diminta. 7. Bagian engineering memproduksi barang sesuai jobs order. 8. Bagian engineering memberikan hasil produksi ke gudang. 9. Orang gudang membuat surat penerimaan barang.

82 Permasalahan: 1. Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing. 2. Divisi remanufacturing tidak dapat memperkiraan jumlah produksi, akibatnya cost produksi tidak bisa ditekan.

c. Sistem Informasi penjualan: 21 b. memberikan invoice surcharge 19 a. konfirmasi accept

13. Memberikan barang remanufactruing dan invoice 14. Membayar tagihan

19 b. Membuat Invoice Surcharge

2. Memberikan penawaran barang remanufacturing

11. Membuat Invoice

20 b. Menerima Invoice Surcharge

20 a. Konfirmasi accept

6. Membuat Order Sheet

12. Menerima Invoice

1. Pemesanan Remanufacturing

5. Menerima PO Penjualan

3. Membuat Purchase Order (PO)

Reject

18 b. konfirmasi reject

4. Open Purchase Order Penjualan

23 b. Membayar tagihan surcharge

Bagian Administrasi

Branch Hexindo

WH700

7. menerima Order Sheet

16. Cek barang bekas

10. Mengirim Barang Surat pengeluaran barang dan delivery note 17. Cek Barang Bekas

9. Menerima barang dan mengirim sesuai delivery note

Vendor Pengiriman Barang

8. Mengeluarkan barang dan membuat surat pengeluaran barang serta delivery note

Barang Remanufacturing

Bagian Engineering

cek barang bekas apakah bisa dibangun ulang atau tidak

Gudang 18 a. Konfirmasi accept

Accept

Delivery Note 15. memberikan barang bekas untuk di produksi remanufacturing 22 b. Mengembalikan barang bekas ke customer

Gambar 3.6 Proses Bisnis Penjualan Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Keterangan: 1. Customer memesan barang remanufacturing ke Branch / cabang Hexindo. 2. Branch Hexindo membuat penawarn barang remanufacturing untuk customer. 3. Customer membuat purchase order. 4. Branch Hexindo membuat purchase order Penjualan ke system WH700 berdasarkan PO dari customer. 5. Bagian administrasi remanufacturing menerima PO penjualan dari Branch Hexindo. 6. Bagian administrasi remanufacturing membuat order sheet ke system WH700 berdasarkan PO penjualan. 7. Orang Gudang menerima order sheet. 8. Orang Gudang mengeluarkan barang sesuai order sheet dan membuat surat pengeluaran barang serta delivery note ke dalam system WH700.

83

9. Vendor pengiriman barang menerima barang dan delivery note untuk dikirim. 10. Vendor pengiriman barang mengirim barang ke Branch Hexindo. 11. Bagian Administrasi remanufacturing membuat invoice kedalam system WH700 berdasarkan order sheet. 12. Branch

Hexindo

Menerima

invoice

dari

Bagian

administrasi

remanufacturing. 13. Branch Hexindo memberikan barang remanufacturing dan invoice kepada customer. 14. Customer membayar tagihan. 15. Customer memberikan barang bekasnya kepada bagian administrasi remanufacturing. 16. Bagian administrasi remanufacturing memberikan barang bekas kepada bagian Engineering untuk dicek. 17. Bagian engineering mengecek barang bekas apakah bisa dibangun ulang atau tidak: a. Accept b. Reject. 18. a. Bagian engineering konfirmasi accept ke bagian administrasi. 19. a. Bagian administrasi konfirmasi accept ke branch Hexindo. 20. a. Branch Hexindo konfirmasi accept ke customer. 18. b. Bagian engineering konfirmasi reject ke bagian administrasi. 19. b. Bagian administrasi membuat invoice surcharge ke dalam system WH700 berdasarkan barang bekas customer yang tidak dapat dibangun ulang . 20. b. Branch Hexindo menerima invoice surcharge. 21. b. Branch Hexindo memberikan invoice surcharge kepada customer. 22. b. Bagian administrasi mengembalikan barang bekas yang tidak bisa dibangun ulang kepada customer. 23. b. Customer membayar tagihan surcharge.

Permasalahan: Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer

84 3.2.1.16

Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini dikarenakan pengukuran kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang digunakan PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah dengan penentuan target oleh atasan terhadap bawahan masing – masing sesuai dengan market research pada tahun berjalan dan dengan balance score card. Berikut ini adalah laporan hasil balanced score card divisi remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

Gambar 3.7 Balance score card divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

85

Gambar 3.8 Diagram Balance score card divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

3.2.2 Product and Service Pentingnya penjabaran mengenai Businesss Product dan Service pada sebuah perusahaan untuk menyediakkan penjelasan tingkat tinggi untuk strategi finansial yang akan dicapai tujuan-tujuan strategi.

3.2.2.1 Business Plan 3.2.2.2 Business Overview PT Hexindo Adiperkasa Tbk didirikan di Indonesia berdasarkan akta notaris Mohamad Ali, S.H, No. 37 tanggal 28 November 1998. Akta pendirian ini telah disahkan oleh menteri kehakiman Republik Indonesia dalam surat keputusan No. C24389.HT.01.01.TH.89 tanggal 12 Mei 1989, serta diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia No. 54 tambahan No. 1251 tanggal 7 Juli 1989. Anggaran dasar perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, perubahan terakhir dinyatakan dalam akta notaris Humberg Lie, S.H., S.E., M.Kn., No. 91 tanggal 21 September 2012 mengenai perubahan susunan dewan direksi perusahaan. Perubahan anggaran dasar tersebut telah diberitahukan kepada menteri hukum dan hak asasi manusia

86 Republik Indonesia dalam surat No. AHU-AH.01.10-42220 tanggal 28 November 2012. Perusahaan mamulai operasi komersial pada bulan Januari 1989. Sesuai dengan pasal 3 anggaran dasar perusahaan, kegiatan usaha perusahaan adalah perdagangan dan pemyewaan alat berat serta pelayanan purna jual, saat ini perusahaan bertindak selaku distributor alat - alat berat jenis tertentu dan suku cadang dari merek "Hitachi", "John Deere" dan "Krupp". Perusahaan berkedudukan di Jakarta yang berlokasi di Kawasan Industri Pulo Gadung, Jalan Pulo Kambing II kav. I-II No. 33, Jakarta 13930. Pada tanggal 31 Maret 2013, Perusahaan memiliki 21 cabang, 5 sub cabang, 4 kantor perwakilan dan 14 kantor proyek yang tersebar di seluruh Indonesia. Susunan dewan komisaris dan direksi perusahaan pada tanggal 31 Maret 2013 adalah sebagai berikut:

Dewan Komisaris: Komisaris Utama

Harry Danui

Komisaris

Toto Wahyudiyanto

Komisaris

Donald Christian Sie

Dewan Direksi: Direktur Utama

Kardinal Alamsyah Karim, MM

Direktur

Chikara Hirose

Direktur

Hideo Satake

Direktur

Eiji Fukunishi

Direktur

Shinici Hirota

Direktur

Hideo Kumagai

Direktur

Djonggi TP. Gultom

Direktur

Toshiaki Takase

Direktur

Shogo Yokoyama

87

Komposisi Pemegang saham:

Gambar 3.9 komposisi pemegang saham PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Pada bulan Pebruari tahun 1995, Hexindo mencatatkan namanya di Bursa Efek Jakarta dan berganti nama menjadi PT Hexindo Adiperkasa Tbk. Berikut ini kronologi pencatatan saham:

88 13 Februari1995 Pencatatan saham Perusahaan di Bursa Efek Indonesia, dengan jumlah saham sebanyak 10 juta saham dengan nilai nominal Rp 1.000,00 per saham dan harga penawaran Rp 2.800,00 per saham. 19 Juni 1998 pendaftaran penawaran umum terbatas pertama kepada para pemegang saham dalam rangka penerbitan hak memesan efek terlebih dulu sejumlah 42 juta saham dengan nilai nominal Rp 1.000,00 per saham dengan harga penawaran Rp 1.000,00 per saham. 29 Juli 2002 perubahan nilai nominal saham dari Rp 1.000,00 per saham menjadi Rp 500,00 per saham. Selama 20 tahun kiprah bisnisnya, Hexindo tumbuh agresif dengan terus melakukan berbagai langkah terobosan penting yang mengantarkan perusahaan sebagai salah satu pemain penting yang sangat diperhitungkan kompetitornya di bisnis pengadaan alat-alat berat di Indonesia. Kini melalui satu (1) kantor pusat yang berlokasi di Jakarta dan 30 kantor cabang yang tersebar di pulau Jawa, Sumatra, Kalimantan, dan Sulawesi, Hexindo siap melayani penyediaan alat berat secara menyeluruh (one stop services) dan memuaskan, termasuk pelayanan terbaik yang siaga melayani selama 24 jam.

3.2.2.3 Executive Profile Perusahaan PT. Hexindo Adiperkasa Tbk sudah mejadi Perusahaan perseroan Terbatas sejak tahun 1995 dan pengambilan keputusan bisnis pemimpin Perusahaan ini disebut President Direktur. Untuk divisi remanufacturing, President direktur memiliki bawahan direktur product support kemudian direktur product support memilki bawahan MPS division head, kemudian MPS division head memiliki bawahan Remanufacturing division head. Remanufacturing division head bertanggung jawab untuk mensupport customer dalam hal Remanufacturing komponen - komponenbesar seperti cylinder, pump, motor, dan engine. Remanufacturing division head memiliki 3 bawahan yaitu mengelola administrasi yg bertanggung jawab menangani administrasi, mengelola PPC (Product planning control) yang bertanggung jawab merencanakan produksi komponen

remanufacturing

berdasarkan

kebutuhan

customer,

mengelola

engineering yang bertanggung jawab memproduksi komponen yang dibutuhkan berdasarkan bagian PPC termasuk alat – alat yang digunakan untuk memproduksi komponen tersebut.

89

3.2.2.4 Relationship of Business Activities to Strategic Goals Aktifitas bisnis dengan tujuan strategi pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memilki hubungan yang sangat erat, karena aktifitas-aktifitas bisnis dilakukan untuk dapat mencapai tujuan dari misi perusahaan yaitu focus kepada core competency dan pertumbuhan yang berkesinambungan, memberikan tingkat pengembalian yang optimal

kepada

pemegang

saham,

meningkatkan

budaya

korporasi

yang

mengutamakan kinerja, memberikan kontribusi pengembangan ekonomi nasional, memberikan kontribusi yang maksimal dalam meningkat kesejahteraan masyarakat. Sebagai Perusahaan yang bertujuan untuk memajukan perkembangan bisnisnya, PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memiliki strategi bisnis dalam mencapai tujuan tersebut, strategi bisnis PT. Hexindo Adiperkasa Tbk yaitu: •

Fokus pada penjualan alat – alat berat.

•

Fokus pada remanufacturing yang berqualitas sama dengan kualitas spare part baru.

•

Fokus pada pelayanan service yang dapat diandalkan oleh customer.

•

Meningkatkan kualitas dan regenerasi SDM serta meningkatkan budaya korporasi yang mengutamakan kinerja.

3.2.2.5 Organizational Structure Sebuah hal yang mutlak bagi setiap Perusahaan untuk memiliki struktur organisasi agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat terlihat dengan jelas. Struktur organisasi pada sebuah perusahaan yang terbagi menjadi berbagai fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing, akan membuat proses bisnis berjalan baik. PT. Hexindo Adiperkasa Tbk divisi Remanufacturing memiliki struktur organisasi sebagai berikut:

90 President Director

Operational Director

Director Finance

Director Business Development

Director Sales & Marketing

Director Product Support

Mining Product Support (MPS) Division Head

MPS Plan & Development Division Head

MPS Operational Division Head

Remanufactruing Division Head

MPS Technical Control Division Head

Service Division Head

Part Division Head

Service Support Division Head

Gambar 3.10 Struktur Organisasi pada PT. Hexindo Adiperkasa divisi Remanufacturing.

Peran dan Tanggung jawab: 1. Product Support Director • Menjamin unit yang dijual oleh Hexindo bisa berjalan sesuai dengan keinginan customer dengan memberikan support berupa service unit tersebut dan menyediakan suku cadang yang dibutuhkan secara global. 2. MPS (Mining Product Support) Division Head

91 • Sama seperti Product support director, hanya saja berfokus pada mining, dan tidak secara global. 3. Remanufacturing Division Head • Remanufacturing division head bertanggung jawab untuk mensupport customer dalam hal Remanufacturing komponen – komponen besar seperti cylinder, pump, motor, dan engine. 4. Mengelola Administrasion • Mengelola administrasi bertanggung jawab menangani administrasi. 5. Mengelola PPC (Product planning control) • Mengelola PPC (Product planning control) yang bertanggung jawab merencanakan produksi komponen remanufacturing berdasarkan kebutuhan customer. 6. Mengelola Engineering • Mengelola engineering bertanggung jawab memproduksi komponen yang dibutuhkan berdasarkan bagian PPC termasuk alat – alat yang digunakan untuk memproduksi komponen tersebut. Permasalahan: Tidak adanya bagian quality control

3.2.2.6 Market Outlook and Competitive Strategy Target utama dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah berbagai perusahaan yang membutuhkan alat – alat berat seperti perusahaan batubara, perusahaan produksi kayu, perusahaan konstruksi. Competitive strategy dalam usaha ini adalah dengan melakukan pelayanan yang baik dan ramah, melakukan dukungan pemeliharaan penuh unit alat – alat berat, dukungan penuh suku cadang yang stoknya selalu tersedia, serta dukungan remanufacturing.

3.2.2.7 Business Cycle PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat – alat berat. PT. Hexindo memasarkan produknya untuk seluruh wilayah Indonesia melingkupi pangsa pasar domestic dan international. Proses bisnis utamanya adalah penjualan alat – alat berat kepada perusahaan – perusahaan yang membutuhkan, penjualan suku cadang, pemeliharaan penuh unit alat – alat berat,

92 serta dukungan remanufacturing. Perusahaan memberikan penawaran produk dan harga yang kompetitif dengan para pelanggannya, setelah itu pelanggan dapat membeli alat – alat berat sesuai kebutuhan mereka.

3.2.2.8 Financial Strategy Untuk mendapatkan dan meningkatkan profit Perusahaan, ada beberapa strategi yang dilakukan oleh PT. Hexindo Adiperkasa Tbk, yaitu:


Meminimalisasikan biaya-biaya produksi. Contohnya: pemakaian listrik, pemakaian transportasi sesuai dengan yang di butuhkan.




Pembatasan pembeliaan aset yang tidak perlu. Contohnya: pengadaan komputer yang lebih modern.




Memaksimalkan pendapatan.

3.2.2.9 Current Financial Status Summary Pada saat ini kondisi keuangan pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk sedang mengalami penurunan. Hal ini disebabkan oleh krisis global yang berdampak pada menurunya sektor pertambangan batubara. Masalah yang dihadapi oleh PT. Hexindo Adiperkasa Tbk adalah masalah yang kompleks, sebab penurunan sektor pertambangan batubara adalah akibat menurunya daya beli customer besar batubara akibat krisis global sehingga mengakibatkan produsen-produsen batubara mengurangi produksinya yang berakibat tidak meningkatnya profit PT. Hexindo Adiperkasa Tbk dikarena pembelian yang menurun dari produsen batubara.

3.2.2.10

Business Partnership and Alliances

PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memiliki rekan bisnis yang mendukung dalam pemasokan berbagai kebutuhan perusahaan yang dibeli dari Supplier dan penjualan batubara pada Perusahaan – Perusahaan yang membutuhkan di dalam negeri. Rekan bisnis PT. Hexindo Adiperkasa Tbk yaitu:


Pemasok : • Hitachi Construction Machinerry. • John Deere.

93 • Atlas Copco. • Waratah Forestry attachment. • Rotobec. • Donaldson.


Pelanggan : • PT. Thiess Construction Indonesia. • PT. Pama Persada (PAMA). • PT. Bukit Makmur Nusantara (BUMA).

3.2.2.11

Swimlane Diagram

Untuk menganalisis proses bisnis yang terjadi di dalam divisi remanufactruing, maka digunakan tools swimlane Diagram. Berikut adalah SwimLane Process Diagram berjalan dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

94 a. Sistem Informasi Pembelian

Gambar 3.11 Swimlane Diagram Proses Pembelian Divisi Remanufacturing PT Hexindo Adiperkasa Tbk.

Dari gambar diatas dapat diberikan penjelasan sebagai berikut: 1. Bagian inventory remanufacturing membuat purchase order (PO) kepada supplier. 2. Supplier menerima purchase order (PO) dari bagian inventory remanufacturing. 3. Supplier mengirim barang dan packing list sesuai purchase order. 4. Orang gudang menerima barang dari supplier. 5. Orang gudang membuat surat penerimaan barang. 6. Supplier membuat invoice berdasarkan barang yang dikirim. 7. Bagian administrasi remanufacturing mencocokan invoice dengan surat penerimaan barang. 8. Jika invoice cocok dengan surat penerimaan barang, bagian administrasi akan memberikan invoice kepada bagian finance. 9. Bagian finance membayar tagihan sesuai invoice. 10. Bagian finance membuat nota kuasa pembayaran.

95

b. Sistem Informasi Produksi

Gambar 3.12 Swimlane Diagram Proses Produksi Divisi Remanufacturing PT Hexindo Adiperkasa Tbk.

Dari gambar diatas dapat diberikan penjelasan sebagai berikut: 1. Bagian product planning control (PPC) membuat perencanaan produksi dalam 1 bulan, dan rencana produksi tersebut menjadi acuan dalam produksi 1 bulan. 2. PPC membuat jobs order berdasarkan perencanaan produksi. 3. Bagian engineering menerima jobs order. 4. Bagian engineering meminta kebutuhan produksi berdasarkan jobs order ke gudang. 5. Orang gudang memberikan barang yang dimita dan membuat surat pengeluaran barang. 6. Bagian engineering menerima barang yang diminta. 7. Bagian engineering memproduksi barang sesuai jobs order. 8. Bagian engineering memberikan hasil produksi ke gudang. 9. Orang gudang membuat surat penerimaan barang.

96 Permasalahan: 1. Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing. 2. Divisi remanufacturing tidak dapat memperkiraan jumlah produksi, akibatnya cost produksi tidak bisa ditekan.

c. Sistem Informasi Penjualan

Gambar 3.13 Swimlane Diagram Proses Penjualan Divisi Remanufacturing PT Hexindo Adiperkasa Tbk.

Dari gambar diatas dapat diberikan penjelasan sebagai berikut: 1. Customer memesan barang remanufacturing ke Branch / cabang Hexindo. 2. Branch Hexindo membuat penawarn barang remanufacturing untuk customer. 3. Customer membuat purchase order. 4. Branch Hexindo membuat purchase order Penjualan ke system WH700 berdasarkan PO dari customer.

97

5. Bagian administrasi remanufacturing menerima PO penjualan dari Branch Hexindo. 6. Bagian administrasi remanufacturing membuat order sheet ke system WH700 berdasarkan PO penjualan. 7. Orang Gudang menerima order sheet. 8. Orang Gudang mengeluarkan barang sesuai order sheet dan membuat surat pengeluaran barang serta delivery note ke dalam system WH700. 9. Vendor pengiriman barang menerima barang dan delivery note untuk dikirim. 10. Vendor pengiriman barang mengirim barang ke Branch Hexindo. 11. Bagian Administrasi remanufacturing membuat invoice kedalam system WH700 berdasarkan order sheet. 12. Branch

Hexindo

Menerima

invoice

dari

Bagian

administrasi

remanufacturing. 13. Branch Hexindo memberikan barang remanufacturing dan invoice kepada customer. 14. Customer membayar tagihan. 15. Customer memberikan barang bekasnya kepada bagian administrasi remanufacturing. 16. Bagian administrasi remanufacturing memberikan barang bekas kepada bagian Engineering untuk dicek. 17. Bagian engineering mengecek barang bekas apakah bisa dibangun ulang atau tidak: a. Accept b. Reject. 18. a. Bagian engineering konfirmasi accept ke bagian administrasi. 19. a. Bagian administrasi konfirmasi accept ke branch Hexindo. 20. a. Branch Hexindo konfirmasi accept ke customer. 18. b. Bagian engineering konfirmasi reject ke bagian administrasi. 19. b. Bagian administrasi membuat invoice surcharge ke dalam system WH700 berdasarkan barang bekas customer yang tidak dapat dibangun ulang . 20. b. Branch Hexindo menerima invoice surcharge. 21. b. Branch Hexindo memberikan invoice surcharge kepada customer.

98 22. b. Bagian administrasi mengembalikan barang bekas yang tidak bisa dibangun ulang kepada customer. 23. b. Customer membayar tagihan surcharge.

Permasalahan: Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer. 3.2.2.13

Business Process Diagram

Untuk menganalisis rincian secara detail dari suatu aktifitas atau kegiatan, maka digunakan tools business process diagram untuk menganalisis. Berikut Business Process Diagram dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk yang penulis kelompokan perbagiannya masing-masing:

a. Sistem Informasi Pembelian Purchase Order Pembelian Purchase Order Pembelian Invoice Pembelian Mengirim Barang Surat Penerimaan Barang Menerima Barang

Mencocokan Barang dengan invoice

Melakukan Pembayaran

Bagian Inventory

Supplier

Gudang

Bagian Administrasi

Nota Kuasa Pembayaran

Finance

Gambar 3.14 Business Process Diagram Proses Pembelian Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses pembelian pada divisi remanufacturing sudah berjalan dengan baik.

99

b. Sistem Informasi Produksi Perencanaan Produksi Perencanaan Produksi Jobs Order Jobs Order

Meminta Kebutuhan Produksi Surat Pengeluaran Barang Memberikan Kebutuhan Produksi

Produksi Barang

Menerima Hasil Produksi

Bagian Product Planning Control

Bagian Engineering

Gudang

Gambar 3.15 Business Process Diagram Proses Produksi Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses produksi pada divisi remanufacturing tidak ada pengawasan quality control yang independent, quality control masih dibawah bagian engineering, dan divisi remnufactuirng tidak dapat memperkirakan jumlah produksi. Permasalahan: 1. Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing. 2. Divisi remanufacturing tidak dapat memperkiraan jumlah produksi, akibatnya cost produksi tidak bisa ditekan.

Surat Penerimaan Barang

100

c. Sistem Informasi Penjualan Memesan Barang Purchase Order Penjualan Open Purchase Order Penjualan Order Sheet Order Sheet Surat Pengeluaran Barang Delivery Note Mengeluarkan Barang

Mengirim Barang Invoice Penjualan Membuat Invoice Penjualan Memberikan Barang dan Invoice

Memberikan Barang Bekas

Cek Kondisi Barang Bekas

Accept

Reject

Invoice Surcharge

Branch Hexindo

Customer

Bagian Administrasi

Gudang

Vendor Pengiriman Barang

Invoice Surcharge

Bagian Engineering

Gambar 3.16 Business Process Diagram Proses Penjualan Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses penjualan divisi remanufacturing memakan waktu yang lama untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer. Permasalahan: Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer

3.2.2.14

Business process / product matrix

Berikut ini adalah business process / product matrix dari divisi remanufacturing PT Hexindo Adiperkasa Tbk:

Business Product Spare part Remanufacturing W D R = Research & develop W = Warehouse M = Manufacture D = Distribute

L

S R S = Service F = Financials

W

M F L = Legal

Gudang

Finance

Bagian Enginee ring

Bagian Product Plannin g Contol

Bagian Adminis trasi

Bagian Inventor y

Tabel 3.4 Activity / Product Matrix pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk

W

Remarks

101

3.2.2.15

Use case Diagram

Untuk mengidentifikasi interaksi antara actor dengan sistem, maka digunakan tools usecase diagram, berikut ini usecase diagram divisi remanufactruing PT Hexindo Adiperkasa Tbk: a. Sistem Informasi Pembelian

Membuat Purchase Order Pembelian Bagian Inventory Membuat Surat Penerimaan Barang Gudang Membuat Nota Kuasa Pembayaran Bagian Finance

Gambar 3.17 Use case Diagram Proses Pembelian Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. b. Sistem Informasi Produksi

Membuat Perencanaan Produksi

Bagian Product Planning Control

Membuat Jobs Order

Membuat Surat Pengeluaran Barang

Membuat Surat Penerimaan Barang

Gudang

Gambar 3.18 Use case Diagram Proses Produksi Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

102 Permasalahan: 1. Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing. 2. Tidak

ada

actor

yang

memperkirakan

jumlah

produksi

remanufacturing.

c. Sistem Informasi Penjualan

Membuat Purchase Order Penjualan Branch Hexindo Membuat Order Sheet

Membuat Surat Pengeluaran Barang

Gudang

Bagian Administrasi Membuat Delivery note

Membuat Invoice

Membuat Invoice Surcharge

Gambar 3.19 Use case Diagram Proses Penjualan Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

103

3.2.2.16

Use case Description Usecase description digunakan untuk mengidentifikasi interaksi

antara actor dengan system secara terperinci, berikut ini usecase description divisi remanufactruing PT Hexindo Adiperkasa Tbk: a. Sistem Informasi pembelian Tabel 3.5 Use case Description Membuat Purchase order Pembelian. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description

Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat purchase order pembelian. Membuat purchase order pembelian baru. Stock barang mencapai batas minimum. Sistem memberikan notifikasi stock barang yang sudah mencapai batas minimum, kemudian bagian inventory membuat purchase order untuk membeli barang. Bagian inventory. Supplier. Notifikasi stock barang minimum. Bagian inventory membuat purchase order pembelian. Actor System 2. Bagian inventory membuat 1. sistem memberikan purchase order pembelian notifikasi stock barang untuk barang yang sudah minimum. mencapai batas stock 3. data purchase order minimum. pembelian disimpan kedalam sistem.

Exception Condition Tabel 3.6 Use case Description Membuat Surat Penerimaan Barang. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Exception Condition

Membuat surat penerimaan barang. Membuat surat penerimaan barang baru. Adanya barang yang masuk ke dalam gudang. Barang yang masuk ke dalam gudang akan diterima oleh orang gudang dan dibuat surat penerimaan barang. Orang gudang. Adanya barang yang masuk ke dalam gudang. Orang gudang membuat surat penerimaan barang. Actor System 1. Oreang gudang menerima 2. Data surat penerimaan barang dan membuat surat barang disimpan ke dalam penerimaan barang. sistem.

104 Tabel 3.7 Use case Description Membuat Nota Kuasa Pembayaran. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description

Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat nota kuasa pembayaran. Membuat nota kuasa pembayaran baru. Adanya tagihan dari supplier. Supplier memberikan tagihan atas barang yang dijual kepada Hexindo, kemudian bagian finance membayar tagihan tersebut dan membuat nota kuasa pembayaran. Bagian finance. Notifikasi stock barang minimum. Bagian inventory membuat purchase order pembelian. Actor System 1. Bagian inventory membuat 2. Data nota kuasa purchase order pembelian pembayaran disimpan ke untuk barang yang sudah dalam sistem. mencapai batas stock minimum.

Exception Condition b. Sistem Informasi produksi Tabel 3.8 Use case Description Membuat Perencanaan Produksi. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat perencanaan produksi. Membuat perencanaan produksi. Memasuki periode produksi baru berdasarkan waktu yang telah ditentukan. Bagian product planning control akan membuat Perencanaan produksi untuk 1 bulan. Bagian product planning control. Bagian product planning control. Memasuki periode waktu produksi baru. Bagain product planning control membuat Perencanaan produksi. Actor System 1. Bagian product planning 2. Data perencanaaan control membuat Perencanaan produksi disimpan ke produksi. dalam sistem.

Exception Condition

105

Tabel 3.9 Use case Description Membuat Jobs order. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat jobs order. Membuat jobs order baru. Adanya barang yang diproduksi. Bagian product planning control membuat jobs order berdasarkan Perencanaan produksi. Bagian product planning control. Perencanaan produksi. Bagian engineering. Adanya barang yang diproduksi. Bagian product planning control membuat jobs order. Actor System 1. Bagian product planning control 2. Data jobs membuat jobs order berdasarkan disimpan ke product palnning control. sistem.

order dalam

Exception Condition Tabel 3.10 Use case Description Membuat Surat Pengeluaran Barang. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat surat pengeluaran barang. Membuat surat pengeluaran barang baru. Adanya barang yang keluar dari gudang. Adanya barang yang keluar dari gudang dan oragn gudang membuat surat pengeluaran barang. Orang gudang. Adanya barang yang keluar dari gudang. Orang gudang membuat surat pengeluaran barang. Actor System 1. Orang gudang mengeluarkan 2. Data surat pengeluaran barang dari gudang dan membuat barang disimpan ke surat pengeluaran barang. dalam sistem.

Exception Condition

106 Tabel 3.11 Use case Description Membuat Surat Penerimaan Barang. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat surat penerimaan barang . Membuat surat penerimaan barang baru. Adanya barang yang masuk ke dalam gudang. Barang yang masuk ke dalam gudang akan diterima oleh orang gudang dan dibuat surat penerimaan barang. Orang gudang. Adanya barang yang masuk ke dalam gudang. Orang gudang membuat surat penerimaan barang. Actor System 1. Orang gudang menerima 2. Data surat penerimaan barang dan membuat surat barang disimpan ke dalam penerimaan barang. sistm.

Exception Condition c. Sistem Informasi penjualan Tabel 3.12 Use case Description Membuat Purchase order Penjulan. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat purchase order penjualan. Membuat purchase order penjualan baru. Adanya customer yang memesan barang remanufacturing. Customer memesan barang ke branch Hexindo, kemudian branch Hexindo membuat purchase order penjualan kedalam sistem. Branch Hexindo. Bagian administrasi. Adanya customer yang memesan barang remanufacturing. Branch Hexindo membuat purchase order penjualan. Actor System 1. Branch Hexindo membuat 2. Data purchase order purchase order penjulan. penjualan disimpan ke dalam sistem.

Exception Condition

107

Tabel 3.13 Use case Description Membuat Order sheet. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat order sheet. Membuat order sheet baru. Adanya purchase order penjualan yang masuk. Bagian administrasi menerima notifikasi purchase order penjualan dari system. Bagian administrasi. Purchase order penjualan. Orang gudang. Adanya notifikasi purchase order dari system. Bagian administrasi membuat order sheet. Actor System 2. Bagian administrasi menerima 1. Sistem memberikan notifikasi notifikasi, dan membuat order purchase order penjualan. sheet. 3. Data order sheet disimpan ke dalam system.

Exception Condition Tabel 3.14 Use case Description Membuat Surat Pengeluaran Barang. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat surat pengeluaran barang. Membuat surat pengeluaran barang baru. Adanya barang yang keluar dari gudang. Adanya barang yang keluar dari gudang dan oragn gudang membuat surat pengeluaran barang. Orang gudang. Adanya barang yang keluar dari gudang. Orang gudang membuat surat pengeluaran barang. Actor

System

1. Orang gudang mengeluarkan 2. Data surat pengeluaran barang dari gudang dan barang disimpan ke dalam membuat surat pengeluaran sistem. barang. Exception Condition

108 Tabel 3.15 Use case Description Membuat Delivery note. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description

Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat delivery note. Membuat delivery note baru. Adanya barang yang akan dikirim. Orang gudang akan mengirim barang melalui vendor pengiriman barang berdasarkan order sheet, kemudian orang gudang membuat delivery note. Orang gudang. Order sheet. Vendor pengiriman barang. Adanya barang yang dikirim. Orang gudang membuat delivery note Actor System 1. Orang gudang mengirim barang 2. Data delivery note dan membuat delivery note. disimpan ke dalam sistem.

Exception Condition Tabel 3.16 Use case Description Membuat Invoice Penjualan. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

Membuat invoice penjualan. Membuat invoice penjualan baru. Adanya barang yang dijuala kepada customer. Barang yang dujual kepada customer kemuadian dibuatkan invoice penjualan oleh bagian administrasi. Bagian administrasi. Order sheet. - Branch Hexindo. - Customer. Adanya barang yang dujual kepada customer. Bagaian administrasi membuat invoice penjualan. Actor System 1. Bagian administrasi 2. Data invoice penjualan membuat invoice penjualan. disimpan ke dalam sistem.

Exception Condition

109

Tabel 3.17 Use case Description Membuat Invoice Surcharge. Usecase Name Scenario Triggering Event Brief Description

Membuat invoive surcharge. Membuat invoice surcharge baru. Barang bekas dari customer tidak bisa dibangun ulang. Barang bekas dari customer diperiksa oleh bagian engineering dan tidak bisa dibangun ulang, kemudian bagian administrasi membuat invoice surcharge. Bagian administrasi. - Branch Hexindo. - Customer. Barang bekas dari customer tidak dapat dibangun ulang. Bagian administrasi membuat invoice surcharge. Actor System

Actor Related Usecase Stakeholder Pre-condition Post-condition Flow of event

1. Bagian engineering memeriksa 3. Data invoice surcharge barang bekas dan memberikan disimpan ke dalam laporan tidak bisa dibangun sistem. ulang. 2. Bagian administrasi membuat invoice surcharge. Exception Condition

3.2.3 Data and Information 3.2.3.1 Object State Transition Diagram Untuk mengidentifikasi bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik, maka digunakan tools object state transition Diagram. Berikut adalah Object State Transition Diagram dari Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

a. Sistem Informasi Pembelian Membuat Purchase Order input id barang, input jumlah barang

Kirim barang

Menerima Barang create surat penerimaan barang, input id barang, input jumlah barang

Membayar Tagihan

Barang dan invoice cocok

membayar invoice pembelian

Gambar 3.20 Object Transition Diagram Proses Pembelian Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

110

Proses pembelian divisi remnufactuirng dimulai dengan tercapainya stock batas minimum, kemudian bagian inventory melakukan PO pembelian kepada supplier. Supplier mengirimkan barang sesuia PO yang diterima, barang dari supplier diterima oleh orang gudang. Invoice dari supplier diterima oleh bagian finance lalu bagian finance membayar tagihan sesuai invoice.

b. Sistem Informasi Produksi Membuat Perencanaan Produksi create perencanaan produksi, input jumlah produksi

Open jobs order

Membuat Jobs Order read perencanaan produksi, create jobs order check

Memproduksi Barang

Produksi barang

produksi barang

Meminta Kebutuhan Produksi create surat pengeluaran barang, input id barang, input jumlah barang

Simpan barang

Membuat Surat tanda terima barang create surat penerimaan barang, input id barang, input jumlah barang

Gambar 3.21 Object Transition Diagram Proses Produksi Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses produksi pada divisi remanufacturing tidak ada pengawasan quality control yang independent, quality control masih dibawah bagian engineering. Dan divisi remanufacturing tidak dapat memperkirakan jumlah produksi.

Permasalahan:

111

1. Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing. 2. Divisi remanufacturing tidak dapat memperkiraan jumlah produksi, akibatnya cost produksi tidak bisa ditekan.

c. Sistem Informasi Penjualan Membuat Purchase Order Penjualan create purchase order penjualan, input id barang, input jumlah barang

Membuat Order Sheet

Order check

create order sheet, input id barang, input jumlah barang shipped

Membuat Invoice

Memberikan Barang Bekas Kirim invoice

Customer memberikan barang bekasnya kepada remanufacturing

create invoice, input id barang, input jumlah barang, count total

Kirim barang

Mengirim Barang create delivery note, input id barang, input tujuan

check

Accept Cek Barang Bekas

accept

check

check barang

Konfirmasi kepada customer bahwa barang bekas bisa dibangun ulang

reject

Reject Barang bekas tidak bisa dibangaun ulang

reject

Membuat Invoice Surcharge dan mengembalikan barang bekas create invoice surcharge, input id invoice, input id barang, count total

Gambar 3.22 Object Transition Diagram Proses Penjualan Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses penjualan divisi remanufacturing memakan waktu yang lama untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer.

Permasalahan: Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer.

112 3.2.3.2 Logical Data Model Untuk mengidentifikasi model data maka digunakan tools logical data model / entity relationship Diagram. Berikut adalah entity relationship diagram dari PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: Perencanaan Produksi PK

Id_Perencanaan_Produksi

Id_Invoice_Pembelian

Id_Barang

Tanggal

Tanggal

Total_Tagihan

Id_Jobs_Order

PK

Id_Barang

PK

Nama_Barang

Id_Barang

Id_Perencanaan_Produksi

Jumlah_Barang

Tanggal

Id_Surat_Pengeluaran_Bara ng

Order Sheet

Invoice Penjualan

Id_Order_Sheet

Id_Barang

Id_Purchase_Order_Penjual an

Tanggal

Tanggal

Id_Purchase_Order_Penjual an

PK

Id_Nota_kuasa_Pembayaran Id_Invoice_Pembelian Total_Pembayaran

Id_Purchase_Order_Pembeli an

Id_Barang

PK

Nota Kuasa Pembayaran

Purchase Order Pembelian

Barang

Purchase Order Penjualan PK

PK

Id_Surat_Penerimaan_Baran g

Jumlah_Produksi

Surat Pengeluaran Barang PK

PK

Invoice Pembelian

Id_Purchase_Order_Pembeli an

Jobs Order PK

Surat Penerimaan Barang

PK

Id_Invoice_Penjualan

Invoice Surcharge PK

Id_Invoice_Surcharge

Id_Order_Sheet

Id_Invoice_Penjualan

Total_Tagihan

Total_Tagihan

Delivery Note PK

Id_Delivery_Note

Nama_Barang

Id_Order_Sheet

Jumlah_Barang

Tanggal

Gambar 3.23 Logical Data Model Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Tidak adanya data verifikasi produksi, dan tidak ada data forcasting penjualan, serta tidak ada data kebutuhan customer sehingga divisi remanufacturing tidak bisa memperkirakan jumalah produksi. Permasalahan: 1. Tidak adanya data Verifikasi Produksi. 2. Tidak adanya data Forcasting Penjualan. 3. Tidak adanya data kebutuhan customer.

113

3.2.3.3 Activity / Entity (crud) Matrix Activity / entity (crud) matrix dijabarkan menjadi 2 yaitu business function dan clustering matrix, pada sub bab berikutnya akan dijelaskan.

3.2.3.4 Business Function Untuk memperjelas susunan serta pembagian kerja pada PT.Hexindo Adiperkasa Tbk, berikut ditampilkan tabel Fungsi Bisnis divisi remanufacturing dari perusahaan PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

Tabel 3.18 Business Fucntion. Fungsi Area

Fungsi Bisnis

Bagian Inventory

- Mengelola stock barang remanufacturing

- Purchase order pembelian

Branch Hexindo

-

Gudang

-

- Purchase order Penjualan - Surat pengeluaran barang - Surat penerimaan barang - Delivery note - Order sheet

-

Bagian Administrasi

-

Proses Bisnis

Subject Data

- Mengelola kebutuhan stock barang untuk produksi Remanufacturing. - Membuat Purchase order kepada supplier. Membuat Purchase - Membuat Purchase Order order Penjualan penjualan berdasarkan pesanan customer. Mengelola - Membuat surat pengeluaran pengeluaran dan barang jika barang keluar penerimaan barang gudang. - Membuat surat penerimaan barang jika barang masuk gudang. Membuat Delivery - Membuat delivery note untuk note pengeiriman barang kepada customer berdasarkan Order sheet. Mencocokan - Bagian administrasi bertugas Invoice dengan mencocokan invoice dengan surat penerimaan surat penerimaan barang dalam barang proses pembelian.

- Membuat sheet

Order

- Membuat penjualan

invoice

- Membuat Invoice Surcharge

- Membuat order berdasarkan purchase yang masuk.

sheet order

- Bagian administrasi membuat tagihan atas barang yang dujual kepada customer dengan membuat invoice penjualan. - Bagian administrasi membuat tagihan atas barang bekas yang dikembalikan oleh customer tidak dapat dibangun ulang kembali.

Dukungan SI/TI - WH700

- WH700

- WH700

- WH700

- Invoice pembelian - Surat penerimaan barang

-

- Order sheet - Purchase order Penjualan - Invoice penjualan - Order sheet

- WH700

- Invoice Surcharge

- WH700

- WH700

114

Tabel 3.18 Business Fucntion (lanjutan). Fungsi Area Bagian Finance

Bagian Product planning control

Bagian Engineering

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

- Membayar tagihan Invoice

- Bagian finance membayar tagihan invoice pembelian lalu membuat nota kuasa pembayaran. - Membuat - Bagian product planning perencanaan control membuat perencanaan produksi produksi remanufacturing untuk 1 bulan. - Membuat jobs - Bagian product planning order control membuat jobs order berdasarkan perencanaan produksi. - Memproduksi - Bagian engineering barang memproduksi barang remanufacturing berdasarkan jobs order.

Subject Data - Invoice pembelian - Nota kuasa pembayaran - Perencanaan produksi

- Jobs order - Perencanaan produksi - Jobs order

Permasalahan: 1. Tidak ada bagian quality control. 2. Tidak ada bagian yang mendata kebutuhan customer.

Dukungan SI/TI - Ms.word

- WH700

- WH700

-

115

3.2.3.5 Clustering Matrix Berikut ini penjelasan dari clustering matrix divisi remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: Tabel 3.19 CRUD Diagram.

Invoice Penjualan

Invoice Surcharge

Order sheet

Purchase order Penjualan

C

Delivery note

R

Surat Pengeluaran Barang

Surat Penerimaan Barang

U

Jobs order

C

Perencanaan Produksi

R

Nota Kuasa Pembayaran

Purchase order Pembelian Invoice Pembelian

Activity Membuat Purchase order Pembelian Menerima Barang Menerima Invoice Pembelian Mencocokan Surat Penerimaan Barang dengan Invoice Pembelian Membuat Perencanaan Produksi Membuat Jobs order Membuat Surat Pengeluaran Barang Membuat Purchase order Penjualan Membuat Order sheet Membuat Delivery note Membuat Invoice Penjualan Membuat Invoice Surcharge

Barang

Entity

C R

C

C R

R C R

U

C R

R

C C R C

C R R

Tidak adanya data kebutuhan customer, verifikasi produksi, dan forcasting penjualan Permasalahan: 1. Tidak ada verifikasi produksi. 2. Tidak ada forecasting Penjualan. 3. Tidak ada data kebutuhan customer.

116 3.2.4 System and Application 3.2.4.1 System Communication Description Untuk mengidentifikasi komunikasi antara system seluruh perusahaan, maka digunakan tools system communication description. Berikut System Comunication Description sistem berjalan pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

Internet

Office System

Firewall

LAN / WAN WH700

Office System LAN / WAN WH700 Office System

LAN / WAN

Payroll System Financial Accounting

Office System

LAN / WAN

WH700

Gambar 3.24 System Communication Description PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

System communication pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk sudah cukup untuk mendukung proses bisnis yang ada.

3.2.4.2 System data flow Diagram Untuk mengidentifikasi arus data sistem yang berjalan pada PT.Hexindo Adiperkasa Tbk, maka digunakan tools system data flow diagram. Berikut adalah Gambar dari system data flow diagram divisi remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

117

a. Sistem Informasi Pembelian Bagian Inventory

1.0 Membuat Purchase Order Pembelian

Supplier

2.0 Mengirim Brang

Orang Gudang

3.0 Membuat Surat Penerimaan Barang

Surat Penerimaan Barang

4.0 Membuat Invoice Pembelian

Invoice Pembelian

Bagian Administrasi

5.0 Mencocokan Invoice pembelian dgn surat penerimaan barang

Bagian Finance

6.0 Membayar Tagihan

Purchase Order Pembelian

Nota Kuasa Pembayaran

Gambar 3.25 Data Flow Diagram Proses Pembelian Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Proses pembelian pada divisi remanufacturing sudah berjalan dengan baik.

118 b. Sistem Informasi Produksi

Bagian Product Planning Control

1.0 Membuat Perencanaan Produksi

Perencanaan Produksi

2.0 Membuat Jobs Order

Jobs Order

Bagian Engineering

3.0 Meminta Kebutuhan Produksi

Orang Gudang

4.0 Memberikan kebutuhan produksi

Surat Pengeluaran Barang

5.0 Memproduksi Barang

6.0 Menerima hasil produksi

Surat Penerimaan Barang

Gambar 3.26 Data Flow Diagram Proses Produksi Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Proses produksi pada divisi remanufacturing tidak ada pengawasan quality control yang independent, quality control masih dibawah bagian engineering, dan divisi remnufactuirng tidak dapat memperkirakan jumlah produksi.

Permasalahan: 1. Tidak ada data verifikasi produksi. 2. Tidak adanya data kebutuhan customer.

119

c. Sistem Informasi Penjualan 1.0 Memesan Barang Remanufacturing

Customer

2.0 Membuat Penawaran Barang Remanufacturing

Branch Hexindo

3.0 Membuat Purchase Order

4.0 Membuat Purchase Order Penjualan

Purchase Order Penjualan

Bagian Administrasi

5.0 Membuat Order Sheet

Order Sheet

Orang Gudang

6.0 Mengeluarkan Barang

Surat Pengeluaran Barang

7.0 Membuat Delivery Note

Delivery Note

Vendor Pengiriman Barang

8.0 Mengirim Barang

9.0 Membuat Invoice Penjualan

Invoice Penjualan

10.0 Menerima Barang dan Invoice

11.0 Memberikan barang dan Invoice

12.0 Memberikan Barang Bekas

13.0 Cek apakah bisa dibangun ulang

Bagian Engineering

Yes

No

13.1 Konfirmasi Accept

13. 2 Konfirmasi Reject

14.0 Membuat Invoice Surcharge

Invoice Surcharge

15.0 Mengembalikan barang bekas

Gambar 3.27 Data Flow Diagram Proses Penjualan Divisi Remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Proses penjualan divisi remanufacturing memakan waktu yang lama untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer.

Permasalahan: 1. Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer. 2. Tidak ada data Forcasting Penjualan.

120 3.2.5 Network and Infrastructure 3.2.5.1 Web Application Diagram Web application Diagram pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk dibuat berdasarkan website perusahaan yaitu http://Hexindo-tbk.co.id/. Pada gambar dibawah ini terdapat alur data yang terjadi di dalam website tersebut dan menjelaskan content yang dapat di manfaatkan oleh User.

Gambar 3.28 Web Application Diagram PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Web application PT. Hexindo Adiperkasa masih belum dimaksimalkan, belum adanya fitur CRM yang dapat menampung customer secara langsung melalui web.

121

3.2.5.2 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di PT. Hexindo Adiperkasa Tbk berguna untuk mendukung karyawan Perusahaan dalam berkomunikasi dan mengakses informasi, yang diharapkan dapat mendukung kinerjanya menjadi lebih efektif, mudah, dan cepat. Berikut dibawah ini adalah network connectivity diagram pada divisi remanufacturing PT. Hexindo Adiperkasa Tbk: Internet Modem

Switch Proxy

Firewall

Bagian Finance

Multi Fucntion

Bagian Inventory

Divisi Remanufacturing

Gambar 3.29 Network Connectivity Diagram PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

Network connectivity pada divisi remanufacturing sudah cukup untuk mendukung berjalannya proses bisnis.

3.2.6 Security 3.2.6.1 Security and Privacy Security and Privacy Descriptions pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk, yaitu: 1. Operational Security Operasional Security meliputi pengamanan kegiatan operasional Perusahaan dalam menghindari resiko kerugian. PT. Hexindo Adiperkasa Tbk menggunakan asuransi barang menjaga keamanan operasional perusahaannya. 2. Personal Security

122 PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memiliki personal security bagi Direktrur dan petinggi Perusahaan. Perusahaan belum memaksimalkan personal security, Perusahaan ini tidak memiliki akses privasi bagi setiap lingkup pekerjaanya. 3. Data Security Dalam Perusahaan, penggunaan data security dilakukan dengan : • Security jaringan menggunakan FIREWALL. • Security file atau data menggunakan NORTON. 4. Physical Security Physical security pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk meliputi pengamanan aset Perusahaan seperti fasilitas yang digunakan (komputer, mobil, printer, dll) dan inventory barang dalam storage. -

Pengamanannya dengan mempekerjakan satpam (5 orang) untuk menjaga asset Perusahaan.

-

Aset-aset Perusahaan diasuransikan.

-

Pengamanan pintu

masuk gudang dengan menggunakan kunci

pengaman.

3.2.6.2 Disaster Recovery 1. Disaster Recovery Activation Bencana dapat terjadi dalam berbagai bentuk, secara garis besar disebabkan oleh alam dan kesalahan oleh manusia, seperti kebakaran, banjir, infeksi virus, kehilangan data dan kehilangan jaringan komunikasi (telepon). Untuk mencegah hal-hal seperti ini terjadi maka harus ada back-up Plan yang bertujuan agar Perusahaan dapat beroperasi meskipun terkena bencana alam. 2. Recovery Roles and Responsibility Recovery Roles and Responsibility bertujuan Untuk dapat melakukan proteksi terhadap aset-aset Perusahaan. Dalam hal ini PT. Hexindo Adiperkasa Tbk mengadakan manajemen pada proteksi fasilitas: •

Manajemen

resiko

kebakaran,

bangunan

yang

tahan

api,

menggunakan automatic shutdown apabila terjadi arus pendek, dan melakukan latihan evakuasi kebakaran. •

Pengendalian akses fisik Perusahaan

123

Pengendalian akses fisik terhadap aset yang rawan terkena bencana baik oleh bencana alam ataupun karyawan sendiri, diantaranya adalah penggunaan aset yang keliru, ceroboh, ataupun sabotase oleh karyawan sendiri. 3. Disaster Impact and Recovery Assessment Perusahaan perlu mengidentifikasikan skala dan dampak dari bencana yang terjadi agar dapat menemukan dan menentukan titik kritikal (hal-hal apa yang terkena dampak paling serius akibat bencana) yang menyebabkan terjadinya gangguan pada operasi bisnis Perusahaan, dan melakukan antisipasi/ back-up pada titik masalah tersebut : -

Building status Untuk mengantisipasi kerusakan yang telah terjadi akibat kerusakan Gedung yang disebabkan oleh kebakaran, gempa atau banjir adalah dengan mengidentifikasikan bagian mana yang rusak dan menggabungkan beberapa bagian dalam satu tempat agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.

-

Employee status Beberapa karyawan juga mungkin terluka akibat hal ini, sehingga mereka tidak dapat bekerja. Antisipasi untuk hal ini adalah dengan mengidentifikasikan karyawan yang dapat menggantikan pekerjaan karyawan yang terluka.

-

Status dari data perusahaan Apabila sebagian atau seluruh data perusahaan hilang akibat bencana alam, maka dilakukan back-up data agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.

-

Status dari komunikasi Apabila jaringan komunikasi terputus, perusahaan tidak dapat menghubungi pelanggan dan supllier, untuk mengantisipasi hal seperti ini maka penulis mengusulkan agar melakukan back-up nomor telepon pelanggan dan supplier ke dalam buku telepon.

124

3.2.7 Standard 3.2.7.1 Technology Forecast Technology Standards Profile menunjukkan teknologi perangkat keras dan lunak yang saat ini digunakan oleh PT. Hexindo Adiperkasa Tbk:

Tabel 3.20 Technology Forecast pada PT. Hexindo Adiperkasa Tbk. Perangkat

Jenis

Perangkat Keras

CPU + Monitor

Keterangan Spesifikasi : -

Printer Network

Perangkat Lunak

Monitor CRT 17” Proscessor Intel petium 4 LGA Dual Cpu 2.80 Ghz Memory 1 GB DDR Vga GeForce 256 MB Hard disk 80 GB MoUse + Keyboard standard HP LaserJet Pro CP1025

14

6

Modem :LINKSYS BEFCMU10

1

Switch :D-LINK DES-1024A

2

Sistem Aplikasi

Operating System : Windows XP Profesional

Aplikasi Software

Jumlah

14

AS 400 dan WH700 Microsoft Office

14

Antivirus Norton

3.2.8 Workforce 3.2.8.1 Workforces •

Summary of Human Capital Mengelolament Strategy PT. Hexindo Adiperkasa Tbk mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas dan juga memberikan pelatihan bagi karyawan baru.

•

Line of Business Requirements

125

PT. Hexindo Adiperkasa Tbk membeli barang dari Supplier yang digunakan untuk perusahaan. •

Executive Level Competencies and Profesional Development Plans Belum ada pengembangan tingkat eksekutif profesional dan kompeten di PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

•

Mengelolament Level Competencies and Profesional Development Plans Belum ada pengembangan tingkat eksekutif profesional dan kompeten di PT. Hexindo Adiperkasa Tbk.

•

Staff Level Competencies and Profesional Development Plans PT. Hexindo Adiperkasa Tbk memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi pada sumber daya manusia. Para karyawan pun dihimbau untuk mengikuti seminar-seminar yang diselenggarakan oleh pihak lain agar meningkatkan kemampuan kompetensi pada masingmasing karyawan.

•

Performance Review Process PT. Hexindo Adiperkasa Tbk melakukan pengeukuran performance dengan balance score card guna mengetahui kinerja perusahaan.

•

Benefit Program Keuntungan PT. Hexindo Adiperkasa Tbk yang didapat dari programprogram yang dijalankan untuk meningkatkan kinerja Perusahaan, harga jual yang kompetitif dan mutu barang.

•

Training and Tuition Assistance Program PT. Hexindo Adiperkasa Tbk melakukan pelatihan terhadap karyawan baru dan menyesuaikan teknologi yang dipakai di Perusahaan.

126 3.3

Permasalahan •

Tidak adanya pengawasan quality control dalam produksi spare part remanufacturing.

•

Proses penjualan yang memakan waktu terlalu panjang untuk spare part remanufacturing sampai kepada customer.

•

Divisi remanufacturing tidak dapat memperkiraan jumlah produksi, akibatnya cost produksi tidak bisa ditekan.