BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Perusahaan ini pada awalnya bernama PT. Tricipta Atyasana, didirikan pada 2 juli 1993 berdasarkan akta notaris No.14 Notaris Haji Asmawel Amin, SH. Yang diprakarsai oleh M ony Pandi Prasmono, Bimo Aji Pandi Prasemo, Handoko Sindhunata, dan M . Falal, berlokasi di Jl. Bunga M ayang V no.1 Bintaro Jakarta Selatan. Namun pada tahun 2000 PT. Tricipta Atyasama dibubarkan karena tidak sesuai dengan komitmen pertama. Tetapi pada tahun yang sama, akhirnya perusahaan yang bergerak dalam bidang arsitekture, interior design dan furniture ini dapat berdiri kembali dengan perubahan nama, yaitu PT. Sendang Rejeki berdasarkan akta notaris No.15 yang dibuat oleh Notaris Linda Ibrahim, SH pada tanggal 4 september 2002, yang diprakarsai oleh Handoko Sindhunata dan RA. Sakoentala Herdani Puspitawati. Berlokasi di Jl. H. Ropiah No. 9 (Jl. Veteran) Bintaro Jakarta Selatan dengan pemilik sekaligus pemimpin perusahaan Bapak Handoko Sindhunata.
46
51 a. M emeriksa dan mengawasi hutang piutang perusahaan. b. M engotorisasi permohonan pengeluaran kas sesuai dengan batas wewenangnya dan mengawasi penggunaannya. c. M elaksanakan pembelanjaan perusahaan. d. M emberikan laporan rutin tentang kondisi keuangan perusahaan kepada pimpinan perushaan. e. M emastikan
pencatatan,
penggolongan,
pengikhtisaran
dan
rekapitulasi semua pemasukan dan pengeluaran serta memeriksa bukti-bukti pendukung transaksi. f. M enganalisa kebutuhan dana dalam melaksanakan selutuh kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan. 1.
Personalia Tugasnya mengatasi seluruh kegiatan dan mengendalikan proses recruitment karyawan.
2.
Manager Teknik Operasional M elaksanakan seluruh kegiatan dalam menangani proyek mulai dari kebutuhan logistik atau peralatan, scheduling kerja, pemberkasan laporan tahapan proyek atau penagihan, dan kebutuhan material hingga proyek tersebut selesai dikerjakan.
52 3.
Produksi a. M engatur rencana produksi dan berkoordinasi dengan bagian keuangan b. M elakukan koordinasi dengan bagian keuangan dalam menyusun kebutuhan bahan baku atau material dan pendayaan produksi c. M embuat laporan pemakaian bahan baku. d. M embuat laporan hasil produksi.
4.
Supervisor Bertugas mengontrol langsung ke lapangan atau workshop, kontrol supaya sesuai perencanaan, kontrol kualitas dan mengontrol bahanbahan material.
5.
Drafter a. Bertugas membuat atau mendesain gambar dengan design yang ditentukan oleh klien maupun designer. b. M embuat perhitungan rencana anggaran biaya (RAB) atau estimasi biaya. c. M engukur lokasi sesuai existing / kenyataan.
53 3.2 Analisis Sistem Berjalan 3.2.1 Narasi Proses Bisnis Pada Sistem Berjalan PT. Sendang Rejeki adalah perusahaan furniture yang menggunakan sistem by – order. Pelanggan di PT. Sendang Rejeki dibagi menjadi dua yaitu pribadi atau perusahaan, pelanggan dapat menghubungi M anajer Teknik Operasional untuk melakukan pemesanan, pelanggan akan menjelaskan apa saja yang dibutuhkannya, lalu M anajer Operasional akan menanyakan apakah pelanggan mempunyai design sendiri atau PT. Sendang Rejeki yang melakukan design produk / barang yang diinginkan oleh pelanggan. Apabila pelaggan mempunyai design sendiri mereka dapat mengirimkan design tersebut melalui fax atau email, apabila tidak maka Drafter akan mendesain dan mempresentasikan kepada pelanggan, hal ini bersangkut paut dengan pemesana furniture, apabila bersangkut paut dengan interior, maka Drafter akan datang langsung ke lokasi dan membicarakan kepada pelanggan apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi sebuah ruangan yang diinginkan. Apabila design sudah disetujui oleh kedua belah pihak, baik itu design yang dimiliki oleh pelanggan ataupun design yang dibuat oleh PT. Sendang Rejeki. M aka Drafter akan membuat rencana anggaran biaya (RAB) atau estimasi biaya yang dibutuhkan untuk membuat produk / barang tersebut yang ditandatangani oleh Direktur Utama, hal ini berlaku juga untuk design interior. Bila pelangan akan menggunakan jasa PT. Sendang Rejeki, maka M anajer Teknik Operasional akan menerusakan ke Direktur Utama untuk melakukan proses negosiasi harga. Bila dalam negosiasi tidak terjadi kesepakatan maka pelanggan akan
54 membatalkan transaksi, tetapi jika negosiasi terjadi kesepakatan M anajer Teknik Operasional akan menerbitkan purchase order (PO) yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan Pelanggan. Setelah itu pelanggan akan berhubungan dengan bagian Keuangan untuk membicarakan sistem pembayaran, bagian Keuangan akan menjelaskan bagaimana sistem pembayaran dengan ketentuan tahap pertama (uang muka) 40%, tahap dua 30%, dan tahap tiga (pada saat barang diantar) 30%, hal ini berlaku untuk pelanggan pribadi, apabila pelanggan berupa perusahaan berlaku sistem, tahap pertama (uang muka) 40% dan tahap dua (pada saat barang diantar) 60%. Gambaran sistem berjalan : 1. Customer mencari informasi mengenai perusahaan dengan cara manual, informasi dapat diperoleh melalui : •
Front desk,
•
Brosur – brosur, dan
•
Customer service.
2. Customer dapat juga mencari informasi mengenai website perusahaan secara on – line. 3. Dalam website tersebut terdapat modul standard dan modul tambahan. 4. M odul standard terdiri dari modul – modul utama sebagai berikut :
55 •
Home
•
About us
•
Contact us
•
Guest book
•
F.A.Q
5. Pada modul tambahan terdiri dari modul – modul sebagai berikut : •
Product Categories
•
Random Product
•
Hit Counter
Kebutuhan-kebutuhan yang tidak ditemukan antara lain : 1.
Booking secara online Selama ini para pelanggan hanya bisa melakukan pemesanan dengan cara
menghubungi M anajer Teknik Operasional via telepon, datang langsung ke kantor PT. Sendang Rejeki, atau PT. Sendang Rejeki mendatangi pelanggan untuk membicarakan masalah design produk atau desing interior, ataupun pelanggan mau membeli produk / barang yang sudah tersedia serta melakukan negosiasi. Cara ini dinilai kurang efisien karena dari sisi PT. Sendang Rejeki akan memakan biaya operasional lebih besar, dan akan menyita waktu. Semua karena sistem yang dijalankan oleh PT. Sendang Rejeki masih manual. Adanya fasilitas booking online melalui web akan sangat membantu.
56 2.
Pelayanan dimana saja dan kapan saja Dengan adanya fasilitas website para pelanggan dapat mengakses web
PT. Sendang Rejeki dari mana saja dan kapan saja. Dalam web PT. Sendang Rejeki pelanggan dapat melihat-lihat apa saja isi dari PT. Sendang Rejeki, data-data
produk
beserta
harganya,
melakukan
pemesanan,
serta
berkomunikasi secara langsung kepada pihak perusahaan. Pihak PT. Sendang Rejeki dapat segera mengetahui order-order terbaru dari pelanggan. Hal ini akan sangat menghemat waktu serta biaya-biaya yang dikeluarkan bagi kedua belah pihak, karena tidak harus tatap muka untuk mengetahui produk-produk PT. Sendang Rejeki. 3.2.2 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Bisnis Berjalan
57 3.2.3 Analisis S WOT Analisis SWOT merupakan suatu pendekatan analisis suatu sistem untuk mengetahui kelebihan yang terdapat pada suatu sistem dibandingkan dengan perusahaan lain (Strengths), kelemahan yang terdapat pada suatu perusahaan (Weaknesses), peluang yang dimiliki dalam suatu perusahaan (Opportunity), dan ancaman yang ada baik dari dalam maupun luar perusahaan (Threats). 1. Strengths •
Perusahaan mempunyai SDM yang sangat menguasai job desknya masing-masing sehingga memiliki etos kerja yang tinggi dan professional dalam lingkungan kerja.
Serta struktur organisasi yang ringkas
menjadikan SDM yang ada bekerja secara efektif dan efesien. •
M empunyai Direktur Utama yang sangat menguasai dan mengetahui informasi dan perkembangan furniture serta design interior. Direktur utama inilah yang menjadi motor penggerak dari setiap kegiatan perusahaan .
•
PT. Sendang Rejeki memperkerjakan tenaga-tenaga dari luar yang berkualitas, professional, dan ahli di bidangnya, seperti tukang kayu, tukang cat, tukang finishing, tukang sofa. Koneksi yang luas dari PT. Sendang
Rejeki
membuat
tenaga-tenaga tersebut
dipekerjakan sesuai kebutuhan saat itu.
mudah
untuk
58 2. Weaknesses •
PT. Sendang Rejeki belum mempunyai showroom yang dapat digunakan sebagai ruang pamer desain – desain produk furniture mereka.
•
Saat ini PT. Sendang Rejeki belum mempunyai cabang di Indonesia.
3. Opportunity •
M enawarkan harga yang kompetitif dan tetap mengedepankan kualitas produk.
•
M emiliki website yang memadai untuk dijadikan alat promosi dan kebutuhan marketing.
•
M enjual produk secara by-order, sehingga pelanggan dapat membawa desain sendiri atau menggunakan desain dari perusahaan yang mereka suka.
4. Threats •
Banyaknya perusahaan pesaing yang telah memiliki showroom untuk memamerkan produk – produk mereka.
•
Perusahaan pesaing yang memiliki banyak cabang dengan promosi yang lebih intensif.
•
Pameran – pameran furniture yang menawarkan harga yang kompetitif.
59
3.2.4 Tahapan CRM Tahap CRM
Hal yang diperlukan
Cara yang dilakukan
1. M enambah Pelanggan
a. inovation
a. melakukan inovasi dengan memberikan
Baru (Acquire)
kemudahan – kemudahan bagi pelanggan dengan pelayanan secara online. b. convenience
b. meyakinkan para calon pelanggan dalam hal keunggulan produk dan pelayanan yang memuaskan.
2. M emberikan nilai
a. reduce cost
a. memberikan potongan
tambah bagi pelanggan
harga dan penawaran –
yang telah dimiliki
penawaran menarik
perusahaan (Enchan)
lainnya terhadap produk – produk furniture tertentu. b. customer service
b. memberikan dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan yang dilakukan secara personal.
60 3. M empertahankan
a. listening
a. mendengarkan saran
pelanggan yang potensial
dari pelanggan dan
(Retain)
menyediakan apa yang dibutuhkan oleh pelanggan. b. new product
b. menawarkan produk – produk furniture terbaru kepada pelanggan.
Tabel 3.1 Tahapan CRM
61 3.3 Analisis Website 3.3.1 Tampilan Website 3.3.1.1 Tampilan Menu Home
Gambar 3.3 Tampilan M enu Home Website PT. Sendang Rejeki
62 3.3.1.2 Tampilan Menu About Us
Gambar 3.4 Tampilan M enu About Us Website PT. Sendang Rejeki
63 3.3.1.3 Tampilan Menu Contact Us
Gambar 3.5 Tampilan M enu Contact Us Website PT. Sendang Rejeki
64 3.3.1.4 Tampilan Menu Guest Book
Gambar 3.6 Tampilan M enu Guest Book Website PT. Sendang Rejeki
65 3.3.1.5 Tampilan Menu Product
Gambar 3.7 Tampilan M enu Product Website PT. Sendang Rejeki
66 3.3.1.6 Tampilan Menu F.A.Q
Gambar 3.8 Tampilan M enu F.A.Q Website PT. Sendang Rejeki
67 3.3.1.7 Tampilan Menu Register
Gambar 3.9 Tampilan M enu Register Website PT. Sendang Rejeki
68 3.4 Analisis Pesaing Sehubungan analisa yang kami lakukan, kami menemukan beberapa perusahaan yang memiliki bisnis yang serupa dengan bisnis yang dijalankan oleh PT. Sendang Rejeki, diantaranya yaitu : 3.4.1 Website Vi vere Berikut ini adalah salah satu halaman website Vivere sebagai website pembanding untuk menganalisa website dari PT. Sendang Rejeki yang sudah ada. Kami akan mencari kekurangan yang terdapat pada website PT. Sendang Rejeki yang sudah ada dan akan mengembangkan website tersebut untuk menyempurnakannya. Berikut ini adalah tampilan layar dari salah satu halaman website Vivere :
Gambar 3.10 Tampilan Layar Website Vivere
69 Pada halaman website Vivere ini menampilkan modul Gallery yang menampilkan produk atau desain produk furniture yang disediakan oleh perusahaan. M odul gallery ini sangat cocok diterapkan pada website PT. Sendang Rejeki, karena PT. Sendang Rejeki belum memiliki showroom untuk memperlihatkan desain – desain produk mereka kepada pelanggan. Sehingga kami menambahkan modul gallery pada rancangan website PT. Sendang Rejeki yang akan kami buat untuk melengkapi informasi tentang desain atau contoh produk yang pernah dibuat oleh PT. Sendang Rejeki. 3.4.2 Ligna Furniture Berikut ini adalah halaman website Ligna Furniture
sebagai website
pembanding. Kami membandingkan website Ligna dengan website PT. Sendang Rejeki yang kami kembangkan, kami menemukan beberapa kekurangan dan kelebihan yang dimiliki oleh website perusahaan dan pesaing. Berikut ini adalah tampilan layar dari salah satu halaman website Ligna :
70
Gambar 3.11 Tampilan Layar Website Ligna
Website Ligna tidak memiliki feature login untuk meng-upload gambar atau desain furniture yang diinginkan customer seperti yang dimiliki oleh website yang kami buat. Selain itu website yang dimiliki oleh Ligna terlihat terlalu statis dan tidak ada interaksi dengan customer.
71 3.5 Perbandingan Dengan Website Pesaing
www.viverecollection.com
Kelebihan
Kekurangan
1. M emiliki tampilan yang menarik
1. Belum memiliki member login.
2. M emiliki tampilan lokasi – lokasi showroom dan alamat showroom.
2.Belum memiliki sistem untuk berinteraksi langsung dengan pelanggan.
3. Setiap kategori produk telah dibedakan dan dipisahkan dalam berbagai menu tertentu.
Lignafurniture.com
3. Belum memiliki sistem dimana member dapat menerima pesan – pesan khusus.
1. M emiliki tampilan menarik
1. Belum memiliki member login
2. Telah memiliki sistem untuk dapat melihat dimana lokasi dealer terdekat dengan pelanggan.
2. Kategori produk ditempatkan dalam menu yang tidak tersusun dan tidak teratur
Tabel 3.2 Perbandingan Website Pesaing
72 3.6 Permasalahan Sistem Berjalan Berdasarkan analisis yang telah kami lakukan terhadap website yang sudah ada dan juga perbandingan dengan website – website pembanding yang ada, kami menyimpulkan bahwa kebutuhan – kebutuhan yang belum terpenuhi antara lain : Dari sisi pelayanan kepada pelanggan : •
Tidak adanya showroom yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memperkenalkan desain – desain produk kepada pelanggan.
•
Belum adanya informasi tentang mitra perusahaan yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meyakinkan para calon pelanggan.
•
Belum adanya informasi tentang bahan baku yang digunakan untuk suatu produk.
•
Belum adanya informasi tentang proses pembuatan produk yang sedang dipesan oleh pelanggan. Hal ini membuat pelanggan harus terus menerus datang ke perusahaan untuk melihat perkembangan pembuatan produk yang dipesan.
•
Belum adanya fitur
pada website PT.
Sendang Rejeki yang
memungkinkan pelanggan berinteraksi secara real – time dengan pihak perusahaan.
73 •
Belum adanya fitur untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam hal pelayanan kepada pelanggan.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan dan hasil analisis terhadap website yang sudah ada, maka kami akan merancang dan menambahkan beberapa modul yang diharapkan dapat berguna bagi para pelanggan dan perusahaan itu sendiri, seperti : •
M enyediakan menu products yang berguna untuk menampilkan contoh – contoh desain dari PT. Sendang Rejeki yang pernah dibuat fitur ini dapat dipergunakan sebagai gallery digital yang memperlihatkan hasil desain furniture yang dimiliki oleh perusahaan.
•
M enyediakan menu partner untuk memberikan informasi kepada calon pelanggan dan pelanggan mengenai persahaan mana saja yang bermitra dengan PT. Sendang Rejeki.
•
M enyediakan fitur inbox yang dapat dipergunakan untuk memberikan informasi berguna untuk pelanggan.
•
M enyediakan informasi tentang progress order yang akan dikirim ke dalam fitur inbox member untuk memberikan informasi tentang proses pembuatan produk yang dipesan oleh pelanggan. Pelanggan juga dapat memberikan komentar atau penambahan – penambahan mengenai detail – detail produk yang dipesan melalui menu ini.
74 •
M engintegrasikan website PT. Sendang Rejeki dengan Yahoo! Messenger sehingga calon pelanggan maupun pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan pihak perusahaan melalui menu ini.
•
M enyediakan fitur kuisioner online sehingga perusahaan mendapatkan informasi tentang kepuasan pelanggan.
