BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan PT XM Gravitasi Digital adalah sebuah perusahaan digital marketing yang berdiri pada tahun 2008. Pada saat itu, perusahaan ini lebih dikenal sebagai Magnivate Group. Empat tahun kemudian, XM Asia Pacific, sebuah perusahaan di bawah JWT, memperoleh saham dari Magnivate, yang menghasilkan perubahan nama menjadi PT XM Gravitasi Digital. Sekarang, PT XM Gravitasi Digital adalah sebuah digital agency yang unggul dan cepat berkembang di Indonesia dengan beragam terkenal, termasuk Unilever, Samsung, Singapore Tourism Board dan Nestle. Melalui hasrat yang tinggi dalam bisnis, kreativitas dan teknologi, PT XM Gravitasi Digital berusaha membuat perubahan yang penting bagi.
3.2 Visi dan Misi Visi pada umumnya menguraikan apa suatu organisasi atau perusahaan ingin menjadi. Ini adalah pandangan jangka panjang dan berkonsentrasi pada masa depan. Hal ini dapat berasal dari emosi dan merupakan sumber inspirasi. Misi pada umumnya mendefinisikan tujuan fundamental dari suatu organisasi atau perusahaan, dengan ringkas menjelaskan mengapa ada dan apa yang perlu dilakukannya untuk mencapai visinya.
3.2.1 Visi Visi PT XM Gravitasi Digital adalah: 1. Untuk menjadi agen yang paling sering disebut dalam industri Advertising, sementara berjuang untuk menyediakan kami dengan pelayanan yang optimal.
3.2.2 Misi Misi PT XM Gravitasi Digital adalah: 1. Memberikan sesuatu yang berorientasi pada hasil, kreatif, iklan komunikatif dan strategi branding dan solusi untuk menambah nilai khusus untuk merek. 2. Mengubah analisis strategi, kreativitas dan riset pasar dalam ide-ide yang menjual produk kami. 37
brilian
38
3. Kami berusaha untuk bermitra dengan client kami.
3.3 Struktur Organisasi
XM GRAVITY CEO
MD
COO
XMG ONE
XM JWT
LINGO
XMG LAB
PURPLE
CCO
CC
CFO
ALL CREATIVE
PURCHASING TECHNICAL
PROJECT
CREATIVE
SOCIAL MEDIA
CONTENT
ANALYTICS
IT
GA
MEDIA
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Technical - Memberikan arahan teknis dalam development. - Melakukan review terhadap setiap pekerjaan yang dilakukan. - Memberikan pelatihan teknis kepada bawahan. - Membuat keputusan yang kritis bila dibutuhkan. - Melaporkan budget dan menyesuaikan dana dengan proyek yang dikerjakan.
2. Project - Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyelesaian proyek. - Membuat Project Plan dengan tim. - Mengelola penugasan anggota tim proyek.
HR
39
3. Creative - Memimpin desain komunikasi. - Bertanggung jawab terhadap ide dan konsep apa yang perlu diperhatikan dalam proyek. - Mengkoordinasi anggota tim dalam pelaksanaan proyek.
4. Content - Menciptakan dan mengedit content. - Menyesuaikan penyaluran content sesuai dengan target pasar yang dibutuhkan. - Memberikan hak akses file kepada orang yang berkepentingan.
5. Analytics - Merespon terhadap permasalahan sebelum permasalahan itu menjadi complaint. - Menciptakan business scenarios yang berbeda dan methods yang bertujuan untuk memperoleh solusi. - Mempertahankan kualitas produk tertinggi dengan melakukan pengukuran terhadap parameter tertentu.
6. Media - Mengidentifikasi peluang untuk bisnis baru. - Pastikan kinerja tim yang sepadan dengan kualitas kerja yang tinggi pada strategi serta tepat waktu. - Mengembangkan hubungan dengan tim untuk meningkatkan kemampuan tim untuk mencapai keunggulan. - Siapkan studi kasus bisnis. - Mempersiapkan dan mengarahkan untuk memberikan presentasi client strategis dan saran pada diskusi strategis. - Memberikan ide-ide dan solusi untuk tantangan yang unik kepada pelanggan.
7.
Purchasing
- Mengembangkan semua bahan yang diperlukan dan membeli persediaan. - Memastikan penyelesaian dari semua kegiatan dalam jangka waktu yang dibutuhkan. - Desain semua permintaan pembelian dan mengevaluasi semua perbandingan
40
- Mengelola semua bahan order untuk produk dan jasa dengan mendapatkan persetujuan IT.
8.
GA
- Melakukan tugas administratif untuk memastikan bahwa karyawan mereka dapat bekerja secara efisien. - Perencanaan pekerjaan dan mengawasi karyawan fungsi utama pekerjaan ini - Membantu melatih karyawan baru dalam prosedur organisasi dan kantor - Bertindak sebagai penghubung antara staf pendukung administrasi dan karyawan profesional, teknis, dan manajerial.
9. HR - Mempertahankan pekerjaan dan hubungan kerja. - Merekrut, memilih dan mengevaluasi kinerja. - Desain struktur organisasi. - Mendefinisikan peran, tujuan dan misi organisasi. - Desain imbalan kerja, asuransi dan kompensasi program. - Melakukan ulasan periode desain dan pengembangan organisasi. - Memfasilitasi upaya perubahan. - Jaminan perlakuan yang adil bagi semua karyawan dan individu. - Mengembangkan rencana sumber daya manusia sesuai dengan aspek bisnis utama.
3.5 Masalah yang Dihadapi 1. Proses bisnis yang tidak efektif karena client tidak dapat mengetahui perkembangan proyek secara real time. 2. Website perusahaan yang tidak user friendly karena memiliki content yang menyulitkan pengunjung. 3. Kurangnya pemasaran yang dilakukan untuk memperluaskan nama perusahaan karena hanya mengandalkan client yang datang kepada PT XM Gravitasi Digital 4. Kurang mengutamakan client internasional sehingga pangsa pasar hanya difokuskan pada perusahaan dalam negeri.
41
3.6 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan Analisis lingkungan internal adalah pengidentifikasian kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Lingkup pengidentifikasian berupa wilayah fungsional perusahaan
yang
mencakup
manajemen,
pemasaran,
keuangan,
produksi
dan
pengembangan, serta sistem informasi manajemen. Lingkungan eksternal perusahaan adalah variabel di luar organisasi yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja. Variabel tersebut terbagi dua yaitu ancaman dan peluang.
3.6.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Analisis lingkungan eksternal merupakan sebuah analisis yang berhubungan dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan mengetahui lingkungan eksternal perusahaan, maka perusahaan dapat melihat keuntungan, peluang, ancaman dalam persaingan bisnis saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik analisis PEST dan 5 Daya Porter.
3.6.1.1 Analisis PEST Analisis PEST mengidentifikasikan dampak lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT XM Gravitasi Digital: 1. Politik Kondisi politik tidak terlalu mempengaruhi perusahaan. Mungkin kendala terbesar yang mungkin terjadi adalah apabila suatu saat sebuah alat teknologi dilarang oleh pemerintah untuk digunakan atau bila terjadinya pelanggaran hukum penjiplakan karya orang lain. • Peluang: - Pemerintah mengizinkan produk baru atau teknologi baru yang dapat mendukung pekerjaan perusahaan. • Ancaman: - Pemerintah melarang adanya teknologi yang tidak dapat digunakan dengan alasan tertentu.
42
- Pemerintah membuat standar mengenai pembatasan teknologi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan.
2. Ekonomi Faktor utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah dengan kemampuan daya beli pelanggan. Sehingga, jika daya beli mayarakat rendah akan berdampak pada perusahaan ini. • Peluang: - Tingginya nilai tukar rupiah, yang dapat dijadikan sebagai laba bila menerima asing yang menggunakan uang asing. • Ancaman: - Keterbatasan biaya memungkinkan calon untuk mencari perusahaan digital advertising yang lain. - Banyaknya penggunaan listrik dapat menyebabkan pembengkakan biaya.
3. Sosial Pengaruh sosial di PT XM Gravitasi Digital tidak terlalu berdampak pada perusahaan dikarenakan lokasi kantor berada di sebuah mall yang bisa dikatakan sebagai mall high end. Akan tetapi karena PT XM Gravitasi Digital berada di mall tersebut, dapat terjadi kemungkinan calon pelanggan ragu untuk mengunjungi, lantaran merasa bahwa mereka tidak pantas dan beranggapan bahwa jasa PT XM Gravitasi Digital terlalu mahal. • Peluang: -
Menyediakan lapangan kerja bagi kaum muda.
• Ancaman: - Banyaknya limbah seperti kertas yang terbuang.
4. Teknologi Perkembangan teknologi pada PT XM Gravitasi Digital sangatlah berpengaruh. Karena bergerak di bidang digital marketing maka perusahaan harus selalu update dengan perkembangan teknologi demi kelangsungan hidup perusahaan.
43
• Peluang: - Adanya hardware atau software perusahaan yang selalu di update sehingga memiliki peralatan yang dalam kondisi terbaik. - Perkembangan teknologi yang tiada henti sehingga perusahaan harus terus menggali ilmu. • Ancaman: - Terlalu cepat perkembangan sehingga membuat perusahaan selalu mengeluarkan uang untuk update teknologi. - Perusahaan dapat tertinggal oleh pesaing yang memiliki daya serap ilmu yang lebih cepat.
3.6.1.2 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter Analisis Lima (5) Daya Saing Porter terdiri dari ancaman produk pengganti, pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing industri. Dibawah ini meruapakan analisis lima (5) Daya Saing Porter pada PT XM Gravitasi Digital
Pendatang Baru LiquidAdv
Pemasok - Bhinneka - Enter Komputer
Pesaing Industri SOHO PT Publicis Metro Transito Advertising RedComm Adv
Produk pengganti - Freelance marketing - Toko pencetakan iklan - Crowdsourcing Gambar 3.2 Analisis Lima Daya Saing Porter
Pelanggan - Unilever - Nestle - Samsung
44
Berikut adalah penjelasan analisis lima (5) Daya Porter pada PT XM Gravitasi Digital:
A. Kekuatan Pembeli (Bargaining Power To Customer) Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi perusahaan dalam menuju perkembangan yang baik. Hal ini terlihat dari bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan secara baik dan juga dengan tarif yang diberikan sesuai dengan daya beli. PT XM Gravitasi Digital sangat mengutamakan kepuasan karena dengan kepuasan itu, diharapkan mereka akan merekomendasikan PT XM Gravitasi Digital ke rekan-rekan mereka. Para client PT XM Gravitasi Digital memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Hal tersebut disebabkan oleh pelayanan yang tiada hentinya dalam mencapai keinginan pelanggan, baik secara pribadi maupun bisnis.
B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor) Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT XM Gravitasi Digital dalam pelayanan digital marketing. Hal tersebut menimbulkan persaingan yang ketat didalam industri digital marketing. Tetapi, di sekitar lokasi PT XM Gravitasi Digital, tidak ada pesaing. Pesaing terdekat, atau pesaing yang bias dikatakan setara dengan PT XM Gravitasi Digital adalah Red Comm, yang berlokasi di Taman Daan Mogot, Jakarta Barat. Pesaing tersebut banyak melakukan inovasi dan perkembangan yang dapat menarik perhatian calon yang sekaligus dapat meningkatkan persaingan diantara perusahaan.
C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier) PT XM Gravitasi Digital memiliki beberapa pemasok perlengkapan dan peralatan kantor seperti komputer, meja, kursi hingga kertas. Dengan bekerja sama dengan para pemasok, PT XM Gravitasi Digital meningkatkan hubungan bisnis yang baik serta mendapatkan diskon harga bila melakukan order dengan jumlah yang besar.
45
D. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) Pendatang baru yang bergerak dibidang digital marketing saat ini semakin banyak ditemui khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang baru menimbulkan ancaman bagi PT XM Gravitasi Digital. Namun yang menguntungkan bagi PT XM Gravitasi Digital adalah perusahaan ini sudah cukup terkenal, sehingga akan sulit bagi pendatang baru untuk menembus pasar.
E. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product) Selain menggunakan jasa advertising perusahaan dapat melakukan pemasaran
dengan
cara
yang
berbeda.
Salah
satunya
adalah
crowdsourcing, yaitu dengan menggunakan masyarakat sebagai alat pemasaran. Contoh nyata yang terjadi adalah PT Tirta Investama yang memasarkan produk Mizone dengan cara crowdsourcing. Selain itu perusahaan dapat memasarkan produk atau jasanya dengan mencetak brosur atau pamflet di toko percetakan iklan.
3.6.1.3 Value Shop KEGIATAN PENDUKUNG : INFRASTRUKTUR, SDM ,PENGEMBANGAN, TEKNOLOGI, PENGADAAN
ORGANISASI
Sumber Daya Luar
Pengelolaan Pengetahuan
Temukan Solusi Jitu
Tangkap Peluang & Tantangan
M A S Y A R A K A T
Kegiatan Pemasaran Dan Atau Sosialisasi
Sumber Daya Luar
Penyediaan Sumber Data
Rancangan Implementasi
Implementasi
Gambar 3.3 Value Shop
Value
Shop merupakan metode
yang dilakukan untuk
mengidentifikasi dan menganalisis Stregths dan juga Weaknesses atau
46
internal didalam PT XM Gravitasi Digital yang dimana mengubah masalah yang ada menjadi sebuah solusi.
1. Aktivitas Utama A. Business Acquisition PT XM Gravitasi Digital berusaha memenuhi kebutuhan client, baik dengan mengikuti perkembangan teknologi terbaru, trend, serta kebutuhan client yang lainnya.
B. Problem Specification PT XM Gravitasi Digital masih tidak memiliki proses penjadwalan pertemuan antara client dengan tim proyek saat berjalannya proyek. Selain itu PT XM Gravitasi Digital perlu meluaskan pasar dengan menawarkan jasa tidak hanya kepada kalangan atas, namun juga harus melayani pasar kalangan menengah.
C. Knowledge Application PT XM Gravitasi Digital perlu menerapkan sebuah fitur yang memungkinkan client untuk memberikan feedback terhadap kinerja kerja
perusahaan
terhadap
pekerjaan
proyek
yang
telah
dilaksanakan. Hal ini berguna untuk mengetahui tingkat kepuasan client serta membantu atasan untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
D. Allocation Resources PT XM Gravitasi Digital melakukan analisis 5M yaitu: • Man, karyawan perusahaan yang berpengalaman dalam melayani client. • Money, perusahaan melakukan investasi yang besar untuk perawatan fasilitas kantor serta peningkatan hardware dan software secara keseluruhan. • Material, perusahaan memiliki perlengkapan yang memadai dalam pekerjaan sehari-hari.
47
• Method, cara dan strategi yang diterapkan perusahaan
untuk
menarik calon client adalah dengan membangun website yang interaktif, yang menunjukkan hasil karya perusahaan. • Machine, alat-alat yang digunakan oleh perusahaan seperti peralatan komputer meningkatkan kinerja kayawan telah memiliki teknologi yang terbaru.
E. Marketing the Capability Strategi yang digunakan perusahaan untuk meluaskan pangsa pasar adalah dengan menghadiri acara-acara seperti expo. Manfaat expo adalah perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk memasarkan nama, karena pengunjung expo yang mendatangi booth PT XM Gravitasi Digital.
F. Configure Solution Cara untuk mewujudkan beberapa strategi perusahaan adalah dengan bekerja sama dengan perusahan besar seperti Unilever dan Samsung.
G. Implementation Design Merupakan tahap yang merealisasikan kebutuhan perusahaan dalam memecahkan masalah yang ada agar dapat diimplementasikan kepada masyarakat dan user. Rancangan implementasi yang dibuat akan didokumentasikan kedalam bentuk EA Framework serta untuk mendukung strategi bisnis dalam 5 tahun ke depan.
H. Implementation Tahap akhir yang merupakan pengoperasiaan dari pengembangan yang dilakukan pada tahap sebelumnya sehingga dapat dikonsumsi oleh masyarakat dan juga user.
48
3.6.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Lingkungan Internal perusahaan merupakan berbagai hal atau pihak yang saling terkait dengan kegiatan sehari-hari organisasi, dan mempengaruhi langsung terhadap setiap proses, kebijakan yang ada di perusahaan.
3.6.2.1 Goals and Initiatives Top level dari EA Framework mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang
jelas dari
kontribusi IT yang akan mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
3.6.2.1.1 Analisis SWOT Kehidupan perusahaan juga dipengaruhi oleh faktor-faktor internal, yaitu hal-hal yang terjadi di dalam perusahaan yang memungkinkan peningkatan atau penurunan nilai perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor tersebut. Dalam lingkungan internal, terdapat dua faktor yang di nilai, yaitu strengths dan weaknesses. Selain itu terdapat pula faktor-faktor eksternal yang berupa opportunities dan threats. Keempat hal tersebut membantu perusahaan dalam menentukan langkah strategis yang perlu di lakukan demi mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian perlu dilakukan sebuah analisis SWOT:
1. Strengths - Reasonable pricing - Budaya perusahaan yang mengutamakan kerja keras. - Orientasi internasional. - Pelayanan yang terbaik dari awal hingga penyelesaian proyek. - SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidang masing-masing. - Sudah memiliki website. - Fasilitas teknologi yang terkini.
2. Weaknesses Kelemahan yang dimiliki serta masalah yang dihadapi perusahaan, perlu diketahui, kemudian dibandingkan dengan
49
perusahaan lain yang sejenis, untuk mengetahui keberadaan perusahaan dalam persaingan. Setelah itu, dapat di buat langkah-langkah mengurangi
strategis
kelemahan
yang dan
perlu
ditindak
mengatasi
untuk
masalah
agar
perusahaan dapat bersaing. Kelemahan yang ditemukan pada PT XM Gravitasi Digital adalah: - Pangsa pasar terbatas. - Line of business yang kurang efisien. - Belum mantapnya pola perencanaan dan pembinaan ternaga kerja. - Kurangnya seorang pemimpin yang cakap.
3. Opportunities Kesempatan atau peluang yang dimiliki perusahaan untuk terus berkembang agar dapat selalu bersaing dengan perusahaan lain. PT XM Gravitasi Digital memiliki peluang sebagai berikut: - Lokasi strategis yang terletak di sebuah mall. - Memiliki website yang interaktif. - Lebih mudah mengikuti trend teknologi terbaru dengan banyaknya SDM yang muda. - Kesempatan untuk menggunakan social media seperti Youtube, Facebook dan Twitter sebagai alat pemasaran. - Memiliki citra yang baik.
4. Threats Threats adalah ancaman-ancaman, yang memungkinkan terhambatnya
perkembangan
pada
perusahaan.
Threats
merupakan hal yang bertentangan dengan opportunity, karena dengan makin banyaknya ancaman, maka perusahaan akan mengalami kesulitan untuk bersaing maupun berkembang. Ancaman yang terdapat pada PT XM Gravitasi Digital adalah:
50
- Semakin banyaknya perusahaan yang sejenis khususnya pada bidang digital marketing. - Banyaknya perusahaan digital marketing, yang menggunakan konsep website yang lebih interaktif dan inovatif. - Crowdsourcing, yaitu menggunakan masyarakat sebagai media advertising.
3.6.2.1.2 Matriks SWOT
Tabel 3.1 Matriks SWOT
Internal Factors Kekuatan (Strengths)
Kelemahan (Weaknesses)
External Factors • Reasonable pricing
• Pangsa pasar terbatas.
• Budaya perusahaan yang
• Line of business yang
mengutamakan kerja keras.
kurang efisien.
• Orientasi internasional.
• Belum mantapnya pola
• Pelayanan yang terbaik
perencanaan dan pembinaan
dari awal hingga
ternaga kerja.
penyelesaian proyek.
• Kurangnya seorang
• SDM yang terlatih dan
pemimpin yang cakap.
kompeten dalam bidang
• Struktur perusahaan yang
masing-masing.
terlalu besar.
• Sudah memiliki situs web. • Fasilitas teknologi yang terkini. Peluang (Opportunities)
Strategi SO
Strategi WO
51
1. Lokasi strategis
• Tingkatkan penggunaan
• Perluas pasar dengan
yang terletak di
social media sebagai alat
melayani kalangan
sebuah mall.
untuk memperluas pasar.
menengah.
2. Memiliki website
• Menciptakan lapangan
• Menggali potensi
yang interaktif.
kerja bagi pemuda.
karyawan untuk menciptakan
3. Lebih mudah
• Tampilkan inovasi yang
pemimpin yang dapat
mengikuti trend
tidak ditawarkan oleh
memajukan perusahaan.
teknologi terbaru
perusahaan pesaing pada
dengan banyakan
website.
SDM yang muda. 4. Kesempatan untuk menggunakan social media seperti Youtube, Facebook dan Twitter sebagai alat pemasaran. 5. Memiliki citra yang baik. Ancaman (Threats)
Strategi ST
Strategi WT
1. Semakin
• Tingkatkan market
• Melakukan inovasi
banyaknya
share.
terhadap website agar dapat
• Melakukan merger
menarik perhatian
dengan perusahaan
masyarakat yang lebih luas.
pesaing.
• Memperkerjakan seorang
perusahaan sejenis
yang
khususnya
pada bidang digital marketing.
manager yang mempunyai
2. Banyaknya
ciri pemimpin yang
perusahaan
digital
marketing,
yang
menggunakan konsep website yang lebih interaktif dan inovatif. 3. Crowdsourcing,
dibutuhkan PT XM Gravitasi Digital .
52
yaitu menggunakan masyarakat sebagai media adversiting.
3.6.2.1.3 EFAS
Tabel 3.2 EFAS OPPORTUNITIES (PELUANG) - Lokasi strategis yang terletak di sebuah mall. - Memiliki website yang interaktif.
BOBOT
RATING
SCORE
0,10
2
0,20
0,15
4
0,60
0,10
2
0,20
0,20
4
0,80
0,10
4
0,40
- Lebih mudah mengikuti trend teknologi terbaru dengan banyaknya SDM yang muda. - Kesempatan untuk menggunakan social media seperti Youtube, Facebook dan Twitter sebagai alat pemasaran. - Memiliki citra yang baik. SUBTOTAL
0,65
2,20
THREAT (ANCAMAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,20
1
0,20
0,10
2
0,20
0,05
4
0,20
- Semakin banyaknya perusahaan yang sejenis khususnya pada bidang digital marketing. - Banyaknya perusahaan digital marketing, yang menggunakan konsep website yang lebih interaktif dan inovatif. - Crowdsourcing, yaitu
53
menggunakan masyarakat sebagai media adversiting. SUBTOTAL
0,35
0.60
TOTAL EFAS
1
2,80
3.6.2.1.4 IFAS Tabel 3.3 IFAS STRENGTH (KEKUATAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,10
3
0,30
0,05
3
0,15
0,05
2
0,10
0,15
4
0,60
0,05
4
0,20
0,05
2
0,10
0,15
3
0,60
0,60
17
2,05
RATING
SCORE
0,07
1
0,14
0,10
2
0,20
0,07
1
0,14
- Reasonable pricing
- Budaya perusahaan yang mengutamakan kerja keras. - Orientasi internasional. - Pelayanan yang terbaik dari awal hingga penyelesaian proyek. - SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidang masing-masing. - Sudah memiliki website. - Fasilitas teknologi yang terkini. SUBTOTAL
WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT - Pangsa pasar terbatas. - Line of business yang kurang efisien. - Belum mantapnya pola
54
perencanaan dan pembinaan ternaga kerja. - Kurangnya seorang
0,10
2
0,20
0,6
2
0,12
SUBTOTAL
0,40
7
0,80
TOTAL IFAS
1
pemimpin yang cakap. - Struktur perusahaan yang terlalu besar.
2,85
Dari IFAS dan EFAS maka dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki kekuatan yang lebih dominan dibanding kelemahan dan memiliki peluang yang lebih besar dari pada ancaman. Maka dapat diperoleh total Internal Factor Analysis Summary (IFAS) dan External Factor Analysis Summary (EFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut langkah menentukan diagram tersebut, 1. Jumlah dari score pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X. Kekuatan
: 2,20
Kelemahan
: 0,60
Titik X
: kekuatan – kelemahan : 2,20 – 0,60 : 1,60
2. Jumlah dari score pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y. Peluang
: 2,05
Ancaman : 0,80 Titik Y
: peluang – ancaman : 2,05 – 0,80 : 1,25
3. Nilai total perhitungan tersebut menggambarkan letak koordinat perusahaan yaitu 1,60 (IFAS) dan 1,25 (EFAS). Hal ini
55
menunjukkan bahwa perusahaan berada di kuadran 1 yang mendukung strategi agresif, karena ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Berikut letak posisi PT XM Gravitasi Digital:
BERBAGAI PELUANG 3. Mendukung Strategi
1. Mendukung Strategi
Turn-Around
Agresif
KELEMAHAN
KEKUATAN
(1,60 : 1,25) INTERNAL
INTERNAL
4. Mendukung Strategi
2. Mendukung Strategi
Defensif
Divesifikasi BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 3.4 Diagram Analisis SWOT
Berdasarkan hasil analisis SWOT, hasilnya terdapat pada kuadran l yaitu Kuadran l (Strategi Strengths - Opportunities) : merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut
memiliki
peluang
dan
kekuatan
sehingga
dapat
memanfaatkan pelung yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif
(Growth
Oriented
Strategy).
56
3.6.2.1.5 Concept of Operations (CONOPS) Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT XM Gravitasi Digital: 1. Client bertemu dengan bagian Account, Strategy dan Creative yang berperan sebagai Tim Proyek untuk membahas mengenai proyek yang akan dikerjakan. 2. Bila Tim Proyek merasa bahwa proyek tersebut layak, maka akan membuat Form Client Brief Meeting. 3. Setelah Client Brief Meeting dilakukan maka akan dibuat Form Pitching/Offer. 4. Account Executive membuat Form Internal Brainstorm Meeting. Bila perlu, bagian lain yang dibutuhkan dapat hadir seperti bagian Technical, Media, Copywriter dll yang disebut dengan Tim Pendukung. 5. Accounting membuat Form Budget & Quotation untuk memperkirakan perlengkapan, peralatan, waktu dan budget yang dibutuhkan untuk melakukan proyek. 6. Tim Proyek membuat sebuah Proposal yang diberikan kepada Client. 7. Account Executive membuat Form Presentation Meeting. 8. Client memberi Feedback. 9. Bila terjadi kesepakatan, maka Tim Proyek akan membuat kontrak kepada Client. 10. Tim Proyek membuat Form Go Kick Off, yaitu sebuah internal meeting untuk membahas proyek. 11. Setelah itu Tim Proyek membuat Form Development Proyek. 12. Tim Proyek memberikan hasil proyek kepada client. 13. Accounting membuat Tagihan Proyek. 14. Setelah Client membayar akan dibuat Bukti Pembayaran Tagihan Proyek.
57
3.6.2.1.6 CONOD (Concept of Operations Diagram)
Gambar 3.5 CONOD
3.6.2.1.7 Balanced Score Card Balanced Score Card atau BSC adalah suatu mekanisme sistem manajemen yang mampu menerjemahkan visi dan strategi organisasi ke dalam tindakan nyata di lapangan. BSC adalah salah satu alat manajemen yang telah terbukti telah membantu banyak perusahaan dalam mengimplementasikan strategi bisnisnya. Balanced Score Card yang digunakan oleh PT XM Gravitasi Digital adalah sebagai berikut:
58
Tabel 3.4 Balanced Score Card
Perspektif
Tujuan
Ukuran
Target
Inisiatif/
Hasil
Kebutuhan
Strategi
Strategi
(%)
kebijakan
yang
sistem
dicapai
informasi
Score
(%) Keuangan
Meningkatkan keuntungan
Peningkatan
90
atau laba PT XM
Memberikan kepuasan
Digital
per
client
PT
83.3
70
CRM
82.35
TPS
93.3
CRM
80
kepada client
Peningkatan kepada jumlah
TPS
terbaik
tahun Pelanggan
75
n pelayanan
profit dari PT XM Gravitasi Gravitasi Digital
Memberika
85
client
Menjaga kualitas
XM per tahun
pelayanan
Gravitasi Digital.
kepada client.
Bisnis internal
Inovasi dan pertumbuhan
Mengintegrasikan
Cepatnya
proses bisnis
pengiriman
lkan
data
pengintegra
antarbagian
sian sistem
Memanfaatkan social
75
Jumlah
media followers
50 dan
Memaksima 70
Menyempur nakan
sebagai alat untuk likes
sistem yang
meluaskan pasar
ada.
Meningkatkan
Peningkatan
Customer
kepuasan
Relationship
jumlah
Management.
yang kembali.
dan client
*Score = Hasil yang dicapai x 100 Target
40
59
Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT XM Gravitasi Digital di dalam Balanced Scorecard adalah sebagai berikut :
1. Perspektif Keuangan a. Meningkatkan keuntungan laba bersih. b. Meningkatkan jumlah pendapatan.
2. Perspektif Pelanggan a. Meningkatkan kepuasan pelanggan Dengan menjaga kepuasan pelanggan, maka client yang telah bekerja sama dengan XM maka diharapkan mereka bekerja sama kembali. Oleh karena itu PT XM Gravitasi Digital harus bisa menjaga kepuasan yang diberikan oleh client. b. Meningkatkan kualitas pelayanan. c. Mengembangkan brand image.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal a. Meningkatkan mutu dan kualitas. b. Meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan.
4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran a. Membangun citra perusahaan yang positif. b. Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung jawab.
3.6.2.2 Products and Services Pada level ini menjelaskan gambaran secara menyeluruh tentang fungsi dari beberapa bidang serta produk dan layanan yang dihasilkan oleh beberapa bidang dari PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.2.1 Business Plan Rencana
bisnis
memiliki
beberapa
komponen
yang
mendukung untuk menghasilkan fungsi dan strategi bisnis,
60
teknologi dan juga finansial sesuai dengan tujuan PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.2.1.1 Business Overview PT XM Gravitasi Digital merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang digital advertising. Sebagai perusahaan digital advertising unggulan, PT XM Gravitasi Digital juga menawarkan jasa yang berkaitan dengan digital advertising seperti Digital Strategic Consulting, Social Media Strategy, Online Consumer Research dll. Target pasar utama PT XM Gravitasi Digital adalah
perusahaan
menengah
keatas,
khususnya
perusahaan yang sudah terkenal, yang biasanya ingin melakukan promosi atau meluncurkan produk baru.
3.6.2.2.1.2 Relation of Business Activities to Strategic Goals 1.
Mengutamakan kualitas pelayanan kepada maupun
baru
lama agar perusahaan dapat bersaing
dengan perusahaan kompetitor di bidang digital advertising. 2.
PT
XM
Gravitasi
Digital
berusaha
untuk
memberikan customer service yang memuaskan, baik saat berlangsungnya proyek maupun setelah pengerjaan proyek. 3.
PT
XM
Gravitasi
Digital
berusaha
untuk
memperluas nama, meskipun hanya memiliki satu cabang di Indonesia yaitu di Jakarta. Hal ini dilakukan terutama oleh social media.
3.6.2.2.1.3 Market Outlook & Competitive Strategy PT XM Gravitasi Digital memiliki market outlook yang terdiri atas para client yang umumnya merupakan dari kalangan menengah ke atas. Para client
61
tersebut dapat melihat website PT XM Gravitasi Digital untuk melihat karya ciptaan yang telah dikerjakan terdahulu. PT XM Gravitasi Digital telah memiliki keunggulan pasar baik di Indonesia maupaun secara internasional, karena telah memiliki banyak cabang di berbagai negara. Oleh karena itu, PT XM Gravitasi Digital tidak perlu mencari client, bahkan sebaliknya para client tersebut yang menghubungi PT XM Gravitasi Digital terdahulu agar dapat menggunakan jasanya. Hal inilah yang menjadikan PT XM Gravitasi Digital sebagai perusahaan digital advertising unggulan terutama baik di Jakarta maupun se-Indonesia.
62
3.6.2.2.1.4 Strategic Map Dibawah ini merupakan strategic map dari PT XM Gravitasi Digital:
Gambar 3. Strategic Map PT XM Gravitasi Digital
63
3.6.2.2.2 Website Gambar-gambar berikut adalah tampilan website dari PT XM Gravitasi Digital.
Gambar 3.6 Halaman Home
Gambar 3.7 Halaman Work
64
Dari tampilan website di atas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa kekurangan: 1. Kombinasi warna yang kurang variatif, hanya terdapat warna abuabu dan oranye. 2. Terdapat video yang sangat besar pada halaman home.
3.6.2.2.3 Swim Lane Diagram
65
66
Gambar 3.8 Swim Lane Diagram
67
3.6.2.2.4 Use Case Diagram
Gambar 3.9 Use Case Diagram
3.6.2.2.5 Use Case Narrative Use case narrative merupakan penjelasan dari use case diagram.
68
Account Executive: 1.
Account Executive akan mendaftarkan client yang ingin menggunakan jasa PT XM Gravitasi Digital.
2.
Dari informasi pendaftaran client akan dibuat Form Client Brief Meeting.
3.
Dari
hasil
Client
Brief
Meeting
akan
dibuat
Form
Pitching/Offer. 4.
Jika Pitching/Offer diterima makan akan dibuat Form Internal Brainstorm Meeting untuk membahas pengerjaan proyek.
5.
Jika client menyetujui Proposal, Account Executive akan membuat Form Presentation Meeting. Tim Proyek:
1. Proposal dibuat setelah rincian proyek ditentukan. 2. Saat client telah mengisi Form Feedback, maka anggota tim proyek akan memasukkan data dari Form Feedback ke dalam komputer. 3. Kontrak akan dibuat setelah semua detail telah di sepakati. 4. Untuk membahas soal langkah-langkah yang perlu di ambil, Tim Proyek Membuat Form Go Kick Off. 5. Pengerjaan proyek dapat dimulai setelah Form Development Proyek dibuat. Accounting: 1. Accounting akan membuat Form Budget and Quotation bila Tim Proyek telah membuat rincian proyek yang dibutuhkan. 2. Jika proyek telah sempurna, maka client akan diberi Tagihan Proyek. 3. Setelah client membayar akan dicetak Bukti Pembayaran Tagihan Proyek. 4. Di akhir tahun Accounting akan membuat Laporan Akhir Tahun.
3.6.2.3 Data and Information Terdiri atas diagram Logical Data Model, Object State – Transition Diagram dan Activity/Entity Matrix.
69
3.6.2.3.1 Logical Data Model Model
Data
Entity-Relationship
(E-R)
dibangun
berdasarkan dari proses bisnis yang berjalan pada PT XM Gravitasi Digital. Pada gambar 3.9 dijelaskan bahwa kumpulan dari objek-objek yang disebut entity dan hubungan antar objekobjek tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logik dari sebuah database secara grafik. Logical data model juga berguna dalam menunjukkan gambaran tentang apa saja yang berinteraksi pada setiap use case sistem informasi serata bagaimana behavior masing-masing objek pada interkasi tersebut.
70
Gambar 3.10 Logical Data Model 3.6.2.3.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.5 Activity/Entity Matrix
Mendaftar Client
R
CU
Membuat Form Client Brief Meeting
R
CU
R
Membuat Form Pitching/Offer
R
CU
R
CU
R
Membuat Form Internal
Accounting
Account
Tim Proyek
Client
Fungsi Bisnis
Executive
Subject Data
Brainstorming Meeting Membuat Budget and Quotation
R
Membuat Form Presentation Meeting
R
CU
CU
Memasukkan data Form Feedback
R
C
Membuat Proposal
R
C
Membuat Kontrak
R
CU
Membuat Form Go Kick Off
CU
Membuat Form Development Proyek
C
R
Membuat Tagihan Proyek
R
C
Membuat Bukti Pembayaran
R
C
71
3.6.2.3.3 Object Transition Diagram
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram
3.6.2.4 Systems and Application Terdiri atas Data Flow Diagram context dan Level 1 pada PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.4.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram merupakan suatu bentuk atau model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional atau sebagai jaringan proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh suatu penghubung yang disebut alur data.
72
Gambar 3.12 Context Diagram
73
74
Gambar 3.13 Data Flow Diagram Level 1
3.6.2.5 Network and Infrastructure Network and Infrastructure pada umumnya merupakan serangkaian dokumen seperti blueprint yang memberikan gambaran tentang bagaimana mengatur dan mengelola operasi teknologi informasi di perusahaan.
3.6.2.5.1 Network Connectivity Diagram Jaringan internet di PT XM Gravitasi Digital berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer, agar
setiap
pekerjaan
dapat
saling
terhubung
sehingga
mempercepat penyelesaiannya. Pada gambar 3.13 menjelaskan
75
bahwa perusahaan menggunakan internet dari salah satu provider internet, lalu dengan menggunakan Switch untuk membagi jaringan kesemua komputer yang sudah terhubung dengan satu server.
Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram
3.6.2.6 Security, Standard and Workforce 3.6.2.6.1 Security and Privacy Plan Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, dibutuhkan keamanan terhadap lingkungan di dalam dan di luar perusahaan, terutama
terhadap
data
perusahaan
yang
bersifat
rahasia.
Perusahaan harus memiliki standar keamanan yang baik agar perusahaan dapat terhindar dari segala macam ancaman. Di bawah ini merupakan usaha keamanan yang dilakukan oleh PT XM Gravitasi Digital.
Tabel 3.6 Security and Privacy Plan Keamanan Perusahaan
•
Terdapat pusat kendali listrik, yang hanya
bisa diaktifkan oleh para petinggi perusahaan dan bagian security. Hal tersebut agar tidak ada
76
karyawan yang dapat menggunakannya tanpa sepengetahuan para petinggi atau security.
Keamaanan Data Perusahaan
•
Bila terjadi keadaan darurat di kantor,
karyawan dapat memusnahkan dokumen yang bersifat penting atau rahasia dengan cepat dengan menggunakan alat shredder. •
Setiap karyawan memiliki login pribadi
yang bersangkutan dengan posisinya, sehingga ia tidak dapat mengakses segala hal yang tidak berkepentingan baginya.
3.6.2.6.2 Technology Forecast Berikut ini adalah teknologi, khususnya komputer yang digunakan sehari-hari, yang digunakan oleh PT XM Gravitasi Digital:
Tabel 3.7 Technology Forecast Jenis Hardware
Keterangan Desktop komputer Executives -
Prosesor Intel i3/i5
-
Memory 1GB/2GB DDR
-
Hard disk 250GB
-
Monitor LCD 18”-21”
Desktop computer staff -
Prosesor Intel i3
-
Memory 1GB/2GB DDR
-
Hard disk 250GB
-
Monitor LCD 18”-19”
Jumlah 5
50
Printer -
Personal computer
SWITCH
8
77
Software
Keterangan Microsoft Windows 7
Semua Komputer
Microsoft office 2007
Semua Komputer
Adobe Master Collection CS5
Semua Komputer
3.6.2.6.3 Workforce Plan PT XM Gravitasi Digital memiliki beberapa divisi dengan jumlah karyawan sekitar 150 orang dalam mencapai tujuan yang sama yaitu untuk memajukan perusahaan. PT XM Gravitasi Digital memiliki letak yang menarik yaitu dalam sebuah mall. Perusahaan ini memiliki kinerja karyawan yang baik, ruangan kerja yang nyaman serta desain kantor yang dibuat sedemikian modern yang membuat para pengunjung terkesan. Kantor PT XM Gravitasi Digital terdiri dari satu lantai yang memiliki ruang tunggu, dapur, ruang meeting dan ruang kerja. Pada
proses
bisnis
utama
perusahaan,
terdapat
Pitching/Offer yang merupakan bagian yang penting. Dalam hal tersebut, client memberikan sebuah presentasi mengenai usulan yang dia inginkan untuk memasarkan brand image atau produk. Hal ini sangat berpengaruh terhadap keputusan PT XM Gravitasi Digital dalam mengambil proyek tersebut atau tidak. Biasanya perusahaan menentukan dari segi waktu, biaya dan kesulitan. Berdasarkan proses bisnis yang diawali dengan calon membuat perjanjian untuk bertemu membicarakan apa yang diinginkan oleh calon client. Setelah itu, Tim Proyek akan bertemu lagi dengan calon client yang biasa disebut dengan Client Brief Meeting yang artinya menunjukkan keahlian apa yang dimiliki perusahaan. Lalu Tim Proyek membicarakan Pitching/Offer. Melihat waktu dan budget yang dimiliki calon client. Apabila Tim Proyek setuju maka akan melakukan Internal Brainstorming Meeting dengan Tim Pendukung. Lalu Accounting akan membuat Budget and Quotation yang berisi seberapa banyak biaya dan lama waktu pengerjaan. Kemudian Tim Proyek akan membuat Proposal. Setelah semua
78
selesai, Tim Proyek akan melakukan Presentation Meeting dengan calon client dan calon client akan memberikan feedback. Apabila mereka setuju maka Tim Proyek akan membuat Kontrak yang berisi rancangan atau inovasi iklan apa yang akan dibuat selama satu tahun kedepan karena biasanya, jangka waktu sebuah kontrak berlangsung selama satu tahun. Tim Proyek dan Tim Pendukung melakukan sebuah meeting yang disebut Go! Kick Off! Dan kedua tim tersebut akan memulai mengerjakan proyek. Setelah usai mengerjakan proyek, Tim Proyek akan bertemu dengan client untuk memberikan hasil proyek.
Kemudian
client
melakukan
pembayaran
kepada
Accounting dan akan dibuat Bukti Pembayaran. Cara perusahaan menarik pelanggan yaitu perusahaan melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan besar dan juga mendatangi acara-acara seperti expo.
