BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS DAN SISTEM BERJALAN
3.1
Latar Belakang
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT MIE Tbk mulai beroperasi pada awal Januari 1988 sebagai wujud pengkonsolidasian bidang usaha distribusi dan pemasaran yang sebelumnya dilakukan langsung oleh induk perusahaan PT TGR. Disamping bergerak pada bidang penjualan dan distribusi barang-barang konsumsi melalui cabang-cabangnya yang tersebar di seluruh Indonesia,
PT MIE Tbk juga menangani pemasaran langsung buku-buku
pendidikan anak melalui unit usaha Educational Products Division, pelayanan jasa manufaktur susu bubuk, serta bidang usaha produksi, pemasaran, dan pendistribusian kompor gas termasuk layanan isi ulang gas LPG melalui anak perusahaannya PT BG Indonesia. Saat ini, PT MIE Tbk adalah perusahaan distribusi independen terbesar di Indonesia dengan omset penjualan mencapai Rp 5 triliun di tahun 2010. 3.1.1.1
Visi Perusahaan PT MIE Tbk memiliki visi “To Succeed and Excel as a Market-Driven Sales &
Distribution Organization” yang menjadi arah dan pegangan bagi basic beliefs atau core values perusahaan. Sebagai sebuah market-driven, PT MIE Tbk berkiblat pada pangsa pasar untuk menciptakan dan menyampaikan value bagi para customer. Hal ini mengantarkan PT MIE Tbk pada keberhasilan mencapai objektif dan target perusahaan serta kesempurnaan dalam menjalankan setiap aktivitas bisnis. Untuk mencapai 61
62
keberhasilan dan guna membangun reputasi perusahaan, penting sekali untuk berperilaku sesuai dengan prinsip walk the talk. 3.1.1.2
Misi Perusahaan Tugas utama PT MIE Tbk adalah menciptakan value bagi stakeholder customer
dan principal guna memenuhi ekspektasi atau bahkan melebihi ekspektasi mereka. PT MIE Tbk membina dan mengembangkan hubungan baik dan bernilai tambah dengan para trade channels, rekanan dan mitra bisnis lainnya, serta kepada pemerintah dengan melaksanakan kewajiban sebagai warga negara yang baik. PT MIE Tbk terus mempertahankan dan meningkatkan kinerja karyawan dan direksi karena kinerja mereka akan menentukan kinerja perusahaan. Kepercayaan dari para investor (institusi keuangan) kepada PT MIE Tbk layak mendapatkan prioritas dan perhatian dalam kerja sama yang berprinsip pada kehati-hatian, dengan kondisi dan persyaratan yang paling kompetitif, dan saling menguntungkan kedua belah pihak. Pada akhirnya PT MIE Tbk haruslah menghasilkan keuntungan dari usaha yang dijalankan agar kelangsungan dan pertunbuhan perusahaan dapat terus dipertahankan dari waktu ke waktu serta memberi dampak positi terhadap kenaikan nilai saham dan dividen bagi pemegang saham. 3.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi menggambarkan garis hierarki yang menjadi dasar pembagian tugas dan wewenang dalam perusahaan. Struktur ini mengatur peran-peran sumber daya guna memberikan kontribusi untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang didefinisikan secara jelas, akan membantu mengoptimalkan kinerja masing-masing posisi yang teruraikan dalam
63
struktur organisasi. Dari struktur organisasi PT MIE Tbk, selanjutnya akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian. 3.1.2.1
Struktur Organisasi General
Sianne Widjaja President Director
Adhi B. Supit
Budi Purnawanto
Troy Parwata
SO Director
HR Director
FA & IT Director
Eleonora Ekayoga
GM Process
PRINCIPALS Achmad Rachmat GM Trade Hans Tjahjadi GM BD & Product
Tresno Lianto
OUTLETS
GM Sales Operation David Chandra Head of Logistic Gambar 3.1 Board of Director and Core Processes Leader
President Director
64
GM Sales Operation RSM Region 1 Area : Jabotabek & PTK
RSM Region 2 Area : BDG,CRB,CJR ,SMG,YGK,P WK,BLP, BJM
RSM Region 3 Area : SBY,DPS,M KS,MDO RSM Region 4 Area : MDN,PDG,PL B,PKB,Jambi,L PG
HRM Director
Operation Director
GM Trade Marketing Principal SH & NIS Principal Wyeth, Produgen, KCI, Modena Principal MARS, YUPI & Principal 3M, Galenium, Splash,DSG
Head Of Logistics
GM Process Integrator
Inventory Planning & Control
PI Coord 1
Transport MGM
PI
Log Site PDU
East Regional Logistics
HR Shared Service
Reg. Controller (1‐4)
Organization Development Sales Force Recruit&Training
PI Splash, Galenium, Modena
PI Coord 3 Trade Marketing Supportin
Treasury
PI Wyeth PI Produgen & DSG
Corp. Finance
HR Generalist
PI SH
PI Coord 2 West Regional Logistic
HR Management
Finance & IT Director
Chief Security& Service
Finance Accounting
PI CIP&Yupi
Management Rep.ABC/M Legal & Corp.Affair
GA & Asset Management Building Maintenance
Inventory Quality MGM 64
SAP F/A & HR App.System
Bus. Dev
CRM& Proc
SAP Supp.Chain App.System
Mark. Support Plant
PI Mars&3M PI KCI
System Support
GM Bus Dev & product supply
Accounting
Tax&Insurance Building & Asset Management
GM IS & IT
Business Analyst
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
System Development
Deputy Fac Fac. Admin QA & R&D
Enginee ring FA
Internal Process
65
3.1.2.2
Struktur Organisasi Divisi IT dan Job Description
Gambar 3.3 Struktur Divisi IT
Job Description IT Task : a. Memastikan transfer & validasi data dari subdist dan DC (Direct Cover) ke HO (Head Office) tepat waktu dan akurat. b. Membantu dalam mendistribusikan activity dari process integrator, local promotion & national promotion ke subdist. c. Meminta back up data dari subdist secara mingguan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan (terutama dalam hal transfer data harian & operasional subdist). d. Memastikan aplikasi sistem ERP TSD baik subdist, DC (Direct Cover) maupun sistem informasi di cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. e. Memastikan aktifitas user di cabang berjalan sesuai SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ditetapkan. f. Hardware dan software maintenance baik subdist dan DC (Direct Cover).
66
g. Koordinator dan trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari sistem informasi PT MIE Tbk. h. Bersama ASS/ASM/BA datang ke subdist untuk melakukan checking aplikasi TSD Subdist (hardware dan software) secara berkala. 3.1.2.3
Struktur Organisasi Divisi SAP F/A &HR Application System dan Job Description
Manager SAP F/A dan HR Application Sistem
IT‐ Education Product
SAP Finance
HR SAP
TSD
Gambar 3.4 Struktur Divisi SAP F/A &HR Application System
Job Description Manager Divisi SAP F/A & HR Application System : a. Melakukan evaluasi terhadap kinerja setiap karyawan yang secara struktur organisasi berada dalam area tanggung jawab manager divisi SAP F/A & HR application system.
67
b. Menentukan rencana jangka panjang dan jangka pendek terkait dengan kinerja sistem dan pengembangan pada modul financial accounting sistem ERP TSD. c. Memastikan bahwa sistem baik SAP maupun sistem ERP TSD berjalan dengan baik. d. Menentukan
dan
mengestimasikan budget untuk kegiatan yang terkait dengan
pemeliharaan, pengontrolan dan pengembangan sistem SAP maupun sistem ERP TSD. Job Description Sistem ERP TSD Support: a. Melakukan pengecekan data dalam sistem ERP TSD untuk melihat keakuratan sistem dalam pencatatan . b. Memberikan saran yang berhubungan dengan modul financial accounting untuk pengembangan sistem SAP maupun sistem ERP TSD. c. Melakukan Quality Control untuk modul financial accounting sistem ERP TSD. d. Memberikan training kepada user yang ada di DC (Direct Cover) yang baru dibuka. e. Melakukan analisis sistem ERP TSD . Job Description HR SAP Support : a. Memastikan Sistem SAP pada modul HR berjalan dengan baik dan melakukan support terhadap kinerja sistem. b. Melakukan maintaince pada sistem SAP modul HR. c. Mengikuti perkembangan terhadap peraturan terkait kepegawaian.
68
d. Melakukan customizing terhadap kebutuhan user terkait dengan sistem SAP modul HR Job Description SAP finance support: a. Melakukan analisa sistem SAP modul financial and controlling. b. Meng-upload data keuangan yang diterima dari sistem ERP TSD ke SAP. c. Melakukan pemeliharaan sistem ABC Costing. d. Melakukan penyesuaian data yang dinaikan oleh Sistem ERP TSD dengan yang ada di sistem SAP. e. Memberikan solusi dalam menanggapi dan mencari penyebab permasalahan yang terkait data keuangan. 3.2
Gambaran Proses Bisnis Berjalan
3.2.1 Proses Bisnis secara Umum
69
1 . S u r a t P e r m in t a a n B a r a n g I P C ( I n v e n t o r y P la n n in g C o n t r o l ) 5 . P e r n y a t a a n K o n f ir m a s i 8 . G o o d R e c e iv e R e p o r t
2 . S u ra t P e m e s a n a n B a ra n g 4 . T a n d a T e r im a B a r a n g r a n g k a p 2 A d m in g u d a n g + b a g ia n g u d a n g 17.faktur+SJ+tanda tangan
6 . S u r a t P e r in t a h P e n g ir im a n B a r a n g P r in c ip a l
+ B a ra n g 7 . S u r a t T e r im a B a r a n g u n t u k D C
3 . T a n d a T e r im a B a r a n g r a n g k a p 1+ 1 4 .fa k tu + S J + B a r a n g
W a re h o u s e
B a ra n g 1 5 .F a k tu r + S J
+
B a ra n g
1 6 .fa k tu r + S J + ta n d a ta n g a n B a g ia n P e n g ir im a n
O u t le t - O u t le t 1 0 .K a r tu L a n g g a n a n + B P P R + S O
o ur kt .fa 18
9 .K a r tu L a n g g a n a n + B P P R + D a fta r C u s t p e r b e a t + D a f t a r T a g ih a n + D a f t a r s t o c k
le ut SJ t+
1 3 .F a k tu r + S J
1 1 .K a r tu L a n g g a n a n + B P P R + S O
S a le s
2 1 . F a k t u r A s li M IC R O S O F T C O R P O R A T IO N
2 2 . T a n d a T e r im a + P e m b a y a r a n p iu t a n g
1 2 .S O + B P P R + O N O
+ U a n g tu n a i /c e k
1 9 .F a k tu r M IC R O S O F T C O R P O R A T IO N
A d m in S a le s D C / S u b d is t
2 3 a . F a k t u r T a k T e r t a g ih
2 3 b . D a fta r In k a s o + P e m b a y a r a n p iu t a n g ( c a s h+)U a n g t u n a i / c e k
$ M IC R O S O F T C O R P O R A T IO N
B a g ia n I n k a s o
2 4 .U a n g tu n a i /c e k 2 0 . F a k t u r A s li + D a fta r In k a s o
BANK 2 5 . B u k t i T e r im a B a n k K a s ir
2 6 . B u k t i T e r im a B a n k + D a f t a r I n k a s o
Gambar 3.5 Rich Picture Proses Bisnis Umum
70
Proses diawali dengan Admin Gudang melakukan permintaan dengan mengeluarkan surat permintaan barang ke bagian IPC (Inventory Planning Control). Selanjutnya bagian ini akan memproses permintaan ke prinsipal-prinsipal PT MIE Tbk dengan mengeluarkan Surat Pemesanan Barang. Setelah dilakukan proses konfirmasi prinsipal
ke IPC (Inventory Planning Control)maka
prinsipal akan melakukan
pengiriman barang ke CW (Central Warehouse), barang diterima dengan disertai Surat Terima Barang. Lalu IPC (Inventory Planning Control) akan menentukan barang apa saja yang akan dikirim ke DC (Direct Cover) / Subdist (Sub Distributor) serta melakukan perhitungan
jumlah barang yang akan dikirim ke semua DC (Direct
Cover)/Subdist yang ada berdasarkan pengiriman-pengiriman yg pernah dilakukan sebelumnya ,dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengiriman Barang ke bagian warehouse. DC (Direct Cover) / Subdist (Sub Distributor) dapat melakukan special order apabila persediaan barang yang akan dijual berada pada titik minimum stock sebelum target penjualan bulanan yang diberikan belum tercapai. Barang yang akan dikirim ke DC (Direct Cover) / Subdist (Sub Distributor) oleh IPC (Inventory Planning Control) akan di verifikasi oleh admin gudang dengan membuat Good Receipt Report. Setelah siklus pembelian selesai, selanjutnya dilakukan siklus penjualan, dimana siklus dimulai saat salesman menerima pemesanan barang dari outlet-outlet (Customer) yang ada. Pertama-tama Operator (Admin Sales, Admin Gudang, Admin Inkasso & Kasir) akan menyediakan data-data yang diperlukan kunjungan
kepada outlet-outlet. Dimulai
salesman untuk melakukan
dengan menyediakan dokumen kartu
langganan, BPPR (Bukti Persetujuan Penerimaan Retur), daftar customer per beat
71
(Daerah Kunjungan Salesman selama satu hari), daftar inkaso / daftar tagihan, serta menyediakan daftar stock untuk dibawa pada saat melakukan kunjungan. Saat Salesman berkunjung ke outlet, maka akan terjadi beberapa proses seperti penagihan atas faktur yang belum dilunasi, pencatatan atas pesanan outlet, pencatatan atas pengajuan retur, pencatatan outlet baru yang ingin menjadi customer tetap, dsb. Ketika salesman telah selesai melakukan kunjungan, selanjutnya akan terjadi serah terima dokumen kepada beberapa operator. Sebagai contohnya adalah admin sales akan menerima SO (Sales Order / Pesanan Outlet), ONO (Open New Outlet) dan BPPR (Bukti Persetujuan Penerimaan Retur) yang kemudian akan di-input ke dalam sistem ERP TSD yang kemudian apabila data dari pelanggan telah diverifikasi dan valid maka akan dilakukan proses pengiriman barang dengan mengeluarkan Faktur dan SJ (Surat Jalan) ke bagian admin gudang untuk pemrosesan pegiriman barang ke outlet. Barang yang dikeluarkan dari gudang akan dikirim oleh bagian pengiriman melalui jalur darat dengan disertai Surat Jalan yang dikeluarkan dari gudang. Saat barang sudah diterima outlet maka akan terjadi serah terima dokumen faktur dan Surat Jalan kepada outlet sebagai pertanda bahwa outlet memang sudah menerima barang yang dikirimkan. Surat jalan akan diberikan ke bagian gudang sebagai dasar validasi Kartu Stock Gudang
yang
selanjutnya diberikan ke admin sales untuk validasi (quantity yang diterima) dan akan diproses sampai menjadi invoice yang kemudian akan dijadikan dasar terbentuknya piutang pada inkaso. Pada waktu yang telah ditentukan maka Admin Inkasso akan membuat daftar penagihan kepada outlet. Daftar penagihan piutang diberikan kepada salesmen berupa daftar inkaso yang disertakan faktur asli untuk selanjutnya dilakukan penagihan pada outlet-outlet yang sudah ditentukan.
72
Setelah terjadi penagihan akan terjadi serah terima dokumen atas Faktur yang tidak tertagih kepada Admin Inkasso & hasil tagihan berupa uang (Cash) kepada kasir dengan dasar validasi berupa Daftar Inkasso. Hasil tagihan yang telah diterima kasir akan langsung disetor ke bank dimana pihak bank akan mengeluarkan dokumen berupa Bukti Terima Bank (BTB) yang kemudian dijadikan dokumen untuk serah terima ke bagian Inkaso sebagai dasar untuk melakukan pelunasan atas piutang pelanggan. 3.2.2 Proses Bisnis Penagihan Outlet 3.2.2.1
Penagihan atas Penjualan Taking Order Penjualan dengan metode taking order dilakukan saat salesman melakukan
kunjungan ke outlet-outlet dengan membawa kartu langganan dan menerima/mencatat pesanan/order dari outlet. Pengiriman barang atas pesanan yang telah tercatat akan dilakukan di kemudian hari. Penjualan taking order sendiri terbagi atas dua tipe pembayaran yaitu taking order tunai dan taking order kredit. Penetapan kebijakan mengenai pihak yang bertanggung jawab dan berwenang serta pelaksanaan pencatatan atas penerimaan transfer dari outlet, berlaku baik untuk penjualan taking order tunai ataupun penjualan taking order kredit dengan ketentuan sebagai berikut: •
Penanggung jawab penerimaan copy bukti transfer dari outlet/karyawan /pihak ketiga lainnya dan pembuatan Bukti Penerimaan Bank adalah kasir berdasarkan Bukti Transfer dari pihak ketiga dan / atau rekening koran.
•
Penanggung jawab pengecekan dan pencetakan rekening koran pada setiap awal hari adalah kasir.
73
•
Penanggung jawab pelaksanaan input Bukti Terima Bank ke sistem adalah Inkaso. Input data ke sistem dilakukan setelah informasi dari bank diterima (dengan pencetakan rekening koran atau mutasi rekening harian bank).
•
Setelah melakukan proses input data ke sistem ERP TSD, Inkaso harus mencantumkan document number yang dihasilkan oleh sistem pada dokumen yang terkait.
3.2.2.1.1
Penagihan atas Penjualan Taking Order Tunai
74
Gambar 3.6 Rich Picture Proses Bisnis Penagihan atas Penjualan Taking Order Tunai
Untuk penjualan taking order tunai, pembayaran atas penjualan taking order dilaksanakan bersamaan dengan penerimaan barang. Penyerahan dokumen penagihan ke outlet dilakukan oleh driver dimana penyerahan dokumen tagihan kepada outlet dilakukan bersamaan dengan pengiriman barang tersebut. Dokumen-dokumen tersebut
75
antara lain surat jalan, faktur beserta faktur pajak. Pada saat pengiriman inkaso harus membuat form Daftar Inkaso (DI) yang ditandatangani oleh driver dan inkaso untuk penagihan tunai. Otorisasi dokumen tagihan (faktur dan faktur pajak) dilakukan oleh Branch Accountant (BA). Pelunasan piutang oleh outlet dapat dilakukan dengan cara bilyet giro / cek atau secara tunai. Pelunasan dengan menggunakan bilyet giro dan cek yang baru baru diakui sebagai pelunasan setelah dananya dipastikan masuk ke rekening PT MIE Tbk. Pelaksana penagihan (driver) harus mempertanggungjawabkan
hasil
tagihan ke kasir untuk hasil tagihan berupa cash, cek, bilyet giro. Pertanggungjawaban dilakukan pada hari yang sama saat pengiriman barang. Pada saat pertanggungjawaban hasil tagihan daftar inkaso harus ditandatangani oleh kasir, inkaso, dan driver. Admin sales yang menerima SO outlet tunai dari salesman yang sudah divalidasi kemudian akan melakukan proses input sampai surat jalan dan faktur. Selanjutnya surat jalan rangkap 1 dan 2, faktur, faktur pajak rangkap 1 dan 2, serta rekap pengiriman per customer akan dicetak. Surat jalan rangkap 1 dan 2 diserahkan ke admin gudang untuk dilakukan delivery. faktur dan faktur pajak rangkap 1 dan 2 dimintakan tanda tangan dari Branch Accountant (BA) dan diserahkan ke admin inkaso beserta rekap pengiriman per outlet.. Admin inkaso mengisi daftar inkaso rangkap 1 dan 2 untuk penjualan tunai per driver. Selanjutnya daftar inkaso rangkap 1 dan 2 serta faktur dan faktur pajak rangkap 1 diserahkan kepada driver. Driver akan menerima daftar inkaso rangkap 1 dan 2, faktur dan faktur pajak rangkap 1 dari admin inkaso serta surat jalan rangkap 2 dari admin gudang. Lalu driver melakukan proses pengiriman dan penagihan ke masing-masing outlet. Pihak outlet menerima barang dan surat jalan rangkap 1 dan 2 serta faktur dan faktur pajak. Pihak outlet selanjuntnya menandatangani surat jalan rangkap 1 dan 2 dan
76
kemudian menyerahkan surat jalan rangkap 1 serta melakukan pembayaran ke driver. Driver akan menerima uang/bilyet giro/cek pelunasan faktur dari outlet dan mencatat hasil tagihan pada daftar inkaso (DI) 2 rangkap. Kemudian uang/bilyet giro/cek hasil tagihan serta DI 2 rangkap akan diserahkan ke kasir. Untuk outlet yang tidak melakukan pembayaran karena pemilik outlet atau yang berwenang sedang tidak ditempat, maka penagihan akan dilakukan oleh salesman pada keesokan harinya. Kemudian kasir akan menerima uang/cek/bilyet giro dan DI 2 rangkap dari driver atas outlet-outlet yang tertagih. Selanjutnya kasir melakukan setoran tunai dan kliring cek/giro ke bank dan membuat bukti terima bank (BTB). Kasir akan menandatangani DI rangkap 2 dan menyerahkan ke admin inkaso beserta BTB. Sedangkan DI rangkap 1 akan diarsip oleh kasir. Admin inkaso akan menerima daftar inkaso rangkap 2 yang sudah ditandatangani oleh kasir dan melakukan pengecekan. Berdasarkan bukti terima bank dan daftar inkaso tersebut inkasso meng-input pelunasan di sistem ERP TSD per outlet. ASS (Area Sales Supervisor) wajib memberitahukan nama-nama outlet yang melakukan pembayaran secara tunai dan melakukan updating setiap bulan jika terjadi perubahan pola pembayaran kepada BA (Branch Accountant). Penerimaan bank tunai/cek/giro, terdapat beberapa penetapan kebijakan mengenai pihak yang bertanggung jawab dan berwenang serta saat pelaksanaan penerimaan dan pencatatan tunia/cek/giro dari driver di antara nya: o Hasil penagihan uang tunai di luar kota harus langsung disetorkan ke bank terdekat.
77
o Penanggung
jawab
penerimaan
uang
tunai/cek/giro
adalah
kasir
dengan
menandatangani daftar inkaso (DI) bagian inkaso (untuk penerimaan pembayaran dari outlet) dan menandatanganinya. o Cek/giro yang diterima kasir harus dicatat atas nama perusahaan dan dicatat pada cek deposit list yang terdapat dalam sistem ERP TSD. o Penerimaan tunai dan/atau cek/giro telah jatuh tempo, selambatnya disetorkan ke bank pada keesokan harinya, dengan membuat bukti penerimaan bank yang ditandatangani ole BA (Branch Accountant). o Penerimaan cek/giro yang belum jatuh tempo, harus disimpan oleh kasir dalam brankas sampai saat jatuh tempo. o Penanggung jawab pengecekan dan pencetakan rekening koran pada setiap awal hari adalah kasir. o Untuk penerimaan cek/giro, kasir menyerahkan kuitansi (sebagai tanda terima pembayaran) kepada outlet/karyawan/pihak ketiga lainnya. o Penanggung jawab pelaksanaan input data ke sistem ERP TSD atas penerimaan uang tunai dan/atau cek/giro yang telah jatuh tempo dari outlet adalah bagian inkaso. Input data ke sistem dilakukan setelah penerimaan telah benar-benar masuk ke rekening bank PT MIE Tbk (dengan bukti rekening koran) dan seluruh dokumen terkait diperiksa kelengkapan, keabsahan dan kebenaran perhitungannya. o Setelah melakukan proses input data ke sistem ERP TSD, I bagian inkaso harus mencantumkan document number yang dihasilkan oleh sistem pada dokumen yang terkait.
78
3.2.2.1.2
Penagihan atas Penjualan Taking Order Kredit
Gambar 3.7 Rich Picture Proses Bisnis Penagihan atas Penjualan Taking Order Kredit
Sedangkan untuk penjualan taking order kredit, pembayaran dapat dilakukan pada saat kunjungan salesman berikutnya atau sesuai dengan term of payment tiap outlet dengan menyertakan faktur yang telah ditandatangani oleh outlet. Admin sales akan menvalidasi faktur untuk mengecek apakah faktur diterima semua oleh outlet atau hanya diterima sebagian oleh outlet dan juga mengecek apakah faktur dibatalkan oleh outlet atau tidak. Kemudian dokumentasi dari hasil pengecekan akan diberikan kepada inkaso. Bagian inkaso akan melakukan perhitungan piutang dan
79
retur untuk setiap outlet dan kemudian membuat daftar inkaso yang berisi nama – nama outlet dan total piutang yang akan ditagih. Daftar inkasso yang dibuat oleh inkaso dan faktur asli akan di serahkan kepada salesman untuk melakukan penagihan kepada outletoutlet sesuai dengan line masing-masing salesman. Apabila outlet belum melunasi pembayaran pada saat salesman melakukan penagihan, maka salesman akan mengembalikan dokumen-dokumen tagihan ke inkaso dan melakukan penagihan di kemudian hari. Setelah melakukan penagihan pada semua outlet sesuai dengan daftar inkaso dan outlet – outlet tersebut telah melakukan pembayaran, maka salesman akan menyerahkan total pembayaran kepada kasir. Kasir akan menerima dokumen penagihan piutang yang terdiri dari daftar inkaso rangkap 1,2, dan 3 serta cek/giro/uang/bukti transfer dari salesman taking order. Lalu kasir memeriksa daftar inkaso dan hasil penagihan, menandatangani daftar inkaso yang kemudian didistribusikan ke kasir berupa daftar inkaso rangkap 1, untuk admin inkaso berupa daftar inkasso rangkap 2, serta untuk salesman berupa daftar inkaso rangkap 3. Atas cek/giro yang diterima, kasir melakukan input cek deposit list. Bila cek tersebut belum saatnya jatuh tempo, cek/giro tersebut akan disimpan di brankas sampai tanggal jatuh tempo. Bila cek tersebut sudah saatnya jatuh tempo, maka cek akan disetorkan ke bank paling lambat keesokan harinya dan diterima bukti kliring cek/giro dari bank. Selanjutnya, dilakukan cek ke rekening koran atas hasil kliring cek/giro dan dibuat rincian per customer atas penerimaan hasil kliring cek/giro tersebut.
80
3.2.2.2
Penagihan atas Penjualan Kanvas
Penjualan kanvas adalah penjualan yang terjadi dalam kondisi ketika salesman kanvas langsung membawa barang yang akan dijual saat melakukan kunjungan ke outlet-outlet disertai kartu langganan. Salesman kanvas melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal kunjungan. Barang yang dibawa oleh salesman diperoleh dari hasil transfer stock dari gudang utama ke gudang kanvas. Pemuatan kebutuhan stock ke mobil canvas dilakukan setiap pagi hari. Kondisi suatu outlet akan menentukan level otorisasi penjualan kanvas. TRS menetapkan 2 (dua) kondisi outlet yaitu normal dan bermasalah. Kondisi outlet dikatakan normal apabila outlet tidak mempunyai masalah tunggakan piutang, pembayaran lancar dan tidak beresiko. Kondisi outlet dikatakan bermasalah apabila outlet mempunyai masalah tunggakan piutang, pembayaran tidak lancar, over credit dan beresiko kredit tinggi. Kebijakan otorisasi untuk kondisi outlet normal berada pada salesman. Sedangkan untuk kondisi outlet bermasalah otorisasi berada pada level Area Sales Supervisor (ASS) dan Area Sales Manager (ASM). Table 3.1 Kondisi Outlet untuk Penjualan Kanvas Kondisi outlet Normal
Kriteria Outlet piutang,
Otorisasi
tidak mempunyai masalah tunggakan Salesman pembayaran
lancar dan tidak
beresiko Bermasalah
Outlet
mempunyai
masalah
tunggakan Area Sales Supervisor
piutang, pembayaran tidak lancar, over credit (ASS) dan Area Sales
81
dan beresiko kredit tinggi
3.2.2.2.1
Manager (ASM)
Penagihan atas Penjualan Kanvas Tunai
Gambar 3.8 Rich Picture Proses Bisnis Penagihan atas Penjualan Kanvas Tunai
82
Salesman
kanvas melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal
kunjungan, cek stock di outlet yang dikunjungi. Pihak outlet melakukan order barang sesuai dengan kebutuhan. Salesman kanvas menerima order barang dari pihak outlet. Selanjutnya salesman kanvas akan mengisi form nota penjualan kanvas (NPK) sebanyak 3 rangkap dan menyiapkan barang yang dipesan. Kemudian NPK (1-3) ditandatangani oleh salesman kanvas dan diserahkan ke outlet. Pihak outlet akan menerima barang yang dipesan dan menandatangani NPK (1-3) lalu menyerahkan uang pembayaran dan NPK (2 dan 3) ke salesman kanvas. Salesman kanvas akan menerima uang dan NPK (2 dan 3). Berdasarkan NPK dan uang hasil pembayaran dari outlet, salesman kanvas akan membuat Laporan Penjualan & Pembayaran Kanvas (LPPC) rangkap 2. Selanjutnya salesman kanvas akan menyerahkan uang/cek/giro ke kasir beserta LPPC. Sedangkan NPK (2) diserahkan ke Admin Sales untuk di-input & dibuatkan faktur. Kasir menerima uang/cek/giro dari salesman kanvas, kemudian menandatangani LPPC (1-2) dan menyerahkan LPPC
(2) ke Admin Sales
. Selanjutnya kasir akan menyetor
uang/cek/giro ke bank dan membuat Bukti Terima Bank. Admin sales akan menerima hasil penjualan kanvas berupa NPK (2) & LPPC ( 2 ), melakukan pengecekan dan input NPK ke dalam Sistem ERP TSD. Kemudian admin sales akan mencetak faktur dan faktur Pajak, meminta tandatangan pejabat berwenang atau Branch Accountant (BA). Selanjutnya admin sales melakukan download sales kanvas harian dan buat Rekap Penjualan Kanvas (RPK). Admin sales akan mendistribusikan dokumen NPK, LPPC , faktur dan faktur pajak
ke bagian inkaso.
Bagian inkaso akan menerima NPK (2) , LPPC (2) yang sudah ditanda tangan oleh kasir, serta faktur dan faktur pajak. Untuk penjualan secara tunai, dokumen tersebut disimpan
83
secara permanen. Selanjutnya berdasar Bukti Terima Bank dari Kasir, bagian inkaso membuat Daftar Inkaso dan input pelunasan ke sistem ERP TSD per outlet yang akan langsung menjurnal ke Bank Collection. 3.2.2.2.2
Penagihan atas Penjualan Kanvas Kredit
Gambar 3.9 Rich Picture Proses Bisnis Penagihan atas Penjualan Kanvas Kredit
Salesman canvas mengajukan list outlet yang akan diberikan kredit ke pejabat berwenang (ASM/ASS). Setelah mendapat persetujuan pejabat berwenang salesman kanvas boleh melakukan penjualan secara kredit. Selanjutnya, salesman kanvas
84
melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal kunjungan, cek stock di outlet yang dikunjungi. Pihak outlet melakukan order barang sesuai dengan kebutuhan. Salesman kanvas menerima order barang dari outlet. Periksa apakah outlet tersebut masuk dalam daftar outlet yang diberikan kredit, jika ya maka outlet dapat diberikan kredit sesuai ketentuan, jika tidak maka penjualan harus dilakukan secara tunai. Lalu salesman kanvas akan mengisi form nota penjualan kanvas (NPK) sebanyak 3 rangkap dan menyiapkan barang yang dipesan.
Outlet dan salesman kanvas akan
menandatangani NPK (1-3) dilanjutkan dengan penyerahan barang dan NPK (2) ke outlet. Pihak outlet akan menerima barang yang dipesan lalu menyerahkan NPK (2 dan 3) ke salesman kanvas. Salesman kanvas akan menerima NPK (2 dan 3). Selanjutnya salesman kanvas akan menyerahkan NPK (2) diserahkan ke Admin Sales untuk di-input & dibuatkan faktur. Admin sales akan menerima hasil penjualan kanvas berupa NPK (2), melakukan pengecekan dan input NPK ke dalam Sistem ERP TSD. Kemudian admin sales akan mencetak faktur dan faktur Pajak masing-masing 2 lembar (jika diperlukan), meminta tandatangan pejabat berwenang atau Branch Accountant (BA). Selanjutnya admin sales melakukan download sales kanvas harian dan membuat Rekap Penjualan Kanvas (RPK). Admin sales akan mendistribusikan dokumen NPK, faktur dan faktur pajak ke bagian inkaso. Bagian inkaso akan menerima NPK (2) yang sudah ditanda tangan oleh kasir , serta faktur dan faktur pajak . Untuk penjualan secara kredit, dokumen tersebut disimpan sementara per outlet dan ditagihkan pada saat jatuh tempo. Pada saat tagihan akan jatuh tempo, bagian inkaso akan menyiapkan dokumen tagihan berupa NPK (2), faktur dan faktur pajak, mengisi dokumen Daftar Inkaso DI (1-
85
2) untuk semua tagihan yang akan ditagih. Selanjutnya bagian inkaso menyerahkan DI (2), NPK (2), faktur dan faktur pajak ke salesman kanvas. Salesman kanvas akan menerima DI ( 2 ), NPK (2), faktur dan faktur pajak dari bagian inkaso. Selanjutnya salesman kanvas akan melakukan proses penagihan ke masing-masing outlet. Outlet menerima tagihan dari salesman kanvas dan melakukan pembayaran. Salesman kanvas akan menerima uang pelunasan piutang dari outlet dan mencatat hasil tagihan pada DI (2). Kemudian salesman kanvas akan menyerahkan uang/cek/giro hasil tagihan dan DI (2) ke kasir. Kasir akan menerima uang/cek/giro dan DI (2), menandatangani DI (2) dan menyerahkan DI
(2) ke bagian inkaso. Selanjutnya
kasir akan menyetorkan
uang/cek/giro ke bank dan membuat Bukti Terima Bank. Bagian inkaso akan menerima DI (2) yang sudah ditandatangani kasir dan melakukan pengecekan.. Untuk Piutang yang belum tertagih maka NPK (2) akan di-file kembali per outlet. Selanjutnya berdasarkan Bukti Terima Bank, bagian inkaso membuat dan meng-input pelunasan per outlet dalam sistem ERP TSD. 3.2.3 Proses Bisnis Penerimaan dan Pengeluaran Cash and Bank
Gambar 3.10 Rich Picture Proses Bisnis Penerimaan dan Pengeluaran Cash and Bank
86
Cash and Bank merupakan modul pencatatan transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran dana yang digunakan untuk keperluan – keperluan administrasi & operasional. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran dana di catat oleh Kasir per transaksi yang terjadi setiap harinya. Saat dilakukan transaksi pengeluaran dana, Kasir akan menentukan dana dari account mana yang akan digunakan apakah dana dari account kas kecil ataupun dari Bank Operasional. Pengeluaran dana seperti klaim-klaim salesman, driver atau Area Sales Supervisor atas biaya yang dikeluarkan dibawah Rp 500.000 akan menggunakan dana dari Kas Kecil. Sedangkan untuk pengeluaran – pengeluaran operasional diatas Rp500.000,- akan menggunakan dana yang berada pada Bank Operasional. Setiap melakukan Pengeluaran dana, maka Kasir akan membuat transaksi dan mencetak Payment Voucher sebagai bukti Pengeluaran Kas / Bank. Untuk pengisian Kas Kecil dilakukan setiap awal bulan atau saat posisi kas kecil sudah habis, dimana dana pengisian kas kecil berasal dari Bank Operasional. Pada saat pengisian Kas Kecil maka Kasir akan membuat dan mencetak Receipt Voucher sebagai bukti pengisian dana kas kecil dan juga mencetak Payment Voucher sebagai bukti pengeluaran dana bank operasional yang digunakan untuk pengisian kas kecil. Untuk pengisian dana Bank Operasional dilakukan oleh HO (Head Office) dengan melakukan transfer dana dari Bank Head Office ke Bank Operasional Direct Cover, karena adanya penerimaan dana untuk Bank Operasional maka Kasir akan membuat dan mencetak Receipt Voucher sebagai bukti penerimaan dana untuk Bank Operasional. Receipt Voucher dan Payment Voucher yang dicetak oleh Kasir akan digunakan sebagai arsip oleh Kasir.
87
3.3
Sistem yang Berjalan
3.3.1 Sistem secara Umum Pada saat ini, PT MIE Tbk didukung oleh sistem ERP TSD, TSD HO System, SAP BW, dan SAP R/3 untuk menjalankan aktivitas proses bisnisnya. Sistem ERP TSD digunakan pada DC (Direct Cover) dan Subdist dari PT MIE Tbk untuk membantu kegiatan operasional sehari-hari di setiap DC (Direct Cover) dan Subdist. Selanjutnya, sistem ERP TSD akan mentransfer rekapitulasi data-data ke sistem lain yaitu SAP R/3 dan TSD HO System yang kemudian akan disimpan dalam sebuah database besar SAP BW. Implementasi sistem ERP TSD pada Direct Cover yang pertama kali adalah pada Direct Cover Cirebon. Sampai saat ini, sudah ada 11 cabang PT MIE Tbk yang menggunakan sistem ERP TSD ini yakni Cirebon, Batam, Samarinda, Jambi, Prabumulih, Jember, Cikampek, Muntilan, Tuban, Malang, Palu. Sistem ERP TSD ini memiliki modul - modul antara lain : a. Sales and Distribution b. Purchase Order c. Inventory d. Cash and Bank e. General Legder f. Account Receivable g. Account Payable h. General system
88
Pada modul Purchase Order, sistem ini akan mencatat semua yang berhubungan dengan pembelian produk seperti proses permintaan pembelian, purchase order, retur pembelian. Pembelian ini akan menyebabkan terjadinya account payable. Pada modul Account Payable akan dicatat semua yang berhubungan dengan terjadinya account payable sampai pelunasan account payable. Dengan dilakukanya pembelian produk, maka produk-produk tersebut harus dikelola dengan baik dimulai dari penempatan produk tersebut di gudang utama, kanvas ataupun gudang Batch Stock, sementara perhitungan jumlah stock yang tersedia, jenisjenis produk, harga –harga produk akan dikelola pada modul Inventory. Produk-produk tersebut akan dijual untuk memperoleh laba. Untuk penjualan baik penjualan kanvas ataupun penjualan taking order akan dicatat pada modul Sales and Distribution. Dengan adanya penjualan,
maka akan
menyebabkan timbulnya piutang. Piutang-piutang tersebut beserta pelunasannya akan di catat pada modul Account Receivable. Modul cash and Bank pada sistem ERP TSD, digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran dana untuk keperluan operasional seperti klaim atas biaya bensin oleh driver atau biaya perjalanan dinas. Sedangkan modul General Legder merupakan modul yang berhubungan dengan jurnal–jurnal yang dihasilkan dari interface dari modul Cash and Bank, modul Account Receivable, modul Account Payable, dan modul Inventory beserta laporan keuangannya. Data- data seperti rekapitulasi jurnal yang ada pada modul General Legder akan didownload dalam bentuk text file dan di-upload ke sistem SAP yang ada di HO (Head
89
Office) melalui modul General System. Pada sistem ERP TSD, Modul General System merupakan support modul yang digunakan untuk mendukung modul-modul lainnya.
Gambar 3.11 Flowchart Modul General Ledger Sistem ERP TSD
90
Gambar 3.12 Flowchart Modul Account Payable Sistem ERP TSD
91
AR_BALANCE
Proses Interface Sales/Retur Data to A/R
AR_ITEM
Sales Journal
Skema DI?
N
Y Y
Collection?
Proses Entri Data Inkaso
TBL_AR_TAGIH
N
Y
Print Daftar Inkaso
N
Entri Data Temp?
Daftar Inkaso
Create CN/ DN Y
N
Proses Alokasi
N Proses Deposit to Bank
Entri CN/DN
AR_BALANCE
Proses Validasi Inkaso
AR_ITEM
Y
Entri Data Temp Pelunasan
Alokasi?
Bank Deposit List
Gambar 3.13 Flowchart Modul Account Receivable Sistem ERP TSD
92
Gambar 3.14 Flowchart Modul Cash and Bank Sistem ERP TSD
3.3.1.1
Financial Accounting Journal Overview
Gambar 3.15 Financial Accounting Journal Overview
93
Financial accounting PT MIE Tbk bermuara pada Modul General Ledger yang akan men-generate Income Statement, Balance Sheet, dan Trial Balance. Financial accounting journal overview bermula dari proses bisnis sales & distribution melalui sales transaction yang menghasilkan invoice. Dari invoice ini akan menjadi trigger bagi modul A/R (Account Receivable) atau piutang dagang. Modul A/R
(Account
Receivable) men-generate Sales & A/R Journal yang terhubung ke modul General Ledger. PO (Purchase Order) menjadi trigger bagi modul A/P (Account Payable) atau utang dagang yang nantinya akan men-generate Account Payable Journal dan juga terhubung ke General Ledger Journal. Dari pembayaran terhadap utang dan penerimaan pembayaran atas piutang serta aktivitas cash and bank baik penerimaan ataupun pembayaran akan terbentuk jurnal di General Ledger Journal. Selain itu, setiap aktivitas yang terjadi pada Inventory juga akan mempengaruhi modul General Ledger dengan terbentuknya jurnal-jurnal seperti Inventory Receipt/Purchase Journal, Inventory Adjustment Journal, Inventory and COGS Journal .
94
3.4
Length Of Effort Tabel 3.2 Length of Effort
Aktifitas 6
7
8
11
Juli 2011 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1
Briefing proses bisnis Briefing Modul Financial Accounting sistem ERP TSD, training sistem, dan melakukan rekonsiliasi laporan Training sistem dan melakukan rekonsiliasi laporan Problem Diasnotic Analisis chart of account Analisa masalah pada biaya Analisis permasalahan dan uji Pembuatan user manual Membuat dokumentasi database Problem diagnostic Meeting Uji skenario melihat kesesuaian dengan proses bisnis Uji skenario dan problem diagnostic
2
3
Agustus 2011 4 5 8 9 10 11 12
95
Diskusi tentang revaluation Analisis dan perhitungan stok Analisis sistem ERP TSD Analisis sistem yang berjalan Recalculation sistem ERP TSD dan problem diagnostic Checking dan problem diagnostic Presentation
Tabel 3.3 Detil dari Length of Effort Tgl
06 juli 2011
Waktu
Jumlah
kegiatan
Jam
08.0017.00
8 Jam
Kegiatan
Peserta
Materi
Hasil Kegiatan
Briefing
Anggota tim,
Memahami proses
Pemahaman proses
Proses Bisnis
mentor
bisnis PT MIE Tbk
bisnis PT MIE Tbk
pembimbing
96
07 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Briefing
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
Modul
mentor
rekonsiliasi laporan
rekonsiliasi pada
Financial
pembimbing, IT
dari bulan Januari-
sistem ERP TSD
Accounting
Support
Juni yang ada pada
untuk Direct Cover
sistem ERP
sistem ERP TSD
Batam, Palu, dan
TSD.
untuk Direct Cover
Jambi
Training
Batam, Palu, dan
Sistem, dan
Jambi
melakukan rekonsiliasi laporan
08 juli 2011
08.00-
8 Jam
Training
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
sistem, dan
mentor
rekonsiliasi laporan
rekonsiliasi pada
97
17.00
melakukan
pembimbing, IT
dari bulan Januari-
sistem ERP TSD
rekonsiliasi
Support
Juni yang ada pada
untuk Direct Cover
sistem ERP TSD
Samarinda,Jember
untuk Direct Cover
dan Prabumulih
laporan
Samarinda,Jember dan Prabumulih
11 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Training
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
sistem, dan
mentor
rekonsiliasi laporan
rekonsiliasi pada
melakukan
pembimbing, IT
dari bulan Januari-
sistem ERP TSD
rekonsiliasi
Support
Juni yang ada pada
untuk Direct Cover
sistem ERP TSD
Muntilan,Cirebon,
untuk Direct Cover
dan Tuban
laporan
Muntilan, Cirebon, dan Tuban
98
12 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Training
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
sistem, dan
mentor
rekonsiliasi laporan
rekonsiliasi pada
melakukan
pembimbing, IT
dari bulan Januari-
sistem ERP TSD
rekonsiliasi
Support
Juni yang ada pada
untuk Direct Cover
sistem ERP TSD
Cikampek dan
untuk Direct Cover
Malang
laporan
Cikampek dan Malang 13 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Problem
Anggota tim, IT
Melakukan
Laporan hasil
diasnotic
Support Finance
pengecekan interface
interface account
sistem ERP TSD
account dan melakukan perubahan pada account yang masih belum di interface menjadi interface account
99
14 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Analisis
Anggota tim, IT
Melakukan
Laporan hasil
Chart Of
Support Finance
penghapusan pada
account yang
Account
sistem ERP TSD
account-account yang
dihapus
tidak diperlukan pada sistem ERP TSD 15 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Analisa
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
masalah
Implement
rekonsiliasi cost STD,
rekonsiliasi cost of
pada biaya
Division, IT
Stock balance yang
good sold antara
Support Finance
ada pada sistem ERP
sistem ERP TSD
sistem ERP TSD
TSD dengan cost
dengan SAP untuk
yang ada di SAP
Direct Cover
untuk Direct Cover
Malang, Cikampek
Malang, Cikampek
dan Tuban
dan Tuban
100
18 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Analisa
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
masalah
Implement
rekonsiliasi cost STD,
rekonsiliasi cost of
pada biaya
Division, IT
stock balance yang
good sold antara
Support Finance
ada pada sistem ERP
sistem ERP TSD
sistem ERP TSD
TSD dengan cost
dengan SAP untuk
yang ada di SAP
Direct Cover
untuk Direct Cover
Muntilan,
Muntilan,
Cirebon,Batam dan
Cirebon,Batam dan
Jambi
Jambi 19 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Analisa
Anggota tim,
Melakukan
Laporan hasil
masalah
Implement
rekonsiliasi cost STD,
rekonsiliasi cost of
pada biaya
Division, IT
stock balance yang
good sold antara
Finance Support
ada pada sistem ERP
sistem ERP TSD
sistem ERP TSD
TSD dengan cost
dengan SAP untuk
yang ada di SAP
Direct Cover
101
untuk Direct Cover
Jember,Palu dan
Jember,Palu dan
Prabumulih
Prabumulih 20 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Analisis
Anggota tim,
Melakukan kenaikan
Laporan
Permasalahan mentor
harga pada produk-
pengecekan
dan uji
pembimbing dan
produk yang berkaitan
kenaikan harga
skenario
IT Finance
yang disesuaikan pada
untuk produk
Support
kenaikan yang terjadi
tertentu
pada SAP untuk setiap Direct Cover 21 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Analisis
Anggota tim,
Melakukan
Laporan problem
permasalahan mentor
pengecekan dan
yang terjadi pada
dan uji
pembimbing dan
menganalisa problem
saat kenaikan
skenario
IT Finance
yang terjadi pada saat
harga
Support
kenaikan harga
102
22 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Pembuatan
Anggota tim,
Membuat user manual User manual
user manual
mentor
sistem ERP TSD pada
sistem ERP TSD
pembimbing
Modul Financial
pada Modul
Accounting untuk
Financial
submodul Cash &
Accounting untuk
Bank dan General
submodul Cash &
Ledger
Bank dan General Ledger
25 juli 2011
08.0017.00
8 Jam
Pembuatan
Anggota tim,
Membuat user manual User manual
user manual
mentor
sistem ERP TSD pada
sistem ERP TSD
pembimbing
Modul Financial
pada Modul
Accounting untuk
Financial
submodul Account
Accounting untuk
Receivable dan
submodul Account
Account Payable
Receivable dan
103
Account Payable 26 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
27 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
28 juli 2011
08.00-
8 Jam
17.00
Membuat
Anggota tim,
Menganalisis dan
ERD
dokumentasi
mentor
membuat ERD sistem
database
pembimbing
ERP TSD
Membuat
Anggota tim,
Menganalisis dan
dokumentasi
mentor
membuat ERD sistem
database
pembimbing
ERP TSD
Problem
Anggota tim, IT
Menganalisis
Jurnal dan
diagnostic
Support Finance
pendistribusian diskon
pengecekannya
sistem ERP TSD
dan claim promo per
ERD
prinsipal dan melakukan pengecekan jurnalnya 29 juli 2011
08.00-
8 Jam
Meeting
Anggota tim,
Berdiskusi dengan
Solusi dan ide
104
17.00
mentor
mentor dan
untuk pemecahan
pembimbing
memberikan solusi
masalah tentang
untuk masalah
pendistribusian
pendistribusian diskon
diskon
dan claim promo 01 Agustus 2011
07.30-
8 Jam
16.30
Uji skenario
Anggota tim,
Melakukan transfer
Laporan stok
melihat
mentor
produk ke kanvas dan
produk gudang
kesesuaian
pembimbing, IT
mengecek stock
utama dan gudang
dengan
Support Finance
revaluation- nya per
kanvas beserta
barang
laporan stock
proses bisnis
revaluation sistem
02 Agustus 2011
07.3016.30
8 Jam
Uji skenario
Anggota tim,
Mengecek pengaruh
Laporan cost STD
dan Problem
mentor
stock revaluation
dan Stock Balance
diagnostic
pembimbing
terhadap cost STD dan
yang bermasalah
105
stock balance
03 Agustus 2011 07.30-
8 Jam
16.30
Melakukan meeting
Pemahaman
Diskusi
Anggota tim,
tentang
mentor
mengenai
revaluation
pembimbing,
prosedur-prosedur
Finance
yang benar dalam
Manager
melakukan revaluation
04 Agustus 2011
07.3016.30
8 Jam
Analisis dan
Anggota tim, IT
Melakukan
Tabel perhitungan
perhitungan
Support Finace,
perhitungan untuk
stock revaluation
Stok
mentor
stock revaluation yang dan perbandingan
pembimbing,
ada pada gudang
perhitungan antara
Implement
utama dan gudang
di sistem dan
Division
kanvas dan
manual
dibandingkan dengan
106
yang ada di sistem
05 Agustus 2011
07.3016.30
8 Jam
Analisis
Anggota tim,
Menganalisis
Solusi untuk stock
sistem ERP
mentor
penyebab terjadi
revaluation yang
TSD
pembimbing dan
perbedaan antara Cost
bermasalah
pihak IT Support
STD dan Stock
Finance
Balance ketika dilakukan stock revaluation dan mencari solusinya
107
08 Agustus 2011
07.30-
8 Jam
16.30
Analisis
Anggota tim,
Menganalisis
Penyebab
sistem yang
mentor
perbedaan yang terjadi perbedaan AR
berjalan
pembimbing
pada AR aging dan
aging dan Ledger
Ledger
09 Agustus 2011
07.30-
8 Jam
16.30
Recalculation Anggota tim,
Melakukan
Laporan setelah
tahunan
mentor
recalculation pada
dilakukannya
sistem ERP
pembimbing dan
AR, AP dan CB untuk
recalculation
TSD dan
IT Support
mencari perbedaan
problem
Finance
yang terjadi
Checking
Anggota tim,
Melakukan
Laporan
dan Problem
Mentor
mengecekan PPN
pengecekan PPN
Diagnostic
Pembimbing, IT
untuk direct cover
dan solusinya
diagnostic
10 Agustus 2011
07.3016.30
8 Jam
108
Support Finance
Jambi, Jember ,Palu,
Sistem ERP TSD
Prabumulih, Muntilan dan mencari penyebabnya
11 Agustus 2011
07.30-
8 Jam
16.30
Checking
Anggota tim,
Mengecek PPN
Laporan
dan Problem
mentor
untuk direct cover
pengecekan PPN
Diagnostic
pembimbing,
Batam , cirebon,
dan solusinya
Finance
tuban,
Manager
samarinda,cikampek, jambi dan mencari penyebabnya
12 Agustus 2011
07.30-
8 Jam
Presentation
Anggota tim,
Mempresentasikan
Laporan penilaian
109
16.30
manajer Finance, semua temuan dan mentor
memberikan
pembimbing, IT
rekomendasi kepada
Support Finance
perusahaan
Sistem ERP TSD
kinerja
110
3.5
Permasalahan yang dihadapi
a. DC (Direct Cover) memiliki dua account Bank Incoming Clearing. Terjadi Selisih account Bank Incoming Clearing pada Trial Balance dan Cash and Bank Statement. Perbedaan ini terjadi karena terdapat dua account Bank Incoming Clearing sehingga ada transaksi piutang yang tidak tercatat pada Modul Cash and Bank, tetapi tercatat pada General Ledger. Pada saat di lakukan rekonsiliasi laporan, terjadi selisih account Bank Incoming Clearing pada Trial Balance dan pada Laporan Cash and Bank yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.
Gambar 3.16 Perbedaan BIC Collection
111
Gambar 3.17 Nilai account Bank Incoming Clearing pada Trial Balance
Gambar 3.18 nilai account Bank Incoming Clearing pada Modul Cash and Bank
112
Selain itu, terdapat perbedaan pencatatan account Bank Incoming Clearing pada Trial Balance dan Cash and Bank Report dimana pada saat pencatatan di Trial Balance, Kode GL account Bank Incoming Clearing yang digunakan adalah 00-11231-00-70 sedangkan di Cash and Bank report, kode GL account Bank Incoming Clearing yang digunakan adalah 00-11211-00-90. Account Bank Incoming Clearing:
Gambar 3.19 Laporan Trial Balance
113
Gambar 3.20 Laporan Cash and Bank
b. Perbedaan saldo PPN Keluaran pada Trial Balance dengan formulir yang akan dilaporkan kepada Ditjen Pajak (Print Form 1107A) Pada pencatatan pajak pada Trial Balance, semua transaksi baik penjualan dikenakan pajak dan jika terjadi retur maka retur harus dihitung jumlah pajaknya untuk mengurangi pajak penjualan. Sedangkan pada pencatatan di Form 1107A, transaksi retur tidak mengurangi pajak. Hal ini menyebabkan terjadinya kelebihan pelaporan pajak kepada Ditjen Pajak.
114
Gambar 3.21 Perbandingan PPN Keluaran
Gambar 3.22 PPN keluaran pada Balance Sheet
115
Gambar 3.23 PPN Keluaran pada Form 1107A
c. Pencatatan yang kurang detail terhadap diskon dari prinsipal–prinsipal Untuk Transaksi penjualan yang memperoleh potongan diskon, tidak dilakukan pemisahan account pada diskon prinsipal sehingga terjadi akumulasi terhadap nilai diskon dari prinsipal . Dengan diskon yang tidak dipisah berdasarkan masing-masing prinsipal maka pencatatan jurnal atas transaksi tersebut kurang terperinci yang berakibat di General Ledger tidak terjadi pengalokasian diskon per prinsipal.
116
d. Selisih Kas Kecil pada Balance Sheet dengan Sub Modul Cash and Bank Pada saat dilakukan rekonsiliasi antara nilai kas kecil pada Balance Sheet dan submodul Cash and Bank, terjadi selisih yang cukup besar.
Selisih ini akan
menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak tepat.
Gambar 3.24 Perbandingan Kas Kecil
Gambar 3.25 Kas Kecil pada Balance Sheet
117
Gambar 3.26 Kas Kecil pada sub modul Cash and Bank
e. Perbedaan yang terjadi pada Account Receivable yang terdapat di antara Balance Sheet dan AR Balance Dari hasil rekonsiliasi yang dilakukan, terdapat selisih piutang pada Laporan Account Receivable Balance dengan yang ada pada Balance Sheet. Perbedaan ini dapat menyebabkan kerancuan pada laporan keuangan yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan manajer.
118
Gambar 3.27 Perbandingan Account Receivable
Gambar 3.28 Piutang pada Balance Sheet
119
Gambar 3.29 Piutang pada Account Receivable
f. Belum ada dokumentasi table-table database yang berhubungan dengan Modul Financial Accounting TSD. Dengan adanya pendokumentasian yang jelas dari database ini, bagian IT Finance Support, implementor, serta developer dapat memahami relasi antar table secara lebih mendalam sehingga ketika terjadi masalah mempermudah dalam memecahkan masalah tersebut.
maka dokumentasi ini dapat
