BAB III ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

48 BAB III ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

3.1 Kerangka Pikir Berikut ini merupakan bagan yang menggambarkan kerangka pemikiran yang menyusun skripsi ini:

Gambar 3.1 Kerangka Pikir

49 9 Hal pertama yang kami lakukan adalah mengumpulkan data-data umum dari perusahaan PT.Astragraphia, yaitu Profil Perusahaan, Sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, divisi Procurement, dan divisi TI, Key Performance Indicator, dan Laporan Keuangan. 9 Setelah memperoleh data-data tersebut. Data-data tersebut kami jadikan landasan dalam melakukan penelitian yang kami bagi menjadi tiga bagian besar yaitu : •

Penelitian Kinerja Kami melakukan

evaluasi untuk

kinerja aplikasi

SAP

bagian

Procurement dengan menggunakan metode IT Balance Scorecard. Penelitian ini dituangkan pada Bab III. •

Penelitian Financial Kami melakukan evaluasi Financial perusahaan khususnya berfokus pada Biaya yang dibutuhkan untuk implementasi dan operasional SAP serta Pendapatan yang diperoleh oleh perushaan tersebut.

•

Penelitian Business Process Kami melakukan evaluasi Business Process untuk mengukur sejauh mana proses yang berjalan sudah cukup mendukung kebutuhan di perusahaan tersebut khususnya bagian procurement.

9 Dari ketiga penelitian tersebut akan didapatkan hasil/output berupa kesimpulan yang akan menghasilkan usulan pengembangan yang dituangkan pada Bab IV. 9 Setelah diketahui hasil/output berupa kesimpulan maka kami membuat usulan pengembangan dengan menggunakan metode ASAP, yang berfokus hanya pada

50 dua tahap pertama, yaitu Project Preparation, dan Blue Print yang dituangkan pada Bab IV.

3.2 Riwayat Perusahaan 3.2.1

Sejarah Perusahaan Astragraphia didirikan tanggal 31 Oktober 1975 dengan akta notaris Kartini M uljadi, S.H no 186 yang disetujui M enteri Kehakiman Republik Indonesia dalam surat keputusan 4.A.S/33/4 tanggal 12 Februari 1976 dengan domisili di Jakarta, dimana kantor pusatnya terletak di JL.Kramat raya 43 Jakarta. Astragraphia memiliki 75 titik layan yang tersebar di 21 kantor cabang dan lokasi lainnya diseluruh Indonesia. Astragraphia mengawali perjalanannya pada tahun 1971 sebagai Divisi Xerox, PT Astra International yang bergerak dalam bidang pemasaran dan penyediaan jasa layanan purna jual bagi mesin fotokopi Xerox secara

eksklusif

di

seluruh

Indonesia.

Sejalan

dengan

perkembangan bisnis yang pesat, pada tahun 1976 Divisi Xerox memisahkan diri dari PT Astra International dan menjadi sebuah perusahaan yang mandiri dengan nama PT Astragraphia. Dalam pertumbuhan

rangka

membangun

bisnisnya, pada tahun

landasan

yang

kokoh

bagi

1989 Astragraphia menjadi

perusahaan publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Setelah 30 tahun, Astragraphia mulai fokus

51 pada bisnis Document Solution, dengan partner utama Fuji Xerox Co. Ltd. Bisnis Document Solution tidak hanya bisnis mesin fotokopi tapi telah mengalami transformasi bersamaan dengan pesatnya perkembangan di bidang teknologi informasi (TI) menjadi sebuah solusi perdokumenan yang terintegrasi dengan sistem TI. Solusi perdokumenan pada dasarnya adalah solusi penanganan dokumen secara menyeluruh, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik. Solusi ini meliputi penggandaan, pencetakan, pengelolaan, konversi media, sampai distribusi dokumen. yang tidak terlepas dari dukungan teknologi informasi. Astragraphia membagi bisnis Document Solution dalam 4 bisnis utama yaitu: •

Office Product Business M enyediakan solusi penanganan dokumen di perkantoran mulai dari unit departemental sampai tingkat korporasi. Solusinya terdiri dari perangkat multifungsi (print, copy, fax dan scan) dan perangkat lunak manajemen dokumen.

•

Production System Business M enyediakan solusi dokumen yang fokus pada skala produksi, dengan karakteristik pencetakan digital berkecepatan tinggi dan dengan volume dokumen yang besar maupun kecil (short-run length)

52 •

Printer Channel Business M enyediakan solusi berbasis printer (termasuk printer multifungsi), bahan habis-pakai, layanan purna jual serta beragam personal computer dan peripherals-nya untuk kebutuhan personal sampai departemental.

•

Services Business. M enyediakan solusi yang mengintegrasikan semua produk portofolio Astragraphia dengan menambahkan know-how dalam bentuk added value services

Pembagian bisnis tersebut berdasarkan pada jenis mesin/hardware dan layanan/services yang ditawarkan. Dalam upayanya menyediakan layanan berkualitas unggul bagi para pelanggannya, Astragraphia terus memperluas jangkauannya ke seluruh Indonesia dan wilayah lain yang berdekatan, seperti pelanggan di Timor Leste. Sampai dengan akhir tahun 2005, Astragraphia juga melakukan penjualan dan penyediaan layanan melalui dealer dan reseller yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk memperkuat posisinya di pasar TI Indonesia yang masih menjanjikan, Astragraphia berkiprah melalui PT.SCS Astragraphia Technologies (SAT). Perusahaan patungan yang dibentuk tahun 2004 ini, 49% sahamnya dimiliki oleh Astragraphia dan 51% dimiliki oleh Singapore Computer System Limited (SCS). Berbekal kemampuan dan

53 pengalaman Astragraphia selama hampir 23 tahun di bisnis TI (dahulu melalui unit usaha IT Solution), SAT menjadi salah satu dari 3 besar perusahaan penyedia jasa terintegrasi dalam bidang Solusi Teknologi Informasi di Indonesia. Bahkan kini SAT memiliki landasan untuk melakukan penetrasi pasar international yang telah dimiliki oleh SCS di pasar regional. Pada tanggal 25 September 2008, Astragraphia memperbaharui dan merevisi perjanjian distributor dengan Principal utama, Fuji Xerox Co., Ltd. Dengan revisi ini, posisi Astragraphia dalam perjanjian distributor tidak lagi dikaitkan dengan PT.Astra International Tbk, seperti yang tercantum pada perjanjian sebelumnya, selain terbatas pada status PT.Astra International Tbk, sebagai pemegang saham Astragraphia

3.2.2

Visi, Misi, Strategi dan Filsafat Perusahaan •

Visi Perusahaan M enjadi penyedia solusi bisnis berbasis TI terbaik di Indonesia

•

M isi Perusahaan Sejahterakan bersama bangsa

•

Strategi Perusahaan o M emfokuskan diri pada sektor dokumen solution sebagai upaya mempertahankan pangsa pasar seraya memacu pertumbuhan pendapatan jasa o Penciptaan value added services untuk meningkatkan Return on

54 Information Technology (ROIT) bagi pelanggan dengan cara meningkatkan kompetensi SDM dalam halpenyediaan solusi dan implementasinya o M enciptakan unit usaha yang ramping dan efisien sehingga mencapai peningkatan produktivitas karyawan yang ditandai dengan peningkatan kontribusi laba kotor o M empertahankan indeks kepuasan pelanggan melalui peningkatan kualitas layanan dan pemahamanakan kebutuhan pelanggan o M emperbaiki pengelolaan aset dengan memperhatikan tingkat persediaan dan piutang o Penetrasi pasar global melalui aliansi strategis dengan principal dan mitra lain •

Filsafat o Bermanfaat bagi bangsa dan negara o Pelayanan yang terbaik bagi pelanggan o Saling menghargai dan membina kerjasama o Berusaha mencapai yang terbaik

55 3.3 S truktur Organisasi 3.3.1

S ruktur Pada Kantor Pusat Sharehol ders Board o f Commissio ners

President Co mm issioner C ommission er

Audi t C ommitt ee C hairman Member

Board of Di rect ors

President Direc tor Vice P resident Director

Remunerat ion & Nomin at ion C ommitt ee President Co mmi ssioner C ommission er

Di recto r

Suppo rt Fun ctio n

Hu man Resources & Man agement Servic e

C hief Exec uti ve Officer

Co rpo rate Secret ary, Legal & G CG Internal Audi t & Risk Management

Finance & Accounting Ch ief Financial Offi cer

Investor Relations Supply Cha in Ma na gement Planning & Reporting

Ch ief Informati on Officer

Informat ion Managemen t & Appli catio n Suppo rt Business Development

Market ing & Operati on Major Account Operations Ch ief Operatin g Offic er

Branch Operat ions Production System Business Operations Printer Channel Busi ness Opera tions Planning & Marketing Customer Ser vice Support

Di recto r i n Charge

Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Pusat

56 3.3.2

S truktur Divisi Information Management

Gambar 3.3 Struktur Divisi Information Management

57 3.3.3

S truktur Divisi Procurement and Inventory

Gambar 3.4 Struktur Divisi Procurement and Inventory

3.3.4

Pembagian Tugas dan Wewenang

3.3.4.1 Tugas dan Wewenang Kantor Pusat •

Dewan Komisaris Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan atas kebijakan Direksi dalam menjalankan perusahaan dan memberi nasehat terhadap pelaksanaan tugas Operasional Direksi. Dewan Komisaris juga harus memantau efektifitas penerapan GCG di Astragraphia, dan jika perlu melakukan penyesuaian. Sesuai ketentuan UUPT dan Anggaran Dasar, Direksi dalam melakukan tindakan korporasi tentu perlu mendapat persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Dewan Komisaris. Anggota Dewan Komisaris Astragraphia berjumlah 3 (tiga) orang , salah satunya, atau sepertiganya dari jumlah seluruh

58 anggota merupakan Komisaris Independen. Dalam mengambil suatu keputusan, Dewan Komisaris selalu mengupayakan musyawarah untuk mufakat. Apabila cara musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, ditempuh dengan cara perhitungan suara terbanyak. Dewan Komisaris baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama mempunyai akses untuk memperoleh informasi tentang Astragraphia secara tepat waktu dan lengkap. Pada akhir tahun, Dewan Komisaris melaporkan kepada pemegang saham atas pertanggungjawaban tugasnya sebagai pengawas atas pengelolaan perusahaan oleh Direksi dalam bentuk Laporan Dewan Komisaris di Annual Report yang dimintakan persetujuan dalam RUPS tahunan yang diadakan setelah tutup buku. •

Direksi Tugas utama Direksi adalah bertanggung jawab penuh dalam memimpin dan mengelola harta kekayaan Astragraphia guna mencapai maksud dan tujuan, serta memastikan agar Astragraphia menerapkan

GCG

dengan

memperhatikan

kepentingan

para

pemangku kepentingan (stakeholders). Anggota Direksi berjumlah 5(lima) orang termasuk 1(satu) Presiden Direktur dan 1(satu) Wakil Presiden Direktur. Pembagian tugas dan wewenang anggota Direksi ditetapkan oleh RUPS. RUPS telah menyetujui memberikan kuasa Dewan Komisaris untuk menetapkan pembagian tugas dan wewenang anggota Direksi. Setiap tahun Direksi menyusun arahan strategi bisnis sebagai pegangan bagi seluruh karyawan. Dalam arahan strategi tersebut, Direksi mencantumkan penerapan GCG yang konsisten dan

59 berkesinambungan sebagai dasar yang kokoh dalam mencapai strategi bisnis tersebut. Hal ini ditetapkan untuk menegaskan kepada seluruh karyawan akan pentingnya penerapan GCG bagi Astragraphia. Anggota Direksi Astragraphia secara rutin mengikuti pelatihan, seminar atau workshop, baik di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk

yang berkenaan

dengn

kompetensi dan pengetahuannya.

GCG,

guna meningkatkan

Pada akhir

tahun,

Direksi

melaporkan kepada pemegang saham atas pertanggung jawaban tugasnya sebagai pengurus dan pengelola perusahaan dalam bentuk Laporan Direksi di Laporan Tahunan yang dimintakan persetujuan dalam RUPS Tahunan yang diadakan setelah tutup buku. •

Komite Audit Komite Audit adalah komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dan karena itu bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris. Anggota Komite Audit Astragraphia berjumlah 3(tiga) orang, salah seorang menjadi Ketua. Ketua Komite Audit dirangkap oleh Komisaris Independen. Tugas Komite Audit adalah memberikan pendapat

kepada

Dewan

Komisaris

atas,

laporan

Direksi,

mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Komisaris, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan Komisaris antara lain : (i) melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Astragraphia seperti laporan keuangan, proyeksi dan informasi keuangan lainnya; (ii) melakukan penelaahan atas ketaatan Astragraphia terhadap peraturan perundang

60 undangan (legal compliance) baik di bidang Pasar M odal maupun peraturan lain yang berhubungan dengan kegiatan Astragraphia; (iii) melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh Internal Audit; dan (iv) melaporkan kepada Dewan Komiasaris berbagai resiko yang dihadapi Astragraphia dan pelaksanaan manajemen resiko oleh Direksi. Dalam melaksanakan tugasnya, Komite Audit memiliki wewenang untuk mengakses catatan atau informasi yang diperlukan dari Astragraphia. Komite Audit melakukan pertemuan dengan Direksi setiap 3(tiga) bulan untuk membahas laporan keuangan sebelum dipublikasikan ke publik. •

Komite Nominasi dan Remunerasi Komite Nominasi dan Remunerasi dibentuk dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris. Komite Nominasi dan Remunerasi bertugas membantu dalam Dewan Komiasaris dalam (i) menetapkan kriteria pemilihan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi, dan (ii) menetapkan besaran remunerasinya untuk diusulkan dan diputuskan dalam RUPS dengan cara sesuai ketentuan Anggaran Dasar.

•

Internal Audit Internal Audit membantu Direksi melakukan pengawasan internal guna memastikan efektifitas pengendalian internal pengelolaan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan kebijakan dan sistem yang telat ditetapkan. Internal Audit secara berkala melaksanakan

61 fungsinya melalui pemeriksaan ke seluruh cabang dan departemen berdasarkan skala dan prioritas kepentingannya. Sebagai evaluasi dan umpan balik Internal Audit melakukan survei dengan tujuan meningkatkan fungsi dan kinerja pelaksanaan Internal Audit di masa mendatang. Internal Audit juga memberikan laporan kuartalan kepada Komite Audit atas hasil audit disertai upaya perbaikannya. Setiap awal tahun Internal Audit menyusun program kerja yang diselaraskan dengan program kerja yang diselaraskan dengan program kerja Komite Audit. •

Sekretaris Perusahaan Sekretaris Perusahaan merupakan pejabat penghubung (liaison officer) dari Astragraphia terhadapa pihak luar dan sebaliknya. Sekertaris Perusahaan bertugas mengelola dokumen Astragraphia seperti Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah Dewan Komisaris dan Rapat Direksi, serta memastikan bhawa Astragraphia mematuhi peraturan yang berlaku, khususnya mengenai keterbukaan

informasi

material

atas

hal-hal yang

menyangkut Astragraphia yang perlu diketahui oleh publik serta memberikan masukkan kepada Dewan Komisaris dan Direksi mengenai peraturan dan ketentuan yang berlaku agar dapat dipatuhi sepenuhnya. Sekertaris Perusahaan secara rutin menghadiri Rapat Direksi dan Rapat Dewan Komisaris serta membuat minuta hasil rapat.

62 3.3.4.2 Tugas dan Wewenang Divisi Information Management •

Helpdesk Helpdesk bertugas memastikan jalur komunikasi dalam keadaan bisa digunakan (e-mail, telepon, SQL); meng-update informasi ‘piket’ dari setiap fungsi; menerima query dari beberapa media (telepon, e-mail), mengidentifikasi query berdasarkan tingkat kepentingan dan kesulitan sesuai dengan sistem yang ada serta mencatat dalam database SQL; memberikan solusi dengan mengacu pada petunjuk di database; memberikan solusi sesuai dengan kompetensi yang dimiliki dan bila tidak bisa mengeskalasi ke second level; melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan solusi terhadap permasalahan user; mencatat proses penyelesaian dan solusi yang diberikan ke database; memonitor ketuntasan penyelesaiaan query melalui usernya; meng-update informasi/pengetahuan/kompetensi TI sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi; mengevaluasi proses Helpdesk untuk meningkatkan proses kerja lebih efisien dan efektif (improvement); memberikan masukkan/saran kepada user sesuai dengan kebutuhan; menggali informasi dari lapangan mengenai pelayanan yang diberikan Helpdesk kepada para user; melaporkan dan memberikan masukkan berdasarkan data SQL ke user dan atasan secara periodik; melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan melaporkannya secara rutin; mendukung fungsi pendukung sistem keamanan; melakukan mentoring untuk staf baru; mendukung atasan dalam

rangka

“Annual

Budget

Planning”

sesuai

area

63 tanggungjawabnya

serta

konsisten

dalam

meng-update

dan

menjalankan kebijakan IM . Sedangkan Helpdesk

berwenang untuk

mengingatkan

kepada

karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan IM ; melatih user agar mengurangi ketergantungan kepada Helpdesk; mewakili Departemen untuk suatu tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan dan kepentingan Departemen; memberikan rekomendasi penilaian staf TI dalam mentoring-nya ke atasan; bersama dengan atasan/kepala Departemen menganalisa dan memutuskan problem solving di IM-Helpdesk

serta mengusulkan

pelatihan

untuk

Competency Development dalam rangka “Annual Budget Planning” •

System Administration System

Administration

bertugas

memberikan

support

untuk

operational desktop/notebook mulai dari siklus instalasinya sampai end-live; mengelola seluruh software standard dan peredarannya termasuk registrasi untuk kepentingan User Licensing; men-follow up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk sesuai dengan kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya; melakukan eskalasi ke third level/Vendor untuk query/problem yang tidak terpecahkan; mengupdate kedalam database SQL atas solusi dari query tersebut; mengupdate pengetahuan TI-nya sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi serta area tanggungjawabnya; mengevaluasi proses internal untuk meningkatkan proses kerja menjadi lebih efisien dan efektif (improvement); melakukan system administering melalui

64 aspek System Security, Housekeeping, Backup-Restore-Recovery, Transport

Batch-job

and

spool

sesuai

dengan

area

tanggungjawabnya; melakukan analisa secara terus-menerus didalam rangka meningkatkan kinerja system baik system performance maupun system security; melakukan quality assurance untuk layanan yang akan dikirim ke Live Production sesuai dengan area tanggungjawabnya; mematuhi perjanjian penggunaan Xerox Network System secara konsisten; mewakili departemen untuk sesuatu tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan dan kepentingan departemen; melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan melaporkannya secara rutin; meng-update informasi ‘piket’ dari setiap fungsi; melaporkan dan memberikan masukkan ke atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui; memberikan masukkan/saran kepada user sesuai dengan kebutuhan termasuk pendidikan user berkaitan dengan Change Management; melakukan mentoring untuk staf baru; mensupport atasan dalam rangka “Annual Budget Planning” sesuai dengan area tanggungjawabnya serta konsisten dalam meng-uodate dalam menjalankan kebijakan IM . Sedangkan System Administration berwenang untuk mengingatkan kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan IM ; membina hubungan yang baik dengan kolega di FXAP dan region sesuai dengan area tanggungjawabnya; membina hubungan dengan IT-Vendor/Principal related kepada fungsi area yang menjadi tanggungjawabnya; memberikan rekomendari penilaian staf TI dalam

65 mentoring-nya ke atasan; bersama dengan atasan/kepala Departemen menganalisa dan memutuskan problem solving di IM ; mengusulkan perbaikan peralatan untuk Infrastructure and Data Center dalam rangka “Annual Budget Planning”; mengusulkan Vendor IT terbaik melalui analisa yang mendalam baik secara langsung ataupun kerjasama dengan Departemen yang terkait dalam organisasi sesuai kewenangannya serta mengusulkan pelatihan untuk Competecy Development dalam rangka “Annual Budget Planning” dan IDP. •

Desktop Management Desktop Management bertugas untuk memberikan dukungan untuk operasional desktop/notebook, mulai dari siklus instalasinya sampai end-live;, mengelola seluruh software standard dan peredarannya termasuk registrasi untuk kepentingan User Liscensing; men-follow up query/eskalasi yang masuk dari Helpdesk; sesuai dengan kompetensi yang menjadi tanggungjawabnya; melakukan eskalasi ke third level/Vendor untuk query/problem yang tidak terpecahkan; meng-update kedalam database SQL dari query tersebut; mengupdate pengetahuan TI-nya sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi serta area tanggungjawabnya; mengevaluasi proses internal untuk meningkatkan proses kerja menjadi lebih efisien dan efektif (improvement); melakukan analisa secara terus-menerus didalam

rangka

performance

meningkatkan

maupun

system

kinerja security;

sistem

baik

system

melakukan

system

administering melalui aspek System Security, Housekeeping, Backup

66 Restore-Recovery, Transport Batch-job and spool sesuai dengan area tanggungjawabnya; melakukan quality assurance untuk layanan yang akan

dikirim

ke

Live

Production

sesuai

dengan

area

tanggungjawabnya; mematuhi perjanjian penggunaan Xerox Network System secara konsisten; mewakili Departemen untuk suatu tugas khusus/diskusi atas dasar kebutuhan dan kepentingan Departemen; melakukan review terhadap kemajuan IPP-nya dan melaporkannya secara rutin; meng-update informasi ‘piket’ dari setiap fungsi; melaporkan dan memberikan masukkan kepada atasan berdasarkan data/fakta yang ditemui; memberikan masukkan/saran kepada user sesuai dengan kebutuhan termasuk pendidikan user yang berkaitan dengan Change Management, melakukan mentoring untuk staf baru; mendukung atasan dalam rangka “Annual Budget Planning” sesuai dengan area tanggungjawabnya serta konsisten dalam meng-update dan menjalankan kebijakan IM Sedangkan Desktop Management berwenang untuk mengingatkan kepada karyawan sebagai user untuk senantiasa mematuhi kebijakan IM ; membina hubungan yang baik dengan kolega di FXAP dan region

sesuai

dengan

area

tanggungjawabnya;

memberikan

rekomendasi penilaian staf TI dalam mentoring-nya ke atasan; bersama

dengan

atasan/kepala

Departemen

menganalisa

dan

memutuskan problem solving di IM ; mengusulkan perbaikan peralatan untuk Infrastructure and Data Center dalam “Annual Budget Planning”; mengusulkan Vendor TI terbaik melalui analisa

67 yang mendalam baik secara langsung ataupun kerjasama dengan Divisi/Departemen terkait dalam organisasi sesuai kewenangannya serta mengusulkan pelatihan untuk Competency Development serta “Annual Budget Planning”

3.3.4.3 Tugas dan Wewenang Divisi Procurement and Inventory •

MRP Controller MRP Controller bertugas untuk menghitung dan men-submit part order; meminta dan men-supply untuk semua cabang dan depo; keeping inventory level; menciptakan, mengontrol dan merubah PO Vendor serta mencari dan menciptakan EPR dan MM R dan Localize Part Sedangkan MRP Controller berwenang untuk men-submit order ke Xerox Vendor Import, Non Xerox Vendor Import dan Non Xerox Vendor Local setelah mendapatkan “approval Manager”; mensupply dan me-remove part dari atau ke semua cabang dan depo

•

MRP Controller and Inventory Analyst MRP Controller and Inventory Analyst bertugas untuk men-submit order

ke Vendor; memonitor

ketersediaan equipment untuk

memenuhi kebutuhan operasi mendistribusikan equipment ke semua cabang serta menganalisa pergerakan inventory. Sedangkan MRP Controller and Inventory Analyst bertugas untuk bekerjasama dengan bagian terkait untuk menyediakan material

68 equipment sesuai dengan waktu/jumlah yang ditentukan serta mendistribusikan equipment ke seluruh cabang sesuai dengan kebutuhan •

MRP-Consumables/Paper MRP-Consumables/Paper bertugas untuk melakukan review bulanan untuk importasi consumables; melakukan review bulanan untuk pembelian paper; melakukan supply regular consumables ke cabangcabang; mencari Vendor lokal untuk paper serta memonitor pemenuhan order ke Principal/Vendor lokal Sedangkan MRP-Consumables/Paper berwenang untuk men-submit order ke Principal; men-submit order ke Vendor lokal (paper); memenuhi/menolak permintaan cabang based on ketersediaan serta mengganti Vendor lokal jika harga dan kualitas lebih baik.

69 3.4 S truktur Organisasi di S AP 4.6C Dibawah ini adalah system wide concept yang digunakan oleh PT. Astragraphia di SAP 4. 6C:

Client

Company Code

Organization Unit

Plant

Gambar 3.5 Struktur Organisasi di SAP 4.6C

70 KETERANGAN : • BD

: BUSINESS DEVELOPM ENT

• BO

: BRANCH OPERATIONS

• CS

: CORPORATE SECRETARY. LEGAL & GCG

• CSS

: CUSTOM ER SERVICE SUPPORT

• FINA

: FINANCE & ACCOUNTING

• HRD

: HUM AN RESOURCE & M ANAGEM ENT SERVICE

• IA & RM : INTERNAL AUDIT & RISK M ANAGEM ENT • IM

:

INFORM ATION

M ANAGEM ENT

&

APPLICATION

SUPPORT

• IR

: INVESTOR RELATIONS

• MAR

: PLANNING & MARKETING

• MAO

: M AJOR ACCOUNT OPERATIONS

• PCBO

: PRINTER CHANNEL BUSINESS OPERATIONS

• PR

: PLANNING & REPORTING

• PSBO

: PRODUCTION SYSTEM BUSINESS OPERATIONS

• SCM

: SUPPLY CHAIN MANAGEM ENET

• PRO

: PROCUREM ENT

71 3.5 Current Bu siness Process 1 Forecas

2B

3B

Marketing

Procurement and Marketing

2A

PR(Vendor Loka)

+

3A PR(Rejection PR(Principa) (Principal))

*Marketing

Quotation

PR(Rejection (Vendor Loka))

+

Quotation

3D

Financ e

3C PR(Vendor Loka)

4C

+

PR(Principal)

PR(Rejection (Principa)) Quotation $ $ $

+

4D

PR(Rejection (Vendor Lokal ))

Quotation

Procurement

4E 4E-a

PO(Principa)

4F

System Principle

PO(Vendor Lokal )

PO-Principle (untuk barang non PCB )

6G

5E +

4E- b

Good Receip

SAP

Barang

Delivery Note

7H Gudang

*Principle

PO-Principle (untuk barang PCB ) STO

5F

6F

Principle

5E-a

5E-b

6E

Invoic e(principa)

$ $ $

Barang

+

Invoic euntuk FXPC

Berita Acara (Vendor Loka)

Berita Acara (Principa)

$ $ $

7E

*Procurement Delivery Note

7F

*Procurement

Berita Acara (Principa)

$ $ $

6E-b

Berita Acara (Vendor Lokal )

Vendor

*Procurementatau Financ e

VerifikasiInvoic e untuk FXPC

5F- a

Invoic e(Vendor Lokal )

Gambar 3.6 Current Business Process

*Financ e

72 Keterangan : PR = Purchase Requisition PO = Purchase Order PCB = Product Channel Business FXPC = Fuji Xerox Printer Channel 1.

Bagian Procurement & Inventory bersama bagian Marketing membuat forecast mengenai barang-barang apa saja yang perlu dibeli selama beberapa bulan ke depan. Setelah mencapai komitmen bersama, maka berdasarkan

forecast

tersebut,

bagian

Marketing

membuat

PR(Purchase Requisition). PR(Purchase Requisition) harus didukung dokumen lain (lampiran : forecast, Quotation). 2A. PR(Purchase Requisition) untuk Principal yang dibuat bagian Marketing harus mendapat persetujuan dari bagian Finance, Bagian Finance melihat harga yang ada di PR(Purchase Requisition) apakah sudah sesuai dengan prosedur keuangan yang ada. 2B. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor yang dibuat bagian Marketing harus mendapat persetujuan dari bagian Finance, PR(Purchase Requisition) yang diberikan ke Bagian Finance harus disertakan dengan Quotation dari Vendor. Bagian Finance melihat harga yang ada di PR(Purchase Requisition) apakah sudah sesuai dengan prosedur keuangan yang ada.

73 3A. Jika tidak sesuai maka PR(Purchase Requisition) untuk Principal akan dikembalikan lagi ke bagian Marketing untuk di periksa serta di betulkan. 3B. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor Jika tidak sesuai maka akan dikembalikan lagi beserta Quotation ke bagian Marketing untuk di periksa serta di betulkan. 3C. Dan jika sesuai maka PR(Purchase Requisition) untuk Principal akan di berikan ke Bagian Procurement untuk diperiksa 3D. Begitu juga dengan PR(Purchase Requisition) untuk Vendor jika sesuai maka akan di berikan ke Bagian Procurement untuk diperiksa 4C. Jika PR(Purchase Requisition) untuk Principal tidak sesuai dengan prosedur yang ada di Bagian Procurement maka PR(Purchase Requisition) untuk Principal akan dikembalikan lagi ke Bagian Marketing untuk dibetulkan. Jika sudah di betulkan maka Bagian Marketing akan meminta persetujuan dari Bagian Finance sebelum PR(Purchase Requisition) untuk Principal di berikan ke bagian Procurement. 4D. Jika PR(Purchase Requisition) untuk Vendor tidak sesuai dengan prosedur yang ada di Bagian Procurement maka PR(Purchase Requisition) untuk Vendor akan dikembalikan lagi ke Bagian Marketing untuk dibetulkan,beserta Quotation. Jika sudah di betulkan maka Bagian Marketing akan meminta persetujuan dari Bagian Finance sebelum PR(Purchase Requisition) untuk Vendor di berikan ke bagian Procurement.

74 4E.

Dan jika PR(Purchase Requisition) sudah disetujui dan sesuai dengan prosedur maka Bagian Procurement akan membuatkan PO(Purchase Order) untuk Principal sesuai dengan PR(Purchase Requisition) yang diminta. Apabila terdapat permintaan susulan, maka akan dibuat Purchase Order Emergency. Untuk PO Emergency ini biasanya diperuntukkan permintaan barang consumable dan sparepart. Disini tidak diperlukan untuk membuat Purchase Requisition terlebih dahulu. M embuat PO(Purchase Order) ada dua cara, yaitu dengan cara input ke sistem khusus untuk Principal, dan scan dokumen (khusus barang PCB(Product Channel Business)) lalu dikirim ke Principal.

4E-a.PO(Purchase Order) untuk Principal khusus barang non PCB(Product Channel Business) yang telah dibuat di program SAP di print dan disetujui oleh beberapa bagian, lalu setelah disetujui di-input ke sistem khusus yang berhubungan dengan sistem Principal. 4E-b.PO(Purchase Order) untuk Principal khusus barang PCB(Product Channel Business) yang telah dibuat di program SAP di print dan disetujui oleh beberapa bagian, lalu setelah disetujui di scan dan di kirim ke Principal. 4F.

Dan jika PR(Purchase Requisition) sudah disetujui dan sesuai dengan prosedur maka Bagian Procurement akan membuatkan PO(Purchase Order) untuk Vendor sesuai dengan PR(Purchase Requisition) yang diminta. PR(Purcahse Requisition) disini hanya bersifat sebagai dokumen kontrol internal milik Procurement & Inventory.

75 5E.

Setelah PO(Purchase Order) diterima oleh Principal barang beserta Delivery Note akan dikirimkan lewat jalur darat dan jalur udara (sesuai PO(Purchase Order), setelah Barang dan Delivery Note diterima maka akan diperiksa terlebih dahulu kesesuaian jenis, kondisi dan jumlah barang apakah sudah sesuai dengan PO(Purchase Order).

5E-a. Invoice akan dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang oleh Principal, Proses pembayaran akan dilakukan oleh bagian Finance. Semua barang proses pembayarannya akan dilakukan oleh bagian Finance. Pembayaran dilakukan sesuai dengan Term of Payment yang berlaku. 5E-b.Invoice akan dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang oleh Principal, Pembayaran untuk jenis barang FXPC, harus melewati verifikasi invoice terlebih dahulu. Verifikasi ini dilakukan oleh bagian Procurement. 5F.

Setelah PO(Purchase Order) diterima oleh Vendor barang beserta Delivery Note akan dikirimkan lewat jalur darat dan jalur udara (sesuai PO(Purchase Order), setelah Barang dan Delivery Note diterima maka akan diperiksa terlebih dahulu kesesuaian jenis, kondisi dan jumlah barang apakah sudah sesuai dengan PO(Purchase Order).

5F-a.Invoice akan dikirimkan oleh vendor ke bagian Finance 6E-b.Hasil verifikasi tersebut hanya berupa hardcopy, dan dikirimkan ke bagian Finance. Lalu bagian Finance akan melakukan pembayaran sesuai dengan Term of Payment yang berlaku.

76 6E.

Jika barang yang dikirim Principal tidak sesuai, maka akan dilakukan claim oleh pihak yang berwenang (Bagian Procurement atau Bagian Finance), dan GR(Good Receive) tidak akan diproses, serta bagian Gudang akan membuat Berita Acara ke Bagian Procurement dan Bagian Finance (Sesuai wewenangnya).

6F. Begitu pula dengan Vendor lokal, jika barang yang dikirim Vendor lokal tidak sesuai, maka akan dilakukan claim oleh pihak yang berwenang (Bagian Procurement atau Bagian Finance), dan GR(Good Receive) tidak akan diproses, serta bagian Gudang akan membuat Berita acara ke Bagian Procurement dan Bagian Finance (Sesuai wewenangnya). Jika Vendor lokal banyak Berita Acaranya, berarti Vendor lokal tersebut tidak bagus dan dapat di-blacklist. 6G. Jika barang Principal maupun Vendor lokal yang diterima sudah sesuai dengan PO(Purchase Order), maka akan dilakukan GR(Good Receive) oleh bagian Gudang. 7E.

Lalu Berita Acara yang dibuat oleh bagian Gudang untuk Principal akan di periksa dan diberikan ke Principal.

7F.

Lalu Berita Acara yang dibuat oleh bagian Gudang untuk Vendor lokal akan di periksa dan diberikan ke Vendor lokal.

7H. Jika barang sudah di Good Receive oleh bagian Gudang, maka bagian Procurement akan membuat STO(Stock Transfer Order) yang ditujukan untuk cabang–cabang dan departemen. STO(Stock Transfer Order) dapat dibuat berdasarkan permintaan dari cabang-cabang dan departemen.

77 3.6 S AP Business Process Analysis

1.Vendor Selection

2.Purchase Order

5.Vendor Performance Monitoring

3.Good Receive

4. Stock Transfer Order

Gambar 3.7 SAP Business Process Analysis

Proses utama yang berkaitan dengan modul Procurement adalah proses procurement sehingga semua barang untuk operasional tersedia dengan jumlah yang tepat dan diwaktu barang itu dibutuhkan (tidak berlebihan dan tidak kekurangan)

78 S AP Business Process

Dokumen yang Responsibility

Aktivitas

Analysis

digunakan

⇐ Vendor Performance Monitoring MRP Controller

Aktivitas Pengendalian Kualitas (Quality Control)

- Daftar Spesifikasi Barang - Form Evaluasi Vendor Baru ⇒ Purchasing - PO (Purchase Order)

Vendor

Petugas Gudang

Selection

MRP Controller

Penerimaan dan pemeriksan barang dari Vendor

- DO (Delivery Order) - Buku Besar Penerimaan Barang Tidak Sesuai - DN (Delivery Note) - Berita Acara - Form Evaluasi Vendor Baru

MRP Controller PIM Dept. Head

Pemilihan Vendor dan persetujuan

- Daftar Vendor Buruk - Buku Besar Penerimaan Barang Tidak Sesuai - AVL

79 Keterangan : •

PIM Æ Procurement & Inventory Management, salah satu departemen di Astragraphia yang bertugas menangani masalah pengadaan dan inventory.

•

MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa.

•

AVL Æ Approval Vendor List, daftar Vendor yang baik (disetujui).

•

DN Æ Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

⇐ M&OU - Posisi Stok MRP Controller

Analisa order

- Incoming Machine - Outlook GI - Plan GI

MRP Controller Purchase Order Machine Order

Inventory Dept. Head

Meeting untuk ordering

- Rencana Order

M&OU Chief Regular FINA ⇒ Importation

MRP Controller

MRP Controller

M embuat ordering dan import commitment serta pengirimannya

M enerima jadwal pengiriman dari

⇒ Principal - Import commitment order - Form Control Import ⇔ Principal

80 Import Section

Principal

- Feedback import commitment - Shipping info

Keterangan : • M &OU Æ Marketing & Operation Unit. •

FINA Æ Finance & Accounting.

•

Principal Æ Vendor khusus.

MRP Controller

M enjalankan sistem dan menghitung kuantitas order •

Purcahse Order Spare Part, Consumables and Paper

PIM Dept. Head MRP Controller

•

Buat PO dan cetak Summary ⇐ PO Manual PO - Summary PO Internal review - Critical Stock rencana order

Chief terkait PIM Dept. Head MRP Controller

Review rencana order

- Summary PO - Critical Stock


Lakukan submit PO ke Vendor

⇒ Importation ⇒ Vendor - Summary PO

MRP Controller

Lakukan koreksi berdasarkan acknowledgment dari Vendor

⇐ Vendor - Summary PO

MRP Controller

File dan simpan

- Summary PO

Keterangan : •


•

MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan

81 Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa. •

Chief Æ General Manager, pimpinan divisi.

MRP Controller

Terima dokumen

⇐M&OU(Marketin g & Operation Unit)/Cabang - Form Emergency Order - Form Emergency Order

Purchase Order

MRP Controller

Emergency

Periksa material dan ⇒ S TO/RS V (Stock stok Transfer Order / Reservation)

Order

⇔ Vendor/Principal MRP Controller

Periksa stok ke Vendor/Principal

⇒ M&OU(Marketing & Operation Unit)/Cabang ⇒ Vendor/Principal

MRP Controller Inventory Dept. Head

Proses Ordering

- Form Emergency Order - Form Control Import

Keterangan : •

MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa.

•

M &OU Æ Marketing & Operation Unit.

Good Receive

Kasie Gudang Penata Adm.

Terima dokumen

⇐ UMC Process

82 ⇐ Installation

Gudang

⇐ S MC Process ⇐ Receiving Inspection ⇐ Consumable Order Process - PO (Purchase Order) - DPPM - GM S - DN - DS - SO (Sales Order) - Service Order - STO (Stock Transfer Order) - DPPM - GM S

Kasie Gudang Penata Adm. Gudang

Proses pemasukkan data

- DN - DS - STO (Stock Transfer Order) - Picking List

Kasie Gudang Penata Adm. Gudang

Koreksi dokumen

- DPPM - GM S - DN

83 - DS - STO (Stock Transfer Order) Keterangan : •

DN Æ Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

•

DPPM Æ Dokumen Pengiriman & Penarikan M esin.

•

GM S Æ Goods Movement Slip, dokumen pengeluaran barang.

•

DS Æ Delivery Slip, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control.

- Picking List - DPPM Kasie Gudang Penata Adm. Gudang

- GM S Koreksi dokumen - DN - DS - STO (Stock Transfer Order)

Stock Transport

- Picking List Order

- DPPM Kasie Gudang Penata Adm. Gudang

Distribusikan dokumen

- GM S - DN - DS - STO (Stock Transfer Order)

Keterangan : • DN Æ Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.

84 •

DPPM Æ Dokumen Pengiriman & Penarikan M esin.

•

GM S Æ Goods Movement Slip, dokumen pengeluaran barang.

•

DS Æ Delivery Slip, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control.

MRP Controller

Terima laporan Berita Acara Penerimaan Barang Untuk Lokal Vendor, Filling dan membuat summary atas laporan tersebut

⇐ Receiving Inspection - PO (Purchase Order) - Berita Acara - Lap. Penilaian Vendor Khusus

MRP Controller

- M embuat Laporan Penilaian Vendor - Identifikasi supplier yang memiliki performa jelek dan usulkan untuk tidak dipakai

- Buku Besar Penerimaan Barang Tidak Sesuai - Lap. Penilaian Vendor (4 Bulanan) - Daftar Vendor Buruk


Update Approved Vendor List & Daftar Vendor Buruk didalam sistem SAP

⇒ Vendor Selection - Approved Vendor List - Daftar Vendor Buruk - Lap. Penilaian Vendor (4 Bulanan)

Vendor Performance Monitoring

Keterangan : • MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa. •


•

AVL Æ Approval Vendor List, daftar Vendor yang baik (disetujui).

85 •

Berita Acara Æ Form isian kualitas barang yang diserahkan ke gudang pusat, berita Acara ini diterbitkan hanya bila terjadi ketidak sesuaian antara penerimaan barang dan PO, bila Berita Acara tidak diterbitkan, dapat disimpulkan bahwa barang diterima dalam keadaan baik.

Tabel 3.1 Penjelasan SAP Business Process Analysis

Adapun proses – proses yang menjadi bagian dari modul ini, yaitu : • Jika sudah Purchase Requisition disetujui, bagian Procurement akan melakukan Vendor Selection untuk memilih Vendor yang tepat dalam memenuhi Purchase Requisition tersebut. Sedangkan untuk permintaan regular hanya ditunjukkan untuk Principal, jadi proses Vendor Selection tidak dilakukan. • Setelah itu, Procurement membuat Purchase Order yang dikirimkan ke Principal/Vendor lokal. • Apabila terdapat permintaan susulan, maka akan dibuat Purchase Order Emergency. Untuk PO Emergency ini biasanya diperuntukkan permintaan barang consumable dan sparepart. Disini tidak diperlukan untuk membuat Purchase Requisition terlebih dahulu. • Setelah barang diterima oleh gudang, gudang akan mengecek kesamaan antara daftar barang yang di PO/PO Emergency dengan barang yang diterima. Jika terjadi kerusakan, kekurangan atau kelebihan barang, gudang akan membuat

86 Berita Acara yang akan diberikan ke Procurement dan Finance. Jika barang dinyatakan sudah sesuai, gudang akan membuat Good Receive. • Pusat akan menerima permintaan mesin dari cabang, yang bertujuan untuk mendistribusikan dan mengalokasikan mesin ke cabang dan departemen, setelah itu bagian M RP Controller akan memeriksa posisi stock dengan menggunakan aplikasi SAP, jika stock tersedia maka akan dibuatkan STO(Stock Transfer Order), tetapi jika tidak ada maka M RP Controller akan memeriksa kebutuhan untuk prioritas utama (ORS) dan memeriksa kebutuhan untuk pending order setelah itu jika kebutuhan pending order terpenuhi maka dibuatlah STO, jika tidak akan memeriksa posisi stock. • Setelah proses due list selesai maka akan dicatat nomor delivery note, setelah itu akan dicetak picking list untuk di proses dalam Picking Process, setelah Picking Process selesai maka akan di proses Good Issue-nya dan cetak dokumen pengiriman. • Dalam beberapa waktu sekali, akan dilakukan Vendor Performance Monitoring untuk memastikan performa Vendor khususnya Vendor lokal, terutama dari kualitas produk dan ketepatan waktu untuk memenuhi permintaan sesuai dengan standar perusahaan.

87 Adapun workflow untuk proses – proses diatas : • Vendor Selection Tujuan

:

M emastikan bahwa Astragraphia memilih Vendor yang

bonafid.

Gambar 3.8 Workflow Vendor Selection

88 • PO (Purchase Order) Machine Order Regular Tujuan

:

M emastikan bahwa order mesin (regular) dilakukan

dengan benar dan waktu pengiriman optimum (minimum lead time) dapat dicapai.

Gambar 3.9 Workflow Purchase Order Machine Order Regular

89 Keterangan : Proses analisa yang dilakukan oleh MRP Controller dengan melihat beberapa faktor antara lain, pergerakan mesin, posisi stok

diluar

mesin DMPB (Document Multi Product Business), Incoming Machine, Buffer Stock dan pemakaian (Usage), dan waktu pengiriman, setelah itu Persiapan yang dilakukan adalah persiapan untuk presentasi rencana pemesanan serta mengundang bagian yang terkait : M &OU, FINA, Inventory & HLGS. Meeting Ordering disini M embahas berapa jumlah mesin yang akan di pesan dengan melihat presentasi yang dilakukan oleh MRP Controller yang merupakan hasil dari analisanya. Pada waktu membuat order secara otomatis no.PO (Purchase Order) akan diberikan oleh sistem (Internal Numbering). Tetapi bila ada aturan lain dari Principal tentang penomoran order, dapat dimasukkan dalam “Your Reference” dibagian atas dari order. Setelah itu dalam membuat Import Comitment Order no.PO yang muncul pada sistem SAP dicantumkan pada pemesanan yang dibuat. Setelah PO (Purchase Order) dikirimkan maka Principal memberikan feedback order comitment. Pemberitahuan ini dikirimkan melalui e-mail untuk referensi dari ordering untuk bulan depan & pelacakan. Setelah itu Shipping information dikirimkan melalui e-mail dari Principal ke bagian import dan M RP Controller, gunanya untuk mengetahui jadwal pengiriman dari Principal

90 •

PO(Purchase Order) Spare Part, Consumables and Paper :

Tujuan

:

M emastikan bahwa stock level terjaga dan terkendali

dengan order yang sesuai kondisi stock dan kebutuhan.

Gambar 3.10 Workflow Purchase Order Spare Part, Consumables and Paper

91 Keterangan : Perhitungan pemesanan umumnya menggunakan data-data sebagai berikut; Stock Overview, Open Order, Data M IF & Out Look Gross In Machine. Data-data ini dipergunakan sesuai dengan kebutuhan pemesanan spare part dan consumables. Pada waktu membuat order secara otomatis no. PO (Purchase Order) akan diberikan oleh sistem (Internal Numbering). Tetapi bila ada aturan lain dari Principal tentang penomoran order, dapat dimasukkan dalam “Your Reference” dibagian atas dari order. Setelah itu dalam mebuat Import Comitment Order no. PO yang muncul pada sistem SAP dicantumkan pada pemesanan yang dibuat. Review rencana order regular dihadiri oleh Dept. Head terkait, PIM Dept. Head dan M RP Controller. Review ini sekaligus melakukan koreksi atas pesanan yang direncanakan (baik kuantitas maupun anggarannya)

92 •

PO(Purchase Order) Emergency Order

Tujuan

:

M emastikan bahwa ordering mesin (emergency) dilakukan

dengan benar dan segera dengan waktu pengiriman optimum (minimum lead time) dapat dicapai.

Gambar 3.11 Workflow Purchase Order Emergency Order

93 Keterangan : M RP Controller akan menerima Form Emergency Order dari Cabang/M O&U, setelah itu data di sistem SAP diperiksa apakah material ada atau tidak. Jika material belum ada di sistem SAP, perlu ditanyakan ke Business Planning (BP) terlebih dahulu, apakah sudah disetujui untuk order? (khusus untuk order mesin apa saja). Jika sudah ada maka periksa stock-nya, Jika stok ada, maka akan dibuatkan STO(Stock Transfer Order) dan jika stok tidak tersedia, maka M RP Controller akan menghubungi Vendor/Principal dan menanyakan apakah stock-nya ada atau tidak. Pada waktu membuat pemesanan secara otomatis akan diberikan oleh sistem (Internal Numbering). Tetapi bila ada aturan lain dari Principal tentang penomoran pesanan, dapat dimasukkan dalam “Your Reference” dibagian atas dari order. Lalu Pengiriman Import commitment order melalui e-mail adalah dokumen yang sudah disetujui dan di CC kan ke Inventory Dept. Head, HLGS, M &OU terkait, FINA

94 • GR (Good Receive) Tujuan

:

M emastikan bahwa transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang terdata dan ter-update dalam sistem secara benar.

Gambar 3.12 Workflow Good Receive

Keterangan : Kasie Gudang akan memeriksa no.PO(Purchase Order) dengan dokumen yang diterima, jika no.PO(Purchase Order) tidak ada di dokumen maka kasie Gudang akan menginformasikan ke pembuat dokumen dilakukan

95 via telepon (no.PO berfungsi untuk pemeriksaan dokumen fisik terhadap PO yang ada di sistem komputer). Jika terdapat no.PO di dokumen maka memeriksa kecocokan dokumen hardcopy dengan dokumen PO di sistem komputer. Setelah itu, adapun proses penerimaan barang digudang dengan sistem SAP untuk Goods Receive untuk PO (Purchase Order), yaitu proses penerimaan barang yang dibeli dengan mempergunakan fasilitas PO baik dari Principal, vendor import maupun lokal. Untuk PO import terdiri dari Commercial invoice dan packing list, untuk PO lokal terdiri dari surat jalan dan PO. Barang-barang yang diterima tersebut dapat berupa mesin, accessories, consumable, part dan paper. (UM SAP – MM Goods Receive), (UM SAP – MM Goods Receipts against PO).

96 • STO(Stock Transfer Order) Tujuan

:

M emastikan bahwa transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang terdata dan ter-update dalam sistem secara benar.

Gambar 3.13 Workflow Stock Transport Order

97 •

Vendor Performance Monitoring Tujuan

:

M emastikan performa Vendor khusus dan Vendor lokal

(kualitas dari produk dan ketepatan waktu untuk memenuhi permintaan sesuai dengan standar Astragraphia).

Gambar 3.14 Workflow Vendor Performance Monitoring

98 Keterangan : MRP Controller menerima Berita Acara penerimaan barang yang dibuat oleh petugas gudang (Receiving Inspection), Berita Acara ini diterbitkan hanya bila terjadi ketidak sesuaian antara penerimaan barang dan PO, bila Berita Acara tidak diterbitkan, dapat disimpulkan bahwa barang diterima dalam keadaan baik. Setelah itu MRP Controller akan melakukan Update incoming non-conformance logbook, lalu dilihat lagi apakah Vendor tersebut Vendor khusus atau Vendor lokal. Yang dimaksud Vendor khusus adalah satu-satunya Vendor / pemasok kebutuhan hardware / software Astragraphia seperti : FX, FXAP, FXPC, XES, XL, Printronix GmbH Singapore, M eiko Shokai, dll, yang biasa dikenal sebagai Principal. Evaluasi vendor khusus dilakukan setahun sekali dengan bukti berdasarkan Pembelian ke Vendor khusus (sistem SAP) dan Berita Acara dari gudang. Berita Acara dibuat jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai antara barang yang diterima dengan dokumen yang diterima (seperti : invoice, surat pengantar, dll) mengenai kualitas fisik luar barang & kuantitas barang. Penilaian dan pelaporan untuk Vendor khusus sama seperti laporan untuk Vendor lokal. Untuk Vendor lokal laporannya dibuat setiap 4 bulan sekali, dengan kriteria sebagai berikut : •

Untuk nilai 2.67–4.00, vendor di kategori kan dalam kri teria A (Baik)

•

Untuk nilai 1.34–2.66, vendor dika tegorikan dalam kri teria B (Cukup baik/Masih dapat diteri ma)

99 •

Untuk nilai 0.00–1.33, vendor dika tegorika n dalam kri teria C (Buruk/Tidak baik)

Setelah itu semua akan di update ke AVL (Approval Vendor List) atau Daftar Vendor Buruk.

3.7 Pengukuran Kinerja Sistem S AP berdasarkan IT Balance Scorecard Penilaian kerja merupakan hal yang essensial bagi suatu perusahaan. Penilaian kinerja dinilai penting karena menunjukkan bahwa organisasi seharusnya menunjukkan peningkatan dari suatu periode ke periode selanjutnya. Teknologi informasi yang diterapkan di perusahaan-perusahaan merupakan salah satu upaya perusahaan dalam melakukan improvement. Di sini peran TI bukan hanya untuk support dan otomasi, tetapi telah menjadi business enabler. Karena itu mengetahui kinerja dari investasi TI yang telah diterapkan di perusahaan menjadi hal yang tidak kalah pentingnya bagi perusahaan. Untuk mengukur kinerja SAP modul Material Management yang ada di perusahaan Astragraphia, kami menggunakan metode IT Balanced Scorecard yang membagi perspektif menjadi 4 bagian yaitu : User Orientation, Corporate Contribution, Operational Excellence, dan Future Orientation. Kami menggunakan IT Balanced Scorecard untuk dapat mengukur keefektifitasan dari proyek TI yang diterapkan dalam memenuhi kebutuhan strategi perusahaan. IT Balanced Scorecard juga memungkinkan untuk melakukan analisis dari kinerja sistem secara luas dan mendalam dilihat dari ke 4 perspektif tersebut sehingga kita dapat mengetahui apakah nilai-nilai yang

100 diharapkan sesuai dengan bisnis dan strategi telah dicapai dengan penerapan SAP modul Material Management.

3.8 Ukuran strategis dari IT Balance Scorecard

Perspektif

S asaran S trategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan A. M engontrol biaya pengeluaran TI A.1 Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan TI B.

100% Relasi Anggaran

Nilai bisnis dari proyek TI B.1 % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP

≥95 %

Perspektif Orientasi Pengguna A. M eningkatkan kepuasan user A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP

90%

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP B.

C.

90%

M eningkatkan kemampuan user B.1 % Frekuensi pelatihan user

85%

B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi

80%

M eningkatkan produktivitas user

101 C.1 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan.

85%

Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan masalah A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP

90%

B. M enyediakan ketersediaan infrastruktur TI B.1 % Tingkat ketersediaan hardware,software dan jaringan

≥ 85 %

C. Tingkat pemeliharaan software dan hardware C.1 % Frekuensi maintaining software dan 100% (3 bulan sekali) hardware C.2 % Frekuensi upgrade software dan hardware

100% (2-3 tahun sekali)

Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan kualitas TI A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

100%

A.2 % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP

50 %

B. Peningkatan kemampuan staf TI B.1% Frekuensi pelatihan staf TI

100% (≥ 12 kali)

B.2%Tingkat ide-ide karyawan yang diterima > 80 %

tiap tahunnya. B.3%Tingkat

ide-ide

karyawan

yang >30 %

diimplementasikan tiap tahunnya.

102 C. Penelitian teknologi baru 100% (M emenuhi C.1 Implementasi teknologi baru

kebutuhan perusahaan dan adaptasi teknologi)

Tabel 3.2 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

3.8.1

Instrumen Pengukuran Ukuran S trategis Untuk memperoleh informasi yang digunakan untuk mengukur kinerja SAP, dilakukan dengan 3 (tiga) metode yaitu, Interview (I), Data(D), dan Kuesioner(K). Pengukuran bertujuan untuk mengetahui perbandingan dari setiap ukuran strategis yang telah ditentukan terhadap kondisi perusahaan saat ini. Tabel dibawah menunjukkan cara untuk mengukur ukuran-ukuran strategis tersebut.

Instrumen Pengukuran

Ukuran S trategis

I

Perspektif Kontribusi Perusahaan A.

M engontrol biaya pengeluaran TI A.1 Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan TI

B.

Nilai bisnis dari proyek TI

X

D

K

103 B.1 % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP

X

Perspektif Orientasi Pengguna A. M eningkatkan kepuasan user A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP

X

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi B.

C.

SAP

X


X

B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi

X

M eningkatkan produktivitas user C.1 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan.

X

Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan masalah A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP

X


X

C. Tingkat pemeliharaan software dan hardware C.1 % Frekuensi maintaining software dan

X

104 hardware C.2 % Frekuensi upgrade software dan hardware

X

Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan kualitas staf TI A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

X


X

B. Peningkatan kemampuan staf TI B.1% Frekuensi pelatihan staf TI

X

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang diterima tiap tahunnya.

X

B.3 %Tingkat ide-ide karyawan yang diimplementasikan tiap tahunnya.

X

C. Penelitian teknologi baru C.1 Implementasi teknologi baru

X

Tabel 3.3 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard

105 3.8.2

Detail dari setiap ukuran strategis

3.8.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan Budget yang diberikan Tujuan

:

Untuk

mengetahui seberapa jauh perusahaan

perusahaan

untuk mendukung divisi TI khususnya untuk bagian yang berhubungan

mendukung

kegiatan dengan aplikasi SAP untuk modul Material Management dalam

TI.

hal pemberian materi (dana) yang diperlukan divisi itu sendiri untuk mendukung kegiatan proses bisnis yang diperlukan. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih kurang/sudah cukup/sudah lebih dari cukup

untuk

mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management? 9 Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management?

106 % Area bisnis yang Tujuan : Untuk mengetahui area bisnis atau divisi mana saja menggunakan aplikasi yang sudah menggunakan aplikasi SAP dan prosedur bisnis apa saja yang sudah dijalankan menggunakan aplikasi SAP dan

S AP

prosedur bisnis apa saja yang belum dijalankan menggunakan aplikasi SAP Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP khususnya dalam Procurement?

Tabel 3.4 Ukuran Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan

3.8.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna % Tingkat penggunaan Tujuan : Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP yang lebih mudah bagi

yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat

user dengan S AP

dari sejauh mana tingkat kemudahan penggunaan menu aplikasi SAP itu sendiri. Cara pengumpulan data : Kuesioner

107 Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mengumpulkan informasi . 9 Berapa sering anda melakukan kesalahan entry data dalam 1 bulan? 9 Apakah informasi yang dihasilkan aplikasi SAP sudah akurat? % Tingkat kepuasan

Tujuan : Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP

user terhadap kinerja

yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat

aplikasi

dari kinerja aplikasi SAP itu sendiri dalam mendukung kegiatan

S AP

proses bisnis. Cara pengumpulan data : Kuesioner Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mengumpulkan informasi . 9 Dengan aplikasi SAP apakah semua kebutuhan pekerjaan anda terpenuhi?

108 9 Bagaimana tingkat kepuasan anda terhadap kinerja aplikasi SAP? 9 Apakah dokumen yang dihasilkan aplikasi SAP dapat anda langsung gunakan untuk menghasilkan report dan lain - lain? 9 Apakah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SAP mudah untuk dipelajari? % Frekuensi pelatihan

Tujuan :. Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user

user

terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari pelatihan yang berhubungan aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material Management yang diperoleh oleh user. Cara pengumpulan data : Kuesioner Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mengumpulkan informasi . 9 Seberapa sering dalam 1 tahun anda menerima pelatihan yang berhubungan dengan aplikasi SAP yang digunakan? 9 Dari pelatihan yang selama ini diberikan, apakah Anda rasa cukup memadai untuk membantu melakukan proses

109 bisnis yang dibutuhkan? % Pemahaman user

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user

terhadap aplikasi

terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari segi sejauh mana pemahaman user terhadap aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material Management. Cara pengumpulan data : Kuesioner Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mengumpulkan informasi . 9 Dari

menu-menu

aplikasi

SAP

modul

Material

Management, menu mana yang paling sering anda gunakan untuk melakukan proses bisnis yang dibutuhkan? 9 Apakah anda memahami betul seluk-beluk menu-menu tersebut

(aplikasi SAP

yang berhubungan

dengan

pekerjaan anda)? % Pengurangan

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana aplikasi telah bekerja

tingkat kesalahan user

sama

dalam pekerjaan

produktivitas user dalam melakukan proses bisnis dilihat dari

dengan

user

terutama

menyangkut

peningkatan

kemampuan aplikasi SAP dalam menangani human error dalam

110 melakukan kegiatan dengan aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material Management. Cara pengumpulan data : Kuesioner Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mendukung

untuk

mengumpulkan informasi . 9 Apakah

aplikasi

SAP

cukup

meminimalisasi human error? 9 M enurut anda, bagaimana kebenaran informasi yang dihasilkan SAP (report, dokumen dan lain – lain) dalam mendukung kegiatan proses bisnis yang Anda lakukan?

Tabel 3.5 Ukuran Strategis Perspektif Orientasi Pengguna

3.8.2.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional % Tingkat masalah

Tujuan : Untuk mengetahui banyaknya masalah yang berkaitan

yang diselesaikan

dengan aplikasi SAP yang dapat diselesaikan oleh divisi TI

dengan aplikasi S AP

dengan tepat waktu sehingga tidak mengganggu kinerja dan produktivitas user Cara pengumpulan data : Kuesioner

111 Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan menyebarkan kuesioner kepada pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (user dari pengguna SAP khusus modul Material Management). Berikut adalah

daftar

pertanyaan

yang

dijadikan

dasar

dalam

mengumpulkan informasi . 9 Bagaimana frekuensi dari adanya ketidakkonsistenan terhadap data (seperti stoknya berbeda antara cabang dan pusat)? 9 Bagaimana frekuensi adanya keterlambatan terhadap akses menu di aplikasi SAP? 9 Berapa frekuensi adanya masalah dalam transfer data dalam aplikasi SAP (seperti dari 1 PC ke PC lainnya)? % Tingkat

Tujuan : Untuk mengetahui sejauh mana fokus divisi TI untuk

ketersediaan

meningkatkan kefeektifan dan keefisienan operasi dilihat dari segi

hardware,software dan

penyediaan hardware, software dan jaringan yang dibutuhkan

jaringan

untuk mendukung proses bisnis khususnya aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Data Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan meminta data langsung dari pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Daniel Chandra sebagai Staf Divisi TI Astragraphia).

112 % Frekuensi


maintaining software

meningkatkan kefeektifan dan keefisienan operasi dilihat dari segi

dan hardware

maintaining hardware dan software yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis khususnya aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ?

% Frekuensi upgrade


software dan hardware

meningkatkan kefeektifan dan keefisienan operasi dilihat dari segi frekuensi upgrade hardware dan software pertahun yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis khususnya aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah

113 daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Berapa frekuensi upgrade software dan hardware ?

Tabel 3.6 Ukuran Strategis Perspektif Penyempurnaan Operasional

3.8.2.4 Perspektif Orientasi Masa Depan % S taf TI yang

Tujuan

:

berpendidikan minimal kemampuan S1

Untuk

mengetahui

perusahaan

serta

sejauh

mana

karyawannya

peningkatan dilihat

dari

peningkatan kualitas staf TI sendiri khususnya pendidikan dari staf pengguna aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Apakah semua staf TI di Astragraphia berpendidikan minimal S1?

% S taf TI yang

Tujuan

:

memiliki sertifikat S AP kemampuan

Untuk

mengetahui

perusahaan

serta

sejauh

mana

karyawannya

peningkatan dilihat

dari

peningkatan kualitas staf TI sendiri khususnya skill dan

114 kemampuan mengenai SAP sendiri dari staf pengguna aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Berapa persen staf TI yang memiliki sertifikat SAP? %Frekuensi pelatihan

Tujuan

:

staf TI

kemampuan

Untuk

mengetahui

perusahaan

serta

sejauh

mana

karyawannya

peningkatan dilihat

dari

peningkatan kemampuan staf TI dari sisi pelatihan yang diberikan perusahaan kepada staf pengguna aplikasi SAP modul Material Management. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima

115 pelatihan ? :

Untuk

mengetahui

sejauh

mana

peningkatan

%Tingkat ide-ide

Tujuan

karyawan yang

kemampuan

diterima tiap tahunnya

bagaimana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap

perusahaan

serta

karyawannya

dilihat

dari

ide-ide dari kalangan sendiri (karyawan) yang pasti akan lebih sesuai dengan kebutuhan ,dengan tujuan memperbaiki kinerjanya di masa yang akan datang. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Apakah

perusahaan

kesempatan

bagi

memberikan setiap

kebebasan

dan

karyawannya

untuk

menyumbangkan ide-ide kreatif mereka? %Tingkat ide-ide

Tujuan

:

karyawan yang

kemampuan

Untuk

mengetahui

perusahaan

serta

sejauh

mana

karyawannya

peningkatan dilihat

dari

diimplementasikan tiap bagaimana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap tahunnya.

dan

mengimplementasikan

(karyawan)

ide-ide

dari

kalangan

sendiri

yang pasti akan lebih sesuai dengan kebutuhan

,dengan tujuan memperbaiki kinerjanya di masa yang akan

116 datang. Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Bagaimana

presentasi

ide-ide

karyawan

yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya? :

Untuk

Implementasi teknologi

Tujuan

baru

pengimplementasian

mengetahui

berapa

banyak

jumlah

aplikasi atau teknologi baru

didalam

perusahaan Cara pengumpulan data : Interview Detail pengumpulan data : Data dikumpulkan dengan mewawancarai langsung pihak yang berhubungan dengan hal yang akan ditanyakan. (Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia). Berikut adalah daftar pertanyaan yang dijadikan dasar dalam mengumpulkan informasi . 9 Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru di perusahaan Astragraphia?

Tabel 3.7 Ukuran Strategis Perspektif Orientasi M asa Depan

117

3.8.3

Hasil Pengukuran dari setiap ukuran strategis Pengukuran kepada hasil kinerja terhadap aplikasi SAP modul Material Management yang berjalan pada PT.Astragraphia dengan metode pengumpulan secara langsung, interview, maupun kuesioner. Hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut :

3.8.3.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan A.Tujuan S trategis

:

Mengontrol biaya pengeluaran TI

A1. Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan TI. Untuk mengetahui budget yang diberikan perusahaan dalam mendukung kegiatan TI, kami melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir

pertanyaan-pertanyaan

perusahaan.

dalam

perspektif

kontribusi

Butir pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai

berikut: 9 Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih kurang/sudah

cukup/sudah

lebih

dari

cukup

untuk

mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management? Sasaran strategis

: Dana sudah mencukupi untuk

mendukung kegiatan TI.

118 Hasil : Dari interview yang kami lakukan, didapatkan informasi bahwa budget yang diberikan perusahaan selalu lebih besar dibandingkan kebutuhan yang telah dijabarkan pada budget plan pada divisi TI. Pencapaian

: 100 %

9 Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management? Hasil :

Dari budget plan yang diajukan divisi TI

sekitar 70% - 80% direalisasikan oleh perusahaan yaitu sejumlah ± 15 milyar rupiah. Sedangkan untuk besar budget untuk running cost dan maintenance dari aplikasi SAP itu sendiri ± 40% dari Budget keseluruhan. 40% x RP. 15.000.000.000,- = Rp.6.000.000.000

B.Tujuan S trategis

:

Nilai bisnis dari proyek TI

B1. % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP Untuk mengetahui berapa % area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP, kami melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir

119 pertanyaan dalam perspektif kontribusi perusahaan.

Butir

pertanyaan sebagai berikut : 9 Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP khususnya dalam Procurement? Sasaran strategis

: 95 %

Hasil : Didalam procurement, semua prosedur utama yang ada sudah menjalankan aplikasi SAP baik yang sudah di customize oleh perusahaan Astragraphia maupun yang sesuai dengan standard SAP, tetapi untuk bagian procurement masih ada beberapa fungsi-fungsi tambahan yang masih bersifat manual. Pencapaian

: 94 %

3.8.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna A. Tujuan strategis :

Meningkatkan Kepuasan User

A1. % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat dari sejauh mana tingkat kemudahan

penggunaan

menu

aplikasi SAP

itu

sendiri.,

kami

mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

120 1. Berapa sering anda melakukan kesalahan entry data dalam satu bulan ? a. ≥ 5 kali b. 3-4 kali c. 1-2 kali d. 0 kali Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 =0 0 orang menjawab 3-4 kali (skor =2) = 0 x 2 = 0 1 orang menjawab 1-2 kali (skor=3) = 1 x 3 = 3 4 orang menjawab 0 kali (skor =4) = 4 x 4 = 16 Total

= 19

Jumlah skor sempurna = 5 x 4 = 20 Hasil = (19 : 20) x 100 % = 95 %

2. Apakah informasi yang dihasilkan aplikasi SAP sudah akurat? a. Tidak Akurat, Informasi yang dihasilkan sama sekali tidak sesuai dengan data yang ada (hasilnya sering terjadi kesalahaan) b. Akurat, informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada (hasilnya masih ada kesalahaan)

121 c. Sangat akurat, informasi yang dihasilkan sangat sesuai dengan data yang ada (hasilnya tidak ada kesalahan)

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab a (skor=1) = 0 x 1 = 0 2 orang menjawab b (skor =2) = 2 x 2 = 4 3 orang menjawab c (skor=3) = 3 x 3 = 9 Total

= 13

Jumlah skor sempurna = 5 x 3 = 15 Hasil = (13 : 15) x 100 % = 86.6 %

M aka hasil yang dapat ditarik adalah sebagai berikut : Sasaran strategis : 90 % Hasil

: ((95 % x 0.5)+ (86.6 % x 0.5)) = 90.8%

Pencapaian

: 100 %

A2. % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP Untuk mengukur kepuasan user terhadap aplikasi SAP yang digunakan khususnya modul Material Management dilihat dari kinerja aplikasi SAP itu

sendiri

dalam

mendukung

kegiatan

proses

bisnis,

kami

mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

122 1. Dengan aplikasi SAP apakah semua kebutuhan pekerjaan anda terpenuhi? a.

Tidak terpenuhi

b.

Kurang terpenuhi (M asih banyak pekerjaan yang masih

menggunakan manual ataupun aplikasi Non SAP) c.

Terpenuhi (Semua pekerjaan dapat didukung oleh aplikasi

SAP yang ada)

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab a (skor=1) = 0 x 1 = 0 1 orang menjawab b (skor =2) = 1 x 2 = 2 4 orang menjawab c (skor=3) = 4 x 3 = 12 Total

= 14


2. Bagaimana tingkat kepuasan anda terhadap kinerja aplikasi SAP? a. Tidak Puas b. Kurang Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan akan tetapi sering sekali terjadi gangguan, seperti adanya pemblokan akses ke suatu menu/barang

123 karena menu/barang tersebut sedang diakses oleh banyak user) c. Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan dan jarang terjadinya gangguan) d. Sangat Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan dan tidak ada gangguan)

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab a (skor=1)

= 0 x 1 =0

0 orang menjawab b (skor =2) = 0 x 2 = 0 4 orang menjawab c

(skor=3) = 4 x 3 = 12

1 orang menjawab d

(skor =4) = 1 x 4 = 4 Total

= 16


3. Apakah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SAP mudah untuk dipelajari? a. Tidak M udah (Baru bisa dipahami setelah pelatihan dan pengalaman berkali-berkali) b. M udah (Bisa langsung dipahami setelah pelatihan)

124 Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab a (skor=0)

= 0 x0 = 0

5 orang menjawab b (skor =1)

= 5 x1 = 5

Total

= 5



: ((80 % x 0.5)+ (80 % x 0.3)+(100% x

0.2)) = 84% Pencapaian

B. Tujuan strategis :

: 93.33 %

Meningkatkan Kemampuan User

B.1. % Frekuensi pelatihan user Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari pelatihan yang berhubungan aplikasi SAP yang diberikan., kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

125 1.

Seberapa sering dalam 1 tahun anda menerima pelatihan yang berhubungan dengan aplikasi SAP yang digunakan? a.Tidak pernah b.Jarang (1-2 kali) c.Kadang-kadang (2-4 kali) d.Sering (≥ 5 kali)

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 3 orang menjawab a (skor=1) = 3 x 1 = 3 2 orang menjawab b (skor =2) = 2 x 2 = 4 0 orang menjawab c (skor=3) = 0 x 3 = 0 0 orang menjawab d (skor=4) = 0 x 4 = 0 Total

=7


2. Dari pelatihan yang selama ini diberikan, apakah Anda rasa cukup memadai untuk membantu melakukan proses bisnis yang dibutuhkan? a. Tidak Cukup (Hanya ≤ 25% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)

126 b. Kurang Cukup (26% - 74% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan) c. Cukup (75% - 89% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan) d. Sangat Cukup ( ≥ 90% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 3 orang tdk menjawab (skor =0) =3 x 0 = 0 1 orang menjawab a (skor=1)

= 1 x 1 =1

1 orang menjawab b (skor =2) = 1 x 2 = 2 0 orang menjawab c (skor=3) = 0 x 3 = 0 0 orang menjawab d (skor =4) = 0 x 4 = 0 Total

=

3


M aka hasil yang dapat ditarik adalah sebagai berikut : Sasaran strategis : 85 %

Hasil

: ((45 % x 0.5)+ (15 % x 0.5) = 30%

Pencapaian

: 35 %

127 B.2. % Pemahaman user terhadap aplikasi Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan user terpenuhi terutama menyangkut peningkatan kemampuan user itu sendiri dilihat dari segi sejauh mana pemahaman user terhadap aplikasi SAP yang digunakan, kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut : 1. Apakah anda memahami betul seluk-beluk menu-menu tersebut (aplikasi SAP yang berhubungan dengan pekerjaan anda)? a. Tidak paham b. Kurang paham (hanya memahami menu-menu yang digunakan untuk pekerjaan sehari-hari) c. Paham (M emahami menu-menu yang digunakan dalam pekerjaan dan sedikit menu-menu lain diluar pekerjaan) d. Sangat paham (M emahami betul menu-menu yang ada di aplikasi SAP)

128 Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab a (skor=1) = 0 x 1 = 0 0 orang menjawab b (skor =2) = 0 x 2 = 0 3 orang menjawab c (skor=3) = 3 x 3 = 9 2 orang menjawab d (skor=4) = 2 x 4 = 8 Total

=17



: 85%

Pencapaian

: 100 %

C. Tujuan strategis :

Meningkatkan Produktivitas User

C.1. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan Untuk mengetahui sejauh mana aplikasi telah bekerja sama dengan user terutama menyangkut peningkatan produktivitas user dalam melakukan proses bisnis dilihat dari kemampuan aplikasi SAP dalam menangani human error dalam melakukan kegiatan dengan aplikasi SAP yang digunakan.Kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

129 1. Apakah

aplikasi

SAP

cukup

mendukung

meminimalisasi human error? a.

Tidak mendukung (≤ 25%)

b.

Kurang mendukung (26% - 74%)

c.

M undukung (75% - 89%)

d.

Sangat mendukung (≥ 90%)


= 18


untuk

130 2. M enurut

anda,

bagaimana

kebenaran

informasi

yang

dihasilkan SAP (report, dokumen,dll) dalam mendukung kegiatan proses bisnis yang Anda lakukan? a. Tidak tepat (Hanya ≤ 25% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input) b. Kurang Tepat (26% - 74% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input) c. Tepat (75% - 89%informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input) d. Sangat tepat (≤ 90% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input)


= 17


131 M aka hasil yang dapat ditarik adalah sebagai berikut : Sasaran strategis

: 85 %

Hasil

: (90 % x 0.5)+ (85 % x 0.5) =

87.5% Pencapaian

: 100 %

3.8.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Tujuan strategis

:

Pengelolaan masalah

A1. % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP Untuk mengukur presentasi tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP, kami mengumpulkan data melalui kuesioner yang disebarkan kepada user dalam butir pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut : 1.

Bagaimana frekuensi adanya ketidak konsistenan terhadap data (seperti stoknya berbeda antara cabang dan pusat)? a. ≥ 5 kali b. 3-4 kali c. 1-2 kali d. 0 kali

132 Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 = 0 0 orang menjawab 3-4 kali (skor =2) = 0 x 2 = 0 2 orang menjawab 1-2 kali (skor=3) = 2 x 3 = 6 3 orang menjawab 0 kali (skor =4) = 3 x 4 = 12 Total

= 18


2. Bagaimana frekuensi adanya keterlambatan terhadap akses menu di aplikasi SAP? a. ≥ 5 kali b. 3-4 kali c. 1-2 kali d. 0 kali

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 =0 0 orang menjawab 3-4 kali (skor =2) = 0 x 2 = 0 1 orang menjawab 1-2 kali (skor=3) = 1 x 3 = 3 4 orang menjawab 0 kali (skor =4) = 4 x 4 = 16 Total

= 19

133 Jumlah skor sempurna = 5 x 4 = 20 Hasil = (19 : 20) x 100 % = 95 % 3. Berapa frekuensi adanya masalah dalam transfer data dalam aplikasi SAP (seperti dari 1 PC ke PC lainnya)? a.

≥ 5 kali

b. 3-4 kali c.

1-2 kali

d. 0 kali

Dari 5 partisipan, data yang diperoleh : 0 orang menjawab ≥5 kali (skor=1) = 0 x 1 =0 0 orang menjawab 3-4 kali (skor =2) = 0 x 2 = 0 1 orang menjawab 1-2 kali (skor=3) = 1 x 3 = 3 4 orang menjawab 0 kali (skor =4) = 4 x 4 = 16 Total

= 19


M aka hasil yang dapat ditarik adalah sebagai berikut : Sasaran strategis

: 90 %

Hasil

: ((90 %

0.2)+(95% x 0.3)) = 92.5%

x 0.5)+ (95 % x

134 Pencapaian

: 100 %

B. Tujuan strategis

:

Menyediakan

ketersediaan

infrastruktur TI B1. % Tingkat ketersediaan hardware, software dan jaringan Untuk mengetahui persentasi tingkat ketersediaan hardware, software dan jaringan, kami mengumpulkan data dengan mengambil data yang diperoleh dari divisi TI. Berikut adalah data yang diperoleh : Sasaran strategis

: ≥85 %

Hasil

: Semua hardware, software, dan jaringan

untuk mendukung proses bisnis telah terpenuhi. Pencapaian

: 100 %

C. Tujuan strategis

:

Tingkat pemeliharaan software

dan hardware C1. % Frekuensi maintaining software dan hardware Untuk mengetahui persentasi frekuensi maintaining software dan hardware, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia

dalam

butir

pertanyaan

dalam

perspektif

135 penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : 9 Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ? Sasaran strategis 100%

disini

: 100% (3 bulan sekali) memiliki

standard

ukuran

frekuensi

maintaining software dan hardware sebanyak 3 bulan sekali Hasil : Maintaining hardware dilakukan selama 1 bulan sekali selama masa garansi. Apabila masa garansi telah habis, Astragraphia akan melakukan kontrak service. Sedangkan untuk maintaining software dilakukan selama kontrak maintenance dengan SAP. Pencapaian

: 100 %

C2. % Frekuensi upgrade software dan hardware Untuk mengetahui persentasi frekuensi upgrade software dan hardware, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia

dalam

butir

penyempurnaan operasional. berikut :

pertanyaan

dalam

perspektif

Butir pertanyaan tersebut sebagai

136 9 Berapa frekuensi upgrade software dan hardware ? Sasaran strategis

: 100% (2-3 tahun sekali)

100% disini memiliki standard ukuran frekuensi upgrade software dan hardware sebanyak 2-3 tahun sekali Hasil : Upgrade hardware dilakukan selama 3 tahun sekali,

sedangkan

untuk

software,

perusahaan

Astragraphia melakukan upgrade patch atau pun software package dengan keterlambatan satu atau pun dua versi dari versi yang terbaru yang dikeluarkan oleh SAP Pencapaian

: 100%

3.8.3.4 Perspektif Orientasi Masa Depan A. Tujuan strategis

:

Peningkatan kualitas staf TI

A1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 Untuk mengukur persentasi staf TI yang berpendidikan minimal S1, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut :

137 9 Apakah semua staf TI di Asragraphia berpendidikan minimal S1? Sasaran strategis

: 100%

Hasil : Semua staf TI di perusahaan Astragraphia berpendidikan minimal S1 Pencapaian

: 100 %

A2. % Staf TI yang memiliki sertifikat SAP Untuk mengukur persentasi staf TI yang memiliki sertifikat SAP, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : 9 Berapa persen staf TI yang sudah memiliki sertifikat SAP? Sasaran strategis

: 50 %

Hasil : Staf TI di perusahaan Astragraphia yang sudah memiliki sertifikat SAP sebesar 30% – 40% dari keseluruhan staf TI yang ada (18 orang). Pencapaian

: 80%

138 B. Tujuan strategis

:

Peningkatan kemampuan staf TI

B.1 % Frekuensi pelatihan staf TI Untuk mengetahui frekuensi pelatihan yang diberikan oleh perusahaan untuk staf TI, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaanpertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan.

Butir

pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut: 9 Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima pelatihan? Sasaran strategis

: 100% (≤ 12 kali)

100% disini memiliki standard ukuran divisi TI dalam menerima pelatihan sebanyak ≤ 12 kali dalam 1 tahun Hasil : Dalam setahun, pelatihan yang diberikan untuk divisi TI berjumlah ± 10 kali. Pencapaian

: 83.3 %

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang diterima tiap tahunnya. Untuk

mengetahui sejauh

mana peningkatan

kemampuan

perusahaan serta karyawannya dilihat dari bagiamana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap ide-ide dari karyawan, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia

139 dalam butir pertanyaan-pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut: 9 Apakah

perusahaan

kesempatan

bagi

memberikan setiap

kebebasan

karyawannya

dan untuk

menyumbangkan ide-ide kreatif mereka? Sasaran strategis

: > 80 %

Hasil : Ya, ide-ide staf TI setiap tahunnya ditampung dan didiskusikan didalam forum, selanjutnya ide-ide tersebut disaring dan dipilih untuk dilanjutkan ke konvensi quality control. Ide-ide yang terpilih akan diimplementasikan. Pencapaian

: 100 %

B.3 %Tingkat ide-ide karyawan yang diimplementasikan tiap tahunnya. Untuk

mengetahui sejauh

mana peningkatan

kemampuan

perusahaan serta karyawannya dilihat dari bagiamana perusahaan memotivasi karyawan dengan menyerap dan menimplementasikan ide-ide dari karyawan, kami mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaanpertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. pertanyaan-pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Butir

140 9 Bagaimana

presentasi

ide-ide

karyawan

yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya? Sasaran strategis Hasil :

: > 30%

Presentasi

ide-ide

karyawan

yang

diimplementasikan oleh perusahaan setiap tahunnya sekitar ± 10 %. Pencapaian

C. Tujuan strategis

: 33.3 %

:

Penelitian teknologi baru

C.1 Implementasi teknologi baru Untuk mengetahui berapa banyak jumlah pengimplementasian aplikasi atau teknologi baru di dalam perusahaan,

kami

mengumpulkan data dengan melakukan interview kepada Bapak Danang Wahyu sebagai M anajer Divisi TI Astragraphia dalam butir pertanyaan dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : 9 Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru di perusahaan Astragraphia? Sasaran strategis

:

Dapat memenuhi kebutuhan

perusahaan (bobot = 70%) dan beradaptasi teknologi baru (bobot=30%).

141 Hasil :

Pengimplementasian

teknologi

baru

di

perusahaan ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan Astragraphia ini sendiri tidak terlalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Pencapaian

3.8.4

: 70%

Kesimpulan Hasil Pengukuran dari setiap ukuran strategis

Perspektif Perspektif Kontribusi Perusahaan

Pencapaian 97%

A. M engontrol biaya pengeluaran TI A.1 Budget yang diberikan perusahaan untuk mendukung kegiatan TI B.

100%

Nilai bisnis dari proyek TI B.1 % Area bisnis yang menggunakan aplikasi SAP

Perspektif Orientasi Pengguna

94% 85.7 %

A. M eningkatkan kepuasan user A.1 % Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan

B.

SAP

100%

A.2 % Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP

93.3 %


35%

142 B.2 % Pemahaman user terhadap aplikasi C.

100%

M eningkatkan produktivitas user C.1. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan.

Perspektif Penyempurnaan Operasional

100% 100%

A. Pengelolaan masalah A.1 % Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi SAP

100%


100%

C. Tingkat pemeliharaan software dan hardware C.1 % Frekuensi maintaining software dan hardware

100%

C.2 % Frekuensi upgrade software dan hardware

100%

Perspektif Orientasi Masa Depan

77.8 %

A. Peningkatan kualitas TI A.1 % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

100%


80%

B. Peningkatan kemampuan staf TI B.1 %Frekuensi pelatihan staf TI

83.3 %

B.2 %Tingkat ide-ide karyawan yang diterima tiap tahunnya.

100%

B.3 %Tingkat ide –ide karyawan yang diimplementasikan tiap tahunnya

33.3 %

C. Penelitian teknologi baru C.1 Implementasi teknologi baru Tabel 3.8 Hasil Pengukuran dari Setiap Ukuran Strategis

70%

143 Dari tabel kesimpulan di atas, maka dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.15 Hasil IT BSC

Sesuai dengan kategori divisi TI untuk setiap perspektif yang diberi bobot sebagai berikut :

•

0% – 25 %

:

Warning

•

26% – 74 %

:

Challenged

•

75% – 89 %

:

Good

•

90% – 100 % :

Very Good

144 3.9 Benefit & Cost Pemahaman akan Cost & Benefit digunakan untuk memutuskan apakah suatu proyek atau kebijakan mampu memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan kesejahteraan perusahaan.

3.9.1

Benefit

3.9.1.1 Tangible Benefit Tangible benefit, yaitu manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasikan atau diukur secara langsung dari segi finansial dan secara langsung dapat meningkatkan performa perusahaan. Tabel dibawah menunjukkan pendapatan bersih secara keseluruhan dari tahun 2001-2008 yang diperoleh PT.Astragraphia

Tabel Pertumbuhan Pendapatan PT. ASTRAGRAPHIA. TBK Periode 2001 – 2008 Dalam IDR (Indonesia Rupiah) Tahun

Pendapatan

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

401,002,724,237 441,804,410,299 446,338,837,828 472,266,549,137 545,462,163,734 619,038,682,221 725,580,692,316 812,882,451,538

Kenaikan Pendapatan (Dalam Persen) NA 10,17 1,02 5,8 15,5 13,5 17,21 12,03

Tabel 3.9 Tabel Pertumbuhan Pendapatan

145 3.9.1.2 Intangible Benefit Setelah PT.Astragraphia mengimplementasikan aplikasi SAP 4.6C terdapat manfaat yang dirasakan khususnya pada : •

Kepuasan User dan Produktivitas User Setelah melakukan evaluasi didapatkan hasil bahwa aplikasi SAP telah memberikan manfaat tersendiri bagi para pengguna SAP di perusahaan. M anfaat tersebut dilihat dari tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan SAP, serta tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi SAP, dimana dapat mengurangkan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan.

•

Pengelolaan masalah dan Proses yang lebih baik Dari evaluasi yang dilakukan terlihat bahwa aplikasi SAP dapat membantu mengurangi tingkat masalah yang ada, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan transaksi yang bisa dilakukan dengan lebih baik sesuai dengan prinsip best practice pada SAP.

•

Integrasi SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan

mendukung

semua

transaksi

yang

perlu

dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan yang lainnya.

146 •

Performa Bisnis SAP memungkinkan untuk mengelola proses bisnis melalui sharing database dan sebagai alat pelaporan untuk seluruh departemen. SAP juga memungkinkan untuk perusahaan mengelola bisnisnya dengan lebih baik, dengan keuntungankeuntungan

potensial

terhadap

aluran

proses

yang

terimprovisasi, data analisis yang lebih baik, kualitas data yang lebih

tinggi untuk

pengambilan

keputusan

dan

koordinasi melalui supply chain serta layanan pelanggan yang meningkat.

3.9.1.3 Kesimpulan Benefit 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

Pendapatan

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Gambar 3.16 Grafik Pertumbuhan Pendapatan

147 Dari grafik diatas terlihat bahwa setelah upgrade SAP yang dilakukan ditahun 2003 dan yang ahkirnya go-live di tahun 2004, terlihat terdapat kenaikan pendapatan di bandingkan tahun-tahun sebelumnya, dimana kenaikan ini terlihat cukup stabil. Dengan ini dapat ditarik kesimpulan bahwa SAP memberikan pengaruh terhadap kenaikan pendapatan dengan memberikan kontribusinya sendiri seperti

keuntungan

intangible

berupa

kepuasan

user

dan

produktivitas user yang meningkat, mengurangi tingkat masalah yang berhubungan dengan kegiatan transaksi, proses bisnis didasarkan prinsip

best

practices,

mengintegrasikan

modul-modul

serta

dibutuhkan

untuk

meningkatkan performa bisnis.

3.9.2

Cost

3.9.2.1 Initial Cost Initial

Cost

adalah

biaya

yang

mengimplementasikan suatu aplikasi sebelum aplikasi tersebut dapat mengahasilkan benefit bagi perusahaan. Tabel berikut adalah rincian dari

initial

cost

yang

dikeluarkan

mengimplementasikan aplikasi SAP.

perusahaan

untuk

148 INITIAL COST A. Biaya Implementasi SAP • Software 9 License SAP •

Rp 30,000.000 / user

300 User

Hardware Rp 3,000,000,000 Rp 73,000,000 Rp 1,073,000,000

9 SAP Server 9 Security 9 Network •

Rp 9,000,000,000

45 hari x Rp 1,300,000/ 10 cabang orang x 5 orang

User Training

Rp 2,925,000,000 Rp 16,071,000,000

TOTAL

Tabel 3.10 Initial Cost

3.9.2.2 Operational Cost Operational

Cost

adalah

biaya

yang

dibutuhkan

untuk

menjalankan dan mengoperasikan sebuah aplikasi agar dapat berjalan dengan baik. Table berikut adalah daftar biaya operasional yang berhubungan dengan aplikasi SAP.

Biaya Operational S AP Maintenance Server Maintenance Software License Training berjalan TOTAL

Tabel 3.11 Operational Cost

Rp 360,000,000 Rp 1,800,000,000 Rp 55,000,000 Rp. 2,215,000,000

149 3.9.2.3 Kesimpulan Biaya Dari tabel initial cost, dapat dilihat bahwa pengeluaran biaya terbesar digunakan untuk License SAP yaitu sekitar 56% dari keseluruhan initial cost. Sedangkan sisanya digunakan untuk biaya SAP Server (19%) user training (18%), network (7%) dan security (0%). Untuk gambarannya terlihat dalam pie chart dibawah ini. Initial Cost

18%

19%

0% 7%

SAP Server Security Network License SAP User Training

56%

Gambar 3.17 Pie Chart Initial Cost

Dari tabel operational cost, dapat dilihat bahwa pengeluaran biaya terbesar digunakan untuk maintenance software license yaitu sekitar 81% dari keseluruhan operational cost. Sedangkan sisanya digunakan untuk biaya maintenance server (16%) dan training berjalan (3%). Untuk gambarannya terlihat dalam pie chart dibawah ini.

150 Operational Cost 3%

16%

Maintenance Server

Maintenance Sofitware License Training Berjalan

81%

Gambar 3.18 Pie Chart Operational Cost

3.9.3

Kesimpulan Benefit & Cost

Dari hasil evaluasi yang dilakukan, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan biaya implementasi aplikasi SAP sebesar Rp.16,071,000,000 PT. Astragraphia mendapatkan kenaikan pendapatan sebesar 5,8% atau sekitar Rp.25,927,711,209. Dapat dilihat dari pendapatan dari tahun 2003 sebesar Rp.446,338,837,828. Yang meningkat pada tahun 2004 yang meningkat menjadi Rp. 472,266,549,137. Hasil tersebut dapat dilihat pada grafik dibawah ini.

151 Perbandingan Initial Cost dan Pendapatan Pada Tahun 2004 (Dalam Milyardan)

Biaya

20 03

Pendapatan

16,071 446,339

20 04

472,267 0

200,000

400,000

600,000

Gambar 3.19 Grafik Perbandingan Initial Cost dan Pendapatan

BAB III ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Recommend Documents