BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Profil Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan Perjalanan perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dimulai dari tahun 1999, tim manajemen ditunjuk sebagai mitra strategis dan distributor Siemens AG. Kerja keras dan strategi yang tepat berhasil mengantarkan penjualan Siemens AG ke posisi dua di Indonesia. Kerjasama yang terjalin berlangsung dengan baik hingga pada tahun 2005 Siemens AG berganti menjadi BENQ Siemens. Tahun 2007 impian untuk mempunyai telepon seluler dengan merek dagang sendiri menjadi kenyataan. Telepon seluler dengan merek Hi-Tech resmi diluncurkan dan berhasil menggebrak pasar Indonesia dengan meluncurkan telepon seluler TV pertama diIndonesia. Sambutan masyarakat Indonesia terhadap telepon seluler TV Hi-Tech "Nonton TV Tanpa Pulsa” sungguh luar biasa. Di bulan ketiga setelah peluncuran perdananya, Hi-Tech langsung berada di posisi ke-6 untuk penjualan telepon seluler GSM dan menjadikan Hi-Tech sebagai pionir telepon seluler TV merek lokal di Indonesia. Seiring berjalannya waktu, merek telepon seluler lokal terus tumbuh hingga mencapai jumlah 40 merek lebih. Akan tetapi hal ini tidak menggoyahkan posisi HiTech sebagai pemimpin pasar telepon seluler lokal. Seiring dengan perkembangan perusahaan, pro dan kontra dalam jajaran manajemen tidak dapat dihindari hingga pada akhir tahun 2008 merek Hi-Tech tidak
49
50 dapat diteruskan lagi. Penjualan Hi-Tech pun dibekukan selama 3 bulan, meskipun demikian Hi-Tech masih memegang posisi pertama untuk telepon seluler TV skala nasional. Tim manajemen yang baru berkomitmen untuk tetap menangani servis telepon seluler Hi-Tech untuk para konsumen loyalnya. Awal tahun 2009 merek HT-M obile diresmikan. Selain melanjutkan tongkat estafet Hi-Tech sebagai pionir telepon seluler TV, HT-M obile juga menghadirkan produk-produk baru yang sesuai dengan trend pasar dan harga yang terjangkau. 3.1.2 Lokasi Perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri memiliki 2 gedung kantor yang berlokasi di Kompleks Ruko ITC Roxy M as Blok.D1, no.20 Jalan.KH. Hasyim Ashari no.125, Jakarta Pusat 10150 dan Kompleks Ruko Roxy Square No.A2. 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3.1 Visi Visi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri (HT-Mobile) adalah menjadi telepon seluler merek lokal yang terkemuka. 3.1.3.2 Misi M isi yang dikembangkan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam mencapai visi perusahaan yaitu berpegang teguh pada misi 4U : Untung Untung Untung dan Untung. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan keuntungan kepada empat pihak yang terkait, yaitu: Produsen (supplier produk dan jasa), Perusahaan (HT-M obile), Penjual (mitra usaha HT-M obile), dan Pembeli (konsumen pengguna HT-M obile).
51
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3-1 Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dijelaskan sebagai berikut :
Manager Bussiness Development -
M embuat daftar proyek-proyek apa saja yang ingin dijalankan oleh perusahaan ke depannya.
-
M elakukan review kepada bagian lain mengenai proyek-proyek yang akan dijalankan.
52 -
M elaksanakan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan untuk mendapatkan perbaikan dari keadaan yang sebelumnya.
-
M elakukan analisa dari proses bisnis dan data seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.
-
M elakukan pengembangan bisnis sesuai dengan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
-
M elakukan analisa terhadap hasil dari proyek yang telah dijalankan, berhasil ataukah tidak.
-
M embuat laporan mengenai hasil perbaikan yang diperoleh setelah proyek dijalankan.
-
M enindaklanjuti,
menerapkan,
atau
menjalankan
implementasi atas
rekomendasi perbaikan (resturkturisasi) berdasarkan analisa atau suatu proyek bisnis yang sedang dijalankan.
Manager R&D Procurement −
M emeriksa seluruh pekerjaan pemesanan barang dari mulai pemesanan sampel kepada pihak pabrik di China.
−
M elakukan pemantauan terhadap kondisi dan hasil pemeriksaan barang sampel dari pabrik China.
−
M elakukan pengesahan desain dan gambar 3 dimensi dari telepon selular yang dibuat oleh 3D Designer.
−
M elakukan penawaran (negosiasi) harga kepada pihak pabrik di China terhadap harga contoh telepon selular.
−
M emastikan jumlah contoh telepon selular yang akan dipesan oleh bagian R&D kepada pabrik di China.
−
M enerbitkan (membuat) surat PO untuk pembelian telepon selular sesuai dengan contoh yang telah disetujui sebelumnya.
53 −
M elakukan persetujuan mengenai desain, ID (tampilan), wallpaper, dan icon di telepon seluler serta memutuskan untuk melakukan perubahan yang dirasa perlu pada telepon selular.
−
M elakukan permintaan mengenai semua hal yang berhubungan dengan produk telepon selular.
−
M elakukan pemutusan dari pelaksanaan pembayaran PO apabila terjadi sesuatu hal, misalnya produk yang diterima oleh perusahaan tidak sesuai dengan yang telah disetujui.
Manager Sales & Distribution −
M emantau tingkat permintaan pelanggan akan produk telepon selular yang dijual oleh perusahaan.
−
M emantau seluruh kegiatan penjualan produk telepon selular didalam pulau jawa maupun diluar pulau jawa.
−
M emantau seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang terdapat di dalam divisi sales and distribution.
−
M emantau seluruh penjualan serta event-event dan kegiatan lain yang mendukung penjualan yang dilakukan oleh bagian Modern Outlet.
−
M emeriksa pendistribusian barang yang dilakukan perusahaan ke tangan seluruh pelanggan perusahaan.
−
M emeriksa laporan-laporan seluruh penjualan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan.
−
M emeriksa status dan keluar masuk barang perusahaan yang terjadi di dalam gudang (Warehouse).
−
M embuat laporan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan kepada General Manager.
−
M emeriksa laporan pengeluaran uang yang digunakan untuk kegiatan penjualan dan distribusi produk.
−
M embuat persetujuan untuk melakukan pemesanan kembali produk kepada pihak supplier.
54 Manager Marketing − M emeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan. − M emeriksa jumlah dan tampilan barang iklan yang baru sampai dari pemasok barang iklan. − M emeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak pemasok yang dibuat oleh staff merchandise warehouse. − M emeriksa laporan pengiriman barang iklan (barang promosi) kepada pihak-pihak yang berkepentingan. − M emberikan persetujuan pemberian barang promosi termasuk jumlah dan jenis dari barang promosi yang akan diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. − M emeriksa pendistribusian barang promosi yang telah diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. − M emeriksa laporan penayangan iklan pada media-media dan melihat bukti penayangan iklan. − M emberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk yang telah dilakukan kepada General Manager. − M emeriksa segala bentuk pencatatan yang dibuat yang berhubungan dengan divisi marketing. − M emutuskan kapan waktu pemesanan kembali barang iklan serta jumlah yang harus dipesan. − M emutuskan pihak-pihak mana saja yang harus menerima barang iklan untuk keperluan promosi produk. Manager Finance & Accounting − M embuat cash flow laporan keluar masuknya uang perusahaan yang dibuat dalam jangka waktu tertrentu. − M emeriksa laporan-laporan piutang yang dilakukan oleh pelanggan ketika pelanggan mengambil barang dari perusahaan.
55 − M embuat laporan pengeluaran uang perusahaan yang dibuat untuk membayar gaji karyawan tiap bulannya. − M emeriksa segala laporan pengeluaran uang yang digunakan untuk kegiatan usaha sehari-hari. − M emeriksa laporan akhir stok barang telepon selular dan suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan. − M emeriksa laporan akhir perhitungan jumlah stok barang yang dikerjakan oleh divisi service, baik barang yang belum diperbaiki, yang sedang diperbaiki, dan yang telah diperbaiki. − M emeriksa laporan perawatan barang inventaris perusahaan dan segala laporan mengenai pengeluaran untuk kegiatan perawatan yang dilakukan oleh supervisor maintenance. − M emeriksa laporan pembayaran pajak yang harus dan telah dibayarkan oleh perusahaan. − M emeriksa laporan tagihan pajak yang harus dan belum dibayarkan oleh perusahaan. − M embuat persetujuan untuk melakukan pembayaran pajak yang wajib dibayarkan oleh perusahaan.
Manager General Affair − M emeriksa segala pekerjaan pengurusan sumber daya manusia perusahaan (karyawan) sehari-hari. − M embuat laporan mengenai rangkuman kinerja karyawan yang telah dibuat sebelumnya oleh Supervisor HRD. − M emberikan persetujuan mengenai pengeluaran uang untuk keperluan lembur karyawan. − M emberikan persetujuan untuk pemotongan gaji karyawan yang telat dan tidak masuk tanpa alasan. − Berusaha untuk menyampaikan kepada bagaian-bagian yang terkait mengenai saran dan kritik yang disampaikan karyawan.
56 − M emeriksa segala urusan yang berhubungan dengan legal perusahaan dalam menjalankan usaha. − M elengkapi segala surat dan data yang diperlukan oleh bagian Legal untuk mengurus ijin perusahaan. − M emberikan persetujuan untuk melakukan kegiatan perawatan atas inventaris perusahaan. − M emeriksa laporan pengeluaran uang yang akan dan sudah dikeluarkan perusahaan untuk kegiatan perawatan. − M emberikan persetujuan untuk melakukan pemesanan barang dan kontrak iklan dengan pihak vendor. − M emilih vendor terbaik yang dapat menawarkan harga dan barang terbaik untuk perusahaan.
Internal audit −
M elakukan analisa hasil operasional seluruh bagian dalam perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk keperluan audit.
−
M elaksanakan pemeriksaan operasional atas PT. Sinar Jaya Sukses M andiri sesuai yang ditugaskan oleh atasan.
−
M embuat laporan hasil pemeriksaan operasional untuk di-review oleh atasan.
−
M emberikan saran perbaikan atas hasil pemeriksaan operasional dalam Laporan Pemeriksaan
−
M elakukan follow up atas pelaksanaan rekomendasi perbaikan berdasarkan Laporan Pemeriksaan
−
M embuat dokumentasi hasil pemeriksaan operasional dalam bentuk working paper.
Supervisor HRD − M engadakan konsultasi dengan karyawan apabila merasa kinerja karyawan menurun.
57 − M endengarkan saran-saran dan masukan dari karyawan yang dapat menunjang kemajuan perusahaan. − M engadakan penelitian dan mencari tahu bahan dan pelatihan diperlukan oleh masing-masing karyawan. − M engadakan pelatihan yang berguna bagi pengembangan karir dan kinerja karyawan. − M encari sumber pelatihan dan training yang akan diadakan dan mendaftarkan karyawan yang berkepentingan untuk mengikuti pelatihan. − M engadakan konsultasi dengan karyawan mengenai masalah-masalah apa saja yang mereka hadapi selama bekerja di kantor. − M encatat segala keluhan dan saran yang disampaikan oleh karyawan untuk kemudian dibicarakan dengan pihak manajemen. − M elakukan penilaian kinerja karyawan secara rutin kepada karyawan perusahaan
sehingga
karyawan
merasa
terpacu
untuk
semakin
meningkatkan performa kerjanya. − M enghitung dan melakukan pembagian uang lembur kepada karyawan yang bekerja lembur dan memang mendapatkan uang lembur dari perusahaan sesuai dengan jadual yang sudah ditetapkan. − M enghitung jumlah pemotongan gaji karyawan untuk yang terlambat masuk kantor, serta karyawan yang tidak masuk ke kantor tanpa memberikan alasan yang jelas.
Junior Manager SCM Officer −
M elakukan pengecekan barang contoh telepon seluler yang dikirimkan oleh pihak pabrik diChina.
−
M elakukan permintaan sejumlah barang contoh telepon seluler sesuai dengan desain dan model yang sudah disetujui sebelumnya.
−
M engumpulkan bukti barang contoh telepon seluler yang sudah dikirimkan oleh pihak pabrik China.
−
M elakukan pengecekan status barang yang sedang dikirimkan oleh pabrik keperusahaan.
58 −
M embuat daftar untuk update barang-barang contoh telepon selular yang dikirimkan keperusahaan.
−
M elakukan komunikasi dengan pihak pabrik di China mengenai permintaan barang contoh.
−
M embuat perjanjian dan persetujuan mengenai spesifikasi telepon selular yang akan dipesan kepada pabrik.
−
M emastikan pabrik untuk dapat membuat fitur-fitur yang diinginkan oleh perusahaan.
Manager Service −
M embuat surat pemesanan suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan kepada pihak pemasok.
−
M engawasi semua kegiatan yang terjadi di dalam divisi service setiap harinya agar berlangsung dengan baik.
−
M elakukan pengawasan pekerjaan pencatatan keluar masuk barang yang terjadi di bagian sparepart logistic.
−
M elakukan pengawasan pekerjaan perbaikan telepon selular yang dilakukan oleh bagian workshop.
−
M elakukan pengawasan pekerjaan pengelompokkan kerusakan barang yang di klaim oleh pelanggan.
−
M elakukan pengecekan barang di gudang suku cadang untuk menentukan jumlah pemesanan kembali kepada pihak pemasok.
−
M enentukan waktu pemesanan kembali suku cadang kepada pihak pemasok agar barang yang berada di gudang tidak berada dibawah jumlah minimum pemesanan.
−
M enentukan waktu pengiriman suku cadang yang diinginkan oleh perusahaan.
Junior Manager Sales & Distribution for Java Region −
M emantau distribusi barang dari perusahaan kepada pelanggan yang berada didalam pulau Jawa.
59 −
M emeriksa status barang telepon selular yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan.
−
M elakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila barang yang diminta oleh pelanggan akan dikirimkan.
−
M elakukan konfirmasi kembali kepada pelanggan apakah barang yang dikirimkan sudah sampai ketangan pelanggan.
−
M elakukan perjanjian dengan pelanggan mengenai tanggal pengiriman barang dan perkiraan tanggal sampainya barang ketangan pelanggan yang berada di dalam Pulau Jawa.
−
M elakukan pemantauan tingkat permintaan pelanggan terhadap produk telepon selular perusahaan.
−
M embuat perjanjian kerjasama mengenai penjualan produk yang dilakukan perusahaan kepada pihak pelanggan didalam pulau Jawa.
−
M embuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari pihak perusahaan kepada pelanggan.
Supervisor Accounting − M elakukan pencatatan jumlah stok barang (telepon selular) yang dimiliki oleh perusahaan. − M elakukan pencatatan jumlah stok barang sparepart telepon selular yang dimiliki oleh perusahaan. − M elakukan
pencatatan
dan
perhitungan
jumlah
penjualan
produk
perusahaan (telepon selular dan suku cadang). − M elakukan update jumlah barang (telepon selular) yang siap untuk dijual oleh perusahaan. − M elakukan update jumlah terakhir produk telepon selular dan suku cadang perusahaan yang dimiliki oleh perusahaan. − M emeriksa pencatatan barang service dan suku cadang yang digunakan dalam divisi service.
60 − M embuat laporan jumlah stok barang telepon selular, suku cadang yang dimiliki perusahaan, dan barang service yang sedang dikerjakan oleh divis i service.
Supervisor Maintenance − M engurus setiap
keperluan perawatan perusahaan terhadap
seluruh
inventaris perusahaan. − M encatat segala pengeluaran uang yang dipergunakan untuk keperluan perawatan peralatan kantor. − M embuat laporan perawatan perusahaan atas inventaris kantor yang dilakukan setiap bulannya. − M embuat penjadwalan perawatan terhadap inventaris perusahaan untuk masing-masing inventaris. − M elakukan dokumentasi terhadap permintaan kegiatan perawatan maupun kegiatan perawatan yang memang sudah dijadualkan sebelumnya. − M engumpulkan bon-bon bukti kegiatan perawatan yang dilakukan untuk inventaris perusahaan. − M embuat laporan pengeluaran yang dilakukan untuk kegiatan perawatan perusahaan. − M endata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun,
sehingga dapat
diketahui apakah
perusahaan
melakukan
penambahan inventaris.
Junior Manager Product Management − M elakukan
pengecekan
performa dari telepon
selular
yang akan
dilumcurkan oleh perusahaan. − M emastikan kinerja dari sampel telepon selular yang dikirim oleh pabrik nantinya akan sama dengan produk yang akan dibuat oleh pabrik. − M elakukan pemilihan fitur-fitur yang harus dimiliki oleh telepon selular yang akan diproduksi.
61 − M embuat perancangan strategi produk yang akan diluncurkan oleh perusahaan terutama dari segi fitur-fitur. − M embina hubungan dan komunikasi dengan pihak pabrik untuk memantau produksi yang dilakukan oleh pabrik. − M enetapkan harga penjualan produk berdasarkan harga pemesanan terhadap pabrik China. − M engajukan dana tambahan yang diperlukan untuk meraih kesuksesan dalam produk. − M elakukan koordinasi complain yang datang dari customer care dan service center kemudian meneruskannya ke pabrik untuk mendapatkan solusi maupun penyempurnaan produk. − M embuat laporan proses setiap produk mulai dari desain sampai dengan siap diproduksi dan melakukan koordinasi ke pihak pabrik dan divisi R & D Procurement.
Supervisor Sparepartpart Logistic − M elakukan penetapan jumlah minimum yang harus dipenuhi di dalam gudang sebelum melakukan pemesanan kembali. − M emutuskan untuk melakukan pemesanan kembali suku cadang kepada pemasok, dengan memberikan laporan kepada Manager Service untuk melakukan permintaan. − M emeriksa catatan jumlah suku cadang yang ada di dalam gudang (Sparepart Logistic Warehouse). − M elakukan pengawasan pekerjaan pencatatan barang yang berada di dalam gudang sparepart logistic yang dilakukan oleh Staff Sparepart Logistic setiap harinya. − M emeriksa perhitungan jumlah suku cadang yang digunakan untuk memperbaiki telepon selular. − M emeriksa laporan jumlah suku cadang yang terdapat di dalam gudang oleh Staff Sparepart Logistic.
62 − M elaporkan kepada Manager Service jumlah suku cadang yang terdapat di dalam gudang setiap harinya.
Junior Manager Sales & Distribution for non-Java Region − M emantau distribusi barang dari perusahaan kepada pelanggan yang berada diluar Pulau Jawa. − M emeriksa status barang telepon selular yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan. − M elakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila barang yang diminta oleh pelanggan akan dikirimkan. − M elakukan konfirmasi kembali kepada pelanggan apakah barang yang dikirimkan sudah sampai ketangan pelanggan. − M elakukan perjanjian dengan pelanggan mengenai tanggal pengiriman barang dan perkiraan tanggal sampainya barang ketangan pelanggan yang berada diluar Pulau Jawa. − M elakukan pemantauan tingkat permintaan pelanggan terhadap produk telepon selular perusahaan. − M embuat perjanjian kerjasama mengenai penjualan produk yang dilakukan perusahaan kepada pihak pelanggan diluar Pulau Jawa. − M embuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari pihak perusahaan kepada pelanggan.
Supervisor Finance − M elakukan pencatatan keluar masuknya uang perusahaan untuk semua keperluan yang terjadi di dalam perusahaan. − M engeluarkan uang yang dipergunakan untuk keperluan sehari-hari perusahaan dalam menjalankan usaha. − M embuat pembukuan mengenai masuk keluarnya uang kas yang dipegang sehingga dapat dibuat pertanggung jawaban untuk Manager Finance setiap periode.
63 − M elaporkan pemasukan dan pengeluaran uang perusahaan yang dilakukan sehari-hari. − M encatat segala pengeluaran uang yang dipergunakan untuk keperluan perawatan peralatan kantor dan keperluan lainnya.. − M engumpulkan bukti-bukti pembayaran setiap piutang dari pelanggan kepada perusahaan. − M enghitung sisa piutang pelanggan terhadap perusahaan setiap kali pelanggan membayar (sebagian maupun seluruhnya) hutang pengambilan barang kepada perusahaan. − M emberitahukan kepada bagian piutang sisa pembayaran piutang yang masih harus dibayarkan oleh pelanggan agar bagian piutang dapat menagihnya lagi sesuai tempo waktu yang sudah disetujui. − M elakukan update dan pemantauan terhadap nilai tukar dan suku bunga yang berlaku di bank.
Supervisor Purchasing − M emeriksa pekerjaan pemesanan barang maupun iklan yang dilakukan oleh Staff Purchasing. − M emantau kegiatan pemesanan baik barang maupun iklan kepada pihak vendor yang dilakukan oleh Staff Purchasing. − M emilih vendor terbaik dari alternatif-alternatif yang telah diberikan sebelumnya. − M elakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor tertentu. − M emutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media sesuai dengan permintaan divisi Marketing. − M emeriksa surat kontrak yang dibuat antara pihak vendor dengan pihak perusahaan. − M eminta persetujuan kepada Manager General Affair mengenai pemilihan vendor terbaik.
64
Supervisor Technical Support −
M elakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh Staff Technical Support.
−
M embuat persetujuan laporan pemeriksaan contoh telepon selular yang dikirim dari China.
−
M elakukan pengecekan laporan pemeriksaan contoh telepon selular yang telah diberikan oleh pihak China.
−
M emeriksa tiap-tiap point pengecekan yang sudah dilakukan baik oleh pihak China maupun oleh Staf di perusahaan.
−
M embuat point-point pemeriksaan tambahan untuk contoh telepon selular apabila dirasa masih kurang untuk memeriksa contoh telepon selular.
−
Ikut memeriksa spesifikasi sampel telepon selular yang diberikan oleh pihak pabrik diChina.
Supervisor Workshop − M elakukan pengawasan terhadap pekerjaan perbaikan telepon selular yang dilakukan oleh teknisi. − M elakukan pengontrolan jumlah telepon seluler yang masuk ke bagian workshop setiap harinya. − M elakukan pengecekan jumlah telepon selular yang sudah selesai diperbaiki oleh workshop. − M elakukan pengawasan terhadap pekerjaan pemeriksaan kembali yang dilakukan oleh Staf QC. − M elakukan pencocokan kesesuaian jumlah telepon selular yang masuk ke bagian workshop setiap harinya dengan jumlah telepon selular pelanggan yang sudah selesai diperbaiki. − M elaporkan kepada Manager Service mengenai kegiatan perbaikan telepon selular pelanggan setiap harinya. − M enentukan kebijakan-kebijakan strategik yang berhubungan dengan perbaikan telepon selular pelanggan.
65
Supervisor Warehouse − M embuat laporan keadaan stok jumlah barang yang terdapat di dalam gudang (Warehouse). − M elakukan penetapan jumlah minimum yang harus dipenuhi di dalam gudang sebelum melakukan pemesanan kembali. − M emutuskan untuk melakukan pemesanan kembali barang (telepon selular) kepada pemasok, dengan memberikan laporan kepada Manager Sales and Distribution untuk melakukan permintaan. − M emeriksa catatan jumlah suku cadang yang ada di dalam gudang barang (Warehouse). − M elakukan pengawasan pekerjaan pencatatan barang yang berada di dalam gudang (Warehouse) yang dilakukan oleh Staff Warehouse setiap harinya. − M emeriksa penghitungan jumlah telepon selular setiap kali telepon selular dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan. − M emeriksa laporan jumlah telepon selular yang terdapat di dalam gudang oleh Staff Warehouse. − M elaporkan kepada Manager Sales and Distribution jumlah barang telepon selular yang terdapat di dalam gudang setiap harinya. − M emeriksa laporan pencocokan jumlah barang yang datang dari pemasok setiap kali telepon selular sampai dengan jumlah barang yang diminta sebelumnya oleh perusahaan. − M emeriksa penghitungan jumlah telepon selular setiap kali telepon selular dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan. − M elaporkan kepada Supervisor Warehouse apabila jumlah telepon selular di dalam gudang sudah mencapai jumlah minimum.
Supervisor Tax Administration −
M elakukan pencatatan mengenai pajak-pajak apa saja yang harus dibayarkan oleh suatu badan usaha, khususnya badan usaha yang menggunakan produk impor dalam berdagang.
66 −
M elakukan konsultasi dengan badan pajak mengenai ketentuan-ketentuan pajak perusahaan.
−
M elakukan pemeriksaan terhadap pajak-pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
−
M engurus pajak barang impor yang harus dibayarkan oleh perusahaan ketika perusahaan melakukan impor barang dari pihak pemasok.
−
M engurus pajak penghasilan dari sejumlah penghasilan yang diterima oleh perusahaan.
−
M engurus pajak iklan yang harus dibayarkan perusahaan dikarenakan pemasangan iklan yang dilakukan perusahaan pada media-media untuk mempromosikan produk.
−
M engurus pembayaran pajak penghasilan karyawan (berdasarkan NPWP) kepada badan pajak.
−
M engurus pembayaran pajak-pajak wajib oleh perusahaan atas usaha dagang yang dilakukan.
−
M engumpulkan dan mendokumentasikan bukti pembayaran pajak yang sudah dibayarkan oleh pihak perusahaan.
Specialist 3D Designer − M elakukan pembuatan model dan gambaran telepon selular yang akan dibuat oleh perusahaan dalam bentuk 3 dimensi. − M embuat alternatif-alternatif pemilihan model gambar 3 dimensi untuk model telepon selular yang akan diliris oleh perusahaan. − M embuat model telepon selular dalam bentuk gambar 3 dimensi untuk keperluan iklan perusahaan. − M emperhatikan segala spesifikasi unggulan yang ingin ditampilkan oleh perusahaan dalam telepon selular tersebut. − M embuat model 3 dimensi telepon selular dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar gambar 3 dimensi terlihat sama dengan model telepon selular asli yang akan dijual perusahaan.
67 − M emperhatikan ke-detail-an telepon selular, sehingga didapatkan gamabr 3 dimensi yang sama dengan aslinya. − M embuat design iklan untuk telepon selular yang akan dijual oleh perusahaan dalam bentuk design 3 dimensi. − M erancang model telepon selular sesuai dengan imajinasi Specialist 3D Designer untuk kemudian ditawarkan kepada pihak pabrik diChina untuk dibuat bentuk fisik dari konsep tersebut. − M embuat spesifikasi dan perubahan-perubahan tampilan fisik telepon selular secara 3 dimensi untuk dikirimkan pada pabrik diChina sehingga didapat produk sesuai keinginan perusahaan. Supervisor Sales Support − M embuat laporan penjualan barang yang telah dilakukan oleh perusahaan setiap minggunya. − M embuat laporan mengenai segala pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan distribusi barang yang telah dilakukan oleh perusahaan ke tangan pelanggan. − M emeriksa segala pencatatan yang telah dilakukan oleh Staff Sales and Distribution berkenaan dengan kegiatan yang berlangsung di departemen Sales and Distribution. − M elakukan pengeluaran uang yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penjualan dan distribusi. − M elakukan kontak dengan bagian Warehouse (gudang) mengenai jumlah barang yang masih terdapat di gudang. − M engurus pengiriman barang yang dipesan oleh pelanggan (toko-toko) baik yang di dalam kota maupun yang dari luar kota. − M emantau kecukupan ketersediaan barang yang ada di dalam gudang untuk dilakukan pemesanan kembali apabila stok barang sudah minipis namun masih diperlukan untuk pejualan. − M eminta kepada bagian gudang untuk mengeluarkan sejumlah barang yang dipesan oleh pelanggan.
68 − M elaporkan jumlah stok barang yang dimiliki oleh pihak gudang kepada bagian pembelian.
Supervisor Trainer − M engawasi dan mengepalai service center resmi yang disediakan oleh perusahaan. − M erespon permintaan dan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center. − M engawasi staf yang bekerja di service center resmi agar melayani dengan baik permintaan
dan pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh
pelanggan yang disampaikan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center resmi. − M elakukan meeting (pertemuan) dengan Manager Customer Service untuk membicarakan mengenai perkembangan service center. − M erespon permintaan dan pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh pelanggan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center. − M enyampaikan keluhan-keluhan dan saran-saran membangun pelanggan yang disampaikan oleh Staff Service Center kepada Manager Customer Care. − M enjadi jembatan penghubung antara Staff Service Center dengan Manager Customer Care. − M enyampaikan
keluhan-keluhan
dan
saran-saran
membangun
yang
diberikan oleh konsumen melalui telephone maupun yang datang langsung ke service center kepada bagian-bagian yang bersangkutan.
69
3.3
Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
3.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan 3.3.1.1 Analisis Lima Daya Porter Analisis terhadap keadaan lingkungan adalah dengan melihat lima kekuatan persaingan yang mencerminkan kenyataan bahwa persaingan dalam satu bisnis tidak terbatas pada para pemain yang ada sehingga memberikan gambaran yang lebih jelas dalam merekayasa ulang proses yang ada dalam perusahaan secara taktis. 1. Pendatang Baru Pendatang baru yang dimaksud disini adalah semua perusahaan yang baru berdiri dan akan bergerak pada bidang industri yang sama (penjualan telepon selular). Pendatang baru yang akan memasuki pasar ini cukup banyak, hal ini disebabkan oleh faktor booming-nya barang telepon selular dikalangan menengah kebawah. Pendatang baru ini juga cukup mengancam kelangsungan perusahaan HT-M obile, dikarenakan mereka juga rata-rata memiliki target penjualan pada level menengah kebawah. Akan tetapi ada hal yang diperlukan untuk terjun ke dunia telepon selular saat ini yang tentu saja tidak mudah bagi pendatang baru, yaitu jaringan distributor yang kuat dan tersebar di seluruh pelosok di Indonesia, tidak mudah meraih pangsa pasar yang sudah dikuasai oleh distributor-distributor yang memang sudah dipercaya oleh pelanggan. Pendatang baru PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah: - Venera.
70 - I-Touch. 2.
Pemasok Yang dimaksud pemasok adalah perusahaan pendukung PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam hal pengadaan unit telepon selular dan suku cadangnya. Karena keseluruhan pembuatan telepon selular diserahkan kepada pabrik di China, tentunya dengan spesifikasi yang sudah di tentukan sebelumnya oleh HT-M obile. Pemasok dari PT. Sinar Jaya Sukses M andiri diantaranya adalah: - Hontect, - Fukda. - Di Xin. - Huntel. - Yimutech. - Uniscope. - M 2K.
3.
Pembeli Pembeli yang dimaksud adalah distributor atau pelanggan yang ingin menggunakan produk HT-M obile. Dan yang menjadi pembeli dari PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah distributor tetap yang sudah menjalin kerjasama dan menjadi rantai penyalur produk kepelanggan serta pelanggan umum sendiri. Distributor tetap adalah mitra usaha HT-M obile yang sudah saling mengenal dengan top management perusahaan, saat ini jumlahnya tercatat sebanyak 20 distributor dan tersebar di berbagai daerah di Indonesia.
71 Sedangkan pelanggan umum adalah pembeli produk secara langsung (tidak melalui distributor) pada saat event-event khusus yang di adakan perusahaan atau pembeli produk melalui forum dikarenakan lokasi konsumen tidak terjangkau oleh distributor. 4.
Ancaman Produk Pengganti Produk pengganti yang ditawarkan oleh pesaing merupakan ancaman bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri. Produk pengganti tersebut tentunya akan menjadi alternatif bagi pelanggan ketika produk yang ditawarkan oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri tidak memuaskan atau tidak terjangkau harganya oleh pengguna. Oleh sebab itu perusahaan harus dapat mengetahui kondisi pasar agar kemungkinan adanya produk pengganti dapat diatasi dan dapat dihindari. Hal ini dapat diantisipasi dengan menciptakan produk yang berkualitas, dimana perusahaan lain tidak dapat melakukannya. Akan tetapi hingga saat ini ancaman tersebut belum dirasakan oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri.
Dikarenakan
dengan
banyaknya fasilitas yang ditawarkan,
perusahaan tetap dapat memberikan harga yang cukup murah kepada para pengguna sesuai dengan target pasar yaitu golongan menengah kebawah. 5. Pesaing Yang dimaksud pesaing adalah perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Dan memiliki target dengan level menengah kebawah serta perusahaan tersebut sudah lama terjun dalam dunia handset (penjualan telepon selular). Beberapa pesaing ini merupakan ancaman yang berarti bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri, karena dengan pengalaman yang dimiliki,
mereka
72 menawarkan beberapa keunggulan dengan harga yang kompetitf. Contoh, mengeluarkan telepon selular qwerty dengan model yang berbeda dan harga yang lebih murah. Selain itu, karena mereka sudah terjun cukup lama di bisnis telepon selular, mereka juga memiliki modal yang besar, hal ini akan sangat berpengaruh karena dengan modal tersebut banyak program-program marketing yang dapat dimajukan untuk meningkatkan penjualan dan merebut pangsa pasar yang ada.
Gambar 3-2 Model Persaingan Porter PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
3.3.1.2 Analisis PES T perusahaan Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, diantaranya:
73
Politik Keadaan politik sangat mempengaruhi kinerja PT. Sinar Jaya Sukses M andiri. Kondisi politik yang belum stabil diIndonesia merupakan salah satu faktor yang menyebabkan keamanan didalam negeri menjadi tidak kondusif dan dikarenakan banyaknya persaingan dalam perebutan kekuasaan antar politik didalam negeri dan kurangnya kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, sehingga sering terjadi demonstrasi-demonstrasi yang berakhir menjadi kerusuhan. Adapun undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi faktor politik bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah: - UU tentang Nomor Registrasi Produk, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus mendaftarkan nomor POSTEL setiap produk yang akan di impor melalui Depkominfo, serta harus mengikuti peraturan pengiriman barang yang telah ditetapkan. - UU tentang Pajak, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus membayar persenan laba yang diperolehnya selama setahun. - UU tentang Pajak Impor, dimana PT. Sinar Jaya sukses M andiri harus mempunyai Angka Pengenal Importir (API) dan mendaftarkannya ke Departemen Perdagangan. Besarnya PPh pasal 22 Impor adalah sebagai berikut: o Importir yang memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 2,5% x Nilai Impor.
74 o Importir yang tidak memiliki Angka pengenal Impor (API) sebesar 7,5% x Nilai Impor. o Peraturan Bea Cukai, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus mengikuti peraturan pengiriman barang sesuai dengan peraturan yang berlaku di Bea Cukai seperti peraturan NSW (National Single Window) yaitu peraturan yang mengharuskan data produk yang akan di impor harus terdaftar dalam database di Bea Cukai.
Ekonomi Secara
umum
pertumbuhan
perekonomian
di
Indonesia
semakin
berkembang, sehingga secara tidak langsung membawa dampak positif pada dunia perdagangan tidak terkecuali industri handset. Kenaikan nilai tukar uang di dunia memiliki dampak negatif bagi perusahaan karena transaksi pembelian yang dilakukan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terhadap pabrik pemasok di China menggunakan mata uang RM B. Dimana jika mata uang RM B menguat terhadap rupiah maka secara otomatis akan mempengaruhi kenaikan harga pembelian unit telepon selular sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar untuk membeli produk. Hal ini mengakibatkan perusahaan HT-M obile harus menekan harga jual agar harga yang ditawarkan dapat bersaing dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing lain. Faktor ekonomi lain yang dapat mempengaruhi bisnis PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah kenaikan biaya transportasi yang dipengaruhi oleh Inflasi. Hal ini mengakibatkan perusahaan HT-M obile harus bisa lebih cermat lagi
75 menentukan perencanaan untuk rute pengiriman sesuai dengan kebutuhan perusahaan (efektif atau efisien).
S osial Faktor sosial yang mempengaruhi PT. Sinar Jaya Sukses mandiri salah satunya adalah ketidakpercayaan konsumen terhadap kualitas telepon selular lokal. Terbukti dengan jumlah penjualan telepon selular luar (contoh: Nokia, Sony Ericson) yang masih selalu bersaing karena telah terjamin kualitasnya.
Teknologi PT. Sinar Jaya Sukses mandiri saat ini sudah menggunakan aplikasi sistem informasi yang terintegrasi pada bagian Sales dan Finance. Didukung oleh server yang mampu menampung seluruh aktifitas perusahaan yang di olah melalui sistem informasi yang terhubung melalui WAN (Wide Area Network). Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi serta manfaat yang ditawarkan membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang cepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis perusahaan. Saat ini, perkembangan teknologi O S (Operating System) yang terdapat pada telepon selular begitu cepat berkembang, berbagai variasi dari versi baru bermunculan seperti Android, Windows Mobile, Symbian dan lain-lain. Hal ini menimbulkan konflik internal pada perusahaan, dikarenakan di satu sisi teknologi tersebut dapat diadopsi kedalam handset, akan tetapi disisi lain perusahaan HT-M obile belum dapat melakukan adopsi (support) terhadap OS
76 tersebut yang akhirnya memberikan kesan bahwa OS HT-M obile tidak “up to date” atau ketinggalan zaman. 3.3.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan 3.3.2.1 Analisis S WOT Analisis SWOT merupakan alat yang dapat mengetahui keberadaan perusahaan dan lingkungannya. Untuk dapat mengetahui strategi bisnis yang diterapkan pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri maka diperlukan analisis kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan. Analisis SWOT terhadap PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah sebagai berikut: Tabel 3-1 Data SWOT pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Faktor Internal Kekuatan • Manajemen yang handal dan berpengalaman lebih dari 10 tahun dibidang handset. • Memiliki modal sendiri. • Tim marketing yang handal. • Jumlah pelanggan yang meningkat setiap bulan. • Memiliki distributor tetap. • Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga produk tidak bersifat pasaran. Kelemahan • Aplikasi belum terintegrasi secara ke seluruhan. • Kesulitan mengikuti perkembangan teknologi perangkat lunak handset yang begitu pesat. • Proses produksi dilakukan tidak dilingkup perusahaan • Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tinggi. • Ketergantungan proses update firmware handset dari pabrik cina.
Faktor Eksternal Peluang • “Booming” nya telepon seluler di kalangan menengah kebawah • Banyaknya variasi aplikasi SI berbasis komputer di bidang bisnis • Pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan. • Banyaknya perusahaan pendukung perangkat lunak perangkat handset • Pemasok yang bervariasi.
Ancaman • Banyaknya pesaing perusahaan lokal baru yang sejenis (perusahaan handset). • Regulasi yang berbeda pada setiap negara dalam tarif ekspor-impor. • Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB) terhadap pembelian handset dari pabrik. • Proses produksi oleh pabrik tidak seperti yang diharapkan.
Tabel 3-2 Matrix SWOT PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Faktor Internal
Kekuatan (S) S1. Manajemen y ang handal dan berpengalaman lebih dari 10 tahun dibidang handset. S2. Memiliki modal sendiri. S3. Tim marketing y ang handal. S4. Jumlah pelanggan y ang meningkat setiap bulan. S5. Memiliki distributor tetap. S6. Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga produk tidak bersif at pasaran.
Kelemahan (W) W1. Aplikasi yang belum terintegrasi secar keseluruhan. W2. Kesulitan mengikuti perkembangan teknologi perangkat lunak handset y ang begitu pesat. W3. Proses produksi dilakukan tidak di lingkup perusahaan W4. Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tinggi. W5. Ketergantungan proses update firmware handset dari pabrik cina.
Faktor Eksternal
Peluang (O) O1. “Booming” ny a telepon seluler di kalangan menengah kebawah. O2. Bany akny a v ariasi aplikasi SI berbasis komputer di bidang bisnis. O3. Pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan. O4. Bany akny a perusahaan pendukung perangkat lunak perangkat handset. O5. Pemasok y ang berv ariasi. Ancaman (T) T1. Bany akny a pesaing perusahaan lokal baru y ang sejenis (perusahaan handset). T2. Regulasi yang berbeda pada setiap negara dalam tarif ekspor-impor. T3. Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB) terhadap pembelian handset dari pabrik. T4. Proses produksi oleh pabrik tidak seperti y ang diharapkan.
− − − −
−
−
Strategi SO Membuat iklan dan event di berbagai daerah. − (S3-O1) Membangun HOC (HT-Mobile Owner Club) untuk loy alitas pelangan dan menampung − keluhan dan saran.(S4-O3) Mempermudah proses pemesanan barang.(S5-O3) Menambah service center di berbagai daerah dan mempercepat waktu pengerjaan serv is. (S4-O3) Strategi ST Melakukan riset u/penentuan lokasi penjualan − y ang potensial dan menetapkan harga − kompetitiv e dibanding pesaing. (S1-T1) Menentukan “best timing” dalam menyiasati ketidakstabilan kurs mata uang asing. (S2-T3)
Strategi WO Melakukan kerja sama denga perusahaan pendukung perangkat luna perangkat handset. (W2-O4) Mengadopsi perangkat lunak untu mendukung integrasi aplikasi bisni (W1-O2)
Strategi WT Membuat Repoffice dipabrik pemasok. (W3-T4) Menetapkan rute pengiriman barang y ang ef ektif dan ef isien. (W4-T2)
78 Teknik Perhitungan S WOT M atrik strategi eksternal EFAS (Eksternal Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.3 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada perusahaan yang berupa peluang (opportunities) dan ancaman (threats) yang dihadapi perusahaan. Skala yang digunakan untuk perhitungan tabel EFAS ini adalah (1-100). Tabel 3-3 Perhitungan EFAS Faktor Strategi Eksternal PELUANG “Booming” nya telepon seluler di kalangan menengah kebawah Banyaknya variasi aplikasi SI berbasis komputer di bidang bisnis Pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan. Banyaknya perusahaan pendukung perangkat lunak perangkat handset Pemasok yang bervariasi. Total Peluang ANCAMAN Banyaknya pesaing perusahaan lokal baru yang sejenis (perusahaan handset). Regulasi yang berbeda pada setiap negara dalam tarif ekspor-impor. Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB) terhadap pembelian handset dari pabrik. Proses produksi oleh pabrik tidak seperti yang diharapkan.
Bobot
Rating
Bobot * Rating
0,15
4
0,60
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,09 0,12
2 3
0,18 0,36
0,56
1,54
0,13
-1
-0,13
0,10
-3
-0,30
0,10
-3
-0,30
0,11
-2
-0,22
Total Ancaman
0,44
-0,95
Total EFAS
1,00
0,59
Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka dapat dibuat analisis IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.4 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal perusahaan yang berupa kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) yang terdapat pada perusahaan dengan menghitung bobot dan rating. Skala yang digunakan untuk perhitungan tabel IFAS ini adalah (1-100).
79 Tabel 3-4 Perhitungan IFAS
Faktor Strategi Internal KEKUATAN Manajemen yang handal dan berpengalaman >10 thn dibidang handset. Memiliki modal sendiri. Tim marketing yang handal. Jumlah pelanggan yang meningkat setiap bulan. Memiliki distributor tetap. Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga produk tidak bersifat pasaran. Total Kekuatan KELEMAHAN Aplikasi belum terintegrasi secara ke seluruhan. Kesulitan mengikuti perkembangan teknologi perangkat lunak handset yang begitu pesat. Proses produksi dilakukan tidak dilingkup perusahaan Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tinggi. Ketergantungan proses update firmware handset dari pabrik cina. Total Kelemahan Total IFAS
Bobot
Rating
Bobot * Rating
0,13 0,10 0,09
4 3 2
0,52 0,30 0,18
0,09 0,10
2 3
0,18 0,30
0,09 0,60
2
0,18 1,66
0,06
-1
-0,06
0,06
-3
-0,18
0,09
-3
-0,27
0,09
-2
-0,18
0,10 0,40 1,00
-1
-0,10 -0,79 0,7
Tahap Analisis Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terhadap faktor strategi eksternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informas i yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan.
80 Untuk mencari posisi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri yakni dilakukan dengan mencari selisih EFAS dan IFAS. Titik X (internal)
= Kekuatan – Kelemahan = 1,66 – 0,79 = 0,87
Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,54 – 0,95 = 0,59 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 0,87 ; 0,59 ) Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada Gambar 3.4
Gambar 3-3 Diagram Analisis SWOT
3.3.2.2 Analisis Rantai Nilai Service (value shop) Dalam melakukan analisis Rantai Nilai Service pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri diperoleh bahwa perusahaan memiliki aktifitas utama (primer) dan aktifitas penunjang (sekunder). Value shop pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri ini dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 3-4 Rantai Nilai Service PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
82 Adapun aktivitas primer dari perusahaan antara lain: 1. Bussiness Acquisition Dalam kegiatan ini perusahaan mengidentifikasikan peluang, ancaman dan potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Antara lain : - Keinginan pelanggan terhadap produk yang lebih murah dengan fitur dan teknologi yang sama dengan kompetitor yang ada. - Kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai produk dan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan - Kemudahan dalam melakukan layanan purna jual, meliputi pelayanan service dan pergantian suku cadang 2. Problem Spesification Dalam kegiatan ini perusahaan membuat penanganan masalah yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Antara lain : - M embuat produk dengan biaya produksi minimum, namun dengan kualitas dan fitur yang baik sesuai dengan kebutuhan pelanggan - M embuat pusat informasi produk melalui media teknologi informasi, serta melakukan periklanan di berbagai media lainnya - M engembangkan service center yang dapat mencakup keseluruhan area distribusi produk yang ada - M emberikan pelayanan service yang cepat dan memuaskan customer. Dengan komitmen “3 days services” dimana produk yang rusak harus benar dalam 3 hari atau produk diganti baru.
83 3. Knowledge Application Dalam kegiatan ini perusahaan membuat perencanaan-perencanaan baru yang berhubungan dengan pengembangan dan perancangan produk-produk handset mereka berdasarkan kebutuhan pasar. Proses ini di lakukan oleh project manager dibantu dengan tim research & development. Penentuan spesifikasi ini didapat dari inputan atau saran dari HOC (HT-M obile Owner Club) serta pertimbangan mengikuti teknologi (telepon selular) terkini yang sedang trend. 4. Allocation of Resources Kegiatan pengalokasian sumber daya pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri meliputi proses penentuan jumlah produksi setiap produk yang akan di pasarkan. Proses perencanaan penentuan jumlah produksi yang akan di proses di lakukan dengan melakukan analisis penjualan pada periode sebelumnya, serta di masukan pula parameter-parameter lainnya. Penentuan jumlah pesanan unit telepon selular ke pabrik di China berdasarkan dengan analisa pasar yang dilakukan oleh bagian R&D dan data dari sales untuk penjualannya. Keputusan akhir penjualan di lakukan oleh M anager R&D Procurement. 5. Marketing Capability Kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan produk yang ada kepada pelanggan, ataupun kepada calon pelanggan melalui beberapa kegiatan marketing, yaitu : - M elakukan pemasaran melalui iklan di media cetak dan elektronik - Pembuatan pamflet, brosur, dan spanduk yang di bagikan ke pada distributor resmi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri
84 - M engadakan event pameran teknologi di beberapa tempat. 6. Configure Solution M erupakan aktifitas yang dilakukan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam merencanakan konsep, rancangan dan desain mengenai hal-hal yang akan dikembangkan dan di lakukan. Dalam hal ini meliputi usulan perencanaan pengadaan produk ataupun perencanaan pemasaran produk. 7. Execute Solution M erupakan
aktivitas
pengimplementasian
dari
aktivitas
sebelumnya
(configure solution) sesuai dengan perencanaan yang telah dikembangkan. Aktivitas ini menghasilkan produk yang diharapkan telah sesuai dengan keinginan pelanggan dan calon pelanggan, seperti inovasi dari pengembangan produk, perbaikan menyangkut produk dan layanan, serta aspek-aspek yang menyangkut dengan kepuasan dan kebutuhan pelanggan. Sedangkan aktivitas pendukung (sekunder) yaitu: 1. Technology Sebagai perusahaan penjual telepon selular, perusahaan ini menggunakan teknologi sebagai pendukung kegiatan operasional yaitu perangkat komputer. Dengan database sederhana yang terintegrasi antara bagian penjualan (order), dengan bagian warehouse (stok). Untuk mengenali dan memasang barcode pada unit telepon selular perusahaan menggunakan barcode reader & barcode printer. Untuk hal keamanan, perusahaan memasang kamera pengawas (CCTV) di beberapa bagian yang
85 dianggap kritis seperti pada bagian penjualan, gudang (warehouse), bagian registrasi IM EI dan bagian service. 2. Human Resources M anajemen sumber daya manusia terkait dengan mempersiapkan tenaga kerja yang trampil dan profesional yang akan mengoperasikan dan menjalankan kegiatan perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap operasi perusahaan, hal-hal yang perlu dilakukan berkaitan dengan pengembangan sumber daya manusia adalah sebagai berikut: a.
Perekrutan pegawai, calon pegawai harus dipilih dari seseorang yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang mendukung tugas dan tanggung jawabnya. Dalam hal ini dilakukan perekrutan tenaga kerja yang antusias terhadap bidang telepon selular.
b.
Pelatihan (training), untuk membentuk tenaga kerja yang terampil sesuai dengan kebutuhan, maka perlu dilakukan training sesuai tugas masingmasing personil dengan materi
sesuai dengan tujuan perusahaan dalam
membangun dan visi misinya. Contoh, untuk admin diberikan pelatihan microsoft office agar lebih lancar dalam pengerjaan tugas operasional perusahaan dan untuk teknisi lulusan STM (Sekolah Teknik M esin) diberikan pelatihan teknik yang berkaitan dengan perbaikan telepon selular oleh teknisi dari pabrik di China. c.
Pemberian intensif untuk tambahan jam kerja karyawan (lembur) untuk karyawan yang bekerja diatas jam kerja yang telah ditentukan perusahaan.
86 Pemberian intensif perusahaan (bonus), dilakukan untuk memotivasi kinerja karyawan agar dapat lebih baik lagi. Intensif karyawan diberikan apabila karyawan tersebut sudah memiliki masa kerja lebih minimal 1 tahun berjalan sebesar satu kali gaji, dan berlaku kelipatan pada tahun-tahun berikutnya. 3. Infrastructure Perusahaan melakukan pembelian alat tulis kantor (ATK) untuk menjalankan kegiatan operasional. Hal ini termasuk tinta printer karyawan, pulpen, straples, kertas, klip, dan sebagainya. Selain itu, pengadaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan marketing, seperti banner, iklan, spanduk dan lain-lain. Pengadaan atau pembelian lainnya dalam hal penyewaan gedung dimana lokasi kantor berada pada setiap tahunnya. Keseluruhan proses pengadaan di perusahaan ini (termasuk pengadaan ATK, kebutuhan marketing dan penyewaan gedung) ditangani oleh bagian General Affair atas persetujuan General Manager. 3.3.2.3 Critical Success Factor Critical Success Factor merupakan faktor-faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk mencapai sasaran. Critical Success Factor pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri, yaitu:
M empunyai service center yang tersebar di seluruh kota besar. ketersediaan service center merupakan pertimbangan bagi pelanggan untuk membeli sebuah telepon selular. Untuk itu perusahaan berkerjasama dengan distributor maupun pihak ketiga untuk membuka service center dibeberapa kota besar diseluruh daerah Indonesia. Terutama di wilayah tempat distributor berada.
87
M en-develop model handphone sendiri, perusahaan mempunyai wewenang khusus untuk menentukan spesifikasi dan fitur dari handphone yang ingin diproduksi oleh pabrik. Hal ini membuat design dan jenis fitur yang dibuat menjadi unik dan tidak pasaran dibandingkan dengan jenis handphone lainnya. Penentuan spesifikasi dan fitur ini dibuat berdasarkan feedback dari pelanggan mengenai tipe handphone yang diinginkan dan juga penyesuaian tren yang ada.
Pelayanan yang berfokus kepada pelanggan pelayanan yang baik merupakan sebuah cara untuk menjaga loyalitas pelanggan. HT-M obile selalu berusaha untuk memberikan layanan yang cepat dan memuaskan. HT-M obile mempunyai layanan hotline via telepon, menyediakan forum mengenai info-info terbaru, menerima feedback dari pelanggan serta adanya HOC (HT-M obile Owner Club). HOC adalah sarana komunikasi yang disediakan khusus bagi para pengguna HT-mobile untuk mempererat jalinan antar sesama pengguna dan perusahaan sendiri. Diwujudkan dengan pengadaan event tertentu setiap 3 bulan sekali.
M empunyai modal sendiri M empunyai modal sendiri merupakan sebuah keuntungan bagi perusahaan karena perusahaan tidak mempunyai kewajiban untuk membayar hutang maupun bunga pinjaman terhadap bank. Dengan modal yang dimiliki, perusahaan juga dapat mengantisipasi adanya gejolak ekonomi yang tidak stabil.
88
M emiliki suku cadang sendiri ketersediaan suku cadang yang dikelola oleh divisi servis perusahaan mampu mendukung layanan after sales. Suku cadang tersebut disediakan untuk produk yang masih dalam masa garansi maupun produk yang sudah tidak dalam masa garansi. Hal ini dapat mempermudah
M empunyai distributor tetap saat ini perusahaan sudah memiliki 20 distributor tetap yang tersebar di seluruh Indonesia. Hal ini merupakan faktor kritis perusahaan, karena distributor inilah yang melakukan pemesanan rutin dalam jumlah yang banyak terhadap perusahaan.
3.3.2.4 Analisis Area, Fungsi, dan Proses Bisnis Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi, dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri Tabel 3-5 Dekomposisi Area, Fungsi, Aplikasi dan Proses Bisnis
Business Develo pment
Area Fungsional
Fungsi Bisnis
Pengelolaan Karyawan
Aplikasi
excel fingerprint excel excel excel excel excel
Proses Bisnis mengadakan penilaian kinerja karyawan mengadakan pelatihan mendata peserta pelatihan mendata absensi karyawan mencatat ijin karyawan mencatat surat sakit karyawan melakukan perhitungan gaji karyawan melakukan perhitungan lembur karyawan melakukan perhitungan potongan gaji karyawan menyeleksi cv pelamar melakukan tes wawancara melakukan psikotest
89 excel excel Pengelolaan IT
GL excel GL excel excel Pengelolaan Keuangan
GL
Finance & Accounting
excel GL GL Pencatatan Akuntansi
excel excel GL excel
excel excel Pengelolaan Pajak excel
excel
Procurement
excel excel Manajemen Produk
excel
merekrut karyawan baru membuat anggaran it mendata aset it perusahaan melakukan maintenance hardware & software memonitor kerja server memasang & memonitor jaringan sistem perusahaan memproses arus ka s membuat anggaran rutin membuat daftar piutang membuat daftar cicilan piutang memantau perubahan kurs mata uang menerima bukti pembayaran piutang mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang membuat bukti pengeluaran uang menerima data jumlah stok barang mencatat jumlah stok barang mencatat perubahan jumlah stok barang menerima laporan status barang yang diservis menerima laporan pengeluaran sparepart membuat laporan jumlah stok barang mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan badan pajak melakukan pembayaran pajak barang impor mengurus pajak penghasilan karyawan mengurus pajak penghasilan perusahaan melakukan pembayaran pajak iklan mengelola bukti pembayaran pajak perusahaan melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk membuat perancangan strategi produk (fitur) membuat laporan proses produksi produk melakukan pengecekan performa produk
90
excel
excel
word Pengadaan Produk
excel excel word POS POS
word
Sales & warehouse
Penjualan Barang
excel POS
POS Pengendalian Stok Gudang
excel POS
POS POS
General Affair
POS
Pengadaan Barang
menyampaikan keluhan pelanggan membuat laporan hasil testing sample produk melakukan pengecekan sample produk melakukan request sample produk memonitor kinerja pabrik membuat laporan request sample produk mengelola bukti penerimaan sample produk menerima laporan hasil testing sample produk membuat kontrak pencatatan order melakukan pencatatan retur dari distributor mendistribusian produk ke distributor membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh distributor memantau distribusi barang ke distributor membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor meminta data penjualan barang ke admin sales mendata nomor imei yang dikirim dari pabrik kegudang warehouse pengecekan barang masuk dari pabrik pencatatan barang rusak yang datang dari pabrik pendaftaran barang siap jual pencatatan deliver order pengiriman pesanan ke distributor mutasi antar gudang pencatatan stok barang di masing-masing gudang membuat jadwal pengiriman mengatur surat pengizinan pengiriman menerima form permintaan kebutuhan pembuataan purchase order melalukan pemesanan barang maupun iklan
91 excel
excel
excel excel excel Pemeliharaan Persediaan
word
excel excel
memeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak supplier memeriksa laporan pengiriman barang iklan
Pengendalian Stok Gudang
Marketing
memilih vendor terbaik melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media penerimaan barang kebutuhan membuat tabel perbandingan harga barang kebutuhan mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance membuat laporan maintenance perusahaan membuat penjadualan maintenance melakukan dokumentasi terhadap kegiatan maintenance mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance membuat laporan pengeluaran maintenance mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.
memberikan persetujuan pemberian barang promosi Anggaran
Promosi
excel excel
penentukan budget marketing melakukan perencanaan terhadap event pemasaran
excel excel
pengalokasi budget marketing pengalokasian human resource untuk event
excel
membuat jadwal event marketing
excel
merencanakan promosi kerjasama
92 excel
excel
memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada general manager. membuat jadwal pemasangan iklan memeriksa laporan penayangan iklan
excel
pendistribusian iklan di setiap daerah
photoshop, corel draw
merancang design media pemasaran
hscm
pencatatan setiap service order oleh service center pengecekan status service order daftar perbaikan service order membuat laporan kerusakan handphone membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang menentukan waktu pemesanan kembali barang sparepart menentukan waktu pengiriman sparepart melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang memeriksa catatan jumlah sparepart membuat laporam kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang pendataan pengeluaran suku cadang ke service center pendataan penerimaan suku cadang ke service center membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service center
hscm Pelayanan pelanggan hscm excel
Service
word
Pendataan suku cadang accurate excel
accurate accurate accurate
93 Adapun subjek data pada divisi-divisi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah: Tabel 3-6 Subjek Data Subject data
Departemen Supervisor IT
Anggaran IT Hardware Software Absensi
Manager Business Development
Cuti Lembur Supversior HR
izin Karyawan Gaji Kinerja karyawan Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample
General Manager
Direktur
SCM Officer
Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak
Manager R&D Procurement
Product management
Laporan pembelian Produk Laporan kerusakan Produk Laporan keluhan customer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Sample Produk Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart
Manager service
Supervisor sparepart Logistik
Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service
94 Status Service Produk
Supervisor workshop
Produk Laporan kerusakan Produk Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk Laporan keluhan customer
Supvervisor Maintenance Manager General Affair
Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance maintenance Pemasok
Supervisor Puchasing
Purchase request Surat permintaan pembelian Laporan pembelian Laporan pengiriman Persediaan Faktur Penjualan
Sales
Retur Surat Perjanjian Kerjasama Distributor Pencatatatn Order Konsumen
Manager Sales & Distribution
Laporan persediaan Persediaan
warehouse
Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan Laporan pengiriman Persediaan
Marketing
staff marketing
Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI
95 Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan Laporan Pengiriman Barang Iklan Approval Barang Promosi Produk Laporan Marketing Promosi Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk Supervisor Accounting
Persediaan Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan Surat Perjanjian Kerjasama Distributor
Manager Finance & Accounting
Jurnal Neraca Fixed assets Gaji Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian Laporan pembelian Arus ka s Supervisor Finance
Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Tagihan
96 Laporan Pembelian Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Supervisor Tax Admin
Faktur Penjualan Retur Pencatatatn Order Tagihan Neraca Fixed assets Pajak
3.3.2.1
Subjek Data
Penjualan Ba rang
Pendataan suku ca dang
Pengelola an IT L a p o ra n p e n g i r i m a n L a p o ra n p e m b e l i a n P e m e sa n a n S p a re P a rt L a p o ra n P e n e ri m a a n S pa re P a r t S pa re p a r t A ru s k a s P iu ta n g B u kt i P e n ge l u a ra n U a n g B u kt i P e m b a y a ra n Pi u t a n g L a p o ra n p e r se d i a a n B u kt i P e n ga m b i l a n S p a r e P a rt P ro du k L a p o ra n k e r us a ka n P ro d u k S ur a t P e n y e ra ha n P ro d u k Se rv i c e S ur a t P e n g a m bi l a n P ro d uk A ft e r Se rv i c e S t a t u s Se rv i c e P ro d u k L a p o ra n k e l uh a n c us t o m e r P e rs e d i a a n Ja d w a l P e n g i ri m a n P e n d a t a a n B a ra n g R u s a k d a ri P a b r i k M u t a si A n t a r G ud a ng D e l i v e ry O rd e r P e n d a t a a n IM E I F a k tu r P e n ju a la n R e tu r S ur a t P e rj a n j i a n K e rj a s a m a D i st ri b u t o r P e n c a t a t a t n O rd e r T a g ih a n Ju r na l N e ra c a F i x e d a s se t s P a ja k A b se ns i C u ti Lem b u r iz in K a ry a w a n G a ji K i n e rj a k a ry a w a n K o nt ra k K o ns u m e n P e n d a ta a n F ix e d A s s e t L a p o ra m P e n g e l u a ra n M a i n t e n a n c e Ja d w a l M a i n t e n a nc e L a p o ra n M a i n t e n a n c e m a in te n a n c e A n gg a ra n IT L a p o ra n t e st i n g s a m p l e L a p o ra n P ro s e s P ro du k s i T e s t i ng S a m p l e P ro d uk L a p o ra n R e q u e st S a m p l e R e q u e s t S a m p l e P r od u k K i n e rj a P a br i k S a m p l e P r od u k B u dg e t M a r ke t i n g L a p o ra n M a rk e t i n g P ro m o s i S of t w a re H a rd w a r e S t o k B a r a n g I kl a n L a p o ra n P e n e ri m a a n P ro d uk Ik l a n L a p o ra n P e n g i r i m a n B a r a n g I kl a n A p pr ov a l B a ra n g P ro m o s i P e m a so k P ur c h a s e re q u e s t S ur a t p e rm i n t a a n p e m b e l i a n L a p o ra n p e m b e l i a n
97
Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data Tabel 3-7 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Fungsi Bisnis
Pengelola an Ka rya wan
Pengelola an Ke uangan
Pencat ata n Akuntansi
Pengelola an Pajak
C C C C R R R R R R R R R R R R R R
Manajeme n Produk
Pengadaa n Produk
Pengendalian St ok Gudang
Pemeliharaan Persediaan
Pengendalian St ok Gudang M erchandise R Anggaran
promosi
Pelaya nan pela nggan
C C C C C C C C C C C
R
C R R
C C
R R R R R C C C R R R R R R C
C R C C C C C C C C C C R R
R R R R R
C C
R R R C C C C R C R R R R C
R R
C C C C R R R C C C R
C
Pengadaa n Barang
C C C C C C C C C
R R R C R C C C C C C
C C
98 3.3.3 Analisis Lingkungan Eksternal S I/TI Perusahaan Saat ini SI/TI menjadi nilai lebih dari perusahaan, sebab dengan pemanfaatan SI/TI yang tepat, perusahaan dapat mempersingkat rantai nilai sebuah proses bisnis. M ulai dari pengembangan sumber daya manusia serta pengelolaan rantai nilai suplai sampai penyaluran produk kepada pelanggan. Dalam pemanfaatan SI/TI pada lingkungan eksternal perusahaan, PT. Sinar Jaya Sukses M andiri telah mempergunakan web sebagai sarana untuk menyampaikan informasi kepada pelanggan mengenai produk yang ditawarkan. Web tersebut juga dimanfaatkan perusahaan untuk pelanggan setia HT-M obile yang ingin bergabung di forum, menyampaikan informasi berita-berita terkini, event tertentu, layanan download driver, dan segala bentuk layanan terhadap konsumen demi memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. 3.3.4 Analisis Lingkungan Internal S I/TI Perusahaan M enjelaskan mengenai Sumberdaya SI/TI yang ada didalam perusahaan yang ada saat ini yang hubungannya bersifat internal, meliputi sistem-sistem yang ada di dalam perusahaan, perangkat keras, dan aplikasi-aplikasi yang ada, serta network dan bagaimana kesemuanya terhubung. 3.3.4.1 Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Peru sahaan Dibawah ini akan dijelaskan masing-masing spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang ada pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri.
99 Tabel 3-8 Spesifikasi Perangkat Keras PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Perangkat Perangkat keras
Jenis CPU + monitor
Notebook
Printer
Server
Peralatan network
Keterangan Spesifikasi: Monitor tabung 40 dan monitor LCD 20 Memory DDR2 2G Hardisk 120GB VGA onboard Mouse + keyboard standart DVD R Spesifikasi : Intel core 2duo Hardisk 250GB Memory 2GB Printer Hp Deskjet Printer Canon Printer Dot Matrix Printer HP Laserjet Spesifikasi: Processor Q8300 Memory 4GB Hardisk 2x250GB VGA onboard Wireless router Switch Router
Jumlah 60
40
12 2 14 1 1
7 2 4
Tabel 3-9 Spesifikasi Perangkat Lunak PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Perangkat Perangkat lunak
Jenis Aplikasi perkantoran
System aplikasi
Keterangan Microsoft offi ce Adope photoshop Corel Antivirus kaspersky Operating system: Windows XP Sp2 Windows 7 Windows 2003 server Mac OS
Jumlah
3.3.4.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan Semua komputer PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terhubung dengan Local Area network (LAN). Jaringan komputer yang digunakan PT. Sinar Jaya Sukses
100 M andiri adalah server based dengan topologi hierarki. Hal ini dibuktikan dengan pemakaian beberapa unit switch yang semuanya terhubung pada sebuah router. Jaringan
komputer
ini juga memiliki
sambungan
internet untuk
memudahkan karyawan memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Dan juga untuk proteksi dari jaringan luar dipasang Firewall yang melindungi server dengan jaringan internet.
1
Gambar 3-5 Arsitektur Jaringan PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
102 3.3.4.3 Portofolio Aplikasi Perusahaan saat ini Portofolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan saat ini, apakah termasuk kategori high potential, strategic, key operational and support, sesuai dengan kontribusi yang dberikan masing-masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terdapat beberapa aplikasi yang digunakan sebagai key operational diantaranya adalah: -
POS (Point of Sales), aplikasi POS ini berfungsi untuk menjalankan proses bisnis PT. Sinar Jaya Sukses M andiri yang dipakai pada fungsi bisnis Sales and Warehouse.
-
GL (General Ledger), aplikasi GL ini berfungsi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan yang digunakan oleh bagian Finance dan Accounting.
-
HIT , merupakan aplikasi yang digunakan pada fungsi bisnis HRD (Human Resource Department).
-
HSCM (HT-Mobile Service Center Management), aplikasi HSCM ini digunakan pada fungsi bisnis Service.
-
Accurate, aplikasi accurate ini digunakan oleh bagian gudang sukucadang untuk membantu divisi service. Sedangkan aplikasi yang digunakan sebagai support pada PT. Sinar Jaya
Sukses M andiri adalah Microsoft Office 2007 (word, excel, power point), aplikasi ini digunakan untuk berbagai macam laporan dan untuk presentasi preview company profile kevendor. Aplikasi Adobe reader dan Adobe potoshop digunakan oleh bagian sales and marketing untuk menawarkan berbagai macam produk
103 berupa brosur dan katalog produk. Aplikasi Corel, aplikasi ini digunakan untuk membuat rancangan iklan yang akan dimuat dimedia cetak. Berikut ini adalah portofolio aplikasi pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri: Tabel 3-10 Spesifikasi portofolio aplikasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri STRATEGIC
(*) POS (Sales and Warehouse) (*) GL (Finance and Accounting) (*) HIT (HRD) (*) HSCM (Service) (*) Accurate (gudang sparepart) KEY OPERATIONAL
3.4
HIGH POTENTIAL
(*) Microsoft Office 2007 (word, excel, power point). (*) Adobe Potoshop (*) Adobe Reader (*) Corel SUPPORT
Permasalahan yang dihadapi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri Pada akhir dari Bab 3 ini, setelah melakukan analisis maka didapatkan suatu
kesimpulan yang berhubungan dengan perusahaan, yaitu: M elalui analisis PORTER yang dilakukan pada PT. Sinar jaya sukses mandiri ancaman yang perlu diperhatikan datang dari segi pesaing, terdapat banyak perusahaan pesaing yang berlomba-lomba merebut pangsa pasar yang ada. Selain itu ancaman lainnya juga datang dari segi pembeli. Pembeli memiliki kekuatan membeli barang dengan harga termurah yang dapat diperolehnya. Pembeli biasanya meminta kualitas yang lebih tinggi, pelayanan yang lebih baik, dan dengan harga yang lebih murah. Untuk itu, dibutuhkan suatu perencanaan sistem dan teknologi informasi yang bisa membantu meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus mempertahankan pangsa pasar tersebut dari pesaing yang ada.
104 M elalui analisis PEST, faktor sosial merupakan hal yang menjadi fokus utama. Sulitnya menghilangkan ketidakpercayaan masyarakat terhadap kualitas handphone merek lokal. Hal ini terbukti dengan penjualan jumlah handphone luar yang masih selalu tinggi (contoh: Nokia, Sony Ericson). Oleh karena itu, dibutuhkan suatu perencanaan sistem dan teknologi informasi yang dapat mendukung pelayanan yang maksimal terhadap pelanggan dalam hal peningkatan after sales service sehingga dapat memberikan jaminan lebih terhadap pelanggan mengenai kualitas produk. M elalui analisis SWOT didapatkan bahwa ancaman dari luar perusahaan tidak terlalu besar, hanya saja diperlukan strategi-strategi untuk bisa mengambil banyaknya peluang yang ada. Sesuai dengan diagram SWOT didapatkan bahwa perusahaan berada pada kuadran 1 yakni posisi strategi agresif. Dalam hal ini, dibutuhkan suatu perencanaan sistem dan teknologi informasi yang bisa membantu menggapai peluangpeluang tersebut, khususnya dalam pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan. M elalui analisis Value Shop, dari sisi aktivitas primer, PT. Sinar Jaya Sukses M andiri memiliki permasalahan dalam business acquisition, yaitu kesulitan dalam melakukan pelayanan purna jual, yang meliputi service dan pergantian suku cadang. Pada service center HT-M obile (pihak ke-3). Tidak adanya aplikasi yang terhubung secara real time, membuat kesulitan dalam hal pengadaan stok suku cadang dari perusahaan terhadap masing-masing service center yang tersebar dibeberapa kota besar diseluruh Indonesia. Dengan adanya sistem informasi yang dapat menghubungkan service center ke bagian gudang suku cadang, maka diharapkan proses perbaikan handphone yang diservis menjadi lebih cepat selesai.
105 Dari aktivitas sekunder, pada Human Resource belum tersedianya beberapa sistem yang dapat menambah efisiensi kinerja internal pada sub divisi HRD (penggajian, lembur, perekrutan karyawan). Sedangkan pada Infrastructure, belum tersedianya proses permintaan pengadaan kebutuhan operasional perusahaan untuk masing-masing divisi merupakan suatu penghambat dalam mempercepat kinerja karyawan perusahaan.
3.5
Usulan aplikasi terhadap permasalahan PT. Sinar Jaya Sukses
Mandiri Dari analisis diatas, maka didapatkan beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu:
M enerapkan sistem CRM .
M enerapkan sistem HRM S.
M enerapkan sistem pengadaan peralatan operasional.
M enerapkan sistem terintegrasi antara Finance dengan Sales dan Warehouse.
