69
BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. M ulti Structure berdiri pada tahun 1974 dengan bisnis utama usaha jasa konstruksi. Proyek pertama yang dilakukan oleh PT. M ulti Structure adalah proyek pembangunan gedung Kantor Pertamina di Plaju (1974). Sejak saat itu, PT. M ulti Structure telah melaksanakan berbagai jenis proyek seperti pekerjaan instalasi pipa PDAM , pembangunan jalan dan jembatan, pembangunan dermaga, pekerjaan irigasi,
jalan dan jembatan
kereta api, pembangunan dan pemeliharaan jalan tol, pembangunan flyover dan underpass, pembangunan pipa transmisi, pembangunan gedung dan pabrik. Sejalan dengan berkembangnya usaha jasa konstruksi, PT. M ulti Structure melaksanakan pengembangan usaha dibidang industri untuk mendukung usaha jasa konstruksi. M eskipun awalnya hanya sebagai pendukung, pada saat ini Divisi Industri PT. Multi Structure telah berkembang menjadi pusat laba tersendiri sebagai berikut : bagian Asphalt Plant (AM P), bagian Concrete Batching Plant (Ready Mix), bagian Perdagangan dan Penyewaan Alat Berat.
70
Sejak berdiri di tahun 1974, PT. M ulti Structure sudah berpengalaman dalam pelaksanaan berbagai jenis proyek konstruksi, seluruh proyek dilaksanakan dengan pencapaian mutu terbaik untuk memenuhi harapan pelanggan. Hal ini sudah terbukti melalui beragam proyek yang telah dilaksanakan di seluruh tanah air, sebagai berikut : • Pembangunan dan pemeliharaan jalan tol. • Pembangunan jembatan, flyover dan underpass. • Pembangunan dermaga dan pipa transmisi. • Pembangunan gedung dan pabrik.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi : • M emberikan yang terbaik untuk mutu produk dan pelayanan serta nilai tambahnya. • M enjadi perusahaan swasta nasional terdepan di industri jasa konstruksi, berkembang secara berkesinambungan,
memberikan
kesejahteraan
kepada karyawan, pengurus, pemegang saham dan stake holder lainnya melalui komitmen terhadap CSR (corporate social responsibility) dan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance).
Misi : • M enjadikan PT. M ulti Structure sebagai perusahaan konstruksi yang handal, kompetitif, dan disegani pada awal millenium III dan era global
71
• M embangun dan mengembangkan pegawai-pegawai yang profesional dan berdedikasi tinggi • M enjadikan PT. M ulti Structure sebagai perusahaan yang profitable dan berkesinambungan untuk kesejahteraan pegawai, manajemen, dan pemegang saham.
3.2
S truktur Organisasi Perusahaan 3.2.1
S truktur Organisasi PT. Multi Structure
Gambar 3. 1 S truktur organisasi PT. Multi Structure
72
3.2.2
Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Kepala Bagian Procurement a. M elakukan monitoring atas semua kegiatan pengadaan barang atau jasa di bidang konstruksi, industri, kantor pusat, cabang Internasional serta cabang lain milik perusahaan. b. M elakukan negosiasi dengan supplier atau subkon berdasarkan jenjang otorisasinya, apabila masuk pada jenjang yang lebih tinggi, maka negosiasi harus didampingi oleh direktur procurement. c. M elakukan
seleksi atau evaluasi terhadap
supplier atau subkon
perusahaan dan memberikan approval atas tabel pembanding supplier atau subkon. d. M emberikan analisa dan perhitungan sehubungan dengan adanya proses pengadaan sehingga
dapat dicapai fungsi efisiensi dan
melaporkannya kepada direktur procurement e. M elakukan approval terhadap semua pengadaan barang atau jasa, sesuai
dengan
jenjang
approval
serta
melakukan penolakan
approval jika terjadi penyimpangan. f. M emastikan sistem administasi di biro procurement dapat berjalan dengan baik. g. M emastikan sistem dokumentasi biro procurement sudah dijalankan dengan baik. h. M emastikan biro procurement memenuhi persyaratan QHES dan menjalani rencana kerja tahunan.
73
i. M emberikan pengarahan atau petunjuk
kepada kabag atau staff
procurement agar biro procurement dapat berjalan dengan baik. j. Berkoordinasi dengan biro atau divisi lain dan user sehingga proses pengadaan dalam biro procurement dapat berjalan dengan baik. k. Bertanggungjawab atas semua kegiatan biro procurement yang disesuaikan dengan jenjang otorisasi
dan melaporkan kegiatan
procurement kepada direktur procurement. 2. Document Control Procurement a. M embantu
untuk melaksanakan
kepentingan administrasi atau
dokumentasi Biro Procurement dan memastikan semua dokumen sudah tercatat dengan baik. b. M embuat rekapitulasi terhadap semua PO yang sudah dikeluarkan (bulanan) c. M embuat rekapitulasi rencana dan realisasi pengadaan bulanan d. M elakukan update database Procurement untuk supplier atau subkon Baru (M ingguan) e. M elakukan up date database Evaluasi Supplier atau Subkon setiap 4 bulan f. M embuat rekapitulasi analisa “Saving Cost” atas proses PO sudah terjadi g. M embuat notulen rapat atas rapat internal Biro Procurement h. M elengkapi persyaratan mendukung QHES
dokumentasi
yang diperlukan untuk
74
i. M embuat
master
dokumentasi atau form-form
sesuai petunjuk
Kabiro Procurement j. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 3. Kepala Bagian Konstruksi & Engineering a. M enerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang atau jasa (BPB) dari konstruksi, jika
berupa asset maka
BPB
disertakan dengan form investasi b. M elakukan analisa permintaan dengan RAB RAB tidak ada, maka dapat
proyek terkait, jika
didampingi dengan internal memo
sebagai dasar pengadaan c. M encari Penawaran Supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier)
atau
mencari
supplier
baru,
minimal 3 supplier d. M elakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan
atasan
langsung atau atasan yang berwenang dan dituangkan dalam Lembar Berita Acara Negosiasi. e. M embuat tabel terbandingan dan meminta approval kepada kabiro procurement atau direktur procurement
mengenai
keputusan
pemenang atas supplier atau subkon. f. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang g. Distribusi PO kepada supplier atau subkon dan Pihak yang terkait h. Koordinasi dengan supplier dan user
mengenai
pengiriman dan
penerimaan barang atau jasa, dan memastikan bahwa pengiriman
75
sudah diterima dalam kondisi baik melalui BAST (Berita Acara Serah Terima) atau STTB (Surat Tanda Terima Barang). i. M emberikan laporan procurement bagian konstruksi secara periodik dan melaporkan kegiatan hariannya kepada Kabiro Procurement 4. S taff Konstruksi a. M elengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan seperti BPB, Form Investasi, Internal M emo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga
proses pengadaan dapat
dilakukan. b. M enerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi
untuk
kemudian dibuatkan dalam tabel pembanding Supplier atau subkon. c. M enerbitkan purchase order dan memberikan kepada Kabag Konstruksi untuk dilakukan verifikasi awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement atau Direktur Procurement. d. M elakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon. e. Koordinasi
dengan Document Control
untuk
pengadaan dan update database supplier atau subkon f. M embuat laporan rutinitas seperti : – Rekapitulasi PO Per M inggu, – Rekapitulasi PO Per Bulanan – Deviasi Keterlambatan
dokumentasi
76
– Daftar Harga M aterial atau Alat untuk Biro Konstruksi & Eng, dan Divisi Operasional – Laporan lain yang diperlukan oleh Biro Procurement g. M enyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement 5. S taff Engineering a. M emberikan support kepada bagian Engineering dalam mengisi harga satuan untuk pengadaan barang atau jasa sehingga marketing dalam memberikan penawaran harga yang baik kepada customer atau owner terkait b. M enerima
analisa
kebutuhan material
untuk Tender dari
Engineering c. M encari penawaran supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier) atau mencari supplier baru, dengan batas waktu yang diberikan oleh bagian Engineering. d. M eminta surat dukungan supplier atau subkon atas harga dan kesanggupan pengadaan barang atau jasa jika proyek dimenangkan. e. Untuk supplier atau subkon baru harus dilakukan Site Visit untuk memastikan bahwa Supplier atau subkon tersebut memang dapat mendukung perusahaan kita. f. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon g. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement
77
6. Kepala Bagian Industri a. M enerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang atau jasa (BPB) dari Industri Konstruksi, khususnya pengadaan secara parsial dan jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi. b. M elakukan analisa
permintaan
parsial dan
Rencana Produksi
Bulanan, jika tidak sesuai maka melaporkan kondisi tersebut kepada atasan langsung sehingga dapat ditindak lanjuti c. M encari penawaran supplier atau subkon dari database Supplier atau subkon (Nominasi Supplier)
atau
mencari supplier
baru,
minimal 3 supplier d. M elakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan
atasan
langsung atau atasan yang berwenang. e. M embuat Tabel Perbandingan Kabiro
Procurement
atau
dan
meminta
Approval kepada
Direktur Procurement
mengenai
Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon. f. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang g. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait h. Koordinasi dengan Supplier dan User
mengenai pengiriman dan
penerimaan barang atau jasa i. Koordinasi
dengan Document Control
untuk
pengadaan dan update database supplier atau subkon
dokumentasi
78
j. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 7. S taff Industri a. M elengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan seperti BPB, Form Investasi, Internal M emo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga
Proses Pengadaan dapat
dilakukan. b. M enerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi
untuk
kemudian dibuatkan dalam Tabel Pembanding Supplier atau subkon. c. M enerbitkan Purchase Order dan memberikan kepada Kabag Konstruksi untuk dilakukan Verifikasi Awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement/Direktur Procurement. d. M elakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon. e. Koordinasi
dengan Document Control
untuk
pengadaan dan update database supplier atau subkon f. M embuat laporan rutinitas seperti : – Rekapitulasi PO Per M inggu, – Rekapitulasi PO Per Bulanan – Deviasi Keterlambatan – Analisa Rencana Produksi vs Realisasi – Laporan lain yang diperlukan oleh Biro Procurement
dokumentasi
79
g. M enyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement 8. S taff Pusat dan Internasional a. Pengadaan barang atau jasa Kantor Pusat dan Cabang Internasional (Arab, Libya, Brunei, lainnya) meliputi pengadaan peralatan kantor seperti laptop, komputer kantor, peralatan safety, peralatan alat ukur, dan lainnya, serta pengadaan lain dan dibidang jasa yang diperlukan untuk
mendukung
operasional Kantor Pusat
dan Cabang
Internasional. b. Untuk sementara digabungkan ke bagian industri, karena aktivitasnya masih belum besar c. M enerima permintaan pengadaan barang atau jasa dari Kantor Pusat dan Cabang Internasional, jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi d. M encari penawaran supplier atau subkon dari Database Supplier atau subkon (Nominasi Supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier e. M elakukan negosiasi dengan Supplier didampingi dengan atasan langsung atau atasan yang berwenang. f. M embuat Tabel Perbandingan dan meminta Approval kepada Kabiro Procurement atau Direktur Procurement mengenai Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon.
80
g. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang ( Biro Procurement + User) h. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait i. Koordinasi dengan Supplier dan User mengenai pengiriman dan penerimaan barang atau jasa. j. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon k. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 9. Kepala Bagian HRD a. Training – M erencanakan dan mencari program pelatihan – M elaksanakan pelatihan – M emantau hasil pelatihan – Pendataan program pelatihan dalam database masing-masing karyawan b. M emperbaharui informasi-informasi yang berhubungan dengan HRD c. M enjalankan proses perpanjangan kontrak, penerimaan karyawan, mutasi karyawan, dan pengunduran diri karyawan d. M emperbaharui data jumlah karyawan e. Coaching dan conselling f. M enjalankan program E-Learning 10. S taff HRD a. M engumpulkan data absensi b. M encetak absensi
81
c. M embuat rekap absensi untuk penggajian d. M enyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses mutasi karyawan, promosi karyawan, penugasan karyawan, dan lain-lain. e. M enyiapkan Form Perpanjangan Kontrak dan kontrak kerja masingmasing karyawan f. M emperbaharui data kontrak karyawan g. Konfirmasi ke kantor cabang h. M emperbaharui data karyawan i. M emonitor pengurusan tenaga kerja asing j. Asuransi k. M enginput CV ke database dan menyimpannya di file pelamar. l. M enyiapkan, mengatur jadwal interview dan memanggil pelamar. m. M encari tahu dan menghubungi vendor (pihak lain) dalam hal psikotes maupun iklan lowongan kerja. n. Bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemasangan iklan maupun pengumuman kantor. o. M emperbaharui dan menyediakan form-form HRD. p. M embantu dalam hal pembuatan surat-surat. 11. Kepala bagian QHES a. M emastikan bahwa proses yang diperlukan untuk Sistem QHES telah dibuat dan dilaksanakan. b. M elaporkan kepada M anagement Representative dan Direksi atas pelaksanaan Sistem M anajemen QHES serta segala sesuatu yang berkaitan dengan perkembangannya
82
c. M emastikan tercapainya kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan yang telah disepakati. d. M emastikan bahwa proses komunikasi yang baik telah dilaksanakan dan menjadi penunjang keefektifan Sistem M anajemen QHES. e. M engembangkan,
mendokumentasikan
dan
menjaga
Sistem
M anajemen QHES yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 f. M emastikan bahwa Sistem M anajemen QHES telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sebagaimana mestinya. g. M emastikan bahwa perbaikan Sistem M anajemen QHES yang sesuai dengan ISO 9001:2000, OHSA S 18001:2007, ISO 14001:2004 h. M elaporkan kepada M anagement Representative dan Direksi atas kinerja Sistem M anajemen QHES untuk ditinjau ulang. i. M emberikan rekomendasi atau saran-saran kepada M anagement Representative dan Direksi untuk melakukan perbaikan. j. M engusulkan promosi ataupun demosi karyawannya. 12. Document Controller a. M empersiapkan dan mengatur Audit Internal serta mempersiapkan b. Pelaksanaan Management Review yang akan dipimpin oleh Kabiro QHES c. M emastikan bahwa seluruh dokumen Sistem M anajemen QHES (baru maupun revisi) terkendali.
83
d. M enyimpan dan memelihara seluruh dokumen Sistem M anajemen QHES asli. e. M emastikan bahwa seluruh pemilik proses dan karyawan PT. Multi Structure yang berkaitan dengan pengendalian M utu, K3 dan Lingkungan telah menerima dokumen Sistem M anajemen QHES sehingga mereka dapat melaksanakan aktivitas sesuai prosedur yang tercantum dalam dokumen Sistem M anajemen QHES. f. M embantu Kabiro QHES dalam melaksanakan Sistem M anajemen QHES 13. Internal Auditor a. Bertanggung jawab membantu kelancaran jalannya program audit internal. b. M emastikan kembali waktu dan tempat dimana akan dilakukannya proses audit internal. c. M embuat checklist audit internal berdasarkan prosedur yang telah ditentukan dalam program. d. M elaksanakan proses audit internal sesuai prosedur. e. M emberikan rekomendasi kepada auditee berupa langkah-langkah perbaikan maupun pencegahan jika pada saat audit ditemukan ketidaksesuaian terhadap sistem ataupun proses pekerjaan. f. M elakukan verifikasi atas pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan oleh auditee.
84
g. M emberikan masukan-masukan kepada Kabiro QHES dan pemilik proses dalam rangka perbaikan dan pengembangan berkesinambungan terhadap Sistem manajemen QHES PT. M ulti Structure. 14. S taff IT a. M embuat program aplikasi. b. Maintenance server. c. Desktop helper. d. Maintenance PABX. e. Report Billing System. f. Maintenance dan memperbaharui Qhes web. g. Trouble shooting komputer. h. M emperbaiki hardware. i. Maintenance network. j. Instalasi komputer. k. Suggestion specification komputer. l. M enemukan update news IT. m. Update antivirus. n. Photo editing. o. Visit computer exibition. p. Administrator network. q. Maintenance hardware dan software. r. Web administration.
85
3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1
Prosedur Penerimaan Proses penerimaan diawali adanya permintaan dari kepala bagian. Permintaan ditujukan kepada bagian HRD dengan menyertakan isian dari form Permohonan Tenaga Kerja (form pada lampiran 1). Bagian HRD mencari kandidat dengan melihat cara melihat lamaran-lamaran yang telah ditampung, dengan membuka iklan atau kandidat-kandidat internal perusahaan. Jika mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kriteria maka kandidat tersebut diajukan kepada kepala bagian. Jika kepala bagian tersebut setuju dengan kandidat tersebut maka akan ditetapkan jadwal wawancara. Wawancara dilakukan oleh HRD. Ketika wawancara, HRD mengisi form Hasil Penilaian Wawancara (form pada lampiran 2) untuk mengisi nilai hasil wawancara kandidat tersebut. Wawancara bisa dilakukan lebih dari satu kali. Jika hasil wawancara sesuai makan selanjutnya HRD akan melakukan negosiasi gaji dengan kandidat tersebut. Dan HRD mengisi form Rekomendasi (form pada lampiran 3) untuk negosiasi gaji tersebut. Jika ada kesepakatan mengenai gaji langkah terakhir yang dilakukan adalah tanda tangan kontrak.
3.3.2
Flowchart Proses Penerimaan Berikut ini merupakan Flowchart dari proses perekrutan yang sedang berjalan.
86
Tabel 3. 1 Flowchart proses penerimaan
87
3.3.3
Prosedur Monitoring Masa Percobaan Proses monitoring masa percobaan berjalan jika ada karyawan yang baru masuk dan statusnya karyawan kontrak. Setelah melakukan tandatangan status pelamar berubah menjadi karyawan kontrak. Karyawan kontrak itu akan mendapatkan penilaian selama tiga bulan dengan penilaian setiap bulannya. HRD bertugas mengingatkan penilaian dan memberikan formulir penilaian kepada kepala bagian. Setelah mendapatkan formulir penilaian maka kepala bagian tersebut menilai karyawan kontrak yang berada pada divisinya. Jika hasil penilaian memenuhi kriteria maka kontrak akan diperpanjang sedangkan jika hasil penilaian tidak memenuhi kriteria maka kontrak akan selesai.
3.3.4
Flowchart Proses Monitoring Masa Percobaan Berikut ini merupakan Flowchart dari proses monitoring masa percobaan yang sedang berjalan.
88
Tabel 3. 2 Flowchart proses monitoring masa percobaan
89
3.3.5
Prosedur Sistem Penilaian Kinerja Proses penilaian dimulai dari bagian HRD memberikan form Penilaian (form pada lampiran 4) kepada kepala bagian. Kemudian kepala bagian mengisi form Penilaian setiap karyawannya. Selanjutnya kepala bagian memperlihatkan hasil isian form Penilaian kepada masing-masing karyawan. Jika karyawan tidak setuju dengan hasil isian form tersebut maka kepala bagian akan merevisi isian dari form kompetensi tersebut, sedangkan jika karyawan setuju maka kepala bagian akan mengirimkan form kompetensi tersebut kepada HRD untuk kemudian diolah kembali. Selanjutnya kepala kepala bagian akan menerima laporan penilaian dari HRD.
3.3.6
Flowchart Sistem Penilaian Kinerja Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem kompetensi yang sedang berjalan.
90
Tabel 3. 3 Flowchart proses penilaian kinerja
91
3.3.7
Prosedur Pelaksanaan Training Setelah mendapatkan laporan penilaian performa karyawan, maka selanjutnya HRD melakukan analisis kebutuhan training dari karyawan. Kemudian setelah mendapatkan kebutuhan training karyawan, maka HRD membuat permintaan training untuk karyawannya. Selanjutnya karyawan yang akan melakukan training mengisi Form Permintaan Training (form pada lampiran 5). Setelah mengisi form tersebut maka karyawan tersebut akan mendapat training dari pelatih yang telah ditunjuk. Jika training selesai dilakukan maka pelatih akan memberikan hasil pelatihan kepada karyawan. Kemudian karyawan tersebut mengisi Form Evaluasi Training (form pada lampiran 6). Setelah itu karyawan memberikan hasil isian Form Evaluasi Training tersebut kepada HRD.
3.3.8
Flowchart Proses Pelaksanaan Training Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem pelaksanaan training yang sedang berjalan.
92
Tabel 3. 4 Flowchart proses training
93
3.3.9
Prosedur Mutasi Proses mutasi dimulai dengan pengajuan mutasi kepada HRD dan pengisian form M utasi oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form M utasi(form pada lampiran 7)
lalu diajukan kepada atasan dari
karyawan yang akan mendapatkan mutasi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan M utasi yang diberikan kepada karyawan.
3.3.10 Flowchart Proses Mutasi Berikut ini merupakan Flowchart dari proses mutasi.
94
Tabel 3. 5 Flowchart proses mutasi
95
3.3.11 Prosedur Promosi Proses promosi dimulai dengan pengajuan promosi kepada HRD dan pengisian form Promosi (form pada lampiran 7) oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form Promosi lalu diajukan kepada atasan dari karyawan yang akan mendapatkan promosi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan Promosi yang diberikan kepada karyawan.
3.3.12 Flowchart Proses Promosi Berikut ini merupakan Flowchart dari proses promosi.
96
Tabel 3. 6 Flowchart proses promosi
97
3.3.13 Prosedur Cuti Proses dimulai dengan karyawan mengisi Surat Permohonan Cuti (form pada lampiran 8) dan menyerahkannya kepada HRD. HRD memeriksa sisa cuti dari karyawan yang bersangkutan, jika sisa cuti tidak memenuhi maka permohonan akan ditolak, sedangkan jika sisa cuti memenuhi maka HRD akan melengkapi Surat Permohonan Cuti tersebut.. HRD menyerahkan Surat Permohonan Cuti tersebut kepada atasan dari karyawan yang mengajukan cuti untuk mendapatkan persetujuan.
3.3.14 Flowchart Proses Cuti Berikut ini merupakan Flowchart dari proses cuti yang sedang berjalan.
98
Tabel 3. 7 Flowchart proses cuti
99
3.4
Kondisi Aktual Kondisi aktual pada PT. M ulti Structure sebagai berikut: • Jumlah pegawai per divisi - M arketing
= 12 orang
- Keuangan
= 12 orang
- Konstruksi
= 12 orang
- Interior
= 30 orang
- HRD
= 45 orang
- Procurement
= 30 orang
- Industri
= 15 orang
- Pusat dan Internasional
= 12 orang
- TI
= 3 orang
- dan pekerja kontrak sebanyak 100 orang disesuaikan dengan kebutuhan setiap proyek. • Kantor cabang -
Jawa
: Kapuk (Jakarta Utara)
-
Sumatera
: Riau
-
Kalimantan
: Balikpapan (Kalimantan Timur)
-
Sulawesi
: M enado (Sulawesi Utara)
-
Internasional : Arab Saudi
• Pegawai yang masuk pertahunnya ada sepuluh orang • Pegawai yang keluar pertahunnya ada sepuluh orang
100
3.5
Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh PT. M ulti Structure antara lain • Hardware Komponen hardware yang dimiliki yaitu - Terdapat kurang lebih 150 buah komputer Client - Terdapat 3 komputer Server - Topologi jaringan yang dipakai yaitu topologi star - Gambaran arsitektur jaringan sebagai berikut:
Gambar 3. 2 Arsitektur jaringan PT.Multi S tructure • Software Komponen software yang dimiliki yaitu - Komputer client menggunakan sistem operasi Windows XP Professional
101
- Komputer server menggunakan sistem opeasi Windows Server 2003 dan Linux - DBM S yang digunakan yaitu mySQL dan M icrosoft Access - Aplikasi yang digunakan pada perusahaan antara lain 9 Aplikasi payroll dengan internal development dan menggunakan DBM S mySQL 9 Aplikasi asset dengan internal development dan menggunakan DBM S mySQL 9 Aplikasi pembelian dengan internal development dan menggunakan DBM S mySQL 9 Aplikasi pajak dengan menggunakan program SPT dan menggunakan DBM S mySQL 9 Aplikasi absensi dengan internal development dan menggunakan DBM S M icrosoft Access
3.6
Kebutuhan Informasi Berdasarkan
analisis
kebutuhan
pengguna,
berikut
merupakan
kebutuhan informasi: Tabel 3. 8 Kebutuhan informasi
Deskripsi Data karyawan
Penyedia Informasi HRD
Pengguna Informasi HRD
Lama Dibuat 5 menit
tabel
102
Deskripsi Data pelamar
Pengguna Informasi
Lama Dibuat
HRD
HRD
5 menit
HRD
HRD, Kepala divisi
3 menit
HRD
HRD
10 menit
HRD
HRD, Kepala divisi
10-15 menit
HRD
HRD
10 menit
HRD
M anajemen
20-30 menit
HRD
HRD
10 menit
Laporan training
HRD
HRD
15 menit
Laporan evalusai training
HRD
HRD, Kepala divisi
15 menit
Laporan promosi
HRD
HRD, Kepala divisi
15 menit
Laporan mutasi
HRD
HRD, Kepala divisi
15 menit
Informasi mengenai sisa cuti
HRD
HRD
15 menit
Laporan cuti
HRD
HRD, Kepala divisi
15 menit
Informasi mengenai posisi jabatan yang kosong Laporan perekrutan yang terjadi Laporan penilaian wawancara Struktur organisasi Laporan penilaian kinerja Informasi mengenai kebutuhan training
3.7
Penyedia Informasi
Permasalahan yang dihadapi Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. M ulti Structure, permasalahan yang dihadapi antara lain: • Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Pembuatan laporan membutuhkan waktu sekitar 10 sampai 30 menit.
103
• Adanya redudansi data. Pencatatan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan dilakukan oleh masing-masing divisi sehingga bila akan dilakukan rekapitulasi data akan terjadi redudansi. • Data yang belum terintegrasi antar satu divisi dengan divisi lainnya. Data yang ada tidak saling terintegrasi antara satu divisi dengan divisi lainnya sehingga akan menyulitkan dalam pembuatan laporan. • Keamanan data yang tidak terjamin. Data yang ada masih disimpan dalam bentuk kertas, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat dengan mudah mengaksesnya jika data yang berbentuk kertas tersebut tidak tersimpan dengan baik.
3.8
Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang dihadapi sebagai berikut : • M embuat aplikasi berbasiskan web sehingga kegiatan kepegawaian dapat terintegrasi satu sama lain. • M embuat aplikasi basis data yang menyimpan data yang bersifat historis sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data diharapkan lebih singkat dan tepat guna.
