BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan CV AnandA merupakan sebuah perusahaan yang berbentuk CV yang bergerak di bidang penjualan jasa catering yang didirikan di Jakarta Timur. CV. Ananda berkantor di Jalan Kelapa Sawit IV Nomor 18, Utan Kayu Selatan, M atraman, Jakarta 13120. CV. AnandA memiliki dapur yang lokasinya terpisah dari kantor, yaitu berada di Jalan Pisangan Baru Tengah no. 34, M atraman, Jakarta Timur. CV. AnandA ini memiliki omset penjualan kurang lebih 125 juta per bulan. CV. AnandA didirikan pada tanggal 27 Juni 2001. CV AnandA didirikan oleh Ichwan Hasri, SE selaku direktur CV. AnandA dan Rizka Jayani, SE selaku Wakil Direktur CV.AnandA. CV. Ananda secara resmi memiliki berbadan hukum melalui Akte Pendirian “Perseroan Komanditer CV. AnandA Caterindo Sejati” Nomor 10 pada tanggal 10 agustus 2002 yang dibuat dihadapan Nurmiati, SH. Notaris di kotamadya Daerah Tingkat II Bekasi. Dan telah disahkan Pengadilan Negeri Jakarta Timur Nomor 901/Leg/2002 tanggal 22 Agustus 2002. CV. AnandA memiliki Surat Keterangan Domisili Usaha Nomor 100/1.824.511/VIII/UKS/2002 tertanggal 16 Agustus 2002. CV. AnandA terdaftar dalam Tanda Daftar Perusahaan dari Pemerintah daerah Khusus Ibukota Jakarta, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi DKI Jakarta Nomor 0904.3.51.07326 tertanggal 2 September 2002. CV. Ananda

45

46 memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 1401/09-05/PK/VIII/2002 dan Nomor Induk Wajib Pajak (NPWP) Nomor 02.143.967.4-001.000 CV AnandA merupakan perusahaan jasa yang menjual jasa membuat makanan untuk pesta pernikahan, pesta kantor, dan acara – acara lainnya, dan juga melayani Wedding Consultant dan Organizer. Perjalanan usaha ini dimulai pada kurang lebih satu bulan setelah mulai beroperasi, dimana CV AnandA ini telah mendapat kepercayaan dari pelanggan untuk menyelenggarakan pesta pernikahan yang terlaksana pada satu bulan berikutnya, tepatnya pada tanggal 9 September 2001 di Islamic Center Bawah. M akanan yang disediakan dapat berupa makanan yang disajikan dalam gubug – gubug atau berupa paket – paket pernikahan ataupun makanan yang disajikan dalam bentuk prasmanan. Seperti misalnya paket makanan yang disediakan bermacam-macam, tersedia tipe A, B, dan C. sedangkan makananmakanan yang disajikan dalam bentuk gubug misalnya Es krim, Es puter, Cendol Bandung, Asparagus Soup, Dimsum, Jajanan Pasar, Kambing Guling, Korean Barbeque, Laksa Ayam, Lapau M inang, Lontong Cap Gomeh, M artabak Telur, M artabak Kubang, M ie Bakso, M ie Jawa, M ie Kangkung, dan lain-lain tentunya dengan harga per porsi yang berbeda-beda. Sistem yang berjalan di CV AnandA saat ini masih bersifat manual dan tidak terkomputerisasi sehingga tidak mendukung kegiatan operasional perusahaan. CV AnandA memiliki bagian – bagian yang mengatur tugas dan tanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing dimana terdapat 9 karyawan, yaitu Bagian M erketing, Bagian Akuntansi dan Keuangan, M anager Pemasaran, Bagian Dapur, Bagian Pembelanjaan, Bagian Peralatan, M anager Operational dan Keuangan, Bagian Kasir, dan Direktur.

47 3.1.2 S truktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : CV AnandA Tahun : 2009

48

3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Tugas pokok: M enerapkan kebijakan pokok perusahaan. Uraian tugas dan Tanggung Jawab a) Bertanggung jawab mengkoordinasikan karyawan dan bawahan. b) Bertanggung jawab atas kinerja para karyawan c) M embuat perencanaan perusahaan. 2. Wakil Direktur Tugas pokok : M embantu direktur dalam melaksanakan tugas – tugas Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M embantu mengawasi kinerja karyawan b) M embantu dalam pengambilan keputusan 3. Manager Pemasaran Tugas pokok: M engkoordinasikan bagian – bagian yang berada di bawah tanggung jawabnya, yaitu: Customer Service, Marketing, dan Administrasi Gedung Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M engecek dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja

49 b) M engecek dan mengotorisasi Laporan Pesanan dari Bagian M arketing setiap akhir bulan. c) M embuat perencanaan promosi yang akan dilakukan. 4. Manager Operasional dan Keuangan Tugas pokok: Bertanggung jawab mengkoordinasikan bagian-bagian yang berada di bawah tanggung jawabnya, yaitu: bagian Dapur, Bagian Pembelanjaan, Bagian Peralatan, Kasir, dan Bagian akuntansi dan Keuangan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M engecek dan mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap bulannya. b) M engecek dan mengotorisasi Laporan Pengeluaran Kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap bulannya. c) M embantu Direktur dalam membuat perencanaan yang berhubungan dengan keuangan 5. Customer S ervice Tugas pokok: M enerima saran dan kritik dari pelanggan maupun keluhankeluhan mereka tentang makanan ataupun tentang pelayanannya. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M enggantikan tugas Bagian Marketing dalam menerima pesanan dan menerima pembayaran Booking Fee, DP1, DP2 maupun pelunasannya. b) Bertanggung jawab atas keluhan-keluhan dari para pelanggan.

50 6. Bagian administrasi gedung Tugas pokok: M emperluas kerjasama antara perusahaan dengan gedunggedung tempat resepsi. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M engurus perijinan atas gedung yang akan di gunakan untuk resepsi. b) M engurus penyewaan atas gedung resepsi. 7. Bagian Marketing Tugas pokok: M emasarkan dan menerima pesanan dari pelanggan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) Betanggung jawab atas pembuatan Surat Perintah Kerja yang akan diberikan kepada Bagian Dapur. b) Bertanggung jawab atas penerimaan pembayaran Booking Fee DP1, DP2 maupun pelunasannya yang akan diberikan kepada Bagian Keuangan. c) Bertanggung jawab atas serah terima pesanan di tempat acara. d) Bertanggung jawab atas pembuatan Laporan Penerimaan Pesanan yang akan diberikan kepada Manager Pemasaran. 8. Bagian Produksi (Dapur) Tugas pokok: M enyiapkan makanan sesuai pesanan dari pelanggan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M embuat daftar bahan – bahan yang di perlukan dalam Surat Pesanan. b) M enyerahkan Surat Pesanan tersebut ke bagian pembelanjaan. c) M embuat masakan.

51 d) M enyerahkan masakan yang telah dipesan pelanggan kepada Bagian Marketing. 9.

Bagian Pembelanjaan Tugas pokok: Bertanggung jawab atas pemesanan serta pembelian bahanbahan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) Berhubungan dengan Supplier untuk memesan bahan-bahan. b) Bertanggung jawab atas pembelanjaan atas bahan-bahan masakan. c) M embuat Tanda Terima. d) M engirim bahan-bahan makanan ke Bagian Dapur.

10. Bagian Kasir Tugas pokok: Bertanggung jawab atas pengeluaran dana. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M engeluarkan uang dari kas untuk pembelanjaan bahan-bahan masakan. b) M engeluarkan uang dari kas untuk pembelanjaan peralatan. c) M engawasi uang yang berada dalam kas. 11. Bagian Akuntasi dan Keuangan Tugas pokok: M embuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M enerima uang pembayaran dari Bagian Marketing. b) M encatat Transaksi penerimaan kas ke dalam Jurnal Penerimaan Kas. c) M encatat Transaksi Kas keluar ke dalam Jurnal Kas Keluar. d) M encatat pembelian ke dalam Jurnal Pembelian.

52 e) M embuat Laporan Pendapatan. 12. Bagian Peralatan Tugas pokok: Bertanggung jawab dalam menyiapkan peralatan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a) M encatat peralatan-peralatan apa saja yang akan di sewa. b) M enyiapkan surat pesanan peralatan sebagai permohonan penyewaan peralatan kepada Supplier. c) M enerima peralatan-peralatan dari Supplier. d) M engecek jumlah peralatan yang telah dikirimkan. e) M engecek peralatan-peralatan setelah pesta selesai yang akan di kembalikan kepada Supplier.

53 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan Proses bisnis penjualan CV. AnandA dimulai ketika Pelanggan datang ke kantor CV. AnandA. Pelanggan dilayani oleh Marketing. Marketing akan menjelaskan paket-paket catering yang disediakan oleh CV. AnandA. Marketing juga akan menanyakan tanggal dan tempat pesta diselenggarakan. Setelah Pelanggan memilih paket catering yang akan dipesan, Marketing akan mencatat pesanan Pelanggan dalam Formulir Pesanan. Formulir Pesanan dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut: a) Rangkap 1: diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan. b) Rangkap 2: disimpan oleh bagian Marketing sebagai arsip. c) Rangkap 3: diberikan kepada bagian Akuntansi dan Keuangan. Pelanggan membayar booking fee kepada Marketing ketika melakukan pemesanan. Pembayaran dapat dicicil sebanyak 3 tahap. Pembayaran Down Payment (DP)1 sebanyak 20 persen dari pesanan dilakukan 2 minggu setelah booking fee. Pembayaran DP2 sebanyak 50 persen dari sisa terhutang dibayarkan pada 1 bulan sebelum acara. Pelunasan dilakukan maksimal 2 minggu sebelum acara. Pembayaran dilayani oleh Marketing. Marketing akan mencatat setiap pembayaran dalam Kuitansi. Kuitansi dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut: a) Rangkap 1: diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti pembayaran b) Rangkap 2: diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan c) Rangkap 3: disimpan oleh Bagian Marketing sebagai arsip.

54 Bagian Akuntansi dan Keuangan setelah menerima uang dan Kuitansi rangkap 2 dari bagian Marketing akan mencatat penerimaan kas tersebut dalam Jurnal Pendapatan diterima dimuka. Apabila terjadi pembatalan pesanan, Pelanggan akan datang ke kantor CV. AnandA dengan membawa Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1. Pelanggan akan dilayani oleh Marketing. Marketing setelah menerima Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 akan menyerahkan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Keuangan akan menghitung cancellation fee yang akan dibebankan pada Pelanggan. Apabila pembatalan pesanan dilakukan maksimal 2 minggu sebelum acara, maka cancellation fee akan dikenakan sebesar 25 persen dari total pembayaran yang dilakukan. Apabila pembatalan pesanan dilakukan sesudahnya, maka seluruh uang yang telah dibayarkan tidak akan dikembalikan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menandai Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 bahwa sudah dibatalkan, Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 akan diarsip Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menyerahkan uang yang akan dikembalikan kepada Marketing. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Jurnal Pembatalan Pesanan. Marketing akan menyerahkan uang kembalian tersebut kepada Pelanggan. Setelah itu, M arketing membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap. Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan akan diberikan kepada Manager Pemasaran untuk dicocokan dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan rangkap 2 akan dikembalikan kepada Bagian

55 Marketing. Bagian Marketing akan memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Bagian Dapur sebagai perintah untuk membuat makanan sesuai pesanan. Setelah menerima Surat Perintah Kerja (SPK) dari M arketing, Bagian Dapur mencatat bahan-bahan apa saja yang dibutuhkan untuk membuat makanan dalam Surat Pesanan. Surat Pesanan dibuat sebanyak 3 rangkap. Bagian Dapur menyerahkan Surat Pesanan rangkap 1 dan 2 kepada bagian pembelanjaan. Bagian Dapur mengarsip Surat Pesanan rangkap 3. Setelah menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan 2, bagian pembelanjaan akan menuliskan nama dan alamat Supplier dan memberikan Surat Pesanan rangkap 1 kepada Supplier. Bagian Pembelanjaan mengarsip Surat Pesanan rangkap 2. Setelah Bagian Pembelanjaan menerima bahan-bahan baku yang telah dipesan, maka bagian pembelanjaan akan memberikan Tanda Terima kepada Supplier sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Setelah itu Supplier akan menyerahkan Tanda Terima beserta Faktur kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencatat semua pembelian ke dalam Jurnal Pembelian. Setelah itu Bagian Dapur akan menyiapkan makanan sesuai dengan Surat Perintah Kerja (SPK). Bagian peralatan akan mencatat peralatan-peralatan apa saja yang akan disewa untuk keperluan pesta tersebut ke dalam Surat Pesanan Peralatan. Surat Pesanan Peralatan tersebut dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 akan diserahkan kepada Supplier, dan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian Peralatan. Setelah peralatan dikirimkan, Bagian Peralatan akan memeriksa jumlah peralatan yang dikirimkan. Pada hari pelaksanaan acara, Bagian Dapur mengirimkan pesanan ke tempat acara. Pesanan diterima oleh Bagian Marketing yang telah siap menunggu di

56 tempat acara dilaksanakan. Satu jam sebelum acara dimulai, Bagian Marketing akan melakukan serah terima pesanan dengan Pelanggan. Setelah acara selesai, Bagian Peralatan bersama staff Supplier peralatan akan menghitung jumlah peralatan yang akan dikembalikan. Supplier akan menyerahkan Surat Pesanan Peralatan rangkap 1 beserta Faktur Pembelian kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan meminta bagian Kasir untuk membayar

peminjaman

peralatan

dan

Bagian

Keuangan

akan

mencatat

pembayaran tersebut dalam Jurnal Kas Keluar. Setelah acara selesai, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencatat pengakuan pendapatan atas pesanan yang telah selesai dilaksanakan dalam jurnal pendapatan. Setiap akhir bulan, Bagian M arketing akan membuat Laporan Pesanan. Laporan Pesanan akan diberikan kepada Manager Pemasaran untuk diperiksa dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Laporan Pesanan akan diserahkan kepada Direktur. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang akan diberikan kepada Manager Operasional dan Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar akan diserahkan kepada Direktur. Direktur akan memcocokan laporan-laporan tersebut.

57 3.2.2 Rich Picture

Gambar 3.2.1 Rich Picture M enerima Pesanan

Gambar 3.2.2 Rich Picture M enerima Pembayaran

Gambar 3.2.3 Rich Picture Pembatalan Pesanan

58

Gambar 3.2.4 Rich Picture M embuat Perintah Kerja

Gambar 3.2.5 Rich Picture M enyiapkan Peralatan

Gambar 3.2.6 Rich Picture M embayar Peralatan

59

Gambar 3.2.7 Rich Picture Serah Terima Pesanan

Gambar 3.2.8 Rich Picture M embuat Laporan

60 3.2.3 Overview Acti vity Diagram

. Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Proses Bisnis Berjalan

61 3.2.4 Identifikasi Event/ Event Table Event Table Sistem Berjalan CV. AnandA Event

Internal agent

Start when

Activities

Menerima pesanan

Marketing

Pelanggan datang

Mencatat Pembayaran Booking Fee

Bagian Akuntansi dan Keuangan

Menerima Kuitansi Rangkap 2

-Membuat Formulir Pesanan sebanyak 3 rangkap -Menerima pembayaran booking fee -Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap -Mencatat Pembayaran Booking Fee

Menerima pembayaran DP 1

Marketing


-Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

Mencatat pembayaran DP 1

Bagian akuntansi dan keuangan

Menerima kuitansi rangkap 2

-Mencatat pembayaran DP 1


Marketing


-Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

Melayani pembatalan

Marketing

Pelanggan datang untuk membatalkan pesanan

- Menerima Formulir pesanan rangkap 1 dan kuitansi rangkap 1

Menghitung cancellation fee

Bagian akuntansi dan keuangan

Menerima formulir pesanan rangkap 1 dan kuitansi rangkap 1

Mengembalikan uang

Marketing

Menerima uang pembatalan

Menerima pelunas an

Marketing

Menerima pelunas an

-Menandai formulir pesanan dan kuitansi rangkap 1 bahwa telah di batalkan -Menjurnal kedal am jurnal pembatalan pesanan -Membayarkan uang pembatalan kepada pelanggan -Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

Mencatat Pelunasan


Menerima kuitansi rangkap 2

-Mencatat penerimaan kas dalam JPK

Membuat perintah kerja

Marketing

Menerima pesanan

Mengotorisasi Surat Perintah Kerja

Manager pemasaran

Menerima Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan rangkap 2

-Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap -Mencocokan Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan. -Mengotorisasi SPK

62 Event

Internal agent

Start when

Activities

Mencatat bahan – bahan yang di perlukan

Bagian Dapur

Menerima Surat Perintah Kerja

-Membuat Surat Pesanan sebanyak 3 rangkap

Memesan bahan – bahan

Bagian Pembelanjaan

Menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan 2

Mencatat pembelian

Bagian Akuntasi dan Keuangan

Menerima Tanda Terima

Memesan peralatan

Bagian Peralatan

Bahan – bahan telah tersedia

Menyiapkan pesanan

Bagian Dapur

Menerima bahan – bahan makanan

-Memesan bahan – bahan yang di perlukan ke Supplier -Mengirimkan bahan – bahan ke Bagian Dapur -Membuat Tanda Terima -Mencatat pembelian ke dalam Jurnal Pembelian -Membuat Surat Pesanan Peralatan sebanyak 2 rangkap -Menyiapkan makanan sesuai pesanan

Mengirim pesanan

Bagian Dapur

Acara di laksanakan

Serah terima pesanan

Marketing

Pesanan sampai

Mengecek peral atan

Bagian Peralatan

Acara selesai di laksanakan

Membayar peralatan


Menerima Faktur

Mengeluarkan uang dari kas

Bagian Kasir

Mencatat pembayaran peralat an


Diminta bagian Akuntansi dan keuangan Setelah kasir membayar

Mencatat pengakuan pendapat an


Setelah acara selesai

Membuat Laporan Pesanan

Marketing

Akhir bulan

-Mengirim pesanan ke tempat acara berlangsung -Melakukan serah terima pesanan dengan Pelanggan -Menghitung peralatan yang di pinjam -Meminta bagian kasir untuk membayar peralat an yang telah di pinjam -Membayar peminjaman peralat an -Mencatat pembayaran peralat an kedalam Jurnal Kas Keluar -Mencatat pengakuan pendapat an dalam jurnal pendapatan -Membuat Pesanan

Laporan

63 Event

Internal agent

Start when

Activities

Mengotorisasi Laporan Pesanan

Manager Pemasaran

Menerima laporan pesanan

-Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Pesanan -Memberikan laporan yang telah di otorisasi kepada Direktur

Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar


Akhir bulan

Mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

Manager Operasional dan Keuangan

Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

-Membuat laporan Penerimaan Kas dan membuat Laporan Kas Keluar -Memeriksa dan mengotorisasi LPK dan LKK -Menyerahkan laporan yang telah diotorisasi kepada direktur

Mencocokan laporan

Direktur

Menerima Laporan Pesanan, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

Tabel 3.1 Event Table

-Mencocokan laporan – laporan yang telah di terima

64 3.2.5 Formulir dan Laporan pada S istem berjalan Dalam melakukan kegiatan bisnisnya, setiap perusahaan pasti membutuhkan formulir sebagai input dan menghasilkan laporan sebagai output. Demikian pula halnya dengan CV. AnandA sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa catering. Beberapa form yang dihasilkan dalam kegiatan bisnisnya, khususnya dari penjualan dan penerimaan kas, dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Formulir Pesanan Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing dan digunakan mencatat seluruh pesanan yang dipesan oleh Pelanggan. Formulir ini memiliki 3 rangkap formulir dengan perincian sebagai berikut: a) Rangkap ke-1 berwarna putih Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Pelanggan sebagai tanda bukti terjadinya transaksi pemesanan pada hari yang bersangkutan. b) Rangkap ke-2 berwarna merah muda Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Pelanggan. Setelah diotorisasi oleh Pelanggan, rangkap ini akan disimpan oleh Bagian Marketing sebagai arsip. c) Rangkap ke-3 berwarna biru Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai bukti telah terjadinya transaksi penjualan yang bersangkutan sesuai dengan rangkap ini.

65 2. Kuitansi Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing untuk mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh Pelanggan, baik Booking Fee, DP1, DP2 maupun pelunasan. Formulir ini memiliki 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut: a) Rangkap ke-1 berwarna putih Rangkap ini dalam prakteknya dibuat oleh Bagian Marketing dan akan diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti telah diterimanya uang sebagai pembayaran dari Pelanggan sebesar yang tercatat dalam kuitansi. b) Rangkap ke-2 berwarna kuning Rangkap ini dalam prakteknya dibuat oleh Bagian Marketing dan akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan beserta uang Pembayaran untuk dicatat dalam Jurnal Penerimaan Kas dan akan menjadi dasar pembuatan Laporan Penerimaan Kas yang akan dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap akhir bulan. c) Rangkap ke-3 berwarna biru Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing. 3. Surat Perintah Kerja (SPK) Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing dan digunakan sebagai perintah kerja kepada Bagian Dapur untuk membuat pesanan sesuai dengan daftar pesanan yang tertulis di dalamnya. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat sebanyak 1 rangkap. Setelah dibuat, Surat Perintah Kerja akan diperiksa

66 dan diotorisasi oleh Manager Pemasaran dan selanjutnya akan diserahkan kepada Bagian Dapur. 4. Surat Pesanan Formulir ini dibuat oleh Bagian dapur untuk mencatat barang-barang yang dibutuhkan untuk membuat pesanan. Formulir ini dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut: a)

Rangkap ke-1 berwarna putih Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh bagian Dapur dan akan diberikan kepada Bagian Pembelanjaan sebagai perintah untuk membeli barang-barang yang dibutuhkan untuk membuat pesanan sesuai yang tercatat di dalam formulir. Setelah diserahkan kepada Bagian Pembelanjaan, formulir rangkap ini akan dikirimkan kepada Supplier.

b)

Rangkap ke-2 berwarna merah muda Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh Bagian dapur dan akan diberikan kepada Bagian Pembelanjaan. Formulir ini akan diarsip oleh Bagian Pembelanjaan sebagai bukti telah terjadinya transaksi pembelian bahan.

c)

Rangkap ke-3 berwarna biru Dalam prakteknya, formulir ini ssetelah dibuat oleh Bagian Dapur akan disimpan Bagian Dapur sebagai arsip.

5.

Surat Pesanan Peralatan a) Rangkap ke-1 berwarna putih

67 Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh Bagian Peralatan dan akan diserahkan kepada Supplier. b) Rangkap ke-2 berwarna biru Pada prakteknya, formulir ini setelah dibuat oleh Bagian Peralatan akan disimpan oleh Bagian Peralatan. 6.

Tanda Terima Pada prakteknya, surat tanda terima ini dibuat oleh

bagian

pembelanjaan dan akan diserahkan ke Supplier, setelah itu oleh supplier tanda terima itu akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. 7.

Laporan Pesanan Laporan ini dibuat oleh Bagian Marketing pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur.

8. Laporan Penerimaan Kas Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur 9. Laporan Pengeluaran Kas Laporan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur.

68 3.2.6 Workflow Table Sistem Berjalan

Actor Marketing

Workflow Sistem Berjalan CV. AnandA Activities (Menerima pes anan) 1. Menjelaskan paket -paket yang ters edia 2.

Mencatat tempat dan tanggal acara

3.

Membuat Formulir Pesanan sebanyak 3 rangkap

4.

Memberikan FP rangkap 1 kepada Pelanggan

5.

Mengarsip Formulir Pesanan rangkap 2

6.

Memberikan Formulir Pesanan rangkap3 ke Bagian Akuntansi dan Keuangan

7.

Menerima pembayaran booking fee

8.

Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

9.

Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepada pelanggan

10. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke bagian akuntansi dan keuangan 11. Mengarsip Kuitansi rangkap 3 Bagian Akuntansi dan Keuangan

Marketing

(Mencatat Pembayaran Booking Fee) 12. Menerima Kuitansi rangkap 2 dari marketing 13. Mencatat pembayaran Booking Fee dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka (Menerima Pembayaran DP 1) 14. Menerima pembayaran DP 1 15. Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap 16. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepada Pelanggan 17. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke Bagian Akuntansi dan Keuangan 18. Mengarsip Kuitansi rangkap 3


(Mencatat pembayaran DP 1) 19. Menerima Kuitansi rangkap 2 dari marketing 20. Mencatat pembayaran DP 1 dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka

69 Actor Marketing

Activities (Menerima Pembayaran DP 2) 21. Menerima pembayaran DP 1 22. Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap 23. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepada Pelanggan 24. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke bagian Akuntansi dan Keuangan 25. Mengarsip Kuitansi rangkap 3


Marketing


Marketing

Marketing

(Mencatat pembayaran DP 2) 26. Menerima kuitansi rangkap 2 dari marketing 27. Mencatat pembayaran DP 2 dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka (Melayani Pembatalan) 28. Menerima Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 dari Pelanggan 29. Memberikan Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 ke bagian Akuntansi dan Keuangan (Menghitung Cancellation Fee) 30. Menerima Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 dari Marketing 31. Menghitung cancellation fee 32. Menandai Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 bahwa sudah dibatalkan 33. Mengarsip Formulir pesanan dan kuitansi rangkap 1 34. Menyerahkan uang yang akan dikembalikan kepada Marketing 35. Membuat Jurnal Batal Pesan (Mengembalikan Uang) 36. Menerima uang pembatal an dari Bagian Akuntansi dan Keuangan 37. Marketing menyerahkan uang pembatal an kepada Pelanggan (Menerima Pelunasan) 38. Menerima pelunas an 39. Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap 40. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepada Pelanggan 41. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke Bagian Akuntansi dan Keuangan 42. Mengarsip Kuitansi rangkap 3


(Mencatat Pelunasan) 43. Menerima uang dan kuitansi rangkap 2 dari bagian Marketing 44. Mencatat setiap penerimaan kas ke dalam Jurnal Penerimaan Kas

70 Actor Marketing

Activities (Membuat Perintah Kerja) 45. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap 46. Memberikan SPK dan Formulir Pesanan rangkap 2 ke Manager Pemasaran

Manager Pemasaran

(Mengotorisasi Surat Perintah Kerja) 47. Menerima SPK dan formulir pesanan dari bagian Marketing 48. Mencocokan dan mengotorisasi SPK dan Formulir Pesanan rangkap 2 49. Mengembalikan SPK dan Formulir Pesanan rangkap 2 ke bagian Marketing

Bagian Dapur

(Mencatat bahan-bahan yang diperlukan) 50. Menerima SPK dari bagian Marketing 51. Membuat Surat Pesanan sebanyak 3 rangkap 52. Memberikan surat pesanan rangkap 1 dan 2 ke Bagian Pembelanjaan 53. Mengarsip Surat Pesanan rangkap 3

Bagian Pembelanjaan

(Memesan Bahan-Bahan) 54. Menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan 2 dari bagian Dapur 55. Menuliskan Nama dan alamat Supplier pada Surat Pesanan 56. Memberikan Surat Pesanan rangkap 1 ke Supplier 57. Mengarsip Surat Pesanan rangkap 2 58. Menerima bahan-bahan yang telah dipesan dari Supplier 59. Membuat Tanda Terima dan diberikan kepada Supplier


(Mencatat Pembelian) 60. Menerima Tanda Terima dan faktur dari Supplier 61. Membuat janji bayar dan mencatat semua pembelian ke dalam Jurnal Pembelian

Bagian Peralatan

(Memesan Peral atan) 62. Membuat Surat Pesanan Peralatan sebanyak 2 rangkap 63. Memberikan surat pesanan peral atan rangkap 1 ke Supplier 64. Mengarsip Surat Pesanan Peralatan rangkap 2 65. Menerima dan mengecek peralatan yang dikirimkan

71 Actor Bagian Dapur

Activities (Menyiapkan Pesanan) 66. Menerima bahan-bahan yang di perlukan dari Bagian Peralatan 67. Menyiapkan makanan sesuai pesanan

Bagian Dapur

(Mengirim pesanan) 68. Mengirimkan pesanan ke tempat acara berlangsung

Marketing

(Serah terima pesanan) 69. Menerima pesanan dari Bagian Dapur 70. Serah terima pesanan dengan konsumen

Bagian Peralatan

(Mengecek peralatan) 71. Menghitung jumlah peralatan yang akan dikembalikan bersama staff Supplier


(Membayar peral atan) 72. Menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan Faktur Pembelian dari Supplier 73. Meminta kasir untuk membayar peminjaman peralatan

Bagian kasir

(Mengeluarkan uang dari kas) 74. Membayar peralatan yang di pinjam ke Supplier


(Mencatat pembayaran Peralat an) 75. Mencatat pembayaran peminjaman peralat an ke dalam Jurnal Kas keluar


(Mencatat pengakuan pendapatan) 76. Mencatat pengakuan pendapatan atas pesanan yang telah selesai dilaksanakan dal am jurnal pendapatan

Marketing

(Membuat Laporan Pesanan) 77. Membuat Laporan Pesanan 78. Memberikan Laporan Pesanan kepada Manager Pemasaran

Manager Pemasaran

(Mengotorisasi Laporan Pesanan) 79. Menerima Laporan Pesanan dari Bagian Marketing 80. Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Pesanan 81. Memberikan Laporan Pesanan yang telah diotorisasi kepada Direktur


( Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar) 82. Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar 83. Memberikan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar kepada Manager Operasional dan Keuangan

72 Actor Manager Operasional dan Keuangan

Activities (Mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar) 84. Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar dari Bagian Akuntansi dan Keuangan 85. Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar 86. Memberikan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang telah diotorisasi kepada Direktur

Direktur

(Mencocokan laporan) 87. Menerima Laporan Pesanan, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang telah diotorisasi 88. Memeriksa laporan-laporan yang telah diterima

Tabel 3.2 Workflow Table

3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Dari hasil temuan yang kami lakukan pada CV. AnandA maka permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Temuan 1 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Temuan 2 Kriteria

Sebab Akibat

Rekomendasi

Tidak ada nomor urut tertulis dalam dokum en Tanda Terima yang dibuat oleh Bagian Pembelian. Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercet ak. Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut m emungkinkan suatu transaksi dapat dicatat lebih dari satu kali. Perusahaan sulit menelusuri transaksi, kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut. Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut. Kurangnya inform asi yang ditampilkan pada dokumen Kuitansi, seperti nomor dari dokumen Formulir Pesanan. Menurut Mulyadi (2001, p79), Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bers angkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identi fikasi trans aksi direkam pertam a kali dalam formulir. Pihak perusahaan belum memperhatikan manfaat dan pentingnya perekaman data yang terorganisir. Sulitnya menelusuri data- data terkait dalam dokumen yang telah dikeluarkan. Sehingga arsip dokumen tidak secara cepat memberikan inform asi bagi pengguna selanjutnya dari dokumen tersebut. Seperti salah dalam pencatatan nomor pesanan yang dituliskan pada kwitansi pembayaran yang berpengaruh pada Bukti Penerimaan Kas Membuat dokumen dengan atribut yang lengkap sehingga alur informasi dan tanggungjawab atas dokumen tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.

73 Temuan 3 Kriteria

Sebab Akibat Rekomendasi Temuan 4

Kriteria

Sebab Akibat Rekomendasi

Temuan 5

Kriteria

Sebab

Akibat

Rekomendasi

Temuan 6 Kriteria

Sebab Akibat Rekomendasi

Tidak adanya formulir yang digunakan untuk mencatat pembatalan pesanan dan pengembalian uang karena pembatalan pes anan tersebut Menurut Mulyadi (2001, p3) formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam cat atan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan trans aksi direkam pert ama kalinya sebagai dasar pencat atan dalam catat an. Tidak jelasnya prosedur pembatal an pesanan dan pengembalian uang tersebut, sebab tidak adanya pencatatan akan hal-hal tersebut Perusahaan kesulitan dal am mengendalikan pes anan yang dibatalkan, pengembalian uang, dan pendapatan at as cancellation fee. Dibuat Formulir Pembatalan Pesanan untuk mencatat pembatalan pesanan dan pengembalian uang karena pembatal an pesanan. Tidak adanya dokumen pendukung yang digunakan s ebagai perintah kepada Bagi an Peralat an untuk menyewa peralatan sesuai dengan kebutuhan pesanan Menurut Mulyadi (2001, p80) formulir berfungsi pula s ebagau sarana untuk menyampaikan inform asi secara intern organisasi atau antarorganisasi Tidak adanya perintah yang jelas dalam prosedur penyewaan peralatan Bagian Peralatan tidak dapat menentukan jumlah peralatan yang perlu disewa untuk menunjang pesanan SPK dibuat oleh Mar keting s ebanyak 2 rangkap, dimana rangkap 1 diberikan kepada Bagian Dapur sebagai dokumen pendukung menyi apkan pesanan dan rangkap 2 diberikan kepada Bagian Peralatan sebagai dokumen pendukung menyiapkan peralat an Surat Pesanan yang dibuat oleh Bagian Dapur memiliki fungsi ganda. Yaitu fungsi permintaan bahan oleh Bagian Dapur dan fungsi pemes anan bahan ke Supplier yang s eharusnya menjadi wewenang Bagian Pembelanjaan. Menurut Mulyadi (2001, p80) formulir berfungsi pul a sebagai sarana untuk menyampaikan inform asi secara intern organisasi at au antar organisasi. Tidak adanya pemisahan wewenang antara bagian pembelanjaan dan bagian dapur. Dalam hal ini, Surat Pesanan yang dibuat Bagi an Dapur seharusnya hanya mempuyai fungsi permintaan akan bahan-bahan makanan, maka itu fungsi pemesanan bahan kepada Supplier seharusnya menjadi wewenang Bagian Pembelanjaan. Bagian Pembelanjaan tidak memiliki wewenang dal am memesan bahanbahan kepada Supplier, yang seharusnya dia miliki tetapi dimiliki oleh Bagian Dapur. Dibuat Formulir lain. Yaitu Formulir Permintaan Bahan untuk mencatat bahan-bahan yang diperlukan oleh Bagi an Dapur. Sedangkan fungsi pemesanan bahan ke Supplier tetap dicatat dalam Surat Pesanan. Tidak adanya surat perintah atas pengeluaran uang oleh Kasir, serta tidak adanya penetapan tanggung jawab at as pengeluaran uang tersebut. Menurut Mulyadi (2001, p90) formulir digunakan untuk menet apkan tanggung jawab terjadinya trans aksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada s eseorang, diperlukan formulir untuk merekam pert anggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut. Pertanggung jawaban at as transaksi yang melibatkan kas pada CV. AnandA di pusatkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Tidak jelasnya perintah dan pertanggung jawaban at as kas yang di keluarkan oleh Bagian Kasir. Seharusnya dibuat formulir untuk mencatat jumlah kas yang keluar, tanggal, keterangan, bagian yang mem erintahkan, dan bagian yang

74 Temuan 7

Kriteria

Sebab

Akibat Rekomendasi

bertanggung jawab at as pengeluaran kas. Tidak adanya dokumen pendukung, yaitu Surat Pesanan dan Surat Pesanan Peralatan yang menunjang prosedur pembayaran peralatan dan pencat atan utang bahan-bahan. Menurut Mulyadi (2001, p316) pencat atan terj adinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Perusahaan tidak memperhatikan peranan penting dari dokumendokumen pendukung tersebut, seperti Surat Pesanan dan Surat Pes anan Peralatan. Tidak adanya pengendalian atas barang-barang yang dibeli dan atas pengeluaran kas Surat Pesanan seharusnya di buat sebanyak 4 rangkap dimana rangkapnya diberikan kepada supplier, bagian dapur, bagian pembelanj aan, dan bagian keuangan

Tabel 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang diperlukan oleh Direktur pada CV. AnandA antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Laporan Pemesanan Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah pesanan yang diterima dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode pesanan yang diterima. Laporan ini memiliki

field

sebagai

berikut:

Tanggal_Pesanan,

Kode_Pesanan,

Kode_Pelanggan, Tgl_Acara, Waktu_acara, Tempat_Acara, dan Total_Bayar. 2. Laporan Pembatalan Pesanan Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah pesanan yang dibatalkan dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode pembatalan pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_Batal_Pesan, Tgl_batal, Kode_Pesanan, Total_Bayar, Selisih_Waktu, Total_Bayar, Cancellation_Fee, dan Total_kembali 3. Laporan Penerimaan kas

75 Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah kas yang diterima oleh Marketing, baik untuk pembayaran booking fee, DP1, DP2, maupun pelunasan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode Kuitansi. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_JPK,

Tanggal_JPK,

Kode_Kuitansi,

Tipe_bayar

Kode_Pesanan,

Kode_Pelanggan, dan Jumlah. 4. Laporan Kas Keluar Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah kas yang dikeluarkan oleh Kasir. Laporan ini dibuat berdasarkan kode BKK. Laporan ini memiliki field sebagai berikut:

kode_BKK,

Tanggal_BKK,

Kode_Karyawan,

Kode_Supplier,

Kode_Faktur, dan jumlah. 5. Laporan Gubug Terbanyak Laporan ini berisi informasi mengenai jenis gubug yang paling banyak diterima perusahaan selama satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode Pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_Pesanan, Kode_Gubug, Nama_Gubug, Jumlah_Porsi, dan Satuan. 6. Laporan Pemesanan Paket Terbanyak Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah paket yang paling banyak dipesan dalam perusahaan selama satu bulan. Laporan ini dapat dibuat berdasarkan Kode Pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Rank, KdPaket, NmPaket, QtyPesan, HrgPkt, Total. 7. Laporan Jurnal Umum Laporan ini berisi informasi mengenai transaksi jurnal yang terjadi dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan Kode Jurnal. Laporan ini memiliki field kode_jurnal, t gl_jurnal, nama_akun, kode_akun, dan saldo.

76 8. Laporan Jurnal Penerimaan Kas Laporan ini berisi informasi mengenai transaksi pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, yang berasal dari Booking Fee, DP1, DP2, dan Pelunasan yang terjadi dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan Kode Jurnal. Laporan ini memiliki field kode_jurnal, tgl_jurnal, nama_debit, kode_akun_debit, keterangan dan saldo.

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Recommend Documents