BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Profil Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan Pada tahun 1961 PT. Bersaudara didirikan oleh dua bersaudara yakni Husni
Ahmad dan Nur Fuad Ahmad. Yang berlokasi di Jl.Sawah Besar 12, Jakarta Pusat. PT. Bersaudara bergerak dibidang distributor pengadaan alat-alat kesehatan. Pada tahun 1970 PT. Bersaudara mulai melaksanakan langkah ekspansi dalam hal distribusi. Kemudian pada tahun 1980 PT. Bersaudara berpindah lokasi kantornya menjadi di Jl. Penjernihan Raya No.38 Bendungan Hilir, Jakarta Pusat. Pada tahun yang sama PT. Bersaudara mengembangkan bisnisnya dengan merengkuh pasar regional. Dan pada tahun 1990 PT. Bersaudara mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas pemenuhan di bidang instalasi, pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan medis dan laboraturium. Saat ini PT.Bersaudara memperkerjakan karyawan sebanyak 280 orang pada kantor pusat dan memiliki 10 kantor cabang yang memperkerjakan 20 orang karyawan pada setiap kantor cabang.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi M emenuhi kebutuhan pasar akan alat kesehatan berstandar internasional. 3.1.2.2 Misi M enjadi perusahaan penyedia alat kesehatan terkemuka di kawasan regional.
44
45
3.1.3
S trategi Perusahaan
Strategi utama PT. Bersaudara adalah sebagai berikut : •
Fokus pada pelayanan after sales kepada pelanggan, melakukan promosi dan memberikan diskon kepada pelanggan tetap.
•
Dalam pemilihan pemasok perlu dilakukan tender kecil untuk memilih produk yang memenuhi standar kualitas dan memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan, garansi produk dan pelayanan yang diberikan, kecepatan pengiriman produk serta harga yang ditawarkan.
3.2
S tuktur Organisasi Perusahaan PRESIDENT DIRECTOR
FINANCE DIRECTOR
FINANCE MANAGER
ACCOUNTING MANAGER
MARKETING DIRECTOR
OPERATION DIRECTOR I
GENERAL DIRECTOR
OPERATION DIRECTOR II
CASHIER
COORDINATOR AREA MANAGER
PERSONNEL MANAGER
LOGISTIC / WORKSHOP
PRODUCT MANAGER
PURCHASHING MANAGER
TECHNICAL MANAGER
BRANCHES COORDINATOR
IT DIVISION
CHIEF OF TECHNICIAN
TAX / BANK GARANTIE TENDER MANAGER
SALES MANAGER
SURGICAL DIVISION
TEACHING AID DIVISION
KID D IVISION
ABRI / DEPKES
ENT DIVISION
GENERAL DIVISION
USG DIVISION
EYE / PA DIVISION
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bersaudara
ANAESTHESI / ICU DIVISION
46
3.2.1
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada PT.
Bersaudara akan dijelaskan sebagai berikut: •
President Director -
M engarahkan organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
-
M engangkat dan memberhentikan direktur.
-
M engawasi pelaksanaan operasi perusahaan melalui laporan yang diterima.
-
M enyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan tahunan.
•
M emimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
Finance Director -
M engatur dan mengawasi seluruh aktivitas yang menyangkut dengan finance dan accounting perusahaan.
-
M emberikan laporan keuangan dan akuntansi perusahaan secara periodik kepada President Director.
•
Finance Manager -
M engatur keuangan perusahaan.
-
M emberikan laporan keuangan perusahaan secara periodik kepada Finance Director.
•
Accounting Manager -
M engatur aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan, seperti pajak, garansi bank, penjualan, pembelian.
47
-
M emberikan laporan accounting perusahaan secara periodik kepada Finance Director.
•
Tax / Bank Garantie -
M enghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dan membuat garansi bank untuk jaminan.
-
M emberikan laporan pajak dan garansi bank secara periodik kepada Accounting Manager.
•
Cashier -
M enerima pembayaran dari penjualan serta membayar tagihan-tagihan.
-
M emberikan laporan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara periodik kepada Finance Director.
•
Marketing Director -
M engatur dan mengawasi seluruh aktivitas pemasaran dan penjualan.
-
M emberikan laporan pemasaran dan penjualan secara periodik kepada President Director.
•
•
Sales Manager -
M engatur aktivitas pemasaran dan penjualan pada setiap divisi marketing.
-
M emberikan laporan penjualan secara periodik kepada Marketing Director.
Surgical Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat bedah.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat bedah secara periodik kepada Sales Manager.
48
•
Teaching Aid Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat peraga.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat peraga secara periodik kepada Sales Manager.
•
ENT Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat THT.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat THT secara periodik kepada Sales Manager.
•
Kid Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kesehatan anak.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan anak secara periodik kepada Sales Manager.
•
General Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan yang tidak ada divisi khususnya.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat kesehatan khusus yang tidak ada divisi khususnya secara periodik kepada Sales Manager.
•
USG Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat kebidanan, periksa kehamilan, liver, radiologi.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat USG secara periodik kepada Sales Manager.
49
•
Eye / PA Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat mata (penglihatan).
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat pemeriksaan mata secara periodik kepada Sales Manager.
•
Anaesthesi / ICU Division -
M elayani penjualan untuk alat-alat kesehatan khusus alat-alat yang digunakan secara intensif kepada pasien seperti alat bantu pernafasan, monitor kerja jantung.
-
M emberikan laporan penjualan alat-alat ICU secara periodik kepada Sales Manager.
•
Operation Director I -
M engatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah timur.
-
M enandatangani kontrak dengan pemasok.
-
M emberikan laporan operasional wilayah timur secara periodik kepada President Director.
•
Operation Direction II -
M engatur dan mengawasi operasional pada kantor cabang di wilayah barat.
-
M enandatangani kontrak dengan pemasok.
-
M emberikan laporan operasional wilayah barat secara periodik kepada President Director.
50
•
Tender Manager -
M engatur berkas-berkas serta kelengkapan untuk pelelangan, serta untuk mengikuti tender.
•
M emberikan laporan tender secara periodik kepada Operation Director.
Product Manager -
M engatur dan membantu pelanggan untuk mendapatkan spesifikasi produk yang dibutuhkan.
•
•
•
M emberikan laporan produk secara periodik kepada Operation Director.
Purchasing Manager -
M engatur aktivitas pembelian di perusahaan.
-
M emberikan laporan pembelian secara periodik kepada Operation Director.
Technical Manager -
M engatur kerja para teknisi di perusahaan.
-
M emberikan laporan teknikal secara periodik kepada Operation Director.
Chief Of Technician -
M elayani pelanggan dalam merakit dan install produk, serta akan melakukan perbaikan bila terjadi kerusakan pada produk.
-
M emberikan laporan perbaikan produk secara periodik kepada Technical Manager.
51
•
ABRI / Depkes -
M elayani penjualan khusus untuk Departemen Kesehatan.
-
M emberikan laporan tender khusus Departemen Kesehatan secara periodik kepada Operation Director.
•
Branches Coordinator -
M engkoordinasi kantor-kantor cabang di daerah.
-
M emberikan laporan kinerja kantor cabang secara periodik kepada Operation Director.
•
IT Division -
M embuat, mengimplementasikan serta merawat software, hardware dan aplikasi yang digunakan dalam perusahaan.
-
M emberikan laporan teknologi informasi yang beroperasi di perusahaan secara periodik kepada Operation Director.
•
General Director -
M engatur dan mengawasi kinerja perusahaan serta bagian logistik perusahaan.
-
M emberikan laporan kinerja perusahaan dan logistik secara periodik kepada President Director.
•
Coordinator Area Manager -
M engkoordinasi para manager yang ada di perusahaan.
52
•
Personnel Manager -
M engkoordinasi sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
-
M emberikan laporan SDM yaitu berupa laporan absensi dan penggajian, secara periodik kepada General Director.
•
Logistic / Workshop -
M engawasi keluar-masuk produk, alokasi produk serta persediaan produk di gudang.
-
M emberikan laporan persediaan secara periodik kepada General Director.
53
3.3
Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
3.3.1
Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan
3.3.1.1 Analisis Lima Daya Porter
Pemasok : - 3B - Aloka - Argusa - Asico - Ardo - Akrus - Amplaid - Adam Rouilly - BTL - Bionet - Bio Systems - Chinesport - Cosmogamma - Celcom Inc - Comeg - Datascope - F.Bosch - Gaumard - Haag Streit - Hanbyul - Hanshin Medical - Innokas - Konken - Leica - Lawton - Metrax - Medel - Newport - Nidek - OMS - OG Giken Colto - Sibel - Skylux - Soring - Spencer - Sigma
Pendatang Baru : - PT. Java Medika - PT. Mesava
Ancaman pendatang baru
Kekuatan tawar‐ menawar pemasok
Pesaing : - PT. Graha Ismaya - PT. Bhineka Husada Raya - PT. Riva Jaya - PT. Vondako Kekuatan tawar‐ menawar pelanggan
Ancaman produk subtitusi
Produk Subtitusi : - Alat-alat kesehatan nonmedis - Alat-alat kesehatan produksi China
Gambar 3.2 Lima (5) Faktor Persaingan Porter pada PT. Bersaudara
Pelanggan : - Depart emen kesehatan - Rumah Sakit - Puskesmas - Klinik
54
•
Pesaing Persaingan dalam bidang industri ini berhubungan dengan mendapatkan tender dari Departemen Kesehatan, serta dalam menarik pelanggan lain dari rumah sakit, Puskesmas dan klinik. Semua perusahaan pesaing adalah perusahaan yang bergerak dibidang yang sama yaitu distributor alat-alat kesehatan seperti PT. Graha Ismaya, PT. Bhineka Husada Raya, PT. Riva Jaya dan PT. Vondako. Perusahaan pesaing ini dapat menjadi ancaman bagi perusahaan karena beberapa dari perusahaan tersebut dapat menawarkan beberapa keunggulan yang menjadi nilai kompetitif mereka seperti penawaran harga produk yang lebih murah, teknologi yang digunakan dalam mendapatkan pelanggan dan menunjang proses bisnisnya lebih handal. Selain itu, dengan adanya pesaing-pesaing yang mempunyai tingkat daya saing yang tinggi, mengakibatkan tingkat pelanggan yang membeli produk dari PT. Bersaudara menjadi menurun.
•
Pendatang Baru Pendatang baru yang dimaksud adalah semua perusahaan yang bergerak dibidang yang sama seperti PT. Java M edika dan PT. M esava. Para pendatang baru ini bukan merupakan suatu ancaman bagi PT. Bersaudara sebab mereka merupakan perusahaan-perusahaan yang baru mencoba untuk bersaing dibidang distributor alatalat kesehatan. Untuk memulai bisnis yang serupa membutuhkan modal yang relatif besar, pendatang baru belum memiliki pengalaman dibidang tersebut. Serta tidak
55
mudah bagi pendatang baru untuk bersaing dalam bisnis ini karena para pemain lama lebih mendominasi dan dipercaya oleh para pelanggan.
•
Produk S ubstitusi Ancaman produk pengganti dari PT. Bersaudara dapat datang dari perusahaan-perusahaan yang memproduksi alat-alat kesehatan non-medis. Produk kesehatan non-medis seperti Terapi batu giok yang berfungsi untuk memperlancar peredaran darah, Detox kaki yang berfungsi untuk mengeluarkan racun dari dalam tubuh melalui kaki, Terapi Biodisc yang berfungsi untuk meningkatkan kemampuan organ tubuh menyerap cairan. Ancaman lain berasal dari alat-alat kesehatan yang diimpor dari China. Dimana produk kesehatan dari China
menawarkan harga yang lebih murah
dibandingkan dengan produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara.
•
Pelanggan Pelanggan PT. Bersaudara adalah mereka yang bergerak dibidang pelayanan kesehatan seperti Departemen Kesehatan, rumah sakit, Puskesmas dan klinik. Para pelanggan ini biasanya menginginkan produk yang bermutu tinggi, serta pengiriman produk yang tepat waktu dan pelayanan after sales yang terjamin. Pelayanan after sales menjadi sangat penting sebab alat-alat kesehatan mulai dari perakitan hingga perbaikan dibutuhkan keahlian khusus dan ketelitian dalam penanganan produk tersebut. M isalnya apabila produk yang dibeli pelanggan
56
mengalami kerusakan maka tidak dapat diperbaiki disembarang tempat sehingga pelanggan sangat membutuhkan tenaga ahli yang mengerti mengenai perbaikan produk tesebut.
•
Pemasok PT. Bersaudara merupakan perusahaan distributor yang bergerak dibidang pengadaan alat-alat kesehatan, untuk itu perusahaan membutuhkan pemasok-pemasok untuk memasok produk yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Para pemasok tersebut adalah
3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo,
Akrus, Amplaid, Adam Rouilly, BTL, Bionet, Bio Systems, Chinesport, Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard, Haag Streit, Hanbyul, Hanshin M edical, Innokas, Konken, Leica, Lawton, M etrax, M edel, Newport, Nidek, OM S, OG Giken Colto, Sibel, Skylux, Soring, Spencer, Sigma. Beberapa pemasok diatas termasuk pemasok tunggal pada PT. Bersaudara antara lain 3B, Aloka, Argusa, Asico, Ardo, Akrus, Amplaid, Bionet, Bio Systems, Cosmogamma, Celcom Inc, Comeg, Datascope, F.Bosch, Gaumard, Haag Streit, Hanbyul, Hanshin M edical, Konken, Leica, Lawton, M etrax, Newport, Nidek, OG Giken Colto, Skylux, Soring, Spencer, Sigma Para pemasok tersebut berasal dari berbagai negara. Antara lain dari negara Jerman, Jepang, Swiss, Korea, Perancis, Brazil, U SA, Itali, Inggris, Taiwan, Spanyol, Austria, dan Finlandia.
57
Keberadaan pemasok bagi PT. Bersaudara memang penting namun dengan banyaknya pemasok yang menawarkan produk serupa dan memiliki kualitas yang sama bermutu maka dapat diasumsikan bahwa kekuatan pemasok disini
cukup
rendah
sehingga
memudahkan
bagi
perusahaan
untuk
mempertimbangkan penggantian pemasok.
3.3.1.2 Analisis PES T Perusahaan Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, diantaranya : •
Politik Keadaan politik sangat mempengaruhi kinerja PT. Bersaudara. Kondisi politik yang belum stabil di Indonesia merupakan salah satu faktor yang menyebabkan keamanan di dalam negeri menjadi tidak kondusif dan dikarenakan banyaknya persaingan dalam perebutan kekuasaan antar politik di dalam negeri dan kurangnya kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, sehingga sering terjadi demonstrasi-demonstrasi yang berakhir menjadi kerusuhan. Selain itu kebijakan pemerintah yang memberikan subsidi kepada rumah sakit pemerintah, namun kenyataannya dana subsidi yang diberikan tidak di alokasikan secara tepat untuk kepentingan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini juga berdampak pada tingginya biaya pelayanan kesehatan di rumah sakit swasta, karena rumah sakit swasta di Indonesia tidak mendapatkan subsidi dari pemerintah.
58
Adapun undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi faktor politik bagi PT. Bersaudara adalah : -
UU tentang Otonomi Daerah, dimana PT. Bersaudara harus menyesuaikan harga bersaing dengan kompetitor-kompetitor yang berada di daerah tersebut.
-
UU tentang Nomor Registrasi Produk, dimana PT. Bersaudara harus memilih produk-produk yang telah memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan.
-
UU tentang Pajak, dimana PT. Bersaudara harus membayarkan 30% dari laba yang diperolehnya selama satu tahun.
-
UU tentang Pajak Impor Besarnya PPh Pasal 22 Impor adalah sebagai berikut : •
Importir yang memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 2,5% x Nilai Impor.
•
Importir yang tidak memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 7,5% x Nilai Impor.
-
Peraturan Bea Cukai, dimana PT. Bersaudara harus mengikuti peraturan pengiriman barang sesuai peraturan yang berlaku di Bea Cukai seperti peraturan NSW (National Single Window) yaitu peraturan yang mengharuskan data produk yang akan di impor harus terdaftar dalam database di Bea Cukai.
59
•
Ekonomi PT. Bersaudara merupakan pemain global dalam bisnis distributor alat-alat kesehatan. M aka dengan adanya krisis ekonomi global saat ini, menjadi peluang bagi PT. Bersaudara. Untuk membeli produk-produk yang dilelang oleh pemasok dari luar negeri. Sehingga mendapat produk dengan harga yang lebih murah, dengan demikian perusahaan akan memperoleh keuntungan lebih besar dari penjualan produk tersebut. Kenaikan nilai tukar uang di dunia memiliki dampak negatif bagi perusahaan karena transaksi pembelian yang dilakukan oleh PT. Bersaudara menggunakan mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥ ). Dimana jika harga mata uang Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥ ) menguat maka mempengaruhi kenaikan harga pembelian produk sehingga PT. Bersaudara harus mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk membeli produk. Hal ini mengakibatkan PT. Bersaudara harus menekan harga jual agar harga yang ditawarkan dapat bersaing dengan harga yang ditawarkan pesaing. Faktor ekonomi lain yang dapat mempengaruhi bisnis PT. Bersaudara yaitu pendapatan masyarakat Indonesia yang masih rendah. Hal ini tentu saja berdampak pada daya beli masyarakat, sebab mereka yang berpenghasilan rendah akan sulit untuk memenuhi kebutuhan hidup termasuk dalam memperoleh layanan kesehatan, terutama untuk masyarakat miskin di rumah sakit swasta.
60
•
S osial Faktor sosial yang mempengaruhi PT. Bersaudara salah satunya adalah ketidakpercayaan masyarakat terhadap pengobatan di Indonesia. Terbukti dengan banyaknya pasien yang berobat keluar negeri, apalagi dicontohkan oleh para pejabat yang mempercayakan pengobatan diluar negeri. Hal ini dimungkinkan juga karena kurang canggihnya peralatan rumah sakit di Indonesia. Faktor sosial lain yaitu telah ada program Askeskin, namun para pasien kurang mampu tetap sulit mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Pasien kurang mampu yang telah memiliki surat keterangan kurang mampu dari RT/RW ataupun dari kelurahan tetap dipersulit dalam memperoleh pelayanan di rumah sakit. Sekalipun surat keterangan tidak mampu dapat diterima oleh pihak rumah sakit, namun mereka harus menunggu untuk mendapatkan kamar bagi pasien yang membutuhkan rawat inap. Kurangnya pengetahuan masyarakat miskin mengenai kesehatan, terutama yang ada di daerah. M ereka cenderung kurang memperhatikan kesehatan, karena bagi mereka memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari lebih penting dari pada memikirkan kesehatan. Kondisi Indonesia yang berupa kepulauan mengakibatkan banyak masyarakat yang sulit untuk mengakses pusat kesehatan. Serta kurangnya
61
transportasi yang ada khususnya di Indonesia bagian timur, menyebabkan masyarakat enggan untuk pergi berobat.
Semakin meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap pengobatanpengobatan alternatif yang menggunakan alat-alat non-medis. Saat ini di Indonesia semakin tumbuh subur praktek pengobatan alternatif. Bahkan telah menjadi topik yang sering dibahas pada media cetak dan media elektronik, hal ini tentu membantu penyebarluasan
informasi
mengenai praktek
pengobatan
alternatif
kepada
masyarakat selain penyebarluasan informasi dari mulut ke mulut. Selain itu, budaya masyarakat Indonesia yang memiliki kepercayaan terhadap hal-hal mistis yang masih lekat dan masih diyakini sampai saat ini. Sebab bagi mereka kepercayaan tersebut merupakan warisan turun-temurun dari nenek moyang yang harus tetap dilestarikan.
•
Teknologi Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi serta manfaat yang ditawarkan membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang cepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis perusahaan. PT. Bersaudara saat ini sudah menggunakan aplikasi AbiPro untuk menunjang proses bisnisnya, dalam aplikasi AbiPro terdapat modul keuangan, persediaan, pembelian, dan penjualan, serta menggunakan jaringan intranet untuk memudahkan para karyawan dalam memperoleh data dan menggunakan VPN
62
(virtual private network) untuk menghubungkan antara kantor pusat dan kantor cabang.
Ilmu kedokteran yang semakin canggih menuntut tersedianya alat-alat kesehatan yang juga harus mampu mengimbangi hal tersebut. M enyadari hal itu, PT. Bersaudara terus-menerus melakukan pengembangan jaringan kerjasama dengan pemasok agar dapat memenuhi tuntutan pasar akan alat-alat kesehatan yang canggih. Saat ini produk yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara antara lain telah menggunakan teknologi sistem laser pada produk surgical CO2, Surgical Diode; Sistem pinomatic, dinomatic, dan mini-pinomatic pada produk anaesthesia machines.
3.3.2
Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
3.3.2.1 Analisis S WOT Perusahaan Analisis SWOT merupakan alat yang dapat mengetahui keberadaan perusahaan dan lingkungannya. Untuk dapat mengetahui strategi bisnis yang diterapkan pada PT. Bersaudara maka diperlukan analisis kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan.
63
Analisis SWOT terhadap PT. Bersaudara adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Data SWOT pada PT. Bersaudara
Faktor Inte rnal
Faktor Eksternal Peluang Ke kuatan • T erdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa • Pertumbuhan yang signifikan dibidang daerah. pelayanan kesehatan. • Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • Program kredit yang ditawarkan oleh bank untuk pembelian produk. • Memilki modal sendiri. • Pemasok semakin bersaing dalam harga dan • After Sales Services yang prima. delivery time. • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. • Perkembangan SI/T I memicu setiap industri • Variasi produk sangat lengkap. untuk meningkatkan teknologi dalam • Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. perusahaan. • T im marketing yang handal. • Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat • Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. tinggi. • Menjual produk kesehatan yang berstandar • Adanya krisis ekonomi global. internasional dan memiliki nomor registrasi produk. • Menawarkan pembayaran yang variatif. Ancaman Kele mahan • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory antar • Ketidakstabilan kurs mata uang asing terutama Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). kantor cabang dengan kantor pusat. • Masuknya produk China yang harganya jauh • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan baik. lebih murah. • Manajemen piutang belum baik. • Mayoritas karyawan menganut agama yang sama • Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. • Ketidakstabilan politik dalam negeri. (muslim). • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang memiliki • Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain. hubungan keluarga.
64 Tabel 3.2 Matriks SWOT PT. Bersaudara
Faktor Internal
Faktor Eksternal Peluang (O) O1. Pertumbuhan yang sigini fikan dibidang pelayanan kesehatan. O2. Program kredit yang ditawarkan ol eh bank untuk pembelian produk. O3. Pemasok semakin bersaing dalam harga dan deliver y time. O4. Perkembangan SI/TI memicu setiap industri untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan. O5. Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi. O6. Adanya krisis ekonomi global. Ancaman (T) T1. Ketidakstabilan kurs m ata uang asing terut ama Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). T2. Masuknya produk China yang harganya jauh lebih murah. T3. Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. T4. Ketidakstabilan politik dalam negeri. T5. Pembajakan karyawan oleh perus ahaan lain.
Kekuatan (S) S1. Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa daerah. S2. Memiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. S3. Memilki modal sendiri. S4. After Sales Services yang prima. S5. Hubungan kekeluargaan dal am organisasi. S6. Variasi produk sangat lengkap. S7. Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan. S8. Tim marketing yang handal. S9. Pemegang produk kesehatan dengan merek terkenal. S10. Menjual produk kesehat an yang berstandar internasional dan memiliki nomor registrasi produk. S11. Menawarkan pembayaran yang variati f. Startegi SO - Membuka cabang baru, terutama di daerah yang belum terdapat kantor cabang dan pertumbuhan penduduk tinggi. (S1-O1) (S1-O5) - Membeli produk yang dilelang oleh pemasok. (S3-O6) - Menerapkan sistem yang memudahkan komunikasi pelanggan dengan perusahaan. (S7-O4) - Menerapkan standarisasi dalam pemilihan pemasok. (S10-O3) - Kerjas ama dengan banyak bank untuk mem fasilitasi pembayaran online. (S11-O2) (S11-O4) Strategi ST - Membeli mata uang asing pada bank dengan cara SWAP, agar perus ahaan tidak berpengaruh pada ketidakstabilan kurs mata uang asing. (S3-T1) - Meningkatkan promosi produk untuk produk yang ditawarkan. (S8-T2)
Kelemahan (W) W1. Kurangnya kecepatan pengi riman data inventory antar kantor cabang dengan kantor pusat. W2. Jenjang kari r karyawan tidak terpantau dengan baik. W3. Manajemen piutang belum baik. W4. Mayoritas karyawan menganut agama yang sama (muslim). W5. Level eksekuti f dipegang ol eh mereka yang memiliki hubungan keluarga.
Strategi WO - Menerapkan database terintegrasi. (W1-O4) - Menerapkan sistem yang menyimpan data karyawan sert a keahlian yang dimilikinya. (W2-O4) - Mengembangkan sistem keuangan untuk meningkatkan kualitas arus kas. (W3-O4)
Strategi WT - Mengembangkan manaj emen piutang (W3-T3)
65
3.3.2.1.1 Teknik Perhitungan S WOT M atrik strategi eksternal EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.3 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada perusahaan yang berupa peluang (opportunities) dan ancaman (Threats) yang dihadapi perusahaan. Tabel 3.3 Perhitungan EFAS
FAKTOR S TRATEGI EKS TERNAL BOBOT PELUANG 0,15 • Pertumbuhan yang signifikan dibidang pelayanan kesehatan. 0,10 • Program kredit yang ditawarkan oleh bank untuk pembelian produk. 0,10 • Pemasok semakin bersaing dalam harga dan delivery time. 0,05 • Perkembangan SI/TI memicu setiap industri untuk meningkatkan teknologi dalam perusahaan. 0,05 • Pertumbuhan penduduk Indonesia yang sangat tinggi. 0,15 • Adanya krisis ekonomi global. Total Peluang 0,60 ANCAMAN 0,15 • Ketidakstabilan kurs mata uang asing terutama Dollar Amerika ($), Euro (€) dan Yen (¥). 0,10 • M asuknya produk China yang harganya jauh lebih murah. 0,05 • Keterlambatan pelanggan membayar tagihan. 0,05 • Ketidakstabilan politik dalam negeri. 0,05 • Pembajakan karyawan oleh perusahaan lain. Total Ancaman 0,40 TOTAL EFAS 1,00
RATING
BOBOT X RATING
3
0,45
2
0,20
2
0,20
2
0,10
2
0,10
3
0,45 + 1,50 -0,30
-3
-0,30
-3
-0,15
-3 -3
-0,15 -0,15 - 1,05 + 0,45
-2
66
Berdasarkan analisis SWOT di atas, maka dapat dibuat analisis IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.4 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal perusahaan yang berupa kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) yang terdapat pada perusahaan dengan menghitung bobot dan rating. Tabel 3.4 Perhitungan IFAS
FAKTOR S TRATEGI INTERN AL BOBOT KEKUATAN 0,05 • Terdapat 10 kantor cabang yang tersebar dibeberapa daerah. 0,05 • M emiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA. • M emilki modal sendiri. 0,05 • After Sales Services yang prima. 0,10 • Hubungan kekeluargaan dalam organisasi. 0,03 • Variasi produk sangat lengkap. • M emiliki hubungan yang baik dengan 0,05 pelanggan. 0,10 • Tim marketing yang handal. • Pemegang produk kesehatan dengan merek 0,05 terkenal. 0,02 • M enjual produk kesehatan yang berstandar internasional dan memiliki nomor registrasi 0,15 produk. • M enawarkan pembayaran yang variatif. 0,05 Total Kekuatan 0,70 KELEM AHAN 0,10 • Kurangnya kecepatan pengiriman data inventory antar kantor cabang dengan kantor pusat. 0,05 • Jenjang karir karyawan tidak terpantau dengan baik. 0,10 • M anajemen piutang belum baik. 0,02 • M ayoritas karyawan menganut agama yang sama (muslim). 0,03 • Level eksekutif dipegang oleh mereka yang memiliki hubungan keluarga. Total Kelemahan 0,30 TOTAL IFAS 1,00
RATING
BOBOT X RATING
3
0,15
3
0,15
2 4 2
0,10 0,40 0,06
3 4
0,15 0,40 0,15 0,02
3 1
0,60
3
0,15 + 2,33
-2
-0,20
-3
-0,15
-2 -3
-0,20 -0,06 -0,09
-3 - 0,70 + 1,63
4
67
Tahap Analisis Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Bersaudara terhadap faktor strategi ekternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT. Bersaudara untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan. Setelah nilai diketahui dari tabel EFAS dan IFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi PT. Bersaudara dengan perusahaan lain. Untuk mencari posisi PT. Bersaudara yakni dilakukan dengan mencari selisih EFAS dan IFAS . Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan = 2,33 – 0,70 = 1,63 Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,50 – 1,05 = 0,45 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,63 ; 0,45 )
68
Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada Gambar 3.3
Berbagai Peluang Kuardan 3: Mendukung Strategi turn‐around
Kuardan 1: Mendukung strategi agres if (X,Y) = (1,63 ; 0,45)
0,45
Kekuatan Internal
Kelemahan Internal 1,63
Kuardan 4: Mendukung strategi Defensif
Kuardan 2: Mendukung strategi diversifikasi
Berbagai Ancaman
Gambar 3.3 Diagram Analisis SWOT
69
3.3.2.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) PT. Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distributot alat-alat kesehatan. Perusahaan ini terdiri dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Value Chain Shop pada perusahaan PT. Bersaudara ini dapat dilihat sebagai berikut: Support activities Infrastructure, technology, human resource
External resource
Knowledge Application
Problem Spesification
Business Acquisition
C L I E N T S
Marketing The capability
Allocation of resource
External resource
Configure Solution
Resource value management
Execute Solution Relationship value management
Client value chain
Primary actvities
Gambar 3.4 Analisis Rantai Nilai pada PT. Bersaudara
Berdasarkan analisis value chain terbagi atas 2 jenis aktifitas yaitu: 1. Aktifitas primer •
Business Acquisition Dalam kegiatan ini perusahaan mengidentifikasi peluang, ancaman dan potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Antara lain : -
Pertumbuhan yang signifikan dibidang pelayanan kesehatan.
70
-
Keinginan pelanggan terhadap produk yang lebih murah.
-
Kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai produk dan pelayanan yang diberikan perusahaan.
•
Problem Spesification Dalam kegiatan ini perusahaan membuat penanganan masalah yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Antara lain : -
M emberikan pelayanan after sales.
-
M enawarkan produk berstandar internasional dan memiliki nomor registrasi yang dikeluarkan departemen kesehatan.
•
Knowledge Application Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat terselesaikan atau teratasi, kemudian mencari solusinya dan menciptakan suatu Knowledge Application yang baru. Jika perusahaan tidak mampu membuat Knowledge Application yang baru, maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar, misalnya konsultan yang dapat membuat suatu strategi baru yang dapat memecahkan masalah yang ada.
•
Allocation of Resources Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi baru. Perusahaan memiliki modal sendiri untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
71
•
Marketing the Capability M erupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan produk dari perusahaan kepada pelanggan, atau kepada calon pelanggan dengan cara demo produk, mengikuti pameran alat-alat kesehatan, serta menjadi sponsor.
•
Configure Solution M enerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan.
•
Execute Solution Dengan menerapkan sistem informasi yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan, diharapkan memenuhi keinginan pelanggan dan calon pelanggan. Dalam sistem informasi tersebut pelanggan dengan mudah dapat memperoleh informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.
2. Aktifitas Pendukung •
Technology -
M enggunakan VPN (Virtual Private Network) untuk menghubungkan kantor pusat dengan kantor cabang.
-
M enggunakan jaringan LAN (Local Area Network) pada kantor pusat.
-
M enggunakan aplikasi Abipro untuk Finance, Sales & Marketing, Purchashing, Inventory.
-
M enggunakan Windows Server 2005 dan Windows XP Professional.
72
•
Human Resources -
Perekrutan Perekrutan
yang
diambil
dari
calon-calon
karyawan
yang
mengirimkan CV, kemudian bagian personalia akan melakukan tes wawancara dan tes psikologi. -
Pelatihan Pelatihan dilakukan dalam jangka waktu tertentu untuk melatih karyawan agar dapat mengoperasikan sistem yang ada di PT. Bersaudara dan pelatihan kepada para teknisi untuk dapat merakit, install, serta memperbaiki produk-produk baru.
-
Penilaian kinerja PT. Bersaudara melakukan rapat kerja yang dilakukan secara periodik dalam kurun waktu 6 bulan untuk menilai kinerja karyawan, baik karyawan dari kantor pusat maupun kantor cabang.
-
Absensi PT. Bersaudara menggunakan sistem sidik jari untuk absensi karyawan, dengan sistem sidik jari dapat meminimalkan terjadinya kecurangan dalam absensi karena setiap karyawan memiliki pola sidik jari yang berbeda. Dalam sistem absensi terdapat sistem waktu kerja yang dapat disesuaikan dengan jam kerja PT. Bersaudara.
73
-
Penggajian Sistem penggajian mencakup perhitungan gaji yang disesuaikan dengan jumlah kehadiran karyawan, apabila karyawan tidak hadir maka sistem secara otomatis akan melakukan pemotongan gaji.
•
Infrastructure Infrastuktur merupakan saran dan prasarana yang diperlukan oleh PT. Bersaudara seperti gedung, fasilitas dan perlengkapan, jaringan, hardware, software, aplikasi AbiPro, mobil dan gudang untuk tempat penyimpanan produk yang dikirimkan oleh pemasok sebelum didistibusikan kepada pelanggan.
3.3.2.3 Analisis Critical Success Factor (CS F) Critical Success Factor merupakan faktor-faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan PT. Bersaudara untuk mencapai sasaran. Critical Success Factor pada PT. Bersaudara yaitu : •
After sales service yang prima After sales service menjadi faktor yang kritis karena alat-alat kesehatan yang ditawarkan oleh PT. Bersaudara membutuhkan keahlian khusus dan ketelitian dalam penanganan produk, mulai dari perakitan hingga perbaikan.
•
Tersedianya spare part Selain menjual alat-alat kesehatan, PT. Bersaudara juga menjual spare part dari produk yang dijual. Sehingga pada saat produk mengalami kerusakan dan telah
74
habis masa garansinya atau spare part produk perlu diganti maka pelanggan dapat dengan mudah untuk membeli spare part dari produk yang telah dibeli. Sebab spare part alat-alat kesehatan tidak dijual disembarang tempat. •
M emiliki modal sendiri Adanya krisis global tidak mempengaruhi PT. Bersaudara, sebab PT. Bersaudara memiliki modal yang cukup besar untuk menjalankan bisnisnya sehingga PT. Bersaudara tidak melakukan pinjaman modal kepada pihak bank yang dapat menyebabkan PT. Bersaudara berkewajiban untuk membayar hutang serta bunga pinjaman kepada pihak bank.
•
M emiliki sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA Sertifikasi ISO 9001 : 2000 dari WQA atas pemenuhan dibidang instalasi, pelatihan, reparasi, dan layanan perawatan peralatan medis dan laboratorium. Dengan adanya sertifikasi tersebut membuat banyak pelanggan mengakui kelebihan yang dimiliki PT. Bersaudara. pelanggan yang mengutamakan pelayanan yang baik serta membutuhkan produk yang berkualitas lebih memilih untuk membeli produk dari PT. Bersaudara.
•
M enjual produk kesehatan yang berstandar internasional Dengan semakin banyaknya variasi produk yang ditawarkan oleh pemasok, PT. Bersaudara semakin selektif dalam memilih produk karena produk yang akan dijual oleh PT. Bersaudara harus memiliki standar internasional serta memiliki nomor registrasi produk sesuai dengan ketentuan perusahaan.
75
•
Agen tunggal di Indonesia Hampir dari semua pemasok produk, PT. Bersaudara, merupakan agen tunggal di Indonesia. Sehingga menjadi faktor yang kritis bagi perusahaan. Sebab sebagai agen tunggal di Indonesia maka secara otomastis para pelanggan Indonesia yang ingin membeli produk dari pemasok tersebut, harus melalui PT. Bersaudara.
3.3.2.4 Goals and Problems Faktor terpenting dari sasaran masalah yang ada merupakan penjabaran yang dibuat berdasarkan fakta yang telah dikumpulkan untuk membuat suatu pemecahan masalah yang bermanfaat bagi unit organisasi didalam perusahaan untuk mengambil sebuah langkah strategi yang baik terhadap kondisi yang harus dilakukan guna perbaikan kinerja perusahaan dimasa mendatang.
76 Tabel 3.5 Goals and Problems
Goals
Problems
Business Solutions
KPI (Key IT/IS Performance Indicator) Menerapkan Menambah Kurangnya SDM Merekrut karyawan yang bersedia Peningkatan kantor cabang untuk di kantor ditempatkan di kantor cabang. jumlah kantor sistem perekrutan. cabang cabang sebanyak 10 kantor cabang pertahun Membeli produk yang dilelang Meningkatkan Menjual Semakin pemasok penjualan produk dengan canggihnya sebesar 20% harga teknologi, pertahun terjangkau membuat produk semakin mahal Menerapkan Meningkatkan T ingkat kepuasan - Menyediakan produk yang Peningkatan sistem yang dapat kepuasan pelayanan setiap pelanggan dibutuhkan pelanggan. memberikan terhadap berbeda-beda. - Menghubungi pelanggan pelanggan 30% kemudahan pelanggan. apabila ada produk baru, dan sebesar komunikasi memberikan harga khusus pertahun. pelanggan kepada pelanggan baru. dengan - Memberikan ketepatan waktu perusahaan. dalam pengiriman produk. Peningkatkan Menerapkan Membuat iklan lewat media Meningkatkan - Semakin promosi melalui elektronik, brosur, maupun penjualan penjualan ketatnya sebesar 20% media online. demo produk. produk. persaingan. pertahun. - Meninjau program promosi. - Kurangnya promosi produk. - Mengurangi profit. - Meningkatnya harga produk
Problems IT/IS
IT/IS Solutions
Sulit mengembangkan sistem perekrutan.
Outsourcing
T idak tersedianya sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan.
Menerapkan sistem yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan berbasis web.
T idak tersedianya Menerapkan promosi media promosi online. online.
77 Goals
Memperluas pangsa pasar.
Memberikan kemudahan pembayaran tagihan. Memperluas jaringan kerjasama dengan pemasok.
Problems
Business Solutions
KPI (Key IT/IS Problems IT/IS IT/IS Solutions Performance Indicator) - Menambah - Dibeberapa - Menambah Belum adanya - Membangun kantor cabang di Peningkatan bandwidth daerah kesulitan jumlah pelanggan jaringan untuk kantor cabang di beberapa provinsi. jaringan. mendapat 40% kantor cabang beberapa provinsi. - Kejasama dengan perusahaan sebesar - Outsourcing jaringan. pertahun. baru. setempat. - Sulit menerapkan - Menerapkan - Menerapkan mobil marketing. sistem tollfree sistem tollfree - Mengembangkan layanan phone. phone. customer service phone. - Sulit menerapkan - Menerapkan sistem automatic sistem automatic fax. fax. Kurangnya Menambah SDM pada ba gian Peningkatan karyawan yang keuangan, khusus untuk pembayaran melakukan melakukan tagihan. tagihan 10 % penagihan. Sulit memilih Menjalin kerjasama yang baik Peningkatan variasi pemasok yang dengan pemasok. produk 15% berkompeten. pertahun.
78
3.3.2.5 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas di dalam perusahaan yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Bersaudara. Tabel 3.6 Dekomposisi Area, Fungsi , Aplikasi dan Proses Bisnis Area Fungsional
Fungsi Bisnis Pengelolaan keuangan
Finance
Kasir
Pencatatan akuntansi
Promosi
Aplikasi
Proses Bisnis
Ms.Excel Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Abipro (Finance) Ms.Excel
Membuat anggaran Memproses arus kas Menerima purchase order Membuat bukti pengeluaran uang Menerima garansi bank Membuat faktur pajak Membuat jadwal pembayaran Menerima slip gaji Menerima bukti transfer gaji Mengkonfirmasi jadwal pembayaran Menerima bukti pengeluaran uang Membuat giro keluaran Menerima faktur pembelian Menerima faktur penjualan Menerima giro masukan Membuat bukti terima uang Membuat bukti pelunasan Membuat jurnal Menerima pers ediaan produk Membuat fixed assets Membuat neraca Membuat anggaran pem asaran Menentukan strategi pemasaran Merancang media pemasaran
Adobe Acrobat Reader Adobe Photoshop Sales &Marketing
Pelayanan pelanggan
Penjualan produk
Melakukan promosi Membuat spesifikasi produk Menerima komplain Menerima kartu garansi Membuat tanda terima komplain Menerima surat pengambilan produk Menerima surat pengembalian after service Membuat surat penyerahan produk service Membuat anggaran penjualan Menerima sales order Membuat surat permintaan produk Menerima konfirmasi surat jalan penjualan Membuat faktur penjualan
Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Abipro (Sales) Abipro (Sales) Abipro (Sales) Abipro (Sales)
79
Area Fungsional
Fungsi Bisnis Pengelolaan IT
Ms.Excel Windows Server 2005 Firewall
Pemesanan produk
Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Ms.Excel Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Abipro (Purchasing) Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel
Operation
Pembelian produk
Perbaikan produk
Pengendalian persedi aan
Personalia Perekrutan karyawan
General
Aplikasi
Pelatihan karyawan Penilaian kinerja Absensi karyawan
Penggajian karyawan
Ms.Excel Abipro (Inventory) Abipro (Inventory) Abipro (Inventory) Abipro (Inventory) Ms.Excel Ms.Excel Ms.Excel Abipro (Inventory) Ms.Excel
Ms.excel Fingerprint Fingerprint Fingerprint Fingerprint Payroll Payroll Payroll
Proses Bisnis Membuat anggaran IT Memonitor kinerja database Menjaga security database Memasang jaringan sistem perusahaan Memonitor jaringan Memonitor penggunaan aplikasi Mengadakan pelatihan Menerima surat permintaan pembelian produk Membuat purchase order Membuat angaran pembelian Membayar down payment Membuat kontrak Membuat garansi bank Menerima giro keluaran Mengkonfirmasi garansi bank Menerima faktur penjualan Menerima bukti pengeluaran uang Menerima bukti setor Membuat anggaran teknisi Membuat surat pengambilan produk Membuat surat pengambilan spare part Membuat pengembalian after service Melakukan pelatihan Membuat anggaran persediaan Menerima surat permintaan produk Membuat surat permintaan pembelian produk Menerima surat jalan pembelian Membuat surat jalan penjualan Menerima surat pengambilan produk Menerima surat pengambilan spare part Menerima surat pengembalian after service Membuat stock opname Membuat anggaran personalia Memilih CV calon karyawan Melakukan tes psikologi Melakukan tes wawancara Merekrut karyawan Melakukan pelatihan Mengadakan penilaian kinerja karyawan Mengecek kehadiran karyawan Mencatat surat dokter Mencatat izin Mencatat lembur Menerima konfirmasi kehadiran Menghitung gaji Menghitung pajak penghasilan
80
Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data M atrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create), diubah (update) dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan. Adapun subjek data pada divisi-divisi pada PT. Bersaudara :
Tabel 3.7 Subjek Data
President Director
Finance Director
Departemen Finance Manager
Subjek Data Anggaran Arus kas Purchase order Garansi bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Pajak Gaji Bukti transfer gaji Bukti pengeluaran uang Faktur pembelian Faktur penjualan Bukti terima uang Bank Bukti pelunasan Jurnal Fixed assets Produk Neraca
Finance Staff
Chasier
Accounting Manager
Accounting Staff
81
President Director
Marketing Director
Operation Director
Departemen Sales Manager
Subjek Data Anggaran Promosi Sales order Faktur Penjualan Produk Spare part Pelanggan Pajak Surat permintaan produk Surat jalan penjualan Komplain Tanda terima komplain Kartu garansi Surat pengambilan produk Surat pengembalian after service Surat penyerahan produk service Information Technology Division Anggaran Purchashing Purchashing Anggaran Manager Staff Surat permintaan pembelian produk Purchase order Kontrak Garansi bank Bank Bukti pengeluaran uang Bukti setor Faktur pembelian Produk Spare part Pemasok Technical Chief of Komplain Manager Technician Kartu garansi Produk Spare Part Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service Sales Staff
82
President Director
General Director
Departemen Inventory Manager (Logistic)
Inventory Staff
Personnel Manager
Personnel Staff
Subjek Data Surat permintaan produk Surat permintaan pembelian produk Surat jalan penjualan Surat jalan pembelian Produk Spare part Stock opname Pelanggan Pemasok Surat pengambilan produk Surat pengambilan spare part Surat pengembalian after service Anggaran Karyawan Penilaian kinerja Absensi Izin Sakit Lembur Cuti Gaji Pajak Pelatihan Jadwal pelatihan M ateri pelatihan Hasil pelatihan
83
3.3.2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Perusahaan
Fixed_ Assets
Jurnal
A nggaran
Bukti_ Pelunasan
Neraca Arus_K as Faktur _Penjual an
Surat_Jalan _Pembeli an
Bukti_Terim a _Uang
Pem asok Sales_Order Faktur_P embel iaan Pelanggan Kontrak K omplain
Purchase _Order
S urat_Jal an _Penjual an Bukti_ Pengeluaran _Uang
Garansi _Bank Surat_Permi ntaan_ P embel ian_Pr oduk
Bukti _ Trans fer _Gaji
Tanda_Teri ma _Kompl ai n
K artu_ Garansi
Promos i
Bank B ukti_ Setor
Surat_Penyerahan _Produk _Service
Produk
Paj ak
Produk
Surat_Permi ntaan _Produk Gaj i
S tock_Opname
Kar yawan
Penil aian _K inerja
Jadwal_ Pel atihan
P elatihan
Materi l_ P elatihan
A bsensi
Hasi l_ Pel atihan
Sak it
Izin
Cuti
Sparepart
Surat_Pengam bil an _Pr oduk
Surat_Pengambil an _Sparepart
Lembur
Gambar 3.5 Entity Relation Diagram (ERD) pada PT. Bersaudara
Surat_ Pengem bal ian _After_Ser vice
84
3.3.2.5.2 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
85
86
3.3.3
Analisis Lingkungan Eksternal S I/TI Perusahaan Saat ini SI/TI menjadi nilai lebih dari perusahaan, sebab dengan SI/TI dapat
mempersingkat rantai nilai sebuah proses bisnis. M ulai dari pengembangan sumber daya manusia serta pengelolaan rantai nilai suplai sampai penyaluran produk dan jasa kepada pelanggan. Dalam pemanfaatan SI/TI pada lingkungan eksternal perusahaan, PT. Bersaudara telah mempergunakan email
sebagai saran untuk menyampaikan informasi kepada
pelanggan mengenai produk yang ditawarkan. Email juga dimanfaatkan untuk pemasok mengirimkan penawaran produk, apabila perusahaan ingin memesan produk kepada pemasok dapat pula dikirim melalui email.
3.3.4
Analisis Lingkungan Internal S I /TI Perusahaan
AbiPro
Finance
Sales & Marketing
Purchashing
Database
Inventory
87 FingerPrint
Payroll
Personnel
Database
Ms.Office 2007
Windows Server 2005
IT
Database
Ms.Office 2007
Technical
Database
Gambar 3.6 Diagram Aplikasi PT. Bersaudara
88
Saat
ini
PT.
Bersaudara
telah
menerapkan
aplikasi
AbiPro
untuk
menghubungkan data bagian Finance, Sales & Marketing, Purchashing dan Inventory untuk mendukung proses keuangan, penjualan, pembelian dan persediaan. Untuk bagian Personnel telah diterapkan aplikasi fingerprint untuk absensi karyawan, serta aplikasi payroll untuk sistem penggajian. Pada bagian IT menggunakan aplikasi Microsoft Office 2007 untuk membuat laporan, serta Windows Server 2005 untuk mengontrol dan meningkatkan kinerja database. Sedangkan untuk bagian technical hanya menggunakan aplikasi Microsoft Office 2007 untuk membuat laporan dan surat –surat yang berhubungan dengan perbaikan produk.
3.3.4.1 S pesifikasi Hardware dan Software pada Perusahaan Di bawah ini akan dijelaskan masing-masing spesifikasi hardware dan software yang ada pada PT. Bersaudara. Tabel 3.9 Spesifikasi Hardware dan Software pada PT. Bersaudara Jenis Hardware
Keterangan PC Desktop • Intel Pentium IV 3.0 Ghz • Viewsonic Monitor LCD, ukuran 16 inch • Memory DDRAM 512 MB • Harddisk 80 GB • DVD ROM 52x • VGA 256 Mb Ati Radeon • Mouse Optical • Keyboard standar
Jumlah 59
89 Jenis Hardware
Keterangan Notebook • Processor Intel Core 2 Duo • Harddisk 80 GB • Memory 1 GB • OS Windows XP Professional Printer • HP Laserjet • HP Deskjet SERVER File Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor 3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus. • Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang m endukung RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel) Database Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor 3.0 GHz with 512KB L2 Cache, 533 MHz System Bus. • Motherboard klasi fikasi server yang m endukung RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel) • Harddisk 160 GB 1500 RPM (SCSI) Web Mail Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor 3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus. • Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang m endukung RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel) Application Server • PC dengan Processor Intel Xeon Dual Processor 3.0 GHz with 512 KB L2 Cache, 533 MHz System Bus. • Harddisk 120 GB 1500 RPM (SCSI) • Motherboard klasi fikasi server yang m endukung RAID • Memory DDRAM 2GB ECC Register (Dual Channel)
Jumlah 5
6 10 4
90 Jenis Connecting Device
Software
Security Sistem Application
System
• • • • • • • •
Keterangan Hub Router Switch Gateway VPN Modem Jetcoms 128 kbps (+ Firewall) Modem Fastnet 512 kbps (+ Firewall) Modem Speedy 512 kbps (+ Firewall)
Jumlah 8 3 1 1 1 1 1 1 1
• Firewall • Microsoft Office 2007 : Word, Excel, PowerPoint • Adobe Acrobat Reader • Adobe Photoshop • Symantec Anti Virus • AbiPro Operating System Software : Windows XP Professional Windows Server 2005
1
3.3.4.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan Semua komputer
PT. Bersaudara terhubung dengan jaringan Local Area
Network (LAN). Jaringan komputer yang digunakan pada PT. Bersaudara adalah server based dengan topologi star. Hal ini dibuktikan dengan pemakaian beberapa unit hub. Jaringan
komputer pada PT.
Bersaudara menggunakan
jaringan
yang
terdistribusi. Didalam jaringan tersebut terdapat beberapa server yang dapat mendukung kinerja PT. Bersaudara. Jaringan komputer ini juga memiliki sambungan internet untuk memudahkan karyawan memperoleh data dan informasi yang diperlukan. Dan juga untuk proteksi dari jaringan luar dipasang firewall yang melindungi server dengan jaringan internet.
91
Gambar 3.7 berikut ini menjelaskan mengenai arsitektur jaringan pada PT. Bersaudara. Technical Manager
Print er
Teknisi (2)
Printer
Priv at e Wireles s
Kantor C abang Bali
Kant or Cabang Palu
VPN H ub (Lantai 3. 1)
VPN
General Marketing D irect or Direc tor Private W ireless
VPN
P rinter
Kantor Cabang Makassar
Hub (Lantai 3.3) P rivate Wireless Printer
Internet
Kant or Cabang Surabaya
Hub (Lantai 3.2) Print er
Branches Area Produc t Tender AB RI/ Coordinat or Manager Manager Manager Depkes
IT Divis ion
Sales Manager
Printer
Printer
Sales S ales Staff (12) Staff (12)
Print er
VPN Satellite
Kantor Cabang Pekanbaru
Modem Modem Modem J et coms Fastnet Speedy (128 kbps ) (512 kbps ) (512 kbps ) + Firewall + Firewall + Firewall
VPN
File Serv er D at abas e Server
Hub (Lantai 2.2) H ub (Lant ai 2. 1)
Hub (Lantai 2.3)
Print er
P rinter K antor Cabang Bandung
Kantor C abang Yogy ak arta
VPN
V PN Pusat
Firewall
Gateway
Router
Sw itch Ac counting Ac counting Financ e Pres ident Operation Operation Pers onnel Pers onnel Logistic Logis tic Manager S taff (2) Direc tor Direc tor Direct or I Direc tor II Manager St af f (5) St aff (3)
V PN Print er
W eb Mail Applic at ion Server S erver Kantor Cabang J ambi
Print er
Printer
Printer
VPN
Hub (Lantai 1.2)
Hub (Lant ai 1.1) Printer Kantor C abang Kendari
VPN
Print er
Finance Finance Chas ier Manager Staff (3) Kant or Cabang Medan
VPN
Purc hashing Staff (3)
Gambar 3.7 Arsitektur Jaringan PT. Bersaudara
Purchashing Manager
92
3.3.4.3 Portopolio Aplikasi Perusahaan Portopolio aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan saat ini, apakah termasuk kategori high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada binis perusahaan. Pada PT. Bersaudara terdapat beberapa aplikasi yang digunakan sebagai key operational. Antara lain adalah aplikasi AbiPro, aplikasi AbiPro ini berfungsi untuk menjalankan proses bisnis PT. Bersaudara yang dipakai pada beberapa fungsi bisnis seperti finance, sales and marketing, purchashing, dan inventory. Aplikasi yang digunakan sebagai support pada PT. Bersaudara adalah Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint), aplikasi ini digunakan untuk berbagai macam laporan dan untuk persentasi penawaran produk kepada pelanggan. Aplikasi Adobe Acrobat Reader dan Adobe Photoshop digunakan oleh bagian sales and marketing untuk menawarkan berbagai macam produk berupa brosur dan katalog produk. Berikut ini adalah portpolio aplikasi pada PT. Bersaudara : STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
(*) AbiPro (Finance, Sales and Marketing, Purchashing, Inventory)
(*) Adobe Photoshop (*) Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint) (*) Adobe Acrobat Reader
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Gambar 3.8 Portopolio Aplikasi Saat Ini
Keterangan : (*) : Aplikasi yang sedang berjalan
93
Dari analisis portopolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa PT. Bersaudara belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic yang dapat mendukung perencanaan SI/TI perusahaan. PT. Bersaudara juga tidak memiliki aplikasi yang bersifat High Potential yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan dimasa mendatang. Selama ini aplikasi yang ada hanya berfokus pada kegiatan operasional sehari-hari serta aplikasi Support.
3.4
Permasalahan yang Dihadapi PT. Bersaudara Pada akhir Bab 3 ini, setelah melakukan analisis maka didapatkan suatu
kesimpulan yang berhubungan dengan perusahaan yaitu : M elalui analisis PORTER didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar perusahaan yakni pesaing yang memiliki keunggulan kompetitif, selain itu ancaman produk pengganti yang berasal dari China yang menawarkan produk lebih murah dibanding dengan produk yang ditawarkan PT. Bersaudara. M elalui analisis PEST didapatkan bahwa ketidakstabilan kurs mata uang asing, dan ketidakstabilan politik dalam negeri yang menjadi ancaman PT. Bersaudara. Cara penanggulangannya akan dibahas pada bab 4. M elalui analisis SWOT didapatkan bahwa faktor ancaman dari luar perusahaan tidak terlalu besar, lebih kecil dari peluang yang ada. Dan melalui diagram SWOT didapatkan bahwa perusahaan berada pada kuardan 1 yakni posisi strategi agresif, untuk strategi bisnis mendatang pada diagram SWOT.
94
M elalui analisis Value Chain didapatkan bahwa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan kemudahan informasi mengenai produk dan jenis pelayanan yang diberikan, maka dibutuhkan sistem informasi yang mengubungkan perusahaan dengan pelanggan maupun calon pelanggan. Akan lebih dibahas pada bab 4. M elalui analisis Goals and Problems didapatkan belum tersedianya aplikasi yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan, belum tersedianya media promosi online, serta belum tersedianya sistem perekrutan. M elalui analisis Area, fungsi dan proses bisnis didapatkan kurang fokusnya tugas dan tanggung jawab dibeberapa divisi. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab 4.
3.5
Usulan Terhadap Masalah yang Dihadapi
Dari analisis diatas, maka didapatkan beberapa hal yang perlu dilalukan, yaitu : •
M enerapkan aplikasi CRM (Customer Relationship Managment)
•
M enerapkan aplikasi HRM S (Human Resource Managment System)
•
M elakukan pemecahan divisi.
