BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha
Yayasan Islamic Village didirikan oleh H. Junan Helmy Nasution pada tanggal 17 A gustus 1972, Proyek tunggal Yayasan Islamic Village adalah membangun
Islamic
Village
itu
sendiri.
Yakni mewujudkan
sebuah
perkampungan/hunian yang tegak di atas nilai-nilai Islam, yang lengkap dengan semua fasilitas pendukung, mulai dari tempat melahirkan, pengasuhan, pendidikan, usaha, sampai tempat pemakaman. Tujuan utama Yayasan Islamic Village adalah mewujudkan masyarakat yang sejahtera lahir batin dan selamat dunia-akhirat di bawah naungan ridha Allah SWT.
Tidak hanya pendidikan, Islamic Village memiliki tujuan ini dijabarkan dalam tiga bidang yaitu; Bidang Sosial yang diwujudkan dalam bentuk memberikan asuhan dan santunan bagi anak-anak yatim, piatu, yatim-piatu, terlantar dan bayi terbuang, cacat fisik dan mental, serta manula; Bidang Pendidikan, mewujudkan sebuah gerbang ilmu yang memberikan pelayanan di bidang pendidikan, mulai jenjang pendidikan dasar, menengah dan tinggi, lengkap dengan fasilitas penunjangnya; dan Bidang Pemukiman/Hunian, yang diwujudkan dengan membangun sebuah pemukiman yang bernuansa Islami. Konsep pemukiman yang tidak hanya tempat berkumpul dan berinteraksi antar
34
35
keluarga. Bahkan setiap keluarga yang tinggal di sini diwajibkan untuk menyediakan tempat untuk mengasuh dan mendidik setidaknya satu orang anak yatim! Benar-benar luar biasa.
Program di bidang pendidikan di arahkan bagi terwujudnya insan-insan muslim yang beriman-takwa, berilmu pengetahuan-teknologi dan berakhlak mulia. Untuk itu, telah dirumuskan apa yang disebut dengan Pendidikan Islamic Village, yang mengacu kepada tiga prinsip (trilogi) dasar:
a. orientasi Islam (islamic orientation) dalam semua aspek kehidupan b. disiplin yang tinggi c. akhlak mulia (akhlaqul karimah) •
Kurikulum Khusus
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kurikulum pendidikan Islamic Village menerapkan Kurikulum-Plus, yakni perpaduan Kurikulum yang dikeluarkan oleh Depdikbud, dengan kurikulum khusus yang dikeluarkan oleh Bidang Pendidikan Yayasan Islamic Village. Kurikulum khusus adalah kurikulum dengan bobot pendidikan agama yang dominan. Salah satu diantaranya adalah menjadikan shalat Zhuhur berjamaah sebagai kurikulum (plus) wajib untuk seluruh siswa/mahasiswa pagi (shalat berjamaah Ashar untuk siswa/mahasiswa sore). Sampai saat ini jenjang pendidikan yang telah dibuka adalah:
36
1. Pendidikan Dasar dan M enengah : TK, SD, SM P, SM A dan SM EA 2. Pendidikan Tinggi : Akademi Keperawatan (AKPER/D3) • Fasilitas Penunjang Untuk menunjang agar proses pendidikan di semua jenjang berjalan dengan lancar, maka saat ini telah dibangun fasilitas pendidikan beserta fasilitas pendukungnya. Di antaranya:
1. Gedung Taman Kanak-kanak (10 ruang kelas), lengkap dengan fasilitas tempat bermain dan kolam renang 2. Gedung SD (35 ruang kelas) 3. Gedung SM P/SMA/SM EA (30 ruang kelas) 4. Fasilitas penunjang pendidikan seperti masjid (kapasitas 5000 jamaah), perpustakaan, laboratorium (Fisika, Biologi, Kimia, Bahasa dan Komputer), fasilitas oleh raga, kesenian (Drum Band), Kantin, Bank, Kantor Pos, dan lain-lain. 5. Gedung Pendidikan Tinggi (AKPER dan Pendidikan Sekretaris), lengkap dengan laboratorium keperawatan, Lab. Kesekretarisan, dan perpustakaan. 6. Asrama Pelajar 7. Sarana Angkutan Pelajar
Jumlah siswa dan mahasiswa secara keseluruhan kurang lebih 3000 orang, yang didudukung oleh tenaga guru sebanyak 250 orang, dan tenaga staf sebanyak 100 orang. Seluruh jenjang pendidikan Dasar dan M enengah telah berstatus TERAKREDITASI “A”.
37
• PRES TAS I YANG PERNAH DI RAIH S IS WA S MA IS LAMIC VILLAGE TAHUN 2008
1. juara I.Band tingkat Kab. Tangerang tahun 2008 2. Juara I Silat Tingkat Kab. Tangerang tahun 2008 3. Juara 2 dan 3 Story Telling Univ. M ercu tahun 2008 4. Juara 2 Karate Tingkat Prop . Banten yang akan mengkuti kejurnas di Cibubur 5. Juara 3 Speech Contest Tingkat Ka. Tangerang 6. Juara I Lomba Presenter Tingkat Kota dan kabupaten 7. Juara I Karya Ilmiah Ting. kota dan Kab. 8. Juara I Band se Kab&Kota Tangerang 9. Juara II Band se Propinsi Banten 10. Juara I Spech Contes
Untuk menyalurkan lulusan/alumni, SM A Islamic Village telah mengadakan bekerjasama dengan Universitas/Perguruan Tinggi di Indonesia baik melaui jalur SPM B, PMDK, dll
38
3.1.2 S truktur Organisasi
Ketua Umum
Ketua I Bag. Pengembangan Kapling (Pembangunan Fisik)
Ketua II Bidang Pendidikan
Official Manager
Ketua III Bidang Sosial
Sekolah Dasar & Sekolah Menengah
Bendahara Umum
Sekolah Tinggi
Kepala Keuangan Starring Committee
Secretary & Accounting
Anggota
Bagian Akuntansi Organizing Committee
Kasir PG & TK PG, TK, & SD (Mandiri/RSBI)
SMP
Kasir SD
Kasir SMP
Kasir SMA
Kasir SMK
SMA & SMK
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Yayasan Islamic Village 38
39
3.1.3 Wewenang, Tanggung Jawab, Tugas, dan Fungsi 1. Official M anager a. M engangkat dan memberhentikan anggota panitia; b. M eminta laporan kepada Organizing Committee; c. M emberikan saran atau pendapat kepada kepanitiaan PSB baik diminta ataupun tidak; d. M emberikan kemudahan kepada kepanitiaan PSB dalam melaksanakan tugas, baik material maupun non material. 2. Starring Committee a. M enyusun JUKLAK dan JUKNIS PSB; b. M engusulkan anggaran P SB; c. M engusulkan susunan panitia PSB; d. Bertindak sebagai pengawas PSB; e. M empersiapkan kebutuhan ATK dan Kesekretariatan; f. M enetapkan legalitas, ketentuan, dan kebijakan PSB. 3. Organizing Committee a. M embuat dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan P SB; b. M embuat dan melaksanakan program PSB sesuai dengan area yang dipimpinnya;
40
c. M emimpin dan menyelenggarakan koordinasi tentang P SB sesuai dengan area; d. M elaksanakan kebijakan-kebijakan tentang PSB sesuai dengan tata cara dan sistem yang telah ditentukan; e. M engontrol dan mengawasi pelaksanaan PSB; f. M embuat laporan perkembangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan PSB. 4. Sekretaris a. M elaksanakan program kerja; b. M embuat JUKLAK/JUKNIS tentang system PSB; c. M embuat dan mencatat surat-surat yang berkenaan dengan PSB; d. M engalir jadwal pendaftaran, seleksi, dan pengumuman hasil tes PSB; e. M elaksanakan koordinasi dengan semua bagian pelaksanaan PSB; f. M embuat notulen rapat PSB; g. M embuat bahan laporan PSB. 5. Anggota (anggota terdiri dari Bagian Administrasi Keuangan dan Bagian Pendaftaran) a. M elayani penjualan formulir dan seleksi administrasi calon siswa baru;
41
b. Berperan dalam penyebaran dan pengambilan data dari dan untuk sekolah serta masyarakat; c. M engurus perizinan serta pemasangan publikasi lain yang berkenaan dengan yuridis dan promosi; d. M encatat dan menyelesaikan kejadian dan pelaksanaan PSB sesuai dengan ketentuan; e. M embantu pelaksanaan PSB secara umum; f. M engevaluasi dan mencari pangsa pendidikan untuk Dikdasmen Islamic Village; g. M encari solusi tentang permasalahan, gejala yang menyurutkan minat masyarakat untuk masuk ke Yayasan Islamic Village; h. M encari terobosan dan kiat-kiat mempromosikan Yayasan Islamic Village; i. M embuat desain spanduk, brosur, kalender pendidikan, dan profile sekolah Dikdasmen; j. M enyelenggarakan acara-acara penunjang Presentasi Sekolah dan Bazar; k. M engadakan kerjasama sponsor.
42
6. Bendahara a. Bertanggung jawab terhadap RAPB pelaksanaan PSB (pemasukan dan pengeluaran); b. M embuat perjanjian pembayaran PSB dengan orangtua/wali yang menyelesaikan pembayaran secara cicilan; c. M elaksanakan koordinasi, komunikasi, evaluasi kegiatan keuangan PSB; d. M embuat RAPB PSB; e. M embuat, mengelola, dan menyajikan data penerimaan dan pengeluaran keuangan PSB; f. M embuat laporan perkembangan pemasukan keuangan PSB. 7. Kepala Keuangan a. Bertanggungjawab memeriksa laporan-laporan yang berkaitan dengan transaksi pembayaran seperti Laporan Pendapatan, Laporan Historikal Data Siswa, Laporan Tunggakan Pembayaran. b. M engotorisasi laporan-laporan tersebut 8. Bagian Akuntansi a. Bertanggungjawab membuat laporan-laporan yang akan diserahkan ke Kepala Keuangan. Laporan-laporan tersebut terdiri dari Laporan
43
Pendapatan, Laporan Historikal Data Siswa, Laporan Tunggakan Pembayaran. 9. Kasir a. M enerima pembayaran SPP b. M engotorisasi dan menstempel buku SPP c. M encatat pembayaran SPP d. M embuat Rekapitulasi Pembayaran SPP per bulan
3.2 Sistem yang berjalan 3.2.1 Narasi dari system yang berjalan a. Pendaftaran Siswa Baru Dimulai dari calon siswa mendaftar ke Bagian Pendaftaran, kemudian Bagian Pendaftaran melayani pendaftaran siswa baru dengan memberikan Formulir Penerimaan Siswa Baru (FPSB) ke calon siswa/orangtua siswa untuk diisi data calon siswa. Setelah itu calon siswa/orangtua siswa akan menyerahkan FPSB ke Bagian Pendaftaran yang telah diisi, sesuai waktu yang ditentukan beserta dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran. Lalu Bagian Pendaftaran akan membuat Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) sesuai dengan FPSB kemudian BPSB akan diserahkan ke siswa/orangtua siswa beserta rincian biaya penerimaan siswa baru. Kemudian Siswa dapat mengikuti ujian saringan masuk
44
sesuai dengan tingkatannya yang telah dijadwalkan oleh sekolah. Jika siswa lulus tes masuk, maka calon siswa/orangtua siswa akan membayar uang masuk sesuai dengan rincian biaya penerimaan siswa baru ke Bagian Adminstrasi Keuangan. Lalu Bagian Administrasi Keuangan akan membuat BPUM (Bukti Pembayaran uang masuk) 4 rangkap dan mencatatnya di buku transaksi, BPUM rangkap 1 akan diserahkan ke siswa/orangtua siswa sebagai bukti untuk pengambilan seragam dan alat sekolah lainnya di koperasi, BPUM rangkap 2 akan di arsip oleh Bagian Administrasi Keuangan sesuai dengan nomor urut, dan BPUM rangkap 3 akan diserahkan ke Bagian Akuntansi sedangkan BPUM rangkap 4 akan diserahkan ke yayasan. Di dalam BPUM tersebut terdiri dari ketentuan pembayaran sesuai dari tingkatannya, tingkatan tersebut terdiri dari Playgroup sampai dengan Sekolah M enengah. Jumlah yang tertera di BPUM dapat diangsur tiga kali dalam jangka waktu 1 tahun.
Ketentuan-ketentuan administrasi dan keuangan penerimaan siswa baru: a. Pemberlakuan Discount / Potongan Biaya PSB •
Siswa baru putra/i ke 3 (tiga) dst yang masuk menjadi siswa di Islamic Village diberikan discount : - Biaya Sumbangan Bangunan dan Fasilitas sebesar 10% - Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah 1 tahun sebesar 10%
45
•
Siswa baru yang masuk secara bersamaan 2 (dua) orang atau lebih yang hubungan keluarga diberikan discount : - Biaya sumbangan Bangunan dan Fasilitas sebesar 10% untuk anak ke 2 dan sebesar 20% untuk anak ke 3 dan seterusnya. - Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah selama 1 tahun sebesar 10% untuk anak ke 2 dan sebesar 20% untuk anak ketiga dan seterusnya.
b. Beasiswa berupa Pembebasan SPP : •
Bebas SPP selama 1 tahun (12 bulan) untuk : -
Calon siswa/i SM P, SM A dan SM K yang memiliki kemampuan dibidang Akademis berupa Juara Umum dengan Rata-rata 8.50 dan Juara Olympiade Nasional yang dibuktikan dengan fotocopy Raport dan Sertifikat.
-
Calon Siswa/i SM P, SM A, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Nasional.
•
Bebas SPP selama 1 semester (6 bulan) untuk : -
Calon Siswa/i SM P, SM A, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi
•
Bebas SPP selama 3 bulan untuk : -
Calon Siswa/i SM P, SM A, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Kabupaten
46
c. Siswa untuk pendaftaran khusus (hubungan kekerabatan & kerjasama) akan ditangani langsung oleh Yayasan, Dikdasmen dan Panitia P SB. b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif Setiap bulannya siswa mempunyai kewajiban untuk membayar SPP dengan menyerahkan buku SPP ke kasir. Oleh Kasir setiap siswa yang membayar akan dicatat ke dalam buku catatan transaksi yang berisi tanggal, bulan, tahun, jumlah SPP, potongan, dan jumlah SPP yang harus dibayar, lalu Kasir akan mencatat transaksi dan menandatangani serta memberi stempel dibuku SPP siswa tersebut. Begitu juga setiap awal tahun ajaran baru, siswa harus melakukan registrasi ulang dengan cara datang ke Bank BR milik Yayasan Islamic Village, lalu siswa/orangtua siswa dapat mengisi slip setoran yang terdiri dari 4 rangkap dan meyerahkannya kembali ke Staff Bank berserta uang sejumlah dengan yang diminta. Setelah itu Staff Bank akan memproses dan mencatat jenis pembayaran registrasi ulang di form BPRU (Bukti Pembayaran Registrasi Ulang) yang terdiri dari 3 rangkap, BPRU rangkap 1 dan Slip setoran rangkap 4 diberikan ke siswa/orangtua siswa sebagai bukti pembayaran regristrasi ulang, dan BPRU rangkap 3 akan diberikan ke Bagian yayasan untuk diarsip sesuai dengan nomor urut. Slip setoran rangkap 2 diarsip oleh Bank dan Slip setoran rangkap 1 akan diberikan ke yayasan sedangkan slip setoran rangkap 3 dan BPRU rangkap 2 akan diberikan ke Bagian Akuntansi. Pada setiap akhir kegiatan sekolah, kasir dari berbagai tingkatan sekolah akan membuat rekapitulasi pembayaran berdasarkan pembayaran SPP setiap harinya sesuai dengan buku catatan transaksi yang nantinya akan diserahkan ke
47
Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi akan melakukan pembukuan dan membuat laporan pendapatan berdasarkan rekapitulasi pembayaran yang dibuat oleh Kasir dari berbagai tingkatan. Selain itu juga Bagian Akutansi akan membuat Laporan Historical Data Siswa yang berisikan data-data siswa dan histori kelas selama siswa bersekolah. Berdasarkan laporan-laporan tersebut Bagian Akuntansi juga akan membuat Laporan Tunggakan Pembayaran. Dari beberapa laporan tersebut akan diberikan ke Kepala Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Laporan- laporan tersebut akan digunakan oleh M anejer Keuangan untuk pengambilan keputusan.
48
3.2.1 Rich Picture A. Pendaftaran S iswa Baru
Formulir Pendaftaran siswa baru (FPSB ) 1 2
+ FP SB
Calon sisw a/ orangtua siswa
Doc yg disy aratkan 3
Bagian Pendaftaran
+ B PSB
Rincian biaya penerim aan siswa baru
uang 5
+
B PUM rangkap 1
4
BP UM r angkap 4
7
Yayasan
Rinc ian biay a PSB
BP UM r angkap 3
6
Bagian Akuntansi Bagian Administrasi Keuangan
Gambar 3.2 Rich Picture Pendaftaran S iswa Baru
49
B. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif
+ Buku SPP
Uang 1 2
Kasir
Buku SPP
Siswa/ Orangtua sisw a +
S lip Setoran Rangk ap 4
+
Slip Setoran 4 rangkap
6
BPR U rangk ap 1
4
Uang
3
5
Rekapitulasi pembayaran
S lip Setoran 4 rangk ap
+ BPR U rangk ap 2
7
S lip Setoran Rangk ap 3
Bag ian Aku ntan si
Bank BR Laporan pendapatan
+ 9
8
+ BPR U rangkap 3
Slip Setoran R angkap 2
Yayas an
Laporan His torikal D at a sisw a
+
Laporan Tunggakan pembayaran
Kepala Keuangan
Gambar 3.3 Rich Picture Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif
50
3.2.2 Overview Acti vity Diagram A. Pendaftaran S iswa Baru
Oangtua/Siswa
Bagian Pendaftaran
Bagian Adm. Keuangan
Bagian Akuntansi
Mendaftar
mel ayani pendaftaran
me ngikuti tes masuk
tidak l ulus BPSB
F PSB 3
lulus
{BPUM} membayar uang masuk
mela yan i PUM siswa baru
Meneri ma BPUM 1
{BPUM} BPSB
membuat laporan pendap atan
me mb uat a l por an histor ikal da ta s si wa
{Laporan Pndptn}
2
2 {SPPM} 3 {BPUM} 4 {BPUM} {BPU M}
{BPUM}
1
arsip {l ap h istorikal d ata siswa} lapor an tung gak an pe mba yara n
l ap tungga kan
Gambar 3.4 O verview Activity Diagram Pendaftaran S iswa Baru
51
B. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif
Kasir
Bag. Akuntansi
Bank
Kepala Keuangan
{B uk u SPP}
Orangtua/Siswa
Membayar SP P & OSI S
Menerima Pembay aran SPP Menerima Buk ti Pembayaran {ct tn t ransaksi}
{Bukt i P mby rn}
A rsi p
Membayar R egist rasi Ulang
Membuat BPRU {S lip Setoran} 1 2
Menerima BPRU Rangkap 1
{BPRU } {BPR U} Menerima BPR U Rangkap 2
1
{BPR U} Membuat R ek ap Pembayaran
2
{BPRU }
Membuat Laporan Pendapatan {R ekap. Pmbyrn} {Lap. P ndpt n}
Membuat Laporan His torik al
{Lap. His tori}
Membuat Laporan Tunggak an
Mengot orisasi Laporan-laporan
{Lap Tunggakan}
Gambar 3.5 O verview Activity Diagram Pembayaran S PP
52
3.2.3 Event Table Eve nt
Inte rnal agent
Start when
Melayani
Bagian
Calon siswa/orangtua
pendaftaran
Pendaftaran
siswa datang untuk
Activity - Memberi
FPSB
ke
calon
siswa/orangtua siswa
mendaftar sebagai
- Menerima FPSB yang telah diisi
siswa baru
- Membuat BPSB - Memberikan BPSB dan rincian baiya PSB ke calon siswa/orangtua siswa.
Melayani
Bagian
Calon siswa lulus test
pembayaran uang
Administrasi
masuk
masuk siswa baru
keuangan
-
Menerima pembayaran uang masuk siswa baru
-
Membuat BPUM 4 rangkap
-
Memberikan BPUM rangkap 1 ke siswa baru
-
Mengarsipkan BPUM rangkap 2
-
Memberikan BPUM rangkap 3 ke Bagian Akuntansi
-
Memberikan BPUM rangkap 4 ke Yayasan
Menerima BPUM
Bagian Akuntansi
Siswa baru membayar -
Menerima BPUM rangkap 3 dari
Uang masuk
Bagian Administrasi -
Mengotorisasi BPUM rangkap 3
53 Eve nt Melayani
Inte rnal agent Kasir
pembayaran SPP
Start when Menerima buku SPP dari siswa/orangtua siswa
Activity - Menerima uang pembayaran dari siswa - Mengotorisasi dan memberi stempel di buku SPP pada bulan yang dibayar - mencatat transaksi di buku catatan transaksi
Kasir
Membuat
setiap akhir transaksi harian
rekapitulasi
- memeriksa kembali transaksi pada buku catatan transaksi - membuat rekapitulasi pembayaran
pembayaran
- memberikan
rekapitulasi
kepada
Bagian Akuntansi Menerima BPRU
Bagian Akuntansi
Siswa / orang tua
- menerima BPRU rangkap 2 dari bank
siswa telah membayar - mengarsip BPRU rangkap 2 regristrasi ulang membuat Laporan Pendapatan
Bagian Akuntansi
menerima BPUM rangkap 3,
- mengotorisasi BPRU rangkap 2 dan slip setoran rangkap 3
Rekapitulasi
- mengotorisasi Rekapitulasi pembayaran
pembayaran, BPRU
- membuat laporan pendapatan
rangkap 2 dan slip
berdasarkan BPUM, rekapitulasi, slip
setoran rangkap 3
setoran rangkap 3 dan BPRU rangkap 2 - menyerahkan Laporan pendapatan ke Kepala keuangan
54 Event Membuat Laporan Data
Internal Agent
Start When
Bagian Akuntansi
Setiap akhir tahun,
Historikal Siswa
setelah membuat Laporan Pendapatan
Activities - Membuat Laporan Historikal Data Siswa berdasarkan data siswa - Menyerahkan laporan historical data siswa ke Kepala Keuangan
Membuat Laporan
Bagian Akuntansi
T unggakan Pembayaran
Setiap akhir tahun, setelah membuat
- Menganalisa data siswa dan banyaknya transaksi
Laporan Pendapatan - Membuat Laporan T unggakan Pembayaran berdasarkan buku transaksi dari BPUM, SPP, dan Registrasi Ulang - Menyerahkan Laporan T unggakan Pembayaran siswa ke Kepala Keuangan Menerima laporanlaporan
Kepala Keuangan
Menerima laporan dari - Menerima laporan pendapatan, Bagian Akuntansi
laporan historical data siswa dan laporan tunggakan pembayaran siswa - Mengotorisasi Laporan Pendapatan setiap akhir tahun - Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa setiap akhir bulan - Mengotorisasi Laporan T unggakan
55 Pembayaran siswa setiap akhir bulan
Table 3.1 Event Table
3.2.5 Form & Laporan sistem yang berjalan Form dan Laporan yang terdapat pada sekolah Islamic Village adalah : ¾ FPSB adalah Formulir Pendaftaran Siswa Baru , dibuat oleh Bagian Pendaftaran, FPSB berisi tentang data pribadi calon siswa yang ingin mendaftar sekolah di Islamic village. ¾ BPSB adalah Bukti Pendaftaran Siswa Baru, dibuat oleh Bagian Pendaftaran, BPSB berisi tentang jadwal tes masuk, jadwal daftar ulang, pengukuran seragam, dan jadwal-jadwal ketentuan lainnya. ¾ BPUM adalah Bukti Pembayaran Uang M asuk, yang dibuat oleh Bagian Administrasi Keuangan, BPUM berisi tentang jumlah pembayaran uang masuk yang harus dibayarkan sesuai dengan tingkatannya. ¾ Buku SPP adalah buku sumbangan pembangunan pendidikan, yang dibuat oleh kasir, Buku SPP yang berisi iuran sekolah yang harus dibayar per bulannya, yaitu tahun ajaran, kelas, tingkatan sekolah, bulan dan tanggal bayar, serta jumlah bayar iuran.
56
¾ Slip Setoran adalah tanda bukti setor pada bank, yang dibuat oleh staff bank, Slip Setoran berisi jumlah biaya yang ingin dibayarkan, data diri siswa, dan jenis pembayaran. ¾ BPRU adalah Bukti Pembayaran Registrasi Ulang, yang dibuat oelh staff bank, BPRU sebagai bukti bahwa siswa sudah melakukan pembayaran regristrasi ulang yang dibayar setiap kenaikan kelas. BPRU berisi tentang rincian-rincian biaya regristrasi ulang seperti uang ujian, uang buku, biaya iuaran SPP untuk 1 bulan pertama. ¾ Laporan Pendapatan, dibuat oleh Bagian Akuntansi , yang berisi jumlah pendapat uang masuk. yang dapat mengetahui jumlah pendapatan masuk tiap tahunnya. ¾ Laporan Historikal Data Siswa, dibuat oleh Bagian Akuntansi, yang berisi history seluruh data siswa yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif. ¾ Laporan Tunggakan Pembayaran, dibuat oleh BA gian Akuntansi, yang berisi tentang rincian siswa yang masih menunggak pembayaran uang masuk, SPP, dan registrasi ulang. 3.2.4 Workflow Table Actor
Activity Menerima Pendaftaran
Calon siswa/orangtua Bagian Pendaftaran
Calon siswa/orangtua
1. M endaftar ke Bagian Pendaftaran 2. M emberikan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (FPSB) untuk diisi oleh calon siswa/orangtua 3. M engisi FPSB yang akan dikembalikan ke Bagian Pendaftaran 4. M emberikan FPSB yang telah diisi dan dokumendoku men yg dibutuhkan
57
Bagian Pendaftaran
5. M embuat BPSB 6. M emberikan BPSB dan rincian biaya masuk siswa baru ke calon siswa/orangtua siswa 7. M encatat data calon siswa yang terdaftar 8. mengarsipkan FPSB untuk mendata kesiswaan Melayani Pembayaran Uang Masuk
Bagian Administrasi Keuangan Calon Siswa/orangtua
Bagian Administrasi Keuangan
9. M engumumkan nama-nama siswa yang lulus 10. M engecek kelulusan 11. Calon siswa yang dinyatakan lulus dapat langsung membayar uang masuk ke Bagian Administrasi; 12. M enerima pembayaran uang masuk 13. M embuat BPUM 4 rangkap 14. M encatat transaksi di buku transaksi pembayaran uang masuk 15. M emberikan BPUM rangkap 1 ke siswa sebagai bukti pengambilan seragam dan alat sekolah lainnya 16. M engarsipkan BPUM rangkap 2 17. M emberikan BPUM rangkap 3 kepada Bagian Akuntansi 18. memberikan BPUM rangkap 4 ke yayasan. Menerima BPUM
Bagian Akuntansi
19. M enerima BPUM rangkap 3 dari Bag. Administrasi 20. M engotorisasi BPUM rangkap 2 dan mengarsipkannya Melayani Pembayaran S PP
Siswa
21. M emberikan uang spp beserta buku SPP ke kasir 22. M enerima uang SPP dan buku SPP dari siswa 23. M engotorisasi dan menstempel buku SPP yang bertanda lunas 24. mencatat transaksi pembayaran di buku transaksi pembayaran SPP 25. M emberikannya kembali buku SPP yang sudah diotorisasi ke siswa Me mbu at Re k a pi tu l as i Pe mbaya ran S PP
Kasir
Kasir
26. M emeriksa kembali transaksi pada buku catatan transaksi pembayaran SPP 27. M embuat Rekapitulasi Pembayaran berdasarkan catatan dalam buku transaksi pembayaran SPP setiap harinya
58
28. M emberikan Rekapitulasi Pembayaran ke Bagian Akuntansi Menerima BPRU Bagian Akuntansi
29. M enerima BPRU rangkap 2 dari staff bank 30. M engarsip BPRU Membuat Laporan pendapatan
Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
Bagian Akuntansi
Kepala Keuangan
31. M engotorisasi BPRU rangkap 2 dan slip setoran rangkap 3 32. M engotorisasi Rekapitulasi Pembayaran SPP 33. M embuat Laporan Pendapatan berdasarkan BPUM , rekapitulasi pembayaran, slip setoran rangkap 3 dan BPRU rangkap 2 34. M enyerahkan laporan pendapatan ke Kepala Keuangan 35. M enerima laporan pendapatan 36. mengotorisasi laporan pendapatan Membuat Laporan Historikal Data Siswa 37. M embuat Laporan historikal data siswa berdasarkan catatan data siswa 38. M enyerahkan laporan historikal data siswa ke Kepala Keuangan 39. M enerima Laporan historikal data siswa 40. mengotorisasi laporan historikal data siswa Membuat Laporan tunggakan pembayaran 41. M enganalisa data siswa dan banyaknya transaksi 42. M embuat laporan tunggakan pemabayaran berdasarkan buku transaksi dari BPUM , SPP, dan Registrasi Ulang 43. M enyerahkan Laporan tunggakan pembayaran ke Kepala Keuangan 44. M enerima Laporan tunggakan pemabayaran 45. mengotorisasi laporan tunggakan pemabayaran
59
Mengotorisasi laporan-laporan Kepala Keuangan
46. M enerima Laporan pendapatan 47. M enerima Laporan Historikal Data Siswa 48. M enerima laporan tunggakan pembayaran 49. M emeriksa dan mengotorisasi Laporan pendapatan 50. M emeriksa dan mengotorisasi laporan historikal data siswa 51. M emeriksa dan mengotorisasi laporan tunggakan pembayaran Table 3.2 Workflow Table
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Permasalahan sistem informasi akuntansi yang ditemukan dalam sistem yang sedang berjalan adalah : •
Temuan 1
: Pengorganisasian data yang buruk
Kriteria
: Data harus diatur secara logis agar dapat diproses dengan efisien untuk
memenuhi kebutuhan
informasi bagi pihak
yang
bersangkutan. James A. O’brien (2006, p243). Sebab
: Banyaknya transaksi yang terjadi membuat pihak sekolah mengalami kesulitan untuk mengorganisasi data ketika akan memproses data.
Akibat
: Data yang tercatat tidak akurat.
60
Rekomendasi : Pencatatan data menggunakan system yang terkomputerisasi sehingga pengorganisasian data menjadi mudah dan teratur.
•
Temuan 2 Kriteria
:
Kesalahan pencatatan nomor urut formulir : Penomoran pada formulir harus unik, berurutan dan pencatuman nomor urut formulir secara tercetak, hal tersebut mengacu pada buku Sistem Akuntansi (M ulyadi 2001, p85).
Sebab
: Nomor urut formulir yang sama dapat menyebabkan redudansi data
Akibat
: Jika terjadi ada beberapa transaksi yang terjadi pada waktu yang berbeda, namun nomor urut formulirnya sama, maka formulirformulir tersebut akan sulit dibedakan.
Rekomendasi : Pada sistem yang sudah terkomputerisasi, nomor urut formulir akan diupdate secara otomatis (autogenerate).
•
Temuan 3
: File-file yang dibutuhkan seringkali hilang atau tidak ditemukan.
Kriteria
: Data harus terus diperbaharui karena program pemeliharaan file yang terpisah harus dikembangkan dan dikoordinasikan utk memastikan bahwa data diperbaharui dengan benar. James A. O’brien (2006, p220).
61
Sebab
: File-file yang saling berhubungan tidak dikelompokkan dan tidak disimpan dengan benar.
Akibatnya
: Beberapa file yang bersangkutan hilang atau tercampur dengan dokumen lainnya.
Rekomendasi : M elakukan pencatatan pembayaran secara terkomputerisasi sehingga karena pencatatan secara terkomputerisasi selain mudah, membutuhkan sedikit waktu, juga memudahkan user untuk menyimpan data-data yang telah diinput. •
Temuan 4 Kriteria
: Terjadinya Redudansi Data : Penghindaran Duplikasi dalam pengumpulan data, dalam pengumpulan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen, hal tersebut mengacu pada buku Sistem Akuntansi (M ulyadi 2001, p85).
Sebab
: Human Error
Akibat
: Terjadinya penggandaan data pada dokumen, sehingga dapat penggandaan dalam pencatatan transaksi di buku transaksi.
Rekomendasi : M elakukan
pencatatan
data
di
dalam
dokumen
secara
terkomputerisasi sehingga bisa melakukan penyimpanan data di komputer dan up to date
62
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi-informasi yang dibutuhkan oleh para user dalam menjalankan aplikasi billing system antara lain adalah : -
Informasi yang bersifat manajerial, yaitu Laporan Historikal Data Siswa, yang berisi history seluruh data siswa yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif.
-
Informasi yang bersifat financial, diantaranya: 1. Laporan
Pendapatan
SPP:
menyajikan
informasi
mengenai
data-data
pembayaran SPP serta jumlah pendapatan pembayaran SPP yang dilakukan oleh siswa. 2. Laporan Pendapatan Uang M asuk: berisi informasi mengenai data-data pembayaran uang masuk sekolah dan
jumlah pembayaran yang masuk ke
sekolah setiap tahun. 3. Laporan Pendapatan Registrasi Ulang: menyajikan informasi tentang data-data pembayaran Registrasi Ulang dan jumlah pembayaran Registrasi Ulang setiap tahun. 4. Laporan Tunggakan Pembayaran: memuat informasi berkenaan dengan datadata tunggakan pembayaran seperti nama-nama siswa yang menunggak dan jumlah tunggakan.
